Вы находитесь на странице: 1из 5

Kerncijferonderzoek voor bibliotheken

De belangrijkste kengetallen in beeld per provincie

Maart 2013

Saskia von der Fuhr Adviseur Onderzoek T 013 46 56 741


s.vonderfuhr@cubiss.nl

Postbus 90114 5000 LA Tilburg T 013 46 56 700

Statenlaan 4 5042 RX Tilburg I www.cubiss.nl

1. Inleiding
Jaarlijks vindt de BIS-enqute van de VOB plaats, waarmee een schat aan informatie wordt verzameld. Belangrijke stap, nadat de cijfers zijn aangeleverd, is de juiste en relevante cijfers boven tafel zien te krijgen. Hierbij is het van groot belang om voor uzelf te bepalen wat u met de gegevens gaat doen. In de praktijk blijken juist deze stappen voor bibliotheken niet altijd even eenvoudig te zetten. Om die reden heeft Cubiss voor bibliotheken in de provincies Brabant en Limburg (afzonderlijk) een analyse plus rapportage vervaardigd met bijbehorende presentatie waarin de gegevens vanuit de BIS-enqute op een overzichtelijke wijze worden gepresenteerd.

2. Waarom kerncijfers?
Kerncijfers zijn belangrijk omdat ze u de meest geconcentreerde informatie verschaffen over de bedrijfsvoering van uw bibliotheek en over de activiteiten en resultaten. Meer specifiek bieden kerncijfers u:

Cijfermatige onderbouwing
Een belangrijk gespreksonderwerp tussen bibliotheken en gemeenten is de financiering. Kerncijfers bieden hiervoor zinvolle input en achtergrondinformatie. Zo kan aangetoond worden wat de ontwikkeling is in bijv. de grootte van de collectie, het aantal fte, het aantal leden, enz. U kunt aan de hand van deze kengetallen op een objectievere manier het gesprek voeren met uw subsidint.

Effectmeting
Wat hebben bepaalde maatregelen of veranderingen voor effect op belangrijke resultaten van uw bibliotheek? Bijvoorbeeld: Wat voor effect heeft een nieuw tariefstelsel op het aantal leden? Of: In hoeverre daalt het aantal reserveringen wanneer men daarvoor moet gaan betalen? Wat zijn de effecten van de invoering van de nieuwe winkelinrichting op het bezoek, bibliotheekgebruik, etc. Kerncijfers geven inzicht in de concrete effecten van bepaalde maatregelen.

Cijfers verklaren zaken en roepen vragen op


Een beoogd effect van de kerncijfers is om bibliotheken met elkaar in gesprek te laten komen. De ene bibliotheek laat bijvoorbeeld een stijging in het ledenaantal zien, terwijl een andere bibliotheek juist minder leden krijgt. Hoe komt dit? Is het een effect van bepaalde maatregelen? Bibliotheken kunnen van elkaar leren door dit soort vergelijkingen te maken.

Vergelijking tussen provincies


Interessant is ook om provincies met elkaar te vergelijken. In deze vergelijking kunnen steeds de gemiddelden per provincie weergegeven worden. Het kan ook wat gedetailleerder door bijvoorbeeld een onderscheid te maken in grote en kleine bibliotheken. Dit kan vanzelfsprekend alleen geschieden wanneer alle deelnemende PSOs daar toestemming voor geven.

Achtergrondinformatie voor andere projecten


Voor andere projecten kunnen de kerncijfers als achtergrondinformatie dienen. Een voorbeeld: Een bedrijf wil investeren in de bibliotheeksector in een bepaalde regio maar wil weten hoeveel mogelijke klanten daarmee bereikt worden. Kerncijfers biedt de mogelijkheid om gegevens te genereren over het aantal bezoekers, het aantal leden, enzovoorts. Verder kan de ontwikkeling in de jaren hiervoor interessant zijn. Een ander voorbeeld is het collectiebeleid: In de kerncijfers wordt veel aandacht besteedt aan de collectie en de uitleningen en dan vooral of de collectie is afgestemd op de uitleningen; zinvolle informatie voor de collectioneurs.

Extra verdieping bovenop de VOB-informatie


De cijfers van de BIS-enqute worden door de VOB gepresenteerd. Hierbij worden landelijke cijfers gepresenteerd. Analyse van de provinciale cijfers en van de bibliotheken binnen de provincie is een verdiepingsslag die een duidelijke meerwaarde biedt. In een kerncijferonderzoek worden alle bibliotheken in een provincie naast elkaar gezet. Ook wordt een provinciaal gemiddelde en (indien aanwezig) een landelijk gemiddelde gepresenteerd.

3. Onderwerpen
De opzet van de analyse en rapportage wordt op maat gemaakt. Veelvoorkomende onderwerpen zijn:

Algemene gegevens
Bijvoorbeeld: grootte werkgebied, aantal vestigingen.

Het personeel
Bijvoorbeeld: aantal fte, aanstellingsomvang, aantal vrijwilligers.

De leden
Bijvoorbeeld: aantal leden, verdeling jeugd/volwassenen.

De collectie en uitleningen
Bijvoorbeeld: verdeling in categorien, verhouding collectie en uitleningen.

Bezoeken
Digitaal: hoeveel website-hits; Fysiek: aantal bezoekers per jaar.

Werkplekken
Hoeveel werkplekken met pc's en internet biedt de bibliotheek? Wat is de ontwikkeling daarin?

Reserveringen
Hoeveel reserveringen worden er geplaatst? Wat is hier de ontwikkeling in, door de jaren heen?

Financile gegevens
Tal van financile gegevens worden verzameld, zoals bijvoorbeeld: ontwikkelingen in de subsidies, de inkomsten per bibliotheek lid en de kosten voor collectie & media.

4. Analyse
Voor ieder onderzoek geldt en zeker ook voor een kerncijferonderzoek: platte cijfers an sich zeggen niet zo veel; ze krijgen pas betekenis door de context waarin ze worden geplaatst. In een kerncijferonderzoek worden de volgende elementen daarom meegewogen:

Grootteklassen
Een kleine bibliotheek heeft met heel andersoortige problemen en kansen te maken dan een grote bibliotheek. Het is dan ook zinvol om in de analyse hier onderscheid in te maken. De indeling in kleine en grote bibliotheken (en desgewenst middelgrote bibliotheken), geschiedt op basis van het aantal leden. Bij de indeling in grootteklassen kan ook rekening gehouden worden met het aantal inwoners in een werkgebied.

8 7,8 7,6 7,4 7,2 7 2011 kleine bibliotheken 2010 middelgrote bibliotheken 2009 grote bibliotheken

Figuur 1. De omvang van de collectie gedeeld door het aantal leden, naar klassegrootte.

Meetjaren
Begin 2013 worden door de VOB de gegevens over 2012 verzameld. Het is zeer nuttig om een aantal meetjaren te analyseren/rapporteren. Hierdoor kan een trend over de jaren zichtbaar worden. Zo zijn voor Brabant en Limburg de gegevens vanaf 2009 meegenomen in de analyse.

Leden
Het is niet altijd zinvol om bepaalde gegevens in absolute zin te rapporteren. Bijvoorbeeld de collectie is mede afhankelijk van het aantal leden. Om een zinvolle vergelijking tussen bibliotheken te kunnen laten zien, is het vaak goed om bijvoorbeeld de grootte van de collectie te relateren aan het aantal leden. Ook deze nuancering kan worden meegenomen in een kerncijferonderzoek. 12 25 20 10 15 10 8 5 0 6 -5 4 -10 -15 2 -20 -25 0 -30

Kleine bibliotheken, 2011 Middelgrote bibliotheken, 2011 Grote bibliotheken, 2011 Kleine bibliotheken, 2010 Middelgrote bibliotheken, 2010 Grote bibliotheken, 2010 Kleine bibliotheken, 2009 Middelgrote bibliotheken, 2009 Grote bibliotheken, 2009 Groei collectie/leden in 2011 Daling collectie/leden in 2011 Uitleg: de rechter y-as heeft betrekking op de driehoeken in de figuur. Deze as loopt van -30% tot +25%.

Figuur 2. De omvang van de collectie gedeeld door het aantal leden.

Inwoners
Niet alleen het aantal leden, maar ook het aantal inwoners kan invloed hebben op bepaalde kerncijfers. Ook het aantal inwoners wordt dan in de analyse meegenomen.

Klankbordgroep
In de BIS-enqute wordt veel informatie verzameld. Op basis van relevantie en betrouwbaarheid (worden definities door bibliotheken op dezelfde wijze genterpreteerd?) worden hier gegevens uit geselecteerd die in de rapportage terugkomen. Om de analyse/rapportage zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de deelnemende bibliotheken, is het raadzaam een klankbordgroep te formeren waarin een deel van de betrokken bibliotheken zitting neemt.

5. Aanvullende analyse en rapportage


Per bibliotheek kan er een factsheet worden vervaardigd. In deze factsheet wordt dieper ingegaan op een specifieke bibliotheek. De gegevens van een bibliotheek worden gepresenteerd en vergeleken met het totaalbeeld. Op deze wijze komt duidelijk naar voren hoe een bibliotheek ervoor staat en op welke gebieden men doelstellingen haalt en op welke gebieden niet. De inhoud van de factsheet is maatwerk. De onderwerpen die naar voren komen, worden in samenspraak met de betreffende bibliotheek vastgesteld. Indien gewenst kan de factsheet gepresenteerd worden aan een MT en/of de medewerkers.

Tot slot
Kerncijfers biedt u de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van o.a. leden, collectie, kosten en inkomsten. Deze ontwikkelingen worden kwantitatief in beeld gebracht en voorzien van een korte beschrijvende analyse. Benut deze beschikbare gegevens en u zult merken dat het u een schat aan informatie biedt; interessante informatie voor PSO s en zeker ook voor de deelnemende bibliotheken.

Meer informatie
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: Saskia von der Fuhr s.vonderfuhr@cubiss.nl T 013 46 56 741