FONFO DOCUMENTAL DE ATENTO

Bogot, 05 de agosto de 2011.

Elaborado por: Anngie Katerine Roldan Ruiz

La empresa Atento es una empresa de telecomunicaciones en Colombia hace once aos, a continuacin les presentare como se ha creado el archivo y la clase de fondos documentales que se han tenido y por medio de que procesos se ha logrado su transformacin para un mejor servicio a los clientes internos y externos de la entidad.

CREACION DEL ARCHIVO DE LA ENTIDAD

La empresa est en Colombia hace once aos nunca se avan manejado los procesos de gestin documental, en julio del ao 2010 se implementaron tres espacios para este, ya que no era posible encontrar informacin y se tenan inconvenientes con los empleados ya que en este se manejan las historias

laborales y la informacin la mayora de veces se perda o la documentacin se encontraba deteriorada, se presentaban demasiadas demandas contra la entidad y no podan dar fe de lo que decan por que no tenan soportes de para demostrar lo contrario a lo que deca el demandante y gracias a eso han pagado demasiadas multas por que a pesar del esfuerzo que se ha hecho para recuperar la informacin los

espacios son insuficientes y la empresa no quiere implementar un plan completo de gestin documental as mismo no nos dan los implementos necesarios para realizar las labores correspondientes.

Lo peor del caso es que Atento se divide en dos empresas que son Atento Colombia y Atento Teleservicios, y la documentacin de las dos empresas estn en un solo archivo y las empresas el parecer el prximo ao se van a separar.

SIGNIFICADO DE FONDOS

Fondo Abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas administrativamente vigentes, que se completa sistemticamente. Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin archivstica. Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurdicas que los generaban

FONDO DE LA EMPRESA

Fondo acumulado: En este estn los documentos aproximadamente desde el ao 2006 al 2009, se pueden encontrar muy pocos documentos del 2000 al 2006 ya que estos se perdan, estn deteriorados o los eliminaban. Como bien sabemos este fondo no tiene ninguna organizacin archivstica y cada que se necesita un documento de las fechas mencionada hay que ir a revolcar aquel lugar mirar todo y muchas veces se pierde un da completo buscando un documento que no se encuentra son muy pocas las veces que se logra encontrar la informacin requerida.

SIGNIFICADO DE ARCHIVO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumuladas en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

SIGNIFICADO DE LAS DOS IMPORTANTES EN LA EMPRESA

CLASES

DE

ARCHIVO

MAS

Archivo de Gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla en funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos transferidos de los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su consulta es contante.

ARCHIVOS DE LA EMPRESA

Archivo de Gestin: Ms conocido como el Archivo Activo, en este se manejan las Historias Laborales de las personas que trabajan actualmente en la empresa, estas estn ubicadas en estantera especial, las carpetas se encuentran ubicadas alfabticamente y las historias laborales de las personas que son de la parte administrativa se encuentran en gavetas pero tambin organizadas alfabticamente, una de

las ventajas que tenemos es que esta separadas las empresas cada una se ubica en un lugar diferente.

Archivo Central: Ms conocido como el Archivo de Retiros, En este se encuentran las Historias Laborales de las personas que trabajaron en la empresa, estn ubicados en una estantera que no es adecuada para un archivo y estn ordenados numricamente por un cdigo que se les asigna luego de su retiro, adems se encuentra en una base de datos la codificacin y el nombre de la persona a la que pertenece, desventajas de este archivo es que no se tiene en cuenta a que empresa pertenece la historia laboral y se le pone cdigo y se ubica en su lugar cuando se separen las empresas ser de cuidado la entrega de los documentos ya que hay personas que han laborado por medio de las dos empresas y sus historias laborales han sido unificadas.

SIGNIFICADO DE CLASIFICAR

Clasificacin: Fase del proceso de organizacin documental, en el cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico funcional de la entidad productora, (fondo, seccin, subseccion, y o asuntos).

METODO DE CLASIFICACION DE LA EMPRESA:

La empresa tiene un Sistema Operativo que se llama Kactus, gracias a este podemos verificar el estado de la documentacin, en el encontramos si la persona es activa o retirada, fechas de ingreso y de retiro segn el caso, empresa a la que pertenece, cantidad de contratos obtenidos con las empresas, e informacin de eps, arp, pensiones y cesantas, por este medio ingresamos el numero de la cedula y en la parte superior derecha con lpiz se escribe act. Si es de una historia laboral activa y ret. Si es de una historia laboral inactiva.

METODO DE ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA

Luego de haber realizado el proceso de clasificacin documental pasamos a organizar los documentos: Para ambos Archivos hay un listado de ordenacin para las Historias Laborales Hoja de vida Soportes de estudio Certificaciones laborales Fotocopia de la cedula Certificados de eps y pensiones Afiliacin a eps, arp, fondo de pensiones y cesantas y caja de compensacin familiar. Encaso de que haya sigue incapacidades Encaso de que haya sigue solicitud de permiso de vacaciones y aceptacin Autorizacin de descuento en caso de que sea necesaria.

Para el caso de cuando se retira una historia laboral esta es llevada a liquidacin y esta misma ser ubicada encima de la hoja de vida y entregada el archivo de retiros o central.

METODO DE DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA

Despus de realizar la clasificacin y ordenacin la descripcin ms simple y consulta para la entidad es que tienen tres archivos teniendo en cuenta que, tienen un fondo acumulado donde pueden buscar documentos sin certeza alguna, un archivo activo que se encuentra separado por empresa y se encuentran organizados alfabticamente, un archivo de retiros en el cual tienen una base de datos para verificar el cdigo de la persona o historia laboral que necesitan.

CONCLUSIONES

Hay propuestas por parte de los archivistas, pero no son tomadas en cuenta ya que la empresa solo busca organizar un poco lo que tienen para dejar de tener tantos inconvenientes con la documentacin.

RECOMENDACIONES

Tomar en cuenta los principios bsicos de la importancia de la organizacin archivstica. Manejar espacios adecuados para los archivos. Depurar la informacin que se tiene olvidada y que es de gran valor para las empresa. Contar con el personal idneo para realizar las labores que conllevan a realizar una buena Gestin Documental.

ANNGIE ROLDAN
Auxiliar de Archivo