Informatica III Ifna

INFORMTICA III
ifna
Instituto Federal Nicols Avellaneda
EDITORIAL DEL CENTRO EDUCATIVO ARGENTINO

BUENOS AIRES - ARGENTINA
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I.S.B.N.:
NDICE
Introduccin y orientacin para el estudio del espacio curricular.......................................... Cmo trabajar con este libro................................................................................................... Algunas convenciones........................................................................................................... UNIDAD 1: BASES DE DATOS Objetivos................................................................................................................................. 1. Introduccin a las bases de datos.... 1.1. Cmo utilizamos la base de datos?............................................................................... 2. Definicin de base de datos. 3. Objetos de una base de datos.. 3.1. Tablas. 3.2. Formularios 3.3. Consultas 3.4. Informes. 4. Definir tablas... 4.1. Diferentes modos de ver las tablas. 5. Clave principal e ndices. 6. Ordenar los datos, buscar y reemplazar (filtros). 6.1. Bsqueda rpida y ordenar una tabla. 7. Objetivos de una base de datos... 7.1. Componentes Principales de un sistema de base de datos. 7.1.1. Datos e informacin... 7.2. Esquemas 8. La estructura y los campos. 8.1. Concepto de campo y registro 8.1.1. Campo: distintos tipos 8.1.2. Registro. 8.2. Archivo de datos 8.3. Indexacin. Reindexacin.. Actividades sugeridas pginas: 19, 44, 52, 56............................................................ Cuestionario de autoevaluacin.............................................................................................. UNIDAD 2: BASE DE PROGRAMACIN Objetivos................................................................................................................................. 1. Base de programacin. 2. Base de datos relacionales... 2.1. Conceptos bsicos del anlisis de la informacin.. 3. Manejador de base de datos.... 3.1. Funciones... 3.2. Lenguajes.... 3.3. Clasificacin de los DBMS 3.3.1. Enfoque jerrquico.. 3.3.2. Enfoque de red 3.3.3. Enfoque relacional.. 3.3.4. Orientado a objetos. 59 59 61 71 80 81 82 83 84 84 84 85 9 9 10 11 12 12 13 13 14 15 19 28 31 39 45 47 47 49 52 52 52 54 55 55 58 5 7 8
3.4. El diccionario de datos 3.5. Administrador de base de datos. 4. Distintos comandos. 4.1. Compilacin... 5. Conformacin de programas con comandos... 5.1. Depuracin de errores. Correccin de errores... Actividades sugeridas pginas: 61, 74, 92..... ............................................ Cuestionario de autoevaluacin.................................................................................... Soluciones sugeridas.. Glosario................................................................................................................................... Bibliografa.............................................................................................................................
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Introduccin y orientaciones para el estudio de este espacio curricular
Estimado alumno: La idea de este espacio curricular, es la de facilitarle a Ud. el aprendizaje del manejo de base de datos. Los temas abordados le permitirn diferenciar entre los distintos tipos de bases de datos, determinar criterios de campos y registros como as tambin definir diseos de estructuras, poder diferenciar campos claves y actualizaciones de contenidos. As, Ud. encontrar las caractersticas bsicas de una y otras formas de manejo de base de datos. Es importante que al analizar los temas, Ud. se detenga en la comprensin de algunos conceptos, sobre todo en los conceptos bsicos y que tienen que ver con el anlisis, creacin y mantenimiento de las bases. Observar cmo se implementan en una aplicacin de ejemplo todas las funcionalidades de la Base de Datos y los aspectos relacionados con ella. As como la fundamental importancia que tiene el determinar el objetivo que tendr la creacin de una Base de Datos, qu datos son necesarios y como se utilizarn los mismos, ya que de ello depender el xito en la gestin de la base dado que como Ud. comprobar no podemos agruparlos sin una cierta coherencia. Estudiaremos la definicin de campos. Veremos como establecer la clave principal, cuya misin consiste en que los datos funcionen con la mxima efectividad.
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En otro orden de ideas no se olvide que usted est estudiando bajo la modalidad...
A DISTANCIA
Lo cual le permitir: - organizar su aprendizaje de acuerdo con sus horarios; - enfrentar los materiales de aprendizaje en forma independiente; - aunque no descarte contactarse con sus compaeros y... por supuesto!, con su tutor. - en este camino, le solicitamos no olvidar las tcnicas de trabajo intelectual que le permiten un aprendizaje acorde con las exigencias de la carrera. Es nuestro deseo que este recorrido le resulte agradable y cumpla con sus expectativas.
Empezamos?
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Cmo trabajar con este libro
Le pedimos que trate de respetar la secuencia planteada, dado que supone un estudio terico, marco de las actividades que se le proponen. Las mismas, le permitirn retroalimentar los contenidos. Si duda, busque a su tutor: l lo orientar de acuerdo con sus necesidades. Si lo desea puede consultar, realizar comentarios o formular dudas y preguntas a: coordinacin@redifna.org
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Algunas convenciones
Indicamos a continuacin los conos que utilizaremos a lo largo de este texto:
CONOS
DESCRIPCIN Y USO
Pregunto.... Qu opina Ud. de tal tema? Cmo le parece que puede encararse tal situacin?
Remite a leer un tema tratado anteriormente en el libro.
No olvide que
Indica que lo expresado en un prrafo es importante y debe ser tenido en cuenta.
Seala que determinado tema es importante y debe ser tenido presente.
ACTIVIDADES
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN SOLUCIONES SUGERIDAS
ABC
GLOSARIO
LECTURA / BIBLIOGRAFA
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UNIDAD 1 BASES DE DATOS

OBJETIVOS:
Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estar en condiciones de: - Abordar con un sentido amplio el concepto de Base de Datos. - Crear las tablas. - Identificar Dato, Campo y Registro. - Disear una Base de Datos. - Crear una clave principal. - Crear, abrir, cerrar y eliminar Bases de datos.
1 INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS

Una Base de Datos permite gestionar y organizar una serie de datos ordenndolos de tal manera que su consulta sea cmoda, prctica y productiva.
Le comento, los beneficios de utilizar una base de datos son la organizacin, reordenamiento, bsqueda, extraccin de datos, generacin de informes y etiquetas; basados en la utilizacin de comandos simples y respuestas inmediatas de la computadora. Ejemplo: Lista de empleados de una fbrica. Las pginas amarillas. Listado de libros de una biblioteca, etc. Le doy un ejemplo? Bien con frecuencia, utilizamos una base de datos sin darnos cuenta de ello, cuando consultamos la gua de telfonos: No vamos a buscar el apellido de una persona en la columna 9
- Informtica III de nmeros de telfono, cada columna tiene un dato del mismo tipo: Apellido y Nombre; Direccin; Telfono.
1.1. Cmo utilizamos la Base de Datos?

Podemos utilizar una base de datos para llevar la gestin de fichas de los artculos de una ferretera, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido ms este mes? Qu clientes compran un determinado artculo? Cul es la ganancia total del mes? etc.... Veamos un poco los distintos conceptos:
Comparacin entre el Sistema Manual y el Sistema Informtico

Posiblemente Ud. haya visto en una oficina pblica, o en una biblioteca, sin computadoras, como es el manejo de los informes sobre una actividad requerida. El manejo de informacin en la oficina tradicional se efecta (o se efectuaba!) mediante uno o ms muebles con varios cajones (ficheros) conteniendo las fichas con los datos. Cada fichero (cajn) contiene fichas de un mismo tema. Todas las fichas deben ser idnticas en cuanto a su estructura para que la informacin contenida sea fcil de buscar / encontrar / procesar / actualizar.
Cmo le parece a Ud. que ser el manejo de informes con un sistema informtico?
Comparacin entre las Formas de Procesamiento:

Todo el procesamiento de la informacin en el Sistema Manual se efectuaba, obvio es decirlo, de forma manual. Por consiguiente, los procesos de: a) Carga Inicial de datos b) Actualizaciones: proceso conocido como ABM = Altas, Bajas y Modificaciones c) Bsquedas de informacin d) Listados, deban efectuarse en modo manual, con las consiguientes prdidas de tiempo y alta probabilidad de cometer errores.
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2 DEFINICIN DE BASE DE DATOS

Es el conjunto de todos los ARCHIVOS de DATOS de una empresa u organismo o persona.
La Base de Datos incluye no slo las Tablas (Archivos de Datos) sino tambin las herramientas que facilitan la productividad: formularios, consultas, informes, etc. [Equivalente a "Mueble/s Fichero/s" en la forma Manual] Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en una mquina, o slo lo est parte de la misma, es posible que necesite controlar informacin de varias fuentes distintas que tiene que organizar y coordinar. Qu supone Ud. que podemos hacer con las Bases de Datos? Le comento: Agregar, suprimir y modificar datos dentro de un archivo, de tal manera que siempre est actualizado Los programas de bases de datos estn diseados para aceptar grandes volmenes de informacin, clasificarla y permitir su consulta rpida y ordenada de acuerdo con las necesidades de las personas. Elaborar etiquetas. Elaborar formularios que nos permitan recolectar informacin dentro de un proceso de trabajo o estudio. Introducir informacin de una manera cmoda, rpida y sencilla. Elaborar todo tipo de listas, clasificadas en orden alfabtico o numrico, de acuerdo con las necesidades. Imprimir rpida y fcilmente la informacin, por medio de reportes o cuadros. Visualizar o imprimir archivos bajo complejas condiciones de bsqueda. Facilitar el manejo de la correspondencia. Combinar diferentes tipos de archivos con el objeto de lograr resultados importantes
Una Base de Datos es una coleccin de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancias, cuya finalidad es la de servir a una aplicacin o ms, ver usted, que los datos 11
- Informtica III se almacenarn de modo que resulten independientes de los programas que los manipulan. En otras palabras, el conjunto de datos, se conoce con el nombre de base de datos. Es un conjunto auto descriptivo de registros integrados:
Auto descriptivo: Adems de los datos fuente del usuario contiene tambin una descripcin de su propia estructura (diccionario de datos). Registros Integrados: La jerarqua normal de los datos es la siguiente: los bits conforman bytes o caracteres; los caracteres constituyen campos; los campos integran registros y los registros componen archivos. Una Base de Datos incluye archivos de datos del usuario y ms, una descripcin de los datos metadatos, ndices para formar las relaciones entre los datos y a la ltima categora de datos la denominaremos metadatos de aplicacin, informacin de las aplicaciones que la utilizan.
OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

Llamamos objetos de una Base de Datos a: Tablas, Consultas, Formularios e Informes.
3.1. Tablas
Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema especfico, como productos, proveedores. Usar una tabla independiente para cada tema evita duplicacin de datos, reduce errores y la hace eficiente al ingreso de datos. Los elementos de una tabla son filas y columnas:
0 Columna es una lista vertical y 0 La fila que contiene todos los datos asociados a un mismo individuo se llama registro La TABLA es la herramienta bsica y la primera que debe crearse. Sin TABLA no existen las dems herramientas. Una Base de Datos debe tener al menos una Tabla aunque generalmente est constituida por varias.
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- Informtica III La TABLA es un "contenedor" de datos que tiene un formato tipo grilla o cuadrcula tipo planilla, con columnas (CAMPOS) y filas (REGISTROS). Como mencionamos anteriormente el usuario al crear una TABLA debe definir su ESTRUCTURA.
3.2. Formularios Es una herramienta esencial para la Carga Inicial de Datos y para las Actualizaciones: Altas, Bajas y Modificaciones.
La importancia que tiene el Formulario se debe a la estructura misma de las TABLAS. Si pensamos un poco como haramos para cargar los datos en la misma TABLA, la pantalla nos permite visualizar slo parcialmente los registros grandes - pocos CAMPOS de cada registro a lo ancho- y varios registros por vez (filas) a lo alto. Esto plantea dos tipos de problemas. Por un lado no se ve TODO el registro. Al ir cargando los datos tendramos que ir haciendo desplazamiento horizontal y perderamos de vista a los campos iniciales que justamente son los que identifican al registro. El segundo problema es que la TABLA muestra varios registros a la vez en cada pantalla y... esto lo nico que genera es confusin!
3.3. Consultas Es una herramienta poderosa que le da sentido a la automatizacin en el manejo de las Bases de Datos. Junto con los INFORMES constituyen las herramientas de explotacin.
Las CONSULTAS pueden obtener informacin de dos o ms TABLAS que estn relacionadas entre s e inclusive se puede obtener informacin de otras CONSULTAS previas.
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Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. Tambin se pueden usar como origen de registros para formularios e informes.
El tipo de consulta ms comn es la consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de una o ms tablas usando los criterios que especifique y, a continuacin, los muestra en el orden deseado.
3.4. Informes
A diferencia de las CONSULTAS que son bsquedas condicionadas (preguntas a los datos de una tabla) destinadas principalmente a ser vistas en la pantalla del monitor, los INFORMES son listados que salen por la impresora y pueden tener clculos como subtotales, totales y promedios de campos donde figuren nmeros. Una aplicacin muy til de los informes es preparar etiquetas para correo con las direcciones de clientes que figuren en una tabla. Esto se denomina correo personalizado o mailing (se pronuncia meilin) 14
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4 DEFINIR TABLAS
Tablas
Las tablas son las estructuras que permiten almacenar los datos de la Base de Datos.
Una tabla es un conjunto de registros. En este sentido podemos considerarla como un fichero que contiene registros, tantos como se quiera. Cada registro estar compuesto por una coleccin de campos. Cada campo tendr un tipo que indica la clase de datos que puede almacenar. Y cada tipo tendr unos atributos de tipo que limitan los valores permitidos, as como una serie de restricciones y normas.
Tenga Ud. en cuenta, que antes de crear la Base de Datos hemos de pensar detenidamente en la informacin que queremos guardar y en todas las caractersticas que tendrn. Por ejemplo, decidimos almacenar informacin sobre los alumnos matriculados en una cierta asignatura. Podemos crear una tabla que puede denominarse Alumnos y deseamos que contenga la siguiente informacin: Nombre y los apellidos del alumno La edad del alumno. Normalmente comprendida entre 18 y 65 aos Las notas obtenidas en los dos parciales y en las prcticas El DNI para comprobar que se trata del alumno cuando vayamos a examinarlo La nota media del alumno en la asignatura
El conjunto de esta informacin para cada alumno se denomina registro. La tabla estar compuesta de una serie de registros (tantos como alumnos tengamos en la asignatura). Llamamos campo a cada pieza particular de informacin que forma el registro (el nombre es un campo, tambin lo es el DNI, la edad, etc.).
La tabla que queremos hacer estar, en definitiva compuesta por los siguientes campos: 15
- Informtica III Campo NIF Nombre Apellido1 Apellido2 Edad Parcial1 Parcial2 Prcticas Descripcin NIF Nombre completo Primer apellido Segundo apellido Edad Nota obtenida en el primer parcial Nota obtenida en el segundo parcial Nota obtenida en las prcticas
Observe que no se ha definido un campo NotaMedia para almacenar la nota final de la asignatura, quiz la ms importante. Esto es debido a que es posible calcularla de alguna manera a travs del resto de campos del registro. En una tabla no debe almacenarse informacin no necesaria. Adems, si se almacenara, habra que recalcularla cada vez que se modificara alguno de los campos de los que depende, lo cual representa una fuente de inconsistencia. La forma adecuada de obtener la nota media es a travs de consultas, que estudiaremos ms adelante.
Creacin de tablas Una vez decididos los campos que necesitamos almacenar en la tabla, pasaremos a crear la tabla. Para ello pulsamos el botn Nuevo de la ventana de la base de datos. Se abrir un cuadro de dilogo con varias opciones para crear la tabla. Debemos seleccionar Vista de diseo y pulsar Aceptar.
Access nos mostrar un formulario para la definicin de los campos. Esta ventana se denomina de diseo de tabla frente a la de vista de tabla que permitir ms adelante introducir los datos. 16
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Para agregar un campo, deber escribir un nombre de campo y elegir un tipo de datos. n El nombre de campo identifica los datos almacenados en un campo. Puede tener hasta 64 caracteres, incluyendo espacios en blanco. n El tipo de datos indica a Access qu tipo de datos corresponde al campo, como por ejemplo, texto, nmeros, fechas o moneda. Como Ud. comprender, es importante elegir el tipo de datos adecuado para un campo, antes de comenzar a introducir informacin en la tabla. Siempre puede cambiar el tipo de un campo, incluso cuando ya contiene informacin, sin embargo, si los tipos de datos no son compatibles, se pueden perder.
Agregar campos a la tabla 1. Escriba el nombre del campo en el primer rengln vaco que hay en la columna Nombre de campo. 2. Presione Tab para pasar al cuadro Tipo de datos. Implcitamente Access tiene tipo Texto, pero si queremos variarlo, desplegamos la lista haciendo clic en la flecha y seleccionamos el tipo adecuado.
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- Informtica III 3. Presione Tab para pasar al cuadro Descripcin y escriba una pequea descripcin para cada campo que aparecer en la barra de estado en el modo de presentacin Hoja de datos, cada vez que seleccione el campo. n Insertar un nuevo campo Haga clic sobre la fila situada debajo de la posicin donde desea insertar el campo y despus haga clic sobre el botn Insertar fila ( ) de la barra de herramientas. En la columna
Nombre de campo escriba el nombre que le desea dar al nuevo campo, en la columna Tipo de Datos seleccione el tipo de datos que contendr ese campo y si lo desea, establezca las propiedades que desee para dicho campo (con F6 puede cambiar hacia la ventana de las propiedades) y en la columna Descripcin escriba una pequea descripcin de lo que contiene el campo. Esta ltima columna es opcional. n Borrar campos Seleccione los campos que quiera eliminar. Para esto haga clic sobre el selector de filas de ese campo. Si quiere seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic sobre el botn Eliminar fila ( ) en la barra de
herramientas. Si alguno de los campos contiene datos, Access preguntar si desea continuar. Si desea eliminar, elija Aceptar. Si se arrepiente de la operacin, elija Cancelar.
Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre y un tipo. Adems, para cada tipo existen una serie de atributos de tipo que permiten describir con precisin los valores aceptados por el campo.
Le parece que vamos bien hasta ac? Bueno, le recomiendo resolver los ejercicios as usted mismo podr evaluar sus conocimientos.
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ACTIVIDADES
Ejercicio N 1 1.- Qu dira usted que es un formulario? Una hoja donde encuentra preguntas, una hoja para presentar un diseo o... un diseo para introducir o eliminar registros? 2.- Cmo definira usted un tipo texto? Cmo una letra, letras y nmeros o... una cadena de caracteres? 3.- Describa cmo creara una tabla.
4.1. Diferentes modos de ver las tablas

Modo de presentacin Hoja de Datos Despus de incorporar todos los campos y definir sus tipos y atributos, puede usted pasar a utilizar la tabla, introduciendo, modificando y utilizando los datos que puede almacenar. Antes, debe guardar la definicin de la tabla. Para ello pulse en el men principal, Archivo y Guardar, e introduzca el nombre de la tabla en el cuadro de dilogo que aparece.
Puede volver a modificar la estructura de la tabla siempre que quiera. Si ya hay datos introducidos en la tabla, Access no permitir modificar la definicin de la tabla, o impondr restricciones, en el caso de que los cambios produzcan conflictos entre las nuevas definiciones y los datos ya almacenados (por ejemplo si intenta cambiar el tipo de un campo de texto a tipo numrico y existen registros almacenando cadenas no numricas). Introduccin de datos Para introducir datos en una tabla la forma ms cmoda es utilizar un formulario, pero por el momento lo haremos de una forma ms directa, con el modo Ver Datos. Para entrar en este modo, seleccione en la ventana de tablas la tabla que hemos creado y pulse el botn Abrir.
Recuerde que el modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y columnas. Una fila corresponde a un registro y cada columna a un campo. Inicialmente la tabla estar vaca. Al final de la tabla siempre aparece una fila en blanco, destinada a la insercin de 19
- Informtica III nuevos registros. Parte de los campos de esta fila pueden aparecer rellenos con los valores por defecto programados en la definicin de la tabla. En cualquier caso la modificacin de cualquier campo de esta fila har que automticamente aparezca una nueva.
Los cambios en los registros se almacenan en disco automticamente, sin que sea necesario guardarlos explcitamente. Los cambios que se realizan en los campos de un registro no se almacenan hasta que se abandona el registro, es decir, hasta que se comienza a editar otro registro o se cierra la tabla. As, podemos cancelar los cambios hechos en un registro siempre y cuando no hayamos cambiado de registro. Basta con pulsar la tecla de escape. Una pulsacin har que se cancele la modificacin en el campo actual (si la hay) al valor anterior. Entonces, una segunda pulsacin recuperar el registro completo (si no se ha modificado el campo actual, bastar con una pulsacin para recuperar el registro completo).
Fjese que antes de abandonar un campo, se verifican las reglas de validacin de ese campo, de manera que no se acepta el cambio hasta que todas las reglas asociadas al campo se cumplan. Adems, antes de abandonar un registro se comprobarn las reglas asociadas al mismo, y no se har la escritura en disco mientras no se cumpla alguna.
En nuestro ejemplo, tendramos la siguiente tabla en vista de datos:
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- Informtica III Para finalizar la edicin en una tabla debemos cerrarla. No ser necesario guardar los datos modificados, pues ya estn almacenados en disco.
Puede probar las diferentes condiciones y chequeos de datos que se han definido para la tabla creada introduciendo datos legales y datos con errores, para comprobar como son detectados por Access. Salga de la tabla y compruebe como Access no le pide confirmacin para guardar los datos.
Aunque el modo ver datos de una tabla permite al usuario la insercin, borrado y modificacin de los datos contenidos en ella, no es la mejor forma de hacerlo. Lo correcto es utilizar un formulario sobre la tabla: un dilogo ms atractivo y cmodo que una simple tabla, y que estudiaremos en su momento.
El modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y columnas. Una fila corresponde a un registro y cada columna a un campo. Inicialmente la tabla estar vaca. Al final de la tabla siempre aparece una fila en blanco, destinada a la insercin de nuevos registros. Parte de los campos de esta fila pueden aparecer rellenos con los valores por defecto programados en la definicin de la tabla. En cualquier caso la modificacin de cualquier campo de esta fila har que automticamente aparezca una nueva.
Figura 1.4 Tabla de alumnos vaca. 21
- Informtica III -
Como Ud. ha podido observar, los cambios en los registros se almacenan en disco automticamente, sin que sea necesario guardarlos explcitamente. Los cambios que se realizan en los campos de un registro no se almacenan hasta que se abandona el registro, es decir hasta que se comienza a editar otro registro o se cierra la tabla. As, podemos cancelar los cambios hechos en un registro siempre y cuando no hayamos cambiado de registro. Basta con pulsar la tecla de escape. Una pulsacin har que se cancele la modificacin en el campo actual (si la hay) al valor anterior. Entonces, una segunda pulsacin recuperar el registro completo (si no se ha modificado el campo actual, bastar con una pulsacin para recuperar el registro completo). Antes de abandonar un campo, se verifican las reglas de validacin de ese campo, de manera que no se acepta el cambio hasta que todas las reglas asociadas al campo se cumplan. Adems, antes de abandonar un registro se comprobarn las reglas asociadas al registro, y no se har la escritura en disco mientras no se cumpla alguna.
Es posible utilizar los comandos cortar, copiar y pegar habituales de Windows, as como seleccionar filas y columnas completas, con las siguientes pautas: Se pueden seleccionar columnas completas, rangos de columnas, filas completas y rangos de filas, as como tablas completas; no se pueden seleccionar rectngulos de varias filas y columnas a la vez ni columnas o filas salteadas. Para seleccionar filas existe un pulsador de seleccin de registro, y para las columnas hay que pulsar sobre el recuadro de ttulo. Cualquier seleccin puede ser copiada al portapapeles, pero no borrada ni cortada: no se pueden borrar columnas completas. Se pueden borrar, cortar, copiar y pegar filas completas. Es posible hacerlo entre tablas distintas con campos diferentes, incluso desde otras aplicaciones. Entonces Access tratar de adaptar el contenido del portapapeles a los campos de destino a travs de la concordancia de nombres de campos y sus tipos. Si no es posible cuadrar todos los datos se crear una tabla Errores de pegado donde irn a parar los datos que no han podido ser alojados.
22
- Informtica III Si al pegar varias filas se quebranta alguna regla de integridad, las filas prohibidas irn a parar a una tabla Errores de pegado.
Para facilitar la edicin de datos, Access permite personalizar parcialmente la tabla de edicin: es posible modificar el tamao de las celdas y el tipo de letra utilizado, as como el orden de los registros mostrados e incluso hacer que no aparezcan determinados registros, aunque lo ms correcto para crear un entorno amigable al usuario es crear un formulario, que permite presentar dilogos mucho ms cmodos y adecuados.
Figura Tabla de alumnos con datos.
Le recomiendo que para finalizar la edicin en una tabla recuerde que debemos cerrarla. No ser necesario guardar los datos modificados, pues ya estn almacenados en disco. Pero si hemos modificado el formato de presentacin (tamao de celdas, tipos de letra, orden de presentacin) Para ver los datos de una tabla: 1. En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta Tabla para ver la lista de tablas contenidas en la base de datos.
2. Haga doble clic en el nombre de la tabla que desee ver o seleccione el botn Abrir. Access mostrar la tabla en el modo de presentacin Hoja de datos (ver fig. 12). 23
- Informtica III -
Fig. 12 El modo de presentacin Hoja de datos, muestra la informacin de la tabla organizada en filas y columnas de forma similar a una hoja de clculo. En una hoja de datos puede cambiar el tamao y orden de las columnas (campos) y ajustar el tamao de las filas (registros). Tambin puede desplazarse verticalmente para ver ms registros y horizontalmente para ver ms campos. 3. Cuando desee volver a la ventana de la base de datos, haga clic en dicha ventana (o bien, en la barra de herramientas, haga clic en el botn Ventana de la base de datos ( ).
- Introduccin de informacin A cualquier tabla se le pueden aadir registros. Los registros aadidos, son guardados automticamente cuando usted se mueve a otro registro o cierra la hoja de datos. Para guardar un registro antes de salir de l, o si se realizan cambios en el diseo de los campos desde el modo Hoja de datos y quiere guardar estos cambios, en el men Archivo elija la opcin Guardar registro. 24
- Informtica III -
Para agregar un registro: 1. En la ventana de la base de datos, seleccione una tabla y despus haga clic en el botn Abrir. 2. Vaya al registro en blanco situado al final de la hoja de datos. 3. Escriba los datos en el registro y despus presione la tecla TAB para moverse al siguiente registro si quiere aadir ms de uno o <Enter> para finalizar la introduccin de datos. Otro modo de introducir un nuevo registro es utilizando el comando Entrada de datos del men Registros. Cuando seleccionamos este comando, aparece inmediatamente un registro en blanco en un formulario u hoja de datos, ocultando todos los registros existentes. Use este comando cuando desee agregar nuevos registros y no necesite ver los datos existentes. En el men Registros, elija Mostrar todos los registros para mostrar los registros ocultos de la tabla u hoja de respuestas dinmica. n Si desea agregar nuevos registros y ver los registros existentes, haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas ( ), elija el comando Ir a, Nuevo del
men Registros para moverse al registro en blanco del final del formulario u hoja de datos. Operaciones en el modo Hoja de Datos. n Edicin Cuando estamos viendo la tabla en modo hoja de datos, a la izquierda del registro vigente aparece un indicador que muestra el estado del mismo (ver fig. 14). O sea, si el indicador es un lpiz ( ), significa que ese es el registro corriente y que lo estamos modificando pero an no ), indica que ese es el registro corriente y no ha
lo hemos salvado. Si aparece un tringulo (
sufrido cambios que no hayan sido guardados. Aparece un asterisco en el primer registro vaco al final de la tabla.
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- Informtica III -
Fig. 14
Mientras vemos el contenido de la tabla, podemos cambiar la informacin de cualquier registro. Las siguientes teclas y combinaciones de teclas, nos ayudan en la edicin de la informacin:
F2- Permite seleccionar/deseleccionar un campo. ESC- Deshacer los cambios efectuados en el registro vigente. CTRL + - Reemplazar el valor de un campo con el valor del mismo campo en el registro anterior. TAB- Avanza al campo siguiente. Shift-Tab- Retrocede al campo anterior. Home- Va al primer campo del registro vigente. End- Va al ltimo campo del registro vigente.
Para seleccionar datos en un campo, haga clic donde quiera empezar a seleccionar y arrastre el ratn por los datos. Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de campo ( ) . Para seleccionar una fila, haga clic en el selector de registro ( ). Para seleccionar todos los registros, haga clic en la opcin Seleccionar todos los registros en el men Edicin.
Para editar los datos de los campos, haga clic en el campo que desea modificar y realice los cambios que quiera. n Insertar registros 1. Seleccione la fila en cuya posicin desea insertar el nuevo registro.
26
- Informtica III 2. Elija la opcin Insertar fila del men Edicin y proceda a llenar el registro con los nuevos datos. n Borrar registros. 1. Seleccione los registros que quiera borrar. 2. Elija la opcin Eliminar en el men Edicin o presione la tecla SUPR. n Copiar y mover datos. Es posible copiar y mover los datos de uno o ms registros de una hoja de datos hacia una nueva posicin. n Para copiar o mover datos. 1. Seleccione los datos que desee copiar o mover. 2. En el men Edicin elija Copiar para copiar los datos o Cortar para moverlos. 3. Mueva el puntero del ratn al lugar donde desee colocar los datos. 4. En el men Edicin elija Pegar o Pegar datos aadidos. Elija Pegar para reemplazar la seleccin actual con los registros que seleccion. Elija Pegar datos aadidos para agregar los registros al final de la hoja de datos. Cambiar el aspecto de los datos En el modo hoja de datos, puede usted cambiar el tamao de filas y columnas y cambiar de posicin las columnas. Cambiar el tamao de las filas Haga clic en el selector de filas y, sin liberar el botn del ratn, arrastre ste para extender la seleccin hasta que llegue a la posicin deseada.
Cambiar el ancho de las columnas Coloque el apuntador del ratn en la lnea divisoria que delimita el ancho de la columna que quiere modificar (el puntero se convierte en una flecha doble), haga clic y sin liberar el botn del ratn, arrastre ste para colocarlo en la posicin deseada, ya sea a la izquierda o a la derecha. El ancho que le demos a la columna, slo variar la forma en que son mostrados los datos, no el ancho de los campos. 27
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Cambiar de posicin las columnas Seleccione las columnas que desee mover (para esto, haga clic en el selector de campo de la columna que mover. Si va a mover columnas contiguas, haga clic en el selector de campo de la primera columna que desee mover y sin soltar el botn del ratn, arrastre ste para extender la seleccin). Haga clic nuevamente y mantenga presionado el botn del ratn en el selector de campo. Arrastre las columnas a la nueva posicin.
5 CLAVE PRINCIPAL E NDICES

En toda tabla suele existir una clave principal (tambin llamada clave primaria o clave maestra). Por favor, tome Ud. nota de lo siguiente: que una clave principal es un campo o conjunto de campos cuyos valores no se repiten, y a travs de los cuales se identifica de forma nica al registro completo. Es decir, no hay dos registros en una tabla con la misma clave.
En el ejemplo de los alumnos, el campo NIF puede ser una clave principal, ya que no habr dos alumnos con el mismo NIF, y adems es posible identificar a un alumno a travs de su NIF. El campo apellido1 no puede ser clave principal porque puede haber ms de un alumno con el primer apellido igual. El conjunto formado por (apellido1, apellido2, nombre) podra constituir una clave principal (suponiendo que no existen dos personas que se llamen exactamente igual), ya que a travs del conjunto podemos identificar de forma nica e inequvoca al registro (al alumno).
Si no tiene ningn campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de terminar el diseo, Access le permitir aadir un campo nuevo que sirva como clave. Este campo se denominar id y ser de tipo autonumrico. Por lo general, si en una tabla no podemos encontrar un campo o conjunto de campos para establecerlos como clave principal, lo ms probable es que el diseo de la tabla no sea apropiado, y quiz deberamos volver a plantearnos la estructura de tablas que necesita nuestra Base de Datos.
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- Informtica III Sobre un campo que se emplee como clave principal, forzosamente se genera un ndice sin duplicados, y no se admitirn valores nulos para el campo. Para definir un campo/s como clave principal, seleccione el campo que desea que sea clave y pulse el botn .
Vamos a ir introduciendo los campos de la tabla del ejemplo para ver estas definiciones. Bien, pulse con el ratn en la hoja de diseo y vaya rellenando los campos segn el siguiente cuadro: Campo NIF Nombre Apellido1 Apellido2 Edad Parcial1 Parcial2 Prcticas Tipo Texto (9) Texto (40) Texto (25) Texto (25) Numrico Numrico Numrico Numrico Descripcin NIF Otros atributos Requerido; indexado sin repeticin; clave principal. Nombre completo Requerido Primer apellido Requerido Segundo apellido Requerido Edad >=18 AND <65; Texto de validacin: la edad debe estar comprendida entre 18 y 65 aos Nota primer parcial 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=10; Nota segundo parcial 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=10; Nota prcticas 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=2;
Obteniendo la siguiente definicin de tabla:
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- Informtica III -
Resumiendo: Despus de colocar todos los campos y definir sus tipos y atributos, puede pasar a emplear la tabla, introduciendo, modificando y utilizando los datos que puede almacenar. Antes, debe guardar la definicin de la tabla. Para ello pulse en el men principal, Archivo y Guardar, e introduzca el nombre de la tabla en el cuadro de dilogo que aparece.
Recuerde quepuede volver a modificar la estructura de la tabla siempre que quiera.
Si ya hay datos introducidos en la tabla, Access no permitir modificar la definicin de la tabla, o impondr restricciones, en el caso de que los cambios produzcan conflictos entre las nuevas definiciones y los datos ya almacenados (por ejemplo si intenta cambiar el tipo de un campo de texto a tipo numrico y existen registros almacenando cadenas no numricas).
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- Informtica III -
6 ORDENAR LOS DATOS, BUSCAR Y REEMPLAZAR (FILTROS)

Diferencias entre filtros y consultas Tanto los filtros como las consultas se pueden emplear para buscar registros, pero hay algunas diferencias entre la forma de prepararlos y cmo funcionan. Con los filtros limita rpidamente los registros que est visualizando en una hoja de datos o en un formulario a aquellos que contienen un criterio especificado. Con las consultas visualiza campos y registros seleccionados procedentes de una o ms tablas. Puede guardar la consulta y abrirla ms tarde para usarla como base de un formulario. En la siguiente tabla podremos ver las diferencias con un poco ms de detalle:
Puede... Cambiar los registros que est visualizando en la Vista Hoja de datos o en la Vista Formulario. Guardar la Vista registros seleccionados como una vista independiente. Crear un formulario o un informe basndose en un subconjunto de registros. Seleccionar los campos que quiere ver. Incluir campos de tablas relacionadas en una vista. Filtrar registros con un campo y un valor
Filtro SI NO NO NO NO
Consulta NO SI SI SI SI
Si quiere buscar registros que concuerden con un valor en un solo campo, puede usar cualquiera de las siguientes tcnicas: El Filtro por seleccin le permite seleccionar un valor en una hoja de datos o en un formulario y ver los registros que concuerdan haciendo clic sobre el botn.
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- Informtica III a La opcin Filtro excluyendo la seleccin busca todos los valores que no concuerdan con los introducidos. a La opcin Filtrar est presente en el men emergente de cualquier campo. Lo nico que tiene que hacer es escribir el valor que quiere encontrar. a La opcin Filtro por formulario le muestra un registro en blanco donde puede introducir el valor que quiere encontrar o seleccionarlo de una lista desplegable.
Filtro por seleccin.
Mediante esta tcnica, lo nico que tiene que hacer es seleccionar el valor que quiere usar y hacer clic sobre un botn. Veamos esto paso a paso: 1. Abra la tabla donde se encuentra lo que se desea filtrar. 2. Busque alguno de los registros donde aparezca lo que se desea filtra y 3. seleccinelo o haga clic sobre el mismo (Figura 1). 4. Haga clic sobre Filtro por seleccin en la barra de herramientas Vista Hoja de datos o Vista Formulario o haga clic en el botn derecho del ratn sobre el campo en el que se encuentra y seleccionar la opcin Filtro por seleccin. Entonces ver una Vista Hoja de datos filtrada con los registros en los que aparece lo que usted ha seleccionado.
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- Informtica III Figura 1.
Filtro excluyendo la seleccin.
En lugar de filtrar un valor, le puede pedir a Access que muestre todos los registros que no concuerden con el valor que ha seleccionado: 1.- En la Vista Hoja de datos o Vista Formulario, seleccione el valor que no quiere ver en la vista filtrada. 2.- Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Filtro excluyendo la seleccin (Figura 2).
Figura 2. Filtrar por seleccin.
Si est trabajando con un gran nmero de registros y no le conviene buscar un valor mediante Filtro por seleccin, puede usar la opcin Filtrar por:
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- Informtica III 1.- En la ventana Vista Hoja de datos o Vista Formulario, haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier punto del campo que quiere filtrar (mostrndose la figura 2), excepto en su encabezamiento (si hace clic sobre el encabezamiento obtendr el men emergente equivocado). 2.- Escriba el valor en el espacio que sigue a Filtrar por: 3.- Pulse Intro para ver la lista filtrada. En el cuadro de texto Filtrar por, puede usar los comodines o si bien lo prefiere expresiones de Visual Basic. campos. Con esta opcin puede seleccionar el valor para filtrar a partir de una lista desplegable de todos los valores posibles de un campo. 1.- En la barra de herramientas de la Vista Hoja de datos o Vista Formulario haga clic sobre Filtro por formulario. Si est trabajando en la Vista Hoja de datos ver una ventana como en la figura X. 2.- Si ya ha aplicado un filtro en la ventana que est abierta, ver valores en uno o ms de los campos del formulario. Elimine todos aquellos valores que no deberan formar parte del filtro que est creando (figura 3). Filtro por formulario.
La opcin filtro por formulario tambin le permite filtrar una vista usando uno o ms
Figura 3 34
- Informtica III Haga clic sobre el campo filtrado para ver un men desplegable con valores (Fig. 4)
Figura 4. 3.- Seleccione un valor en la lista. 4.- Haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas Filtrar u Ordenar que se muestra cuando se abre la ventana Filtro por formulario. Filtros avanzados. Ordenar con filtro.
Para filtros Y u O, puede que quiera pasar directamente a la opcin que le permite establecer los filtros avanzados. Con un filtro u orden avanzado puede combinar condiciones de los campos en un filtro como desee. Tambin puede usar esta caracterstica para ordenar vistas filtradas o para realizar ordenaciones de mltiples campos. filtros: 1.- Abra la Vista Hoja de datos o la Vista Formulario que quiere filtrar. 2.- Ejecute el comando Filtro-Filtro u orden avanzado del men Registros. Entonces ver la ventana Filtro que se muestra en la figura 5. No se preocupe si no ve nada en las columnas de la mitad inferior de la ventana. Mostrar criterios que se han introducido si ha aplicado previamente un filtro, a la vista abierta o si ha guardado un filtro la ltima vez que 35
Cmo abrir la ventana de Filtro u orden avanzado.
Para crear un Filtro u orden avanzado tiene que abrir una ventana de edicin de
- Informtica III abri la vista.
Figura 5. Cmo borrar la cuadrcula Para eliminar la cuadrcula en la ventana Filtro de cualquier condicin previa haga clic sobre Borrar cuadrcula en la barra de herramientas Filtro u orden. La lista de campos que se muestra en la parte superior de la ventana Filtro seguir visible, pero las condiciones de la cuadrcula desaparecern. Cmo introducir las condiciones de filtro Para introducir una condicin en la ventana filtro, introduzca el nombre de un campo en la cuadrcula de la mitad inferior de la ventana. Hay varias formas de hacerlo: a Haga doble clic sobre el nombre de un campo en la lista que se encuentra en la parte superior de la ventana. a Escriba un nombre en la fila del campo. a Arrastre el nombre del campo desde la lista que se encuentra en la parte superior de la ventana. a Seleccione un nombre de campo de la lista desplegable para la fila del campo. A continuacin introduzca un valor en la fila Criterio para el campo. Para el filtro O, introduzca una condicin adicional en la fila O para el campo que se aplique. 36
- Informtica III -
Cmo ordenar registros con un filtro avanzado Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la opcin Ascendente o Descendente en la lista desplegable de Ordenar de la columna del campo que quiere ordenar. Si lo que desea es ordenar ms de un campo, arrastre la columna para el primer campo a ordenar de forma que sea la que se encuentre ms a la izquierda de la cuadrcula. Despus arrastre el resto de los campos a ordenar a sus posiciones respectivas (segunda, tercera, etc). Para desplazar una columna en la cuadrcula: 1.- Haga clic sobre la barra gris que se encuentra sobre el nombre del campo para seleccionarlo. 2.- Apunte de nuevo a la barra gris y mantenga presionado el ratn. Entonces ver un rectngulo en la parte inferior de la flecha. 3.- Arrastre el campo seleccionado a su nueva posicin.
Aplicar, eliminar y guardar un filtro Una vez que haya formulado un filtro, tiene que aplicarlo para ver los registros que selecciona. Despus puede alternar entre la vista filtrada y todos los registros de la tabla original. Cuando haya finalizado con un filtro, puede eliminarlo o guardarlo con las propiedades de una tabla. Tambin tiene la opcin de guardar el filtro como una consulta. Cmo aplicar un filtro Como ya ha visto en ejemplos previos haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas para visualizar la vista filtrada. Access aplicar el filtro creado en la ventana Filtro por formulario o Filtro. Si no se encuentra en ninguna de estas ventanas, aplicar el ltimo filtro que haya creado o guardado para la vista. Cmo eliminar un filtro Para eliminar un filtro haga clic sobre la opcin Quitar filtro en la barra de herramientas. Este botn es igual que el de Aplicar filtro pero su fondo es como el de un tablero de ajedrez y da la impresin de estar presionado. 37
- Informtica III -
Cmo guardar un filtro No puede guardar un filtro como un objeto independiente en una base de datos, pero hay otras formas de guardar su trabajo. Cmo guardar un filtro en la Vista Hoja de datos Si guarda sus cambios cuando cierra la Vista Hoja de datos, Access recordar el ltimo filtro que aplic. La prxima vez que abra la misma tabla, puede hacer clic sobre Aplicar filtro para ver el mismo grupo de registros filtrados. No es necesario que cree de nuevo el filtro. Si prefiere no guardar sus cambios cuando cierre la Vista Hoja de datos, Access usar el ltimo filtro que guard con la tabla, si es que existe. El botn Aplicar filtro estar inactivo si no hay filtro. Cmo usar un filtro guardado con un formulario.
Cuando usted cierra una Vista Formulario, se guarda de forma automtica el ltimo filtro que haya usado. Al igual que en una Vista Hoja de datos, la prxima vez que abra el formulario y haga clic sobre Aplicar filtro, se aplicar el registro. Si crea un formulario usando una tabla que tiene un filtro guardado, el formulario tendr ese filtro, y aunque no muestre los registros filtrados cuando lo abra, lo har cuando pulse la opcin Aplicar filtro. Cmo activar un filtro procedente de un informe.
Cuando activa la vista previa de un informe en Access no hay herramientas disponibles para crear y aplicar un filtro. Sin embargo, al igual que con los formularios, un informe puede obtener un filtro de la tabla en la que se basa. Para activar el filtro que un informe adquiere: 1. Abra la Vista Diseo del informe. 2. Seleccione Informe en la lista desplegable de la barra de herramientas Formato y haga clic sobre Propiedades. 3. Haga clic sobre la lengeta Datos. 4. Haga doble clic sobre la lnea de Filtro para cambiarlo a Si. 38
- Informtica III 5. Sin salir de la lengeta Datos, seleccione de nuevo la tabla o la consulta especificada como el origen de registros para el informe. Ver que el filtro seleccionado se visualiza en la lnea Filtro. Cuando imprime o activa la vista previa de un informe tras haber realizado los pasos anteriores, slo se vern los registros filtrados. La siguiente vez que abra el informe, puede que necesite repetir estos pasos para ver de nuevo la vista filtrada, aunque haya grabado los cambios en el diseo del informe.
Ud. ver ahora una bsqueda rpida y cmo ordenar una tabla pero...hasta ac Cmo llegamos? Si tiene alguna dificultad no deje de hablarlo con su tutor.
6.1. Bsqueda rpida y ordenar una tabla

Otra forma de buscar Una vez abierta la tabla usted podr presionar el botn bsquedas rpidas, manteniendo el siguiente dilogo: que le permitir realizar
Bsquedas especiales (comodines * ? ) 39
- Informtica III -
Cuando en el campo BUSCAR, coloquemos estos caracteres, llamados caracteres comodines, no sern interpretados como tales, sino que significado equivale a cualquier
carcter. Mas precisamente el carcter ?, Equivale a cualquier carcter en esa posicin, mientras que el carcter * equivale a cualquier cantidad de carcter. Ejemplo ?O?EZ Un encuentro probable sera LOPEZ, JOPEZ Ejemplo L* Un encuentro probable sera LUIS, Laura, Lpez, LPEZ Buscar siguiente: Hallara el primer registro que cumple con la bsqueda Buscar en: Se define el campo a utilizar (lo podr seleccionar picando en el titulo en la tabla) COINCIDIR: Seleccione: Cualquier parte del campo Hacer coincidir todo el campo Comienzo de campo
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- Informtica III Seleccionando: el botn Ms >>
Reemplazando Datos
Utilizando el comando Reemplazar para cambiar un dato por otro, ya sea en uno o ms registros, este cambio se puede supervisar uno por uno, o haciendo un cambio global. REEMPLAZAR TODOS, realizara en cambio global. Todas las funciones de dilogo Reemplazar, funcionan en forma idntica que en el dilogo Buscar 41
- Informtica III Ordenar los datos de la tabla por otras claves Recuerde que muchas veces solo nos bastar con ordenar la tabla de acuerdo a un criterio determinado (campo) para encontrar los datos que buscamos. Podemos ordenar un archivo por direcciones por cdigo postal y obtendremos como resultado, clientes por proximidad. Los botones para ordenar (ascendente o descendente) permiten establecer un ordenamiento de la tabla. Este criterio es guardado como una propiedad de la tabla, es decir que, a menos que se lo modifique, los datos de la tabla se mostraran en adelante, ordenado de acuerdo a criterio. Si pulsamos sobre el rtulo del campo en la tabla y luego el botn de ordenamiento (ascendente o descendente) quedar la misma ordenada por el criterio seleccionado.
Solo queda por guardar las modificaciones realizadas y la tabla quedar ordenada. Determinar manualmente el ordenamiento Pasemos a modo diseo para la tabla seleccionada. Luego seleccionemos el botn de propiedades .
Aparecer un men emergente con la opcin Ordenar Por, ingresemos all l o los nombres de campos, (separados por comas) y cerremos guardando la seleccin. Aceptando la autorizacin para guardar los cambios.
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- Informtica III -
Borrar una tabla
No olvide que para borrar una tabla, deber primero ingresar en el men de tablas.
Seleccione la tabla a eliminar y luego presione el botn derecho del Mouse
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- Informtica III -
La opcin seleccionada.
del men emergente permitir BORRAR la tabla
ACTIVIDADES
Ejercicio N 2
1.- Qu dira Ud. que se debe hacer antes de introducir o modificar los datos al utilizar una tabla? Hacerlo directamente, emplear algn comando o guardar antes la
definicin de la misma? 2.- Recuerda qu es un filtro avanzado? Sirve para combinar condiciones, los campos, o... para realizar ordenaciones de mltiples campos? Explquelo. 44
- Informtica III -
7 OBJETIVOS DE UNA BASE DE DATOS

Antes de comenzar a crear una base de datos, conviene pensarla es decir establecer en un borrador sobre papel los objetivos de la misma. Si es una Base de Datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la Base para determinar qu uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podran ser: Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos Informes sobre los artculos ms vendidos Etiquetas postales para clientes Existencias de artculos Pedidos a proveedores. Existencia de productos en Stock.
A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que formarn nuestra BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la informacin en varias tablas que puedan gestionarse por separado, para enlazarse cuando sea necesario. Evidentemente, en una Base de Datos siempre nos olvidaremos algn campo, o tendremos que modificar las caractersticas de otro, pero esto siempre podremos solucionarlo. Cuando Ud. decida utilizar una Base de Datos, deber tener en cuenta: a.- Versatilidad para la representacin de relaciones.- El sistema de
administracin de datos deber ser capaz de representar relaciones de los datos almacenados, y crear los archivos lgicos que se requieran. b.- Desempeo c.- Costo mnimo d.- Redundancia Mnima e.- Capacidad de Bsqueda.- La capacidad para explorar una base de datos rpidamente y con diferentes criterios de bsqueda depender mucho de la organizacin fsica de los datos. f.- Integridad.- Toda la instalacin deber garantizar la integridad de la informacin almacenada 45
- Informtica III g.- Reserva Privacidad y Seguridad.- La reserva se refiere al derecho de los individuos y organismos para determinar por si mismos, Cundo, Como y en qu medida se permitir la transmisin a terceros de la informacin que les concierne h.- La interfase con el Pasado.- Cuando un organismo instala un nuevo software de la Base de Datos, es importante que este pueda trabajar con los programas, procedimientos existentes y que los datos ya almacenados puedan ser convertidos a las nuevas formas i.- La interfase con el Futuro.- Es importante en el diseo de una Base de datos plantearla de manera que sea modificable sin necesidad de cambiar los programas de aplicacin en uso j.- Afinacin.- Ser necesario ajustar y cambiar fundamentalmente la organizacin del almacn de datos despus de que el sistema haya entrado en servicio y se hayan aclarado suficientemente las pautas de uso. A este proceso de ajuste de la base de datos le llamamos afinacin (Tunning) k.- Migracin de Datos.- Ser conveniente mudar un conjunto de datos dentro del almacn de datos a posiciones accesibles de acuerdo con su actividad. A este proceso de ajuste del almacenamiento de los datos lo llamaremos migracin de Datos. En algunos sistemas esto se hace automticamente en otros lo hacen los programadores del sistema o el administrador de datos. El administrador de la Base de Datos se encarga de supervisar y mantener la vista lgica global de los datos. l.- Simplicidad.- Los medios que utilicemos para representar la vista general de los datos debern ser concebidos de manera simple y ntida. Vamos bien hasta ac? Podemos definirla como una coleccin de datos que satisface las necesidades de mltiples usuarios con una o ms organizaciones. Mire, debemos tener en cuenta que: Un punto destacable de una Base de Datos es el ser una fuente integrada, que puede ser usada por todos los miembros de una organizacin quienes necesitan informacin contenida en esta base (base de datos). Una Base de Datos debera soportar: 1. Rapidez (speed) Sabe usted que el sistema automatizado permite consultas en lnea? (on line queries). 46
- Informtica III -
2. Disponibilidad (total availability) Recuerde que toda la informacin contenida en una base de datos deber estar disponible para su uso. 3. Flexibilidad (flexibility) Trate que los cambios sean relativamente fciles de implementar. 4. Integridad (integrity) Observe que la duplicacin de datos sea en lo posible reducida y las polticas de modificacin sean estandarizadas, para que as resulte una base de datos consistente.
7.1. Componentes principales de un sistema de Bases de Datos

7.1.1. Datos e informacin Observe Ud. que los datos almacenados en el sistema se dividen en una o ms tablas o record types. Desde este punto de vista existe una Base de Datos, la que contiene todos los datos almacenados en el sistema. Una Base de Datos es un repositorio de datos almacenados los que son integrados como compartidos. Por INTEGRADA entendemos que la base de datos puede considerarse como una unificacin de varios archivos de datos independientes, donde se eliminar parcial o totalmente cualquier redundancia entre los mismos. Por COMPARTIDA decimos que partes individuales de la base de datos pueden compartirse entre varios usuarios distintos en el sentido de que cada uno de ellos puede tener acceso a la misma base de datos y utilizarla con propsitos diferentes. Tal compartimiento es una verdadera consecuencia del hecho de que la base de datos sea integrada. La palabra compartida a menudo se ampla para abarcar no slo lo antes descrito, sino tambin al compartimiento concurrente, es decir la oportunidad que diversos usuarios accesan en realidad la base de datos al mismo tiempo. Un sistema de base de datos que admite esta forma de compartimiento se llama sistema de usuarios mltiples. 47
- Informtica III -
Hardware El hardware se compone de los volmenes de almacenamiento secundario como cintas o discos, donde reside la Base de Datos, junto con dispositivos asociados como las unidades de control, los canales, etc. La Base de Datos es demasiado grande para caber en su totalidad en la memoria principal del computador. No le parece?
Software Sistemas operativos Tenga en cuenta que entre la Base de Datos fsica en s, es decir, el almacenamiento real de los datos y los usuarios del sistema existe un nivel de software que a menudo recibe el nombre de sistema de administracin de Bases de Datos o DBMS. Este maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos, solicitadas por los usuarios. Una funcin general del DBMS es proteger a los usuarios de la base de datos contra los detalles a nivel de hardware, casi de la misma manera en que los sistemas de lenguajes de programacin para lenguajes como COBOL protegen a los usuarios programadores en los detalles a nivel de hardware. En otras palabras el DBMS ofrece una vista de la base de datos que est por encima del nivel de hardware y apoya las operaciones del usuario. El conjunto de datos es lo que conocemos como base de datos, sta contiene informacin acerca de una empresa determinada, el objeto primordial de un DBMS es crear un ambiente en el que sea posible guardar y recuperar datos e informacin de la Base de Datos en forma conveniente y eficiente. Y recuerde que los sistemas de base de datos se disean para manejar grandes cantidades de datos e informacin, el manejo de los datos incluye toda la definicin de las estructuras para el almacenamiento de los datos como los mecanismos para el manejo de la informacin, as mismo el sistema de base de datos deber cuidar la seguridad de la informacin almacenada en la base de datos tanto contra las cadas del sistema como contra los intentos de acceso no autorizado. Si los datos van a ser compartidos por varios usuarios, el sistema deber evitar la posibilidad de obtener resultados anlogos. Usuarios Se consideran tres grupos de usuarios: 48
- Informtica III Le cuento que a la primera clase la representa el programador de aplicaciones,
encargado de escribir programas de aplicacin que utilice la base de datos. Estos programas de aplicacin operan con los datos de todas las maneras usuales; recuperan informacin, crean nueva informacin, suprimen o cambian informaciones existentes. Todas estas funciones se realizan formulando las solicitudes adecuadas al DBMS. Los programas en s pueden ser aplicaciones convencionales de procesamiento por lotes o programas en lnea diseados para apoyar al usuario final, que interacta con el sistema desde una terminal en lnea. La segunda clase de usuario es el usuario final que accesa la base de datos desde una terminal. Un usuario final puede emplear un lenguaje de consulta (SQL, ACCESS) proporcionado como parte integral del sistema o recurrir a un programa de aplicacin escrito por un usuario programador que acepte rdenes desde la terminal y a la vez formule solicitudes al DBMS en nombre del usuario final. El usuario final puede realizar, en general, las funciones de recuperacin, creacin, supresin y modificacin. La tercera clase de usuario la representa el administrador de bases de datos o DBA (Data Base Administrator). Las funciones del administrador de base de datos son entre otras las siguientes: Definicin del Esquema.- la creacin del esquema original de la base de datos. Esto se logra escribiendo una serie de definiciones que el compilador del Lenguaje de definicin de datos (DDL) traduce a un conjunto de tablas que se almacenan permanentemente en el diccionario de datos.
7.2. Esquemas
Se llama esquema a la descripcin lgica de la Base de Datos; El esquema es un diagrama de los tipos de datos que se usan, y proporciona los nombres de las entidades y sus atributos, adems especifican las relaciones que existen entre ellos. (El esquema permanece, los valores pueden variar). Definicin de la estructura de almacenamiento y del mtodo de acceso.- la creacin de las estructuras y almacenamiento y de mtodos de acceso apropiados. Esto se lleva a cabo escribiendo una serie de definiciones que posteriormente son traducidas por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definicin de datos. 49
- Informtica III -
Modificacin del esquema y de la organizacin fsica.- el DBA puede realizar la modificacin del esquema de la base de datos o de la descripcin de la organizacin fsica del almacenamiento. Estos cambios aunque son relativamente poco comunes, se logran escribiendo una serie de definiciones utilizadas, ya sea por el compilador del DDL o por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definicin de datos para generar modificaciones a las tablas internas apropiadas del sistema. Fjese Ud. que un sistema de base de datos proporciona a la empresa un control centralizado de sus datos de operacin lo que implica, que en una empresa que utilice un sistema de base de datos debe existir una persona especfica cuya responsabilidad central sea controlar los datos de operacin, sta persona es el administrador de las bases de datos DBA.
Cules son las ventajas de tener un control centralizado de los datos? Son las siguientes:
Puede reducirse la redundancia Tenga en cuenta que en sistemas que no se usa base de datos cada aplicacin tiene sus propios archivos, esto origina enormes redundancias en los datos almacenados y como resultado desperdicio del espacio de almacenamiento, en un sistema de base de datos la redundancia debe controlarse, es decir el sistema debe estar al tanto y asumir las responsabilidad de propagar las actualizaciones. Puede evitarse la inconsistencia Mire, esto en realidad es corolario (similar) del punto anterior, es decir cuando existen distintas copias de los mismos datos y stos no concuerdan entre s. Los datos pueden compartirse Recuerde que no slo significa que las aplicaciones existentes puedan compartir los datos de la base de datos, sino tambin que es factible desarrollar nuevas aplicaciones que operen con los datos almacenados.
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- Informtica III Pueden hacerse cumplir las normas establecidas. Con un control central de la base de datos el DBA puede garantizar que se cumplan todas las formas aplicables a la representacin de los datos, las normas aplicables pueden comprender la totalidad o parte de lo siguiente: Normas de la compaa, de instalacin, departamentales, industriales, etc. es muy deseable unificar los formatos de los datos almacenados como ayuda para el intercambio o migracin de datos entre sistemas Pueden aplicarse restricciones de seguridad. Observe Ud. que al tener jurisdiccin sobre los datos de operacin el DBA puede: - Asegurar que el nico medio de accesar la base de datos sea a travs de los canales establecidos - Definir controles de automatizacin para que se apliquen cada vez que se intente el acceso de datos. Los controles pueden establecerse para cada tipo de acceso: recuperacin, modificacin, eliminacin, a cada parte de la informacin de la base de datos Puede conservarse la integridad. Le comento que el problema de la integridad es garantizar que los datos de la base de datos sean exactos. La inconsistencia entre dos entradas que representan el mismo hecho es un ejemplo de falta de integridad que por supuesto slo ocurre si existe redundancia de los datos almacenados, an cuando la redundancia se elimine la base de datos puede contener an datos incorrectos. El control centralizado de la base de datos ayuda a evitar stas situaciones en la medida de lo posible pues permite al DBA definir procedimientos de validacin que deben ejecutarse cada vez que se intente una actualizacin, es conveniente sealar que la integridad de los datos es ms importante en un sistema de bases de datos que en un sistema de archivos privados.
Recuerde, ante cualquier duda que pueda surgirle y en cualquier ocasin, puede recurrir a su tutor, quien le ha de clarificar todo.
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- Informtica III -
ACTIVIDADES SUGERIDAS
Ejercicio N 3 1. Una Base de Datos es una fuente integrada por quin puede ser usada? 2. Cul es la sigla que corresponde al sistema de administracin de Bases de Datos? 3. Cmo se llama la descripcin lgica de la Base de Datos?
8 LA ESTRUCTURA Y LOS CAMPOS

Cuando se trata de organizar una base de datos, debemos pensar en tres de sus ingredientes fundamentales, denominados Estructura, "Campo" y "Registros con los cuales se organiza todo el funcionamiento de la base de datos. Para entender el significado de estos tres elementos, tomemos el ejemplo de una base de datos diseada para facilitar el manejo de una biblioteca: La ficha modelo para organizar el listado de los libros ser prcticamente la "Estructura" del sistema. Cada uno de los ttulos que encontramos dentro de esta ficha ser un "Campo". La estructura de un sistema de base de datos, est constituida por campos. Para facilitar el funcionamiento, los campos estn clasificados de acuerdo con su naturaleza en diferentes tipos:
8.1. Concepto de Dato, Campo y Registro

8.1.1. Campo: distintos tipos Tambin llamado tem o simplemente dato. Es el conjunto de posiciones de memoria (ya sea externa o interna) destinadas a contener una informacin unitaria o independiente. Para cada variable de informacin deberemos disponer de un campo (espacio fsico de soporte) donde representar el valor actual de dicha variable. En una tarjeta ser un intervalo de columnas, en una impresora un conjunto de posiciones de impresin, en un disco un espacio contiguo dentro de 52
- Informtica III una pista, etc. Texto Texto o combinaciones de letras y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de telfono. Es el ms general de los tipos de datos de un campo. Memo Texto extenso, o combinacin extensa de texto y nmeros. Tpicamente, un campo destinado a Observaciones, es tipos de datos memo. As por ejemplo, en una base de datos de una inmobiliaria, comentarios tales como muy luminoso o a dos cuadras de la estacin de Subte Bulnes, sera un campo tipo memo. Numrico Datos numricos utilizados en clculos matemticos. Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los aos del 100 al 9999. Moneda Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Autonumrico Nmero secuencial (1, 2, 3,.....de uno en uno) nico que se asigna automticamente cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. S/No Valores S y No, (o Verdadero/Falso o Activado/Desactivado). Para campos que admitan slo dos valores opuestos posibles. Objeto OLE OLE son las siglas de una expresin inglesa que quiere decir objeto incrustado y vinculado). Este nombre proviene de que elementos de otros programas que no son la base de datos, pueden traerse y mostrarse en sta. Objeto OLE es, por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. Tpicamente es el lugar donde guardaramos la foto digital de un empleado en una Oficina de Personal, o el archivo del procesador de texto con el currculum vitae de un mdico 53
- Informtica III Hipervnculo Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de pgina Web o correo electrnico para Internet.
8.1.2. Registro Sabe Ud. qu es un registro? Le comento
Es el conjunto de CAMPOS que pertenecen a un nico individuo y que contiene toda la informacin relacionada con un tema de dicho individuo.
Entendamos por "individuo" a una persona, cosa o suceso (una venta por ejemplo). Cada registro puede contener informacin de uno o de varios tipos (diferentes) de datos, que por consiguiente es heterognea. Es equivalente a "Dato" en la forma Manual. Recuerde Ud. que llamamos registro al conjunto de datos que es ledo / grabado en una sola instruccin del programa, y que constituye un mismo ente de informacin a efectos del proceso. Un registro no es ms que una secuencia fsica consecutiva de campos, sea cual sea la estructura lgica de datos que los relaciona entre s. Algunos autores, poniendo nfasis en el hecho de que todos los tems de informacin se vinculan en un ente comn, le llaman artculo. Atendiendo a la funcin informativa que desempea un tem dentro del registro podemos clasificarlos en: Literales: informacin esttica a ser reproducida sin modificacin (= literalmente).
Cantidades: informacin del valor tomado por una Variable del tipo numrico. Identificativo (= clave = Key): informacin utilizada para referenciar en forma breve el artculo y poderlo distinguir entre los restantes artculos del mismo tipo. Indicadores (= Flags): seal que nos permite memorizar cierta situacin transitoria del registro dentro de una gama de situaciones posibles. Cdigos: representacin codificada de una informacin ms extensa que nos permite ahorrar espacio (abreviar) y que nos aporta mayores facilidades de cada al proceso que la informacin original. Punteros (= pointers): direccin fsica (normalmente una direccin en disco) en la cual se localiza una informacin complementaria del registro que no se incluye para 54
- Informtica III ahorrar espacio o para optimizar la organizacin. La longitud de un registro es tericamente indefinida pero en la prctica muchos sistemas establecen el lmite de 32768 caracteres como mximo. Algunos soportes establecen tamaos menores como ptimos debido a la estructura fsica del soporte (p. ej.:128 caracteres en cierto tipo de diskettes), o a causa de la manipulacin que va a sufrir la informacin (p. ej.: transmisin por modems).
8.2. Archivo de datos Es el conjunto de todos los REGISTROS que pertenecen a un mismo tema. En este caso, lo comn es el tema.
Del mismo modo que reuniramos todas las fichas de un mismo tema en un nico cajn o fichero en la Forma Manual, en Informtica se renen todos los registros de un mismo tema en un nico ARCHIVO de DATOS. FICHEROS o TABLAS
La agrupacin organizada de conjuntos de informacin del mismo tipo constituye un fichero. La nomenclatura proviene de la poca de las mquinas de registro unitario, en la que cada conjunto de datos (artculo o registro) estaba contenido en una ficha. Por razn del volumen ocupado o por necesidad de su conservacin fuera-lnea, los ficheros estn soportados en memoria auxiliar (dispositivos de almacenamiento externo: discos, cintas, tambores).
55
- Informtica III -
EI manejo de ficheros no es trivial y merece captulo aparte.
Los lenguajes de programacin debern proporcionar las instrucciones necesarias para crear y organizar los ficheros a voluntad del programador y para accederlos y actualizarlos cmodamente desde un punto de vista estrictamente lgico (prescindiendo de los detalles fsicos de los dispositivos de almacenamiento externo). EI Sistema Operativo de cada computador ser el responsable de implantar fsicamente el manejo de los Ficheros en la forma ms rpida y eficiente posible, atendiendo las caractersticas tcnicas particulares de cada dispositivo fsico usado.
ACTIVIDADES
Ejercicio N 4 1.- Qu dir a Ud. que es un DBA? Un pr o gr ama, un dat o o . . . alguien que t iene co nt r o l so br e el sist ema? 2 . - Cuntos grupos de usuarios conoce usted? Uno, dos, o...tres? 3.- A qu se le llama esquema? 4.- Explique brevemente cules son las ventajas de tener un control centralizado de los datos.
8.3. Indexacin. Reindexacin

Los campos indexados permiten acelerar las bsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no. La indexacin en una base de datos es indispensable. Lo menos agradable es lo que no se ve, es decir, la actualizacin de esos ndices, tanto los normales como los ndices de texto. Los ndices normales tienen la ventaja de que slo se degradan, y puedes encontrar un registro recin 56
- Informtica III insertado usando un ndice existente sin necesidad de rehacer el ndice. Sin embargo, con los ndices de texto, lo que no se indexe, sencillamente no existe, con lo que hay que actualizarlos con cierta frecuencia.
Slo es necesario reindexar el ndice de bsqueda cuando se agregan campos de informacin o se modifican los existentes. La reindexacin utiliza una gran cantidad de los recursos del sistema.
Bien! Ha finalizado Usted la Unidad I. Est preparado para continuar con la II?
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- Informtica III -
1. 2.
Qu entiende usted por migracin de datos? Cundo estamos utilizando una tabla, Qu podemos cambiar?
3.
Cuando escuchamos hablar de una Base de Datos es comn asociar este concepto Con qu?
4. 5.
Dnde se almacena la informacin propiamente dicha? Cules son los tipos disponibles para cada campo que define?
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- Informtica III -
UNIDAD 2 BASE DE PROGRAMACIN

OBJETIVOS:
Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estar en condiciones de: - Identificarlas distintas funciones de una Base de Datos Relacional. - Utilizar distintos comandos. - Conformar programas con comandos. - Conocer los mtodos bsicos para depurar errores.
1 BASE DE PROGRAMACIN
Concepto de Bases de Datos Access Como vimos en la Unidad I, el primer paso que debe usted seguir para la creacin de Bases de Datos, consiste en crear tablas. Cualquiera que sea la informacin que Ud. posea, necesita una o ms tablas en la base de datos para almacenar dicha informacin. Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos. Tambin le es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, as como utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos.
59
- Informtica III Slo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.
- Caractersticas de ACCESS Recuerde que Microsoft Access es un sistema interactivo de administracin de Bases de Datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la informacin resultante del manejo de sus bases de datos.
Sus principales caractersticas son:
n Access es grfico, por lo que aprovecha al mximo la potencia grfica de Windows, ofreciendo mtodos usuales de acceso a los datos y proporcionando mtodos simples y directos de trabajar con la informacin. n Access facilita la administracin de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexin le ayudan a encontrar rpidamente la informacin deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento. 60
- Informtica III n Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, as como grficos y combinaciones de informes en un solo documento. n Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fcilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
Ejercicio N 1 1.- Por favor: Intente crear una Base de Datos simulando que es para nuestro colegio, empleando tres tablas.
2 BASES DE DATOS RELACIONALES

Sabe Ud. qu es un Sistema de Base de Datos Relacional? Le explico: Una entidad representa el conjunto de objetos importantes (objetos tanto tangibles como no) para una organizacin. Lo primero que hay que hacer en un modelo entidad relacin es definir las entidades. Las distintas entidades pueden estar relacionadas o asociadas mediante una definicin. As, una entidad alumno inter acciona con una entidad asignatura mediante la asociacin o relacin est matriculado de. Las representaciones tanto de entidades como de relaciones han de tener nombres representativos. Generalmente a las entidades se les asignan sustantivos y a las asociaciones se les asignan verbos.
Ejemplo: Alumno Impartir Asignatura Impartir Profesor 61
Responsa ble
- Informtica III -
Cada asociacin est definida por un nombre y tiene tres propiedades: Grado, Cardinalidad o Conectividad y Participacin.
Grado: Es el nmero de entidades involucradas. Puede ser unario, binario o ternario.
Alumno
Alum no
Asignat ura
Alumn o Examinar
Profeso r
Matricula Compae rse ro Relacin unaria Relacin binaria
Relacin ternaria
Asignat ura
Cardinalidad o conectividad: Nmero de instancias de un conjunto que interactan con nmero de instancias de otro conjunto. La cardinalidad puede ser 1:1, 1: N o N: M.
Relacin Mujer)
1:1
(Marido- Relacin N:1 (Alumno- Relacin Clase) Familia)
N:M
(Coche-
Participacin: Determina la opcionalidad u obligatoriedad de una entidad en una relacin. Si la participacin es obligatoria, todas las instancias de la entidad estn asociadas. Por el contrario si existen entidades que pueden no estar relacionadas la participacin se denomina opcional. Obligatoria hacia la derecha-> (Asignatura-Aula)
Direccin Examinarse Alumno DNI NExp Nombre Fecha Asignatura Cdigo Nombre NCredi tos
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- Informtica III Recuerde que se denominan atributos a unos constructores que nos permiten definir las propiedades de las entidades. As, atributos de la entidad alumno pueden ser: su nombre, DNI, direccin o telfono. En una entidad siempre debe existir algn atributo distinto de todos los elementos del conjunto. Este atributo recibe el nombre de atributo identificador (en el ejemplo del alumno el DNI). En el caso de que un slo atributo no permita diferenciar totalmente un elemento se pueden tomar varios atributos identificadores. En la representacin grfica, los atributos identificadores se escriben subrayados. Los atributos no solo forman parte de la informacin de las entidades, sino que tambin pueden referenciar caractersticas de las asociaciones (como la fecha del ejemplo). Por otra parte, debe usted tener en cuenta que una entidad con un nico atributo puede formar por si sola un atributo de otra entidad (no existen entidades con un slo atributo). Ahora bien, si se pueden dar relaciones con un solo atributo, adems de dicho atributo contienen los atributos de las entidades a las que relacionan. De forma anloga, un atributo slo puede tener un valor. En el caso de que un atributo contenga un nmero variable de valores (sea una lista o conjunto de...) entonces se la puede agrupar en una entidad independiente asociada a la entidad padre (ms adelante ver las entidades dependientes).
Entidades de datos Para identificar una asociacin entre dos entidades se usan por lo general los dos atributos identificadores de cada entidad. En el caso de una asociacin que tenga tambin atributos, el atributo identificador de la misma tambin puede ser usado si es requerido. Una forma muy usada de guardar sucesos temporales es asignar a una asociacin un atributo de fecha, pero en muchos casos, cuando lo que se quiere es asignar a una sola entidad una lista de acontecimientos sucedidos a lo largo del tiempo se suelen usar unas entidades auxiliares denominadas entidades dependientes. Una entidad dependiente no es ms que una entidad cuya existencia depende de otra.
Asignatura Oferta de asignatura
Cuatrimestre (asignatura)
ofertado
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- Informtica III En este ejemplo, cuatrimestre ofertado solo existe si existe la asignatura. Cuatrimestre es una entidad dependiente y se representa por una caja con una raya encima. Las entidades dependientes siempre se asocian a otras por medio de una relacin 1:N. Los atributos identificadores de una entidad dependiente son dos: El de la entidad fuerte (cod) y otro que permite diferenciar el conjunto de instancias de la entidad dbil relacionadas con la entidad fuerte. Generalizacin y especializacin En ciertas ocasiones, varias entidades tienen las mismas caractersticas exceptuando algn atributo. En este caso, se puede construir una entidad general que englobe a las anteriores. Esta generalizacin evita la duplicacin de atributos. En este modelo, las entidades del nivel inferior heredan las propiedades de las entidades del nivel superior. En el ejemplo, un militar no puede ser a la vez recluta y mando. A este tipo de generalizacin se la denomina generalizacin disjunta. No obstante, existen otros ejemplos en los que si se pueden dar ambos sucesos a la vez. A este nuevo tipo de generalizacin se le denomina generalizacin con
Estudios Estudiante GS Trabajador Em pleo Telfono Censado Nom bre DNI
M ilitar Telfono N om bre D N I
R ecluta G R eem plazo
M ando R ango
solapamiento. En este ltimo tipo de generalizacin se suele aadir un campo de tipo que nos permita saber si un miembro de la entidad superior pertenece a una u otra entidad inferior (o a ambas).
C ensado T elfo no N o m bre
Finalmente,
D N I
existe
un
tercer
tipo
de
asociacin denominada especializacin que consiste en agrupar dos entidades en principio disjuntas (salvo por algn que otro
D o cente E T tulo A sign. A sociado
atributo como el atributo identificativo) para simplificar o aclarar el esquema de la base de datos. Este tipo de asociacin se crea de
64
- Informtica III abajo hacia arriba, al contrario de lo que ocurre con las generalizaciones que se forman de arriba hacia abajo. Para distinguir una generalizacin de una especializacin grficamente estas ltimas se representan mediante una letra.
Una base de datos relacional, es un sistema diseado para el manejo de informacin que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas relacionadas entre s, por un campo en comn.
EJERCICIO CONTROL DE UNA CLNICA Ahora compondremos una base de datos que controlar una clnica. Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clnica y mdicos. Relacionaremos las tablas, crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos. La clnica "SAN CAMILO" necesita llevar un control informatizado de su gestin de pacientes y mdicos. Para ello se crearn tres tablas con las siguientes caractersticas:
0 Tabla PACIENTES: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de

Ingreso, Nombre, Apellidos, N de Historia Clnica, etc.
0 Tabla INGRESOS: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero
de cama, diagnstico, etc.
0 Tabla MDICOS: cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc.

A continuacin ver Usted las caractersticas de cada campo de las tablas: TABLA PACIENTES: Campo DNI Nombre Apellido Domicilio Localidad Provincia Cdigo Postal Telfono Historia Clnica Sexo Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Tamao Del Campo 12 15 30 30 25 15 5 12 9 1 Campo Clave Regla de validacin: "H" o "M" 65 Otros
- Informtica III o "M"
TABLA MDICOS:
Campo Cdigo identificacin
Tipo Texto
Largo 4 15 30 25
Otros Campo Clave
Nombre del Mdico Texto Apellido del Mdico Texto Especialidad Fecha de ingreso Cargo Matrcula Observaciones Texto Fecha Texto Nmero Memo
Mscara fecha corta 25
TABLA INGRESOS: Campo Nmero de Ingreso Nmero de Historia Clnica Cdigo de Identificacin Tipo Autonumrico Texto 9 Mscara fecha corta 4 Largo Otros Campo Clave
Fecha de Ingreso Fecha Texto
Nmero de planta Nmero Nmero de cama Nmero Alrgico Observaciones Tarifa Diagnstico S/No Memo Moneda Texto 40 Formato Moneda
Este ser el aspecto que tendrn las relaciones de las tablas: 66
- Informtica III -
Hemos creado una relacin de Uno a Varios del campo Historia Clnica de las tablas Pacientes e Ingresos. Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relacin uno a varios nos permitir introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente est dado de alta en la tabla Pacientes. Asimismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Historia Clnica que sern datos nicos que no se repetirn en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Historia Clnica, sino el campo Ingreso, ya que cada nmero de ingreso ser nico. Adems, no nos permitira introducir ms de una Historia Clnica en Ingresos ni establecer la relacin. Como campo clave de la tabla Mdicos hemos escogido el campo Cdigo de identificacin y hemos establecido una relacin de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de introducir los datos del mdico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un mdico determinado. Resumiendo: primero introduciremos los datos de los mdicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, asignaremos un nmero de documento (nico) a 67
- Informtica III un paciente (Historia Clnica) y le asignaremos un mdico (Cdigo de Identificacin). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, y asignrselo a uno de los mdicos de la tabla Mdicos. Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos: DNI 12.548.543 21.345.824 Nombre Jos Eduardo ngel Apellidos Romerales Ruz Picasso Domicilio Pun 75 Acoyte 234 Poblacin Capital Avellaneda
Provincia Ciudad de Buenos Aires Buenos Aires
Cdigo Postal 1425 1870
Telfono 4345-8745 4565-3433
Historia Clnica 10203-F 11454-L H H
Sexo
Veamos una parte de los datos de la tabla Mdicos: Cdigo de Ident. AJH CEM Nombre del Mdico Antonio Javier Carmen Estela Apellido del Mdico Hernndez Manrique Especialidad Pediatra Psiquiatra Fecha de Ingreso 12-08-90 13-02-92
Cargo Adjunto Jefe de seccin
Matrcula 2113 1231
Observaciones Est prxima su jubilacin
Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos: Nmero de Ingreso 1 2 Historia Clnica 76327-H 1212-A Fecha de Ingreso 23/01/94 24-02794 Cdigo de Identi. SVT CSM 5 1 Nmero de planta
Nmero de cama 121 5 No S
Alrgico
Observaciones 23/01/94 Alrgico a la penicilina 68
- Informtica III Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, hemos resumido los mismos. Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos. Daremos una serie de supuestos y la solucin de cmo se disea la consulta. Consultas a la Base de Datos: A continuacin mostraremos unos supuestos de consultas y su solucin. 1) Necesitamos un listado de los nombres de los mdicos y su especialidad. - Ir a la pestaa Consultas - Nuevo - Vista Diseo y agregar la tabla Mdicos Visualizaremos su contenido con el botn Vista previa para asegurarnos de que funciona correctamente y cerraremos la Consulta grabndola.
2) Queremos saber el Nombre y Apellido de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo del 03 y que son alrgicos.
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- Informtica III -
Ahora el resultado se ver as:
3) Queremos saber el Nombre y Apellido de los pacientes que viven en Capital
Y as quedan los resultados:
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- Informtica III -
Como vemos, son muchas las cosas que podemos hacer con la base de datos. Qu dira Ud. que es Microsoft Access? Una tabla, un dato o... un sistema?
Una B.D. de Access no es slo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite a usted crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la informacin propiamente dicha, se almacena en tablas.
2.1. Conceptos bsicos del anlisis de la informacin

Le recomiendo releer la Unidad I punto 3 y luego repasemos brevemente los conceptos de:
Tablas Recordemos que una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema especfico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categora o tipo de informacin. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratacin de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye informacin de varios campos. Consultas Una consulta es una pregunta que usted plantea acerca de la informacin contenida en su base de datos, como por ejemplo Qu productos tienen proveedores australianos?. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta rene la 71
- Informtica III informacin solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinmica. Una hoja de respuestas dinmica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta. Formularios Mire, un formulario es, por lo general, un buen diseo para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseo ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario se muestran determinados registros, con un diseo personalizado. Informes Un informe se utiliza para representar los datos en una pgina impresa y para mostrar los sub totales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseo personalizado. Tiene Ud. alguna duda hasta aqu? Si as fuere, disculpe que insista pero... recuerde hablarlo con su tutor.
Una BASE DE DATOS puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.
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- Informtica III -
- Operaciones fundamentales con las Bases de Datos .- Abrir una base de datos. .- Crear una base de datos. .- Cerrar una base de datos .- Emplear las fichas-gua. .- Disear las bases de datos. .- Usar los Asistentes de Access para crear objetos. La ventana de la base de datos Cuando Ud. abra o cree una base de datos, Access le presentar la ventana de la Base de Datos en la ventana de Access. La ventana de la Base de Datos (ver fig. 1) es su centro de control. Desde aqu puede crear y usar cualquier objeto de su Base de Datos.
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- Informtica III -
Fig. 1
La barra de mens incluye los mens y los comandos que le permiten crear y usar objetos en su Base de Datos. La barra de herramientas contiene las opciones que puede utilizar para llevar a cabo operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).
Fig. 2 Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de mens y la barra de herramientas cambian para presentar los comandos y las opciones que se aplican al trabajo en cada ventana. Los botones de seleccin de objetos de la ventana de la Base de Datos proporcionan acceso directo a todos los objetos de su base.
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- Informtica III -
Ejercicio N 2 1.- Por favor, de Ud. un ejemplo de generalizacin disjunta. 2.- Justifique generalizacin con solapamiento.
Abrir una Base de Datos Fjese que cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, as como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la B.D.
Para abrir una Base de Datos existente: a) Haga clic en el botn Abrir Base de Datos ( ) de la barra de herramientas (o bien en el
men Archivo, elija Abrir Base de Datos (ver fig. 5)). b) Aparecer la caja de dilogo Abrir Base de Datos (ver fig. 6). Para abrir la Base de Datos con acceso de slo lectura, seleccione la opcin Slo lectura en el cuadro de dilogo Abrir Base de Datos. Este modo de acceso le permite ver pero no modificar los datos y objetos de la Base de Datos. c) Para abrir la Base de Datos con acceso exclusivo, seleccione la opcin Exclusivo. Este modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y objetos en la base. Desactive esta opcin para compartir los datos en un entorno multiusuario.
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- Informtica III -
Fig. 3
Fig. 4
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- Informtica III -
Fig. 5 Nota: En la ventana inicial de Access, puede abrirse una Base de Datos utilizando los nmeros y los nombres que aparecen en la parte inferior del men Archivo, que son las ltimas cuatro Bases de Datos que se han abierto. Esta operacin se puede simplificar oprimiendo la combinacin de teclas Ctrl + O. Crear una Base de Datos Para crear una Base de Datos, haga clic en el botn Nueva Base de Datos ( ) de la
barra de herramientas (o en el men Archivo elija Nueva Base de Datos u oprima Ctrl + N). (Ver fig. 3).
Access le mostrar el cuadro de dilogo Nueva Base de Datos (ver fig. 4), donde podr especificar un nombre y una ubicacin para la Base de Datos. Un nombre de Base de Datos puede tener un mximo de 8 caracteres, pero no puede contener espacios. Si selecciona el nombre de una Base de Datos existente, Access le preguntar si desea reemplazarla.
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- Informtica III -
Fig. 6 Access abre automticamente una nueva Base de Datos con acceso exclusivo. Cerrar una Base de Datos. 1. Cambie a la ventana de la Base de Datos si sta no est activa (haga clic en la ventana de la Base de Datos o bien, en la barra de herramientas haga clic en el botn Ventana de la Base de Datos ( ).
2. En el men Archivo, elija Cerrar Base de Datos. Empleo de las fichas-gua. Recuerde que las fichas gua que reemplazan al tutorial normal que generalmente requiere una estructura predeterminada, operan como un profesor, ayudndole a trabajar con su Base de Datos mientras aprende. Las fichas-gua y Access se usan simultneamente sin necesidad de pasar de uno a otro. Puede usar las fichas-gua para crear toda una Base de Datos o puede consultarlas cuando necesite ayuda sobre una tarea especfica (ver fig. 7). 78
- Informtica III -
Fig. 7
- Disear una Base de Datos. En una Base de Datos Relacional, como las que se crean con Access, la informacin sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la informacin de una manera significativa, deber indicar a Access cmo se relacionan entre s los diferentes temas.
Para disear una Base de Datos: a) Determine usted el propsito de la Base de Datos. Esto le ayudar a decidir qu desea almacenar. b) Determine las tablas: Divida la informacin en diferentes temas, como por ejemplo, empleados o pedidos. Cada tema ser una tabla de la Base de Datos. 79
- Informtica III -
c) Determine los campos: Decida qu informacin desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Empleados podra ser Apellidos y otro podra ser Fecha de Contratacin.
d) Determine las relaciones entre la informacin: Examine cada tabla y decida cmo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la Base de Datos. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario. e) Defina las relaciones entre las tablas. f) Refine su diseo: Asegrese de que el diseo no tenga errores. Cree las tablas y algunos registros de datos como muestra. Vea si obtiene los resultados deseados y haga los ajustes necesarios.
- Uso de los Asistentes de Access para crear objetos. Al crear una nueva tabla, consulta, formulario o informe, Access presenta un cuadro de dilogo donde puede elegir si desea comenzar con un objeto en blanco y crearlo usted o, por el contrario, si desea utilizar un Asistente de Access como ayuda para crearlo (ver fig. 8).
Un Asistente de Access es como un experto en Bases de Datos que hace ciertas preguntas acerca del objeto deseado y despus lo crea basndose en sus respuestas.
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Fig. 8
3 MANEJADOR DE BASE DE DATOS

Le comento que, llamamos Manejador de Bases de Datos al Sistema de Gestin de Bases de Datos que es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulacin de los datos contenidos en la base. Se puede definir como: "El Conjunto de programas, procedimientos, lenguajes, etc. que suministra, tanto a los usuarios no informticos como a los analistas, programadores o al administrador, los medios necesarios para describir, recuperar y manipular los datos almacenados en la base, manteniendo su integridad, confidencialidad y seguridad". Digamos entonces que un Gestor de Base de Datos (GBDD) es un mdulo de programa que proporciona la interfaz entre los datos de bajo nivel almacenados en la BDD y los programas de aplicacin y consultas hechos al sistema. Le agradara saber a Ud. de qu es responsable el GBDD? El GBDD es responsable de las siguientes tareas:
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- Informtica III n Interaccin con el gestor de archivos: El GBDD traduce las distintas sentencias o comandos del sistema de archivos de bajo nivel. As, el GBDD es el responsable del verdadero almacenamiento, recuperacin y actualizacin de los datos en la BDD. n Implantacin de la Integridad: Los valores de los datos que se almacenan en la BDD debern satisfacer ciertos tipos de restricciones de consistencia. n Implantacin de la seguridad: No todos los usuarios de la BDD necesitan tener acceso a todo su contenido, el GBDD deber hacer cumplir estos requisitos de seguridad. n Copia de seguridad y recuperacin: Podran existir fallas externas al sistema que provocaran prdida de la informacin por ejemplo dao fsico del disco, problemas de suministro de energa y errores de software. Es responsabilidad del GBDD detectar tales fallos y restaurar la informacin de la BDD al estado que tena antes de ocurrir el fallo. n Control de recurrencia: Recuerde que cuando varios usuarios actualizan la BDD concurrentemente, es posible que no se conserve la consistencia de los datos. Controlar la interaccin entre los usuarios concurrentes es otra responsabilidad del gestor de la BDD.
3.1. Funciones
Las funciones esenciales de un SGDB son la descripcin, manipulacin y utilizacin de los datos. Descripcin: Incluye la descripcin de: Los elementos de datos, su estructura, sus interrelaciones, sus validaciones. Tanto a nivel externo como lgico global e interno esta descripcin es realizada mediante un LDD o Lenguaje de Descripcin de Datos. Manipulacin: Permite: Buscar, Aadir, Suprimir y Modificar los datos contenidos en la Base de Datos. La manipulacin misma supone: Definir un criterio de seleccin, Definir la estructura lgica a recuperar, Acceder a la estructura fsica. Esta manipulacin es realizada mediante un LMD o Lenguaje de Manipulacin de Datos. 82
- Informtica III -
Utilizacin: La utilizacin permite acceder a la Base de Datos, no a nivel de datos sino a la base como tal, para lo cual: Rene las interfaces de los usuarios y suministra procedimientos para el administrador. En trminos ideales, un DBMS debe contar con estas funciones, sin embargo, no todos las poseen, as existen algunos manejadores que no cumplen la funcin de respaldo o de seguridad, dejndola al usuario o administrador; sin embargo un DBMS que sea completo y que deba manejar una base de datos multiusuario grande, es conveniente que cuente con todas estas operaciones.
3.2. Lenguajes
Para cumplir sus objetivos el DBMS cuenta con varios lenguajes: Lenguaje de descripcin o definicin de datos: Un esquema de Base de Datos se especifica por medio de una serie de definiciones que se expresan en un lenguaje de definicin de datos (DDL-Data Definition Language). El resultado de la compilacin es un conjunto de tablas que se almacenan en el diccionario de datos.
Existe un esquema DDL para las definiciones del nivel conceptual y un subesquema DDL para las definiciones del nivel externo.
La estructura de almacenamiento y los mtodos de acceso empleados por el sistema se especifican por medio de un conjunto de definiciones de un tipo especial de DDL, llamado lenguaje de almacenamiento y definicin de datos; el resultado de la compilacin es una serie de instrucciones que especifican los detalles de implantacin de los esquemas de Base de Datos que normalmente no pueden ver los usuarios. Este lenguaje se define como un lenguaje de control dispositivo/medio. Existe adems un DBCS que es el sistema de control de la Base de Datos y permite el acceso a la definicin de datos. 83
- Informtica III Lenguaje de manejo de datos: El DML (Data Managment Lenguage) es el que permite a los usuarios manejar o tener acceso a la Base de Datos. Permite recuperar, insertar o eliminar la informacin contenida. Existen dos tipos: Sin procedimiento: donde se indican que datos se necesitan pero no como. Con procedimiento: donde se indican que datos se necesitan y la forma como se necesitan. Adems debe tener la capacidad de entender los mensajes con que contesta el DBMS La parte del DML que permite recuperar la informacin se llama lenguaje de consulta (que no es el mismo manejador de datos), este lenguaje no es algortmico, con este las consultas se pueden hacer desde una terminal en forma interactiva o inmerso dentro de un lenguaje de alto nivel. Los lenguajes de 4a. Generacin permiten la generacin de reportes, visualizacin de grficos o procesos de la Base de Datos de forma fcil y rpida. Lenguajes de Programacin: Estos son programas que pueden ser empleados por los programadores, algunos lenguajes de tercera generacin tiene la capacidad de entrar a interactuar con Bases de Datos.
3.3. Clasificacin de los DBMS

La forma o vista externa con que se presentan los datos al usuario en la mayora de los sistemas actuales es idntica o muy semejante a la vista conceptual. La estructura lgica, en el mbito conceptual o externo, es la base para la clasificacin de los DBMS en las cuatro categoras siguientes: jerrquica, red, relacional y orientada a objetos. Cualquier categora debe permitir un acceso aleatorio a los datos requeridos, utilizando para tal fin una estructura de datos: redes, rboles, tablas o listas enlazadas. Cada DBMS est diseado para manejar un tipo de estructura lgica. No se pueden procesar programas diseados para otro DBMS.
84
- Informtica III 3.3.1. Enfoque jerrquico La Base de Datos jerrquica consta de muchos registros. Cada nodo representa un tipo de registro conceptual o un segmento. Cada registro o segmento est constituido por un cierto nmero de campos que lo describen. Cada rama representa una relacin uno a muchos. Un cliente del banco puede tener muchos movimientos en su cuenta. En este caso 'muchos' significa cero, uno o ms de uno. 3.3.2 Enfoque de red Para representar este tipo de relacin, es necesario que los dos tipos de registro estn interconectados por medio de un registro conector llamado conjunto conector. 3.3.3. Enfoque relacional Un DBMS de enfoque relacional utiliza tablas bidimensionales llamadas relaciones para la representacin lgica de los datos y las relaciones entre ellos. Si las consultas sobre claves mltiples en el enfoque jerrquico se conseguan mediante relaciones padre-hijo, en el enfoque en red mediante conjuntos, para el enfoque relacional, la relacin uno a muchos entre el registro padre de un archivo y los registros hijos de otro archivo de la Base de Datos Relacional se consigue mediante la utilizacin de campos de conexin, es decir, insertando el valor de la clave principal del registro padre en cada una de los registros hijos, consiguiendo relaciones parecidas al enfoque en red. Hay caractersticas propias del enfoque relacional que no se presentan en los otros dos enfoques:
La facilidad para su representacin lgica, al realizarse mediante tablas separadas

y no presentarse ningn tipo de jerarqua.
La posibilidad de recuperar una tabla o un grupo de registros mediante una

proposicin del DML, sin necesidad de acceder a otras relaciones. Su modo de operacin no esta orientado a registros sino sobre la tabla como conjunto.
Se puede acceder a datos de cualquier columna de la tabla o filas de una o ms

relaciones. Requisitos que han de cumplir las tablas en las Bases de Datos Relacionales: 85
- Informtica III La tabla puede tener solo un tipo de registro Cada registro posee un nmero determinado de campos, cada uno de ellos con su
nombre correspondiente. La Base de Datos tendr muchas tablas.
Dentro de cada tabla, cada campo es distinto Cada registro de una tabla es nico; no hay registros duplicados. Los registros dentro de cada tabla no tienen una secuencia determinada. Se pueden crear nuevas tablas relacionando campos procedentes de dos o ms tablas existentes.
3.3.4. Enfoque orientado a objetos En los ltimos aos la tecnologa de diseo de las Bases de Datos se ha aplicado a terrenos ajenos al campo del procesamiento de datos, que en general carecen de al menos una de las caractersticas siguientes: Uniformidad Orientacin a registros Elementos de datos de pequeo tamao Campos atmicos Las nuevas aplicaciones incluyen estas nuevas caractersticas: Diseo asistido por computadora (CAD, Computer - Aided Desing) Ingeniera de software asistida por computadora (CASE, Computer- Aided Software Engineering). Bases de Datos multimedia. Sistemas de informacin para oficinas (SIO). Bases de Datos de hipertexto. Estas nuevas aplicaciones de las Bases de Datos no se consideraban en los aos setenta, cuando se disearon inicialmente la mayor parte de los sistemas comerciales de Base de Datos. Ahora son posibles debido al incremento de memoria principal y de tamao de los discos, al aumento de la velocidad de las unidades centrales de procesamiento, al menor costo del hardware y a la mejor comprensin de la gestin de las Bases de Datos obtenidos en los ltimos aos.
86
- Informtica III El modelo relacional y los modelos relacionales entre entidades no resultan suficientes para modelar las necesidades de datos de estas aplicaciones nuevas. Adems, hasta las necesidades de modelado de las aplicaciones comerciales tradicionales se han hecho ms complejas con el paso del tiempo, y resulta difcil expresar algunas de estas necesidades en el modelo relacional, como por ejemplo, imgenes y Base de Datos de hipertexto.
3.4. El Diccionario de datos

Es una metabase, o una Base de Datos que contiene datos sobre los datos. Es una Base de Datos del sistema y puede ser accesada de igual forma como se accesa cualquier tabla en la Base de Datos.
3.5. Administrador de Base de Datos (DBA)

Ver Ud. que una de las razones principales para tener sistemas de gestin de BDD es tener control central de los datos y de los programas que accesan a esos datos. La persona que tiene dicho control central sobre el sistema se llama administrador de la BDD (database administrator (DBA)). Las funciones del DBA incluyen: n Definicin de la estructura de almacenamiento y del mtodo de acceso: Estructuras de almacenamiento y mtodos de acceso adecuados se crean escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definicin de datos. n Modificacin del esquema y de la organizacin fsica: las modificaciones, tanto al esquema de la BDD como a la descripcin de la organizacin fsica de almacenamiento, se logran escribiendo un conjunto de definiciones que son usadas por el compilador del lenguaje de definicin de datos. n Concesin de autorizacin para el acceso a los datos: esto para regular qu partes de la BDD van a poder ser accedidas por varios usuarios. n Especificacin de las restricciones de integridad: las restricciones se mantienen en una estructura especial del sistema que consulta el gestor de la BDD cada vez que tiene lugar una actualizacin en el sistema.
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- Informtica III -
4 DISTINTOS COMANDOS
Access cuenta con un asistente para botones de comando que podemos utilizar en cualquier momento.
Utilicemos un ejemplo: como crear una rplica de la Base de Datos. 1. Abrir la Base de Datos de la que se desee crear una rplica. Antes de crear una rplica de una Base de Datos, se deben leer los cambios que se van a producir en la Base de Datos al crear la rplica. 2. Si la Base de Datos est protegida por una contrasea de Base de Datos, eliminar la contrasea. 3. En el men Herramientas, seleccione Rplica, y luego hacer clic en Crear rplica. 4. Haga clic en S cuando se le pregunte si desea cerrar la Base de Datos.
5. Haga clic en S o en No (se recomienda hacer clic en S) cuando se pregunte, si desea crear una copia de la Base de Datos (este cuadro de dilogo slo aparecer si la Base de Datos debe ser convertida primero a un Diseo principal antes de crear la primera rplica) (Fig. 1.1).
88
- Informtica III -
(Fig.1.1)
En el cuadro de dilogo Ubicacin de la nueva rplica (Fig. 1.2), seleccionar la ubicacin en la que se desea colocar la nueva rplica.
(Fig. 1.2)
6.
Hacer clic en Aceptar.
Utilizacin de comandos de Microsoft Access para rplicas. Con los comandos del submen Rplica del men Herramientas de Microsoft Access, puede crear Diseos principales y rplicas mientras trabaja (Fig. 1.3).
89
- Informtica III -
(Fig. 1.3)
Crear Rplica: Con el comando Crear rplica, se puede crear una rplica de la Base de Datos en la que est trabajando. Si la Base de Datos no es el Diseo principal, Microsoft Access la convierte de forma automtica.
Recuperar diseo principal: El comando Recuperar diseo principal permite asignar el Diseo principal a otra rplica si el Diseo principal actual se ha daado.
Sincronizar ahora: Con el comando Sincronizar ahora, puede intercambiar datos entre los miembros del conjunto de rplicas. Esos miembros pueden estar situados en su equipo, en otro equipo conectado a una red, o en una ubicacin Internet. Resolver conflictos: Con el comando Resolver conflictos, se pueden comparar dos miembros del conjunto de rplicas que estn en conflicto. Los conflictos pueden producirse cuando se sincronizan los miembros. Por ejemplo, dos rplicas pueden tener filas que han sido cambiadas desde la ltima sincronizacin. Debe decidir cul de los cambios es el que se acepta.
Ahora vamos a utilizar un proyecto de Microsoft Access en un entorno multiusuario
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- Informtica III -
Cuando se trabaja en un entorno multiusuario, se pueden utilizar varios mtodos para compartir datos en un proyecto de Microsoft Access (.ADP) y se deben tener en cuenta algunas consideraciones. Este tema proporciona informacin de referencia acerca de:
1. Utilizar proyectos de Access en un entorno multiusuario 2. Manipular actualizaciones de forma simultnea 3. Replicar una base de datos de SQL Server
En un entorno multiusuario, cada usuario necesita tener su propia copia del archivo de proyecto de Access conectada a la misma base de datos de Microsoft SQL Server. No se puede compartir el mismo archivo de proyecto de Access entre dos o ms usuarios. Abrir un proyecto de Access 1. En el men Archivo, haga clic en Abrir .
2. Haga clic en un acceso directo de la Barra de ubicaciones o, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el proyecto de Microsoft Access que desee. 3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que abra la que contiene el proyecto de Access. 91
- Informtica III -
Si no encuentra el proyecto de Access que desea abrir, haga clic en Herramientas y, a continuacin, haga clic en Buscar. En el cuadro de dilogo Buscar, especifique ms criterios de bsqueda. Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, haga clic en la opcin: Obtener ms informacin sobre buscar archivos. 4. Haga clic en el proyecto de Access que desee abrir y, a continuacin, siga uno de estos procedimientos: Para abrir el proyecto de Access, haga clic en Abrir. Para abrir el proyecto de Access para tener acceso de slo lectura, haga clic en la flecha Abrir y, a continuacin, haga clic en Abrir como de slo lectura. Puede abrir un proyecto de Access slo en modo exclusivo. Si intenta abrir un proyecto de Access mientras otro usuario lo tiene abierto, Access solicitar que abra una copia del archivo de slo lectura. Para obtener ayuda acerca de una opcin en el cuadro de dilogo, haga clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, haga clic en el elemento.
4.1. Compilacin
Le comentoHay tres tipos de compilacin del servidor MySQL:
Estndar: Los binarios estndar de MySQL son los recomendados para la mayora de los usuarios, e incluyen el motor de almacenamiento InnoDB.
Max (No se trata de MaxDB, que es una cooperacin con SAP): Los binarios incluyen caractersticas adicionales que no han sido lo bastante probadas o que normalmente no son necesarias.
MySQL-Debug: Son binarios que han sido compilados con informacin de depuracin extra. No debe ser usada en sistemas en produccin porqu el cdigo de depuracin puede reducir el rendimiento. 92
- Informtica III -
Ejercicio 3 1.- Abra un proyecto en Access y trate de efectuar una rplica, por favor.
5 CONFORMACIN DE PROGRAMAS CON COMANDOS

.
5.1. Depuracin de errores. Correccin de errores

Uno de los principales obstculos a la productividad de los desarrolladores ha consistido en la falta de herramientas integradas para el desarrollo de bases de datos y la depuracin. SQL Server 2000 ayud a salvar este escollo al proporcionar una estrecha integracin con Microsoft Visual Studio. La solucin SQL Server 2005 supondr avances adicionales que cambian de forma esencial la manera en que se desarrollan e implantan las Bases de Datos. A travs de soporte para XML (Extensible Markup Language) y de una mayor integracin con las tecnologas.NET y las herramientas de desarrollo de Microsoft, SQL Server 2005 aumentar de forma significativa la productividad y flexibilidad de los desarrolladores. Entre las mejoras que aportar a la productividad de los desarrolladores se incluyen las siguientes: Herramientas mejoradas, Soporte ampliado de lenguajes de programacin, XML y servicios Web, Capacidades de anlisis de alcance empresarial global. Los desarrolladores podrn utilizar una herramienta de desarrollo para Transact-SQL, XML, MDX (Multidimensional Expresin) y XML/A (XML for Analysis). La posibilidad de integracin con el entorno de desarrollo de Visual Studio resultar en un desarrollo y depuracin de errores ms eficientes de las aplicaciones de lnea de negocio y de inteligencia empresarial. *
Lo felicito! Ha finalizado Ud. la materia

93
- Informtica III -
1. A qu se le llama Gestor de Bases de Datos? 2. Qu es un sistema de Base de Datos Relacional? 3. Qu entiende por Clave principal? 4. A qu le llamara usted ordenar los datos? 5. Cmo se ordenan los datos? 6. Para qu se pueden emplear los filtros? 7. Puede usted reemplazar informacin?
94
- Informtica III -
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN SOLUCIONES SUGERIDAS
UNIDAD 1:
1. Qu entiende Ud. por migracin de datos? El proceso de ajuste del almacenamiento de los datos.
2.
Cundo estamos utilizando una tabla, Qu podemos cambiar? Los campos.
3.
Cuando escuchamos hablar de una Base de Datos es comn asociar este concepto Con qu? Con un conjunto de objetos.
4.
Dnde se almacena la informacin propiamente dicha? En una tabla.
5.
Cules son los tipos disponibles para cada campo que define? Texto, memo, numrico, fecha/hora, moneda, autonumrico, si/no, Objeto ole, hipervnculo, Formato.
UNIDAD 2:
1. A qu se le llama Gestor de Bases de Datos? Un mdulo de programa que proporciona la interfaz entre los datos de bajo nivel almacenados en la Base de Datos y los programas de aplicacin y consultas hechos al sistema. 95
- Informtica III 2. Qu es un sistema de Base de Datos Relacional? Un sistema diseado para el manejo de informacin organizada en forma de una o varias tablas relacionadas entre s por un campo comn.
3.
Qu entiende por Clave principal? Un campo que permite que los datos funcionen con la mxima efectividad.
4.
A qu le llamara usted ordenar los datos? A la accin que se realiza cuando se selecciona la opcin Ascendente/ descendente.
5.
Cmo se ordenan los datos? De acuerdo a un criterio determinado. Utilizando los botones de: Ordenar.
6.
Para qu se pueden emplear los filtros? Para buscar registros.
7.
Puede usted reemplazar informacin? S, por supuesto.
96
- Informtica III -
ABC
AUTONUMRICO: Contador incrementado. BYTE: Conjunto de 8 bits. CARACTERES: Letras y nmeros. CUADRCULA: Tabla. DATABASE ADMINISTRATOR (DBA): Administrador de Base de Datos. DBMS: Sistema de Administracin de Base de Datos.
GLOSARIO
DDL: Compilador del lenguaje de definicin de datos. DESELECCIONAR: Quitar la seleccin. EMERGENTE: Que nace y tiene orgen de otra cosa. ENTIDAD: Conjunto de objetos importantes EXPLCITAMENTE: Clara y determinadamente. FILTRAR REGISTROS: Buscar. HIPERVNCULO: Referencia a un documento de Internet. INCREMENTADO: Aumentado. 97
- Informtica III METADATOS: Descripcin de los datos. METADATOS DE APLICACIN: Ultima categora de datos. SPEED: Rapidez. TOTAL AVAILABILITY: Disponibilidad de la informacin. TUNNING: Afinacin. OBJETO OLE: Objeto de otra aplicacin. COMPATIBLE: Apto o proporcionado para unirse ESTANDARIZAR: Unificar para crear tipos uniformes HERRAMIENTAS CASE: Para la automatizacin del desarrollo del software ISO: Organismos de estandarizacin Internacionales KERNEL: Ncleo MAPPING: Funciones de correspondencia METABASE: Descripcin de la base METADATOS: Descripcin de los datos SQL: Lenguaje de consulta TUNNING: Afinacin
*
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- Informtica III -
BIBLIOGRAFA
Sugerimos la lectura de los siguientes textos como complemento de lo visto en el mdulo:
Estructura de Datos, Autor Aarn M. Tenenbaum, Moshe J. Augentein. Primera edicin. Diseo y Administracin de Base de Datos Gary W. Hansen, James V. Hansen, Segunda Edicin. Gua de Estructura y Procesamiento de Datos Profesor David Lpez, Segundo semestre U.N.I.R. (Maracaibo). Structure Architecture And Organization, Second Edition. Hayes, J.Mcgraw-Hill, 1998. Microsoft Diseo Estructurado, Fernando Saez Vacas. Alianza Informtica, 2002. Computer Architecture And Organization, Second Edition. Hayes, J.Mcgraw-Hill, 2001.
99

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INFORMTICA III

EDITORIAL DEL CENTRO EDUCATIVO ARGENTINO

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Introduccin y orientaciones para el estudio de este espacio curricular

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Cmo trabajar con este libro

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Remite a leer un tema tratado anteriormente en el libro.

Indica que lo expresado en un prrafo es importante y debe ser tenido en cuenta.

Seala que determinado tema es importante y debe ser tenido presente.

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN SOLUCIONES SUGERIDAS

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UNIDAD 1 BASES DE DATOS

1 INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS

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1.1. Cmo utilizamos la Base de Datos?

Comparacin entre el Sistema Manual y el Sistema Informtico

Comparacin entre las Formas de Procesamiento:

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2 DEFINICIN DE BASE DE DATOS

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OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

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4.1. Diferentes modos de ver las tablas

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En nuestro ejemplo, tendramos la siguiente tabla en vista de datos:

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Figura 1.4 Tabla de alumnos vaca. 21

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Figura Tabla de alumnos con datos.

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lo hemos salvado. Si aparece un tringulo (

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5 CLAVE PRINCIPAL E NDICES

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Obteniendo la siguiente definicin de tabla:

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Recuerde quepuede volver a modificar la estructura de la tabla siempre que quiera.

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6 ORDENAR LOS DATOS, BUSCAR Y REEMPLAZAR (FILTROS)

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Filtro por seleccin.

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- Informtica III Figura 1.

Filtro excluyendo la seleccin.

Figura 2. Filtrar por seleccin.

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Cmo abrir la ventana de Filtro u orden avanzado.

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