Theresa Catharina de Ges Campos

COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

De: LMAIKOL Data: 21 de fevereiro de 2012 15:08 Assunto: Congresso

Constatada a dificuldade de certos grupos de pessoas (religiosos, comunicadores, educadores...) em organizar eventos, resolvi redigir algumas orientaes.

* Ateno - diferenciar o que Congresso, Assembleia, Encontro de Formao, Retiro Espiritual, Seminrio, Curso, Workshop, Oficina, Laboratrio...

Caractersticas de um Congresso:

Tema: todo Congresso deve ter um tema e um lema. O tema o assunto ou aspecto do mesmo e se compe de uma ou mais palavras.

Lema: o lema pode ser composto de uma frase ou uma expresso.

Logotipo: o logotipo (desenho estereotipado) tem que combinar com o tema e o lema.

Objetivos: todo congresso srio tem algum bom objetivo ou objetivos a serem alcanados; no se convoca um congresso para dar oportunidade de o pessoal passear!

Projeto: para que o congresso alcance seus objetivos, a comisso organizadora tem que elaborar um projeto, levando em conta todos os aspectos aqui mencionados: objetivos, data, local, organizadores, conferencistas, participantes, apoio logstico, finanas...

Data: o congresso envolve um grupo seleto de pessoas e deve ser de poucos dias, isto , de 3 a 5 dias.

Periodicidade: um congresso pode acontecer anualmente ou a cada dois anos.

Local do Congresso: o local deve prever auditrio, salas de reunies, refeitrio... A Comisso Organizadora deve prever os traslados aos locais do congresso e ao aeroporto ou estao rodoferroviria. O Congressista deve ser bem servido quanto sala de comunicao, com jornais, televiso, computador, internet, wireless, cantina...

Comisso Organizadora: A Comisso Organizadora do Congresso deve ser instituda no mnimo um ano antes da data do Congresso para poder fazer um planejamento global. Membros da Comisso: 1) Presidente do Congresso (durante o congresso deve estar presente em tempo integral); 2) Secretrio ou Cronista (tempo todo presente na sala do congresso para elaborar a ata do congresso); 3) Moderadores (coordenadores das sesses); 4) Conferencistas convidados; 5) Cronometrista.

Convocao do Congresso: a Comisso Organizadora deve convocar o Congresso com boa antecedncia, com informaes precisas sobre o evento; imprescindvel imprimir um folder com o mximo de informaes teis. Um Congresso deve ter muitos participantes, no mnimo 300, de acordo com a representatividade por grupo de interesse ou por rea geogrfica. Quando o congresso no aberto para qualquer um, as vagas tm que ser bem distribudas. Estabelecer critrios quem deve e pode participar do congresso, evitando que pessoas despreparadas participem do congresso.

Folder: informaes precisas sobre: data, local (acesso), quem deve participar, como fazer a inscrio, taxa de inscrio, programao, patrocinador... O folder pode ser enviado por maladireta ou por e-mail.

Inscries: A ficha de inscries dever conter: nome completo do congressista, data de nascimento, endereo, fone residencial e comercial, cidade e estado (pas), entidade a que pertence funo ou cargo, endereo eletrnico... Esses dados no devem ser divulgados ao pblico.

Finanas: o congresso tem que se auto-custear. Todas as despesas tm que ser custeadas pela taxa de inscrio e/ou pelo patrocinador.

Gratificaes: todo palestrante deve ser gratificado ou remunerado; ainda que ele no tenha dito nada sobre seus custos operacionais, ele deve ser ressarcido de suas despesas de locomoo, hospedagem, alimentao, material necessrio para o evento, e um justo pro labore. Caso ele expresse que no necessita de remunerao financeira, ser-lhe- oferecida uma lembrana.

Patrocnio: comum buscar uma ou mais empresas para patrocinar em parte ou no todo as despesas do congresso. O nome do patrocinador dever constar no folder, na pasta, na caneta, na camiseta, no banner...

Conferencistas: devem utilizar a linguagem audiovisual, com os recursos de datashow, PowerPoint, projees de vdeo, encenaes... Se for o caso, necessria a traduo simultnea para outras lnguas. Na sala das conferncias deve haver aparelhos de datashow, notebook, microfones, aparelho de CD e DVD... O conferencista tem que ser visto e ouvido, jamais deve ficar sentado na hora de falar.

Secretaria e Tesouraria: nesses locais que o congressista tratar de seus interesses pessoais: material, pasta, primeiros socorros, informaes, confirmao de vo, horrio de nibus...

Sala de Imprensa: para participantes e visitantes, jornalistas ou no, deve haver, disposio, computadores plugados na internet.

Hospedagem: Todo congressista, longe de sua residncia e da famlia traz carncias afetivas e emocionais; por isso, ele necessita ter suas necessidades vitais bem supridas para no se aborrecer e no ficar mal-humorado: refeies, quarto de dormir, telefone, cantina...

Programa ou Temas das Conferncias: os temas devem ser originais e criativos e devem despertar interesse nos congressistas. Pela manh, so proferidas as Conferncias; tarde, fazem-se workshops. Num congresso, devem ser abordados assuntos genricos e no se deve descer a casos particulares. Os trabalhos-em-grupos tm que ser dirigidos por assistentes habilitados; os temas devem ser estudados por grupos de interesse dos congressistas. A noite pode ser reservada para alguma atividade cultural congnere ou de natureza local. Tambm importante deixar alguma noite livre para que o congressista escolha sua prpria programao.

Conferencistas: Presidente (qual a funo dele antes, durante e depois do congresso); Mestre de Cerimnia; Secretrios; Preletores; Conselheiros... S deixar falar pessoas autorizadas.

Auditrio ou Sala de Conferncias: deve ter boa iluminao, sonorizao, climatizao, visualizao, decorao... Dependendo do auditrio, pode haver mesas ou carteiras escolares para se poder escrever confortavelmente.

Crach de identificao: deve conter espao para o nome completo do Congressista, cidade de origem, pas, cargo, funo...

Pasta: deve conter a programao completa, informaes ao congressista, caneta, folhas em branco, opes de restaurantes e turismo.

Fotocpias: Num congresso, todas as conferncias devem ser oferecidas fotocopiadas (ou gravadas em CD, pen-drive...) e entregues a cada congressista imediatamente antes do incio da conferncia, para que o congressista possa compreender bem o assunto exposto e fazer as suas anotaes pessoais, ressaltar pontos importantes, e depois estudar em grupos; os congressistas, normalmente, no tero tempo e nem interesse de ler cpias de conferncias, dois ou trs meses depois do Congresso.

Ata/Crnica: o secretrio ou cronista do congresso deve estar o tempo todo na mesa diretiva, digitando a sua ata/crnica no teclado de um notebook. Terminada a jornada, basta imprimir o texto e fazer fotocpias (ou enviar por e-mail) para os congressistas. E basta pegar uma cpia da ata/crnica e transform-la em notcia para a internet.

Crnica humorstica: o que o congressista mais gosta! As caricaturas, charges e reclames bem-humorados sejam expostos em algum painel, no corredor do auditrio. Ou pode-se passar no datashow.

Site ON LINE: o congresso tenha um website, em trs etapas: com antecedncia, para prestar o mximo de informaes ao congressista; durante o congresso, para manter informados os no participantes do congresso; aps o congresso, para fazer a memria histrica.

Decises do Congresso: devem ser poucas e cada congressista deve receber uma cpia delas para lev-las no trmino do congresso. Na volta de um congresso, o congressista sempre indagado sobre o que aconteceu no mesmo; por isso, o congressista tem que receber a cpia da ata, a cpia da lista dos congressistas, a cpia das resolues... Interessa, hoje, o imediato; o que postergado, tem o sabor de um jornal da semana anterior.

Fotografia oficial: a Comisso Organizadora deve prever um momento para tirar uma fotografia oficial (cmera profissional) dos congressistas e fornecer uma cpia da foto a cada congressista para a publicao em peridicos, para o site. Fotos sacadas durante o congresso podem ir sendo projetadas no datashow durante as horas de folga.

Certificado de Participao: nos congressos, se emite o Certificado de Participao, com validade para o curriculum vitae do participante. Isso deve ser providenciado durante o congresso e entregue ao participante antes de ele viajar de regresso.

Vdeo-documentrio: produzir um vdeo-documentrio do congresso, pois hoje o que no documentado em audiovisual, no existe! Providenciar cpias em DVD.

Entrevista Coletiva: em todo congresso deve haver uma entrevista coletiva para a imprensa local e para os prprios congressistas. Os entrevistados podem ser os conferencistas ou as autoridades presentes. O congresso tem que se tornar notcia.

Lista dos Congressistas: na lista dos congressistas, devem constar o nome completo, entidade a que pertence, funo ou cargo, endereo eletrnico... Para isso, precisa preparar um formulrio com os campos acima mencionados para que cada congressista preencha a sua ficha na chegada ao congresso (independentemente da ficha de inscrio ao congresso) e depois, por essa ficha, a secretaria digitar a lista dos congressistas. Os nomes tm que ser

colocados em ordem alfabtica. Durante o congresso, o congressista deve ter acesso lista para corrigir eventuais erros dos seus dados.

Celebraes Litrgicas: em ambiente eclesial, muito importantes! Eucaristias e oraes sejam bem preparadas, designando pessoas para comporem a equipe litrgica.

Folhas de Cnticos e Oraes: a msica motiva, emociona e cria laos de comunidade. Os cnticos sejam bem selecionados, de acordo com o tema e o lema do congresso. As oraes e os cnticos sejam impressos com boa apresentao grfica. Pessoas capacitadas devem cuidar da msica litrgica (instrumentos musicais e vocal).

Confraternizao: todo ambiente de pessoas que se encontram pela primeira vez, produz emoes; os congressistas querem dialogar, tirar fotos, trocar presentes. Por isso, so importantes as horas de lazer, com passeio turstico, cocktail, jantar, visitas, troca de regalos.

Eventos paralelos: o congresso pode ser enriquecido com amostras, painis, exposies, danas, msicas, teatros, shows...

Carta de Agradecimento: certamente, quem organizou um Congresso, vai repeti-lo no ano seguinte. Para assegurar a assiduidade dos participantes, nada melhor do que uma carta de agradecimento ao participante alguns dias aps o evento.

Loureno Mika Jornalista, Curitiba-PR (www.maikol.com.br Link < Apostila 4 >)

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