Docente JUAN PABLO OVIEDO ROA Ingeniero de Sistemas Especialista en Docencia Universitaria

El Rol Estratgico de los Sistemas de Informacin Aplicaciones de sistemas clave en la organizacin (1) Puesto que en una organizacin hay diferentes intereses, especialidades y niveles, hay diferentes clases de sistemas. No existe un solo sistema que pueda proporcionar toda la Informacin que una organizacin necesita Cuatro tipos principales de Sistemas de informacin sirven a los diferentes niveles de una Organizacin: 1. Sistemas en el nivel operativo 2. Sistemas en el nivel de conocimientos. 3. Sistemas en el nivel de administracin. 4. Sistemas en el nivel Estratgico DIFERENTES CLASES DE SISTEMAS 1. Sistemas en el Nivel Operativo Apoyan a los administradores operativos siguiendo la pista a las actividades y transacciones elementales de la organizacin (ventas, recibos, depsitos de efectivo, nomina y flujo de materiales en una fabrica). El propsito principal de los sistemas en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a travs de la organizacin. o Cuntos artculos hay en el inventario? o Qu sucede con el pago del seor Gonzlez? Para contestar este tipo de preguntas, la informacin generalmente de fcil acceso, actualizada y exacta. Ejemplos de S.I. Operativos: o Sistema para registrar depsitos bancarios efectuados en cajeros Automticos. o Sistema que lleva la cuenta del nmero de horas que han trabajado cada da los empelados de una planta.

2. Sistemas en el Nivel de Conocimientos Apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos de una organizacin.

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El propsito de estos sistemas es: o Ayudar a la empresa a descubrir. organizar e integrar conocimientos nuevos del negocio. o Ayudar a la organizacin a controlar el flujo de documentos.

Los sistemas en el nivel de conocimientos son las aplicaciones que crecen ms rpidamente en los negocios hoy en da. Se encuentran en forma de : o Herramientas de colaboracin, o Estaciones de trabajo. o Sistemas de oficina.

3. Sistemas en el Nivel de Administracin Estn diseados para servir a las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administracin de los administradores de nivel medio. La pregunta principal que tratan de contestar estos sistemas es: o Estn funcionando bien las cosas ? Por lo regular proporcionan informes peridicos, en lugar de informacin instantnea acerca de las operaciones. Algunos sistemas apoyan la toma de decisiones NO rutinarias y suelen centrarse en decisiones menos estructuradas, para los cuales los requisitos de informacin NO siempre estn claros. Estos sistemas a menudo contestaran preguntas del tipo : o Qu sucedera si? o Qu impacto tendr sobre los programas de produccin una duplicacin de las ventas en el mes de diciembre? o Como cambiaria nuestro rendimiento de la inversin si el programa de una fabrica se retrasa seis meses? Las respuestas a estas preguntas a menudo requieren nuevos datos externos a la organizacin, as como datos internos que NO pueden extraerse de los sistemas existentes en el nivel operativo.

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4. Sistemas en el Nivel Estratgico Ayudan a los administradores de nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratgicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compaa como en su entorno exterior. Su preocupacin principal es la congruencia entre los cambios del entorno exterior y las capacidades actuales de la organizacin. o Qu niveles de empleo habr dentro de cinco aos? o Qu tendencias de costos a largo plazo prevalecen en la industria, dnde encaja la compaa? o Qu productos se debern estar haciendo dentro de cinco aos? o Aplicaciones de sistemas clave en la organizacin (2) Los sistemas de informacin tambin se pueden diferenciar por su especialidad funcional. Las principales funciones de las organizaciones, como ventas y marketing, produccin, finanzas, contabilidad y recursos humanos, cuentan con sus propios sistemas de informacin. En las organizaciones grandes, subfunciones de estas funciones principales tambin tienen sus propios sistemas de informacin. o Por ej. La funcin de produccin podra tener sistemas para: El control de inventarios El control de procesos Mantenimiento de la planta. Planificacin de necesidades de materiales.

Una organizacin tpica cuenta con sistemas en los niveles operativo, de administracin, de conocimientos y estratgico, para cada rea funcional. Por ej. : o La funcin de ventas suele tener un sistema de ventas en el nivel operativo para registrar las cifras diarias de ventas y procesar pedidos. o Un sistema en el nivel de conocimientos donde disea exhibiciones promocionales para los productos de la empresa. o Un sistema en el nivel de administracin donde rastrea las cifras de ventas mensuales por territorio de ventas y seala los territorios en las que las ventas exceden o no llegan a niveles esperados.

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o Un sistema para pronosticar las tendencias de ventas en un periodo de cinco aos sirve al nivel estratgico. Las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de informacin para las mismas reas funcionales. Puesto que NO hay organizaciones que tengan exactamente los mismos objetivos, estructuras o intereses, los sistemas de informacin deben crearse a la medida de las necesidades nicas de cada una. NO existe un sistema de informacin universal que encaje en todas las organizaciones. Cada una de ellas hace el trabajo de forma un poco distinta. As pues, los sistemas de informacin pueden clasificarse por: o Especialidad funcional. o O por el nivel de la organizacin al que sirven.

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TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS Tipos de Sistemas Se construyen sistemas de informacin para servir a cada uno de los niveles. A continuacin se describen las categoras de sistemas que sirven a cada nivel de la organizacin. Nivel Operativo. TPS (Transaction Processing Systems): Sistemas de Procesamiento de Transacciones. Nivel de Conocimientos. KWS (Knowledge Work Systems): Sistemas de Trabajo de Conocimientos. OAS (Office Automation Systems): Sistemas de Automatizacin de Oficinas. Nivel de Administracin. MIS (Management Information Systems) : Sistemas de Informacin Gerencial. DSS (Decision Support Systems) : Sistemas de Apoyo a Decisiones. Nivel estratgico. ESS (Executive Support Systems) : Sistemas de Apoyo a Ejecutivos. A su vez, los sistemas que suelen tener las organizaciones estn diseados para servir a cada una de las principales reas funcionales (ventas, marketing, produccin, finanzas, contabilidad, recursos humanos, etc. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) Es un sistema computarizado que efecta y registra las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio. Cmo ejemplos podemos citar algunos sistemas: o o o o o Captura de pedidos. Reservaciones de un hotel. Nomina. Expedientes de empleados. Embarques.

Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS, aunque los sistemas sean manuales (Ventas y marketing, Produccin, Finanzas, Contabilidad y Recursos Humanos).

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Los sistemas de procesamiento de transacciones suelen ser tan cruciales para un negocio que un fallo de TPS durante unas cuantas horas puede ser la perdicin de una compaa y quiz de otras ligadas a ellas. Los TPS apoyan a casi todas las funciones de negocios en la mayor parte de las organizaciones. Dentro de cada una de estas funciones principales hay subfunciones (para cada una de ellas hay un sistemas de aplicacin principal.) Los administradores necesitan TPS para vigilar la situacin de las operaciones internas y las relaciones de la compaa con el entorno exterior. Los TPS tambin son importantes productores de informacin para los dems tipos de sistemas. Sistemas de Trabajo de Conocimientos (KWS)

En general los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados universitarios formales y a menudo cuentan con una profesin reconocida, como ingenieros, doctores, abogados y cientficos. Su trabajo consiste primordialmente en crear nueva informacin y conocimientos. Ej., un KWS como una estacin de trabajo de diseo cientfica o ingeniera, promueve la creacin de conocimientos nuevos y asegura que tanto estos como la pericia tcnica se integren debidamente en el negocio. Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS)

Los sistemas de automatizacin de oficinas ayudan sobre todo a los trabajadores de datos. Un OAS es una aplicacin de tecnologa de informacin diseada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinacin y comunicacin de la oficina tpica. Los trabajadores de datos por lo regular tienen una educacin menos formal y avanzada y suelen procesar informacin, ms que crearla. Estos trabajadores son primordialmente secretarias, contadores, archivistas o administradores, cuyas principales tareas consisten en usar, manipular o diseminar informacin.

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Los OAS coordinan a diversos trabajadores de informacin, unidades geogrficas o reas funcionales: Ej., los sistemas se comunican con los clientes, proveedores y otras organizaciones externas a la compaa, y sirven como centro de distribucin de informacin y flujos de conocimientos. Los sistemas tpicos de automatizacin de oficinas manejan y controlan documentos (mediante procesamiento de textos, autoedicin y archivado digital), programan actividades (mediante calendarios electrnicos) y comunican (a travs de correo electrnico, correo de voz o videoconferencias) Sistemas de Informacin Gerencial (MIS)

Los MIS sirven al nivel de administracin de la organizacin proporcionando a los administradores informes y, en algunos casos, acceso en lnea a los registros de desempeo actuales e histricos de la organizacin. Por lo general, estos sistemas estn orientados de forma casi exclusiva a sucesos internos, NO del entorno, NI externos. Los MIS sirven primordialmente a las funciones de planificacin, control y toma de decisiones en el nivel de administracin. En general, dependen de sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) subyacentes para obtener sus datos. Los MIS resumen y preparan informes acerca de las operaciones bsicas de la compaa. Los datos de transacciones bsicos de los TPS se comprimen y por lo regular se presentan en informes largos , en fechas prestablecidas. Por lo general, los MIS sirven a los administradores interesados en resultados semanales, mensuales o anuales NO actividades cotidianas y suelen contestar a preguntas estructuradas que se conocen con mucha antelacin. Estos sistemas generalmente son poco flexibles y tienen una capacidad analtica reducida; casi todos utilizan rutinas sencillas como resmenes y comparaciones, NO modelos matemticos avanzados, Ni tcnicas estadsticas.

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Sistemas de Apoyo a decisiones (DSS) Las DSS ayudan a los administradores a tomar decisiones que son semi estructuradas, nicas o que cambian rpidamente, y que no es fcil especificar por adelantado. Las DSS tienen que responder con la suficiente rapidez como para ejecutarse varias veces al da, cada vez que cambian las condiciones. Es evidente que por su diseo las DSS tienen mayor capacidad analtica que otro sistemas; estn construidas explcitamente con diversos modelos para analizar datos, o condensan grandes cantidades de datos en una forma que pueden analizar los encargados de tomar decisiones. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS) Lo utilizan los administradores de nivel superior para tomar decisiones. Las ESS se disean de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales o nuevos competidores, y tambin obtienen informacin resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales, haciendo hincapi en la reduccin de tiempo y esfuerzo que se requieren para obtener informacin til para los ejecutivos. Las ESS emplean el software de grficos mas avanzado y pueden proporcionar graficas y datos de muchas fuentes. Entre las preguntas que un ESS puede ayudar a contestar estn las siguientes: o En que negocio conviene estar? o Que estn haciendo los competidores? o Que nuevas adquisiciones protegeran a la empresa contra las oscilaciones cclicas del negocio? o Que unidades se deben vender a fin de conseguir efectivo para adquisiciones?

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ASPECTOS (CLAVE) GERENCIALES (Administracin) La clave del xito estratgico con tecnologa de informacin es, desde luego, la Direccin. Los administradores necesitan identificar la tecnologa correcta para el nivel de estrategia apropiado (de negocio, de compaa, de industria). Los administradores deben identificar el proceso de negocios que se mejorar, las aptitudes centrales que se fomentarn y las relaciones con otros participantes en la industria. Los administradores necesitan implementar cambios en los procesos de negocios y en la tecnologa de toda la organizacin. (Organizacin) En una organizacin hay muchos tipos de sistemas de informacin que tienen diferentes propsitos, desde procesamiento de transacciones hasta administracin de conocimientos y toma de decisiones. o Cada uno de estos sistemas puede aportar una ventaja estratgica. Cada vez ms organizaciones estn reconociendo que la informacin es un activo estratgico que puede convertirse en una ventaja de mercado a largo plazo. (Tecnologa) La tecnologa de informacin se usa en los niveles de estrategia del negocio, compaa e industria, para lograr una ventaja competitiva. La tecnologa sirve para diferenciar productos existentes, crear nuevos productos y servicios, y nutrir aptitudes centrales a largo plazo. Tal vez la contribucin ms importante de la tecnologa en s sea su potencial para reducir: o Los costos de administracin dentro de la compaa o Y de transaccin entre las Compaas