Manual de Procedimiento Subdepartamento de Administracin Interna.

Servicio de Salud Chilo Actualizado 2012

INDICE

Introduccin Captulo I: Definiciones Captulo II: Normativa que regula procesos de compra Captulo III: Organizacin del abastecimiento en la Direccin Servicio de Salud Captulo IV: Procedimiento planificacin de compras Capitulo V: Proceso de Abastecimiento a) Definicin de Requerimientos b) Seleccin de Mecanismo de compra b.1) Catalogo electrnico de Convenios Marco Flujograma Proceso compra Convenio marco b.2) Licitaciones Pblicas b.3) Licitaciones Privadas b.4) Trato Directo Compras y contrataciones inferiores a 3 UTM Compra a travs convenios suministros vigentes Flujograma Convenio Suministro Formulacin de Bases Flujograma Procesos de Compra c) Llamado y Recepcin de ofertas d) Evaluacin de las ofertas d.1) Criterios de evaluacin d.2) Forma de clculo de los distintos criterios de evaluacin e) Adjudicacin y Formalizacin f) Ejecucin y Gestin de contrato Captulo VI: Recepcin de bienes y servicios Captulo VIII: Poltica de inventario

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Introduccin
Con fecha Julio de 2010 entra en vigencia este Manual de procedimiento para Abastecimiento, que se dicta en cumplimiento de lo establecido en Decreto N 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios. Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratacin, a ttulo oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la Direccin del Servicio de Salud Chilo, es decir, a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886. El objetivo de este manual es definir la forma en comn que la Direccin del Servicio de Salud Chilo realiza los procesos de compra y contratacin para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinacin y comunicacin, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento. Este manual ser conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de la Direccin del Servicio de Salud Chilo.

CAPITULO I
Definiciones
Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuacin: Bodega: Espacio fsico organizado, destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios, para evitar quiebres de stock en la gestin de abastecimiento peridica. Boleta de Garanta: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como funcin respaldar los actos de compras de bienes o contrataciones de servicios, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitar (seriedad de la oferta), recepcin conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato), y asimismo, la boleta de garanta tcnica, cuya finalidad es resguardar el buen funcionamiento de los equipos. Observacin: En casos en que el monto de la contratacin sea superior a 100 UTM, ser siempre exigible la boleta de Garanta. Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que est asociado a una orden de compra. Gua de Despacho: Documento tributario, utilizado por los proveedores, para trasladar mercadera hacia la bodega o a otros lugares de la Red del Servicio de Salud Chilo. Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la unidad demandante y el proveedor, tiene como funcin respaldar los actos de compras o contratacin, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la autorizacin de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrnica, segn lo establezcan los procedimientos. Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carcter referencial, que la Direccin del Servicio de Salud Chilo planifica comprar o contratar durante un ao calendario. Portal Mercado Pblico: www.mercadopublico.cl, Sistema de Informacin de Compras y Contrataciones de la Administracin, a cargo de la Direccin de Compras y Contratacin Pblica1, utilizado por las reas o unidades de compra para realizar los procesos de Publicacin y Contratacin, de sus Bienes y/o Servicios. Requerimiento: Es la manifestacin formal de la necesidad de un producto o servicio que el Usuario Solicitante pide al rea o unidad de Compra de la Direccin del Servicio de Salud Chilo, a travs del formulario de requerimiento institucional. Formulario de Requerimiento de Bienes / Servicios: Formulario diseado en el Departamento de Administracin Interna para la Direccin del Servicio de Salud Chilo, con el objeto de indicar claramente el requerimiento solicitado, ya sea un bien o servicio.

Artculo 19 ley de Compras Pblicas 19.886

Resolucin: Acto administrativo dictado por la autoridad competente, en el cual se contiene una declaracin de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pblica.

Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrn los siguientes significados: AG ADQ CM Mercado Pblico LP LCR OC SP TTR UC : : : : : : : : : : Administracin General. Adquisicin. Convenio Marco. Direccin de Compras y Contratacin Pblica. Licitacin Pblica. Licitacin Privada. Orden de Compra Servicio Pblico. Trminos Tcnicos de Referencia. Unidad de Compra.

CAPITULO II
Normativa que regula el proceso de compra
Ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestacin de Servicios, en adelante Ley de Compras y sus modificaciones. Decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N 19.886, en adelante el Reglamento, y sus modificaciones. DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado. Ley N 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los rganos de la Administracin del Estado. Resolucin N 1600, de 2008, de la Contralora General de la Repblica, que establece normas sobre exencin del trmite de Toma de Razn. Ley de Presupuesto del Sector Pblico que se dicta cada ao. Normas e Instrucciones para la ejecucin del Presupuesto y sobre materias especficas, sancionadas por Resolucin y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prcticos y dictados ao a ao, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto. Ley N 19.799/2002, sobre documentos electrnicos, firma electrnica y Servicios de certificacin de dicha firma. Polticas y condiciones de uso del Sistema Mercado Pblico, instruccin que la Direccin de Compras Pblicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Pblico. Directivas dictadas por Mercado Pblico. Resolucin Exenta N 1759, del 23 de Julio de 2010, de la Direccin del Servicio de Salud Chilo, en que se designa la Comisin de Abastecimiento.

CAPITULO III
Organizacin de la Gestin Direccin del Servicio de Salud Chilo Abastecimiento en la

3.1 Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento:

Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la Direccin del Servicio de Salud Chilo son: Director del Servicio de Salud Chilo: Responsable de generar condiciones para que las reas de la organizacin realicen los procesos de compra y contratacin de acuerdo a la normativa vigente, preservando mxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas. Administrador/a del Sistema Mercado Pblico: Nombrado por la Autoridad de la Direccin del Servicio de Salud Chilo; corresponde a un perfil del sistema www.mercadopublico.cl, el cual es responsable de: 2 Crear, modificar y desactivar usuarios del proceso de compra. Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores. Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra. Modificar y actualizar la informacin institucional registrada en el Sistema.

Administrador/a Suplente del Sistema Mercado Pblico: Es responsable de administrar el Sistema Mercado Pblico en ausencia del/a Administrador/a Mercado Pblico; es nombrado por la Autoridad de la Direccin del Servicio de Salud Chilo. Usuario Solicitante: Todos los funcionarios de la Direccin del Servicio de Salud Chilo con facultades especficas para generar requerimientos de compra. Los usuarios solicitantes deben enviar al Departamento de Administracin Interna, las solicitudes efectuadas, mediante formulario de requerimiento, firmado por su jefatura directa. Unidad Solicitante: Unidad a la que pertenece el Usuario Solicitante. Subdepartamento de Administracin Interna: Encargado de coordinar la gestin de Abastecimiento de la Direccin del Servicio de Salud Chilo y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Solicitantes, una vez autorizado por el Comit de Abastecimiento. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras pblicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada. Unidad de Bodega: Seccin dependiente del Subdepartamento de Administracin Interna, encargada del almacenamiento, registro y control de los stocks de artculos, materiales e insumos, que se requieren para el normal funcionamiento de la Direccin del Servicio de Salud Chilo y su Red.

Perfiles Usuario de : https://www.Mercado Pblico.cl/portal/terminos_condiciones.html

Operadores/as de compras: Funcionarios del Subdepartamento de Administracin Interna, encargados de ingresar en el portal, la informacin necesaria para el proceso de compra, en cada uno de los requerimientos generados por las Unidades Solicitantes, a travs de conducto regular y aprobado por el Comit respectivo. Supervisores/as de Compras: Funcionarios del Subdepartamento de Administracin Interna, encargados de revisar y validar los requerimientos de compra para posteriormente publicarlos en el portal. Adems, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a travs de www.mercadopublico.cl, el Supervisor de Compras debe realizar el proceso de adjudicacin, en virtud del acta de evaluacin aprobada por Comit de Abastecimiento. Gestin de Abastecimiento: Gestin dependiente del Subdepartamento de administracin Interna, a la que pertenecen los operadores y supervisores de compra. Le corresponde realizar todo o parte de los procesos de adquisiciones, ajustadas a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a todas las dependencias, para el normal funcionamiento de la Direccin del Servicio de Salud. Esta Gestin tiene por objeto elaborar o colaborar en la preparacin de bases, trminos de referencia, solicitud de cotizaciones, etc., necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio. Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra: Subdepartamento de Finanzas, Departamento de Asesora Jurdica, Departamento de Auditora, reas Tcnicas; todas partcipes conforme a su funcin, siendo en general, la de asignacin y/o autorizacin de marcos presupuestarios, de registro de los hechos econmicos, materializacin de los pagos, revisin y aprobacin de contratos, evaluacin tcnica segn el rea (expertos del tema), otros. Estas Unidades apoyan la gestin de Abastecimiento de la Direccin del Servicio de Salud Chilo. Comit de Abastecimiento: Comisin conformada por el Subdirector de Recursos Fsicos y Financieros, Jefe del Subdepartamento de Finanzas, Jefe Subdepartamento de Administracin Interna, y secretaria del Comit, quienes mediante Resolucin, tienen la facultad de autorizar y adjudicar todas las compras de la Direccin de Salud o desertar segn corresponda. El Comit de Abastecimiento se rene semanalmente para sancionar la evaluacin de las ofertas presentada por el equipo evaluador. Con la finalidad de agilizar los procesos de compras de bienes y servicios, El Comit podr sesionar con a lo menos tres de sus integrantes. Equipo Evaluador: Grupo de personas o una persona de la institucin, que es designada para evaluar las ofertas, para sancionar la evaluacin de las ofertas presentada por el equipo evaluador proponiendo la preadjudicacin de la Licitacin respectiva, cuya acta es sancionada por el Comit de Abastecimiento. Jefe del Subdepartamento de Administracin Interna: Responsable del procedimiento de abastecimiento ante el Director del Servicio de Salud; encargado de administrar los requerimientos ingresados al Subdepartamento de Administracin Interna por las Unidades Solicitantes, a fin de asegurar eficiencia y eficacia en el abastecimiento institucional.

Jefe del Subdepartamento de Finanzas: Responsable de asumir el compromiso presupuestario asociado a las Ordenes de Compra y Contratos, adems del cumplimiento oportuno de los pagos que irroguen los procesos de abastecimiento, sean estos bienes o servicios. Abogado/a o Asesor/a Jurdico/a: Responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos de la Direccin del Servicio de Salud Chilo; de revisar y visar las Bases Administrativas, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de abastecimiento; prestar asesora a los encargados de cada Unidad de Compra en materias jurdicas, orientndolas, respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administracin.

3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento

Se entiende como competencias los conocimientos, tcnicas y habilidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Direccin del Servicio de Salud Chilo. Dichas competencias debern contar con la debida acreditacin y debern ajustarse a los perfiles establecidos por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica de Mercado Pblico.

CAPITULO IV
Procedimiento Planificacin de Compras
Cada Departamento, Subdepartamento, Unidad o Seccin de la Direccin del Servicio de Salud Chilo deber entregar la informacin necesaria al Subdepartamento de Administracin Interna, para la elaboracin del Plan Anual de Compras, que debe contener los procesos de compra de bienes y/o servicios que se realizarn a travs del sistema www.mercadopublico.cl, durante el ao siguiente, con indicacin de la especificacin a nivel de artculo, producto o servicio, cantidad, periodo y valor estimado.

Procedimiento de elaboracin del Plan Anual de Compras: 1. La Direccin de Presupuestos enva Instrucciones acerca de la formulacin del Anteproyecto Presupuestario. 2. El Subdepartamento de Finanzas recepciona esta informacin para procesarla y realizar las gestiones necesarias competentes de su rea. 3. El Jefe del Subdepartamento de Administracin Interna, anualmente, durante el mes de Octubre, deber solicitar a todas las Unidades demandantes a nivel institucional, los requerimientos de bienes y servicios a contratar el ao siguiente. 4. Las Unidades Demandantes recepcionarn la solicitud, completarn el formulario de bienes y servicios a contratar el ao siguiente y lo enviarn al Subdepartamento de Administracin Interna. Para lograr una mejor planificacin de las compras referidas a material comn y fungible, se debe considerar a lo menos las siguientes variables: N de personas que componen la unidad. La cantidad de producto que ocupa cada persona. La frecuencia del uso del producto. La informacin histrica de consumo de bienes y servicios. Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar. Disponibilidad Presupuestaria.

Para el caso de material estratgico, se deben considerar las siguientes variables: Consumos histricos. Stock de reserva. Disponibilidad Presupuestaria. Para la contratacin de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes variables: Proyectos planificados a ejecutar en el perodo. Carta Gantt de Proyectos. Cuantificacin de servicios de apoyo en funcin de Proyectos.

5. La Gestin de Abastecimiento, realizada por el Subdepartamento de Administracin Interna durante la segunda quincena del mes de Octubre, recepcionar la informacin de los requerimientos y ser analizada a travs de las siguientes variables: Anlisis histrico de consumo (existencias), por tipo de materiales de uso habitual. Anlisis histrico de consumo (gasto), por tipo de materiales de uso contingencial y excepcional. Stock en bodega. Unidades que comprometan en su gestin nuevos consumos, productos, etc.

Est informacin es relevante para la planificacin correcta de los insumos a comprar el ao siguiente. 6. La Gestin de Abastecimiento, realizada por el Subdepartamento de Administracin Interna, durante el mes de Noviembre, con los datos obtenidos, recopilados y analizados proceder a consolidar la informacin para construir el plan de compras exploratorio del siguiente ao, y la enviar al Subdepartamento de Finanzas. 7. El Subdepartamento de Finanzas, recepcionar la informacin, y evaluar el contenido respecto a cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe. En caso de disconformidad se devuelve a Adm. Interna para generar las modificaciones pertinentes. Una vez preaprobado el Informe se enviar al Comit de Abastecimiento para que sea sancionado y luego enviado al Director del Servicio de Salud Chilo para que lo apruebe y lo enve nuevamente al Subdepartamento de Ad. Interna que consolida el proceso de planificacin de compras en la Direccin del Servicio de Salud. Las Unidades Demandantes son informadas sobre el Presupuesto Marco, y reciben informacin acerca de la planificacin de compras institucional. 8. Publicacin del Plan Anual de Compras en el sistema de informacin: El Subdepartamento de Administracin Interna se encargar de revisar, ingresar, modificar, enviar a aprobar, y subir el plan de compras al Sistema de la Direccin de Compras y Contrataciones Pblicas, dejndolo en estado guardado. 9. El Administrador del Sistema Mercado Pblico de la Direccin del Servicio de Salud Chilo aprueba el Plan de Compras y lo publica en el Sistema de Compras y Contratacin Pblica, el que genera un Certificado que acredita el ingreso y publicacin. La aprobacin del Plan en el sistema se realiza slo una vez, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a travs del sistema en otra ocasin, oportunidad y modalidad que son informadas por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica.

10. En el caso que el Administrador del Sistema Mercado Pblico no apruebe el Plan de Compras, ste se devuelve al Subdepartamento que est encargada del ingreso, para que se proceda a modificar sobre la base de los reparos realizados por el Administrador.

11. Difusin del plan de compras al interior de la Direccin del Servicio de Salud: El Departamento de Administracin Interna se encargar de difundir el Plan de compras, con el objetivo de que sea conocido por todas las Unidades Demandantes de la Direccin del Servicio de Salud Chilo. 12. Ejecucin del Plan de Compras: Las Unidades Demandantes envan Solicitudes de Bienes y/o servicios a la Unidad de Abastecimiento, basndose en la programacin de compras realizada o, en la medida de que se presentan sus necesidades. Una vez recibido el Requerimiento por parte de la Unidad de Abastecimiento, se proceder a hacer entrega del producto si es que se encuentra en bodega, o en caso contrario, recepcionar la solicitud y proceder a realizar compra de producto y/o servicio solicitado, de acuerdo a los procedimientos descritos anteriormente. 13. El Encargado de Compras Institucional efectuar el seguimiento del Plan, comparndolo con las compras y contrataciones realizadas por cada partida, tem, que corresponda, e informa semestralmente desviaciones a Administracin o Unidad que determine la Direccin del Servicio de Salud Chilo. Esta Unidad ser la responsable de sugerir mecanismos de control para efectuar un mejoramiento continuo del proceso de planificacin anual para el prximo ao calendario. 14. Modificaciones y Actualizaciones: El plan de compras podr ser modificado una vez al ao, e informado en el Sistema en la oportunidad y modalidad que la Direccin de Compras determine. En estos casos, se proceder segn lo dispuesto en los puntos 9, 13 y 14.

CAPITULO V
Proceso de Abastecimiento
La Gestin de Abastecimiento es un proceso consistente en mltiples actividades donde interactan diversos actores, como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc. El proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas: a) b) c) d) e) f) Definicin de Requerimientos. Seleccin del Mecanismo de Compra. Llamado y recepcin de ofertas. Evaluacin de las ofertas. Adjudicacin y Formalizacin. Ejecucin y Gestin del contrato.

A continuacin se definen detalladamente las etapas del proceso de compra: a) Definicin de Requerimientos:

Esta etapa del proceso es una de las ms importantes, comienza con la deteccin de necesidades y termina con la definicin del producto o servicio que permitir satisfacer estas necesidades. El Usuario Solicitante enviar al Jefe del Subdepartamento de Administracin Interna, por medio de un memo, el Formulario de Requerimiento, en donde indica detalladamente lo que solicita, los criterios de evaluacin, el presupuesto estimado u otros, considerando un plazo mnimo de anticipacin para la entrega de la solicitud, en referencia a la adjudicacin del bien o servicio, segn los siguientes parmetros: - Para contrataciones menores a 100 UTM: 20 a 30 das corridos de anticipacin. - Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: 30 a 45 das corridos de anticipacin. - Para contrataciones mayores a 1000 UTM: 45 a 60 o ms das corridos de anticipacin. Respecto del monto asociado a la adquisicin de un producto, ste se calcular conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratacin de un servicio, por el valor total de los servicios por el perodo solicitado. El formulario antes mencionado, una vez que se encuentre en el Subdepartamento de Administracin Interna es presentado al Comit de Abastecimiento, para que decida aprobar o rechazar el requerimiento planteado, atendiendo a diversos factores, entre ellos, el presupuesto de la institucin. El Formulario de Requerimiento enviado contendr los siguientes campos:

FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE BIENES / SERVICIOS

IDENTIFICACIN UNIDAD: IDENTIFICACIN DEL REQUERIMIENTO: CANTIDAD: JUSTIFICACIN DEL REQUERIMIENTO: IDENTIFICAR USUARIO FINAL: FINANCIAMIENTO: PRESUPUESTO ESTIMADO $ ADJUNTA ESPECIFICACIONES TCNICAS:

SI NO

CARACTERSTICAS TCNICAS: (Se deben incorporar TODAS las caractersticas tcnicas de los bienes y/o servicios solicitados, para evitar propuestas que no cumplan) CRITERIOS DE EVALUACIN:

% % %

NOTA: Se deben ocupar criterios de evaluacin que sean incorporados en el anlisis de las propuestas y que puedan ser medidos. Se sugiere utilizar como mximo 5 criterios, para facilitar la posterior evaluacin.

IDENTIFICAR RESPONSABLE: REFERENTE TCNICO DE LA ADQUISICIN: FECHA EN QUE SE REQUIERE EL BIEN O SERVICIO: FIRMA DE QUIEN SOLICITA Fecha: ..../..../

Subdepartamento de Administracin Interna Cotizar Adquirir JEFE SUBDEPTO DE ADM. Comisin de Adquisiciones Devolver INTERNA

Toda adquisicin de bienes o contratacin de servicios que realice la Direccin del Servicio de Salud Chilo, deber efectuarse a trav s del portal www.mercadopublico.cl. Este ser el medio oficial para la publicacin de los llamados a licitaciones o trato directo. De la misma forma, se deben utilizar solamente los formularios definidos por Mercado Pblico para la elaboracin de Bases y Trminos de Referencia, los que se encuentran disponibles en www.mercadopublico.cl. Las excepciones a este proceder se encuentran claramente reguladas en el Art. 62 del Reglamento de la Ley 19.886, Licitaciones en soporte papel. Con este requerimiento, el Operador de Compra proceder a ejecutar el procedimiento de contratacin correspondiente, segn lo establecido en la Ley de Compras Pblicas N 19.886.

b) Seleccin del Mecanismo de compra: Una vez que el Comit de Abastecimiento autoriza realizar la compra del bien o contratacin de servicio, el Subdepartamento de Adm. Interna determina qu mecanismos utilizar para adquirir dicho bien. Los mecanismos de compra se encuentran definidos por la Ley N 19.886. Los criterios que deben orientar la eleccin del mecanismo de compra son: Eficacia: mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos. Eficiencia: se puede conseguir la mejor opcin existente en el mercado, mejor precio y lograr una mejor relacin entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos. Transparencia: todos los actores interesados podrn participar en el proceso con igualdad de oportunidades para acceder a la informacin Los mecanismos que establece la Ley N 19.886 son: b.1) Catlogo Electrnico de Convenios Marco. b.2) Licitaciones Pblicas. b.3) Licitaciones Privadas. b.4) Trato Directo. b.1) Catlogo Electrnico de Convenios Marco Es un acuerdo celebrado por la Direccin de Compras Pblicas con un proveedor determinado, en el que se establecen precios, condiciones de compra y otras especificaciones del producto o servicio, que rigen por un periodo de tiempo definido. Estos convenios se traducen en un Catlogo Electrnico. De acuerdo a lo establecido por la Ley de Compras Pblicas, la mayora de las adquisiciones debieran realizarse por esta va, ya que el procedimiento con que se realiza da amplias garantas de transparencia y permite compras eficaces y eficientes. Los pasos a seguir en convenio marco son: Paso 1: Emisin de orden de compra Una vez revisado y aprobado el Requerimiento por parte del Comit de Abastecimiento, el Jefe del Subdepartamento de Administracin Interna, asigna el requerimiento a un operador de compra para que genere la respectiva orden de compra a travs del catlogo Chilecompra Express, documento que queda en estado guardada en el portal hasta que la resolucin que aprueba dicha adquisicin, sea autorizada por el Director del Servicio de Salud Chilo. Paso 2: Solicitar Compromiso Presupuestario Con la orden de compra generada, pero en estado guardada, el operador de compra solicita el compromiso presupuestario correspondiente al Subdepartamento de Finanzas, mediante la respectiva resolucin de adjudicacin, indicando claramente la informacin del centro de costo, el producto estratgico, subproducto especfico y el programa presupuestario. Paso 3: Firma de documento compromiso presupuestario Si el compromiso presupuestario se realiz, el Jefe del Subdepartamento de Finanzas visa la Resolucin y posteriormente, es enviada al Departamento Jurdico para su visacin, luego a la Subdireccin de Recursos Fsicos y Financieros y finalmente la firma de la autoridad competente (Director).

Paso 4: Envo de la Orden de Compra al proveedor Una vez tramitada completamente la Resolucin, el Supervisor de compra procede a editar y enviar la Orden de Compra al proveedor. Paso 5: Aceptacin de la Orden de Compra por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios El proveedor acepta la orden de compra y enva los bienes o realiza el servicio respectivamente. Paso 6: Informar recepcin conforme para pago Una vez que el bien es entregado en la Bodega General de la Direccin del Servicio de Salud Chilo, el encargado de bodega genera la respectiva recepcin conforme y entrega el bien al usuario solicitante (para el caso de consumo inmediato), quien debe firmar el documento. Para el caso de contrataciones de servicios, el encargado de la compra gestionar la respectiva Acta de Recepcin Conforme, documento que deber ser firmado, adems, por el usuario que coordin el respectivo servicio. La factura es enviada al Subdepartamento de Finanzas, adjuntando la respectiva acta de recepcin y orden de compra, resoluciones y cualquier otro documento que sirva de respaldo para su correspondiente pago. Paso 7: Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados El usuario solicitante debiera calificar en www.mercadopublico.cl al proveedor adjudicado a travs de la funcionalidad correspondiente. Sin embargo, por el riesgo que significara para la organizacin, que todos los usuarios tuvieran acceso al portal, se debe evaluar a travs de los operadores de compra.

Observaciones Respecto del Proceso de Compra a travs de Chilecompra Express En caso que el operador de Compra, considerando todos los costos y beneficios asociados a la compra o contratacin del producto o servicio, motivo del requerimiento, identifique condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta ms ventajosa que la existente en Chilecompra Express para el producto o servicio en cuestin, debe informar esta situacin a Mercado Pblico, a travs del formulario web disponible al efecto en www.mercadopublico.cl. Adems, el operador de compra deber respaldar la informacin a travs de una posible auditora. En caso que la Unidad solicitante no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, el Subdepartamento de Administracin Interna le enviar reportes que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la Unidad solicitante realice la calificacin del proveedor.

FLUJOGRAMA PROCESO COMPRA CONVENIO MARCO

Convenio Marco
Unidad solicitante
SOLICITUD REGISTRO REQUERIMIENTO EVALUACION

Adm. Interna
NO

Comit Abastec.

Finanzas

Proveed or

Bodega

Buscar producto Chilecompra Express

SI

Genera OC en portal, estado guardada

Generar Resolucin Adjudicacin

Refrendacin Presupuestaria

ADJUDICACION Y ENVIO DE O. C.

V B SUBDIRECCION DIRECCION

Entrega de bien solicitado Entrega de factura y recepcin

Acepta OC y Entrega bienes o servicios

Recepciona bienes

Pago de factura

b.2) Licitaciones Pblicas: Es un proceso de concurso entre proveedores para adjudicarse la adquisicin o contratacin de un bien o servicio requerido por la organizacin, donde la competencia es total, ya que pueden participar todos los interesados. Los proveedores deben formular sus propuestas ajustndose a las bases fijadas por el organismo pblico, de entre las cuales se seleccionan y aceptan la(s) oferta(s) ms conveniente(s) de acuerdo a los criterios de evaluacin establecidos en las mismas bases. La Licitacin Pblica se puede dividir en tres tipos de adquisicin: 1. Licitaciones menor a 100 UTM: Se debe tener claro los plazos o perodos comprometidos entre la fecha de publicacin y cierre de las ofertas, los que segn la Ley N 19.886 de Compras Pblicas van desde 3 a 5 das. 2. Licitaciones entre 100 UTM y 1000 UTM: Se debe tener claro los plazos o perodos comprometidos entre la fecha de publicacin y cierre de las ofertas, los que segn la Ley N 19.886 de Compras Pblicas van desde 5 a 10 das. 3. Licitaciones mayor a 1000 UTM: Se debe tener presente que los plazos o perodos entre la fecha de publicacin y cierre de las ofertas, segn la ley antes mencionada, van desde 10 a 20 das.

1. Pasos de Licitaciones menor a 100 UTM:

Paso 1: Presentacin del Formulario de Requerimiento Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio, debe completar el Formulario de Requerimiento, el que debe ser autorizado por el Subdirector respectivo y jefe de la unidad solicitante, derivndolo al Subdepartamento de Administracin Interna. Paso 2: Asignacin y Aprobacin de Requerimiento En el Subdepartamento de Administracin Interna se revisa el Requerimiento, verificando que no tenga errores ni omisiones, y la disponibilidad inicial de presupuesto. Posteriormente, es llevado al Comit de Abastecimiento, el cual aprueba, rechaza o posterga el requerimiento presentado. Paso 3: Se asigna Operador Responsable Una vez aprobado el requerimiento por el Comit de Abastecimiento, el Jefe del Subdepartamento de Administracin Interna asigna el requerimiento a un operador de compra, quien deber gestionar el proceso de licitacin, que enmarca los siguientes aspectos: 1. Redactar la respectiva Resolucin que aprueba las Bases Administrativas o Condiciones Generales, segn sea el caso. 2. Publicar la licitacin a travs del portal www.mercadopublico.cl, en caso de ser necesario se solicitar el apoyo de la unidad solicitante, para consensuar algunos

La descripcin y requisitos mnimos de los productos/servicios requeridos. Objeto o motivo de la compra o contrato. Requisitos que deben cumplir los oferentes. Criterios de evaluacin. Cierre de la licitacin; (Modalidades). Formas y Modalidad de Pago. Plazos de entrega del Bien y/o Servicio. Nombre y Medio del Contacto en la Direccin del Servicio de Salud Chilo. Garantas que se exigirn, si fuere necesario. Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite. Paso 4: Elaborar Cuadro Comparativo Con las ofertas presentadas en el sistema de informacin y una vez cumplidos los plazos de publicacin sealados en el punto anterior, el operador de compra deber elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso y enviarlo a la unidad solicitante y/o Comit de Evaluacin Tcnica, junto a todos los antecedentes que respaldan las ofertas, para que realice el acta de evaluacin correspondiente. Paso 5: Evaluacin A el Comit de Abastecimiento se le presenta el Acta de Evaluacin, elaborado por la unidad solicitante (equipo evaluador) con el apoyo del operador de compra, basndose en las ofertas publicadas en el portal y considerando los criterios de evaluacin y los requisitos de presentacin definidos previamente para el proceso de licitacin. Paso 6: Aprobacin de Comit de Abastecimiento. El Comit de Abastecimiento ser, en definitiva el encargado de aprobar o rechazar la propuesta de adjudicacin respaldada por el acta de evaluacin, elaborado por el equipo evaluador, para ser enviada al Sr. Director para su aprobacin definitiva. Paso 7: Aprobacin de la Resolucin de Adjudicacin y Publicacin en www.mercadopublico.cl En el Subdepartamento de Administracin Interna se genera la Resolucin de Adjudicacin, para ser aprobada con los VB correspondiente del Subdepto. de Finanzas (refrendacin presupuestaria), Departamento Jurdico y Subdireccin de Recursos Fsicos y Financieros, para ser enviada al Director del Servicio de Salud, quien en caso de estar de acuerdo con la decisin de contratacin, firma la resolucin y la deriva al Subdepartamento de Administracin Interna previamente numerada en oficina de partes, donde se ingresa y publica la decisin de contratacin en www.mercadopublico.cl, generndose finalmente la Orden de Compra. Paso 8: Emisin OC al proveedor Aprobada la resolucin, se procede a realizar la adjudicacin de la licitacin, generndose automticamente la orden de compra respectiva, quedando en estado guardada, para ser emitida y enviada finalmente va sistema al proveedor para su aceptacin y posterior despacho. Paso 9: Informe de Recepcin Una vez recepcionado los bienes, el encargado de bodega proceder a emitir la recepcin conforme del stock (existencia) y firmada por ste; para el caso de los bienes de consumo inmediato, ser firmada, adems, por el usuario solicitante, documento que se adjuntar a la Factura y Orden de Compra, envindose desde el Subdepartamento de Administracin Interna al Subdepartamento de Finanzas, para su respectivo pago.

Para el caso de contratacin de servicios, la recepcin ser avalada con un acta de recepcin, documento que ser firmado por el usuario solicitante y/o I.T.O. si o s la situacin lo requiera. Cabe destacar que en una licitacin se debe tener claramente definidos los plazos o perodos comprometidos, considerando que entre la publicacin y el cierre de sta, el mnimo de das publicados es de 3, no obstante lo anterior, para efectos de los indicadores de gestin, se considerar 5 das de publicacin en el portal.

2. Pasos de Licitaciones mayor a 100 UTM:

Paso 1: Completar Formulario de Requerimiento Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio, que no se encuentra disponible en el catlogo Chilecompra Express ni a travs de un Convenio de Suministro vigente en la Direccin del Servicio de Salud Chilo, debe completar el Formulario de Requerimiento, el que debe ser autorizado por el jefe de la unidad solicitante, derivndolo al Subdepartamento de Administracin Interna. Paso 2: Revisin del Requerimiento En el Subdepartamento de Administracin Interna se revisa el Requerimiento, verificando que no tenga errores ni omisiones, examinando la disponibilidad inicial de presupuesto. Paso 3: Aprobacin del Comit de Abastecimiento. Una vez revisada la solicitud de requerimiento, es llevada al Comit de Abastecimiento, el cual aprueba, rechaza o posterga el requerimiento presentado. Paso 4: Asignacin del Requerimiento y creacin de licitacin El Jefe del Subdepartamento de Administracin Interna asigna el requerimiento a un operador de compra para que genere la licitacin, completando los Trminos Tcnicos de Referencia requeridos en el portal www.mercadopublico.cl dejndola en estado guardada, posterior a esto se emite la resolucin de aprobacin de bases, la cual es enviada a las autoridades respectivas, para su revisin y aprobacin. Paso 5: Envo de Resolucin y Bases a la Autoridad Competente Una vez completadas las bases administrativas y los trminos tcnicos de referencia, el operador de compra, enva la Resolucin que contiene las bases de la licitacin al Departamento de Asesora Jurdica para su revisin y VB. Posteriormente, los documentos mencionados son enviados a la autoridad competente, para que los apruebe. Paso 6: Publicacin de Bases Una vez aprobadas las bases, el operador de compra procede a publicar la licitacin en el portal www.mercadopublico.cl, quedando a disposicin de los proveedores para ofertar en los plazos estipulados en la respectiva licitacin. Paso 7: Evaluacin de las Ofertas Al cumplirse la fecha de cierre, el operador de compra, habiendo realizado los correspondientes procesos de apertura, procede a enviar los antecedentes a la Comisin Evaluadora, considerando los criterios de evaluacin y todos los parmetros estipulados en las bases administrativas y trminos tcnicos de referencia publicados.

Paso 8: Adjudicacin de la licitacin El acta de evaluacin que se desprende de la Comisin Evaluadora es planteada al Comit de Abastecimiento, para que revise y sancione la adjudicacin, y as continuar con el proceso. Paso 9: Resolucin de Adjudicacin Una vez aprobado el acta de evaluacin por el Comit de Abastecimiento, el operador de compra procede a generar la respectiva resolucin, la cual debe ser visada por las autoridades competentes (Jefe de Subdepartamento de Finanzas, Jefe Subdepartamento de Administracin Interna, Departamento Jurdico y Subdireccin de Recursos Fsicos y Financieros), para luego ser autorizada por el Director del Servicio de Salud y derivada al Subdepartamento de Administracin Interna, para su respectiva adjudicacin en el portal. Paso 10: Emisin de Orden de Compra Una vez adjudicada la licitacin, automticamente el portal www.mercadopublico.cl genera la orden de compra respectiva, quedando en estado guardada, para ser emitida y enviada finalmente va sistema al proveedor para su aceptacin y posterior despacho. Paso 11: Elaboracin de Contrato y Resolucin Para este tipo de contratacin, la unidad solicitante en conjunto con el Jefe de Administracin Interna elabora el contrato dentro de los plazos estipulados en las respectivas bases, el que es enviado al Departamento de Asesora Jurdica, para su revisin. Antes de las respectivas firmas se exige la boleta de garanta de fiel cumplimiento de contrato; una vez visados por los departamentos involucrados y firmado por el Director del Servicio de Salud, se enva al proveedor para su firma este contrato debe estar protocolizado ante notario, para devolver a la Direccin del Servicio de Salud las 4 copias de dicho contrato, a fin de emitir la resolucin que aprueba este convenio. Paso 12: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl El contrato suscrito por ambas partes y la resolucin que lo aprueba, son anexados en la ficha del proceso de la licitacin publicado en el portal www.mercadopublico.cl. Paso 13: Informe de Recepcin Una vez que la unidad solicitante recibe los bienes o servicios solicitados, y est conforme con stos, se procede a la emisin del documento administrativo de Recepcin Conforme, que se adjunta a la Orden de Compra y a la Factura, envindose desde el Subdepartamento de Adm. Interna al Subdepartamento de Finanzas, para su respectivo pago. Paso 14: Gestin de Contrato Despus de firmado el contrato, desde el Subdepartamento de Adm. Interna en conjunto con la unidad solicitante, se realizar el seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 15: Gestin de Reclamos En caso de que se presente un reclamo relacionado con el proceso, estos sern recepcionados por la Oficina de Oirs el funcionario a cargo de la Oirs tiene perfil de Gestor de Reclamos en el Portal Mercado Pblico y este enviara el reclamo a quien corresponda para su respectiva respuesta, para que, en un plazo no superior a 48 horas, enve por escrito la respuesta y ser el funcionario de la Oirs quin ser responsable de

subir la respuesta y cerrar el ciclo de la gestin de reclamo en el Portal. b.3) Licitaciones Privadas: Es un proceso de concurso entre proveedores para adjudicarse la adquisicin o contratacin de un bien o servicio requerido por una organizacin, pero a diferencia de la licitacin pblica, slo compiten los proveedores que han sido invitados por la entidad licitante, cuyo mnimo de participantes es tres, de acuerdo a la Ley de Compras Pblicas. La licitacin privada es un mecanismo excepcional, que requiere de una resolucin fundada y su uso se encuentra restringido a situaciones especiales o excepcionales contempladas en el Art. 8 de la Ley de Compras Pblicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. b.4) Trato Directo: Se trata de un mecanismo de compra que se usa de manera excepcional, cuando no es posible usar el Catlogo Electrnico o la Licitacin Pblica o Privada. En este caso, es necesario justificar esta circunstancia mediante una resolucin fundada. Debe usarse en los casos referidos en el Art. 8 de la Ley 19.886 de Compras Pblicas y en el Art. 10 del Reglamento de dicha ley, que son los que a continuacin se seala: Una Licitacin pblicas anterior sin oferentes y una Privada sin oferente o desestimada. Remanente de una adquisicin pblica anterior. Compras Urgentes. Proveedor nico. Convenios de servicios con personas jurdicas extranjeras. Servicios que revisten carcter confidencial. Contrataciones iguales o inferiores a 10 UTM. Naturaleza de la contratacin: a continuacin se indican los criterios de este tipo de trato directo: a) Prrroga de un contrato de suministro o contratacin de servicios conexos respecto de un contrato suscrito con anterioridad, siempre que el monto de esta prrroga no supere las 1.000 UTM. b) Contratacin financiada con gastos de representacin, de conformidad a las reglamentaciones presupuestarias correspondientes. c) Contrataciones en las cuales est involucrada la seguridad de autoridades y es necesario contar con un proveedor discreto y de confianza. d) Consultoras en materias que se encomienden a un proveedor en consideracin a sus especiales facultades o caractersticas. e) Contratacin que slo puede realizarse con proveedores que son dueos exclusivos de derechos de propiedad intelectual, industrial, de licencias o patentes. f) Contrataciones de tal magnitud o confianza que obligan a recurrir a un proveedor determinado, pues slo ste garantiza confianza y seguridad. g) Servicios accesorios (reposicin o complementacin de equipos compatibles con los que han sido previamente adquiridos). h) Contrataciones que, de ser conocidas pblicamente mediante una licitacin, puedan poner en serio riesgo su eficacia.

Adems existen otros procesos de compras, que a continuacin se detalla:

Compras y Contrataciones inferiores a 3 UTM:

En este caso, el Jefe Subdepartamento de Administracin Interna aceptar, de acuerdo a las siguientes reglas: Requerimiento previo de la Unidad Solicitante, en el formulario correspondiente (por medio de correo, memo u otro visado por la Subdireccin respectiva). Se deber contar con ms de una cotizacin (preferencia 3), la compra o contratacin ser aprobada por el Jefe del Departamento de Administracin Interna. La Unidad Solicitante del bien o servicio a adquirir deber fundamentar claramente la razn o motivo que origine su solicitud de compra. Se emite una resolucin, documento donde se establece el motivo de la compra, la cual debe ser autorizada nicamente por el Director del Servicio de Salud Chilo. Posteriormente, se ejecuta la adquisicin mediante la Orden de Compra, a travs del portal, al respectivo proveedor.

Compra a travs de convenios de suministro vigentes:

Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, pero contenido en un convenio de suministro vigente en la Direccin del Servicio de Salud, debe solicitar va memo, correo electrnico, orden de trabajo u otro, aprobado por el Subdirector respectivo y Jefe de la unidad solicitante, derivando la solicitud al Departamento de Administracin Interna. Paso 1: Revisin y aprobacin requerimiento. En el Subdepartamento de Administracin Interna se revisa el Requerimiento, verificando que no tenga errores ni omisiones, verificando la disponibilidad inicial de presupuesto. Posteriormente, es llevado al Comit de Abastecimiento, el cual aprueba, rechaza o posterga el requerimiento presentado. Paso 2: Asignacin del operador responsable y seleccin del proveedor El Jefe del Subdepartamento Administracin Interna asigna la solicitud a un operador, para que genere el respectivo proceso de compra, a travs del portal www.mercadopublico.cl a uno de los proveedores que se encuentre en convenio vigente. Paso 3: Emisin de la orden de compra El operador de compra genera la Orden de Compra a travs del portal www.mercadopublico.cl, la cual es enviada al proveedor para que ste la acepte y gestione la respectiva prestacin de servicio o enve el bien.

Paso 4: Informe Recepcin conforme de pago Una vez que la Unidad Solicitante recibe los bienes o servicios solicitados, y est conforme con stos, se procede a la emisin del documento administrativo de Recepcin Conforme que se adjunta a la Factura y Orden de Compra, envindose desde el Subdepartamento de Administracin Interna a Subdepartamento de Finanzas, para su respectivo pago.

FLUJOGRAMA CONVENIO SUMINISTRO

Convenio de Suministro
Unidad solicitante Adm. Interna Comit de Abastecimiento
NO SOLICITUD REGISTRO REQUERIMIENTO

Dpto. Finanzas

Proveedor

EVALUACION

Producto en convenio vigente

SI

Emisin y envo OC Recepciona Bienes o servicios

Acepta OC y Entrega bienes o servicios

Recepcin Conforme
NO

SI

Entrega de factura y recepcin

Pago de factura

No recibe bien e informa al Adm.Interna.

Formulacin de bases
Para determinar el contenido de las Bases se debe considerar la siguiente informacin: lo dispuesto en la Ley N 19.886, lo sealado en los artculos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del Reglamento de la Ley N 19.886 y lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso. Contenidos de las Bases

Nombre y objetivo de la licitacin (detalle o descripcin de la licitacin). Requisitos de participacin. Antecedentes de la licitacin. Financiamiento y plazos. Vigencia de la oferta. Responsable de la licitacin. Etapas y plazos de la licitacin (calendario oficial). Naturales y monto de las garantas de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo cuando corresponda. Carpetas digitales (Administrativa, Tcnica y Econmica). Definicin de criterios y evaluacin de las ofertas. Apertura Electrnica. Modalidad de pago. Obligaciones del contratista o proveedor. Sanciones y multas. Prelacin de antecedentes. Normativa y glosario. Anexos.

En cuanto a las especificaciones tcnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere de lo mnimo: Descripcin de los Productos o Servicios. Requisitos mnimos de los Productos o Servicios (otros). Plazos de entrega del Bien y/o Servicio. Estas condiciones deben ser expresadas en forma genrica. De ser necesario hacer referencia a marcas especficas, debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente, o similar (Artculo 22 del Reglamento). Las Bases podrn contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitacin, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento. De estas definiciones se extraer la informacin necesaria para completar el formulario de Trminos Tcnicos de Referencia disponible en el Portal www.mercadopublico.cl. A continuacin se presenta flujo del proceso de compra a nivel general:

FLUJO PROCESO DE COMPRA

Unidad solicitante

Adm. Interna

Comit Abastecimiento
NO

Dpto. Finanzas

Direccin

SOLICITUD REGISTRO REQUERIMIENTO

EVALUACION

RESOLUCION BAG TT. RR.

SI

PUBLICACION PORTAL

VB D. .JURIDICO SUBDIRECCION DIRECTOR

EVALUACION

APERTURA ELECTRONICA CUADRO COMPARATIVO

INFORME DE EVALUACION

AUTORIZACION

RE EVALUACION GENERAR RESOLUCION AUTORIZACION

NO

SI VB SUBDIRECCION DIRECCION

REFRENDACION PRESUPUESTARIA

ADJUDICACION Y ENVIO DE O. C.

c) Llamado y recepcin de ofertas: Esta etapa tomar diferentes formas dependiendo del mecanismo de compra que se haya seleccionado. En algunas ocasiones, este proceso ser relativamente sencillo, como en el caso de productos que sean ofrecidos a travs de Catlogo Electrnico de Convenios Marco, ya que se solicita la aceptacin de una orden de compra y una vez que el proveedor acepta se cierra esta etapa. En otros casos, esta etapa puede ser relativamente ms amplia, como en el caso de las licitaciones, donde habr que definir plazos, redactar bases, publicarlas, recibir y resolver consultas, etc. Para esta etapa es fundamental contar con la especificacin del bien o servicio que se desea adquirir y asegurarse de que esta especificacin sea clara y precisa para los eventuales proveedores. Tambin es fundamental ser riguroso en la definicin de plazos de manera que permitan, a los eventuales competidores, preparar sus ofertas, realizar consultas y presentar los documentos que se les soliciten. Por otro lado, hay que cuidar que los plazos establecidos permitan realizar adecuadamente las actividades que nos competen, como por ejemplo, dar respuestas a las consultas. Es muy importante dar todas las garantas de transparencia, dando el mismo trato a todos los participantes, especialmente en lo que se refiere al cumplimiento de requisitos, plazos y criterios de evaluacin, adems de la entrega de informacin. No se debe olvidar que la Ley determina que las condiciones no podrn establecer diferencias arbitrarias entre los eventuales oferentes. La Ley de Compras Pblicas, seala que los plazos mnimos entre la publicacin y el cierre de recepcin de ofertas se fijan atendiendo al monto y la complejidad de la adquisicin. Los citados plazos se encuentran definidos de acuerdo a los siguientes rangos: 48 horas a 5 das, para cotizaciones menores a 100 UTM. 5 a 10 das para licitaciones entre 100 UTM a 1000 UTM. 10 a 20 das para licitaciones mayores a 1000 UTM. Asimismo, en la Circular N 04 del 30/06/06 (Directivas de Estndares de Transparencia), de la Direccin de Compras y Contrataciones Pblica, se indica que En los procesos de compra es preciso otorgar el mayor tiempo posible entre el llamado y recepcin de ofertas, con el objetivo de lograr una elevada publicidad y asegurar un alto nivel de participacin y competencia de proveedores...estos tiempos no pueden ser los mnimos de publicacin establecidos en el reglamento, los que apuntan a fijar lmites y no el tiempo adecuado que debe establecer caso a caso. Por lo general, los tiempos de recepcin de ofertas deben ser superiores a los mnimos contemplados en la forma

d) Evaluacin de las ofertas: Una vez que se tienen las propuestas de los oferentes, se debe analizar cuantitativa y cualitativamente si ellas satisfacen las especificaciones administrativas y tcnicas. Para ello, se debe realizar un proceso de evaluacin que podr ser ms o menos complejo, dependiendo de las caractersticas de la compra y de la cantidad de propuestas recibidas. Cabe destacar que las evaluaciones deben ser pensadas para comparar las ofertas en aquellos aspectos relevantes explicitados en la definicin de requerimientos, los que deben considerar otros criterios, adems del precio. Asimismo, es fundamental definir previamente, el mtodo que se usar para comparar las alternativas, lo que en la prctica significa establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular (definir criterios de evaluacin). Esta es una etapa crtica desde el punto de vista de los potenciales proveedores y en la que ellos pondrn especial atencin. Por esta razn, no slo es importante realizar una buena evaluacin, sino tambin comunicar previamente a los posibles oferentes bajo qu criterios se les evaluar, estipulndolos con precisin en las respectivas bases o trminos de referencia, y posteriormente, comunicar adecuadamente los resultados de la evaluacin, garantizando con esto transparencia en las evaluaciones. Asimismo, hay que ser muy consistentes al momento de realizar la evaluacin y usar slo aquellos criterios que se explicit que se iban a utilizar, evitando incorporar nuevos requisitos, ya que esto comprometer negativamente la transparencia del proceso. La evaluacin de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por la Comisin de Evaluacin Tcnica-Econmica designado por resolucin quienes tendrn la tarea de evacuar un informe de recomendacin de adjudicacin el que ser analizado por el Comit de Abastecimiento. El operador debe levantar la informacin de las ofertas, y conjuntamente y hacerle entrega de todos los antecedentes y documentos relativos a la licitacin en cuestin al Presidente de la Comisin de Evaluacin, esta Comisin en conjunto con el operador del Portal Mercado Pblico quin es responsable de la Licitacin generarn el acta de evaluacin, documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas presentadas en funcin de los Criterios de Evaluacin, y que debe estar anexado a la Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso de contratacin. Dicha acta de evaluacin es presentada al Comit de Abastecimiento, para que apruebe o rechace la sugerencia de adjudicacin. Posteriormente el Encargado de Abastecimiento, proceder a generar el Acta del Comit de Abastecimiento, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de: Los integrantes que participaron en el respectivo Comit Las ofertas evaluadas. Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron utilizados para la evaluacin. Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y las respuestas a dichas solicitudes. Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en funcin de los Criterios de Evaluacin y la recomendacin de adjudicacin, desercin o declaracin de inadmisibilidad y su justificacin.

d.1) Criterios de evaluacin:

Los criterios de evaluacin son parmetros cuantitativos y cualitativos que siempre sern considerados para decidir la adjudicacin, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificacin de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicacin. Es obligatorio que todos los procesos de licitacin cuenten con criterios de evaluacin, los cuales se pueden clasificar en: a) Criterios Econmicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio. b) Criterios Tcnicos, tales como: garanta post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad tcnica de la solucin propuesta, cobertura, etc. c) Criterios Administrativos, que tienen mayor relacin con el cumplimiento de presentacin de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo: antecedentes sobre la constitucin de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspeccin del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa ndole, boletas de garanta, entre otros. Estos elementos, en general, no tienen ponderacin en la evaluacin de la oferta sino que, ms bien, se consideran requisitos de postulacin, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera incompleta. Estos antecedentes (letra c) se pueden encontrar vigentes en Chileproveedores, por lo cual no deben ser solicitados por papel adicional, a excepcin de la boleta de garanta y certificado de la inspeccin del trabajo. La aplicacin de los criterios debe ser realizada nicamente en funcin de los parmetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o Trminos Tcnicos de Referencia, segn corresponda. Para determinar los Criterios de Evaluacin es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratacin (qu se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en funcin de la relevancia de cada una de ellas para el proceso de contratacin. Las variables a medir deben tener asociadas una meta o estndar (valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos tramos de evaluacin (valoracin de las diferencias en relacin a la meta) y mtodo de medicin. Cada proceso de compra debe contar con al menos dos criterios de evaluacin. Ejemplos de Criterios de Evaluacin: Precio. Calidad tcnica de los Bienes o Servicios. Plazo de Entrega. Experiencia de la empresa. Asistencia Tcnica. Servicios Post Venta. Garanta. Contratacin de personas discapacitadas. Otras Materias de Alto Impacto Social, otros.

En la Direccin del Servicio de Salud Chilo se ha definido el criterio Precio, con una ponderacin mnima del 40%, para bienes y servicios de consumo. Para el caso de licitaciones pblicas que requieren mayor anlisis en este criterio, como el de obras e infraestructura, sus ponderaciones sern susceptibles de modificacin atendiendo la necesidad. Asimismo, para el criterio Plazo de Entrega, se estableci una ponderacin mxima del 10% para bienes y servicios de consumo, para el caso de licitaciones pblicas que requieren mayor anlisis en este criterio, como el de obras e infraestructura, sus ponderaciones sern susceptibles de modificacin atendiendo la necesidad. d.2) Forma de clculo de los distintos criterios de evaluacin: Existen diversas formas de evaluar segn el criterio a usar, a continuacin se presentan los tipos de formas de calcular algunos criterios. a) Para el criterio precio, se trabajar con el mtodo del precio mnimo, considerando el monto menor ofertado como puntaje mximo, para los restantes se calcula en forma inversamente proporcional, obteniendo los puntos respectivos con dos decimales. Puntaje Ejemplo:
Proveedor Proveedor A Proveedor B Proveedor C Monto ($) 122.472 135.600 144.000 Precio mnimo ofertado Precio ofertado (122.472 / 122.472)x100 x 100 = 100 90,32 85,05 Ponderacin otorgada (40%) 100 x 0,4 = 90,31 x 0,4 85,05 x 0,3 40 = 36,13 = 34,02

Precio

mnimo Precio ofertado

ofertado

100

(122.472 / 135.600)x100 = (122.472 / 144.000)x100 =

b) El criterio plazo de entrega permite comparar los plazos que proponen los proveedores, con el rango establecido en la tabla con sus respectivos puntajes, los que variarn dependiendo de la adquisicin (Ej. equipos mdicos, insumos, equipos computacionales, etc.).
Plazo de entrega Menor o igual a 10 das Entre 11 y 20 das 21 das a ms, o bien no se indica (Sin antecedentes) Puntos 100 50 0

Ejemplo:
Proveedor Proveedor A Proveedor B Proveedor C Tiempo de Comparacin en entrega rangos de tabla 15 das No indica 8 das 50 puntos 0 puntos 100 puntos Ponderacin 10% 50 x 0,1 = 5 0 100 x 0,1 =10

c) Criterio Experiencia de los oferentes, Esta variable busca asegurar que los proveedores tengan un perfil idneo, en cuanto a su trayectoria, para asegurar una mejor provisin del bien o servicio. Lamentablemente, esta variable puede entregar datos poco objetivos, basados en aspectos meramente formales, que no garantizan necesariamente una buena contratacin. Las variables a ponderar son: Trayectoria del Proveedor (aos en el mercado). Prestigio (recomendaciones de usuarios, o empresas con las que actualmente trabaja). Proyectos realizados. Otros. A estas cualidades se les puede asignar un puntaje o un estndar, segn lo requiera. Ejemplo: Proyectos realizados: 15%
Proveedor A B C Proyectos realizados Ms de 20: 100 ptos. Entre 10 y 20: 50 ptos. Menos de 10: 0 ptos. 0 ptos. 50 ptos. 100 ptos. Ponderacin: 15% 0 50 x 0,15 = 7,5 100 x 0,15 = 15

Aos de trayectoria: 10%

Aos trayectoria Ms de 10: 100 ptos Entre 5 y 10: 50 ptos Menos de 5: 0 ptos 50 ptos. 100 ptos. 50 ptos. Ponderacin 10% 50 x 0,1 = 5

100 x 0,1 = 10 50 x 0,1 = 5

c) Garanta: para este criterio se utiliza la tabla de rangos, que variar dependiendo del bien o servicio a adquirir.
Meses de garanta Menor a 6 meses De 6 a 11 meses De 12 a 17 meses De 18 o ms meses Puntos 0 50 75 100

Ejemplo:
Proveedor A B C Garanta 12 meses 6 meses 24 meses Puntaje 75 50 100 Ponderacin 15 % 11,25 7,5 15

e) Adjudicacin y Formalizacin: Con esta etapa se cierra la parte decisoria del proceso. La adjudicacin se realiza de acuerdo a lo evaluado en la etapa anterior. El resultado se comunicar a los actores involucrados y se proceder con la realizacin de los trmites y actividades tendientes a formalizar la compra o contratacin respectiva. En esta etapa se establecen oficialmente los acuerdos del proceso de adjudicacin, es decir, en esta fase deben formalizarse los acuerdos en materias de provisin, facturacin y pago de los servicios, deben administrarse los riesgos de eventuales incumplimientos por parte del proveedor, prever mecanismos para garantizar el cumplimiento y para resolver las eventuales diferencias que pudiesen surgir.

e.1) Fundamentacin de la decisin de compra

Cada decisin de compra debe ser fundamentada en el Acta de Evaluacin, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustndose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases Administrativas o Trminos de Referencia, del resultado del proceso y de la decisin final, y que debe ser anexado a la Resolucin que adjudica el proceso de licitacin. Dicha resolucin debe estar en concordancia con el Acta de Evaluacin, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratar a los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso.

e.2) Comunicados de resultados

Una vez concluido cualquier proceso de adquisicin, el operador de compra informar va electrnica en la pgina www.mercadopublico.cl los resultados finales del proceso de licitacin, adjuntando el Acta de Evaluacin y Resolucin de Adjudicacin.

e.3) Resolucin de consultas

En las licitaciones se establecer un calendario considerando los siguientes aspectos: Fecha inicio de consultas, fecha trmino de consultas y fecha de respuestas. El responsable de cada proceso deber preparar las respuestas a las consultas manifestadas en conjunto con un representante de la Unidad solicitante en el foro presentado en la licitacin, dentro del plazo definido previamente, para ser publicadas por el operador de compra.

e.4) Respuesta a reclamos En caso de que se reciban reclamos de proveedores a travs de la plataforma Probidad Activa de Mercado Pblico, respecto de algn proceso de adquisicin de la Direccin del Servicio de Salud, los responsables de cada proceso debern dar respuesta, las que debern ser canalizadas a travs del Encargado de Oirs quien bajara los reclamos del portal, los distribuir a quien corresponda de acuerdo a materia y competencia, para una vez recibida la respuesta por va de la funcionalidad disponible en www.mercadopublico.cl subir dicha respuesta cerrando el ciclo del reclamo. El tiempo de respuesta no debe superar las 48 horas.

f) Ejecucin y Gestin de Contrato: Una vez adjudicada la compra, el bien o servicio deber ser provisto de la manera en que fue acordado en el contrato u orden de compra. Dependiendo del caso, la entrega puede ser puntual o puede definir una relacin de suministros que permanezca en el tiempo. En cualquier caso, la relacin con los proveedores permanecer mientras el bien o servicio se use. Durante este tiempo es necesario monitorear el desempeo del proveedor, en trminos de su respuesta a eventuales requerimientos, consultas, ejecucin de garantas, etc. Asimismo, la Gestin de Contratos significa definir las reglas de negocio entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento. Comprende la creacin del contrato, su ejecucin, la gestin de entregas de los productos o servicios y la relacin con los proveedores. Una visin integral incluye adems la gestin post entrega (o post venta), la evaluacin de los contratos, el registro y uso de la informacin generada en cada adquisicin para planificar las compras y tomar mejores decisiones. El Subdepartamento de Administracin Interna, llevar registro y actualizacin trimestral de todos los contratos vigentes de la Direccin del Servicio de Salud. Cada registro de contratos debe contener al menos los siguientes datos: Nombre o Razn Social. Encargado de Gestin Operativa del Contrato (Profesionales de la Direccin del Servicio de Salud). Nmero de Licitacin asociada al contrato. Vigencia del Contrato (inicio y trmino). Contenido. Garantas (nmero y fecha vencimiento). Monto anual de contrato. Fecha de pago. Otros Complementos.

El Subdepartamento de Administracin Interna actualizar la base de datos, de manera que contenga la informacin completa de cada contrato. Esta informacin debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos, renovacin, trmino u otros hitos. La evaluacin de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de trmino o renovacin establecida en los mismos. Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en los contratos.

Criterios a evaluar, cuando corresponda: Antigedad. Especificidad.

Complejidad de licitarlo. Clusulas de trmino de contrato. Cumplimiento del contrato por parte del proveedor.

El Subdepartamento de Administracin Interna definir un calendario de actividades de evaluacin, para realizar la evaluacin oportuna, considerando: fechas de vencimiento contrato, condiciones de trmino, antigedad del contrato. Plazo para la suscripcin de los contratos: El plazo para la suscripcin del contrato ser aquel que se contemple en los trminos de referencia o en las bases respectivas; si nada se dice, deber ser suscrito en un plazo no superior a 30 das corridos a partir de la fecha de la notificacin de la adjudicacin. El contrato definitivo podr ser suscrito por medios electrnicos, de acuerdo a la legislacin sobre firma electrnica. U na vez suscrito, se deber publ icar en el Sistema de Informacin www.mercadopublico.cl.

CAPITULO VI
Recepcin de Bienes y Servicios
Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los Bienes y Servicios que se han adquirido. El procedimiento es el siguiente: Paso 1 Bienes: En este caso, la recepcin se realiza en Bodega General de la Direccin del Servicio de Salud Chilo, donde se genera el documento de recepcin conforme. Servicios: Una vez que el servicio es prestado por el proveedor, deber el referente tcnico de la unidad solicitante, generar el documento de recepcin conforme (acta de recepcin conforme). Frmacos: Para los medicamentos se realiza la entrega en la bodega de farmacia, donde el encargado deber generar la recepcin conforme, adems de la recepcin tcnica realizada por la Qumico Farmacutica del servicio Paso 2 En todos los casos, se deber verificar que los artculos corresponden a lo solicitado en la Orden de Compra o Contrato, generando la respectiva recepcin conforme. Paso 3 Si existe conformidad, y se requiere generar informe de recepcin, como es el caso de las obras civiles, remodelaciones, infraestructura, etc., ste deber ser enviado al Subdepartamento de Administracin interna para que este verifique antecedentes y la totalidad de la documentacin sustentante y con esto se proceda a enviar al Subdepartamento de Finanzas para la programacin y ejecucin del pago respectivo. Para el caso de los bienes recepcionados en Bodega General, el encargado de sta emite la recepcin conforme, la cual es firmada por el usuario solicitante, la que se adjunta a la Factura y Orden de Compra, a fin de ser enviada al Subdepartamento de Administracin interna para que este verifique antecedentes y la totalidad de la documentacin sustentante y con esto se proceda a enviar al Subdepartamento de Finanzas para la programacin y ejecucin del pago respectivo. Si se trata de prestacin de servicios, deber generar la recepcin conforme el usuario solicitante, para enviarla posteriormente al operador de compra de Adquisiciones, quien adjunta la Orden de Compra y la Factura o Boleta de Honorarios respectiva enviando a la Jefatura del Subdepartamento de Administracin interna para que este verifique antecedentes y la totalidad de la documentacin sustentante y con esto se proceda a enviar al Subdepartamento de Finanzas para la programacin y ejecucin del pago respectivo. En el caso de los medicamentos, se procede de igual forma que el procedimiento descrito para bienes recepcionados en Bodega General. Paso 4 Despacho de los bienes, servicios o frmacos, a los solicitantes, lo que es visado, de acuerdo al paso anterior, con el documento de recepcin conforme.

CAPITULO VII
Poltica de Inventario 8.1) Objetivos especficos
El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la ptima utilizacin de los productos que se guardan en bodega. Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como estratgicos, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Direccin del Servicio de Salud Chilo. Establecer y determinar los volmenes de producto que se manejarn en el Inventario, asegurando que dichos niveles sean ptimos y que representen un adecuado costo de operacin. Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestin del mismo.

8.2) Alcance
El alcance de la poltica de inventario estar acotado a los productos que se utilizan para el normal funcionamiento y que son administrados por parte del Subdepartamento de Finanzas, agrupndose en 3 grupos de productos en funcin del uso: artculos de oficina, artculos de aseo e insumos computacionales.

8.3) Bodega de materiales

El acceso a la bodega de materiales est restringido al personal encargado. Las mercaderas deben estar ordenadas, ya que el acomodo de las mercaderas ayuda a tener un mejor control, facilita el conteo y localizacin inmediata. Un mtodo recomendado es el PEPS o FIFO (Primeras Entradas Primeras Salidas). Esto debe ser realizado con base a la estructura de la Bodega. Con respecto al control de mermas, se debe siempre tener la documentacin que registre esto, con el fin de determinar las causas y buscar correcciones.

8.4) Reposicin de stock

Para que no ocurra un quiebre en bodega, se debe revisar el sistema de control de existencias, definiendo claramente la fecha de solicitud y los tiempos de entrega, a fin de asegurar la reposicin de stock en forma oportuna.