Mdulo VII

Auditorias de Sistemas Integrados de Gestin

Sesin XI

Expositor: Ing. Luis Espinoza Faras

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Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

2. Finalizacin de la auditora
3. Actividades de seguimiento y vigilancia

4. Registros de Auditora
5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia

Indice

Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

2. Finalizacin de la auditora
3. Actividades de seguimiento y vigilancia

4. Registros de Auditora
5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia

Indice

Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora (6.6) a) Preparacin del informe de auditora (ver 6.6.1 en ISO 19011:2002)
o El informe de auditora tambin podra incluir: El plan de auditora.

Una lista de representantes del auditado.

Resumen del proceso de auditora, incluyendo cualquier obstculo encontrado. La confirmacin de haber cumplido los objetivos de la auditora. Las reas no cubiertas as se encuentren dentro del alcance de la auditora. Las opiniones divergentes sin resolver.
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Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora (6.6) a) Preparacin del informe de auditora (ver 6.6.1 en ISO 19011:2002)
Recomendaciones para la mejora (si esta entre los objetivos) Los planes de accin de seguimiento acordados (si los hubiera) Una declaracin de confidencialidad. Una lista de distribucin del informe de auditora

o Debera emitirse en el periodo de tiempo acordado. o De no ser posible, se debera comunicar al cliente los motivos y acordar una nueva fecha de emisin. o Debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora.
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Sesin XI 1 Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora (6.6) a) Preparacin del informe de auditora (ver 6.6.1 en ISO 19011:2002) o Debe distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditora.

o El informe de auditora es propiedad del cliente de la auditora.

o El equipo auditor y los receptores del informe deberan respetar y mantener la confidencialidad del caso.

Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora (6.6) b) Aprobacin y distribucin del informe de auditora (ver 6.6.2 en ISO 19011:2002) o Debera emitirse en el periodo de tiempo acordado. o De no ser posible, se debera comunicar al cliente los motivos y acordar una nueva fecha de emisin. o Debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora. o Debe distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditora.

o El informe de auditora es propiedad del cliente de la auditora.

o El equipo auditor y los receptores del informe deberan respetar y mantener la confidencialidad del caso.
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Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

2. Finalizacin de la auditora
3. Actividades de seguimiento y vigilancia

4. Registros de Auditora
5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia

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Sesin XI 2. Finalizacin de la auditora (6.7) o La auditora finaliza cuando se hayan realizado las actividades del plan de auditora y entregado el informe respectivo.

o Los documentos de la auditora deberan conservarse o destruirse de comn acuerdo entre los participantes y los procedimientos del programa de auditora . o Salvo que sea requerido por ley, no se puede revelar el contenido de los documentos, cualquier otra informacin obtenida durante la auditora ni el informe respectivo.
o Si se requiere revelar el contenido de un documento, el cliente de la auditora y el auditado deberan ser informados tan pronto sea posible.

Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

2. Finalizacin de la auditora
3. Actividades de seguimiento y vigilancia

4. Registros de Auditora
5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia

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Sesin XI 3. Actividades de seguimiento y vigilancia (6.8) Las conclusiones de auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas o de mejora.

La generacin de las mismas por parte del auditado no forman parte de la auditora.
El auditado debera informar al cliente de la auditora sobre el estado de estas acciones. Debe verificarse la eficacia de estas acciones.

El programa de auditora puede contemplar el seguimiento de estas acciones por el equipo auditor.
En estos casos tener cuidado para mantener la independencia en auditoras posteriores.

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Sesin XI

Partes de una accin correctiva / preventiva

Descripcin del hallazgo Anlisis de causa raz Acciones correctivas / preventivas a tomar : o Para acciones correctivas debe incluir las correcciones del caso o Debera indicar responsables y fecha de implementacin Verificacin de la implementacin de las acciones correctivas / preventivas Verificacin de la eficacia Debera incluir evidencia de la eficacia

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Sesin XI

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Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

2. Finalizacin de la auditora
3. Actividades de seguimiento y vigilancia

4. Registros de Auditora
5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia

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Sesin XI 4. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento Durante una auditora se generan los siguientes registros: o Programa de auditora o Eleccin de los Criterios de Auditora o Elaboracin del Plan de Auditora

o Listas de Verificacin usadas

o Informe de auditora

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Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

2. Finalizacin de la auditora
3. Actividades de seguimiento y vigilancia

4. Registros de Auditora
5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia

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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento a) Competencia y evaluacin de los auditores (ver 7.1 en ISO 19011:2002)

o La fiabilidad y confianza en el proceso de auditora dependen de la competencia del equipo auditor:

Atributos personales Aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades o Los auditores desarrollan, mantiene y mejoran su competencia a travs del continuo desarrollo profesional y participacin regular en auditoras.

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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento b) Atributos (ver 7.2 en ISO 19011:2002).
Un auditor debiera ser:

o
o o o o o o

tico: imparcial, sincero, honesto y discreto.

Mentalidad abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista diferentes. Diplomtico: tacto en las relaciones con las personas. Observador: activamente consiente del entorno fsico y actividades. Perceptivo: Instintivamente consiente de entender situaciones Verstil: adaptarse a situaciones cambiantes. Tenaz: persistente, orientado al logro de objetivos

o
o

Decidido: alcanza conclusiones oportunas basado en el anlisis y razonamiento lgico.

Seguro de si mismo: acta de forma independiente y se relaciona eficazmente con otros
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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento c) Conocimientos genricos y habilidades (ver 7.3.1 en ISO 19011:2002)

o Principios, procedimientos y tcnicas de auditora

Aplicarlos durante la auditora

Planificar y organizar el trabajo eficazmente

Llevar a cabo la auditora dentro del horario acordado Establecer prioridades importantes Recopilar informacin documentos, etc.) y centrarse en los puntos

(entrevistas,

observacin,

Entender las tcnicas de muestreo Verificar la exactitud de la informacin recopilada

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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento c) Conocimientos genricos y habilidades (ver 7.3.1 en ISO 19011:2002)

Confirmar que la evidencia es suficiente para soportar los hallazgos y conclusiones de auditora
Evaluar los factores que pueden afectar la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de auditora. Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de auditora. Preparar informes de auditora Confidencialidad y seguridad de la informacin Comunicar eficazmente (con el apoyo de un intrprete de ser el caso)
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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento c) Conocimientos genricos y habilidades (ver 7.3.1 en ISO 19011:2002)

o Documentos del sistema de gestin y de referencia

La aplicacin de los sistemas de gestin a diferentes organizaciones La interaccin entre los componentes del sistema de gestin Las normas, procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de gestin (criterios de auditora) Reconocer las diferencias y prioridades de los documentos La aplicacin de estos documentos a las diferentes partes de la auditora Los sistemas de informacin y tecnologa para la autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, registros y datos.
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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento c) Conocimientos genricos y habilidades (ver 7.3.1 en ISO 19011:2002)

o Situaciones de la organizacin
Tamao, estructura, organizacin funciones y relaciones de la

Procesos generales del negocio y terminologa relacionada Costumbres sociales y culturales del auditado

o Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables

Cdigos, leyes nacionales) y reglamentos (locales, regionales,

Contratos y acuerdos Tratados y convenciones internacionales

Otros requisitos a los que se suscriba la organizacin

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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento d) Conocimientos genricos y habilidades del auditor lder (ver 7.3.2 en ISO 19011:2002)

o Planificar la auditora y hacer uso eficaz de los recursos

o Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente de la auditora y el auditado o Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor o Proporcionar direccin y orientacin a los auditores en formacin o Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de auditora o Prevenir y resolver conflictos o Preparar y completar el informe de auditora
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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento e) Conocimientos especficos y habilidades de los auditores del SGC (ver 7.3.3 en ISO 19011:2002)

o Mtodos y tcnicas relativas a la calidad

La terminologa de la calidad

Los principios de gestin de calidad y aplicaciones

Herramientas de gestin de la calidad y aplicacin (control estadstico de procesos, anlisis de causa raz, etc.)

o Procesos y productos, incluyendo servicios

o La terminologa especfica del sector

o Las caractersticas tcnicas de los procesos, productos y servicios.

o Procesos y prcticas especficas del sector.
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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento f) Conocimientos especficos y habilidades de los auditores del SGA (ver 7.3.4 en ISO 19011:2002)

o Mtodos y tcnicas de gestin ambiental

La terminologa ambiental

Los principios de gestin ambiental y aplicaciones

Herramientas de gestin ambiental y aplicacin (evaluacin de aspectos e impactos ambientales, anlisis del ciclo de vida, evaluaciones de desempeo ambiental, etc.) o Ciencia y tecnologa ambiental o El impacto de las actividades humanas sobre el medio ambiente. o La interaccin de los ecosistemas

o Los medios ambientes (agua, aire, suelo)

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Sesin XI 5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento f) Conocimientos especficos y habilidades de los auditores del SGA (ver 7.3.4 en ISO 19011:2002)

La gestin de los recursos naturales

Los mtodos generales de proteccin ambiental

o Aspectos tcnicos y ambientales de las operaciones

La terminologa especfica del sector Los aspectos e impactos ambientales Los mtodos para valorar significancia Las caractersticas crticas de los procesos operativos, productos y servicios Las tcnicas se seguimiento y medicin Las tecnologas para la prevencin de la contaminacin
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Sesin XI 1. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

2. Finalizacin de la auditora
3. Actividades de seguimiento y vigilancia

4. Registros de Auditora
5. Cualidades personales de los auditores y entrenamiento 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia

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Sesin XI 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia a) Desarrollo profesional continuo (ver 7.5.1 en ISO 19011:2002) o Se puede lograr con: Experiencia laboral adicional Formacin, estudios particulares

Entrenamiento asistido
Asistencia a reuniones, seminarios u otras actividades pertinentes o Los auditores deberan demostrar su desarrollo profesional continuo .

o Debera tener en cuenta los cambios en las necesidades de las personas y organizaciones, la prctica de la auditora, las normas y otros requisitos.
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Sesin XI 6. Mantenimiento y desarrollo de la competencia b) Mantenimiento de la aptitud para auditar (ver 7.5.2 en ISO 19011:2002)

o Los auditores deberan demostrar su aptitud para auditar a travs de la participacin regular en auditoras de SGC y SGA

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GRACIAS!

Ing. Luis Espinoza Faras

luisespinozafarias@hotmail.com

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