38.

000 Notities and counting

k pakte mijn iPhone, opende de app Hello en bladerde terug in de tijd, tot ik bij de datum kwam van de Evernote Trunk Conferentie 2012. Ik bekeek de foto's en daar was hij, Martijn Aslander, de man van de achtendertigduizend notities. Ik moet eerlijk bekennen dat ik me zijn naam niet meer herinnerde, maar gelukkig registreer ik al mijn ontmoetingen in Evernote Hello.

Ik wilde hem een e-mail sturen om hem uit te nodigen voor een gesprek. Ik was op het idee gebracht door Karan Bhujbal, een Indiase journalist die ik had ontmoet, die voorstelde om de veelgebruiker het laatste hoofdstuk van mijn boek te laten schrijven. Dat sprak me onmiddellijk aan, hoewel ik uiteindelijk heb gekozen voor de vorm van een interview. Doordat mijn naam is verbonden met Evernote, krijg ik regelmatig hulpvragen en verzoeken om presentaties te komen geven. Ik ken daardoor een heleboel Evernote-gebruikers, maar niemand komt ook maar enigszins in de buurt van de achtendertigduizend notities! Martijn begon met Evernote op hetzelfde moment als ik, medio 2008. We zijn beide fanatieke gebruikers, met dat verschil dat ik niet zon absurde hoeveelheid notities heb. (Ik noemde het al eerder: ik kom nog niet aan de drieduizend, ondanks dat ik een groot deel van mijn leven structureer met Evernote.) Hij vertelde dat het allemaal was begonnen nadat hij Phil Libin, de CEO van Evernote, had horen uitleggen dat hij met zijn tool de tweede hersenen van mensen wilde worden. Phil was zo zeker van zijn zaak en sprak zo gepassioneerd over zijn ideen, dat Martijn besloot om zijn hele papieren leven naar de olifant over te hevelen. (Stel dat er op een dag een chip wordt ontwikkeld, die met al deze gegevens in mijn hersenen kan worden gemplanteerd?) Ondanks dat ik zelf zoiets nooit zou durven, begreep ik onmiddellijk de geniale implicatie van zijn woorden. Wat als dit op een dag mogelijk zal zijn? Tijdens het interview vertelde Martijn dat als het zover was, hij zich zou aanmelden als proefkonijn. Ik barste in lachen uit en besefte daarna pas dat hij geen grapje maakte. Over Phil, ik volg zijn artikelen en interviews al enige tijd. Hij is een zeer enthousiast spreker, die keer op keer herhaalt dat het doel van zijn bedrijf is toepassingen te ontwikkelen die ons geheugen kunnen helpen. Iets anders dat ik geweldig vind: In zijn publieke presentaties en de officile podcasts van het bedrijf (in het Engels) herinnert hij ons er voortdurend aan dat hij bezig is een bedrijf te bouwen dat honderd jaar zal bestaan. En dat geeft een heel veilig gevoel. Terug naar Martijn! Hij heeft een fascinatie voor alles wat te maken heeft met het organiseren van dingen en heeft verrassend genoeg nooit een formele baan gehad in zijn leven. Hij is ondernemer vanaf zijn vijftiende, toen hij zijn eerste bedrijf oprichtte in een tijdperk zonder internet en mobiele telefoons. Bovendien is hij een van de mensen achter lifehacking.nl, een van de grootste sites in zijn soort in Nederland.

Stel dat er op een dag een chip wordt ontwikkeld, die met al deze gegevens in mijn hersenen kan worden gemplanteerd?

Ik was al gentrigeerd door de achtendertigduizend notities, maar tijdens ons gesprek raakte ik nog veel meer onder de indruk. Op een gegeven moment in het interview zei hij dat hij twaalf jaar geleden gestopt was met geld vragen voor diensten. Hij doet zijn werk en laat de opdrachtgever achteraf bepalen wat het waard was. Ik was zeer verbaasd en wilde hier meer over weten! Martijn is een belangrijk spreker in Nederland, hij geeft ongeveer honderdtachtig lezingen per jaar over de combinatie van technologie en organisatie, toegepast op verschillende segmenten van de samenleving, zoals onderwijs, gezondheid, enz. Hij laat de enorme mogelijkheden zien en legt uit hoe de verschillende online platforms zijn te gebruiken om doelen te bereiken. De afgelopen tien jaar werd er voornamelijk gesproken over netwerken, de volgende grote kwestie zal gaan over "zwermen". Naast het geven van presentaties, schrijft Martijn boeken en leert mensen hoe ze zich moeten organiseren. En in principe helemaal gratis, dus! Hij wil alleen betaald krijgen als hij van waarde is geweest. Dit levert hem aan de andere kant een grote mate van vrijheid op. Door niet voor een afgesproken prijs aan het werk te gaan, heeft hij de ruimte om zijn eigen regels te maken. Tijdens ons drie kwartier durende gesprek bemerkte ik vele overeenkomsten in de manier waarop wij Evernote zien; als belangrijkste instrument op het gebied van persoonlijke en professionele organisatie. Net zoals ik in dit boek heb beschreven, heeft ook Martijn een zoektocht gedaan naar de beste hardware met betrekking tot het organiseren van gegevens. Hij heeft ervaring met een heleboel apparatuur die ik ook heb gebruikt, zoals Palm. In 2004 stapte hij over naar Mac: een van de beste beslissingen van zijn leven. Maar hoe komt hij nou toch aan die bizarre hoeveelheid notities? De eerste stap, nadat hij had gekozen voor Evernote, was het kopen van een ScanSnap van Fujitsu. Hij begon stelselmatig al zijn papierwerk, dat bij mij nog steeds in dozen zit, in te scannen en te verwerken. Persoonlijk heb ik geen ervaring met de ScanSnap, maar iedereen die ik ken die er een heeft is er zeer enthousiast over. De ScanSnap is verkrijgbaar in verschillende modellen. Martijn kocht een van de grootste voor de scanners van Fujitsu geldt: groter is beter. De meest geavanceerde is bijvoorbeeld uitgerust met automatische papierinvoer. Een groot voordeel van de ScanSnap is dat hij OCR (optische tekenherkenning) toepast waardoor de gescande documenten direct interpretabel worden opgeslagen en makkelijk te doorzoeken zijn. De efficintie van de ScanSnap geeft Martijn uiteraard een enorm voordeel ten opzichte van mijn werkwijze; ik maak gebruik van een traditionele en trage HP scanner. Na zijn officile papieren, was zijn persoonlijke plakboek aan de beurt. Het kostte hem slechts een paar maanden om alle documenten die hij had hij te scannen. Zodra alles in Evernote stond kon hij profiteren van alle voordelen, die ik al heb genoemd in dit boek. Dankzij de OCR was zijn archief makkelijk te doorzoeken en deed hij allerlei leuke ontdekkingen in vergeten documenten. . Alle papieren heeft hij inmiddels vernietigd. Van alle gegevens bewaart Martijn back-ups op externe harde schijven. Een extra veiligheidsmaatregel, want de bestanden zijn natuurlijk altijd al opgeslagen op ten minste twee plaatsen; op de bedrijfsserver van Evernote en op je eigen computer. En ik zeg ten minste, want je kunt je Evernote-account synchroniseren op meerdere computers en op die manier heb je meteen een derde, vierde, vijfde back-up. Ik beschouw mezelf veilig doordat ik n kopie bewaar op

Maar hoe komt hij toch aan die bizarre hoeveelheid notities?

Hij zet de papieren klaar in een bakje en als hij even tijd heeft voedt hij de scanner, die alles naar Evernote stuurt.

mijn computer, n op de server van Evernote en een derde in de Time Capsule van Apple, die elk uur een automatische back-up van mijn computer maakt. De database van Martijn is zo groot, dat hij de mobiele app op zijn iPhone niet kan gebruiken, die biedt gewoonweg geen ondersteuning voor de enorme hoeveelheid informatie. Ieder jaar koopt hij een nieuwe, modernere en snellere, computer voor de verwerking van zijn database. (Ongelooflijk! Hij vervangt dus ieder jaar zijn Mac, alleen omwille van zijn gegevens in Evernote!) Omdat hij Evernote niet kan gebruiken op zijn iPhone, vangt Martijn zijn handgeschreven notities en andere informatie met Captio. Deze toepassing werkt als een scanner en verstuurt de vastgelegde inhoud per email naar Evernote. De meeste van zijn documenten, papieren, notities, enz. worden gewoon verwerkt door de ScanSnap. Hij zet de papieren klaar in een bakje en als hij even tijd heeft voedt hij de scanner, die alles naar Evernote stuurt. Ik vroeg hem of hij dit niet vervelend vindt, dat hij bepaalde mobiele toepassingen van Evernote moet missen, bijvoorbeeld geolocatie. Hij gaf toe dat het jammer is, maar zei dat het nou eenmaal de consequentie is van zijn manier van werken. Hetzelfde geldt voor de Evernote Hello (de app die ik gebruikte om zijn contactgegevens op te slaan en terug te halen). Martijn ontmoet zoveel mensen en krijgt zo veel visitekaartjes, dat het niet praktisch is om de toepassing te gebruiken. Het proces neemt teveel tijd in beslag en het leidt af van het belangrijkste, het contact met de mensen. Hij maakt dus geen gebruik van Hello, maar geeft ons vervolgens wel een heel waardevolle tip: Veel mensen scannen thuis hun visitekaartjes en zetten vervolgens de contactinformatie in Evernote. Martijn voegt hier twee stappen aan toe, waardoor het ineens interessant wordt. De gegevens van de gescande visitekaartjes kunnen voorzien worden van een checkbox als er een specifieke actie ondernomen moet worden met betrekking tot die persoon, bijvoorbeeld als de persoon in kwestie iets is beloofd. Totdat de taak is uitgevoerd blijft deze openstaan in de werkbalk van Evernote, zoals ik heb beschreven in het hoofdstuk "Taakbeheer". Verder verzoekt hij de organisatoren van elk evenement om hem een gastenlijst te sturen en ook die scant hij in Evernote. Zo kan hij, als hij een visitekaartje selecteert waaraan een taak hangt, meteen zien waar en wanneer (bij welke lezing) hij de betreffende persoon heeft ontmoet, en dit helpt om een en ander in de context te plaatsen. Op deze manier kan hij bijvoorbeeld een persoonlijker e-mail sturen. Het werkt ook andersom, als iemand die een presentatie heeft bijgewoond hem een e-mail stuurt met een vraag of een bedankje. Gewoon even zoeken in Evernote en hij weet welke persoon hem wat heeft zien doen. Op deze manier heeft hij dus eigenlijk zijn eigen versie van Hello gecreerd! Een app waar Martijn wel gebruik van maakt is Evernote Food; hij maakt dagelijks fotos van wat hij eet en met wie. De reden om Evernote Hello niet te gebruiken is hierbij niet valide; een etentje biedt immers veel meer tijd dan een kort gesprek. (Noot van de vertaler: deze informatie is inmiddels achterhaald: sinds de app verbeterd is maakt Martijn wel gebruik van Evernote Hello. Sterker nog: hij kan niet meer zonder!)

Een aspect van Evernote dat hij anders aanpakt dan ik, is het taakbeheer. Martijn deelt vijf notebooks met zijn assistent Maaike, onder de overkoepelende titel "Maaike". De structuur ziet er als volgt uit: Inbox Maaike / Work In Progress / Vragen / Klaar / Algemene informatie Martijn zet een taak in "Inbox Maaike". Wanneer zij aan de taak begint, sleept ze hem naar "Work In Progress", als de opdracht klaar is naar "Gereed". Als ze vragen heeft, schrijf ze een notitie in "Vragen", hij zet dan op zijn beurt het antwoord in Algemene Informatie. Een waterdicht systeem volgens mij. En ook prima toe te passen zonder assistent. Een interessante vraag leek me hoe een dergelijk grote database te structuren is. Maar dat blijkt niet zon probleem. Zijn Evernote bestaat uit 16 mappen die elk tussen de 5 en 12 notebooks bevatten. Gewoon net als bij mij, dus. Momenteel is hij bezig een applicatie te ontwikkelen waarmee hij kan profiteren van alle statistische gegevens. Bijvoorbeeld om te kunnen zien hoeveel notities hij hebt heeft gemaakt in een bepaalde maand of hoeveel tijd hij ergens heeft doorgebracht in een bepaalde periode. Ik hoop dat hij de app te koop aanbiedt als hij af is. (Op basis van waardebepaling achteraf natuurlijk!) Naast dit alles is Martijn de oprichter van de Nederlandse Evernote Community, op Facebook. Eens per maand is er een meetup, waar tips en ideen worden uitgewisseld door Evernote beginners en gevorderden. Voor meer informatie over deze fascinerende persoon, bezoek de site: martijnaslander.nl. Het grootste deel van de inhoud is in het Nederlands, maar het is de moeite waard het te lezen met behulp van Google Translate, want we kunnen nog veel leren van Martijn! En zo ben ik aan het eind gekomen van mijn verhaal over het organiseren van het leven met Evernote. Ik hoop dat het boek nuttig voor je is geweest en nodig je van harte uit om mijn tips te volgen op iTech Vandaag, Twitter, Facebook en mijn blog vladcampos.com. Dank je wel! Vladimir Campos - Organizando a vida com o Evernote