(:01.

0MBIA

r
'--

Al contestar cite este #: 1269 Fecha: 27104/201109:03:04 a.m. Asunto: Concepto Tcnico Actividad: envio AnexoS: O Folios: O j Remite: 311 Grupo de Normatividad Y Desarrollo de la Pol,ica A.
I

r~

Archivo General de la Nacin

ARCHlVO

GENERAL
DE lA NACION

.~ ..J

311- Rad.1003/11 Bogot, D.C. Seor

WAL TER MUOZ

Director de Mercadeo CENTROLAB I.P.S CLL 57A # 48 - 21, Medelln mercadeo@centrolab.com.co Asunto: Concepto tcnico sobre tiempos de retencin historia laboral

Respetado Sr. Muoz, En atencin a su comunicacin de 29 de marzo de 2011 recibida en el Archivo General de la Ncin el mismo da, mes y ao, bajo el nmero de radicado 1068, va correo electrnico, en la que solicita informacin sobre "cunto tiempo debe la empresa conservar los documentos de ex empleados y las hojas de vida resultantes de un proceso de seleccin", el Archivo General de la Nacin le informa lo siguiente: El artculo 2 de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), seala su mbito de aplicacin en los siguientes trminos: "La presente Ley comprende a la Administracin Pblica, en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley." Igualmente seala la funcin que cumplen los archivos en un Estado de Derecho y la responsabilidad de los servidores pblicos Y los particulares en materia de organizacin, conservacin, uso y manejo de documentos y archivos, ver artculo 4. La Historia Laboral es un expediente que contiene todos aquellos documentos que se producen en el transcurso de una relacin laboral y dan cuenta de la situacin administrativa de un trabajador. Para establecer el tiempo de retencin de esta serie documental se deben tener en cuenta varios criterios tales como: normatividad vigente relacionada con lo administrativo, que involucra valores jurdicos, legales y fiscales; valores que interesan a la empresa para dar continuidad a los compromisos contractuales, laborales y misionales contrados y atender las acciones legales procedentes del reconocimiento o no de derechos relacionado con los otros sujetos de la relacin. La conservacin de los documentos debe prever adems, el cumplimiento de lo sealado en la Constitucin Poltica de Colombia, artculo 20 sobre el derecho a la informacin. En este sentido, se debe observar el uso y la utilidad de los documentos objeto de valoracin para la administracin y los beneficiarios de la informacin contenida en ellos, la misin de la entidad y las necesidades de consulta de los usuarios de la empresa. Por esta razn aunque no existe norma que especficamente seale el tiempo de conservacin de la Historia Laboral, si existen criterios de tipo jurdico, social y

econmico, en torno a la conservacin de la informacin laboral de los trabajadores.

ESTABLECIMIENTOPBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Cra. 6 N 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, Pgina Web; www.archivogeneral.gov.co, NIT 800128835-6 Atencin de Quejas Reclamos y Sugerencias, Lnea gratuita fuera de Bogot 01800091173, 3372035 Bogot, Colombia. Fecha: 2011-02-23 V: 4 GD-302-FR-003

COLOM81A

ARCHIVO

GENERAL
DE lA NAClnN

Dentro de la normatividad legal vigente podemos citar el Cdigo Sustantivo del Trabajo (CST), que seala: artculo 9 proteccin al trabajo, artculo 14 carcter de orden pblico e irrenunciabilidad de los derechos, artculo 39 valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, artcul0151 autorizaciones especiales por escrito. El artculo 264, del mismo eST, hace referencia a los archivos de las empresas, sealando: "Las empresas obligadas al pago de la jubilacin deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados". Decreto 1474 de 1997 "Por el cual se derogan, modifican y lo adicionan algunos artculos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y se dictan otras disposiciones", Articulo 9 sobre certificaciones laborales de empleadores. Ahora bien, una vez hecha la valoracin integral de los documentos que integran la historia laboral el Archivo General de la Nacin recomienda para esta serie documental un tiempo de retencin no menor de 80 aos, el cual se debe contar a partir del retiro del funcionario y/o trabajador. Respecto a su inquietud sobre el tiempo que debe conservar las hojas de vida resultantes de un proceso de seleccin le podemos informar lo siguiente: La decisin sobre este punto queda en manos de la administracin de cada entidad quien es la responsable de adelantar procesos de valoracin de los documentos que recibe o produce en cada una de sus dependencias, de acuerdo a sus propias necesidades de tipo administrativo, jurdico, contable y fiscal. En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parmetros establecidos en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo. Crd~almente,

Proyect: Martha Luca Snchez Villalobos - Contratista Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Politica Archivsti~ Revis: Clara Ins Casilimas Rojas - Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica ~. Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica - Conceptos tcnicos 311.02.02 v

'J;/S

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITOAL MINISTERIODE Cra.6 N 6-91 Tel: 3282888 Fax:337 20 19, E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, PginaWeb: www.archivogeneral.gov.co, NI"];8oo128835-6 Atencin de Quejas Reclamosy Sugerencias,Lneagratuita fuera de Bogot 01800091173, 3372035 Bogot, Colombia. Fecha:2011-02-23 V: 4 GD-302-FR-003