Curso Docente Unidad

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Ms CPCC Julio Csar Arzani Bracamonte I Fundamentos de la Auditora

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Facultad de Negocios Administracin 1 Administracin y Auditora

Asunto Tipo

Caso 03

DESPERDICIOS INDUSTRIALES CASA ZETINA1 NATURALEZA DE LA EMPRESA Desperdicios Industriales Casa Zetina es una empresa familiar registrada ante las autoridades fiscales como persona fsica con actividad empresarial, de acuerdo con las siguientes caractersticas: Sector Subsector Ramo: Actividad : : : comercio comercio al mayoreo compra-venta de materiales de desecho compra-venta de vidrio usado

La empresa est clasificada con fundamento en la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequea y Mediana Empresa en la matriz de estratificacin como empresa pequea en el sector micro industrial.

CARACTERISTICAS ECONOMICAS DEL SECTOR

Volumen de mercado Campo de competitividad ndice del crecimiento del mercado Etapa en el ciclo de vida Nmero de compaas en la industria Clientes Facilidad de ingreso/salida Tecnologa/innovacin Existen 178 empresas registradas en el sector compra-venta de vidrio usado Local y regional Continuo y permanente Depende directamente del usuario del servicio 178 de compra-venta de vidrio usado de manejo de materiales de desecho (industria anloga) Se registran usuarios de empresas del sector medianas y grandes Existe facilidad de ingreso y salida ya que es un material de reciclaje muy til para la sociedad. La industria utiliza tecnologa e innovacin para posicionar este sector No se utilizan para esta industria, por ser de recoleccin y captacin en depsitos diversificados de la capital del pas por proveedores minoristas Estos factores son clave para el xito de esta industria, por lo que dependen de ellos para su desempeo ptimo. Est garantizada, ya que es una industria, por naturaleza, generadora de soluciones ecolgicas de reciclaje

Economas de escala

Efectos de aprendizaje Rentabilidad de la industria

ANTECEDENTES La creacin de la empresa se remonta a 1980, ao en que Andrea Zetina y su esposo Salomn Garca, que no saban ni leer ni escribir, enfrentaron la situacin de mantener a sus ocho hijos, lo que los oblig a buscar una solucin. Con un carrito de mano comienzan a recolectar materiales como papel, cartn, papel, botella, latas de aluminio, entre otros. Gracias a su espritu emprendedor y deseos de superacin, apoyados por el consejo y el prstamo de una persona dedicada al mismo tipo de trabajo y con ms aos de experiencia, rentaron un local en el centro de la capital del pas y compraron una camioneta para el manejo de su material.

Adaptado de FRANKLIN FINCOWSKY, Enrique B (2007), Auditora Administrativa, Pearson Educacion, Mxico, 2da edicin. Cap. 1. pg. 21-31.

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A partir de ese momento la intensidad de su trabajo los llevo a laborar la semana completa desde las 4 o 5 de la maana hasta la madrugada del da siguiente. Los resultados no se hicieron esperar y comenzaron a obtener utilidades. Sin embargo, este logro tuvo un efecto negativo, ya que el matrimonio se divorci, por lo que la seora Zetina debi tomar el control del negocio. No obstante, por su carcter, iniciativa e intuicin, logro incrementar la eficiencia en el manejo de sus recursos, lo que le permite, en muy poco tiempo, convertirse en una empresa con un terreno propio en la misma zona que operaba anteriormente, valuado en poco ms de trescientos mil dlares. Con el tiempo abri tres sucursales en otras calles de la misma zona. Asimismo, adquiere vehculos de carga pesada. La bonanza econmica posibilit tambin la adquisicin de casas y vehculos para todos los hijos. Una vez definido el rumbo de la empresa la seora Zetina opt por retirarse del negocio, dejndolo en manos de sus hijos. Esta decisin, sumada a caractersticas propias de las empresas familiares como la carencia de una formacin slida en materia de administracin, el exceso de confianza, la falta de esquemas de organizacin y control y, sobre todo, la ausencia de una preparacin para la sucesin, provocaron el deterioro de la productividad, incrementos de los gastos de administracin, prdida de clientes y de comunicacin, situacin que alcanz su punto ms lgido con el debilitamiento de su posicin en el mercado. Los efectos pronto se hicieron sentir. La empresa dej de ser rentable y se deterioraron los nexos entre los hijos; adems se perdieron dos de los terrenos y la empresa sufri de constantes y cuantiosos robos. Al final, la familia lleg al punto de considerar la venta del terreno de la oficina matriz y cerrar el negocio. En medio de esta turbulencia, la seora Zetina retoma el mando del negocio y convoca a sus hijos a unirse y trabajar bajo el mismo esquema de apoyo familiar que les funcion al principio. Como consecuencia de la nueva unin, los hijos optan por buscar una alternativa para diversificarse. Para lograrlo, se dedican a estudiar otra clase de mquinas empleadas por las empresas lderes del sector. El resultado se tradujo en el diseo y fabricacin de una mquina. Con ello no solo redujeron los altos costos prevalecientes en el mercado, sino que les permiti, en lugar de vender el vidrio a una bodega a precio bajo, procesarlo segn las especificaciones de sus clientes para cobrarlo ms caro. De acuerdo con las dimensiones de la mquina y la ubicacin de sus principales compradores, la instalaron en una sucursal en la zona oriente de la capital. Las ganancias generadas por la puesta en prctica de la idea influyen en la decisin de destinar mayores recursos a la iniciativa y concentrarse en el procesamiento de vidrio, giro en el que actualmente se desempean. En funcin de la nueva estrategia de negocio, deciden establecer un marco de actuacin claro y accesible, que se integra con los siguientes elementos: Misin Otorgar un eficaz servicio de recoleccin y captacin de desperdicios industriales y constituirse en una empresa rentable en la industria del reciclaje. Visin Ser un lder en la recoleccin y captacin de desperdicios industriales y constituirse en una empresa rentable en la industria del reciclaje. Objetivo Otorgar un servicio eficiente de recoleccin y captacin de desperdicios industriales y promover la cultura del reciclaje entre la sociedad con el propsito de estimular el ahorro de recursos naturales y reducir la contaminacin.

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ORGANIGRAMA GENERAL

Para fortalecer el funcionamiento de la empresa la familia, decide llevar a cabo una auditora administrativa. La idea central es establecer las bases para trabajar ordenadamente y orientar sus esfuerzos y recursos de manera congruente. A partir de ese momento comienzan a darse los pasos para alcanzar los resultados previstos. ACCIONES Para poner en marcha la auditora, se celebra una reunin con la propietaria de la empresa, en la cual se decide buscar un acercamiento con el personal con el fin de sostener un dilogo de sensibilizacin, es decir, explicarles las bondades del proyecto para obtener su participacin e informarles de los beneficios esperados de este examen integral. Despus del acercamiento, se presenta el programa para implementar la auditora en forma lgica y secuencial, tomando en cuenta las condiciones que deben prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. En atencin a las etapas contempladas en el programa, se procede con la fase de instrumentacin, la cual se inicia a travs de la observacin directa y el anlisis documental. Posteriormente, para captar la informacin necesaria. Se preparan los cuestionarios y se realizan entrevistas dirigidas con los ocupantes de cada nivel jerrquico de la estructura. Tambin se tomaron fotografas digitales de los recursos con que cuenta la organizacin. En esta fase y despus de analizar la informacin recopilada y capacitando el equipo auditor, se seleccionaron las tcnicas de anlisis y soporte administrativo:

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Anlisis FODA.
DEBILIDADES Es una empresa con experiencia emocional y laboral Es una empresa que se ha recuperado de fracasos anteriores DEBILIDADES OPORTUNIDADES El negocio no se encuentra saturado La empresa realiza una actividad necesaria para la sociedad Existen asociaciones del sector que pueden proporcionar vnculos beneficiosos Apoyos gubernamentales Existe informacin interesante con acceso a vas electrnicas AMENAZAS El posicionamiento de grandes empresas en el sector Reformas fiscales que perjudican al sector

Nepotismo

Falta de cultura administrativa

lazos familiares bien consolidados

Deudas anteriores

Inters por la supervivencia empresarial Reconocimiento de sus errores y deseos de ser mejor Sus activos tangibles e intangibles Empresa con prestigio (clientes y proveedores)

Prcticas demaggicas Administracin descentralizada, emprica y anrquica No existen controles contables ni de ningn otro tipo Resistencia al cambio No existe separacin de los ingresos/egresos personales y familiares con los empresariales

Ser un negocio propio

Potencial de innovacin Condiciones 1. Antecedentes de la empresa

FAVORECEN
Existen en la empresa deseos de superacin en todos los mbitos

OBSTACULIZAN
Consideran que su experiencia y formacin emprica les ha funcionado y es ms que suficiente para desarrollar su trabajo, lo que limita su forma de impulsar el negocio Considerar que el negocio que tienen es indefinido, es decir, siempre desean hacer lo mismo y mejorar en forma paulatina

Su capital humano tiene buenas ideas de mejora Es una empresa en la que existe mucha creatividad y entusiasmo

2. Organizacin
FAVORECEN
Su organizacin tiene lazo familiares muy fuertes, lo que facilita que con una gua profesional puedan integrarse a la participacin en desarrollos tecnolgicos Si el lder de la familia decidiera que "todos vamos a estudiar", es seguro que todos lo haran

OBSTACULIZAN
La familia posee un bajo nivel de preparacin y conocimiento escaso de cmo trabajar de manera ordenada Las limitaciones que se imponen los aleja del crecimiento

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3. Tecnologa de la informacin
FAVORECEN
Su situacin financiera y ganancias posibilitan la adquisicin de equipos de buena calidad, as como destinar recursos para capacitacin

OBSTACULIZAN
Terror al uso de la tecnologa El conformismo que muestra la familia, ya que lo que obtienen les permite cubrir sus necesidades y mantener su nivel de vida

Anlisis de la competencia

Rivalidad entre los vendedores en competencia y empresas que ofrecen servicios sustitutos
En la actualidad no existen un gran nmero de negocios dedicados al reciclaje de materiales. Para efectos de este anlisis se pueden considerar las empresas privadas del sector de las MYPES (Micro y pequeas empresas, de las cuales se registran 178 pertenecientes al ramo). Las empresas que pertenecen a esta industria conforman un grupo reducido, y aunque en estos aos el sector ha crecido, la mayora de los propietarios se conocen y realizan tratos entre s, Algunos se dedican a cierto tipo de material, y el resto se dedica a otro, segn las posibilidades de realizar las entregas. Para el servicio de recoleccin, lavado y trituracin de vidrio no existen servicios sustitutos. Todas las empresas que realizan estas tareas presentan el mismo comportamiento en cuanto a servicio y precio.

La fuerza competitiva del ingreso potencial

Si bien es cierto que existe una gran oferta de servicios de recoleccin de materiales de desecho, Desperdicios Industriales Casa Zetina, desea prestar un servicio diferente, especializndose en vidrio. En etapas anteriores manejaba otros productos. Ms adelante, la empresa pretende retomar su posicin en el mercado, ya que anteriormente la empresa contaba con varias sucursales en la capital del pas. Este ao ha recuperado algo de lo perdido por malos manejos. Adems, ambiciona ubicarse nuevamente en varias zonas de la ciudad. Por otra parte, pocos de sus competidores han podido adquirir una mquina trituradora (en su sector micro, slo una lo ha hecho). Asimismo, ha comprado un camin y una gndola y ha reestructurado el diseo de su gra mecnica. Considera tambin como una fortaleza el prestigio de que gozan sus propietarios como negociadores y trabajadores, y piensa que con este tipo de acciones pueden encontrar la asesora pertinente para mejorar en todos sus aspectos.

El poder de los proveedores

Los proveedores representan una fuerza muy poderosa y difcil de tratar. En este caso son recolectores de basura individuales y camiones del servicio de limpieza de la ciudad. Ambos estn cautivos por muchas razones, es decir, son clientes-proveedores que han demostrado su lealtad al empresa en momentos difciles, otorgndole amplios plazos para pagar la mercanca cuando la empresa careca del efectivo necesario. Esta actitud de los proveedores le permiti a la empresa continuar con sus operaciones. Cada fin de ao la empresa realiza una comida con sus proveedores y clientes, en las que se refuerzan las tradiciones culturales y religiosas del pas. Esto fortalece en alto grado la relacin entre ambas partes.

El poder de los compradores

El poder de los compradores se presenta en el mismo esquema cliente-proveedor (recolectores de basura individuales y camiones del servicio de limpieza de la ciudad), slo que es manejado con un criterio ms empresarial, a manera de unin de "compradores".

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INFORME Empresa auditada : Desperdicios Industriales Casa Zetina Hroes nmeros 70 y 72 - Colonia Guerrero Febrero a mayo de 200X Incrementar la participacin de la empresa en la industria del vidrio Estudio integral de la empresa pequea del sector micro-industrial Desperdicios Industriales Casa Zetina Auditora administrativa fundamentada en: Anlisis FODA. Anlisis del potencial de innovacin. Anlisis de la competencia.

Perodo de revisin : Objetivo de la auditora : Alcance : Metodologa :

Sntesis Durante el desarrollo y el anlisis del estudio se observa que, en gran medida, la problemtica de la organizacin radica en deficiencias de la dinmica de su direccin. La opinin anterior se basa en los datos obtenidos luego del anlisis realizado a sus factores y componentes, que identifican las siguientes causas:
FACTOR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ambiente Servicio Estructura financiera Abastecimientos Capital humano Planta Proceso productivo Ventas Contabilidad y estadstica Direccin
GRADO DE DEFICIENCIA

15 0 16 0 13 0 15 0 0 41 6

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FACTOR

EFICIENCIA

DEFICIENCIA

CAUSA

Ambiente Servicio Estructura financiera Abastecimientos Capital humano Planta Proceso productivo Ventas Contabilidad y estadstica Direccin

0.70 0.75 0.61 0.54 0.94 0.88 0.70 0.64 0.67 0.50

0.30 0.25 0.39 0.46 0.06 0.13 0.30 0.36 0.33 0.50

1.48 0.00 1.57 0.00 1.31 0.00 1.50 0.00 0.00 4.15 7

El concentrado que define el resultado es la sumatoria de la eficiencia de los factores que representan causas asociadas a su comportamiento entre el nmero de factores multiplicado por 100.

Resultado
Eficiencia Principal causas limitante 69.30% 41.50%

La eficiencia de la organizacin presenta un porcentaje del 69%, producto del promedio de los factores que influyen directamente en los resultados, cuyo orden de importancia es: capital humano 94%, ambiente 70%, proceso productivo 70%, estructura financiera 61% y direccin 50%. Los cinco factores restantes: servicios, abastecimientos, planta, ventas y contabilidad y estadstica, no observan problemas de avance en la estructura, sin embargo son susceptibles a cambios para mejorar su desempeo.

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CONCLUSIONES Desperdicios Industriales Casa Zetina es una organizacin clasificada como empresa pequea del sector microindustrial, que interacta en un ambiente complejo y agresivo, en el que vive y sostiene relaciones y vnculos con otras organizaciones, lo cual afecta en gran medida la manera en que se conduce su organizacin y direccin. Como consecuencia de la aplicacin de la auditora administrativa, salieron a la luz las limitaciones que obstaculizan el desarrollo de la empresa. En esta lnea de anlisis, se encontr que existe una actitud pasiva y reactiva, lo que representa una fuente generadora de diversas situaciones que fragmentan la estructura y generan deficiencias. Entre las principales causas de ello se destacan la falta de capacitacin en general, liderazgo y asesora especializada. Esta difcil transicin por la que pasa la empresa se ve afectada tambin por el deficiente manejo de su informacin, particularmente por la dificultad para adaptarse a un demandante --y cambiante-- contexto tecnolgico. RECOMENDACIONES En virtud de la importancia que tiene para cualquier empresa su crecimiento sostenido y sustentable, se recomienda replantear la forma de operar con un enfoque estratgico de largo plazo. Para ese propsito es conveniente efectuar un anlisis que permita determinar la posicin estratgica a partir del estudio de sus valores y creencias, objetivos, recursos y capacidades, as como de su entorno competitivo. En cuanto a los aspectos que comprende la administracin estratgica, se recomienda: Planeacin Se reconoce la urgente necesidad de que todos los integrantes de la empresa conozcan perfectamente la misin, visin, objetivos, metas, estrategias y tcticas de la misma. Asimismo, que se lleve a cabo la definicin conjunta de polticas, procedimientos y programas, ubicados todos en un enfoque por niveles y con un horizonte comn. Organizacin La estructura organizacional tiene que plantearse en funcin de la oportunidad de negocio, con mucha atencin en la cultura que propicie, previendo el cambio organizacional. Tambin se debe tomar en cuenta el capital intelectual y las actividades que de l se derivan, como son la capacitacin y adiestramiento para facilitar el logro de metas y evitar fracturas y esfuerzos aislados que se traducen en desgaste innecesario. Direccin Es recomendable que el nivel directivo ejerza un liderazgo autntico, en el que retome la responsabilidad de la ejecucin de las actividades y logre la motivacin de todos los niveles jerrquicos. Para ello, es imprescindible fortalecer la coordinacin y la comunicacin y el trabajo en equipo, as como promover la creatividad e innovacin, con el apoyo de la tecnologa de la informacin. Control Es prioritario que se defina la naturaleza y sistemas de control con base en los procesos, niveles jerrquicos y reas de la empresa. Las herramientas que se seleccionen debern ser viables y funcionales para garantizar la calidad del desempeo. Sera provechoso, en tanto la empresa adquiere mayor cohesin para administrarse, contar con la asistencia tcnica de instituciones privadas o pblicas especializadas en micro y pequeas empresas.
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SE PIDE: 1. Determine la influencia de la condicin familiar en la administracin de la empresa. 2. Explique qu representa la direccin para una empresa de estas caractersticas y proponga alternativas de liderazgo pertinentes. 3. Proponga alternativas para que la empresa alinee su potencial con un enfoque estratgico. 4. Analice si la estructura organizacional de la empresa representa para s misma una ventaja competitiva y proponga una alternativa. 5. Proponga alternativas para que la empresa pueda consolidar su posicin en su sector y ramo de actividad. 6. Explique las maneras de interrelacin entre los anlisis FODA, potencial de innovacin y las cinco fuerzas de la competencia para obtener resultados de la auditora. 7. Determine y explique las fases y/o pasos de la metodologa estudiada que se han aplicado en la auditora administrativa practicada a Desperdicios Industriales Casa Zetina. 8. Determine las fases y/o pasos de la metodologa estudiada que no se han aplicado en la auditora administrativa practicada a Desperdicios Industriales Casa Zetina y las posibles causas de su no utilizacin. 9. Respecto a la realidad peruana, determine los aspectos comerciales, legales y tributarios que involucran a la empresa en estudio. ----------