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2008 Micro Application 20-22, rue des Petits-Htels 75010 Paris 1re dition - Septembre 2008

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ISBN : 978-2-300-015014

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Avant-propos
Destine aux professionnels, la collection Guide des Experts repose sur une mthode essentiellement pratique et riche en exemples. Les explications, donnes dans un langage clair et prcis, sappuient sur des exemples concrets et permettent de matriser toutes les fonctionnalits des logiciels de bureautique. En n de chaque ouvrage, le lecteur trouvera une srie de FAQ pour rpondre toutes ses questions.

Conventions typographiques
An de faciliter la comprhension des techniques dcrites, nous avons adopt les conventions typographiques suivantes :
j gras

: menu, commande, bote de dialogue, bouton, onglet. : zone de texte, liste droulante, case cocher, bouton

j italique

radio.
j

Police bton : Instruction, listing, adresse internet, texte

saisir.
j

: indique un retour la ligne volontaire d aux contraintes de la mise en page.


Il sagit dinformations supplmentaires relatives au sujet trait.

Met laccent sur un point important, souvent dordre technique quil ne faut ngliger aucun prix.

Propose conseils et trucs pratiques.

Donne en quelques lignes la dnition dun terme technique ou dune abrviation.

Sommaire

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

1.1. 1.2.

1.3.

1.4.

Excel 2007 en quelques mots ................................... 11 Travailler avec des donnes en grande quantit ............. 14 Les filtres et les sous-totaux ...................................... 15 Les formules complexes ........................................... 18 Les apports des tableaux croiss dynamiques .............. 21 Crer un tableau crois dynamique .............................. 21 Utiliser un tableau crois dynamique ............................ 23 Souvrir linformatique dcisionnelle ......................... 28 tre toujours plus ractif ........................................... 28 Les outils dcisionnels ............................................. 29 Larchitecture dun systme dinformatique dcisionnelle ... 29

Chapitre 2
2.1.

Crer des tableaux croiss dynamiques

31

2.2.

2.3.

2.4.

2.5.

Organiser les donnes ............................................ 32 Faire un audit des donnes initiales .............................. 32 Reconfigurer les donnes ......................................... 33 Crer un tableau crois dynamique ............................ 41 Lenvironnement de travail ........................................ 42 Les diffrents types de champs .................................. 45 Btir une premire analyse ........................................ 46 Modifier la fonction de synthse des champs de valeurs .... 48 Renommer les champs ............................................ 50 Affiner lorganisation du tableau ................................ 52 Rorganiser les champs ........................................... 52 Afficher ou masquer le dtail ...................................... 55 Ajouter ou supprimer des sous-totaux .......................... 56 Ajouter un filtre de rapport ......................................... 59 Mettre en forme les valeurs ........................................ 62 Modifier rapidement lapparence du tableau ................... 68 Grer les donnes .................................................. 71 Afficher le dtail des donnes ..................................... 71 La notion de cache ................................................. 72 Intgrer de nouvelles donnes .................................... 73 Cas pratique : statistiques commerciales ..................... 75

4 LE GUIDE DES EXPERTS

Sommaire

Chapitre 3
3.1.

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

79

3.2.

3.3.

3.4.

3.5.

3.6.

3.7.

Filtrer les donnes ................................................. 80 Filtrer laide dune liste de valeurs .............................. 80 Supprimer un filtre .................................................. 85 Utiliser des critres plus labors ................................ 85 Trier un tableau crois dynamique .............................. 91 Trier rapidement un tableau crois ............................... 92 Trier selon un ordre particulier .................................... 96 Trier manuellement ................................................. 97 Modier laffichage des champs de valeurs .................. 99 Diffrence par rapport ............................................ 100 Diffrence en % par rapport ..................................... 104 % de ................................................................. 104 Rsultat cumul par ............................................... 105 % par ligne ......................................................... 106 % par colonne ..................................................... 107 % du total ........................................................... 108 Index ................................................................. 109 Grouper les valeurs dun champ danalyse .................. 109 Grouper des dates ................................................ 110 Grouper des valeurs numriques ............................... 117 Grouper des donnes de type texte ............................ 119 Ajouter des lments calculs ................................. 121 Les limitations lies aux lments calculs ................... 123 Modifier ou supprimer un lment calcul .................... 123 Ajouter des champs calculs ................................... 124 Les limitations lies aux champs calculs ..................... 126 Modifier ou supprimer un champ calcul ...................... 127 Afficher les formules .............................................. 127 Cas pratique : analyses de rentabilit ........................ 128 Calculer le chiffre daffaires par rgion/famille de produits . 128 Calculer la marge par rgion/famille de produits ............. 129 Visualiser le "poids" de chaque rgion/famille de produits . 130

Chapitre 4
4.1.

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

133

Mettre en forme avec les styles automatiques ............. 134 Utiliser la galerie des styles ...................................... 134 Personnaliser les styles .......................................... 136 Utiliser les thmes ................................................. 138

LE GUIDE DES EXPERTS 5

Sommaire
4.2. Ajuster les paramtres de prsentation ...................... 140 Longlet Disposition et mise en forme .......................... 141 Longlet Totaux et filtres .......................................... 143 Longlet Affichage ................................................. 144 Longlet Impression ............................................... 145 Utiliser les mises en forme conditionnelles .................. 147 Appliquer des mises en forme conditionnelles un tableau crois ................................................ 147 Utiliser les mises en forme conditionnelles prdfinies ..... 150 Crer des rgles de mise en forme conditionnelle personnalises ..................................................... 158 Grer les rgles de mise en forme conditionnelle ............ 165

4.3.

Chapitre 5
5.1.

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

169

5.2.

5.3.

Crer un graphique crois dynamique ....................... 170 Crer partir des donnes brutes .............................. 170 Crer partir dun tableau crois dynamique ................. 174 Modier lapparence dun graphique crois dynamique . 177 Modifier lapparence gnrale dun graphique crois dynamique .......................................................... 177 Modifier en dtail lapparence des axes ....................... 181 Modifier lapparence des lments dun graphique crois . 182 Modifier lapparence dune donne dun graphique crois . 183 Utiliser simultanment deux types de graphiques ........... 183 Ajouter un axe secondaire ....................................... 184 Lisser les angles des graphiques en courbes ................. 185 Excentrer des secteurs dans les graphiques en secteurs ou en anneaux ..................................................... 186 Modifier laffichage dun graphique crois 3D ................ 187 Cas pratique : pyramide des ges ............................. 188

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

193

6.1.

Quelques notions de base ...................................... 194 Les objets ........................................................... 194 Les procdures .................................................... 198 Les variables ....................................................... 200 Les instructions fondamentales ................................. 205

6 LE GUIDE DES EXPERTS

Sommaire
6.2. Lditeur Visual Basic ............................................ 211 Afficher longlet Dveloppeur .................................... 211 Lenvironnement ................................................... 212 Manipuler les tableaux croiss dynamiques ................ 216 Crer un tableau crois dynamique ............................ 216 Modifier la structure dun tableau crois dynamique ........ 222 Modifier laffichage des champs de donnes ................. 224 Ajouter un champ de colonne ................................... 226 Changer la disposition du rapport .............................. 227 Trier les donnes ................................................... 229 Afficher le dtail .................................................... 229 Crer un champ de page et afficher les pages ............... 230 Grouper des valeurs .............................................. 231 Cas pratique : analyses de production ....................... 235 Ouverture du fichier et cration du tableau crois ........... 235 Construction du tableau crois ................................. 237 Cration des classeurs de restitution des analyses .......... 238

6.3.

6.4.

Chapitre 7
7.1. 7.2.

FAQ

241

Pourquoi utiliser un tableau crois dynamique ? ........... 242 Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003 ? ..................................................... 243 La barre doutils Tableau crois dynamique ................... 244 La barre doutils Graphique crois dynamique ............... 248 7.3. Quelles sont les limites des tableaux croiss ? ............. 249 7.4. Comment ractiver le "glisser-dposer" des champs dans un tableau ? ................................................. 250 7.5. Comment mettre jour automatiquement les donnes dun tableau crois dynamique ? .............. 250 7.6. Comment masquer les valeurs derreur ? ................... 251 7.7. Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur dun ltre de rapport ? ........................................... 252 7.8. Comment transformer un tableau crois dynamique en valeurs ? ........................................................ 254 7.9. Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ? ...... 255 7.10. Comment accder des donnes provenant dAccess ? . 260 7.11. Comment accder des donnes provenant dautres sources ? ................................................ 263

Chapitre 8

Index

265

LE GUIDE DES EXPERTS 7

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique


Excel 2007 en quelques mots ........................................................................................... 11 Travailler avec des donnes en grande quantit .......................................................... 14 Les apports des tableaux croiss dynamiques ............................................................ 21 Souvrir linformatique dcisionnelle ............................................................................ 28

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Tous les utilisateurs dExcel savent quil est bien plus quune "supercalculatrice". Cest certes un outil de calcul trs puissant, mais cest aussi un outil de prsentation des donnes, que ce soit sous forme de tableaux ou de graphiques, un outil de simulation et danalyse, etc. Il est souvent utilis, bien que cela ne soit pas sa vocation initiale, comme outil de gestion de base de donnes. En effet, compte tenu de sa grande souplesse, il est tout fait possible de stocker des donnes dans des feuilles de calcul, qui deviennent alors de vraies "mini-bases de donnes". Excel dispose dailleurs de nombreuses fonctionnalits permettant dexploiter et danalyser ces donnes : tri, ltres, soustotaux, etc. Mais les tableaux croiss dynamiques sont sans conteste la fonctionnalit la plus performante et la plus souple. Ils permettent dobtenir rapidement un tableau de synthse partir de plusieurs milliers dinformations. De plus, lutilisateur bncie dune grande souplesse dans la construction des tableaux car Excel permet de modier leur structure de faon simple et conviviale. partir dune feuille de calcul contenant le dtail des commandes de diffrents vendeurs, les tableaux croiss dynamiques permettent de rpondre aux questions suivantes, entre autres :
j j j j j j

Quel est le montant des commandes pour chaque vendeur ? Quel est le montant des commandes par vendeur dans un pays particulier ? Quel est le classement des vendeurs pour les montants des commandes ? Qui sont les cinq premiers vendeurs du classement ? Quelles ont t les performances des vendeurs pour un trimestre particulier ? Quelles sont les variations de rsultat de chaque vendeur sur un trimestre ?

Dans ce chapitre, vous allez dcouvrir le principe des tableaux croiss dynamiques et leur cas dapplication. An de bien montrer tout leur apport, nous allons, dans un premier temps, faire comme sils nexistaient pas ! En dautres termes, vous allez raliser des tableaux de synthse sans les utiliser puis refaire le mme travail en les utilisant et mettre en vidence les gains de productivit et de souplesse quils permettent. Enn, nous largirons notre propos linformatique dcisionnelle. Les tableaux croiss dynamiques peuvent en effet tre

10 LE GUIDE DES EXPERTS

Excel 2007 en quelques mots

Chapitre 1

considrs comme une bonne introduction cette branche de linformatique, en pleine expansion. Mais tout dabord, disons quelques mots sur les changements majeurs oprs dans la version 12 dExcel, dite aussi "Excel 2007".

1.1. Excel 2007 en quelques mots


La version 12 dExcel, commercialise sous le nom dExcel 2007, marque une rupture avec les versions prcdentes en ce qui concerne lergonomie. Un nombre croissant dutilisateurs estimait en effet que les menus devenaient parfois inextricables, rendant complexe laccs certaines fonctions. Les concepteurs dExcel 2007 ont donc rpondu cette proccupation en changeant radicalement laccs aux diverses fonctions. Linterface, qui reposait jusqu prsent sur des menus et des barres doutils, a t remplace par un Ruban constitu donglets organiss en fonction de laction accomplir. Ainsi, Excel dispose par exemple donglets tels que Mise en page, Insertion ou Formules, qui regroupent les commandes selon les tches que vous souhaitez accomplir.

Figure 1.1

Ces onglets sont associs aux galeries qui vous proposent de choisir parmi un ensemble de rsultats potentiels, plutt que de spcier des paramtres dans des botes de dialogue (voir Figure 1.2). Une fonction daperu instantan permet de visualiser directement, sur le document, leffet dune modication ou dune mise en forme lorsque vous dplacez le pointeur de votre souris sur les rsultats proposs dans une galerie. Excel 2007 recle bon nombre dautres nouveauts :

LE GUIDE DES EXPERTS 11

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Figure 1.2 j

Les feuilles de calcul comprennent dsormais 1 048 576 lignes (contre 65 536 auparavant) et 16 384 colonnes (contre 256 auparavant). Cela multiplie la capacit de stockage dune feuille par 1 024. Les colonnes sont prsent "numrotes" de A XFD. Le tri des donnes a t considrablement amlior. Vous pouvez dsormais trier selon 64 critres (contre 3 auparavant) et mme trier selon la couleur. Le ltre automatique est lui aussi plus performant, dans la mesure o vous pouvez, entre autres, spcier plusieurs critres sur une mme colonne. La fonction de mise en forme conditionnelle, dj trs performante, subit une vritable rvolution. Cette fonction permet didentier encore plus facilement les tendances, les valeurs extrmes dun ensemble de donnes laide de nuances de couleurs, de barres de donnes et mme dicnes. Bon nombre de conditions "classiques" sont dj prdnies et il suffit de les slectionner dans une galerie pour les appliquer.

12 LE GUIDE DES EXPERTS

Excel 2007 en quelques mots

Chapitre 1

Figure 1.3 j

Les thmes, dj en service dans dautres applications, font leur apparition dans Excel. Un thme est un ensemble prdni de couleurs, de polices de caractres, deffets de remplissage qui peuvent tre appliqus une feuille de calcul. Les thmes permettent damliorer lhomognit de la prsentation des donnes. Laffichage en mode Page est dsormais accessible dans Excel. Ce mode daffichage vous permet de crer vos tableaux Excel en visualisant en mme temps le format dimpression. Vous pouvez directement accder len-tte et au pied de page. La cration et la mise en forme des graphiques ont t considrablement simplies et enrichies. La bibliothque de graphiques prdnis a t trs largement remanie et tendue. La cration et la manipulation des tableaux croiss dynamiques ont galement fait lobjet de simplications. Le tri et le ltrage des donnes ont t notamment amliors. Les listes de donnes, qui avaient fait leur apparition dans Excel 2003, sont remplaces par les tables dont lutilisation est plus souple et qui prsentent des fonctionnalits nouvelles, comme la possibilit dajouter des colonnes calcules.

LE GUIDE DES EXPERTS 13

Chapitre 1
j

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Le nouveau format de chiers est appel Microsoft Office Open XML. Ainsi les classeurs Excel 2007 ont pour suffixe .xlsx. Ce nouveau format est fond sur les formats XML et ZIP. Il autorise une meilleure intgration des donnes externes et permet de rduire la taille des classeurs. Si Excel 2007 permet douvrir sans problmes les chiers crs avec les versions prcdentes, il faudra en revanche installer des mises jour sur ces versions pour ouvrir les chiers enregistrs au format Microsoft Office Open XML. Excel 2007 vous permet galement denregistrer vos classeurs au format PDF ou XPS. Vous crez ainsi rapidement des versions de vos tableaux non modiables, simples mettre en ligne et transmettre par e-mail.

1.2. Travailler avec des donnes en grande quantit


Supposons que vous disposiez dune feuille de calcul contenant les ventes pour diffrentes catgories de produits et diffrentes rgions pour les annes 2006 et 2007. Vous devez raliser un tableau de synthse prsentant le total des ventes par rgion pour la seule anne 2007.

Figure 1.4

14 LE GUIDE DES EXPERTS

Travailler avec des donnes en grande quantit

Chapitre 1

Pour les utilisateurs qui sont dj quelque peu familiariss avec les tableaux croiss dynamiques, il peut paratre saugrenu denvisager dutiliser dautres fonctionnalits pour mener bien cette tche ! Ce dtour a toutefois le mrite de bien montrer la puissance de cet outil en termes de souplesse et de productivit.

Les ltres et les sous-totaux


Nous allons prsent construire le tableau prsentant le total des ventes par rgion pour la seule anne 2007.

1 Crez tout dabord une nouvelle feuille dans le classeur. 2 Dans la feuille contenant les donnes, activez le ltre automatique en cliquant sur le bouton Filtrer du groupe Trier et filtrer de longlet Donnes. 3 Cliquez sur le bouton ch de la colonne Exercice et choisissez lanne 2007. Validez par OK.

Figure 1.5

4 Slectionnez lensemble des donnes visibles laide de la combinaison de touches [Ctrl]+[A].

LE GUIDE DES EXPERTS 15

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

5 Copiez ensuite la slection ([Ctrl]+[C]) et collez-la sur la feuille vierge pralablement cre. Le reste du travail sera effectu sur cette feuille. 6 Il sagit tout dabord de sassurer que les donnes sont bien tries par rgion. Pour cela, slectionnez la cellule A2 et cliquez sur le bouton Trier et filtrer du groupe Edition de longlet Accueil, puis choisissez Trier de A Z. 7 Vous allez prsent dnir des sous-totaux dans la base de donnes. Il sagira de totaliser, pour chaque rgion, le contenu de la colonne CA. Pour cela, cliquez sur le bouton Sous-total du groupe Plan de longlet Donnes. 8 Dans la bote de dialogue Sous-total, slectionnez le champ Rgion dans la zone chaque changement de, puis Somme dans la zone Utiliser la fonction et enn cochez CA dans la liste Ajouter un sous-total . Une fois ces choix effectus, cliquez sur OK.

Figure 1.6

9 Nous pourrions ventuellement en rester l, mais noublions pas que le but est un tableau de synthse avec seulement les totaux par rgion. Il faut donc poursuivre notre labeur. Dans un premier temps, nous allons ger les valeurs obtenues en slectionnant tout le tableau ([Ctrl]+[A]), en le copiant ([Ctrl]+[C]) et enn en le collant sur lui-mme sous forme de valeurs (cliquez sur le bouton Coller du groupe Presse-papiers de longlet Accueil, puis choisissez Coller des valeurs).
16 LE GUIDE DES EXPERTS

Travailler avec des donnes en grande quantit

Chapitre 1

10 Il faut maintenant supprimer le plan cr suite la mise en place des sous-totaux. Pour cela, cliquez sur le bouton Dissocier du groupe Plan de longlet Donnes et slectionnez Effacer le plan.

Figure 1.7

11 Il faut maintenant regrouper les lignes de synthse en dbut de tableau. Pour cela, cliquez sur le bouton Trier et filtrer du groupe Edition de longlet Accueil, puis choisissez Trier de Z A.

Figure 1.8

12 Supprimez la ligne Total gnral, puis toutes les lignes contenant les donnes dtailles. Supprimez ensuite toutes les colonnes vides.

Figure 1.9

13 Si vous tes puriste, vous pouvez supprimer la mention "Total" se trouvant dans lintitul de la rgion. Pour cela, cliquez sur le bouton Rechercher et slectionner du groupe Edition de longlet Accueil, puis choisissez Remplacer. Il suffit de remplacer "Total" par rien.

LE GUIDE DES EXPERTS 17

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Figure 1.10

14 Aprs un peu de mise en forme, voici le rsultat :

Figure 1.11

Il ne reste plus qu esprer que la demande nvolue pas. Si, par exemple, il savre ncessaire dintgrer un sous-total par catgorie de produit, tout sera refaire !

Les formules complexes


Complexions un tout petit peu le travail demand en ajoutant une dimension la synthse. Il sagit dsormais de prsenter sur un tableau double entre le total des ventes par rgion pour les annes 2006 et 2007.

18 LE GUIDE DES EXPERTS

Travailler avec des donnes en grande quantit

Chapitre 1

Nous allons utiliser une technique, peut-tre plus proche de "lesprit" des tableaux croiss dynamiques. Dans un premier temps, nous allons construire l"ossature" du tableau, puis le remplir avec les valeurs correspondantes.

1 Crez tout dabord une nouvelle feuille dans le classeur. 2 Pour construire la structure du tableau de synthse, il faut tout dabord identier la liste des valeurs uniques de la colonne Rgion. Pour cela, nous allons utiliser le ltre dit "avanc". Cliquez sur le bouton Avanc du groupe Trier et filtrer de longlet Donnes. 3 Dans la bote de dialogue Filtre avanc, slectionnez Copier vers un autre emplacement. Cliquez ensuite dans la zone Plage et slectionnez la colonne A de la base de donnes. La zone de critre doit demeurer vide. Cliquez dans la zone Copier dans et slectionnez la cellule K1 de la feuille active. Pour terminer, cochez Extraction sans doublon pour obtenir la liste des valeurs uniques de la colonne Rgion. Validez par OK.

Figure 1.12

4 Slectionnez la plage de cellules K1:K6 contenant les noms des rgions. Coupez ([Ctrl]+[X]) et collez ([Ctrl]+[V]) cette plage de cellules dans la feuille vierge prcdemment cre.

LE GUIDE DES EXPERTS 19

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Figure 1.13

5 En toute rigueur, il faudrait utiliser le mme mode opratoire pour les valeurs des annes, mais nous savons que le tableau ne contient que 2006 et 2007. 6 Pour remplir le tableau, nous allons utiliser de faon un peu particulire la fonction Sommeprod. Cette fonction effectue le produit ligne ligne des valeurs des plages fournies en argument, puis calcule la somme de lensemble des produits. Vous exploiterez le fait que la valeur logique VRAI correspond la valeur numrique 1, et la valeur logique FAUX la valeur numrique 0, pour intgrer des plages qui seront en fait des tests sur diffrents critres. 7 En C5, la formule est donc =SOMMEPROD((Donnes!
$A$2:$A$4221=$B5)*(Donnes!$E$2:$E$4221=C$4) *Donnes!$H$2:$H$4221).

Figure 1.14

En fait, lorsque vous crivez Donnes!$A$2:$A$4221=$B5, le rsultat est une plage qui contient 1 lorsque la valeur de la colonne A est gale au contenu de B5, et 0 sinon. De mme avec Donnes!$E$2:$E$4221=C$4. Ainsi, lorsque ces plages sont multiplies par Donnes!$H$2:$H$4221, le rsultat est une plage qui contient la valeur des ventes lorsque les critres sont respects, et 0 sinon. Sommeprod calcule la somme des valeurs de cette plage, cest--dire la somme des cellules de la colonne H pour lesquelles la
20 LE GUIDE DES EXPERTS

Les apports des tableaux croiss dynamiques

Chapitre 1

cellule situe sur la mme ligne dans la colonne A contient la rgion choisie et la cellule situe sur la mme ligne dans la colonne E contient lanne choisie.

8 Il reste ensuite tendre la formule lensemble du tableau. Vous aurez not au passage lutilisation des rfrences absolues et mixtes, qui permettent de remplir le tableau partir dune seule formule (saisie en C5). 9 Aprs un peu de mise en forme, voici le tableau dnitif :

Figure 1.15

Le rsultat est conforme aux attentes, mais il est ncessaire de matriser le ltre avanc, ainsi que lutilisation dune fonction un peu exotique !

1.3. Les apports des tableaux croiss dynamiques


Nous allons prsent traiter les deux exemples prcdents laide des tableaux croiss dynamiques. La juxtaposition des deux approches va vous permettre de mieux apprhender, si besoin tait, lapport des tableaux croiss dynamiques en termes de souplesse et de productivit.

Crer un tableau crois dynamique


Dans le premier exemple, il sagissait de construire le tableau prsentant le total des ventes par rgion pour la seule anne 2007.

1 Slectionnez une cellule du tableau qui contient les donnes analyser.

LE GUIDE DES EXPERTS 21

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux.

Figure 1.16

3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique.

Figure 1.17

Slectionner un tableau ou une plage est la source de donnes

slectionne par dfaut. De plus, Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Vous pouvez modier cette proposition. Nouvelle feuille de calcul cre le tableau crois dynamique sur une nouvelle feuille.

22 LE GUIDE DES EXPERTS

Les apports des tableaux croiss dynamiques

Chapitre 1

Nous ne dtaillerons pas ici les autres options de cration. Nous aurons tout loisir dy revenir dans les prochains chapitres.

4 Validez par OK.

Utiliser un tableau crois dynamique


Une nouvelle feuille de calcul a t cre. Elle est vierge mais un emplacement est rserv au tableau crois dynamique. De plus, le volet Liste de champs de tableau crois dynamique est affich droite de la feuille de calcul. Enn, deux onglets contextuels ont fait leur apparition, Options et Cration, permettant de modier le contenu et lapparence du tableau crois dynamique.

Figure 1.18

Nous allons prsent dcrire le volet Liste de champs de tableau crois dynamique. Un champ est un ensemble de donnes de mme type. Les champs sont crs partir des colonnes de la plage de donnes spcie lors de la cration. Dans notre cas, nous avons neuf champs (Rgion,
LE GUIDE DES EXPERTS 23

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Ville, Famille, Produit, Exercice, Trimestre, Mois, CA, Unit) correspondant

aux colonnes de notre plage de donnes.

Figure 1.19

Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique comprend galement quatre "zones de dpt".

Figure 1.20

24 LE GUIDE DES EXPERTS

Les apports des tableaux croiss dynamiques

Chapitre 1

Nous allons entamer la ralisation du premier tableau de synthse :

1 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ Rgion. Sans autre intervention de votre part, Excel a positionn ce champ dans la zone tiquettes de lignes et mis jour le tableau en consquence. Le champ Rgion tant de type texte, Excel a considr quil sagissait dun champ dit "danalyse" (qui conditionne la structure du tableau).

Figure 1.21

2 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ CA. Aussitt, le tableau est complt avec le total des chiffres daffaires par rgion. Le champ CA tant numrique, Excel a considr quil sagissait dun champ de valeur (qui dtermine le contenu du tableau). 3 Le rsultat nest pas tout fait satisfaisant dans la mesure o le total du chiffre daffaires amalgame les annes 2006 et 2007. Il faut donc ajouter un champ de ltre, en loccurrence le champ Exercice. Pour cela, il suffit de faire glisser le champ Exercice depuis la liste des champs jusque dans la zone Filtre du rapport. Une zone de liste apparat alors au-dessus du tableau.

LE GUIDE DES EXPERTS 25

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Figure 1.22

4 Dans cette liste, il suffit de choisir lanne 2007. Validez ensuite par OK. Le tableau est prsent satisfaisant.

Figure 1.23

Il faudrait certes mettre en forme les valeurs pour obtenir un rsultat tout fait satisfaisant. Nous verrons commet procder dans les prochains chapitres. Nous allons prsent obtenir rapidement la rponse la deuxime demande, savoir le tableau double entre prsentant le total des ventes par rgion pour les annes 2006 et 2007.

26 LE GUIDE DES EXPERTS

Les apports des tableaux croiss dynamiques

Chapitre 1

Faites glisser le champ Exercice depuis la zone Filtre du rapport vers la zone tiquettes de colonnes.

Figure 1.24

Voil, cest tout !

Figure 1.25

Pour terminer, supposons que vous souhaitiez ajouter le dtail par famille de produits dans chaque rgion. Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ Famille.

Figure 1.26

LE GUIDE DES EXPERTS 27

Chapitre 1

Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Avec cet exemple simple, vous avez pu dcouvrir l"esprit" des tableaux croiss dynamiques et mesurer quel point ils permettent de gagner en productivit dans llaboration de synthse en tous genres.

1.4. Souvrir linformatique dcisionnelle


Les tableaux croiss dynamiques peuvent tre considrs comme le point dentre dans le domaine de linformatique dcisionnelle (ou business intelligence). Cette branche de linformatique est entre dans une phase de fort dveloppement au sein des entreprises. Le march franais de cette activit est valu 500 millions deuros pour lanne 2007 et les diteurs de logiciels se livrent une guerre acharne pour sy implanter et gagner une position dominante. Plus de 60 % des entreprises de mille salaris et plus sont quipes dune solution dinformatique dcisionnelle.

tre toujours plus ractif


Compte tenu des impratifs de ractivit, il est ncessaire davoir des outils de synthse et de diffusion de linformation. De plus en plus dentreprises souhaitent en effet effectuer simplement et rapidement des analyses "ad hoc". chaque fois, il faudra effectuer des calculs et des regroupements diffrents en fonction de lanalyse et de la prsentation recherches. Les axes danalyse retenus permettent deffectuer la synthse des informations portant sur les activits de lentreprise. Lobjectif est de rpondre des interrogations du type :
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Quelle activit gnre le plus de bnces ? Quel est le circuit de distribution le plus performant ? Quels sont les taux de perte dans chaque atelier ? Quelle est la marge sur ce chantier ?

En outre, ces outils permettent, entre autres :


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De gnrer des rapports et des graphiques. De naviguer dans linformation selon le principe du "drill down" (du global vers le dtail).

28 LE GUIDE DES EXPERTS

Souvrir linformatique dcisionnelle


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Chapitre 1

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De pratiquer du reporting "par exception". On pourra ainsi dnir le niveau de performances attendu sur certains critres et mettre en vidence, avec un code couleur, les performances insuffisantes. De trier les rsultats obtenus selon le niveau de performances. Deffectuer des simulations. De diffuser les analyses par messagerie lectronique, dalimenter un intranet, etc.

Les outils dcisionnels


En premire approche, il est possible dutiliser les tableurs (notamment Microsoft Excel). Ils ne prsentent pas toutes les fonctionnalits, mais permettent de raliser rapidement un certain nombre danalyses, laide notamment des tableaux croiss dynamiques, des graphiques, des mises en forme conditionnelles, etc. Toutefois, leurs capacits de traitement sont limites et les performances se dgradent ds que le volume de donnes atteint devient lev. Ils restent nanmoins une bonne porte dentre dans le monde des outils dcisionnels. Les outils dcisionnels au sens strict du terme sont certes plus puissants mais leur mise en uvre est plus dlicate, et leur cot est nettement plus lev : de lordre de 20 000 euros pour les outils de Business Objects ou Microsoft (PerformancePoint). Il est noter que des outils destins aux PME font leur apparition : on peut citer MyReport de lditeur franais Report One, qui permet de dbuter avec un budget de lordre de 5 000 euros.

Larchitecture dun systme dinformatique dcisionnelle


Les outils de linformatique dcisionnelle peuvent tre classs en quatre catgories correspondant chacune une fonction spcique :
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Collecter les donnes. Il sagit des outils dits "ETL" (Extract, Transform and Load). Les systmes dinformations sont souvent constitus dapplications juxtaposes et qui ne partagent pas les mmes formats de donnes. La vocation des outils ETL est dhomogniser les donnes obtenues partir de ces diffrentes applications an de les rendre cohrentes et exploitables.

LE GUIDE DES EXPERTS 29

Chapitre 1
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Dcouvrir la notion de tableau crois dynamique

Stocker les donnes. Lanalyse dcisionnelle requiert souvent des requtes complexes. Il est donc ncessaire daccder rapidement des donnes homognes : cest le rle du data-warehouse (littralement "entrept de donnes"). Distribuer les donnes. An doptimiser le diffusion de linformation, il est plus pertinent de la mettre disposition du plus grand nombre, sous forme par exemple dun portail dcisionnel. Exploiter les donnes. Lexploitation des donnes peut tre ralise selon plusieurs niveaux : des analyses ponctuelles laide de donnes structures sous forme de cubes OLAP, des tudes plus nes laide dalgorithmes de data-mining, des tableaux de bord visant piloter les performances laide dindicateurs, etc.

30 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer des tableaux croiss dynamiques


Organiser les donnes ........................................................................................................ 32 Crer un tableau crois dynamique ................................................................................. 41 Affiner lorganisation du tableau ....................................................................................... 52 Grer les donnes ................................................................................................................ 71 Cas pratique : statistiques commerciales ...................................................................... 75

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Dans ce chapitre, nous allons vraiment entrer dans le "vif du sujet". Dans un premier temps, nous nous attacherons dcrire les principes respecter dans lorganisation des donnes analyser. En effet, mme si les tableaux croiss dynamiques sont des outils dune remarquable souplesse, il nen demeure pas moins ncessaire dorganiser de faon rigoureuse les donnes. Par la suite, nous dcrirons les diffrents lments qui structurent un tableau crois dynamique : champ de ligne, champ de colonne, champ de valeur. La bonne comprhension de ces notions va trs largement conditionner la qualit et la pertinence des analyses produites. Enn, nous traiterons dun point fondamental : lactualisation des donnes. Les tableaux croiss dynamiques doivent tenir compte des ventuelles modications dans les donnes analyses.

2.1. Organiser les donnes


Un des atouts dExcel est sa grande souplesse : dans une feuille de calcul, on peut en effet faire ce que lon veut. Cet atout peut toutefois se transformer en inconvnient si lon ny prend pas garde. Pour donner de bons rsultats, les tableaux croiss dynamiques ont besoin de traiter des donnes un tant soit peu structures. Contrairement aux outils de gestion de bases de donnes (comme Microsoft Access), Excel nimpose pas de structurer les informations sous forme de tables de donnes, composes dinformations prcises nommes "champs". Cest donc lutilisateur de simposer une rigueur suffisante dans la dnition de ses donnes.

Faire un audit des donnes initiales


Avant de se lancer dans la ralisation dun tableau crois dynamique, il convient de faire un audit pralable de la "qualit" et de lorganisation des donnes analyser. Dans la mesure du possible, il est prfrable de traiter des donnes se trouvant sur une seule feuille de calcul, mme sil est possible de traiter des donnes en provenance de plusieurs feuilles de calcul. Dans le langage des bases de donnes, la feuille de calcul est la table de donnes. Au sein de cette table de donnes, il faut veiller que les donnes soient correctement organises :
32 LE GUIDE DES EXPERTS

Organiser les donnes


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Chapitre 2

Les donnes doivent tre prsentes en colonnes. La premire ligne de chaque colonne doit contenir les tiquettes de colonnes. Les lments dune mme colonne doivent tre de mme nature (nombre, texte). Les donnes ne doivent surtout pas inclure de lignes ni de colonnes vides. Il ne doit pas y avoir de sous-totaux. Avant de crer un tableau crois dynamique, il est prfrable de supprimer tous les soustotaux. Il ne doit pas y avoir de ltres. Avant de crer un tableau crois dynamique, il est prfrable de supprimer tous les ltres.

Chaque colonne sera considre comme un champ dont le nom sera ltiquette de chaque colonne.

Recongurer les donnes


Malheureusement, tous les utilisateurs ne sont pas au fait de tous les impratifs ! Vous serez donc souvent confront des donnes inexploitables en ltat. Nombre dutilisateurs ont en effet tendance ignorer quune base de donnes na pas vocation tre "jolie", mais tre efficace. En dautres termes, les bases de donnes supportent assez mal les tentatives de mises en forme.

Cellules fusionnes
Dans lexemple suivant, les donnes sont inutilisables car les colonnes (champs) Rgion et Ville contiennent des cellules fusionnes (voir Figure 2.1). Pour des raisons de prsentation et de lisibilit, lauteur de ce document a prfr, plutt que de rpter la mme information plusieurs fois, fusionner les cellules correspondantes et inscrire une seule fois la rgion ou la ville concerne. Si cela facilite la lecture du tableau, cela complique son exploitation au moyen dun tableau crois dynamique ! Cest pourtant un grand classique. Nous allons voir comment y remdier :

1 Slectionnez les colonnes A et B qui contiennent des cellules fusionnes.


LE GUIDE DES EXPERTS 33

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Figure 2.1

2 Cliquez sur le bouton Fusionner et centrer du groupe Alignement de longlet Accueil.

Figure 2.2

34 LE GUIDE DES EXPERTS

Organiser les donnes

Chapitre 2

Les cellules ont bien t "dfusionnes", mais des cellules vides ont t cres. Il faut donc les remplir avec la bonne information.

3 Slectionnez la colonne A. Cliquez sur le bouton Rechercher et slectionner du groupe Edition de longlet Accueil, puis choisissez Slectionner les cellules.

Figure 2.3

4 Dans la bote de dialogue Slectionner les cellules, choisissez Cellules vides puis validez par OK. Cela a pour effet de slectionner uniquement les cellules vides de la plage de donnes initiale. 5 Pour remplir les cellules vides, nous allons utiliser une formule. La cellule active tant A3, cliquez dans la barre de formule et saisissez =A2.

Figure 2.4

6 Validez par [Ctrl]+[] pour mettre jour lensemble des cellules slectionnes.

LE GUIDE DES EXPERTS 35

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Figure 2.5

7 Rptez la mme squence doprations pour la colonne B. 8 Slectionnez les colonnes A et B et copiez leur contenu ([Ctrl]+[C]). Cliquez ensuite sur le bouton Coller du groupe Presse-papiers de longlet Accueil et choisissez Coller des valeurs. 9 Vos donnes sont maintenant exploitables avec un tableau crois dynamique.

Figure 2.6

36 LE GUIDE DES EXPERTS

Organiser les donnes

Chapitre 2

Une mme donne sur plusieurs colonnes


Autre exemple classique de structure de donnes peu exploitable avec un tableau crois dynamique : la structure mi-chemin entre stockage de donnes et analyse. Dans lexemple suivant, vous pouvez constater que les trois dernires colonnes contiennent les valeurs dun mme champ : le chiffre daffaires. Les en-ttes des trois dernires colonnes contiennent les valeurs dun champ implicite : lanne.

Figure 2.7

Nous allons prsent rorganiser les donnes de faon optimale pour une exploitation laide dun tableau crois dynamique.

1 Insrez une colonne vide aprs le champ Ville (colonne D). 2 En D1, saisissez Anne. 3 En D2, saisissez 2005, puis double-cliquez sur la poigne de recopie de faon remplir la colonne. 4 En E1, saisissez CA. 5 Slectionnez A2:C2, puis appuyez sur la touche [Maj]. Tout en maintenant [Maj] enfonce, appuyez successivement sur [Fin] puis sur []. Vous slectionnez ainsi lensemble des valeurs des champs Rgion, Ville et Famille. 6 Appuyez sur [Ctrl]+[C] pour copier.

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Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

7 Slectionnez A2, puis appuyez sur la touche [Fin], puis [], de faon atteindre la n du tableau. 8 Slectionnez la premire cellule vide de la colonne A, puis collez les valeurs copies ([Ctrl]+[C]). 9 Dans la premire cellule vide de la colonne D, saisissez 2006. Double-cliquez sur la poigne de recopie de faon complter la colonne.

Figure 2.8

10 Slectionnez F2, puis appuyez sur la touche [Maj]. Tout en maintenant [Maj] enfonce, appuyez successivement sur [Fin] puis sur []. Vous slectionnez ainsi lensemble des valeurs du CA pour 2006. 11 Appuyez sur [Ctrl]+[C] pour copier. 12 Slectionnez E2, puis appuyez sur la touche [Fin], puis [], de faon atteindre la n du tableau. 13 Slectionnez la premire cellule vide de la colonne E, puis collez les valeurs copies ([Ctrl]+[C]). 14 Supprimez la colonne F.

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Organiser les donnes

Chapitre 2

15 Rptez les tapes5 14 pour les valeurs correspondant lanne 2007.

Figure 2.9

Vos donnes respectent dsormais l"esprit" des tableaux croiss dynamiques.


Automatiser le traitement avec une macro

Le traitement prcdent peut savrer fastidieux, surtout sil faut rorganiser un grand nombre de colonnes (douze mois, par exemple). La macro suivante vous fera gagner un temps prcieux pour raliser ce type de traitement :
Sub Reorganiser_Donnees() Nb_Col = CLng(InputBox("Nombre de colonnes traiter:")) Nom_Champ1 = InputBox("Champ crer:") Nom_Champ2 = InputBox("Champ de valeur:") Set Plage = Range("A1").CurrentRegion Nb_ligne = Plage.Rows.Count - 1 Nb_Col_Tot = Plage.Columns.Count If Nb_Col > Nb_Col_Tot Then Exit Sub Columns("A:A").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight

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Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

ActiveCell.Value = Nom_Champ1 ActiveCell.Offset(1, 0).Value = ActiveCell .Offset(0, 1).Value ActiveCell.Offset(1, 0).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(Nb_ligne - 1, 0)) For i = 1 To Nb_Col - 1 Range("A2", Range("A2").Offset(Nb_ligne - 1, Nb_Col_Tot - Nb_Col - 1)).Copy Range("A1").End(xlDown).Offset(1, 0).Select ActiveSheet.Paste Valeur = Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot Nb_Col + 2).Value Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col) .End(xlDown).Offset(1, 0).Select ActiveCell.Value = Valeur Selection.AutoFill Destination:=Range(ActiveCell, ActiveCell .Offset(Nb_ligne - 1, 0)) Range("A2").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 2) .Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(Nb_ligne 1, 0)).Copy Range("A2").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 1) .End(xlDown).Offset(1, 0).Select ActiveSheet.Paste Columns("A:A").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 2) .Select Selection.Delete Shift:=xlToLeft Next i Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 1) .Value = Nom_Champ2 End Sub

Cette macro agit sur la feuille active. Les donnes doivent tre places partir de la colonne A. Les colonnes retraiter doivent se situer la n et ne concerner quun seul champ de valeur. Dans notre exemple, il sagit de crer le champ Anne et de regrouper les valeurs du champ Chiffre daffaires, partir des trois dernires colonnes (intitules 2006, 2007 et 2008).

40 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un tableau crois dynamique

Chapitre 2

Il faut donc rpondre 3 la premire question ("Nombre de colonnes traiter"), puis Anne la deuxime question ("Champ crer"), puis CA la troisime question ("Champ de valeur").

2.2. Crer un tableau crois dynamique


Une fois les donnes correctement prpares, la cration dun tableau crois dynamique est trs simple et rapide. Pour crer un tableau crois dynamique :

1 Slectionnez une cellule du tableau ou de la plage de cellules qui contient les donnes analyser. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableau.

Figure 2.10

3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique.

Figure 2.11

LE GUIDE DES EXPERTS 41

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Slectionner un tableau ou une plage est la source de donnes

slectionne par dfaut. De plus, Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Vous pouvez modier cette proposition. Utiliser une source de donnes externes permet dutiliser des bases de donnes, des donnes gurant sur Internet, etc. Cliquez sur le bouton Choisir la connexion pour rechercher la source de donnes. Nouvelle feuille de calcul cre le tableau crois dynamique sur une nouvelle feuille. Feuille de calcul existante cre le tableau crois dynamique sur une feuille existante. Vous pouvez choisir lemplacement prcis sur la feuille voulue.

4 Dans notre cas, il nest pas utile de modier les paramtres proposs. Validez par OK.
Donnes sources

Lors de la cration dun tableau crois dynamique partir dune plage de cellules, Excel vous propose de choisir la plage de cellules dans laquelle se trouvent les donnes. Linconvnient est que cette plage est ge pour toute la dure de vie du tableau crois dynamique. En dautres termes, si vous ajoutez des lignes votre base de donnes, ce qui est relativement frquent, celles-ci ne seront pas incluses dans le tableau crois dynamique. Toutefois, nous verrons dans la suite de ce chapitre plusieurs mthodes pour contourner cette limitation.

Lenvironnement de travail
Une nouvelle feuille de calcul a t cre. Elle est vierge, mais un emplacement est rserv au tableau crois dynamique. De plus, le volet Liste de champs de tableau crois dynamique est affich droite de la feuille de calcul. Enn, deux onglets contextuels ont fait leur apparition, Options et Cration, permettant de modier le contenu et lapparence du tableau crois dynamique (voir Figure 2.12). Nous allons prsent dcrire le volet Liste de champs de tableau crois dynamique. Un champ est un ensemble de donnes de mme type. Les champs sont crs partir des colonnes de la plage de donnes spcie lors de la cration. Dans notre cas, nous avons neuf champs (Rgion, Ville, Famille, Produit, Exercice, Trimestre, Mois, CA et Unit) correspondant aux colonnes de notre plage de donnes (voir Figure 2.13).
42 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un tableau crois dynamique

Chapitre 2

Figure 2.12

Figure 2.13

Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique comprend galement quatre "zones de dpt".

LE GUIDE DES EXPERTS 43

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Figure 2.14

Vous pouvez modier lorganisation du volet Liste de champs de tableau crois dynamique laide du bouton situ en haut droite. Il donne accs plusieurs possibilits dorganisation de la liste des champs et des zones de dpt.

Figure 2.15

Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique disparat lorsque vous slectionnez une cellule situe hors du tableau crois, de mme que les deux onglets contextuels Options et Cration. Pour les faire rapparatre, il suffit de slectionner une cellule du tableau crois.

44 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un tableau crois dynamique

Chapitre 2

Afficher le volet

Si le volet Liste de champs de tableau crois dynamique napparat pas lorsque vous slectionnez une cellule du tableau crois, cliquez sur le bouton Liste des champs du groupe Afficher/Masquer de longlet contextuel Cration. Cliquez nouveau sur ce bouton pour masquer en permanence ce volet.

Les diffrents types de champs


Avant de dbuter la construction du tableau crois proprement parler, il convient de bien identier les deux principaux types de champs de donnes. En effet, dans un tableau crois, toutes les donnes nont pas le mme rle. Il existe des champs que lon peut qualier de "champ danalyse" et dautres appels "champs de valeurs". Les champs danalyse ont pour vocation de construire la "structure" du tableau crois, alors que les champs de valeurs vont "remplir" cette structure. On peut aller un peu plus loin en distinguant, parmi les champs danalyse, les champs de lignes et les champs de colonnes. Vous pouvez constater quil existe une zone de dpt pour chaque type de champ : tiquettes de lignes pour les champs de lignes, tiquettes de colonnes pour les champs de colonnes, et Valeurs pour les champs de valeurs. Construire un tableau crois revient identier les champs de lignes, de colonnes et de valeurs permettant de rpondre la question pose. Par exemple, si nous voulons obtenir le total du chiffre daffaires par famille, il nous faut un tableau prsentant la liste des familles et, pour chacune delles, le total du chiffre daffaires. Ainsi nous aurons, pour cet exemple :
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champ de ligne : Famille ; champ de valeur : CA.

Si nous ajoutons une dimension supplmentaire dans lanalyse, savoir lanne, il faudra ajouter un nouveau champ danalyse. Pour des raisons de facilit de lecture, il sera prfrable davoir un tableau double entre : la famille en ligne et lanne (Exercice) en colonne.
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champ de ligne : Famille ; champ de colonne : Exercice ;


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Chapitre 2
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Crer des tableaux croiss dynamiques

champ de valeur : CA.

Il est bien entendu possible davoir plusieurs champs de lignes (Famille, Produit), plusieurs champs de colonnes (Exercice, Trimestre, Mois) et plusieurs champs de valeurs (CA, Units).

Btir une premire analyse


Nous allons tout dabord construire un tableau crois visant rpondre la question : quel est le chiffre daffaires par famille de produits ?

1 Cochez la case situe en regard du champ Famille dans la liste des champs. Aussitt le champ est plac dans la zone tiquettes de lignes et le tableau crois est mis jour. 2 Il suffit maintenant dajouter le champ de valeur CA. Pour cela, cochez la case situe en regard de ce champ.

Figure 2.16

En deux clics, vous avez pu construire un tableau crois rpondant la question pose. Comment Excel a-t-il pu "deviner" o positionner les diffrents champs ? Le champ Famille tant de type texte, Excel la considr doffice comme un champ danalyse et la plac en champ de ligne. Le champ CA tant de type numrique, Excel la considr comme un champ de valeur. De plus, par dfaut Excel applique la fonction Somme aux champs de valeurs si bien que les cellules du tableau sont remplies avec la somme des chiffres daffaires par famille de produits.
Cellule vide dans les donnes

Si, dans les donnes sources du tableau crois, un champ numrique renferme une ou plusieurs cellules vides, ce dernier ne sera pas

46 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un tableau crois dynamique

Chapitre 2

considr comme un champ de type numrique et ne sera donc pas positionn doffice comme un champ de valeur.

Nous allons affiner notre analyse en ajoutant la dimension du temps : il sagit dajouter le champ danalyse Exercice notre tableau, pour obtenir le chiffre daffaires par famille et par an.

1 Cochez la case situe en regard du champ Exercice dans la liste des champs. Aussitt le champ est plac dans la zone tiquettes de lignes et le tableau crois est mis jour.

Figure 2.17

2 Il semble que le rsultat ne soit pas vraiment satisfaisant ! En effet, Excel a considr le champ Exercice comme un champ de valeur car il est de type numrique. Il la donc plac doffice dans la zone Valeurs, avec le champ CA. 3 Pour remdier cet inconvnient, il suffit de slectionner le champ Exercice dans la zone Valeurs (il apparat sous la dsignation Somme de Exercice), puis de le dplacer dans la zone tiquettes de colonnes.

Figure 2.18

LE GUIDE DES EXPERTS 47

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

4 Le tableau crois est instantanment mis jour.

Modier la fonction de synthse des champs de valeurs


La fonction de synthse dun champ de valeur est la fonction qui dnit comment sont traits les lments du champ de valeur an de remplir les cellules du tableau crois. Par dfaut, cest la fonction Somme qui est attribue. Ainsi, dans lexemple prcdent, nous avons obtenu le total du chiffre daffaires par famille, puis par famille et par anne. Il est toutefois possible dutiliser dautres fonctions de synthse. Supposons que nous souhaitions ajouter une information au tableau prcdent : le chiffre daffaires moyen. Nous allons ajouter nouveau le champ CA dans les champs de valeurs. Pour cela, il faut le faire glisser depuis la liste des champs vers la zone Valeurs.

Figure 2.19

Le champ Somme de CA 2 a fait son apparition. Cela ne nous apporte rien de plus. Il faut modier la fonction de synthse an de faire apparatre la moyenne.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ Somme de CA 2 ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs. 2 Slectionnez ensuite Paramtres des champs de valeurs dans le menu contextuel. 3 Sous longlet Synthse par de la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, slectionnez Moyenne, puis validez par OK (voir Figure 2.20).
Le tableau crois est instantanment mis jour (voir Figure 2.21).

48 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un tableau crois dynamique

Chapitre 2

Figure 2.20

Figure 2.21

Vous noterez au passage quil est possible dafficher simultanment plusieurs champs de valeurs dans un mme tableau crois. Supposons maintenant que nous souhaitions compter le nombre de lignes de donnes pour chaque famille. Pour cela, faites glisser le champ Famille depuis la liste des champs vers la zone Valeurs. Automatiquement, Excel attribue ce champ de valeur la fonction de synthse Nombre, qui permet de compter le nombre de valeurs. Le champ Famille tant de type texte, Excel ne peut lui attribuer la fonction de synthse Somme, qui naurait pas de sens dans ce cas. Plus gnralement, Excel affecte systmatiquement la fonction de synthse Nombre aux champs de valeurs non numriques.

Figure 2.22

LE GUIDE DES EXPERTS 49

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Changement rapide de fonction de synthse

Pour changer rapidement de fonction de synthse, cliquez du bouton droit sur une des valeurs du champ ou sur ltiquette du champ dans le tableau. Slectionnez ensuite la commande Synthtiser les donnes par, puis choisissez la fonction approprie.

Les fonctions de synthse


Le tableau suivant prsente lensemble des fonctions de synthse accessibles sous longlet Synthse par de la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs.
Tableau 2.1 : Fonctions de synthse

Fonction

Description Somme des valeurs Nombre de donnes Moyenne des valeurs Plus grande valeur Plus petite valeur Produit de toutes les valeurs Nombre de donnes numriques (contrairement Nombre, qui compte tous les types de valeurs) cart type des donnes, considres comme un chantillon de population cart type des donnes Variance des donnes, considres comme un chantillon de population Variance des donnes

Somme Nombre Moyenne Max Min Produit Chiffres Ecartype Ecartypep Var Varp

Renommer les champs


Par dfaut, lorsque vous ajoutez un champ dans un tableau crois, ce dernier conserve le nom qui tait le sien dans la liste des champs, ventuellement complt par la fonction de synthse pour les champs de

50 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un tableau crois dynamique

Chapitre 2

valeurs (Somme de CA, Nombre de Famille). Vous pouvez modier ces noms pour les rendre plus explicites.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ renommer (champs de lignes, de colonnes ou de valeurs) ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans lune des zones de dpt du volet. 2 Slectionnez Paramtres de champs ou Paramtres des champs de valeurs dans le menu contextuel. 3 Saisissez le nouveau nom du champ dans la zone Nom personnalis de la bote de dialogue Paramtres de champs ou Paramtres des champs de valeurs.

Figure 2.23

En rgle gnrale, il est plus frquent de renommer les champs de valeurs. Dans notre exemple, Somme de CA devient CA total et Moyenne de CA devient CA moyen.

Figure 2.24

LE GUIDE DES EXPERTS 51

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

2.3. Affiner lorganisation du tableau


Une fois la structure du tableau crois dnie, il est possible daffiner son organisation en jouant sur de multiples paramtres : ajout ou suppression de dimensions danalyse, ajout de sous-totaux, ajout de ltres, mise en forme des valeurs, etc.

Rorganiser les champs


Comme son nom lindique, un tableau crois est dynamique, cela signie que vous pouvez facilement et rapidement ajouter ou supprimer des champs dans le tableau, que ce soient des champs de valeurs ou des champs danalyse. Dans un premier temps, nous allons supprimer un champ de valeur, en loccurrence le champ Nombre de famille.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ Nombre de famille ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs. 2 Slectionnez ensuite Supprimer le champ dans le menu contextuel.
Le tableau crois est instantanment mis jour.
Autres mthodes

Pour supprimer un champ, vous pouvez galement cliquer sur son nom dans la zone de dpt dans laquelle il se trouve, puis le faire glisser hors du volet Liste de champs de tableau crois dynamique. Vous pouvez aussi dslectionner la case se trouvant en regard de son nom dans la liste des champs. Dans le cas des champs de valeurs, si vous utilisez cette possibilit, tous les champs de valeurs drivs de ce champ seront supprims. Dans notre exemple, si vous dslectionnez CA, les champs CA total et CA moyen disparatront.

Comme nous lavons dj vu, vous avez plusieurs possibilits pour ajouter un champ danalyse :
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Si cest un champ de type texte, cochez la case situe en regard de son nom dans la liste des champs. Le champ sera ajout aux champs de lignes, dans la zone tiquettes de lignes.

52 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau


j

Chapitre 2

Cliquez sur son nom, puis faites-le glisser dans la zone de dpt tiquettes de lignes ou tiquettes de colonnes.

Nous allons ajouter le champ de ligne Rgion en cochant la case situe en regard de son nom.

Figure 2.25

Le tableau crois est instantanment mis jour.


Diffrer la mise jour du tableau

Lorsque le volume de donnes devient important, linteractivit de la mise jour du tableau crois peut savrer pnalisante. En effet, chaque fois que vous ajoutez un champ au tableau, Excel doit retraiter lensemble des donnes pour mettre jour le tableau. Si le volume de donnes est important, il peut scouler un temps assez long entre les mises jour. Il est possible de dsactiver la mise jour automatique en cochant la case Diffrer la mise jour de la disposition.
Figure 2.26

Une fois tous les champs ajouts, il faudra cliquer sur le bouton Mettre jour pour obtenir laffichage du tableau crois.

LE GUIDE DES EXPERTS 53

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Dans notre exemple, le champ Rgion est dun niveau infrieur au champ Famille : pour chaque famille, on peut visualiser le dtail par rgion. Il est possible de modier cette hirarchie en dplaant le champ Rgion dans la zone tiquettes de lignes.
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Cliquez sur le champ Rgion et faites-le glisser avant le champ Famille. Ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ Rgion et slectionnez Monter dans le menu contextuel.

Figure 2.27

Le tableau crois est instantanment mis jour.

Figure 2.28

54 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau

Chapitre 2

Supprimer tous les champs


Si vous estimez que votre tableau crois est devenu inutilisable ou trop complexe, vous pouvez "remettre les pendules zro" en effaant tous les champs en une seule opration.

1 Slectionnez une cellule quelconque du tableau crois. 2 Cliquez sur le bouton Effacer du groupe Actions de longlet contextuel Options et slectionnez Effacer tout.
Vous pouvez dsormais repartir sur de bonnes bases !

Afficher ou masquer le dtail


Lorsquun tableau crois contient plusieurs champs de lignes (ou de colonnes), un petit bouton est associ chaque valeur des champs de niveau suprieur. Ce bouton permet de masquer, puis dafficher les valeurs des champs des niveaux infrieurs. Dans notre exemple, les valeurs du champ Rgion prsentent un tel bouton, qui permet de masquer et dafficher les valeurs du champ Famille.

Figure 2.29

Masquer les boutons +/

Vous avez la possibilit de ne pas afficher ces boutons en utilisant le bouton bascule Boutons +/ du groupe Afficher/Masquer de longlet contextuel Options.

Il existe dautres mthodes pour afficher ou masquer le dtail dun champ de ligne :

LE GUIDE DES EXPERTS 55

Chapitre 2
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Crer des tableaux croiss dynamiques

Double-cliquez sur une valeur du champ pour afficher ou masquer le dtail correspondant. Cliquez du bouton droit sur une valeur du champ et slectionnez Dvelopper/Rduire dans le menu contextuel. Vous avez alors la possibilit dafficher ou de masquer le dtail pour la valeur slectionne ou pour le champ entier. Cliquez sur le bouton Dvelopper le champ entirement ou Masquer le champ entirement du groupe Champ actif de longlet contextuel Options pour effectuer lopration correspondante.

Figure 2.30

Ajouter ou supprimer des sous-totaux


Par dfaut, un sous-total est associ chaque champ de ligne, hormis le champ situ le plus "bas" dans la hirarchie (Famille dans notre exemple). Ainsi, pour chaque valeur du champ Rgion, on obtient la valeur correspondante du champ de valeur concern. Ainsi, dans notre exemple, pour le champ CA total, on obtient le total du chiffre daffaires pour chaque rgion. Pour le champ CA moyen, on obtient la moyenne du chiffre daffaires pour chaque rgion. Par dfaut, Excel attribue un sous-total correspondant la fonction de synthse du champ de valeur. Vous avez la possibilit de modier rapidement lorganisation des sous-totaux laide du bouton Sous-totaux du groupe Disposition de longlet contextuel Cration (voir Figure 2.31).
j Ne pas afficher les sous-totaux

: masque les valeurs des sous-

totaux.
j Afficher tous les sous-totaux au bas du groupe

: insre une ligne en bas du groupe correspondant la valeur du champ de ligne et affiche les sous-totaux (voir Figure 2.32).

56 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau

Chapitre 2

Figure 2.31

Figure 2.32 j Afficher tous les sous-totaux en haut du groupe

: cest le choix par dfaut. Les sous-totaux sont affichs sur la mme ligne que la valeur du champ de ligne correspondante.

Figure 2.33

Vous avez galement la possibilit de contrler encore plus nement la dnition des sous-totaux.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ concern. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres de champs.

LE GUIDE DES EXPERTS 57

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

3 Dans la bote de dialogue Paramtres de champs, slectionnez longlet Sous-totaux et filtres. 4 Dans la rubrique Sous-totaux, vous avez la possibilit de slectionner :
Automatique : choix par dfaut, le sous-total sadapte la fonction de synthse de chaque champ de valeur. Aucun : masque les sous-totaux. Personnalis : permet de choisir une ou plusieurs fonctions dans la liste. Cliquez sur une fonction pour la slectionner. Cliquez nouveau pour la dslectionner.

Figure 2.34

5 Validez par OK.

Figure 2.35

58 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau

Chapitre 2

Position des sous-totaux

Lorsque vous choisissez loption Personnalis, les sous-totaux sont positionns systmatiquement en bas du groupe.

Les fonctions de sous-totaux


Tableau 2.2 : Fonctions de sous-totaux

Fonction

Description Somme des valeurs Nombre de donnes Moyenne des valeurs Plus grande valeur Plus petite valeur Produit de toutes les valeurs Nombre de donnes numriques (contrairement Nombre, qui compte tous les types de valeurs) cart type des donnes, considres comme un chantillon de population cart type des donnes Variance des donnes, considres comme un chantillon de population Variance des donnes

Somme Nombre Moyenne Max Min Produit Chiffres Ecartype Ecartypep Var Varp

Ajouter un ltre de rapport


Un ltre de rapport permet de restreindre les donnes utilises par le tableau crois dynamique sans modier son organisation. Supposons, par exemple, que nous disposions dun tableau crois qui contienne le chiffre daffaires total par rgion et par anne.

LE GUIDE DES EXPERTS 59

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Figure 2.36

Nous souhaitons conserver cette mme structure, tout en ayant la possibilit de consulter les donnes relatives une seule famille de produits. La rponse ce besoin passe par la mise en place dun ltre de rapport.

1 Cliquez sur le champ Famille dans la liste des champs. 2 Faites-le glisser dans la zone Filtre du rapport.
Le champ Famille a fait son apparition au-dessus du tableau crois.

Figure 2.37

Il suffit de cliquer sur le petit bouton ch pour faire apparatre la liste des valeurs du ltre, puis de choisir la valeur dsire.

Figure 2.38

60 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau

Chapitre 2

En validant le choix par OK, vous provoquez la mise jour du tableau crois.

Figure 2.39

Si vous cochez la case Slectionner plusieurs lments situe en bas de la liste de choix, vous avez la possibilit de choisir plusieurs valeurs en cochant la case qui apparat en regard de chacune des valeurs du ltre.
Critre de ltre

Si vous choisissez une seule valeur pour le ltre, cette dernire sera affiche au-dessus du tableau crois. En revanche, si vous slectionnez plusieurs valeurs, seule la mention "(Plusieurs lments)" apparatra.

Pour utiliser nouveau lintgralit des donnes, slectionnez (Tous) dans la liste de choix, puis validez. Il est bien sr possible de combiner plusieurs ltres de rapport. Il suffit pour cela de placer les noms des champs correspondants dans la zone Filtre du rapport. Dans ce cas, tous les ltres se combinent au moyen de loprateur logique ET. Pour supprimer un champ de ltre :

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ de ltre ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans la zone Filtre du rapport. 2 Slectionnez ensuite Supprimer le champ dans le menu contextuel.

LE GUIDE DES EXPERTS 61

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Autres mthodes

Pour supprimer un champ, vous pouvez galement cliquer sur son nom dans la zone Filtre du rapport, puis le faire glisser hors du volet Liste de champs de tableau crois dynamique. Vous pouvez aussi dslectionner la case se trouvant en regard de son nom dans la liste des champs.

Mettre en forme les valeurs


Jusqu prsent, nous ne nous sommes pas proccups dun point pourtant fondamental : la mise en forme des valeurs numriques du tableau crois. En effet, lapplication dun format cohrent permet damliorer signicativement la lisibilit des valeurs et donc lattractivit du tableau. Nous allons donc mettre en forme les valeurs du champ de valeur CA total.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ CA total ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs. 2 Slectionnez Paramtres des champs de valeurs dans le menu contextuel. 3 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, cliquez sur le bouton Format de nombre. 4 Vous accdez alors longlet Nombre de la bote de dialogue Format de cellule. 5 Pour cet exemple, slectionnez le format Montaire sans dcimale (voir Figure 2.40). 6 Validez par OK.
Le gain de lisibilit est indniable ! (voir Figure 2.41)

62 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau

Chapitre 2

Figure 2.40

Figure 2.41

Les diffrents formats


Le format Standard
Ce format na pas de mise en forme particulire. Vous pouvez lutiliser pour repartir zro dans la mise en forme des valeurs.

LE GUIDE DES EXPERTS 63

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Le format Nombre
Avec le format Nombre, vous mettez en forme les valeurs numriques en spciant :
j j j

le nombre de dcimales afficher ; la prsence de sparateurs de milliers ; le format des valeurs ngatives.

Le format Montaire
Le format Montaire constitue un cas particulier de format numrique pour la mise en forme des montants en devise. Il comprend :
j j j j

le la le le

nombre de dcimales afficher ; prsence de sparateurs de milliers ; symbole de la devise ; format des valeurs ngatives.

Le format Comptabilit
Le format Comptabilit est un driv du format Montaire. Il obit toutefois des rgles plus strictes :
j j j

Les nombres sont aligns un caractre du bord de la cellule. Les valeurs nulles sont remplaces par un tiret. Les signes moins () sont aligns gauche.

Le format Date courte


Le format Date courte permet dafficher les dates au format jj/mm/aaaa.

Le format Date longue


Le format Date longue permet dafficher le jour de la semaine et le mois en toutes lettres.

Le format Heure
Le format Heure permet dafficher les heures au format hh:mm:ss.

64 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau

Chapitre 2

Le format Pourcentage
Avec le format Pourcentage, vous mettez en forme les entres numriques sous forme de pourcentages, en spciant le nombre de dcimales afficher.

Le format Fraction
Le format Fraction permet de reprsenter des nombres dcimaux avec :
j j

leur partie entire ; leur partie dcimale reprsente sous forme de fraction.

Le format Scientique
Le format Scientifique permet de reprsenter les nombres en notation exponentielle. -1.2450 E 03 signie 1,2450 10^03, soit 1 245.

Le format Personnalis
Pour dnir correctement les formats qui vous conviennent, il est ncessaire de matriser la syntaxe du pseudo-langage qui sert codier leur dnition.
Tableau 2.3 : Signication des codes de formats

Code de format

Signication Espace rserv pour un chiffre. Les zros non signicatifs ne sont pas affichs. Espace rserv pour un chiffre. Affiche les zros non signicatifs si un nombre possde moins de chiffres quil ny a de zros dans le format. Espace rserv pour un chiffre. Ajoute des espaces pour les zros non signicatifs de chaque ct du sparateur dcimal en vue daligner les sparateurs dcimaux. Il est galement possible dutiliser ? pour les fractions composes dun nombre variable de chiffres. Sparateur dcimal. Excel multiplie le nombre par 100 et ajoute le symbole %.

# 0

Virgule

LE GUIDE DES EXPERTS 65

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques


Tableau 2.3 : Signication des codes de formats

Code de format Espace

Signication Sparateur de milliers. Deux espaces conscutifs divisent le nombre affich par 1 000, trois espaces le divisent par 1 million. Si un format contient un zro (0) ou un symbole numrique (#) droite du code de lexposant, Excel affiche le nombre au format scientique et insre un E ou un e. Le nombre de 0 ou de signes # droite du code dtermine le nombre de chiffres compris dans lexposant. E ou e insre un signe moins pour les exposants ngatifs. E+ ou e+ insre un signe moins pour les exposants ngatifs et un signe plus pour les exposants positifs. Affiche le caractre indiqu. Pour reproduire dans toute la largeur de la colonne le caractre suivant dans le format, insrez un astrisque (*) dans le format de nombre. Par exemple, entrez 0* pour faire suivre un nombre dun nombre suffisant de tirets an de remplir la cellule. Pour crer un espace correspondant la largeur dun caractre dans le format de nombre, insrez un caractre de soulignement (_) suivi du caractre en question. Par exemple, lorsque vous faites suivre un caractre de soulignement de parenthses fermantes (_)), les nombres positifs sont aligns correctement par rapport aux nombres ngatifs qui sont entre parenthses. Pour afficher la fois du texte et des nombres dans une cellule, mettez le texte entre guillemets (" ") ou faites-le prcder dune barre oblique inverse (\). Si la cellule contient du texte, insrez le caractre @ dans la section o vous souhaitez afficher le texte entr dans la cellule. Affiche les mois sous la forme 112. Affiche les mois sous la forme 0112. Affiche les mois sous la forme jandc. Affiche les mois sous la forme janvierdcembre. Affiche les mois sous la forme de la premire lettre du mois.

E E+ e e+

F 5 $ + - / () : (espace)

"texte"

m mm mmm mmmm mmmmm

66 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau


Tableau 2.3 : Signication des codes de formats

Chapitre 2

Code de format

Signication Affiche les jours sous la forme 131. Affiche les jours sous la forme 0131. Affiche les jours sous la forme dimsam. Affiche les jours sous la forme dimanchesamedi. Affiche les annes sous la forme 0099. Affiche les annes sous la forme 19009999. Affiche les heures sous la forme 023. Affiche les heures sous la forme 0023. Affiche les minutes sous la forme 059. Affiche les minutes sous la forme 0059. Affiche les secondes sous la forme 059. Affiche les secondes sous la forme 0059. Affiche les heures sous la forme 4 am. Affiche lheure sous la forme 4:36 pm. Affiche lheure sous la forme 4:36:03 p. Affiche le temps coul en heures, par exemple 25.02. Affiche le temps coul en minutes, par exemple 63:46. Affiche le temps coul en secondes. Affiche les fractions dune seconde. Affiche dans la couleur spcie le contenu de la cellule. Les couleurs possibles sont : Noir, Cyan, Vert, Magenta, Rouge, Blanc, Jaune ou CouleurN (N variant de 1 56).

j jj jjj jjjj aa aaaa h hh m mm s ss H AM/PM h:mm AM/PM h:mm:ss A/P [h]:mm [mm]:ss [ss] h:mm:ss.00 [Couleur]

LE GUIDE DES EXPERTS 67

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques


Tableau 2.3 : Signication des codes de formats

Code de format

Signication Pour dnir des formats de nombres qui ne sont appliqus que si le nombre satisfait une condition spcie, placez la condition en question entre crochets. Une condition se compose dun oprateur de comparaison (=, >, <, <=, <=, <>) et dune valeur. Par exemple, le format suivant affiche les nombres infrieurs ou gaux 100 dans une police rouge et les nombres suprieurs 100 dans une police bleue : [Rouge][<=100];[Bleu][>100].

[condition]

De plus, chaque format personnalis peut tre compos de plusieurs sections ou parties (quatre au maximum), spares par des pointsvirgules, dont la logique est la suivante :
j j

Si votre format personnalis ne contient quune partie, elle sera applique aux valeurs positives, nulles et ngatives. Si votre format personnalis contient deux parties, la premire sera applique aux valeurs positives et nulles, la deuxime aux valeurs ngatives. Si votre format personnalis contient trois parties, la premire sera applique aux valeurs positives, la deuxime aux valeurs ngatives et la troisime aux valeurs nulles. Si votre format personnalis contient quatre parties, la quatrime partie sappliquera aux entres de texte.

Modier rapidement lapparence du tableau


Sans dtailler les possibilits de mise en forme des tableaux croiss, nous allons prsent dcrire quelques fonctionnalits qui permettent rapidement de modier lapparence dun tableau crois. Pour plus de dtails sur les fonctionnalits de mise en forme, reportez-vous au chapitre Finaliser les tableaux croiss dynamiques. Tout dabord, vous pouvez utiliser le bouton Disposition du rapport du groupe Disposition de longlet Cration. laide de ce bouton, vous

68 LE GUIDE DES EXPERTS

Affiner lorganisation du tableau

Chapitre 2

pouvez accder rapidement trois types dorganisations pour votre tableau crois :
j Afficher sous forme compacte

: cest la forme par dfaut lors de la cration du tableau. Les intituls des champs de lignes et de colonnes ne sont pas affichs. Les listes tiquettes de lignes et tiquettes de colonnes prsentent les valeurs du champ de ligne ou de colonne slectionn. Les champs de lignes sont condenss en une seule colonne.

Figure 2.42 j Afficher en mode Plan

: les intituls de tous les champs de lignes et de colonnes apparaissent intgralement. Chaque champ de ligne est affich dans une colonne indpendante.

Figure 2.43 j Afficher sous forme tabulaire

: ctait la prsentation par dfaut dans les prcdentes versions dExcel. La forme tabulaire est une forme drive du mode Plan prcdent. Les sous-totaux des champs de lignes sont toutefois placs en bas de chaque groupe.

LE GUIDE DES EXPERTS 69

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Figure 2.44

Le bouton Lignes vides du groupe Disposition de longlet Cration permet dinsrer une ligne vide la n de chaque lment dun champ de ligne. Les cases cocher du groupe Options de style du tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration permettent dajuster lapparence du tableau crois :
j En-ttes de lignes j j j

permet dafficher ou non la mise en forme attribue len-tte des lignes. En-ttes de colonnes permet dafficher ou non la mise en forme attribue len-tte des colonnes. Lignes bandes permet de griser une ligne sur deux. Colonnes bandes permet de griser une colonne sur deux.

Figure 2.45

70 LE GUIDE DES EXPERTS

Grer les donnes

Chapitre 2

2.4. Grer les donnes


Les donnes sont vritablement la "matire premire" des tableaux croiss. Nous allons prsent nous intresser dun peu plus prs la manire dont elles sont gres, puis traites pour aboutir la construction dun tableau crois.

Afficher le dtail des donnes


Dans un tableau crois, chaque cellule contient le rsultat dun calcul : par exemple, le total du chiffre daffaires pour les produits de la famille Accessoire vendus dans la rgion Est durant le deuxime trimestre de lanne 2006. Ce total est, en loccurrence, de 123 514 euros.

Figure 2.46

Si vous souhaitez consulter le dtail des donnes qui ont conduit ce rsultat, il vous suffit de double-cliquer sur la cellule contenant le rsultat. Une feuille est cre instantanment. Elle contient un tableau de donnes regroupant toutes les lignes de donnes ayant permis daboutir au rsultat affich dans le tableau crois.

Figure 2.47

LE GUIDE DES EXPERTS 71

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Vous pouvez bien entendu procder de mme pour lensemble des valeurs du tableau crois.

La notion de cache
Lorsque vous crez un tableau crois dynamique, Excel cre une copie des donnes et enregistre cette copie dans le cache de tableau crois dynamique. Le cache est une partie de la mmoire de votre ordinateur destine recevoir la copie des donnes, pour permettre un accs plus rapide. La consquence logique de ce processus est que les donnes initiales sont dissocies du tableau. De ce fait, si les donnes sont modies, le tableau crois nest pas remis jour automatiquement : il faut lactualiser. Lactualisation revient remettre en cohrence les donnes copies dans le cache et les donnes sources.

Actualiser un tableau crois


Pour actualiser un tableau crois dynamique, slectionnez une cellule de ce tableau, puis :
j j

Cliquez du bouton droit et slectionnez Actualiser dans le menu contextuel. Ou cliquez sur le bouton Actualiser du groupe Donnes de longlet contextuel Options.

Dans les deux cas, le tableau crois sera remis jour pour tenir compte des ventuelles modications des donnes.

Partager le cache dun tableau crois


Dans les versions prcdentes dExcel, lAssistant Tableau crois dynamique permettait de rutiliser le cache dun tableau crois existant lors de la cration dun nouveau tableau crois. En effet, il est frquent davoir analyser les mmes donnes sous diffrents angles, ce qui justie la cration de plusieurs tableaux croiss fonds sur les mmes jeux de donnes. Utiliser un mme cache pour plusieurs tableaux croiss permettait de rduire la taille du classeur et la mmoire utilise.

72 LE GUIDE DES EXPERTS

Grer les donnes

Chapitre 2

Avec Excel 2007, cette possibilit nest plus offerte de faon explicite. Toutefois, en copiant un tableau crois existant et en le collant un autre emplacement, vous crez un nouveau tableau crois qui partagera le cache initial. Vous pouvez rpter lopration autant de fois que ncessaire. Lorsque vous actualiserez lun des tableaux, tous les autres seront actualiss en mme temps.

Intgrer de nouvelles donnes


Il est ncessaire dactualiser un tableau crois dynamique an quil prenne en compte les ventuelles modications survenues dans le jeu de donnes partir duquel il est construit. Mais que se passe-t-il si nous ajoutons une nouvelle ligne ce jeu de donnes ? La rponse est simple : il ne se passe rien ! Mme si vous actualisez le tableau, la nouvelle ligne nest pas prise en compte. Pour intgrer de nouvelles lignes, il existe trois possibilits.

Modier la plage source


Pour intgrer une ou plusieurs lignes de donnes :

1 Slectionnez une cellule du tableau. 2 Cliquez sur le bouton Changer la source de donnes du groupe Donnes de longlet contextuel Options. 3 Dans la bote de dialogue Modifier la source de donnes du tableau crois dynamique, slectionnez la nouvelle plage de donnes.

Figure 2.48

LE GUIDE DES EXPERTS 73

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

4 Validez par OK.

Inclure toutes les lignes


Pour viter davoir rpter lopration prcdente chaque ajout de ligne, vous pouvez inclure ds le dpart lensemble des lignes de la feuille de calcul dans la source de donnes. Si les donnes dbutent ds la premire ligne, vous pouvez spcier la plage sous forme de colonnes (par exemple $A:$I). En revanche, si les donnes ne dbutent pas sur la premire ligne, vous devez indiquer une plage de cellules (par exemple $A$3:$I$1048576). Linconvnient de cette faon de faire rside dans lapparition de llment (vide) pour lensemble des champs de lignes et de colonnes.

Figure 2.49

Utiliser un tableau de donnes


La solution la plus efficace et la plus lgante consiste transformer la plage de donnes source en tableau de donnes.

1 Slectionnez une cellule de la plage de cellules qui contient les donnes. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Tableau du groupe Tableaux. 3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau, vriez que la plage de cellules propose correspond bien vos donnes. 4 Validez par OK.

74 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : statistiques commerciales

Chapitre 2

Il vous reste ensuite crer votre tableau crois de faon habituelle. Lors de la cration, cest le nom du tableau qui apparatra, et non la rfrence la plage de cellules.

Figure 2.50

Les nouvelles lignes saisies seront prises en compte lors de la prochaine actualisation.

2.5. Cas pratique : statistiques commerciales


partir du dtail des lignes de commandes, un responsable commercial souhaite construire un outil danalyse des ventes de lanne 2007. Il veut consulter le total du chiffre daffaires par catgorie de produits, ainsi que le taux moyen de remise. Il souhaite galement afficher le dtail par produit et consulter les statistiques prcdentes pour un ou plusieurs clients uniquement.

Figure 2.51

LE GUIDE DES EXPERTS 75

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

La structure du tableau crois sera donc la suivante :


j j j

champs de lignes : Catgorie, Produit ; champs de valeurs : Montant, Remise ; champs de ltres : Anne, Client.

Pour crer ce tableau :

1 Slectionnez une cellule du tableau ou de la plage de cellules qui contient les donnes analyser. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux. 3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique. 4 Dans notre cas, il nest pas utile de modier les paramtres proposs. Validez par OK. 5 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ Catgorie et du champ Produit. Ils sont ainsi automatiquement placs en champs de lignes. 6 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ Montant et du champ Remise. Ils sont ainsi automatiquement placs en champs de valeurs.

Figure 2.52

76 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : statistiques commerciales

Chapitre 2

7 La fonction de synthse Somme est attribue par dfaut au champ Remise. Il faut la remplacer par la fonction Moyenne. Pour cela, il suffit de cliquer du bouton droit sur une cellule contenant une valeur de ce champ et de slectionner Paramtres des champs de valeurs. 8 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, slectionnez la fonction de synthse Moyenne, puis modiez le nom du champ en saisissant % de remise dans la zone Nom personnalis. 9 Cliquez ensuite sur le bouton Format de nombre et slectionnez le format Pourcentage. 10 Validez par OK. 11 Nous allons prsent mettre en forme le champ Somme de Montant. Pour cela, cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur de ce champ et slectionnez Paramtres des champs de valeurs. 12 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, modiez le nom du champ en saisissant CA total dans la zone Nom personnalis. 13 Cliquez ensuite sur le bouton Format de nombre et slectionnez le format Montaire. Rduisez 0 le nombre de dcimales. 14 Validez par OK.

Figure 2.53

LE GUIDE DES EXPERTS 77

Chapitre 2

Crer des tableaux croiss dynamiques

Le tableau est presque termin, il reste toutefois positionner les champs de ltres.

1 Dans la liste des champs, slectionnez le champ Anne et faites-le glisser dans la zone de dpt Filtres du rapport. 2 Faites de mme pour le champ Client. 3 Dans la liste de choix associe au champ de ltre Anne, slectionnez la valeur 2007.

Figure 2.54

Le tableau est quasiment nalis. Toutefois, dans sa demande initiale, le responsable commercial souhaitait consulter " la demande" le dtail par produit. Il convient donc de masquer le dtail du champ Catgorie.

1 Dans le tableau, slectionnez une cellule contenant une valeur du champ de ligne Catgorie. 2 Cliquez sur le bouton Rduire le champ entirement du groupe Champ actif de longlet contextuel Options. 3 Pour consulter le dtail par produit, il suffira de cliquer sur lun des boutons +, associs chacune des valeurs du champ Catgorie.

Figure 2.55

78 LE GUIDE DES EXPERTS

Optimiser les tableaux croiss dynamiques


Filtrer les donnes ................................................................................................................ 80 Trier un tableau crois dynamique ................................................................................... 91 Modifier laffichage des champs de valeurs .................................................................. 99 Grouper les valeurs dun champ danalyse ................................................................. 109 Ajouter des lments calculs ........................................................................................ 121 Ajouter des champs calculs .......................................................................................... 124 Cas pratique : analyses de rentabilit .......................................................................... 128

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Jusqu prsent, nous avons pu apprhender la souplesse avec laquelle il est possible de crer une analyse, de la modier, dajouter un nouveau paramtre, etc. Dans ce chapitre, nous allons aborder diffrentes fonctionnalits permettant daffiner encore le traitement des donnes dans un tableau crois dynamique. Grce au ltre et au tri des donnes, vous pourrez restreindre laffichage aux donnes dun champ, mettre en vidence les valeurs les plus leves, etc. La possibilit de grouper les valeurs dun champ de ligne ou de colonne sous forme dintervalles ou de priodes permet davoir une vision plus synthtique des donnes, de mieux dtecter les tendances. Vous dcouvrirez galement comment reprsenter facilement les donnes sous forme de pourcentages, de diffrences par rapport dautres donnes, etc. de faon mieux visualiser le poids de chaque valeur dans un ensemble. Enn, nous dcrirons comment ajouter des champs et des lments calculs qui permettront de faire des regroupements, des simulations et dautres calculs partir des donnes initiales.

3.1. Filtrer les donnes


Prcdemment, nous avons abord la notion de ltre de rapport. Il sagit dun moyen permettant de "restreindre" les donnes utilises dans un tableau crois sans modier son organisation. Pour plus de dtails sur les ltres de rapports, consultez le chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques. La possibilit de ltrer les donnes permet daller un peu plus loin dans la slection des donnes, en autorisant des critres plus ns. Il sagit de nafficher que les donnes qui respectent ces critres, qui peuvent sappuyer sur les valeurs des champs de lignes, de colonnes ou de valeurs. Il existe plusieurs possibilits pour mettre en uvre cette fonctionnalit. La premire dentre elles consiste utiliser la liste des valeurs des champs de lignes (ou de colonnes).

Filtrer laide dune liste de valeurs


La faon la plus rapide de mettre en uvre un ltre consiste utiliser la liste des valeurs dun champ de ligne (ou de colonne). Supposons que
80 LE GUIDE DES EXPERTS

Filtrer les donnes

Chapitre 3

nous disposions dun tableau crois prsentant le chiffre daffaires pour tous les produits dune entreprise.

Figure 3.1

Nous voulons restreindre laffichage aux produits ARMOIRE, CAISSON et ETAGERES. Pour cela, nous allons tout simplement ltrer le tableau crois en utilisant la liste des valeurs du champ de ligne Produit.

1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois.

Figure 3.2

2 Toutes les valeurs du champ Produit sont coches, ce qui signie quelles sont affiches. Pour restreindre laffichage aux trois produits voulus, il est prfrable de dslectionner la case situe

LE GUIDE DES EXPERTS 81

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

en regard de (Slectionner tout), ce qui a pour effet de dslectionner lensemble des cases cocher de la liste. 3 Cochez les cases situes en regard de ARMOIRE, CAISSON et ETAGERES.

Figure 3.3

4 Validez par OK.

Figure 3.4

Le tableau crois est mis jour et le total du chiffre daffaires est ractualis pour tenir compte des seules lignes affiches. Vous pouvez noter que le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes affiche un symbole indiquant quun ltre est actif. Ce symbole est galement apparu ct du champ Produit dans la liste des champs.

Plusieurs champs de lignes


Nous allons prsent ajouter un nouveau champ de ligne : le champ Ville. Il nous permettra de dtailler les ventes de chaque produit par ville. Lajout de ce champ na bien sr pas dimpact sur le ltre associ au champ Produit : seuls les produits ARMOIRE, CAISSON et ETAGERES restent affichs, mais leur chiffre daffaires est maintenant dtaill par ville.

82 LE GUIDE DES EXPERTS

Filtrer les donnes

Chapitre 3

Figure 3.5

Nous allons prsent ajouter un critre de ltre au champ Ville.

1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 2 Dans la mesure o deux champs de lignes sont affichs, une liste de choix a fait son apparition : elle permet de slectionner le champ sur lequel doit sappliquer le ltre. Il convient donc de slectionner Ville.

Figure 3.6

LE GUIDE DES EXPERTS 83

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Slection du champ de ligne

Si vous avez pris le soin de slectionner, dans le tableau crois, une cellule contenant une valeur du champ dsir (en loccurrence Ville), ce dernier sera slectionn doffice lorsque vous cliquerez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes.

3 Ds lors, les valeurs du champ Ville font leur apparition. La dmarche est alors la mme que celle mise en uvre pour le champ Produit : dslectionnez la case (Slectionner tout), puis cochez les cases correspondant aux villes dsires (AMIENS, BORDEAUX, MONTPELLIER et NANTES).

Figure 3.7

Impact du mode daffichage

Dans notre exemple, le tableau est affich sous forme compacte (forme par dfaut). Dans ce cas, tous les champs de lignes sont affichs dans une mme colonne. Il existe deux autres formes daffichage : le mode Plan et la forme tabulaire. Dans ce cas, chaque champ de ligne est affich dans une colonne, chaque champ possde son propre bouton ch.

Figure 3.8

84 LE GUIDE DES EXPERTS

Filtrer les donnes

Chapitre 3

Pour plus dinformations sur les diffrents modes daffichage, reportez-vous au chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques.

Supprimer un ltre
Pour supprimer un ltre, il existe plusieurs possibilits. Nous allons, par exemple, supprimer le ltre associ au champ Ville.
j

Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur de ce champ, puis, dans le menu contextuel, slectionnez Filtrer puis Effacer le filtre de "Ville". Ou, dans la liste des champs du tableau crois, cliquez sur le petit bouton ch associ au champ Ville et slectionnez Effacer le filtre de "Ville". Ou encore, cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. Slectionnez le champ Ville dans la liste de choix et slectionnez Effacer le filtre de "Ville".

Utiliser des critres plus labors


Les ltres que nous avons utiliss jusqu prsent taient fonds uniquement sur un choix parmi les valeurs des champs de lignes (ou de colonnes). Il est possible de construire des ltres plus labors, qui reposent sur les champs de lignes (ou de colonnes), mais aussi sur les champs de valeurs.

Filtres sur les champs de valeurs


Nous disposons dun tableau crois prsentant le chiffre daffaires et les quantits vendues par produit.

LE GUIDE DES EXPERTS 85

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Figure 3.9

Le premier objectif est de limiter laffichage aux cinq produits les plus vendus.

1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 2 Slectionner Filtres sappliquant aux valeurs, puis 10 premiers.

Figure 3.10

3 Dans la bote de dialogue Filtre des 10 premiers, ajustez 5 le nombre dlments afficher pour le champ CA total.

86 LE GUIDE DES EXPERTS

Filtrer les donnes

Chapitre 3

Figure 3.11

4 Validez par OK.

Figure 3.12

Notez au passage quil est possible de spcier le champ de valeur sur lequel agir (CA total ou Quantits), via une liste de choix.

Filtres combins
Il est possible de combiner les ltres agissant sur les valeurs et les ltres agissant sur les champs de lignes (ou de colonnes). Par exemple, dans notre tableau qui affiche dsormais les cinq premiers produits, il est possible dajouter un ltre supplmentaire, agissant sur les intituls des produits.

1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 2 Slectionner Filtres sappliquant aux tiquettes, puis Commence par.
Filtre sappliquant aux tiquettes

Le terme "tiquettes" signie ici que le ltre portera sur les valeurs prises par le champ de ligne (ici Produit), et non sur les valeurs calcules partir du champ de valeur (ici CA total et Quantits).

LE GUIDE DES EXPERTS 87

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

3 Dans la bote de dialogue Filtres sappliquant aux tiquettes, saisissez C dans la zone de texte prvue cet effet. 4 Validez par OK.

Figure 3.13

Vous pouvez constater que le produit CAISSON a fait son apparition, alors quil ne faisait pas partie des cinq produits ayant le plus fort chiffre daffaires. En fait, le critre sur les champs de lignes (ou de colonnes), dni laide de Filtres sappliquant aux tiquettes, est "prioritaire" sur le critre dni sur le champ de valeur laide de Filtres sappliquant aux valeurs. Ainsi, tous les produits commenant par "C" sont affichs, puis parmi eux, on restreint laffichage aux cinq premiers. Dans ce cas, comme il ny en a que deux, le deuxime ltre est inoprant. Pour supprimer ces ltres :
j

Si vous souhaitez supprimer en une seule fois les ltres sappliquant aux tiquettes et aux valeurs, cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois, puis slectionnez Effacer le filtre de "Produits". Si vous souhaitez supprimer le ltre sappliquant uniquement aux tiquettes, cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois, puis slectionnez Filtres sappliquant aux tiquettes, puis Effacer le filtre. Si vous souhaitez supprimer le ltre sappliquant uniquement aux valeurs, cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois, puis slectionnez Filtres sappliquant aux valeurs, puis Effacer le filtre.

Nous allons complexier quelque peu la donne en ajoutant un champ de ligne supplmentaire notre tableau : le dtail par Ville. Ainsi, pour chaque produit, nous disposons du dtail des chiffres daffaires et des quantits vendues par ville. Nous allons afficher uniquement les produits dont le chiffre daffaires dpasse 1 950 000 euros. Ensuite, nous

88 LE GUIDE DES EXPERTS

Filtrer les donnes

Chapitre 3

restreindrons notre affichage aux seules villes dans lesquelles plus de 12 500 units ont t vendues.

1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 2 Slectionnez le champ Produit dans la liste de choix. 3 Slectionnez Filtres sappliquant aux valeurs, puis Suprieur . 4 Dans la bote de dialogue Filtres sappliquant aux valeurs (Produit), slectionnez CA total, puis saisissez 1950000 dans la zone de texte prvue cet effet.

Figure 3.14

5 Validez par OK. 6 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 7 Slectionnez le champ Ville dans la liste de choix. 8 Slectionnez Filtres sappliquant aux valeurs, puis Suprieur . 9 Dans la bote de dialogue Filtres sappliquant aux valeurs (Ville), slectionnez Quantits, puis saisissez 12500 dans la zone de texte prvue cet effet. Notez au passage que le titre de la bote dialogue indique entre parenthses le champ sur lequel sapplique le ltre. 10 Validez par OK.

Figure 3.15

LE GUIDE DES EXPERTS 89

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Le tableau crois affiche dsormais les produits pour lesquels le chiffre daffaires total est suprieur 1 950 000 euros, et pour ces seuls produits, les villes dans lesquelles les ventes sont suprieures 12 500 units. Lordre dans lequel vous dnissez les ltres est trs important. En effet, le rsultat aurait t compltement diffrent si vous aviez dabord dni les ltres sur les quantits, puis sur le chiffre daffaires. Si on se limite aux seules villes dans lesquelles plus de 12 500 units ont t vendues, aucun produit natteint le seuil des 1 950 000 euros et les ltres produisent un tableau vide.
Affichage de lordre des ltres

Vous pouvez obtenir une information prcieuse en survolant le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes : une info-bulle apparat et indique les critres de ltres, ainsi que leur ordre de priorit.

Figure 3.16

Accs rapide aux ltres


En cliquant du bouton droit sur une cellule contenant une valeur dun champ de ligne, vous accdez un menu contextuel dans lequel vous pouvez slectionner la commande Filtrer. Un sous-menu apparat alors dans lequel vous pouvez choisir :
j Effacer le filtre. j Conserver uniquement les lments slectionns

: les valeurs slectionnes sont utilises comme critre de ltre. Cela revient cocher les cases correspondantes dans la liste des valeurs obtenue dun clic sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. Masquer les lments slectionns : fonctionnalit inverse de la prcdente.

90 LE GUIDE DES EXPERTS

Trier un tableau crois dynamique


j 10 premiers. j Filtres sappliquant aux tiquettes. j Filtres sappliquant aux valeurs.

Chapitre 3

Filtres sappliquant aux tiquettes


Les ltres applicables aux valeurs dun champ de ligne (ou de colonne) lorsque celles-ci sont de type texte sont les suivants : Est gal , Est diffrent de, Commence par, Ne commence pas par, Se termine par, Ne se termine pas par, Contient, Ne contient pas, Suprieur , Suprieur ou gal , Infrieur , Infrieur ou gal , Entre, Non comprise entre.

Filtres chronologiques
Les ltres applicables aux valeurs dun champ de ligne (ou de colonne) lorsque celles-ci sont de type date sont les suivants : Est gal , Avant, Aprs, Entre, Demain, Aujourdhui, Hier, La semaine prochaine, Cette semaine, La semaine dernire, Le mois prochain, Ce mois, Le mois dernier, Le trimestre prochain, Ce trimestre, Le trimestre dernier, Lanne prochaine, Cette anne, Lanne dernire, Anne ce jour (depuis le dbut de lanne), Toute les dates de cette priode (trimestre, mois). Dans ce cas, la commande Filtres sappliquant aux tiquettes est remplace par Filtres chronologiques.

Filtres sappliquant aux valeurs


Les ltres applicables aux valeurs numriques dun champ de valeur sont les suivants : Est gal , Est diffrent de, Suprieur , Suprieur ou gal , Infrieur , Infrieur ou gal , Entre, Non comprise entre, 10 premiers.

3.2. Trier un tableau crois dynamique


Dans cette nouvelle version, le tri est grandement simpli. Sa mise en uvre est dsormais beaucoup plus intuitive. Pour illustrer ces fonctionnalits, nous allons utiliser un tableau crois qui affiche le chiffre daffaires par ville pour les annes 2006 et 2007.

LE GUIDE DES EXPERTS 91

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Figure 3.17

Par dfaut, ce tableau est tri selon le champ de ligne Ville, par ordre alphabtique.

Trier rapidement un tableau crois


Pour trier ce tableau selon lordre alphabtique inverse, vous avez trois possibilits :
j j

Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois, puis slectionnez Trier de Z A. Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau qui contient une valeur du champ Ville et slectionnez Trier dans le menu contextuel. Slectionnez ensuite Trier de Z A. Slectionnez une cellule du tableau qui contient une valeur du champ Ville, puis cliquez sur le bouton Trier de Z A du groupe Trier de longlet contextuel Options.

Vous avez galement la possibilit de trier le tableau selon les champs de valeurs. Par exemple, pour trier le tableau crois prcdent selon les chiffres daffaires de 2006 dcroissants :

1 Slectionnez une cellule du tableau contenant une valeur du chiffre daffaires pour 2006.
92 LE GUIDE DES EXPERTS

Trier un tableau crois dynamique

Chapitre 3

2 Cliquez du bouton droit et slectionnez Trier dans le menu contextuel. Slectionnez ensuite Trier du plus grand au plus petit.

Figure 3.18

Vous avez galement la possibilit de cliquer sur le bouton Trier du plus grand au plus petit du groupe Trier de longlet contextuel Options.
Intitul des commandes de tri

de
j j

Les intituls des commandes et des boutons de tri sadaptent aux types donnes auxquels ils sappliquent : Donnes de type texte : lordre croissant correspond Trier de A Z et lordre dcroissant correspond Trier de Z A. Donnes numriques : lordre croissant correspond Trier du plus petit au plus grand et lordre dcroissant correspond Trier du plus grand au plus petit. Donnes de type date : lordre croissant correspond Trier du plus ancien au plus rcent et lordre dcroissant correspond Trier du plus rcent au plus ancien.

Trier sur plusieurs niveaux


Nous allons prsent insrer un axe danalyse au tableau prcdent en ajoutant le champ Rgion en champ de ligne de "premier niveau". Ainsi, nous obtiendrons non seulement le chiffre daffaires par Ville, mais galement par Rgion.

LE GUIDE DES EXPERTS 93

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Figure 3.19

Vous pouvez remarquer que les rgions sont tries par ordre alphabtique (cest lordre de tri par dfaut), mais quau sein de chaque rgion, les villes conservent le tri initial, par ordre dcroissant de chiffres daffaires en 2006. Pour trier les villes par ordre dcroissant de chiffres daffaires en 2007 :

1 Slectionnez une cellule contenant le chiffre daffaires 2007 pour lune des villes. 2 Cliquez du bouton droit et slectionnez Trier dans le menu contextuel. Slectionnez ensuite Trier du plus grand au plus petit.
Nous allons prsent, tout en conservant le tri prcdent, trier les rgions par ordre dcroissant de chiffres daffaires en 2007.

1 Slectionnez une cellule contenant le chiffre daffaires 2007 pour lune des rgions. 2 Cliquez du bouton droit et slectionnez Trier dans le menu contextuel. Slectionnez ensuite Trier du plus grand au plus petit.

94 LE GUIDE DES EXPERTS

Trier un tableau crois dynamique

Chapitre 3

Figure 3.20

Les diffrentes oprations de tri se "cumulent", vous pouvez ainsi progressivement rorganiser le tableau crois selon vos besoins. Les ordres de tri attribus aux diffrents champs demeurent tant que vous ne leur en attribuez par un nouveau. Ainsi, mme si vous modiez la structure du tableau (ajout ou suppression de champs de lignes ou de colonnes), les villes resteront tries par ordre dcroissant de chiffres daffaires tant que vous ne modierez pas cet ordre.
Impact de lactualisation du tableau sur lordre de tri

Par dfaut, lorsque le tableau est actualis, il est automatiquement retri pour tenir compte des ventuels changements dans lordre des donnes. Toutefois, il est possible de dsactiver ce tri automatique pour chacun des champs ; les valeurs seront remises jour mais ne seront pas tries, cest donc lordre dni avant la ractualisation qui perdurera. 1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ modier (par exemple Rgion), puis slectionnez Options de tri supplmentaires.

Figure 3.21

LE GUIDE DES EXPERTS 95

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

2 Dans la bote de dialogue Trier, cliquez sur Options de tri


supplmentaires.

3 Dslectionnez la case Trier automatiquement chaque fois que le


rapport est actualis.

4 Validez par OK.

Trier selon un ordre particulier


Dans le tableau prcdent, nous voulons dsormais trier les rgions dans un ordre un peu particulier. Il sagit en effet de positionner la rgion IDF en premier, puis les rgions suivantes par ordre alphabtique. Si vous essayez dappliquer un tri classique, vous obtenez soit EST, IDF, NORD, OUEST, SUD (ordre croissant), soit SUD, OUEST, NORD, IDF, EST (ordre dcroissant). Dans les deux cas, ce nest pas satisfaisant. Pour rpondre cette question, il faut tout dabord dnir un ordre de tri personnalis.

1 Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Options Excel. 2 Dans la bote de dialogue Options Excel, slectionnez la catgorie Standard, puis cliquez sur le bouton Modifier les listes personnalises. 3 Dans la zone Listes personnalises, slectionnez Nouvelle liste. 4 Dans la zone Entre de la liste, saisissez les noms des rgions dans lordre voulu en appuyant sur [] aprs chacun dentre eux. 5 Cliquez sur Ajouter.

Figure 3.22

96 LE GUIDE DES EXPERTS

Trier un tableau crois dynamique

Chapitre 3

6 Validez par OK.


Une fois cre la liste personnalise dnissant lordre de tri, il reste lappliquer.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ Rgion, puis slectionnez Options de tri supplmentaires. 2 Dans la bote de dialogue Trier, cliquez sur Autres options. 3 Dslectionnez la case Trier automatiquement chaque fois que le rapport est actualis. 4 Dans la liste Premire cl de lordre de tri, slectionnez la liste personnalise. 5 Validez par OK.

Figure 3.23

Pour ractiver le tri classique par ordre alphabtique, il faut slectionner nouveau Normal dans la liste Premire cl de lordre de tri.

Trier manuellement
Il existe une dernire possibilit pour trier un tableau crois : le tri dit "manuel". Nous disposons maintenant dun tableau qui regroupe les ventes de produits par rgion.

LE GUIDE DES EXPERTS 97

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Par dfaut, les produits sont tris par ordre alphabtique. Pour diverses raisons, nous souhaitons faire apparatre le produit TABLE au dbut du tableau. Pour cela, il suffit de saisir TABLE en dbut de la colonne des produits.

Figure 3.24

Le tableau est immdiatement rorganis.

Figure 3.25

Vous pouvez dplacer la cellule contenant la valeur souhaite laide de la souris. Par exemple, pour faire apparatre la rgion SUD en dbut de tableau, il suffit de dplacer la cellule contenant SUD gauche de la colonne EST.

Figure 3.26

98 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier laffichage des champs de valeurs

Chapitre 3

3.3. Modier laffichage des champs de valeurs


Par dfaut, les champs de valeurs sont affichs en valeur absolue. Il est toutefois possible dafficher ces valeurs sous forme relative : en pourcentage du total, par rapport une autre valeur. Cette possibilit permet deffectuer des comparaisons, de mieux apprhender le "poids" dune valeur par rapport aux autres, bref de mieux analyser les donnes. Pour modier le type daffichage dun champ de valeur :

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. 3 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 4 La liste de choix Afficher les valeurs vous permet daccder aux diffrents modes daffichage.

Figure 3.27

Normal : affiche les donnes en valeur absolue. Diffrence par rapport : affiche les donnes comme la diffrence par rapport la valeur de llment de base dans le Champ de base. % de : affiche les donnes sous forme de pourcentage de la valeur de llment de base dans le Champ de base.

LE GUIDE DES EXPERTS 99

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Diffrence en % par rapport : affiche les donnes comme la diffrence en pourcentage par rapport la valeur de llment de base dans le Champ de base. Rsultat cumul par : affiche les donnes pour des lments successifs dans le Champ de base sous forme de total cumul. % par ligne : affiche les donnes de chaque ligne ou catgorie

sous forme de pourcentage du total de la ligne ou de la catgorie. % par colonne : affiche toutes les donnes de chaque colonne ou srie sous forme de pourcentage du total de la colonne ou de la srie. % du total : affiche les donnes sous forme de pourcentage du total gnral de toutes les donnes ou du rapport. Index : calcule les donnes selon la formule ((Valeur dans la cellule) (Total gnral))/((Total gnral de la ligne) (Total gnral de la colonne)). Nous allons prsent illustrer par un exemple chaque type daffichage.

Diffrence par rapport


Il sagit ici dafficher les valeurs comme une diffrence par rapport une valeur de rfrence : lanne prcdente, le mois prcdent, un mois donn, etc. Le tableau suivant prsente le chiffre daffaires par produit pour les annes 2006 et 2007.

Figure 3.28

100 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier laffichage des champs de valeurs

Chapitre 3

Lobjectif est dafficher en 2007 la variation par rapport 2006.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez Diffrence
par rapport.

4 Slectionnez Exercice dans la zone Champ de base et 2006 dans la zone lment de base.

Figure 3.29

Choix du champ de base

Si vous choisissez un champ de base qui nest pas affich sur le tableau crois, vous obtiendrez la valeur derreur #N/A. Cela est valable pour tous les types daffichages ncessitant le choix dun champ de base.

5 Validez par OK.

Figure 3.30

LE GUIDE DES EXPERTS 101

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Dans la zone lment de base, nous aurions pu choisir (prcdent) la place de 2006. Pour cet exemple, cela na pas de consquence. En revanche si dans notre tableau, il y avait eu une anne 2008, nous aurions eu les valeurs suivantes :
j j j

2006 : pas de valeur ; 2007 : valeur de 2007 valeur de 2006 ; 2008 : valeur de 2008 valeur de 2007.

En choisissant 2006, nous aurions eu les valeurs suivantes :


j j j

2006 : pas de valeur ; 2007 : valeur de 2007 valeur de 2006 ; 2008 : valeur de 2008 valeur de 2006.

Lexemple suivant va vous permettre de mieux apprhender limpact du choix du champ de base pour le calcul de la diffrence. Dans ce tableau, sont prsents les chiffres daffaires mensuels par produits pour les annes 2006 et 2007.

Figure 3.31

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez Diffrence
par rapport.

102 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier laffichage des champs de valeurs

Chapitre 3

4 Slectionnez Mois dans la zone Champ de base et (prcdent) dans la zone lment de base. 5 Validez par OK.

Figure 3.32

Pour chaque produit et chaque anne, on obtient la diffrence en valeur entre le mois et le mois prcdent. Il est ainsi possible de visualiser la progression du chiffre dun mois lautre. Nous allons prsent modier le champ de base du calcul.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez Diffrence
par rapport.

4 Slectionnez Exercice dans la zone Champ de base et (prcdent) dans la zone lment de base. 5 Validez par OK.

Figure 3.33

LE GUIDE DES EXPERTS 103

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Pour chaque mois de lanne 2007, on obtient la variation par rapport au mme mois de lanne prcdente.

Diffrence en % par rapport


Ce mode daffichage et le prcdent sont trs similaires. La seule diffrence rside dans laffichage de la valeur en pourcentage de la valeur initiale.

Figure 3.34

En 2007, le chiffre daffaires du produit ARMOIRE a diminu de 2,52 % par rapport 2006.

% de
Il sagit ici dexprimer une valeur en pourcentage dune valeur de rfrence. Le tableau suivant prsente le chiffre daffaires par produit et par rgion.

Figure 3.35

104 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier laffichage des champs de valeurs

Chapitre 3

La rgion IDF est place en premier car cest la rgion "rfrence" de lentreprise. Nous allons prsent exprimer chaque chiffre daffaires en pourcentage de la valeur correspondante de la rgion IDF.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez % de. 4 Slectionnez Rgion dans la zone Champ de base et IDF dans la zone lment de base. 5 Validez par OK.

Figure 3.36

Le chiffre daffaires du produit CAISSON dans la rgion EST reprsente 37,04 % du chiffre daffaires du mme produit en rgion IDF.

Rsultat cumul par


Il sagit ici de cumuler progressivement les valeurs dun champ. Dans ce tableau, sont prsents les chiffres daffaires mensuels par produit pour les annes 2006 et 2007.

Figure 3.37

LE GUIDE DES EXPERTS 105

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Nous allons afficher le chiffre cumul depuis janvier pour les annes 2006 et 2007.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez Rsultat
cumul par.

4 Slectionnez Mois dans la zone Champ de base. 5 Validez par OK.

Figure 3.38

% par ligne
Ce mode daffichage permet de visualiser le poids des diffrentes valeurs dune ligne dun tableau. Le tableau suivant prsente le chiffre daffaires par produit et par rgion.

Figure 3.39

106 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier laffichage des champs de valeurs

Chapitre 3

Nous allons visualiser la part de chaque rgion dans le chiffre daffaires de chaque produit.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez % par ligne. 4 Validez par OK.

Figure 3.40

La rgion NORD reprsente 12,45 % du chiffre daffaires du produit TABLE.

% par colonne
Ce mode daffichage permet de visualiser le poids des diffrentes valeurs dune colonne dun tableau. Le tableau suivant prsente le chiffre daffaires par famille/produit et par rgion.

Figure 3.41

LE GUIDE DES EXPERTS 107

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Nous allons reprsenter la part de chaque famille/produit dans le chiffre daffaires total dune rgion. Le mode opratoire est strictement identique au prcdent la diffrence prs quil faut slectionner % par colonne la place de % par ligne.

Figure 3.42

La famille ACCESSOIRE reprsente 37,77 % du chiffre daffaires de la rgion EST et le produit DECORATION en reprsente 8,81 %.

% du total
Ce mode daffichage permet de visualiser le poids des diffrentes valeurs dun tableau. partir du mme tableau que dans lexemple prcdent, nous allons reprsenter la part de chaque famille/produit/rgion dans le chiffre daffaires total. Le mode opratoire est strictement identique au prcdent la diffrence prs quil faut slectionner % du total la place de % par colonne.

Figure 3.43

108 LE GUIDE DES EXPERTS

Grouper les valeurs dun champ danalyse

Chapitre 3

La famille ACCESSOIRE pour la rgion SUD reprsente 9,5% du chiffre daffaires total. Le produit ARMOIRE pour la rgion IDF reprsente 2,92 % du chiffre daffaires total. La famille ACCESSOIRE reprsente 36,70 % du chiffre daffaires total. La rgion OUEST reprsente 18,89 % du chiffre daffaires total.

Index
Ce mode daffichage est issu dun calcul quelque peu "sotrique". La valeur ainsi obtenue est cense reter limportance de la valeur au sein dune colonne.

3.4. Grouper les valeurs dun champ danalyse


Le but dun tableau crois dynamique est de rendre plus "comprhensibles" des donnes brutes. Pourtant, dans certaines situations, lutilisation habituelle des champs de lignes (ou de colonnes) nest pas suffisante. Prenons lexemple dune base de donnes contenant le dtail des lignes de commandes quune entreprise a reues de ses clients. Entre autres informations, il y a bien videmment le produit command, le montant, la date de commande, la date de livraison, etc.

Figure 3.44

Nous souhaitons obtenir une synthse des montants des commandes pour une priode donne. Nous allons donc construire un tableau crois dynamique que nous allons structurer de la faon suivante :
j

champ de ligne : Date de commande ;


LE GUIDE DES EXPERTS 109

Chapitre 3
j

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

champ de valeur : Montant.

Figure 3.45

Malheureusement, le rsultat (conforme nos choix) nest pas la hauteur de nos attentes ! En effet, le champ Date de commande est beaucoup trop dtaill pour tre utilis tel quel comme un champ de ligne. Quelles sont alors les solutions notre problme ? Il peut tre envisageable dajouter une colonne notre base de donnes initiale : le mois de commande. Mais cela ncessiterait une saisie supplmentaire, ou, si les donnes sont extraites dun logiciel de gestion commerciale, un traitement prliminaire ( laide de formules de calcul) avant la ralisation du tableau crois. Dans les deux cas, cela engendre une surcharge de travail, voire des risques derreur. Heureusement, Excel a dj la solution : il est possible de grouper les valeurs dun champ de ligne (ou de colonne) selon des priodes pour les dates, selon des intervalles pour les valeurs numriques. Il est mme possible de grouper des donnes de type texte.

Grouper des dates


En rgle gnrale, les priodes danalyse sont la semaine, le mois, le trimestre, le semestre ou lanne. Excel offre donc la possibilit de regrouper les dates selon ces priodicits.
110 LE GUIDE DES EXPERTS

Grouper les valeurs dun champ danalyse

Chapitre 3

Reprenons lexemple prcdent et groupons les valeurs du champ Date


commande par mois.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Grouper. 3 Dans la bote de dialogue Grouper, slectionnez Mois dans la zone Par.

Figure 3.46

Notez quil est possible de spcier la date partir de laquelle doit dbuter le regroupement (zone Dbut) et la date laquelle le regroupement doit sarrter (zone Fin). Par dfaut, les valeurs proposes sont respectivement la date la plus ancienne et la date la plus rcente du champ slectionn.

4 Validez par OK.

Figure 3.47

LE GUIDE DES EXPERTS 111

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Dsormais, lorsque vous utiliserez le champ Date commande, ses valeurs apparatront systmatiquement groupes par mois. Pour annuler le groupement, il faut utiliser la commande Dissocier du menu contextuel.
Accs la fonctionnalit de groupement

Vous pouvez galement accder la fonctionnalit de groupement laide des boutons Grouper la slection et Dissocier du groupe Groupe de longlet contextuel Options.

Le rsultat semble satisfaisant au premier abord, mais y regarder de plus prs, un dfaut subsiste. En effet, le regroupement est fond uniquement sur le mois ; or nos donnes contiennent des dates des annes 2006 et 2007. Dans ce tableau, les valeurs du chiffre daffaires correspondant janvier 2006 et janvier 2007 ont t additionnes, de mme pour les autres mois. Cela nest donc pas correct. Il faut modier le groupement effectu pour y inclure la notion danne.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ Date commande. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Grouper. 3 Dans la bote de dialogue Grouper, slectionnez Mois et Anne dans la zone Par. 4 Validez par OK (voir Figure 3.48).
Le rsultat est nettement plus pertinent : les dates des annes 2006 et 2007 sont dsormais spares et les valeurs des chiffres daffaires correspondant aux diffrents mois sont dsormais cohrentes. Vous pouvez constater que la liste des champs a t modie : le champ
Annes a fait son apparition et il est plac doffice dans la zone de dpt tiquettes de lignes (voir Figure 3.49).

112 LE GUIDE DES EXPERTS

Grouper les valeurs dun champ danalyse

Chapitre 3

Figure 3.48

Figure 3.49

LE GUIDE DES EXPERTS 113

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

En fait, il sagit dun champ "virtuel" obtenu partir du champ Date commande. La base de donnes initiale na bien entendu pas t modie. Mais ce champ fait dsormais partie du cache du tableau crois dynamique. Pour plus de dtails sur les caches, consultez le chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques. Vous pouvez lutiliser comme nimporte quel autre champ, indpendamment du champ Date commande. Par exemple, nous allons le dplacer dans la zone de dpt tiquettes de colonnes.

Figure 3.50

Avant de continuer, il est prfrable de renommer le champ Annes, par exemple en Annes commande. En effet, si vous groupez un autre champ de date, par exemple Date livraison, vous obtiendrez un nouveau champ "virtuel" nomm Annes2. Ds lors, il sera difficile de les identier et des confusions pourront se produire. Pour une meilleure lisibilit de vos tableaux croiss, ayez le rexe de renommer ces champs ds leur cration.

Figure 3.51

114 LE GUIDE DES EXPERTS

Grouper les valeurs dun champ danalyse

Chapitre 3

Cration de plusieurs tableaux croiss

Si vous crez plusieurs tableaux croiss partir de la mme base de donnes, les champs "virtuels" issus du groupement de champs de dates apparatront dans la liste des champs de tous les tableaux croiss ainsi crs. Si vous modiez le nom dun de ces champs comme conseill, ces modications ne seront prises en compte que dans le tableau crois dans lequel elles auront t effectues. Dans les autres tableaux croiss, les champs continueront sappeler Annes.

Si vous effectuez un groupement par trimestre, vous obtiendrez un champ "virtuel" Trimestres, selon le mme principe que pour un groupement par anne. Vous pouvez combiner les groupements par anne, trimestre et mois.

Grouper par semaine


Vous avez galement la possibilit de grouper les dates selon un nombre de jours dtermin. Le plus frquent est de grouper par semaine (7 jours) ou par quinzaine (14 jours !), mais rien ne vous empche de grouper vos dates par priode de 3, 4 ou 17 jours ! Dans lexemple suivant, nous allons grouper les dates de livraison par semaine.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ Date livraison. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Grouper. 3 Dans la bote de dialogue Grouper, dslectionnez Mois et slectionnez Jours dans la zone Par. 4 Ajustez le nombre de jours 7 (voir Figure 3.52). 5 Validez par OK.
Aussitt, les dates sont groupes par priode de 7 jours. Le dbut de la premire priode est la premire valeur du champ Date livraison, en loccurrence le 7 janvier 2006. Or cette date correspond un samedi. Il est dusage de faire dbuter la semaine au lundi ou au dimanche. Il faut donc modier les paramtres du groupement de faon faire dbuter le groupement au lundi prcdent, soit le 2 janvier 2006 (voir Figure 3.53).

LE GUIDE DES EXPERTS 115

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Figure 3.52

Figure 3.53

Le rsultat est dsormais conforme la logique calendaire !

Figure 3.54

116 LE GUIDE DES EXPERTS

Grouper les valeurs dun champ danalyse

Chapitre 3

Groupement par jour

Il nest pas possible de combiner un groupement par jour avec les autres types de groupements (anne, trimestre, mois).

Grouper des valeurs numriques


Il peut tre galement intressant de grouper des valeurs numriques par intervalle. En effet, dans certains cas, leur trop grande amplitude de variation ne permet pas de dtecter les tendances. Supposons que vous souhaitiez, au sein dune gamme de produits, visualiser le chiffre daffaires ralis par tranche de prix. Cela permettra ainsi de visualiser la rpartition entre bas de gamme, moyen de gamme et haut de gamme, par exemple.

1 partir des donnes initiales, il sagit de crer un tableau crois prsentant le chiffre daffaires en fonction du prix unitaire du produit (champ de ligne : Prix unitaire, champ de valeur : Montant).

Figure 3.55

Lventail des prix est tel que ce tableau ne nous permet pas de nous faire une ide de limportance des gammes de produits. Il faut donc grouper par intervalle le champ Prix unitaire.

LE GUIDE DES EXPERTS 117

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

2 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ Prix unitaire. 3 Dans le menu contextuel, slectionnez Grouper.

Figure 3.56

Les paramtres proposs sont adapts au type des donnes grouper.

4 An dobtenir des intervalles plus lisibles, il est prfrable dajuster les paramtres Dbut et Fin (ici 0 et 270). Le paramtre Par permet de xer lamplitude de chaque intervalle. 5 Validez par OK.

Figure 3.57

118 LE GUIDE DES EXPERTS

Grouper les valeurs dun champ danalyse

Chapitre 3

Grouper des donnes de type texte


Il est possible de grouper des donnes de type texte. Par exemple, supposons que nous disposions dun tableau crois prsentant les chiffres daffaires pour les diffrentes rgions. Nous souhaitons prsent grouper les rgions Nord-Est et Nord-Ouest dans une entit nomme Nord, de mme pour Sud-Est et Sud-Ouest.

Figure 3.58

1 Slectionnez les cellules contenant les valeurs Nord-Est et NordOuest du champ Rgion. 2 Cliquez du bouton droit et slectionnez Grouper.

Figure 3.59

Un champ nomm Rgion2 a fait son apparition dans la liste des champs et est plac dans la zone de dpt tiquettes de lignes. Il contient les valeurs Groupe1, Sud-Est et Sud-Ouest.

Figure 3.60

LE GUIDE DES EXPERTS 119

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

3 Slectionnez les cellules contenant les valeurs Sud-Est et SudOuest du champ Rgion. Pour cela, utilisez la touche [Ctrl] car les cellules ne sont plus contigus. 4 Cliquez du bouton droit et slectionnez Grouper.

Figure 3.61

5 Slectionnez la cellule contenant la valeur Groupe1 du nouveau champ Rgion2 et saisissez NORD dans la barre de formule. Validez par []. 6 Rptez lopration pour la valeur Groupe2, que vous transformerez en SUD. 7 Renommez le champ Rgion2 en Secteur. 8 Faites glisser le champ Rgion hors du tableau crois.

Figure 3.62

Comme nous lavons vu pour les regroupements de dates, le champ


Rgion2 fera son apparition dans les ventuels autres tableaux croiss

utilisant la mme base de donnes. Les modications dintitul ne seront pas prises en compte dans ces autres tableaux croiss.
Supprimer le champ issu du groupement

Pour dissocier ce groupement, il suffit de slectionner les valeurs du champ regroup (ici NORD et SUD) dans le tableau crois, puis de cliquer du bouton droit et de slectionner Dissocier dans le menu contextuel. Cela aura pour effet de supprimer le champ "virtuel" Secteur.

120 LE GUIDE DES EXPERTS

Ajouter des lments calculs

Chapitre 3

3.5. Ajouter des lments calculs


Un lment est une des valeurs prises par un champ danalyse (champ de ligne ou de colonne). Dans lexemple suivant, les lments du champ de ligne Trimestre sont 1, 2, 3 et 4.

Figure 3.63

Il est possible de construire, laide de formules de calcul, de nouveaux lments partir des lments existants. Cela vous permettra, par exemple, de rassembler plusieurs lments. partir de lexemple prcdent, nous allons construire deux nouveaux lments pour le champ Trimestre : Semestre 1 et Semestre 2. Ces deux lments vont permettre de regrouper respectivement les valeurs des trimestres 1 et 2, puis 3 et 4.

1 Slectionnez une cellule contenant une valeur (un lment) du champ Trimestre. 2 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 3 Slectionnez lment calcul. 4 Dans la bote de dialogue Insrer un lment calcul dans "Trimestre", saisissez Semestre 1 dans la zone Nom. 5 Vriez que le champ Trimestre est bien slectionn dans la zone Champs. 6 Effacez le contenu de la zone Formule, puis saisissez =. 7 Double-cliquez sur llment 1 du champ Trimestre. 8 Saisissez +. 9 Double-cliquez sur llment 2 du champ Trimestre (voir Figure 3.64). 10 Cliquez sur Ajouter. 11 Rptez les tapes 4 9 avec les lments 3 et 4, an de crer llment Semestre 2.
LE GUIDE DES EXPERTS 121

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Figure 3.64

12 Validez par OK.

Figure 3.65

Les lments Semestre 1 et Semestre 2 ont fait leur apparition dans le tableau. Vous pouvez remarquer que le total gnral est faux. En effet, les valeurs sont comptes en double. Pour rtablir une valeur correcte, il faut masquer les valeurs correspondant aux lments qui ont t regroups. Pour cela, il faut utiliser le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois et masquer les lments 1, 2, 3 et 4. Le rsultat est dsormais satisfaisant.

122 LE GUIDE DES EXPERTS

Ajouter des lments calculs

Chapitre 3

Figure 3.66

Pour construire vos lments calculs, vous pouvez utiliser des fonctions telles que Somme, Moyenne, Si, Et, Ou, etc. Vous pouvez galement utiliser des valeurs constantes.

Les limitations lies aux lments calculs


Lors de leur conception, vous devez garder lesprit les limitations inhrentes aux lments calculs :
j

j j j

j j

Vous ne pouvez pas faire rfrence des cellules dune feuille de calcul. Seuls sont autoriss les champs de donnes du tableau crois. Vous ne pouvez pas faire rfrence aux totaux ou aux sous-totaux du tableau crois. Vous ne pouvez pas faire rfrence des lments dun autre champ. Vous ne pouvez pas utiliser dlment calcul dans un tableau crois qui contient une fonction de synthse Moyenne, Variance ou Ecartype. Vous ne pouvez plus utiliser les fonctions prcdentes dans un tableau crois qui contient un lment calcul. Vous ne pouvez pas grouper un champ dans un tableau crois contenant un lment calcul.

Modier ou supprimer un lment calcul


Pour modier ou supprimer un lment calcul :

1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez lment calcul. 3 Slectionnez llment concern dans la liste de choix associe la zone Nom.

LE GUIDE DES EXPERTS 123

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

4 Si vous souhaitez modier llment, effectuez vos modications et cliquez sur Modifier. 5 Si vous souhaitez supprimer llment, cliquez sur Supprimer. 6 Validez par OK.

3.6. Ajouter des champs calculs


Un champ calcul, comme son nom lindique, est un champ dont les valeurs sont issues de calculs effectus sur les valeurs de champs existants. Cela revient ajouter une colonne "virtuelle" supplmentaire la base de donnes initiale. Le tableau crois suivant prsente le chiffre daffaires, ainsi que les units vendues pour chacune des villes.

Figure 3.67

Nous allons prsent crer un champ calcul qui nous permettra de dterminer le chiffre daffaires par unit vendue.

1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez Champ calcul. 3 Dans la bote de dialogue Insertion dun champ calcul, saisissez CA/unit dans la zone Nom. 4 Effacez le contenu de la zone Formule, puis saisissez =.
124 LE GUIDE DES EXPERTS

Ajouter des champs calculs

Chapitre 3

5 Double-cliquez sur le champ CA. 6 Saisissez /. 7 Double-cliquez sur le champ Unit.

Figure 3.68

8 Validez par OK.


Le champ CA/unit est automatiquement ajout au tableau crois dynamique, ainsi qu la liste des champs.

Figure 3.69

LE GUIDE DES EXPERTS 125

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

Vous pouvez utiliser ce nouveau champ comme nimporte quel autre champ. Il nest pas ncessaire dafficher les champs CA et Unit pour que le nouveau champ soit calcul. Vous pouvez les supprimer du tableau crois sans affecter le calcul du champ CA/unit.

Figure 3.70

Pour dnir vos champs calculs, vous pouvez utiliser des fonctions telles que Somme, Moyenne, Si, Et, Ou, etc. Vous pouvez galement utiliser des valeurs constantes.

Les limitations lies aux champs calculs


Lors de leur conception, vous devez avoir conscience des limitations associes aux champs calculs :
j

j j

Vous ne pouvez pas faire rfrence des cellules dune feuille de calcul. Seuls sont autoriss les champs de donnes du tableau crois. Vous ne pouvez pas faire rfrence aux totaux ou aux sous-totaux du tableau crois. Vous ne pouvez pas utiliser de champ calcul dans un tableau crois qui contient une fonction de synthse Moyenne, Variance ou Ecartype. Vous ne pouvez plus utiliser les fonctions prcdentes dans un tableau crois qui contient un champ calcul.

126 LE GUIDE DES EXPERTS

Ajouter des champs calculs

Chapitre 3

Modier ou supprimer un champ calcul


Pour modier ou supprimer un champ calcul :

1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez Champ calcul. 3 Slectionnez le champ concern dans la liste de choix associe la zone Nom. 4 Si vous souhaitez modier le champ, effectuez vos modications et cliquez sur Modifier. 5 Si vous souhaitez supprimer le champ, cliquez sur Supprimer. 6 Validez par OK.

Afficher les formules


Vous avez la possibilit dobtenir rapidement la liste des champs et des lments calculs dun tableau crois, ainsi que les formules de calcul qui permettent de les obtenir.

1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez Liste des formules.
Cela a pour effet de crer une nouvelle feuille de calcul rcapitulant les lments et champs calculs.

Figure 3.71

LE GUIDE DES EXPERTS 127

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

3.7. Cas pratique : analyses de rentabilit


partir dune base de donnes, nous allons tablir un tableau crois dynamique permettant :
j j j

de calculer le chiffre daffaires par rgion/famille de produits ; de calculer la marge par rgion/famille de produits ; de visualiser le "poids" de chaque rgion/famille de produits, en termes de chiffre daffaires et de marge.

Pour cela, la base de donnes initiale contient notamment les champs suivants : Rgion, Famille, Exercice, CA, Cot de production.

Calculer le chiffre daffaires par rgion/famille de produits


Nous allons tout dabord construire un tableau crois dynamique partir de la base de donnes initiale :
j j j

champ de ligne : Rgion ; champ de colonne : Famille ; champ de ltre : Exercice.

Seule lanne 2007 sera affiche pour cette analyse.

Figure 3.72

128 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : analyses de rentabilit

Chapitre 3

Calculer la marge par rgion/famille de produits


Pour calculer la marge, il est ncessaire de crer un champ calcul, fond sur les champs CA et Cot de production. Aprs analyse des comptes de lentreprise, il savre que pour tenir compte des cots commerciaux et des frais gnraux, il faut majorer les cots de production de 37 %. Compte tenu de ces directives, nous allons crer le champ calcul
Marge.

1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez Champ calcul. 3 Dans la bote de dialogue Insertion dun champ calcul, saisissez CA/unit dans la zone Nom. 4 Effacez le contenu de la zone Formule, puis saisissez =. 5 Double-cliquez sur le champ CA. 6 Saisissez . 7 Double-cliquez sur le champ Cot de production. 8 Terminez la formule en saisissant *1,37.

Figure 3.73

9 Validez par OK.


Il reste maintenant appliquer au nouveau champ une mise en forme de type montaire.
LE GUIDE DES EXPERTS 129

Chapitre 3

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

De plus, nous allons rorganiser le tableau en dplaant les champs de valeurs de la zone de dpt tiquettes de colonnes vers tiquettes de lignes, en dessous du champ Rgion.

Figure 3.74

Visualiser le "poids" de chaque rgion/famille de produits


Le tableau, dans son tat actuel davancement, nous permet de visualiser les montants correspondant aux chiffres daffaires et aux marges pour chaque rgion/famille de produits. Nous allons le complter de faon visualiser limportance de ces montants par rapport au total.

1 Faites glisser le champ CA depuis la liste des champs vers la zone de dpts Valeurs, entre Somme de CA et Somme de Marge. Un nouveau champ de valeur, baptis Somme de CA2, fait son apparition. Il est identique Somme de CA. 2 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur de ce champ. 3 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 4 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez % du total.
130 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : analyses de rentabilit

Chapitre 3

5 Validez par OK. 6 Faites glisser le champ Marge depuis la liste des champs vers la zone de dpts Valeurs, aprs Somme de Marge. Un nouveau champ de valeur, baptis Somme de Marge 2, fait son apparition. Il est identique Somme de Marge. 7 Rptez les tapes 2 5 pour ce nouveau champ. 8 Il reste maintenant renommer ces champs pour les rendre plus explicites.

Figure 3.75

Avec ce tableau crois dans sa forme dnitive, il est possible de voir trs rapidement les informations suivantes entre autres :
j

La famille RANGEMENT dans la rgion NORD reprsente 3,64 % du chiffre daffaires total en 2007 et 4 % de la marge totale.

LE GUIDE DES EXPERTS 131

Chapitre 3
j

Optimiser les tableaux croiss dynamiques

j j

La famille ACCESSOIRES dans la rgion IDF reprsente 11,52 % du chiffre daffaires total en 2007 et 10,50 % de la marge totale. La famille MOBILIER reprsente 35,83 % du chiffre daffaires total en 2007 et 36,32 % de la marge totale. La rgion OUEST reprsente 19,02 % du chiffre daffaires total en 2007 et 19,13 % de la marge totale.

132 LE GUIDE DES EXPERTS

Finaliser les tableaux croiss dynamiques


Mettre en forme avec les styles automatiques ........................................................... 134 Ajuster les paramtres de prsentation ....................................................................... 140 Utiliser les mises en forme conditionnelles ................................................................. 147

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Dans ce chapitre, nous allons traiter des solutions et outils visant naliser vos tableaux croiss. Une fois que la structure du tableau est correctement dnie, que les diffrents calculs ont t spcis, il reste naliser la mise en forme du tableau, de faon amliorer encore sa lisibilit. Pour cela, nous aborderons les styles automatiques qui permettent dappliquer rapidement une mise en forme claire et cohrente. Ensuite, nous traiterons en dtail les diffrents paramtres qui offrent la possibilit deffectuer des rglages ns sur les options de mise en forme. Enn, nous dtaillerons les possibilits des mises en forme conditionnelles (considrablement amliores avec Excel 2007), qui permettent de lier les paramtres de mise en forme au contenu des cellules.

4.1. Mettre en forme avec les styles automatiques


Un style est une mise en forme prdnie que vous pouvez appliquer pour modier laspect des tableaux croiss dynamiques. Nous allons tous dabord examiner les styles prdnis, puis nous dcrirons comment en crer de nouveaux.

Utiliser la galerie des styles


Pour appliquer rapidement un style un tableau crois, vous pouvez utiliser la galerie Styles de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration. Cette galerie vous donne accs trois sries (baptises Clair, Moyen et Fonc) de vingt-huit styles (voir Figure 4.1). Grce laperu dynamique dExcel 2007, en dplaant le pointeur de la souris sur chacun des styles, vous pouvez visualiser instantanment, sur votre document, limpact du changement (voir Figure 4.2).

134 LE GUIDE DES EXPERTS

Mettre en forme avec les styles automatiques

Chapitre 4

Figure 4.1

Figure 4.2

Cliquez sur le style souhait pour lappliquer votre tableau crois.


LE GUIDE DES EXPERTS 135

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

laide des cases cocher du groupe Options de style de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration, vous pouvez agir sur lensemble des styles prdnis :
j En-ttes de lignes

: permet dinclure les en-ttes de lignes dans le

style des bandes.


j En-ttes de colonnes j j

: permet dinclure les en-ttes de colonnes dans le style des bandes. Lignes bandes : permet dappliquer alternativement une couleur claire et une couleur sombre aux lignes. Colonnes bandes : permet dappliquer alternativement une couleur claire et une couleur sombre aux colonnes.

Figure 4.3

Vous pouvez dnir un style comme style par dfaut en cliquant du bouton droit et en slectionnant la commande Dfinir par dfaut.

Personnaliser les styles


Malgr la grande diversit des styles proposs, il est possible que vous ne trouviez pas "chaussure votre pied". Vous avez alors la possibilit de crer votre propre style, partir dun style existant.

1 Cliquez du bouton droit sur le style sapprochant le plus de votre souhait. 2 Slectionnez la commande Dupliquer dans le menu contextuel. 3 Dans la bote de dialogue Modifier le style rapide du tableau crois dynamique, saisissez tout dabord le nom de votre style.

136 LE GUIDE DES EXPERTS

Mettre en forme avec les styles automatiques

Chapitre 4

Figure 4.4

4 Vous pouvez ensuite paramtrer la mise en forme appliquer aux diffrents lments du tableau crois. Les lments de la liste apparaissant en gras sont ceux pour lesquels une mise en forme spcique est dnie. Pour modier le format appliquer un lment, cliquez sur le bouton Format et spciez les diffrentes options de mise en forme. 5 Vous avez la possibilit de dnir le nouveau style comme style par dfaut en cochant la case Dfinir comme style rapide de tableau crois dynamique par dfaut pour ce document. 6 Validez par OK.
Dans la galerie des styles, une rubrique Personnalis a t cre dans laquelle se trouve votre style. Il vous reste le slectionner pour laffecter au tableau crois. Votre style sera disponible pour lensemble des tableaux croiss du classeur. Vous pouvez dsormais dupliquer votre style personnalis, au mme titre que les styles prdnis, an den crer un nouveau. Pour modier un style personnalis, il suffit de cliquer dessus du bouton droit et de slectionner la commande Modifier du menu contextuel. Pour supprimer un style personnalis, il suffit de cliquer dessus du bouton droit et de slectionner la commande Supprimer du menu

LE GUIDE DES EXPERTS 137

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

contextuel. Si le style tait appliqu au moment de sa suppression, la mise en forme du tableau crois est efface.

Utiliser les thmes


Si les thmes de documents existaient dj dans dautres applications (Microsoft Publisher par exemple), leur apparition dans Excel constitue une innovation de la version 2007. Un thme est un ensemble de choix de mise en forme qui inclut :
j j j

un ensemble de couleurs (ou thme de couleurs) ; un ensemble de polices (ou thme de polices) ; un ensemble de lignes et deffets de remplissage (ou thme deffets).

Cela vous permet de crer des documents homognes et cohrents, dautant plus que les thmes de documents sont communs lensemble des applications Office. Dans la mesure o le choix du thme a notamment un impact sur les couleurs et les polices, les styles prdnis des tableaux croiss sont automatiquement modis. Par dfaut, lorsque vous crez un nouveau classeur, le thme Office lui est attribu. Si vous souhaitez modier le thme appliqu un classeur :

1 Sous longlet Mise en page, cliquez sur le bouton Thmes du groupe Thmes. 2 Une galerie prsentant les thmes prdnis fait son apparition (voir Figure 4.5). 3 Dplacez le pointeur de la souris sur lun des thmes proposs pour voir instantanment, sur votre document, limpact du changement. 4 Une fois votre choix effectu, cliquez sur le nouveau thme appliquer.

138 LE GUIDE DES EXPERTS

Mettre en forme avec les styles automatiques

Chapitre 4

Figure 4.5

Panacher les thmes


Le groupe Thmes de longlet Mise en page propose galement trois boutons qui permettent de nappliquer quune partie dun thme : les couleurs, les polices ou les effets.
j Couleurs j j

permet dutiliser seulement les couleurs dun thme. Polices permet de changer la police par dfaut. Effets permet dappliquer seulement les effets dun thme.

Pour appliquer nouveau lensemble des composantes du thme (couleurs, polices, effets), utilisez le bouton Thmes du groupe Thmes de longlet Mise en page et slectionnez le thme voulu.

LE GUIDE DES EXPERTS 139

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

4.2. Ajuster les paramtres de prsentation


La bote de dialogue Options du tableau crois dynamique permet de spcier des rglages ns quant la prsentation dun tableau crois. Pour y accder, cliquez sur le bouton Options du tableau crois dynamique de longlet contextuel Options, puis slectionnez Options.

Figure 4.6

Cette bote de dialogue est compose de cinq onglets :


j Disposition et mise en forme j Totaux et filtres j Affichage

; ;

j Impression j Donnes.

Nous allons nous intresser aux quatre premiers, qui ont des rpercussions sur la prsentation du tableau crois.

140 LE GUIDE DES EXPERTS

Ajuster les paramtres de prsentation

Chapitre 4

Longlet Disposition et mise en forme

Figure 4.7 j Fusionner et centrer les cellules avec les tiquettes

: permet de fusionner les cellules des lments des colonnes et des lignes, ce an de pouvoir centrer les lments horizontalement et verticalement. Cette option est pertinente lorsque le tableau crois est affich sous une forme tabulaire.

Figure 4.8

LE GUIDE DES EXPERTS 141

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Pour plus de dtails sur les diffrents types daffichages, consultez le chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques.
j En forme compacte, mettre les tiquettes de lignes en retrait

: permet de mettre en retrait les lignes dans la zone des tiquettes de lignes lorsque le rapport de tableau crois dynamique est au format compact. Slectionnez un niveau de retrait compris entre 0 et 127. Afficher les champs dans la zone de filtre du rapport : permet de spcier lordre daffichage des champs de ltres du rapport lorsquils sont affichs sur plusieurs colonnes (Vers le bas, puis droite ou droite, puis vers le bas). Champs de filtres de rapport par colonne : permet de spcier le nombre de champs de ltres par colonne. Si vous ne souhaitez pas afficher les champs de ltres sur plusieurs colonnes, spciez la valeur 0.

Figure 4.9 j Pour les valeurs derreur afficher

: permet de spcier une valeur de remplacement (par exemple "non valide") pour les cellules contenant des valeurs derreur. Dsactivez cette option pour que le message derreur reste affich. Pour les cellules vides, afficher : permet de spcier une valeur de remplacement (par exemple "vide") pour les cellules ne contenant aucune valeur. Dsactivez cette option pour que les cellules demeurent vides.

j Ajuster automatiquement la largeur des colonnes lors de la mise

jour : permet dajuster automatiquement les colonnes du tableau crois dynamique la taille du texte ou du nombre le plus long. Conserver la mise en forme des cellules lors de la mise jour : permet denregistrer la disposition et la mise en forme du rapport de

142 LE GUIDE DES EXPERTS

Ajuster les paramtres de prsentation

Chapitre 4

tableau crois dynamique an quelles soient utilises chaque fois que vous effectuez une opration sur le tableau.

Longlet Totaux et ltres

Figure 4.10 j Afficher les totaux des lignes j

: permet dafficher ou de masquer la colonne Total gnral ct de la dernire colonne. Afficher les totaux des colonnes : permet dafficher ou de masquer la ligne Total gnral au bas du rapport de tableau crois dynamique.

Accs rapide ces options

Vous pouvez spcier ces options laide du bouton Totaux gnraux du groupe Disposition de longlet contextuel Cration.

j Calculer les sous-totaux des lments des pages filtrs :

permet dinclure ou dexclure les lments ltrs du rapport dans les sous-totaux. Autoriser plusieurs filtres par champ : permet de spcier plusieurs ltres sur un mme champ. Ainsi, il est possible de combiner un ltre sur les tiquettes avec un ltre sur les valeurs.

Pour plus de dtails sur les ltres, consultez le chapitre Optimiser les tableaux croiss dynamiques.
j Utiliser des listes personnalises lors du tri

: permet dutiliser ou non les listes personnalises lors du tri des listes. Lorsque vous triez

LE GUIDE DES EXPERTS 143

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

de grandes quantits de donnes, il est prfrable de dsactiver cette case, an dobtenir de meilleures performances.

Longlet Affichage

Figure 4.11 j Afficher les boutons Dvelopper/Rduire

j j

: permet dafficher les boutons + ou que vous utilisez pour dvelopper ou rduire les champs de lignes ou des colonnes. Afficher les info-bulles contextuelles : permet dafficher les infobulles qui fournissent des informations relatives aux valeurs, aux lignes ou aux colonnes pour une valeur de champ ou des donnes. Afficher les proprits dans les info-bulles : permet dafficher ou masquer les info-bulles qui fournissent des informations de proprits pour un lment. Afficher la lgende des champs et les listes droulantes de filtrage : permet dafficher ou de masquer les lgendes du tableau crois dynamique dans la partie suprieure du rapport et les listes droulantes de ltrage dans les tiquettes des colonnes et des lignes. Afficher les lments sans donne en lignes : permet dafficher ou de masquer les lments de lignes ne prsentant pas de valeur. Afficher les lments sans donne en colonnes : permet dafficher ou de masquer les lments de colonnes ne prsentant pas de valeur.

144 LE GUIDE DES EXPERTS

Ajuster les paramtres de prsentation

Chapitre 4

j Afficher les tiquettes dlments si la zone Valeurs ne contient aucun

champ : permet dafficher ou de masquer les tiquettes dlments quand aucun champ ne gure dans la zone Valeurs.
j Trier de A Z j

: permet de trier les champs du tableau crois dynamique par ordre alphabtique croissant. Trier par ordre de source de donnes : permet de trier les champs du tableau crois dynamique dans lordre indiqu par la source de donnes externe.

Longlet Impression

Figure 4.12 j Imprimer les boutons Dvelopper/Rduire lorsquils sont dans un

tableau crois dynamique : permet dafficher ou de masquer les boutons Dvelopper et Rduire lors de limpression dun rapport

de tableau crois dynamique.


j Rpter les tiquettes de lignes sur chaque page imprime

: permet de rpter les tiquettes dlments actuelles gurant dans la zone des tiquettes de lignes sur chaque page dun rapport de tableau crois dynamique imprim. Dfinir les titres dimpression : permet de rpter ou non les en-ttes de champs des colonnes et des lignes ainsi que les tiquettes des colonnes sur chaque page imprime dun rapport de tableau crois dynamique.

Dans lexemple suivant, la case cocher Dfinir les titres dimpression nest pas coche. Dans la mesure o le tableau crois stend sur plusieurs pages en largeur, seules les valeurs affiches sur la premire page bncient des en-ttes de lignes (voir Figure 4.13). Lorsque la case est coche, les en-ttes sont affichs sur toutes les pages, ce qui amliore considrablement la lisibilit du tableau (voir Figure 4.14).

LE GUIDE DES EXPERTS 145

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Figure 4.13

Figure 4.14

Insrer un saut de page chaque lment

Il est possible dinsrer un saut de page aprs chaque lment (valeur) dun champ de ligne ou de colonne. Pour cela, cliquez du bouton droit puis slectionnez Paramtres de champs. Dans la bote de dialogue

146 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Paramtres de champs, slectionnez longlet Disposition et impression puis cochez la case Insrer un saut de page aprs chaque lment.

4.3. Utiliser les mises en forme conditionnelles


Mme si les tableaux croiss sont de puissants outils de synthse, il nen demeure pas moins que, dans certaines situations, les tendances, les points cls ne sautent pas immdiatement aux yeux. Il peut donc tre souhaitable de mettre en exergue telles ou telles cellules, en raison de valeurs particulires quelles contiennent (valeurs faibles ou fortes par exemple). Les mises en forme conditionnelles sont utilises dans ces cas-l. Comme leur nom lindique, elles dpendent de conditions sur le contenu de la cellule ou sur le rsultat de formules. La version 2007 dExcel donne une nouvelle dimension cette fonctionnalit. En effet, elle est plus conviviale et offre davantage de possibilits deffets graphiques pour mettre en vidence les donnes importantes ou encore les tendances de vos tableaux croiss.

Appliquer des mises en forme conditionnelles un tableau crois


Pour appliquer une mise en forme conditionnelle des valeurs dun tableau crois :

1 Slectionnez une cellule contenant une valeur du champ mettre en forme. 2 Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style de longlet Accueil. 3 Slectionnez ensuite le type de mise en forme appliquer (voir Figure 4.15).
Slectionnez par exemple Rgles de mise en surbrillance des cellules puis Suprieur .

LE GUIDE DES EXPERTS 147

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Figure 4.15

4 Dans la bote de dialogue Suprieur , la valeur contenue dans la cellule apparat en tant que critre. Vous pouvez ventuellement modier cette valeur, ainsi que le type de mise en forme appliquer.

Figure 4.16

5 Validez par OK. 6 La mise en forme nest applique qu la cellule initialement slectionne. Toutefois, le bouton doption Options de mise en forme a fait son apparition. En cliquant dessus, vous avez accs plusieurs possibilits :

148 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Cellules slectionnes : pour appliquer la mise en forme

uniquement aux cellules slectionnes. Cest loption par dfaut. Toutes les cellules contenant les valeurs "Somme de CA" : pour appliquer la mise en forme toutes les cellules du champ de valeur.
Toutes les cellules contenant les valeurs "Somme de CA" pour "Rgion" et "Exercice" : pour appliquer la mise en forme

toutes les cellules du champ de valeur correspondant au champ de ligne Rgion et au champ de colonne Exercice. En dautres termes, cela permet dexclure les totaux des lignes et des colonnes, ainsi que les valeurs correspondant aux sous-totaux relatifs au champ Famille.

Figure 4.17

7 Slectionnez la dernire option.

Figure 4.18

LE GUIDE DES EXPERTS 149

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Mme si vous modiez la structure du tableau crois et ltrez les donnes, la mise en forme conditionnelle continuera sappliquer aux valeurs du champ Somme de CA. La mise en forme conditionnelle fait partie intgrante des paramtres de ce champ de valeur.

Utiliser les mises en forme conditionnelles prdnies


Nous allons prsent dcrire lensemble des mises en forme conditionnelles prdnies.

Rgles de mise en surbrillance des cellules


Cette premire catgorie de mises en forme conditionnelles permet de mettre en vidence des cellules en comparant leur contenu des valeurs particulires. Pour les mettre en uvre :

1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Rgles de mises en surbrillance des cellules ; vous pouvez alors choisir entre plusieurs possibilits :
Suprieur permet de mettre en vidence les valeurs

numriques suprieures un seuil. Infrieur permet de mettre en vidence les valeurs numriques infrieures un seuil. Entre permet de mettre en vidence les valeurs numriques comprises entre deux bornes. gal permet de mettre en vidence les valeurs numriques gales une valeur particulire. Texte qui contient permet de mettre en vidence les textes contenant une chane de caractres spcie. Une date se produisant permet de mettre en vidence les dates situes dans une priode dnie. Valeurs en doubles permet de mettre en vidence les valeurs prsentes plusieurs fois.
150 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Autres rgles permet de dnir des rgles personnalises.

Slectionnez le type de rgle qui vous convient le mieux, dans notre exemple Entre.

4 Une bote de dialogue permet de choisir les valeurs "seuils". Des valeurs sont proposes pour les diffrents seuils. Elles sont calcules de faon que la rgle sapplique la moiti des cellules de la plage. Si ces valeurs ne vous conviennent pas, saisissez vos propres valeurs. Il est possible de slectionner une cellule au lieu de saisir une valeur. La valeur utilise sera alors le contenu de cette cellule. Vous pouvez galement saisir une formule (en la faisant prcder du caractre =). 5 Slectionnez le type de mise en forme dans la liste de choix. Si aucune des mises en forme proposes ne vous convient, slectionnez Format personnalis. Vous accdez ainsi la bote de dialogue Format de cellule.

Figure 4.19

6 Une fois les paramtres dnis, cliquez sur OK. 7 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ.

Figure 4.20

LE GUIDE DES EXPERTS 151

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Vous pouvez appliquer plusieurs rgles de mise en forme conditionnelle sur un mme champ. Par dfaut, elles sappliqueront dans lordre de leur mise en place. Nous verrons plus loin comment grer lordre dapplication des diffrentes rgles.

Rgles des valeurs plus/moins leves


Cette catgorie de mises en forme conditionnelles permet de mettre en vidence des cellules en les situant par rapport lensemble des valeurs de la plage. Ainsi, il est possible de mettre en vidence les cinq plus fortes valeurs, les 10 % de valeurs les plus faibles, ainsi que les valeurs suprieures ou infrieures la moyenne. Pour les mettre en uvre :

1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Rgles des valeurs plus/moins leves. Vous pouvez alors choisir entre plusieurs possibilits :
10 valeurs les plus leves ; 10 % des valeurs les plus leves ; 10 valeurs les moins leves ; 10 % des valeurs les moins leves ; Valeurs suprieures la moyenne ; Valeurs infrieures la moyenne ; Autres rgles permet de dnir des rgles personnalises.

Slectionnez le type de rgle qui vous convient le mieux, dans notre exemple 10 % des valeurs les plus leves.

4 Une bote de dialogue permet de spcier le pourcentage de la population mettre en vidence. 5 Slectionnez le type de mise en forme dans la liste de choix. Si aucune des mises en forme proposes ne vous convient, slectionnez Format personnalis. Vous accdez la bote de dialogue Format de cellule.

152 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Figure 4.21

6 Une fois les paramtres dnis, cliquez sur OK. 7 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ.

Figure 4.22

Barres de donnes
Cette catgorie de mises en forme conditionnelles permet dafficher dans chaque cellule de la plage une barre de couleur proportionnelle la valeur de la cellule. Pour mettre en uvre ces barres de donnes :

1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style.
LE GUIDE DES EXPERTS 153

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

3 Slectionnez Barres de donnes. Vous pouvez alors choisir entre six couleurs diffrentes pour les barres de donnes. Slectionnez Autres rgles pour dnir votre propre style de barres de donnes.

Figure 4.23

4 Cliquez sur la mise en forme qui vous convient pour lappliquer. 5 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ.

Figure 4.24

154 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Nuances de couleurs
Cette catgorie de mises en forme conditionnelles permet de visualiser la distribution des valeurs laide de dgrads de couleurs. Cela sapparente certaines cartes mtorologiques o les zones fortes tempratures sont affiches en rouge, celles faibles tempratures en bleu et les zones intermdiaires en dgrad de couleur selon la valeur de la temprature. Pour mettre en uvre les nuances de couleurs :

1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Nuances de couleurs. Vous pouvez alors choisir entre plusieurs jeux de couleurs (quatre jeux de trois couleurs et quatre jeux de deux couleurs). Slectionnez Autres rgles pour dnir votre propre nuance de couleur.

Figure 4.25

4 Cliquez sur la mise en forme qui vous convient pour lappliquer. 5 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ.

LE GUIDE DES EXPERTS 155

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Figure 4.26

Jeux dicnes
Cette dernire catgorie de mises en forme conditionnelles permet dafficher dans chaque cellule de la plage une icne indiquant comment se situe la valeur de la cellule par rapport aux valeurs de la plage. Pour mettre en uvre les jeux dicnes :

1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Jeux dicnes. Vous pouvez alors choisir entre plusieurs jeux dicnes (de trois cinq icnes). Slectionnez Autres rgles pour dnir votre jeu dicnes (voir Figure 4.27). 4 Cliquez sur la mise en forme qui vous convient pour lappliquer. 5 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ (voir Figure 4.28).

156 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Figure 4.27

Figure 4.28

LE GUIDE DES EXPERTS 157

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Crer des rgles de mise en forme conditionnelle personnalises


Si, malgr la diversit des choix proposs, vous ne trouvez pas de mise en forme conditionnelle prdnie satisfaisante, vous avez la possibilit de crer vos propres rgles.

1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Nouvelle rgle. 4 Dans la bote de dialogue Nouvelle rgle de mise en forme, vous devez tout dabord spcier quel primtre doit sappliquer la mise en forme :
Cellules slectionnes : pour appliquer la mise en forme

uniquement aux cellules slectionnes. Cest loption par dfaut. Toutes les cellules contenant les valeurs "Somme de CA" : pour appliquer la mise en forme toutes les cellules du champ de valeur.
Toutes les cellules contenant les valeurs "Somme de CA" pour "Rgion" et "Exercice" : pour appliquer la mise en forme

toutes les cellules du champ de valeur correspondant au champ de ligne Rgion et au champ de colonne Exercice. En dautres termes, cela permet dexclure les totaux des lignes et des colonnes, ainsi que les valeurs correspondant aux sous-totaux relatifs au champ Famille (voir Figure 4.29).

5 Vous avez ensuite la possibilit de choisir parmi plusieurs thmes :


Mettre en forme toutes les cellules daprs leur valeur ; Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent ; Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs ranges parmi les premires ou les dernires valeurs ; Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs audessus ou en dessous de la moyenne ;

158 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Figure 4.29

Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs uniques ou aux doublons ; Utiliser une formule pour dterminer pour quelles cellules le format sera appliqu.

6 Cliquez sur un thme, dnissez votre rgle et validez par OK.


Nous allons prsent dcrire les diffrentes possibilits.

Mettre en forme toutes les cellules daprs leur valeur


Il sagit ici de rgles qui vont attribuer chacune des cellules de la plage slectionne une mise en forme qui dpendra de la valeur de cellule. Contrairement aux autres types de mises en forme conditionnelles, quelle que soit la valeur de la cellule, une mise en forme sera applique. En revanche, la mise en forme changera en fonction de la valeur de la cellule.

LE GUIDE DES EXPERTS 159

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Pour dnir une rgle de mise en forme :

1 Slectionnez le style de mise en forme dans la liste droulante : chelle deux couleurs, chelle trois couleurs, Barre de donnes, Jeux dicnes.

Figure 4.30

2 Dnissez les paramtres :


Pour les chelles de couleurs, il convient de spcier les couleurs appliquer aux valeurs extrmes (et la valeur intermdiaire dans le cas de trois couleurs). Pour les barres de donnes, il faut spcier quelle valeur correspondent la barre la plus longue et la plus courte, ainsi que la couleur de la barre. Il est possible de cocher la case Afficher la barre uniquement pour faire en sorte que seule la barre soit affiche dans la cellule (le contenu est alors masqu). Pour les jeux dicnes, il sagit de slectionner le jeu dicnes appliquer (trois, quatre ou cinq icnes). Ensuite, il faut dnir les tranches de valeurs qui correspondent chaque icne. Il est possible de cocher la case Afficher licne

160 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

uniquement pour faire en sorte que seule licne soit affiche

dans la cellule (le contenu est alors masqu).

Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent


Il sagit ici de rgles permettant dappliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui respectent certains critres sur leur contenu. Pour dnir une rgle de mise en forme :

1 Slectionnez le type dinformation sur lequel le critre doit porter :

Figure 4.31

Valeur de la cellule permet de spcier des critres sur les

valeurs numriques contenues dans les cellules. Slectionnez, dans la liste droulante, loprateur appliquer (infrieur, suprieur). Saisissez les valeurs des bornes. Il est possible de slectionner une cellule au lieu de saisir une valeur. La valeur utilise pour le test sera alors le contenu de cette cellule. Texte spcifique permet de spcier des critres sur les chanes de caractres contenues dans les cellules. Slectionnez, dans la

LE GUIDE DES EXPERTS 161

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

liste

droulante,

loprateur

appliquer

(contenant,

commenant par). Dates se produisant permet de spcier des critres sur les

dates contenues dans les cellules. Slectionnez, dans la liste droulante, le critre appliquer. Cellules vides permet dappliquer la mise en forme uniquement aux cellules vides. Aucune cellule vide permet dappliquer la mise en forme uniquement aux cellules non vides. Erreurs permet dappliquer la mise en forme uniquement aux cellules contenant une valeur derreur. Aucune erreur permet dappliquer la mise en forme uniquement aux cellules contenant un rsultat valide.

2 Cliquez sur le bouton Format an de dnir le format appliquer si la rgle est satisfaite. 3 Cliquez sur le bouton Aperu si vous souhaitez visualiser le rsultat sur la feuille de calcul. 4 Cliquez sur OK pour valider.

Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs ranges parmi les premires ou les dernires valeurs
Il sagit ici de rgles permettant dappliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent des valeurs extrmes (valeurs plus fortes ou plus ables). Pour dnir une rgle de mise en forme :

1 Slectionnez premier ou dernier selon que la mise en forme doit sappliquer aux plus fortes ou aux plus faibles valeurs (voir Figure 4.32). 2 Saisissez le nombre de valeurs mettre en vidence. Par exemple, pour mettre en exergue la valeur maximale dune plage, choisissez premier puis saisissez la valeur 1. 3 Cochez la case % de la plage slectionne si vous souhaitez mettre en vidence, par exemple, 20 % de vos donnes, et non 20 valeurs.

162 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Figure 4.32

4 Cliquez sur le bouton Format an de dnir le format appliquer si la rgle est satisfaite. 5 Cliquez sur le bouton Aperu si vous souhaitez visualiser le rsultat sur la feuille de calcul. 6 Cliquez sur OK pour valider.

Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs au-dessus ou en dessous de la moyenne
Il sagit ici de rgles permettant dappliquer une mise en forme aux cellules en fonction de leur situation par rapport la moyenne. Pour dnir une rgle de mise en forme :

1 Slectionnez le critre appliquer (au-dessus, en dessous). Il est possible dappliquer des critres faisant intervenir lcart type, grandeur statistique mesurant la dispersion des valeurs par rapport la moyenne.

LE GUIDE DES EXPERTS 163

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

Figure 4.33

2 Cliquez sur le bouton Format an de dnir le format appliquer si la rgle est satisfaite. 3 Cliquez sur le bouton Aperu si vous souhaitez visualiser le rsultat sur la feuille de calcul. 4 Cliquez sur OK pour valider.

Utiliser une formule pour dterminer pour quelles cellules le format sera appliqu
Il sagit ici de rgles permettant dappliquer une mise en forme aux cellules en fonction du rsultat dune formule. Si le rsultat de la formule est la valeur logique VRAI, la mise en forme sera applique. En revanche, si le rsultat de la formule est la valeur logique FAUX, la mise en forme ne sera pas applique. Pour dnir une rgle de mise en forme :

1 Saisissez la formule dans la zone. Il est possible de slectionner une cellule au lieu de saisir une formule. La cellule slectionne doit contenir une formule renvoyant VRAI ou FAUX.

164 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Figure 4.34

2 Cliquez sur le bouton Format an de dnir le format appliquer si la rgle est satisfaite. 3 Cliquez sur le bouton Aperu si vous souhaitez visualiser le rsultat sur la feuille de calcul. 4 Cliquez sur OK pour valider.
Voici deux exemples classiques de mises en forme conditionnelles utilisant des formules.

Grer les rgles de mise en forme conditionnelle


Lorsque vous combinez plusieurs rgles sur une mme cellule, le format appliqu correspond par dfaut celui de la dernire rgle dont les critres sont satisfaits. De plus, les diffrentes rgles sappliquent selon lordre dans lequel elles ont t cres. Si les rgles sont incompatibles, cela ne pose pas de problme : par exemple, si vous souhaitez afficher en rouge les valeurs infrieures 100 et en vert les valeurs suprieures 500, il ny aura pas de conit entre les rgles car une valeur ne peut

LE GUIDE DES EXPERTS 165

Chapitre 4

Finaliser les tableaux croiss dynamiques

tre la fois infrieure 100 et suprieure 500. En revanche, si vous souhaitez afficher en bleu les valeurs comprises entre 200 et 400 et en vert les valeurs suprieures 300, que se passera-t-il pour la valeur 350 ? Tout dpendra de lordre dans lequel vous aurez dni les conditions. Cest la dernire rgle satisfaite qui imposera sa mise en forme. Si vous souhaitez modier les priorits des diffrentes rgles ou les paramtres des rgles :

1 Slectionnez une cellule du tableau crois. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Grer les rgles.

Figure 4.35

Le Gestionnaire des rgles de mise en forme conditionnelle permet dafficher les rgles de mise en forme pour la slection actuelle, pour lensemble de la feuille actuelle ou pour lune des feuilles du classeur. Le bouton Nouvelle rgle permet de crer une nouvelle rgle en affichant la bote de dialogue Nouvelle rgle. Une fois la rgle cre, il faut slectionner la zone laquelle elle sapplique. Le bouton Modifier la rgle permet de modier la rgle slectionne. Un double clic sur la rgle slectionne permet galement de la modier. Le bouton Supprimer la rgle permet de supprimer la rgle slectionne.

166 LE GUIDE DES EXPERTS

Utiliser les mises en forme conditionnelles

Chapitre 4

Les boutons Monter et Descendre permettent de grer la priorit des rgles, en dplaant la rgle slectionne. Les rgles situes en haut de la liste sont prioritaires par rapport celles situes en bas. En dautres termes, sil y a conit entre deux rgles, celle situe le plus haut dans la liste imposera la mise en forme qui lui est associe. Vous pouvez ventuellement arrter lvaluation une rgle spcique. Pour cela, activez la case cocher Interrompre si Vrai.

4 Validez par OK.

Effacer les rgles de mise en forme conditionnelle


Vous avez la possibilit deffacer rapidement lensemble des rgles.

1 Slectionnez une cellule du tableau crois. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Effacer les rgles puis choisissez Effacer les rgles de ce tableau crois dynamique. Vous effacez ainsi toutes les rgles sappliquant au tableau crois dynamique actif.

LE GUIDE DES EXPERTS 167

Utiliser les graphiques croiss dynamiques


Crer un graphique crois dynamique ......................................................................... 170 Modifier lapparence dun graphique crois dynamique ......................................... 177 Cas pratique : pyramide des ges ................................................................................. 188

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

Les graphiques croiss dynamiques sont le reet en "image" des tableaux croiss dynamiques. Lavantage par rapport des graphiques classiques est le suivant : vous pouvez modier et rorganiser rapidement les donnes intgres, en dautres termes bncier des possibilits offertes par les tableaux croiss dynamiques.

5.1. Crer un graphique crois dynamique


Nous allons prsent dtailler le processus de cration dun graphique crois dynamique selon deux modalits : partir des donnes "brutes" ou partir dun tableau crois dynamique. La deuxime possibilit illustre la parfaite complmentarit entre un tableau crois et un graphique crois.

Crer partir des donnes brutes


Quil sagisse de crer un tableau crois dynamique ou un graphique crois dynamique partir de donnes brutes, le processus est identique.

1 Slectionnez une cellule du tableau ou de la plage de cellules qui contient les donnes analyser. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton ch qui se trouve sous le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux. Slectionnez Graphique crois dynamique. 3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique avec un graphique crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique et du graphique.
Slectionner un tableau ou une plage est la source de donnes

slectionne par dfaut. De plus, Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Vous pouvez modier cette proposition. Utiliser une source de donnes externe permet dutiliser des chiers de base de donnes, des chiers texte, des donnes gurant sur Internet, etc. Cliquez sur le bouton Choisir la connexion pour rechercher la source de donnes. Nouvelle feuille de calcul cre le tableau crois dynamique sur une nouvelle feuille.

170 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un graphique crois dynamique

Chapitre 5

Feuille de calcul existante cre le tableau crois dynamique sur

une feuille existante. Vous pouvez choisir lemplacement prcis sur la feuille voulue.

4 Validez par OK.

Description de lenvironnement
Lenvironnement est identique celui dcrit lors de la cration dun tableau crois dynamique, la seule diffrence rside dans la prsence dun graphique, avec des onglets contextuels associs (Cration, Disposition, Mise en forme, qui sont les onglets habituellement associs aux graphiques, plus longlet Analyse, propre aux graphiques croiss dynamiques), ainsi que le volet Filtre de graphique crois dynamique.

Figure 5.1

Ce volet permet de contrler les donnes affiches dans le graphique. Il fait son apparition ds que le graphique crois est slectionn. Vous pouvez le fermer en cliquant sur la petite croix situe en haut droite du volet. Pour le faire rapparatre, il faut tout dabord slectionner le
LE GUIDE DES EXPERTS 171

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

graphique, puis cliquer sur le bouton Filtre de tableau crois dynamique du groupe Afficher/Masquer de longlet contextuel Analyse.

Les premires donnes


La construction dun graphique crois dynamique est identique la construction dun tableau crois dynamique. Utilisez le volet Liste de champs de tableau crois dynamique pour dposer un champ dans lune des zones Filtre du rapport, Champs Lgende, Champs Axe et Valeurs comme vous le feriez pour un tableau crois. Vous noterez que le nom des zones de dpt change selon que vous slectionnez le tableau crois ou le graphique crois. Construisez maintenant le graphique crois dynamique.

1 Dposez le champ Rgion dans la zone Champs Axe. 2 Dposez le champ Exercice dans la zone Champs Lgende. 3 Dposez le champ CA dans la zone Valeurs.

Figure 5.2

Comme nous le verrons dans la suite de ce chapitre, toutes les fonctionnalits lies aux graphiques sont disponibles pour les graphiques croiss dynamiques (mise en forme, changement de type de graphique).

Autres fonctionnalits
Les fonctionnalits des tableaux croiss dynamiques sont applicables aux graphiques croiss dynamiques et les modes opratoires sont semblables :
172 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un graphique crois dynamique


j j j

Chapitre 5

masquer des donnes ; ajouter un champ de donne ; ajouter un champ de ltre ;

En revanche, il nest pas possible davoir le dtail des valeurs qui ont permis dobtenir une valeur synthtise. Pour cela, il faut revenir au tableau crois dynamique associ au graphique. Ce tableau est cr, en mme temps que le graphique, sur la mme feuille de calcul. Le volet Filtre de graphique crois dynamique permet de ltrer le graphique selon les valeurs des champs Axe (ici Rgion) ou des champs Lgende (ici Exercice). Ces champs sont respectivement les quivalents des champs de colonnes et de lignes pour un tableau crois.

Figure 5.3

LE GUIDE DES EXPERTS 173

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

Crer partir dun tableau crois dynamique


Nous disposons dun tableau crois regroupant les chiffres daffaires par famille de produits et par ville, avec un ltre permettant de slectionner le trimestre.

Figure 5.4

Nous souhaitons prsent crer un graphique crois fond sur ce tableau.

1 Slectionnez une cellule du tableau crois. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton du groupe Graphiques correspondant la catgorie de graphique insrer :

Figure 5.5

Colonne : graphiques de type histogramme, reprsentant les donnes par un rectangle proportionnel la valeur reprsenter. Ils peuvent tre en 2D, en 3D, de forme conique ou pyramidale. Ligne : reprsentations en courbes (2D ou 3D). Secteurs : clbres "camemberts".

174 LE GUIDE DES EXPERTS

Crer un graphique crois dynamique


Barres :

Chapitre 5

ce type de reprsentation sapparente des histogrammes ayant pivot de 90 vers la droite. Aires : reprsentations sous forme de surfaces (2D ou 3D). Nuage de points : reprsentations ncessitant deux sries de valeurs, les abscisses et les ordonnes. Chaque couple abscisse/ordonne dnit un point sur le graphique. Autres graphiques : graphiques moins courants tels que les graphiques boursiers, les surfaces, les anneaux, les bulles et les radars.
Affichage de tous les types de graphiques

Si vous souhaitez afficher tous les types de graphiques en mme temps, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Graphiques de longlet Insertion.

3 Aprs avoir cliqu sur le bouton correspondant, slectionnez le type de graphique crer.

Figure 5.6

4 Le graphique crois est automatiquement cr dans la feuille en cours.

Figure 5.7

LE GUIDE DES EXPERTS 175

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

Crer rapidement un graphique crois

Pour crer rapidement un graphique crois partir dun tableau crois, il suffit de slectionner une cellule du tableau crois et dappuyer sur la touche F11. Le graphique crois sera cr sur une feuille de graphique et sera automatiquement de type "histogramme group".

Nous aurions pu nous attendre ce que les valeurs du champ de colonne (Famille) se retrouvent en sur laxe des X de notre graphique, mais ce nest pas le cas. En effet, vous pouvez noter que le champ de ligne du tableau crois (Ville) est devenu le champ daxe et que le champ de colonne (Famille) est devenu champ de lgende (celui qui dnit les sries). Qu cela ne tienne, il suffit de permuter les champs Ville et Famille entre les zones Champs Lgende et Champs Axe. Ce faisant, vous pouvez constater que le tableau crois a t galement rorganis.

Figure 5.8

176 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier lapparence dun graphique crois dynamique

Chapitre 5

5.2. Modier lapparence dun graphique crois dynamique


Nous allons prsent dtailler les diffrentes fonctionnalits permettant dajuster plus nement lapparence des graphiques croiss.

Modier lapparence gnrale dun graphique crois dynamique


Changer de type de graphique
Cest le changement le plus radical. Il sagit, par exemple, de passer dune reprsentation en histogrammes une reprsentation en courbes. Bien entendu, il faut que les donnes du graphique crois soient compatibles avec le nouveau type de reprsentation choisi.

1 Slectionnez le graphique crois modier. 2 Sous longlet contextuel Cration, cliquez sur le bouton Modifier le type de graphique du groupe Type (ou cliquez du bouton droit sur le graphique et slectionnez la commande Modifier le type de graphique du menu contextuel). 3 Dans la bote de dialogue Modifier le type de graphique, slectionnez le nouveau type de reprsentation :
Colonne : graphiques de type histogramme, reprsentant les donnes par un rectangle proportionnel la valeur reprsenter. Ils peuvent tre en 2D, en 3D, de forme conique ou pyramidale. Ligne : reprsentations en courbes (2D ou 3D). Secteurs : clbres "camemberts". Barres : ce type de reprsentation sapparente des histogrammes ayant pivot de 90 vers la droite. Aires : reprsentations sous forme de surfaces (2D ou 3D). Nuage de points : reprsentations ncessitant deux sries de valeurs, les abscisses et les ordonnes. Chaque couple abscisse/ordonne dnit un point sur le graphique. Autres graphiques : graphiques moins courants tels que les graphiques boursiers, les surfaces, les anneaux, les bulles et les radars.

LE GUIDE DES EXPERTS 177

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

Figure 5.9

Types interdits

Il nest pas possible dutiliser les nuages de points, les graphiques boursiers ni les graphiques bulles.

4 Validez par OK.

Modier rapidement la disposition des lments


Une fois choisi le type de reprsentation, il convient de se proccuper de lagencement des diffrents lments du graphique crois : le titre, les titres des axes, la lgende, etc.

1 Slectionnez le graphique crois modier. 2 Sous longlet contextuel Cration, choisissez lune des prsentations disponibles dans le groupe Dispositions du graphique. Cliquez sur les boutons chs situs droite pour faire dler les propositions. Les choix varient en fonction du type de reprsentation (courbes, histogrammes, secteurs).

Figure 5.10

178 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier lapparence dun graphique crois dynamique

Chapitre 5

3 Cliquez sur la disposition qui vous convient.

Modier dans le dtail la disposition des lments


Pour modier plus nement la disposition des lments du graphique crois, utilisez les boutons des groupes tiquettes, Axes et Arrire-plan de longlet contextuel Disposition.

Figure 5.11

Les boutons du groupe tiquettes


j Titre du graphique

j j j j

permet dafficher le titre du graphique avec deux possibilits : au-dessus du graphique ou partiellement superpos au graphique. Titres des axes permet dafficher le titre de laxe horizontal et de laxe vertical. Lgende permet dafficher la lgende plusieurs emplacements ( droite, gauche, au-dessus ou en dessous du graphique). tiquettes de donnes permet dafficher les tiquettes de donnes plusieurs emplacements. Table de donnes permet dafficher la table de donnes (tableaux des donnes sources) sur le graphique plusieurs emplacements.

Tous ces boutons proposent un dernier choix intitul Autres options de, qui permet dafficher une bote de dialogue donnant accs un plus grand nombre de paramtres.

Les boutons du groupe Axes


j Axes j

permet dafficher laxe horizontal et laxe vertical. Quadrillage permet dafficher le quadrillage principal et secondaire de chacun des axes.

LE GUIDE DES EXPERTS 179

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

Ces deux boutons proposent un dernier choix intitul Autres options de, qui permet dafficher une bote de dialogue donnant accs un plus grand nombre de paramtres.

Les boutons du groupe Arrire-plan


j Zone de traage j j j

permet de matrialiser la zone de traage. Paroi de graphique, pour les graphiques en 3D, permet de matrialiser la paroi verticale du graphique. Plancher de graphique, pour les graphiques en 3D, permet de matrialiser la paroi horizontale du graphique. Vue 3D, pour les graphiques en 3D, affiche une bote de dialogue permettant de modier les paramtres de vue en 3D.

Les trois premiers boutons proposent un dernier choix intitul Autres options de, qui permet dafficher une bote de dialogue donnant accs un plus grand nombre de paramtres.

Modier le style
Vous avez la possibilit de modier rapidement le style du graphique crois. Il sagit en fait de changer le jeu de couleurs, le remplissage de la zone de traage, etc.

1 Slectionnez le graphique crois modier. 2 Sous longlet contextuel Cration, choisissez lune des prsentations disponibles dans le groupe Styles du graphique. Cliquez sur les boutons chs situs droite pour faire dler les diffrentes propositions. Les choix proposs varient en fonction du type de reprsentation (courbes, histogrammes, secteur).

Figure 5.12

180 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier lapparence dun graphique crois dynamique

Chapitre 5

3 Cliquez sur le style qui vous convient.

Modier lemplacement du graphique


Lors de la cration, le graphique crois est cr en tant quobjet sur la feuille active. Toutefois, il est possible de modier lemplacement du graphique crois.

1 Slectionnez le graphique crois modier. 2 Sous longlet contextuel Cration, cliquez sur le bouton Dplacer le graphique du groupe Emplacement. 3 Dans la bote de dialogue Dplacer le graphique, slectionnez Nouvelle feuille pour placer le graphique dans une nouvelle feuille de graphique. Slectionnez Objet dans, puis une feuille de calcul du classeur pour le placer en tant quobjet dans une feuille de calcul. 4 Validez par OK.

Modier en dtail lapparence des axes


Les axes ont une importance fondamentale pour la lisibilit dun graphique crois. En effet, ils permettent dindiquer la nature des donnes reprsentes, ainsi que les ordres de grandeur des valeurs. Pour modier lapparence dun axe, cliquez dessus du bouton droit puis slectionnez Mise en forme de laxe dans le menu contextuel. La bote de dialogue Format de laxe est organise en huit catgories :
j Options daxes

: en slectionnant Fixe, vous pouvez spcier les valeurs minimales et maximales pour laxe slectionn, ainsi que lespacement entre les graduations principales et secondaires, qui conditionneront la nesse des quadrillages associs. Si vous slectionnez Auto pour chaque valeur, Excel se chargera de calculer les diffrentes valeurs. Avec la liste de choix Units daffichage, vous pouvez rendre plus lisibles les grands nombres en les affichant en milliers, millions, etc. Si vous activez la case cocher chelle logarithmique, Excel tracera le graphique avec une chelle logarithmique, ce qui permet de prendre en compte des donnes avec une trs forte amplitude. La case cocher Valeurs en ordre inverse permet de tracer le graphique " lenvers", en positionnant la plus grande valeur en bas. Vous pouvez galement spcier les paramtres des graduations de laxe, ainsi que la
LE GUIDE DES EXPERTS 181

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

j j j j j j

position des tiquettes de graduation. Enn, vous pouvez spcier quel endroit laxe horizontal doit couper laxe vertical. Nombre : indiquez sous cet onglet le format daffichage des tiquettes de graduation. Si vous cochez la case Lier la source, le format des donnes du graphique (dans la feuille de calcul) sera appliqu aux tiquettes de graduation. Remplissage permet de spcier les paramtres de remplissage de laxe. Couleur du trait permet de modier le trac de laxe (type de trait, couleur). Style de trait permet de spcier les caractristiques principales du trait de laxe (paisseur, type de pointill). Ombre permet de spcier les paramtres dombrage de laxe. Format 3D permet dattribuer des effets 3D laxe (forme, matire, clairage). Alignement permet de spcier lorientation du texte des tiquettes de graduation.

Modier lapparence des lments dun graphique crois


Vous pouvez modier les couleurs, appliquer une texture ou un motif, modier lpaisseur de trait ou le style de bordure pour les indicateurs de donnes, la zone de graphique, la zone de traage, le quadrillage, les axes et les marques de graduation dans les graphiques 2D et 3D, les courbes de tendance et les barres derreur dans les graphiques 2D, et les panneaux et planchers dans les graphiques 3D.

1 Slectionnez llment graphique modier. Cliquez dessus du bouton droit et slectionnez la commande Format de dans le menu contextuel. 2 Dans la bote de dialogue Format de, spciez les paramtres souhaits dans les diffrentes catgories.
Mise en forme applique un axe

Toute mise en forme applique un axe est galement applique ses marques de graduation. La mise en forme du quadrillage est indpendante de celle des axes.

182 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier lapparence dun graphique crois dynamique

Chapitre 5

Modier lapparence dune donne dun graphique crois


Il est possible de mettre en vidence une donne particulire sur un graphique (un btonnet dans un histogramme, un segment sur une courbe), en lui appliquant une mise en forme qui la distingue des autres.

1 Slectionnez la srie de donnes laquelle elle appartient en cliquant sur une donne de la srie. 2 Cliquez sur la donne "remarquable".
La slection est alors restreinte cette seule donne, et non plus la srie. Pour modier son apparence, cliquez du bouton droit sur la slection et choisissez Mettre en forme le point de donnes dans le menu contextuel. Il sagit de Mettre en forme le point de donnes et non de Mettre en forme une srie de donnes puisque seule la donne est slectionne.

Figure 5.13

Dans la bote de dialogue Mettre en forme le point de donnes, choisissez la mise en forme qui vous convient puis validez par OK.

Utiliser simultanment deux types de graphiques


Lorsque plusieurs sries de donnes sont traces sur un mme graphique crois, il est possible de leur attribuer des modes de reprsentation diffrents. Par exemple, vous pouvez faire cohabiter sur un mme
LE GUIDE DES EXPERTS 183

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

graphique crois des courbes et des histogrammes. Bien entendu, il faut que les types soient compatibles : il est impossible de faire cohabiter une courbe avec un graphique en anneaux. Supposons que vous disposiez dun graphique crois reprsentant deux sries de donnes sous forme dhistogramme et que vous souhaitiez reprsenter lune des deux sous forme de courbe. Pour cela, cliquez du bouton droit sur la srie concerne et choisissez Modifier le type de graphique Srie de donnes dans le menu contextuel. Dans la bote de dialogue Modifier le type de graphique, choisissez le type de graphique appliquer la srie slectionne. Si vous aviez cliqu sur la zone de graphique, et non sur une srie de donnes, le changement de reprsentation aurait t appliqu toutes les sries de donnes du graphique.

Ajouter un axe secondaire


Sur un mme graphique crois, vous pouvez reprsenter deux sries de donnes dont les ordres de grandeur sont diffrents. Lexemple le plus courant est sans doute la cohabitation entre une donne en valeur absolue et une donne exprime en pourcentage (un chiffre daffaires et une marge ou un rsultat exprim en pourcentage de ce chiffre daffaires). Si vous tracez ces deux sries sans prcaution particulire, celle des pourcentages sera vraisemblablement confondue avec laxe des abscisses et napportera pas dinformation pertinente. An de remdier ce problme, il faut activer un deuxime axe des ordonnes dont lchelle sera plus adapte lordre de grandeur de la srie de donnes. Pour cela, cliquez du bouton droit sur la srie affecter au deuxime axe et slectionnez la commande Mettre en forme une srie de donnes du menu contextuel. Dans la bote de dialogue Mise en forme des sries de donnes, slectionnez la catgorie Options des sries et choisissez Axe secondaire (voir Figure 5.14). Laxe secondaire, gradu de faon adapte la srie choisie, apparat droite du graphique. Il est possible de le paramtrer de la mme manire que laxe principal.

184 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier lapparence dun graphique crois dynamique

Chapitre 5

Figure 5.14

Faciliter la slection des sries

An de faciliter la slection de la srie, il est prfrable de crer un graphique en courbes. En effet, dans un histogramme, la srie des valeurs "faibles" napparatra pas et il sera plus difficile dy accder pour laffecter au deuxime axe.

Lisser les angles des graphiques en courbes


Cette procdure, destine lisser des angles dun graphique en courbes, na aucune incidence sur les donnes.

1 Cliquez du bouton droit sur la srie de donnes correspondant la courbe que vous voulez lisser. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Mettre en forme une srie de donnes puis slectionnez la catgorie Style de la ligne de marquage dans la bote de dialogue Mise en forme des sries de donnes. 3 Activez la case cocher Lissage.
LE GUIDE DES EXPERTS 185

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

Excentrer des secteurs dans les graphiques en secteurs ou en anneaux


Pour excentrer tous les secteurs dans un graphique crois en secteurs :

1 Cliquez du bouton droit sur le graphique crois en secteurs et slectionnez Mettre en forme une srie de donnes. 2 Dans la bote de dialogue Mise en forme des sries de donnes, slectionnez la catgorie Options des sries. 3 Dplacez le curseur de la rubrique Explosion ou saisissez une valeur dans la zone. Un aperu instantan vous permet de visualiser les changements directement sur le graphique.

Figure 5.15

4 Cliquez sur Fermer.


Pour excentrer un seul secteur, cliquez sur le graphique puis sur le secteur dplacer, et faites-le glisser vers lextrieur.

186 LE GUIDE DES EXPERTS

Modifier lapparence dun graphique crois dynamique

Chapitre 5

Figure 5.16

Procdez de la mme manire pour excentrer des secteurs de lanneau extrieur dun graphique en anneaux.

Modier laffichage dun graphique crois 3D


Les graphiques croiss en 3D sont souvent impressionnants et parfois peu lisibles. Pour remdier cela, il suffit bien souvent de les orienter convenablement. Pour accder aux fonctions qui permettent dorienter un graphique 3D, cliquez sur le bouton Rotation 3D du groupe Arrire-plan de longlet contextuel Disposition (ou cliquez du bouton droit et slectionnez la commande Rotation 3D du menu contextuel). Vous pouvez alors modier lorientation du graphique selon diffrents axes, modier la perspective, etc.

Figure 5.17

Un aperu instantan vous permet de visualiser les changements directement sur le graphique.
LE GUIDE DES EXPERTS 187

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

5.3. Cas pratique : pyramide des ges


Dans ce cas pratique, vous allez mettre prot les graphiques croiss dynamiques pour raliser une pyramide des ges. Une pyramide des ges permet de reprsenter la rpartition par tranches dge dune population (personnel dune entreprise, membres dune association) en faisant habituellement la distinction entre hommes et femmes. Nous allons nous fonder sur une liste trs simple, limite au strict ncessaire :
j Nom j Sexe j ge.

; ;

Figure 5.18

Pour crer la pyramide des ges :

1 Slectionnez une cellule de la liste.

188 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : pyramide des ges

Chapitre 5

2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton ch qui se trouve sous le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux. Slectionnez Graphique crois dynamique. 3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique avec un graphique crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique et du graphique. 4 Cliquez sur OK.
Vous pouvez construire le graphique crois dynamique :

1 Dposez le champ ge dans la zone Champs Axe. 2 Dposez le champ Sexe dans la zone Champs Lgende. 3 Dposez le champ Nom dans la zone de Valeurs.

Figure 5.19

Par dfaut, la fonction de synthse Nombre est attribue au champ de donne Nom. En effet, ce champ ntant pas numrique, les autres fonctions (Somme, Moyenne) ne sont pas pertinentes. Cela nous convient parfaitement puisque nous voulons compter les effectifs par tranche dge.

LE GUIDE DES EXPERTS 189

Chapitre 5

Utiliser les graphiques croiss dynamiques

En revanche, le rsultat nest pas tout fait satisfaisant dans la mesure o lhistogramme ainsi trac prsente un btonnet par ge, et non par tranche dge, comme cest la rgle pour une pyramide des ges. Il sagit donc, prsent, de dnir et de mettre en place les regroupements par tranche dge.

1 Dans le tableau crois dynamique associ au graphique, slectionnez une valeur du champ ge. 2 Cliquez sur le bouton Grouper la slection de longlet contextuel Options. 3 La bote de dialogue Grouper vous permet de spcier des regroupements des valeurs du champ. Lamplitude du regroupement est dnie dans la zone Par. Vous pouvez galement xer la borne infrieure du regroupement grce la zone Dbut et la borne suprieure grce la zone Fin. Par dfaut, la zone Dbut contient la plus petite valeur prise par le champ, et la zone Fin, la plus leve.

Figure 5.20

4 Dans la zone Par, saisissez 5. 5 Validez par OK.

Figure 5.21

Il reste modier le type de graphique.


190 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : pyramide des ges

Chapitre 5

1 Slectionnez le graphique. 2 Sous longlet contextuel Cration, cliquez sur le bouton Modifier le type de graphique du groupe Type. 3 Slectionnez la catgorie Barres puis le type Barres groupes.

Figure 5.22

LE GUIDE DES EXPERTS 191

Travailler avec Visual Basic pour Applications


Quelques notions de base ............................................................................................... 194 Lditeur Visual Basic ........................................................................................................ 211 Manipuler les tableaux croiss dynamiques ............................................................... 216 Cas pratique : analyses de production ........................................................................ 235

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Nous allons prsent dcouvrir de nouvelles possibilits, de nouveaux horizons en nous tournant vers Visual Basic pour Applications. VBA est un langage de programmation volu, utilis par les applications bureautiques de Microsoft. Il permet non seulement dautomatiser des tches rptitives mais galement de concevoir de vritables applications "professionnelles" partir dExcel. Bien entendu, nous ne pourrons pas aller aussi loin dans le cadre de cet ouvrage. Nous nous limiterons une utilisation en complment des tableaux croiss dynamiques. Tout dabord, nous allons passer en revue quelques points cls du langage, et de lenvironnement de travail.

6.1. Quelques notions de base


Les objets
Tentative de dnition
VBA est un langage orient objet, mais quest-ce quun objet ? Pour VBA, un classeur, une feuille de calcul, une cellule, un graphique ou un tableau crois dynamique sont par exemple des objets. Il existe une hirarchie entre les objets. En effet, un objet "classeur" est compos dobjets "feuille de calcul", eux-mmes composs dobjets "cellule", "graphique", "tableau crois". VBA peut ainsi identier prcisment chaque objet et lui appliquer des traitements. On parle de collection dobjets pour identier plusieurs objets du mme type (lensemble des classeurs ouverts par exemple ou lensemble des feuilles de calcul dun classeur).

Le modle dobjets dExcel


Les objets dExcel sont organiss sous forme dune hirarchie nomme "modle dobjets". Les objets de mme type constituent des collections. Ainsi, lensemble des classeurs ouverts est une collection, de mme que lensemble des feuilles dun classeur. Le modle dobjets est donc en fait constitu dobjets et de collections.

194 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelques notions de base

Chapitre 6

Principe
Au sommet de la hirarchie des objets se trouve lobjet Application, qui reprsente lapplication active, en loccurrence Excel. Cet objet contient lui-mme dautres objets et collections. Parmi les objets, on peut citer, titre dexemple : j AutoCorrect : objet contenant les attributs de correction automatique. j CellFormat : objet reprsentant les critres de recherche sur le format des cellules. j ErrorCheckingOptions : objet contenant les options de vrication derreurs. j LanguageSettings : objet contenant des informations sur les paramtres de langue. j WorkSheetFunction : objet contenant toutes les fonctions disponibles dans Excel. Il permet dobtenir le rsultat dune fonction applique une plage de cellules. Parmi les collections, on peut citer : j Charts : collection de toutes les feuilles graphiques dans le classeur actif ou spci. Chaque feuille graphique est reprsente par un objet Chart. Les graphiques incorpors dans des feuilles de calcul ou des botes de dialogue ne sont pas inclus. j Sheets : collection de toutes les feuilles dans le classeur actif ou spci. La collection Sheets peut contenir des objets Chart ou Worksheet. j Workbooks : collection de tous les objets Workbook (classeur) actuellement ouverts dans lapplication Microsoft Excel. j Worksheets : collection de toutes les feuilles de calcul (objet Worksheet) dans le classeur actif ou spci. La hirarchie des objets rete lorganisation des classeurs et des feuilles de calcul telle quelle apparat lorsque vous travaillez avec Excel de faon "classique" (sans VBA). Ainsi, vous pouvez ouvrir plusieurs classeurs : cest la collection Workbooks. Chaque classeur ouvert (objet Workbook) contient des feuilles de calcul : cest la collection Worksheets du classeur en question. Il peut aussi contenir des feuilles de graphique : cest la collection Charts du classeur en question. Lensemble des feuilles de calcul et de graphique est runi dans la collection Sheets. Chaque feuille de calcul (objet Worksheet de la
LE GUIDE DES EXPERTS 195

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

collection Worksheets) dun classeur contient des cellules, des graphiques, des tableaux croiss dynamiques, etc. Ainsi, chaque objet Worksheet contient des collections dobjets : j ChartObjects : collection de tous les graphiques (objets ChartObject ) dans la feuille de calcul spcie. j Range : cette collection reprsente une cellule, une ligne, une colonne ou une slection de cellules contenant un ou plusieurs blocs contigus de cellules ou une plage 3D. j PivotTables : collection de tous les tableaux croiss dynamiques (objets PivotTable) de la feuille de calcul spcie. Les quelques exemples prsents prcdemment ne constituent, bien sr, quune inme partie du modle dobjets Excel. Il serait de toute faon illusoire (et ennuyeux !) de prtendre le dtailler de faon exhaustive. En revanche, il est important de bien comprendre sa logique, notamment en ce qui concerne laccs aux diffrents objets via les collections.

Les collections et objets


Pour accder un objet spcique, vous devez lidentier (le terme exact est "rfrencer") en le dsignant par son nom (ou son numro dordre) au sein de la collection dont il fait partie. Ainsi, pour accder au classeur nomm Ventes 2007.xlsx, crivez :
Workbooks("Ventes 2007.xlsx")

Pour rfrencer un objet de la collection Workbooks, vous devez spcier son nom entre guillemets. De mme, pour rfrencer la feuille de calcul nomme Janvier du classeur actif, crivez :
Worksheets("Janvier")

Si la feuille Janvier est la deuxime feuille de la collection, vous pouvez galement crire :
Worksheets(2)

Pour accder une feuille de calcul qui ne se trouve pas dans le classeur actif, identiez dabord le classeur, puis rfrencez la feuille. Ainsi, si Ventes 2007.xlsx nest pas le classeur actif, crivez le code suivant pour rfrencer sa feuille Janvier :
Workbooks("Ventes 2007.xlsx").Worksheets("Janvier")

196 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelques notions de base

Chapitre 6

Le point (.) matrialise la hirarchie des objets et permet ainsi daccder lobjet voulu partir de lobjet parent. Dans lexemple prcdent, pour rfrencer la cellule B12 de la feuille Janvier, crivez :
Workbooks("Ventes 2007.xlsx").Worksheets("Janvier").Range("B12")

Les proprits et mthodes


Les proprits et les mthodes permettent dinteragir avec les objets et les collections. Les proprits sont les caractristiques des objets : contenu, couleur, taille, etc. Il est possible de consulter les proprits ou de les modier. Les mthodes sont des actions quil est possible dappliquer aux objets : slection, effacement du contenu, ajout dun lment une collection, etc. Le point (.) relie la proprit ou la mthode lobjet rfrenc.

Proprits
Pour consulter le contenu de la cellule B12 de la feuille Janvier du classeur actif, crivez :
MsgBox (Worksheets("Janvier").Range("B12").Value)

Le contenu de la cellule est stock dans la proprit Value de lobjet Range("B12"). Vous pouvez aussi stocker le contenu dans une variable :
Contenu = Worksheets("Janvier").Range("B12").Value

Il est galement possible de modier ce contenu :


Worksheets("Janvier").Range("B12").Value = 50

Mthodes
Les mthodes, quant elles, permettent dagir sur les objets en leur appliquant des actions. Par exemple, pour effacer le contenu de la plage de cellules A1:C10 de la feuille de calcul active, crivez :
Range("A1:C10").ClearContents

La mthode ClearContents permet deffacer le contenu dun objet Range.

LE GUIDE DES EXPERTS 197

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Pour slectionner la plage C1:E24 de la feuille de calcul Fvrier, crivez :


Worksheets("Fvrier").Range("C1:E24").Select

Enn, pour crer un nouveau classeur, il suffit dajouter un lment la collection Workbooks, laide de la mthode Add :
Workbooks.Add

Les procdures
Une procdure est un ensemble dinstructions runies en une seule unit. Il existe deux types de procdures :
j j

les routines ; les fonctions.

Les routines
Une routine est une procdure conue dans le but de raliser une tche spcique. Lorsque vous enregistrez une macro, une routine est automatiquement cre par lenregistreur de macros. Une routine est construite de la faon suivante :
Sub Nom_Routine (Arguments) Instruction Instruction End Sub

Les arguments sont des paramtres ventuellement transmis la routine pour quelle puisse les traiter. Une routine dbute par linstruction Sub, suivie du nom de la routine.
Rgles dappellation des routines

Les noms des routines peuvent comprendre des lettres et des chiffres, mais le premier caractre doit tre une lettre. Si le nom est compos de plusieurs mots, ces derniers doivent tre spars par le caractre de soulignement (pas despace ni de point). Il vaut mieux viter les caractres accentus car ils peuvent occasionner des dysfonctionnements imprvisibles.

198 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelques notions de base

Chapitre 6

La routine se termine par linstruction End Sub, mais il est possible de prvoir une sortie anticipe, dans certaines situations, grce linstruction Exit Sub. Il est possible dappeler une routine partir dune autre routine grce linstruction Call, suivie du nom de la routine appele. Une routine est dite "publique" lorsquelle peut tre appele depuis dautres modules de code. Une routine prive est, quant elle, uniquement accessible depuis son propre module. Pour crer une routine publique, il faut utiliser Public Sub. Pour crer une routine prive, il faut utiliser linstruction Private Sub. la diffrence des routines prives, les routines publiques apparaissent dans la bote de dialogue Macro.

Les fonctions
Les fonctions sont galement constitues dun ensemble dinstructions, mais la diffrence des routines, elles renvoient un rsultat obtenu grce un calcul. Une routine est construite de la faon suivante :
Function Nom_Fonction (Arguments) Instruction Instruction Nom_Fonction=Expression End Function

Les arguments sont des paramtres ventuellement transmis la fonction pour quelle puisse les traiter. Une fonction dbute par linstruction Function, suivie du nom de la fonction. La fonction se termine par linstruction End Function mais il est possible de prvoir une sortie anticipe, dans certaines situations, grce linstruction Exit Function. Il est impratif que la dernire ligne de la fonction renvoie le rsultat du calcul. Voici par exemple une fonction simplie de conversion des francs en euros :
Function Conv_Euro (Montant) Conv_Euro=Montant/6.55957 End Function

Comme pour les routines, il existe des fonctions publiques (Public


Function) et des fonctions prives (Private Function).
LE GUIDE DES EXPERTS 199

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Les variables
Les variables sont utilises dans les routines et les fonctions pour stocker des donnes. Les variables peuvent tre de plusieurs types :
j j j j j

objets ; numriques ; chanes de caractres ; boolennes (vrai ou faux) ; dates.

Objets
Une telle variable peut contenir une cellule, une feuille de calcul, etc.

Numriques
Il existe plusieurs types de variables numriques. Elles dpendent de la prcision et de ltendue de la plage de valeurs :
j j j j

Byte : 0 255. Integer : 32 768 32 767. Long : 2 147 483 648 2 147 483 647. Single : 3,402823E38 1,401298E45 pour les valeurs

ngatives, et 1,401298E45 3,402823E38 pour les valeurs positives. Double : 1,79769313486231E308 4,94065645841247E-324 pour les valeurs ngatives, et 4,94065645841247E-324 1,79769313486232E308 pour les valeurs positives. Currency : 922 337 203 685 477,5808 922 337 203 685 477,5807. Ce type de donnes est utilis dans les calculs montaires ou dans les calculs virgule xe pour lesquels une grande prcision est requise. Decimal : pour les nombres qui nont pas de dcimales, la plage de valeurs est +/79 228 162 514 264 337 593 543 950 335. Pour les nombres 28 dcimales, la plage est +/7,9228162514264337593543950335.

Le sparateur dcimal est systmatiquement le point.

200 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelques notions de base

Chapitre 6

Chanes de caractres
Il existe deux types de chanes de caractres :
j j

les chanes de caractres longueur xe qui peuvent contenir jusqu 65 400 caractres ; les chanes de caractres longueur variable qui peuvent contenir jusqu 2 milliards de caractres.

Boolennes
Elles peuvent prendre seulement deux valeurs :
j j

True : vrai ; False : faux.

Dates
VBA accepte les dates jusquau 31 dcembre 9999.

Dclarer les variables


Il est prfrable de dclarer les variables au dbut dune procdure. La dclaration consiste donner le nom de la variable et spcier le type de donnes quelle peut recevoir. Cela permet de visualiser rapidement les donnes utilises par votre procdure et vite dventuelles erreurs. En effet, si vous dclarez une variable comme numrique, vous ne pourrez lui affecter du texte. Linstruction utilise est Dim. Sa syntaxe est la suivante :
Dim Nom_Variable As Type_de_Donne

Dans la syntaxe, Type_de_Donne peut prendre les valeurs suivantes :


j j j j j j j

Object ; Byte ; Integer ; Long ; Single ; Double ; Currency ;


LE GUIDE DES EXPERTS 201

Chapitre 6
j j j j j

Travailler avec Visual Basic pour Applications

String : chane de caractres de longueur variable ; String * Nb_Caractres : chane de caractres de longueur gale Nb_Caractres ; Boolean ; Date ; Variant.

Le dernier type de variable peut contenir tout type de valeur (numrique, caractre). Il est utiliser lorsque vous ne connaissez pas le type des donnes susceptibles dtre affectes une variable. Lorsque vous ne dclarez pas vos variables, elles sont cres automatiquement avec ce type de donnes. Ce dernier est gourmand en mmoire car il prvoit de lespace pour accepter tous les autres types.
Affectation de valeurs aux variables

Exemple daffectation dune valeur numrique une variable :


Variable_Num=10

Exemple daffectation dune chane de caractres une variable :


Variable_Chaine="Texte"

Exemple daffectation dune date une variable :


Variable_Date=#16/10/71#

Exemple daffectation dune valeur boolenne une variable :


Variable_Booleen=True

Les tableaux
Dans certaines situations, il est ncessaire de stocker des listes de valeurs, une liste de noms par exemple. Le nom de la variable est unique mais chaque valeur est repre par un numro ou indice. Par exemple :
Dim Noms(10) As String Nom(0)="Pierre" Nom(1)="Paul" Nom(2)="Jacques"

La numrotation dbute par lindice 0. Ainsi dans lexemple prcdent, il est possible de stocker onze noms dans notre liste.

202 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelques notions de base

Chapitre 6

Il est possible de spcier les bornes du tableau. Dans lexemple suivant, le tableau est compos de 14 lments, numrots de 2 (indice infrieur) 15 (indice suprieur) :
Dim Noms(2 to 15) As String

Les tableaux multidimensionnels


Un tableau peut comprendre plusieurs dimensions (jusqu 60) :
Dim Chiffre_Affaires(5,4) As Long

Le tableau Chiffre_Affaires peut contenir 6 5 = 30 valeurs. Par exemple, la premire dimension peut correspondre aux commerciaux (6 commerciaux) et la deuxime aux produits (5 produits). Chiffre_Affaires(1,3) correspond au chiffre daffaires du commercial 1 pour le produit 3. Si vous ne connaissez pas a priori les dimensions de votre tableau, vous pouvez le dclarer de faon dynamique, comme dans lexemple suivant :
Dim Chiffre_Affaires() As Long

Avant dutiliser un tableau dynamique, vous devrez toutefois spcier ses dimensions (une fois quelles seront connues), laide de linstruction ReDim :
ReDim Chiffre_Affaires(8,10)

Il nest pas ncessaire de spcier le type de donnes lorsque vous utilisez linstruction. En effet, cest le type de donnes spci dans la dclaration initiale (avec Dim) qui est repris. Il nest pas possible de modier ce type avec ReDim. Vous pouvez utiliser linstruction ReDim autant de fois que vous le souhaitez durant le droulement du programme. Sachez nanmoins qu chaque fois, les donnes prsentes dans le tableau seront perdues. Si vous souhaitez conserver les donnes dj prsentes, il faut utiliser linstruction ReDim Preserve.

Les variables objet


Une variable peut galement contenir la rfrence un objet, par exemple une cellule, une feuille de calcul ou mme un classeur. Pour cela, il suffit de dclarer la variable en tant quobjet, en prcisant le type dobjet. Si vous ne connaissez pas le type dobjet, utilisez le type gnrique Object. Par exemple :
LE GUIDE DES EXPERTS 203

Chapitre 6
Dim Dim Dim Dim

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Cellule As Range Classeur As Workbook Feuille As Worksheet Objet As Object

Dans lexemple prcdent, la variable Cellule pourra reprsenter une cellule, Classeur pourra reprsenter un classeur, et Feuille, une feuille de calcul. La variable Objet, quant elle, na pas de type prcis. Une fois la variable dimensionne, il faut lui affecter un objet. Pour cela, utilisez linstruction Set :
Set Feuille = ThisWorkbook.Worksheets("Informations")

Dsormais, la variable Feuille contiendra la feuille nomme Informations du classeur en cours. Il sera possible de faire rfrence toutes les proprits et mthodes de la feuille en utilisant la variable Feuille, et non plus ThisWorkbook.Worksheets ("Informations"). Cela a lavantage de rendre le code plus lisible et dacclrer son excution. Dans lexemple suivant, nous utilisons la variable Feuille pour crire dans la cellule A1 de la feuille Informations :
Feuille.Range("A1").Value = "Test"

Pour rinitialiser une variable objet (et ainsi librer de la place mmoire), il suffit de lui attribuer lobjet Nothing. Il sagit dun objet qui ne reprsente rien. Cest en quelque sorte lquivalent de la chane de caractres vide pour les variables de type texte ou le zro pour les variables numriques.
Set Feuille = Nothing

Pour tester si une variable objet est vide, il faut utiliser galement lobjet Nothing, et non la chane de caractres vide :
If Feuille Is Nothing then

La porte et la dure de vie des variables


La porte dune variable est l"espace", cest--dire lensemble des procdures dans lesquelles elle est accessible. Lorsquune variable est dclare lintrieur dune procdure, elle est uniquement accessible dans cette procdure. Une telle variable est dite "prive". Pour quune variable soit accessible dans toutes les procdures dun module, il faut la dclarer dans la section Declarations du module. Pour quune variable

204 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelques notions de base

Chapitre 6

soit accessible dans tous les modules, il faut la dclarer dans la section Declarations du module laide de Public (au lieu de Dim). Une variable prive conserve sa valeur durant lexcution de la procdure dans laquelle elle a t dclare. Pour quelle conserve sa valeur aprs la n de la procdure, il faut la dclarer avec linstruction Static (au lieu de Dim).

Les instructions fondamentales


Nous allons maintenant dcrire quelques instructions de base de VBA. videmment, cette liste nest pas exhaustive. Elle constitue simplement une bote outils pour dbuter en programmation.

Call
Excute une routine.
Syntaxe :
routine Call routine

Nom de la routine excuter.

If Then Else End If


Permet dexcuter conditionnellement des instructions en fonction du rsultat dune expression. Si lexpression est vraie, les instructions situes aprs le mot-cl Then seront excutes. Il est possible dimbriquer plusieurs niveaux de tests.
Syntaxe 1 :
If expression Then Instruction

Syntaxe 2 :
If expression Then Instruction Instruction End If

Syntaxe 3 :
If expression Then Instruction Instruction

LE GUIDE DES EXPERTS 205

Chapitre 6
Else Instruction Instruction End If

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Syntaxe 4 :
If expression1 Then Instruction Instruction ElseIf expression1 Then Instruction Instruction Else Instruction Instruction End If

Exemple :
If Prix>1000 Then Remise=0,1 ElseIf Prix>500 then Remise=0.05 Else Remise=0 End If

Select Case End Select


Excute un des blocs dinstructions indiqus, selon la valeur dune expression.
Syntaxe 1 :
Select Case expression Case valeur1 Instruction Instruction Case valeur2 Instruction Instruction Case Else Instruction Instruction

206 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelques notions de base


End Select

Chapitre 6

Syntaxe 2 :
Select Case expression Case valeur1 To valeur 3 Instruction Instruction Case valeur4 Instruction Instruction Case Else Instruction Instruction End Select

Exemple :
Select Case code_client Case 1 To 3 Remise=0.1 Case 4 Remise=0.05 Case 5 Remise=0.02 Case Else Remise=0 End Select

Do Loop
Rpte un bloc dinstructions aussi longtemps quune condition est vraie (True) ou jusqu ce quune condition devienne vraie (True).
Syntaxe 1 :
Do While condition Instruction Instruction Loop

Les instructions sont excutes tant que la condition est vraie. Si la condition nest pas ralise avant lentre dans la boucle, les instructions ne seront pas modies.

LE GUIDE DES EXPERTS 207

Chapitre 6 Syntaxe 2 :

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Do Until condition Instruction Instruction Loop

Les instructions sont excutes jusqu ce que la condition devienne vraie. Si la condition est ralise avant lentre dans la boucle, les instructions ne seront pas modies.
Syntaxe 3 :
Do Instruction Instruction Loop While condition

Les instructions sont excutes tant que la condition est vraie. Mme si la condition nest pas ralise avant lentre dans la boucle, les instructions seront excutes au moins une fois puisque le test est en n de boucle.
Syntaxe 4 :
Do Instruction Instruction Loop Until condition

Les instructions sont excutes jusqu ce que la condition devienne vraie. Mme si la condition est ralise avant lentre dans la boucle, les instructions seront excutes au moins une fois puisque le test est en n de boucle.
Exemple :
Do While Activecell.Value<>"" Activecell.Offset(1,0).select Loop

Tant que la cellule active nest pas vide, cette squence dinstructions dcale la cellule active dune ligne vers le bas. Elle permet datteindre la premire cellule vide dans une colonne.

208 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelques notions de base

Chapitre 6

For Next
Rpte un groupe dinstructions le nombre de fois indiqu.
Syntaxe :
For compteur = dbut To fin Step pas Instruction Instruction Next compteur

La variable compteur prendra successivement les valeurs de dbut fin, pas tant ajout chaque passage. pas peut tre positif ou ngatif, entier ou dcimal.
Exemple :
For i=1 to 100 Nom(i)="" Next i

Cette boucle permet dinitialiser le tableau Nom.

For Each Next


Rpte un groupe dinstructions pour chaque lment dun tableau ou dune collection.
Syntaxe :
For Each lment In groupe Instruction Instruction Next lment

Le ux entre dans la boucle si largument groupe contient au moins un lment. Une fois le ux entr dans la boucle, toutes les instructions de cette dernire sont appliques au premier lment de groupe. Si groupe comprend plusieurs lments, la boucle continue de sexcuter pour chaque lment. Une fois tous les lments de groupe traits, la boucle est ferme et lexcution se poursuit par linstruction situe aprs linstruction Next.
groupe peut par exemple tre une plage de cellules. Les instructions seront alors appliques chacune des cellules de la plage.

LE GUIDE DES EXPERTS 209

Chapitre 6 Exemple :

Travailler avec Visual Basic pour Applications

For Each cellule In Range("A1:B3") cellule.Value="Test" Next

Cette boucle remplira la plage A1:B3 avec la valeur Test.

GoTo
Effectue un branchement inconditionnel vers une ligne dtermine dune procdure. Linstruction GoTo ne peut effectuer un branchement que vers des lignes qui appartiennent la procdure dans laquelle elle est utilise.
Syntaxe :
tiquette GoTo tiquette

Indique lemplacement de la ligne.

Exemple :
If Prix>1000 then GoTo Remise Remise: Prix=Prix*0.95

On Error Goto
Valide une routine de gestion des erreurs et dnit son emplacement au sein dune procdure.
Syntaxe :
tiquette On Error GoTo tiquette

Indique lemplacement de la routine de gestion des erreurs.

Exemple :
Sub Test On Error GoTo Erreur Exit Sub Erreur: Instructions de traitement des erreurs End Sub

Il est souhaitable de positionner linstruction Exit Sub avant le dbut de la routine de traitement des erreurs. Elle permet en effet de quitter la

210 LE GUIDE DES EXPERTS

Lditeur Visual Basic

Chapitre 6

procdure sans que les instructions de traitement systmatiquement excutes quand tout se passe bien.

soient

6.2. Lditeur Visual Basic


Nous allons prsent dcrire de faon plus dtaille les fonctionnalits de lenvironnement VBE, notamment en ce qui concerne les possibilits dorganisation des projets et de saisie du code. Vous pourrez constater que lergonomie de VBE nest pas la mme que celle dExcel 2007. En effet, VBE utilise toujours les barres de menus et les barres doutils et ne dispose donc pas du Ruban.

Afficher longlet Dveloppeur


Pour bncier pleinement des possibilits de Visual Basic pour Applications dans Excel 2007, vous devez afficher un onglet supplmentaire dans le Ruban : longlet Dveloppeur.

1 Cliquez sur le bouton Microsoft Office puis sur Options Excel. Slectionnez la catgorie Personnaliser. 2 Cochez la case Afficher longlet Dveloppeur dans le Ruban. 3 Cliquez sur OK.

Figure 6.1

Longlet Dveloppeur est compos des groupes suivants :


j Code j j

permet daccder lditeur VBA, lenregistrement et au lancement des macros. Contrles permet de crer et de modier des contrles actifs (boutons, listes de choix). XML permet daccder aux fonctionnalits lies XML.

LE GUIDE DES EXPERTS 211

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Lenvironnement
Pour accder lditeur VBA, vous avez deux solutions :
j j

Sous longlet Dveloppeur, cliquez sur le bouton Visual Basic du groupe Code. Appuyez sur [Alt]+[F11].

Une fois lditeur ouvert, vous pouvez y accder en cliquant sur son bouton dans la barre des tches. Lenvironnement prsente deux fentres principales :
j j

lExplorateur de projets ; la fentre des modules.

LExplorateur de projets
Il prsente, de manire hirarchique, les lments des projets en cours. chaque classeur est associ un projet contenant :
j j j

les feuilles de calcul et les graphiques ; les modules ; les botes de dialogue personnalises.

Figure 6.2

Pour accder un des lments de larborescence, double-cliquez dessus.


212 LE GUIDE DES EXPERTS

Lditeur Visual Basic

Chapitre 6

Pour ouvrir lExplorateur de projets (si celui-ci nest pas affich), vous avez deux solutions :
j j

Dans le menu Affichage, choisissez Explorateur de projets. Appuyez sur [Ctrl]+[R].

Les modules
Pour accder au code dun module, il faut double-cliquer sur son nom dans lExplorateur de projets. Le module actif est alors indiqu en gris dans lExplorateur de projets. Un projet peut comprendre plusieurs modules, permettant ainsi de regrouper de faon cohrente les diverses procdures. Pour crer un nouveau module :

1 Slectionnez le projet dans lequel doit se trouver ce module. 2 Choisissez la commande Module du menu Insertion.

Figure 6.3

Pour donner un nom un module :

1 Slectionnez ce module. 2 Choisissez la commande Proprits du menu Affichage (ou appuyez sur [F4]). 3 Modiez la proprit Name.

Figure 6.4

Pour copier un module dans un autre projet :

1 Slectionnez le module. 2 Faites-le glisser sur le projet de destination.

LE GUIDE DES EXPERTS 213

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Pour supprimer un module :

1 Slectionnez ce module. 2 Cliquez du bouton droit. 3 Dans le menu contextuel, choisissez la commande Supprimer.
Une bote de dialogue saffiche pour demander si le module doit tre export (sous forme de chier texte) avant la suppression. La fentre des modules affiche toutes les procdures du module. Elle prsente deux listes droulantes au sommet :
j j

La premire affiche les objets rfrencs dans le module (par exemple, les boutons sur une feuille de calcul). La seconde donne accs une zone de dclaration (pour les variables publiques) ainsi qu chacune des procdures du module.

Figure 6.5

La fentre des modules affiche soit toutes les procdures spares par un trait horizontal, soit une procdure la fois. Le basculement entre ces deux affichages est ralis laide des deux boutons situs en bas gauche de la fentre.

Le code
Le code est saisi dans un module. Cette rgle ne souffre aucune exception. Pour commencer une nouvelle procdure :

1 Dans la fentre de module, saisissez linstruction Sub ou Function suivie du nom de la procdure. 2 Saisissez ensuite le code. Pour ce faire, vous disposez des fonctionnalits classiques de Copier/Coller et de Rechercher/Remplacer.

214 LE GUIDE DES EXPERTS

Lditeur Visual Basic

Chapitre 6

Lors de la saisie, il est souhaitable de dcaler les lignes de code (touche []) pour respecter le structure des blocs. Cela amliore la lisibilit.

Figure 6.6

Au fur et mesure de la saisie, lditeur analyse les instructions que vous entrez. Ds quil reconnat le nom dun objet, il vous propose une liste droulante des proprits et mthodes disponibles pour cet objet. Il suffit alors de slectionner ce qui vous convient et dappuyer sur [].

Figure 6.7

Il est possible de forcer laffichage de cette liste droulante.

1 Cliquez du bouton droit aprs lobjet souhait. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Rpertorier proprits/mthodes.

les

Lors de la saisie dune fonction, lditeur affiche une info-bulle prcisant la syntaxe de cette fonction.

Figure 6.8

Il est possible de forcer laffichage de cette info-bulle.

1 Cliquez du bouton droit aprs la fonction souhaite. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Info express.

LE GUIDE DES EXPERTS 215

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

6.3. Manipuler les tableaux croiss dynamiques


Nous allons tout dabord dcrire comment crer un tableau crois dynamique, puis comment lorganiser.

Crer un tableau crois dynamique


Pour illustrer la cration dun tableau crois dynamique, nous allons utiliser un classeur qui contient une feuille de calcul nomme Ventes. Cette feuille contient le dtail des ventes par rgion, ville, famille, produit pour les annes 2006 et 2007.

Figure 6.9

Au pralable, nous avons cr un tableau de donnes (bouton Tableau du groupe Tableaux de longlet Insertion) nomm Ventes qui englobe lintgralit de la base de donnes.

Figure 6.10

Mise jour des tableaux croiss dynamiques

Il nest pas ncessaire de crer un tableau de donnes, mais cela facilite la mise jour des futurs tableaux croiss dynamiques. En effet, si vous crez un tableau crois dynamique partir dune plage "normale", lorsque vous ajouterez des donnes votre base, celles-ci ne

216 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques

Chapitre 6

seront pas prises en compte dans le tableau crois dynamique. En revanche, avec un tableau, ce sera bien le cas.

Nous allons prsent crer un tableau crois dynamique dans une nouvelle feuille de calcul, partir du tableau Ventes. Ce tableau crois dynamique va totaliser le chiffre daffaires par rgion et par famille de produits.

Figure 6.11

Pour cela, nous allons crer la procdure Creer_TCD :


Sub Creer_TCD() Dim Ma_Feuille As Worksheet Dim Mon_Cache As PivotCache Dim Mon_TCD As PivotTable Set Ma_Feuille = Worksheets.Add Set Mon_Cache = ActiveWorkbook.PivotCaches .Create(xlDatabase, "Ventes") Set Mon_TCD = Mon_Cache.CreatePivotTable(Ma_Feuille .Range("A3")) With Mon_TCD .PivotFields("Rgion").Orientation = xlRowField .PivotFields("Famille").Orientation = xlColumnField .AddDataField .PivotFields("CA"), "C.A.", xlSum .DataFields("C.A.").NumberFormat = "0 " End With End Sub

LE GUIDE DES EXPERTS 217

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Quelques explications sur cette procdure :


j j j j j

j j

La variable Ma_Feuille est dclare en tant que feuille de calcul. La variable Mon_Cache est dclare en tant que cache mmoire. Nous reviendrons par la suite sur cette notion. La variable Mon_TCD est dclare en tant que tableau crois dynamique. La variable Ma_Feuille fait dsormais rfrence la feuille nouvellement cre. Il sagit ensuite de crer un cache mmoire partir du tableau Ventes laide de mthode Create de la collection PivotCaches du classeur actif. Le premier paramtre permet de spcier le type de source de donnes (xlDatabase correspond une plage de cellules). partir du cache cr ltape prcdente (rfrenc par la variable Mon_Cache), il sagit maintenant de crer un tableau crois dynamique. Pour cela, nous utilisons la mthode CreatePivotTable de lobjet Cache. Il suffit de lui fournir ladresse de la cellule suprieure gauche de la plage de destination. Ici, nous allons crer le tableau crois dynamique dans la nouvelle feuille de calcul. Linstruction With permet de spcier que lon va travailler avec les proprits et les mthodes de lobjet PivotTable contenu dans Mon_TCD. Chaque colonne du tableau Ventes est un champ de donne pour le tableau crois dynamique. Ces champs font partie de la collection PivotFields. Il sagit donc ici de spcier que le champ Rgion doit tre plac en ligne (proprit Orientation gale xlRowField). Il sagit ensuite de spcier que le champ Famille doit tre plac en colonne (proprit Orientation gale xlColumnField). Aprs avoir positionn les champs danalyse, il convient dajouter un champ de donne, laide de la mthode AddDataField de lobjet Mon_TCD. Cette mthode requiert le champ utiliser (.PivotFields("CA")), ltiquette qui doit apparatre ("C.A.") et enn la fonction de synthse (ici la somme, xlSum). Une fois le champ de donne ajout, il est possible de spcier son format laide de sa proprit NumberFormat.

218 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques

Chapitre 6

Autre mthode de cration

Pour crer un tableau crois dynamique, il est possible dutiliser la mthode Add de la collection PivotTables dune feuille de calcul. Il faut lui fournir un cache mmoire, ainsi que ladresse de destination.
Set Mon_TCD = Ma_Feuille.PivotTables.Add(Mon_Cache, Range("A3"))

Les deux mthodes sont aussi performantes lune que lautre. Cest donc une affaire de choix.

Les objets de type PivotCache sont des caches mmoire, cest--dire des espaces de mmoire o les donnes sont stockes, en provenance de la base de donnes. Il sagit dune "passerelle" entre la base de donnes et les tableaux croiss dynamiques. Il est possible de crer plusieurs tableaux croiss dynamiques partir dun mme cache.
Cration dun cache partir de donnes externes

Il est possible de crer un cache partir de donnes externes. Il faut le spcier la cration :
Set Mon_Cache = ActiveWorkbook.PivotCaches .Create(xlExternal)

Il faudra ensuite mettre jour la proprit Recordset du cache avec une connexion aux donnes, de type ADO par exemple.

Les diffrentes fonctions de synthse des champs de donnes


Lorsque vous ajoutez un champ de donne laide de la mthode AddDataField, vous devez spcier une fonction de synthse, laide dun paramtre. Le tableau suivant donne la liste des fonctions disponibles.
Tableau 6.1 : Liste des fonctions disponibles

Constante

Valeur -4106 -4112

Fonction correspondante Moyenne. Dcompte.

xlAverage xlCount

LE GUIDE DES EXPERTS 219

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications


Tableau 6.1 : Liste des fonctions disponibles

Constante

Valeur -4113 -4136 -4139 -4149 -4155 -4156 -4157 1000 -4164 -4165

Fonction correspondante Compte uniquement les valeurs numriques. Maximum. Minimum. Multiplier. cart type sur la base dun chantillon. cart type sur la base du remplissage entier. Somme. Aucune fonction de sous-total indique. Variance sur la base dun exemple. Variance sur la base du remplissage entier.

xlCountNums xlMax xlMin xlProduct xlStDev xlStDevP xlSum xlUnknown xlVar xlVarP

Autre technique pour ajouter des champs un tableau crois dynamique


La procdure suivante permet de crer un nouveau tableau crois dynamique partir du tableau Ventes.

Figure 6.12

220 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques


Sub Creer_TCD2() Dim Ma_Feuille As Worksheet Dim Mon_Cache As PivotCache Dim Mon_TCD As PivotTable Set Ma_Feuille = Worksheets.Add Set Mon_Cache = ActiveWorkbook.PivotCaches .Create(xlDatabase, "Ventes")

Chapitre 6

Set Mon_TCD = Mon_Cache.CreatePivotTable(Ma_Feuille .Range("A3")) With Mon_TCD .Name = "TCD1" .AddFields Array("Rgion", "Ville"), "Famille" .AddDataField .PivotFields("CA"), "C.A.", xlSum .DataFields("C.A.").NumberFormat = "0 " End With End Sub

Cette procdure est largement comparable la procdure Creer_TCD, dcrite en dtail plus haut. Nous ne nous intresserons donc quaux diffrences :
j

Vous pouvez noter lutilisation de la proprit Name du tableau crois dynamique. Cela permettra dy faire rfrence facilement par la suite, au sein de la collection PivotTables de la feuille.
ActiveSheet.PivotTables("TCD1")

Pour ajouter des champs danalyse, nous avons utilis la mthode AddFields du tableau crois dynamique. Il faut lui fournir les champs de lignes, de colonnes et de pages. Vous pouvez remarquer lutilisation de Array, qui permet de fournir un tableau de plusieurs lments, pour ajouter plusieurs champs en une seule opration.

Actualiser un tableau crois dynamique


Lorsque vous ajoutez des donnes votre base de donnes, ou que vous modiez des donnes existantes, les tableaux croiss dynamiques qui sy rfrent ne sont pas automatiquement mis jour. Vous devez forcer cette mise jour laide de la mthode RefreshTable.
ActiveSheet.PivotTables("TCD1").RefreshTable

LE GUIDE DES EXPERTS 221

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Modier la structure dun tableau crois dynamique


Nous disposons prsent dun tableau crois dynamique fond sur le mme tableau Ventes et nomm TCD_Ventes_Annuelles.

Figure 6.13

Il prsente :
j j j

en ligne : les champs Rgion et Famille ; en colonne : le champ Exercice ; en donnes : le total du chiffre daffaires.

Nous allons lui apporter un certain nombre de modications.

Modier lordre des champs danalyse


Une premire manire de modier la structure dun tableau crois dynamique consiste changer lordre des champs danalyse. Nous allons intervertir les champs Rgion et Famille.

222 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques


Dim Mon_TCD As PivotTable

Chapitre 6

Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles") Mon_TCD.PivotFields("Famille").Position = 1

Figure 6.14

La proprit Position du champ Famille est dsormais gale 1. Cela signie que le champ Famille est le champ de ligne situ le plus gauche. Plus la valeur de la proprit Position est faible, plus le champ est un niveau lev dans la hirarchie des champs. En modiant la proprit Position, on peut rorganiser les champs de lignes et de colonnes.

Masquer un lment
Dans certaines analyses, il peut tre intressant de masquer des valeurs de champs de lignes et/ou de colonnes. Nous allons masquer la valeur EST du champ Rgion.
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles") Mon_TCD.PivotFields("Rgion").PivotItems("EST").Visible = False

LE GUIDE DES EXPERTS 223

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Figure 6.15

La collection PivotItems rfrence tous les lments (valeurs possibles) dun champ de ligne ou de colonne. Pour afficher nouveau tous les lments dun champ, vous pouvez utiliser la mthode ClearManualFilter.
Mon_TCD.PivotFields("Rgion").ClearManualFilter

Modier laffichage des champs de donnes


Pour certaines analyses, il peut savrer intressant dafficher les champs de donnes en pourcentage, et non en valeur. Nous allons afficher le champ de donne C.A. en pourcentage par rapport au total de chaque colonne.

Figure 6.16

224 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques


Dim Mon_TCD As PivotTable

Chapitre 6

Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles") Mon_TCD.DataFields("C.A.").Calculation = xlPercentOfColumn

La proprit Calculation du champ de donne permet de spcier le type daffichage qui lui est appliqu. Il est possible de raliser des manipulations plus complexes. Par exemple, nous allons spcier, pour le champ de donne, un calcul de diffrence exprime en pourcentage, partir de la valeur correspondant lexercice 2006.
Mon_TCD.DataFields("C.A.").Calculation = xlPercentDifferenceFrom Mon_TCD.DataFields("C.A.").BaseField = "Exercice" Mon_TCD.DataFields("C.A.").BaseItem = "2006"

Figure 6.17

Dans ce cas, il faut utiliser les proprits BaseField et BaseItem pour spcier le champ et llment qui servent de comparaison (champ de base).

Rtablir laffichage habituel


Pour rtablir laffichage habituel (en valeur), il faut simplement modier la valeur de la proprit Calculation du champ de donne.

LE GUIDE DES EXPERTS 225

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Mon_TCD.DataFields("C.A.").Calculation = xlNoAdditionalCalculation

Liste des types daffichages


Tableau 6.2 : Liste des valeurs possibles pour la proprit Calculation

Constante

Valeur 2 9

Description Diffrence par rapport la valeur de llment de base du champ de base. Donnes calcules ainsi : ((Valeur de la cellule) (Total gnral des totaux gnraux))/((Total gnral de ligne) (Total gnral de colonne)). Aucun calcul. Diffrence de pourcentage par rapport la valeur de llment de base du champ de base. Pourcentage de la valeur de llment de base du champ de base. Pourcentage du total de la colonne ou de la srie. Pourcentage du total de la ligne ou de labscisse. Pourcentage du total gnral de toutes les donnes ou des points de donnes du rapport. Cumul glissant dans le champ de base.

xlDifferenceFrom xlIndex

xlNoAdditional Calculation xlPercentDifference From xlPercentOf xlPercentOfColumn xlPercentOfRow xlPercentOfTotal

-4143 4

3 7 6 8

xlRunningTotal

Ajouter un champ de colonne


An daffiner lanalyse, il peut tre ncessaire dajouter un ou plusieurs champs de lignes et/ou de colonnes un tableau crois dynamique. Dans cet exemple, nous allons ajouter le champ Trimestre en colonne.
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles")

226 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques

Chapitre 6

Mon_TCD.AddFields ColumnFields:="Trimestre", addtotable:=True

Figure 6.18

Nous avons utilis la mthode AddFields en spciant la valeur Trimestre pour le paramtre ColumnFields (champs de colonnes). Le paramtre Addtotable permet dindiquer, lorsquil vaut True, que le champ doit sajouter aux champs existants, et non les remplacer comme cest le cas par dfaut.

Changer la disposition du rapport


Vous avez la possibilit dopter pour lun des trois types dorganisations pour votre tableau crois :
j

Forme compacte : cest la forme par dfaut lors de la cration du tableau. Les intituls des champs de lignes et de colonnes ne sont pas affichs. Les listes tiquettes de lignes et tiquettes de colonnes prsentent les valeurs du champ de ligne ou de colonne slectionn. Les champs de lignes sont condenss en une seule colonne. Mode Plan : les intituls de tous les champs de lignes et de colonnes apparaissent intgralement. Chaque champ de ligne est affich dans une colonne indpendante. Forme tabulaire : ctait la prsentation par dfaut dans les prcdentes versions dExcel. La forme tabulaire est une forme

LE GUIDE DES EXPERTS 227

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

drive du mode Plan prcdent. Les sous-totaux des champs de lignes sont toutefois placs en bas de chaque groupe. Pour spcier le choix dune disposition, vous disposez de la mthode
RowAxisLayout. Ainsi, pour spcier le mode Plan :
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles") Mon_TCD.RowAxisLayout xlOutlineRow

Figure 6.19 Tableau 6.3 : Liste des valeurs possibles pour largument de RowAxisLayout

Constante

Description Forme compacte Mode Plan Forme tabulaire

xlCompactRow xlOutlineRow xlTabularRow

Vous

avez

galement

la

possibilit

dutiliser

la

proprit

LayoutBlankLine des champs de lignes pour insrer une ligne vide

la n de chaque lment.
Mon_TCD.PivotFields("Famille").LayoutBlankLine = True

Figure 6.20

228 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques

Chapitre 6

Trier les donnes


Il est possible de trier les donnes dun tableau crois selon les champs de valeurs ou de lignes, selon un ordre croissant ou dcroissant.
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles") Mon_TCD.PivotFields("Rgion").AutoSort Order:=xlDescending, Field:="C.A."

Pour effectuer le tri des rgions par ordre dcroissant du chiffre daffaires, nous avons utilis la mthode Autosort du champ Rgion (identi laide de PivotFields("Rgion")). Le paramtre Order permet de spcier lordre du tri (xlAscending pour un tri par ordre croissant, xlDescending pour un tri dcroissant) et le paramtre Field permet de spcier le nom du champ qui sert de cl de tri.

Figure 6.21

Afficher le dtail
Le principal intrt des tableaux croiss dynamiques rside dans leur capacit synthtiser les donnes. Toutefois, il est parfois intressant de visualiser le dtail des donnes sous-jacentes, an deffectuer une analyse plus ne sur certains points. Par exemple, nous allons prsent consulter le dtail des ventes de la famille ACCESSOIRES pour la rgion SUD au quatrime trimestre de lanne 2006.
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles")

LE GUIDE DES EXPERTS 229

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Mon_TCD.TableRange1.Cells(6, 6).ShowDetail = True

Nous avons utilis la proprit ShowDetail de la cellule contenant le total des ventes de la famille ACCESSOIRES pour la rgion SUD au quatrime trimestre de lanne 2006. Cette cellule est situe sur la sixime ligne et sur la sixime colonne de la plage de cellules du tableau crois, reprsente par la proprit TableRange1.

Crer un champ de page et afficher les pages


Nous allons prsent illustrer le cration dun champ de page. Pour cela, nous allons entirement "reconstruire" notre tableau en utilisant la mthode AddFields.
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles") Mon_TCD.AddFields Array("Famille", "Rgion"), "Trimestre", "Exercice" Mon_TCD.ShowPages ("Exercice")

Figure 6.22

230 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques

Chapitre 6

Le dernier paramtre de la mthode AddFields est le champ de page (ici Exercice). Dans la mesure o nous navons pas spci de valeur pour le paramtre Addtotable, les champs spcis remplacent les champs existants. La mthode ShowPages du tableau crois dynamique permet de crer autant de feuilles de calcul quil y a de valeurs possibles pour le champ de page spci (ici Exercice). Dans ces feuilles de calcul, un tableau crois dynamique identique celui de dpart est cr. Le ltre du champ de page est positionn la valeur correspondante.

Figure 6.23

Grouper des valeurs


Prenons lexemple dune base de donnes contenant le dtail des lignes de commandes quune entreprise a reues de ses clients. Entre autres informations, il y a bien videmment le produit command, la catgorie, le montant, la date de commande, la date de livraison, etc.

Figure 6.24

LE GUIDE DES EXPERTS 231

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Nous souhaitons obtenir une synthse mensuelle des montants des commandes par catgorie. Nous allons donc construire un tableau crois dynamique que nous structurerons de la faon suivante :
j j j

champ de ligne : Date de commande ; champ de colonne : Catgorie ; champ de valeur : Montant.

Pour cela, nous allons crer la procdure Creer_TCD :


Sub Creer_TCD() Dim Ma_Source As Range Dim Ma_Feuille As Worksheet Dim Mon_Cache As PivotCache Dim Mon_TCD As PivotTable Nb_Lig = ActiveSheet.Cells(Application.Rows.Count, 1) .End(xlUp).Row Nb_Col = ActiveSheet.Cells(1, _ Application .Columns.Count).End(xlToLeft).Column Set Ma_Source = ActiveSheet.Cells(1, 1).Resize(Nb_Lig, Nb_Col) Set Ma_Feuille = Worksheets.Add Set Mon_Cache = ActiveWorkbook.PivotCaches .Create(xlDatabase, _ Ma_Source.Address) Set Mon_TCD = Mon_Cache.CreatePivotTable(Ma_Feuille .Range("A3")) With Mon_TCD .PivotFields("Date commande").Orientation = xlRowField .PivotFields("Catgorie").Orientation = xlColumnField .AddDataField .PivotFields("Montant"), "C.A.", xlSum .DataFields("C.A.").NumberFormat = "0 " End With End Sub

Cette procdure est comparable celle vue prcdemment pour crer un tableau crois dynamique partir dun tableau de donnes. En revanche, ici, le tableau crois est cr partir dune plage de cellules "normales". Alors quavec un tableau de donnes, il suffit de fournir le nom du
232 LE GUIDE DES EXPERTS

Manipuler les tableaux croiss dynamiques

Chapitre 6

tableau comme paramtre la mthode Create de la collection PivotCaches, la dmarche est un peu plus complexe pour une simple plage de cellules. Nous allons lexpliciter :
j

j j

Il sagit tout dabord de dterminer le nombre de lignes de la plage de cellules (en supposant quelle dbute en A1). Dans un premier temps, Cells(Application.Rows.Count, 1) permet datteindre la dernire cellule de la colonne A. Application.Rows.Count renvoie en effet le numro de la dernire ligne dune feuille de calcul. partir de cette cellule, il convient de "remonter" vers la premire cellule contenant une valeur laide de End(xlUp). Ainsi, cest la dernire cellule contenant une donne de la colonne A qui est identie. La proprit Row permet de connatre son numro de ligne. Dans la mesure o la plage de cellules est suppose dbuter en A1, le numro de la ligne est aussi le nombre de lignes. La dmarche est la mme, mais pour les colonnes. La variable objet Ma_Source renvoie donc la plage de cellules partir de A1 et comprenant Nb_Lig lignes et Nb_Col colonnes. La mthode Resize permet en effet de redimensionner une plage initiale (ici la cellule A1 identie par Cells(1,1)). Lors de la cration de Mon_Cache, cest ladresse de la plage Ma_Source qui est utilise laide de la proprit Address qui renvoie ladresse sous forme classique $A$1:$O$2156.

Bien sr, contrairement un tableau crois cr partir dun tableau de donnes, ce tableau crois nintgrera pas automatiquement les nouvelles donnes saisies. Aprs excution de la macro Creer_TCD, nous pouvons constater que le tableau crois nest pas conforme nos attentes.

Figure 6.25

LE GUIDE DES EXPERTS 233

Chapitre 6

Travailler avec Visual Basic pour Applications

En effet, le champ Date de commande est beaucoup trop dtaill pour tre utilis tel quel comme un champ de ligne. Il va donc falloir grouper les dates en annes et mois. Pour cela, il faut ajouter les lignes suivantes la n de la procdure Creer_TCD :
Mon_TCD.RowAxisLayout xlOutlineRow Mon_TCD.PivotFields("Date commande").LabelRange.Group Start:=True, End:=True, _ Periods:=Array(False, False, False, False, True, False, True) With Mon_TCD.PivotFields("Annes") .Name = "Anne commande" .Orientation = xlColumnField .Position = 2 End With
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La premire ligne active le mode Plan, car linstruction suivante ne fonctionne pas en mode compact, propos par dfaut lors de la cration du tableau crois. La proprit LabelRange permet daccder ltiquette du champ. Ensuite, la mthode Group permet de mettre en uvre le groupement souhait des lments du champ. Le paramtre Start permet de spcier une valeur de dbut ; sil vaut True, cest la plus petite valeur du champ qui est utilise. Le paramtre End permet de spcier une valeur de n ; sil vaut True, cest la plus grande valeur du champ qui est utilise. Le paramtre Periods, sous forme de tableau, permet de spcier lintervalle de groupement. Les valeurs correspondent respectivement au groupement par minute, heure, jour, mois, trimestre et anne. Dans notre cas, nous avons choisi un groupement par mois et anne. Le dernier groupe dinstructions a pour but de renommer le champ Annes, issu du groupement, pour le rendre plus explicite. Ensuite, il sagit de le placer en champ de colonne, en dessous du champ Catgorie, pour une meilleure lisibilit du tableau.

Figure 6.26

234 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : analyses de production

Chapitre 6

Pour annuler le groupement, vous pouvez utiliser la mthode Ungroup, qui ne requiert aucun paramtre.

6.4. Cas pratique : analyses de production


Lobjectif de ce cas pratique est de raliser une macro de traitement de donnes issues dun logiciel de suivi de production. Ce logiciel permet dobtenir un chier au format Excel, dtaillant les productions effectues ainsi que les temps passs chaque jour, dans plusieurs ateliers.

Figure 6.27

partir de ces donnes, il sagit dobtenir les quantits produites par semaine, ainsi que la productivit horaire dans chaque atelier. Pour cela, un chier sera cr pour chaque atelier. Nous allons prsent dcrire le fonctionnement de la macro intitule Stat_Prod. Pour plus de clart, nous lavons scinde en trois parties :
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ouverture du chier et cration du tableau crois ; construction du tableau crois ; cration des classeurs de restitution des analyses.

Ouverture du chier et cration du tableau crois


Sub Stat_Prod() Dim Classeur_Prod As Workbook Dim Mon_Classeur As Workbook

LE GUIDE DES EXPERTS 235

Chapitre 6
Dim Dim Dim Dim

Travailler avec Visual Basic pour Applications

Ma_Source As Range Ma_Feuille As Worksheet Mon_Cache As PivotCache Mon_TCD As PivotTable

Nom_Fichier = InputBox("Nom du fichier :", "Fichier", "DataProd.xlsx") Repertoire = InputBox("Rpertoire :", "Ouvrir", ActiveWorkbook.Path) If Dir(Repertoire & "\" & Nom_Fichier) = "" Then Exit Sub Set Classeur_Prod = Workbooks.Open(Repertoire & "\" & Nom_Fichier) Nb_Lig = ActiveSheet.Cells(Application.Rows.Count, 1) .End(xlUp).Row Nb_Col = ActiveSheet.Cells(1, _ Application.Columns .Count).End(xlToLeft).Column Set Ma_Source = ActiveSheet.Cells(1, 1).Resize(Nb_Lig, Nb_Col) Set Ma_Feuille = Worksheets.Add Set Mon_Cache = ActiveWorkbook.PivotCaches .Create(xlDatabase, _ .Address)

Ma_Source

Set Mon_TCD = Mon_Cache.CreatePivotTable(Ma_Feuille .Range("A3"))


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Il sagit tout dabord de demander lutilisateur de saisir le nom du chier de donnes, qui sera stock dans la variable Nom_Fichier. La valeur par dfaut DataProd.xlsx est propose. Ensuite, lutilisateur doit saisir le rpertoire dans lequel se trouve le chier de donnes. Ce rpertoire est stock dans la variable Repertoire. Par dfaut, cest le rpertoire du chier actuel qui est propos. La fonction Dir permet de tester lexistence du chier. Si le chier nexiste pas, on quitte prmaturment la macro via Exit Sub. Le chier de donnes est ouvert et identi laide de la variable objet Classeur_Prod.

236 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : analyses de production


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Chapitre 6

Il sagit ensuite de dterminer le nombre de lignes et de colonnes de la plage de cellules, puis de crer successivement une nouvelle feuille de calcul, le cache et enn le tableau crois dans la nouvelle feuille.

Construction du tableau crois


With Mon_TCD .PivotFields("Date").Orientation = xlRowField .AddDataField .PivotFields("Quantit"), "Units produites", xlSum .DataFields("Units produites").NumberFormat = "# ##0" .AddDataField .PivotFields("Temps pass"), "Temps (en heures)", xlSum .DataFields("Temps (en heures)").NumberFormat = "# ##0.00" .CalculatedFields.Add "Productivit", "=Quantit /Temps pass" .AddDataField .PivotFields("Productivit"), "Productivit horaire", _ xlSum .DataFields("Productivit horaire").NumberFormat = "# ##0.00" .PivotFields("Atelier").Orientation = xlPageField .RowAxisLayout xlOutlineRow .PivotFields("Date").LabelRange.Group Start:=True, End:=True, By:=7, _ Periods:=Array(False, False, False, True, False, False, False)
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Linstruction With permet de spcier que lon va travailler avec les proprits et les mthodes de lobjet PivotTable contenu dans Mon_TCD. Pour construire le tableau crois, on ajoute dabord le champ de ligne Date, puis les champs de valeurs Quantit et Temps pass. La mthode Add de la collection CalculatedFields permet dajouter un champ calcul nomm Productivit et dont la formule de calcul est la division du champ Quantit par le champ Temps pass. Le champ Productivit nouvellement cr est ajout en tant que champ de valeur.
LE GUIDE DES EXPERTS 237

Chapitre 6
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Travailler avec Visual Basic pour Applications

Le champ Atelier est positionn en tant que champ de ltre du rapport. Le tableau crois est affich en mode Plan laide de la mthode RowAxisLayout. Les valeurs du champ de ligne Date sont groupes par jour. Vous noterez lutilisation du paramtre By, qui permet de spcier lamplitude des intervalles de regroupement.

Cration des classeurs de restitution des analyses


For Each Element In .PivotFields("Atelier") .PivotItems .PivotFields("Atelier").CurrentPage = Element .Name Set Mon_Classeur = Workbooks.Add Classeur_Prod.Activate .TableRange1.Copy Mon_Classeur.Activate ActiveSheet.Name = Element.Name ActiveSheet.Cells(3, 1).PasteSpecial _ Paste:=xlPasteValuesAndNumberFormats Cells.EntireColumn.AutoFit Cells(1, 1).Value = "Statistiques de latelier " & Element.Name Cells(1, 1).Select Mon_Classeur.SaveAs Repertoire & "\" & Element .Name Mon_Classeur.Close Classeur_Prod.Activate Next Element End With Classeur_Prod.Close False End Sub
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Pour chaque lment du champ Atelier

238 LE GUIDE DES EXPERTS

Cas pratique : analyses de production


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Chapitre 6

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Le critre du ltre du rapport est positionn la valeur de llment du champ Atelier (Element.Name). Un nouveau classeur est cr, rfrenc par la variable objet Mon_Classeur. Le classeur contenant les donnes (identi par Classeur_Prod) est activ. Il sagit ensuite de copier la plage de cellules du tableau crois (proprit TableRange1) laide de la mthode Copy. Le nouveau classeur est prsent activ. La feuille en cours est renomme avec la valeur du champ Atelier. On colle sous forme de valeurs les donnes du tableau crois pralablement copies, tout en conservant les formats des nombres. La taille des colonnes est ajuste, un titre est inscrit dans la cellule A1, qui est ensuite slectionne. Le classeur rsultat est enregistr dans le rpertoire courant. Il a pour nom la valeur en cours du champ Atelier. Il est ensuite ferm. Le classeur contenant les donnes (identi par Classeur_Prod) est activ. On passe ensuite llment suivant du champ Atelier. On ferme le classeur contenant les donnes sans enregistrer les changements.

Dans notre exemple, cinq chiers ont t crs. Chacun deux prsente les statistiques propres un atelier.

Figure 6.28

LE GUIDE DES EXPERTS 239

FAQ

Pourquoi utiliser un tableau crois dynamique ? ....................................................... 242 Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003 ? ........... 243 Quelles sont les limites des tableaux croiss ? ......................................................... 249 Comment ractiver le "glisser-dposer" des champs dans un tableau ? ........... 250 Comment mettre jour automatiquement les donnes dun tableau crois dynamique ? ................................................................................... 250 Comment masquer les valeurs derreur ? ................................................................... 251 Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur dun filtre de rapport ? ......................................................................................................................... 252 Comment transformer un tableau crois dynamique en valeurs ? ....................... 254 Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ? ................................................ 255 Comment accder des donnes provenant dAccess ? ...................................... 260 Comment accder des donnes provenant dautres sources ? ........................ 263

Chapitre 7

FAQ

Nous allons prsent rpondre un certain nombre de questions relatives aux tableaux croiss dynamiques et leur utilisation.

7.1. Pourquoi utiliser un tableau crois dynamique ?


Avec un peu de patience et de tnacit, il est parfaitement possible de se passer des tableaux croiss dynamiques. Pourtant, dans certaines situations, leur apport permet dincontestables gains de productivit et de abilit. Le premier cas demploi des tableaux croiss est sans aucun doute la synthse dun grand nombre de donnes. Dans ces situations, les tableaux croiss autorisent la ralisation rapide et able danalyses multidimensionnelles : ventes par rgion et par famille de produits, facturation par mois et par magasin, etc. Ils vitent la ralisation de tris et de sous-totaux, la conception de formules de calcul et les erreurs qui vont avec ! Un autre avantage majeur des tableaux croiss rside dans leur grande souplesse. En effet, il nest pas rare davoir modier les critres danalyse, voire les changer compltement. Lorsque vous avez construit un tableau "classique", la seule solution est de repartir zro et de recrer un nouveau tableau. En revanche, les tableaux croiss vous permettent de modier rapidement les critres de regroupement, les donnes analyser, les synthses appliquer, etc. On peut galement utiliser les tableaux croiss des ns plus spciques, par exemple pour obtenir la liste des valeurs uniques prises par un champ de donne. Pour illustrer cette possibilit, nous allons utiliser une base de donnes contenant le dtail des commandes dune entreprise. Entre autres donnes, il y a le nom du fournisseur et nous souhaitons obtenir rapidement la liste des noms des fournisseurs.

Figure 7.1

242 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003

Chapitre 7

Certes, il est possible dutiliser le ltre avanc (bouton Avanc du groupe Trier et filtrer de longlet Donnes), mais un tableau crois dynamique est beaucoup plus simple mettre en uvre.

1 Crez un tableau crois partir de la base de donnes (bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux de longlet Insertion). 2 Cochez la case en regard du champ Fournisseur dans le volet Liste de champs de tableau crois dynamique.

Figure 7.2

3 Il ne vous reste qu copier et coller en tant que valeur la liste ainsi obtenue.

7.2. Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003 ?
Les tableaux croiss dynamiques nchappent pas la rnovation de linterface dExcel 2007. Ainsi, les barres doutils Tableau crois dynamique et Graphique crois dynamique ont disparu, comme toutes les
LE GUIDE DES EXPERTS 243

Chapitre 7

FAQ

autres barres doutils dailleurs. Si vous tes habitu lenvironnement des prcdentes versions, vous pourrez tre quelque peu drout. Pour vous aider retrouver votre chemin, voici deux tableaux qui font la correspondance entre les commandes des versions 2003 et antrieures et la version 2007.

La barre doutils Tableau crois dynamique

Figure 7.3 Tableau 7.1 : Barre doutils Tableau crois dynamique

Versions 2003 et antrieures Tableau crois dynamique/Mettre en forme le rapport Tableau crois dynamique/Graphique crois dynamique Tableau crois dynamique/Assistant Tableau crois dynamique

Version 2007 Onglet contextuel Cration/Styles de tableau crois dynamique Onglet contextuel Options/Outils/Graphique crois dynamique Bouton Office/Excel Options/Personnaliser/Toutes les commandes/Assistant Tableau crois dynamique

244 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003


Tableau 7.1 : Barre doutils Tableau crois dynamique

Chapitre 7

Versions 2003 et antrieures Tableau crois dynamique/Actualiser les donnes Tableau crois dynamique/OLAP hors connexion Tableau crois dynamique/Masquer Tableau crois dynamique/Slectionner/tiquette Tableau crois dynamique/Slectionner/Donnes Tableau crois dynamique/Slectionner/Donnes et tiquettes Tableau crois dynamique/Slectionner/Tout le tableau Tableau crois dynamique/Slectionner/Activer la slection Tableau crois dynamique/Grouper et afficher le dtail/Masquer Tableau crois dynamique/Grouper et afficher le dtail/Afficher les dtails Tableau crois dynamique/Grouper et afficher le dtail/Grouper Tableau crois dynamique/Grouper et afficher le dtail/Dissocier Tableau crois dynamique/Formules/Champ calcul

Version 2007 Onglet contextuel Options/Donnes/Actualiser Onglet contextuel Options/Outils/Outils OLAP/OLAP hors connexion Menu contextuel de ligne/colonne/Filtrer/Masquer les lments slectionns Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/tiquette Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/Donnes Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/Donnes et tiquettes Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/Tout le tableau Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/Activer la slection Onglet contextuel Options/Champ actif/Rduire le champ entirement Onglet contextuel Options/Champ actif/Dvelopper le champ entirement Onglet contextuel Options/Groupe/Grouper la slection Onglet contextuel Options/Groupe/Dissocier Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Champ calcul

LE GUIDE DES EXPERTS 245

Chapitre 7

FAQ
Tableau 7.1 : Barre doutils Tableau crois dynamique

Versions 2003 et antrieures Tableau crois dynamique/Formules/lment calcul Tableau crois dynamique/Formules/Ordre de rsolution Tableau crois dynamique/Formules/Liste des formules Tableau crois dynamique/Ordre/Dplacer au dbut Tableau crois dynamique/Ordre/Monter Tableau crois dynamique/Ordre/Descendre Tableau crois dynamique/Ordre/Dplacer la n Tableau crois dynamique/Ordre/Dplacer vers la colonne Tableau crois dynamique/Paramtres de champs Tableau crois dynamique/Soustotaux Tableau crois dynamique/Tri et Top 10 Tableau crois dynamique/Champs de proprits Tableau crois dynamique/Options de tableau

Version 2007 Onglet contextuel Options/Outils/Formules/lment calcul Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Ordre de rsolution Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Liste des formules Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Dplacer au dbut Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Monter Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Descendre Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Dplacer la n Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Dplacer vers la colonne Onglet contextuel Options/Champ actif/Paramtres de champs Onglet contextuel Cration/ Disposition/Sous-totaux Onglet contextuel Options/Trier Onglet contextuel Options/Outils/Outils OLAP/Champs de proprits Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options

246 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003


Tableau 7.1 : Barre doutils Tableau crois dynamique

Chapitre 7

Versions 2003 et antrieures Tableau crois dynamique/Afficher les pages

Version 2007 Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options/Afficher les pages de ltre de rapport Onglet contextuel Cration/Styles de tableau crois dynamique Bouton Office/Excel Options/Personnaliser/Toutes les commandes/Assistant Tableau crois dynamique Onglet contextuel Options/Champ actif/Rduire le champ entirement Onglet contextuel Options/Champ actif/Dvelopper le champ entirement Onglet contextuel Options/Donnes/Actualiser Onglet contextuel Options/Champ actif/Paramtres de champs Onglet contextuel Options/Afficher/Masquer/Liste des champs Onglet contextuel Options/Groupe/Dissocier Onglet contextuel Options/Groupe/Grouper la slection Bouton Office/Excel Options/Personnaliser/Toutes les commandes/Assistant Tableau crois dynamique Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options/Afficher les pages de ltre de rapport Onglet contextuel Options/Donnes/Actualiser/Actualiser tout

Mettre en forme le rapport Assistant Graphique

Masquer Afficher les dtails

Actualiser les donnes Paramtres de champs Afficher la liste de champs

Dissocier Grouper Rapport de tableau crois dynamique et de graphique crois dynamique Afficher les pages

Actualiser tout

LE GUIDE DES EXPERTS 247

Chapitre 7

FAQ
Tableau 7.1 : Barre doutils Tableau crois dynamique

Versions 2003 et antrieures Gnrer lextraction de donnes croises dynamiques

Version 2007 Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options/Gnrer lextraction de donnes croises dynamiques Onglet contextuel Options/Outils/Outils OLAP/Champs de proprits Onglet contextuel Options/Trier Onglet contextuel Options/Outils/Outils OLAP/OLAP hors connexion

Champs de proprits

Tri et Top 10 OLAP hors connexion

La barre doutils Graphique crois dynamique

Figure 7.4 Tableau 7.2 : Barre doutils Graphique crois dynamique

Versions 2003 et antrieures Graphique crois dynamique/Paramtres de champs Graphique crois dynamique/Options

Version 2007 Onglet contextuel Options/Champ actif/Paramtres de champs Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options

248 LE GUIDE DES EXPERTS

Quelles sont les limites des tableaux croiss ?

Chapitre 7

Tableau 7.2 : Barre doutils Graphique crois dynamique

Versions 2003 et antrieures Graphique crois dynamique/Actualiser les donnes Graphique crois dynamique/Formules/Champ calcul Graphique crois dynamique/Formules/lment calcul Graphique crois dynamique/Formules/Ordre de rsolution Graphique crois dynamique/Formules/Liste des formules Graphique crois dynamique/Supprimer le champ

Version 2007 Outils de graphique crois dynamique/Analyse/Donnes/Actualiser Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Champ calcul Onglet contextuel Options/Outils/Formules/lment calcul Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Ordre de rsolution Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Liste des formules Cliquez sur le graphique crois dynamique, puis, dans la liste des champs du tableau crois dynamique, dsactivez une case cocher de champ.

7.3. Quelles sont les limites des tableaux croiss ?


Mme si les tableaux croiss sont de puissants outils de synthse, ils ne sont pas exempts de limitations. Le tableau suivant prsente les principales dentre elles, pour les versions 2003 et 2007.
Tableau 7.3 : Limitations relatives aux tableaux croiss

Description Nombre de champs de lignes Nombre de champs de colonnes Nombre de champs de pages Nombre dlments uniques dans un mme champ

Version 2003 65 536 256 256 32 500

Version 2007 1 048 576 16 384 16 384 1 048 576

LE GUIDE DES EXPERTS 249

Chapitre 7

FAQ

7.4. Comment ractiver le "glisser-dposer" des champs dans un tableau ?


Dans les versions prcdentes dExcel ( partir dExcel 2000), il tait possible de faire glisser les champs de la liste des champs directement vers le tableau crois, an de construire le tableau crois "en direct". Cette possibilit nest plus offerte par dfaut dans Excel 2007. Toutefois, il est possible de ractiver cette fonctionnalit assez pratique.

1 Cliquez sur une cellule du tableau crois dynamique pour le rendre actif. 2 Cliquez sur le bouton Options du groupe Options de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration. 3 Dans la bote de dialogue Options du tableau crois dynamique, slectionnez longlet Affichage. 4 Cochez la case Disposition classique du tableau crois dynamique (glisser de champs dans la grille).

Figure 7.5

5 Validez par OK.

7.5. Comment mettre jour automatiquement les donnes dun tableau crois dynamique ?
Lorsque les donnes sur lesquelles est fond un tableau crois dynamique sont modies, celui-ci nest pas automatiquement ractualis.

250 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment masquer les valeurs derreur ?

Chapitre 7

Pour mettre jour un tableau crois dynamique aprs un changement dans les donnes sources :

1 Cliquez sur une cellule du tableau crois dynamique pour le rendre actif. 2 Cliquez sur le bouton Actualiser du groupe Donnes de longlet contextuel Options.
Vous pouvez galement faire en sorte que le tableau crois dynamique soit automatiquement remis jour chaque ouverture du classeur.

1 Cliquez sur une cellule du tableau crois dynamique pour le rendre actif. 2 Cliquez sur le bouton Options du groupe Options de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration. 3 Dans la bote de dialogue Options du tableau crois dynamique, slectionnez longlet Donnes. 4 Cochez la case Actualiser les donnes lors de louverture du fichier. 5 Validez par OK.

7.6. Comment masquer les valeurs derreur ?


Parfois, un tableau crois affiche une valeur derreur telle que #DIV/0, notamment si vous utilisez des champs calculs. Cela peut engendrer des incomprhensions chez le destinataire, voire des doutes sur la abilit du tableau !

Figure 7.6

Heureusement, il est possible de faire en sorte de remplacer ces valeurs disgracieuses par un texte de votre choix.

1 Cliquez sur une cellule du tableau crois dynamique pour le rendre actif.
LE GUIDE DES EXPERTS 251

Chapitre 7

FAQ

2 Cliquez sur le bouton Options du groupe Options de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration. 3 Dans la bote de dialogue Options du tableau crois dynamique, slectionnez longlet Disposition et mise en forme. 4 Cochez la case Pour les valeurs derreur afficher. 5 Saisissez le texte afficher, par exemple NS.

Figure 7.7

6 Validez par OK.

Figure 7.8

7.7. Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur dun ltre de rapport ?
Un ltre de rapport permet, tout en conservant la mme structure de tableau crois, de ltrer le jeu de donnes utilis en fonction dun critre. Dans certains cas, il peut tre utile dafficher simultanment les diffrents tableaux croiss correspondant chaque valeur du ltre de rapport.

252 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur dun filtre de rapport ?

Chapitre 7

Il est possible dafficher en une seule opration les pages relatives chaque valeur du champ de ltre.

1 Cliquez sur la che situe ct du bouton Options du groupe Options de tableau crois dynamique de longlet Options. 2 Choisissez Afficher les pages de filtre de rapport.

Figure 7.9

3 Slectionnez le champ de ltre.

Figure 7.10

4 Validez par OK.

LE GUIDE DES EXPERTS 253

Chapitre 7

FAQ

Automatiquement, Excel cre une feuille pour chaque valeur du champ de ltre slectionn. Chacune delles a pour nom une valeur du champ de ltre. Elles contiennent toutes un tableau crois dynamique qui affiche la page de donnes correspondant cette valeur du champ de ltre.
Valeur initiale du champ de ltre

An dobtenir une feuille pour chaque valeur du champ de ltre, il est ncessaire dattribuer au pralable la valeur (Tous) au champ de ltre considr.

7.8. Comment transformer un tableau crois dynamique en valeurs ?


Dans certains cas, le tableau crois est juste utile pour raliser une analyse ponctuelle ou pour synthtiser des donnes. Une fois ces oprations effectues, seul le rsultat vous intresse et vous navez donc plus besoin des fonctionnalits du tableau crois, ni des donnes sources. Dans ce cas, il est alors prfrable de ne conserver que les valeurs du tableau crois.

1 Slectionnez une cellule du tableau crois. 2 Sous longlet contextuel Options, cliquez sur le bouton Slectionner du groupe Actions. Choisissez la commande Tableau crois dynamique complet. 3 Copiez la slection ([Ctrl]+[C]). 4 Cliquez du bouton droit sur lemplacement de destination et cliquez sur le bouton Coller, puis slectionnez Coller des valeurs. 5 laide du bouton doptions Options de collage, vous avez la possibilit de conserver les formats du tableau initial.

254 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ?

Chapitre 7

7.9. Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ?
En rgle gnrale, il est prfrable de crer un tableau crois partir dune base de donnes unique. Pour plus dinformations sur la structure des donnes, reportez-vous au chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques. Pourtant, il peut savrer utile dtre en mesure de traiter des donnes issues de plusieurs plages de cellules an de les regrouper dans un mme tableau crois. Prenons lexemple du tableau suivant qui contient les ventes par produit et par trimestre pour chacune des rgions.

Figure 7.11

Chaque rgion fait lobjet dun tableau distinct. Il sagit donc de regrouper toutes ces valeurs dans un seul et mme tableau crois. Pour
LE GUIDE DES EXPERTS 255

Chapitre 7

FAQ

cela, il est ncessaire davoir recours lAssistant Tableau crois dynamique. Cet Assistant qui tait utilis dans les prcdentes versions dExcel est dsormais "cach". Il est remplac par une interface simplie, mais qui offre moins de possibilits en matire de choix des sources de donnes. Il faut donc rendre nouveau visible lAssistant Tableau crois dynamique.

1 Cliquez sur le bouton Office, puis cliquez sur Options Excel. 2 Slectionnez Personnaliser, puis slectionnez Commandes non prsentes sur le Ruban dans la liste Choisir les commandes dans les catgories suivantes. 3 Slectionnez Assistant Tableau crois dynamique, puis cliquez sur Ajouter. 4 Validez par OK.

Figure 7.12

LAssistant est dsormais prsent dans la barre daccs rapide. Il reste maintenant crer le tableau crois.

1 Cliquez sur licne Assistant Tableau crois dynamique de la barre daccs rapide. 2 Lors de ltape 1, slectionnez Plages de feuilles de calcul avec tiquettes, puis cliquez sur Suivant.

Figure 7.13

256 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ?

Chapitre 7

3 Lors de ltape 2, slectionnez Plusieurs (cration manuelle). Il sagit de spcier le nombre de champs de pages (champs de ltres) crer. En slectionnant Plusieurs, vous avez la possibilit de spcier vous-mme les champs de pages. Cest loption la plus efficace.

Figure 7.14

4 Slectionnez ensuite la premire plage de cellules intgrer, puis cliquez sur Ajouter. Dans notre exemple, vous pouvez noter que nous nintgrons pas les totaux, mais uniquement les donnes de base.

Figure 7.15

5 Poursuivez lopration pour lensemble des plages de cellules.

LE GUIDE DES EXPERTS 257

Chapitre 7

FAQ

Figure 7.16

6 Il reste maintenant spcier le nombre de champs de pages (champs de ltres). Dans notre exemple, nous aurons besoin dun seul champ de page (correspondant la rgion). Pour chaque plage prcdemment slectionne, il reste saisir la valeur du champ de page correspondante.

Figure 7.17

7 Cliquez sur Suivant. Vous accdez alors ltape 3, qui vous permet de slectionner lemplacement du tableau crois. Une fois le choix fait, cliquez sur Terminer. 8 Le tableau crois est automatiquement cr.

258 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ?

Chapitre 7

Figure 7.18

Le champ Ligne a t cr partir de la premire colonne des sources de donnes. Le champ Colonne contient les valeurs des en-ttes des autres colonnes. Le champ Page1 contient les valeurs saisies pour le champ de page (ici la rgion). Enn, le champ Valeur contient les donnes contenues dans les diffrentes plages de cellules. Vous avez bien entendu la possibilit de renommer ces diffrents champs et de les rorganiser en les dplaant dans les diffrentes zones de dpt.

Figure 7.19

LE GUIDE DES EXPERTS 259

Chapitre 7

FAQ

Structure des plages de cellules

Il nest pas ncessaire que toutes les plages de cellules aient les mmes dimensions. En revanche, il est ncessaire que la premire colonne contienne les valeurs dun mme champ.

Figure 7.20

7.10. Comment accder des donnes provenant dAccess ?


Il est tout fait possible de concilier la puissance dAccess en matire de gestion et de stockage des donnes avec les fonctionnalits de synthse et la souplesse des tableaux croiss dynamiques.

260 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment accder des donnes provenant dAccess ?

Chapitre 7

En effet, mme si Excel permet de stocker un grand nombre de donnes, il ne peut prtendre une gestion aussi structure des donnes quAccess. De plus, Excel ne permet pas de grer les relations entre tables de donnes, ce qui induit des redondances dans le stockage des donnes et de moindres performances. En effet, avec Access, vous pouvez crer une table des produits et une table des commandes. Dans la table des commandes, seul le numro du produit apparat. Grce ce numro, il est possible, via une requte, daller chercher les informations lies au produit (dsignation, tarif). Dans Excel, vous seriez oblig de stocker dans chaque ligne de commande les informations lies au produit. Nous disposons dune base de donnes Access destine lenregistrement des commandes des clients. Il sagit den faire une synthse via Excel et un tableau crois dynamique.

1 Cliquez sur le bouton partir du ficher Access du groupe Donnes externes de longlet Donnes.

Figure 7.21

2 Slectionnez la base Access utiliser et cliquez sur Ouvrir. 3 Dans la bote de dialogue Slectionner le tableau, vous pouvez choisir parmi les tables et requtes de la base de donnes. Ici, slectionnez la requte Commandes Infos dtailles. Cliquez sur OK.

Figure 7.22

LE GUIDE DES EXPERTS 261

Chapitre 7

FAQ

4 Dans la bote de dialogue Importation de donnes, slectionnez Rapport de tableau crois dynamique pour crer directement le tableau partir des donnes importes. Choisissez lemplacement o doit tre cr le tableau crois.

Figure 7.23

5 Le nouveau tableau crois apparat lemplacement spci. Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique reprend les champs de la requte slectionne dans la base Access.

Figure 7.24

Vous pouvez alors construire toutes les analyses que vous souhaitez, comme si les donnes se trouvaient dans une feuille de calcul, alors quelles se trouvent toujours dans la base Access (aucune copie na t effectue dans une autre feuille du classeur).
262 LE GUIDE DES EXPERTS

Comment accder des donnes provenant dautres sources ?

Chapitre 7

Accs au dtail des donnes

En effectuant un double-clic sur une cellule du tableau crois, vous obtenez le dtail des donnes sous-jacentes.

Liaison avec les donnes

Lors de la cration du tableau crois, Excel tablit un lien avec la base de donnes Access. Il ne faut donc pas dplacer la base de donnes, ni la renommer, ni bien sr la supprimer. Il ne faut pas non plus renommer ou supprimer la table ou requte qui contient les donnes analyser.

Paramtres de connexion

Vous pouvez accder aux paramtres de la connexion de donnes en cliquant sur le bouton Proprits du groupe Connexions de longlet Donnes. Dans la bote de dialogue Proprits de connexion, slectionnez longlet Dfinition.

7.11. Comment accder des donnes provenant dautres sources ?


Vous pouvez accder des donnes en provenance dun grand nombre de sources, et notamment SQL Server.

1 Cliquez sur le bouton partir dautres sources du groupe Donnes externes de longlet Donnes.

Figure 7.25

LE GUIDE DES EXPERTS 263

Chapitre 7

FAQ

2 Slectionnez ensuite le type de donnes utiliser. 3 Vous devez ensuite fournir les paramtres ncessaires la connexion aux donnes. 4 Dans la bote de dialogue Importation de donnes, slectionnez Rapport de tableau crois dynamique pour crer directement le tableau partir des donnes importes. Choisissez lemplacement o doit tre cr le tableau crois.

264 LE GUIDE DES EXPERTS

Index

Chapitre 8

Index

A
Access ................................................................................. 260 Actualiser ...................................................................... 72, 221 automatiquement ............................................................... 250 Ajouter des donnes .............................................................. 73 Axe ..................................................................................... 181 secondaire ......................................................................... 184

B
Barre doutils ...................................................................... 243

C
Cache .................................................................................... 72 Partager .............................................................................. 72 Cas pratique Analyse de production ...................................................... 235 Analyse de rentabilit ....................................................... 128 Pyramide des ges ............................................................ 188 Statistique commerciale ...................................................... 75 Champ Afficher le dtail ......................................................... 55, 229 Ajouter ....................................................................... 46, 220 Axe .................................................................................. 172 calcul .............................................................................. 124 de colonne .......................................................................... 45 de ltre ............................................................................... 59 de ligne .............................................................................. 45 de valeur ............................................................................ 45 lment calcul ................................................................. 121 Filtrer ................................................................................. 80 Fonction de synthse ............................................. 48, 50, 219 Grouper les valeurs ................................................... 109, 234 Lgende ............................................................................ 172
266 LE GUIDE DES EXPERTS

Index

Chapitre 8

Masquer le dtail ................................................................ 55 Mise en forme .................................................................... 62 Modier laffichage ............................................................ 99 Renommer .......................................................................... 50 Rorganiser ......................................................................... 52 Sous-total ........................................................................... 56 Supprimer ........................................................................... 55 Champ calcul Limitation ......................................................................... 126 Supprimer ......................................................................... 127 Collection PivotCaches ...................................................................... 218 PivotFields ........................................................................ 218 PivotTables ....................................................................... 221 Crer un tableau crois .......................................................... 41

D
Do Loop .............................................................................. 207 Donne .................................................................................. 71 Access .............................................................................. 260 Afficher le dtail ................................................................. 71 Autre source ..................................................................... 263 Nouvelle ............................................................................. 73 Organiser ............................................................................ 32 Plusieurs plages ................................................................ 255 Principes dorganisation ...................................................... 32

E
diteur VBA Explorateur de projets ....................................................... Fentre des modules ......................................................... lment calcul ................................................................... Limitation ......................................................................... Supprimer ......................................................................... 212 212 121 123 123

LE GUIDE DES EXPERTS 267

Chapitre 8

Index

tiquette de colonne .............................................................. 27 tiquette de ligne .................................................................. 25

F
Filtre Accs rapide ....................................................................... 90 Champ de valeur ................................................................ 85 tiquette ............................................................................. 91 Liste des valeurs ................................................................. 80 Supprimer ........................................................................... 85 Filtre de rapport ....................................................... 25, 59, 230 Page ................................................................................. 252 Fonction .............................................................................. 199 de synthse ........................................................... 48, 50, 219 For Each Next ..................................................................... 209 For Next .............................................................................. 209 Format Comptabilit ....................................................................... 64 date .................................................................................... 64 fraction ............................................................................... 65 heure .................................................................................. 64 montaire ............................................................................ 64 nombre ............................................................................... 64 pourcentage ........................................................................ 65 scientique ......................................................................... 65

G
Glisser-dposer .................................................................... GoTo ................................................................................... Graphique 3D .................................................................................... Graphique crois ................................................................. Axe ........................................................................... 179, Axe secondaire .................................................................
268 LE GUIDE DES EXPERTS

250 210 187 170 181 184

Index

Chapitre 8

Changer de type ................................................................ Crer ......................................................................... 170, Emplacement .................................................................... Quadrillage ....................................................................... Style ................................................................................. Titre .................................................................................. Grouper ............................................................................... Dates ................................................................................ Valeurs ............................................................................. Valeurs numriques ...........................................................

177 174 181 179 180 179 234 110 109 117

I
If Then Else End If ............................................................. 205 Imprimer ............................................................................. 145

L
Limite ................................................................................. 249 Liste de champs .............................................................. 23, 42

M
Mettre en forme .................................................................... 62 Mise en forme conditionnelle Barre de donnes .............................................................. 153 Crer ................................................................................ 158 Grer les rgles ................................................................. 166 Jeu dicnes ...................................................................... 156 Nuance de couleur ............................................................ 155 prdnie .......................................................................... 150 Modle dobjets ................................................................... 194 Modier laffichage ............................................................... 99

LE GUIDE DES EXPERTS 269

Chapitre 8

Index

O
Objet ................................................................................... 194 Collection ......................................................................... 196 Mthode ........................................................................... 197 Modle dobjets ................................................................ 194 PivotCache ....................................................................... 219 PivotTable ................................................................. 218, 237 Proprit ........................................................................... 197 On Error Goto ..................................................................... 210 Organiser les donnes ............................................................ 32

P
Page .................................................................................... PivotCache .......................................................................... PivotTable ................................................................... 218, Procdure ............................................................................ 252 219 237 198

R
Rorganiser les champs ......................................................... 52

S
Select Case End Select ........................................................ 206 Sous-total .............................................................................. 56 SQL Server ......................................................................... 263 Style graphique crois ................................................................ 180 Style automatique ................................................................ 134 Personnaliser .................................................................... 136 Supprimer des champs ......................................................................... 55 un ltre .............................................................................. 85

270 LE GUIDE DES EXPERTS

Index

Chapitre 8

T
Tableau crois Access .............................................................................. 260 Actualiser ............................................................ 72, 221, 250 Affichage des champs de donnes ..................................... 224 Affichage des valeurs .......................................................... 99 Ajouter des champs ............................................................ 46 Autre source ..................................................................... 263 Barre doutils .................................................................... 243 Cache ................................................................................. 72 Champ ................................................................................ 45 Champ calcul .................................................................. 124 Crer .......................................................................... 41, 216 Donne ............................................................................... 71 Filtre ........................................................................... 59, 223 Filtre de rapport ................................................................ 230 Glisser-dposer ................................................................. 250 Grouper les valeurs ................................................... 109, 234 Imprimer ........................................................................... 145 limite ................................................................................ 249 Liste de champs .................................................................. 42 Mise en forme ............................................................ 62, 134 Mise en forme conditionnelle ............................................ 147 Modier lapparence ................................................... 68, 227 Nouvelle donne ................................................................. 73 Option .............................................................................. 140 Ordre des champs ............................................................. 222 Organisation ....................................................................... 52 Partager le cache ................................................................ 72 Plusieurs plages ................................................................ 255 Sous-total ........................................................................... 56 Style automatique ............................................................. 134 Trier ........................................................................... 92, 229 Zone de dpt ..................................................................... 44 Tableau crois dynamique Crer .................................................................................. 21

LE GUIDE DES EXPERTS 271

Chapitre 8

Index

Thme de document ............................................................ 138 Trier .............................................................................. 92, 229 manuellement ..................................................................... 97 Ordre particulier ................................................................. 96 Plusieurs niveaux ................................................................ 93 Type de graphique ............................................................... 177

V
Valeur derreur .................................................................... Variable ............................................................................... tableau .............................................................................. VBA ................................................................................... Fonction ........................................................................... Instruction ........................................................................ Objet ................................................................................ Procdure ......................................................................... Variable ............................................................................ VBE .................................................................................... Visual Basic pour Applications ............................................ 251 200 202 194 199 205 194 198 200 211 194

Z
Zone de dpt ............................................................ 24, 43-44

272 LE GUIDE DES EXPERTS

Notes

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