GRUPO LLADR IMPLANTACIN DE LOS PROCESOS DE TESORERA OPERATIVA MEDIANTE LA SOLUCIN SAP ERP

DE UN VISTAZO

La implantacin del mdulo de Tesorera de SAP ERP ha propiciado la revisin y optimizacin de nuestros procesos de cobros y pagos, aportando agilidad y eficacia en la gestin, aadiendo nuevas funcionalidades y facilitando la consolidacin de los movimientos de tesorera a nivel de Grupo.
Mara Jos Mallent, Jefa del Departamento Financiero, Lladr Comercial, S.A.

Organizacin Nombre: Grupo Lladr. Localizacin: Tavernes Blanques, Valencia (Espaa). Sector: Regalo. Productos y Servicios: Produccin y comercializacin de figuras de porcelana. Empleados: 1300 empleados en sus instalaciones centrales. Web site: www.lladro.com Partner de implantacin: Stratesys Consulting. Retos y Oportunidades La integracin de la gestin de Tesorera en el ERP de SAP ya existente propici la revisin de los procesos, la eliminacin de tareas manuales, la reduccin de los costes de mantenimiento y una mayor cohesin de la informacin. Objetivos Integrar la gestin de los procesos de Tesorera en el sistema corporativo SAP. Automatizar los procesos de carga del extracto y conciliacin bancaria. Mejorar la gestin de previsiones bancarias y el control de condiciones y operaciones. Automatizar el control de los flujos de efectivo. Soluciones y Servicios SAP SAP ERP: Mdulo de Tesorera.

Lo ms destacado Al eliminar las interfaces entre aplicaciones, el cierre de mes se produce de forma casi inmediata. Al comenzar la jornada laboral ya se dispone del extracto bancario cargado y conciliado casi en su totalidad, con actualizacin del saldo bancario. Por qu SAP SAP ERP es el sistema de gestin corporativo del Grupo Lladr. Integrar la gestin de Tesorera en dicho sistema ha permitido simplificar procesos, ampliar funcionalidades y mejorar la calidad e inmediatez de los datos. Benecios principales Reduccin significativa de la carga de trabajo. Integracin en tiempo real de los procesos de tesorera en la contabilidad. Mejora de los procesos de conciliacin y las previsiones de tesorera. Entorno existente Tesorera Manager y Microsoft Excel.

Historia de xito de Clientes SAP SAP ERP

GRUPO LLADR
IMPLANTACIN DE LOS PROCESOS DE TESORERA OPERATIVA MEDIANTE LA SOLUCIN SAP ERP

A pesar de contar con SAP ERP como sistema corporativo de gestin, el Grupo Lladr soportaba sus procesos de Tesorera en otras herramientas. La integracin de esta rea bajo la plataforma SAP ha permitido eliminar los interfaces existentes y optimizar los procesos, recursos y costes.
Lladr es una empresa espaola con presencia a nivel mundial, dedicada a la fabricacin y distribucin de creaciones en porcelana artstica. El origen de la compaa se remonta a 1953, ao en que los hermanos Juan, Jos y Vicente Lladr elaboraron sus primeras creaciones para dar salida a su inquietud artstica. En las dcadas siguientes fueron introduciendo innovaciones significativas, no slo en el diseo de las figuras sino tambin en las tcnicas de coccin, aportando a sus piezas el acabado cristalino y las tonalidades pastel tan caractersticas de la marca. En la actualidad el Grupo Lladr est compuesto por una serie de sociedades dedicadas a las diferentes partes del proceso de fabricacin, distribucin y venta de la porcelana, y emplea en sus instalaciones principales alrededor de 1300 trabajadores. La sede central de la compaa est ubicada en la Ciudad de la Porcelana, en Tavernes Blanques (Valencia). Las primeras instalaciones fueron estrenadas en 1969 y con la implantacin mundial de la firma se ampliaron progresivamente hasta alcanzar los 100.000 m2. Se trata de un gran espacio concebido para la creacin artstica, con luminosos estudios y talleres rodeados de espaciosos jardines e instalaciones deportivas. Adems, recientemente se ha inaugurado en su interior el Museo Lladr que recoge las piezas ms significativas de la historia de la firma. El Grupo Lladr cuenta con delegaciones comerciales en Estados Unidos, Italia, Reino Unido, Rusia, China, India, Japn, Singapur y Australia. Sus obras son distribuidas en las Boutiques Lladr, situadas en las zonas comerciales ms exclusivas de las principales ciudades del mundo, as como en otros selectos puntos de venta autorizados. Adems, es posible adquirir la mayor parte de sus piezas en la web de la compaa. El buen hacer y prestigio de la marca han sido reconocidos a lo largo de los aos con numerosos galardones, entre los que destacan los Premios Prncipe Felipe a la Internacionalizacin (1993), a la Competitividad (1997) y a la Gestin de la Marca Renombrada (2001), que fueron recogidos por los fundadores de manos del Prncipe de Asturias.

desde 1997. Aunque esta solucin incluye herramientas especficas para la gestin de los procesos de Tesorera, Lladr realizaba la integracin del extracto bancario y el clculo de intereses intergrupo mediante la aplicacin Tesorera Manager y diversas hojas de clculo en Excel. Esta estructura de trabajo requera la existencia de interfaces con SAP para garantizar la integridad de la informacin y de los procesos (conciliacin contable, previsiones de pagos y cobros, etc.) y obligaba a realizar de forma manual otros procesos, como el control del Estado de Flujo de Efectivo. Dichas limitaciones, unidas a la finalizacin del mantenimiento de la aplicacin Tesorera Manager en 2007, derivaron en la necesidad de replantearse la estrategia en esta rea. La posibilidad de integrar la tesorera en el ERP de SAP se impuso finalmente como la alternativa ms razonable por varias razones: Posibilidad de trabajar con una solucin integrada, sin necesidad de interfaces y los inconvenientes que ello comporta. Reduccin de costes, ya que la licencia de SAP ERP incluye la utilizacin del mdulo de Tesorera. Al disponer de todos los datos en SAP ERP se elimina la necesidad de mantener varios maestros de datos y se mejora la calidad de la informacin. Mayor desglose en la informacin bancaria: la existencia de interfaces

Situacin anterior
El Grupo Lladr dispone de SAP ERP como sistema corporativo de gestin

Se ha reducido de forma significativa la carga de trabajo en el departamento de Tesorera, muy especialmente en el rea de conciliacin bancaria y en la extraccin del estado de flujos de efectivo.
Mercedes Carbonell, Directora de Sistemas, Lladr Comercial S.A.

obligaba a que la cuenta de bancos fuera nica, mientras que el desglose slo poda consultarse en la aplicacin externa. Sin embargo, SAP ERP permite acceder de forma inmediata a todo el desglose y cada cuenta dispone de su propio juego de cuentas.

El Proyecto
El proyecto ha sido liderado por Stratesys Consulting, Service Partner de SAP que cuenta con expertos profesionales en esta rea. Su metodologa de implantacin para el mdulo de Tesorera contribuye significativamente a automatizar la mayora de las tareas de conciliacin bancaria mediante el uso de rutinas semiinteligentes para las compensaciones de partidas de terceros, procesos automatizados para la gestin del confirming, automatizacin de procesos de cashpooling intercompany, gestin de cheques, pagars, etc. El proyecto se estructur en dos fases: la primera relativa a la integracin del extracto bancario y funcionalidades asociadas y la segunda enfocada a la implantacin del estado de flujos de efectivos.

Primera fase En la primera fase del proyecto se abordaron las siguientes funcionalidades del sistema: Mantenimiento de datos organizativos y de entidades bancarias. Carga automtica del extracto bancario, tanto manual como electrnico. Conciliacin automtica de las operaciones bancarias, tanto contable como de tesorera: se definieron e implementaron algoritmos de bsqueda necesarios para maximizar la deteccin de partidas a conciliar y de diferencias en conciliacin. Introduccin de cheques por la funcionalidad estndar. Automatizacin de los pagos mediante confirming, con un proceso similar al de cashpooling. Control de las condiciones bancarias: importes, fecha valor, comisiones y liquidacin de intereses. Informe del volumen de negocio generado a cada banco, desglosado por tipo de operacin: transferencias emitidas, transferencias SWIFT, descuento de efectos, anticipo de crditos comerciales, etc. Deteccin de diferencias de cambio derivadas de operaciones realizadas

en moneda extranjera dentro de cuentas en euros. Gestin de la posicin y previsin de tesorera, con informes actualizados y eficaces. Gestin de previsiones bancarias, tanto contables (emisin de pagos, cobros, facturas de compra, etc.) como extracontables (previsin de pago de alquileres, impuestos, etc.) Clculo de intereses intergrupo. El desarrollo de la primera fase supuso una revisin profunda de los procesos de cuentas a cobrar y a pagar del Grupo, con el fin de redefinirlos y optimizarlos en base a las prestaciones del sistema SAP. La carga diaria automtica del extracto bancario se realiza antes del comienzo de la jornada laboral, lo que permite disponer a primera hora de la maana del saldo actualizado y conciliado (casi en su totalidad) as como de informes de posicin y previsin. Adems, como el Grupo realiza una gestin centralizada de la tesorera de todas las empresas que lo forman (cashpooling), la carga del extracto permite consolidar los datos de forma automtica y actualizar la informacin de deudas entre dichas compaas mediante la funcionalidad intercompany, facilitando tambin el clculo de intereses asociados a dicha deuda. Cabe destacar que los procesos de conciliacin automtica de operaciones bancarias han sufrido una importante mejora, gracias a la mayor cantidad de

La automatizacin de procesos que anteriormente eran realizados de forma manual ha repercutido en una mayor productividad, disminuyendo la posibilidad de errores y permitiendo la disponibilidad inmediata de informacin para la gestin, control y toma de decisiones.
Fernando Sanz, Director de Finanzas, Lladr Comercial S.A.

www.sap.com/spain

informacin disponible para realizar dicha conciliacin, por ejemplo: facturas de clientes, rdenes de pago pendientes, etc. Para finalizar, otra de las ventajas principales del nuevo sistema reside en que, al haber eliminado los interfaces con las antiguas aplicaciones tras la integracin en SAP, el cierre de mes se produce de forma casi inmediata, sin necesidad de esperar a la transferencia de datos entre soluciones. Segunda fase En la segunda fase se implant la funcionalidad para identificar y controlar los flujos de efectivo reales en las distintas sociedades del Grupo Lladr, clasificndolos de acuerdo a los siguientes criterios: Clasificacin segn la naturaleza del movimiento, de acuerdo a la NIC 7 (Estado de Flujos de Efectivo). Se obtuvo el informe de estado de flujos de efectivo reales por el mtodo directo. Clasificacin de los pagos y cobros entre empresas del Grupo. Gestin de flujos de caja asociados a escenarios de pago centralizado en el grupo. Otros criterios como: la moneda de la transaccin, la moneda de cada sociedad y el tipo de cambio existente en el momento de la transaccin.

corporativo del Grupo Lladr ha reportado las siguientes ventajas: Reduccin de la carga de trabajo en el departamento de Tesorera. Eliminacin de duplicidades en la entrada de datos al disponer de un nico maestro. Disminucin de los costes de licencia y mantenimiento del sistema, por la reduccin del nmero de aplicaciones e interfaces a mantener. Gran variedad y calidad de informes disponibles: posicin y previsin de tesorera, volumen de negocio, estado de flujos de efectivo, etc. Mayor integracin, en tiempo real, de los procesos de tesorera en la contabilidad. Mejores previsiones de tesorera: rdenes de pago y cobro, efectos comerciales, facturas, pedidos, previsiones manuales, etc. Mejor aprovechamiento de la plataforma SAP ERP y del personal interno formado en la misma.

Planes de futuro
El Grupo Lladr tiene la posibilidad de ampliar en un futuro la cobertura de su sistema SAP con potentes prestaciones adicionales como: presupuesto de tesorera, tesorera extendida, gestin de prstamos, gestin de avales, etc. Adems, gracias a la escalabilidad de todas las soluciones SAP, el sistema est preparado para soportar escenarios de planificacin de flujos de efectivo y seguimiento de los mismos bajo la plataforma SAP Business Intelligence.

(08/06) 2008 by SAP AG. Todos los derechos reservados. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign, 50 xxx xxx (YY/MM) ByDesign, PartnerEdge y otros productos y servicios de SAP citados 20YY by SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, en este documento, as como sus respectivos logos son marcas regisxApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign, ByDesign, tradas de SAP AG en Alemania y en otros pases del mundo. Todos PartnerEdge, and other SAP products and services mentioned los dems productos o servicios que se mencionan son marcas registradas herein as well as their respective logos are trademarks or registered de sus respectivas AG in Germany and in several other countries trademarks of SAPempresas. Los datos que contiene este documento tienen un propsito meramente informativo. Las especi mentioned all over the world. All other product and service namescaciones nacionales de producto pueden variar. are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product Estos cations may vary. specimateriales estn sujetos a modicaciones sin previo aviso. SAP AG y sus empresas aliadas (Grupo SAP) suministran estos These materials nes subject to change without notice. These materials materiales con are informativos exclusivamente, sin manifestacin are provided by SAPtipo, and Grupoliated no se hace responsable ni garanta de ningn AG y el its af SAP companies (SAP Group) for los errores u omisiones relacionados con estos materiales. Las of de informational purposes only, without representation or warranty any kind, and SAP Group shall notybe liable for errors or SAP son las nicas garantas de los productos servicios del Grupo omissions with respectespecimaterials. The only warranties for SAP Group products que se to the can en las declaraciones de garanta que acompaan and services are those that are set caso de que express Ninguna a dichos productos y servicios, en el forth in the existan. warranty statements accompanying such products and services, if any.una informacin contenida en este documento debe considerarse Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. garanta adicional.

Beneficios
Adems de los beneficios descritos hasta el momento, la integracin de la gestin de tesorera en el sistema