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Molte aziende hanno progettato di sviluppare soluzioni di White Paper
gestione del ciclo di vita del documento end‐to‐end ma solo
poche organizzazioni sono riuscite a integrare con successo
sistemi e processi. […]
INDICE
INDICE.......................................................................................................................................................1
EXECUTIVE SUMMARY ..............................................................................................................................2
IL PORTALE SHAREPOINT PER LA COLLABORATION ....................................................................................4
DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐ 18/03/09 ‐ Pag. 1
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EXECUTIVE SUMMARY
Il volume dei documenti, nel mondo di oggi, cresce esponenzialmente con il risultato di
incrementare i costi di gestione e di non riuscire a trovare le informazioni rilevanti.
Le soluzioni di Document Management, se non correttamente implementate e integrate con gli
altri sistemi, offrono solo un insieme di database non strutturati di contenuto. Le soluzioni di
Document Management di livello Enterprise, per essere efficaci, devono indirizzare ogni passo del
ciclo di vita del documento, dalla creazione all’archiviazione fino alla conservazione. Questo
concetto che possiamo chiamare – ciclo di vita del documento – abilita le aziende a gestire con
efficienza i volumi crescenti di documenti vitali per il business.
Molte aziende hanno progettato di sviluppare soluzioni di gestione del ciclo di vita del documento
end‐to‐end ma solo poche organizzazioni sono riuscite a integrare con successo sistemi e processi.
In una tipica organizzazione il ciclo di vita del documento è automatizzato e
gestito solo quando il documento è ufficialmente pubblicato o registrato. Il
risultato è che le politiche di gestione sono applicate solo a un sottoinsieme dei
documenti e per una parte del loro ciclo di vita.
Se si riconosce che il ciclo di vita di un documento comincia nel momento in cui è creato e non finisce finché non è
distrutto, occorre prevedere che i diversi sistemi di Collaboration, Document Management e gestione dei Processi
abbiano una visione e gestione unificata e integrata.
Ad oggi SharePoint è presente in molte realtà e molte altre stanno pensando di implementare delle soluzioni di
Collaboration e Portale aziendale utilizzandone le funzionalità messe a disposizione dal prodotto.
L’implementazione di SharePoint andrà così a coprire le esigenze degli Information Worker per gestire al meglio le
informazioni non strutturate, semplici flussi organizzativi e l’informativa istantanea aziendale.
I sistemi di ECM ,implementati presso le organizzazioni con avanzate funzionalità di archiviazione e con consolidate
politiche di gestione e sicurezza, rimarranno come riferimento per la gestione dei documenti strutturati. Anzi
potranno essere estesi per integrarsi con le funzionalità di SharePoint al fine di estendere le politiche di gestione
anche in questo ambito. Le stesse considerazioni si possono fare per i processi organizzativi che, data la complessità,
devono essere gestiti con sistemi di Business Process Management a livello Enterprise ma che devono integrarsi in
maniera nativa nei Portali aziendali creati per dare agli utenti un accesso e una visione centralizzata al fine di
aumentarne la produttività.
DocFlow può aiutare le aziende a rispondere a questa sfida mettendo in campo la competenza acquisita nel
Document Management e Process Management e collaborando nella realizzazione di soluzioni che prevedano
l’integrazione di questi sistemi con la soluzione di Collaboration e Portale aziendale SharePoint.
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Questo White Paper fornisce alcune indicazioni in merito alle integrazioni che possono essere realizzate con i prodotti
ECM Open Text e BPM di Metastorm.
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Grazie alle possibilità offerte da SharePoint, descritte di seguito, è possibile lavorare in modo più efficiente con le altre
persone della propria organizzazione.
Utilizzare i modelli di Sito per collaborare o gestire riunioni:
È possibile scegliere, alla creazione di un nuovo Sito, uno dei vari tipi di modelli per la collaborazione e la
gestione di riunioni. Ad esempio, i modelli di Sito del gruppo collaborazione sono stati progettati per aiutare i
team a lavorare e collaborare su progetti e documenti. Utilizzando, ad esempio, il modello di sito “Area di
lavoro documenti”, è possibile lavorare con altre persone su uno o più documenti. I modelli di Sito del gruppo
“Riunioni” sono stati creati per aiutare i team a gestire diversi tipi di riunioni, da quelle standard a quelle
decisionali, fino agli eventi sociali.
Condividere documenti, contatti, attività e calendari:
È possibile immettere eventi che durano un'intera giornata e specificare più tipi di eventi ricorrenti. Con le
visualizzazioni per giorno e per mese è possibile tenere traccia dei progetti del team in modo più efficace.
Brainstorming con i siti Wiki:
Con un Sito Wiki è possibile scambiare idee, collaborare a un progetto, creare un'enciclopedia di informazioni
o semplicemente raccogliere informazioni di routine in un formato semplice da creare e modificare. I membri
del team possono contribuire ai siti Wiki dai loro browser, senza dover ricorrere a un elaboratore di testi e
senza dover avere particolari competenze tecniche.
Condividere idee con i blog:
Un blog è composto da post brevi e frequenti. I post vengono visualizzati a partire da quello più recente. In
SharePoint sono sufficienti pochi clic per creare un blog, inserirvi post, sottoscrivere gli aggiornamenti e
personalizzarlo. È possibile consentire o negare l'immissione di commenti in un blog. Tra le altre cose, i blog
possono essere utilizzati per condividere pensieri e obiettivi, per creare una comunità di clienti o come luogo
informale per la condivisione di notizie e idee.
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Ricevere aggiornamenti di elenchi e raccolte con RSS:
Per gli elenchi e le raccolte viene utilizzata la tecnologia RSS (Really Simple Syndication), in modo che i
membri di un gruppo di lavoro possano ricevere gli aggiornamenti automaticamente. RSS è una tecnologia
che consente di ricevere e visualizzare in un luogo consolidato aggiornamenti o feed di notizie, blog e altri
elementi d’interesse.
Gestire Progetti:
È possibile creare un elenco attività progetto, che include un diagramma di Gantt. Il diagramma di Gantt offre
una panoramica visiva delle attività del progetto, utile per monitorare date e stato di avanzamento delle
attività del team.
Accesso mobile ai contenuti:
È possibile visualizzare portali, Siti del team ed elenchi con un dispositivo mobile, in modo da essere sempre
aggiornati per quanto riguarda i progetti e le attività del team, anche mentre si è in viaggio. Ad esempio, gli
elenchi vengono visualizzati sui telefoni (o altri dispositivi per le telecomunicazioni che supportano gli
standard internazionali) in un formato di testo semplificato, con un collegamento per scorrere il contenuto di
ogni pagina. Inoltre, è possibile ricevere un avviso in caso di aggiornamento degli elenchi.
Inviare posta elettronica a SharePoint:
È possibile utilizzare la posta elettronica per partecipare a discussioni, riunioni e documenti in un Sito. Così
come si inviano messaggi ai membri del team per discutere di attività e progetti, è possibile inviare messaggi
anche a un Sito di SharePoint o a una raccolta o a un elenco specifico. È inoltre possibile archiviare la posta
elettronica che viene inviata a un Sito o a un elenco, in modo che i membri del team possano seguire con
facilità una discussione in un sito anziché dover trovare i messaggi nella propria cartella Posta in arrivo,
spesso intasata.
1.3 L’integrazione
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Questo può consentire alle organizzazioni di prendere i contenuti creati in SharePoint e archiviarli in eDOCS in modo
da avere una gestione centralizzata che rispetti le politiche di gestione aziendali.
1.5 Funzionalità
La soluzione permette di integrare in maniera bidirezionale il sistema di Collaboration basato su SharePoint con il
sistema di Document Mananagemet basato su eDOCS per consentire di gestire il ciclo di vita dei documenti nel Portale
mediante un interfaccia utente unificata:
• Singolo click per archiviare documenti da SharePoint in eDOCS
• Pubblicazione documenti dal Documentale eDOCS nel Portale SharePoint
• Editing dei documenti nelle librerie di eDOCS direttamente da SharePoint
• Ricerca Federata dei documenti sia su SharePoint che in eDOCS
• Inserimento in SharePoint di link a documenti archiviati in eDOCS con i metadati associati.
• Possibilità di lavorare mediante l’interfaccia di SharePoint e archiviare in automatico i documenti di eDOCS
• Archiviazione in eDOCS da SharePoint mediante regole predefinite dipendenti dal ciclo di vita del documento
• Gestione della security mediante Single Sign On
Un esempio di come si
possono salvare
documenti da SharePoint
in eDOCS in maniera
integrata.
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1.5.1 Ricerca Federata
Si può estendere la ricerca di SharePoint in modo da consentire la ricerca dei documenti, sia in SharePoint che in
eDOCS, mediante la ricerca nativa di SharePoint e il risultato sarà una lisata integrata; oppure la ricerca federata può
essere realizzata in modo da prendere in considerazione sia i documenti residenti in SharePoint che i documenti
storicizzati in eDOCS e mostrare i risultati in due diversi folder separati.
Per fare questo si può inserire nel menù di sinistra di SharePoint una nuova voce “Ricerca Federata” che attiva una
WebPart che data input una KeyWord attiverà una ricerca nelle Document Library di SharePoint e nelle Library di
eDOCS (vedere screen‐shot successivo).
1.6 Servizi di Storage
Mediante la realizzazione di Servizi di Storage si può consentire alle aziende di memorizzare contenuti SharePoint su
dispositivi di Storage esterni. I vantaggi evidenti sono l’eliminazione di copie multiple di documenti, la riduzione dello
spreco di spazio. La soluzione aiuta ad aumentare la scalabilità delle soluzioni SharePoint e a ridurre i costi di storage.
Nei server SharePoint, il contenuto dei documenti viene memorizzato all’interno di database SQL Server, inclusi i
cosiddetti contenuti BLOB (binary large objects) non necessari per le query al database. I contenuti BLOB possono
essere conservati al di fuori del database SQL Server per risparmiare spazio.
Oltre a ridurre i costi complessivi di Storage e migliorare le prestazioni, può anche aiutare le aziende a soddisfare i
requisiti normativi e aziendali per la conservazione delle informazioni. Per esempio, può essere utilizzato per
assicurare che i contenuti essenziali siano protetti in varie sedi fisiche e che i contenuti SharePoint possano essere
memorizzati su dispositivi di Storage differenti, in base alle esigenze aziendali e di conformità dei contenuti stessi.
1.7 Single Sign On (SSO)
Il connettore SSO viene usato per riassegnare le credenziali utente alle applicazioni di back‐end in modo da consentire
agli utenti l’accesso profilato senza doverle reinserire.Le Web Part di estensione delle funzionalità di SharePoint
utilizzano il SSO per accedere a eDOCS in maniera silente. Se SharePoint viene configurato in autenticazione integrata
sarà Active Directory o l’LDAP aziendale di riferimento a validare l’utente e passare le corrette credenziali agli altri
sistemi.
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Vediamo di seguito degli esempi di come le Web Parts di Metastorm aiutano le organizzazioni a costruire e
personalizzare le interfacce per l’utente o gruppi di utenti.
Esempio d’interfaccia
che può essere realizzata
mediante un mix di Web
Parts messe a
disposizione da
SharePoint e Web Parts
di gestione e controllo
del processo che
vengono personalizzate a
seconda delle esigenze
U i i
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Come si può vedere è possibile inserire in unica pagina la To Do List e la Watch List, questo consente agli utenti di
avere una visone immediata delle attività.
Ogni List Web Parts può avere un filtro per Process e Stage e un bottone di stampa. Per ogni Web Part che viene
inserita nel Sito si ha a la possibilità di configurarne la vision e gli attributi specifici mediante una pagina di proprietà.
Per esempio possiamo configurare gli ordinamenti, i filtri, le colonne da visualizzare, etc..
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La Web Part principale intitolata NLP Action List è una Costume To Do List che ha solamente una colonna uguale alla
Standard To Do List in più è inserita una colonna Ref che contiene il Folder Name. Le altre quattro colonne sono
ricavate da variabili di processo (o colonne di mappa). Il filtro in alto all’elenco è basato a sua volta su variabili di
Processo, quando viene attivata limita la visualizzazione ai soli Processi NLP.
Sotto la Custom To Do List è inserita la Watch List intitolata Monitor List che visualizza tutti gli Item della User Wath
List. Nella parte sinistra ci sono delle Liste di Amministrazione dei Processi filtrate per visualizzarne solo alcuni.
Una Form permette di cercare un particolare ordine di lavoro, mentre l’altra permette di visualizzare la coda di ordini
di lavoro completa.
Le Web Parts di Metastorm sono Site oriented quindi prendono le caratteristiche del Site come : theme, lingua,
regional settings e time zone. Di seguito vediamo come cambiando il colore del Sito le Web Part ereditano la
caratteristica:
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CONCLUSIONI
Miglioramento della produttività dei team
I team altamente produttivi costituiscono un elemento fondamentale per ottenere risultati aziendali migliori.
L’adozione di un sistema integrato che agevoli la collaboration consente di aumentare e/o migliorare :
• la c a p a c i t à p e r g l i u t e n t i d i c r e a r e e c o n t r o l l a r e p r o p r i e a r e e d i
lavoro comuni
• la p o s s i b i l i t à p e r i t e a m d i a d a t t a r e le a r e e d i l a v o r o a l l e
e s i g e n z e d e l p r o g e t t o
• il c o o r d i n a m e n t o d e l l a v o r o d i s q u a d r a c o n c a l e n d a r i c o n d i v i s i ,
a v v i s i e n o t i f i c h e .
• la c o m u n i c a z i o n e c o n i m e m b r i d e l t e a m a l l ' i n t e r n o d i u n
contesto utilizzando informazioni sulla presenza e messaggistica
immediata.
• la f a c i l i t à d ’ i n c l u s i o n e e c o l l a b o r a z i o n e c o n m e m b r i d i t e a m
e s t e r n i a l l ' o r g a n i z z a z i o n e .
• la s e m p l i c i t à n e l l a c r e a z i o n e , r e v i s i o n e e p u b b l i c a z i o n e d i
d o c u m e n t i e n e l l a r i c e r c a a v a n z a t a d e i c o n t e n u t i
• la v i s i o n e c o n d i v i s a d e l l e p r o c e d u r e e d e i p r o c e s s i a z i e n d a l i
Il miglioramento della comunicazione e del coordinamento dei processi basati sulle persone consente di ottenere
un'esecuzione più rigorosa nelle parti dell'attività aziendale tradizionalmente più difficili da raggiungere.
Per raggiungere gli obiettivi di produttività desiderati occorre dare al team strumenti di collaborazione, gestione del
ciclo di vita del documento e gestione dei processi aziendali con funzionalità evolute ma che sia possibile integrare
nell’interfaccia utente, nei sistemi di gestione e nelle politiche di sicurezza.
Si possono dunque sfruttare le funzionalità messe a disposizione da Microsoft SharePoint come strumento evoluto di
accesso e collaboration e integrare le funzionalità di ECM offerte da Open Text DM per la gestione del ciclo di vita del
documento e le funzionalità di BPM offerte dal prodotto Metastorm.
SharePoint ha il vantaggio dell’usabilità e integrazione con tools di creazione ed è facile da implementare e distribuire.
Si ha una facile adozione da parte di tutti gli Information Worker poiché è integrato con i programmi familiari di
Office.
L’integrazione con il Documentale eDOCS estende il ciclo di vita del documento includendo la creazione e la
collaborazione nelle politiche di gestione aziendale. Il tutto in maniera trasparente per l’utente con interfaccia
integrata. Inoltre riduce i costi di gestione per dell’Information Tecnology consentendo la storicizzazione dei
documenti nello stesso repository già gestito per eDOCS.
Mediante l’integrazione con BPM Metastorm possiamo ottimizzare i principali processi aziendali basati sulle persone e
realizzare dei Portali aziendali ad alta produttività. La possibilità da parte degli utenti di vedere e gestire in un unico
Sito le informazioni aziendali e le attività inerenti i processi migliora la gestione dell’operatività e il tempo
d’esecuzione.
Possiamo dire che un sistema progettato e realizzato con le corrette integrazioni può aumentare in maniera
significativa la produttività del team di lavoro e ridurre i costi d’utilizzo e gestione grazie all’aderenza alle politiche
aziendali.
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