Manual de Procedimiento1

SECRETARA GENERAL
DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN

DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DICIEMBRE 2007
SECRETARA GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NDICE
INTRODUCCIN....................................................................................................4 MARCO JURDICO ADMINISTRATIVO..............................................................6 PROCEDIMIENTOS...............................................................................................14 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Adquisicin por licitacin pblica............................................................................15 Adquisicin por invitacin a cuando menos tres personas......................................33 Adquisicin por adjudicacin directa.......................................................................51 Adquisicin a travs de compras menores.............................................................65 Enajenacin por licitacin pblica...........................................................................80 Enajenacin por invitacin a cuando menos tres personas....................................96 Adjudicacin directa................................................................................................109 Adquisicin de vales de gasolina............................................................................119 Recepcin y salida de bienes al almacn...............................................................130 Alta de bienes de activo fijo por adquisicin...........................................................139 Cambio de adscripcin de bienes de activo fijo......................................................148
FECHA DE ELABORACIN: DA 14 MES DICIEMBRE AO 2007 No. DE PGINA
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12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. Control y administracin de bienes del activo fijo....................................................157 Baja de bienes de activo fijo...................................................................................170 Conciliacin del registro contable y el control fsico de los bienes de activo fijo.....188 Baja de bienes de activo fijo por donacin..............................................................201 Asignacin del parque vehicular.............................................................................220 Suministro de combustible......................................................................................232 Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular...................................243 Reparacin mayor y reparaciones menores de vehculos y aplicacin de bitcora 260 Supervisin del parque vehicular............................................................................272 Seguro de vehculos...............................................................................................285 Inventario fsico del almacn de bienes de consumo..............................................300 Toma del inventario fsico de bienes de activo fijo..................................................309 Prestacin de servicios y mantenimiento preventivo y correctivo...........................329 Servicio de vigilancia..............................................................................................341 Proyecto de instalaciones y distribucin del espacio..............................................353 Soporte a unidades tcnico administrativas en eventos especiales.....................365 Traslado de materiales y equipos...........................................................................373 Transporte de personal local y forneo a eventos especiales.................................382 Correspondencia de entrada..................................................................................390 Correspondencia de salida.....................................................................................400 Archivo....................................................................................................................410 Preparacin del Programa Anual de Adquisiciones................................................419
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INTRODUCCIN
El presente Manual de Procedimientos de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios tiene como propsito fundamental, proporcionar las bases para la operacin, en lo correspondiente a la administracin de los recursos materiales y de servicios, que deben seguir cada una de las unidades tcnico-administrativas que integran a la Procuradura Agraria, a fin de optimizar y agilizar el proceso administrativo. Por lo que se refiere a la descripcin de procedimientos se presentan los correspondientes a recursos materiales y servicios, mismos que contienen sus respectivos objetivos, las polticas que orientan y regulan su ejecucin y la descripcin de cada una de las actividades. Con la finalidad de dar mayor claridad y tratando de presentar un esquema ms objetivo, el Manual de Procedimientos contiene de manera sencilla y clara los diagramas de flujo de cada uno de los procedimientos.
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El marco normativo y los procedimientos establecidos en el documento son de carcter obligatorio y de estricta observancia en su contenido, siendo la Direccin de Recursos Materiales y Servicios la facultada para resolver las dudas que se generen con motivo de la interpretacin y aplicacin del manual; as como su revisin, actualizacin y difusin en todas las unidades tcnico-administrativas de la Procuradura Agraria.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MARCO JURDICO ADMINISTRATIVO Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos DOF, 05-02-1917. ltima reforma DOF 13-11-2007. Leyes Ley Agraria. DOF, 26-02-1992. ltima reforma DOF, 09-07-1993. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. DOF, 29-12-1976. ltima reforma DOF, 01-10-2007. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF, 30-03-2006. ltima reforma DOF, 01-10-2007. Ley del Impuesto al Valor Agregado. DOF, 29-12-1978. ltima reforma DOF, 01-10-2007.
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Ley del Impuesto sobre la Renta. DOF, 01-01-2002. ltima reforma DOF, 01-10-2007. Ley General de Bienes Nacionales. DOF, 20-05-2004. ltima reforma DOF 31-08-2007. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. DOF, 13-03-2002. ltima reforma DOF, 21-08-2006. Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. DOF, 31-03-2007. Sin reforma. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. DOF, 04-01-2000. ltima reforma DOF, 01-10-2007. Ley de Planeacin. DOF, 05-01-1983. ltima reforma DOF, 13-06-2003. Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas DOF, 04-01-2000. ltima reforma DOF, 01-10-2007. Ley de Ingresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal 2008. DOF, 07-12-2007. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. DOF, 11-06-2002. ltima reforma DOF, 06-06-2006. Ley Federal para la Administracin y Enajenacin de Bienes del Sector Pblico. DOF, 19-12-2002. ltima reforma DOF, 23-02-2005. Cdigos Cdigo Civil Federal.
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Publicado en el DOF en cuatro partes 26-05-1928, 14-07-1928, 03 y 31-08-1928. ltima reforma DOF,13-04-2007. Cdigo Federal de Procedimientos Civiles. DOF, 24-02-1943. ltima reforma DOF, 13-06-2003. Reglamentos Reglamento del Instituto de Administracin y Avalos de Bienes Nacionales. DOF, 02-09-2004. Sin reforma. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF, 28-06-2006. ltima reforma DOF, 05-09-2007. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. DOF, 04-12-2006. Sin reforma. Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. DOF, 17-10-2003. ltima reforma DOF, 04-12-2006. Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas. DOF, 20-08-2001. ltima reforma DOF 29-11-2006. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. DOF, 20-08-2001. ltima reforma DOF, 30-11-2006. Reglamento Interior de la Secretara de la Reforma Agraria. DOF, 15-01-2008. Reglamento Interior de la Procuradura Agraria. DOF, 28-12-1996. Sin reforma. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental
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DOF, 11-06-2003. Sin reforma. Reglamento sobre el consumo de tabaco. DOF 27-07-2000. Sin reforma. Estatutos Estatuto del Servicio Profesional Agrario. DOF, 14-09-1994. Sin reforma. Decretos Decreto para realizar la entrega-recepcin del informe de los asuntos a cargo de los servidores pblicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisin. DOF, 14-09-2005. Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012. DOF 31-05-2007. Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial Agrario 2007-2012. DOF 22-01-2008. Decreto que aprueba el Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal de 2008. DOF, 13-12-2007. Acuerdos Acuerdo que establece las bases administrativas generales respecto de las disposiciones legales que regulan la asignacin y uso de los bienes y servicios que se pongan a disposicin de los servidores pblicos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. DOF, 04-01-1988.
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Acuerdo por el que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal incluidas las Sociedades Nacionales de Crdito, Fideicomisos y Fondos de Fomento, en ejercicio de las atribuciones y funciones que les competen, debern adoptar las medidas que permitan el aprovechamiento integral y ptimo de los recursos, infraestructura, equipos, bienes y materiales de oficina de que disponen. DOF, 19-04-1989. Acuerdo que tiene por objeto establecer las normas y lineamientos que debern adoptar las dependencias y entidades, incluidas las sociedades nacionales de crdito, fideicomisos y fondos de fomento, con el propsito de adecuar su organizacin, funcionamiento y objetivos a criterios de disciplina presupuestal, respecto de la autorizacin, asignacin y utilizacin de los recursos de que dispongan los servidores pblicos para el eficiente desempeo de las funciones encomendadas. DOF, 20-04-1989. Acuerdo por el que se delega en el Secretario General la facultad de celebrar y firmar todos los convenios y contratos en las materias que se indican. DOF, 13-08-1992. Acuerdo que establece las normas para autorizar la adquisicin o arrendamiento de bienes muebles que realicen las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. DOF, 10-08-1993. Acuerdo de Adscripcin de las Unidades Administrativas de la Procuradura Agraria. DOF, 24-01-1997. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las Dependencias de la Administracin Pblica Federal, en su carcter de arrendatarias. DOF, 03-02-1997. Acuerdo por el que se delega a los titulares de las Delegaciones y Residencias de la Procuradura Agraria, la facultad de celebrar contratos y convenios de servicios de limpieza, vigilancia y arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, necesarios para el adecuado funcionamiento de esas Unidades Administrativas. DOF, 17-02-1997.
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Acuerdo que establece la informacin relativa a los procedimientos de licitacin pblica que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal debern remitir a la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo por transmisin electrnica o en medio magntico, as como la documentacin que las mismas podrn requerir a los proveedores para que stos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitacin pblica. DOF, 11-04-1997. Acuerdo que establece las normas que determinan como obligatoria la presentacin de las declaraciones de situacin patrimonial de los servidores pblicos, a travs de medios de comunicacin electrnica. DOF, 19-04-2002. Acuerdo que establece las disposiciones que debern observar los servidores pblicos al separarse de su empleo, cargo o comisin, para realizar la entrega- recepcin del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados. DOF 13-10-2005. Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepcin y disposicin de obsequios, donativos o beneficios en general que reciben los servidores pblicos. DOF 13-12-2006. Acuerdo que establece los montos mximos de renta que las instituciones pblicas federales podrn pactar durante el ejercicio fiscal 2008, en los contratos de arrendamiento de inmuebles que celebran. DOF 27-12-2007. Documentos Normativos-Administrativos Norma Oficial Mexicana NOM 001-STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e Higiene en los Edificios, Locales, Instalaciones y reas de los Centros de Trabajo. DOF, 08-06-1994. Norma Oficial Mexicana NOM - 016 STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo, referente a Ventilacin. DOF, 06-07-1994.
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Norma Oficial Mexicana NOM - 002 STPS 1994, relativa a las Condiciones de Seguridad para la Prevencin y Proteccin contra incendios en los Centros de Trabajo. DOF, 20-07-1994. Aclaracin DOF, 28-09-1994. Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administracin Pblica Federal Centralizada. DOF, 15-03-1999. Normas Internas de Trabajo de la Procuradura Agraria. P.A. 18-05-2006. Norma Oficial Mexicana NOM - 019 - STPS - 1993. Relativa a la constitucin, registro y funcionamiento de las Comisiones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo. DOF, 05-12-1994. Aclaraciones DOF, 29-12-1994. Normas que regulan los viticos y pasajes para las comisiones en el desempeo de funciones en la Administracin Pblica Federal. DOF, 28-12-2007. Normas conforme a las cuales se llevarn a cabo los avalos y justipreciaciones de rentas a que se refiere la Ley General de Bienes Nacionales. DOF 27-09-2006. Lineamientos y criterios generales para la enajenacin de vehculos terrestres de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. DOF, 14-04-1997. Lineamientos especficos para la aplicacin y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del Gasto de la Administracin Pblica Federal. DOF, 29-12-2006. Otras Disposiciones Lista de valores mnimos para desechos de bienes muebles que generen las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. DOF, 27-02-2007.
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Lineamientos que debern observar las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal en los procedimientos de contratacin de seguros de bienes patrimoniales y de personas. DOF, 04-08-1997. Manual de Procedimientos en materia de Representacin Legal. Noviembre de 2006. Normateca Interna de la Procuradura Agraria.
Las dems normatividad aplicable y de observancia obligatoria publicada en la Normateca Federal y Interna de la Procuradura Agraria, en materia de administrativa y financiera.
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PROCEDIMIENTOS
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01 ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA
NDICE PGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO..............................................................17 NORMAS DE OPERACIN...........................................................................18 DESCRIPCIN NARRATIVA........................................................................21 DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................29
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OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Suministrar bienes mediante el proceso de Licitacin Pblica Nacional o Internacional para la obtencin de las mejores condiciones de calidad, servicio, precio y financiamiento dentro del marco jurdico vigente en materia de adquisiciones.
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NORMAS DE OPERACIN I. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a travs del Departamento de Adquisiciones, es la nica rea de la Institucin facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, suministros y contratacin de servicios. II. Cada Unidad Administrativa deber presentar a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a ms tardar los primeros diez das hbiles del mes de noviembre de cada ao su Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual ser enviado a travs de correo electrnico. III. IV. V. El Departamento de Adquisiciones recibir los requerimientos de compra de lunes a jueves en un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se realizarn sujetndose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente. La requisicin de bienes, accesorios informticos y software deber ser validada por la Direccin de Informtica previamente a la entrega de la requisicin de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. VI. Los requerimientos de compra y sin excepcin debern contener el sello de certificacin de no existencia en almacn, ya sea parcial o total segn sea el caso, para su posterior adquisicin.
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Ser responsabilidad del rea solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario. VII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarn cotizaciones va telefnica llenando en el formato correspondiente la descripcin del bien, nombre de la empresa, monto, nmero de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotiz, cargo que desempea y firma de autorizacin del Titular de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. VIII. Para adjudicacin directa se harn tres cotizaciones como mnimo por escrito en papel membreteado de la Procuradura Agraria, ya sea va fax o por correo electrnico, solicitando el nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotiz, cargo que desempea y firma, por otra parte, confirmar la informacin recibida por el mismo medio. IX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, se formular cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor nmero de proveedores (mnimo tres) para integrar informacin suficiente y obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente. X. La documentacin que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones, sistemticamente deber contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, as como cargo, fecha y firmas correspondientes. XI. XII. Para suministros y/o bienes especficos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no exceder de 30 das hbiles como mximo, para el surtimiento del pedido correspondiente. La integracin de los expedientes de adquisiciones se realizar conforme al ndice establecido por la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, la documentacin deber ser foliada y con el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la informacin concentrada en el mismo. XIII. El Departamento de Adquisiciones llevar un seguimiento de la documentacin que se entregue para autorizacin u otro trmite dando respuesta al rea requirente en un plazo no mayor de 2 das hbiles a partir de su recepcin, elaborando bitcora de seguimiento. XIV. El Departamento de Adquisiciones deber enviar los contratos de suministros a la Direccin General Jurdica y de Representacin Agraria, para su revisin en cuanto a trminos legales se
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos das hbiles a partir de su recepcin, con los comentarios y visto bueno. XV. En los casos de adquisiciones por excepcin de Licitacin Pblica, el rea de Recursos Materiales y Servicios deber remitir al rgano Interno de Control a ms tardar el ltimo da hbil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior; acompaando copia del escrito que contenga los criterios y justificacin de la opcin y firmado por el titular del rea requirente de los bienes y/o servicios. .
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DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE rea solicitante (AS) 1 ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada y, recabando acuse de recibo. Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA, recabando acuse de recibo. Recibe y verifica caractersticas de requerimiento de compra y suficiencia presupuestal para revisin. Se encuentra debidamente requisitada. 4 S Procede se verifica monto mximo autorizado y turna para firma de autorizacin a la DRMS. 5 No Devuelve con formato denominado Volante de devolucin. Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin General Administracin (DGA) de 6 7 8 9 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorizacin. Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS. Recibe requerimiento de compra, verifica firma y turna al DA. Recibe requerimiento de compra, verifica firma y turna al almacn para verificar la existencia de los bienes solicitados. Recibe requerimiento de compra, existencia, sella y firma turnando al DA. verifica
Direccin de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) Departamento (DA) de Adquisiciones
2 3
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones
Almacn Departamento de Adquisiciones
10 11
Recibe requerimiento de compra verifica firma y sello de existencia en almacn y archiva temporalmente.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Existencia. 12 S Informa al rea solicitante para que elabore su vale de salida del almacn. 13 No Efectuar estudio de mercado de los artculos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y polticas establecidas y enva al proveedor relacin de artculos a adquirir para su cotizacin. Proveedor Departamento de Adquisiciones Subdireccin de Materiales (SRM) Recursos 14 15 16 Recibe relacin de artculos a adquirir cotiza y enva al DA. Recibe cotizacin, elabora cuadro comparativo y/o Estudio de Mercado y turna a la SDRM Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado determina procedimiento de Licitacin Pblica (Nacional e Internacional), turna a la DRMS. Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado para dar Vo.Bo. de la determinacin del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento. Elabora proyecto de las bases de Licitacin Pblica con las caractersticas tcnicas de los bienes a adquirir y turna a la SRM. Revisa bases, elabora memorndum u oficio para convocar al Subcomit revisor de bases y turna a la DRMS para firma. Recibe memorndum u oficio firma y turna a la SRM para distribucin. Recibe memorndum verifica firma anexa en proyecto de bases y enva al Subcomit revisor de
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ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD
Direccin de Recursos Materiales y Servicios
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Departamento de Adquisiciones
18
Subdireccin Materiales
de
Recursos
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Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin Materiales de Recursos
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD bases, recabando acuse de recibo. Subcomit Revisor de Bases 22 Recibe revisa, modifica las bases y elabora acta haciendo constar las modificaciones hechas a las bases y turna a la DRMS. Recibe bases, modifica y turna al la SRM. Recibe bases aprobadas, archiva en expediente temporal e inicia procedimiento. Recibe y elabora proyecto de convocatoria Ingresa al Sistema Compranet para obtener impresin de la convocatoria Cotiza el costo de la publicacin y turna a DRMS Direccin de Recursos Materiales y Servicios 25 Recibe cotizacin, solicita compromiso presupuestal para pago de publicacin de convocatoria. Turna convocatoria a la DGA. Direccin Administracin General de 26 Recibe convocatoria, autoriza y elabora oficio de solicitud de publicacin en el DOF de la convocatoria y turna a la DRMS Recibe oficio-solicitud y publicacin y turna a SRM convocatoria para
Departamento de Adquisiciones Subdireccin Materiales de Recursos
23 24
27 28
Tramita la publicacin de la convocatoria en el Diario Oficial e ingresa en el sistema Compranet convocatoria y base para su difusin y venta, turna a la DRMS Recibe bases y turna a la DRF para su venta, recaba acuse de recibo Recibe bases y efecta su venta Requisita formato de registro de compradores de bases
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin de Recursos Financieros
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD Turna las bases que no fueron vendidas a la DRMS Direccin de Recursos Materiales y Servicios 31 Recibe bases vendidas y turna a la SDRM Coordina inicio del procedimiento de licitacin Publica e instruye a la SDRM para enviar carpeta de licitacin a los miembros que participan en la licitacin 32 Elabora acta de inicio de junta aclaraciones relacionando a los licitantes participantes y a los miembros asistentes, recaba firma distribuye a interesados y archiva temporalmente Informa de este acto a la SFP va COMPRANET Realiza apertura de sobres de propuestas en dos etapas: Primera Etapa elabora formato de documentacin solicitada en bases y archiva en expediente temporal 34 Realiza apertura de ofertas tcnicas y recepcin de ofertas econmicas de acuerdo a lo estipulado en las bases; se levanta acta respectiva y se enva al rea usuaria para su anlisis, cuando el caso lo amerite Recibe propuestas tcnicas, tcnico y turna a la DRMS. elabora dictamen
Subdireccin Materiales
de
Recursos
33
rea usuaria Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin Materiales de Recursos
35 36 37
Recibe Dictamen Tcnico da Vo. Bo. y turna a la SDRM. Continua con el procedimiento elabora acta de fallo tcnico recaba firmas y archiva en expediente temporal Informa de este acto a la SFP va COMPRANTE
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE 38 ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD Realiza apertura de los sobres de las propuestas econmicas, elabora cuadro comparativo levanta acta, y turna cuadro comparativo firmado a la DRMS para autorizacin. Recibe cuadro comparativo da Vo. Bo. y turna a la SDR Da a conocer el fallo de la licitacin, levanta acta recaba firmas y archiva Ingresa al Sistema Compranet fallo de licitacin y turna al DA Departamento de Adquisiciones 41 Recibe copia de fallo, elabora pedido o contrato de suministros y turna con oficio para su opinin legal a la DGJRA Recibe oficio con contrato de suministros anexo, revisa contrato hace correcciones y turna a la DRMS mediante oficio. Recibe oficio y contrato de suministros y turna al DA. Recibe contrato de suministros y realiza las correcciones correspondientes. Elabora oficio comunicando al proveedor para que reciba contrato de suministros para revisin y firma del proveedor, acusa de recibo y archiva en expediente temporal. Recibe mediante oficio el contrato de suministros para su revisin y firma. Firma contrato de suministros y lo entrega junto con la fianza de cumplimiento al DA. Departamento de Adquisiciones 47 Recibe fianza de cumplimiento, revisa y labora oficio recaba firma de la DRMS y turna a la DRF
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Direccin de Recursos Materiales y servicios Subdireccin Materiales de Recursos
39 40
Direccin Jurdica Representacin Agraria Direccin de Recursos Materiales Departamento de Adquisiciones
42
43 44 45
Proveedor
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD para custodia. 48 Direccin de Recursos Financieros (DRF) Direccin de Recursos Materiales y Servicios 49 Elabora relacin de contratos de suministros, firma y turna a la DRMS. Recibe fianza del DA para custodia. Recibe relacin de contratos de suministros y archiva en expediente temporal. Elabora formato de contratos y suministros, firma y turna relacin a la DGA. Direccin Administracin General de 50 Recibe relacin de contratos de suministros para acuerdo y firma del Secretario General, devuelve a la DRMS y archiva relacin en expediente temporal. Recibe relacin de contratos de suministros verifica firma de autorizacin y turna a la SRM y archiva relacin de contratos en expediente temporal. Recibe relacin de contratos de suministros entrega contrato al proveedor adjudicado. y
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Mat. Proveedor Almacn
51
52 53 54
Recibe contrato de suministros y surte bienes al almacn. Recibe bienes adquiridos verificando que cuente con las especificaciones solicitadas. Cumple con las especificaciones S Firma y sella factura original y devuelve al proveedor. No Son devueltos al proveedor para
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que surta 27/432
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD conforme a las caractersticas solicitadas. 55 Departamento de Adquisiciones 56 Elabora nota de entrada y turna para conocimiento al Departamento de Adquisiciones. Recibe nota de entrada al Almacn de los bienes y verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva. Elabora memorndum e informa al rea usuaria que sus artculos o bienes solicitados se encuentran en el almacn para su retiro. Si el proveedor se desfaso en la entrega de los bienes, se elabora oficio notificando sancin por incumplimiento al proveedor. Si es sancionado recibe notificacin de sancin por incumplimiento, pasa a la Caja General a realizar el pago conforme a lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Recibe y lleva factura original y pedido de compra para tramite de pago a la Direccin de Recursos Financieros. Direccin de Recursos Financieros 60 Recibe del proveedor factura original y pedido para su revisin y pago. Termina procedimiento.
57
58
Proveedor
59
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA
05.
REA SOLICITANTE VERIFICA MONTO MXIMO AUTORIZADO Y TURNA PARA FIRMA DE AUTORIZACIN
ALMACN
13.
EFECTA ESTUDIO DE MERCADO CONFORME A LINEAMIENTOS Y POLTICAS, ENVA A PROVEEDOR RELACIN DE ARTCULOS
RELACIN
DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS
01.
ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA ANEXA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL AUTORIZADA
SUFICIENC IA
10.
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA, FIRMA Y TURNA
17.
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O ESTUDIO DE MERCADO, DA Vo. Bo. DEL PROCEDIMIENTO Y TURNA
CUADRO ESTUDIO
PROVEEDOR REQUERIMI ENTO
1
06. 14.
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIN
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
02.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RELACIN DE ARTCULOS, COTIZA Y ENVA
11.
COTIZACI N
18.
ELABORA PROYECTO DE BASES DE LICITACIN Y TURNA
DEPARTAME NTO DE ADQUISICO NES
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, RECABA ACUSE DE RECIBO

ACUSE
DIRECCIN GENER AL DE ADMINI STRACI N
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIN
REQUERIMI ENTO
PROYECTO
07.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
03.
RECIBE Y VERIFICA CARACTERSTICAS DE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
SUFICIENC IA
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y TURNA
NO
EXISTENCIA?
15.
RECIBE COTIZACIN, ELABORA CUADRO COMPARATIVO Y/O ESTUIDO DE MERCADO Y TURNA
COTIZACI N
SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES
REQUERIMI ENTO
19.
REVISA BASES, ELABORA MEMORNDUM U OFICIO PARA CONVOCAR A SUBCOMIT REVISOR Y TURNA
PROYECTO
S 12.
CUADRO ESTUDIO
SE ENCUENTR DEBIDAMENTE REQUISITADA?
08. S
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA, FIRMA Y TURNA
INFORMA AL REA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE VALE DE SALIDA
OFICIO
REA SOLI CITANT E REQUERIMI ENTO
16.
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O ESTUDIO DE MERCADO, DETERMINA PROCEDIMIENTO Y TURNA
NO 04.
20.
RECIBE MEMORNDUM Y OFICIO, FIRMA Y TURNA PARA SU DISTRIBUCIN
DEVUELVE CON FORMATO DENOMINADO VOLANTE DE DEVOLUCIN
RECIBE BIENES DEL ALMACN
CUADRO ESTUDIO
09.
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA Y TURNA PARA VERIFICAR EXISTENCIA
REQUERIMI ENTO
VOLANTE
MEMORNDU M
FIN
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25.
29.
RECIBE BASES Y TURNA PARA SU VENTA
33.
INFORMA A LA SE CRETAR A DE LA FUNCI N PBL ICA V A COMPRANET , REAL IZA AP ERTURA DE SOBRES DE PR OPUEST AS. ELABORA F ORMATO DE DOCUMENTA CIN S OLICIT ADA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE FORMATO SOBRES
RECIBE COTIZACIN, SOLICITA COMPROMISO PRESUPUESTAL PARA PAGO DE PUBLICACIN
21.
COMPROMIS O BASES
ELABORA ACTA DE FALLO TCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE. INFORMA A SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA VA COMPRANET
ACTA
37.
RECIBE MEMORNDUM, VERIFICA FIRMA, ANEXA PROYECTO Y ENVA
COMPROMIS O
DIRECCIN GENER AL DE ADMINI STRACI N PROYECTO
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIER OS
26.
SUBCOMIT REVIS OR DE BASES
30.
RECIBE BASES Y EFECTA SU VENTA, REQUISITA FORMATO DE REGISTRO DE COMPRADORES, TURNA BASES NO VENDIDAS
BASES
34.
REALIZA APERTURA DE OFERTAS TCNICAS Y RECEPCIN DE OFERTAS. LEVANTA ACTA Y ENVA
ACTA PROPUESTA S
38.
REALIZA APERTURA DE SOBRES, ELABORA CUADRO COMPARATIVO, LEVANTA ACTA Y TURNA CUADRO
SOBRES CUADRO ACTA
22.
RECIBE, MODIFICA Y ELABORA ACTA, Y TURNA
RECIBE CONVOCATORIA, AUTORIZA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIN EN EL D.O.F., TURNA

OFICIO
BASES ACTA
REA USUA RIA
27.
RECIBE OFICIO Y CONVOCATORIA PARA PUBLICACIN Y TURNA
31.
RECIBE BASES VENDIDAS Y TURNA. COORDINA INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIN PBLICA
BASES
35.
RECIBE PROPUESTAS TCNICAS, ELABORA DICTAMEN TCNICO Y TURNA
DICTAMEN
39.
RECIBE CUADRO COMPARATIVO, DA VISTO BUENO Y TURNA
23.
RECIBE BASES, MODIFICA Y TURNA
CONVOCATO RIA
CUADRO
BASES
SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES
SUBDIRECC IN DE RECUSOS M ATERIA LES
24.
RECIBE BASES APROBADAS, ELABORA PROYECTO DE CONVOCATORIA, INGRESA A COMPRANET, COTIZA Y TURNA
BASES CONVOCATO RIA COTIZACI N
28.
TRAMITA LA PUBLICACIN DE LA CONVOCATORIA INGRESA EN COMPRANET LA CONVOCATORIA Y BASES
CONVOCATO RIA BASES
32.
ELABORA ACTA DE INICIO DE JUNTA DE ACLARACIONES, RECABA FIRMA, DISTRIBUYE A INTERESADOS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
ACTA
36.
RECIBE DICTAMEN TCNICO, DA VISTO BUENO Y TURNA
40.
DA A CONOCER EL FALLO DE LA LICITACIN, LEVANTA ACTA, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA. INGRESA A COMPRANET FALLO
ACTA
DICTAMEN
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45.
ELABORA OFICIO, ENVA CONTRATO AL PROVEEDOR PARA REVISIN Y FIRMA, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
CONTRATO OFICIO
PROVEEDOR
54. 50.
RECIBE RELACIN DE CONTRATOS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE. ELABORA FORMATO DE CONTRATOS, FIRMA Y TURNA
RELACIN FORMATO
57. 2
RECIBE NOTA DE ENTRADA AL ALMACN, VERIFICA FECHA DE ENTREGA DEL PROVEEDOR Y ARCHIVA
NOTA
RECIBE CONTRATO DE SUMINISTROS Y SURTE BIENES AL ALMACN
41.
RECIBE COPIA DE FALLO, ELABORA PEDIDO O CONTRATO DE SUMINISTROS Y TURNA MEDIANTE OFICIO A DGJRA
CONTRATO OFICIO
PROVEEDOR
46.
ALMACN
58.
RECIBE OFICIO, REVISA, FIRMA Y ENTREGA JUNTO CON FIANZA

CONTRATO FIANZA
ELABORA MEMORNDUM E INFORMA AL REA USUARIA
51.
DIRE CCI N GEN ERA L J UR DIC A Y DE RE PRE SEN TAC IN AGRA RIA
55.
MEMORNDU M
42.
RECIBE CONTRATO, REVISA Y TURNA
RECIBE RELACIN DE CONTRATOS, PARA ACUERDO Y FIRMA DEL SECRETARIO GENERAL, DEVUELVE Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
ACUERDO RELACIN
RECIBE BIENES
59.
SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN LA ENTREGA DE LOS BIENES, ELABORA OFICIO NOTIFICANDO SENACIN POR INCUMPLIMIENTO
OFICIO
47.
RECIBE FIANZA, REVISA, ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y TURNA
OFICIO DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS
CONTRATO OFICIO
CUMPLE ESPECIFICACIONES?
NO 2
PROVEEDOR
DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES
52.
RECIBE RELACIN DE CONTRATOS, VERIFICA FIRMA DE AUTORIZACIN Y TURNA. ARCHIVA TEMPORALMENTE
RELACIN
43.
60. S
RECIBE NOTIFICACIN DE SANCIN POR INCUMPLIMIENTO, PAGA EN CAJA GENERAL, RECIBE FACTURA Y PEDIDIO DE COMPRA
FACTURA
48.
ELABORA RELACIN DE CONTRATOS DE SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA
RELACIN
RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA
FIRMA, SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE AL PROVEEDOR
CONTRATO OFICIIO
FACTURA SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIER OS
61. 44. 49.

RECIBE CONTRATO Y REALIZA CORRECIONES RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA RECIBE RELACIN DE CONTRATOS Y ENTREGA CONTRATO ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA
53.
56.
RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA SU REVISIN Y PAGO
CONTRATO FIANZA
CONTRATO
NOTA
TERMINA
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02 ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
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Planear, ejecutar y controlar el abastecimiento de los insumos mediante el proceso de invitacin a cuando menos tres personas, para la obtencin de las mejores condiciones de calidad, servicios y precio dentro del marco jurdico vigente en materia de adquisiciones.
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NORMAS DE OPERACIN XVI. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a travs del Departamento de Adquisiciones, es la nica rea de la Institucin facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, suministros y contratacin de servicios. XVII. Cada Unidad Administrativa deber presentar a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a ms tardar los primeros diez das hbiles del mes de noviembre de cada ao su Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual ser enviado a travs de correo electrnico. XVIII. El Departamento de Adquisiciones recibir los requerimientos de compra de lunes a jueves en un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. XIX. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se realizarn sujetndose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente. XX. La requisicin de bienes, accesorios informticos y software deber ser validada por la Direccin de Informtica previamente a la entrega de la requisicin de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. XXI. Los requerimientos de compra y sin excepcin debern contener el sello de certificacin de no existencia en almacn, ya sea parcial o total segn sea el caso, para su posterior adquisicin.
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Ser responsabilidad del rea solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario. XXII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarn cotizaciones va telefnica llenando en el formato correspondiente la descripcin del bien, nombre de la empresa, monto, nmero de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotiz, cargo que desempea y firma de autorizacin del Titular de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. XXIII. Para adjudicacin directa se harn tres cotizaciones como mnimo por escrito en papel membreteado de la Procuradura Agraria, ya sea va fax o por correo electrnico, solicitando el nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotiz, cargo que desempea y firma, por otra parte, confirmar la informacin recibida por el mismo medio. XXIV.Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, se formular cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor nmero de proveedores (mnimo tres) para integrar informacin suficiente y obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente. XXV. La documentacin que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones, sistemticamente deber contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, as como cargo, fecha y firmas correspondientes. XXVI.Para suministros y/o bienes especficos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no exceder de 30 das hbiles como mximo, para el surtimiento del pedido correspondiente. XXVII. La integracin de los expedientes de adquisiciones se realizar conforme al ndice establecido por la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, la documentacin deber ser foliada y con el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la informacin concentrada en el mismo. XXVIII. El Departamento de Adquisiciones llevar un seguimiento de la documentacin que se entregue para autorizacin u otro trmite dando respuesta al rea requirente en un plazo no mayor de 2 das hbiles a partir de su recepcin, elaborando bitcora de seguimiento. XXIX.El Departamento de Adquisiciones deber enviar los contratos de suministros a la Direccin General Jurdica y de Representacin Agraria, para su revisin en cuanto a trminos legales se
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos das hbiles a partir de su recepcin, con los comentarios y visto bueno. XXX. En los casos de adquisiciones por excepcin de Licitacin Pblica, el rea de Recursos Materiales y Servicios deber remitir al rgano Interno de Control a ms tardar el ltimo da hbil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior; acompaando copia del escrito que contenga los criterios y justificacin de la opcin y firmado por el titular del rea requirente de los bienes y/o servicios.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo. Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA, recabando acuse de recibo. Recibe y verifica caractersticas de requerimiento de compra y suficiencia presupuestal para revisin. Se encuentra debidamente requisitada.? 4 S Procede se verifica monto mximo autorizado y turna para firma de autorizacin a la DRMS. No Devuelve con formato denominado Volante de devolucin. Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin General de Administracin (DGA) Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones 5 6 7 8 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorizacin. Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS. Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y turna al DA. Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y turna al almacn para checar existencia de los bienes solicitados. Recibe requerimiento de compra, existencia, sella y firma turnando al DA. verifica
RESPONSABLE rea solicitante (AS)
Direccin de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) Departamento de Adquisiciones (DA)
2 3
9 10
Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y sello de existencia en almacn y archiva temporalmente.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD Existencia en almacn? 11 S Informa al rea solicitante para que elabore su vale de salida del almacn. 12 No Efecta estudio de mercado de los artculos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y polticas establecidas y enva al proveedor relacin de artculos a adquirir para su cotizacin. Proveedor Departamento de Adquisiciones 13 14 Recibe relacin de artculos a adquirir, cotiza y enva al DA. Recibe cotizacin de los artculos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicacin. Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicacin (invitacin a cuando menos tres personas), y turna a la DRMS. Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinacin del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento. Elabora proyecto de las bases de invitacin a cuando menos tres personas con las caractersticas tcnicas de los bienes a adquirir y turna a la SRM. Revisa bases, elabora memorndum u oficio para convocar al Subcomit revisor de bases y turna a la DRMS para firma. Recibe memorndum u oficio firma y turna a la SRM para distribucin.
RESPONSABLE
Subdireccin de Recursos Materiales Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones
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Subdireccin de Recursos Materiales Direccin de Recursos Materiales y Servicios
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD 20 Recibe memorndum verifica firma anexa en proyecto de bases y enva al Subcomit revisor de bases, recabando acuse de recibo. Recibe, revisa y modifica las bases y turna al DA para elaboracin del acta correspondiente. Elabora acta haciendo constar las modificaciones hechas en las bases y turna a la DRMS. Recibe las bases definitivas y turna a SRM . Recibe bases aprobadas, archiva en expediente temporal y selecciona a los proveedores de acuerdo al catlogo segn el tipo de bien del que se trate. Elabora oficio para enviar invitacin a proveedores y turna a la DRMS para firma. Recibe oficio, firma y turna a la SRM. Recibe y verifica firma en oficio y anexa invitacin y bases para envo a proveedores y turna acuse de recibido al DA. Reciben invitacin, sellan acuse de recibo. Recibe acuse de recibido verifica y archiva en expediente temporal. Realiza apertura de sobres de propuestas en dos etapas: Elabora formato de documentacin solicitada en bases entrega a proveedor y archiva en expediente temporal.
RESPONSABLE Subdireccin de Recursos Materiales Subcomit Revisor de Bases Departamento de Adquisiciones Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Materiales
21 22 23 24
25 Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Materiales Proveedores Departamento de Adquisiciones Subdireccin de Recursos Materiales 26 27
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD 31 Primera Etapa realiza junta de apertura de ofertas tcnicas y recepcin de ofertas econmicas de acuerdo a lo estipulado en las bases y elabora acta haciendo constar las propuestas y procede a la firma de la mismas por los asistentes del evento. Elabora oficio enva propuestas tcnicas al rea usuaria para que elabore dictamen tcnico. Recibe propuestas tcnicas, elabora dictamen tcnico cuando en su caso lo requiera o en su defecto el DA y la SRM cuando a este le corresponda y turna a la DRMS. Recibe Dictamen Tcnico da Vo. Bo. y turna a la SRM. Continua con el procedimiento elabora acta de fallo tcnico, recaba firmas y archiva en expediente temporal. Realiza apertura de los sobres de las propuestas econmicas, elabora cuadro comparativo firma y turna a la DRMS para autorizacin. Recibe cuadro comparativo, firma y decide al proveedor idneo para adjudicacin, en caso de ser necesario da fallo de la adjudicacin o en su defecto convoca a otra reunin para dar a conocer el fallo y turna al DA para la elaboracin de acta y pedido o contrato de suministros segn sea el caso. Recibe cuadro comparativo recabando firmas y archiva. y elabora acta
RESPONSABLE
32 rea Solicitante 33
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Materiales
34 35
36
Direccin de Recursos Materiales
37
38
Elabora el pedido o contrato de suministros. 39 Elabora oficio recabando firma de la DRMS anexando contrato de suministros y enva para
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD revisin a la DJRA. Direccin Jurdica y Representacin Agraria Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones 40 Recibe oficio con contrato de suministros anexo, revisa contrato hace correcciones, firma y turna a la DRMS mediante oficio. Recibe oficio y contrato de suministros y turna al DA. Recibe contrato de suministros y realiza las correcciones correspondientes. Elabora oficio comunicando al proveedor la aprobacin del contrato de suministros para revisin y firma. 43 Proveedor 44 Entrega contrato de suministros al proveedor, acusa de recibo y archiva en expediente temporal. Recibe mediante oficio el contrato de suministros para su revisin y firma Firma contrato de suministros y lo entrega junto con la fianza de cumplimiento al DA. Departamento de Adquisiciones 45 Recibe contrato de suministros y fianza de cumplimiento. Revisa y elabora oficio recabando firma de la DRMS y turna fianza a la DRF para custodia. Recibe acuse de recibo del oficio y elabora relacin de contratos de suministros, firma y turna a la DRMS. Direccin de Recursos Financieros (DRF) Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones
RESPONSABLE
41 42
46 47 48
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Recibe fianza del DA para custodia. Elabora relacin de contratos de suministros, firma y turna relacin a la DGA. Recibe relacin de contratos de suministros y
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD archiva relacin en expediente temporal. Direccin General de Administracin Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Meteriales Proveedor Almacn 49 Recibe relacin de contratos de suministros para acuerdo y firma de la Secretaria General, devuelve a la DRMS. Recibe relacin de contratos de suministros verifica firma de autorizacin y turna a la SRM. Recibe relacin de contratos de suministros y entrega contrato al proveedor adjudicado. Recibe contrato de suministros y surte bienes al almacn. Recibe bienes adquiridos verificando que cuente con las especificaciones solicitadas. Cumple con las especificaciones? 54 No Devuelve al proveedor para que surta conforme a las caractersticas solicitadas. 55 Si Firma y sella factura original y devuelve al proveedor. 56 Departamento de Adquisiciones 57 Elabora nota de entrada y turna para conocimiento al Departamento de Adquisiciones. Recibe nota de entrada al Almacn de los bienes y verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva en expediente temporal. Elabora memorndum e informa al rea usuaria que sus artculos o bienes solicitados se encuentran en el almacn para su entrega.
RESPONSABLE
50 51 52 53
58
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD 59 Si el proveedor se desfaso en la entrega de los bienes, se elabora oficio notificando sancin por incumplimiento al proveedor. Si es sancionado recibe notificacin de sancin por incumplimiento, pasa a Caja General a realizar el pago conforme a lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Recibe y lleva factura original y pedido de compra para tramite de pago a la Direccin de Recursos Financieros. Informa a la Secretara de la Funcin Pblica va Compranet del proceso y fallo de adjudicacin Recibe del proveedor factura original y pedido para su revisin y pago. Termina Procedimiento
RESPONSABLE
Proveedor
60
61
Departamento de Adquisiciones Direccin de Recursos Financieros
62 63
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
REA SOLICITANTE
ALMACN
01.
ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, ANEXA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
REQUERIMI ENTO SUFICIENC IA
05.
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA
09.
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA, FIRMA Y TURNA
12.
EFECTA ESTUDIO DE MERCADO DE LOS ARTCULOS O BIENES A ADQUIRIR, ENVA
ESTUDIO
16.
RECIBE CUADRO, DA Vo. Bo. DE LA DETERMINACIN DEL PROCEDIMIENTO
CUADRO
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
PROVEEDOR
02.
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA
06.
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y TURNA
10.
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA, SELLA DE EXISTENCIA EN ALMACN Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
REQUERIMI ENTO
13.
RECIBE RELACIN DE ARTCULOS A ADQUIRIR, COTIZA Y ENVA
17.
ELABORA P ROYECT O DE L AS BASES DE INVITA CIN A CUANDO ME NOS TR ES PER SONAS CON LAS C ARACTE RSTIC AS DE LOS BIENE S A AD QUIRIR Y TURNA BASES
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
COTIZACI N
EXISTENCIA EN ALMACN?
NO
03.
RECIBE Y VERIFICA CARACTERSTICAS DE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
07.
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA, FIRMA Y TURNA
S 11.
INFORMA AL REA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE SU VALE DE SALIDA DE ALMACN
14.
RECIBE COTIZACIN, ELABORA CUADRO COMPARATIVO Y TURNA
18.
REVISA BASES, ELABORA MEMORNDUM U OFICIO AL SUBCOMIT Y TURNA
REQUERIMI ENTO
CUADRO
BASES OFICIO
DEBIDAMENTE REQUISITA DA?
NO
TERMINA
S 04. 08.
RECIBE REQUERIMIENTO, VEIFICA, FIRMA Y TURNA
15.
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y DETERMINA PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIN, TURNA
CUADRO
19.
VERIFICA MONTO MXIMO AUTORIZADO Y TURNA
RECIBE MEMORNDUM Y OFICIO Y TURNA
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
OFICIO
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SECRETARA GENERAL
PROVEEDORES
REA SOLICITANTE
DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES
24.
28.
33.
RECIBE PROPUESTAS TCNICAS, ELABORA DICTAMEN TCNICO
37.
RECIBE CUADRO, FIRMA Y DECIDE AL PROVEEDOR IDNEO, DA FALLO DE ADJUDICACIN O, EN SU CASO, CONVOCA A OTRA REUNIN
CUADRO
20.
RECIBE OFICIO, VERIFICA FIRMA, ANEXA EN PROYECTO DE BASES Y ENVA
OFICIO PROYECTO BASES
RECIBE BASES APROBADAS, ARCHIVA TEMPRALMENTE Y SELECCIONA PROVEEDORES

BASES
RECIBEN INVITACIN
INVITACI N
DICTAMEN
25.
ELABORA OFICIO PARA ENVIAR INVITACIN A PROVEEDORES Y TURNA
29.
RECIBE ACUSE DE RECIBO, VERIFICA Y ARCHIVA EN EXPEDIENTE TEMPORAL
ACUSES
34.
RECIBE DICTAMEN TCNICO, DA Vo. Bo. Y TURNA
38.
RECIBE CUADRO COMPARATIVO, ELABORA ACTA Y ARCHIVA
OFICIO
21.
DICTAMEN CUADRO ACTA DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS
RECIBE, REVISA, MODIFICA LAS BASES Y TURNA
BASES
26.
RECIBE OFICIO, FIRMA Y TURNA
30.
REALIZA APERTURA DE SOBRES EN DOS ETAPAS. ELABORA FORMATO DE DOCUMENTACIN SOLICITADA EN BASES
FORMATO
35.
ELABORA ACTA DE FALLO TCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
ACTA
39.
ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA, ANEXA CONTRATO DE SUMINISTROS Y ENVA
OFICIO CONTRATO
22.
ELABORA ACTA HACIENDO CONSTAR LAS MODIFICACIONES A LAS BASES Y TURNA
BASES
OFICIO
SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS
PRIMERA ETAPA: REALIZA JUNTA DE APERTURA DE OFERTAS TCNICAS Y RECEPCIN DE OFERTAS ECONMICAS, ELABORA ACTA Y FIRMA
ACTA
31.
DIRECCIN JURD ICA Y DE REPR ESENTA CIN AGRARIA
23.
27.
RECIBE Y VERIFICA FIRMA EN OFICIO, ANEXA INVITACIN Y BASES PARA ENVO A PROVEEDORES Y TURNA
OFICIO INVITACI N BASES
32.
36.
REALIZA APERTURA DE SOBRES DE PROPUESTAS ECONMICAS, ELABORA CUADRO COMPARATIVO, FIRMA Y TURNA
CUADRO
40.
RECIBE OFICIO Y CONTRATO, REVISA, HACE CORRECCIONES, FIRMA Y TURNA
CONTRATO
RECIBE LAS BASES DEFINITIVAS Y TURNA
ELABORA OFICIO, ENVA PROPUESTAS TCNICAS
BASES
PROPUESTA S
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
CUMPLE ESPECIFICACIONES?
1
S 59.
SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN SU ENTREGA, ELABORA OFICIO NOTIFICANDO SANCIN POR INCUMPLIMIENTO
OFICIO
45.
49.
RECIBE RELACIN DE CONTRATOS PAA ACUERDO Y FIRMA DE LA SECRETARA GENERAL
RELACIN
RECIBE CONTRATO Y FIANZA, REVISA TURNA FIANAZA, ELABORA RELACIN DE CONTRTOS
NO 54.
DEVUELVE AL PROVEEDOR PARA QUE SURTA CONFORME A LAS CARACTERSTICAS DESEADAS
41.
RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA
CONTRATO FIANZA RELACIN
PROVEEDOR
CONTRATO
55.
FIRMA Y SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE AL PROVEEDOR
60.
SI ES SANCIONADO, RECIBE NOTIFICACIN, PASA A CAJA GENERAL, REALIZA PAGO
46.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA
50.
RECIBE RELACIN, VERIFICA FIRMA DE AUTORIZACIN Y TURNA
FACTURA
42.
FIANZA RELACIN
56.
ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA
61.
RECIBE Y LLEVA FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO DE COMPRA PARA TRAMITE DE PAGO
FACTURA
RECIBE CONTRATO REALIZA CORRECCIONES, ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR

CONTRATO OFICIO DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SRVICIO S SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES
NOTA
PEDIDO
47. 43.
ENTREGA CONTRATO, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA TEMPORALMENTE ELABORA RELACIN DE CONTRATOS DE SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA
RELACIN
51.
RECIBE RELACIN DE CONTRATOS DE SUMINISTROS Y ENTEGA CONTRATO AL ADJUDICADO
RELACIN
57.
RECIBE NOTA, VERIFICA FECHA DE ENTREGA, ARCHIVA TEMPORALMENTE
62.
INFORMA A LA SECRETARA DE LA FUNCINPBLICA, VA COMPRANET, DEL PROCESO Y FALLO DE ADJUDICACIN
CONTRATO OFICIO
NOTA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES PROVEEDOR
ALMACN
58.
ELABORA MEMORNDUM E INFORMA AL REA USUARIA QUE SUS BIENES SOLICITADOS SE ENCUENTRAN EN ALMACN
MEMORNDU M
63.
RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA REVISIN Y PAGO
44.
RECIBE MEDIANTE OFICIO CONTRATO PARA REVISIN Y FIRMA, ENTREGA FIANZA
CONTRATO FIANZA
48.
52.
RECIBE BIENES ADQUIRIDOS, VERIFICA ESPECIFICACIONES
RECIBE RELACIN Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
RELACIN
TERMINA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
03 ADQUISICIN POR ADJUDICACIN DIRECTA
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN POR ADJUDICACIN DIRECTA
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Controlar el suministro de bienes adquiridos mediante el procedimiento de adjudicacin directa, para la obtencin de las mejores condiciones de calidad, servicio y precio dentro del marco jurdico vigente en materia de adquisiciones.
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MES DICIEMBRE
AO 2007
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN XXXI.La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a travs del Departamento de Adquisiciones, es la nica rea de la Institucin facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, suministros y contratacin de servicios. XXXII. Cada Unidad Administrativa deber presentar a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a ms tardar los primeros diez das hbiles del mes de noviembre de cada ao su Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual ser enviado a travs de correo electrnico. XXXIII. El Departamento de Adquisiciones recibir los requerimientos de compra de lunes a jueves en un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. XXXIV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se realizarn sujetndose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente. XXXV. La requisicin de bienes, accesorios informticos y software deber ser validada por la Direccin de Informtica previamente a la entrega de la requisicin de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. XXXVI. Los requerimientos de compra y sin excepcin debern contener el sello de certificacin de no existencia en almacn, ya sea parcial o total segn sea el caso, para su
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SECRETARA GENERAL
posterior adquisicin. Ser responsabilidad del rea solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario. XXXVII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarn cotizaciones va telefnica llenando en el formato correspondiente la descripcin del bien, nombre de la empresa, monto, nmero de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotiz, cargo que desempea y firma de autorizacin del Titular de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. XXXVIII. Para adjudicacin directa se harn tres cotizaciones como mnimo por escrito en papel membreteado de la Procuradura Agraria, ya sea va fax o por correo electrnico, solicitando el nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotiz, cargo que desempea y firma, por otra parte, confirmar la informacin recibida por el mismo medio. XXXIX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, se formular cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor nmero de proveedores (mnimo tres) para integrar informacin suficiente y obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente. XL. La documentacin que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones, sistemticamente deber contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, as como cargo, fecha y firmas correspondientes. XLI. Para suministros y/o bienes especficos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no exceder de 30 das hbiles como mximo, para el surtimiento del pedido correspondiente. XLII. La integracin de los expedientes de adquisiciones se realizar conforme al ndice establecido por la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, la documentacin deber ser foliada y con el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la informacin concentrada en el mismo. XLIII. El Departamento de Adquisiciones llevar un seguimiento de la documentacin que se entregue para autorizacin u otro trmite dando respuesta al rea requirente en un plazo no mayor de 2 das hbiles a partir de su recepcin, elaborando bitcora de seguimiento. XLIV. El Departamento de Adquisiciones deber enviar los contratos de suministros a la Direccin General Jurdica y de Representacin Agraria, para su revisin en cuanto a trminos legales se
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos das hbiles a partir de su recepcin, con los comentarios y visto bueno. XLV. En los casos de adquisiciones por excepcin de Licitacin Pblica, el rea de Recursos Materiales y Servicios deber remitir al rgano Interno de Control a ms tardar el ltimo da hbil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior; acompaando copia del escrito que contenga los criterios y justificacin de la opcin y firmado por el titular del rea requirente de los bienes y/o servicios.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE rea solicitante (AS) 1 ADQUISICIN POR ADJUDICACIN DIRECTA ACTI VIDAD Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo. Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA Recibe y revisa requerimiento de compra y suficiencia presupuestal. Se encuentra debidamente requisitada. S Procede se verifica monto mximo autorizado y turna para firma de autorizacin a la DRMS. 4 No Devuelve con formato denominado Volante de devolucin. Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin General de Administracin (DGA) Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones 5 6 7 8 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorizacin. Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS. Recibe requerimiento de autorizacin y turna al DA. compra, verifica
2 3
Recibe requerimiento de compra, verifica autorizacin y turna al almacn para verificar la existencia de los bienes solicitados. Recibe requerimiento de compra, existencia, sella y firma turnando al DA. verifica
9 10
Recibe requerimiento de compra y verifica sello de existencia en almacn y archiva temporalmente. Existencia
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE 11 S Informa al rea solicitante para que elabore su vale de salida del almacn. 12 No Efectuar estudio de mercado de los artculos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y polticas establecidas y enva al proveedor relacin de artculos a adquirir para su cotizacin Proveedor Departamento de Adquisiciones 13 14 Recibe relacin de artculos a adquirir cotiza y enva al DA. Recibe cotizacin de los artculos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicacin. Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicacin (Adjudicacin Directa), y turna a la DRMS. Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinacin del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento. Elabora oficio informando al proveedor aceptacin de cotizacin. Recibe oficio sella y firma acuse de recibo. Entrega bienes al almacn, recaba sello de recibo en factura Tramita pago en la DRF Almacn Departamento de Adquisiciones 19 20 Elabora nota de entrada de bienes y turna para su conocimiento al DA. Recibe nota de entrada al almacn e informa al rea solicitante que sus bienes se encuentran en el ADQUISICIN POR ADJUDICACIN DIRECTA ACTI VIDAD
Subdireccin de Recursos Materiales (SRM) Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones Proveedor
15
16
17 18
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE almacn. Proveedor 21 Recibe documentacin para pago Termina Procedimiento ADQUISICIN POR ADJUDICACIN DIRECTA ACTI VIDAD
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN POR ADJUDICACIN DIRECTA
REA SOLICITANTE DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN ALMACN PROVEEDOR SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
INICIO
02.
03.
RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL
2
06.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y TURNA
09.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA, FIRMA Y T URNA
01.
ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A
RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
05.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI N DEBIDAMENTE REQUISITA DA?
A
NO
3 1
REQUERIMI ENTO
2 3
07.
04.
VERIFICA MONTO MXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA
REQUERIMI ENTO RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA
REQUERIMI ENTO
08.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA AUTORIZAC IN Y TURNA
REQUERIMI ENTO
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A
10.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE
13.
RECIBE RE LACIN DE ARTCULOS A ADQ UIRIR, COTIZA Y ENVA
RECIBE BI ENES D E ALMACN
REQUERIMI ENTO
COTIZACI N
TERMINA
EXISTENCIA?
B
NO
S 11.
INFORMA A L REA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC N
OFICIO
12.
EFECTA E STUDIO DE MERCADO D E LOS ARTCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVA
ESTUDIO
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B
14.
RECIBE CO TIZACI N, ELABORA C UADRO COMPARATI VO Y T URNA
15.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IN Y TURNA
16.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo. Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA
COTIZACI N CUADRO
CUADRO
CUADRO
17.
ELABORA O FICIO DE ACEPTACI N DE COTIZACI N
18.
RECIBE OF ICIO, ENTREGA B IENES, TRAMITA P AGO
19.
OFICIO ELABORA N OTA DE ENTRADA D E BIEN ES Y TURNA
NOTA
20.
RECIBE NO TA DE ENTRADA A L ALMA CN E INFORMA A L SOLICITAN TE QUE SUS BIENES SE ENCUE NTRAN EN ALMAC N NOTA
21.
RECIBE DO CUMENT ACIN PARA PAGO
TERMINA
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04 ADQUISICIN A TRAVS DE COMPRAS MENORES
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN A TRAVS DE COMPRAS MENORES
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OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar el suministro de compras menores, a fin de obtener las mejores condiciones de oportunidad, calidad, servicio y economa dentro del marco jurdico vigente en materia de adquisiciones.
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NORMAS DE OPERACIN I. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a travs del Departamento de Adquisiciones, es la nica rea de la Institucin facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, suministros y contratacin de servicios. II. Cada Unidad Administrativa deber presentar a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a ms tardar los primeros diez das hbiles del mes de noviembre de cada ao su Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual ser enviado a travs de correo electrnico. III. IV. V. El Departamento de Adquisiciones recibir los requerimientos de compra de lunes a jueves en un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se realizarn sujetndose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente. La requisicin de bienes, accesorios informticos y software deber ser validada por la Direccin de Informtica previamente a la entrega de la requisicin de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. VI. Los requerimientos de compra y sin excepcin debern contener el sello de certificacin de no existencia en almacn, ya sea parcial o total segn sea el caso, para su posterior adquisicin.
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SECRETARA GENERAL
Ser responsabilidad del rea solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario. VII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarn cotizaciones va telefnica llenando en el formato correspondiente la descripcin del bien, nombre de la empresa, monto, nmero de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotiz, cargo que desempea y firma de autorizacin del Titular de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. VIII. Para adjudicacin directa se harn tres cotizaciones como mnimo por escrito en papel membreteado de la Procuradura Agraria, ya sea va fax o por correo electrnico, solicitando el nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotiz, cargo que desempea y firma, por otra parte, confirmar la informacin recibida por el mismo medio. IX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, se formular cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor nmero de proveedores (mnimo tres) para integrar informacin suficiente y obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente. X. La documentacin que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones, sistemticamente deber contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, as como cargo, fecha y firmas correspondientes. XI. XII. Para suministros y/o bienes especficos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no exceder de 30 das hbiles como mximo, para el surtimiento del pedido correspondiente. La integracin de los expedientes de adquisiciones se realizar conforme al ndice establecido por la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, la documentacin deber ser foliada y con el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la informacin concentrada en el mismo. XIII. El Departamento de Adquisiciones llevar un seguimiento de la documentacin que se entregue para autorizacin u otro trmite dando respuesta al rea requirente en un plazo no mayor de 2 das hbiles a partir de su recepcin, elaborando bitcora de seguimiento. XIV. El Departamento de Adquisiciones deber enviar los contratos de suministros a la Direccin General Jurdica y de Representacin Agraria, para su revisin en cuanto a trminos legales se
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos das hbiles a partir de su recepcin, con los comentarios y visto bueno. XV. En los casos de adquisiciones por excepcin de Licitacin Pblica, el rea de Recursos Materiales y Servicios deber remitir al rgano Interno de Control a ms tardar el ltimo da hbil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior; acompaando copia del escrito que contenga los criterios y justificacin de la opcin y firmado por el titular del rea requirente de los bienes y/o servicios.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE rea solicitante (AS) 1 ADQUISICIN A TRAVS DE COMPRAS MENORES ACTI VIDAD Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo. Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA Recibe y revisa requerimiento de compra y suficiencia presupuestal. Se encuentra debidamente requisitada.? No Devuelve con formato denominado Volante de devolucin 4 Si Procede se verifica monto mximo y minmo autorizado y turna para firma de autorizacin a la DRMS. Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin General de Administracin (DGA) Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones 5 6 7 8 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorizacin. Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS. Recibe requerimiento de autorizacin y turna al DA. Recibe requerimiento autorizacin. Autorizacin? 9 No Devuelve al rea solicitante. 10
DA 14
2 3
compra, compra,
verifica verifica
de
S
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ADQUISICIN A TRAVS DE COMPRAS MENORES ACTI VIDAD Folia y turna al almacn para verificar la existencia de los bienes solicitados. Almacn Departamento de Adquisiciones 11 12 Recibe requerimiento de compra, existencia, sella y firma turnando al DA. verifica
Recibe requerimiento de compra y verifica sello de existencia en almacn y archiva temporalmente. Existencia?
13
Si Informa al rea solicitante para que elabore su vale de salida del almacn.
14
No Efectuar estudio de mercado de los artculos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y polticas establecidas
Proveedor Departamento de Adquisiciones
15 16
Recibe relacin de artculos a adquirir cotiza y enva al DA. Recibe cotizacin de los artculos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicacin. Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicacin (compras menores) y turna a la DRMS. Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinacin del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento. Recibe cuadro comparativo y realiza compra. Entrega al AS los artculos, recabando acuse de recibo y tramita documentacin para revisin y pago en la DRF
Subdireccin de Recursos Materiales (SRM) Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones
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18
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE rea Solicitante Direccin de Recursos Financieros 21 22 ADQUISICIN A TRAVS DE COMPRAS MENORES ACTI VIDAD Recibe artculos y firma en factura original. Recibe documentacin para revisin y pago Termina Procedimiento
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN A TRAVS DE COMPRAS MENORES
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
REA SOLICITANTE
ALMACN
PROVEEDOR
INICIO
02.
03.
RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL
2
06.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y TURNA
01.
ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A
RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA
REQUERIMI ENTO
05.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI N DEBIDAMENTE REQUISITA DA?
NO
3 1
REQUERIMI ENTO
2 3
07.
04.
VERIFICA MONTO MXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA
REQUERIMI ENTO RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA
REQUERIMI ENTO
DA 14
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SECRETARA GENERAL
REA SOLICITANTE
ALMACN
PROVEEDOR
A
08.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA AUTORIZAC IN
11.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA, FIRMA Y T URNA
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
S
AUTORIZA CIN?
NO 09.
DEVUELVE AL RE A SOLICITAN TE
REQUERIMI ENTO
TERMINA
10.
FOLIA Y T URNA A L ALMACN P ARA VERIFICAR EXIST ENCIA DE BIENES
REQUERIMI ENTO
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77/432
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REA SOLICITANTE
ALMACN
PROVEEDOR
B
12.
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE
15.
RECIBE RE LACIN DE ARTCULOS A ADQ UIRIR, COTIZA Y ENVA
RECIBE BI ENES D E ALMACN
REQUERIMI ENTO
COTIZACI N
TERMINA
EXISTENCIA?
C
NO
S 13.
INFORMA A L REA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC N
OFICIO
14.
EFECTA E STUDIO DE MERCADO D E LOS ARTCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVA
ESTUDIO
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REA SOLICITANTE
ALMACN
PROVEEDOR
C
21.
RECIBE AR TCULO S Y FIRMA FAC TURA ORIGINAL
16.
RECIBE CO TIZACI N, ELABORA C UADRO COMPARATI VO Y T URNA
17.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IN Y TURNA
FACTURA
18.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo. Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA
COTIZACI N CUADRO
CUADRO
TERMINA
CUADRO
19.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y R EALIZA COMPRA
22.
RECIBE DO CUMENT ACIN PARA SU R EVISI N Y PAGO
CUADRO
DOCUMENTA CIN
20.
ENTREGA A L REA SOLICITAN TE ARTCULOS , TRAM ITA DOCUMENTA CIN P ARA REVISIN Y PAGO
TERMINA
DOCUMENTA CIN
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05 ENAJENACIN POR LICITACIN PBLICA
DA 14
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80/432
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIN POR LICITACIN PBLICA
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Enajenar los bienes muebles dados de baja en las unidades tcnico-administrativas de las Delegaciones Estatales y Residencias de la Procuradura Agraria en las mejores condiciones posibles en cuanto a precios, de acuerdo con lo que establecen las leyes, polticas, normas y lineamientos aplicables en la materia, a fin de que la Procuradura Agraria cuente con equipo en condiciones de ser utilizado y se ahorren recursos de mantenimiento en Bienes Muebles que ya no renen las condiciones ptimas para su utilizacin.
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NORMAS DE OPERACIN
La Subdelegacin Administrativa de la Delegacin Estatal integrar los procesos de enajenacin de las reas que conforman a la Delegacin Estatal y Residencias, de acuerdo con los expedientes que se tengan. Todas las enajenaciones que realice la Delegacin Estatal, debern sujetarse a las leyes, decretos, normas, polticas y lineamientos establecidos en la materia. El Comit de Bienes Muebles Delegacional se integrar de acuerdo con lo que disponga la legislacin aplicable y funcionar conforme a las normas y lineamientos establecidos. Se podr realizar adjudicaciones, nicamente cuando se cuente con propuestas que oferten como mnimo el precio de avalo de los bienes a enajenar. Las enajenaciones que se adjudiquen a travs de licitaciones pblicas, tienen por objeto, que los interesados en los bienes presenten proposiciones solventes, de acuerdo a las normas establecidas en la ley, a fin de asegurar a la Delegacin Estatal las mejores condiciones y con fundamento a la
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SECRETARA GENERAL
normatividad aplicable, cuando se recurra a la excepcin de licitacin pblica para realizar la enajenacin de bienes muebles, el procedimiento se sujetar estrictamente a lo que marcan las Normas para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administracin Pblica Federal en su Capitulo III y la Ley General de Bienes Nacionales en su artculo 79, mismo que a continuacin se reproduce: LEY DE BIENES NACIONALES CAPTULO VI DE LOS MUEBLES DE DOMINIO PRIVADO ARTCULO 79. Corresponde a las dependencias del Gobierno Federal la enajenacin de los bienes muebles de propiedad federal que figuren en sus respectivos inventarios y que por su uso, aprovechamiento o estado de conservacin, no sean ya adecuados para el servicio o resulte inconveniente seguirlos utilizando en el mismo. Salvo los casos comprendidos en el prrafo siguiente, la enajenacin se har mediante licitacin pblica. Las dependencias bajo su responsabilidad podrn optar por enajenar bienes muebles sin sujetarse a licitacin pblica, cuando ocurran condiciones o circunstancias extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia; no existan por lo menos tres postores idneos o capacitados legalmente para presentar ofertas, o el monto de los bienes no exceda del equivalente a quinientos das de salario mnimo general vigente en el Distrito Federal. Con excepcin del ltimo caso mencionado en el prrafo anterior, el titular de la dependencia, en un plazo que no exceder de veinte das hbiles contados a partir de la fecha en que se hubiere autorizado la operacin, lo har del conocimiento de la Secretara de la Contralora y Desarrollo Administrativo, acompaando la documentacin que justifique tal determinacin. El monto de la enajenacin no podr ser inferior a los precios mnimos de los bienes que determinar la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo para tales fines.
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SECRETARA GENERAL
La enajenacin de bienes cuyo valor mnimo no hubiese fijado la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, no podr pactarse por debajo del que se determine mediante avalo que practicarn las instituciones de banca y crdito u otros terceros capacitados para ello, conforme a las disposiciones aplicables. PROCEDIMIENTO LICITACIN Las convocatorias debern ser difundidas en la pgina de Internet de esta Procuradura Agraria y en lugares visibles y accesibles al pblico, cuando el monto de los bienes a enajenar rebase el equivalente a 4,000 das de salario mnimo general vigente en el Distrito Federal, adicionalmente se publicar un slo da en la seccin especializada del Diario Oficial de la Federacin, y contendrn la informacin siguiente: El nombre de la Procuradura Agraria y la Delegacin Estatal. Descripcin general, cantidad y unidad de medida de los bienes, as como el precio mnimo o de avalo. La indicacin de los lugares, fechas y horarios en que los interesados podrn obtener las bases y, en su caso, el costo y forma de pago de las mismas, as como el sitio en que se encuentren los bienes. La fecha, hora y lugar del acto de presentacin y apertura de ofertas y, del acto de fallo. Forma y porcentaje de la garanta de sostenimiento de ofertas, y Fecha de inicio de la difusin de la convocatoria, excepto cuando se publique en el Diario Oficial de la Federacin. Las bases que emita la Delegacin Estatal para la celebracin de licitaciones pblicas se pondrn a disposicin de los interesados a partir de la fecha de su publicacin, y hasta un da natural previos al acto de presentacin y apertura de ofertas. Las bases contendrn como mnimo la informacin siguiente: El nombre de la Procuradura Agraria y las Delegaciones Estatales.
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SECRETARA GENERAL
Descripcin completa y precio mnimo o de avalo de los bienes. La fecha, hora y lugar de la presentacin y apertura de las ofertas y del fallo. La indicacin de que el incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las bases de la licitacin, ser causa de descalificacin, as como el que las ofertas no cubran el precio mnimo o de avalo fijado para los bienes. La prohibicin expresa de llevar a cabo negociaciones en relacin con las condiciones contenidas en las bases, as como en las proposiciones presentadas por los proveedores. La descripcin completa de los bienes o servicios. Instrucciones para la presentacin de las ofertas. Fecha lmite de pago de los bienes adjudicados. Criterios de adjudicacin. Plazo para modificar las bases de la licitacin. Solamente podrn efectuarse modificaciones hasta inclusive el tercer da hbil anterior al acto de apertura de ofertas. Las modificaciones se harn del conocimiento de los interesados por los mismos medios de difusin. Causas por las que la licitacin podr declararse desierta. Indicacin de que la garanta de sostenimiento de ofertas se har efectiva en caso de que el adjudicado incumpla en el pago de los bienes. El plazo, lugar y condiciones para el retiro de los bienes. Los requisitos que debern cumplir quienes deseen participar. Las condiciones de precio y pago. Incluir el sealamiento relativo a una declaracin de integridad, a fin de que los licitantes al presentar las bases firmadas acepten, bajo protesta de decir verdad, de que se abstendrn de adoptar conductas, por s mismos, o a travs de interpsita persona para que los servidores pblicos del organismo, induzcan o alteren la evaluacin de las ofertas, el resultado del procedimiento, u otros aspectos que otorguen condiciones ms ventajosas con relacin a los dems participantes. La indicacin de que no podrn participar las personas que se encuentren en alguno de los supuestos del artculo 47, fraccin XXIII de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
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SECRETARA GENERAL
Las personas fsicas y morales que presenten ofertas debern garantizar a las Delegaciones Estatales: La seriedad de las proposiciones en los procedimientos de licitacin pblica. La Procuradura Agraria conservar en custodia las garantas de que se trate hasta el fin del fallo, en que sern devueltas a los licitantes, salvo la de aqul a quien se hubiere adjudicado el bien, la que se retendr hasta el momento en que el licitante realice el pago de los bienes adjudicados. Las garantas se constituirn en favor de la Procuradura Agraria y en el porcentaje que a continuacin se mencionan: Sostenimiento de oferta: 10% del precio mnimo o de avalo de los bienes a adquirir. Ser causa de descalificacin la comprobacin de que algn proveedor ha acordado con otro u otros bajar los precios de los bienes. La Procuradura Agraria efectuar el acto de presentacin y apertura de la licitacin pblica en una etapa, conforme a lo siguiente: En el acto de recepcin de ofertas, los licitantes entregarn sus proposiciones en sobre cerrado en forma inviolable y se proceder a la apertura y revisin de la documentacin y ofertas econmicas. Las propuestas que no contengan alguno de los requisitos exigidos sern desechadas y devueltas por la Procuradura Agraria al da siguiente de la fecha en que se d a conocer el fallo de la licitacin. Los participantes rubricarn todas las propuestas presentadas.
En junta pblica se dar a conocer el fallo de la licitacin. La Delegacin Estatal levantar acta administrativa del acto de presentacin y apertura de proposiciones, haciendo constar las propuestas aceptadas, sus importes, as como las desechadas y sus motivos; el acta ser firmada por los participantes y se les entregar copia de la misma.
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La Procuradura Agraria deber formalizar la venta en un trmino no mayor de 20 das naturales, contados a partir de la fecha en que se hubiere notificado al licitante del fallo. En los casos en que el licitante ganador, no formalice la operacin dentro del plazo sealado en el prrafo anterior por causas inherentes a l, la Procuradura Agraria podr adjudicar el bien a quien haya quedado en segundo lugar.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Subdelegacin Administrativa 1 ENAJENACIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD Formula el programa anual de enajenaciones de la Delegacin Estatal en coordinacin con sus Residencias y somete a consideracin la prioridad de las licitaciones al Comit Delegacional de Bienes Muebles. Toma los acuerdos y decisiones para llevar a cabo las licitaciones para la enajenacin de bienes con base a las bajas autorizadas. Prepara la convocatoria, bases, costos, especificaciones y descripcin de los bienes, lineamientos, penas y sanciones, la indicacin de la presentacin de la oferta econmica en sobre cerrado, incluida la garanta; de igual forma disea el texto y contenido para la publicacin de la convocatoria; integra la documentacin para la licitacin y enva para su visto bueno a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe documentacin con autorizacin, revisa y difunde convocatoria en la pgina de Internet de la Procuradura Agraria, as como en lugares visibles y accesibles al pblico. En caso de que el valor de los bienes rebase el equivalente a 4,000 das de salario mnimo general vigente en el Distrito Federal, tambin se publicar la convocatoria por un slo da en el Diario Oficial de la Federacin. Promueve, divulga y coloca las bases a la vista del pblico, para su lectura previa a la compra de las mismas. Sube las bases a la Pgina de la Procuradura Agraria en Internet 6 7
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Comit Delegacional de Bienes Muebles Subdelegacin Administrativa
Realiza la venta de las bases y registra a los licitantes. Integra la documentacin de la licitacin en un expediente y la presenta a los miembros del
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ENAJENACIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD Comit Delegacional de Bienes Muebles; convoca al acto de presentacin y apertura de sobres en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria. Comit Delegacional de Bienes Muebles 8 Los miembros del Comit asisten al acto de presentacin y apertura de ofertas econmicas y entrega de garantas En esta etapa se procede a la apertura y evaluacin de las propuestas econmicas incluyendo la garanta de seriedad de ofertas. Subdelegacin Administrativa 9 Elabora el acta correspondiente a la etapa del acto de presentacin de documentos y apertura de propuestas aceptadas, plasmando sus importes, as como las propuestas rechazadas o desechadas y sus motivos. Solicita firma de todos los participantes y les entrega copia del acta y los cita para el acto de fallo. 10 Coordina el desarrollo de la junta del acto de fallo donde se da a conocer a los ganadores de la licitacin; elabora el acta correspondiente, obtiene la firma de los participantes, entregndoles copia a cada uno de ellos. Formaliza la venta de los bienes, recibe pago y entrega facturas. Recibe factura original de los bienes que adquiere y entrega cheque que ampara el pago de los bienes. Retira los bienes Subdelegacin Administrativa 13 Remite a la Direccin de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenacin de los bienes.
11 Licitante 12
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Direccin de Recursos Financieros 14 ENAJENACIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD Recibe de la Delegacin los recursos obtenidos por la enajenacin y registra la operacin contable. Termina el Procedimiento.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIN POR LICITACIN PBLICA
SUBDELEGACIN ADMINISTRATIVA COMIT DELEGACIONAL DE BIENES MUEBLES LICITANTE DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
INICIO
01.
FORMULA PROGRAMA ANUAL DE ENAJENACIONES EN DELEGACIONES Y RESIDENCIAS Y SOMETE A CONSIDERACIN
PROGRAMA
02.
TOMA ACUERDOS Y DECISIONES
PROGRAMA
03.
PREPARA CONVOCATORIA, BASES, LINEAMIENTOS Y COSTOS, DISEA CONTENIDO DE CONVOCATORIA, INTEGRA DOCUMENTACIN
DOCUMENTA CIN
04.
RECIBE DOCUMENTACIN, REVISA Y DIFUNDE, EN SU CASO PUBLICA EN D.O.F.
DOCUMENTA CIN
08.
EL COMIT ASISTE A PRESENTACIN, OFERTAS ECONMICAS Y ENTREGA DE GARANTAS
OFERTAS ECONMICA S GARANTAS
05.
PROMUEVE Y DIVULGA LAS BASES A LA VISTA DEL PBLICO, SUBE BASES A PGINA WEB DE LA INSTITUCIN
BASES
06.
REALIZA VENTA DE BASES Y REGISTRA A LOS LICITANTES
BASES
07.
INTEGRA DOCUMENTACIN DE LA LICITACIN EN UN EXPEDIENTE, CONVOCA AL ACTO DE PRESENTACIN Y APERTURA DE SOBRES
DOCUMENTA CIN
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIN POR LICITACIN PBLICA
SUBDELEGACIN ADMINISTRATIVA COMIT DELEGACIONAL DE BIENES MUEBLES LICITANTE DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
09.
ELABORA ACTA DE PRESENTACIN DE DOCTOS. Y APERTURA DE PROP. CON IMPORTES RECHAZADAS
ACTA PROPUESTA S C
12.
RECIBE FACTURA DE BIENES Y ENTREGA CHEQUE
FACTURA CHEQUE
10.
COORDINA DESARROLLO DEL ACTO, DA A CONOCER GANADORES DE LICITACIN; ELABORA ACTA, FIRMA Y ENTREGA
ACTA C
11.
FORMALIZA VENTA RECIBE PAGO, ENTREGA FACTURAS
FACTURAS
13.
14.
RECIBE RECURSOS POR ENAJENACIN Y REGISTRA CONTABLEMENTE
REMITE RECURSOS POR ENAJENACIN DE BIENES
TERMINA
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06 ENAJENACIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
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Analizar las enajenaciones de los bienes muebles que de acuerdo a la normatividad establecida, se puedan efectuar mediante invitacin a por lo menos tres personas, con objeto de agilizar la tramitacin y entrega de los bienes.
Dar cumplimiento a la normatividad establecida en el artculo 79 de la Ley General de Bienes Nacionales; adoptando al mximo criterios de eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez.
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NORMAS DE OPERACIN
La Delegacin Estatal o Residencia podr llevar a cabo bajo su responsabilidad la enajenacin de bienes muebles, a travs del PROCEDIMIENTO invitacin a por lo menos tres personas, cuando el importe de los bienes muebles a enajenar no exceda de un monto equivalente a 500 das de salario mnimo general del Distrito Federal, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar comprendidas en este supuesto de excepcin a la licitacin pblica. La Delegacin Estatal o Residencia convocar a las personas interesadas en adquirir los bienes. Las enajenaciones, por invitacin a cuando menos tres personas, se sujetarn a lo siguiente: La apertura de los sobres podr hacerse sin la presencia de los concursantes, pero invariablemente se invitar un representante de la Subdelegacin Jurdica o de un Abogado Agrario del rea jurdica y a un representante del rgano Interno de Control. Contar con un mnimo de tres propuestas.
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En las solicitudes de cotizacin se indicar como mnimo: Cantidad. Descripcin completa de los bienes. Monto del precio mnimo o de avalo de los bienes.
El plazo y lugar para el retiro de los bienes. Los requisitos que debern cumplir quienes deseen participar. Las condiciones de pago. La presentacin de garanta de sostenimiento de oferta. Fecha para la comunicacin del fallo.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD 1 2 3 3.1 4 Recibe la autorizacin de baja de los bienes muebles. Solicita avalo y/o precio mnimo de venta de los bienes. Determina el tipo de enajenacin que se realizar: PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE Subdelegacin Administrativa o Administrador
Se efectuar por invitacin a tres personas. Selecciona a los potenciales compradores, segn el tipo del bien de que se trate; y les enva invitacin para que remitan su oferta. Difunde la invitacin en la pgina de Internet de la Procuradura Agraria y en aviso a la vista del pblico en las oficinas de la Delegacin o Residencia sede del concurso. Reciben la invitacin. Cotizan por escrito considerando las especificaciones de los bienes, la cantidad, precios, lugar de retiro y las dems indicaciones pertinentes y anexan fianza de sostenimiento de ofertas. Recibe cotizaciones y elabora la tabla comparativo de los mismos. Analiza y evala en la tabla comparativa las cotizaciones y selecciona la mejor oferta. Propone al Delegado Estatal o al Residente, segn el caso, al concursante que present la oferta ms alta. Analiza la tabla comparativa de proposiciones, los documentos anexos, selecciona al proveedor y
Proveedores
6 7
Subdelegacin Administrativa o Administrador
8 9 10
Delegacin Estatal o Residencia
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ACTI VIDAD devuelve la documentacin. Subdelegacin Administrativa o Administrador Concursante 12 13 14 Subdelegacin Administrativa o Administrador 15 16 Direccin de Recursos Financieros 17 Recibe documentacin y elabora acta de apertura de sobres, dictamen y fallo, turnndolos para firma. Recibe notificacin de fallo. Realiza pago de los bienes y los retira. Entrega factura al comprador. Remite a la Direccin de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenacin. Recibe de la Delegacin los recursos obtenidos por la enajenacin y registra la operacin contable. Termina el Procedimiento.
RESPONSABLE
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIN POR INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIN ESTATAL O RESIDENCIA CONSURSANTE DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
INICIO
1. RECIBE AUTORIZACIN DE BAJA DE BIENES MUEBLES AUTORIZACIN DE BAJA
2. SOLICITA AVALO Y/O PRECIO DE LOS BIENES SOLICITUD DE AVALO
3. DETERMINA PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIN A REALIZAR
3.1 POR INVITACIN A TRES PERSONAS
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4. SELECCIONA COMPRADORES, SEGN EL BIEN;Y ENVA INVITACIN PARA OFERTA INVITACIN
5. DIFUNDE INVITACIN EN LA PGINA WEB Y EN AVISO AL PBLICO DE DELEG. O RESIDENCIA INVITACIN
6. RECIBEN INVITACIN
INVITACIN
8. RECIBE COTIZACIONES Y ELABORA COMPARATIVO COTIZACIN TABLA COMPARATIVA
7. COTIZAN POR ESCRITO, Y ANEXAN FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTAS COTIZACIN FIANZA,SOSTEN. DE OFERTAS
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9. ANALIZA Y EVALA EN TABLA COMPARATIVA LAS COTIZACIONES Y SELECCIONA OFERTAS TABLA COMPARATIVA COTIZACIN
10 PROPONE A DELEGADO EST. O RESIDENTE, AL CONCURSANTE DE LA OFERTA MS ALTA
11. ANALIZA TABLA CON DOCUMENTOS, SELECCIONA PROVEEDOR Y DEVUELVE DOCUMENTACIN ANEXA
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12. RECIBE DOCUMENT. Y ELABORA ACTA, DICTAMEN Y FALLO, TURNA A FIRMA DOCUMENTACIN ANEXA ACTA DE APERTURA DICTAMEN FALLO 15. ENTREGA FACTURA AL COMPRADOR FACTURA REALIZA PAGO DE BIENES Y LOS RETIRA RECIBE NOTIFICACIN DE FALLO FALLO
13.
14.
16 REMITE RECURSOS OBTENIDOS POR ENAJENACIN
17. RECIBE RECURSOS POR ENAJENACIN Y REGISTRA OPERACIN CONTABLE
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07 ADJUDICACIN DIRECTA
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PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIN DIRECTA
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Enajenar los bienes muebles dados de baja en las Delegaciones Estatales o Residencias, de conformidad con las disposiciones normativas vigentes y las polticas fijadas por la Secretara General o el Comit Delegacional de Bienes Muebles para regular las adjudicaciones directas.
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NORMAS DE OPERACIN
Slo se podrn realizar adjudicaciones directas en casos extremos, cuando ocurran condiciones extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia, o no existan por lo menos tres postores idneos o capacitados legalmente para presentar ofertas. Estos casos debern de hacerse del conocimiento de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, en los trminos del artculo 79 de la Ley General de Bienes Nacionales. La Subdelegacin Administrativa o Administrador realizar directamente las adjudicaciones de los bienes muebles a enajenar. El importe de las adjudicaciones directas no podr exceder los montos establecidos y se deber contar con las firmas de autorizacin de los funcionarios designados por el Comit Delegacional de Bienes Muebles.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Subdelegacin Administrativa o Administrador 1 2 3 3.1 4 ADJUDICACIN DIRECTA ACTI VIDAD Recibe la autorizacin de baja de los bienes muebles. Solicita avalo y/o precio mnimo de venta de los bienes. Determina el tipo de procedimiento enajenacin que se realizar: Se efectuar por adjudicacin directa. Selecciona al potencial comprador, segn el tipo del bien de que se trate; y le enva invitacin para que remita su oferta. Difunde la invitacin en la pgina de Internet de la Procuradura Agraria y en aviso a la vista del pblico en las oficinas de la Delegacin o Residencia sede del concurso. Recibe cotizacin. Evala cotizacin y realiza la venta. Realiza el pago de los bienes y los retira. Remite a la Direccin de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenacin. Informa a la Direccin de Recursos Materiales el Procedimiento realizado, anexando la documentacin soporte que motiv el procedimiento adjudicacin directa. Recibe de la Delegacin los recursos obtenidos por la enajenacin y registra la operacin contable. Termina el Procedimiento.
6 7 Concursante Subdelegacin Administrativa o Administrador 8 9 10
Direccin de Recursos Financieros
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIN DIRECTA
DIRECCIN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN DIRECCIN DE PROGRAMACIN
INICIO 1.
RECIBE AUTORIZACIN DE BAJA DE BIENES MUEBLES AUTORIZACIN DE BAJA
2.
SOLICITA AVALO SOLICITUD DE AVALO
3.
DETERMINA P ROCEDIMIENTO DE ENAJENACIN A REALIZAR
3.1.
EFECTUAR ADJUDICACIN DIRECTA
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4.
SELECCIONA COMPRADOR, SEGN EL BIEN QUE SE TRATE; Y ENVA INVITACI N P ARA OFERTA INVITACI N
5.
DIFUNDE INVITACIN EN P GINA WEB DE LA P .A. Y EN AVISO AL P BLICO EN DEL.O RESID. SEDE DE CONC.
6.
RECIBE COTI ZACIN.
COTIZACI N
7
EVALA COTI ZACIN Y REALIZA LA VENTA
8
REALIZA P AGO DE BIENES Y LOS RETIRA P AGO
COTIZACI N
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REMITE RECURSOS OBTENIDOS P OR LA ENAJENACIN RECURSOS
10
INFORMA DE P ROCEDIMIENTO REALIZADO, ANEXA DOCUMEN. QUE MOTIV ADJUDICACI N DIRECTA. DOCUMENTACIN SOP ORTE RECIBE RECURSOS P OR ENAJENACIN Y REGISTRA OPERACIN CONTABLE RECURSOS
11
TERMINA
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08 ADQUISICIN DE VALES DE GASOLINA
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE VALES DE GASOLINA
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Proporcionar en forma oportuna y eficiente a las Unidades funcionamiento y cumplimiento de los programas establecidos.
tcnico administrativas de Oficinas
Centrales de la Procuradura Agraria, los vales de consumo de gasolina necesarios para su correcto
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NORMAS DE OPERACIN Las unidades tcnico administrativas de la Procuradura Agraria debern solicitar los vales de
gasolina en funcin del nmero de vehculos asignados a stas.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Subdireccin de Servicios Generales 1 ADQUISICIN DE VALES DE GASOLINA ACTI VIDAD Programa el consumo de gasolina en el mes de diciembre del ao anterior y de acuerdo al nmero de vehculos de oficinas centrales, solicita a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios la adquisicin de vales de gasolina. Recibe, analiza y somete a consideracin de la Direccin General de Administracin. Recibe solicitud, analiza y devuelve con visto bueno. Recibe documento con visto bueno e instruye a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe, analiza la cantidad programada para adquirir vales de gasolina y solicita a la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico autorizacin para elaborar la licitacin pblica sin presupuesto. Recibe, analiza y autoriza elaborar la Licitacin Pblica con anticipacin. Recibe autorizacin y convoca al Subcomit Revisor de Bases. Recibe, revisa, sanciona, autoriza las bases y devuelve. Recibe bases sancionadas y solicita a la Direccin General de Administracin, autorizacin para publicar la convocatoria. Recibe, analiza, autoriza la publicacin de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin. Se rene en el proceso licitatorio hasta el fallo de adjudicacin, e informa a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe documentacin del proveedor adjudicado e
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin Administracin General de
2 3 4 5
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subcomit Revisor de Bases Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin Administracin General de
6 7 8 9
10 11
Comit de Adquisiciones
Direccin de Recursos Materiales y

12
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Servicios Subdireccin Materiales de Recursos 13 14 15 Subdireccin Materiales de Recursos 16 ADQUISICIN DE VALES DE GASOLINA ACTI VIDAD instruye a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe, analiza y turna una copia de fallo de adjudicacin al Departamento de Adquisiciones. Recibe documentacin, analiza, abre expediente y elabora el contrato respectivo. Integra documentacin con contrato y enva a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe, revisa y enva el contrato a la Direccin General Jurdica y de Representacin Agraria, para su aprobacin. Recibe el contrato, analiza, aprueba y remite a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe el contrato aprobado y turna con instrucciones a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe contrato, recaba las firmas del mismo y comunica al Departamento de Adquisiciones, su conclusin. Recibe solicitud de compra del mes, de los vales de gasolina. Elabora el pedido correspondiente y tramita el pago a la Direccin de Recursos Financieros. Recibe solicitud de trmite de pago, elabora cheque y lo enva a la caja general. Recibe y comunica al Departamento de Adquisiciones la existencia del cheque del Proveedor para la compra de los vales de gasolina. Enva por fax el pedido de vales de gasolina al proveedor y solicita que se entreguen en la Caja
Direccin General Jurdica y de Representacin Agraria Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin Materiales de Recursos
17 18
19
20 21
Direccin de Recursos Financieros Caja General
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE General. Caja General Subdireccin Generales de Servicios 25 26 Recibe y comunica a la Subdireccin de Servicios Generales, la existencia de los vales de gasolina. Comunica al Departamento de Mantenimiento Preventivo que pase por los vales de gasolina a Caja General. Recibe de la Caja General, los vales de gasolina, revisa y los distribuye de acuerdo al programa de dotacin mensual de combustible. Solicita a los servidores pblicos que firmen de recibido de vales de gasolina para el registro de control del combustible entregado en la bitcora correspondiente. Termina el Procedimiento. ADQUISICIN DE VALES DE GASOLINA ACTI VIDAD
Departamento de Mantenimiento Preventivo
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DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
126/432
SECRETARA GENERAL
DIAGRAMAS DE FLUJO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
127/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE VALES DE GASOLINA
SUBDIRECC IN DE SERVICIOS GENER ALES
DIRE CCI N GEN ERA L J UR DIC A Y DE RE PRE SEN TAC IN AGRA RIA
01.
PROGRAMA CONSUMO DE GASOLINA Y SOLICITA ADQUISICIN DE VALES
05.
RECIBE, ANALIZA LA CANTIDAD PROGRAMADA, SOLICITA AUTORIZACIN PARA ELABORAR LA LICITACIN PBLICA SIN PRESUPUESTO
SOLICITUD
09.
RECIBE BASES SANCIONADAS, SOLICITA AUTORIZACIN PARA PUBLICAR CONVOCATORIA
BASES CONVOCATO RIA
13.
RECIBE, ANALIZA Y TURNA COPIA DE FALLO DE ADJUDICACIN RECIBE, ANALIZA, APRUEBA Y REMITE
17.
SOLICITUD
COPIA
CONTRATO
SECRETAR A DE HACIENDA Y CRD ITO PBLICO
02.
RECIBE, ANALIZA Y SOMETE A CONSIDERACIN
06.
RECIBE, ANALIZA Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIN PBLICA CON ANTICIPACIN
AUTORIZAC IN
10.
RECIBE, ANALIZA, AUTORIZA LA PUBLICACIN DE LA CONVOCATORIA EN EL D.O.F.
CONVOCATO RIA
14.
RECIBE DOCUMENTACIN, ANALIZA, ABRE EXPEDIENTE Y ELABORA CONTRATO
DOCUMENTA CIN EXPEDIENT E CONTRATO
18.
RECIBE CONTRATO APROBADO Y TURNA CON INSTRUCCIONES
SOLICITUD
CONTRATO
COMIT DE ADQUISICI ONES
15. 03.
RECIBE SOLICITUD, ANALIZA Y DEVUELVE CON VISTO BUENO
07.
RECIBE AUTORIZACIN Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIN PBLICA CON ANTICIPACIN
AUTORIZAC IN
11.
SE RENE EN EL PROCESO LICITATORIO HASTA EL FALLO DE ADJUDICACIN E INFORMA INTEGRA DOCUMENTACIN CON CONTRATO Y ENVA RECIBE CONTRATO, RECABA FIRMAS Y COMUNICA
19.
DOCUMENTA CIN CONTRATO CONTRATO
SOLICITUD
04.
RECIBE DOCUMENTO CON VISTO BUENO E INSTRUYE
08.
RECIBE, REVISA, SANCIONA, AUTORIZA LAS BASES Y DEVUELVE
12.
RECIBE DOCUMENTACIN DEL PROVEEDOR E INSTRUYE
16.
20.
RECIBE SOLICITUD DE COMPRA DEL MES DE LOS VALES DE GASOLINA
RECIBE, REVISA Y ENVA EL CONTRATO
DOCUMENTO
BASES
DOCUMENTA CIN
CONTRATO
SOLICITUD
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MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
128/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE VALES DE GASOLINA
CAJA GENR EAL
21.
ELABORA EL PEDIDO CORRESPONDIENTE Y TRAMITA PAGO
25.
RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DE VALES DE GASOLINA
SOLICITUD
VALES
22.
RECIBE SOLICITUD DE TRMITE DE PAGO, ELABORA CHEQUE Y ENVA
CHEQUE
26.
COMUNICA QUE PASE POR LOS VALES DE GASOLINA A LA CAJA GENERAL
COMUNICAD O
CAJA GENE RAL
DEPARTAME NTO DE MANTENIMI ENTO PREVENTIV O
23.
RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DEL CHEQUE DEL PROVEEDOR
27.
RECIBE VALES DE GASOLINA, REVISA Y DISTRIBUYE
CHEQUE VALES
28. 24.
ENVA POR FAX EL PEDIDO DE VALES DE GASOLINA AL PROVEEDOR Y SOLICITA QUE SE ENTREGUEN EN LA CAJA GENERAL
PEDIDIO
SOLICITA A LOS SERVIDORES PBLICOS QUE FIRMEN DE RECIBIDO, REGISTRA EN BITCORA

BITCORA
TERMINA
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AO 2007
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129/432
SECRETARA GENERAL
09 RECEPCIN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACN
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130/432
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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACN
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131/432
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Verificar que los bienes que se reciban en el almacn se ajusten a las especificaciones establecidas en el pedido, requisiciones o contratos en cuanto a calidad, cantidad, tiempos de entrega, costo y presentacin, procediendo al registro y control de los mismos y proporcionar en forma oportuna y eficiente a las unidades tcnico administrativas de la Procuradura Agraria los bienes de consumo necesarios para un mejor funcionamiento de las mismas.
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MES DICIEMBRE
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132/432
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NORMAS DE OPERACIN
Antes de dar entrada a los bienes de consumo en el almacn, se debern verificar fsicamente para comprobar que se encuentren en buen estado y que su cantidad y especificaciones coincidan con las asentadas en el pedido y en la factura expedida por el proveedor. En caso de que los bienes recibidos no coincidan con las especificaciones solicitadas en el pedido, se proceder a la devolucin de los bienes al proveedor informando del hecho al Departamento de Adquisiciones con objeto de que se realicen las acciones procedentes. Cuando los bienes recibidos estn destinados a incrementar el inventario, debern registrarse en el krdex correspondiente, adems de que se debern almacenar por orden alfabtico o por grupos homogneos, de acuerdo con las normas y lineamientos para el manejo y operacin de almacenes. En el caso de que los bienes recibidos correspondan a una requisicin de un rea en particular, se le notificar de inmediato para que los bienes sean considerados como mercanca en trnsito. Si la unidad tcnico-administrativa interesada no recoge los bienes, se deber dar entrada al almacn.
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SECRETARA GENERAL
Cuando se reciban activos fijos, se deber elaborar una tarjeta de resguardo para su control. Algunos bienes de consumo tambin debern controlarse mediante tarjeta de resguardo, por su valor o porque el almacenista lo considere conveniente, y para ello se requerir de un acuerdo previo en el Departamento de Almacn e Inventarios. Esta tarjeta deber cumplir con todos los datos requeridos incluso firmada por el usuario. La Direccin de Recursos Financieros slo podr pagar a los proveedores cuando las facturas tengan la firma y el sello de recibido del Departamento de Almacn e Inventarios y se encuentre autorizada por el Director de Recursos Materiales y Servicios. En ninguno de los casos las unidades tcnico administrativas podrn recibir directamente los bienes. Las unidades tcnico administrativas de la Procuradura podrn solicitar bienes de consumo al
almacn, de acuerdo a las funciones que realicen. Se considerarn bienes de consumo, los artculos de papelera y limpieza, los uniformes, las refacciones y los accesorios, as como todos los considerados en el captulo 2000 y 3000. Las unidades tcnico administrativas de Oficinas Centrales, no podrn adquirir papelera con los fondos de caja chica, rotatorio o revolvente, salvo en casos extraordinarios cuando no haya existencias en el almacn, previa autorizacin de la Direccin General de Administracin..
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134/432
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Departamento de Almacn e Inventarios 1 2 RECEPCIN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACN ACTI VIDAD Recibe bienes y factura del proveedor en original y dos copias. Sella factura regresa copia al proveedor y el original lo entrega al Departamento de Adquisiciones para tramitar pago. Tramita pago e informa al Departamento de Almacn e Inventarios. Ingresa la mercanca fsicamente y en la base de datos. (resguardos) a. Mercanca en trnsito: Recibe de la Unidad Tcnico Administrativa vale de salida debidamente requisitado.
Departamento de Adquisiciones Departamento de Almacn e Inventario
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b. Activo Fijo: recibe de la Unidad Tcnico Administrativa solicitud, para entregar el bien con resguardo y se requisite. Termina el Procedimiento.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACN
DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
INICIO
1. RECIBE BI ENES Y FACTURA FACTURA
2. SELLA FACTURA REGR ESA COPIA AL PROVEEDOR Y EL ORIGINAL ENTREGA TRAMITA PAGO E INFORMA
3.
PEDIDO
PAGO
4. INGRESA LA MERCANCA FSICAMENTE Y EN LA BASE D E DATOS
BASE D E DATOS
TERMINA
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10 ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIN
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PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIN
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Registrar y controlar todos los movimientos de alta que incrementen el activo fijo propiedad de la Procuradura Agraria.
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NORMAS DE OPERACIN
Los bienes de activo fijo que incrementen el patrimonio de la Procuradura Agraria debern ser controlados por el Departamento de Almacn e Inventarios mediante los formatos "Nota de Entrada", "Tarjeta de Resguardo" y Cdula de Transferencia. El Departamento de Almacn e Inventarios ser responsable de registrar todos los movimientos de alta de bienes de activo fijo que se realicen en la Procuradura Agraria; as como de preparar con base en sus registros, toda la informacin que le soliciten las dependencias globalizadoras con facultades normativas en materia de inventarios y verificar documentalmente que todo bien de activo fijo que forme parte del patrimonio de la Procuradura Agraria tenga asignado un nmero de inventario que deber ser nico y seguir un orden progresivo. La Direccin General de Administracin deber solicitar a las Delegaciones Estatales y Residencias de la Procuradura Agraria que enven los "Informes de Movimientos y Existencias, de Activo Fijo", acompaados de la documentacin comprobatoria necesaria para controlar esa clase de bienes. Las unidades tcnico administrativas generadoras de documentos sern responsables de que stos se requisiten debidamente.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ALTA DE BIENES ADQUISICIN DE ACTIVO FIJO POR
RESPONSABLE Departamento de Almacn e Inventarios 1 2 3 Departamento de Adquisiciones Departamento de Almacn e Inventarios 4 5 6 7
ACTI VIDAD Recibe factura del proveedor en original y dos copias. Recibe los bienes de activo fijo y sella factura original y copias. Revisa factura y enva original al Departamento de Adquisiciones. Tramita pago e informa al Departamento de Almacn e Inventarios. Ingresa a la base de datos los bienes recibidos y procede a marcarlos. Verifica el destino del activo fijo y elabora resguardo. Recaba firma del usuario del bien y archiva. Termina el Procedimiento.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIN
DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
INICIO
01.
RECIBE FACTURA DEL PROVEEDOR
FACTURA
02.
RECIBE BIENES DE ACTIVO FIJO Y SELLA FACTURA Y ORIGINAL
FACTURA
03. REVISA FACTURA Y ENVA ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

FACTURA
04. TRAMITA PAGO E INFORMA AL DEPTO. DE ADQUISICIONES
05.
INGRESA A BASE DE DATOS LOS BIENES RECIBIDOS Y LOS MARCA
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIN
DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
06.
VERIFICA DESTINO DE ACTIVO FIJO Y ELABORA RESGUARDO
RESGUARDO
07.
RECABA FIRMA DEL USUARIO DEL BIEN Y ARCHIVA
TERMINA
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11 CAMBIO DE ADSCRIPCIN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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Registrar y controlar los cambios de adscripcin de bienes de activo fijo que realicen, de comn acuerdo y por necesidades del servicio, entre s las unidades tcnico administrativas de la Procuradura Agraria tanto en Oficinas Centrales como en la Estructura Territorial..
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NORMAS DE OPERACIN
Se entender por cambio de adscripcin todo traspaso de bien mueble que se realice de una unidad tcnico-administrativa a otra, incluso los bienes que se remitan al almacn. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios ser la encargada de autorizar los traspasos que se realicen de comn acuerdo y directamente entre las unidades Procuradura Agraria. Las unidades tcnico administrativas que requieran realizar cambios de adscripcin de bienes de manera directa debern solicitarlo previamente a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios de la Direccin General de Administracin, con el objeto de que registren las modificaciones en los controles respectivos y recaben las firmas de los resguardos. Cuando los cambios de adscripcin de bienes muebles se realicen entre unidades forneas, dichas unidades debern de informar de inmediato sobre el particular a la Direccin General de Administracin. tcnico administrativas de la
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Cuando se efecten traspasos entre almacenes forneos, se debern preparar los formatos y documentos que se requieran de acuerdo con el procedimiento establecido, los cuales se remitirn a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Dicha Direccin considerar veraz la informacin recibida, en virtud de que no ser posible verificarla con las unidades que hayan realizado los traspasos. Las unidades tcnico administrativas generadoras de documentos sern responsables de que stos se requisiten debidamente..
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CAMBIO DE ADSCRIPCIN DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD 1 Solicita por escrito a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios el cambio de adscripcin de los bienes. Enva solicitud a la Subdireccin de Recursos Materiales con instrucciones al respecto. Recibe y turna al Departamento de Almacn e Inventarios. Recibe instrucciones revisa registros, elabora nuevas tarjetas de resguardo para el control del inventario. Acude a la Unidad Tcnico Administrativa para verificar el cambio de adquisicin del bien. Recaba firma en sus resguardos del nuevo responsable del bien y archiva original. Termina el Procedimiento.
RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa Emisora Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Materiales Departamento de Almacn e Inventarios
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE ADSCRIPCIN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS
INICIO
01.
SOLICITA POR ESCRITO EL CAMBIO DE ADSCRIPCIN DE BIENES
02.
03.
04.
RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA REGISTROS, ELABORA NUEVAS TARJETAS PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO
TARJETAS
ENVA SOLICITUD CON INSTRUCCIONES
RECIBE Y TURNA
SOLICITUD
SOLICITUD
SOLICITUD
05.
ACUDE A LA UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA PARA VERIFICAR EL CAMBIO DE ADSCRIPCIN
06.
RECABA FIRMA EN SUS RESUGUARDOS DEL NUEVO RESPONSABLE DEL BIEN Y ARCHIVA
RESGUARDO S
TERMINA
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12 CONTROL Y ADMINISTRACIN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
NDICE PGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO..............................................................159 MISIN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................160 VISIN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................161 NORMAS DE OPERACIN...........................................................................162 DESCRIPCIN NARRATIVA........................................................................164 DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................167
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El enlace administrativo apoyar en el control y la administracin de los bienes del activo fijo, que estn en uso y resguardo por servidores pblicos en cada una de las Unidades Administrativas. Deber establecer una coordinacin amplia y precisa con el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios en cuanto a los movimientos fsicos de los bienes por altas, bajas o solicitud de etiquetas, resguardos y otros..
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SECRETARA GENERAL
MISIN DEL PROCEDIMIENTO
El Titular de la Unidad Administrativa de la Procuradura Agraria designar de su estructura organizacional a una persona como enlace administrativo para el control y la administracin del activo fijo el cual servir de apoyo al rea de almacn e inventarios ubicado en Oficinas Centrales.
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VISIN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante normas, lineamientos y procedimientos operativos debidamente establecidos se llevar a cabo el control y la administracin del activo fijo asignado a cada uno de los servidores pblicos que integran la Procuradura Agraria.
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NORMAS DE OPERACIN
Es responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa designar a una persona de su estructura organizacional como Enlace Administrativo el cual servir de apoyo al jefe del almacn e inventarios para el control y administracin del activo fijo asignado a los servidores pblicos que conforman la unidad administrativa.
Es responsabilidad del Enlace Administrativo el observar y hacer cumplir estrictamente la normatividad establecida en la materia. Es responsabilidad del Enlace Administrativo, brindar el apoyo necesario al jefe de almacn e inventarios y mantener la coordinacin requerida en materia para el control y la administracin del activo fijo asignados en su unidad administrativa.
Es responsabilidad del Enlace Administrativo, asumir el control y la administracin del activo fijo, una vez concluido el proceso de la toma fsica del inventario de los bienes en respectiva unidad .administrativa.
Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener actualizado el inventario del activo fijo, asignaciones o cambios de adscripcin, etiquetados de inventario y toma fsica del inventario, resguardos y otros en su unidad administrativa.
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Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener informado al jefe del departamento de almacn e inventarios, sobre los distintos movimientos que se genere la Unidad Administrativa como son: a b c d e Bajas por cualquier tipo de adscripcin, debiendo contar con el soporte documental. Solicitud de necesidad de bienes del activo fijo. Donaciones para otorgar o requerir. Solicitud de elaboracin de etiquetas, resguardos y otros. Alta de bienes adquiridos.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y ADMINISTRACIN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTI VIDAD 1 Recibe de los usuarios responsables de la Unidad Administrativa adscrita la solicitud de peticin de : Elaboracin de etiquetas de cdigos de barras. 2 Elaboracin y/o actualizacin de resguardos. Solicitud de un bien de activo fijo. Solicitud de baja de un bien de activo fijo. Otros. Analiza y llena la solicitud del formato mltiple para el control y administracin del activo fijo, el cual deber describir la actividad a solicitar ante el Jefe de Departamento de Almacn e Inventario en Oficinas Centrales. Informa al Titular de la Unidad Administrativa la actividad que llevara a cabo con respecto a la solicitud. Remite a travs de correo electrnico la solicitud ante el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios en Oficinas Centrales. Recibe, analiza y determina la actividad a realizar con base a la solicitud. Consulta en la base de datos la informacin del bien. Evala el tiempo de respuesta para atender dicha solicitud. Informa al Enlace Administrativo de Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial, a travs del correo electrnico la fecha de atencin de su solicitud requerida, asimismo ndica el nmero de folio de atencin. Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la solicitud de peticin:
RESPONSABLE Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial
Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y ADMINISTRACIN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTI VIDAD Elaboracin de etiquetas de cdigos de barras. Elaboracin y/o actualizacin de resguardos. Solicitud de un bien de activo fijo. Solicitud de baja de un bien de activo fijo. 8 A travs de correo electrnico del correo electrnico informa e ndica al Enlace Administrativo. Envo de la informacin o fecha de entrega o baja de un bien de activo fijo o en su caso la actividad especfica que deber llevar a cabo de acuerdo con la solicitud de peticin. Recibe correo electrnico de atencin a su solicitud, as como en su momento la documentacin o el bien del activo fijo referenciado en la misma. Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la instruccin por parte del Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios en Oficinas Centrales. Informa al Titular de la Unidad Administrativa la conclusin a la solicitud de peticin requerida en su momento se le notifico. Fin del Procedimiento
RESPONSABLE
Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS
INICIO
01. RECIBE DE LOS USUARIOS RESPONSABLES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ADSCRITA SOLICITUD DE PETICIN
SOLICITUD ES
05.
RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA LA ACTIVIDAD A REALIZAR CON BASE A LA SOLICITUD. CONSULTA EN LA BASE DE DATOS LA INFORMACIN DEL BIEN
SOLICITUD
02. ANALIZA Y LLENA LA SOLICITUD DEL FORMATO MLTIPLE PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIN DEL ACTIVO FIJO
SOLICITUD
06. EVALA EL TIEMPO DE RESPUESTA PARA ATENDER SOLICITUD, INFORMA A TRAVS DE CORREO ELECTRNICO FECHA DE ATENCIN
SOLICITUD
03. INFORMA AL TITULAR LA ACTIVIDAD QUE LLEVAR A CABO CON RESPECTO A LA SOLICITUD
SOLICITUD
07.
LLEVA A CABO ACTIVIDAD DE ACUERDO A SOLICITUD
04. REMITE A TRAVS DE CORREO ELECTRNICO LA SOLICITUD
08.
A TRAVS DE CORREO ELECTRNICO, INFORMA FECHA DE ENTREGA
SOLICITUD
09. RECIBE CORREO ELECTRNICO Y DOCUMENTACIN O EL BIEN DEL ACTIVO FIJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS
A 10.
LLEVA A CABO LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LA INSTRUCCIN
11.
INFORMA AL TITULAR LA CONCLUSIN A LA SOLICITUD REQUERIDA
TERMINA
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13 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos propiedad de la Procuradura Agraria mediante la enajenacin de bienes a travs de licitaciones pblicas, invitacin a tres proveedores, adjudicacin directa, donaciones o, en su caso, la destruccin de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la materia.
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Mediante polticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administracin y registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en la material.
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Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado el inventario de la Procuradura Agraria, as como abatir observaciones de carcter administrativas y/o relevantes determinadas por los rganos Fiscalizadores.
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NORMAS DE OPERACIN
Es responsabilidad de las reas involucradas observar y hacer cumplir el presente procedimiento.
Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuradura Agraria, deber observar el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes Nacionales; as como vigilar en caso de aplicacin la Norma para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administracin Pblica Federal publicado en el Diario Oficial de la Federacin de fecha 3 de septiembre del 2001.
Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la peticin de retirar los bienes de activos fijos, a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un anlisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o reaprovechados en algunas de sus partes o componentes.
El Dictamen Tcnico, deber ser elaborado por el rea competente y de acuerdo con la especificacin de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicacin del servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja.
Es responsabilidad del Departamento de Almacn e Inventarios, integrar el expediente de los bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos
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homogneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegacin integrar la documentacin para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el tramite de baja correspondiente, mismos que sern analizados y verificados por el Departamento de Almacn de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control interno establecidos: Solicitud de baja de bienes de activo fijo. Relacin de bienes de activo fijo. Dictamen tcnico. Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble. Soporte fotogrfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o deterioro. Copia del acta administrativa circunstanciada. Copia del acta ante el Ministerio Pblico en caso de robo o extravi.
Es responsabilidad de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relacin de bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el Comit de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el seguimiento.
El destino final de bienes muebles podr efectuarse de las siguientes maneras: a b c d e Por enajenacin mediante licitacin pblica externa o en su caso interna. Por enajenacin por lo menos tres proveedores. Por enajenacin de venta directa (Baja por Desecho). Por donacin. Por destruccin.
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SECRETARA GENERAL
Es responsabilidad del la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad del Subcomit de Bienes Muebles definir la propuesta. Cuando se determine el destino final por enajenacin de los bienes muebles, se llevara a cabo mediante la licitacin pblica, salvo tres excepciones: a b Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles. Cuando no exista por lo menos tres proveedores idneos, que cubran cuando menos el valor mnimo de evalu del bien o bienes. c Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 das de salarios mnimo vigente en el D.F. Cuando se determine como destino final la donacin de bienes muebles, esta se deber amparar o documentar con el contrato de donacin, siendo este instrumento base para la cancelacin de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deber ser autorizado por el C. Procurador Agrario. Cuando se determine como destino final la destruccin de bienes de muebles, esta deber operar de la siguiente forma: a Cuando por su naturaleza o estado fsico en que se encuentre peligre o se altere la salubridad o el ambiente. b Despus de haber agotado los requerimientos para la enajenacin o donacin, no exista personas o interesados en adquirirlos. c Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposicin legal o reglamentaria que ordene su destruccin. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al rgano Interno de Control, cuando menos 3 das hbiles antes de la destruccin de bienes de activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.
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No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuradura Agraria, notificar al rgano Interno de Control cuando menos 5 das hbiles antes de la destruccin de bienes de activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Una vez terminada la destruccin de los bienes de acuerdo a sus caractersticas y naturaleza, se deber levantar el acta administrativa de destruccin de bienes con la intervencin del rgano Interno de Control. Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los puntos anteriores, se notificar a la Direccin de Recursos Financieros para que se efecten las bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Direccin de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la ejecucin del procedimiento de enajenacin correspondiente. El Departamento de Almacn e Inventarios conservarn en forma ordenada y sistemtica la documentacin relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los expedientes que contengan dicha documentacin. La Estructura Territorial conservarn como archivo en forma ordenada y sistemtica la documentacin relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado.
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SECRETARA GENERAL
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Unidades Administrativas en Oficinas Centrales y Estructura Territorial 1 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD Elabora y enva la solicitud de servicio al rea competente para reparacin del bien del activo fijo o dictamine el diagnstico del estado fsico del bien: Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Direccin de Informtica. Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Direccin de Informtica 2 Recibe solicitud y se lleva el bien fsico para su revisin, reparacin, diagnstico de dictamen tcnico, segn sea el caso: No. Inutilidad del bien de activo fijo. Si. Viable de reparacin para el uso del bien de activo fijo. Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial 3 Recibe el bien fsico y el dictamen tcnico de inutilidad de servicio por parte de: Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Direccin de Informtica. Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial 4 Elabora oficio de solicitud de retiro de bien del activo fijo y enva ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, asimismo anexa el dictamen tcnico de inutilidad de servicio expedido por el rea competente. Recibe oficio de solicitud y dictamen tcnico de inutilidad del servicio, gira instrucciones la Jefatura de Departamento de Almacn e Inventarios, con la finalidad de que proceda a retirar el bien de la Unidad Administrativa por la inutilidad de su servicio. Recibe comunicado e instrucciones para llevar a cabo la accin o actividad de recoger los bienes dictaminados por inutilidad de servicio. Recoge el bien dictaminado como inutilidad de servicio y concentra en la bodega del almacn para
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE su resguardo. 8 Integra el expediente para dar de baja el bien y turna ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, para su anlisis y Visto Bueno. Recibe expediente integrado y otorga el Visto Bueno, asimismo turna ante la Secretara General para su anlisis y autorizacin respectiva. Recibe expediente de baja debidamente integrados y aprobados, para su anlisis y autorizacin de baja, asimismo regresa a la Direccin de Recursos Materiales y servicios. Recibe expediente autorizado y elabora oficio de solicitud de desincorporacin del bien en los registros contables, ante la Direccin de Recursos Financieros. Recibe oficio de solicitud de desincorporacin del bien en los registros contables. Efecta la desincorporacin o baja de los registros contables. Desincorporacin o baja de los registros contables Direccin de Recursos Materiales y servicios 14 Procede a girar instrucciones ante el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, con la finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en el sistema de base de datos que opere en su momento. Recibe instrucciones y registra en el sistema de la base de datos el oficio de solicitud de baja de los registros contables emitido ante la Direccin de Recursos Financieros. Baja del bien del activo fijo en el sistema de la base de datos.
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Secretaria General
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE 16 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD Elabora oficio de notificacin y turna ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, para su Visto Bueno donde se informa que se han efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro del sistema de la base de datos Recibe oficio de notificacin donde se informa que se han efectuado las bajas de los bienes de activo fijo, mismos que autoriza y envan para su conocimiento. Recibe oficio de notificacin que se han efectuado la baja de bienes de activo fijo en los registros contables tanto en el sistema de la base de datos de bienes de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Archiva oficio para su consulta y control. Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios 19 Efecta de manera mensual la conciliacin de bajas de bienes de activo fijo ante la Direccin de Recursos Financieros, con la finalidad de verificar la baja o desincorporacin de los registros contables. Elabora oficio de notificacin y requisita el formato establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto al artculo 31 de la Norma para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pblica Federal publicada en el Diario Oficial de la Federacin de fecha 3 de septiembre del 2001; asimismo presenta para su Visto Bueno ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe oficio de notificacin y formato No.2 debidamente requisitado, firma de autorizado y enva ante la Secretara de la Funcin Pblica, de conformidad con lo dispuesto al artculo 31 de la Normatividad para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pblica Federal publicada en el Diario Oficial de la
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Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD Federacin de fecha 3 de septiembre del 2001, en la cual se estipula que dentro de los primeros 10 das de cada trimestre se dar de conocimiento los movimientos de baja efectuados en el periodo ante la misma Secretara. 22 Se enva y recaba acuse de recibido, asimismo remite copia para su conocimiento y archivo ante el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios. Recibe copia de acuse de recibido de notificacin y formato No.2, mismos que se archivaran para su consulta y acreditacin de cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Termina Procedimiento
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL
INICIO
DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS
SECRETARA GENERAL
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
01.
ELABORA Y ENVA SOLICITUD DE SE RVICIO AL REA COMP ETENTE PARA REPARACI N DEL BIEN D EL ACTIVO FI JO ODI CTAMIN E EL DIAGN STICO SOLICITUD
02.
RECIBE SOLICITUD Y SE LLEVA EL BIEN FSICO PARA REVISIN, REPARACIN O DIAGNSTICO
SOLICITUD
06.
RECIBE COLUNICADO E INSTRUCCIONES PARA LLEVAR A CABO LA ACCIN DE RECOGER LOS BIENES
SOLICITUD
10.
RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA
EXPEDIENT E
03.
RECIBE EL BIEN FSICO Y EL DICTAMEN TCNICO DE INUTILIDAD DE SERVICIO
DIAGNOSTI CO
07.
RECOGE EL BIEN DICTAMINADO Y CONCENTRA EN LA BODEGA
04.
ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE RETIRO DEL BIEN Y ENVA, ANEXA DICTAMEN TCNICO
SOLICITUD DICTAMEN
05.
RECIBE SOLICITUD Y ENVA, ANEXA DICTAMEN
08.
INTERGA EL EXPEDIENTE PARA DAR DE BAJA EL BIEN Y TURNA
EXPEDIENT E
SOLICITUD DICTAMEN
09.
RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIN
EXPEDIENT E
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SECRETARA GENERAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS SECRETARA GENERAL DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
A
18. 11.
RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIN DEL BIEN
SOLICITUD
12.
RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIN DEL BIEN EN LOS REGISTROS CONTABLES
OFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIN
OFICIO
14.
13.
EFECTA DESINCORPORACIN O BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES
LINEAMIEN TOS
GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS
15.
DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS
BASE DE D ATOS
17.
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIN, AUTORIZA Y ENVA
16.
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIN Y TURNA PARA SU VISTO BUENO
OFICIO
OFICIO
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MES DICIEMBRE
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No. DE PGINA
186/432
SECRETARA GENERAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS SECRETARA GENERAL DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
B
21.
RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y ENVA A LA SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA
OFICIO FORMATO
19.
EFECTA CONCILIACIN DE BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO
20. 22.
ENVA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y ARCHIVA
1 OFICIO FORMATO
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIN Y LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO
OFICIO
23.
RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA
COPIA
TERMINA
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AO 2007
No. DE PGINA
187/432
SECRETARA GENERAL
14 CONCILIACIN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
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MES DICIEMBRE
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SECRETARA GENERAL
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
DA 14
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SECRETARA GENERAL
Llevar a cabo la conciliacin de los registros contables de la Direccin de Recursos Financieros contra el registro de bienes de activo fijo en la base de datos que administra la Direccin de Recursos Materiales y Servicios; con la finalidad de brindar informacin en los Estados Financieros de manera oportuna, veraz y confiable sobre el patrimonio real con que cuenta la Procuradura Agraria.
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No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
Mediante lineamientos, polticas, normas de operacin, procedimientos y controles establecidos, llevr a cabo la conciliacin permanente entre los registros contables y el control fsico de bines de activo fijo, a fin de contar con informacin veraz.
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No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
Brindar la informacin de manera oportuna, veraz y confiable sobre los Estados Financieros de la Procuradura Agraria; conocer la existencia fsica y la contable del patrimonio real con que cuenta la Institucin.
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
La Direccin General de Administracin, deber instruir a la Direccin de Recursos Financieros, as como a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo las conciliaciones de los registros contables Vs. los registros de bienes en la base de datos. Es responsabilidad de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios a travs del Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios; clasifique la base de datos, los registros de altas de los bienes por ao de adquisicin, por partida de gasto. Misma que se turnara por medio magntico o correo electrnico toda la informacin necesaria requerida ante la Direccin de Recursos Financieros. La Direccin de Recursos Financieros recibir la informacin respectiva de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, la cual analizara y clasificara los registros contables correspondientes, por registros de altas por adquisicin y partida de gasto. Es responsabilidad de la Direccin de Recursos Financieros, llevar a cabo la conciliacin por cada uno de los rubros clasificados y determinar las diferencias en caso de que existan.
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SECRETARA GENERAL
Ser responsabilidad de la Direccin de Recursos Financieros y la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, interactuar entre ambas la conciliacin y aclarar las diferencias o anomalas detectadas en caso de que existan. Sern responsabilidades ambas Direcciones elaborar informe de resultados y/o acuerdos pactados derivado de la conciliacin realizada. Es responsabilidad directa de la Direccin de Recursos Financieros, informar los resultados obtenidos de la conciliacin realizada, ante la Direccin General de Administracin. La Direccin General de Administracin recibir los informes de resultados y/o acuerdos pactados derivados de la conciliacin, asimismo conocer los informes de los resultados de la conclusin de la toma fsica de inventarios de bienes de activo fijo, el cual se dar del conocimiento ante el C. Secretario General, con la finalidad de acordar a realizar con el propsito de llevar a cabo las conciliaciones correspondientes.
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194/432
SECRETARA GENERAL
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD 1 Instruye a las Direcciones de Recursos Financieros y a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, para llevar a cabo la conciliacin de los registros contables contra el control fsico de los bienes. Instruye al Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios clasifique la base de datos: Los registros de alta de los bienes de activo fijo por ao de adquisicin. 3 Por partida del gasto. Turna por medio magntico o electrnico la informacin clasificada a la Direccin de Recursos Financieros. Recibe informacin y analiza y determina la actividad, asimismo instruye a su personal sobre la actividad a realizar. Clasifica los registros contables correspondientes a los bienes de activo fijo: 6 Los registros de alta por ao de adquisicin. Por partida del gasto. Lleva a cabo la conciliacin por cada uno de los rubros clasificados, asimismo determina diferencias en casos de existir o ser detectados. Interacta con la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, en relacin a la conciliacin y a las diferencias que en su caso existan o se determinen. En conjunto con la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo el informe de resultados y acuerdos.
RESPONSABLE Direccin General de Administracin
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD 9 Acuerda con la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, la forma de que deber notificar sobre los resultados de la conciliacin ante el Secretario General. A la conclusin de la toma del inventario fsico de bienes de activo fijo en las Unidades Administrativas de la Procuradura Agraria, en las cuales se determinaron diferencias de bienes fsicos y por ende con repercusin contable. Clasifica la informacin del inventario: Los registros de alta de los bienes por ao de adquisicin. Por partida del gasto. Por Unidad Administrativa concilia la informacin con la Direccin de Recursos Financieros, y llegan a acuerdos. 12 Elabora informe en coordinacin con la Direccin de Recursos Financieros, as como los acuerdos de aquellas diferencias que persistan. Turna ante la Direccin General de Administracin, el informe y los resultados de la conciliacin. Recibe informe y acuerdos, con relacin a la conciliacin inicial, asimismo recibe informe de la conciliacin de la toma de inventarios fsicos y las diferencias de los registros contables contra el inventario fsico. Informa al Secretario General, el resultado obtenido de las conciliaciones, asimismo acuerdan la actividad a realizar en relacin a las diferencias en caso de existir o ser detectadas. Fin del Procedimiento
RESPONSABLE
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Direccin General de Administracin
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
INICIO
01. INSTRUYE PARA LLEVAR A CABO LA CONCILIACIN DE LOS REGISTROS CONTABLES CONTRA EL CONTROL FSICO DE BIENES
02. INSTRUYE LA CLASIFICACIN DE BASE DE DATOS
04. RECIBE INFORMACIN, ANALIZA, DETERMINA ACTIVIDAD E INSTRUYE
BASE DE DATOS
03. TURNA POR MEDIO ELECTRNICO LA INFORMACIN CLASIFICADA
05. CLASIFICA LOS REGISTROS CONTABLES CORRESPONDIENTES A LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
REGISTROS
06. LLEVA A CABO LA CONCILIACIN, DETERMINA DIFERENCIAS EN CASO DE EXISTIR
07. INTERACTA CON LA DRMS LAS CONCILIACIONES Y LAS DIFERENCIAS, EN SU CASO
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No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
A
13. RECIBE INFORME Y ACUERDOS, RECIBE CONCILIACIN Y DIFERENCIAS
INFORME ACUERDOS
10.
A LA CONCLUSIN DE LA TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, EN LAS CUALES SE DETERMINARON DIFERENCIAS Y POR ENDE CON REPERCUSIN CONTABLE
08. REALIZA INFORME DE RESULTADOS, EN CONJUNTO CON LA DRMS
INFORME
11. 14. INFORMA AL SECRETARIO GENERAL RESULTADO DE CONCILIACIONES CLASIFICA LA INFORMACIN DEL INVENTARIO
09. ACUERDA LA FORMA DE NOTIFICACIN DE RESULTADOS
INVENTARIO
INFORME
12. TERMINA ELABORA INFORME Y ACUERDOS DE LAS DIFERENCIAS Y TURNA
INFORME ACUERDOS
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15 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIN
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SECRETARA GENERAL
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIN
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SECRETARA GENERAL
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos propiedad de la Procuradura Agraria mediante la enajenacin de bienes a travs de licitaciones pblicas, invitacin a tres proveedores, adjudicacin directa, donaciones o, en su caso, la destruccin de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la materia.
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SECRETARA GENERAL
MISIN DEL PROCEDIMIENTO Mediante polticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administracin y registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en la material.
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SECRETARA GENERAL
VISIN DEL PROCEDIMIENTO Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado el inventario de la Procuradura Agraria, as como abatir observaciones de carcter administrativas y/o relevantes determinadas por los rganos Fiscalizadores.
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN Es responsabilidad de las reas involucradas observar y hacer cumplir el presente procedimiento. Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuradura Agraria, deber observar el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes Nacionales; as como vigilar en caso de aplicacin la Norma para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administracin Pblica Federal publicado en el Diario Oficial de la Federacin de fecha 3 de septiembre del 2001. Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la peticin de retirar los bienes de activos fijos, a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un anlisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o reaprovechados en algunas de sus partes o componentes. El Dictamen Tcnico, deber ser elaborado por el rea competente y de acuerdo con la especificacin de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicacin del servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja. Es responsabilidad del Departamento de Almacn e Inventarios, integrar el expediente de los bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos homogneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegacin integrar la documentacin para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el tramite de baja correspondiente, mismos que sern analizados y verificados por el
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SECRETARA GENERAL
Departamento de Almacn de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control interno establecidos: Solicitud de baja de bienes de activo fijo. Relacin de bienes de activo fijo. Dictamen tcnico. Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble. Soporte fotogrfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o deterioro. Copia del acta administrativa circunstanciada. Copia del acta ante el Ministerio Pblico en caso de robo o extravi. bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el Comit de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el seguimiento. El destino final de bienes muebles podr efectuarse de las siguientes maneras: a Por enajenacin mediante licitacin pblica externa o en su caso interna. b Por enajenacin por lo menos tres proveedores. c Por enajenacin de venta directa (Baja por Desecho). d Por donacin. e Por destruccin. Es responsabilidad del la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad del Subcomit de Bienes Muebles definir la propuesta. Cuando se determine el destino final por enajenacin de los bienes muebles, se llevara a cabo mediante la licitacin pblica, salvo tres excepciones: a Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles. b Cuando no exista por lo menos tres proveedores idneos, que cubran cuando menos el valor mnimo de evalu del bien o bienes. c Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 das de salarios mnimo vigente en el D.F.
Es responsabilidad de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relacin de
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SECRETARA GENERAL
Cuando se determine como destino final la donacin de bienes muebles, esta se deber amparar o documentar con el contrato de donacin, siendo este instrumento base para la cancelacin de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deber ser autorizado por el C. Procurador Agrario. Cuando se determine como destino final la destruccin de bienes de muebles, esta deber operar de la siguiente forma: a Cuando por su naturaleza o estado fsico en que se encuentre peligre o se altere la salubridad o el ambiente. b Despus de haber agotado los requerimientos para la enajenacin o donacin, no exista personas o interesados en adquirirlos. c Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposicin legal o reglamentaria que ordene su destruccin. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al rgano Interno de Control, cuando menos 3 das hbiles antes de la destruccin de bienes de activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuradura Agraria, notificar al rgano Interno de Control cuando menos 5 das hbiles antes de la destruccin de bienes de activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Una vez terminada la destruccin de los bienes de acuerdo a sus caractersticas y naturaleza, se deber levantar el acta administrativa de destruccin de bienes con la intervencin del rgano Interno de Control. Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los puntos anteriores, se notificar a la Direccin de Recursos Financieros para que se efecten las bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Direccin de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la ejecucin del procedimiento de enajenacin correspondiente.
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SECRETARA GENERAL
El Departamento de Almacn e Inventarios conservarn en forma ordenada y sistemtica la documentacin relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los expedientes que contengan dicha documentacin. La Estructura Territorial conservarn como archivo en forma ordenada y sistemtica la documentacin relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado.
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No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
DA 14
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Secretaria General 1 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIN ACTI VIDAD Recibe peticin de solicitud de donacin: Oficinas Centrales. Estructura Territorial. Gira instrucciones ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, con el propsito de verificar las existencias fsicas de bienes de activos fijos dentro del almacn, con el fin de requerir la solicitud de donacin. Direccin de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe instrucciones por parte del Secretario General, con el fin de solicitar al Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, verifique las existencias en el almacn o bodega los bienes de activos fijos por donar. Procede a verificar las existencias fsicas de bienes de activos fijos de conformidad a la solicitud de pericn de donacin, asimismo informar a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, si se cuenta o no con existencias de bienes de activos fijos de conformidad con la solicitud de peticin de donacin. Recibe resultados de la verificacin fsica realizada en la bodega o almacn para localizar los bienes de activos fijos susceptibles de ser donados, asimismo informa ante al Secretario General, si se cuenta o no con bienes de conformidad con la solicitud de donacin requerida. Recibe informe de resultados obtenidos de la verificacin fsica de existencias o no existencias de bienes solicitados para su donacin por parte de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. No. Informa al solicitante la improcedencia de la solicitud de peticin. Si. Gira instrucciones ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios con la finalidad de
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIN ACTI VIDAD integrar la relacin de bienes a donar, con el objeto de someter a consideracin del comit de enajenacin de bienes muebles de la Institucin. 6 Recibe instrucciones del Secretario General y elabora relacin de bienes de activos fijos susceptibles de ser donados, para someter a consideracin del comit de enajenacin de bienes muebles de la Institucin, asimismo gira instrucciones al Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, con el propsito de integrar los expedientes respectivos por cada uno de los bienes. Integra el expediente para dar de baja el bien y turna ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, para su anlisis y Visto Bueno. Recibe expediente integrado y otorga el Visto Bueno, asimismo turna ante la Secretara General para su anlisis y autorizacin respectiva. Recibe expediente de baja debidamente integrados y aprobados, para su anlisis y autorizacin de baja, asimismo regresa a la Direccin de Recursos Materiales y servicios. Recibe expediente autorizado y elabora oficio de solicitud de desincorporacin del bien en los registros contables, ante la Direccin de Recursos Financieros. Recibe oficio de solicitud de desincorporacin del bien en los registros contables. Efecta la desincorporacin o baja de los registros contables. Desincorporacin o baja de los registros contables Direccin de Recursos Materiales y
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Secretaria General
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Procede a girar instrucciones ante el Jefe de

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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE servicios BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIN ACTI VIDAD Departamento de Almacn e Inventarios, con la finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en el sistema de base de datos que opere en su momento. 14 Recibe instrucciones y registra en el sistema de la base de datos el oficio de solicitud de baja de los registros contables emitido ante la Direccin de Recursos Financieros. Baja del bien del activo fijo en el sistema de la base de datos. 15 Elabora oficio de notificacin y turna ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, para su Visto Bueno donde se informa que se han efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro del sistema de la base de datos Recibe oficio de notificacin donde se informa que se han efectuado las bajas de los bienes de activo fijo, mismos que autoriza y envan para su conocimiento. Recibe oficio de notificacin que se han efectuado la baja de bienes de activo fijo en los registros contables tanto en el sistema de la base de datos de bienes de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Archiva oficio para su consulta y control. Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios 18 Efecta de manera mensual la conciliacin de bajas de bienes de activo fijo ante la Direccin de Recursos Financieros, con la finalidad de verificar la baja o desincorporacin de los registros contables. Elabora oficio de notificacin y requisita el formato establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto al artculo 31 de la Norma para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias
16
Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial
17
19
DA 14
213/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIN ACTI VIDAD Pblica Federal publicada en el Diario Oficial de la Federacin de fecha 3 de septiembre del 2001; asimismo presenta para su Visto Bueno ante la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Direccin de Recursos Materiales y Servicios 20 Recibe oficio de notificacin y formato No.2 debidamente requisitado, firma de autorizado y enva ante la Secretara de la Funcin Pblica, de conformidad con lo dispuesto al artculo 31 de la Normatividad para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pblica Federal publicada en el Diario Oficial de la Federacin de fecha 3 de septiembre del 2001, en la cual se estipula que dentro de los primeros 10 das de cada trimestre se dar de conocimiento los movimientos de baja efectuados en el periodo ante la misma Secretara. Se enva y recaba acuse de recibido, asimismo remite copia para su conocimiento y archivo ante el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios. Recibe copia de acuse de recibido de notificacin y formato No.2, mismos que se archivaran para su consulta y acreditacin de cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Termina Procedimiento
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22
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
214/432
SECRETARA GENERAL
DIAGRAMAS DE FLUJO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
215/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIN
SECRETARA GENERAL DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL
INICIO
01.
RECIBE PETICIN DE SOLICITUD DE DONACIN E INSTRUYE VERIFICACIN DE EXISTENCIA
PETICIN
02.
RECIBE INSTRUCCIONES Y SOLICITA VERIFICACIN
SOLICITUD
03.
VERIFICA EXISTENCIA FSICA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
INFORME
05.
RECIBE INFORME DE EXISTENCIA O NO DE BIENES
04.
RECIBE RESULTADOS DE LA VERIFICACIN FSICA REALIZADA E INFORMA
INFORME
INFORME
EXISTENCIA?
NO
INFORMA AL SOLICITANTE LA IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE PETICIN

OFICIO
TERMINA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
216/432
SECRETARA GENERAL
1 06.
GIRA INST RUCCIO NES PA RA INTEGRAR LA REL ACIN DE BIENES A DONAR CON EL FIN DE SO METER A CONSIDERA CIN D EL COM IT DE BIENES MUEBL ES
07.
11.
RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIN DEL BIEN EN LOS REGISTROS CONTABLES
OFICIO
ELABORA RELACIN DE BIENES, INSTRUYE INTEGRACIN DE EXPEDIENTES
INTEGRA EXPEDIENTES Y TURNA
RELACIN
EXPEDIENT ES
09.
RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA
08.
RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIN
EXPEDIENT E
12.
EFECTA DESINCORPORACIN O BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES
LINEAMIEN TOS
EXPEDIENT E
10.
RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIN DEL BIEN
SOLICITUD
13.
GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS
B
217/432
SECRETARA GENERAL
B
16.
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIN, AUTORIZA Y ENVA
2
14. 17.
DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIN
OFICIO
OFICIO BASE DE D ATOS
15. 2
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIN Y TURNA PARA SU VISTO BUENO
OFICIO
20.
RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y ENVA A LA SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA
OFICIO FORMATO
18.
EFECTA CONCILIACIN DE BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO
21.
ENVA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y ARCHIVA
1 OFICIO
19.
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIN Y LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO
OFICIO FORMATO
C
218/432
SECRETARA GENERAL
C
22.
RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA
COPIA
TERMINA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
219/432
SECRETARA GENERAL
16 ASIGNACIN DEL PARQUE VEHICULAR
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
220/432
SECRETARA GENERAL
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIN DEL PARQUE VEHICULAR
NDICE PGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO..............................................................222 MISIN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................223 VISIN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................224 NORMAS DE OPERACIN...........................................................................225 POLTICAS DE FUNCIONAMIENTO.............................................................226 DESCRIPCIN NARRATIVA........................................................................228 DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................230
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
221/432
SECRETARA GENERAL
Dotar de parque vehicular a los servidores pblicos y a las reas tcnico administrativas de la Procuradura Agraria para el cumplimiento de sus funciones, salvaguardando y conservndolo en ptimas condiciones fsicas y de uso.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
222/432
SECRETARA GENERAL
Asignar parque vehicular conforme a las necesidades de uso en Oficinas Centrales y Estructura Territorial de la Procuradura Agraria.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
223/432
SECRETARA GENERAL
Que todas las reas Tcnico Administrativas de la Procuradura Agraria, de acuerdo a las necesidades de uso, cuenten con el parque vehicular adecuado y que ste se encuentre debidamente resguardado.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
224/432
SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN Es facultad exclusiva del Secretario General la asignacin del parque vehicular como lo establece la normatividad vigente, a los servidores pblicos y las Unidades Tcnico Administrativas, as mismo, del otorgamiento de esta prestacin a los niveles excluidos en esta normatividad. Los servidores pblicos y las reas tcnico administrativas sern responsables de la salvaguarda y uso del parque vehicular a su cargo. El servidor pblico que deje de prestar sus servicios en la Procuradura Agraria lo har en estricto apego del procedimiento. Es facultad y responsabilidad de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios que a travs de la Subdireccin de Servicios Generales se realicen todas las gestiones administrativas de derechos vehiculares ante las instancias correspondientes.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
225/432
SECRETARA GENERAL
POLTICAS DE FUNCIONAMIENTO Es de responsabilidad exclusiva de los vehculos asignados a los servidores pblicos el uso que se les de a los mismos. Los vehculos asignados al rea de Servicios Generales son de responsabilidad exclusiva de la Direccin de Recursos Materiales. Es responsabilidad de la Direccin de Recursos Materiales aceptar vehculos en malas condiciones fsicas, de uso y la falta de accesorios inventariados cuando el servidor pblico deje de prestar sus servicios sin que se lo comunique al rea de Recursos Humanos. Ser responsabilidad de la Direccin de Recursos Materiales el pago de multas y recargos que genere la falta de cumplimiento de obligaciones de derechos del parque vehicular de Oficinas Centrales de la Procuradura Agraria. Ser responsabilidad del servidor pblico de la prdida de la documentacin que de acuerdo al reglamento de trnsito tenga que ser portada en el mismo para su circulacin.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
226/432
SECRETARA GENERAL
En caso de siniestro del vehculo asignado, ser responsabilidad del servidor pblico la no observancia las condiciones generales del seguro vehicular, tales como conducir sin licencia vigente, conducir en estado de ebriedad, etc.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
227/432
SECRETARA GENERAL
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
228/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Direccin de Recursos Materiales y Servicios 1 ASIGNACIN DEL PARQUE VEHICULAR ACTI VIDAD Recibe las unidades nuevas y/o la indicacin del C. Secretario General el listado de servidores pblicos que de acuerdo a la normatividad vigente les corresponde como prestacin inherente al puesto un vehculo, as como las solicitudes de unidades de las reas Tcnico-Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial y turna a la Subdireccin de Servicios Generales Recibe listado o solicitudes, revisa y elabora resguardo temporal o permanente de asignacin de vehculo. Actualiza el sistema de control vehicular, levanta inventario del vehculo y enva vehculos a la Estructura Territorial y pasa al procedimiento de manejo y control del parque vehicular de Delegaciones y Residencias. En Oficinas Centrales recaba firmas y actualiza expedientes. Entrega unidad junto con calendario de servicios de mantenimiento preventivo y documentacin que deber portar la unidad de acuerdo al reglamento de trnsito vigente para el Distrito Federal. Termina procedimiento.
Subdireccin de Servicios Generales
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DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
229/432
SECRETARA GENERAL
DIAGRAMAS DE FLUJO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
230/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIN DEL PARQUE VEHICULAR
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
01. RECIBE UNIDADES NUEVAS Y LISTADO DE SERVIDORES PBLICOS QUE LES CORRESPONDE UN VHECULO Y TURNA
LISTADO
02. RECIBE LISTADO, REVISA Y ELABORA RESGUARDO TEMPORAL O PERMANENTE DE ASIGNACIN DE VEHCULO
LISTADO RESGUARDO
03. ACTUALIZA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR, LEVANTA INVENTARIO, ENVA A ESTRUCTURA TERRITORIAL
INVENTARI O PASA A PROCEDIMI ENTO 8 2 DEL TOMO V DEL MANUAL DE PROCEDIMI ENTOS DE DELEGA CIONES
04.
EN OFICINAS CENTRALES RECABA FIRMAS Y ACTUALIZA EXPEDIENTES
EXPEDIENT ES
05. ENTREGA UNIDAD JUNTO CON CALENDARIO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y DOCUMENTACIN
CALENDARI O DOCUMENTA CIN
INICIO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
231/432
SECRETARA GENERAL
17 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
232/432
SECRETARA GENERAL
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
233/432
SECRETARA GENERAL
Dotar de combustible que se requiera para atender las necesidades del servicio del parque vehicular asignado a los servidores pblicos y rea de Servicios Generales de Oficinas de la Procuradura Agraria.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
234/432
SECRETARA GENERAL
Contar con el combustible distribuido en forma racional para coadyuvar al mejor desempeo de sus funciones sustantivas y cumplimiento de sus responsabilidades.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
235/432
SECRETARA GENERAL
Obtener el mximo aprovechamiento de uso del parque vehicular para las tareas sustantivas de la Entidad.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
236/432
SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
La Direccin de Recursos Materiales y Servicios programar la dotacin de combustible a los servidores pblicos, de conformidad a la normatividad vigente en la materia. La Subdireccin de Servicios Generales realizar un programa anual de consumo de combustible para el parque vehicular asignado a los mandos superiores y al rea de Servicios Generales. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios llevar a cabo programas de racionalidad, en la dotacin de combustible para el parque vehicular del rea de Servicios Generales. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios apoyar con vehculos que requiera la operacin de las reas tcnico-administrativas, mediante la solicitud de vehculos.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
237/432
SECRETARA GENERAL
POLTICAS DE FUNCIONAMIENTO
Las reas tcnico-administrativas que soliciten vehculos, invariablemente deber especificar lugar, horario de uso y deber ser autorizado por los Directores de cada rea solicitante. Todos los vehculos del rea de servicios generales que sean utilizados en el rea metropolitana, debern pernoctar en el estacionamiento de la entidad. La duracin del servicio de prstamo de vehculos deber ser de 12 horas, por lo que en caso de solicitar un vehculo por un tiempo mayor para que sea utilizado dentro de la zona metropolitana tendr que pernoctar en el estacionamiento de la Procuradura Agraria. Los servidores pblicos que soliciten vehculos debern presentar su licencia de conducir vigente, por lo que no se prestarn vehculos sin ste documento oficial. No se dotar de combustible a vehculos que no sean propiedad de la Procuradura Agraria, salvo a expresa solicitud autorizada del Secretario General. No se dotar de vales de combustible ni en efectivo al personal que utilice los vehculos del rea de Servicios Generales.
238/432
SECRETARA GENERAL
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
239/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Direccin de Recursos Materiales y Servicios 1 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ACTI VIDAD Recibe del proveedor licitado la dotacin de vales de combustibles y turna a la SSG para que con base en la programacin mensual lleve a cabo la distribucin Recibe vales de gasolina y con base a la programacin mensual elabora listado para la entrega mensual a titulares que cuenten con la prestacin de dotacin de combustibles Entrega vales y registra en el sistema de control vehicular mes a mes la dotacin de combustible. Enva control de dotacin de combustible y recaba firma del titular a que tiene vehculo asignado Para el parque vehicular asignado al rea de servicios generales deber realizar un registro de consumo de manera pormenorizada por cada vehculo, realizando acciones encaminadas al ahorro de combustible. A fin de cada mes elabora un informe del consumo de combustible del parque vehicular asignado al rea de servicios generales y enva a la DRMS Recibe reporte de consumo de combustible, analiza y toma las medidas pertinentes para su racionalizacin y ahorro Termina procedimiento
3 4 5
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
240/432
SECRETARA GENERAL
DIAGRAMAS DE FLUJO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
241/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
01. RECIBE DEL PROVEEDOR LA DOTACIN DE VALES DE COMBUSTIBLE Y TURNA

VALES
02. RECIBE VALES DE GASOLINA, ELABORA LISTADO PARA LA ENTREGA MENSUAL A TITULARES
LISTADO
03. ENTREGA VALES Y REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR 07. RECIBE REPORTE DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE, ANALIZA Y TOMA LAS MEDIDAS PERTINENTES PARA SU RACIONALIZACIN Y AHORRO
REPORTE VALES
04. ENVA CONTROL DE DOTACIN DE COMBUSTIBLE Y RECABA FIRMA DEL TITULAR

CONTROL
TERMINA 05. PARA EL PARQUE VEHICULAR ASIGNADO AL REA DE SERVICIOS GENERALES DEBER REALIZAR UN REGISTRO DE CONSUMO DE MANERA PORMENORIZADA
REGISTRO
06. ELABORA A FIN DE MES UN INFORME DEL CONSUMO DE COMBUSTIBLE

INFORME
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
242/432
SECRETARA GENERAL
18 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
243/432
SECRETARA GENERAL
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
244/432
SECRETARA GENERAL
Proporcionar dos veces al ao mantenimiento preventivo a los vehculos asignados a los titulares y al rea de servicios generales de Oficinas Centrales, as como el mantenimiento correctivo que requieran para su ptimo funcionamiento.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
245/432
SECRETARA GENERAL
Mantener en ptimas condiciones de funcionamiento al parque vehicular de Oficinas Centrales de la Procuradura Agraria.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
246/432
SECRETARA GENERAL
Emitir normas, polticas y lineamientos que permita el manejo y control del parque vehicular asignado a las Unidades Tcnico Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial, a fin de mantener en ptimas condiciones de uso y funcionamiento en la Procuradura Agraria.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
247/432
SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
Es facultad exclusiva de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, el gestionar conforme al programa y calendario anual de la Subdireccin de Servicios Generales el mantenimiento preventivo ante las instancias correspondientes.
El servicio de mantenimiento correctivo deber solicitarse mediante el formato denominado solicitud de mantenimiento correctivo en el cual se describir(solo si se cuenta con el conocimiento) el diagnstico de la avera que presenta.
La Subdireccin de Servicios Generales podr proporcionar (si se tiene a disposicin) de ser necesario en sustitucin temporal un vehculo si la reparacin del vehculo asignado a los titulares, demora mas de ocho horas.
Para el caso de los vehculos asignados a los titulares, el costo del mantenimiento preventivo y correctivo ser con cargo al presupuesto asignado al rea correspondiente.
Las bitcoras del parque vehicular asignado al rea de servicios generales, debern permanecer en las unidades para que vaya siendo llenada por el servidor pblico que lo utilice o lo solicite.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
248/432
SECRETARA GENERAL
Las bitcoras del parque vehicular asignado a los titulares de las reas, debern permanecer en el vehculo y la debern entregar los cinco primero das de cada mesa al rea de servicios generales, a fin de que la informacin sea vaciada en el sistema de control del parque vehicular para monitorear su funcionamiento.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
249/432
SECRETARA GENERAL
Ningn servidor pblico o rea administrativa podr solicitar el mantenimiento preventivo antes o despus de su tiempo programado.
Ningn servidor pblico podr mandar a reparar el vehculo por voluntad propia ya sea por falla mecnica o por accidente de transito, que circule en el rea metropolitana.
En caso de que el vehculo ste prestado provisionalmente para comisin fornea, se podr reparar en el lugar en donde fue la avera, a fin de que le permita regresar y recuperar los gastos generados por sta, presentando factura con requisitos fiscales y las o las refacciones que fueron sustituidas.
El formato de solicitud de mantenimiento deber estar firmado invariablemente por el servidor pblico al cual esta asignado.
El responsable del mantenimiento correctivo deber verificar que el diagnstico descrito en la solicitud lo presente el vehculo.
Cuando un servidor que utilice los vehculos, asignados al rea de servicios generales de llenar la bitcora de kilometraje.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
250/432
SECRETARA GENERAL
Ser responsabilidad del servidor pblico que tenga vehculos asignados, de llenar la bitcora y entregarla los primeros cinco das de cada mes. Ningn servidor pblico podr enviar a los vehculos propiedad de la Procuradura Agraria a mantenimiento correctivo o mantenimiento preventivo por cuenta propia.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
251/432
SECRETARA GENERAL
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
252/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR ACTI VIDAD 1 Elabora programa anual de mantenimiento preventivo calendarizado de oficinas centrales y enva a la DRMyS para su aprobacin. Recibe programa analiza, aprueba y elabora oficio para darles a conocer el programa de servicio a los Titulares que cuentan con vehculos para que tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la DGA para su Vo. Bo. Y devuelve a la SSG Recibe programa autorizado, alimenta el sistema de control vehicular y archiva original. Enva programa autorizado de mantenimiento a titulares que cuenten con vehculo asignado de la P.A. Recibe calendario de servicios de mantenimiento preventivo y enva vehculo de conformidad con su programacin en turno El mantenimiento es? Preventivo: pasa a la actividad No. 8. Correctivo: contina con la siguiente actividad Subdireccin de Servicios Generales Taller autorizado Resguardatario Direccin de Recursos Materiales y Servicios 6 Recibe la unidad programada, y firma turno de mantenimiento y enva al taller autorizado para su mantenimiento. Recibe unidad programada y procede a su mantenimiento y pasa a la actividad No. 17 Elabora formato de mantenimiento correctivo y enva a la DRMS para su trmite Recibe requisicin de servicio de mantenimiento correctivo y enva a la SSG para que solicite el
RESPONSABLE Subdireccin de Servicios Generales Direccin de Recursos Materiales y Servicios
3 4
Resguardatario
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DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
253/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR ACTI VIDAD diagnstico y presupuesto al taller autorizado Subdireccin de Servicios Generales Taller Autorizado Subdireccin de Servicios Generales 10 Recibe requisicin de mantenimiento correctivo y solicita al taller autorizado una inspeccin y prueba fsica para que emita su diagnstico y presupuesto Emite su diagnstico y presupuesto con fechas compromiso de entrega y enva a la SSG Recibe diagnstico, presupuesto y tiempo de entrega y lo enva al titular solicitante para su conocimiento; si la reparacin dura ms de 8 horas se le ofrecer un vehculo en sustitucin (si hay en disponibilidad) Recibe diagnstico de presupuesto y firma autorizando la reparacin, as como en caso de necesitar vehculo sustituto, firma resguardo provisional de unidad y devuelve Recibe de los titulares Diagnstico autorizado y enva la unidad al taller autorizado a reparacin Recibe unidad y repara Devuelve unidades de mantenimiento preventivo y correctivo a la SSG: Recibe vehculos junto con factura de reparacin y o servicio y enva a resguardatario para firma el formato de conformidad. Recibe vehculos y firma factura y formato de conformidad. En caso de haber aceptado vehculo a sustituto entrega unidad y le devuelven firma de resguardo provisional. Recibe factura firmada a Entera satisfaccin y registra en sistema de control vehicular todos los conceptos que se le realizaron al vehculo para su
RESPONSABLE
11 12
Resguardatario
13
Subdireccin de Servicios Generales Taller Autorizado
14 15 16
Subdireccin de Servicios Generales Resguardatario
17
18
19
DA 14
254/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR ACTI VIDAD control 20 Integra copia en las bitcora de mantenimiento y expediente del vehculo. Termina el procedimiento
RESPONSABLE
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
255/432
SECRETARA GENERAL
DIAGRAMAS DE FLUJO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
256/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RESGUARDATARIO TALLER AUTORIZADO
INICIO
01.
ELABORA PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE OFICINAS CENTRALES Y ENVA
PROGRAMA ANUAL
02.
RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA DE LA DGA Y DEVUELVE
OFICIO PROGRAMA
05.
RECIBE CALENDARIO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y ENVA VEHCULO CONFORME A PROGRAMA
PROGRAMA
07.
RECIBE UNIDAD PROGRAMADA Y PROCEDE A SU MANTENIMIENTO
LINEAMIEN TOS
03.
RECIBE PROGRAMA AUTORIZADO, ALIMENTA SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR Y ARCHIVA ORIGINAL
PROGRAMA
A EL MANTENIMIENTO ES?
04.
PROVENTIVO ENVA PROGRAMA AUTORIZADO DE MANTENIMIENTO A TITULARES
PROGRAMA
CORRECTIVO
06.
RECIBE LA UNIDAD PROGRAMADA, FIRMA TURNO Y ENVA A TALLER AUTORIZADO
TURNO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
257/432
SECRETARA GENERAL
A 10.
RECIBE REQUISICIN Y SOLICITA AL TALLER UNA INSPECCIN Y PRUEBA FSICA PARA QUE EMITA SU DIAGNSTICO
FORMATO
09.
RECIBE REQUISICIN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y ENVA
08.
ELABORA FORMATO DE MANTENIMIENTO Y ENVA
FORMATO
FORMATO
4 12. 11.
EMITE DIAGNSTICO Y PRESUPUESTO CON FECHAS COMPROMISOS DE ENTREGA Y ENVA
DIAGNSTI CO
RECIBE DIAGNSTICO Y PRESUPUESTO, Y ENVA AL TITULAR SOLICITANTE
DIAGNSIT O
13.
PRESUPUES TO PRESUPUES TO
RECIBE DIAGNSTICO Y PRESUPUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACIN. FIRMA RESGUARDO DE VEHCULO SUSTITUTO, EN SU CASO
DIAGNSTI CO PRESUPUES TO RESGUARDO
14.
RECIBE DE LOS TITULARES DIAGNSTICO AUTORIZADO Y ENVA LA UNIDAD LA TALLER AUTORIZADO
DIAGNSIT CO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
258/432
SECRETARA GENERAL
3 17.
RECIBE VEHICULOS JUNTO CON FACTURA DE REPARACIN Y/O SERVICIO Y ENVA
B 15.
RECIBE UNIDAD Y REPARA
FACTURA
18.
RECIBE VEHICULOS, FIRMA FACTURA Y FORMATO, EN SU CASO DEVUELVE VEHICULO SUSTITUTO
FACTURA FORMATO FACTURA
16.
DEVUELVE UNIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
19.
RECIBE FACTURA FIRMADA Y REGISTRA EN SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR
5
FACTURA
20.
INTEGRA COPIA EN LAS BITCORA DE MANTENIMIENTO Y EXPEDIENTE DEL VEHCULO
TERMINA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
259/432
SECRETARA GENERAL
19 REPARACIN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHCULOS Y APLICACIN DE BITCORA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
4/432
SECRETARA GENERAL
PROCEDIMIENTO DE REPARACIN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHCULOS Y APLICACIN DE BITCORA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
5/432
SECRETARA GENERAL
Proporcionar a los vehculos asignados a las Unidades tcnico administrativas de la Procuradura Agraria los servicios de dotacin de llantas y acumuladores y los de reparaciones mayores y menores que requieran para su ptimo funcionamiento.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
6/432
SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
Los servicios de reparacin de vehculos o de reposicin de llantas y acumuladores se proporcionarn exclusivamente a las unidades propiedad de la Procuradura Agraria. Los servicios de referencia sern gestionados nicamente por la Subdireccin de Servicios Generales y por las Delegaciones Estatales y Residencias en su respectivo mbito de operacin. Las unidades tcnico administrativas sern responsables de la aplicacin de la bitcora de control de cada uno de los vehculos asignados, para registrar su historial y los servicios de mantenimiento que reciban. El costo de las reparaciones, refacciones, acumuladores, llantas y servicios de alineacin y balanceo ser cubierto con cargo al presupuesto de la unidad tcnico-administrativa usuaria. Ser responsabilidad de la Subdireccin de Servicios Generales determinar, de acuerdo con las condiciones de uso, los tiempos mnimos de vida de las llantas y acumuladores para aprobar o rechazar las solicitudes de reposicin correspondientes.
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SECRETARA GENERAL
Los titulares de las unidades tcnico administrativas sern corresponsables del uso que se d a los vehculos y a sus componentes y accesorios; asimismo, sern responsables de solicitar los servicios que requiera cada vehculo. Ser responsabilidad del supervisor registrar en las solicitudes de servicio los nmeros de serie de las llantas y acumuladores, as como verificar su colocacin o el empleo de las refacciones necesarias en los vehculos para los cuales hayan sido solicitadas.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REPARACIN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHCULOS Y APLICACIN DE BITCORA ACTI VIDAD 1 Adapta el sistema de bitcora para llevar el control de los servicios que se proporcionen a cada uno de los vehculos que tenga asignados. Elabora orden de servicio de reparacin, cambio de llantas o de acumuladores, remite a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios y turna con instrucciones a la Subdireccin de Servicios Generales, de acuerdo al presupuesto y programa de reparaciones. Recibe orden de servicio, verifica en el control de vehculos que la unidad sea propiedad de la Procuradura Agraria. Es adjudicacin directa? 4 5 Talleres 6 No. Continuar con la actividad No. 8. S. Solicita cotizacin a los talleres, en su caso, enva la unidad. Recibe solicitud de cotizaciones, en su caso, la unidad determina trabajos a realizar, elabora y presenta la cotizacin respectiva. Recibe las cotizaciones de los talleres, elabora el cuadro comparativo correspondiente y analiza. Selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, elabora orden de servicio. Entrega el original de la orden de servicio al taller seleccionado, as como la unidad para su reparacin. NOTA: En caso de contar con taller autorizado, no se consideran los puntos 4, 5, 6, 7, 8.
RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REPARACIN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHCULOS Y APLICACIN DE BITCORA ACTI VIDAD 10 Repara el vehculo, instala llantas, acumuladores o aplica el servicio solicitado, prepara la factura y la entrega junto con la unidad. Recibe el vehculo reparado, con llantas o acumuladores, revisa y verifica que est en buenas condiciones mecnicas, en su caso, sella y firma la factura. Gira instrucciones al Departamento de Mantenimiento Preventivo para que registre el servicio proporcionado en sus controles y se entregue el vehculo a la Unidad TcnicoAdministrativa. Pasa a la actividad No. 18. Solicita con oficio autorizado por la Direccin General de Administracin a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto la suficiencia presupuestal del gasto correspondiente. Enva a la Direccin de Recursos Financieros facturas para su pago, pasa a la actividad No. 16. Elabora relacin de reparaciones, integra el expediente y presenta a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17. Recibe factura original y de acuerdo con las condiciones de pago, establece el compromiso presupuestal, prepara el pago, expide pliza cheque, registra la operacin contable y entrega el cheque al proveedor. Recibe la relacin expediente y archiva. de reparaciones, integra servicio
RESPONSABLE Taller Autorizado
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14 15
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Direccin de Recursos Materiales y Servicios Unidad Tcnico-Administrativa
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Recibe el vehculo y registra el proporcionado en la bitcora del mismo. Termina el Procedimiento.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHCULOS Y APLICACIN DE BITCORA
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA
INICIO
SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
TALLERES
TALLER AUTORIZADO
01.
ADAPTA SISTEMA DE CONTROL DE SERVICIOS A PROPORCIONAR
BITCORA
03.
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y VERIFICA QUE LA UNIDAD SEA PROPIEDAD DE LA PROCURADURA AGRARIA
ORDEN DE SERVICIO
06.
RECIBE SOLICITUD Y UNIDAD, DETERMINA TRABAJOS Y PRESENTA COTIZACIN
SOLICITUD COTIZACI N
02.
ELABORA ORDEN DE SERVICIO DE REPARACIN Y REMITE ES ADJUDICACIN DIRECTA?
NO 04.
ORDEN DE SERVICIO
S 05.
SOLICITA COTIZACIN Y ENVA UNIDAD
07.
ANALIZA COTIZACIONES
COTIZACI N CUADRO COMPARATI VO
A
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UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
A
08.
SELECCIONA TALLER Y ELABORA ORDEN DE SERVICIO
10.
RECIBE, APLILCA SERVICIO SOLICITADO, ENTREGA FACTURA Y UNIDAD
FACTURA
ORDEN DE SERVICIO
09.
ENTREGA ORDEN DE SERVICIO Y UNIDAD PARA REPARACIN
ORDEN DE SERVICIO
11.
RECIBE, VERIFICA Y FIRMA FACTURA
FACTURA
12.
REGISTRA SERVICIO Y ENTREGA VEHCULO
B
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UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
B
3 13.
SOLICITA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
4 16. 17.
RECIBE FACTURA, PREPARA PAGO, REGISTRA OPERACIN Y ENTREGA CHEQUE

FACTURA CHEQUE
RECIBE RELACIN E INTEGRA EXPEDIENTE
OFICIO
RELACIN EXPEDIENT E
14.
ENVA FACTURA DE PAGO
15.
RELACIONA REPARACIONES, INTEGRA EXPEDIENTE Y PRESENTA
2
EXPEDIENT E
11.
RELACIN
RECIBE VEHCULO Y REGISTRA SERVICIO
TERMINA
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20 SUPERVISIN DEL PARQUE VEHICULAR
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PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIN DEL PARQUE VEHICULAR
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Llevar a cabo una supervisin permanente al parque vehicular a fin de monitorear sus condiciones fsicas y tomar las medidas pertinentes para que est en condiciones y la conservacin de vida til.
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Emitir reportes en tiempo y forma para que se est en posibilidad de tomar decisiones para la salvaguarda del parque vehicular de la Procuradura Agraria.
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La conservacin del parque vehicular en ptimas condiciones para su uso y destino final, para obtener un mejor beneficio.
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NORMAS DE OPERACIN
La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, a travs de la Subdireccin de Servicios Generales elaborar un programa de supervisin anual, misma que dar a conocer en tiempo y forma a las Unidades Tcnico-Administrativas mismo que contendr los tiempos y las formas en que se llevar a cabo sta. Las Unidades Tcnico Administrativa, as como los servidores pblicos de la Procuradura Agraria que tienen bajo su resguardo el parque vehicular, brindarn todo tipo de facilidades a la supervisin para que cumpla con sus objetivos. Cuando en la supervisin se detecten vehculos en condiciones diferentes a las que presentaba en el momento de su asignacin y stas no hayan sido reportadas para su reparacin, ser facultad de la direccin de Recursos Materiales y Servicios llevar a cabo los trmites administrativos ha que haya lugar, para recuperar las condiciones que originalmente presentaba en la recepcin del vehculo. Corresponde a la Direccin General de Administracin la facultad de determinar el momento en el que se ponga a disposicin para su baja y enajenacin, aquellos vehculos en los que resulte costoso recuperar su funcionamiento y utilidad.
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La Direccin de Recursos Materiales y Servicios, previo conocimiento del calendario anual de supervisin de las reas tcnico-administrativas, podr hacer cambios y recalendarizaciones, siempre y cuando las reas a supervisar lo soliciten por anticipado a la fecha programada. Ser responsabilidad de las reas tcnico-administrativas y/o de los servidores pblicos que tengan vehculos a su resguardo, de los reportes emitidos por la supervisin en los que no hayan proporcionado las facilidades necesarias para llevarla a cabo y de aquellos que no contengan su rbrica de visto bueno. Si en los resultados de la supervisin se detectaron vehculos en malas o diferentes condiciones a las que presentaba en el momento de su asignacin, y stas no hayan sido reportadas al rea responsable del parque vehicular, el costo que represente el recuperar sus ptimas condiciones fsicas y de uso, corrern con cargo al asignatario. Las reas tcnico-administrativas solicitarn la intervencin de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios para gestionar la baja o destino final de bienes de los vehculos que el rea tcnicoadministrativa considera inservibles e inicie los trmites administrativos que correspondan. Ningn servidor pblico podr dictaminar por s solo la inutilidad del parque vehicular.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Subdireccin de Servicios Generales 1 SUPERVISIN DEL PARQUE VEHICULAR ACTI VIDAD Elabora programa anual de supervisin en el que contempla a Oficinas Centrales y Estructura Territorial y lo enva a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe programa, analiza, aprueba y elabora oficio para darles a conocer el programa de servicio a los Titulares que cuentean con vehculos para que tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la Direccin General de Administracin para su Vo. Bo., y devuelve a la Subdireccin de Servicios Generales Recibe programa y oficio autorizado y alimenta el sistema de control vehicular. Enva programa de supervisin a los titulares que cuenten con vehculo en Oficinas Centrales y a la Estructura Territorial. Realiza la supervisin con la inspeccin fsica del parque vehicular de Oficinas Centrales o de la Estructura Territorial. Solicita la siguiente documentacin: Bitcoras de mantenimiento. Pliza de seguro vigente. Inventario del vehculo
3 4
As mismo llena el formato de supervisin (checklist) y recaba firma de entrado, en caso de que existan vehculos en mal estado tomar fotografas de los cuatro ngulos para integrar fototeca. 7 Elabora informe del estado en el que se encuentra el parque vehicular supervisado y enva a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios junto en el formato de supervisin y alimenta el sistema
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE SUPERVISIN DEL PARQUE VEHICULAR ACTI VIDAD de control vehicular. Direccin de Recursos Materiales y Servicios 8 Recibe informe, analiza y enva a la Direccin General de Administracin para lo conducente, as mismo recibe las indicaciones para aspectos administrativos a seguir. Termina el procedimiento
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIN DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
01.
02. RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y DUVUELVE
PROGRAMA ANUAL OFICIO
ELABORA PROGRAMA ANUAL DE SUPERVISIN Y ENVA
PROGRAMA ANUAL
03. RECIBE PROGRAMA Y OFICIO AUTORIZADO Y ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR

PROGRAMA OFICIO
04. ENVA PROGRAMA DE SUPERVISIN A TITULARES QUE CUENTEN CON VEHCULO

PROGRAMA
05. REALIZA SUPERVISIN CON LA INSPECCIN FSICA DEL PARQUE VEHICULAR
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIN DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
06.
SOLICITA DOCUMENTACIN, LLENA FORMATO, RECABA FIRMA, EN SU CASO TOMA FOTOGRAFAS DE VEHICULOS EN MAL ESTADO
08. RECIBE INFORME, ANALIZA Y ENVA A LA DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN
DOCUMENTA CIN FORMATO
INFORME
07. ELABORA INFORME Y ENVA JUNTO CON FORMATO DE SUPERVISIN, ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR
INFORME FORMATO
TERMINA
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21 SEGURO DE VEHCULOS
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PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHCULOS
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Incorporar al seguro de flotilla a todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuradura Agraria, mantener actualizadas las plizas respectivas y, en caso de siniestro, tramitar el pago total o parcial de la unidad correspondiente.
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NORMAS DE OPERACIN
Todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuradura Agraria debern estar protegidas por la pliza de seguro de flotilla que contrate la Institucin. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios ser responsable de realizar la licitacin pblica para la contratacin del seguro de flotilla, cubrir las primas, controlar y renovar el seguro, mantener comunicacin con la compaa aseguradora y requerir el pago del seguro en casos de siniestro. La Unidad Tcnico-Administrativa que tenga asignado un vehculo ser responsable de que se cuente con la pliza de seguro respectiva y con la documentacin oficial para circular. Las Delegaciones Estatales y las Residencias de la Procuradura Agraria sern responsables de que los vehculos que tengan asignados cuenten con la pliza de seguro de flotilla debidamente actualizada, de solicitar, oportunamente su renovacin y comunicar los casos de siniestro o prdida total de los vehculos, a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios para que se gestione la reparacin o se solicite el pago del seguro por prdida total a la compaa aseguradora y tramitar la baja de las unidades.
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Se deber aplicar estrictamente el instructivo para la atencin y trmite de siniestros, a efecto de deslindar las responsabilidades que procedan, segn el tipo de siniestro. Puesto que todas las unidades cuentan con el seguro, quedar estrictamente prohibido establecer acuerdos con terceras personas en caso de siniestros, toda vez que ello no exime de responsabilidades subsidiarias en investigaciones posteriores. En ningn tipo de siniestro se deber abandonar la unidad, pues ello implica aceptar cargos y responsabilidades que no cubre la pliza.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Direccin de Recursos Materiales y Servicios 1 SEGURO DE VEHCULOS ACTI VIDAD Promueve y realiza licitacin pblica para la contratacin de seguro de vehculos de la Institucin. Prepara la relacin de unidades del parque vehicular que se debern incluir al seguro de flotilla y la entrega a las compaas aseguradoras que participarn en el proceso de licitacin pblica, a efecto de que puedan preparar y presentar sus ofertas. Al celebrarse el proceso de licitacin y dictamen del fallo, prepara el contrato para la compaa seleccionada. Presenta el contrato a la Direccin General de Administracin y a la Secretara General para su autorizacin y firma, una vez aprobado lo somete a consideracin y opinin tcnica legal de la Direccin General Jurdica y de Representacin Agraria; debidamente formalizado lo entrega al representante de la compaa aseguradora, quien lo rubrica, conserva el original y devuelve copias. Prepara la pliza e incluye a las unidades de la Procuradura al seguro de flotilla, integra directorio de ajustadores e instructivo de seguro, junto con la pliza enva a la Procuradura Agraria. Recibe plizas, directorio de ajustadores e instructivo del seguro y turna con instrucciones a la Subdireccin de Servicios Generales. Recibe las plizas, directorio de ajustadores e instructivo del seguro, las revisa y registra, las entrega al Departamento de Mantenimiento Preventivo e instruye para que registre, distribuya y controle.
Compaa Aseguradora
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Servicios Generales
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Departamento de Mantenimiento Preventivo 8 SEGURO DE VEHCULOS ACTI VIDAD Revisa las plizas y las registra en sus controles, las entrega o distribuye a las oficinas centrales, a la Delegacin Estatal y Residencia, a efecto de que integren la pliza al expediente y a la carpeta de documentacin oficial del vehculo. Recibe la pliza, el directorio de ajustadores e instructivo del seguro, fotocopia la pliza, integra sta al expediente del vehculo y entrega documentacin al resguardante o responsable de la unidad para que lo guarde en la carpeta de documentos oficiales. Informa a la aseguradora que d de alta nuevas unidades; cuando la Institucin las adquiera. Regresar a la actividad No. 5. Factura el servicio y costo de las primas y la presenta a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe la factura, verifica con el contrato y la relacin del parque vehicular si la facturacin es correcta, sella y firma, prepara el formato de afectacin presupuestal, solicitando el pago y remite a la Direccin de Recursos Financieros. Recibe factura original y de acuerdo con las condiciones de pago, establece el compromiso presupuestal, prepara el pago, expide pliza cheque, registra la operacin contable y entrega el cheque al proveedor. Notifica siniestro (en caso de que se presente) a la compaa aseguradora o al perito ajustador; si es prdida total levanta acta por accidente o robo ante el agente del Ministerio Pblico, e informa a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios.
Unidad Tcnico-Administrativa/ Delegacin Estatal o Residencia
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Compaa Aseguradora
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Compaa Aseguradora 15 SEGURO DE VEHCULOS ACTI VIDAD Realiza peritaje, evala, emite dictamen y entrega orden de reparacin o pago; indica si se debe pagar el "Deducible". Realiza gestiones para reparacin del vehculo, o para recuperacin en caso de prdida total; entrega la orden de reparacin o de pago y dems documentacin oficial a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 18. Paga el deducible, prepara pliza contable, integra en un expediente toda la documentacin oficial de acuerdo a la normatividad establecida, en su caso, lo enva a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios y da seguimiento para la reparacin o recuperacin del vehculo. Recibe de las Unidades tcnico administrativas, de la Delegacin Estatal o Residencia la orden de pago y documentacin oficial, revisa, analiza y turna a la Subdireccin de Servicios Generales. Recibe, registra, analiza e instruye al Departamento de Mantenimiento Preventivo a efecto de que d seguimiento al siniestro en cuestin. Revisa la documentacin, la registra en el control de vehculos y seguros, establece contacto, en su caso, con la compaa aseguradora para que repare o pague el monto correspondiente a prdida total y da seguimiento hasta su solucin. Repara el vehculo y lo entrega a la Procuradura Agraria o efecta el pago por prdida total, en su caso. (Pasa a la actividad No. 23). Reparacin.- Reciben la unidad reparada; revisan condiciones mecnicas, registran en su bitcora o control, usan el vehculo.
Unidad Tcnico-Administrativa
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Delegacin Estatal o Residencia
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Departamento de Mantenimiento Preventivo
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Compaa Aseguradora
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Direccin de Recursos Materiales y Servicios 23 SEGURO DE VEHCULOS ACTI VIDAD Prdida Total.- Recibe de la Compaa Aseguradora por robo o prdida total el cheque correspondiente. Registra en sus controles las bajas definitivas de los vehculos siniestrados. Enva a la Direccin de Recursos Financieros los cheques recibidos de la Compaa Aseguradora, por concepto de recuperacin de los siniestros ocurridos (robo o prdida total). Recibe cheque de indemnizacin para su envo a la Tesorera de la Federacin, marcando copia de turno a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, para su posterior recuperacin va ampliacin presupuestal e informa a la Direccin General de Administracin. Termina el Procedimiento.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHCULOS
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS COMPAA ASEGURADORA SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA, DELEGACIN ESTATAL O RESIDENCIA DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA DELEGACIN ESTATAL O RESIDENCIAS
INICIO
01.
REGISTRA LICITACIN PBLICA PARA CONTRATACIN DE SEGURO
05.
PREPARA PLIZA Y DIRECTORIO DE AJUSTADORES, INSTRUCTIVO DE SEGURO Y ENVA
PLIZA DIRECTORI O INSTRUCTI VO
02.
RELACIONA UNIDADES QUE DEBERN INCLUIR AL SEGURO ENTREGA A COMPAAS ASEGURADORAS
RELACIN
03.
PREPARA CONTRATO PARA LA COMPAA
CONTRATO
04.
PRESENTA CONTRA TO A FIRMA DE SRA G RAL. Y DGA, SOME TE OPI NIN TCNICA D E LA D GJRA Y LO PRESEN TA A C A. ASEGURARO RA CONTRATO
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A
06.
RECIBE DOCUMENTACIN Y TURNA CONINSTRUCCIONES
DOCUMENTA CIN
07.
RECIBE, REVISA Y REGISTRA Y LAS ENTREGA E INSTRUYE
DOCUMENTA CIN
08.
REVISA PLIZAS, LAS REGISTRA Y DISTRIB. PARA SU INTEGRACIN EN EL EXPEDIENTE
PLIZA
09.
RECIBE, REVISA, REGISTRA PLIZA INTEGRA EXPED. Y ENTREGA DOCUMENTACIN
PLIZA
10.
INFORMA A LA ASEGURADORA DAR DE ALTA A NUEVAS UNIDADES
11.
FACTURA SERVICIO Y COSTO DE LAS PRIMAS Y LAS PRESENTA
FACTURA
12.
VERIFICA FACTURA CON CONTRATO, FIRMA, PREPARA FTO. DE AFECT. PPTAL. Y SOLICITUD DE PAGO
DOCUMENTO S
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B
15.
REALIZA PERITAJE, EVALA, EMITE DICTAMEN Y ENTREGA ORDEN DE REPARACIN
ORDEN DICTAMEN
14.
NOTIFICA SINIESTRO, LEVANTA ACTA EN SU CASO E INFORMA A LA DIRECCIN DE REC. MAT Y SERV.
ACTA
13.
RECIBE FACTURA, PREP. PAGO DE REGIST. OPERACI COT. Y ENTREGA CHEQUE AL PROVEEDOR
CHEQUE FACTURA
16.
GESTIONA REPARACIN DEL VEHCULO, ENTREGA ORDEN DE REPARACIN A LA DRMS
17.
PAGA DEDUCIBLE, PREPARA PLIZA CONTABLE E INTEGRA ESPEDIENTE
PLIZA EXPEDIENT E
3 18.
RECIBE ORDEN DE PAGO Y DOCUMENTACIN OFICIAL, REVISA, ANALIZA Y AUTORIZA
ORDEN
ORDEN
19.
REVISA, REGISTRA, ANALIZA E INSTRUYE PARA SU SEGUIMIENTO
ORDEN
20.
REVISA DOCUMENTACIN Y SOLICITA REPARACIN O EL PAGO CORRESPONDIENTE
DOCUMENTA CIN
DOCUMENTA CIN
C
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SECRETARA GENERAL
C
21.
PREPARA VEHCULO O EFECTA EL PAGO POR PRDIDA TOTAL
22.
RECIBEN UNIDAD REPARADA, REVISAN CONDICIONES MECNICAS Y REGISTRAN EN BITCORA
4 23.
RECIBE DE LA ASEGURADORA EL CHEQUE CORRESPONDIENTE
CHEQUE
24. 26.
REGISTRA BAJAS DEFINITIVAS DE VHECULOS SINIESTRADOS RECIBE Y ENVA A LA TESORERA DE LA FEDERACIN Y COPIA A LA DGPOP
CHEQUES
25.
ENVA CHEQUES RECIBIDOS DE LA ASEGURADORA
TERMINA
CHEQUES
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22 INVENTARIO FSICO DEL ALMACN DE BIENES DE CONSUMO
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PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FSICO DEL ALMACN DE BIENES DE CONSUMO
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Levantar, controlar y mantener actualizado el Inventario de bienes de consumo en el almacn o los asignados a las unidades de la Institucin, para conocer tanto las existencias fsicas con que se cuenta, como su valor y conciliar los resultados del inventario.
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
La Subdireccin de Recursos Materiales, en coordinacin con el Departamento de Almacn e Inventarios, programar el levantamiento del inventario de los bienes de consumo y comunicar a las Unidades tcnico administrativas los das que permanecer cerrado el almacn por ese motivo; establecer las normas y lineamientos para el levantamiento del inventario fsico en el almacn y por conducto de la Direccin General de Administracin solicitar la intervencin de la Contralora Interna en la Procuradura Agraria, para lo conducente. Se determinar en forma rigurosa los materiales almacenados que debern inventariarse y se separarn fsicamente aquellos que se encuentren daados o sean obsoletos. Debern fijarse con precisin los mecanismos y procedimientos para efectuar el recuento de los materiales sujetos a inventario, registrar la informacin correspondiente y formular el informe final del inventario. Los responsables del levantamiento fsico del inventario tendrn a su cargo el manejo y registro de los movimientos del almacn y debern ser:
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El Jefe del Departamento de Almacn e Inventarios. El responsable del almacn de bienes de consumo. Los representantes de la Contralora Interna en la Procuradura Agraria.
Se deber revisar cuidadosamente los registros que se hagan en las tarjetas de toma fsica de inventario, la tarjeta de control de existencias y la tarjeta de movimientos de almacn. Tambin se establecern las medidas pertinentes, respecto a la recepcin de materiales de los proveedores durante el levantamiento fsico del inventario. Se habr de verificar que el levantamiento del inventario fsico en el almacn se realice en forma correcta, de acuerdo con el sistema establecido. Se llevar a cabo el corte de las formas que se emplean en el almacn antes de que se inicie el conteo de los artculos, e indicar la numeracin de los formatos que se vayan a utilizar una vez que se reabra el almacn. Los supervisores debern practicar pruebas selectivas de auditora para confirmar los datos del conteo. Cuando no coincidan los datos de toma fsica de inventarios, con los resultados del recuento de un artculo, se realizarn pruebas de muestreo, ampliando o reduciendo el alcance del conteo de acuerdo con el error. El conteo de los bienes se llevar a cabo por el mtodo cruzado el cual consiste en lo siguiente: uno de los contadores comienza a levantar el inventario en un extremo de la estiba o anaquel, y el otro en el extremo opuesto; al finalizar ambos conteos, el apuntador anotar las cantidades que determinaron ambos en las tarjetas de toma fsica de inventario; si existen diferencias, se realizar un tercer conteo para efectuar las correcciones necesarias. Inmediatamente despus de realizar el conteo, las tarjetas de toma fsica de inventarios debern ser firmadas por los contadores.
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INVENTARIO FSICO DEL ALMACN DE BIENES DE CONSUMO ACTI VIDAD 1 Prepara inventario fsico, coordina acciones e informa a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe informe y solicita a la Direccin General de Administracin indique cundo ser el levantamiento del inventario. Emite circular informando que el permanecer cerrado por inventario. almacn
RESPONSABLE Subdireccin de Recursos Materiales Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin General de Administracin Departamento de Almacn e Inventarios Contralora Interna en la Procuradura Agraria
3 4 5
Elabora acta de levantamiento de inventario, con Contralora Interna. Da fe de la veracidad del inventario. Termina.
Departamento de Almacn e Inventarios
Elabora informe de existencias, firman analiza y enva los resultados a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe informe, analiza y presenta copia a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe Informe, Analiza y enva copia la Direccin General de Administracin, Direccin de Recursos Financieros y Contralora Interna en la Procuradura Agraria. Termina el Procedimiento.
7 8
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO DEL ALMACN DE BIENES DE CONSUMO
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS CONTRALORA INTERNA RESPONSABLE DE LEVANTAMIENTO FSICO DE INVENTARIO DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
01.
PREPARA INVENTARIO FSICO, COORDINA ACCIONES E INFORMA A LA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INFORME
02.
RECIBE INFORME Y SOLICITA A LA DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN CUANDO SER EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO
INFORME
03.
EMITE CIRCULAR QUE EL ALMACN PERMANECER CERRADO POR INVENTARIO
CIRCULAR
04.
ELABORA ACTA DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO, CON CONTRALORA INTERNA
ACTA
05.
DA FE DE LA VERACIDAD DEL INVENTARIO
06.
ELABORA INFORME DE EXISTENCIAS; FIRMAN, ANALIZA Y ENVA LOS RESULTADOS DE LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
RESULTADO S
07.
RECIBE INFORME, ANALIZA Y PRESENTA COPIA A LA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
REICBE INFORME, ANALIZA Y ENVA COPIAS A LA DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN, DIR. DE REC. FINANCIEROS Y CONTRALORA INTERNA
08.
TERMINA
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23 TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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Realizar la toma del inventario fsico de bienes de activo fijo a nivel Nacional, la cual est compuesta por Unidades Administrativas (Oficinas Centrales y Estructura Territorial). Actividad que deber realizarse por lo menos una vez al ao.
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El Departamento de Almacn e Inventarios, con el apoyo del enlace administrativo, llevar a cabo la toma fsica de los bienes del activo fijo de la Procuradura Agraria a nivel nacional, contando con polticas, lineamientos, controles y procedimientos del proceso.
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Obtener los inventarios fsicos de bienes de activo fijo por cada una de las Unidades Administrativas que componen la Procuradura Agraria, contando con base de datos actualizada, as como la emisin del resguardo individual por servidor pblico, a su vez la conciliacin del registro del bien fsico ser igual al registro contable; otorgando informacin veraz, oportuna y confiable.
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NORMAS DE OPERACIN
El secretario General emitir circular interna para instruir a la Direccin General de Administracin, Direcciones de reas de Oficinas Centrales, as como a la Estructura Territorial por cada una de las Delegaciones Estatales y sus Residencias, para que lleven a cabo la toma de inventarios fsicos de bienes de activo fijo a nivel Nacional, asimismo sealen la necesidad de designar a una persona como enlace, el cual ser responsable de coordinar las acciones de control y administracin de los bienes de activos fijos en su unidad y esta interacte directamente con el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios. La Direccin General de Administracin ser la encargada de planear la logstica de inicio y conclusin de la toma de los inventarios fsicos de bienes de activos fijos, con los todos los elementos necesarios para su ejecucin y seguimiento de las actividades planeadas. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios con base a la logstica planeada para la toma de inventarios fsicos de bienes de activos fijos, otorgara el apoyo necesario a travs del Jefe de
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SECRETARA GENERAL
Departamento de Almacn e Inventarios, con la finalidad de coordinar, desarrollar y supervisar las actividades que conlleve el proceso de la toma de inventarios a nivel Nacional. Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, clasificar la base de datos por nmero de Unidad Administrativa por cada una de las reas de Oficinas Centrales, Delegaciones Estatales y Residencias, nombres del resguardante, as como tipo de bien y cantidad. Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, enviar a travs de correo electrnico a cada uno de los Titulares de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, la informacin clasificada para la toma de inventarios fsicos de bienes de activos fijos. Las Unidades Administrativas a travs de sus enlaces, debern imprimir la informacin clasificada de los inventarios fsicos de bienes de activos fijos, la cual debern organizar para llevar a cabo la ejecucin de la toma fsica del inventario. El enlace designado como responsable del control y administracin de la informacin de los bienes de activo fijo, ser quien informe al Titular de la Unidad Administrativa la conclusin de la toma de inventarios de bienes de activo fijo; mismo que anexara al informe el formato debidamente requisitado de incidencias sobre el resultado de la toma de inventario. El Titular de cada una de las Unidades Administrativas, ser el responsable de dar la autorizacin a la informacin de la toma de inventarios fsicos de bienes de activo fijo y formato de incidencias determinadas, mismos que sern turnados a travs de correo electrnico al Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios en forma y tiempo establecidos. El Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, ser el responsable de recibir a travs de correo electrnico la informacin de los resultados de la toma de inventarios fsicos de bienes de activo fijo y los formato de incidencias determinadas por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales como de las Delegaciones Estatales y Residencias.
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El Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, deber conciliar la informacin recibida con la base de datos de bienes de activo fijo, asimismo llevar a cabo la actualizacin de la misma donde existan movimientos. Ser responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, generar los resguardos respectivos y etiquetas de cdigos de barras por cada uno de los usuarios responsables por nmero de Unidad Administrativa y nmeros de inventarios. El Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, deber enviar a travs de correo tradicional los resguardos respectivos en forma personalizada y los cdigos de barras a cada uno de los enlaces de control y administracin de las Unidades Administrativas tanto a Oficinas Centrales como a las Delegaciones Estatales y Residencias. Los enlaces de control y administracin por cada una de la Unidades Administrativas de Oficinas Centrales como de la Estructura Territorial, debern ordenar la informacin recibida, los cuales ejecutaran el pegado del las etiquetas de cdigo de barras en cada uno de los bienes de activo fijo, asimismo recabarn las firmas de conformidad por cada uno de los usuarios responsables de su uso y custodia. Los enlaces de control y administracin de cada Unidad Administrativa, sern los responsables de enviar mediante correo convencional al Departamento de Almacn e Inventarios, los resguardos originales debidamente firmados por cada uno de los usuarios responsables, asimismo archivar copia fotosttica de los mismos para su control y seguimiento. Los enlaces de control y administracin de cada Unidad Administrativa, debern informar a cada unos de sus Titulares la conclusin del proceso de toma de inventarios de bienes de activo fijo. El Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, ser responsable de recibir de cada uno de los enlaces de control y administracin de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, los resguardos originales con las firmas autgrafas del usuario responsable, mismos que debern clasificar y archivar para su control y seguimiento.
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El Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios, deber informar ante la Direccin y Subdireccin de Recursos Materiales y servicios la conclusin de la toma fsica de inventarios de bienes de activo fijo; asimismo solicitar indique que actividad debern realizar en caso de que las incidencias determinadas no fueron posibles de conciliar. Es responsabilidad de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, notificar la conclusin de la toma fsica de inventarios de bienes de activo fijo, ante la Direccin General de Administracin, asimismo solicite en caso de que los resultados de las incidencias reportadas no hayan sido conciliadas. La Direccin General de Administracin, informara la conclusin de la toma fsica de inventarios de bienes de activo fijo, ante al C. Secretario General, asimismo se solicita de carcter oficial las actividades a realizar en los casos de que las incidencias no hayan sido conciliadas. El C. Secretario General, una vez recibido el informe de la conclusin de la toma fsica de inventarios de activo fijo, tomara la decisin en relacin a los resultados obtenidos de las incidencias no conciliadas en su momento.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD 1 Instruye a la: Direccin General de Administracin. Direcciones de reas en Oficinas Centrales. Estructura Territorial. Delegaciones Estatales y Residencias. Para la toma de inventario fsico de bienes de activo fijo a nivel nacional, sealando las necesidad de que designen a una persona que fungir como Enlace Administrativo en cada una de la Unidades Administrativas, el cual coordinara las acciones administrativas de los bienes de activo fijo en su unidad y sea la persona con la cual interacte el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios de Oficinas Centrales. Direccin General de Administracin 2 Planea la logstica y la aplica: Fecha de Inicio/conclusin. Apoyo Informtico.
RESPONSABLE Secretario General
Recursos Humanos y servicios a sus mandos medios y superiores las actividades a realizar. Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios 3 Con base a la logstica para la toma de inventarios a nivel nacional, otorgara el apoyo al Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios. Clasifica la base de datos por: 5 Nombre de la Unidad Administrativa. Oficinas Centrales. Nombre del resguardante. Tipo del bien y cantidad. A travs del correo electrnico turna a los Titulares de las Unidades Administrativas de Oficinas
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD Centrales y de la Estructura Territorial, la informacin clasificada para la toma del inventario fsico. Unidades Administrativas en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial 6 Oficinas Centrales. Delegaciones Estatales. Residencias. Recibe instrucciones para la toma del inventario fsico de sus Unidades Administrativa, asimismo recibe correo electrnico con informacin clasificada de su Unidad Administrativa. El Titular designara el personal que fungir como Enlace Administrativo, para que interacte con el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios de Oficinas Centrales. Enlace administrativo en Oficinas Centrales y en Estructura Territorial 7 Recibe instrucciones e imprime la informacin del correo electrnico, as como formato de incidencias, asimismo organiza la informacin y hace entrega al personal de la Unidad Administrativa, para llevar a cabo la ejecucin de la toma fsica del inventario. Recibe del personal de la Unidad Administrativa la informacin: La toma del inventario fsico Formato de incidencias.
RESPONSABLE
Diferencias de ms o menos en los bienes de activo fijo. 9 Integra y concentra la informacin: La toma del inventario fsico. Formato de incidencias.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD 10 Informa al Titular de la Unidad administrativa la conclusin de l inventario, as como las incidencias determinadas: Recibe del Enlace Administrativo, los resultados obtenidos de la toma de inventario fsico de los bienes de activo fijo, as como las incidencias, las cuales debern aprobar para su envo ante el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios en Oficinas Centrales. Recibe la autorizacin del Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, para enviar la informacin. Remite a travs de correo electrnico ante el Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios en Oficinas Centrales: La toma del inventario fsico de bienes de activo fijo. Los formatos de incidencias derivadas de la toma de inventarios fsica de bienes de activo fijo. Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios 14 Recibe de los Enlaces Administrativos por cada una de las Unidades Administrativas, a travs del correo electrnico los resultados obtenidos de la toma de inventarios fsico de bienes de activo fijo: fijo 15 Toma de inventario fsico de bienes de activo Formato de incidencias. Concilia la informacin recibida contra la base de datos, actualiza en donde existan movimientos por cada una de la Unidades Administrativas. Genera los resguardos respectivos por nmero de Unidad Administrativa y servidor pblico
RESPONSABLE
Unidades Administrativa en Oficinas Centrales y en la estructura Territorial
11
Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial
12
13
16
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD resguardante del bien del activo fijo, asimismo genera las etiquetas de cdigos de barras en el cual se debern identificar el nmero de inventario. 17 Enva a los Enlace Administrativos de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, a travs del corro electrnico: Resguardos (Originales y Copias). Etiquetas que identifican el activo. Asimismo se les comunica remitan el resguardo original con firma autgrafa del servidor pblico o usuario responsable del bien del activo fijo. Enlace administrativo en oficinas Centrales y en la Estructura Territorial 18 Recibe informacin, organiza y solicita al personal de la Unidad Administrativa, lleve a cabo la ejecucin del pegado de las etiquetas de cdigos de barras en cada una de los activos fijos asignados, asimismo el resguardante del activo fijo deber firmar la tarjeta de resguardo actualizada correspondiente y proceder a archivar copia para su consulta y seguridad. A travs del correo tradicional debern remitir los resguardos originales con las firmas autgrafas del servidor pblico o usuario responsable del bien de activo fijo, ante el Jefe de Departamento de Almacn e Inventario en Oficinas Centrales. Archiva copia del resguardo actualizado. 20 Informa al Titular de la Unidad Administrativa, la conclusin de la toma de inventario fsico de bienes de activo fijo dentro de la Unidad Administrativa. Recibe informe de resultados de la toma de inventarios fsicos de bienes de activo fijo y archiva.
RESPONSABLE
19
Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD 22 Recibe de los Enlaces Administrativos por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales, as como de la Estructura Territorial, los resguardos originales con firma autgrafa del servidor pblico o usuario responsable, asimismo clasifica y archiva los resguardos originales. Informa ante el Director y Subdirector de Recursos Materiales y Servicios, la conclusin de la toma de inventarios fsicos, asimismo solicita indique la actividad subsiguiente a realizar en caso de las incidencias que no fueron posibles de conciliar. Notifica la conclusin de la toma del inventario fsico de bienes de activo fijo, ante la Direccin General de administracin, asimismo solicita que se le indique que actividad deber realizar en los casos de las incidencias que no fueron posibles de conciliar y aclarar. Recibe informe aprueba y archiva. Direccin General de Administracin 25 Recibe el resultado del inventario fsico de bienes de activo fijo, asimismo notifica ante el Secretario General la conclusin de la toma de inventario fsico y solicita que se indique que actividad deber realizar en los casos de que las incidencias detectadas no hayan sido aclaradas o conciliadas. Recibe informe aprueba y archiva. Secretario General 26 Recibe resultados del inventario fsico de bienes de activo fijo efectuado a cada una de las Unidades Administrativas de la Institucin, as como las incidencias que fueron determinadas, que a su vez esta no fueron aclaradas y/o conciliadas. Toma decisin sobre las incidencias que fueron detectadas sin ser aclaradas y/o conciliadas en su momento por cada una de la Unidades Administrativas, Jefatura de Departamento de
RESPONSABLE Jefe de Departamento de Almacn e Inventarios
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO ACTI VIDAD Almacn e Inventarios, as como de la Direccin de Recursos Financieros. Termina procedimiento
RESPONSABLE
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA TERRITORIAL
06.
RECIBE IN STRUCC IONES PARA LA T OMA DE L INVENTARI O Y LA INFORMACI N CLASIFICA DA. DE SIGNA ENLACE
SECRETARA GENERAL
ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL

07.
RECIBE IN STRUCC IONES, IMPRIME I NFORMA CIN Y FORMATO D E INCIDENCI AS
02. INICIO
PLANEA LO GISTIC A Y APLICA
03.
APOYA AL DEPART AMENTO DE ALMAC N E INVENTARI OS PAR A LA TOMA DE I NVENTA RIOS A NIVEL NAC IONAL
04.
01.
INSTRUYE PARA L A TOMA DE INVENT ARIO F SICO DE BIENES DE AC TIVO FIJO
CLASIFICA LA BA SE DE DATOS
BASE DE DATOS
INFORMACI N FORMATO
05.
11.
RECIBE RE SULTAD OS OBTENIDOS DE LA TOMA DEL INVEN TARIO FSICO
08.
RECIBE IN FORMAC IN DEL PERSO NAL DE LA UNIDAD AD MINIST RATIVA
TURNA INF ORMACI N CLASIFICA DA
INFORME
INVENTARI O FORMATO DIFERENCI AS
09.
INTEGRA Y CONCE NTRA INFORMACI N
INVENTARI O FORMATO DIFERENCI AS
10.
INFORMA A L TITU LAR DE LA UNIDAD ADMINISTR ATIVA LA CONCLUSI N DEL INVENTARI O
INFORME
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SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS
14.
RECIBE IN FORMAC IN DE CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTR ATIVAS
SECRETARA GENERAL
UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA TERRITORIAL
ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL
A
12.
RECIBE AU TORIZA CIN PARA ENVI AR INFORMACI N
INVENTARI O FORMATO
15.
CONCILIA INFORM ACIN RECIBIDA CON LA BASE DE DATOS
INFORMACI N
13.
REMITE IN FORMAC IN BASE DE DATOS INVENTARI O FORMATO
16.
GENERA RE SGUARD OS Y ETIQUETAS DE C DIGO DE BARRAS
18.
RECIBE IN FORMAC IN, SOLICITA SE PEG UEN LAS ETIQU ETAS
RESGUARDO S CDIGO DE BARRAS CDIGO DE BARRAS
17.
19.
REMITE RE SGUARD OS ORIGINALE S CON FIRMAS, A RCHIVA COPIAS 1 RESGUARDO S
ENVA RES GUARDO Y ETIQUETAS
RESGUARDO S CDIGO DE BARRAS
B
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SECRETARA GENERAL
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA TERRITORIAL ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SECRETARA GENERAL
B
26.
RECIBE RE SULTAD OS DEL INVENTARI O, TOM A DECISIN SOBRE INCIDENCI AS
22.
21.
20.
INFORMA L A CONC LUSIN DE LA TOM A DEL INVENTARI O FSI CO
24.
NOTIFICA CONCLU SIN DE TOMA D EL INVENTARI O FSI CO, RECIBE IN FORME, APRUEBA Y ARCHI VA. SOLICITA INDICA CIONES SOBRE INC IDENCI AS INFORME
RECIBE RE SGUARD OS, CLASIFICA Y ARC HIVA
RECIBE IN FORME DE RESULTADO S
INFORME
RESGUARDO S
INFORME
INFORME
23. TERMINA
INFORMA L A CONC LUSIN DE LA TOM A DEL INVENTARI O
INFORME
25.
RECIBE RE SULTAD O DE INVENTARI O, REC IBE INFORME Y SOLIC ITA INDICACIO NES SO BRE INCIDENCI AS
INFORME
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SECRETARA GENERAL
24 PRESTACIN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
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PROCEDIMIENTO DE PRESTACIN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
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SECRETARA GENERAL
Programar, proporcionar y supervisar los servicios de cerrajera, intendencia, fotocopiado, instalacin y ampliacin de lneas telefnicas y de fax que requieran las diferentes Unidades administrativas de la Procuradura Agraria. tcnico
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
El Departamento de Servicios Internos, deber proporcionar nicamente a las Unidades administrativas que integran la Procuradura Agraria, los servicios de: Intendencia. Cerrajera. Fotocopiado. Gestin, mantenimiento y reubicacin de aparatos y lneas telefnicas y de fax.
tcnico
La Subdireccin de Servicios Generales deber supervisar que todos los trabajos se realicen de manera oportuna y adecuada en todas las reas, incluyendo las de acceso, trnsito, uso comn y bodegas. El Departamento de Servicios Internos programar los servicios a su cargo, para proporcionarlos en forma eficiente y expedita a las Unidades tcnico administrativas que lo soliciten.
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Se formular un informe mensual de las actividades que realice la Subdireccin de Servicios Generales, por los servicios proporcionados a las diferentes Unidades tcnico administrativas. El costo de los materiales necesarios para proporcionar los servicios, se cargarn a la partida presupuestal correspondiente a la Unidad Tcnico-Administrativa solicitante.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ACTI VIDAD 1 Solicita el servicio o mantenimiento correspondiente por medio de memorndum, vale o por la va telefnica, a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe solicitudes y turna con instrucciones a la Subdireccin de Servicios Generales. Recibe y registra la solicitud y programa el servicio de acuerdo con su naturaleza.

RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa solicitante
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Servicios Generales
2 3
Intendencia. Cerrajera. Fotocopiado.
Gestin, mantenimiento y reubicacin de lneas y aparatos telefnicos y de fax. Reparacin de mquinas de escribir y sumadoras. Mantenimiento de instalaciones. Mantenimiento de maquinara y equipo. elctricas,
Mantenimiento de instalaciones hidrulicas y sanitarias. 4 5
Formula la orden de servicio en original y dos copias. Enva una copia de la orden de servicio a la Unidad Tcnico-Administrativa solicitante, original y copia al Departamento de Servicios Internos para su ejecucin. Pasa a la actividad No. 7. Recibe copia de la orden de servicio y la archiva.
Unidad Tcnico-Administrativa Solicitante
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ACTI VIDAD 7 Recibe original y copia de la orden y programa el trabajo. Puede proporcionar el servicio? 8 9 S. Ejecuta el trabajo con oportunidad. No. Solicita el servicio a una empresa prestadora de servicios de que se trate, entregndole el original de la orden. Recibe original de la orden de servicio y enva al tcnico a la Unidad Tcnico-Administrativa solicitante. Se presenta el tcnico con la orden de servicio. Verifica el tipo de servicio que se va a realizar. Efecta los trabajos pertinentes, al terminarlos recaba la firma de conformidad con el servicio, elabora la factura para el cobro y la entrega a la Subdireccin de Servicios Generales. Recibe orden de servicio y factura. Revisa, verifica servicio y da su visto bueno en la factura, la firma y sella, y la enva a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17. Supervisa que los servicios se realicen en forma oportuna y adecuada y elabora informe en forma mensual que presenta a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios.
RESPONSABLE Departamento de Servicios Internos
Empresa prestadora del servicio
10
11 12 13
14 15
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ACTI VIDAD 17 Recibe, revisa y autoriza, firma y enva factura a la Direccin de Recursos Financieros, el informe lo analiza y remite a la Direccin General de Administracin y archiva copia. Recibe la factura autorizada, programa el pago respectivo y afecta el presupuesto. Termina el Procedimiento.
RESPONSABLE Direccin de Recursos Materiales y Servicios
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
INICIO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO
01.
SOLICITA EL SERVICIO O MANTENIMIENTO
02.
03.
RECIBE, REGISTRA SOLICITUD Y PROGRAMA SERVICIO
07.
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y PROGRAMA EL TRABAJO
10.
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y ENVA AL TCNICO
RECIBE TURNA E INSTRUYE
SOLICITUD
SOLICITUD
SOLICITUD
ORDEN
ORDEN
06.
04.
PUEDE PROPORCIONAR SERVICIO?
11. NO
SE PRESENTA EL TCNICO CON LA ORDEN DEL SERVICIO
RECIBE Y ARCHIVA
FORMULA ORDEN DE SERVICIO
ORDEN
ORDEN
ORDEN
S 05. 08. 12.
ENVA COPIA DE ORDEN DE SERVICIO
EJECUTA EL TRABAJO
VERIFICA TIPO DE SERVICIO A REALIZAR
OFICIO
09.
SOLICITA EL SERVICIO A UNA EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS
ORDEN
13.
EFECTUA TRABAJOS, RECABA FIRMA Y ELABORA FACTURA PARA SU COBRO
FACTURA
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
A
14. 18.
RECIBE FACTURA, PROGRAMA EL PAGO Y AFECTA EL PRESUPUESTO
FACTURA
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y FACTURA
ORDEN FACTURA
15. TERMINA
VERIFICA SERVICIO, FIRMA FACTURA Y ENVA
FACTURA
16.
SUPERVISA LOS SERVICIOS, ELABORA INFORME MENSUAL Y LO PRESENTA
INFORMA
17.
REVISA, AUTORIZA, FIRMA FACTURA Y ENVA EL INFORME Y REMITE A LA DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN
FACTURA INFORME
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84/432
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25 SERVICIO DE VIGILANCIA
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PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
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Programar, proporcionar y supervisar los servicios de vigilancia y cuidado de los bienes e instalaciones de la Procuradura Agraria, as como los de atencin y seguridad del personal que labora en ella.
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
El personal de vigilancia deber conocer todas las instalaciones de la Procuradura Agraria para que, en caso de siniestro, pueda identificar rpidamente el lugar donde se presente y adoptar de inmediato las medidas que resulten pertinentes. El personal de vigilancia se distribuir de acuerdo con las necesidades normales del servicio y en caso de urgencia, se reasignar segn lo exijan las circunstancias. El personal de vigilancia deber presentarse al servicio con 30 minutos de anticipacin a fin de contar con el tiempo suficiente para uniformarse, aseado con el uniforme limpio y completo, en perfectas condiciones fsicas y mentales, evitando llegar al servicio con aliento alcohlico o ingerir alcohol o droga, y presentarse al Jefe de Servicio o compaero a relevar, y firmar la fatiga. Recibir y revisar que el equipo de apoyo este completo y en buenas condiciones como son: Reloj checador, llaves, libreta de control, libreta de anotaciones de las visitas de supervisin y apoyo, el arma de cargo con dotacin de cartuchos.
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SECRETARA GENERAL
Al recibir el servicio deber exigir se le informe de las novedades que se hayan registrado en el turno saliente. Queda estrictamente prohibido permitir que permanezcan personas no autorizadas en el interior de la caseta de vigilancia, jugar juegos de azar, aceptar dadivas y abandonar su puesto de vigilancia. Se revisar toda clase de objetos, bultos, paquetes, bolsas, etc., que porten el personal de la Procuradura Agraria as como visitas o personas de aspecto sospechoso que pretendan ingresar a las instalaciones de la Procuradura Agraria. Vigilar que el equipo de oficina, como son: mquinas de escribir, calculadoras, cafeteras, radios, etc., queden desconectados, previa indicacin de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios deber apagar la luz del edificio, as como consultar con la persona indicada, si el equipo de cmputo debe permanecer conectado. Los bienes propiedad de la Procuradura Agraria slo podrn salir de sus instalaciones, cuando se cuente con la autorizacin correspondiente. Al personal de vigilancia le queda estrictamente prohibido conducir vehculos dentro o fuera de la Institucin, llevar el control de entrada y salida de vehculos, hacer una revisin del contenido de los vehculos en interior y cajuelas, con el fin de que no salga ningn equipo, material, etc. de la Institucin salvo con formato de salida autorizado por funcionario. Custodiar los vehculos pertenecientes a la Institucin y vigilar que queden debidamente cerrados en su lugar asignado. El personal de vigilancia solicitar al personal operativo pase de salida autorizado por su Jefe inmediato. Se deber informar sobre las personas o contingentes que se presenten en las instalaciones de la Procuradura Agraria, para que los servidores pblicos tomen las decisiones conducentes, ya sea de atencin al pblico o de afrontar las contingencias.
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Se impedir el acceso a todas las personas que se encuentren bajo el influjo del alcohol o sustancias enervantes. Para fijar propaganda ajena a las actividades de la Procuradura Agraria, ser necesario contar con la autorizacin del Director General de Administracin. Se verificar diariamente que los equipos contra incendios se encuentren en los lugares establecidos con ese fin y se informar acerca de los extintores que necesitan recarga. Al trmino de cada turno, el personal de vigilancia deber entregar el parte respectivo al Departamento de Servicios Internos para informar sobre las incidencias que se hayan presentado. Toda persona ajena a esta Institucin deber de registrarse y dejar una credencial que lo identifique. El personal de vigilancia deber cerrar todas las puertas y ventanas que conducen o tienen vista a la calle, revisar que las bardas que circundan la institucin no hayan sido daadas, verificar que el alumbrado se encuentre en buenas condiciones para evitar zonas obscuras, vigilar que los empleados no pierdan el tiempo bromeando, jugando de manos o juegos de azar y que no ingieran bebidas alcohlicas y/o estimulantes.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Subdireccin de Servicios Generales 1 2 SERVICIO DE VIGILANCIA ACTI VIDAD Coordina y supervisa el Programa General del Servicio de Vigilancia de la Procuradura Agraria. Acuerda con el responsable del servicio de vigilancia, la programacin, polticas, normas, horarios y condiciones generales del servicio. Proporciona el servicio de vigilancia las 24 horas de los 365 das del ao. Controla la entrada y salida de las personas ajenas a la Procuradura Agraria, mediante el registro de visitantes. Revisa bultos, paquetes o credenciales del personal que ingrese a las instalaciones de la Procuradura Agraria. Elabora el parte del da por turnos y lo entrega al Departamento de Servicios Internos. Recibe e integra el parte del da, lo revisa y da visto bueno. En caso de incidencias, adopta las medidas preventivas o correctivas que procedan. Turna el parte del da a la Subdireccin de Servicios Generales, junto con un informe de las incidencias que se hayan presentado. Recibe, revisa el parte y el informe y, si existen anomalas, toma las medidas pertinentes. Presenta la factura de los servicios Subdireccin de Servicios Generales. a la
Vigilancia de la empresa prestadora del servicio
3 4
6 Departamento de Servicios Internos 7 8 9
Subdireccin de Servicios Generales Empresa Prestadora del Servicio de Vigilancia Subdireccin de Servicios Generales
10 11 12
Recibe la factura, confronta con los informes y controles respectivos, da su visto bueno y remite a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin de Recursos Financieros 13 14 SERVICIO DE VIGILANCIA ACTI VIDAD Recibe la factura, revisa, da su visto bueno, firma y enva a la Direccin de Recursos Financieros. Recibe la factura, programa su pago y afecta el presupuesto. Termina el Procedimiento.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA
SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES VIGILANCIA DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE VIGILANCIA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
INICIO
01.
COORDINA Y SUPERVISA EL PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA
PROGRAMA
03.
PROPORCIONA SERVICIO DE VIGILANCIA LAS 24 HORAS LOS 365 DAS DEL AO
07.
RECIBE, REVISA Y DA Vo. Bo.
PARTE DEL DA
02.
ACUERDA CON EL RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE VIGILANCIA
PROGRAMA
04.
08.
EN CASO DE INCIDENCIAS ADOPTA MEDIDAS PREVENTIVAS O CORRECTIVAS
CONTROLA ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAS
REGISTRO DE CONTRO L
05.
REVISA PAQUETES O CREDENCIALES DEL PERSONAL QUE INGRESA A LAS INSTALACINES
09.
TURNA EL PARTE DEL DA CON INFORME DE INCIDENCIAS
INFORME PARTE
06.
ELABORA EL PARTE DEL DA Y ENTREGA
PARTE DEL DA
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA
SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES VIGILANCIA DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE VIGILANCIA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
A
10.
RECIBE, REVISA SI EXISTEN ANOMALAS, TOMA MEDIDAS
11.
14.
RECIBE, PROGRAMA PAGO Y AFECTA PRESUPUESTO
PRESENTA FACTURA DE SERVICIOS
INFORMEC PARTE DEL DA
FACTURA
FACTURA
TERMINA 12.
CONFRONTA FACTURA CON INFORME Y CONTROLES, DA Vo. Bo. Y REMITE
FACTURA INFORMES REGISTROS
13.
RECIBE, REVISA, DA SU VISTO BUENO, FIRMA Y ENVA
FACTURA
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26 PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
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PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
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Llevar a cabo los estudios relacionados con los proyectos de instalaciones y distribucin del espacio fsico, a fin de que el personal y los bienes (propios o arrendados) con que cuenta la Procuradura Agraria se encuentren en condiciones apropiadas.
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NORMAS DE OPERACIN
Se planear la vigilancia permanente del estado fsico de los inmuebles propiedad de la Procuradura Agraria. Se formularn programas que garanticen la asignacin, uso y aprovechamiento racionales de los recursos pblicos disponibles. Los planes y programas debern jerarquizarse con base en el informe de control preventivo y en las solicitudes de servicio formuladas por las unidades Agraria. Se planear la supervisin necesaria para asegurarse de que tanto la adecuacin, adaptacin o aprovechamiento de los espacios fsicos como la conservacin y mantenimiento de los inmuebles federales, destinados al servicio de la Procuradura Agraria se efecten conforme a las normas tcnicas que dicte la Secretara de Desarrollo Social. tcnico administrativas de la Procuradura
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SECRETARA GENERAL
Se planear la preparacin de proyectos de instalaciones tendientes a mejorar la administracin de los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio de la Procuradura Agraria. Se establecern sistemas que permitan supervisar el cumplimiento de los planes y proyectos implantados en materia inmobiliaria.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIN DEL ESPACIO ACTI VIDAD 1 Solicita a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios que se modifique la distribucin del espacio fsico de su rea de trabajo. Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a la Subdireccin de Servicios Generales. Recibe solicitud y supervisa las instalaciones de todas las unidades tcnico-administrativas de la Procuradura Agraria. Detecta las necesidades de modificacin y mejoramiento de la distribucin del espacio fsico. Conjuntamente con el Departamento de Servicios Internos elabora los programas de distribucin del espacio. Establece la prioridad de los trabajos. Turna por instrucciones de la Direccin General de Administracin los programas a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, para verificar que exista disponibilidad presupuestal. Recibe y establece la previsin de los recursos e informa sobre el particular a la Direccin General de Administracin. Recibe documento y turna a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios, la cual remite para su operacin a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe y solicita cotizaciones, selecciona a los prestadores de servicios.
RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa solicitante Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Servicios Generales
2 3
4 5
6 7
Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto Direccin General de Administracin
Subdireccin de Recursos Materiales
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIN DEL ESPACIO ACTI VIDAD 11 Elabora los presupuestos y proyecto de contrato y remite a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe la documentacin, analiza si procede solicitar la intervencin del Comit de Adquisiciones, y en caso afirmativo, promueve el procedimiento de licitacin pblica y remite a la Direccin General de Administracin. Recibe la documentacin, recabndose firmas de los contratos, en su caso, devuelve todos los documentos. Recibe la documentacin y el contrato firmado y lo turna a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe y comunica a la empresa contratista que puede iniciar los trabajos y, en su caso, recoger el anticipo correspondiente. Realiza los trabajos. Presenta las estimaciones de obra a la Subdireccin de Servicios Generales quien turna al Departamento de Servicios Internos. Supervisa los trabajos, revisa la bitcora de la obra y constata que los trabajos se hayan realizado conforme a los proyectos y el contrato respectivo. Firma las estimaciones de obra para que se tramite su pago. Al trmino de los trabajos, recibe las obras efectuadas y en su caso, la garanta correspondiente de finiquito, as como factura y acta de entrega.
RESPONSABLE
12
Direccin General de Administracin Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Materiales Empresa contratista
13
14 15
16 17
Departamento de Servicios Internos
18
19 20
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIN DEL ESPACIO ACTI VIDAD 21 Subdireccin de Servicios Generales Direccin de Recursos Materiales y Servicios 22 23 Firma de conformidad la documentacin y remite a la Subdireccin de Servicios Generales. Recibe la documentacin, la autoriza y la enva a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe la factura, la garanta y la carta de aceptacin de la obra y remite para su pago la factura respectiva a la Direccin de Recursos Financieros. Finiquita el contrato respectivo y afecta registros y contratos. Termina el Procedimiento.
RESPONSABLE
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
SOLICITAN TE
DEPARTAME NTO DE SERVICIOS INTER NOS
01.
SOLICITA SE MODIFIQUE DISTRIBUCIN DE ESPACIO FSICO
06.
ESTABLECE PRIORIDADES DE TRABAJO
10.
SOLICITA COTIZACIONES Y SELECCIONA PRESTADORES DE SERVICIO
14.
RECIBE DOCUMENTACIN Y CONTRATO FIRMADO Y TURNA
18.
SUPERVISA Y REVISA BITCORA DE LA OBRA
SOLICITUD
DOCUMENTO S CONTRATO
11. 07. 02.

TURNA PROGRAMAS A LA DGPOP PARA VERIFICAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROGRAMAS
ELABORA PRESUPUESTOS Y PROYECTO DE CONTRATO
19. 15.
COMUNICA AL CONTRATISTA QUE PUEDE INICIAR EL TRABAJO FIRMA ESTIMACIONES DE OBRA PARA SU PAGO
RECIBE, REVISA Y TURNA CON INSTRUCCIONES
PRESUPUES TO PROYECTO
ESTIMACIO NES DOCUMENTO S CONTRATO
SOLICITUD
D.G.P.O.P .
DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS EMPRESA C ONTRAT ISTA
20.
RECIBE OBRAS, GARANTA, FACTURA Y ACTA DE ENTREGA
03.
SUPERVISA LAS INSTALACIONES DE LA PROCURADURA AGRARIA
08.
RECIBE Y ESTABLECE PREVISIN DE RECURSOS E INFORMA
12.
RECIBE, ANALIZA SI PROCEDE INTERVENCIN DEL COMIT DE ADQUISICIONES, PROMUEVE LICITACIN PBLICA Y REMITE
PRESUPUES TO PROYECTO GARANTA FACTURA ACTA
16.
REALIZA TRABAJOS
PROGRAMAA
04.
21.
FIRMA DE CONFORMIDAD Y REMITE
DETECTA NECESIDADES DE MODIFICACIN
17.
GARANTA
PRESENTA ESTIMACIONES
05.
ELABORA PROGRAMAS DE DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
09.
13.
RECIBE, RECABA DIRMA DE LOS CONTRATOS Y DEVUELVE
ESTIMACIO NES
FACTURA ACTA
RECIBE Y TURNA PARA SU OPERACIN
PROGRAMAS
PROGRAMAS
DOCUMENTO S
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
22.
RECIBE, AUTORIZA Y TURNA
DOCUMENTO S
23.
RECIBE FACTURA, GARANTA, CARTA DE ACEPTACIN DE OBRA Y REMITE PARA SU PAGO
FACTURA GARANTA CARTA
24.
FINIQUITA CONTRATO Y AFECTA REGISTROS Y CONTROLES
FACTURA
TERMINA
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27 SOPORTE A UNIDADES TCNICO ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
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PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TCNICO ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
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Proporcionar de manera eficiente el apoyo logstico que requieran las Unidades administrativas para la realizacin de eventos especiales.
tcnico
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NORMAS DE OPERACIN
La Subdireccin de Servicios Generales deber proporcionar apoyo logstico a las Unidades tcnico administrativas que lo requieran; dicho apoyo incluir la reproduccin de documentos y su distribucin, el traslado de personas y la utilizacin de instalaciones y equipo. El Departamento de Servicios Internos proporcionar el servicio de edecanes, cafetera, fotocopiado, etc., a los participantes en eventos especiales. La Subdireccin de Servicios Generales llevar el control del uso del auditorio y de la programacin de eventos. La Subdireccin de Servicios Generales proporcionar el personal encargado de distribuir documentos o cualquier otro material que requieran los participantes en eventos especiales. La Subdireccin de Servicios Generales ser la responsable de distribuir al personal de vigilancia para garantizar la seguridad de los participantes e instalaciones en los eventos que se realicen.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SOPORTE A UNIDADES TCNICO ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES ACTI VIDAD 1 Solicita por medio de documento y con 24 horas de anticipacin que se le proporcione saln o auditorio para celebrar un evento, personal para que se d el servicio de cafetera, fotocopiado, distribucin de documentos, etc. Recibe la orden, busca saln o auditorio y coordina al personal encargado de distribuir los documentos o cualquier otro material. Prepara los servicios necesarios para atender a los participantes. Coordina al personal encargado de fotocopiar la documentacin. Adapta los espacios para eventos especiales, con los instrumentos, equipos y mobiliario que se requieran. Termina el Procedimiento.
RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa solicitante
3 4 5
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOPORTE A UNIDADES TCNICO ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
INICIO
01. SOLICITA CON 24 HORAS DE ANTICIPACIN SE PROPORCIONE SALN Y PERSONAL

SOLICITUD
02.
RECIBE ORDEN, BUSCA SALN Y COORDINA PERSONAL
SOLICITUD
03.
PREPARA LOS SERVICIOS NECESARIOS
04.
COORDINA AL PRSONAL
05.
ADAPTA LOS ESPACIOS CON EQUIPO Y MOBILIARIO NECESARIO
TERMINA
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28 TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
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PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
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Proporcionar el servicio de traslado de materiales y equipos propiedad de la Procuradura Agraria a las Unidades tcnico administrativas que lo soliciten.
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NORMAS DE OPERACIN
La Subdireccin de Servicios Generales ser la responsable de proporcionar el servicio de traslado de materiales y equipos propiedad de la Procuradura Agraria. La Subdireccin de Servicios Generales ser responsable de contratar a las compaas transportistas (fletes) y verificar que cumplan los requerimientos establecidos. El Departamento de Servicios Internos deber supervisar que el traslado se efecte en la forma y tiempo convenidos con los transportistas.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa solicitante Departamento de Servicios Internos 1 TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS ACTI VIDAD Solicita al Departamento de Servicios Internos mediante memorndum o por la va telefnica, el servicio de traslado de materiales y equipos. Recibe la comunicacin y acude al lugar a verificar los bienes que se transportarn. Determina la forma en que debern transladarse los bienes. Cuenta con transporte propio? 4 5 S. Realiza el traslado. No. Selecciona a la compaa transportista y elabora la orden de servicio, entregndola a la compaa para que lleve a cabo la operacin. Se presenta al lugar y traslada los bienes. Acarrea y acomoda los bienes, elabora la factura y recaba la firma de conformidad del servicio. Entrega la factura al Departamento de Servicios Internos, para que d su visto bueno. Recibe la factura, da su visto bueno y la remite a la Subdireccin de Servicios Generales. Recibe la factura, la autoriza y la remite a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe, revisa, da visto bueno, firma y enva la factura a la Direccin de Recursos Financieros. Recibe la factura autorizada, da su visto bueno y verifica la disponibilidad presupuestal. Programa el presupuesto. pago respectivo y afecta el
2 3
Compaa Transportista
6 7 8
Departamento de Servicios Internos Subdireccin de Servicios Generales Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin de Recursos Financieros
9 10 11 12 13
Termina el Procedimiento.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
INICIO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
COMPAA TRANSPORTISTA
01.
SOLICITA EL SERVICIO DE TRASLADO DE MATERIAL Y EQUIPO
OFICIO
02.
RECIBE COMUNICACIN Y VERIFICA LOS BIENES A TRANSPORTAR
OFICIO
03.
DETERMINA LA FORMA DE TRASLADO
CUENTA CON TRANSPORTE PROPIO?
NO
S 04.
REALIZA EL TRASLADO
TERMINA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS COMPAA TRANSPORTISTA SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
1
05.
SELECCIONA COMPAA TRANSPORTISTA Y ELABORA ORDEN DE SERVICIO
ORDEN DE SERVICIO
06.
10.
11.
RECIBE FACTUR, REVISA, DA VISTO BUENO Y TURNA
12.
AUTORIZADA DA VISTO BUENO Y VERFICIA DISPONIBILIDAD PRESUUPESTAL
FACTURA
TRASLADA LOS BIENES
RECIBE AUTORIZACIN Y REMITE
FACTURA
FACTURA
07.
13.
ELABORA FACTURA Y RECABA FIRMA
PROGRAMA PAGO Y EFECTA PRESUPUESTO
FACTURA
08. TERMINA
ENTREGA FACTURA PARA SU Vo. Bo.
FACTURA
09.
RECIBE FACTURA, DE VISTO BUENO Y REMITE
FACTURA
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MES DICIEMBRE
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SECRETARA GENERAL
29 TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORNEO A EVENTOS ESPECIALES
DA 14
MES DICIEMBRE
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PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORNEO A EVENTOS ESPECIALES
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MES DICIEMBRE
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Proporcionar oportuna, eficiente y confiablemente el servicio de transporte de personal (local y forneo) a eventos especiales que organice la Procuradura Agraria.
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MES DICIEMBRE
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NORMAS DE OPERACIN
El Departamento de Servicios Internos deber tener disponibles los vehculos necesarios para trasladar a los participantes que asistan a los eventos que organice la Procuradura Agraria. Ser responsabilidad del Departamento de Servicios Internos mantener en buenas condiciones de uso los vehculos que se utilicen para trasladar a las personas que asistan a los eventos que organice la Procuradura Agraria. El Departamento de Servicios Internos deber contar con el personal para prestar el servicio en forma eficiente y cumplir con los itinerarios de los eventos.
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MES DICIEMBRE
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SECRETARA GENERAL
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MES DICIEMBRE
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORNEO A EVENTOS ESPECIALES ACTI VIDAD 1 Solicita mediante oficio a la Direccin General de Administracin los vehculos necesarios para el traslado de personal o funcionarios a eventos especiales. Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe solicitud, registra, revisa y turna a la Subdireccin de Servicios Generales para su ejecucin por el Departamento de Servicios Internos. Recibe solicitud, verifica que se cuente con el autotransporte y los choferes necesarios para la fecha del evento. Notifica por instrucciones de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios a la Unidad Tcnico-Administrativa o al funcionario correspondiente, la aceptacin de su solicitud. Enva memorndum a los choferes de los vehculos que participarn en los eventos especiales, indicndoles el lugar, la fecha y la hora. Reciben memorndum y verifican que se cuente con los vehculos necesarios y que estn en condiciones adecuadas para su uso. Trasladan a los funcionarios o al personal local o forneo, segn el itinerario del evento. Termina el Procedimiento.
RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa
Direccin General de Administracin Direccin de Recursos Materiales y Servicios
2 3
Choferes
DA 14
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DIAGRAMAS DE FLUJO
DA 14
MES DICIEMBRE
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORNEO A EVENTOS ESPECIALES
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS CHOFERES
INICIO
01.
SOLICITA VEHCULOS PARA TRASLADO DE PERSONAL A EVENTOS ESPECIALES
SOLICITUD
02.
RECIBE, REVISA Y TURNA CON INSTRUCCIONES
03.
RECIBE, REGISTRA Y TURNA PARA SU EJECUCIN
04.
VERIFICA QUE SE CUENTE CON EL AUTOTRANSPORTE Y CHOFERES NECESARIOS
SOLICITUD
07.
RECIBE MEMORNDUM Y VERIFICAN QUE SE CUENTE CON LOS VEHCULOS NECESARIOS
MEMORNDU M
SOLICITUD
SOLIICITU D
05.
08.
TRASLADAN A FUNCIONARIOS O LPERSONAL AL EVENTO
NOTIFICA ACEPTACIN DE SOLICITUD
SOLICITUD
06.
COMUNICA LUGAR, FECHA Y HORA DEL EVENTO
TERMINA
MEMORNDU M
DA 14
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SECRETARA GENERAL
30 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
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PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DA 14
MES DICIEMBRE
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135/432
SECRETARA GENERAL
Recibir, revisar, seleccionar y registrar la correspondencia, para garantizar su distribucin eficiente y oportuna.
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
La correspondencia oficial se recibir por medio del Departamento de Servicios Internos dependiente de la Subdireccin de Servicios Generales de la Procuradura Agraria. La correspondencia deber contener destinatario, firma remitente y, en su caso, todos los anexos citados al margen o en el texto; se le deber asignar un nmero de folio para su registro y control. La documentacin que se reciba por medio del Departamento de Servicios Internos, deber revisarse adecuadamente cuando as le marque o indique la relacin de documentos que ampare y los anexos que se citen al margen o en el texto de los documentos, en caso de que falte alguno se le comunicar al recepcionario final. (A quien va dirigido). La correspondencia se revisar, registrar y distribuir en cuanto se reciba, con el propsito de proporcionar un servicio eficiente y evitar demoras. Los empleados del Departamento de Servicios Internos debern actuar con discrecin y responsabilidad respecto a los documentos que ingresen a la Procuradura Agraria.
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SECRETARA GENERAL
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Departamento de Servicios Internos 1 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA ACTI VIDAD Recibe la correspondencia que se remite a la Procuradura Agraria de la siguiente manera: Directa: La representante. entrega el interesado o su
Indirecta: Se recibe por correo, telgrafo o mensajera. 2 3 Recibe piezas y paquetes transportados por medio de autotransporte, transporte areo y ferrocarriles. Registra y revisa la correspondencia y los paquetes recibidos, coteja sus datos y les asigna nmero de folio. Verifica que la documentacin est completa y se dirija a personal que labore en la Procuradura Agraria. Clasifica la correspondencia y los paquetes segn su destinatario final. Clasifica la correspondencia en paquetes segn su naturaleza: Personal o Confidencial: Esta correspondencia no se abre. Normal: Se dirige a funcionarios de la Procuradura Agraria en su carcter de servidores pblicos. Urgente: Esta correspondencia recibe prioridad para su trmite. Curso Normal: Se tramita en forma ordinaria. 7 Firma y sella de recibido y anota la fecha y hora de recepcin en listado de correos o gua, segn el caso.
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE 8 9 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA ACTI VIDAD Distribuye la correspondencia y paquetes a sus destinatarios. Entrega el registro de correspondencia a la Subdireccin de Servicios Generales, si sta lo solicita. Recibe el informe, lo analiza y lo remite a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe, revisa la documentacin del informe. Termina el Procedimiento.
Subdireccin de Servicios Generales Direccin de Recursos Materiales y Servicios
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
01. RECIBE CORRESPONDENCIA REMITIDA A LA PROCURADURA AGRARIA
CORRSPONDENCIA
02.
RECIBE PIEZAS Y PAQUETES
CORRSPONDENCIA
03. REGISTRA, REVISA CORRESPONDENCIA Y PAQUETES, COTEJA DATOS
CORRSPONDENCIA
04.
VERIFICA QUE EST COMPELTA
CORRSPONDENCIA
05. CLASIFICA CORRESPONDENCIA Y PAQUETES
CORRSPONDENCIA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
A
06. CLASIFICA CORRESPONDENCIA SEGN SU NATURALEZA 10. 11.
RECIBE INFORME, ANALIZA Y REMITE
RECIBE Y REVISA INFORME
CORRSPONDENCIA
INFORME
INFORME
07. SELLA DE RECIBIDO, ANOTA FECHA Y HORA DE RECEPCIN TERMINA
CORRSPONDENCIA
08.
DISTRIBUYE CORRESPONDENCIA
CORRSPONDENCIA
09.
ENTREGA REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
CORRSPONDENCIA
01.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
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31 CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DA 14
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SECRETARA GENERAL
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DA 14
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SECRETARA GENERAL
Clasificar, distribuir y entregar la correspondencia oficial de la Procuradura Agraria para garantizar su manejo eficiente y oportuno.
DA 14
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
Toda la correspondencia de salida deber registrarse y controlarse por medio de un folio para conocer su remitente y su destinatario. Se deber garantizar la distribucin y entrega correcta y oportuna de la correspondencia oficial de la Procuradura Agraria. Ningn tipo de correspondencia se deber turnar para su distribucin sin contar con un documento (listado, copia, gua, etc.), que ampare su salida y con el acuse de recibo correspondiente. Se deber anexar copia de la correspondencia de salida, en el minutario cronolgico y en el numrico. En la correspondencia y la paquetera se deber anotar el nmero de folio que les asigne el rea de correspondencia. Se deber tener por lo menos una mquina franqueadora para enviar la correspondencia oficial.
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DA 14
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa usuaria 1 CORRESPONDENCIA DE SALIDA ACTI VIDAD Enva la documentacin y la paquetera al Departamento de Servicios Internos, solicitando el servicio va memorndum, firmado por el responsable del rea solicitante.. Recibe y clasifica paquetera: la documentacin y la
Interior local: Va dirigida a funcionarios que laboran en el edificio en que se ubica la Institucin. Interior fornea: Destinada a funcionarios u oficinas de la Institucin en el interior de la Repblica. Exterior: Se dirige a entidades ajenas al Organismo. 3 4 Verifica que la documentacin est completa y contenga todos los datos necesarios. Registra la salida de la correspondencia y rotula los sobres con los datos del remitente y el destinatario. Elabora una relacin que ampare la salida, de la correspondencia, anotando sus datos completos. Clasifica la documentacin por vas de despacho de acuerdo al servicio de envo que se requiera. Entrega la correspondencia y recaba la firma y sello de recibido en la factura o gua. Formula el informe de salidas y lo remite a la Subdireccin de Servicios Generales si sta lo requiere. Recibe el informe, lo revisa, registra y enva para su conocimiento a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Direccin de Recursos Materiales y Servicios 10 CORRESPONDENCIA DE SALIDA ACTI VIDAD Recibe y revisa la documentacin del informe. Termina el Procedimiento.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA USUARIA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
01.
ENVA DOCUMENTACIN SOLICITANDO EL SERVICIO
02.
RECIBE Y CLASIFICA DOCUMENTACIN Y PAQUETERA
MEMORNDU M
MEMORNDU M
03.
VERIFICA DOCUMENTACIN
CORRESPON DENCIA
04.
REGISTRA SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y ROTULA SOBRES
CORRESPON DENCIA
05.
ELABORA RELACIN DE SALIDA
RELACIN
06.
CLASIFICA DOCUMENTACIN
CORRESPON DENCIA
DA 14
MES DICIEMBRE
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA USUARIA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
A
07. 09.
RECIBE INFORME, REVISA, REGISTRA Y ENVA
10.
ENTREGA Y RECABA FIRMA DE FACTURA
RECIBE Y REVISA INFORME
FACTURA CORRESPON DENCIA
INFORME
INFORME
08.
TERMINA
FORMULA INFORME DE SALIDAS Y REMITE
INFORME
DA 14
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32 ARCHIVO
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PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
DA 14
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SECRETARA GENERAL
Garantizar la adecuada clasificacin, registro, distribucin, depuracin y conservacin de los documentos de las distintas Unidades tcnico administrativas de la Procuradura Agraria.
DA 14
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
Se recibirn todos los documentos que enven las Unidades
tcnico administrativas de la
Procuradura Agraria al Departamento de Servicios Internos para su resguardo y conservacin. Los documentos debern guardarse en expedientes por orden cronolgico y/o temtico. Se verificar que coincidan los nmeros de registro que aparecen en la relacin y en los documentos. La documentacin que se encuentre bajo la responsabilidad del Departamento de Servicios Internos slo podr ser consultada por las personas que hayan sido autorizadas expresamente. Cuando el espesor de un expediente exceda de 25 milmetros, se deber formar un nuevo legajo y hacer la anotacin respectiva tanto en el marbete del expediente como en el registro respectivo.
DA 14
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Unidad Tcnico-Administrativa solicitante Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Servicios Internos 1 ARCHIVO ACTI VIDAD Mediante memorndum, en original y copia solicita a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios el servicio de guarda de documentos. Recibe documentacin, analiza y turna a la Subdireccin de Servicios Generales, y est enva al Departamento de Servicios Internos. Recibe la documentacin y la relacin correspondiente, sella y firma de recibido. Registra y clasifica la documentacin. Elabora el catlogo de inventario y anota los datos de identificacin de la documentacin que se archiva. Integra una carpeta por cada expediente en orden cronolgico. Verifica que el expediente contenga los datos correctos de la documentacin. Coloca los expedientes en los estantes y los ordena en los anaqueles. Termina el Procedimiento.
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DA 14
MES DICIEMBRE
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SECRETARA GENERAL
DIAGRAMAS DE FLUJO
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MES DICIEMBRE
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
INICIO
01. SOLICITA EL SERVICIO DE GUARDA DE DOCUMENTOS
02.
03. RECIBE DOCUMENTACIN Y RELACIN Y FIRMA DE RECIBIDO
RECIBE DOCUMENTACIN, ANALIZA Y TURNA
MEMORNDUM
DOCUMENTA CIN
DOCUMENTA CIN RELACIN
04.
REGISTRA Y CLASIFICA DOCUMENTACIN
DOCUMENTA CIN
05.
ELABORA CATLOGO DE INVENTARIO
CATLOGO
06.
INTEGRA CARPETA POR EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
161/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO
UNIDAD TCNICO ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
A
07. VERIFICA QUE EL EXPEDIENTE CONTENGA DATOS CORRECTOS
EXPEDIENTE
08.
COLOCA Y ORDENA EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
TERMINA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
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SECRETARA GENERAL
33 PREPARACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
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SECRETARA GENERAL
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
Planear adecuadamente las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para cumplir con los Objetivos y las metas establecidas en las funciones propias de la Procuradura Agraria, y As optimizar los recursos asignados en cada ejercicio presupuestal.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
NORMAS DE OPERACIN
Este Programa deber elaborarse por artculo, costo unitario, nmero de unidades e importe total y no deber rebasar el importe autorizado en la partida presupuestal. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios solicitar a la Direccin de Control Presupuestal el presupuesto autorizado a nivel nacional, para saber el techo presupuestal de la Procuradura Agraria. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios solicitar a las reas administrativas de Oficinas Centrales, por medio de memoranda, los requerimientos de bienes y servicios. Las oficinas del mbito territorial debern apegarse al presupuesto autorizado por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. El Programa Anual de Adquisiciones a nivel nacional deber ser sancionado por el Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Procuradura Agraria.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
Debe entregarse a ms tardar el da ltimo de cada mes de junio de cada ao a la Secretara de Economa. En ningn caso se harn ajustes al Presupuesto autorizado por la Direccin de Control Presupuestal a cada una de las Oficinas del mbito Territorial. Se deber solicitar a las instancias correspondientes, las partidas que se debern excluir para la asignacin del Programa Anual de Adquisiciones.
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIN DEL ADQUISICIONES PROGRAMA ANUAL DE
RESPONSABLE Direccin de Recursos Materiales y Servicios 1
ACTI VIDAD Solicita a la Direccin de Control Presupuestal el presupuesto autorizado del ejercicio para la Procuradura Agraria consolidado de la Estructura Territorial y de Oficinas Centrales. Recibe presupuesto autorizado y turna a la Subdireccin de Recursos Materiales y sta a su vez turna al Departamento de Adquisiciones. Recibe presupuesto autorizado y elabora el volumen anual de adquisiciones y turna a la Subdireccin de Recursos Materiales, a su vez turna a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios para determinacin de los rangos de adjudicacin. Enva memorndum con determinacin de los rangos de adjudicacin de las adquisiciones del ejercicio a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe e integra la carpeta del Comit y turna a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe carpeta y turna a la Direccin General de Administracin para su revisin y aprobacin del Comit de Adquisiciones. Aprueba los rangos de adjudicacin en sesin ordinaria o extraordinaria en su caso, para el ejercicio e informa a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Elabora circular en la que se difunde a las Unidades administrativas los rangos de adjudicacin aprobados.
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Materiales Direccin de Recursos Materiales y Servicios Comit de Adquisiciones
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DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
RESPONSABLE 9
ACTI VIDAD Solicita a las Unidades administrativas de la Estructura Territorial el Programa Anual de Adquisiciones y Servicios consolidados a nivel Delegacional. Reciben circular, confirman su recepcin y envan su Programa Anual de Adquisiciones a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe Programa Anual de Adquisiciones de las unidades administrativas y turna a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe el Programa Anual de Adquisiciones turna al Departamento de Adquisiciones. y
Unidad Administrativa
10
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Materiales Departamento de Adquisiciones
11
12 13
Recibe Programa Anual de Adquisiciones y lo coteja con el presupuesto asignado a cada Unidad Administrativa por captulo y partida presupuestal. Es correcto el presupuesto?
14
S. Se procede a capturar la informacin por tipo de bien, unidad de medida, nmero de unidades sin considerar costos unitarios. No. Solicita nuevamente la informacin telefnica para enviar por correo electrnico. va
15 Unidad Administrativa 16
Recibe Programa de Adquisiciones y efecta las correcciones, envindolo nuevamente al Departamento de Adquisiciones. Recibe programa correcto y se procede a la captura. Recibe requerimiento de Oficinas Centrales para revisin por tipo de bien, nmero de unidades y unidad de medida.
17 18
DA 14
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
RESPONSABLE 19
ACTI VIDAD Captura la informacin de Oficinas Centrales y Estructura Territorial para saber a cunto asciende el nmero de artculos a nivel nacional. Coteja con el presupuesto autorizado asignado a nivel nacional por captulo y partida presupuestal, cuidando no rebasar el presupuesto autorizado. Captura en el formato del Programa Anual de Adquisiciones. Suman adquisiciones, se cotizan por fax e Internet, as como costos de 4 meses atrs, aplicando el ndice inflacionario. Turna a la Subdireccin de Recursos Materiales. Recibe programa, revisa y turna a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe Programa Anual de Adquisiciones y turna a la Direccin General de Administracin para revisin y someterlo a consideracin del Comit de Adquisiciones. Aprueba el Programa Anual de Adquisiciones en sesin ordinaria y/o extraordinaria y turna a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios. Recibe Programa Anual de Adquisiciones y procede a la captura del mismo en el sistema establecido por la Secretara de Economa. Solicita acuse de recibo, si es correcta la captura. Procede a captura nuevamente, en caso de no ser correcta. Termina el Procedimiento.
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23 Subdireccin de Recursos Materiales Direccin de Recursos Materiales y Servicios 24 25
Comit de Adquisiciones
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DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
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SECRETARA GENERAL
DIAGRAMAS DE FLUJO
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
172/432
SECRETARA GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES COMIT DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA
INICIO
01.
SOLICITA PRESUPUESTO AUTORIZADO
RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y ELABORA VOLUMEN ANUAL DE ADQUISICIONES Y TURNA PARA DETERMINAR RANGOS DE ADJUDICACIN
03.
05.
RECIBGE E INTEGRA CARPETA DEL COMIT Y TURNA
07.
APRUEBA RANGOS DE ADJUDICACIN EN SESIN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA, EN SU CASO, PARA EL EJERCICIO E INFORMA
INFORME
10.
RECIBEN CIRCULAR, CONFIRMAN RECEPCIN Y ENVAN PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
CIRCULAR
PRESUPUES TO
PRESUPUES TO RANGO
AUTORIZAC IN DE BAJA
02.
RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y TURNA
08.
ELABORA CIRCULAR EN DONDE DIFUNDE A LAS U. A. RANGOS DE ADJUDICACIN APROBADOS
CIRCULAR
PRESUPUES TO
04.
ENVA MEMORNDUM CON DETERMINACIN DE RANGOS DE ADJUDICACIN
MEMORNDU M
09.
SOLICITA A U. A. DE E.T. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS CONSOLIDADOS A NIVEL DELEGACIONAL
SOLICITUD
06.
RECIBE CARPETA Y TURNA A LA D.G.A. PARA REVISIN Y APROBACIN DEL COMIT DE ADQUISICIONES
CARPETA
1
11.
RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y TURNA
PROGRAMA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
173/432
SECRETARA GENERAL
A
13.
RECIBE PROGRAMA Y LO COTEJA CON PRESUPUESTO ASIGNADO A CADA U.A. POR CAPTULO Y PARTIDA PRESUPUESTAL
ORIGRANA
12.
RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y TURNA
16.
RECIBE PROGRAMA Y EFECTA CORRECCIONES, ENVA
PROGRAMA
PROGRAMA
ES CORRECTO EL PRESUPUESTO?
NO
S 14.
PROCEDE A CAPTURAR LA INFORMACIN
INFORMACI N
15.
SOLICITA NUEVAMENTE INFORMACIN VA TELEFNICA PARA ENVIAR POR CORREO ELECTRNICO
INFORMACI N
17.
RECIBE PROGRAMA CORRECTO Y PROCEDE A CAPTURAR
PROGRAMA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
174/432
SECRETARA GENERAL
B
18.
RECIBE REQUERIMIENTO DE O. C. PARA REVISIN
REQUISICI N
19.
CAPTURA INFORMACIN DE O.C. Y E.T. PARA SABER A CUANTO ASCIENDE EL NMERO DE ARTCULOS A NIVEL NACIONAL
INFORMACI N
20.
COTEJA PRESUPUESTO AUTORIZADO ASIGNADO CUIDANDO NO REBASAR PRESUPUESTO AUTORIZADO
PRESUPUES TO
21.
CAPTURA FORMATO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
PROGRAMA
22.
SUMAN ADQUISICIONES, COTIZAN POR FAX E INTERNET
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
175/432
SECRETARA GENERAL
C
23.
RECIBE PROGRAMA, REVISA Y TURNA
24.
TURNA
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y TURNA A LA DIRECCIN GENERAL DE ADMON. PARA REVISIN Y CONSIDERACIN DEL COMIT DE ADQUISICIONES
25.
PROGRAMA
26.
APRUEBA PROGRAMA EN SESIN ORDINARIA Y/O EXTRAORDINARIA Y TURNA
27.
RECIBE PROGRAMA Y PROCEDE A CAPTURAR EN EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA SECRETARA DE ECONOMA
PROGRAMA PROGRAMA
28.
SOLICITA ACUSE DE RECIBO, SI ES CORRECTA LA CAPTURA
ACUSE
29.
PROCEDE A CAPTURAR NUEVAMENTE EN CASO DE NO SER CORRECTA
TERMINA
DA 14
MES DICIEMBRE
AO 2007
No. DE PGINA
176/432

Manual de Procedimiento1

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SECRETARA GENERAL

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN

DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

01 ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA

DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

Direccin de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) Departamento (DA) de Adquisiciones

Direccin de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Adquisiciones

Almacn Departamento de Adquisiciones

ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA ACTI VIDAD

Direccin de Recursos Materiales y Servicios

Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin Materiales de Recursos

Departamento de Adquisiciones Subdireccin Materiales de Recursos

Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin Materiales de Recursos

Direccin de Recursos Materiales y Servicios Direccin de Recursos Financieros

rea usuaria Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin Materiales de Recursos

Direccin de Recursos Materiales y servicios Subdireccin Materiales de Recursos

Direccin Jurdica Representacin Agraria Direccin de Recursos Materiales Departamento de Adquisiciones

Direccin de Recursos Materiales y Servicios Subdireccin de Recursos Mat. Proveedor Almacn

que surta 27/432

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA

DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS

DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS

PROVEEDOR REQUERIMI ENTO

RECIBE RELACIN DE ARTCULOS, COTIZA Y ENVA

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, RECABA ACUSE DE RECIBO

DIRECCIN GENER AL DE ADMINI STRACI N

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIN

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y TURNA

SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES

SE ENCUENTR DEBIDAMENTE REQUISITADA?

INFORMA AL REA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE VALE DE SALIDA

SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES

REA SOLI CITANT E REQUERIMI ENTO

DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS

DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES

DEVUELVE CON FORMATO DENOMINADO VOLANTE DE DEVOLUCIN

RECIBE BIENES DEL ALMACN

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN POR LICITACIN PBLICA

DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS

DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS

SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES

RECIBE COTIZACIN, SOLICITA COMPROMISO PRESUPUESTAL PARA PAGO DE PUBLICACIN

RECIBE MEMORNDUM, VERIFICA FIRMA, ANEXA PROYECTO Y ENVA

DIRECCIN GENER AL DE ADMINI STRACI N PROYECTO

DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIER OS

RECIBE CONVOCATORIA, AUTORIZA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIN EN EL D.O.F., TURNA

DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS

DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS

REA USUA RIA

DIRECCIN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS

DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES

RECIBE BASES, MODIFICA Y TURNA

SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES SUBDIRECC IN DE RECURSOS MATERI ALES

SUBDIRECC IN DE RECUSOS M ATERIA LES