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Uso del T-Registro en entidades del Estado


Ficha Tcnica
Autor : Dr. Tulio M. Obregn Sevillano* Ttulo : Uso del T-Registro en entidades del Estado Fuente : Actualidad Gubernamental, N 45 - Julio 2012

Sumario
1. 2. 3. 4. 5. Introduccin Legislacin Los componentes de la planilla electrnica Entrada en vigencia Uso del T-Registro

1. Introduccin
A partir del ao 2011, se modifica el sistema de planillas electrnicas por uno nuevo, que consisti en dividir dicha declaracin tributaria mensual en dos componentes: el T-Registro y el PLAME o Planilla Mensual de Pagos. Este sistema de registro y declaracin tributaria es obligatorio para todos los empleadores, tanto para aquellos cuyos trabajadores estn sujetos al rgimen laboral de la actividad privada como del rgimen pblico, como para registrar y declarar a prestadores de servicios distintos de los trabajadores o servidores. En el presente informe, vamos a tratar sobre el uso del T-Registro para las entidades del Estado.

b) R.M. N 250-2007-TR (30.09.07), establece la informacin que debe contener la planilla electrnica. c) R. Superintendencia N 204-2007/ SUNAT (27.10.07), aprueba el PDT Planilla Electrnica Formulario Virtual N 0601 - Versin 1.0, y las normas referidas a declaraciones de otros conceptos. d) R.M. N 020-2008-TR (17.01.08), a travs de la cual se dictan medidas complementarias para el uso de la planilla electrnica. e) R.M. N 118-2010-TR, modifica la R.M. N 020-2008-TR. f) D.S. N 015-2010-TR (18.12.10). modifica el D.S. N 018-2007-TR. g) R. SUNAT N 010-2011/SUNAT (26.01.11), aprueba la versin 1.8 del PDT Planilla Electrnica. h) R.M. N 121-2011-TR (19.03.11), aprueba informacin de la planilla electrnica, las tablas paramtricas, la estructura de los archivos de importacin y normas complementarias. i) D.S. N 008-2011-TR (05.06.11), aprueba normas de adecuacin al T-Registro y PLAME. j) R. SUNAT N 183-2011/SUNAT (05.07.11), aprueba normas y procedimientos para la presentacin de la planilla electrnica: T-Registro y PLAME y de declaraciones de los empleadores. k) R. SUNAT N 212-2011/SUNAT (27.08.11), posterga utilizacin del PDT PLAME.

l) R. SUNAT N 016-2012/SUNAT (31.01.12), aprueba nuevas versiones PDT PLAME (FV 0601- V 2.1) y del PDT Planilla Electrnica y modifica reg. de derechohabientes. m) Resolucin SUNAT N 095-2012/ SUNAT (28.04.12), prorroga uso del PLAME.

3. Los componentes de la planilla electrnica


La planilla electrnica tiene dos componentes: el T-Registro y el PLAME:

Planilla electrnica

T - Registro

PLAME Planilla Mensual

Los empleadores deben cumplir con mantener actualizada la informacin en el T-Registro, pues dicha informacin se utiliza para la elaboracin del PLAME y la declaracin respectiva. El PLAME cuenta con la funcionalidad respectiva que permita descargar los datos del T-Registro. A su vez, el T- Registro consta de los siguientes formularios virtuales:

2. Legislacin
Las normas que regulan el T-Registro y el PLAME son: a) D.S. N 018-2007-R (28.08.07), regula las planillas electrnicas, y dispone su entrada en vigencia a partir del 1 de enero del ao 2008.
* Abogado egresado de la Pontificia Universidad Catlica del Per. Postgrado en Derecho del Trabajo en la Universidad de Salamanca - Espaa.

T-Registro

Formulario Virtual N 1601 - Correccin y/o actualizacin de datos de identificacin

Formulario Virtual N 1602 Informacin de derechohabientes

Formulario Virtual N 1603 Informacin del empleador

Formulario Virtual N 1604 - Informacin del trabajador, pensionistas y otros

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Informe Especial

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Datos laborales y de seguridad social. g) Indicar si tiene trabajadores sin rgimen pensionario. h) Indicar si es una empresa promocional de personas con discapacidad. i) Indicar si es una agencia privada de empleo. j) Informar sobre empleadores que le destacan o desplazan personal: - Nmero de RUC y nombre o razn social. - Servicio recibido por el que le destacan o desplazan personal. k) Indicar si desarrolla actividades de alto riesgo. En el caso del Ministerio de Trabajo, debe tenerse presente que la labor de los inspectores es considerada actividad de alto riesgo. l) Indicar si tiene trabajadores por los que aporta al SCTR. 5.2. Formulario Virtual N 1604 - Informacin de prestadores de servicios 5.2.1. Prestadores de servicios Sirve para la alta modificacin y/o actualizacin de datos o la baja a partir del 1 de agosto de 2011 de: a) Trabajadores Dentro de esta categora se incluye a: - Los servidores sujetos al Contrato Administrativo de Servicios (CAS). - Los que perciben las llamadas rentas de cuarta/quinta categora para efectos del Impuesto a la Renta. En el caso de entidades del Estado, en este rubro se registran los Servicios No Personales (SNP). b) Pensionistas c) Personal en formacin: incluye a los jvenes del programa CESIGRA DERECHO d) Personal de terceros e) Prestadores de servicios incorporados como asegurados regulares a EsSalud 5.2.2. Procedimiento a) Ingresar a SUNAT Operaciones en Lnea con el Cdigo de Usuario y la Clave SOL. b) Ubicar el Formulario Virtual N 1604. c) Ingresar el tipo y nmero de documento de identidad de cada prestador de servicios. d) Los prestadores de servicios se deben identificar con alguno de los siguientes documentos:
i) DNI ii) Carn de extranjera, en el caso de extranjeros iii) Pasaporte, en el caso de extranjeros iv) Partida de nacimiento, para el personal en formacin y otros, menor de edad

4. Entrada en vigencia
El nuevo sistema de registros est entrando en vigencia de la siguiente manera: a) El registro en el T-Registro de los derechohabientes, desde febrero 2011. b) El registro en el T-Registro de empleadores, trabajadores, prestadores de servicios y pensionistas, a partir del 1 de agosto de 2011. c) El registro en el T-Registro de los jvenes en modalidades formativas que estaban prestando servicios al 1 de agosto de 2011, hasta el 31 de agosto de 2011. d) El PLAME, cuando solo se declaran prestadores de servicios de cuarta categora, es obligatorio desde noviembre de 2011. e) El PLAME para los dems casos, es obligatorio su uso a partir del periodo tributario octubre 2012, siendo su uso facultativo hasta el periodo tributario setiembre 2012.

e) Tratndose del alta de las personas identificadas con DNI, el sistema valida en lnea los datos de identificacin ingresados con la informacin del RENIEC que obre en poder de la SUNAT. Para actualizar y/o modificar en el T-Registro los datos de identificacin asociados al DNI, debern realizarse previamente la modificacin en el RENIEC. f) Se podr utilizar la opcin modificacin masiva. Para tal efecto, la entidad estatal deber seguir las instrucciones que indique el sistema. g) Se podr realizar el alta o la baja, como la modificacin y/o actualizacin de los datos, a travs de la importacin de archivos planos elaborados de acuerdo a la estructura de datos aprobada por la R.M. N 121-2011-TR, para lo cual el sujeto obligado deber seguir las instrucciones que indique el sistema. 5.2.3. Registro de datos del prestador de servicio trabajador a. Datos de identificacin
- Tipo, nmero de documento de identidad y pas emisor del documento (solo para los identificados con pasaporte). - Fecha de nacimiento. - Apellidos y nombres. - Sexo y estado civil (solo para mayores de edad identificados con DNI). - Nacionalidad (solo para identificados con C.E. y pasaporte). - Direccin 1 y direccin 2. La direccin 1 es la que figura en el DNI, la direccin 2 debe ser brindada por el servidor. - Telfono: cdigo de larga distancia nacional y nmero y correo electrnico. - Indicador de adscripcin para el centro asistencial del EsSalud (solo para asegurados al EsSalud).

5. Uso del T-Registro


Como se ha sealado, el T-Registro se encuentra compuesto por 4 formularios virtuales, los mismos que debern ser utilizados de la siguiente manera: 5.1. Formulario Virtual N 1603 - Informacin del empleador Para registrar la alta modificacin y/o actualizacin de datos o la baja del empleador en el T-Registro a partir del 1 de agosto de 2011. 5.1.1. Procedimiento
Ingresar a SUNAT Operaciones en Lnea con el Cdigo de Usuario y la Clave SOL. Ubicar el Formulario Virtual N 1603 Informacin del Empleador. Ingresar los datos del T-Registro que correspondan. Una vez concluido el registro de la informacin en el T-Registro, el sistema generar automticamente el CIR.

b. Datos laborales
- Periodo laboral (fechas de inicio y fin, as como su motivo de fin). - Tipo de trabajador. - Rgimen laboral. - Categora ocupacional y ocupacin. - Nivel educativo. - Indicador de discapacidad. - Indicador de sindicalizado. - Datos relativos a la jornada de trabajo: sujeto a rgimen alternativo, acumulativo o atpico de jornada de trabajo y descanso; sujeto a jornada de trabajo mxima y sujeto a trabajo en horario nocturno. - Situacin especial del trabajador: de direccin, confianza, ninguno. - Establecimiento en el que labora. - Tipo de contrato de trabajo/condicin laboral. - Tipo de pago y periodicidad de la remuneracin o ingreso. - Monto de la remuneracin bsica inicial de los trabajadores sujetos al rgimen laboral de la actividad privada - Decreto Legislativo N 728. - Situacin del trabajador.

5.1.2. Datos del empleador que se registran a) Nmero de Registro nico de Contribuyentes (RUC). b) Nombre, denominacin o razn social. c) Indicar si el empleador pertenece a: sector privado (ONG, ENIEX), sector pblico y otras entidades (empresas del estado y comunidades locales de administracin de salud). d) En el caso de entidades del sector pblico debe indicarse el Pliego Presupuestal. e) Telfono: cdigo de larga distancia nacional y nmero. f) Correo electrnico.

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c) Datos de seguridad social
- Rgimen de Aseguramiento de Salud (incluye la Entidad Prestadora de Salud o servicios propios, cuando corresponda, y las fechas de inicio y fin, cuando se produzca un cambio de rgimen). - Rgimen pensionario: (incluye el Cdigo nico de Identificacin del Sistema Privado de Pensiones - CUSPP, la fecha de inicio y fin, cuando se produzca el cambio de rgimen). - Indicador de aporte al SCTR. - Cobertura en salud (EPS o EsSalud). Fecha de inicio y fin de cobertura. - Cobertura en pensiones (ONP o compaa privada).

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d) Datos adicionales referidos al ingreso


Indicador de percibir rentas de quinta categora exoneradas (inciso e) del artculo 19 de la Ley del Impuesto a la Renta). - Indicador obtencin rentas respecto de las cuales resultan de aplicacin los convenios para evitar la doble tributacin. - Nmero de RUC solo para los servidores cuyo tipo de contrato sea el de Contratacin Administrativa de Servicios - CAS. -

5.2.4. Registro de datos del pensionista Los datos que deben registrarse son:
- - Tipo de pensionista. Rgimen pensionario (incluye el CUSPP). Situacin del pensionista. Tipo de pago. Periodo de pensionista (fechas de inicio o reinicio, as como el fin o suspensin y el motivo fin del periodo).

a) Cnyuge - Partida o acta de matrimonio civil - Partida inscrita en el consulado - Partida del exterior inscrita en el RENIEC o municipio b) Concubino La unin de hecho, voluntariamente realizada por un varn y una mujer, libres de impedimento matrimonial, siempre que haya durado por lo menos 2 aos contnuos - EE.PP de reconocimiento de unin . de hecho - Sentencia de reconocimiento de unin de hecho - Declaracin jurada de los convivientes c) Hijos menores de edad - Partida de nacimiento o DNI d) Hijos mayores incapacitados en forma total y permanente para el trabajo - Resolucin de incapacidad: MINSA, EsSalud, FF.AA. y FF.PP. e) Madre gestante - EE.PP. - Sentencia - Testamento 5.3.2. Procedimiento de registro a) Ingresar a SUNAT Operaciones en Lnea con el Cdigo de Usuario y la Clave SOL. b) Ubicar el Formulario Virtual N 1602 e ingresar el tipo y nmero de documento del trabajador, pensionista o prestador de servicios - asegurado regular. c) Los derechohabientes se deben identificar con DNI, carn de extranjera o pasaporte. d) En el caso que se modifique informacin del DNI previamente debe realizar las gestiones sobre el particular en la RENIEC. e) Ingresar los datos del T-Registro que establece la R.M. N 121-2011-TR. f) Una vez concluido el registro de la informacin en el T-Registro, el sistema generar automticamente el CIR. 5.3.3. Informacin
Datos de identificacin 1. Tipo de documento de identificacin. 2. Nmero de documento. 3. Fecha de nacimiento. 4. Pas emisor del documento. Solo para los identificados con pasaporte. 5. Apellidos y nombres. 6. Sexo. 7. Estado civil. Solo para los mayores de edad identificados con DNI. Datos de vnculo familiar 8. Vnculo familiar. 9. Tipo de documento que acredita el vnculo familiar. 10. Situacin del derechohabiente. 11. Fecha de baja.

12. Motivo de baja como derechohabiente. 13. Nmero del documento que acredita el vnculo familiar. 14. Mes estimado de la concepcin (solo para el vnculo familiar gestante). Direccin 15. Direccin 1. 16. Direccin 2. 17. Indicador de adscripcin para el centro asistencial del EsSalud. 18. orreo electrnico. C 19. elfono: Cdigo LDN, Nmero T

5.3.4. Carga inicial La SUNAT ha jalado la data y considera inscritos en el T-Registro a aquellos que hubieran sido informados a travs del PDT Planilla Electrnica, presentados hasta el 27 de enero de 2011, siempre que se encuentren identificados con DNI, CE o pasaporte y el vnculo familiar declarado se encuentre vigente. En el caso de derechohabientes registrados con partida de nacimiento, y que de acuerdo a la informacin que la SUNAT disponga, cuenten con DNI, se considerar su inscripcin con dicho documento. El empleador mediante el uso del aplicativo del T-Registro podr verificar la informacin de los derechohabientes considerados inscritos a fin de proceder, la baja, modificacin, actualizacin o de ser necesario, a completar algn dato faltante. Asimismo, proceder a dar de alta a aquellos derechohabientes que le sean informados a partir del 1 de febrero de 2011. 5.3.5. Baja
a) Fallecimiento Partida de defuncin b) Divorcio o disolucin del vnculo matrimonial Partida de matrimonio con anotacin marginal del divorcio c) Fin del concubinato Declaracin jurada de fin de la relacin de concubinato suscrita por ambos d) Fin de la gestacin Partida de nacimiento Documento que sustente la prdida del beb e) Mayora de edad Partida de nacimiento o DNI f) Error en el registro g) Adquiere condicin de asegurado regular

5.2.5. Registro de modalidades formativas Los datos que deben registrarse son:
- Tipo de modalidad formativa laboral y otros. - Seguro mdico. - Nivel educativo y ocupacin en la cual se est formando. - Madre con responsabilidad familiar. - Discapacidad. - Tipo de centro de formacin profesional. - Establecimiento en el que se forma. - Sujeto a horario nocturno. - Periodo de formacin.

5.3. Formulario Virtual N 1602 - Informacin de derechohabientes Este formulario virtual se utiliza para el alta, modificacin, actualizacin de datos y baja de derechohabientes de trabajadores, pensionistas y prestadores de servicios asegurados regulares de EsSalud. 5.3.1. Derechohabientes y acreditacin Los derechohabientes lo son siempre que no sean asegurados obligatorios o regulares, y se debe acreditar con los documentos siguientes:

5.4. Formulario Virtual N 1601 - Correccin y/o actualizacin de datos Este formulario virtual se ha habilitado para la actualizacin o modificacin de los datos del tipo y nmero de documento de identidad y la fecha de nacimiento del trabajador, pensionista, prestador de servicios y personal de terceros consignados en el PDT Planilla Electrnica - PLAME. Previamente a la actualizacin o modificacin del PLAME, se deber realizar la

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se produjo el trmino de la prestacin de servicios, la suspensin o fin de la condicin de pensionista, el fin de la obligacin de realizar aportaciones a EsSalud o el fin de la condicin de derechohabiente, segn corresponda. 5.5.2. Constancias El empleador debe entregar la constancia de alta modificacin o actualizacin y baja del T-Registro, de acuerdo a los siguientes plazos: a) Alta en el registro: el da hbil siguiente del inicio de la prestacin de servicios. b) Modificacin o actualizacin de datos: dentro de los 15 das calendario siguientes a la fecha en que se produjo la modificacin o actualizacin. c) Baja en el registro: solo en aquellos casos que sea solicitado, se deber entregar dentro de los 2 das calendario siguientes de la fecha en que se present la solicitud. Se entender cumplida la obligacin cuando el empleador remita la constancia generada por el T-Registro, a travs de medios fsicos o electrnicos, siempre que se acredite la recepcin por los destinatarios. 5.5.3. Modificacin de oficio por la SUNAT a) Cuando los sujetos inscritos en el T-Registro hayan actualizado o modificado sus datos de identificacin en el RENIEC, y la SUNAT disponga de dicha informacin. b) Respecto de los datos del empleador: nombre o razn social y establecimientos, cuando esta informacin haya sido actualizada en el RUC de la SUNAT. c) En los casos de fallecimiento del sujeto inscrito en el T-Registro, cuando la defuncin se encuentre inscrita en el RENIEC y hubiese sido informada a la SUNAT. d) De los derechohabientes, cuando:
- El hijo adquiera la mayora de edad. - Culmine la gestacin, en el caso de la gestante. - Adquiera la condicin de asegurado regular de EsSalud. - El empleador hubiera registrado la baja del trabajador, pensionista o prestador de servicios. - El trabajador, pensionista o prestador de servicios deja de tener la condicin de asegurado regular de EsSalud. - El trabajador, pensionista o prestador de servicios no registre aportacin a EsSalud en los ltimos 12 periodos.

correspondiente modificacin o actualizacin de los citados datos en el T-Registro, caso contrario, el sistema de la SUNAT no permitir la realizacin de la misma. Para ello se deber:
Ingresar a SUNAT Operaciones en Lnea con el Cdigo de Usuario y la Clave SOL. Ubicar el Formulario Virtual N 1601 Correccin y/o Actualizacin de Datos de Identificacin. Ingresar los datos de la persona respecto de la cual se va a modificar o actualizar los datos. Seleccionar las declaraciones presentadas a travs del PDT Planilla Electrnica - PLAME en las que se efectuar la actualizacin o modificacin de los datos de identificacin.

la obtenida del PDT Planilla Electrnica Formulario Virtual N 0601 que, por los periodos tributarios marzo, abril o mayo del 2011, hubiera sido recibida hasta el 30 de junio de 2011, siempre que se encuentren con vnculo vigente en el ltimo periodo declarado de los sealados. Los identificados con DNI, se considerarn inscritos siempre que el nmero de documento y la fecha de nacimiento coincidan con los del RENIEC. Se consideran inscritos en el T-Registro a los sujetos incluidos en dicha carga inicial. Respecto de los datos referidos a tipo de trabajador, rgimen de salud, rgimen pensionario y periodo laboral o periodo de pensionista, en la carga inicial se considerar como fecha de inicio de los datos en mencin, la fecha de inicio del periodo laboral o de pensionista, o el primer da del periodo en que el empleador hubiera registrado el ltimo cambio, segn corresponda, teniendo en cuenta la informacin declarada por el empleador en el PDT Planilla Electrnica. 5.5.5. Verificacin por el empleador El empleador mediante el uso del aplicativo del T-Registro podr verificar la informacin de los sujetos considerados inscritos a fin de proceder, a la baja, modificacin, actualizacin o de ser necesario, a completar algn dato faltante. Asimismo, proceder a registrar antes de la fecha de vencimiento o presentacin del PLAME a aquellos sujetos cuyo vnculo se haya iniciado con anterioridad al 1 de agosto de 2011y no hayan sido inscritos en el T-Registro, siempre que el vnculo se mantenga vigente. 5.5.6. Constancias Los trabajadores, prestadores de servicios cuarta-quinta y prestadores de servicios asegurados a EsSalud, que hayan sido incorporados directamente en el T-Registro, podrn solicitar a sus empleadores la entrega de la Constancia de Alta, la cual respalda su incorporacin en el registro. Plazo: 30 das calendario a partir del da siguiente a la presentacin de la solicitud. 5.6. Inscripcin a EsSalud y la ONP La inscripcin en el Registro de Entidades Empleadoras; en el Registro de Asegurados Titulares y Derechohabientes ante EsSalud y en el Registro de Afiliados Obligatorios ante la ONP, as como la modificacin y/o actualizacin de los datos en los citados registros deber realizarse aa travs del T-Registro. La SUNAT proporcionar a EsSalud y a la ONP la informacin, utilizando la que se encuentre registrada en la Planilla Electrnica a travs del T-Registro y del PDT Planilla Electrnica - PLAME.

5.5. Normas comunes a los FV del T-Registro 5.5.1. Plazos de registros a) De los prestadores de servicios Dentro del da en que se produce el ingreso a prestar servicios, independientemente de la modalidad de contratacin y de los das laborados. Excepcionalmente: - En el caso del prestador de servicios incorporado a EsSalud como asegurado regular por norma especial, el registro se efecta hasta el da de vencimiento o presentacin de la declaracin de los aportes a EsSalud. b) De los pensionistas El primer da hbil del mes siguiente a aquel en que se pag o se puso a disposicin la primera pensin afecta, sea provisional o definitiva. c) De los derechohabientes El primer da hbil siguiente a la comunicacin que efecte el trabajador, pensionista y prestador de servicios afiliado a EsSalud. Sin perjuicio de los plazos sealados, el empleador podr realizar el registro en oportunidad anterior a las fechas sealadas. El empleador deber registrar sus datos de manera previa al registro de los prestadores de servicios, pensionistas o derechohabientes. d) De las modificaciones y actualizaciones Cualquier modificacin o actualizacin de los datos de la informacin existente en el T-Registro, deber ser efectuada por el empleador dentro de los 5 das hbiles de haber ocurrido el evento o de la fecha en que tuvo conocimiento. e) De las bajas La baja de los sujetos registrados deber ser efectuada dentro del primer da hbil siguiente a la fecha en que

5.5.4. Carga de data inicial A efectos de la implementacin del TRegistro, la SUNAT ha realizado un proceso de carga inicial tomando como base

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