INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTIN DE RESTAURANTES

MDULO DE ADICIN v4.8

MANUAL DEL USUARIO

Rev. 1.0

FAMILIA DE PRODUCTOS INFHOTEL

PROHIBIDA SU REPRODUCIN PARCIAL O TOTAL

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS REGISTRO DE AUTORA INDECOPI PATENTE 00020857

UNIDAD DE IMPLEMENTACIONES

INFHOTEL SERVICIOS INFORMTICOS S.A.C. Enero 2011, LIMA - PER

1.0 INTRODUCCIN
1.1 ACCESO AL MDULO
El presente Mdulo de Adicin, nos permite registrar nuestros pedidos en el sistema y pre-cargar las cuentas de cada mesa, las mismas que sern finalmente facturadas u cobradas por el(la) cajero(a) de turno. Primeramente, el mozo o mesera, tendr que identificarse ingresando su clave, password o contrasea asignada. Cada usuario que ingrese al mdulo, debe manipular esta clave con cuidado y que no sea conocida por otro usuario. Las claves son personales. Identificacin del Usuario

Ingreso a la sesin: La presentacin de esta pantalla, estar en funcin de los equipos en los cuales se haya designado su uso. Puede presionarse el botn Password y digitar la clave desde la misma pantalla (de tratarse de un monitor Touch Screen) o utilizar directamente el mouse y teclado. Si an no ha sido ingresado el Tipo de Cambio, deber esperarse a que lo haga uno de los cajeros.

Clave de acceso: Aqu es donde se ingresa la clave, password o contrasea asignada. Cada mozo o mesera, tendr una clave nica y no deber ser compartida. De ser el caso, ante esta pantalla, podr hacer uso de una tarjeta magntica para ingresar al sistema.

1.2 CREACIN Y ATENCIN DE PEDIDOS

La pantalla principal del Mdulo de Adicin, congrega todas las posibilidades de atencin de pedidos por mesas (en el saln o local). La grfica de la derecha, nos muestra esta pantalla en toda su magnitud, la cual iremos explicando las partes que la componen.

B A E F

D G H

a. RESUMEN DE CABECERA DE PEDIDOS Aqu podemos apreciar el resumen por pedidos. Muestra los datos ms relevantes como son, Fecha y Hora de creacin, Tipo de Pedido, Programacin (fecha y hora), Descuento (porcentual), Mozo (mesero o mesera), Motorizado (slo para Delivery), datos del Cliente (frecuente) y una Observacin (al pedido). De igual manera, en la cabecera, se representan los pedidos (mesas o divisiones), cantidad de adultos consumiendo y una observacin (opcional) b. BOTONES DE PEDIDOS Creados especialmente para la navegacin entre pedidos (inicio, final, una pantalla arriba, una pantalla abajo y de uno en uno hacia arriba o abajo). Botn NUEVO, crear un nuevo pedido Botn MODIFICA, permitir cambiar el Tipo de Pedido, Alta Prioridad, Programacin, Observacin (opcional), Cliente y Descuento (aplicable pero restrictivo) Botn ELIMINA PED (elimina pedido), elimina el pedido completamente, es decir, con todo su detalle de consumos (solicitar una clave de administrador para poder realizarlo)

Botn CAMB MESA (cambio de mesa) cuando ocurra, es decir, el cliente se pasa de una mesa a otra (en el nivel o zona que sea). Aqu se tienen tambin dos funciones ms, como son: Juntar Mesas (cuando stas se apilan fsicamente) y modificar la cantidad de comensales Adultos y/o Nios (esta estadstica es primordial mantenerla actualizada) (Ver Anexo 1)

Botn TRANSFERENCIA, con el cual podremos realizar tres funciones bsicas: Transferir uno o ms productos de venta (normalmente platos) de una mesa a otra, dividir un pedido con los platos consumidos por cada comensal (cuentas divididas por plato) y compartir una misma cuenta entre uno o ms comensales (cuentas divididas por monto) (Ver Anexo 2)

Botn OBSERVACIN, nos permite registrar cualquier observacin al pedido (o mesa) en general, no al plato.

c.

DETALLE DE PEDIDOS En esta seccin, se muestra constantemente los consumos por pedido, es decir, aqu es donde alimentamos los platos pedidos con todas sus variantes de preparacin y/o atencin. Se puede revisar rpidamente el orden de cada plato o marcha (Or), si existe una divisin o raya en la secuencia del pedido (-), qu (Producto) y cuntos productos se han pedido (Cant), as como su precio unitario (Precio) y (Sub-Total). Finalmente, la indicacin si uno o ms platos ya fueron facturados y/o cobrados (F) ante la despedida de uno o ms comensales que desean pagar su consumo, si uno o ms platos ya fueron enviados a produccin para prepararse (E), si uno o ms productos tiene una propiedad (P) o una observacin (O) particular para su preparacin o presentacin. Los botones siguientes, cumplen determinadas funciones: Botn VISUALIZAR PEDIDO, muestra de manera ms detallada incluyendo los montos o porcentajes posibles de descuentos aplicados por plato), las propiedades y observaciones que un producto pueda tener.

Existen botones de accin dentro de esta misma pantalla que nos permite realizar consultas o nuevos procesos, tal como vemos en la grfica de la izquierda y la cual se detalla a continuacin: Botones de navegacin por producto y por combos Botn PRECIOS, desde donde es posible variar el precio de venta del producto, aplicar un descuento por monto o porcentual, aplicar un incremento por monto o porcentual y/o quitar o colocar impuestos. Botn RE ENVIAR PEDIDO, est disponible nicamente si el pedido en pantalla, ya fue enviado a produccin. En caso de ocurrir un inconveniente en la impresin del rea que debe atenderlo, ser posible re-enviarlo nuevamente para normalizar la orden. Esta opcin, solicitar se indique a qu rea debe dirigirse el re-envo. Botn ENVIAR MENSAJE, da la posibilidad de utilizar hasta 12 mensajes pre-definidos y enviarlos al rea que lo amerite, segn el caso. Esta herramienta, evita que personal de adicin (o caja), se traslade hasta el rea de produccin para que de marcha a un plato, detenga algn pedido, cancele la orden, etc. De igual forma que el re-enviar pedido, esta opcin solicitar el rea a donde enviar el mensaje. Botn COMBOS, servir para configurar

aquellos productos de venta que estn conceptuados como tales y necesiten completarse de acuerdo a lo que el cliente desea, segn las opciones de eleccin disponibles.

Botn ENVIAR PEDIDO, este es el ltimo botn a presionar una vez que el usuario tiene la certeza que el pedido digitado es el correcto (utiliz el botn Visualizar Pedido antes). La funcin de este botn, es enviar a las reas de produccin, slo aquellos productos de venta o platos nuevos en el pedido y que an no se han mandado a preparar. Al hacer esto, el sistema marcar las casillas de productos enviados con un check bajo la columna (E), como se aprecia a la derecha.

Botn OFERTAS, ser utilizado nicamente cuando existan definidas ofertas y se encuentren disponibles o vigentes. La aplicacin de una u otra oferta, depender de los productos que se consideren dentro de ella y si se encuentra dentro del rango de das y horas vlidas. La configuracin de las ofertas, se realiza desde el Mdulo de Administracin, por personal autorizado. La ejecucin de la(s) oferta(s), puede ser manual o automtica.

Cuadro TOTAL PEDIDO, nos muestra el total a pagar por cada cuenta abierta seleccionada desde nuestra cabecera de pedidos. Los totales, son actualizados inmediatamente toda vez que se realice cualquier cambio, adicin o eliminacin de un producto de venta.

d. BOTONES DE DETALLE DE PEDIDO Los botones de esta seccin, corresponden a la manipulacin de los productos de venta contenidos en un pedido. Este detalle de productos, puede eliminarse, modificarse, cambiarse, transferirse u ordenarse. Cabe mencionar, que mientras un producto de venta no ha sido enviado an a prepararse, el mozo, mesera o cajero-adicionista, podr efectuar lo mencionado lneas arriba. Cuando el pedido ya fue enviado, slo podr realizarse ingresando una clave de administrador (normalmente, de un supervisor, administrador o de quien se le haya otorgado esa facultad, va perfil de usuario). Los botones que se muestran, corresponden a la accin que aplicamos a cada producto de venta, los cuales veremos en detalle a continuacin: Botones de navegacin entre productos seleccionados

Botn ELIMINA PROD, permite quitar del detalle de pedido el plato seleccionado. Requerir que ingresemos la clave de administrador para poder eliminarlo si es que ste ya fue enviado a producirse o prepararse en el rea correspondiente.

Botn CANTIDAD, permite ingresar directamente la cantidad del producto seleccionado. Es decir, asigna la cantidad del mismo producto pedido en una misma lnea.

Botones AUMENTAR y DISMINUIR, incrementa y reduce de uno en uno la cantidad del producto seleccionado, respectivamente.

Botn PROPIEDAD Y OBSERVACIN, es considerado como el complemento de un producto de venta. Desde aqu, es posible indicar de manera exacta, cmo el cliente pidi su plato e inclusive, dependiendo de la propiedad elegida, incrementar el precio del plato y/o descargar insumos comprometidos (gracias a su receta registrada en el Mdulo de Costos). En el caso de no encontrarse una propiedad registrada, ser posible apoyarse en el ingreso de una observacin que explique cmo debe prepararse o atenderse tal o cual plato. Hay que considerar, que una propiedad, puede mover inventario de insumos y/o alterar el precio de venta del producto, lo cual no ocurrir con la observacin, que es meramente textual y sirve slo para su preparacin. Presionando una vez sobre la propiedad, la asignamos y otra vez la des-asignamos. Es posible (pero segn la configuracin del sistema), que se puedan escoger ms de una propiedad por plato de venta.

Botn ORDEN (+ -), --- y PRECUENTA (Ver Anexo 3)

e. GRUPOS Y SUB-GRUPOS Estos representan la estructura de la carta del negocio. En los Grupos, congregamos los rubros ms significativos y de mayor movimiento. A estos pueden ser asignados hasta 5 botones, pero la relacin de grupos no tiene lmite. Se deber considerar, aquellos grupos ms importantes para tenerlos disponibles al momento de empezar a cargar los pedidos. Los Sub-Grupos, se deben a los Grupos, por lo tanto, sern configurados como una divisin de los grupos de productos de venta. Estos Sub-Grupos, pueden ser ilimitados tambin, pero slo se podr asignar 7 botones que permanecern visi-

bles. Sobre los Sub-Grupos, son registrados los Productos de Venta, los que finalmente sern incluidos como parte del detalle de un pedido. f. PRODUCTOS Relacin de todos los botones de los Productos de Venta que corresponden al Sub-Grupo elegido. Grupos, Sub-Grupos y Productos, tienen un botn de bsqueda por lista, en caso que no se encuentre en botn. g. CDIGO DIRECTO Si bien es cierto, los productos de venta son clasificados bajo la estructura de los Grupos y SubGrupos, es posible utilizar otra opcin y de su

bsqueda. Este botn es Cdigo Directo

funcin radica en traer a primer plano, toda la carta sin consideracin de la estructura que se ha explicado lneas arriba. Con esta lista general en pantalla, se facilita la ubicacin de un producto de venta, consignando nicamente parte del texto o nombre del plato. De esta manera, el sistema realizar una bsqueda por aproximacin conforme es escrita la consulta, lo que permitir su inmediata seleccin. Luego de ello, se completarn los datos como cantidad y alguna propiedad u observacin, segn sea el caso, como ya se ha visto anteriormente. h. OPCIONES COMPLEMENTARIAS Dentro del proceso de carga de pedidos, se cuenta con una seccin de opciones, tales como bsqueda de pedidos y la actualizacin de informacin. El botn Busca Pedido, permite seleccionar directamente en pantalla el botn correspondiente a la mesa que estamos buscando y traerla a pantalla para su consulta al detalle. Tambin es posible, ubicar rpidamente un pedido, mesa o divisin de sta, seleccionando la observacin colocada. En ambos casos, el sistema volver a la pantalla anterior y nos mostrar el detalle del pedido requerido. Finalmente, existe un botn llamado Refrescar, que obliga al sistema a leer nuevamente la informacin regis-

trada y mostrarla en pantalla. Esto puede ser necesario por que la caja principal ya ha importado un pedido desde la sesin del mozo mientras ste an est en su sesin, por ende, el pedido ya no es reflejado en el momento. NOTA: Los pedidos slo se encuentran en un punto a la vez, es decir, est en la sesin del mozo o mesera que lo atiende o en la caja para facturarlo, cobrarlo y liberar la mesa ocupada. Si por error, el mozo o mesera dio mal el nmero de mesa al cajero(a) o ste equivoc el proceso de transferencia del pedido al seleccionar la mesa, podr devolver (exportar) la mesa errnea al mozo y traer a su pantalla (importar) la correcta.

ANEXO 1

La funcin de Cambio de Mesa, en realidad cumple tres en una:

CAMBIO DE MESA Cuando un cliente se ubica en una mesa, en un determinado saln o zona y luego de solicitar su pedido, decide cambiarse a otra mesa, esta accin fsica, debe registrarse en el sistema. Para ello, debemos seleccionar la mesa inicial donde estuvo el cliente, presionar el botn Camb Mesa (Cambio de Mesa), el sistema nos mostrar nuestra mesa seleccionada como la principal (en color marrn) y espera que marquemos la mesa destino (a donde se cambia o se cambi el comensal, en este caso, en crculo). Hecho esto, todos los platos pedidos, son trasladados automticamente a la mesa final o destino. Cabe resaltar, que en cada mesa representada por un botn, existe el nmero de la mesa y debajo, el tiempo que sta lleva aperturada en horas y minutos. La leyenda de colores del estado de cada mesa, es como sigue:

MODIFICACIN DE COMENSALES En Inforest, la estadstica es muy importante para toma de decisiones o evaluacin de produccin y servicio. Es posible que cuando en una mesa se hayan ubicado 4 personas inicialmente, se siente una o ms a acompaarlos. Este dato, es importante colocarlo y dejar registrado el nmero correcto de comensales (adultos como ni-

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os, de haberlos). De ah, se obtiene no slo la cantidad de comensales que nos visitan, sino tambin, cul es el promedio de consumo por cada uno de ellos. JUNTAR MESAS En negocios de este tipo, es muy probable que un grupo de personas ocupen ms de una mesa. De ser el caso, se tendr la necesidad de juntar mesas fsicamente para poder ubicarlos a todos. Este proceso tambin debe ser registrado en el sistema, siempre y cuando, los mozos no tengan definida su zona de trabajo. Esto ayudar a que otro compaero no utilice mesas (en el sistema) que el la realidad, estn siendo ocupadas por otro mozo. De esta manera, podemos asegurar que la atencin ser exclusivamente del que est a cargo de esa zona. Una vez que las mesas estn juntas, el pedido se centra nicamente en la mesa principal, que es la que alberga la totalidad del consumo. Con esto, se entiende que el juntar mesas, es slo una prevencin de uso en el sistema por otro usuario. Si una de las mesas, llegara a desocuparse antes que las dems (que estn juntas), podremos separarla, limpiarla y volverla a vender, tan igual como podremos hacerlo en el sistema, seleccionando la mesa principal, entrando nuevamente a Camb Mesa, opcin Juntar Mesas y luego volver a seleccionar la mesa que deseamos separar (por ejemplo, la Mesa 39).

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ANEXO 2

La Transferencia, es el proceso que ms utilidad tiene a la hora de facturar o emitir la precuenta. Esta opcin, tambin tiene tres funciones en una:

DIVIDIR UN PEDIDO Esta particularidad, permite dividir un pedido original en varios

sub-pedidos. De esta manera, podemos realizar casos como el que cada cliente pague su propio consumo. Luego de esta operacin, podrn solicitar un ticket o factura. Esta accin, genera entonces, subpedidos independientes (del original). Tambin es posible, separar uno o ms platos y retirarlos del pedido principal, con la finalidad de hacer algo con l, como por ejemplo, separarlo para no cobrarlo (caso obsequio por cumpleaos del cliente, cambi de parecer con respecto al plato, lleg a destiempo y no lo quiso, etc.). Esta funcin, recomienda el uso del pedido original como el consumo de uno de los comensales y la diferencia, se reparte con las nuevas divisiones. Segn la grfica, son tres comensales, uno de ellos seguir siendo el pedido original y los otros dos, son los creados, que esperarn se les pase cada producto consumido que pagar. Esto aplica para evitar que la mesa original se quede vaca y sea aprovechada por lo que no se divide.

RE-UBICACIN

DE

UN

PRODUCTO DE UNA MESA A OTRA Muy similar al hecho de separar un producto del pedido principal, puede darse el caso en que por error del mozo, haya cargado un producto en una mesa equivocada. Por tanto, debe colocarlo en la mesa correcta. Para ello, se apoya en este mismo

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botn, pero deber seleccionar inicialmente, la mesa origen (de donde se mover uno o ms productos) y luego, la mesa destino (la que recibir el producto). Esta funcin, evita el hecho de eliminar primero el producto mal asignado y crearlo en la mesa que lo solicit, aunque esto est regulado por la configuracin segn las polticas de operacin, que puede indicar que estas transferencias de productos de una mesa a otra, sea vlida slo con una clave de supervisor o administrador. Dentro de los botones de traslado de productos, figuran el Pasar Todos, Pasar Uno, Quitar Uno, Quitar Todos. Esto har mover de un lado al otro, el(los) producto(s). Cuando se pretende mover un producto que indica tener una cantidad mayor a uno, deber disgregarse para que se genere una lnea con cantidad uno y pueda realizarse el traslado por pedido. Para ello, se usa el botn Disgregar.

LA CUENTA ES COMPARTIDA ENTRE DOS O MS COMENSALES Sobre el mismo botn de Transferencia, aplica-

remos esta funcin de compartir la cuenta. Esto conlleva a gestionar la reparticin matemtica

de la misma entre la cantidad de comensales que se indique. De esta manera, se fraccionar el total de consumo y

repartido entre todos. El resultado, contendr los mismos productos pedidos, pero con las cantidades fraccionadas para poder llegar al monto calculado. As, todos tendrn el mismo detalle de consumo (nombre del producto), pero la cantidad variar en funcin del monto que pagar cada uno. Finalmente, luego de esta operacin, la mesa original quedar vaca en su contenido, pues todo su detalle ha sido repartido entre los comensales pagantes. Para proceder con la comparticin de la cuenta entre los comensales, se debe generar tantos pedidos como pagantes hay (Genera Ped). Esto s dejar la mesa original o principal vaca, porque su contenido, ser distribuido entre todos. Finalmente, se deber presionar el botn Compartir y automticamente, el sistema generar los nuevos pedidos a facturar en caja.

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ANEXO 3

Dentro de los botones de manipulacin del detalle de un pedido, estn los de Orden y Divisin de marcha. En la grfica, se puede apreciar la re-ubicacin de un pedido para lograr que ste sea atendido y despachado segn los criterios habituales, as como los que el cliente designe. Segn el ejemplo, las bebidas deben salir primeras y como segunda orden, los fondos. Cabe mencionar, que aqu no se definen tiempos, sino nicamente marchas de preparacin y/o despacho. Los tiempos son estrechamente convenidos entre el mozo que atiende y la cocina o rea de produccin que prepara el plato. El botn que indica ---, permite realizar lo que un mozo generalmente hace al tomar el pedido manual: tomar nota y luego separar las marchas segn va escribiendo. En Inforest, es posible hacerlo tambin pero siempre y cuando, este pedido haya sido ingresado en el mismo orden de la marcha. En caso contrario, se tendr que recurrir a los botones de Orden (+) y Orden (-) que asigna el orden segn los criterios explicados, tal como se muestra en la grfica.

La Pre-Cuenta, es el trmino de una atencin y el paso previo a la facturacin del consumo. Este botn, emite el total del pedido, con todo el detalle de los platos, propiedades, observaciones, descuentos aplicados y precios, as como los datos generales de la mesa, el mozo, nmero de pedido, etc. Este documento, no tiene valor fiscal, por tanto, se considera como documento interno y debe culminar en la emisin de una Factura, Ticket, Cortesa o enviarlo a una Cuenta Corriente de cliente, de ser el caso. Puede que por configuracin administrativa, se limite la emisin de sta y exija el ingreso de una contrasea de un supervisor o administrador para poder seguir emitiendo (de ser el caso). En ella, el cliente podr indicar su Razn Social y R.U.C. si desea una Factura como documento de venta o dividir el pedido por el consumo que cada comensal pagar.

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