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INSTITUTO TECNLGICO DE TOLUCA

ADMINISTRACIN Y CONTABILIDAD UNIDAD II: EMPRESA Y PROCESO ADMINISTRATIVO


ESPECIALIDAD: INGENIERA EN MECATRNICA

PROFESOR: C.P. FRANCISCO GARDUO MUNGUA ALUMNO: CRISTIAN GONZLEZ GARCA GRUPO: 160701

UNIDAD II: EMPRESA Y PROCESO ADMINISTRATIVO

2.1

DEFINICIN DE EMPRESA Y CLASIFICACIN

TIPOS, FUNCIONES Y VALORES INSTITUCIONALES 2.2 CONCEPTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. 2.3 CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE PLANEACIN 2.4 ETAPAS Y TCNICAS DE PLANEACIN 2.5 CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN 2.6 ETAPAS Y TCNICAS DE ORGANIZACIN 2.7 CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE DIRECCIN 2.8 ETAPAS Y TCNICAS DE DIRECCIN 2.9 CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE CONTROL 2.10 ETAPAS Y TCNICAS DE CONTROL

2.1 DEFINICIN DE EMPRESA Y CLASIFICACIN TIPOS, FUNCIONES Y VALORES INSTITUCIONALES


DEFINICION DE EMPRESA: Una empresa es un sistema que con su entorno materializa una idea, de forma planificada, dando satisfaccin a demandas y deseos de clientes, a travs de una actividad comercial". Requiere de una razn de ser, una misin, una estrategia, objetivos, tcticas y polticas de actuacin. Se necesita de una visin previa, y de una formulacin y desarrollo estratgico de la empresa. Se debe partir de una buena definicin de la misin. La planificacin posterior est condicionada por dicha definicin. CLASIFICACIN: Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, segn en qu aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, adems cuentan con funciones, funcionarios y aspectos dismiles, a continuacin se presentan los tipos de empresas segn sus mbitos y su produccin.

Empresas aisladas o de lazo cerrado: se trata de un conjunto de empresas que son independientes del resto del mercado, por lo que solo dependen de s mismas (Este hecho implica que todo el producto ha sido realizado por ellas mismas, desde la materia prima hasta el producto elaborado, sin utilizar ningn producto semielaborado). En la actualidad este modelo de empresa es prcticamente inexistente. Redes de empresas o empresas de lazo abierto: Unin temporal de empresas con unos objetivos comunes, en la que cada una aporta sus competencias principales para responder a las necesidades del mercado y mejorar la situacin de competencia. En la actualidad, debido a la globalizacin es muy comn encontrar empresas especializadas en un subproducto concreto que forma parte de un producto elaborado. De esta forma tambin existen empresas especializadas en comprar y ensamblar las distintas piezas del producto acabado

SEGN LA ACTIVIDAD O GIRO Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:

Empresas del sector primario. Empresas del sector secundario. Empresas del sector terciario. Empresas del sector cuaternario.
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Una clasificacin alternativa es: Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la produccin de bienes mediante la transformacin de la materia o extraccin de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:

Extractivas. Cuando se dedican a la explotacin de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc. Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser: De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos, aparatos elctricos, etc. De produccin. Estas satisfacen a las personas de uso de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos qumicos, etc.

Comerciales: Son intermediarias entre productor y consumidor; su funcin primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:

Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos. Minoristas (detallistas): Venden al por menor. Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignacin.

Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:

Transporte Turismo Instituciones financieras Servicios pblicos (energa, agua, comunicaciones) Servicios privados (asesora, ventas, publicidad, contable, administrativo) Educacin Finanzas Salud

VALORES INSTITUCIONALES: Los valores que fundamentan nuestro trabajo y que compartimos con nuestros aliados son:

Cultura del dilogo. La idea central es fomentar el dilogo y los acuerdos entre todos los actores con el fin de potenciar la capacidad de la sociedad civil para incidir en los cambios estructurales y en la consolidacin de la democracia en nuestro pas. Tolerancia. Actitud de apertura plural para generar espacios y acuerdos bsicos en la agenda pblica del Mxico que queremos en los prximos aos, en el terreno de la democracia, la economa, la poltica y la sociedad. Respeto. Elemento fundamental para generar y mantener procesos que conlleven al dilogo y busca de consensos para la toma de decisiones orientados al inters pblico. La capacidad de escuchar y la bsqueda de elementos comunes garantizan los procesos de dilogo y las bsquedas de soluciones desde la diversidad. Rendicin de cuentas. El derecho a la rendicin de cuentas es recproco. Las y los ciudadanos pueden exigir cuentas a las autoridades, servidores pblicos y a las mismas organizaciones de la sociedad civil, quienes tenemos la obligacin de informar y ser responsables por las decisiones tomadas. Confianza. La transparencia en lo que hacemos y cumplir con los acuerdos son elementos indispensables para la construccin de la confianza. Corresponsabilidad. Tanto funcionarios como ciudadanas y ciudadanos, "cada quien asume su tarea" en el diseo, implementacin y evaluacin de las polticas pblicas. Esto contrarresta la indiferencia, los intereses particulares, la imposicin de agendas e intereses, reconociendo que todos somos actores polticos de la escena nacional. Flexibilidad. Necesitamos una sociedad con fortaleza y capacidad de coordinacin para ser un factor vivo, un actor que tiene capacidad de innovacin y tambin la flexibilidad para organizarse y responder a los grandes desafos del futuro. Calidad humana y profesional. El factor humano, la empata y el comportamiento tico son valores que enriquecen el quehacer ciudadano.

2.2 CONCEPTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


CONCEPTO: Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una funcin individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. La Planeacin es decir por adelantado, qu hacer, cmo y cuando hacerlo, y quin ha de hacerlo. La planeacin cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederan; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeacin, los hechos son abandonados al azar.

2.3

CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE PLANEACIN

CONCEPTO: La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y nmeros necesarias para su realizacin.

Principio de la universalidad. La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos gua a la accin. El principio de la precisin. Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, planes precisos El principio de la flexibilidad. todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin

El principio de la unidad. Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente El principio de compromiso. La planeacin debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisin.

2.4 ETAPAS Y TCNICAS DE PLANEACIN


ETAPAS DE LA PLANEACION

Propsitos: Propsitos: intencin, nimo, designio de hacer o no hacer una cosa. De propsito de intento inoportunamente, sin venir al caso. Premisas: Todo aquel que participa en la elaboracin de un plan puede tener certeza sobre la existencia de determinados eventos mas no si de otros que afecten su desarrollo es necesario para ello hacer uso de diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inerte al futuro. Las premisas son suposiciones que deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectan el curso en que van a desarrollarse el plan. Objetivo: Representan los resultados que las empresas desea obtener se establecen cuantitativamente y se determinan para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Estrategias: una empresa debe de considerar un nmero mnimo de reas clave en base a las cuales va a establecer estrategias. Un rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una empresa que esta relacionada con el desarrollo total de la misma. Polticas: Son guas para orientar la accin son criterios lineamientos generales a observar en la toma de decisiones son problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin.

Programas: en posicin que fija la lnea de conducta que a de seguirse proyecto determinado plan detallado de las materias correspondientes a un curso o a un examen. Presupuestos: calculo anticipado del gasto o del costo de una obra. Calculo de los gastos e ingresos de una colectividad o estado. Procedimiento: manera de hacer o mtodo practico para hacer algo: conducta, modo de obras actuar. Manera de seguir una instancia en justicia.

TECNICAS DE PLANEACION La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. En este trabajo estudiaremos las tcnicas ms usadas como son las siguientes:

Manuales de Objetivos y Polticas: Este manual, es una gua autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las polticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas. Diagrama de Proceso y de Flujo: Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificacin. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver grficamente esos pasos. Graficas de Gantt. Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo. Tienen por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente. PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin): El PERT fue desarrollado por cientficos de la oficina Naval de Proyectos Especiales. Booz, Allen y Hamilton y la Divisin de Sistemas de Armamentos de la Corporacin Lockheed Aircraft. La tcnica demostr tanta utilidad que ha ganado amplia aceptacin tanto en el gobierno como en el sector privado.

CPM (Mtodo de Ruta Critica): Casi al mismo tiempo de haber sido creado PERT, la Compaa DuPont, junto con la Divisin UNIVAC de la Remington Rand, desarroll el mtodo de la ruta crtica (CPM) para controlar el mantenimiento de proyectos de plantas qumicas de DuPont. El CPM es idntico al PERT en concepto y metodologa.

2.5

CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN

La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Segn esta definicin, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas). PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION.

Principio de la unidad de objetivos: La estructura de una organizacin es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organicional. Una organizacin es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados. Causa de la organizacin: La causa bsica de la estructura organicional es la limitacin del tramo de la administracin. Si no existiera esa limitacin, una empresa no organizada podra tener un solo gerente. Principio del tramo de administracin: En cada posicin administrativa existe un limite al nmero de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el nmero exacto depende de la repercusin de diversas variables subyacentes. La estructura de la organizacin: autoridad: La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organizacin, el vnculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede fomentar la coordinacin de las unidades organicionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeo individual. Algunos de los principios ms tiles de la organizacin estn relacionados con la autoridad. Principio escolar: Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el puesto administrativo ms alto de una empresa cada puesto subordinado, ms clara ser la responsabilidad para tomar decisiones y ms eficaz la comunicacin organicional.

Principio de delegacin por resultados esperados: La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados. Principio del carcter absoluto de la responsabilidad: La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implcita en la autoridad delegada, ni debe ser menor. Principio de unidad de mundo: Mientras ms completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor ser el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensacin de responsabilidad personal por los resultados. Principio de nivel de autoridad: El mantenimiento de la delegacin requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organizacin. La estructura organicional: actividades departamentalizadas: La organizacin incluye el diseo de una estructura departamental. Aunque hay varios principios en esta rea uno de ellos es de gran importancia. Principio de la definicin fundamental: Mientras ms clara sea la definicin de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organizacin delega y la comprensin de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podr contribuir en forma ms adecuada al logro de los objetivos de la empresa. El proceso de organizacin: Los diversos principios de delegacin de la autoridad y de la departamentalizacin son verdades fundamentales del proceso organicional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades.. Existen ortos principios que se refieren al proceso de organizar, a travs de cuya aplicacin los gerentes obtienen un sentido de proporcin o una medida del proceso total de la organizacin. Principio del equilibrio: El principio del equilibrio es comn a todas las reas de las ciencias y a todas las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de administracin se deben equilibrar con las ineficacias de largas lneas de comunicacin. Las prdidas ocasionadas por el mando mltiple se deben equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la autoridad funcional en los departamentos de "stall" y de servicios. Principio de flexibilidad: Mientras ms increbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organizacin, mejor podr sta cumplir con su propsito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y tcnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. Principio de facilitacin del liderazgo: Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organicional contribuya a crear una situacin en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia.
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2.6 ETAPAS Y TCNICAS DE ORGANIZACIN


TCNICAS DE ORGANIZACIN Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son indispensables durante el proceso de organizacin y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. A continuacin se describen las principales tcnicas de organizacin.

Organigramas: Representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de sta. Manuales: Documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica informacin acerca de la organizacin de la empresa.

ETAPAS DE ORGANIZACIN

Coordinacin: Es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos.

Divisin del trabajo: Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo.

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2.7

CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE DIRECCIN

Concepto: Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realizacin de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin. Principios.

De la armona del objetivo o coordinacin de intereses. La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio. De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. De la va jerrquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos. De la resolucin del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisin en relacin con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

2.8
ETAPAS DE DIRECCION

ETAPAS Y TCNICAS DE DIRECCIN

Toma de decisiones: La responsabilidad ms importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada seleccin de alternativas depende en gran parte el xito de cualquier organizacin.

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Integracin: La integracin comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Motivacin: La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Comunicacin: La comunicacin es un aspecto clave en el proceso de direccin. La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un grupo social. Liderazgo supervisin: La supervisin consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este trmino se aplica por lo general a niveles jerrquicos inferiores aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta funcin; por esto, de acuerdo con el criterio personal de las autores, se considera la supervisin, el liderazgo y los estilos de gerenciales, como sinnimos, aunque referidos a diversos niveles jerrquicos.

TECNICAS DE DIRECCION

Empata: - Sintonizar con el otro Tratar de vivir lo que dice el otro Participar de sus experiencias. Comprensin: - Entender a quien habla Expresarlo externamente con gestos. Tolerancia. Reglas: - Dominar los sentimientos. Centrarse en el que habla. Indicar de alguna forma que se est escuchando. No tener miedo al silencio. Atender y responder a los sentimientos del que habla.

2.9 CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE CONTROL


Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

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El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. SUS PRINCIPIOS: Del carcter administrativo del control. Es necesario distinguir "las operaciones" de control, de "la funcin" de control. La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos prestablecidos. Ningn control ser vlido sino se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido, misma que se determina con base en los objetivos. La efectividad del control est en relacin directa con la precisin de los estndares. Los estndares permite la ejecucin de los planes dentro de cierto lmite, evitando errores y, consecutivamente, prdidas de tiempo y de dinero. De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe explicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Un control, cuando no es oportuno carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al mismo. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
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De los estndares. El control es imposible si no existen "estndares" de alguna manera prefijados, y ser tanto mejor, cuanto ms precisos y cuantificados sean dichos estndares. Del carcter medial del centro. Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De l se deduce tambin espontneamente una regla: Un control deber usarse si el trabajo, gastos, etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de l esperan. En segundo positivo, surge el peligro del "especialista" en la tcnica de control de la que se trate, el que casi siempre ver bondad de su tcnica, y tratar de lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo, est tambin el peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya que por stos se produzcan "a largo plazo", ya por que sea imposible, o difcil al menos, cuantificarlos. De ah la conveniencia de tratar de hacer sta cuantificacin. De principio de excepcin. El control administrativo, es mucho ms eficaz y rpido, cuando se concentra en los casos en que no se logr lo previsto, ms bien que en los resultados que se obtuvieron como se haba planeado. El control debe aplicarse, referentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas requieren del control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios. De la funcin controlada. La funcin controlada por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad del control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicacin clara de ste principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estudios financieros de una empresa no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar si no son verdicos o no ya que en dicha evaluacin puede intervenir aspectos de carcter personal.

2.10 ETAPAS Y TCNICAS DE CONTROL


ETAPAS DE CONTROL

Establecimiento de estndares: Un estndar es una unidad de medida que sirve como modelo patrn sobre el cual se efecta el control. Los estndares son el parmetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa.

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Medicin de resultados: Como su nombre lo indica, en sta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estndares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de informacin de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la informacin que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los canales idneos de la comunicacin. Correccin: los controles tienden a conducir a la accin correctiva, cuando detectamos fallas, debemos verificar donde est el mal, cmo sucedi, quien es el responsable y as tomar las medidas de correccin pertinentes. Retroalimentacin: Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin fluya de manera rpida.

TECNICAS DE CONTROL

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc. Mtodos cuantitativos Redes Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica

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