CLASIFICACIN DEL USO DE LA COMPUTADORA DE LA ENTIDAD

La Compaa consta con los siguientes aplicativos: Recursos Unix: soporta el ERP BaaN Windows: soporta el aplicativo de nmina, Spyral y Sysgold. Informix: BaaN SQL 2K: Spyral, TrackIt, Aplicativo Financiero

La entidad cuenta con oficina en varias ciudades a nivel nacional con las cuales se encuentra conectada permanentemente a travs de enlaces dedicados (Claro y Movistar). No existe EDI en la entidad, los pagos a ciertos proveedores y empleados se realizan a travs de los sistemas web de bancos a los cuales se sube informacin en forma de archivos de texto o planos. Se inician transacciones automticamente como por ejemplo, un pedido de venta que ingresa a travs del sistema Msales de Sysgold, se sube a BaaN y si no hay problemas de crdito, se convierte en una factura que est lista para ser despachada.

La entidad ha personalizado el ERP BaaN para encajar con muchos de sus procesos, inclusive se ha implementado un mdulo de Balanza de propiedad de La Compaa a partir del ao 2008, todos los desarrollos de BaaN, as como Spyral debern ser ejecutados por el proveedor.

El sistema BaaN tiene interfases con otros sistemas como Sysgold, Spyral y Cognos pero todos deben ser ejecutados manualmente para cargar los archivos con la informacin que ser subida.

Existe un controlador de dominio pero solo se utiliza para el acceso a las aplicaciones desde las agencias y oficinas por medio de Citrix. En Matriz y a nivel nacional, los usuarios acceden a sus estaciones de trabajo mediante cuentas de usuario locales que trabajan bajo el esquema de grupo de trabajo.

Informacin Clave de algunos procesos de la Compaa

No existen procesos muy complejos, la mayora de la informacin se procesa bajo operaciones bsicas, sin embargo el volumen y la cantidad de dichas operaciones suman complejidad a los procesos rutinarios de la entidad como salidas de bodegas, creacin de pedidos de venta, entre otros.

En base a la informacin proporcionada por el Gerente de Ventas, calculamos el promedio de facturas mensuales y obtuvimos 36064 transacciones mensuales para el ciclo de Ingresos.

En base a lo conversado con el Gerente de Egresos, se emiten aproximadamente 650 cheques mensuales por concepto de gastos y pago a proveedores.

Adems no existen inversiones a largo plazo, pero hay crditos a corto y largo plazo con entidades como CAF, Bladex, NorthStar y ABN Amro, que promedian 4 operaciones mensuales.

Las transacciones que se pueden pedir para este indicador son: - Ingresos y egresos de bodega

Solicitamos a Henry Meza, Nmina y Compensaciones, el nmero de empleados bajo relacin de dependencia y nos indic que existen 562 empleados fijos y la frecuencia del pago es quincenal, dndonos un aproximado de 1124 txs mensuales en promedio.

En base a lo indicado por la, Subcontadora, existe aproximadamente 45 altas y 3 bajas de activos fijos en promedio mensual, un total de 48 txs mensuales para este ciclo.

La entidad utiliza una aplicacin externa para la presentacin de la informacin financiera a nivel ejecutivo. La informacin presentada por dicha herramienta es utilizada en la toma de decisiones.

En base con los conversado con el Jefe de Soporte existe alrededor de 90 empleados administrativos (53%) que utilizan una pc para llevar a cabo sus funciones.

Datos Adicionales

Uno de los mdulos ms delicados de BaaN es la Balanza, sin la cual no se podra recibir la materia prima o despachar el producto terminado. En caso de que BaaN no est disponible, existe un mecanismo contingente que permite continuar operando la Balanza y posteriormente actualizar manualmente la informacin en BaaN cuando est disponible nuevamente.

Los errores son identificados oportunamente dado que existen procesos de control llevados a cabo por los usuarios, lo cual permite notificar al dpto de TI para su correccin.

Uno de los elementos neurlgicos de la entidad es la balanza en la cual se pesa la materia prima y el producto terminado y existen procedimientos de control automticos que se ejecutan cuando se realizan los pesajes y que permiten identificar errores y corregirlos oportunamente. Existe un mecanismo de contingencia en caso de que BaaN se vaya de lnea, ya que la balanza trabaja en lnea con el ERP para tomar los pesos y almacenar las salidas y entradas producto terminado y materia prima respectivamente.

Las funciones claves de la entidad son producir y comercializar el producto terminado. La produccin se puede llevar a cabo con los sistemas fuera de lnea dado que cuentan con una aplicacin para la planificacin de la produccin que no depende 100% de la disponibilidad de BaaN. Mientras que la comercializacin depende enteramente de BaaN, por lo tanto consideramos una dependencia moderada.

El Gerente de TI reporta al Director Financiero de la entidad.