Guia Metodologica Del CICO PDF

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un
Intercambio de Experiencias
Versin 1 Madrid 20 de Marzo de 2006
EUROsociAL
Oficina de Coordinacin
Tabla de Contenidos
1. Introduccin ........................................................................................... 1 1.1. Objetivo y contenidos de la Gua ............................................................ 1 1.2. Para ms informacin......................................................................... 2 2. Presentacin general de EUROsociAL ..................................................... 3 2.1. El objetivo general: la cohesin social..................................................... 3 2.1. Lgica de intervencin y fases de actuacin............................................. 4 2.3. Los intercambios de experiencias ........................................................... 6 2.3. Programacin de actividades sectoriales ................................................. 7 3. El ciclo de un intercambio de experiencias ............................................. 9 3.1. La base conceptual............................................................................... 9 3.2. Identificacin y preseleccin .................................................................10 3.2.1. Captacin y documentacin de solicitudes ........................................11 3.2.2. Identificacin y documentacin de experiencias ................................11 3.2.3. Preseleccin .................................................................................13 3.3. Formulacin del intercambio ................................................................14 3.3.1. Definicin de los resultados esperados del intercambio ......................15 3.3.2. Indicadores de proceso y de logro ...................................................18 3.3.3. Tareas preparatorias .....................................................................19 3.3.4. Duracin y modalidades del intercambio ..........................................21 3.3.5. Seguimiento y evaluacin de los resultados ......................................25 3.3.6. Presupuesto .................................................................................25 3.3.7. Seleccin de propuestas.................................................................26 3.4. Ejecucin y seguimiento de las actividades.............................................26 3.5. Evaluacin de los resultados.................................................................27 4. Despus del intercambio ...................................................................... 29 5. Modelos estandarizados y anexos......................................................... 31 Modelo A: Solicitud de intercambio ..............................................................33 Modelo B: Experiencias transferibles ............................................................37 Modelo C: Ficha de intercambio de experiencias ............................................40 Anexo 1: Organizaciones ejecutoras de EUROsociAL ......................................44 Anexo 2: Temas prioritarios de EUROsociAL ..................................................45
Diagramas
Diagrama Diagrama Diagrama Diagrama 1: 2: 3: 4: Modelo lgico de EUROsociAL ....................................................... 5 Fases de intervencin .................................................................. 6 Ciclo de un intercambio de experiencias......................................... 9 Resultados de un intercambio ......................................................15
La presente gua ha sido elaborada en el marco de una subvencin de la Unin Europea. El contenido de la misma es responsabilidad exclusiva de sus autores y en ningn caso debe considerarse que refleja los puntos de vista de la Unin Europea.
Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1
EUROsociAL
1. Introduccin
EUROsociAL es un programa de cooperacin tcnica de la Unin Europea que pretende contribuir a la promocin de la cohesin social en Amrica Latina a travs del fortalecimiento de polticas pblicas y de la capacidad institucional para gestionarlas. Su mtodo principal de trabajo es el intercambio de experiencias entre administraciones pblicas europeas y latinoamericanas en cinco sectores prioritarios: administracin de la justicia, educacin, salud, fiscalidad y empleo. Las labores en los cuatro primeros sectores son coordinadas y ejecutadas por consorcios de organizaciones pblicas europeas y latinoamericanas especializadas en estos campos, mientras que el sector empleo ha sido confiado a la Organizacin Internacional del Trabajo (OIT). Uno de los propsitos de EUROsociAL es generar redes sostenibles de administraciones pblicas europeas y latinoamericanas en los sectores prioritarios. El principio subyacente a esta voluntad es la conviccin de que es til compartir problemas y experiencias exitosas y de que es posible aprender con ello, aunque pertenezcan a contextos culturales, institucionales y polticos diferentes. El intercambio de experiencias y conocimientos entre los expertos y funcionarios que conciben y gestionan las polticas pblicas es de gran valor para el aprendizaje mutuo y para el desarrollo de buenas prcticas en este campo. Los intercambios de experiencias ponen en contacto a administraciones pblicas comprometidas con la cohesin social y con el cambio de procedimientos de gestin y orientaciones de polticas en Amrica Latina y Europa. Se trata de un mecanismo de trabajo eminentemente prctico y orientado a resultados que pretende generar o apoyar procesos de reforma en cualquier nivel, desde la administracin de una escuela pblica en un rea remota o los procedimientos de admisin en un hospital hasta la promocin de pactos fiscales o de polticas activas de empleo. El denominador comn debe ser, en cualquier caso, la voluntad de integrar a los grupos menos favorecidos o marginados a travs de las polticas sociales y de promover el respeto a los derechos de todas las personas y la igualdad de oportunidades en el acceso a los servicios pblicos.
1.1. Objetivo y contenidos de la Gua

Esta Gua pretende facilitar la actuacin de las organizaciones que participan en los intercambios de experiencias promovidos desde el Programa EUROsociAL. Por lo tanto, est dirigida tanto a las organizaciones ejecutoras de los proyectos sectoriales1 de administracin de la justicia, educacin, empleo, fiscalidad y salud (los miembros de los consorcios y la OIT), como a miembros de las redes de actores existentes en los distintos sectores de actuacin y otras administraciones pblicas latinoamericanas y europeas interesadas en participar de procesos de intercambio de
En esta gua, el trmino programa har referencia a EUROsociAL en su conjunto, mientras que las iniciativas especficas en los sectores de justicia, educacin, salud, fiscalidad y empleo sern denominadas proyectos sectoriales.
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experiencias y en promover reformas de polticas pblicas y mecanismos de gestin con repercusiones sobre la cohesin social. Despus de definir los mecanismos de ejecucin y las actividades principales del programa, la Gua describe con detalle los procedimientos para identificar, formular, ejecutar, dar seguimiento y evaluar un intercambio de experiencias. Tambin incluye los modelos y formatos que las organizaciones participantes en intercambios de experiencias pueden utilizar durante el proceso. El presente es un documento vivo e ir evolucionando a medida que el Programa avance y esta modalidad de trabajo demuestre su potencialidad y sus limitaciones. La Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias fue preparada por la Oficina de Coordinacin de EUROsociAL, a cargo de la Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin y Polticas Pblicas (FIIAPP). En buena medida, el documento se basa en una gua similar preparada por los responsables de EUROsociAL Justicia y en debates mantenidos con expertos de los sistemas judiciales latinoamericanos en el marco de un encuentro metodolgico organizado por este proyecto sectorial. Tcnicos de otros proyectos sectoriales tambin han participado en la lectura de borradores de este documento y han proporcionado valiosos comentarios. En cualquier caso, los errores que pueda contener el texto son solamente responsabilidad de la Oficina de Coordinacin, mientras que los aciertos son sin duda de mrito colectivo.
1.2. Para ms informacin

Para obtener informacin complementaria acerca de las actividades y el funcionamiento de los proyectos sectoriales o de EUROsociAL en su conjunto es posible dirigirse a las direcciones siguientes. Una lista completa de las instituciones participantes en la ejecucin del Programa puede ser encontrada en el anexo 1.
EUROsociAL Oficina de Coordinacin Director Tcnico: Florencio Gudio Direccin Postal: C/ Santa Engracia 4 - 6 izq. - 28010 Madrid - Espaa Telfono: (+34) 91.700.10.58 Fax: (+34) 91.700.10.84 eurosocial@fiiapp.org EUROsociAL Educacin Coordinadora Ejecutiva: Annie Blasco Direccin postal: Centre International dtudes Pdagogiques - 1, Avenue Lon Journault - 92318 Svres Cedex - Francia Telfono: (+33) (1) 45.07.60.66 Fax: (+33) (1) 45.07.60.54 blasco@ciep.fr EUROsociAL Fiscalidad Coordinadora Ejecutiva: ngeles Fernndez Direccin postal: Instituto de Estudios Fiscales - Av. Cardenal Herrera Oria, 378 28035 Madrid - Espaa Telfono: (+34) 91.736.52.28 Fax: (+34) 91.736.52.29 afernandez.eurosocial@ief.meh.es EUROsociAL Administracin de Justicia Coordinadora Ejecutiva: Ana lvarez de Yraola Direccin Postal: C/ Santa Engracia 4 - 6 izq.- 28010 Madrid - Espaa Telfono: (+34) 91.700.10.58 Fax: (+34) 91.700.10.84 amalvarez.eurosocial@fiiapp.org EUROsociAL Salud Coordinador Ejecutivo: Jos Jaime de Domingo Angulo Direccin postal: C/ Santa Engracia, 4, 3 Dcha. 28010 Madrid - Espaa Telfono: (+34) 91.702 62 20 Fax: (+34) 91.702 62 26 jjdedomingo@programaeurosocial.eu EUROsociAL Empleo Coordinador Ejecutivo: Federico Marcon Direccin postal: ITCILO Viale Maestri del Lavoro 10 - 10127 Turn - Italia Telfono: (+39) 011.693.69.42 Fax: (+39) 011.693.63.50 f.marcon@itcilo.org
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2. Presentacin general de EUROsociAL

Este captulo describe brevemente la lgica de intervencin y las actividades principales de EUROsociAL.
2.1. El objetivo general: la cohesin social

Como ya se ha mencionado en la introduccin, el horizonte que gua las actividades de EUROsociAL es la promocin de procesos de cohesin social en Amrica Latina. Este es, junto con la integracin regional, uno de los elementos clave de la asociacin estratgica entre Europa y Latinoamrica, tal como se refleja en la declaracin de la cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno de Amrica Latina y el Caribe y la Unin Europea celebrada en 2004 en Guadalajara, Mxico, y en la Comunicacin de la Comisin Europea al Consejo y al Parlamento Europeo denominada Una asociacin reforzada entre la Unin Europea y Amrica Latina, del 8 de diciembre de 2005. Existen varias interpretaciones y definiciones de cohesin social que, de alguna manera, determinan sus caractersticas y las polticas pblicas formuladas y ejecutadas con este fin. Aunque EUROsociAL no pretende implicarse en el debate acadmico sobre este tema, s parte de una serie de supuestos que conviene hacer explcitos: El concepto de cohesin social refleja una serie de valores que son parte de la construccin de los modelos europeos de Estado de Bienestar y que han contribuido a la progresiva mejora de la calidad de vida de sus habitantes. Aunque estos modelos se encuentren en discusin por diversos motivos, los valores de proteccin social universal, participacin democrtica, igualdad en el ejercicio de los derechos y el acceso a oportunidades o construccin de instituciones capaces de gestionar eficazmente el conflicto, entre otros, siguen teniendo plena validez. Estos valores comunes pueden y deben encarnarse en polticas pblicas tendentes a la cohesin social, convirtindolas en mecanismos de inclusin.
Una definicin de cohesin social Al interior de un pas determinado, la cohesin social es una situacin o estado en el que existe una visin compartida entre los ciudadanos y el gobierno acerca de un modelo de sociedad basado en la justicia social, la primaca del estado de derecho y la solidaridad. Esta visin compartida permite el establecimiento de consensos sobre la canalizacin del gasto pblico entre distintos sectores, generaciones y territorios, la recaudacin impositiva, la financiacin de los servicios sociales, la seguridad, las polticas de inclusin y proteccin social y la generacin de empleo. Los sistemas de proteccin e inclusin que caracterizan una situacin de cohesin social hacen que sea posible atacar con mayores posibilidades de xito los problemas de pobreza y desigualdad en la distribucin de los ingresos.
Estas polticas pblicas y sociales pueden ser desarrolladas desde distintos mbitos o estructuras institucionales. En cualquier caso, EUROsociAL ha definido cinco mbitos que deben formar parte de una estrategia integral de promocin de la cohesin social: la administracin de la justicia, la educacin, el empleo, la salud y la fiscalidad,
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entendiendo que este ltimo sector es central para asegurar la financiacin de las polticas sociales. Existen experiencias interesantes en todos estos mbitos en Europa y Amrica Latina de las que es posible aprender. No se trata de promover la copia o la aplicacin de modelos cerrados y unvocos (replicacin), sino de establecer las condiciones de transferencia para que el aprendizaje pueda dar lugar a cambios concretos, pertinentes y necesarios. La finalidad principal de los intercambios de experiencia es la introduccin de orientaciones, mtodos o procedimientos innovadores de gestin que ya han sido utilizados en otros pases. La seleccin de esta forma de trabajo no es fortuita. Tal como demuestra la experiencia de desarrollo de polticas de cohesin econmica, social y territorial en Europa, no es imprescindible promover grandes cambios estructurales para asegurar que las polticas sociales lleguen a los sectores ms desfavorecidos o marginados. En muchas ocasiones, una pequea modificacin en la modalidad de administracin de un programa o una institucin pblica puede ser suficiente para generar crculos virtuosos de inclusin, proteccin y bienestar. Conocer cmo otras administraciones han abordado problemas similares y cmo han gestionado el cambio puede ser de gran utilidad para emprender procesos de reforma.
2.1. Lgica de intervencin y fases de actuacin

Con base en estos supuestos, EUROsociAL ha establecido una lgica de intervencin que vincula las actividades concretas que son desarrolladas con el impacto deseado: la promocin de la cohesin social (vase el diagrama 1). En sntesis: Se trata de ejecutar un nmero de acciones de sensibilizacin y una serie de intercambios de experiencias basados en diagnsticos y anlisis de calidad y en redes de organizaciones y actores en los distintos sectores de intervencin. La gestin de los proyectos sectoriales dar apoyo a la realizacin de estas actividades, cuyos resultados sern puestos a disposicin del pblico a travs de una estrategia de comunicacin y visibilidad. Estas actividades pretenden generar las condiciones necesarias para que los pases latinoamericanos emprendan procesos de reorientacin de polticas sociales y de innovacin en los mecanismos de gestin de estas polticas, que debern aumentar su eficacia y eficiencia para transformarse en autnticos vectores de cohesin social. Las actividades de sensibilizacin se dirigirn principalmente a quienes toman decisiones de poltica (policy makers) y a quienes participan activamente en su diseo y aplicacin; los intercambios de experiencia podrn dirigirse a altos responsables en la aplicacin de polticas y, sobre todo, a gestores de nivel intermedio con responsabilidad en la administracin cotidiana de los recursos pblicos. Esta distincin no excluye la posibilidad de que quienes toman decisiones de poltica puedan participar en algn momento de los intercambios de experiencias o que se realicen acciones de sensibilizacin para gestores.
EUROsociAL
Diagrama 1: Modelo lgico de EUROsociAL

ACTIVIDADES Diagnstico y anlisis Gestin Sensibilizacin Intercambio de experiencias Animacin de redes Comunicacin y visibilidad
GRUPOS META
Policy makers Conceptores y altos responsables de aplicacin de polticas Gestores de nivel intermedio
RESULTADOS E IMPACTO ESPERADO
Reorientacin de polticas sociales
Innovaciones en mecanismos de gestin de polticas sociales
Mayor eficacia y eficiencia de polticas pblicas como vectores de cohesin social
Aumento de la cohesin social
La estrategia de intervencin de EUROsociAL se estructura en tres fases interrelacionadas e iterativas, que no deben ser desarrolladas necesariamente de manera consecutiva ya que los resultados de cada una de ellas pueden generar insumos para las dems (vase el diagrama 2): Una primera fase consiste en la definicin de prioridades temticas dentro de cada sector y el comienzo de acciones de sensibilizacin dirigidas a quienes toman decisiones polticas; las organizaciones ejecutoras de EUROsociAL han predefinido una serie de temas prioritarios que dan lugar a actividades concretas (vase el anexo 2). La segunda fase corresponde a la ejecucin y el seguimiento de las actividades, especialmente los intercambios de experiencias que pueden dar lugar a proyectos piloto de mayor envergadura. La tercera fase sera la difusin, la reflexin acerca de los resultados conseguidos y los procedimientos empleados y el anlisis de los mismos, lo que podr llevar a la identificacin de nuevas prioridades, la realizacin de estudios adicionales o el diseo de nuevos procesos de sensibilizacin.
EUROsociAL
Diagrama 2: Fases de intervencin
FASE 1
Identificacin de prioridades dentro de cada tema (incluyendo definicin del mbito geogrfico), a travs de: Consultas al interior de consorcios Consultas con miembros de redes y otros actores de la regin Estudios y diagnsticos Acciones de sensibilizacin (decisores polticos)
FASE 2
Intercambio de experiencias Seguimiento de los resultados (gestores) Proyectos piloto para extender y profundizar experiencias exitosas
FASE 3
Acciones de difusin, reflexin y anlisis
2.3. Los intercambios de experiencias

En el conjunto de la estrategia descrita anteriormente, la pieza maestra para asegurar el funcionamiento de EUROsociAL son los intercambios de experiencias. Esta modalidad de intervencin consume la mayor parte de los recursos del Programa y es una de sus principales seas de identidad. Los intercambios de experiencias son procesos de transferencia entre administraciones pblicas de lecciones aprendidas y buenas prcticas que deben ser pertinentes en el contexto de los pases de Amrica Latina acerca del diseo, aplicacin y gestin de polticas sociales con repercusiones sobre la cohesin social. La transferencia puede ser realizada desde pases europeos o desde pases de Amrica Latina a travs de la formacin no reglada (presencial o a distancia), por medio de pasantas o visitas, mediante la asistencia tcnica de expertos o por una combinacin de estas modalidades. Un intercambio de experiencias debe ser: Pertinente con respecto a las polticas sociales que se pretende fortalecer en los pases de Amrica Latina, lo cual exige una identificacin clara de las necesidades a satisfacer. En la medida de lo posible, EUROsociAL apoya procesos de reforma poltica en marcha que tienen una vinculacin clara y explcita con la promocin de la cohesin social. Realista y prctico: se trata de identificar experiencias en Europa o Amrica Latina suficientemente comprobadas y claramente documentadas que puedan ser transferidas (con las adecuaciones necesarias) para obtener resultados concretos en orientaciones y procedimientos de gestin de polticas pblicas en las reas prioritarias de EUROsociAL, dando respuesta a las demandas o solicitudes de loa pases latinoamericanos. Fruto de un compromiso de las administraciones pblicas latinoamericanas para llevar a cabo cambios en orientaciones polticas o procedimientos de gestin y administracin como consecuencia del
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intercambio de experiencias y de la voluntad de las administraciones pblicas europeas o latinoamericanas para transferir sus experiencias, de acuerdo con los lineamientos del Programa. En el marco de EUROsociAL, una experiencia es entendida como una poltica, plan, programa, proyecto o, de manera ms general, como un conjunto de procesos y operaciones interrelacionados ejecutado por una administracin pblica con la finalidad de mejorar la cobertura, calidad o eficiencia de los servicios pblicos, integrando a sectores excluidos o mejorando la atencin a grupos marginados del sistema, y que por lo tanto pueda tener impacto (demostrado o potencial) sobre la cohesin social. Una experiencia puede tener aspectos positivos (a repetir) o negativos (a evitar), y slo puede ser entendida en el contexto sociopoltico e institucional en el que ha sido aplicada. Un concepto relacionado pero no idntico es el de buena prctica, que refiere al conjunto o secuencia de procedimientos, mtodos de trabajo, tecnologas y otros elementos de la experiencia considerados clave para generar resultados positivos y que, en s mismos, resultan transferibles (en condiciones de contexto similares o con las adaptaciones necesarias). En una experiencia puede haber varias buenas prcticas que ser necesario documentar de manera precisa pues constituyen su ncleo y pueden servir para generar, por s mismas, transferencias de experiencias que lleven al cambio deseado. Como se ver ms adelante, en el marco de un ciclo de intercambio las experiencias deben ser presentadas de manera crtica, como si se tratara de un ejercicio de auto-evaluacin. De este modo, los intercambios de experiencia actan tambin como foros de reflexin conjunta que pueden aportar ideas e incentivos tanto a quienes reciben el conocimiento como a quienes lo presentan. Intercambios de experiencia desarrollados por organismos internacionales demuestran que los beneficios no corresponden slo a quienes reciben los conocimientos, sino que tambin se generan procesos de aprendizaje en las instituciones que transfieren.
2.3. Programacin de actividades sectoriales

Los ciclos de programacin de los proyectos sectoriales son determinados por las organizaciones responsables de su ejecucin. Sin embargo, es posible establecer algunos elementos comunes: La programacin de actividades se realiza de manera anual. En general, los planes anuales de trabajo de cada sector deben ser presentados a la Comisin Europea para su aprobacin durante la segunda mitad del mes de noviembre del ao precedente. Los consorcios encargados de la ejecucin de los proyectos sectoriales en los sectores de administracin de la justicia, educacin, fiscalidad y salud cuentan con un comit de direccin que se rene de manera ordinaria dos veces por ao. Una de las reuniones se realiza en general en la primera mitad del mes de noviembre con la finalidad de analizar el plan anual de trabajo que ser elevado a la Comisin. La otra reunin se realiza hacia mediados del ao calendario para revisar el progreso en la ejecucin y aprobar iniciativas no incluidas en el plan anual de trabajo.
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3. El ciclo de un intercambio de experiencias

Cada intercambio de experiencias debe ser diseado sobre la base conceptual definida para cada uno de los sectores de EUROsociAL como un ciclo o proceso compuesto por cuatro fases vinculadas y consecutivas: la identificacin del intercambio, su formulacin, la ejecucin y seguimiento de las actividades y la evaluacin de los resultados obtenidos (vase el diagrama 3). Estas fases son explicadas con mayor detalle en los apartados siguientes.
Diagrama 3: Ciclo de un intercambio de experiencias

Marco conceptual Diagnstico Captacin y documentacin de solicitudes Temas prioritarios Identificacin y documentacin de experiencias y buenas prcticas
Retroalimentacin
Modelo A: Solicitud de intercambio

No
Modelo B: Presentacin de experiencias transferibles
Preseleccin
S
Formulacin del intercambio Modelo C: Ficha de intercambio de experiencias

Reserva para consideracin futura No
Inventario de experiencias y buenas prcticas
Seleccin
S
Inclusin en Plan Anual de Trabajo Preparacin del intercambio Ejecucin y seguimiento Evaluacin de resultados Informes de seguimiento Informes de evaluacin de resultados
Proyectos piloto EUROsociAL
Otras intervenciones a mayor escala o para continuar reformas
3.1. La base conceptual

Los intercambios que se identifiquen Marco conceptual en un perodo determinado estarn basados en un marco conceptual Diagnstico Temas prioritarios global y sus resultados contribuirn a refinar y eventualmente modificar este marco, determinando por lo tanto la identificacin de nuevos procesos de intercambio de experiencias.
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El marco conceptual vinculado con el papel de las polticas pblicas de administracin de justicia, educacin, empleo, fiscalidad y salud como mecanismos de promocin de la cohesin social ha sido desarrollado por las organizaciones ejecutoras de los proyectos sectoriales en las propuestas tcnicas subvencionadas por la Comisin Europea. Esto ha dado lugar a la seleccin de los temas prioritarios incluidos en el anexo 2 y a la realizacin de una serie de estudios de diagnstico adicionales, que podrn continuar en el futuro. El marco conceptual, la seleccin de temas prioritarios que informan cmo cada sector se vincula con la promocin de la cohesin social y el diagnstico de base permiten enfocar los intercambios de experiencia. Es preciso sealar nuevamente que la definicin de temas es una primera hiptesis de trabajo que podr ser revisada a la luz de la experiencia de las organizaciones ejecutoras, los consorcios y las redes. En otras palabras, el marco conceptual est en constante evolucin y se va construyendo a medida que avanza el Programa.
3.2. Identificacin y preseleccin

La identificacin de procesos de intercambio de experiencias puede partir tanto de una solicitud concreta emanada de una administracin pblica latinoamericana como de la documentacin de una experiencia interesante en Europa o Amrica Latina.
Captacin y documentacin de solicitudes Identificacin y documentacin de experiencias y buenas prcticas
Modelo B: Presentacin de experiencias transferibles
Preseleccin
La discusin acerca de si la demanda (solicitud) debe generar su propia oferta o si la oferta produce demanda es, en este caso, irrelevante. Las organizaciones ejecutoras de EUROsociAL trabajan en paralelo para detectar solicitudes de intercambio y para identificar experiencias interesantes y potencialmente transferibles. Esta informacin es analizada de manera continua por las unidades de coordinacin de los proyectos sectoriales para formular procesos de intercambio. Lo que resulta importante es que la experiencia a transferir sea considerada til por las administraciones latinoamericanas como un mecanismo de apoyo a procesos de cambio, reforma, modernizacin o mejora en marcha. En otras palabras, aunque la identificacin de experiencias exitosas puede inspirar ideas de cambio institucional o poltico, es preciso evitar la generacin de demandas espurias, no fundadas en compromisos poltico-institucionales claros. En la fase de identificacin existen dos procedimientos clave, la captacin y documentacin de solicitudes y la identificacin y documentacin de experiencias y buenas prcticas. Las solicitudes (y, eventualmente, alguna informacin acerca de experiencias relevantes a la solicitud) deben ser presentadas en un modelo estandarizado (solicitud de intercambio). Tambin existe un formato para documentar experiencias transferibles. Estas ltimas pasarn a formar parte de un inventario que ser puesto a disposicin de organizaciones interesadas.
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3.2.1. Captacin y documentacin de solicitudes

Las solicitudes de intercambio de experiencias deben describir de manera sucinta y clara las necesidades de la administracin solicitante en trminos de reforma de procedimientos de gestin u orientaciones de poltica. Es necesario justificar la vinculacin de la reforma propuesta con procesos de cohesin social en el pas o el rea de que se trate y hacer explcitos los compromisos de la institucin solicitante en el caso de que se decida emprender el intercambio. Si ya existen referencias o ideas de experiencias relevantes en Europa o Amrica Latina en relacin con la solicitud, stas pueden ser brevemente descritas. El modelo de solicitud de intercambio contiene una introduccin para presentar informacin institucional y ocho secciones sustantivas que son explicadas en el propio documento. La captacin ser realizada de distintas maneras. Las solicitudes espontneas de instituciones latinoamericanas podrn ser complementadas con la organizacin de encuentros especficos de potenciales demandantes o por la activacin de redes temticas y sectoriales existentes con este fin. Tambin podrn organizarse encuestas semi-formales con actores relevantes cuando esto sea considerado necesario.
Captacin de solicitudes de intercambio Quin? Cualquier organizacin o departamento de una administracin pblica latinoamericana vinculada con la definicin y gestin de polticas pblicas en las reas prioritarias o con incidencia en la cohesin social; la captacin puede ser animada por las organizaciones ejecutoras de los proyectos sectoriales o por las redes existentes. En cualquier momento; especialmente durante encuentros de redes o seminarios sectoriales. En algunos casos, los proyectos sectoriales procedern a realizar encuestas formalizadas para identificar solicitudes de intercambio de experiencias mediante cuestionarios y entrevistas con autoridades latinoamericanas. Los organismos interesados debern completar la solicitud de intercambio y presentarla a la unidad de coordinacin ejecutiva del sector de que se trate; tambin podr hacerse llegar directamente a la Oficina de Coordinacin de EUROsociAL o a cualquiera de las organizaciones ejecutoras (anexo 1), quienes lo trasladarn a la unidad de coordinacin ejecutiva del proyecto sectorial.
Cundo?
Cmo?
3.2.2. Identificacin y documentacin de experiencias

Las experiencias y buenas prcticas, tal como han sido definidas en el captulo 2 de esta Gua Metodolgica, sern documentadas e incluidas en un inventario general (conformado por al menos cinco inventarios temticos). El inventario estar disponible a travs de Internet y contar con un sistema de bsqueda textual por palabras clave para facilitar la identificacin de experiencias relevantes. Existe un modelo estandarizado para la presentacin de experiencias y buenas prcticas a ser incluidas en el inventario. Este modelo intenta
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generar procesos de reflexin y autocrtica para sealar elementos transferibles, identificar las claves o aspectos crticos para el xito de la experiencia, as como aqullas cuestiones negativas que resulte importante conocer para que sean evitadas. Es importante adems presentar y discutir el contexto en el que se presentan las experiencias y las buenas prcticas, ya que esto es esencial para determinar las condiciones de transferencia. La documentacin de las experiencias y buenas prcticas ser en general responsabilidad de funcionarios de la institucin o instituciones transferentes. En ocasiones puede constituirse un equipo de trabajo con miembros de distintas instituciones, incluyendo a miembros de los consorcios ejecutores de proyectos sectoriales. La documentacin de la experiencia podr ser realizada por especialistas temticos que no formen parte del personal de la institucin. La informacin provendr de los documentos existentes sobre la experiencia (especialmente, informes de evaluacin) y de la memoria institucional y personal.
Identificacin de experiencias y buenas prcticas Quin? Existen tres posibilidades: i) los propios solicitantes; ii) las organizaciones ejecutoras de los proyectos sectoriales; y iii) cualquier organizacin o departamento de una administracin pblica europea o latinoamericana vinculada con la definicin y gestin de polticas pblicas en reas prioritarias o con incidencia en la cohesin social. Los solicitantes pueden sealar experiencias interesantes en la propia solicitud de intercambio; las organizaciones ejecutoras de EUROsociAL (miembros de los consorcios) lo harn a travs de estudios temticos especficos y, eventualmente, encuestas particulares; las instituciones europeas y latinoamericanas interesadas en transferir experiencias podrn hacerlo a travs de la vinculacin con las unidades de coordinacin o los miembros de los consorcios que ejecutan los proyectos sectoriales. Cundo? En cualquier momento; especialmente durante encuentros de redes o seminarios sectoriales. Una primera tanda de estudios sectoriales y encuestas ha sido realizada al inicio del proyecto, pero el inventario de experiencias y buenas prcticas contina siendo alimentado durante toda la duracin del Programa. Se deber completar el modelo de presentacin de experiencia para inclusin en el inventario. Las unidades de coordinacin ejecutiva de los consorcios podrn contactar a las instituciones en las que se haya desarrollado la experiencia para completar la informacin necesaria. Las unidades de coordinacin de los proyectos sectoriales que conforman EUROsociAL se pondrn en contacto con estas instituciones para articular procesos de intercambio de experiencias cuando se haya identificado una solicitud que pueda ser vinculada con la oferta.
Cmo?
En el inventario, las experiencias identificadas son clasificadas en tres categoras de acuerdo con el nivel o grado de validacin de sus resultados e impacto:
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A. Experiencias innovadoras Se trata de experiencias consideradas como exitosas, pertinentes y potencialmente transferibles por las instituciones que las han desarrollado y llevado a cabo. Estas experiencias no han sido objeto de procesos formales de evaluacin de sus resultados. B. Experiencias comprobadas Se trata de experiencias evaluadas de manera formal que, de acuerdo con el anlisis valorativo realizado, hayan conseguido sus objetivos de manera eficaz, eficiente y sostenible. Estas experiencias se circunscriben a la institucin que las ha llevado a cabo. C. Experiencias transferidas Se trata de experiencias exitosas que cuentan con una evaluacin formal y que ya han sido transferidas a otros contextos.
3.2.3. Preseleccin
Las solicitudes de intercambio de experiencia sern objeto de un anlisis cuidadoso por parte de las unidades de coordinacin ejecutiva de los proyectos sectoriales para determinar su pertinencia con respecto al marco conceptual y las prioridades definidas, as como su inters general y la factibilidad de realizar un intercambio. Tambin se analizar, en conjunto con las organizaciones asociadas en los consorcios sectoriales, la existencia de experiencias interesantes o apropiadas en relacin con la solicitud recibida. En el caso de que la institucin solicitante haya indicado experiencias transferibles, las unidades de coordinacin ejecutiva podrn requerir mayor informacin a las organizaciones involucradas para analizar la viabilidad del intercambio. El anlisis de las solicitudes ser realizado de manera continua, a medida que stas vayan siendo recibidas. Las unidades de coordinacin ejecutiva contactarn a los solicitantes para informar si las solicitudes han sido consideradas positivamente, descartadas o si se requiere mayor informacin para la toma de decisiones. Los criterios fundamentales para la realizacin de la preseleccin de solicitudes son los siguientes: Inters y pertinencia de la solicitud o Responde la solicitud a las prioridades explcitas de la institucin solicitante o se enmarca en procesos de reforma en marcha? Se enmarca la solicitud en uno de los temas prioritarios de EUROsociAL? Contribuir el intercambio a la mejora de procedimientos de gestin de polticas y programas sociales? Contribuir el intercambio a la mejora de la capacidad institucional para ejecutar polticas y programas sociales? Es claro el vnculo entre los resultados esperados del intercambio y la promocin de la cohesin social?
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Compromiso de la institucin solicitante o Existe un compromiso explcito de la institucin solicitante para hacer efectivos los cambios que promover la actividad? Cun importantes son los aportes efectivos comprometidos por la institucin solicitante? Es el contexto institucional y socio-poltico actual adecuado para la ejecucin del intercambio? Son los recursos que podra aportar la institucin solicitante suficientes para la correcta realizacin del intercambio? Existe claridad en la institucin solicitante acerca de los pasos necesarios para dar continuidad al cambio iniciado por la actividad? Es el intercambio factible de realizar desde un punto de vista prctico (fechas, duracin, recursos necesarios, etc.)? Se han identificado o se conocen posibles experiencias que den respuesta a la solicitud?
o -
Factibilidad y sostenibilidad de la accin de intercambio o
3.3. Formulacin del intercambio

Las solicitudes preseleccionadas por las unidades de coordinacin de los proyectos sectoriales sern elaboradas para formular los intercambios de experiencia. El proceso de formulacin exige la identificacin y vinculacin de una o varias solicitudes con una o varias experiencias relevantes.
Formulacin del intercambio Modelo C: Ficha de intercambio de experiencias Seleccin
En efecto, las unidades de coordinacin ejecutiva de los consorcios pueden, si lo consideran pertinente, agrupar solicitudes de intercambio similares o
Formulacin del intercambio Quin? La formulacin del intercambio es realizada por la organizacin que se ocupa de gestionar la actividad (el miembro del consorcio designado o la OIT, para empleo), en estrecho contacto con la unidad de coordinacin ejecutiva del proyecto, la/s institucin/es solicitante/s y lo/s organismo/s que transfieren sus experiencias. Una vez que se haya preseleccionado la/s solicitud/es y se hayan identificado las experiencias interesantes y potencialmente transferibles. Para una correcta programacin anual de actividades, es conveniente que los procesos de intercambio estn formulados a principios del mes de noviembre del ao precedente. Se deber completar la ficha de intercambio de experiencias, que ser remitida con toda la informacin complementaria que se juzgue necesario a la unidad de coordinacin ejecutiva del proyecto sectorial para su anlisis.
Cundo?
Cmo?
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experiencias sectoriales comparables o complementarias, con la finalidad de generar sinergias y economas de escala. Esto llevar a la realizacin de procesos de intercambio para varios pases y/o a la posibilidad de conocer ms de una experiencia que pueda resultar relevante. La formulacin del intercambio determina las tareas concretas a ejecutar para que la experiencia sea efectivamente transferida a las administraciones solicitantes. Esto implica tomar una serie de decisiones acerca de los resultados esperados del intercambio, las tareas preparatorias necesarias, la duracin y modalidades concretas del intercambio, los mecanismos de seguimiento y evaluacin de sus resultados y el presupuesto necesario para la ejecucin de la actividad.
3.3.1. Definicin de los resultados esperados del intercambio

El punto de partida del proceso de formulacin es la definicin precisa de los resultados que se pretende alcanzar con el intercambio, con base en aqullos recogidos en la/s solicitud/es de intercambio. Los resultados son definidos conjuntamente por las organizaciones que gestionan la actividad (normalmente, uno de los miembros del consorcio ejecutor o la unidad de coordinacin del proyecto sectorial) y las instituciones solicitantes. Los resultados esperados deben ser registrados en la seccin 1 de la ficha de intercambio de experiencias. A efectos de los intercambios de experiencias (vase el diagrama 4), el trmino resultados (traduccin del ingls results) engloba tres categoras o tipos: productos (outputs), efectos (outcomes) e impacto (impact).
Diagrama 4: Resultados de un intercambio

ACTIVIDADES DE INTERCAMBIO DE EXPERIENCIAS
RESULTADOS
PRODUCTOS Condiciones para el cambio o reforma de polticas y prcticas institucionales (basadas en la experiencia) EFECTOS Reformas de orientaciones polticas, innovaciones en procedimientos de gestin y mejora de capacidad institucional (transferencia de la experiencia) Otros factores IMPACTO Aumento de la eficacia y eficiencia de las polticas, planes, programas y proyectos sociales como vectores de cohesin social
Otros factores
1. Los productos de la actividad de intercambio son los elementos concretos que generan o mejoran las condiciones para que se realice un cambio poltico o institucional en el pas receptor. Se presupone que la definicin de estas condiciones proviene de la propia
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experiencia transferida. La relacin entre el intercambio y sus productos es directa y la atribucin de la creacin de condiciones a la actividad de intercambio debe ser inequvoca. Algunos productos genricos (que deben ser especificados caso por caso) podran ser los siguientes: Borradores de legislacin o de planes estratgicos redactados y discutidos con personas clave Modelos de innovacin en tcnicas de gestin de programas o polticas sociales diseados Proyectos de reforma poltica o de procedimientos formulados Personas capacitadas en una tecnologa de gestin determinada Manuales de formacin de formadores producidos
La evaluacin de la eficacia de una actividad estar relacionada con su capacidad para generar los productos planificados. Dado su carcter sumamente concreto, en general no es preciso definir indicadores de logro para verificar que se han alcanzado los productos deseados. En algunas ocasiones ser preciso, sin embargo, definir indicadores de proceso para dar seguimiento a la realizacin de las tareas previstas para la consecucin de los productos. Ms adelante se incluyen directrices para la formulacin de indicadores de este tipo. 2. Los efectos de la actividad de intercambio sern las reformas de orientaciones polticas, las innovaciones en procedimientos de gestin o la mejora (comprobable) de la capacidad institucional que se habr producido a partir de los productos de la transferencia de experiencias. La generacin de los efectos deseados puede no producirse inmediata y directamente despus de la ejecucin de la actividad de intercambio, y muchas veces es preciso considerar cules son los factores externos que intervienen para que se pase de la generacin de condiciones para el cambio al cambio en s. Algunos ejemplos de efectos genricos podran ser los siguientes: Legislacin o planes estratgicos aprobados y en ejecucin Nuevos modelos de innovacin en tcnicas de gestin de programas o polticas sociales aplicados Reformas polticas o de procedimientos aprobadas y en marcha Capacidad institucional para la gestin incrementada Programas internos de formacin puestos en marcha
Es posible incluir dentro de la accin de intercambio actividades posteriores a las visitas, pasantas o formaciones para impulsar estos cambios (asistencias tcnicas en las instituciones receptoras, por ejemplo). Esto puede contribuir de manera instrumental a que los efectos se produzcan de la manera deseada. La evaluacin de la efectividad de la actividad medir el progreso hacia la consecucin de los efectos. Esta valoracin puede requerir un seguimiento de la situacin poltico-institucional en el pas receptor con posterioridad a la culminacin de la actividad de intercambio de
16 Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1
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experiencias. Dado su carcter ms general, la definicin de los efectos requerir el diseo de indicadores para medir su consecucin. Ms adelante se incluyen detalles sobre estos indicadores de logro. 3. El impacto de la actividad de intercambio corresponder al aumento de la eficacia y eficiencia de las polticas, planes, programas y proyectos sociales, as como de las instituciones que los ejecutan, en trminos de cohesin social. Evidentemente, no es posible valorar la contribucin neta especfica de un simple intercambio de experiencias a un impacto de esta magnitud, que por definicin slo se verificar en el medio-largo plazo y como consecuencia de un conjunto de factores, siendo la actividad de EUROsociAL uno entre varios. El impacto podra ser presentado, de manera genrica, como: Incremento de la cobertura de planes o programas sociales, incluyendo a sectores previamente marginados Mejora de la calidad de los servicios ofrecidos a sectores de menor nivel adquisitivo Aumento de la coordinacin entre instituciones pblicas que ofrecen proteccin social a las capas menos favorecidas de la sociedad Desarrollo de pactos de Estado vinculados con la cohesin social
En el recuadro siguiente se presenta un ejemplo de la posible formulacin de resultados en un caso ficticio vinculado con la formacin profesional.
Ejemplo de resultados posibles de un intercambio de experiencias Las instituciones encargadas de los sistemas de formacin profesional de Bolivia y Per han iniciado una reforma para facilitar el acceso de adolescentes y jvenes de escasos recursos, sobre todo mujeres, que han abandonado el sistema formal de educacin y se encuentran desempleados. En aos recientes, Espaa y Francia han establecido sistemas de este tipo. Con esta base, se decide iniciar un intercambio de experiencias consistente en pasantas de funcionarios de Bolivia y Per en los dos pases europeos. Estas pasantas seran continuadas con una asistencia tcnica de expertos de la institucin francesa de formacin profesional en los dos pases receptores para el diseo de un modelo adecuado a su realidad y de un proyecto de financiacin de su implantacin. Productos: 1) Diseado un modelo de formacin profesional ms incluyente basado en los sistemas francs y espaol y adaptado a las particularidades nacionales en cada uno de los pases. 2) Diseado un proyecto para obtener la financiacin necesaria para aplicar el sistema de manera piloto en regiones seleccionadas de Bolivia y Per. Efectos: Un ao despus del intercambio, se estar aplicando de manera piloto un programa de formacin profesional incluyente basado en los modelos francs y espaol en reas seleccionadas de Bolivia y Per, dando atencin a adolescentes y jvenes (especialmente mujeres) excluidos del sistema educativo y del mercado laboral. En las zonas piloto y, ms tarde, como consecuencia de la expansin del sistema, en el conjunto de los pases receptores, se habr facilitado el acceso a un empleo decente a los y las participantes en el sistema de formacin profesional, reduciendo los niveles de desempleo, frustracin y exclusin social.
Impacto:
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Como es evidente, en la valoracin de la efectividad y el impacto de una actividad de intercambio de experiencias no ser posible atribuir directamente los cambios generados en la situacin poltico-institucional a EUROsociAL, pero s es preciso que quede clara la contribucin que el Programa ha realizado con estos fines. Esta contribucin deber ser explicada durante el proceso de formulacin presentando el modelo lgico que lleva de la realizacin de la actividad al impacto esperado, pasando por la creacin de las condiciones para el cambio y su concrecin.
3.3.2. Indicadores de proceso y de logro

La definicin de indicadores de proceso y logro es un elemento importante de la formulacin, ya que facilita el seguimiento y la evaluacin de los resultados de la actividad. Esta informacin se recoge en la seccin 4.2 de la ficha de intercambio de experiencias. Los indicadores son seales que proporcionan informacin acerca de los cambios producidos por la intervencin, en este caso el intercambio de experiencias. Los indicadores deben corresponder necesariamente al modelo lgico planteado en el intercambio. De esta manera, habr indicadores para las tareas realizadas y los productos esperados (que, en este caso, se denominarn de proceso, ya que hacen referencia a la generacin o mejora de las condiciones para el cambio) e indicadores para los efectos deseados (denominados de logro, ya que refieren el xito en el intento de cambiar la situacin existente). Los indicadores de proceso son empleados sobre todo por las organizaciones ejecutoras de la actividad para darle seguimiento y para valorar su eficacia, mientras que los indicadores de logro son ms relevantes para evaluaciones de efectividad que podrn realizarse con posterioridad. Los indicadores pueden ser cualitativos o cuantitativos. La diferencia principal entre unos y otros es que los primeros dan lugar a informacin textual, mientras que los segundos proporcionan datos numricos. La definicin de los indicadores estar evidentemente relacionada con los productos y efectos predeterminados. Algunos ejemplos de indicadores de proceso y logro podran ser los siguientes: Indicadores de proceso Nmero y tipo de instituciones consultadas para la preparacin del borrador de plan estratgico o legislacin (cuantitativo) Calidad percibida del modelo de gestin diseado entre funcionarios de alto nivel de las instituciones implicadas (cualitativo) Nmero de personas formadas (cuantitativo) Porcentaje de personas formadas que califican al entrenamiento recibido de til o muy til Publicacin del documento de poltica aprobado por la institucin competente Nmero de reglamentos vinculados con la legislacin modificada que han sido aprobados
Indicadores de logro -
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por el parlamento Proporcin del personal de la institucin que conoce y aplica el nuevo modelo de Nmero de programas internos de formacin puestos en marcha Nmero de personas formadas internamente por la institucin beneficiaria con posterioridad al intercambio
En la medida de lo posible, se deber tambin incluir medios de verificacin para los indicadores, entendidos como las fuentes de informacin de las que provendrn los datos necesarios para dotarlos de contenido. Los medios de verificacin pueden ser secundarios (estadsticas o documentos oficiales, anuarios de organizaciones internacionales, etc.) o generados por el propio proyecto (encuestas de satisfaccin despus de una formacin, mecanismos internos de monitoreo, cuestionarios de resultados completados por las instituciones receptoras, etc.) La definicin de indicadores debe ser realista y considerar aspectos prcticos vinculados con la posibilidad y el costo de acceder o generar los medios de verificacin necesarios.
3.3.3. Tareas preparatorias

En general, el proceso de intercambio de experiencias requerir la realizacin de una serie de tareas preparatorias, previas al intercambio en s, tanto en las instituciones solicitantes (receptoras) como en aqullas que transferirn sus experiencias (oferentes). En el caso de las instituciones solicitantes, la preparacin podr incluir los siguientes aspectos: a) La confirmacin y formalizacin del compromiso institucional de incorporar las innovaciones o lecciones que resulten de de la ejecucin del intercambio de experiencias. La formalizacin del compromiso entre la institucin solicitante y EUROsociAL constituye un elemento esencial del ciclo de intercambio de experiencias, por cuanto permite verificar la seriedad de la propuesta a la que se va a prestar apoyo. El compromiso deber ser asumido por una autoridad responsable de la institucin. Las modalidades de compromiso sern flexibles, dependiendo de las caractersticas de las acciones a ejecutar y las instituciones involucradas. En cualquier caso, ser conveniente que el compromiso formalizado entre la institucin solicitante y EUROsociAL incluya expresa referencia a los siguientes extremos: o pertinencia de la actividad con las prioridades y polticas de la institucin; participacin de las personas seleccionadas en el proceso (disponibilidad de tiempo, continuidad en cargos despus del intercambio);
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mecanismos de seguimiento y evaluacin de los resultados (por ejemplo, incluyendo informes a realizar con posterioridad al intercambio).
b) La definicin de las personas que participarn en el proceso y la realizacin de los procedimientos burocrtico-administrativos que sean necesarios para asegurar que stas puedan efectivamente liberar el tiempo necesario con este fin. La identificacin de las personas adecuadas para participar en la actividad es una de las claves del xito del proceso de intercambio. Estas personas debern tener capacidad para aplicar la informacin adquirida en su trabajo cotidiano y para iniciar o promover procesos de cambio o reforma adecuados (en lnea con los resultados esperados del proceso). En general, se espera que las personas seleccionadas tengan tambin capacidad para multiplicar la formacin recibida entre sus pares (formacin de formadores). c) La capacitacin previa de las personas que participarn en el intercambio, con la finalidad de aprovechar al mximo el tiempo (limitado) del que dispondrn para recibir informacin acerca de la experiencia y procesarla. Esto implicar la organizacin de un proceso (informal) de formacin que en general ser realizado a distancia; los gestores de la actividad podrn incluso disear algn procedimiento para la evaluacin de los conocimientos adquiridos por los participantes como requisito previo a la realizacin de las actividades de intercambio en s. En el caso de las instituciones que ofrecern sus experiencias, las tareas preparatorias incluirn, al menos, las siguientes: a) Suscripcin de un acuerdo con EUROsociAL (formal o informal) por el que las instituciones se comprometen a ofrecer los recursos e infraestructura necesaria para la realizacin del intercambio; esto podr incluir el tiempo de funcionarios/as que presentarn las experiencias o darn seguimiento al proceso, la puesta a disposicin de oficinas, salas de reunin o aulas, materiales formativos, etc. b) Preparacin de uno o varios documentos de presentacin de la experiencia, siguiendo en la medida de lo posible el formato estandarizado, y compilacin de documentos relevantes que sern distribuidos a los participantes; esto podr requerir tambin la traduccin de algunos materiales considerados como esenciales. c) Preparacin de materiales formativos pedaggicamente adecuados, presentaciones, etc. para facilitar la transmisin de la informacin. d) Eventualmente, puede considerarse tambin la oportunidad de realizar reuniones preparatorias con las personas que se encargarn de transmitir la experiencia con el objetivo de explicar con detalle las solicitudes de intercambio recibidas, los resultados que se espera alcanzar con el proceso y el contexto institucional de las organizaciones receptoras. Dentro de las tareas preparatorias podr considerarse la oportunidad y conveniencia de organizar un encuentro de programacin de actividades
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que incluya a representantes del organismo que gestiona la actividad, la/s instituciones solicitantes y las organizaciones que transferirn las experiencias, eventualmente con el apoyo de personal tcnico de las unidades de coordinacin ejecutiva de los proyectos sectoriales. Existe en la seccin 3 de la ficha de intercambio de experiencias un apartado para detallar las tareas preparatorias necesarias, que debern tambin incluirse en el calendario (seccin 5) y eventualmente en el presupuesto (seccin 7).
3.3.4. Duracin y modalidades del intercambio

El ejercicio de formulacin debe definir con la mayor precisin posible la duracin y las modalidades concretas de intervencin que dotarn de contenido al proceso de intercambio de experiencias en s (despus de la preparacin y antes de la evaluacin de los resultados). La duracin del proceso abarca desde el momento en que se inicia la primera tarea preparatoria hasta la fecha de presentacin del informe final de la actividad de intercambio. Las posibles acciones de seguimiento de resultados a posteriori (por ejemplo, para saber qu ha sucedido seis meses despus de la realizacin del intercambio) no deben ser consideradas para definir la duracin del proceso. El intercambio puede ser realizado a travs de una combinacin de las siguientes modalidades: a) Visitas o pasantas experiencias; en las instituciones que transfieren sus
b) Asistencias tcnicas de funcionarios/as de las instituciones que transfieren sus experiencias en las organizaciones receptoras; c) Procesos no reglados de capacitacin / formacin, de manera presencial o a distancia A continuacin se realiza una breve descripcin de cada una de estas modalidades con algunas reflexiones acerca de puntos fuertes y debilidades que pueden ser considerados para la formulacin del proceso de intercambio. a) Visitas o pasantas Los/las participantes de las instituciones solicitantes se trasladan a los pases europeos o latinoamericanos donde se ha ejecutado la experiencia con la finalidad de observar cmo sta ha sido llevada a cabo, dialogar con los tcnicos involucrados y eventualmente con representantes de los beneficiarios ltimos del programa o poltica social de que se trate. En general, la duracin de las visitas o pasantas ser relativamente breve (alrededor de dos semanas). A favor: Esta modalidad de intercambio resulta especialmente til para conocer de primera mano algunos detalles especficos de la ejecucin de la experiencia que no se encuentran en los documentos descriptivos de la misma;
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tambin permiten una mejor comprensin del contexto en que la experiencia ha sido desarrollada para determinar la potencialidad de transferencia y sus limitaciones; en el caso de procesos complejos que implican la participacin de varias instituciones, esta modalidad es adecuada ya que permite comprender las interacciones y las distintas perspectivas que pueden existir; la duracin de las visitas es relativamente breve, lo cual reduce su coste; por lo tanto, modalidad permite que se puedan visitar varias experiencias que pueden tener elementos complementarios tiles para satisfacer la solicitud realizada. la implicacin de las instituciones que presentan sus experiencias con los cambios que se pretende impulsar en las organizaciones solicitantes resulta, en general, escasa; puede existir la tendencia a percibir los procedimientos desarrollados como una receta ms apta para ser replicada que para promover procesos endgenos de cambio; todo esto puede llevar rpidamente a la conclusin de que, considerando las diferencias en los contextos de aplicacin, las experiencias presentadas son inaplicables.
En contra: -
b) Asistencias tcnicas Se trata de pasantas de duracin relativamente larga de funcionarios/as de las instituciones que transfieren sus experiencias en aqullas que han realizado la solicitud de intercambio. Por definicin, esta modalidad se realiza exclusivamente en pases latinoamericanos. Las personas que se desplazan a las administraciones receptoras deben trabajar en conjunto con los funcionarios designados para, al presentar las experiencias desarrolladas, promover los cambios que se pretende realizar. A favor: esta modalidad permite un trabajo de mayor profundidad de las instituciones que presentan la experiencia en la promocin de los cambios necesarios en la administracin solicitante; las personas que realizan la asistencia tcnica se insertan en los equipos de trabajo de la propia institucin receptora y se convierten en animadores de los procesos de reforma; el conocimiento directo del contexto en que se mueve la institucin solicitante por parte de quienes presentan la experiencia aumenta notablemente la posibilidad de que las recomendaciones que se formulen sean pertinentes, aplicables y aplicadas esta modalidad resulta muy interesante en los casos en que los procesos de reforma resulten ms complejos y requieran ms recursos, ya que incrementa durante un perodo de tiempo determinado la capacidad humana y tcnica de la institucin para abordar el cambio y los problemas que puedan surgir;
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la asistencia tcnica puede ser un recurso muy til para realizar un seguimiento in situ de los procesos de cambio en las instituciones receptoras; la necesidad de adaptar la experiencia al contexto y las condiciones de la institucin solicitante implica un proceso de aprendizaje para las personas que realizan la asistencia tcnica; algunas de las lecciones adquiridas durante el proceso pueden servir tambin para mejorar procedimientos de gestin en las organizaciones que han presentado su experiencia. el tiempo requerido para la asistencia tcnica es relativamente ms largo que el que necesita una visita, sobre todo si se disea como un mecanismo de acompaamiento del proceso de cambio en la institucin solicitante; los costes, por lo tanto, pueden ser relativamente importantes; la asistencia tcnica requiere que la administracin que presenta su experiencia destine uno/ de sus funcionarios/as a tareas de cooperacin de manera exclusiva; en general, esta modalidad limita la intervencin a una relacin uno a uno (una institucin receptora que recibe una experiencia determinada); la experiencia es presentada en papel y de acuerdo con el punto de vista de algunas de las personas de la administracin pblica donde sta se ha realizado, lo que limita la comprensin de interacciones o perspectivas de otras partes implicadas; es posible que esta modalidad genere una menor implicacin de los tcnicos de la institucin solicitante, dejando el grueso del trabajo como responsabilidad de quienes realizan la asistencia tcnica; esto perjudica la necesaria apropiacin de los cambios por parte de las personas que debern asegurar su sostenibilidad y ejecutar los procedimientos revisados.
En contra: -
c) Capacitacin y formacin Una tercera modalidad de intercambio posible es la capacitacin o formacin (no reglada o informal) de los tcnicos de instituciones solicitantes que deban generar y aplicar los cambios de procedimientos y orientaciones. Se trata de una de las modalidades clsicas de la cooperacin internacional para el fortalecimiento institucional. La capacitacin, en este caso, debe centrarse en los elementos clave de la experiencia que se quiera transmitir, por lo que en muchas ocasiones requerir un trabajo de preparacin especial (programa, materiales, etc.) En algunos casos, es posible que las instituciones que presenten sus experiencias ya hayan desarrollado cursos de capacitacin que sea posible aprovechar. Los procesos de formacin acerca de experiencias concretas son relativamente breves. La formacin puede ser realizada en alguno de los pases solicitantes de la experiencia o en alguno de los que la ofrece (en Europa o Amrica
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Latina); la capacitacin tambin puede ser a distancia utilizando las tecnologas de la informacin existentes. A favor: esta modalidad es especialmente adecuada cuando se introducen en una administracin nuevos procedimientos de gestin (incluso tecnolgicos) que requieren que el personal de la institucin solicitante adquiera nuevas habilidades y capacidades; los procesos de formacin pueden llegar a un nmero importante de personas, de una o varias instituciones, en uno o varios pases de Amrica Latina; tambin puede disearse para presentar elementos de varios casos que puedan resultar interesantes; se trata, por lo tanto, de un medio altamente eficiente para la transmisin de experiencias; la necesidad de presentar la informacin en un proceso de capacitacin o formacin pedaggicamente adecuado obliga a diseccionar los componentes de la experiencia de manera analtica, promoviendo la reflexin interna acerca de la mejor manera de transmitir el conocimiento; los cursos o seminarios de capacitacin diseados pueden ser aplicables en otros contextos o a otras personas de la misma institucin; esto ofrece mayores perspectivas de sostenibilidad a los procesos de cambio y puede ser una respuesta a la alta rotacin de personal que caracteriza a muchas administraciones pblicas latinoamericanas; la formacin puede incluir un componente de tutoras que vincule directamente a funcionarios de las administraciones pblicas solicitantes con aqullos que poseen la experiencia a presentar; esto beneficia el conocimiento directo de la experiencia y genera redes informales de trabajo. la preparacin de un curso de capacitacin exige una inversin previa de recursos importante; en general, adems de las personas que poseen y transmitirn la experiencia, la preparacin de los seminarios exigir la participacin de expertos en el campo de la formacin; esto es todava ms evidente en el caso de la capacitacin a distancia; la necesidad de presentar la experiencia en el marco de un proceso de formacin puede limitar la posibilidad de analizar con cierto nivel de detalle los contextos de aplicacin (en origen y en destino), dejando de lado algunos de los elementos intangibles o difciles de codificar en un curso; el hecho de presentar experiencias a travs de la formacin puede hacer que stas sean percibidas por los participantes en los cursos como parte de una teora y no como prcticas concretas que han sido realmente aplicadas; en general, se tiende a analizar el xito de la formacin con encuestas de satisfaccin de los participantes, lo cual puede resultar irrelevante considerando que los resultados esperados de los
En contra: -
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intercambios de experiencia refieren a cambios concretos de procedimientos y capacidades.
institucionales
3.3.5. Seguimiento y evaluacin de los resultados

En lneas generales, para ser eficaz en el logro de sus resultados, un intercambio de experiencias requerir una combinacin de las modalidades descritas en la seccin precedente y, sobre todo, el establecimiento de mecanismos adecuados de seguimiento y evaluacin, que deben ser definidos desde el momento de la planificacin del intercambio e incluidos en la seccin 4 de la ficha. En esta seccin se incluirn, adems de los indicadores de logro y proceso mencionados anteriormente, una descripcin de los procedimientos que se establecern para: dar seguimiento a la actividad durante el perodo de ejecucin (por parte de las instituciones ejecutoras o de la institucin responsable dentro del consorcio), incluyendo la preparacin de informes peridicos; evaluar los resultados del intercambio una vez que haya finalizado las la actividad, incluyendo la preparacin de informes peridicos por parte de los participantes y las instituciones receptoras (por ejemplo, 3, 6 y 12 meses despus de finalizada la accin).
De lo anterior se deduce que el seguimiento y la evaluacin sern en general responsabilidad del miembro del consorcio responsable de la actividad. La organizacin que transfiera sus experiencias (ya sea mediante la recepcin de funcionarios/as en pasantas o visitas o mediante la designacin de una persona para realizar una asistencia tcnica o la organizacin de una formacin) ser la fuente principal de informacin acerca de la ejecucin de las actividades. La organizacin receptora en Amrica Latina ser, por su lado, una fuente de datos acerca de si los cambios previstos han tenido efectivamente lugar. En cualquier caso, es importante acordar los mecanismos de seguimiento y evaluacin con el conjunto de organizaciones participantes en el proceso de intercambio. Los acuerdos alcanzados, puesto que implican tareas especficas y requieren una cierta inversin de recursos de las instituciones participantes, deben ser reflejados en los documentos de compromiso con los receptores del intercambio y con quienes ofrecen sus experiencias.
3.3.6. Presupuesto
Todo proceso de intercambio, para ser valorado, deber contar con un presupuesto estimado. El presupuesto deber ser realizado, en la medida de lo posible, por tarea y por ao (si el intercambio se realiza en ms de un ao calendario). Para adecuar el presupuesto del intercambio al presupuesto general de EUROsociAL es conveniente que para cada tarea se indique los tipos de costes (viajes, dietas, honorarios / salarios, traduccin, organizacin de seminario, publicacin, etc.), los costes unitarios, el nmero de unidades y el total.
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El presupuesto debe corresponder al conjunto de la accin, aunque tambin ser preciso indicar el monto que se solicita a EUROsociAL y las cantidades que sern aportadas en concepto de cofinanciacin. Toda esta informacin debe indicarse en la seccin 7 de la ficha. Es preciso sealar, finalmente, que el coste de la actividad ser uno de los criterios utilizados para analizar la factibilidad de su realizacin. Las unidades de coordinacin ejecutivas de los consorcios podrn colaborar en la preparacin de los presupuestos ya que cuentan con costes unitarios estandarizados para las distintas lneas presupuestarias.
3.3.7. Seleccin de propuestas

Una vez formulado el intercambio, corresponder a los comits de direccin de cada proyecto sectorial la seleccin de los intercambios a ser incluidos en el plan anual de trabajo (en el caso del sector empleo, la decisin recaer directamente en la OIT). Los comits de direccin, que incluyen a todos los miembros fundadores de los consorcios, se renen dos veces por ao. En principio, los procesos de intercambio que llegan a esta etapa son relevantes y ya cuentan con una pre-aprobacin por parte de las unidades de coordinacin ejecutiva. La seleccin se realiza para programar la actividad en el contexto del conjunto de las iniciativas previstas en el plan anual de trabajo y para adecuarla de la mejor manera posible a la secuencia prevista y a los tiempos de las distintas organizaciones participantes. Existen tres escenarios posibles para la seleccin de propuestas: algunas propuestas correspondern a actividades ya planificadas en el plan anual de trabajo aprobado previamente por el comit de direccin del consorcio y la Comisin Europea; en este caso, el comit delega en la unidad de coordinacin ejecutiva la negociacin de los detalles de cada proceso de intercambio; en el caso de propuestas que no se enmarquen en el plan de trabajo aprobado y que deban ser ejecutadas durante el ao en curso, la unidad de coordinacin ejecutiva se dirigir a los miembros del consorcio para solicitar la aprobacin; en la medida de lo posible, se intentar que las propuestas sean revisadas en las reuniones de los comits de direccin, pero si esto no es posible por cuestiones de oportunidad y tiempo, podr considerarse otro mecanismo (no presencial) de seleccin; en el caso de propuestas presentadas para ser ejecutadas en el ao calendario siguiente, la seleccin ser realizada en la ltima reunin del comit de direccin del consorcio del ao en curso.
3.4. Ejecucin y seguimiento de las actividades

Los intercambios de experiencia formulados sern ejecutados de acuerdo con los procedimientos establecidos en la ficha.
Preparacin del intercambio Ejecucin y seguimiento Informes de seguimiento
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En general, como ya se ha explicado, existir una serie de tareas preparatorias al proceso de intercambio en s, seguidas de las visitas, asistencias tcnicas o formaciones necesarias. La ejecucin del intercambio ser necesariamente objeto de una tarea de seguimiento. La evaluacin de los resultados (o seguimiento a posteriori, una vez que ha finalizado el intercambio) es analizada con mayor detalle en el apartado siguiente. Un instrumento esencial para el seguimiento (y, como se ver posteriormente, para la evaluacin) es la definicin de indicadores (vase la seccin 3.3.2): un indicador es una variable o seal cuantitativa o cualitativa que permite medir logros de manera sencilla y fiable, reflejando los cambios vinculados con la intervencin. Los indicadores pueden ser de proceso o de logro. Como ya se seal anteriormente, los indicadores de proceso hacen referencia a las actividades realizadas y sus productos, mientras que los indicadores de logro refieren a los efectos del intercambio. El seguimiento del intercambio ser realizado, en parte, a travs de los indicadores de proceso y resultados definidos: los indicadores de proceso informarn si las actividades previstas han sido efectivamente realizadas y han tenido el alcance previsto (por ejemplo, en el nmero de participantes formados), mientras que los indicadores de logro informarn acerca del progreso en el avance hacia la generacin de los cambios previstos. La implementacin del intercambio de experiencias es siempre coordinada por una de las organizaciones ejecutoras de EUROsociAL, en colaboracin con aqullas instituciones que transfieran sus experiencias. La ejecucin del intercambio deber reflejarse en informes de seguimiento peridicos, cuyo calendario, contenidos y responsables deber haber sido definido en la etapa de planificacin del proceso. Las unidades de coordinacin ejecutiva de los proyectos sectoriales tienen un papel esencial en la implementacin de las actividades de intercambio. Por un lado, deben asegurar la coordinacin de las distintas iniciativas que componen el plan anual de trabajo del proyecto; por el otro, deben informar tcnica y financieramente del progreso de todas las actividades a la totalidad de los miembros del consorcio, a la Comisin Europea y a los organismos cofinanciadores de EUROsociAL. Las unidades de coordinacin ejecutiva, por lo tanto, establecen criterios generales para la ejecucin y el seguimiento de los intercambios que deben ser respetados sin excepcin.
3.5. Evaluacin de los resultados

Los intercambios de experiencia se realizan para conseguir resultados especficos en trminos de polticas pblicas y capacidad institucional.
Evaluacin de resultados Informes de evaluacin de resultados
En muchos casos, los resultados no se alcanzan de manera inmediata a la finalizacin del proceso de intercambio. Esta situacin, que no debe ser bice a la ejecucin de la actividad, s debe ser considerada en el momento de la definicin de mecanismos para valorar los resultados alcanzados. En muchos casos, ser necesario establecer herramientas que permitan
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conseguir informacin acerca de cmo se desarrollan los procesos de cambio iniciados con el intercambio. Es evidente que, en este caso, la principal fuente de informacin sern los propios participantes en el proceso y las instituciones pblicas a las que se ha pretendido fortalecer. En principio, sera posible prever un mecanismo de informacin que vincule tanto a las personas fsicas que hayan recibido las experiencias como a los y las responsables de las instituciones beneficiarias, solicitndoles breves informes peridicos de resultados con posterioridad a la finalizacin del intercambio (por ejemplo, a los seis y doce meses). El calendario y el tipo de informacin a recabar deben ser definidos de manera ad hoc considerando las caractersticas propias del intercambio y los organismos participantes. Los indicadores de logro son tambin herramientas clave para la evaluacin. Para esto, es importante definir metas o valores que se espera que alcancen los indicadores. Por ejemplo, si el resultado previsto es la implantacin de un mecanismo de atencin telefnica para mejorar la comunicacin entre la administracin fiscal y los ciudadanos y el indicador de logro es la proporcin de oficinas de la agencia tributaria dotadas con la infraestructura y el personal capacitado necesario para implementar el sistema, la meta podra ser del 80 por ciento al cabo de un ao. Esta definicin es esencial para valorar la efectividad del proceso. En el momento de evaluacin de los resultados del intercambio, el papel de las unidades de coordinacin ejecutiva de los proyectos sectoriales cobra especial relevancia, ya que son estas las estructuras estables de gestin de EUROsociAL. Las unidades de coordinacin analizarn la informacin para detectar buenas prcticas en trminos de qu es lo que funciona para asegurar que los intercambios sean exitosos. Este anlisis se transformar en criterios que alimentarn el marco conceptual, las prioridades temticas y la propia seleccin de otros intercambios en el futuro. Tambin ser esencial para generar alternativas de apoyo institucional de ms envergadura despus del intercambio.
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4. Despus del intercambio

Un intercambio de experiencias es solamente el inicio de un proceso poltico de transformacin, reforma o fortalecimiento institucional. Aunque se espera que este inicio sea significativo en s mismo, tambin es cierto que en la mayor parte de los casos las organizaciones receptoras requerirn inversiones adicionales en trminos de formacin, infraestructura, recursos humanos u otros insumos para llevar el cambio a escala y generar beneficios tangibles para las poblaciones a las que se pretende integrar. Existen al menos cuatro fuentes posibles para asegurar estas inversiones adicionales: la primera y probablemente ms deseable y sostenible corresponde a los presupuestos del estado o a las partidas propias de las instituciones que son fortalecidas; esto no solamente demuestra compromiso con el cambio, sino tambin voluntad por asegurar un desarrollo endgeno y durable; la segunda se enmarca dentro de EUROsociAL, que prev la realizacin de proyectos piloto para aumentar la escala o el impacto de intercambios que hayan sido exitosos. Los proyectos sectoriales en el campo de administracin de la justicia, educacin, fiscalidad y salud prevn un nmero limitado de estas iniciativas con una financiacin modesta pero superior a un proceso de intercambio de experiencias; existen tambin otras iniciativas europeas, de la propia Comisin o de donantes bilaterales, que podran estar interesadas en dar continuidad y profundizar cambios institucionales generados por EUROsociAL. La cohesin social seguir siendo una prioridad estratgica en las relaciones entre estas dos regiones para el perodo 2007-2013, por lo que existirn sin duda incentivos y canales para obtener recursos adicionales; finalmente, otras instituciones de financiacin del desarrollo podran asumir este reto; algunas de ellas ms concretamente el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y la Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe de Naciones Unidas (CEPAL) forman parte junto con la Comisin Europea de un Comit Conjunto que orienta las actividades de EUROsociAL; por lo tanto, se trata de interlocutores preferentes que estarn informados de los xitos y fracasos del Programa.
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5. Modelos estandarizados y anexos

Modelo 1: Solicitud de intercambio Modelo 2: Inventario de experiencias y buenas prcticas Modelo 3: Ficha de Intercambio de Experiencias Anexo 1: Organizaciones ejecutoras de EUROsociAL Anexo 2: Temas prioritarios de EUROsociAL
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Programa Regional para la Cohesin Social en Amrica Latina

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Pas
Indique el pas (Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Mxico, Nicaragua, Panam, Paraguay, Per, Uruguay, Venezuela) Nombre completo de departamento o servicio la institucin,
Institucin solicitante Responsable Persona de contacto Direccin de la institucin solicitante Telfono y fax Direccin de correo electrnico Direccin de Internet Fecha de presentacin de solicitud Solicitud presentada a:
Nombre y cargo del responsable mximo de la institucin Nombre y cargo de la persona responsable de completar la solicitud Direccin postal completa Telfono directo y fax de la persona de contacto Correo electrnico de la persona de contacto URL de sitio Internet de la institucin Da-mes-ao Unidad de Coordinacin Ejecutiva del Sector, Oficina de Coordinacin de EUROsociAL, institucin ejecutora de EUROsociAL (especificar)
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EUROsociAL
1. DESCRIPCIN SINTTICA DE LA SOLICITUD

Incluya una breve descripcin de la necesidad de la institucin para la que podra ser til conocer y aplicar experiencias de organizaciones similares de Europa o Amrica Latina. La necesidad debe ser planteada como un requerimiento institucional concreto en trminos de mecanismos de gestin de polticas, planes o programas sociales necesarios para aumentar su cobertura, calidad o eficiencia, integrando a grupos sociales excluidos o marginados del sistema. Intente ser lo ms prctico y especfico posible en la descripcin de la solicitud.
2. JUSTIFICACIN Y RESULTADOS ESPERADOS

Describa la importancia de satisfacer esta solicitud para la institucin, sealando cules seran sus potenciales efectos en trminos de mejoras de eficiencia y eficacia en la gestin del programa o poltica de que se trate y, en el medio-largo plazo, sobre la cohesin social. Indique brevemente qu es lo que, a su juicio, EUROsociAL puede aportar a la institucin.
3. PARTICIPANTES
Indique los/las posibles participantes en los intercambios de experiencias, sealando el lugar que estos ocupan dentro del organigrama institucional y sus principales responsabilidades. Apunte las razones que impulsaron la seleccin de los/las participantes.
4. CONTEXTO
Seale las principales razones por las que la solicitud no ha sido todava satisfecha y otros elementos del contexto importantes para comprender las circunstancias en las que se desempea la institucin.
5. TEMA PRIORITARIO EUROsociAL

Seale si la solicitud se enmarca en alguno de los temas prioritarios de EUROsociAL, a saber: 1. ADMINISTRACIN DE LA JUSTICIA
1.a. Desarrollo de polticas pblicas de estado y planes de desarrollo institucional del sector justicia 1.b. La justicia como servicio pblico: derechos de los usuarios, transparencia, informacin, calidad, independencia judicial, justicia atenta y comprensible 1.c. Acceso a la justicia de grupos desfavorecidos: mujeres, menores, vctimas 1.d. Justicia transfronteriza
2. EDUCACIN
2.a. Acceso a la escuela bsica primaria- en el entorno rural 2.b. Acceso a la escuela bsica primaria- de las poblaciones de zonas desfavorecidas de las grandes ciudades 2c. Permanencia en el sistema educativo secundaria/ media- por medio de la mejora de la enseanza tcnica y profesional 2.d. Permanencia en el sistema educativo -primaria, secundaria/mediaespecialmente en lo que se refiere a la gestin de los centros educativos en contextos de violencia 2.e. Inclusin de jvenes excluidos del sistema educativo: dispositivos socio-educativos de inclusin laboral y educacin en las prisiones
3. EMPLEO
3.a. Medicin de indicadores del mercado del trabajo 3.b. Anlisis de indicadores del mercado de trabajo y polticas activas de empleo 3.c. Formulacin de polticas activas de empleo 3.d. Monitoreo y evaluacin de impacto de las polticas y programas del mercado de trabajo
4. FISCALIDAD
4.a. Polticas fiscales 4.b. Administraciones fiscales y recursos humanos 4.c. Presupuesto y gasto pblico
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EUROsociAL
4.d. Financiacin territorial y seguridad social
5. SALUD
5.a. Desarrollo de la proteccin social en salud 5.b. Buena gestin en sistemas, hospitales y servicios de salud 5.c. Servicios de salud basados en la atencin primaria de calidad y con acceso eficiente y equitativo a medicamentos 5.d. Polticas de salud pblica y control de riesgos 5.e. Promocin de polticas saludables en la comunidad para los sectores ms vulnerables y excluidos
6. EXPERIENCIAS INTERNACIONALES APLICABLES

Seale experiencias internacionales que conozca en Europa y Amrica Latina y que podran resultar interesantes para su institucin, en relacin con la solicitud realizada. Incluya informacin acerca de los pases en los que la experiencia ha sido llevada a cabo, las instituciones involucradas y otros datos que puedan ser de inters para valorar su adecuacin y factibilidad. Aada referencias (sitio de Internet o persona) donde sera posible obtener ms informacin acerca de la experiencia.
7. APORTES POSIBLES
Indique los aportes efectivos de recursos, personal o infraestructura que la institucin podra realizar en el caso en que se decidiera efectuar un intercambio de experiencias para satisfacer la solicitud. Especifique en la medida de lo posible cantidades y calidades especficas para cada tipo de recurso (humanos, materiales, financieros, infraestructuras, etc.) que pueda ser puesto a disposicin para la ejecucin de las actividades de intercambio.
8. CONTINUIDAD Y SOSTENIBILIDAD DE LA ACCIN

Seale muy brevemente cules seran los pasos siguientes al intercambio de experiencias, necesarios para dar plena satisfaccin a la necesidad identificada (entendiendo que el intercambio es el inicio de un proceso de mayor alcance y magnitud). Se trata de sealar, en la medida de lo posible, cmo se dara continuidad a la accin de cambio de procedimientos o fortalecimiento institucional, incluyendo de ser posible las fuentes de financiacin previstas o a las que sera factible acceder.
9. OTRAS CONSIDERACIONES
Incluya otras reflexiones y datos que puedan ser de inters para valorar la relevancia e importancia de la demanda. Aada, si es posible y lo considera necesario, elementos prcticos (fechas posibles y duracin del intercambio) que permitan analizar la factibilidad de realizar un intercambio de experiencias.
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EUROsociAL
Modelo B: Experiencias transferibles

Institucin/es experiencia Pas/es
que
presenta/n
la Nombre completo de departamento o servicio
la/s
institucin/es,
Indique el o los pases donde se haya desarrollado la experiencia Nombre y cargo de la persona que pueda proporcionar ms informacin sobre la experiencia Direccin postal completa Telfono directo y fax de la persona de contacto Correo electrnico de la persona de contacto URL de sitio Internet de la institucin, si es posible incluyendo el vnculo directo con las pginas donde se describe la experiencia de la Da-mes-ao
Persona de contacto
Direccin Telfono y fax Direccin de correo electrnico Direccin de Internet
Fecha de experiencia
presentacin
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EUROsociAL
1. DESCRIPCIN SINTTICA DE LA EXPERIENCIA

Inserte una breve descripcin de la experiencia incluyendo sus objetivos y las actividades principales realizadas, los actores involucrados, las modalidades de ejecucin, el presupuesto y la fuente de recursos, etc.
2. TIPO DE EXPERIENCIA
Seale si se trata de una poltica, plan, programa o proyecto, o bien de un conjunto de procesos de gestin y operciones interrelacionadas.
3. FECHAS DE EJECUCIN
Inserte, si es apropiado, fecha de inicio y finalizacin, o indique si la experiencia sigue en curso.
4. EFECTOS DE LA EXPERIENCIA
Incluya un breve anlisis de los efectos de la experiencia sobre el aumento de la cobertura, calidad o eficiencia de los servicios pblicos, incluyendo consideraciones acerca de la integracin de sectores excluidos o la mejora de la atencin de grupos (previamente) marginados del sistema. Seale de ser posible cules son los indicadores empleados para su medicin. Indique tambin efectos no previstos de la experiencia, tanto positivos como negativos, que se hayan constatado.
5. IMPACTO
Incluya un breve anlisis acerca del impacto (comprobado o potencial) de la mejora de servicios pblicos sobre la cohesin social. Seale de ser posible cules son los indicadores empleados para su medicin.
6. CONDICIONES DE CONTEXTO
Mencione los principales elementos del contexto en el que la experiencia ha sido desarrollada para determinar las condiciones en las que sta podra ser potencialmente transferible.
7. EVALUACIN Y TRANSFERENCIA DE LA EXPERIENCIA

Incluya referencias concretas a evaluaciones (independientes o internas) de la experiencia que hayan podido ser realizadas. Si el documento de evaluacin es de acceso pblico, se solicita indicar dnde es posible conseguirlo o adjuntarlo al envo del cuestionario. Indique tambin si la experiencia ya ha sido transferida a otros contextos institucionales o territoriales.
8. LECCIONES APRENDIDAS
Indique las principales enseanzas que las instituciones involucradas en la ejecucin de la experiencia hayan podido extraer, tanto en trminos positivos como negativos. Las lecciones aprendidas son generalizaciones basadas en la experiencia ejecutada que pueden aplicarse a situaciones ms amplias, destacando los puntos fuertes o dbiles en su preparacin, diseo y puesta en prctica que afectan al desempeo, los resultados y el impacto de la accin.
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EUROsociAL
9. BUENAS PRCTICAS
Indique las buenas prcticas derivadas de la experiencia. Una buena prctica es un conjunto o secuencia de procedimientos, mtodos de trabajo, tecnologas y otros elementos de la experiencia que puedan ser considerados clave para generar resultados positivos y que, en s mismos, resultan transferibles (en condiciones de contexto similares o con las adaptaciones necesarias).
10. OTRAS CONSIDERACIONES

Incluya otras reflexiones y datos que puedan ser de inters para valorar la relevancia y posibilidades de transferencia de la experiencia (por ejemplo, si ya existen transferencia o generalizacin de buenas prcticas en otros contextos).
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EUROsociAL
Modelo C: Ficha de intercambio de experiencias

Sector rea temtica Ttulo de la accin de intercambio Cdigo de la accin de intercambio
Indique el sector (Educacin, Fiscalidad, Justicia o Salud)
Empleo,
Indique el rea temtica prioritaria en la que se inserta la accin de intercambio El ttulo de la accin debe ser suficientemente explicativo y breve Tal como surge del Plan Anual de Trabajo, o un nuevo cdigo si se trata de una actividad no incluida en el PAT Indique los pases y ciudades donde se ejecutar la accin de intercambio Miembro del consorcio responsable de la gestin de la accin Institucin o instituciones que transferirn la experiencia Institucin o instituciones que recibirn la experiencia Indicar mes y ao de inicio de la accin Indicar duracin prevista de la accin en meses o en das
Ubicacin geogrfica Institucin responsable Institucin ejecutora Organismo/s receptor/es Fecha de inicio de la accin Duracin prevista de la accin
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EUROsociAL
RESUMEN
Se ruega proporcionar informacin en un mximo de 15 lneas sobre: (a) El objetivo de la actividad de intercambio y los resultados esperados (b) El/los organismo/s, institucin/ones ejecutoras y receptoras de la actividad de intercambio (c) Las actividades principales a ser desarrolladas como parte de la actividad de intercambio
1. RESULTADOS ESPERADOS DE LA ACTIVIDAD

Esta seccin, de una pgina como mximo, debe estar vinculada a la definicin del marco estratgico de resultados del Programa EUROsociAL, incluyendo referencias explcitas a los objetivos y metas acordados cuando sea necesario.
1.1. Productos inmediatos

Detallar los productos que sern consecuencia de la actividad de intercambio y que generarn o mejorarn las condiciones para que se realice un cambio poltico o institucional en el pas receptor (por ejemplo, borradores de legislacin o de planes estratgicos, modelos de innovacin en tcnicas de gestin de programas o polticas sociales, proyectos de reforma poltica o de procedimientos, personas capacitadas en una tecnologa de gestin determinada, manuales de formacin de formadores producidos, etc.) Sea preciso y concreto en la definicin de estos productos, cuantificndolos cuando sea necesario.
1.2. Efectos sobre las polticas pblicas y capacidad de gestin

Explicar las reformas de orientaciones polticas, las innovaciones en procedimientos de gestin o la mejora (comprobable) de la capacidad institucional esperadas (por ejemplo, legislacin o planes estratgicos aprobados y en ejecucin, nuevos modelos de innovacin en tcnicas de gestin de programas o polticas sociales aplicados, reformas polticas o de procedimientos aprobadas, capacidad institucional para la gestin incrementada, programas internos de formacin puestos en marcha, etc.) Considere que la generacin de los efectos deseados puede no producirse inmediatamente despus de la ejecucin de la actividad de intercambio y que en general depender de factores externos a EUROsociAL. La formulacin de los efectos esperados debe permitir la comprensin de lo que la institucin ser capaz de hacer mejor gracias al intercambio de experiencias.
1.3. Contribucin a la cohesin social

Explicar brevemente cmo las reformas polticas y de gestin impulsadas por la actividad puedenen el largo plazo estimular procesos de cohesin social en los pases de Amrica Latina, fomentando la inclusin de colectivos y personas previamente excluidos.
2. JUSTIFICACIN DE LA PERTINENCIA DE LA ACTIVIDAD

Se ruega proporcionar la informacin siguiente en un mximo de media pgina: (a) coherencia de los objetivos de la actividad de intercambio con respecto a los objetivos del Programa y del proyecto sectorial (b) especificacin de la necesidad de la actividad de intercambio para el/los organismo/s receptor/es de la misma
EUROsociAL
(c) razones en las que se basa la seleccin de los organismos receptores y ejecutores de la actividad de intercambio (d) razones que justifican la eleccin de la metodologa de trabajo propuesta (e) si la actividad de intercambio propuesta constituye una prolongacin de una previa o se incluye en un programa ms amplio de reforma institucional u organizacional
3. DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS TAREAS A REALIZAR

Deber incluirse en un mximo de dos pginas una descripcin detallada de las actividades que se emprendern para alcanzar los resultados esperados, especificando cuando corresponda el papel y la responsabilidad de cada una de las instituciones involucradas. Especificar: (a) tareas preparatorias por parte de los organismo/s receptor/es (por ejemplo, establecimiento de compromisos institucionales, formacin / lecturas previas de los participantes en la accin, etc.) (b) tareas preparatorias por parte de organismo/s ejecutor/es (por ejemplo, formacin de los/las profesionales que transmitirn sus experiencias, preparacin de materiales didcticos, organizacin de cursos presenciales o a distancia, etc.) (c) tareas propias de la accin de intercambio (por ejemplo, cursos de formacin, pasantas, visitas de estudio, etc.)
4. SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE LA ACTIVIDAD

4.1 Descripcin de procedimiento de seguimiento de la actividad
Decribir en un mximo de media pgina: (a) Los procedimientos que se establecern para dar seguimiento a la actividad durante el perodo de ejecucin (por parte de las instituciones ejecutoras o de la institucin responsable dentro del consorcio), incluyendo la preparacin de informes peridicos. (b) Los procedimientos que se establecern para evaluar los resultados de la actividad una vez que hayan finalizado las tareas, incluyendo la preparacin de informes peridicos por parte de las instituciones receptoras (por ejemplo, 3, 6 y 12 meses despus de finalizada la accin).
4.2 Indicadores de logro y proceso

Los indicadores de la actividad deben estar vinculados a los indicadores generales del Programa, aunque pueden ser especficos a la actividad. Se debe incluir: (a) Indicadores de logro, vinculados con los resultados esperados (ver seccin 1.2) (b) Indicadores de proceso, vinculado con los productos y las tareas (ver seccin 3) En la medida de lo posible debern sealarse tambin los medios de verificacin o las fuentes de informacin sobre los indicadores.
5. CALENDARIO
Sealar fecha prevista de comienzo de la actividad, duracin (en meses o das) y fecha prevista de finalizacin. Incluir un calendario con las principales tareas incluidas en la seccin 3. El calendario no debe incluir descripciones detalladas sino nicamente la denominacin resumida de las mismas. El modelo de calendario es el siguiente. Da / Mes 1 Tarea 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Organismo responsable
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EUROsociAL
Tareas preparatorias AA BB Ejecucin de la actividad CC DD
6. EFECTOS MULTIPLICADORES, SOSTENIBILIDAD Y RIESGOS

6.1 Efectos multiplicadores
Describir en un mximo de media pgina las posibilidades de reproducir y extender los resultados de la actividad a otras instituciones, otras reas geogrficas del pas u otros pases de la regin.
6.2 Repercusiones
Analizar en un mximo de media pgina las razones o mecanismos que podrn garantizar la sostenibilidad de los resultados positivos de la actividad, incluyendo cuestiones institucionales (habr estructuras que permitan continuar las tareas una vez finalizada la actividad? habr una "apropiacin" de los resultados de la actividad?), polticas (cmo se integra la actividad en los planes o polticas del Estado?) y financieras (cules sern los requisitos de financiacin generados por la actividad. y cmo podrn ser cubiertos)
6.3. Riesgos
Cules son los factores externos que pueden impedir la consecucin de los resultados de la actividad? Indicar en un mximo de media pgina las cuestiones polticas e institucionales que pueden afectar el proceso o el seguimiento de los resultados, as como posibles medidas para minimizar los riesgos existentes.
7. PRESUPUESTO
Indicar: (a) Costo total de la actividad de intercambio (b) Costo de la actividad de intercambio en el ao en curso (para aquellas acciones que estn programadas entre dos aos calendario) (c) Costo a cargo del Programa (d) Costo a cargo de otras fuentes (co-financiacin) En lo posible, realizar un desglose de los costos por tarea y ao.
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EUROsociAL
Anexo 1: Organizaciones ejecutoras de EUROsociAL

Europa Consorcio Justicia
(*) Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin y Polticas Pblicas - FIIAPP (Espaa) Consejo General del Poder Judicial (Espaa) cole National de la Magistrature (Francia) Fundacin Alemana para la Cooperacin Jurdica Internacional (Alemania) Oficina del Consejo Nacional de la Justicia de Hungra (Hungra) (*) Centre International dEtudes Pdagogiques (Francia) Fundacin Iberoamericana para la Educacin, la Ciencia y la Cultura - OEI (Internacional, con sede en Espaa) Comitato Internazionale per lo Sviluppo dei Popoli (Italia) (*) Institut de Recherche pour le Dveloppement (Francia) Fundacin para la Cooperacin y Salud Internacional Carlos III Fondazione Angelo Celli per una Cultura della Salute (Italia) Organizacin Iberoamericana de Seguridad Social (Internacional, con sede en Espaa) (*) Instituto de Estudios Fiscales IEF (Espaa) Fundacin Centro de Educacin a Distancia para el Desarrollo Econmico y Tecnolgico CEDDET (Espaa) Association pour le Dveloppement des changes en Technologie Economique et Financire (Francia) InWEnt Capacity Building International (Alemania) Institute of Fiscal Studies (Reino Unido) -
Amrica Latina
Secretaria de Reforma do Judicirio (Brasil) Poder Judicial (Costa Rica) Consejo Superior de la Judicatura (Colombia) Centro de Estudios de Justicia de las Amricas - CEJA (Internacional, con sede en Chile) Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey (Mxico)
Consorcio Educacin
-
Ministerio de Educacin (Brasil) Ministerio de Educacin (El Salvador) Secretaria de Educacin Pblica (Mxico) Ministerio de Educacin (Per) Instituto Internacional para el Desarrollo y la Cooperacin (Venezuela)
Consorcio Salud
-
Escola Nacional de Sade Pblica Sergio Arouca (Brasil) Fondo Nacional de Salud (Chile) Instituto Nacional de Salud Pblica (Mxico) Fundacin ISALUD (Argentina)
Consorcio Fiscalidad
-
Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (Internacional, con sede en Panam) Administracin Federal de Ingresos Pblicos (Argentina) Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (Colombia) Secretaria de Receita Federal (Brasil) Servicio de Administracin Tributaria (Mxico)
Sector Empleo
-
Centro Internacional de Formacin y Oficina Regional para las Amricas de la Organizacin Internacional del Trabajo (Internacional, con sedes en Italia y Per, respectivamente)
Secretara Ejecutiva (Oficina de Coordinacin)

-
Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin y Polticas Pblicas FIIAPP (Espaa)
(*) Lder del consorcio
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EUROsociAL
Anexo 2: Temas prioritarios de EUROsociAL

Temas clave EUROsociAL, por sector
Justicia Acceso a la justicia de grupos desfavorecidos: mujeres, menores, vctimas La justicia como servicio pblico: derechos de los usuarios, transparencia, informacin, calidad, independencia judicial, justicia atenta y comprensible Desarrollo de polticas pblicas de estado y planes de desarrollo institucional del sector justicia Educacin Acceso a la escuela bsica (primaria) en el entorno rural Salud Desarrollo de la proteccin social en salud Fiscalidad Polticas fiscales Empleo Medicin de indicadores del mercado del trabajo
Acceso a la escuela bsica (primaria) de las poblaciones de zonas desfavorecidas de las grandes ciudades
Buena gestin en sistemas, hospitales y servicios de salud
Administraciones fiscales y recursos humanos
Anlisis de indicadores del mercado de trabajo y polticas activas de empleo
Permanencia en el sistema educativo secundaria/ media- por medio de la mejora de la enseanza tcnica y profesional
Justicia transfronteriza
Permanencia en el sistema educativo -primaria, secundaria/mediaespecialmente en lo que se refiere a la gestin de los centros educativos en contextos de violencia Inclusin de jvenes excluidos del sistema educativo: dispositivos socioeducativos de inclusin laboral y educacin en las prisiones
Servicios de salud basados en la atencin primaria de calidad y con acceso eficiente y equitativo a los medicamentos Polticas de salud pblica y control de riesgos
Presupuesto y gasto pblico
Formulacin de polticas activas de empleo
Financiacin territorial y seguridad social
Monitoreo y evaluacin de impacto de las polticas y programas del mercado de trabajo
Promocin de polticas saludables en la comunidad para los sectores ms vulnerables y excluidos
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Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un

Versin 1 Madrid 20 de Marzo de 2006

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

1.1. Objetivo y contenidos de la Gua

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

1.2. Para ms informacin

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

2. Presentacin general de EUROsociAL

2.1. El objetivo general: la cohesin social

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

2.1. Lgica de intervencin y fases de actuacin

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

Diagrama 1: Modelo lgico de EUROsociAL

RESULTADOS E IMPACTO ESPERADO

Reorientacin de polticas sociales

Innovaciones en mecanismos de gestin de polticas sociales

Mayor eficacia y eficiencia de polticas pblicas como vectores de cohesin social

Aumento de la cohesin social

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Diagrama 2: Fases de intervencin

2.3. Los intercambios de experiencias

2.3. Programacin de actividades sectoriales

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

3. El ciclo de un intercambio de experiencias

Diagrama 3: Ciclo de un intercambio de experiencias

Modelo A: Solicitud de intercambio

Modelo B: Presentacin de experiencias transferibles

Formulacin del intercambio Modelo C: Ficha de intercambio de experiencias

Inventario de experiencias y buenas prcticas

Proyectos piloto EUROsociAL

Otras intervenciones a mayor escala o para continuar reformas

3.1. La base conceptual

3.2. Identificacin y preseleccin

Modelo A: Solicitud de intercambio

Modelo B: Presentacin de experiencias transferibles

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

3.2.1. Captacin y documentacin de solicitudes

3.2.2. Identificacin y documentacin de experiencias

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

Factibilidad y sostenibilidad de la accin de intercambio o

3.3. Formulacin del intercambio

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3.3.1. Definicin de los resultados esperados del intercambio

Diagrama 4: Resultados de un intercambio

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

Gua Metodolgica para la Gestin del Ciclo de un Intercambio de Experiencias V1

3.3.2. Indicadores de proceso y de logro

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3.3.3. Tareas preparatorias

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3.3.4. Duracin y modalidades del intercambio

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intercambios de experiencia refieren a cambios concretos de procedimientos y capacidades.

3.3.5. Seguimiento y evaluacin de los resultados

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3.3.7. Seleccin de propuestas

3.4. Ejecucin y seguimiento de las actividades

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3.5. Evaluacin de los resultados