Auditoria Administrativa Centro de Computo

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo
Ciclo I/12
REGIONAL CHALATENANGO FACULTAD: CIENCIAS ECONOM ICAS CARRERA: LIC. ADMINISTRACION DE EMPRESAS IX CICLO CATEDRA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA
TEMA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA (CENTRO DE CMPUTO)
DOCENTE: LIC. SERGIO MOLINA
ESTUDIANTES: MARIA ALICIA ORTIZ GALDAMEZ ANA ALUZ DEL CARMEN LOPEZ DUBON YOSSELIN MARLENI CHAVARRIA CHACON VERONICA VICTORIA SANCHEZ ORELLANA ENMA NOEMI TEJADA TEJADA SULMA VANESSA HERNADEZ HERNANDEZ
CHALATENANGO, 18 DE JUNIO DEL 2012.
Elaboro Mara Alicia Ortiz Ana Luz Lpez Yosselin Marleni Chavarra Enma Noem Tejada Vernica Victoria Snchez
Revisado: Lic. Sergio Molina
Autorizo: Lic. Sergio Molina
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Ciclo I/12
SECCION A: PRELIMINAR DIAGNOSTICO ADMINISTATIVO ASPECTOS REVISADOS PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANEACION VISIN MISIN OBJETIVOS DE LA UNIVERSIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS
Redactada limitadamente Redaccin muy amplia. Exceso de objetivos. Objetivos enfocados a la mejora continua y satisfaccin del cliente.
Ampliar la visin. Redactar de manera que sea fcil de recordar. Delimitacin de objetivos. Se han dejado de lado aspectos importantes como la ventaja competitiva y la calidad del factor humano para poder prestar servicios de calidad. En su mayora la universidad cumple con estos fines los cuales estn elaborados para contribuir con la sociedad. Comprometidos con la formacin de profesionales de calidad. Oportunidad de crecimiento Facilitan la toma de decisiones y las relaciones entre los compaeros de trabajo. Formular estrategias generales para la institucin.
FINES
Redactados de acuerdo a lo que la sociedad demanda
POLTICA
Bien redactada y comprensible Desarrollo organizacional Reflejan la integridad de la universidad
PROYECTOS VALORES
ESTRATEGIAS
No hay estrategias generales de la universidad, solo detalladas por reas
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ORGANIZACIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CULTURA ORGANIZACIONAL No refleja al centro de cmputo con su debido nombre Integral Especificar el rea con su nombre indicado. Compartida por los miembros de la organizacin. Eficiencia en al trabajo que cada miembro realiza. Ser ms crticos al momento de seleccionar el personal. No son visibles los cambios.
DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES RECURSO HUMANO
Adecuada distribucin Est centralizada y los procesos de seleccin son deficientes Plan de reingeniera
CAMBIOS ORGANIZACIONALES DIRECCION LIDERAZGO
COMUNICACIN
MOTIVACION MANEJO DE STREES Y CONFLICTOS TECNOLOGIAS DE INFORMACION TOMA DE DECISIONES
Participacin de todos los miembros del comit tcnico para la toma de decisiones Accesibilidad de informacin para los clientes internos y externos Diversidad de mtodos de motivacin Solucin de problemas laborales con apoyo de la unidad psicopedaggica Uso de tecnologas avanzadas Importancia de la decisin
Toma en cuenta las opiniones del comit.
Proporciona toda la informacin necesaria.
CREATIVIDAD E INNOVACION CONTROL CONTROL INTERNO
Iniciativa propia
Mantiene a los empleados motivados. Busca mantener las buenas relaciones entre los miembros. Facilita los procesos laborales. Decisiones de mayor magnitud no pueden ser tomadas por la regional. Aumenta el desempeo laboral. Disear manual para medir resultados.
No cuenta con manual de control interno
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SECCION B: PLANEACION PROPUESTA DE TECNICA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
I.
ANTECEDENTES: No existen auditorias previas. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Evaluar los controles y procedimientos aplicados al centro de cmputo de la Universidad Doctor Andrs Bello. ALCANCE DEL PROYECTO
II.
III.
El alcance del proyecto debe comprender: 1. Evaluacin de la direccin de informtica en lo referente a: Su organizacin. Sus funciones. Objetivos. Recursos humanos. Normas y polticas. Plan de capacitacin. Controles. Condiciones de trabajo. Situacin presupuestal y financiera.
2. Evaluacin de los sistemas. Licencias del sistema operativo. Licencias del office. 3. Evaluacin de los equipos. Capacidades. Utilizacin. Sistemas de control. Nuevos proyectos.
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IV. METODOLOGA DEL TRABAJO: La metodologa de evaluacin en el proyecto comprender: 1. Para la evaluacin de la direccin de informtica, desarrollaremos las siguientes actividades: Solicitud de manual, memorndum o instructivo del manejo del centro de computo. Aplicacin de cuestionarios al personal. Anlisis y evaluacin de la informacin. Elaboracin de informe.
2. Para la evaluacin de los sistemas tanto en operacin como en desarrollo se llevaran a cabo las siguientes actividades: Solicitud de la documentacin de los sistemas en operacin (manuales tcnicos, de operacin del usuario, diseo de archivos y programas). Recopilacin y anlisis de los procedimientos administrativos de cada sistema (flujo de informacin, formatos, reportes y consultas). Entrevistas con los usuarios del sistema. Evaluacin directa de la informacin obtenida contra las necesidades y requerimientos del usuario. Anlisis y evaluacin de la informacin recopilada. Elaboracin del informe.
3. Para la evaluacin de los equipos se llevaran a cabo las siguientes actividades: Solicitud de inventario actualizado de los equipos del centro de cmputo. Solicitud de contratos de compra y mantenimiento de equipos y sistemas. Solicitud de contratos de seguros. Elaboracin de cuestionarios sobre la utilizacin de equipos. Evaluacin de la informacin recopilada, obtencin de grficas, porcentaje de la utilizacin de los equipos y su justificacin. Elaboracin del informe.
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4. Elaboracin y presentacin del informe final (conclusiones y recomendaciones COSTOS: El costo de la realizacin del proyecto ser de $ 1,250.00 RECURSOS HUMANOS Enma Noem Tejada Tejada Yosselin Marleni Chavarra Chacn Mara Alicia Ortiz Galdmez Ana Luz Lpez Dubon Vernica Victoria Snchez Orellana Total COSTO $250.00 $250.00 $250.00 $250.00 $250.00 $1250.00
CONCEPTO Sueldos y salarios Impresiones y papelera Viticos Total
COSTO $1250.00 30.00 75.00 $1355.00
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MEMORAMDUN DE PLANEACION I.NATURALEZA Auditoria administrativa II. ALCANCE Centro de cmputo III. ANTECEDENTES No existen auditorias previas IV. OBJETIVOS Identificar las deficiencias en los procedimientos y controles que se ejecutan en el centro de cmputo. Proporcionar al centro de cmputo una base operativa slida que permita incrementar su eficiencia. V. ESTRATEGIAS Conocer el funcionamiento del centro de cmputo por medio de la colaboracin del encargado para que a travs de la retroalimentacin pueda efectuar correctamente las funciones correspondientes. VI. JUSTIFICACION Identificar las posibles problemticas que se estn dando al momento de realizar las operaciones en el centro de cmputo para poder proporcionar estrategias de mejoramiento o de solucin. ACCIONES: Realizacin de la auditoria administrativa por el grupo auditor. Llevar a cabo la investigacin preliminar. Programar las actividades de recoleccin de informacin. Entrevista con el director de la regional encargado del centro de cmputo. Analizar e interpretar la informacin recabada de acuerdo a los parmetros establecidos. Presentacin de los resultados de auditora. Formulacin de las recomendaciones.
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RECURSOS: Humanos : Grupo a auditar(5 personas) Materiales y tecnolgicos.
COSTOS: Impresiones. Fotocopias. Alimentacin. Transporte. tiles.
RESULTADOS ESPERADOS: Funcionamiento ptimo del rea. Mejorar la calidad de los servicios que se brindan a los usuarios. Mayor efectividad en la utilizacin de los controles. La satisfaccin de los usuarios.
INFORMACIN COMPLEMENTARIA. Recoleccin y revisin del material informativo presentado por la empresa. Sitio web Catalogo de la institucin Folletos
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES UNIVERSIDAD DOCTOR ANDRES BELLO, REGIONAL CHALATENANGO. CENTRO DE COMPUTO
ACTIVIDADES ETAPA PRELIMINAR Determinar reas a auditar. Vista preliminar al rea a auditar Determinar los objetivos de la auditora. Entrevista al director general. Anlisis de informacin. Diagnostico. PLANEACION Elaborar propuesta de la auditoria Administrativa. Elaborar el memorndum de planeacin. Supervisin y aprobacin del memorndum. Elaborar el plan de auditora. Aprobacin del plan de auditora. Preparacin del instrumento de auditora.
FEBRERO 1 X X 2 3 4
MARZO 1 2 3
ABRIL 4 1 2 3 4
MAYO 1 2 3 4
4 5 6 7
X X X X
10 11 12
X X X
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ETAPA DE EJECUCION Recopilacin de informacin de la poblacin Pasar la encuesta al personal involucrado Observacin directa Tabulacin y anlisis de informacin Auditar direccin informtica. Evaluar sistemas operativos. Evaluar equipos. INFORME Realizar el informe elaborar las conclusiones y recomendaciones presentar el informe final
X X X X X X
17 18 19
20 21
X X
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INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE INFORMACION Universidad Dr. Andrs Bello (Regional Chalatenango) Facultad: Ciencias Econmicas Carrera: Licenciatura en Administracin de Empresas. Materia: Auditoria Administrativa Cuestionario dirigido a los estudiantes usuarios del centro de cmputo. Objetivo: Conocer la opinin de los usuarios del centro de cmputo con respecto al servicio recibido. Indicacin: Marque con una X la opcin que elija, si marca NO indique porque.
1. Hace uso frecuente del centro de cmputo? SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2. Considera usted que el equipo que se utiliza en el centro de cmputo est en buenas condiciones? SI__________________ NO___________________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 3. Cree usted que el centro de cmputo cuenta con sistemas tecnolgicos actualizados? SI____________ NO_____________
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 4. Considera que el centro de cmputo cuenta con todos los programas y herramientas necesarias para su formacin profesional? SI______________ NO_______________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
Elaboro Mara Alicia Ortiz Ana Luz Lpez Yosselin Marleni Chavarra Enma Noem Tejada Vernica Victoria Snchez Revisado: Lic. Sergio Molina Autorizo: Lic. Sergio Molina
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5. Cmo considera el servicio de internet brindado por el centro de cmputo? MB_________ B___________ R_____________ M____________
6. Respeta las indicaciones brindadas por el docente y el encargado del centro de cmputo para el manejo del equipo? SI_____________ NO_________ A VECES_____________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 7. Son agradables y confortables las instalaciones del centro de cmputo? SI_____________ NO___________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 8. considera usted que son suficientes los 3 centros de cmputo para cubrir la demanda estudiantil? SI________________ NO____________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 9. El encargado del centro de cmputo ayuda a solucionar algn problema tcnico que se presente al momento de hacer uso del equipo? SI________________ NO____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 10. Hace uso del centro de cmputo para realizar tareas ex aulas? SI_____________ NO____________ A VECES_______________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 11. Cada vez que necesita utilizar el centro de cmputo se encuentra disponible? SI_____________ NO____________ A VECES_______________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
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12. Conoce usted el reglamento del centro de cmputo? SI____________ NO______________
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 13. Qu recomendara para mejorar el centro de cmputo? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
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Universidad Dr. Andrs Bello (Regional Chalatenango) Facultad: Ciencias Econmicas Carrera: Licenciatura en Administracin de Empresas. Materia: Auditoria Administrativa Cuestionario dirigido al personal docente usuario del centro de cmputo. Objetivo: Conocer la opinin de los usuarios del centro de cmputo con respecto al servicio recibido. Indicacin: Marque con una X la opcin que elija, si marca NO indique porque. 1-Cuenta con todas las herramientas necesarias para impartir su clase? SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2-Cumple con las normas del centro de cmputo? SI________________ NO_____________ A VECES____________
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 3-Recibe apoyo tcnico por parte del encargado del centro de computo cuando usted se lo solicita? SI___________ NO________ A VECES____________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 4-Considera que la distribucin del espacio es el adecuado para impartir la su clase? SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
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5-El mobiliario y equipo que usted utiliza para impartir su clase estn en buen estado? SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 6-Cuenta con programas aplicativos y sistemas actualizados en el centro de computo para impartir sus clases? VECES__________________ PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 7-Recibe capacitaciones por parte de la UNAB? SI________________ NO_____________ A VECES__________________ SI________________ NO_____________ A
PORQUE________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 8-Qu recomendara para mejorar el centro de cmputo? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
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Universidad Dr. Andrs Bello (Regional Chalatenango) Facultad: Ciencias Econmicas Carrera: Licenciatura en Administracin de Empresas. Materia: Auditoria Administrativa Cuestionario dirigido al encargado del centro del cmputo. Objetivo: Conocer la opinin del encargado del centro de cmputo con respecto al servicio que brinda. Indicacin: Marque con una X la opcin que elija, si marca NO indique porque.
1. Sabe usted si ya se ha realizado una auditoria en el Centro de Cmputo anteriormente? SI____________ NO__________
2. Qu servicios brinda el centro de cmputo a la comunidad educativa? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. Qu controles aplica a los servicios que brinda? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 4. Qu controles aplica al mobiliario y equipo del Centro de Cmputo? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5. a quin reporta el software y equipo daados? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 6. Existen normas establecidas en el Centro de Cmputo para los usuarios? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
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7. Cmo da a conocer las normas de Centro Computo a la comunidad educativa? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 8. Orienta a los alumnos sobre el uso adecuado de los Centros de Computo? SI____________ NO__________
9. Verifica el buen funcionamiento de todo el equipo despus de cada clase? SI____________ NO__________
10. Se le da mantenimiento oportuno al equipo del Centro de Cmputo? SI____________ NO__________
11. Recibe capacitaciones y seminarios por parte de la universidad para ampliar sus competencias? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 12. Cuenta con el apoyo de la UNAB al momento que se necesite incorporar nuevos sistemas? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
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Programa de Auditoria Administrativa rea: _CENTRO DE COMPUTO Hoja N:________ Fecha:__________ Actividad Numero personal participante Periodo estimado Inicio Termino Das hbiles estimados Das hombre estimados
Fase
Descripcin
Preliminar
-Determinar reas a auditar. -Vista preliminar al rea a auditar. - Establecer los objetivos de auditora. - Entrevista al director general. - Anlisis de informacin. - Diagnostico. -Elaborar propuesta de la auditoria Administrativa. -Elaborar el memorndum de planeacin. -Supervisin y aprobacin del memorndum. -Elaborar el plan de auditora. -Aprobacin del plan de auditora. -Preparacin del instrumento de auditora.
Planeacin
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Ciclo I/12
Ejecucin
-Recopilacin de informacin de la poblacin -Pasar la encuesta al personal involucrado. -Observacin directa. -Tabulacin y anlisis de informacin. -Auditar direccin informtica -Evaluar equipos.
Informe
-Realizar el informe -Elaborar las conclusiones y Recomendaciones -Presentar el informe final
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Ciclo I/12
Avance del cumplimiento del programa de Auditoria Administrativa rea: ______________________ Hoja N:________ Fecha:__________ Periodo real de la auditoria Iniciada Terminada Das reales utilizados Grado de avance Das hombre real Explicacin de las variaciones en relacin con lo planeado
Fase
Situacin de la auditoria No iniciada En proceso Terminada
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PARAMETROS DE EVALUACION. De acuerdo al criterio del equipo auditor, se asignaron los siguientes valores a cada etapa del proceso administrativo, con la finalidad de ponderar cada factor que lo integra y de esta manera analizar de forma ms especfica la organizacin. rea Factor Misin Visin Objetivos Fines Polticas Proyectos Valores Estrategias Estructura organizacional Cultura organizacional Divisin y distribucin de funciones Recurso humano Cambios organizacionales Liderazgo Comunicacin Motivacin Manejo de stress y conflictos Tecnologas de informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin Control interno. Puntos Puntos establecidos obtenidos Porcentaje %
Planeacin.
Organizacin.
Direccin
Control
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SECCION C: EJECUCION DETERMINACIN DE LA MUESTRA. CICLO I 2012 CENTRO DE COMPUTO MATERIAS ALUMNOS LICENCATURA EN COMPUTACION PROGRAMACION III 30 REDES I 25 SISTEMAS OPERATIVOS II 30 INGENIERIA EN SISTEMAS Y COMPUTACION BASE DE DATOS 55 PROGRAMACION I 55 ALGORITMOS 53 TECNICO EN DISEO GRAFICO DISEO DE PAGINAS WEB 10 DISEO GRAFICO II 10 ILUSTRACION I 10 TOTAL 278
Dnde: n: muestra N: tamao de la muestra Z: coeficiente de confianza, dndole un valor de 1.96 P: proporcin poblacional de ocurrencia del evento probabilidad a que suceda 0.50 E: error muestrario 0.10 Q: proporcin poblacional de la no ocurrencia probabilidad que el fenmeno no suceda 0.50
n= 266.88__ 2.77 + 0.96
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n= 266.88__ 3.73 n= 71.50 n= 72 TABULACION Y ANALISIS DE DATOS. Objetivo: Conocer con qu frecuencia los alumnos usuarios visitan el centro de cmputo. Anlisis: El 69% de los usuarios encuestados manifestaron que usan frecuentemente el centro de cmputo, el 15% no lo utiliza con frecuencia y el 16% en ocasiones.
1. Hace uso frecuente del Centro de Computo?

16% 15% 69% si no a veces
Por lo que hace constar que se debe brindar un servicio de calidad para que los usuarios del centro de cmputo estn satisfechos.
Objetivo: Conocer la opinin de los alumnos usuarios respecto al estado del equipo del centro de cmputo. Anlisis: El 56% de los encuestados manifestaron que el equipo que se utiliza en el centro de cmputo esta en buenas condiciones no si obstante el 44% no manifest que no estn en buenas condiciones. Por lo que se debe implementar mejoras equipo en buen estado.
2.Considera usted que el equipo que se utiliza en el centro de computo, esta en buenas condiciones?
44% 56%
para
obtener
un
mayor
porcentaje
de
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Objetivo: Identificar si el centro de cmputo cuenta con sistemas tecnolgicos actualizados. Anlisis: El 52% de los usuarios del centro de cmputo manifiestan que el centro cuenta con sistemas tecnolgicos 48% actualizados. Sin embargo 52% si el 48% manifiestan que no no cuentan con sistemas tecnolgicos actualizados. Por lo que no deben dejar desapercibidos aquellos que no se encuentran actualizados. Y que facilite a los usuarios en la realizacin de tareas y desarrollo de sus clases. 3.Cree usted que el centro de computo cuenta con sitemas actecnologicos actualizados?
Objetivo: Conocer si el centro de cmputo cuenta con todos los programas y herramientas para la formacin de profesionales. Los 4.Considera que el centro de computo cuenta resultados con todos los programas y herramientas obtenidos reflejan necesarias para su formacion? que el 58% de los encuestados consideran que el 42% centro de cmputo SI 58% no cuenta con todos NO los programas y herramientas necesarias para su formacin. Sin embargo el 42% manifiesta que si cuenta con todos los programas y herramientas necesarias; considerndose que se debe brindar programas y herramientas que contribuyan a la formacin profesional. Anlisis:
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Ciclo I/12
Objetivo: Verificar si los usuarios del centro de cmputo respetan las indicaciones brindadas por el encargado del rea. Anlisis: Segn la encuesta pasada los 5.Como considera el servicio de internet usuarios del centro brindado por el centro de computo? de cmputo respecto al servicio 8% brindado de MB 11% internet lo califican B 45% con un 8% de muy R bueno, el 10% M 36% bueno, el 36% regular y el 45% malo. Indicando de esta manera que el servicio de internet brindado es de muy baja calidad por lo que se requiere adquirir un internet de mayor velocidad si se desea mejorar el centro de cmputo.
Objetivo: Analizar la opinin de los usuarios respecto al servicio brindado por el centro de cmputo. Anlisis: Se ha comprobado que en un 84% los alumnos usuarios del centro 16% de cmputo cumplen con las Si indicaciones No 84% proporcionadas por el encargado del rea, y un 16% no toman en cuenta estas indicaciones. Quedando demostrado que el encargado del centro de realiza bien sus funciones. 6.Respeta las indicaciones brindadas por el docente y el encargado del centro de computo para el manejo del equipo?
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Ciclo I/12
Objetivo: Evaluar si las instalaciones del centro de cmputo son agradables y confortables. Anlisis: Segn los datos recopilados el 71% de los usuarios 29% manifestaron que las instalaciones SI del centro de 71% NO cmputo son agradables y confortables, sin embargo un 29% manifest que no son agradables y confortables por lo que se refleja que los usuarios se sienten satisfechos con las instalaciones con que cuenta el centro de cmputo. De igual manera se deben implementar mejoras para incrementar los usuarios satisfechos. 7.Son agradables y confortables las instalaciones del centro de computo?
Objetivo: Analizar si los tres centros de cmputo son suficientes para cubrir la demanda estudiantil. Anlisis: Segn la encuesta pasada a los usuarios del centro de computo, el 29% manifest que los 3 29% centros de computo SI son suficientes para 71% NO cubrir la demanda estudiantil y sin embargo el 71% manifest que los 3 centro s de computo no son suficientes. Por lo que se considera que se debe aperturar un nuevo centro de cmputo que permita cubrir la demanda estudiantil e incrementar su satisfaccin.
8.Considera usted que son suficientes los 3 centros de computo para cubrir la demanda estudiantil?
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Ciclo I/12
Objetivo: Conocer la opinin de los usuarios respecto a los servicios brindados por el encargado del centro de cmputo. Anlisis: Segn los usuarios encuestados un 28% manifestaron 28% que el 32% SI encargado del NO centro de computo si AVECES 40% ayuda a solucionar los problemas tcnicos la momento de estar haciendo uso de los equipos, mientras que un 32% opina que la ayuda no es brindada siempre que se solicita solamente en ocasiones, y as mismo un 40% respondi que no recibe ayuda del encargado cuando se presentan problemas en los equipos. 9.El encargado del centro de computo ayuda a solucionar algun problema tecnico que se presente al momento de hacer uso del equipo?
Objetivo: Verificar si los usuarios utilizan el centro de cmputo para realizar tareas. Anlisis: Con la informacin 10. Hace uso frecuente del centro de computo para realizar tareas ex aula? obtenida se puede analizar que en un 40% los 28% estudiantes no 32% Si realizan tareas ex No aulas en el centro de cmputo ya que A veces 40% manifiestan que este siempre se encuentra ocupado, un 28% manifiesta que si lo utiliza y un 32% lo utiliza a veces. Por lo que se recomienda a la universidad una mejor distribucin de horarios o designar uno especialmente para los alumnos que deseen hacer uso de l en cualquier momento.
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Ciclo I/12
Objetivo: Evaluar la disponibilidad del centro de cmputo al momento que los usuarios requieran hacer uso de ellos. Anlisis: Segn la recopilacin de los datos obtenidos el 8% de los encuestados 18% manifiesta que el Si centro de cmputo 53% 29% No se encuentra A veces disponible al momento que se necesita hacer uso de el; el 29% manifiesta que no se encuentra disponible y el 53% manifiesta que solo se encuentra disponible en ocasiones; por lo que demuestra que se debe implementar mejoras en la prestacin de los servicios que permita incrementar la satisfaccin de los usuarios. 11. Cada vez que necesita utilizar el centro de computo se encuentra disponible?
Objetivo: Conocer si los usuarios del centro de cmputo tienen conocimientos del reglamento que posee. 12. Conoce usted el reglamento del centro de Anlisis: Segn la computo? informacin recopilada por medio del 40% instrumento Si 60% empleado los No usuarios que hacen uso del centro de cmputo en un 60% manifestaron que conocen el reglamento el cual indica que hacer y no hacer en el centro de cmputo. Sin embargo un 40% dice desconocer el reglamento por lo cual dichos usuarios no se apegan al reglamento, es necesario que estos lo conozcan para que realicen un adecuado uso del equipo.
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Ciclo I/12
13. Que recomendara para mejor el centro de cmputo? Ampliar las instalaciones Mejorar el equipo del centro de cmputo Actualizar sistemas Computadoras mas actualizadas como Apple porque estas computadoras son mejores para el rea de informtica. Mejor atencin del encargado. Tener en cuenta las necesidades de los alumnos y tratar de mejorar las aulas. Mejorar los asientos y formatear las maquinas. Mejorar la velocidad del internet. Computadoras ms adecuadas con el diseo con programas y aumento en el espacio. Que las maquinas este en buen estado ya que hay muchas que se encuentran daadas. Debera haber un centro de cmputo adicional solo para tareas de estudiantes. Cambiar o capacitar al encargado del centro de cmputo. Distribuir el tiempo de uso. Que tenga internar siempre. Velocidad adecuada para los tres centros de cmputo. Que tengan ms herramientas y tiempo. Nuevos equipos modernos. Que no cierren el centro de cmputo a medioda. El horario de las dems carreras analizarlas para no tener que esperar para usarlos. Remover las computadoras porque algunas estn muy lentas. El mouse a veces no funciona.
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Ciclo I/12
Programa de Auditoria Administrativa rea: _CENTRO DE COMPUTO Hoja N:________ Fecha:__________ Actividad Numero personal participante 5 Periodo estimado Inicio 1 semana de febrero Termino 3 semana de febrero Das hbiles estimados Das hombre estimados
Fase
Descripcin
Preliminar
-Determinar reas a auditar. -Vista preliminar al rea a auditar. - Establecer los objetivos de auditora. - Entrevista al director general. - Anlisis de informacin. - Diagnostico.
22
110
Planeacin
-Elaborar propuesta de la 5 auditoria ---Administrativa. -Elaborar el memorndum de planeacin. -Supervisin y aprobacin del memorndum. -Elaborar el plan de auditora. -Aprobacin del plan de auditora. -Preparacin del instrumento de auditora.
4 semana de febrero
3 semana de marzo.
30
150
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Ciclo I/12
Ejecucin
-Recopilacin de informacin de la poblacin -Pasar la encuesta al personal involucrado. -Observacin directa. -Tabulacin y anlisis de informacin. -Auditar direccin informtica -Evaluar equipos.
4 1 15 semana semana de de mayo. marzo.
75
Informe
-Realizar el informe -Elaborar las conclusiones y Recomendaciones -Presentar el informe final
2 4 semana semana de de mayo mayo
22
110
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Ciclo I/12
Avance del cumplimiento del programa de Auditoria Administrativa rea: ______________________ Hoja N:________ Fecha:__________ Periodo real de la auditoria Iniciada Terminada 1 3 semana semana de febrero de febrero 4 semana de febrero 3 semana de marzo Das reales utilizados 22 Grado de avance 100% Das hombre real 110 Explicacin de las variaciones en relacin con lo planeado
Fase
Situacin de la auditoria No iniciada En proceso Terminada X
30
100%
150
4 semana de marzo 2 semana de mayo
1 semana de mayo.
15
100%
75
4 semana de mayo
22
100%
110
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Ciclo I/12
PARAMETROS DE EVALUACION. De acuerdo al criterio del equipo auditor, se asignaron los siguientes valores a cada etapa del proceso administrativo, con la finalidad de ponderar cada factor que lo integra y de esta manera analizar de forma ms especfica la organizacin. rea Factor Misin Visin Objetivos Fines Polticas Proyectos Valores Estrategias Estructura organizacional Cultura organizacional Divisin y distribucin de funciones Recurso humano Cambios organizacionales Liderazgo Comunicacin Motivacin Manejo de stress y conflictos Tecnologas de informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin Control interno. Puntos Puntos establecidos obtenidos 15 12 15 10 15 11 10 8 10 8 10 7 10 6 15 10 15 30 20 20 15 15 20 10 15 10 20 10 100 10 15 10 5 10 9 7 4 10 53 5 10 8 70 70 50 Porcentaje %
Planeacin.
72
Organizacin.
Direccin
Control
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Ciclo I/12
SECCION D INFORME CHALATENANGO 12 DE JUNIO 2012 UNIVERSIDAD DR. ANDRES BELLO REGIONAL CHALATENANGO Seor encargado de la facultad de ciencias econmicas, universidad DR. Andrs bello. PRESENTE: El informe de la presente auditoria se elabora en base a criterios que permitieron recopilar informacin de importancia para poder evaluar y analizar la situacin del rea, con el fin de emitir recomendaciones que contribuyan el mejoramiento del rea. En el presente informe se aborda lo que es un diagnostico general de la institucin y un diagnstico del rea centro de cmputo en la cual se realiz la auditoria. I.NATURALEZA Auditoria administrativa II. ALCANCE Centro de cmputo III. ANTECEDENTES No existen auditorias previas IV. OBJETIVOS Identificar las deficiencias en los procedimientos y controles que se ejecutan en el centro de cmputo. Proporcionar al centro de cmputo una base operativa slida que permita incrementar su eficiencia. Atentamente: grupo auditor.
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Ciclo I/12
INSTITUCION DIAGNOSTICO ADMINISTATIVO ASPECTOS RELEVANTES
ASPECTOS REVISADOS PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANEACION VISIN MISIN OBJETIVOS DE LA UNIVERSIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD
COMENTARIOS
Redactada limitadamente Redaccin muy amplia. Exceso de objetivos. Objetivos enfocados a la mejora continua, satisfaccin del cliente e insertacion al mercado laboral. Redactados de acuerdo a lo que la sociedad demanda
Ampliar la visin. Redactar de manera que sea fcil de recordar. Delimitacin de objetivos. Se han dejado de lado aspectos importantes como la ventaja competitiva y la calidad del factor humano para poder prestar servicios de calidad. En su mayora la universidad cumple con estos fines los cuales estn elaborados para contribuir con la sociedad. Comprometidos con la formacin de profesionales de calidad. Oportunidad de crecimiento Facilitan la toma de decisiones y las relaciones entre los compaeros de trabajo. Formular estrategias generales para la institucin.
FINES
POLTICA
Bien redactada y comprensible Desarrollo organizacional Reflejan la integridad de la universidad
PROYECTOS VALORES
ESTRATEGIAS
No hay estrategias generales de la universidad, solo detalladas por reas
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Ciclo I/12
ORGANIZACIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CULTURA ORGANIZACIONAL No refleja al centro de computo con su debido nombre Integral Especificar el rea con su nombre indicado. Compartida por los miembros de la organizacin. Eficiencia en al trabajo que cada miembro realiza. Ser ms crticos al momento de seleccionar el personal. No son visibles los cambios.
DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES RECURSO HUMANO
Adecuada distribucin Esta centralizada y los procesos de seleccin son deficientes Plan de reingeniera
CAMBIOS ORGANIZACIONALES DIRECCION LIDERAZGO
Participacin de todos los miembros del comit tcnico para la toma de decisiones Accesibilidad de informacin para los clientes internos y externos Diversidad de mtodos de motivacin Solucin de problemas laborales con apoyo de la unidad psicopedaggica Uso de tecnologas avanzadas Importancia de la decisin
Toma en cuenta las opiniones del comit.
COMUNICACIN
Proporciona toda la informacin necesaria.
MOTIVACION MANEJO DE STREES Y CONFLICTOS TECNOLOGIAS DE INFORMACION TOMA DE DECISIONES
Mantiene a los empleados motivados. Busca mantener las buenas relaciones entre los miembros. Facilita los procesos laborales. Decisiones de mayor magnitud no pueden ser tomadas por la regional. Aumenta el desempeo laboral. Disear manual para medir resultados.
CREATIVIDAD E INNOVACION CONTROL CONTROL INTERNO
Iniciativa propia
No cuenta con manual de control interno
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Ciclo I/12
PUESTO DE TRABAJO EVALUADO: CENTRO DE CMPUTO ESTATUS El centro de cmputo cuenta con un manual y descripcin de puesto, donde se describen sus actividades principales que debe realizar; sin embargo el recurso humano con que cuenta el centro de cmputo para brindar los servicios es limitado. RECOMENDACIN Incrementar el recurso humano del centro de computo que favorezca y contribuya al mejoramiento de los servicios que brinda el centro de computo Potencializar los conocimientos y habilidades del recurso humano del centro de cmputo mediante las capacitaciones continuas. SERVICIO DE LA UNIDAD ESTATUS El servicio brindado por el centro de cmputo muestra ciertas deficiencias tales como: 1. 2. 3. 4. Velocidad lenta del internet. Los centros de cmputo no cubren con la demanda estudiantil. No cuenta con todos los sistemas y programas actualizados. Equipos y herramientas.
RECOMENDACIONES Contar con internet de mayor velocidad que permita a los usuarios realizar sus tareas y clase de manera ms eficiente. Aperturar una nueva aula solo para tareas para cubrir la demanda estudiantil. Actualizar los sistemas y programas informticos en el centro de cmputo de manera que no se le dificulte l usuario al momento de realizar cualquier actividad. Equipar con herramientas y equipos necesarios al centro de cmputo, para favorecer los aprendizajes de los estudiantes.
pg. 37

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Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

TEMA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA (CENTRO DE CMPUTO)

DOCENTE: LIC. SERGIO MOLINA

CHALATENANGO, 18 DE JUNIO DEL 2012.

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

Redactados de acuerdo a lo que la sociedad demanda

Bien redactada y comprensible Desarrollo organizacional Reflejan la integridad de la universidad

No hay estrategias generales de la universidad, solo detalladas por reas

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES RECURSO HUMANO

CAMBIOS ORGANIZACIONALES DIRECCION LIDERAZGO

MOTIVACION MANEJO DE STREES Y CONFLICTOS TECNOLOGIAS DE INFORMACION TOMA DE DECISIONES

Toma en cuenta las opiniones del comit.

Proporciona toda la informacin necesaria.

CREATIVIDAD E INNOVACION CONTROL CONTROL INTERNO

No cuenta con manual de control interno

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

SECCION B: PLANEACION PROPUESTA DE TECNICA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

CONCEPTO Sueldos y salarios Impresiones y papelera Viticos Total

COSTO $1250.00 30.00 75.00 $1355.00

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

RECURSOS: Humanos : Grupo a auditar(5 personas) Materiales y tecnolgicos.

COSTOS: Impresiones. Fotocopias. Alimentacin. Transporte. tiles.

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

1. Hace uso frecuente del centro de cmputo? SI________________ NO_____________ A VECES__________________

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

12. Conoce usted el reglamento del centro de cmputo? SI____________ NO______________

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

Revisado: Lic. Sergio Molina

Autorizo: Lic. Sergio Molina

Auditoria Administrativa Centro de Cmputo

1. Hace uso frecuente del centro de cmputo? SI__________ NO_ A VECES____________

12. Conoce usted el reglamento del centro de cmputo? SI NO__

10. Se le da mantenimiento oportuno al equipo del Centro de Cmputo? SI__ NO