Presidncia da Repblica Secretaria-Geral Secretaria Nacional de Juventude Coordenao Nacional do ProJovem Urbano

Coleo Projovem Urbano Arco Ocupacional

Administrao

Manual do Educador

Programa Nacional de Incluso de Jovens

URBANO

2008

PROGRAMA NACIONAL DE INCLUSO DE JOVENS (ProJovem Urbano)

Arco Ocupacional Administrao: manual do educador/ coordenao, Laboratrio Trabalho & Formao / COPPE - UFRJ / elaborao, Servio Nacional de Aprendizagem Comercial Departamento Nacional. Reimpresso. Braslia : Ministrio do Trabalho e Emprego, 2008. 50p.:il. (Coleo ProJovem Arco Ocupacional) ISBN 85-285-0103-5

1. Ensino de tecnologia. 2. Reconverso do trabalho. 3. Qualificao para o trabalho. I. Ministrio do Trabalho e Emprego. II . Srie. CDD - 607 T675 Ficha Catalogrfica

Presidente da Repblica Luiz Incio Lula da Silva Vice-Presidente da Repblica Jos Alencar Gomes da Silva Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica Luiz Soares Dulci Ministrio de Desenvolvimento Social e Combate Fome Patrus Ananias Ministrio da Educao Fernando Haddad Ministrio do Trabalho e Emprego Carlos Lupi

Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica Ministro de Estado Chefe Luiz Soares Dulci Secretaria-Executiva Secretrio-Executivo Antonio Roberto Lambertucci Secretaria Nacional de Juventude Secretrio Luiz Roberto de Souza Cury Coordenao Nacional do Programa Nacional de Incluso de Jovens ProJovem Urbano Coordenadora Nacional Maria Jos Vieira Fres

Coleo ProJovem Urbano

Coordenao Nacional do ProJovem Urbano Assessoria Pedaggica Maria Adlia Nunes Figueiredo Cludia Veloso Torres Guimares Luana Pimenta de Andrada Jazon Macdo Ministrio do Trabalho e Emprego Ezequiel Sousa do Nascimento Marcelo Aguiar dos Santos S Edimar Sena Oliveira Jnior Revisores de Contedo / Pedagogia Leila Cristini Ribeiro Cavalcanti (Coppetec) Marilene Xavier dos Santos (Coppetec) Arco Ocupacional Universidade Federal do Rio de Janeiro - UFRJ Coordenao dos Programas de Ps-Graduao de Engenharia - COPPE Programa de Engenharia de Produo - PEP Laboratrio Trabalho & Formao - LT&F Servio Nacional de Aprendizagem Comercial Departamento Nacional Coordenao dos Arcos Ocupacionais Fabio Luiz Zamberlan Sandro Rogrio do Nascimento AUTORES Elaborao Servio Nacional de Aprendizagem Comercial Departamento Nacional Pesquisa de contedo e redao Cludio Ulysses F. Coelho Maria Helena Barreto Gonalves Projeto Grfico de Referncia Lcia Lopes Projeto Grfico e Editorao Eletrnica Christiane Abbade Reviso Camille Auad Ilustraes Mrcio Levyman Montagem Foto Capa Eduardo Ribeiro Lopes

Caro(a) Educador(a) de Qualificao Profissional, Construmos este Manual do Educador para subsidiar a sua funo docente no Arco Ocupacional e ampliar as possibilidades de aplicao das atividades sugeridas para o aluno no Guia de Estudo. Prepare-se a cada dia para novas experincias e novas aprendizagens nas trocas com seus alunos e alunas. Considere cada um em particular, valorizando a sua participao, incentivando a sua contribuio para o grupo e reconhecendo a sua prpria aprendizagem. As dificuldades podem ser superadas com dilogo, ateno, carinho e pacincia. Lembre-se de que, na maioria, estes jovens estiveram fora da escola por algum tempo. A conduo dos trabalhos est em suas mos, mas ser impossvel sem a participao ativa dos alunos, como protagonistas de sua histria, transformando as expectativas de vida em direo incluso no mundo do trabalho e buscando a construo coletiva de uma sociedade democrtica. A colaborao, participao nas atividades de planejamento, e troca de experincias com toda a equipe do ProJovem

Urbano Coordenadores Locais/Diretores de Plo, Professores Especialistas/Orientadores e Educadores de Participao Cidad fundamental na integrao interdimensional e interdisciplinar para a desenvolvimento do currculo. Boas Aulas!

Arco Ocupacional

Administrao

Sumrio
1 O mercado de trabalho
2 Arquivador 9 16 27 24 40

3 Almoxarife 4 Contnuo 5 Auxiliar administrativo

1
O mercado de trabalho
Sugesto de atividade
Pginas 9 a 14 do livro do aluno
O MERCADO DETRABALHO
Exposio dialogada: Em geral, as aulas expositivas so ideais para demonstrao de tcnicas de trabalho, pois permitem explicar os porqus de certos procedimentos. Entretanto elas no devem ser dadas de forma massificada e constante. O professor precisa saber conduzir o assunto, recorrendo a outros materiais que ajudem o desenvolvimento do contedo. A aula expositiva deve garantir a interao docente-alunoobjeto do conhecimento, por meio do dilogo ou da exposio dialogada, estimulando a capacidade de ouvir e de pensar, despertando o senso crtico e favorecendo a participao do aluno na discusso.

Objetivos:
Conhecer a importncia das atividades administrativas em uma empresa. Identificar a funo de cada ocupao nas atividades empresariais. Apresentar o perfil profissional exigido pelo mercado para as ocupaes do Arco.

Desenvolvimento:
Exposio dialogada: explicar o que apoio administrativo e qual a importncia das atividades administrativas para uma empresa.

Dica:
Professor, inicie perguntando turma o que eles entendem por apoio administrativo. D exemplos de funes e/ou atividades administrativas (mesmo algumas que no so realizadas por nenhuma das ocupaes do Arco).

1
ADMINISTRAO

Em seguida, fale da importncia da atividade administrativa. Um bom exemplo mostrar que, de modo geral, existem dois tipos de trabalhadores nas empresas: aqueles que atendem os clientes e consumidores e aqueles que fornecem as condies (apoiam administrativamente) para que os primeiros possam vender bem. Exposio dialogada: falar sobre cada ocupao do arco no desenvolvimento das atividades empresariais e sobre o perfil profissional exigido pelo mercado.

Dicas:
Pergunte aos alunos sobre as ocupaes do arco antes de apresent-las. Procure verificar se as informaes deles esto muito distantes do perfil daquela ocupao nos dias atuais. Ao final, faa uma sntese das exposies dos alunos e apresente a definio de cada uma das ocupaes. Ao apresentar as ocupaes, procure esclarecer que pequenas e simples aes (como entregar uma correspondncia, por exemplo), se no forem realizadas corretamente, podem trazer enormes prejuzos empresa.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 1
Pgina 14 do livro do aluno

Gabarito:
Esta atividade sugere que o aluno leia as seguintes descries e localize cada um dos personagens no desenho, identificando o seu nome e a sua ocupao. Joo trabalha em uma loja de roupas. Mas ele no vendedor. Todos os dias vai ao banco pagar as contas, d uma passada no Correio para postar as correspondncias e, s vezes, leva mercadorias casa de clientes que merecem tratamento especial. No fim do dia, ajuda a arrumar as roupas nas prateleiras. Qual a sua ocupao? Contnuo. Mrcia trabalha em um banco. No no saguo de atendimento, mas no escritrio. Ela recebe muitos documentos por dia. Classifica-os, separandoos por tipo, e depois guarda muito bem cada um deles para futuras
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Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 15 a 17 do livro do aluno

Objetivos:
Desenvolver uma postura tica no exerccio profissional. Identificar a importncia de uma boa apresentao pessoal e comunicativa para as relaes pessoais no trabalho.

Desenvolvimento:
Mesa redonda: coloque no quadro ou em qualquer lugar visvel, vrios atributos importantes para qualquer profissional. Divida a turma em grupos e pea para que os alunos classifiquem quais os que acham mais importantes. Rena todos os grupos e pea para cada um apresentar os resultados, comparando-os. Comente sobre as informaes apresentadas e conclua o trabalho falando sobre a importncia das competncias emocionais no trabalho de qualquer profissional.

Dica:
Professor, no deixe de valorizar a postura profissional. possvel que haja lembrana por parte dos alunos de eventuais situaes negativas (roubos, falta de educao, grosserias etc.). Nesse

Mesa-redonda: Uma equipe de alunos expe pontos de vista divergentes ou contraditrios sobre um mesmo tema. Por isso, essa dinmica se aplica mais adequadamente ao desenvolvimento de competncias comportamentais, como aquelas relacionadas tica, conscincia ambiental e aos padres de qualidade na prestao de servios, dentre outras. O papel do professor o de mediador, estimulando a argumentao, o posicionamento crtico e o respeito mtuo.

O MERCADO DETRABALHO

consultas. A sala onde ela trabalha tem muitos mveis cheios de gavetas. Ela uma arquivadora. Manoela trabalha em um mercadinho. Adora o movimento da loja, que ela v pelo vidro. Suas atividades principais so separar documentos, redigir cartas e criar tabelas no computador para organizar as informaes. Alm disso, ela atende o telefone que toca sem parar. Seu trabalho ajuda muito os responsveis pela contabilidade da empresa. Seu cargo de auxiliar administrativa. Marcos trabalha em uma grfica. Ele o encarregado de comprar o papel e a tinta usados na produo de livros e calendrios. Recebe o material, guarda-o de forma organizada, fica de olho para no faltar e ainda embala a mercadoria que ir para os clientes. Qual a sua ocupao ? Almoxarife.

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1
ADMINISTRAO

caso, procure mostrar sempre o lado inverso da situao, por exemplo: o que aconteceria se ao invs de uma grosseria, a pessoa respondesse com educao?

Sugesto de atributos para essa atividade:

Professor, aqui esto alguns atributos que voc poder utilizar na mesa redonda. Porm, fique vontade se quiser sugerir mudanas na relao ou acrescentar outros itens. Organizao - Pontualidade - Criatividade - Iniciativa - Capacidade de memorizao - Discrio no manuseio das informaes - Negociao para o trabalho em equipe - Comunicao Raciocnio lgico - tica profissional

Recursos Didticos:
Cartolina ou papel pardo; caneta pilot; durex.

Sugesto de atividade
Pginas 17 a 24 do livro do aluno

Objetivos:
Apresentar como as empresas costumam ser estruturadas. Identificar as vrias classificaes das empresas. Distinguir empresas pblicas de empresas privadas.

Desenvolvimento:
Tempestade de idias: solicite aos alunos que escrevam em um pedao de papel o nome de cinco empresas que eles conhecem. Em seguida, pea para que cada um apresente turma sua lista de empresas. medida que os alunos forem falando, os nomes das empresas vo sendo colocados no quadro, j podendo ser arrumadas de acordo com as classificaes apresentadas no livro do aluno.

Tempestade de idias (Brainstorming). Recurso adequado para pequenos grupos, consiste em resolver uma questo ou mesmo formular um conceito coletivamente. Cada membro do grupo deve expor, com liberdade, suas opinies sobre o assunto. Depois, do conjunto de idias apresentadas, o grupo seleciona aquelas que melhor delimitem o assunto em pauta. Esse procedimento didtico favorece a criatividade, j que propicia a produo de idias originais ou de solues novas. Tambm permite o exerccio da auto-avaliao e do estabelecimento de consensos, pois ao julgarem quais as opinies mais pertinentes para a melhor soluo do problema, alguns tero de abrir mo das prprias opinies.

Dicas:
Professor, se surgirem poucos exemplos ou se a turma apresentar qualquer outra dificuldade, procure dar voc mesmo os exemplos. Priorize os exemplos de empresas reais e que os alunos conheam e classifique-as de acordo com as definies do livro para que eles entendam as especificidades de cada uma. No se esquea de selecionar empresas grandes e pequenas, pblicas e

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privadas, industriais e comerciais. Faa uma pequena lista de empresas antes de iniciar a aula para que voc possa recorrer a ela a fim de dar exemplos ou citar um caso ou situao especfica. Solicite aos alunos que tragam revistas ou jornais que falem sobre empresas de um modo geral. Pea para que eles observem se os anncios e matrias do jornal fazem meno ao tipo de empresa (grande porte, pequeno porte, pblica, privada, comercial, industrial, de servios etc).

1
O MERCADO DETRABALHO

Recursos Didticos:
Livro do aluno; jornais e revistas.

Atividade 2
Pgina 22 do livro do aluno

Gabarito:
Nesta atividade, o aluno receber informaes sobre algumas empresas e dever indicar seus respectivos ramos de atividade. C&A uma cadeia internacional que vende roupas femininas, masculinas e infantis, e que est presente nos grandes shoppings de vrios estados do pas. Para desenvolver sua atividade de varejo, a rede tem um servio de crdito, com cartes prprios, e trabalha com produtos diversificados para atender sua faixa de pblico. Recentemente, fez uma grande campanha na televiso cuja estrela foi a famosa modelo Gisele Bndchen. O objetivo era valorizar a sua clientela, mostrando uma top model que desfila na Europa vestida com as roupas que qualquer um de ns pode encontrar na loja. Esta uma empresa do ramo Comercial. A Votorantim Cimentos, do Grupo Votorantim, uma das maiores empresas fornecedoras de material para a construo civil. Foi fundada em 1936, no interior de So Paulo. Hoje, lder do mercado de cimento e cal. Desde 2001, passou a atuar tambm no exterior, depois de comprar a St. Marys Cement do Canad. Em 2002, assumiu a liderana no mercado de concreto com a compra da Engemix. A partir de 2003, passou a atuar tambm nos Estados Unidos. Essa empresa atua no ramo Industrial. O Hospital Municipal o nico que existe na cidade. Nele so atendidos desde casos simples e rotineiros como mal-estar, gripe e pequenos acidentes domsticos at pacientes graves. Em mdia, so realizadas 50 cirurgias por ms. L trabalham mdicos de diversas especialidades, um grande corpo de enfermagem e funcionrios administrativos. Um hospital uma empresa do ramo de Servios.

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1
ADMINISTRAO

Agora que o aluno j sabe identificar os vrios ramos de atividades empresariais, dever classificar as empresas relacionadas, de acordo com a sua organizao jurdica, marcando nos crculos: 1 para empresas pblicas, 2 para empresas privadas e 3 para empresas de economia mista. ( 1 ) Universidade Federal do Cear. ( 2 ) Indstria de laticnios. ( 2 ) Rede de lanchonetes. ( 1 ) Secretaria Estadual de Sade. ( 3 ) Petrobras. ( 1 ) Ministrio da Educao. ( 3 ) Banco. ( 2 ) Armarinho.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 24 e 25 do livro do aluno

Objetivos:
Identificar os principais setores ou departamentos das empresas. Conhecer as principais funes de cada setor ou departamento.

Desenvolvimento:
Exposio dialogada: falar sobre a estrutura das empresas e suas formas de organizao.

Dica:
Professor, a explicao dos departamentos da empresa exige uma apresentao visual. Portanto, seria bom fazer uma transparncia ou projeo para que os alunos pudessem ver a relao de hierarquia e a integrao entre os setores. No se esquea de inform-los que as estruturas so variveis e que de uma empresa para outra podem ocorrer vrias alteraes.

Recursos Didticos:
Livro do aluno e datashow.
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Sugesto de atividade
Pginas 26 e 27 do livro do aluno

Objetivo:
Identificar as ocupaes do Arco dentro da estrutura organizacional.

1
O MERCADO DETRABALHO
Dramatizao: uma tcnica de estudo que mostra, de forma teatralizada, um caso especfico de relao profissional. Durante o seu desenvolvimento, o aluno tem a oportunidade de desempenhar os papis do profissional e de seu interlocutor (aquele que ser atendido numa situao profissional real). Esse exerccio permite o desenvolvimento da capacidade de colocar-se no lugar do outro, alm de estimular a desinibio, a capacidade de expresso, o raciocnio, a argumentao, a criatividade, a iniciativa e a imaginao. O cenrio importante, pois colabora na construo do fato e cria melhores condies psicolgicas para o desenrolar da cena.

Desenvolvimento:
Dramatizao: separe os alunos em grupos. Cada grupo ir representar um setor ou departamento de uma empresa. Primeiramente, pea para que cada grupo exponha para os demais grupos a definio do setor e as principais atividades. Faa observaes e ajustes caso as respostas no sejam satisfatrias. Em seguida, simule algumas situaes, como, por exemplo: solicitao de um material para o setor de vendas, distribuio dos contra-cheques dos funcionrios, emisso de uma ordem de compra etc. Pea para os alunos apontarem os setores envolvidos em cada situao.

Dica:
Professor, no se esquea de enfatizar a importncia das ocupaes do Arco na estrutura da empresa. Alm disso, bom deixar claro que pode haver diferenas entre as empresas, tanto na sua estrutura quanto na localizao das ocupaes.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Dica:
Professor, os prximos captulos vo falar sobre as quatro ocupaes do Arco. Seria importante e interessante levar os alunos para conhecer o ambiente de trabalho de cada ocupao. Por exemplo: Arquivador biblioteca ou arquivo pblico; Almoxarife um local onde se armazenem produtos; Contnuo e Auxiliar administrativo os setores de uma empresa comercial ou de prestao de servios. Certamente essa ao reforar a compreenso dos conceitos e tcnicas abordados no material.

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2
ADMINISTRAO

Arquivador
Sugesto de atividade
Pginas 29 a 31 do livro do aluno

Objetivos:
Reconhecer a importncia do arquivo para a empresa. Identificar as vrias funes de um arquivo.

Desenvolvimento:
Exposio dialogada - Pergunta inicial: Por que importante guardar documentos? Aps breve anlise das respostas dos alunos, retratar a importncia do arquivo no ambiente empresarial.

Recursos Didticos:
Livro do aluno; fotos e recortes com figuras de arquivo.

Atividade 3
Pgina 30 do livro do aluno

Nesta atividade o aluno dever lembrar de alguma vez em que precisou muito de um documento e no conseguiu achar, alm de pensar em como e onde so guardados seus documentos pessoais e os de sua famlia. Aps refletir sobre essas duas questes, dever anotar suas observaes.
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Dica:
Professor, pea aos alunos que exponham suas colocaes sobre os assuntos abordados e avalie as situaes destacadas por eles, estimulando sempre a compreenso da importncia de certos documentos. Compare os exemplos pessoais dados por eles a exemplos de problemas que podem surgir dentro de uma empresa devido ao descuido com o arquivo.

2
ARQUIVADOR

Sugesto de atividade
Pginas 31 a 33 do livro do aluno

Objetivo:
Identificar os principais atributos inerentes ao profissional arquivador.

Desenvolvimento:
Dinmica de grupo (Dramatizao): separe a turma em grupos e pea para que discutam os atributos apresentados no livro. Solicite aos grupos que criem situaes abordando esses atributos. Ao final, enfatize que a importncia da rigorosa obedincia aos atributos apresentados aumenta a garantia da qualidade do trabalho.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 33 a 37 do livro do aluno

Objetivos:
Identificar o mobilirio e os materiais necessrios ao bom funcionamento de um setor de arquivo. Apresentar os novos recursos tecnolgicos que podem facilitar o trabalho de arquivo.

Desenvolvimento:
Exposio dialogada: falar sobre a evoluo dos arquivos e a importncia da tecnologia a favor da guarda e conservao dos documentos.

Dica:
Professor, seria bom levar recortes ou fotos de vrios arquivos com breve explanao sobre cada recorte ou foto.
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2
ADMINISTRAO

No se esquea de falar dos recursos tecnolgicos e de seu impacto nos servios de arquivo.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 4
Pgina 36 do livro do aluno

Gabarito:
A ilustrao desta atividade mostra uma cena no setor de arquivo de uma empresa. Alm de apontar os trs erros da cena, o aluno dever indicar maneiras de corrigi-los.
Um escritrio com uma mesa com pilhas de papis sendo cuidadosamente separados por um arquivador. Mas alguns papis caram no cho por causa do ventilador (erro 1). Existem vrios arquivos muito amontoados (erro 2). Em um canto, duas pessoas cochicham e riem, folheando os documentos de uma pasta enquanto outras pessoas trabalham compenetradas (erro 3).

3 2

18

Dica:
Professor, comente com a turma quais os problemas que cada um dos erros apresentados nas cenas podem acarretar para a empresa.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

2
ARQUIVADOR

Sugesto de Atividade
Pginas 37 e 38 do livro do aluno

Objetivo:
Identificar os vrios tipos e classificaes possveis de arquivo.

Desenvolvimento:
Tempestade de idias: tipos de arquivo e sua importncia. Para concluir, apresente exemplos que possam ajudar na fixao dos conceitos apresentados no livro do aluno.

Dica:
Professor, d oportunidade para que a turma enumere os variados tipos de arquivo que eles conhecem. No se esquea de oferecer exemplos de arquivos correntes, intermedirios e mortos.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 5
Pgina 38 do livro do aluno

Gabarito:
Esta atividade exige que o aluno identifique os tipos de arquivo referentes s situaes apresentadas, marcando nos parnteses: P para arquivo Pblico, I para Institucional, E para Empresarial e F para Familiar ou Pessoal.
( E ) A imobiliria MJ Imveis possui um arquivo com mais de 500 apartamentos de diferentes tamanhos e preos. ( F ) Maria guardava em um bauzinho bem trancado, os bilhetes de amor e fotos que recebeu. No s do atual namorado, como dos antigos paqueras e ficantes. ( P ) D. Vnia, bibliotecria da biblioteca estadual, tem muito orgulho de seu variado acervo. Ela costuma dizer que s sai de l sem um livro quem no sabe ler. ( I ) Os boletins de ocorrncia ficam arquivados na delegacia da cidade ou do bairro. 19

2
ADMINISTRAO
Demonstrao: Esse um importante recurso didtico, pois serve para evidenciar ou mesmo convencer, em caso de dvidas. Afinal, todo ser humano tem necessidade de comprovar o que no intuitivamente aprendido. H vrios tipos de demonstrao: experimental, que realizada em laboratrio ou diretamente na natureza; operacional, realizada em ambientes pedaggicos para a reproduo de tcnicas e de movimentos de trabalho, com ou sem uso de aparelhos. Uma demonstrao pode ser realizada diretamente, ao vivo, pelo docente, ou por meio de vdeos e softwares.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 38 a 41 do livro do aluno

Objetivos:
Conhecer os principais documentos que circulam na empresa e que so passveis de arquivamento. Identificar os procedimentos necessrios ao planejamento de um arquivo.

Desenvolvimento:
Demonstrao: apresentar modelos de documentos com breve explicao de seus campos de preenchimento, alm de destacar a que se destina cada um deles.

Dica:
Professor, muito importante apresentar modelos dos documentos para que eles visualizem. No se esquea que a atividade 5 do livro do aluno ir reforar tambm esse reconhecimento visual.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 6
Pgina 41 do livro do aluno

Gabarito:
Neste exerccio de completar lacunas, ser considerada a natureza de cada documento sugerido nas questes.

1) O relatrio de pesquisas de um novo medicamento feito por um laboratrio farmacutico um documento ostensivo. 2) O resultado da avaliao de desempenho de um funcionrio feita pelo setor de Recursos Humanos um documento confidencial. 3) As provas feitas pelos alunos de uma turma de ensino mdio so consideradas documentos ostensivos. 4) A lista de classificao de um exame de seleo ou vestibular um documento ostensivo. 5) O depoimento prestado por uma testemunha confirmando a participao de uma pessoa em um crime um documento secreto. 20

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 41 a 53 do livro do aluno

2
ARQUIVADOR

Objetivo:
Apresentar algumas das principais tcnicas de trabalho do arquivador. Identificar os principais mtodos de arquivamento.

Desenvolvimento:
Inicialmente, exposio dialogada para trazer turma o conhecimento de conceitos e procedimentos importantes para o controle do arquivo. Em seguida, realizao de exerccios prticos e exemplos juntamente com a turma. Ao final da explicao de cada mtodo de arquivamento, realizao de exerccios.

Dicas:
Professor, crie outros exerccios alm dos apresentados no livro do aluno. Um bom exemplo seria a prpria turma, a partir dos nomes de cada um, montar um arquivo alfabtico. Pode-se, ainda, fazer uma pesquisa do local de residncia de cada um a fim de se elaborar um arquivamento geogrfico. importante a prtica. Portanto, utilize as pastas suspensas, o arquivo e todos os demais instrumentos e mobilirios de que puder dispor.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 7
Pgina 46 do livro do aluno

Gabarito:
Chegou a hora de exercitar os mtodos e tcnicas de arquivamento estudados.
1) Nesta etapa da atividade, o aluno preparar uma lista, em ordem alfabtica, das palavras apresentadas. recibo, arquivo, documento, contrato, ata, listagem, lista, relatrio, documentos, gaveta, pasta, caixa, fatura, duplicata, arquivamento, assunto, pronturio, registro, caixas. 21

2
ADMINISTRAO

Resposta: arquivamento arquivo assunto ata caixa caixas contrato documento documentos duplicata fatura gaveta lista listagem pasta pronturio recibo registro relatrio.

2) Aqui, ele dever preparar duas listas em ordem alfabtica. A primeira, considerando o primeiro nome de cada item da relao, e a segunda, indexando pelo sobrenome. Pedro Luiz Alvarenga Jos Antnio Veiga Jos Antnio da Silva Marcondes Lucia Pereira Lima Anita S Clarice Peixoto
Resposta 1:

Anita S Clarice Peixoto Jos Antnio da Silva Marcondes Jos Antnio Veiga Lucia Pereira Lima Pedro Luiz Alvarenga
Resposta 2:

Alvarenga, Pedro Luiz Lima, Lucia Pereira Marcondes, Jos Antnio da Silva Peixoto, Clarice S, Anita Veiga, Jos Antnio

3) Agora os alunos devero organizar os prprios nomes. Aps fazerem uma lista com todos os nomes, sem qualquer ordenao, estabelecero o critrio de indexao se pelo primeiro nome ou pelo ltimo. A partir da, devero numerar na seqncia, de acordo com a ordem alfabtica e o critrio escolhido.

22

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 8
Pgina 48 do livro do aluno

2
ARQUIVADOR

Gabarito:
Observando a lista com nomes de pessoas, cidades e estados onde moram, o aluno ter de organizar duas novas listas, sempre de acordo com o mtodo geogrfico. A primeira, levando em conta o estado como o dado mais importante. J a segunda, tendo a cidade como elemento prioritrio. Nos dois casos, o aluno dever indexar os nomes das pessoas. Altamira Marinho, Cruz Alta, Rio Grande do Sul Xnia da Silva, Recife, Pernambuco Lucia Maria Pinhais, Brotas, So Paulo Rigoberto de Azevedo, So Tom das Letras, Minas Gerais Luiz Altino, Campo Grande, Mato Grosso do Sul Macedo, Alberto, Campo Grande, Rio de Janeiro Maurcio Jos Ribeiro, Porto Alegre, Rio Grande do Sul Daniel da Costa, Santarm, Par
Resposta 1:

Mato Grosso do Sul, Campo Grande, Altino, Luiz. Minas Gerais, So Tom das Letras, Azevedo, Rigoberto de. Par, Santarm, Costa, Daniel da. Pernambuco, Recife, Silva, Xnia da. Rio de Janeiro, Campo Grande, Macedo, Alberto. Rio Grande do Sul, Porto Alegre, Ribeiro, Maurcio Jos. Rio Grande do Sul, Cruz Alta, Marinho, Altamira. So Paulo, Brotas, Pinhais, Lucia Maria.
Resposta 2:

Brotas, So Paulo, Pinhais, Lucia Maria. Campo Grande, Mato Grosso do Sul, Altino, Luiz. Campo Grande, Rio de Janeiro, Macedo, Alberto. Cruz Alta, Rio Grande do Sul, Marinho, Altamira. Porto Alegre, Rio Grande do Sul, Ribeiro, Maurcio Jos. Recife, Pernambuco, Silva, Xnia da. Santarm, Par, Costa, Daniel da. So Tom das Letras, Minas Gerais, Azevedo, Rigoberto de.
23

2
ADMINISTRAO

Comentrio:
Professor, relembre turma que no caso do arquivamento geogrfico, depois do estado, inicia-se com a capital daquele estado.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 9
Pgina 51 do livro do aluno

Gabarito:
Depois de conhecer alguns dos mtodos de arquivamento, o aluno dever analisar as quatro situaes propostas e marcar a alternativa mais apropriada para cada caso. A idia que ele discuta com os colegas antes de completar o exerccio, j que essa troca de idias poder ser bastante proveitosa.

Situao 1 A Ajax Distribuidora de Livros opera em todo o pas. Para controlar melhor suas operaes, as livrarias atendidas pela empresa foram dividas em regies. Cada uma delas tem um gerente que cuida das vendas e supervisiona o atendimento dos pedidos. Na sede da distribuidora, cada gerncia regional considerada uma filial. Os relatrios de venda e de desempenho so feitos a partir dos avisos de remessa. Como esses avisos devem ser arquivados? ( ) Em um arquivo geral indexado pelo nmero seqencial do pedido. ( ) Em pastas organizadas por regio ou filial. (X) Em arquivos separados por filial, contendo pastas para cada livraria. ( ) Por cliente, em ordem alfabtica.

Comentrio:
As opes 1 e 4 so possveis, mas no seriam adequadas para uma empresa que atua em todo o pas. A opo 2 tambm possvel, mas no to completa quanto a opo 3, a resposta mais adequada. Situao 2 Em uma clnica mdica, as fichas dos clientes estavam arquivadas em ordem alfabtica, mas surgiu a necessidade de criar pastas por convnios. Como atender a exigncia sem perder a indexao de todos os clientes? Marque a alternativa que lhe parecer mais correta:
24

(X)

Separar as fichas por convnio e arquivar cada conjunto de fichas em ordem alfabtica. ( ) Fazer uma cpia de cada ficha para ter dois arquivos, um por plano de sade e outro por nome do cliente. ( ) Criar um arquivo com fichas onde seriam arquivados os principais dados do cliente, mantendo a ficha original na pasta convnio. ( ) Providenciar uma listagem de clientes de cada convnio organizando os nomes por ordem alfabtica , e manter o arquivo de fichas como estava.

2
ARQUIVADOR

Comentrio:
As opes 2 e 3 so incorretas porque no h necessidade de se ter dois arquivos sobre os mesmos assuntos (no caso, nomes dos clientes). Isso poderia causar confuso. A opo 4 no resolve o problema, apenas cria uma listagem de clientes. A opo 1 a correta.

Situao 3 O arquivo de notas fiscais de um depsito de bebidas continha em uma nica pasta as notas fiscais de entrada de mercadoria, arquivadas pela data. Sempre que precisava pesquisar as remessas de algum fornecedor, o arquivador levava muito tempo para encontrar a informao que buscava. Qual das sugestes abaixo voc adotaria para melhorar esse arquivo: ( ) Criar uma pasta para cada ms e arquivar as notas na seqncia de data dentro do ms. ( ) Arquivar separadamente as notas referentes a cada tipo de bebida. (X) Criar uma pasta para cada fornecedor e arquivar as notas pela data de entrada. ( ) Criar uma ficha para cada fornecedor e anotar a data da nota de compra. ( ) Criar um registro geral de entrada de mercadoria, anotando o tipo de bebida, o fornecedor e a data.

Comentrio:
A primeira opo mantm a mesma estrutura de arquivo e, portanto, no resolve o problema. A opo 2 sugere a diviso por tipo de bebida, mas pode ser que uma mesma bebida seja oferecida por vrios fornecedores. Isso no resolveria o proble25

2
ADMINISTRAO

ma. A opo 4 est quase certa, apenas no se deve fazer o registro pela da nota de compra, e sim pela efetiva entrada de mercadorias. A opo 5 bastante completa, mas para resolver especificamente o problema de pesquisa do arquivador apresentado na questo, no serviria. A resposta mais adequada a opo 3. Situao 4 Em um escritrio de engenharia, as plantas das obras e das reformas so guardadas junto com as informaes gerais da obra (oramentos, notas fiscais, descrio de materiais etc.). Com o tempo e o manuseio, as plantas acabam muito amassadas e at mesmo rasgadas. Qual seria a forma mais indicada para guardar as plantas e as informaes: ( X) Comprar uma mapoteca, arquivar as plantas abertas sem dobrar , e guardar junto a pasta com as informaes do cliente. ( ) Reunir as plantas em uma mapoteca, identificando-as por cliente, e manter os documentos em pastas suspensas (uma para cada cliente). ( ) Reunir as plantas em uma mapoteca, identificando-as por cliente, e criar pastas diferentes para oramentos, notas fiscais e materiais de todos os clientes.

Comentrio:
A opo 1 a mais adequada porque guardar as plantas sem dobrar ajuda a conserv-las por mais tempo. Alm disso, bom que elas fiquem junto das informaes do cliente.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

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3
Sugesto de atividade
Pginas 55 a 63 do livro do aluno
ALMOXARIFE

Almoxarife
Objetivos:
Conhecer o significado da palavra almoxarife. Identificar as principais tarefas da ocupao de almoxarife, enfatizando a importncia do controle da movimentao interna de materiais. Identificar os materiais necessrios ao bom funcionamento de um almoxarifado.

Desenvolvimento:
Exposio dialogada: apresentar aos alunos a importncia do almoxarifado nas empresas, explicar os cuidados na movimentao dos materiais e enfatizar a importncia do controle de qualidade.

Dica:
Professor, apresente dados de jornais ou revistas, ou mesmo de pesquisas que retratem o quanto as empresas perdem quando no organizam e controlam o almoxarifado.

Recursos Didticos:
Livro do aluno; pesquisas; jornais e revistas.
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ADMINISTRAO

Atividade 10
Pgina 59 do livro do aluno

Gabarito:
Nas cenas ilustradas nesta atividade, o aluno dever identificar os problemas e oferecer as solues adequadas para cada caso.

Respostas: Cena 1:
Erro: porta aberta e ambiente vazio. Soluo: manter a porta sempre trancada. Nunca deixar o ambiente vazio. preciso ter sempre algum no setor para atender a qualquer necessidade.

Cena 2:
Erro: monitores de computador no cho. Soluo: no deixar materiais e/ou equipamentos no cho. Acondicion-los de forma adequada.

Cena 3:
Erro: iluminao fraca. Soluo: melhorar a iluminao do ambiente.

Cena 4:
Erro: utilizao indevida do ambiente. Soluo: acesso restrito ao almoxarifado.

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Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 11
Pgina 62 do livro do aluno

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ALMOXARIFE

Gabarito:
Nas situaes apresentadas nesta atividade, o aluno dever identificar os mveis e equipamentos fundamentais ou desnecessrios, considerando o tipo de almoxarifado exemplificado.
1) O almoxarifado de um bazar possui muitos objetos pequenos. So caixas de brinquedos, roupas e artigos de vesturio, calendrios e outros enfeites. O espao disponvel para o armazenamento no muito grande, mas as estantes so bastante altas. Um mvel ou equipamento fundamental para esse almoxarifado uma escada . Um mvel ou equipamento que no necessrio a esse almoxarifado uma balana. 2) A SJ Materiais de Construo uma empresa tradicional do ramo. Atende vrios clientes, inclusive de municpios vizinhos. Em funo do volume de produtos em estoque e do tamanho de alguns produtos, o armazenamento feito em um galpo separado da loja. um espao muito grande e no poderia ser diferente, j que muitos produtos, por serem grandes, somente podem ser transportados em caminhes. Um mvel ou equipamento fundamental para esse almoxarifado uma empilhadeira. Um mvel ou equipamento que no necessrio a esse almoxarifado uma balana. 3) A principal loja de raes de um bairro armazena em seu estoque, alimentos para diversos tipos de animais: ces, gatos, pssaros etc. So gros, sementes de cereais, algumas pequenas plantas, enfim, toda espcie de alimentos para animais. a nica loja do bairro e, portanto, estoca grande quantidade de materiais, realizando suas vendas tanto no atacado quanto no varejo. Um mvel ou equipamento fundamental para esse almoxarifado uma balana. Um mvel ou equipamento que no necessrio a esse almoxarifado um pallet.

Recurso Didtico:
Livro do aluno
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3
ADMINISTRAO

Sugesto de atividade
Pginas 64 a 69 do livro do aluno

Objetivos:
Identificar as diferenas entre almoxarifado e estoque. Conhecer as variaes dos tipos de estoque em relao ao ramo de atividade e segmento de mercado da empresa. Reconhecer a importncia da organizao do estoque. Aplicar clculos bsicos para definio do estoque de segurana.

Desenvolvimento:
Leitura do texto juntamente com os alunos e exemplificao de vrios insumos e materiais que podem estar no almoxarifado ou no estoque das empresas. Na parte relativa ao estoque de segurana, realizar exerccios alm dos propostos no livro do aluno.

Dicas:
Professor, voc pode selecionar um nmero bastante elevado de insumos e pedir para que os alunos identifiquem quais empresas podem utilizar aqueles produtos, ou seja, se empresas industriais, comerciais ou de servios. Faa com que os alunos leiam o texto em voz alta para a turma. Possibilite um rodzio para que cada um leia um pouco.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 12
Pgina 68 do livro do aluno

Gabarito:
Esta atividade prope a resoluo de trs problemas para treinar o clculo do estoque de segurana. 1) Desde seu lanamento, o ventilador de teto SKA vem apresentando vendas acima da expectativa. No ms de lanamento, maro, a loja vendeu 50 unidades. Em abril foram 38 e no ms seguinte 62. O gerente da loja, apesar de feliz, anda preocupado, pois hoje, dia 02 de junho, s restam 40
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unidades no estoque e o fornecedor leva 30 dias corridos para entregar a nova remessa do pedido. Qual deve ser o estoque de segurana desse produto?
Resposta:

3
ALMOXARIFE

50 + 38 + 62/3 = 50 x 1 = 50 O estoque de segurana desse produto de 50 unidades. 2) A oficina do Programa Artesanato Solidrio criou um novo modelo de porta-retrato que vem tendo muita aceitao. Os artesos preparam a pea com uma ptina e depois colam conchas e outros materiais para decor-la. Para sua produo, costumam comprar os porta-retratos de uma pequena indstria local, que demora 10 dias para entregar um lote de 50 peas. Acompanhe o volume de pedidos que a oficina recebeu nos ltimos seis meses e calcule o estoque de segurana desse insumo: Fevereiro 120 unidades Maro 120 unidades Abril 100 unidades Maio 130 unidades Junho 80 unidades Julho 80 unidades Total: 630 porta-retratos
Resposta:

630/6 = 105 x 1/3 = 35 unidades 3) A cidade de Campos, no Rio de Janeiro, famosa por sua produo de docinhos. Sr. Ari, muito inteligente e esperto para os negcios, abriu uma revendedora de embalagens plsticas para que os consumidores possam levar os docinhos sem amass-los. Sr. Ari tem vendido para quase todas as lojas e carrocinhas de doces da cidade. Como bem gil, ele consegue entregar os pedidos no mesmo dia e seu negcio prosperou muito. Mas, claro, o segredo no faltar embalagens. Qual seria o estoque de segurana da empresa do Sr. Ari, considerando os dados abaixo: Prazo de entrega do fabricante: at 20 mil embalagens, 15 dias. Acima dessa quantidade, 30 dias. Giro de estoque da revendedora: mdia mensal de 15 mil embalagens, considerando os ltimos seis meses.
Resposta:

A cada 15 dias, Sr. Ari compra 15 mil embalagens.

Recurso Didtico:
Livro do aluno
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3
ADMINISTRAO

Sugesto de atividade
Pginas 70 a 73 do livro do aluno

Objetivo:
Identificar os procedimentos necessrios circulao de materiais e insumos internamente na empresa.

Desenvolvimento:
Exposio dialogada: falar dos procedimentos apresentados no livro do aluno. Enfatizar os avanos da tecnologia nesse setor.

Dica:
Professor, quando for falar de inventrio, destaque a importncia de se manter a quantidade fsica das mercadorias exatamente igual aos registros de controle de inventrio. Isso garantia de qualidade no planejamento e controle do almoxarifado.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 13
Pgina 73 do livro do aluno

Gabarito:
Depois de relembrar o que aprendeu sobre o trabalho no almoxarifado, o aluno dever analisar as situaes apresentadas e marcar a opo que lhe parecer mais adequada. 1) Uma drogaria de pequeno porte vende, em mdia, 50 unidades por ms de um produto para hidratar cabelos secos. No estoque, h 150 unidades cujo prazo de validade encerra-se em dois meses. Ao identificar o fato, o que o almoxarife deve fazer? ( ) Comunicar o fato ao setor de vendas. ( X) Apresentar a situao ao chefe do setor de almoxarifado. ( ) Alterar a data de validade dos produtos. ( ) Solicitar ao setor de compras que faa a substituio dos produtos. 2) O encarregado do almoxarifado de uma empresa de engenharia recebeu do fornecedor o material de consumo do escritrio. Ao desfazer os pacotes, ele verificou que a quantidade de cartuchos para impressoras
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coloridas era maior do que o que estava descrito e cobrado na nota fiscal. O que ele deve fazer? ( ) No aceitar a nota e devolver o material ao entregador da transportadora. ( X) Comunicar o fato ao seu chefe e ao fornecedor, para posterior acerto. ( ) Dar entrada na quantidade efetivamente pedida e guardar em outro lugar os cartuchos excedentes. ( ) Registrar a quantidade exata da mercadoria recebida sem comunicar a diferena, j que no haver prejuzo para sua empresa. 3) O funcionrio de um restaurante recebeu a compra feita pelo proprietrio no mercado atacadista da cidade. Ao conferir os pacotes de caf, ele verificou que as embalagens tinham datas de validade diferentes. Qual o modo mais acertado de guard-las? ( ) Manter os pacotes cuidadosamente empilhados na prateleira. ( ) Separar os pacotes de prazo mais longo e deix-los na caixa para depois arrum-los. ( ) Colocar todos os pacotes na prateleira deixando os de prazo mais curto na frente e os outros ao fundo. ( X) Arrumar os pacotes pelo prazo de validade - do mais longo para o mais curto e comunicar o fato aos outros funcionrios que trabalham no local

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ALMOXARIFE

Recurso Didtico:
Livro do aluno

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ADMINISTRAO

Contnuo
Sugesto de atividade
Pginas 75 a 84 do livro do aluno

Objetivos:
Conhecer as principais atividades desenvolvidas pelo profissional. Identificar a importncia da apresentao pessoal no exerccio profissional.

Desenvolvimento:
Assistir e discutir o filme Bagd Caf (Alemanha, 1998; 96 minutos de durao; Distribuidora: Paris Vdeo). Exposio dialogada. Itens a serem observados com os alunos, aps terem assistido ao filme: O conceito de parceria (trabalho em equipe), palavra-chave do mundo atual dos negcios, um aspecto a ser comentado neste filme. Por que algumas parcerias do certo e outras no? A necessidade que existe de colocarmos o trabalho acima de nossos problemas particulares e no descarregar mgoas em pes34

Recursos Didticos:
Aparelho de TV; aparelho de videocassete ou DVD; Bagd Caf (fita VHS ou DVD).

Sinopse do filme:
Na beira da estrada, em pleno deserto de Mojave, em Las Vegas, o Bagd Caf um misto de lanchonete e hospedaria decadente, administrado por uma mulher negra, infeliz e geniosa, chamada Brenda. Uma tarde, aparece no lugar uma gorducha, simptica e desiludida alem Jasmim, que, depois de brigar com o marido na estrada e abandon-lo, precisa de um pouso. Brenda reage com desconfiana chegada de Jasmim. Seu comportamento agressivo desconcerta a alem, que est vivendo um momento especialmente difcil e sem rumo na vida. Os dias vo passando e Jasmim comea a atrair a simpatia da famlia de Brenda, especialmente do jovem Salomon, o filho msico da agressiva gerente. Aos poucos, Brenda vai baixando suas defesas e Jasmim comea a participar mais ativamente do dia-a-dia do Bagd Caf. Acaba ajudando a transformar o local em um bar limpo, arrumado e alegre, com shows ao vivo todas as noites. A freqncia no pra de aumentar, assim como a confiana e a grande parceria entre Brenda e Jasmim.

CONTNUO

soas que no conhecemos tambm so questes que merecem ser comentadas. Chamar a ateno para o fato de que culturas diferentes podem se completar, em vez de ficarem se chocando. Isso falar de preconceito, que um assunto muito importante quando estamos no ramo da prestao de servios. Este filme tambm pode ser visto com uma metfora de solidariedade, de compreenso dos problemas alheios e, ainda, de como o trabalho e a boa vontade podem mudar o que parecia ser obra de um destino medocre. A limpeza, a ordem, um servio diferenciado para oferecer, a alegria, o trabalho; tudo isso fez com que o Bagd Caf prosperasse. Tudo isso exemplo de respeito ao cliente, de vontade de agradar.

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1
ADMINISTRAO

Atividade 14
Pgina 81 do livro do aluno

Gabarito:
A partir do contedo estudado, o aluno dever analisar as situaes ilustradas, procurando identificar os erros e os acertos relacionados ao trabalho e aparncia do office-boy.

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Resposta:

As figuras 2, 5 e 6 ilustram posturas corretas, j as figuras 1, 3, 4 e 7 indicam posturas incorretas. Situao 1 Um office-boy precisa ser discreto, no pode chamar a ateno. Situao 3 Quando estiver em horrio de trabalho, o office-boy no pode ficar desatento ou matar o tempo. Situao 4 Os papis e documentos precisam estar bem guardados em uma pasta ou bolsa. Situao 7 Uma office-girl deve ter uma vestimenta adequada para o trabalho.

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CONTNUO

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 84 a 91 do livro do aluno

Objetivos:
Reconhecer a importncia da comunicao no trabalho do office-boy. Identificar as principais rotinas do dia-a-dia de trabalho de um office-boy.

Desenvolvimento:
Dramatizao: divida os alunos em pequenos grupos e pea para simularem situaes dificultosas para o trabalho do officeboy, principalmente aquelas apresentadas no livro do aluno. Ao final, discuta em uma grande mesa redonda os trabalhos apresentados.

Dica:
Professor, faa as anotaes necessrias e no deixe que as dramatizaes percam o foco das dificuldades na rotina de trabalho.

Recurso Didtico:
Livro do aluno
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4
ADMINISTRAO

Atividade 15
Pgina 88 do livro do aluno

Gabarito:
O aluno j aprendeu que a elaborao do roteiro de entregas ou de servios de grande importncia para o trabalho do officeboy. Agora, ele dever analisar as situaes propostas e procurar traar o roteiro mais adequado para cada lista de tarefas.

1) Ajude o Arnaldo a montar o melhor roteiro: So 15 h. O chefe de Arnaldo s liberou agora o servio de rua. Vrios pagamentos. Um deles s pode ser feito no Banco do Brasil. Os outros, em qualquer banco. H ainda um carn que deve ser pago na loja do shopping. Alm disso, preciso comprar 10 resmas de papel para a mquina xerox porque o fornecedor no entregou o pedido. Para completar o servio da tarde, o chefe ainda pediu a Arnaldo para pegar uma certido no cartrio que fecha s 17 h. Hoje Arnaldo tem prova na escola e no que se atrasar. Como ele deve organizar seu roteiro? Fazendo primeiro o que mais perto? Ir direto ao cartrio que fecha s 17 h? Pagar de uma vez as contas no Bradesco que fica ao lado do escritrio?
Resposta:

Arnaldo deve primeiramente ir ao Banco do Brasil e pagar todas as contas. Em seguida, vai correndo ao cartrio pegar a certido. Finalmente ele passa na loja do shopping para pagar o carn (j que o shopping fica aberto at mais tarde) e aproveita para comprar as resmas de papel no prprio Shopping (h sempre lojas em shoppings que vendem esse tipo de produto), at porque ele ir carregar um peso (10 resmas de papel). Assim, ele vai direto para a empresa. 2) O dia de hoje est confuso. Uma encomenda para entregar (bem pesada, por sinal) no outro extremo da cidade, contas a pagar (felizmente podem ser pagas em qualquer banco), alguns convites para entregar no centro da cidade. Oito empresas que funcionam no prdio do escritrio tambm vo receber os convites. Como organizar esse dia? Por onde comear?
Resposta:

Primeiramente, entregando os convites daquelas empresas que funcionam no prdio do escritrio. Em seguida, levar a
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encomenda que fica mais distante. Se no local desta entrega houver algum banco, bom pagar as contas por l. Caso contrrio, ele deve se dirigir ao centro da cidade, fazer os pagamentos e depois a entrega dos convites. 3) Ao chegar ao escritrio, Fernando sabia que teria muito trabalho. Afinal, hoje era o dia de apanhar, no banco, o vale-transporte de todos os empregados e de pagar vrias contas. Alm disso, logo pela manh havia em sua mesa duas comunicaes de frias para serem entregues, com os respectivos avisos para assinar e o depsito nas contas desses sortudos. E mais trs requisies de material para o almoxarifado com um recado escrito urgente e cinco encomendas para entrega. So 8:30 da manh e o dia ser longo. Faa uma lista com as tarefas na seqncia em que devem ser realizadas.
Resposta:

4
CONTNUO

Entregar as requisies, j que elas so urgentes. Entregar os avisos de frias aos funcionrios, apanhando os recibos para entreg-los ao setor responsvel pelo pagamento, para o crdito em conta. Pagar as contas no banco e apanhar os vales-transporte. Fazer a entrega das encomendas.

Comentrio:
Professor, em uma ou outra situao, pode haver alguma divergncia na seqncia das aes. Se os argumentos apresentados pelos alunos forem vlidos, considere-os.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

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5
ADMINISTRAO

Auxiliar administrativo
Sugesto de atividade
Pginas 93 a 95 do livro do aluno

Objetivos:
Apresentar aos alunos as vrias atividades que um auxiliar administrativo pode exercer. Orientar os alunos a respeito de sua apresentao pessoal e comportamento no trabalho.

Desenvolvimento:
Exposio dialogada: explicar aos alunos que a msica foi gravada h muito tempo, mas que poder ser sempre atual dependendo do olhar de cada um. Solicitar que cada aluno marque dois versos da letra da msica que tenha proximidade com a sua histria de vida ou com os quais se identifique. Apresentao da interpretao dos alunos. Encerrar a atividade enfatizando no s a responsabilidade de se realizar um servio bem feito, mas tambm o cuidado que se deve tomar para que as presses do dia-a-dia no interfiram na sade fsica e psicolgica dos alunos.
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Interpretao da letra da msica Tocando em Frente

Composio: Almir Sater e Renato Teixeira

Ando devagar porque j tive pressa e levo esse sorriso, porque j chorei demais Hoje me sinto mais forte, mais feliz quem sabe eu s levo a certeza de que muito pouco eu sei, eu nada sei Conhecer as manhas e as manhs, o sabor das massas e das mas, preciso amor pra poder pulsar, preciso paz pra poder sorrir, preciso a chuva para florir. Penso que cumprir a vida seja simplesmente compreender a marcha e ir tocando em frente como um velho boiadeiro levando a boiada, eu vou tocando os dias pela longa estrada eu vou, estrada eu sou Todo mundo ama um dia, todo mundo chora, Um dia a gente chega, no outro vai embora Cada um de ns compe a sua histria, e cada ser em si, carrega o dom de ser capaz, de ser feliz Ando devagar porque j tive pressa e levo esse sorriso porque j chorei demais Cada um de ns compe a sua histria, e cada ser em si, carrega o dom de ser capaz, de ser feliz.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Recursos Didticos:
Aparelho de som (CD ou fita), cpias da letra da msica para distribuio em sala.

Atividade 16
Pgina 95 do livro do aluno

Gabarito:
Nesta atividade, o aluno redigir um bilhete aos colegas do setor de vendas avisando que haver uma reunio na prxima quartafeira com o representante comercial. Ele dever se preocupar com a linguagem e com a transmisso de todas as informaes necessrias, considerando tambm, o tipo de convocao que gostaria de receber, caso ele mesmo fosse o convidado.
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ADMINISTRAO

Exemplo: Sr. Fulano, A reunio com o representante comercial da firma XY Z ficou agendada para a prxima quarta-feira, s 10 h. Ele solicitou que a empresa apresentasse nessa reunio a listagem dos materiais que necessita comprar para que ele possa analisar as condies de pagamento.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 96 a 99 do livro do aluno

Objetivos:
Apresentar os setores ou departamentos mais comuns das empresas, descrevendo sucintamente suas atividades. Apresentar os principais recursos tecnolgicos disponveis para o trabalho do auxiliar administrativo. Orientar quanto manuteno do mobilirio e equipamentos da empresa.

Desenvolvimento:
Tempestade de idias: pedir aos alunos que falem o que sabem de cada setor ou departamento e de sua importncia. Exposio dialogada: falar da importncia de cada setor ou departamento, apresentando exemplos e enfatizando que os recursos tecnolgicos fazem parte da vida das empresas e que qualquer trabalhador necessita lidar com eles.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 99 a 104 do livro do aluno

Objetivo:
Orientar os alunos na busca da qualidade no atendimento ao cliente, seja ele externo ou interno.

Desenvolvimento:
Dramatizao:
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1) Divida a turma em pequenos grupos e solicite que eles criem situaes cotidianas de atendimento ao cliente e que dramatizem a situao para o restante da turma. 2) Solicite que, ao final da apresentao, eles expliquem sucintamente o que quiseram enfatizar naquela situao. 3) Faa as observaes necessrias a cada apresentao e a respectiva explicao. 4) Fechamento.

5
AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Dica:
Professor, no se esquea de enfatizar a questo da clareza na comunicao, da tica na realizao do servio e da importncia do cliente para a empresa.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 17
Pgina 102 do livro do aluno

Gabarito:
As situaes apresentadas nesta atividade dizem respeito qualidade no atendimento ao cliente. Depois de analis-las, o aluno dever marcar a opo que indica a postura mais correta em cada caso. 1) Um cliente chega ao balco da loja de assistncia tcnica na hora do almoo do responsvel pelo atendimento. Ele est visivelmente apressado e um tanto irritado. Passou para pegar o forno de microondas que estava no conserto, mas no levou o comprovante do servio. Voc explica que sem o comprovante no pode entregar a mercadoria. Ele reclama, aponta o aparelho, diz que aquele o forno que ele foi buscar e que o dono da loja seu amigo. O que voc faz? ( ) Pede ao cliente para aguardar o retorno do responsvel que no deve demorar ( ) Como ele est com pressa e diz que conhece o dono da loja, voc entrega a mercadoria para no se prejudicar ( ) Diz que sem o comprovante nada feito e vai atender o telefone ( X) Pede desculpas por no poder entregar o aparelho sem o comprovante e se oferece para levar o forno casa do cliente, assim que o dono da loja autorizar
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5
ADMINISTRAO

Comentrio:
Professor, comente sobre as respostas erradas. Elas podem trazer muitas orientaes importantes. 2) Um portador de deficincia fsica, em uma cadeira de rodas, dirigese recepo de uma repartio pblica onde voc est trabalhando. Ele precisa tirar a segunda via de um documento. Para isso, necessrio preencher um formulrio, apresentar cpia da carteira de identidade, levar o formulrio ao setor de protocolo para carimbar o pedido e finalmente entreg-lo no setor encarregado do atendimento, que fica no segundo andar. Como voc atenderia essa pessoa? ( ) D todas as instrues para que ele possa obter o documento, sempre falando de modo muito gentil, com voz clara e pausada. ( ) Entrega a ele uma folha impressa com todas as instrues de procedimento. ( ) Chama o seu superior para atender a pessoa, j que voc sabe que ela precisa de um atendimento especial. (X) Pede ao colega que o substitua na recepo e se oferece para buscar o formulrio, providenciar o carimbo no setor de protocolo e levar o pedido ao setor responsvel.

Comentrio:
Professor, as outras opes no esto erradas. Caso os alunos respondam de forma diferente do gabarito, discuta com eles a razo que nos leva a optar pela ltima situao. Enfatize a questo da cidadania e do atendimento ao cliente.

3) Em uma loja de materiais de construo, voc encarregado da expedio de materiais para a casa dos clientes. O telefone toca e, ao atender, voc comea a escutar os gritos de seu colega vendedor. Ele est falando na outra linha com um cliente furioso porque a mercadoria no foi entregue. Como voc lida com esta situao? ( ) Respira fundo, no responde e larga o telefone sobre a mesa para checar os controles de sada. ( ) Grita tambm com o seu colega e bate o telefone. ( ) Diz que vai checar o que aconteceu e vai imediatamente reclamar da conduta do colega com o chefe da seo. (X) Procura se controlar e diz ao vendedor que ir verificar o que aconteceu e depois dar o retorno sobre o assunto.
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Comentrio:
Professor, explique aos alunos que a postura do vendedor no correta. Embora ofendido, o encarregado da expedio no deve reagir de forma igualmente grosseira. 4) A cena se passa em um hospital. Voc est de planto no apoio ao setor administrativo. Uma senhora dirige-se a voc chorando muito e pede informaes sobre como tirar a certido de bito de seu marido que acabou de falecer: ( ) Voc se comove com a cena e solidariamente escuta toda a histria da longa enfermidade do marido daquela senhora. (X) Voc tenta se acalmar, pede senhora que aguarde sentada no banco da sala ao lado, e vai se informar sobre o que preciso ser feito, para s ento atend-la. ( ) Com um ar bem srio e em um silncio respeitoso, entrega a lista de providncias que ela deve tomar. ( ) Comea a chorar tambm e pede a um colega que atenda a senhora pois voc no suporta tais cenas.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Comentrio:
Professor, reforce os cuidados de atendimento em lugares especiais. D outros exemplos alm daqueles apontados no livro do aluno.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 105 a 107 do livro do aluno

Objetivos:
Apresentar aos alunos alguns recursos tecnolgicos importantes para a comunicao interna e externa das empresas. Orientar os alunos quanto aos cuidados bsicos no uso dos recursos da internet.

Desenvolvimento:
Demonstrao: coloque os alunos em frente ao computador. medida que os assuntos do livro do aluno forem aparecendo, apresente-os na tela do computador.
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ADMINISTRAO

Dica:
Professor, aps as explicaes iniciais, deixe que os alunos transmitam entre si mensagens especficas. Selecione alguns exemplos: reunio desmarcada, aviso de falecimento de um parente de um funcionrio etc.

Recursos Didticos:
Livro do aluno; computador com acesso internet.

Atividade 18
Pgina 107 do livro do aluno

Gabarito:
A fim de exercitar a comunicao escrita, especialmente importante no trabalho do auxiliar administrativo, o aluno dever redigir mensagens adequadas para cada situao apresentada.

1) Voc recebeu um e-mail de um cliente perguntando se a mercadoria que ele comprou j foi enviada. Redija uma resposta informando a data de sada, o nome da transportadora, o prazo de entrega e o valor do frete. No se esquea de agradecer. Talvez voc tambm possa pedir a confirmao do recebimento.
Resposta:

Bom dia Sr. Andr Mattos Atendendo sua solicitao, gostaria de informar que as dez caixas de produtos de limpeza foram remetidas no dia 10 de fevereiro, pela transportadora ALVIVERDE Ltda. De acordo com as normas de nossa empresa, o prazo de entrega de cinco dias teis e o valor do frete j est incluso na nota fiscal. Pedimos a gentileza de confirmar o recebimento desse e-mail. Qualquer informao adicional, por favor, s entrar em contato. Abraos M. Peixoto

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2) O escritrio onde voc trabalha recebeu uma carta de uma operadora de telefone celular oferecendo um plano empresa com desconto de 25% na assinatura e franquia mensal de 100 minutos para os funcionrios. O seu chefe pediu que voc transformasse a carta em um e-mail para o grupo de funcionrios, divulgando a promoo e reunindo os pedidos dos interessados.
Resposta:

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Bom dia a todos. Nossa empresa, em convnio com a operadora de telefone celular SGA, est com uma promoo que contempla um desconto de 25% na assinatura, alm de uma franquia mensal de 100 minutos. Aqueles que estiverem interessados em aderir promoo, queiram preencher os formulrios disponveis no setor de Recursos Humanos, com Snia ou Solange. Obrigado.

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Sugesto de atividade
Pginas 108 a 119 do livro do aluno

Objetivo:
Apresentar os principais departamentos de uma empresa, destacando as atividades que a eles competem.

Desenvolvimento:
Exposio dialogada: explicar em detalhes as responsabilidades de cada departamento ou setor. Trabalho em equipe 1: divida a turma em pequenos grupos e coloque-os responsveis por um determinado setor. Pea para que cada grupo escreva tudo o que souber sobre o setor e que apresente o resultado aos demais grupos. Finalize fazendo os comentrios necessrios. Trabalho em equipe 2: Faa uma troca de grupos e de setores. Em seguida, formule algumas perguntas para que os grupos respondam se determinada atividade de responsabilidade ou no daquele setor.
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ADMINISTRAO

Sugestes de perguntas para essa parte do trabalho:

Qual o setor responsvel por: Conferir documentos pessoais do trabalhador Recepcionar e cadastrar visitantes Informar quando determinada mercadoria est acabando Efetuar o pagamento de guias de impostos Conferir e organizar o material no depsito Efetuar o pagamento das contas de luz, gua e telefone Elaborar o balancete mensal da empresa Calcular a folha de pagamento de salrios do ms Emitir relatrios de cobrana Acompanhar a movimentao dos mveis e equipamentos dentro da empresa Entregar os vales-transporte aos funcionrios Arquivar as notas fiscais de compra Comprar mercadorias junto aos fornecedores Efetuar depsitos bancrios

Recurso Didtico:
Livro do aluno

Atividade 19
Pgina 118 do livro do aluno

Gabarito:
Depois de estudar os principais departamentos de uma empresa, o aluno ter de identificar e sublinhar as atividades que no so prprias dos setores indicados.

1) A contabilidade o setor encarregado de preparar os balanos e balancetes da empresa, de registrar os ativos e os passivos, e tambm de providenciar o pagamento e a cobrana dos ttulos que a empresa tem para pagar. 2) O setor de pessoal faz o registro dos funcionrios, atualiza os lanamentos nas carteiras profissionais, calcula mensalmente salrios, benefcios e contribuies e recolhe os impostos sobre as vendas da empresa.
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3) O setor de patrimnio encarregado de adquirir bens e materiais de consumo, controlar e catalogar os bens da empresa, realizar o inventrio e fechar o balano anual. 4) O departamento de vendas comercializa os produtos fabricados pela empresa, atende os clientes e controla o recebimento das faturas. 5) A rea financeira rene os setores de contabilidade e tesouraria, alm de administrar o contas a receber e o contas a pagar da empresa. Tambm de responsabilidade do financeiro gerenciar os recursos da empresa e as aplicaes financeiras. Uma outra atividade desse setor controlar os estoques de produtos.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Recurso Didtico:
Livro do aluno

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ADMINISTRAO

Referncias
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Sites consultados:
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CONTNUO. http://www.boyservice.com.br INSS. http://www.previdencia.gov.br

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