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Cristbal Tchira

Proceso del Control Administrativo en la Gestin en Salud (Control en salud)

Realizado por: Junaiker Santana C.I 24.148.492 Administracin Hospitalaria Seccin: S2MA

San Cristbal, julio 2012.

Tabla de contenido Proceso del Control Administrativo en la Gestin en Salud ......................................... 4 Procesos Administrativos .......................................................................................... 4 1. Planeacin: ......................................................................................................... 4 2. Organizacin e Integracin ................................................................................ 4 3. Direccin: .......................................................................................................... 5 4. El Control y La Evaluacin: .............................................................................. 5 Definicin de Control. ............................................................................................... 5 Importancia del Control ............................................................................................ 6 Control Administrativo ............................................................................................. 6 Condiciones o requisitos del control administrativo ................................................. 8 Proceso de control ..................................................................................................... 9 La primera etapa del proceso consiste en el establecimiento de normas e indicaciones que permitan la confrontacin entre lo realizado y lo planeado......... 10 La segunda etapa del proceso es la medicin de lo realizado. ................................ 11 La comparacion de lo realizado con lo planeado constituye la tercera etapa del proceso de control. .................................................................................................. 11 El anlisis de las causas de las desviaciones ........................................................... 11 Principios del Control.............................................................................................. 11 Tipos de Control ...................................................................................................... 12 Control preliminar, .................................................................................................. 12 Control concurrente: ................................................................................................ 13 Control de retroalimentacin:.................................................................................. 13 Control en la Salud .................................................................................................. 14 Conclusin .................................................................................................................. 15 Referencias Bibliogrficas .......................................................................................... 16

Introduccin

Todo sistema requiere de mecanismos reguladores para facilitar y garantizar el cumplimiento de sus objetivos. En este artculo se aborda la funcin del control como la parte del proceso administrativo que permite la deteccin oportuna de desviaciones y la emisin y ejecucin de medidas correctivas para encausar las desviaciones y asegurar la prestacin eficiente, eficaz y de calidad de servicios de salud. El presente informe presenta el control de administrativo, en donde incluye las condiciones o prerrequisitos, tipos de control, principios. Donde podemos decir que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos clave para el proceso organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

Proceso del Control Administrativo en la Gestin en Salud

Procesos Administrativos Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Constituyen el proceso de la administracin. 1. Planeacin: Primero pregntese con que recursos cuenta, cuales ms necesita, donde quiere llegar, como se organizar para lograr los objetivos que se ha propuesto. Si ya sabe cuales son sus recursos y ha definido bien su organizacin es hora de ponerse unos objetivos. Los objetivos pueden ser de carcter general pero deben ir acompaados de otros mas especficos, adems de esto los objetivos especficos deben estar de acuerdo entre si, con los recursos, con las oportunidades del sector y sobre todo no deben ser inalcanzables ni tan rgidos que no puedan modificarse en un momento dado; solo asegrese que todo el equipo de trabajo los conozca, si necesita nuevos recursos haga un pequeo plan para conseguirlos. El siguiente paso es programar el trabajo para llegar a sus objetivos. Delegue responsabilidades, programe su tiempo y sobre todo defina las acciones a seguir, en pocas palabras organice las actividades, el tiempo, los responsables y la disponibilidad de espacio y maquinaria. 2. Organizacin e Integracin: Para lograr una buena organizacin e integracin de su empresa debe tener en cuenta lo siguiente. Tener en claro los puestos de trabajo que existen en su empresa, las tareas, responsabilidades y autoridad de cada puesto y sobre todo tener bien claro cuantas personas son necesarias y suficientes para cubrir esas plazas, para esta labor vlgase de un organigrama. Este le ayudar a organizar ms convenientemente su empresa. En el organigrama usted define los puestos de trabajo con sus tareas y responsabilidades, la organizacin de las lneas de autoridad, comunicacin, coordinacin entre dependencias. Tambin define los requerimientos cualidades y conocimientos que

exige cada cargo, adems las necesidades de mejoramiento o de formacin de los operarios o trabajadores, los planes de capacitacin o formacin en relacin con las necesidades de puestos y de trabajadores y por ultimo las comunicaciones necesarias. 3. Direccin: en este paso se logra que la planeacin y la organizacin entren en accin. Ahora estar dedicado a que cada trabajador quiera y pueda hacer el trabajo de manera correcta, para esto debe coordinar los trabajos, motivar a su personal, y orientarlos en sus labores. Recuerde que esta trabajando con seres humanos no con maquinas as que mas le valdr ser in lder que un jefe. Lder es quien conociendo las caractersticas de su gente da respuestas a sus necesidades y moviliza su voluntad su capacidad de accin y sus potencialidades a la consecucin de los objetivos que se ha propuesto. Tome conciencia que la comunicacin es su principal herramienta para tomar buenas decisiones y para la delegacin correcta de responsabilidades. 4. El Control y La Evaluacin: aunque es el ltimo paso su xito depende de la calidad de los primeros, es decir que si se tuvieron una buena planeacin, una buena organizacin y una buena direccin lo mas seguro es que el control y evaluacin sean positivos. Controlar es comprobar que lo que se esta haciendo si esta de acuerdo con lo planeado dirigido a los objetivos y a travs de los programas propuestos. Se debe controlar el manejo del dinero, el tiempo, la calidad el desempeo de los trabajadores, el mantenimiento, los inventarios etc. Para controlar usted necesita contar con informacin y esa informacin la puede obtener del paso de planeacin en el diseo del programa de trabajo. Igualmente la observacin es un buen mtodo de control. Finalmente la evaluacin le permite sacar partido de lo realizado en un periodo mas largo de tiempo al poder conocer cuales son sus puntos dbiles y sus fortalezas y lo principal para verificar si se cumplieron los objetivos y si se lleg a las metas.

Definicin de Control. Burt K. Scanlan: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Como funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin, direccin.

Importancia del Control Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. Control Administrativo El control, como funcin del proceso administrativo, influye directamente en el logro de los objetivos de las instituciones, verificando y asegurando que las actividades se ejecuten de acuerdo a lo planeado. La planeacin, organizacin y direccin son funciones que se han desarrollado para preparar la ejecucin de las decisiones, mientras que el control es la etapa que se aplica para asegurarse que la decisin se ejecute apropiadamente. Es decir, la planeacin, organizacin y direccin son instancias que se han tomado para poner a funcionar los mecanismos institucionales para la produccin y prestaciones de bienes y servicios, mientras que la funcin del control es responsable de que las actividades que se mantengan y realicen apropiadamente una vez que dichas actividades se estn desarrollando. Lo que importa resaltar es que el proceso administrativo requiere un control como funcin que observa , detecta, verifica, confronta y asegura que todo ocurre de acuerdo a lo planeado. El proceso administrativo como cualquier otro, requiere de algn mecanismo que determine si lo que se esta sucediendo coincide con las expectativas normas o planes establecidos, de manera que se pueda influir sobre las causa que originen cualquier desviacin respecto de lo previsto. El control asegura que lo que se hace es precisamente lo que se intenta, trata de remover los obstculos que se alteran o limitan el desarrollo normal de las actividades y el logro de los objetivos y metas. En este orden de ideas, la funcin de

control se puede definir como el proceso por medio el cual se establecen mecanismos para asegurar que las actividades se realicen conforme a lo planeado. Ejemplo de control: El termostato que regula la temperatura de una habitacin puede utilizarse como analoga para aclarar lo que queremos decir con el termo control. El termstato no es la fuente de aire frio o caliente, sino nicamente un mecanismo regulador, cuando la temperatura de la habitacin vara de lo establecido, el termostato activa los mecanismos Que corregirn las variacin (medida correctiva) de la temperatura, emitiendo aire frio o caliente para restablecer la temperatura deseada, as pues, podemos entender la funcin del control como un mecanismo regulador, como una intervencin reguladora para lograr conformidad con normas predeterminadas. En este sentido, la funcin del control proporciona informacin para que en caso necesario se reformulen los planes, programas o proyectos, se modifique la estructura de la organizacin y/o se efecten cambio s importantes en los estilos o tcnicas de direccin y liderazgo. para efectos de control administrativo, es importante hacer notar que las desviaciones de lo realizado con respecto a lo planeado, no son siempre o principalmente a causa de la ejecucin; la falta de conformidad con lo planeado, puede ser resultado de panes mal formulados, de una organizacin inadecuada y/o e una direccin inapropiada y no de ejecucin inadecuada. El proceso administrativo debe estar bajo revisin continua para determinar si: El bien o servicio se produce o presta oportunamente. El bien o servicio cumple con las caractersticas de calidad deseadas. El status del plan, programa o proyecto respecto a tiempos y rendimientos es el planeado. Los costo del presupuesto original se mantienen Hay progreso en el cumplimiento del objetivo ltimo o general. El plan, programa o proyecto debe continuar , rediseado o concluirse

El control es una funcin esencial a cualquier nivel de la organizacin, ya que todos y cada uno de los integrantes, cualquiera que sea su nivel jerrquico dentro de la institucin, juegan un papel importante en la ejecucin de actividades especificas y

en la produccin de bienes y servicios y, por lo tanto, tienen responsabilidad en el logro de los objetivos y metas. A manera de resumen, podemos decir que el control: Es una de las funciones esenciales de la administracin, ya que contribuye directamente al logro de los objetivos. Es una accin de verificacin o comparacin entre logros y resultados reales, es decir, entre lo planeado y lo realizado. Como mecanismo continuo de regulacin, realiza los ajustes necesarios, por medio de la emisin de acciones correctivas, para evitar desviaciones p corregirlas en caso necesario. Detecta desviaciones, problemas o limitaciones que obstaculicen el logro de objetivos y metas. Acta sobre los recursos humanos, financieros y materiales de la institucin.

Condiciones o requisitos del control administrativo Un control administrativo adecuado depende de ciertas condiciones o requisitos: la experiencia de un plan del que se deriven las normas, la existencia de una estructura organizacional, un sistema de informacin adecuado y la posibilidad no nada mas de disear medidas correctivas sino de poderlas implementar. El control se base en planes. Antes de que un sistema de control puede disearse o una tcnica de control pueda ser empleada, debe existir un plan del cual se deriven las normas que servirn de parmetro o punto de comparacin para comprobar que lo que se esta haciendo es precisamente lo que se previo. Es decir, no existe forma de determinar si una organizacin esta logrando lo que desea, a menos que se sepa primero lo que se espera de la misma. Como se menciono, los objetivos y metas establecidos en los planes, programas o proyectos, funcionan como normas, indicadores o criterios que permiten medir y verificar el desempeo y comprar lo realizado con lo planeado. Otro requisito o condicin importante para poder llevar a cabo el control, es la existencia de una estructura organizacional. Para poder ejercer el control, es necesario saber en que parte de la organizacin y en quien recae las responsabilidad de las

desviaciones que ocurren, as como la responsabilidad de implementar las acciones correctivas, as pues, la responsabilidad organizacional debe ser clara y bien definida, con el fin de poder aislar el rea problema y remediar la situacin oportunamente. Otra condicin es la existencia de un sistema de informacin. La naturaleza del control requiere una corriente continua de informacin, de tal manera que las desviaciones se puedan detectar oportunamente y se puedan tomar decisiones y acciones correctivas a la brevedad posible, con el fin de minimizar los efectos o consecuencias negativas. Finalmente, para cumplir con la funcin de control es requisito fundamental el poder implementar las medidas correctivas, es decir, se debe contar con la habilidad y autoridad suficiente para poder actuar y hacer frente al problema, con el fin de eliminar, rectificar o reducir las desviaciones que originan la insatisfaccin. El control solo es til si se disea e implementan acciones correctivas, de otra forma, el control resulta un ejercicio estril.

Proceso de control El proceso de control comprende cuatro etapas bien definidas: establecimiento de normas e indicadores, medicin de lo realizado, comparacin de lo realizado con lo planeado y anlisis de desviaciones y determinacin y emisin de acciones correctivas.

La primera etapa del proceso consiste en: El establecimiento de normas e indicaciones que permitan la confrontacin entre lo realizado y lo planeado. Solo a partir de aqu sera posible valorar la realidad y determinar el nivel de satisfaccion con lo realizado. La norma puede ser de cartacter cuantitativo o cualitativo. Como ejemplos de normas podemos citar: Estandares eticos. Comportamiento esperaso del personal en el desempeo de sus actividades. Calendarizaion: fechas especificas para desarrollar y completar las actividades. Costos: estos pueden ser de operacin, de capital; directos o indirectos. Normas finacieras: renatbilidad de la inversion, ingrwesos, egresos. Capacitacion y desarrollo del personal: numero de cursis de educacion continua , numero de personal capacitado.

La ausencia de normas para el control es como determinar que al temperatura de un paciente es alata o baja sin conocer cual es la temperatura normal del ser humano.

La segunda etapa del proceso es la medicin de lo realizado. El objetvo de esta etapa es el conocer la realidad, es decir, el evaluar como se esta llevando a cabo la ejecucion. En este sentido , la medicion es una etapa que se realiza contante y permanentemente. Los parametros que se utilizan en la tepa de medicion de lo realizado deben ser igual, o estar en el mismo nivel del analisi, a los utilizados en la etapa de establecimiento de las normas.

La comparacion de lo realizado con lo planeado constituye la tercera etapa del proceso de control. El producto de esta etapa es la deteccion de desviaciones. La diferencia o falta de conformidad entre lo realizado y las normas se identifica como una desviacion. En caso de detectar desviaciones, estas se analizan, pues la simple diferencia no basta para considerlas desfavorable, es necesario identificar y explicar dicha diferencia. Cuando lo realizado supera la norma, asumniendo que la norma fue correcta establecida, lan desviacion se considera como favorable; por el contrario, cuando lo realizado no alcanza la norma, la desviacion es desfavorable. El anlisis de las causas de las desviaciones tambien es importante, ya que dicha desviaciones puede ser resultado de situaciones o fuerzas circunstanciales mas que un problemas real o estructural. El objetivo del analisis es, por un lado, descubrir en que medida dicha desviacion afecta negativamente el funcionamiento de la institucion y , por el otro, emitir medidas correctivas apropiadas. Sin la emision de acciones correctivas y la autoridad para implementarlas, el proceso de control no tendria sentido. El enfasis del control debe ser encontrar soluciones constructivas y no es castigar errores del pasado. Recordemos que el fin ultimo del control es rectificar las desviacoones oportunamente, reducir sus efectos negativos o impedir que se repitan. Las acciones correctivas pueden dirigirse a producir cambios en los planes, en la organizacin o en la direccon de la institucion. Principios del Control Equilibrio. A cada grupo o delegacin conferido debe proporcionrsele el grado de control correspondiente.

De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos prestablecidos. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Contabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo. De la funcin controlada. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Tipos de Control Terry (1999) en su libro "Principios de Administracin" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin. Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar.

Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo. Control concurrente: Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse. Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle por qu es el error. Control de retroalimentacin: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin. Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el pas: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales

estn funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe decidir si esta informacin es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar las estrategias que han venido implementando.

Control en la Salud Es un sistema de gestin integral para consultorios y clnicas de cualquier especialidad mdica, con capacidad para funcionar en red y sin lmite de usuarios. Se caracteriza por ser un programa muy completo y fcil de usar ya que ha sido desarrollado con la gua y el asesoramiento de mdicos de cada especialidad. Aunque el programa dispone de funciones y herramientas de varias especialidades mdicas, stas estn separadas y ocultas siendo accedidas slo desde la seccin correspondiente, de esta manera el profesional de una especialidad siempre tendr a la vista slo lo que l necesita usar. En el programa Control Salud podr registrar la historia clnica de cada paciente, administrar una completa y gil agenda de turnos, y llevar un control absoluto de las prcticas que adeuda el paciente y las obras sociales. Si necesita usar el programa en una red con varios usuarios, entonces tendr la posibilidad de restringir el acceso a determinadas secciones del sistema, adems de contar con una muy til herramienta de chat dentro del programa. Estas cuatro funciones funcionales (planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control) constituyen el proceso de la administracin. Son los medios por los cuales se administra el gerente, distinguen el gerente del no gerente. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la administracin, es: Planeacin, para determinar los objetivos y los cursos de accin que van ha seguirse; La organizacin para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y conocer las relaciones necesarias; la Ejecucin; por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y el Control de las actividades que conformen con los planes.

Conclusin En el programa Control Salud podr registrar la historia clnica de cada paciente, administrar una completa y gil agenda de turnos, y llevar un control absoluto de las prcticas que adeuda el paciente y las obras sociales. Si necesita usar el programa en una red con varios usuarios, entonces tendr la posibilidad de restringir el acceso a determinadas secciones del sistema, adems de contar con una muy til herramienta de chat dentro del programa. Estas cuatro funciones funcionales (planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control) constituyen el proceso de la administracin. Son los medios por los cuales se administra el gerente, distinguen el gerente del no gerente. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la administracin, es: Planeacin, para determinar los objetivos y los cursos de accin que van ha seguirse; La organizacin para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y conocer las relaciones necesarias; la Ejecucin; por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y el Control de las actividades que conformen con los planes.

Referencias Bibliogrficas El proceso Administrativo. De Welsch,Hilton Resumen del captulo 1. Ed. Prentice Hall. Mxico 1990. http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/control/ & Gordon.