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I.

MANUAL DE ADMINISTRACION Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INTRODUCCION

El presente Manual de Administracin y Transferencia de Documentos en el Ministerio, es parte de las normas de regulacin interna en materia de manejo de los archivos y toda informacin que garantice una memoria institucional y se constituya en una gua o directriz de uso permanente. En un primer componente, referido a la gestin documental, el funcionario responsable es la autoridad que atiende la gestin documental, parte esencial del procedimiento administrativo. As lo establece la Ley 1178 de Administracin y control Gubernamentales, la Ley 2341 de Procedimiento Administrativo y la Ley del Estatuto del Funcionario Pblico N 2027. En un segundo componente, hace referencia al tema archivstico, donde se encuentran los responsables de los Archivos de Gestin, que involucra al responsable de la unidad de organizacin, la secretaria o secretario a cargo de la documentacin. El Archivo Central y en conjunto otras previas constituyen las bases tcnicas y procedimentales que sern aplicadas en el Ministerio. II. OBJETIVOS 2.1. Objetivo General El objetivo del presente Manual de Administracin y Transferencia de Documentos es el de normar los formas de transferencias de documentos, en sus distintos niveles de gestin asignando responsabilidades y definiendo procedimientos para este efecto. 2. 2 Objetivos Especficos Establecer periodos de obsolescencia de la documentacin. Regular la administracin de archivos de gestin.

Centralizar la documentacin inactiva en el Archivo Central para evitar la perdida de los documentos. Normar los inventarios en los procesos de transferencia de documentos.

Contar con una administracin eficiente en el manejo documental en el Archivo Central, contribuyendo al usuario interno y externo.

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III. AMBITO DE APLICACION El presente Manual de Administracin y Transferencia de Documentos, ser de conocimiento uso y aplicacin obligatoria, en todas y cada una de las dependencias del Ministerio. IV. CONCEPTO DE ARCHIVO Conjunto orgnico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por los funcionarios del Ministerio. V. LA IMPORTANCIA ARCHIVISTICA La archivstica es de suma importancia por las siguientes razones: 1. 2. 3. 4. 5. Una fuente de informacin. Valor permanente de la informacin Fuentes primarias de consulta pblica. Se constituye en la memoria Institucional Evita la acumulacin indiscriminada de documentacin.

VI. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS EN EL MINISTERIO Los archivos en el Ministerio por su naturaleza se clasifican en:
TIPO DE ARCHIVO ARCHIVO ADMINISTRATIVO Permanecen en la oficina un mximo de 2 a 5 aos. En funcin de la vigencia administrativa. 2 Aos informacin General. 5 Aos informacin contable. CARACTERISTICAS Esta formado por los documentos recientemente producidos. Tienen vigencia jurdica y administrativa y son de consulta continua. TRATAMIENTO SERVICIOS

Formacin de Administracin y expedientes. consulta directa e Clasificacin y temtica. indirecta por usuarios Recuperacin de la internos y externos del informacin para Ministerio. transferencia.

ARCHIVO CENTRAL
Permanecen en las Recibe los documentos instalaciones un plazo mximo tramitados y producidos en de 10 aos a partir de la fecha todas las reas organizaciones de ingreso. del Ministerio. Control, Clasificacin, Descripcin, Recuperacin y expurgo de la informacin, para transferencia. Consulta por usuarios internos y externos a la Entidad. Custodio de la documentacin institucional. por e

ARCHIVO INTERMEDIO Permanecen entre 15 a 30 aos Recibe toda documentacin que Control Seleccin y Consulta solo aproximadamente. ya no es requerida por los eliminacin y expurgo usuarios externos usuarios internos y externos a final. investigadores. la Entidad. ARCHIVO HISTORICO

Conservacin indefinida a partir Reciben los documentos con Control, y recuperacin Consulta solo a de 30 aos adelante ms de 30 aos de antigedad de la informacin. investigadores externos. y su misin es servir de fuente

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de investigacin.

VII. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION ARCHIVO CENTRAL Transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo Administrativo, de cualquier rea organizacional del Ministerio al Archivo Central, de toda aquella documentacin que haya perdido su valor administrativo y que las mismas tengan ms de dos aos de antigedad para la informacin en general y cinco aos para la informacin contable. Anualmente se identificarn las series de documentos que han prescrito en su valor administrativo y se proceder a realizar la transferencia al Archivo Central para evitar el crecimiento del volumen de documentos en las oficinas. 7.1 RESPONSABLES DE LA TRANSFERENCIA

Deben transferir la documentacin al Archivo Central las siguientes reas: o o o o o o Despacho del Ministro. Viceministerio de Transportes Viceministerio de Telecomunicaciones. Viceministerio de Vivienda y Urbanismo. Direcciones Generales de Asuntos Administrativos y Jurdicos. Programas y Proyectos a travs del Viceministerio de Area

Las secretarias y auxiliares de cada Despacho son responsables naturales de ejecutar estos procesos de transferencia, sin perjuicio de otras delegaciones expresas, en el marco del Sistema de Organizacin Administrativa y el Manual de Cargos de la Entidad. 7.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA o Revisar todos los expedientes a transferir, de acuerdo a un orden correlativo. o Revisar todos los documentos dentro de cada expediente y de modo tal que estn ordenados correlativamente. o Quitar grapas, clips, para no degradar el papel. o Colocar los expedientes en Archivadores o Files. o Asignar un cdigo de identificacin. o Adjuntar el formulario de relacin de entrega que permite el control de documentos que sern transferidos al Archivo Central. 7.3. INFORMACION A TRANSFERIR Antes de realizar la transferencia de la documentacin debern realizar una lista o el inventario de la documentacin y ser entregadas en el Archivo por el responsable

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La documentacin a transferir, con una antigedad mayor a 2 aos se clasifican en: o Files de personal retirado de la Entidad. o Informes o Cartas despachadas y recibidas o Memorndums o Proyectos o Notas Internas o Programas Operativos Anuales o Circulares o Convenios o Si incluye discos magnticos adjuntar corresponda.

a los

documentos

que

En caso de Libros, revistas, memorias y otros, se debe realizar un inventario especfico para su transferencia al Centro de Documentacin. La documentacin a transferir, con una antigedad mayor a 5 aos se clasifican en: o o o o o o o o Documentacin contable ingresos y egresos Planillas de sueldos Gacetas Oficiales Contratos Decretos Supremos Resoluciones Bi-Ministeriales Resoluciones Administrativas Resoluciones Ministeriales 7.4 CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION A TRANSFERIR El responsable de La transferencia debe desarrollar la siguiente tarea de clasificacin final: o o o o Por Por Por Por gestiones temas. institucin tipo de soporte

XIII. ELIMINACION O EXPURGO DE DOCUMENTOS La eliminacin o expurgo de documentos significa valorar las mejores condiciones de testimonio e informacin de los documentos para su pase a los archivos histricos con objeto de asegurar su conservacin perpetua, retirando y eliminando aquella que son estrictamente administrativas.

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Consiste en valorar el documento a eliminar: o o o o o o o o Hojas de Ruta segn el contenido Circulares segn el contenido Documentos sin firmas y sellos Fotocopias si existe el original Copias duplicadas Propagandas trpticos Afiches Otros

IX. FORMULARIOS DE TRANSFERENCIA Para efectos de cumplimiento del presente Manual de Administracin y Transferencia de Documentacin, en el Ministerio, se define como validos los formularios FORM DGAA ARCH -001 y FORM DGAA ARCH -002.

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FORM DGAA ARCH -001 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN GENERAL AL ARCHIVO CENTRAL Nmero de correlativo:__________________________________________________ Tipos de soporte y cantidad: Folders Cajas Archivadores Palanca Legajos Otros

Archivo remitente: _____________________________________________________ Area a la que pertenece:________________________________________________ 1. Correspondencia Recibida 2. Informes 3. Memorandums 4. Resoluciones Ministeriales 5. Decretos Supremas 6. Gacetas 7. Contables Convenios Ingresos Correspondencia Despachada Notas Internas Actas Resoluciones Administrativas Resoluciones Supremas Contratos Egresos Otros

Descripcin del documento:_____________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Gestin (es):_________________________________________________________________

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Observaciones:_______________________________________________________________ Lugar y fecha de elaboracin:___________________________________________________ Funcionario (s) Responsable (s)y cargo:___________________________________________ Entregue conforme Recib conforme

FORM DGAA ARCH -002 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE TRANSPORTES AL ARCHIVO CENTRAL Nmero de correlativo:_________________________________________________________ Tipos de soporte y cantidad: Folders Cajas Archivadores de palanca Legajos Otros

Archivo remitente: Piso 10______________________________________________________ Seccin a la que pertenece:____________________________________________________ 1) Transporte Interdepartamental.................................................................. 2) Transporte Interprovincial.......................................................................... 3) Empresas bolivianas de transporte Internacional.........................................

4) Empresas extranjeras de transporte Internacional........................................ 5) Empresas constructoras y Operadoras de Transporte Multimodal................. 6) Consolidadores y Desconsolidadores de carga y/o recolectoras de carga........ 7) Documentacin Administrativa .. Descripcin del documento:_____________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Gestin (es):_________________________________________________________________ Observaciones:_______________________________________________________________

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Lugar y fecha de elaboracin:___________________________________________________ Funcionario (s) Responsable (s)y cargo:___________________________________________

Entregue conforme

Recib conforme