Gua de usuario de la Herramienta para el registro en kardex de los movimientos de inventario de los insumos.

Este es un libro en Excel que le ayudar en el registro de los movimientos de inventario de sus insumos, por las caractersticas de Excel no cuenta con todas las bondades de un sistema, ms sin embargo tiene la programacin necesaria para facilitarle la pesada y ardua tarea del registro en kardex de sus movimientos. Al hacer uso de esta herramienta podr contar con un registro detallado de cada una de sus claves, en ella podr consultar la existencia, el precio promedio, importe por clave y el total de las claves registradas en ella. Descripcin de lo que puede hacer con esta herramienta. Le permite consultar el kardex general de las claves registradas en la herramienta y el kardex detallado de cada una de las claves que se hayan registrado en la herramienta. En la siguiente imagen se muestra los datos del kardex general.

Fig. 1 Imagen con el kardex general de las claves registradas en la herramienta. En esta hoja podr consultar el total del importe de las claves registradas en la herramienta, el precio promedio, existencias e importe por cada una de las claves. A partir de esta hoja podr consultar el detalle del kardex de Soconusco No. 31, Col. Aguacatal C.P. 91130, Xalapa Veracruz. Tel. (228) 842.30.00 Ext. 3261 www.ssaver.gob.mx 1

cada una de las claves, esto lo puede hacer al dar click en el botn que se encuentra en la fila en la que se encuentran los datos de la clave a consultar. La herramienta tambin le permite consultar el detalle del kardex de cada una de las claves ya que en cada hoja se registra el detalle de los movimientos de entrada y salida, del resultado del registro de detallado podr conocer el precio promedio, existencia, importe, lotes y fecha de caducidad. En la siguiente imagen se muestra el detalle del kardex.

Fig. 2 Imagen del Kardex detallo. Para consultar el kardex detallado de alguna clave en especial, le recomendamos usar la hoja de Listado de kardex como ndice para poder llegar hasta la informacin que requiera, ya que hacerlo de la forma manual es decir hoja por hoja, usando las pestaas que aparecen en la esquina inferior izquierda de Excel har que sea ms lento y en algunas ocasiones tendr que esperar porque se le presentar un mensaje de procesando. Caractersticas: La herramienta tiene las siguientes caractersticas, le recomendamos tenerlas presentes para que conozca el margen de las acciones que puede tomar para realizar un mejor su trabajo. Es un archivo desarrollado en la versin de Microsoft Office Excel 2003. Esta versin de Excel actualmente se ejecuta en la mayora de los equipos que se tienen en SESVER adems de que tiene la posibilidad de ejecutarse sin problemas en equipos que tengan instaladas versiones posteriores cmo por ejemplo Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office Excel 2010.

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Puede registrar hasta un mximo de 250 claves. Al momento de trabajar con ella podr comprobar que por cada clave de insumo existe una hoja de Excel en la cual se registra el detalle del kardex. En cada Kardex puede registrar hasta un mximo de 1000 movimientos. Para que cada hoja pueda mostrar el kardex detallado se han programado varias frmulas las cuales limitan su aplicacin a 1000 renglones por kardex detallado, en cada uno de estos renglones podr registrar un movimiento de entrada o de salida, estos 1000 renglones por clave son por dems suficientes para el fin que ha sido creada. El resultado de los valores capturados o calculados se presenta en celdas de color verde. En esta herramienta encontrar celdas pintadas en color blanco y otras pintadas en color verde, la finalidad de diferenciarlas es porque estas celdas pintadas en verde guardan el resultado de los valores capturados en alguna celda o es el resultado de los valores que se tiene en algunas otras celdas. Las celdas en las que est permitido el registro de datos son las que estn en color blanco. La herramienta es lenta al tiempo de guardar los datos. Por las caractersticas propias de Excel se cargan en memoria las 252 hojas con que cuenta esta herramienta lo que provoca que al guardar los cambios, Excel guarde los cambios realizados en cada celda que compone cada una de estas 252 hojas, haciendo que este proceso por consiguiente sea lento. Recomendaciones: Las siguientes recomendaciones tienen la finalidad de tomarse en cuenta para no afectar el entorno en la cual fue desarrollada. Bajar el nivel de seguridad de las macros. Al tiempo de entrega o descarga del portal de SESVER es un archivo seguro, es decir, est libre de virus que puedan perjudicar su equipo de computo o su informacin, pero al contener cdigo y formulas al tiempo de abrir la herramienta en Excel por precaucin le advertir que un archivo con estas caractersticas podra daar su informacin de su equipo de computo y es condicionante para que funcione es necesario baje el nivel de seguridad de su equipo de computo para que cada vez que abra el archivo y no se le presente el mensaje de advertencia y pueda desarrollar mejor su trabajo. Le recomendamos usar Office Excel 2003 ya que consume menos recursos del equipo de cmputo. La versin recomendada para equipos que tienen instalado el sistema operativo Windows XP es Office Excel 2003 ya que consume menos recursos que las versiones posteriores a esta versin, por ello le recomendamos el uso de la versin Office Excel 2003, pero en caso de que tenga instalada una versin posterior no hay inconveniente la herramienta funciona correctamente. No modificar el nm. de filas o columnas. Esta herramienta tiene programadas varias formulas que le permiten mostrar los resultados para lo que fue creada, estas formulas toman en cuenta la posicin en la cual se encuentran los datos, por lo que si inserta un fila o columna rompe la estructura en la cual se desarrollaron estas formulas. No modificar el nombre de las hojas. Todas las hojas deben de conservar su nombre tal cual se presenta ya que es necesario para que los botones de navegacin puedan realizar su funcin. Respaldar regularmente el archivo en el cual se encuentra su informacin, usted mejor que nadie sabe el esfuerzo que existe al realizar esta tarea por lo que con el respeto que tiene a su trabajo respalde frecuentemente sus archivos de trabajo, porque de no hacerlo podra implicar el volver a recapturar T O D O. Para respaldar la Soconusco No. 31, Col. Aguacatal C.P. 91130, Xalapa Veracruz. Tel. (228) 842.30.00 Ext. 3261 www.ssaver.gob.mx 3

informacin tiene varias opciones para realizar el respaldo, una puede ser enviarse a su correo electrnico un correo con el archivo de respaldo anexo o adjunto, as tendra un respaldo en su correo libre de los problemas que le pudieran ocurrir a su equipo de computo. Compactar los archivos de respaldo. El archivo original tiene un tamao de 18,549 Kb o 18 Mb compactado en un archivo Zip baja a 2,209 Kb o 2Mb, es decir reduce su tamao en 9 veces, de ah la importancia de ahorrar espacio en disco duro al momento de conservar sus respaldos o de reducir el tiempo de espera mientras anexa o adjunta su archivo a un correo electrnico. Borrar las hojas que este seguro que no va a usar. En el caso de que el nm. de claves que registre en la herramienta sea menor a 250, podr borrar o eliminar las hojas del archivo en Excel que considere que no va a llegar a usar, esto para reducir el tiempo que se tarda en guardar los cambios. En el caso de que decida borrarle algunas hojas le recomiendo empezar por la Hoja250, posteriormente borrar la Hoja249 y as sucesivamente hasta borrar la o las que usted considere necesarias. Captura de los campos de fecha en formato corto. Para la captura de la Fecha del Movimiento y Fecha de caducidad le recomendamos capturarla en un formato corto, por ejemplo para la fecha 15 de junio del 2019 puede hacerlo usando el teclado numrico y slo capturar 15/06/19 y cuando de presione la tecla de Enter Excel har la conversin al formato largo de fecha. Cmo empezar a trabajar en la herramienta? Con la finalidad de ayudarle en la administracin de su informacin le recomendamos copiar y cambiarle el nombre del archivo en el cual se encuentra la herramienta, originalmente es: AuxInventarioInsumo250hojas.xls por ejemplo para el archivo que contiene la informacin de la partida de medicamentos de los meses de octubre, noviembres y diciembre le recomendamos cambiarle el nombre a Inv_Medicamentos_Oct_Nov_Dic_2011.xls. Cmo el nm. mximo de claves que se pueden manejar por cada archivo son de 250 le recomendamos manejar un archivo por cada partida, es decir si maneja 3 partidas llevar tres archivos y en cada uno de ellos slo registrar los insumos de la partida que haya decidido llevar en ese archivo, pero tambin puede juntar en un archivo dos o ms partidas siempre y cuando tenga en cuenta que la sumas del nm. de las claves no rebase el nmero de 250, que es nm. mximo de claves por libro de Excel. Para empezar a usar esta herramienta hay que llenar los datos generales que nos permitirn identificar la informacin a la cual hace referencia la informacin almacenada. Estos datos los encontramos en la hoja Principal y son: el periodo al cual corresponde la informacin aqu capturar el periodo al cual corresponde la informacin que capturar por ejemplo Septiembre-Diciembre del 2011 y el nombre del hospital o Jurisdiccin sanitaria en cual se encuentra laborando por ejemplo Hospital de Ozuluama este nombre aparecer en todos las hojas que tienen el kardex detallado. Cmo lo muestra la siguiente fig. 3. Posteriormente deber de llenar la hoja Listado de Kardex con la clave, descripcin y unidad de medida de los insumos que haya decidido registrar en este libro, recuerde que slo puede registrar por libro un mximo de 250 claves, no olvide que las columnas pintadas en verde slo son de lectura ya que tienen valores que se calculan o registran en otras celdas. Actualmente los valores que aparecen en la columna de clave es clave del insumo usted puede modificarlo o sobre-escribirlo con el valor correcto, lo mismo puede hacer con las valores que se pusieron a manera de ejemplo en las columnas de Descripcin de insumo y Unidad de medida. A manera de ejemplo se presenta la figura nm. 4: Soconusco No. 31, Col. Aguacatal C.P. 91130, Xalapa Veracruz. Tel. (228) 842.30.00 Ext. 3261 www.ssaver.gob.mx 4

Fig. 3 Pantalla principal y configuracin de los datos de la herramienta.

Fig. 4 Muestra el listado de kardex. Recuerde que NO debe de capturar en las celdas que estn pintadas de verde. Soconusco No. 31, Col. Aguacatal C.P. 91130, Xalapa Veracruz. Tel. (228) 842.30.00 Ext. 3261 www.ssaver.gob.mx 5

Los valores de las claves capturados en este listado aparecern en cada una de las hojas detalladas del kardex, a su vez se actualizarn las columnas de Precio promedio, existencias e importe de los clculos realizados en kardex detallado de cada una de las hojas de Excel. Para registrar los movimientos de entradas y salidas de cada una de las claves que aparecen el listado del kardex deber de usar los botones que aparecen en la derecha del listado y que estn etiquetados con el nombre de la hoja a la cual lo llevarn. Estos son los datos que le pedirn que se registre por cada movimiento de entrada o salida que realice. Fecha de movimiento: Es primer dato que le pedir que registre la fecha del movimiento corresponde a la fecha en la cual se realiz el movimiento, es decir cuando se realiz la entrada al almacn o se efectu la salida que es diferente a la fecha en que se realiza el registro que es la fecha actual. Ver la recomendacin Captura de los campos de fecha en formato corto Fecha de registro o fecha de captura: Celda pintada de verde, por lo tanto no lo tiene que capturar ya que este valor se llena en automtico y contiene la fecha del da o la fecha actual. Lote: Aqu deber capturar el lote al que corresponde ya sea la entrada o la salida. Este campo no aplica para insumos que no manejan fecha de caducidad, por ejemplo: papelera, ropera entre otros. Fecha de caducidad: Es la fecha lmite en la que se considera que las caractersticas sanitarias y de calidad del producto se eliminan. Este campo es obligatorio su llenado para medicamentos, material de curacin, sustancias qumicas y aquellos insumos que por el paso del tiempo sufran un deterioro en sus caractersticas. Ver la recomendacin Captura de los campos de fecha en formato corto. Nm. de documento: En caso de ser una entrada se registrar en este campo el nm. de factura o el nm. de pedido el nm. de orden de envo de almacn central o la referencia que permita consultar el documento que soporta la entrada. En el caso de una salida se deber registrar el nm. de la orden de envo al que pertenece la salida. Proveedor o destino: En el caso de ser una entrada se capturar el nombre de quin enva la entrada, por ejemplo puede ser el nombre de un proveedor o el nombre del almacn estatal. En el caso de ser una salida deber capturar el nombre del servicio del hospital o el nombre del Centro de salud al que se realiza la orden de envo. Entrada: Es la cantidad del insumo que ingresa al almacn. Y slo se usa para los movimientos de entrada. Salida: Es la cantidad del insumo que entrega el almacn. Y slo se usa para los movimientos de salida. En automtico se llenar el valor de la celda existencia con la existencia que queda una vez realizada la salida, tambin se llenar en automtico el valor de la celda de precio con el precio promedio del insumo y tambin se calcular el valor para la celda de importe, posteriormente la herramienta dejar el foco en la celda en Subprograma. Existencia: Celda pintada de verde, por lo tanto no la tiene que capturar ya que este valor se llena en automtico y contiene la existencia que resulta de sumar la entrada o de restar la cantidad registrada en la salida. Precio: En el caso de que el movimiento sea una entrada se deber registrar el precio con IVA que aparece en la factura u orden de envo, una vez registrado el precio la herramienta calcular el precio promedio del insumo. Soconusco No. 31, Col. Aguacatal C.P. 91130, Xalapa Veracruz. Tel. (228) 842.30.00 Ext. 3261 www.ssaver.gob.mx 6

En el caso de que el movimiento sea una salida la herramienta tomar en automtico el precio promedio que aparece en el encabezado del kardex. Importe: Celda pintada en verde, por lo tanto no la tiene que capturar ya que se llena con el producto del valor de las celdas de entrada o salida por la de precio. Subprograma: Capture en ella la clave que corresponda a la fuente de financiamiento.

Qu hacer cuando se presenta una pantalla con el mensaje Ha surgido un error, guarda los cambios, cierra la herramienta y reporta lo que este haciendo al Depto. de Almacenaje y Distribucin

Fig. 5 Mensaje de error de la herramienta. Ha surgido un error, guarda los cambios, cierra . . . Cuando se le presente la pantalla anterior con el mensaje de Ha surgido un error, guarda los cambios, cierra la herramienta y reporta lo que este haciendo al Depto. de Almacenaje y Distribucin deber guardar los cambios ya sea desde la opcin archivo del men de Excel seleccionar Guardar o presionando las teclas Ctrl + G. El error se presenta porque algn valor que se captur produjo un error en las frmulas de la herramienta ocasionando que dejen de funcionar. Es por ello muy importante cerrar la aplicacin para que al momento de volverla a abrir se vuelvan a activar las formulas y con ello la herramienta recupere su funcionalidad. Refresco del listado de kardex. Para actualizar los valores de las columnas de Precio promedio, Existencia e importe en el listado de kardex a veces es necesario dar un click en la hoja siguiente por ejemplo la Hoja250 y despus volver a seleccionar la hoja de Listado de kardex Soconusco No. 31, Col. Aguacatal C.P. 91130, Xalapa Veracruz. Tel. (228) 842.30.00 Ext. 3261 www.ssaver.gob.mx 7