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Gart Capote
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Gart Capote
Autor, Instrutor e Consultor de BPM Certified Business Process Professional (CBPP) iPro | Independent Professional | www.GartCapote.com Blogger do Mundo BPM | www.MundoBPM.com Idealizador, Co-Fundador e Presidente da ABPMP Brasil
Dominando BPMN
Outside-In BPM
Maro 2013
Maro 2014
GART@GARTCAPOTE.COM
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BPM Books
http://www.facebook.com/BPMbooks
Se um projeto de gerenciamento de processos de negcio (BPM), no puder demonstrar que adicionar valor ao negcio, ele no deveria ser realizado.
Contextualizando
Processo
Conjunto de atividades inter-relacionadas na realizao de um trabalho visando atender necessidades especficas.
Atividades
Tarefas ou trabalhos (humanos ou sistmicos) realizados por recursos especficos.
Contextualizando
Negcio
Grupo de indivduos interagindo para realizar um conjunto de atividades e entregar valor aos clientes (fins lucrativos ou no, e governamental).
Processo de Negcio
um trabalho realizado Fim-a-Fim, que ultrapassa qualquer fronteira funcional necessria, e que entrega valor aos clientes.
BPM
Business Process Management | Gerenciamento de Processos de Negcio uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negcio, automatizados ou no, para alcanar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratgicos da organizao.
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Contextualizando
BPMS
Business Process Management Suite Systems Software/Sistemas auxiliares na realizao de BPM Um BPMS, ou Business Process Management Suite ou System, uma ferramenta complexa que, em linhas gerais, responsvel pela realizao de grande parte do ciclo de vida do gerenciamento de processos de negcio.
BPMN
Business Process Modeling Notation Notao da Object Management Group para modelagem de Processos Segundo a prpria OMG mantenedora da notao, BPMN uma notao grfica que descreve as etapas de um processo de negcio. BPMN descreve o fluxo ponta a ponta de um processo de negcio.
Contextualizando
Objetivo Evento Inicial Intermedirio Final Atividade Regra Tarefa Ator Dono do Processo Stakeholders Entrada e Sada
Como sair de uma viso operacional e isolada pelos silos funcionais e alcanar a cadeia de valor da organizao?
Contextualizando
Objetivo Evento Inicial Intermedirio Final Atividade Regra Tarefa Ator Dono do Processo Stakeholders Entrada e Sada
A. P. A. R.
Contextualizando Hierarquia
Macro Processo
Vendas
Atender Pedidos
Processo
Subprocesso
Atividade
Tarefa
Primrios
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Suporte
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Gesto
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Contextualizando Atividades
Quando no confia... Onera!
Refinamento de Processos
Anlise de Processos
Desenho de Processos
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Modelagem de Processos
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Evento Atividade
Piscina
Raia
Desvio
Objeto de Dado
Name [State]
Sequncia
Mensagem Associao
Agrupamento
Anotao
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Pode conter: Informaes sobre o Negcio Informaes Operacionais Informaes especficas do processo Informaes Tcnicas
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Perspectivas de representao
Negcio Operaes Tecnologia
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Trs nveis
Nvel 01 - Modelagem Descritiva
Fluxo simples Pequeno conjunto de elementos BPMN
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Atividades essenciais
Levantamento de Informaes O excesso de pessoas envolvidas A insuficincia de pessoas envolvidas Modelagem dos Processos Atual Futuro Aprovao dos Modelos Quem deve aprovar os modelos?
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Anlise de Processos
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O que
1 passo para o entendimento de um processo
Possibilita a viso dos processos e do alinhamento com os objetivos do negcio. uma viso imparcial sobre a situao atual
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Buscar Sempre
Objetivos Crticos do Negcio Parmetros para Avaliao Respeito ao Planejamento Participao Apoio Aprovao Avaliao Envolvimento Feedback
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Evitar Sempre
Busca Excessiva por Informaes
Envolva a Organizao
Viso do Todo
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Percepes
Diferena entre Aglutinao de Servios Desconexos e Integrao de Processos e Servios
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Preparao
Definio das tcnicas Implantar, ajustar ou adaptar o framework Forma de trabalho Entrevistas Relatrios Modelos Simulao
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As regras atuais causam obstculos exigindo aprovaes e passos desnecessrios? Quem criou as regras, com base em que e quando? Elas permanecem necessrias? O processo flexvel o suficiente para suportar mudanas nas regras de negcio?
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Qual o limite tolervel de variao para o processo? Quais os pontos de maior ocorrncia? Automao pode eliminar?
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Controle do Processo Processo de Controle Necessidade de assinatura de um documento = Controle do Processo Passos necessrios para obter a assinatura = Processo de Controle
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Estratgias e Tcnicas
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Estratgias e Tcnicas
Atribuir custos s atividades e atribuir o custo das atividades aos produtos/servios Combina: Pessoas, tecnologias, materiais, mtodos e seu ambiente, tendo como objetivo a produo de produtos/Servios Vantagens Identificao dos maiores consumidores de recursos Identificao do Custo da Atividade e Custo Total Identificao das atividades que no agregam valor Desvantagens Dificuldade de envolvimento dos atores Muitos dados e informaes disponveis Grande necessidade de controle
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Estratgias e Tcnicas
Tambm chamado de anlise de durao, busca o tempo total de realizao das atividades de um processo As atividades so medidas do momento do Input, at o momento de criao do output esperado incluindo o tempo de incio das atividades subsequentes O tempo total para a realizao das tarefas do processo, o tempo total que o processo leva para ser realizado Muito til na descoberta de atividades repetitivas e sem valor agregado ao processo
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Estratgias e Tcnicas
Busca identificar atividades que se realizam com alguma constncia e da mesma forma. Tal conjunto de atividades pode vir a se tornar um sub processo otimizado Permite maior eficincia no processo salvando recursos e tempo Sistemas e atividades tendem a se mimetizar dentro de uma organizao Reconhecendo esses padres muito provvel a descoberta de duplicaes e redundncias
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Estratgias e Tcnicas
Gap Analysis Compara a diferena entre 2 processos tipicamente entre o Novo e o Antigo... Ou entre o As Is Antigo e o As Is Novo
Fornece a informao necessria para se definir como ser a transio entre os momentos do processo
Muito utilizado em conjunto com outras tcnicas para atingir uma melhor completude Busca responder 2 Perguntas bsicas: Onde Estamos? Onde queremos estar?
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Estratgias e Tcnicas
considerada a anlise mais simples de se realizar por no envolver muitas pessoas, e principalmente, baseia-se em fatos. Algumas tcnicas utilizadas: Fluxo da Informao Usada para entender como o dado flui entre os sistemas e os seus pontos de interao.
Ex.: Seguir o envelope no processo de postagem e examinar os sistemas e pessoas que lidam com o envelope durante o caminho.
Simulao discreta de eventos Usada para gravar o momento de um evento ou a mudana de seu estado. Ex.: A hora de entrada do recebimento de um pedido e a hora exata de seu envio.
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Exerccios Selecione
5. A anlise de processos deve encontrar a conexo entre o processo e o negcio e descobrir as seguintes rupturas e anomalias: a) Handoffs que criam desconexes b) Interaes falhas entre cliente e servios c) Gargalos d) Todas as opes
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Como entendemos as limitaes no processo que criam acmulo de trabalho: a) Handoffs b) Custo relativo c) Desvio padro d) Gargalos e) Todas as opes
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Exerccios Selecione
7. A comparao entre processos buscando identificar a diferena entre onde estamos e onde queremos chegar chamada de: a) Anlise de SWOT b) Fluxo da Informao c) Gap Analysis d) Nenhuma das respostas Como realizar uma anlise de processos reduzindo a possibilidade de interpretaes equivocadas? a) Iniciando com Anlise de SWOT para garantir que entendemos os defeitos b) Garantindo a leitura do maior nmero possvel de relatrios executivos/gerenciais c) Permitindo que a equipe do projeto tenha acesso aos documentos estratgicos d) Realizando minuciosos e exaustivos ciclos de entrevistas e) Envolvendo participantes de diversas funes ligadas ao processo
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Desenho de Processos
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O que
a representao das especificaes de um processo, no contexto de: Metas e Objetivos do negcio Desempenho do Processo Fluxo de trabalho Plataformas e Tecnologias existentes Fontes de Dados Controles Operacionais e Financeiros Integrao com outros Processos (Externos/Internos)
a aplicao direta do conhecimento gerado na Anlise de Processos
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Funes e Envolvimento
Liderana executiva Equipe de Desenho Subject Matters Experts (SMEs) Participante/Stakeholder Cliente Lder/Gerente de Projeto Facilitadores Dono do Processo
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Pode ser decisivo para o sucesso do projeto/iniciativa o momento de verificar o fluxo dos dados e aplicaes descobrir qual sistema melhor atende ao processo Dependendo das tecnologias utilizadas, pode definir a velocidade do projeto Momento de se pensar e desenhar as possveis interfaces entre os sistemas e dados
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o planejamento do projeto e sua nova fase por iniciar e deve conter: Gerncia de Mudana Os sistemas afetados e a forma de tratamento Detalhamento das prximas atividades do projeto e equipes
Declarao de escopo
Trabalho Ideal para o Gerente de Projeto!
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Handoff sempre uma oportunidade de Quebra/Falha no Processo Simplificar e limitar as possibilidades com uso da Tecnologia Redigitao dos mesmos dados em sistemas diferentes Falta de controle nos dados inseridos e recebidos
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Uma das piores coisas que podem ser feitas: Atualizar o As Is com uma camada de TI por cima! Provveis Consequncias: Grande agilidade na PIOR realizao das Atividades Alcanar rapidamente os objetivos NO desejados
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Busque pela padronizao, e se possvel, componentizao dos processos Tente tornar o Processo o mais reutilizvel possvel
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tima oportunidade de eliminao de trabalhos menos nobres e repetitivos Evite complicar as regras de negcio Regras e Processos simples = maior chance de sucesso
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Se possvel/necessrio, aplique os padres para atendimento: ANSI ISO TISS SOX Outros
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Exemplo
Foco Do Cliente
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