INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO HOSPITAL SIMN BOLIVAR EMPRESA SOCIAL DE ESTADO - Art.

9 LEY 1474 DE 2011 Periodo evaluado: Nov. de 2012 a Jefe de Oficina Dr. JULIN Febrero de 2013 de Gestin HERNANDO Pblica y HERNNDEZ Fecha de elaboracin: 08 de Marzo de Autocontrol: PALACIOS 2013 Subsistema de Control Estratgico Dificultades COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

El estudio de cargas laborales y anlisis de puestos de trabajo que viene coadyuvando la Secretaria Distrital de Salud y desarrollndose en el hospital, se viene haciendo con una serie de ajustes como cambios de formatos que sobre la marcha provoca que no se avance con el ritmo deseado. A pesar de que las inducciones y re-inducciones se programan y adelantan con los colaboradores que ingresan no tienen un impacto adecuado entre quienes son receptores de la informacin por los horarios o jornadas largas estipuladas. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

La ejecucin presupuestal 2012 de ingresos se logr en un 74% y la ejecucin presupuestal de gastos se logr en un 98%. Debido a factores externos, puede haber una influencia en el cumplimiento de los objetivos como por ejemplo la inestabilidad que existe en el sector por anuncios de cambios drsticos al sistema de salud o cambios en la normatividad vigente. ADMINISTRACIN DE RIESGOS

La entidad no es ajena a una de las situaciones que se describen en el distrito comn a todas las entidades, en materia de riesgos, y es ver la herramienta de mapa de riesgos establecida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) como un instrumento capaz de resolver situaciones del da a da, esa herramienta que es dinmica y que sufre cambios constantes porque los riesgos se modifican. De igual manera,

alineada a un balance score card para que sea transversal a los objetivos, metas e indicadores establecidos en la entidad para cada una de las vigencias.

Avances AMBIENTE DE CONTROL De manera formal, se estableci la plataforma estratgica de la entidad con la misin, visin, objetivos, polticas, lneas de accin, entre otros. Se cuenta con un procedimiento claro para la evaluacin de desempeo de funcionario pblico (actividad establecida mediante los Acuerdos 137 y 138 de 2010 de la CNSC) aplicada de manera semestral, la ultima presentada el 15 de febrero de 2013 con corte a 31 de enero de 2013. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Se encuentra en despliegue a todos los niveles de la organizacin la plataforma estratgica, con el apoyo y asesora del rea de Planeacin, se est adelantando la elaboracin de los planes operativos y planes de accin, los cuales se tendrn en cuenta para la medicin de la gestin y resultados. Se ha venido llevando a cabo una labor de preparacin para llevar a la entidad a acreditarse para volverla ms competitiva en el mercado actual. ADMINISTRACIN DE RIESGOS Despus de la expedicin de la ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin) con la cual se dio cabida a la necesidad que la entidades establezcan los mapas de riesgos anticorrupcin, la entidad, diseo y estableci uno teniendo en cuenta los parmetros del DAFP y aplicado a los procesos de contratacin y financiero, procedimientos que por catalogo, se dice, son los ms susceptibles a esas situaciones.

Subsistema de Control de Gestin Dificultades ACTIVIDADES DE CONTROL

Se requiere la puesta en marcha de estrategias para comenzar la revisin y reduccin de trmites en los procedimientos que impliquen la atencin directa de la ciudadana o usuarios, dicho anlisis debe obedecer a criterios de racionalizacin, optimizando los procesos revisados a la luz de lo que dictamina el Decreto Antitrmites 019 de 2012. SISTEMAS DE INFORMACIN Se hace cada vez ms notorio que el software Hipcrates, no satisface todas las expectativas de los usuarios que interactan con el sistema. Adicional a que no hay un mdulo de historias clnicas digitalizado. Falta desarrollo en la implementacin y funcionamiento del manejo de las tablas de retencin documental.

COMUNICACIN PBLICA Falta de implementacin de nuevas herramientas para medir la efectividad o impacto de los sistemas de informacin virtuales y de la comunicacin organizacional. Existe una mala imagen institucional creada a partir de los medios de comunicacin. Es necesario articular el documento CONPES 3654 de 2010 a ls procesos de la entidad en el especial a de rendir informacin a la comunidad

Avances ACTIVIDADES DE CONTROL La entidad estableci trece polticas que fueron elaboradas participativamente y aprobadas desde la Alta Direccin, en la cual se establecieron de manera general las guas de accin para posteriormente la implementacin de estrategias, esto con el fin de facilitar el desarrollo de los procesos y el cumplimiento de objetivos y metas. SISTEMAS DE INFORMACIN Se moderniz el correo interno Outlook a uno llamado Zimbra, que permite el envo de correos internos con una mayor capacidad de almacenamiento. Existe una correcta distribucin de la informacin al interior que permite su anlisis y tramite correspondiente. COMUNICACIN PBLICA Hay espacios que hacen posible definir y redefinir estrategias efectivas de comunicacin y hacerle seguimiento al cumplimiento de las mismas. Existen directrices relacionadas con la divulgacin de la informacin conocidas y aplicadas por los servidores pblicos.

Subsistema de Control de Evaluacin Dificultades AUTOEVALUACIN Hubo una reduccin en la autoevaluacin del control, por parte de cada proceso se dio mayor importancia al componente de gestin. No se ha fortalecido como se esperaba la implementacin de acciones de mejora para la mejora de la gestin institucional EVALUACIN INDEPENDIENTE La herramienta destinada para la evaluacin muchas veces no permite medir algunos aspectos de la gestin. Se hace necesario un procedimiento que integre los diferentes tipos de auditora, auditoras internas o de gestin y las auditorias medicas lo que no permite un anlisis integral de los resultados y recomendaciones. PLANES DE MEJORAMIENTO No se tiene en cuenta que en la implementacin de los planes de mejoramiento se debe tener una visin ms a largo plazo para que haya un resultado efectivo pera el fortalecimiento del sistema de control interno. Las acciones muchas veces se hacen por cumplir el hallazgo y se olvidan.

Avances AUTO EVALUACIN En los espacios de induccin y reinduccin, se presenta el modelo estndar de control interno haciendo nfasis en los principios reguladores de autocontrol, autoevaluacin y autorregulacin. EVALUACIN INDEPENDIENTE Se hacen las evaluaciones cuatrimestrales al sistema de manera oportuna que se sube a la web para que sea de fcil consulta y libre acceso. PLANES DE MEJORAMIENTO Se avanza en la consolidacin al 100% de planes de mejoramiento por procesos producto de las auditorias y de productos no conformes. Mejora en la gestin para la implementacin y seguimiento a los planes de mejoramiento individual Estado General del Sistema de Control Interno Se evidencia un desarrollo y avance en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno MECI 1000:2005-, que se refleja en el que hacer de la entidad. La medicin que se viene haciendo con las herramientas establecidas para tal fin es

de mantenimiento y fortalecimiento, porque se parte que todas las entidades han debido implementarlo. Como consecuencia, producto de la evaluacin se evidencian nuevas oportunidades de mejora del sistema, que es transversal a todos los procesos y responsabilidad de todos los niveles de la organizacin. Recomendaciones Realizar procesos de induccin y reinduccin con una nueva metodologa que permita evaluar la aprehensin del contenido dado en dichos espacios; la propuesta a analizarse podra surgir de los tems a evaluar del artculo 5 del Decreto 371 de 2010 La Oficina Asesora de Planeacin tiene un rol estratgico para contribuir en el logro de los planes proyectos y programas, para llevar a la entidad al cumplimiento de los objetivos y metas; tambin en materia de indicadores por el adecuado anlisis que pueden hacer Es una necesidad y muy importante adelantar las acciones necesarias para que en la entidad haya un sistema integrado de gestin teniendo en cuenta los 7 u 8 subsistemas de gestin de acuerdo al decreto 651 y 652 de 2011 de la Alcalda Mayor; la anterior es una labor muy ardua porque involucra a todos los procesos de la entidad,

_________________________________________________ JULIAN HERNANDO HERNANDEZ PALACIOS Firma