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UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA VICERRECTORA ACADMICA Direccin de Extensin Universitaria rea de Comunicacin y Tecnologa Tel.

2527-2252

Manual Para el Curso: Hoja de Clculo Microsoft Excel

Unidad No. 1

San Jos, Costa Rica UNED

Unidad 1

Contenido
Contenido ................................................................................................................................................................. 2 INTRODUCCIN ........................................................................................................................................................ 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 Microsoft Excel ............................................................................................................................................. 3 Caractersticas de Excel, sus partes: ............................................................................................................ 3 Iniciar una sesin con Excel ......................................................................................................................... 4 Abrir un Libro de Trabajo ............................................................................................................................. 5 Guardar un Libro con un Nuevo Nombre .................................................................................................... 6 Cerrar un Libro de Excel ............................................................................................................................... 6 Salir de Excel ................................................................................................................................................ 7 Elementos de la Ventana de Excel ............................................................................................................... 7

1.8.1 Barra de Ttulo ........................................................................................................................................... 8 1.8.2 Barra de Acceso Rpido.............................................................................................................................. 8 1.8.3 Men Archivo ............................................................................................................................................ 8 1.8.4 Cinta de Opciones ..................................................................................................................................... 8 1.8.5 Barra de Frmulas ................................................................................................................................ 9

1.8.6 rea de aplicacin ..................................................................................................................................... 9 1.8.7 Ventana del libro de trabajo...................................................................................................................... 9 1.8.8 Barra de Etiqueta ..................................................................................................................................... 10 1.8.9 Las Barras de Desplazamiento ................................................................................................................. 10 1.8.9 Barra de Estado ....................................................................................................................................... 11 1.9 Opciones configurables de la pantalla ....................................................................................................... 11

1.9.1 La barra de Acceso Rpido ....................................................................................................................... 11 1.9.2 Las Fichas de la Cinta de Opciones............................................................................................................ 12 1.9.3 Minimizar la cinta de opciones ................................................................................................................. 13 1.9.4 La barra de frmulas ................................................................................................................................. 13

Curso Bsico Excel

INTRODUCCIN

Unidad 1

Microsoft Excel es una aplicacin que se presenta como una hoja de clculo, cuya finalidad es la realizacin de operaciones aritmticas, trigonomtricas, financieras, estadsticas entre otros, de forma sencilla, as como para hacer representaciones grficas. Este sencillo manual permitir que paulatinamente el estudiante adquiera los conocimientos, las habilidades y destrezas necesarias para disear hojas de clculo en la solucin de problemas utilizando Excel con calidad profesional.

1.1

Microsoft Excel

Excel es una aplicacin ofimtica de Microsoft Office valiosa herramienta que facilita crear hojas de clculo de manera eficaz para resolver desde sencillos problemas con nmeros, graficar parbolas, hasta la ejecucin de macros para resolucin de complejas operaciones de clculos. Por lo tanto, est aplicacin facilita el trabajo de elaborar desde tareas sencillas hasta cmputos de alta complejidad.

1.2

Caractersticas de Excel, sus partes:

Libro: Excel viene a ser un conjunto de hojas de trabajo, al iniciar el trabajo con Excel de forma automtica se abre un libro de trabajo, en otras palabras, todo aquello que se realiza en esta aplicacin se almacenar formando el libro de trabajo. Hoja: La hoja de clculo es cada una de las hojas que puede tener un libro de trabajo en Excel. Un libro est conformado por varias hojas, inicialmente consta de tres hojas, sin embargo estas pueden aumentarse hasta la cantidad que soporte la memoria RAM.

Una hoja consta de columnas y filas. Las columnas se disponen verticalmente y se identifican con letras en la parte superior. Estas letras son los encabezados de columna. Una hoja de clculo del antiguo office 2003 est conformada por 256 columnas y 65.536 filas. En Microsoft Excel usted dispone de 16.384 columnas y Curso Bsico Excel 3

Unidad 1 1.048.576 filas, adems el rendimiento se mejora con clculos ms rpidos ya que es compatible con procesadores dobles y mltiples. Las columnas, son un conjunto de celdas que se disponen verticalmente y cada columna est nombrada con una letra en la parte superior, por ejemplo A, B, C. Estas letras son los encabezados o nombres de la columna.

Las fila, es el conjunto de celdas que se disponen de forma horizontal y se identifican con nmeros dispuestos en la parte izquierda de la hoja y hacia abajo, se identifican porque se enumeran desde 1 hasta 1.048.576.

Una Celda, es la interseccin de una columna y una fila. Celda Activa , es la celda en la cual el cursor esta posicionado, preparado para trabajar con sta, en ella podemos editar, modificar o introducir datos, se identifica porque sus bordes se visualizan ms marcados. Al abrirse el programa, la celda activa en el libro en blanco es A1. Por consiguiente las otras celdas son pasivas. Rango, es un bloque de una o ms celdas tratadas por Excel como una unidad, todo tipo de operaciones se realizan con base en rangos.

1.3

Iniciar una sesin con Excel

Puede iniciar Microsoft Excel de varias formas, dos formas son:


1.

A travs del botn Inicio.

El botn Inicio, se localiza en la parte inferior izquierda del escritorio (Pantalla que se observa al iniciar la sesin en Windows). Presione clic sobre el botn Inicio, localice

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Unidad 1 la opcin Todos los programas, al desplegarse el men, seleccione de las aplicaciones de Microsoft Office la opcin Microsoft Excel. Presione clic sobre esta opcin para acceder a la hoja electrnica Excel.

2. Otra forma es desde el icono de Excel del escritorio. Presione doble clic sobre el icono de Microsoft Excel, localizado en el escritorio.

1.4

Abrir un Libro de Trabajo

Al iniciar una sesin de trabajo en Excel, se abre automticamente un Libro Nuevo, titulado Libro1. Si previamente se guardo un libro y requiere abrirlo deber seguir los pasos siguientes:

1. Elija la opcin Abrir

Va a visualizar la ventana:

3. Seleccione el archivo de Excel que desea abrir. 4. Presione clic sobre el botn aceptar

Observ que el recuadro de texto rotulado Buscar en,

muestra la carpeta que est seleccionada actualmente.

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Unidad 1 Para buscar otra carpeta despliegue la lista que aparece en el cuadro Buscar, al presionar clic en la gua.

1.5

Guardar un Libro con un Nuevo Nombre


Al iniciar el trabajo con un nuevo libro de Excel, se debe guardar para poder recuperarlo, modificarlo, imprimirlo, o realizar cualquier otra operacin posteriormente al documento. Para guardar el libro de Excel como un documento recuperable deber digitar un nombre de archivo e indicar la carpeta a guardar. Para guardar un libro de trabajo, siga los pasos a continuacin:
1. Selecciona la opcin Guardar. Aparecer la ventana para Guardar Como.

2. En el recuadro Guardar en, localice la carpeta en la cual va a guardar el documento. 3. De doble clic sobre la carpeta donde guardar el archivo. 4. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre del archivo. 5. De clic sobre el botn Guardar. Ya almacenado el archivo puede continuar trabajando, pero no olvide estar guardando con frecuencia, ahora simplemente presione clic en el botn Office o pestaa Archivo (Versin 2010) y seleccione la opcin guardar.

1.6

Cerrar un Libro de Excel


Para cerrar el documento con el que est trabajando siga estos pasos: Curso Bsico Excel 6

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1. Presione clic sobre el Botn office

o pestaa archivo

(Versin 2010) para desplegar el men. 2. Seleccione la opcin Cerrar

1.7

Salir de Excel
Para Salir de Excel, existen varias formas, la ms sencilla es presionar clic sobre el botn cerrar de la ventana de Excel.

Otra forma de salir de la aplicacin de Excel es a travs del botn de Office

o pestaa

archivo (Versin 2010) presione clic sobre este y localice la opcin Salir de Excel.

1.8

Elementos de la Ventana de Excel


La ventana de trabajo de Excel es muy similar a la de cualquier otra aplicacin Windows. Las principales diferencias con otras aplicaciones de Office, radica en que el rea de trabajo est conformada por una cuadricula, adems de la barra de formulas en la cual se muestra el contenido de la celda activa.
Columnas

Cinta de Opciones

Celda Activa

Filas

Barra de Formulas

En la ventana de Excel, se encuentra una serie botones y de barras, entre ellos los siguientes: Curso Bsico Excel

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1.8.1 Barra de Ttulo


Se localiza en la parte superior de la ventana de Excel. Se identifica por la visualizacin del nombre de la aplicacin Microsoft Excel y el nombre del documento actual o en el cual est trabajando. Si an no ha guardado el documento con un nombre especfico, Excel asignar un nombre temporal como Libro1. Adems de localizar en el extremo derecho de esta barra los botones para el control de la ventana: minimizar, restaurar , cancelar.

1.8.2 Barra de Acceso Rpido


Compuesta por tres botones con las acciones usuales de una aplicacin de Office, Guardar, deshacer o agregar ms botones. rehacer una accin. Adems se puede personalizar y

1.8.3 Men Archivo

El men Archivo se localiza en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel. Al presionar clic sobre l, se despliega el men con un conjunto de opciones que permiten, crear un documento, abrir uno previamente guardado, guardar el archivo en uso, impresin o cerrar el documento entre otras opciones.

1.8.4 Cinta de Opciones

Esta barra contiene una serie de fichas que facilitan realizar las tareas ms frecuentes de Excel. Al seleccionar presionando clic sobre las fichas se despliegan las acciones comunes relacionadas con esa opcin.

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1.8.5

Barra de Frmulas

En esta barra se muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde se halla situado el cursor. Al introducir o modificar un dato en una celda se visualiza el contenido en la barra de frmulas. Compuesta de tres secciones, la primera hace referencia a la celda activa, la segunda seccin tiene tres botones: cancelar el dato ingresado o modificado, introducir e insertar formulas y la tercera seccin para editar el contenido de la celda, adems de permitir el modificar o introducir datos desde esta rea. 1.8.6 rea de aplicacin El rea de aplicacin, es la cuadricula de trabajo que presenta Microsoft Office para ingresar y editar datos, est conformada por celdas organizadas en filas y columnas. 1.8.7 Ventana del libro de trabajo Al iniciar el trabajo con Excel automticamente se abre un libro nuevo de trabajo, sin embargo, al cerrar ese libro, el rea de la cuadricula y la ventana que la contiene desaparece, esto sucede porque se ha cerrado la Ventana del Libro de trabajo. La ventana del libro de trabajo de Excel es una ventana como las de Office, contiene algunas de las caractersticas comunes como la barra de ttulo, botones para controlar las ventanas: maximizar, minimizar y cerrar.

Ventana del libro de trabajo

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1.8.8 Barra de Etiqueta


En esta barra se muestran las etiquetas o nombres de las hojas de clculo que contiene el libro, la hoja activa es con la que se est trabajando, siempre se observar visiblemente ms clara que las otras etiquetas. A las hojas se les puede dar un nombre diferente al que por defecto da Excel, el cual puede estar en relacin con su contenido, una forma sencilla de modificar el nombre es presionar doble clic sobre el nombre de la etiqueta, con lo cual puede escribir un nuevo nombre. Se pueden insertar ms hojas de forma sencilla con solo dar clic sobre el botn Insertar hoja de clculo o presionando simultneamente las teclas: Shitf o mayscula con la tecla F11. Puede cambiar entre hojas utilizando los botones para desplazamientos ubicados a la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la ltima hoja

1.8.9 Las Barras de Desplazamiento


Son dos barras que permiten desplazarnos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, para lograrlo se debe presionar el botn izquierdo del ratn mientras se arrastra la barra para desplazarla, o bien hacer clic en los tringulos
Barra de Desplazamiento Horizontal

Para desplazarse hacia la derecha de la hoja Para desplazarse hacia la derecha de la hoja Para desplazarse hacia arriba de la hoja Para desplazarse hacia abajo de la hoja
Barra de Desplazamiento Horizontal Barra de Desplazamiento vertical

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1.8.9 Barra de Estado


La barra de estado se localiza en la parte inferior de la ventana de Excel, en esta se visualiza informacin en relacin con el estado del documento. La barra de estado se puede configurar para visualizar diferentes opciones, aunque predeterminadamente se encuentran visibles algunas opciones como: El control deslizante de nivel del zoom (Aproximacin o acercamiento), que permite aumentar o disminuir la visualizacin del documento, o los botones de vista de documento que permiten ver el documento de diferentes maneras.

1.9

Opciones configurables de la pantalla

Las diferentes barras que presenta la ventana de Microsoft Excel se pueden configurar y personalizarlas para adptalas a las condiciones y necesidades de quien las utilice.

1.9.1 La barra de Acceso Rpido

La Barra de Acceso Rpido se puede personalizar para ubicarla encima o debajo de la cinta de opciones o bien para colocar los botones que con mayor frecuencia utiliza. Mover la Barra de Acceso Rpido Para mover la Barra de Acceso Rpido siga las instrucciones a continuacin: -Seleccion y presione clic sobre la gua que permite personalizar esta barra. -Una vez que se despliega el men de opciones, seleccione con un clic la opcin: mostrar encima o debajo de la Cinta de Opciones segn sea la ubicacin actual.

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Colocar opciones de acceso frecuente en la Barra de Acceso Rpido Se puede personalizar la Barra de Acceso Rpido para ubicar opciones de comandos que utiliza con ms frecuencia. Por defecto el men de opciones para personalizar esta barra contiene una lista con acciones frecuentes como: nuevo, abrir, guardar entre otros, no obstante se pueden ubicar otras. Para ubicar otras acciones en la Barra de Acceso Rpido, siga las siguientes instrucciones: -Seleccion y de clic sobre la gua que permite personalizar esta barra. -Una vez que se despliega el men de opciones, selecciones con un clic la opcin: Ms comandos, para desplegar el cuadro Opciones de Excel. -En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, en la lista Comandos disponibles seleccion la categora de comandos que desee.

-En la lista de comandos de la categora seleccionada, seleccione el comando que desee agregar a la barra de herramientas de acceso rpido y, a continuacin, de clic en Agregar. -Una vez que termine de agregar los comandos que desee, de clic sobre el botn Aceptar.

1.9.2 Las Fichas de la Cinta de Opciones


Como ya mencionamos inicialmente las Fichas de Cinta de Opciones predeterminadamente se visualiza con siete fichas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Formulas, datos, Revisar y Vista. No obstante existen otras fichas que se visualizan solo cuando se trabaja con otras opciones como grficos.

Tambin se puede personalizar Excel para visualizar otra ficha que permite visualizar otras opciones avanzadas de Excel, esta es la ficha Programador. Se puede acceder a esta ficha a travs de las Opciones de Excel, para visualizarle, siga los pasos a continuacin: - De un clic en el Botn de office de Excel o pestaa Archivo (Excel 2010) para desplegar el men. Luego active las Opciones de Excel al dar clic sobre este botn. Al desplegarse el Cuadro de Opciones de Excel, seleccion opciones Ms Frecuentes dando un clic sobre est.

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En Excel 2010 personalizar cinta de opciones >> todas las fichas.

En la lista Opciones principales para trabajar con Excel, seleccione Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y dar clic en aceptar. En Excel 2010 agregar y aceptar.

1.9.3 Minimizar la cinta de opciones


En ocasiones el espacio que ocupa la cinta de opciones se requiere, as que est se puede minimizar amplindose el rea de trabajo. Para minimizar la Cinta de opciones siga los pasos a continuacin: De clic en la gua para Personalizar barra

de herramientas de acceso rpido. En la lista de clic en la opcin

Minimizar la cinta de opciones. Cuando la Cinta de Opciones est minimizada, para visualizarla de clic en la ficha que desee utilizar y, a continuacin, en la opcin o comando deseados.

1.9.4 La barra de frmulas


La Barra de Formulas puede tener dos estados: Contrada o expandida

Barra de Formulas Contrada

Barra de Formulas Expandida Para expandir o contraer la Barra de Formulas dependiendo de su estado, sencillamente de clic sobre la doble fecha que se encuentra en el extremo derecho de esta barra.

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