17 Perguntas para o planejamento de projetos de sucesso

Por que alguns projetos no conseguem seguir uma seqncia, no conseguem ir para frente? Uma razo pode ser o tipo e a qualidade das perguntas que as pessoas fazem no incio do projeto. Abaixo esto 17 consultas perspicazes que podem expor os aspectos incertos de seu projeto e assim ajud-lo a evitar surpresas caras mais tarde. 1. Como voc descreveria o seu projeto? Expresse o mximo possvel o desenho, viso e propsito de seu empreendimento concludo. Como vai olhar, sentir, saborear, som, executar, aumentar a produtividade, ajudar seus clientes ou caso contrrio beneficiar a espcie humana? 2. Quais so suas metas e objetivos? O que voc est tentando realizar? Lista os objetivos do projeto e objetivos em termos que sejam claras, concisas, realizveis e mensurveis. Exemplo: "produzir uma srie de vdeo de quatro horas de treinamento em defesa pessoal, juntamente com um guia de recursos de treinamento e banco de dados, para ser acessvel por estudantes universitrios na Internet at maio de 2006." 3. Quem vai beneficiar do seu projeto? Exemplos de audincias ou beneficirios: clientes, clientes dos clientes, comunidades locais, estudantes e segmentos especficos da populao. 4. Voc criar algum produto? Exemplos incluem: livros, publicaes, estudos, relatrios, manuais, vdeo, udio, produes multimdia, ferramentas, materiais instrucionais, grficos, software e sistemas de informao, Web sites, bases de dados e equipamentos especiais. 5. Voc fornecer todos os servios? Exemplos incluem: oferecendo suporte por telefone, treinamento de software de negcios, creche, anlise estatstica, cpia edio e pesquisa de satisfao do cliente. 6. Quais so os mtodos que voc vai usar? Por exemplo, voc vai comear pesquisando as necessidades do seu pblico-alvo? Voc usar fases de concepo, desenvolvimento, implementao, testes-piloto e implantao? 7. Que tipo de programao voc antecipa? Seu projeto ou programa envolver um processo de implementao incremental que possa ocorrer ao longo de muitos meses ou anos? Em caso afirmativo, quais fases de longo prazo esto antecipando? Existem etapas crticas dentro destas fases? Voc pode criar uma agenda detalhada para voc estar realizando tarefas de curto prazo? 8. Voc precisar de parceiros ou colaboradores? Muitos tipos de projetos precisaro de parceiros que podem oferecer foras complementares. Voc se antecipa unindo foras com outras organizaes, consultores ou agncias para terminar o projeto? Em caso afirmativo, que experincia, credibilidade, financiamentos ou outros benefcios cada parte trar mesa?

9. Voc precisar informaes especficas ou conselhos? Voc pretende buscar informaes e ajuda de especialistas no assunto ou outros consultores? Voc vai precisar realizar pesquisas, e em caso afirmativo, quais as fontes sero? Exemplos incluem Internet recursos documentao da empresa, relatrios de servio, registros de problemas, feedback dos clientes, pesquisas, dados de grupo de foco, formas de avaliao, dados do censo, bibliotecas e estudos formais. 10. Voc precisar recursos especiais ou sistemas? Alguns projetos requerem a criao de uma infra-estrutura de tecnologia para criar ou entregar produtos ou servios. Exemplos de itens em sua infra-estrutura podem incluir: servidores, redes, computadores e dispositivos perifricos e sistemas multimdia, som ou vdeo. 11. Voc precisar usar ferramentas especiais ou modelos? Alguns projetos requerem o uso de um determinado conjunto de ferramentas de software ou um conjunto especfico de modelos ou tcnicas. importante especific-las no incio para que todos possam ser claro sobre o que necessrio. 12. Como voc ir avaliar o sucesso do projeto? Como voc vai medir o progresso e a eficcia do seu projeto? Voc coletar informaes sobre como voc est realizando seus objetivos (avaliaes de processo), e quo bem voc est servindo as necessidades de seu pblico-alvo (avaliaes de resultado)? 13. Quem precisa analisar e aprovar as decises? Haver um processo claro para submeter itens para reviso e aprovao e um prazo definido para receber comentrios de volta? Qual protocolo ser usado? Uma considerao chave se vai haver um nico responsvel com autoridade para conciliar opinies divergentes, se uma equipe de reviso no pode chegar a um consenso. 14. Como o seu projeto pode evoluir ao longo do tempo? Por que os acontecimentos do futuro so to importantes hoje? Uma razo que implementar oportunidades no futuro pode ser prejudicado ou ajudado por decises que ocorrem no incio - ento por que no planejar com antecedncia? 15. Quem ser responsvel por qu? Este aspecto especialmente importante quando vrias partes iro contribuir para o resultado e ainda mais assim, quando eles dependem um do outro. Por exemplo, sua programao detalhada para tarefa X pode especificar que "Concluindo tarefas X depende da pessoa Y na empresa C fornecer o ABC resulta por tal e tal uma data." 16. Quais riscos voc deve planejar gerenciar? Nada mais difcil que gerenciar, antecipando e sinalizando riscos para um projeto como um todo, ou para a concluso bem sucedida de sua parte de. Afinal, ningum quer admitir falha de planejamento. No entanto, risco uma parte normal da vida cotidiana, e com a devida ateno, poder control-lo! 17. Que questes permanecem sem respostas? Que problemas e preocupaes aps todos os tpicos acima foram consideradas? Voc e sua equipe podem elaborar uma lista de execuo de perguntas no respondidas. Quais so esses itens, e como e quando voc acha que eles sero resolvidos? Eles representam riscos, at que eles sejam respondidos?
Copyright 2006 Adele Sommers