INDICE

Introduccin 03 Objetivos 04 Glosario de trminos de Automatizacin de Procesos Administrativos 05 Conclusiones 10

INTRODUCCION

A continuacin se presenta un glosario de trminos con las definiciones de los principales conceptos que estn involucrados en una automatizacin de procesos administrativos, el conocer sus definiciones, ayudara a tener una idea ms clara de que es una automatizacin de procesos en la administracin.

OBJETIVOS

Generales * Elaboracin de una herramienta que sirva de apoyo a la realizacin de una automatizacin de procesos administrativos.

Especficos * Elaboracin de un glosario.

* Tabular de trminos relacionados con la administracin.

* Conocer las definiciones de cada uno de los conceptos utilizados en una automatizacin.

GLOSARIO DE TERMINOS AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Administracin: es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento. Anlisis: Accin de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre stas y obtener conclusiones objetivas del todo. Auditoria administrativa: auditoria de la calidad de los administradores al evaluarlos como ejecutivos individuales y al valorar la calid ad del sistema administrativo total de una empresa. Automatizacin: conversin de determinados procesos en automticos o involuntarios. Autoridad: tendencia a restringir la delegacin de la toma de decisiones en una estructura organizacional, por lo general, conservando la autoridad en la sima de la estructura o cerca de ella. Autoridad funcional: derecho que se delega en una persona o departamento para controlar procesos, practicas, polticas u otros asuntos especficos, relacionados con actividades que lleva a acabo personal de otros departamentos. Benchmarking: mtodo para el establecimiento de metas y medidas de productividad con base en las mejores prcticas de la industria. Cargo: Es la denominacin que exige el empleo de una persona que, con un mnimo de calificaciones acorde con el tipo de funcin, puede ejercer de manera competente las atribuciones que su ejercicio le confiere. Comunicacin: transferencia de informacin de una persona a otra, siempre que el receptor comprenda. Control: funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo

individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el desempeo con metas y planes; mostrar donde existen desviaciones de los estndares y ayudar a corregirlas. Costos: La suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir una cosa. Coordinacin: logro de la armona de los esfuerzos individuales y de grupo hacia el logro de los propsitos y objetivos del grupo. Cronograma: Es el detalle minucioso de las actividades que desempea o que va a desempear una empresa al realizar un evento o una serie de eventos. Cultura organizacional: patrn general de conducta, creencias y valores compartidos por los miembros de una organizacin. Delegacin: dar de una persona a otra la jurisdiccin que tiene por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representacin. Otra posible direccin sera el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concedindole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado. La delegacin implica al mismo tiempo la obligacin de rendicin de cuentas al superior de las tareas que han sido delegadas. Departamento: rea, divisin o sucursal definidos de una empresa sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeo de actividades y el logro de resultados especficos. Descentralizacin: Es la transferencia de funciones, recursos y autoridad para la toma de decisiones desde los niveles centrales a los entes autnomos. Direccin: funcin de los administradores que implica el proceso de influir sobre las personas para que contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo; se relaciona principalmente con el aspecto interpersonal de administrar.

Eficacia: consecucin de objetivos; logro de los efectos deseados. Eficiencia: logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el logro de objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas. Efectividad: Es la congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos, sin cuestionar si dichos objetivos son o no adecuados.Empowerment la eficaz autodeterminacin de trabajadores y equipos implica que los administradores estn dispuestos a renunciar a parte de su autoridad para tomar decisiones a fin de cederla a aquellos. Estrategia: determinacin del propsito (misin) y los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y adopcin de recursos de accin y asignacin de los recursos necesarios para lograr estos propsitos. Supervisin: Funcin de direccin destinada a asegurar que el personal cumpla sus tareas en la mejor forma posible (como la norma lo indica), mediante la orientacin, ayuda y capacitacin proporcionada por sus superiores jerrquicos (supervisores) y no slo mediante procedimientos de control o fiscalizacin. Iniciativa: idea que sirve para iniciar o hacer una actividad en la organizacin. Instruccin: conjunto de reglas para ejecutar algo o para el manejo de algo. Jerarqua de las necesidades: Kaizen: un trmino japons que seala la importancia del mejoramiento continuo. La idea es que dar continuamente pequeos pasos en mejoras ser la clave para el xito a largo plazo. Liderazgo: influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen en forma voluntaria y con entusiasmo para el logro de las m etas del grupo. Logstica: modelo de optimizacin de la investigacin de operaciones que trata como un solo sistema de la logstica de una empresa, desde el pronstico de ventas, la compra y el procesamiento de los materiales y su control en inventarios

hasta el embarque de los productos determinados hacia los almacenes de ventas. Manuales administrativos: son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Mercado: El mercado, en economa, es cualquier conjunto de transacciones, acuerdos o intercambios de bienes y servicios entre compradores y vendedores. En contraposicin con una simple venta, el mercado implica el comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los participantes. Meta: fines hacia los que se dirige la actividad; puntos finales de la plantacin. Organizacin: concepto utilizado en diversas formas, como por ejemplo 1 sistemas o patrn de cualquier grupo de relaciones en cualquier clase de operacin 2 la empresa en si misma 3 cooperacin de dos o ms personas 4 la conducta de los integrantes de un grupo y 5 la estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada Organizar: establecer una estructura intencional de roles para que sean ocupados por miembros de una organizacin. Planeacin: seleccin de misiones y objetivos, y estrategias, polticas, programas y procedimientos pa ra lograrlos; toma de decisiones; seleccin de un curso de accin entre varias opciones. Poder: capacidad de las personas o grupos para inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos. Polticas: declaraciones o interpretaciones generales que guan el pensamiento durante la toma de dediciones; la esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad para guiar la toma de decisiones. Presupuesto: exposicin de planes y resultados esperados, expresados en trminos numricos. Principios: verdad fundamental, o que en un momento determinado se considera

como tal, que explica las relaciones entre dos o ms grupos de variables. Proceso: conjunto de fases sucesivas de una operacin o sistematizacin. Procedimientos: planes que establecen un mtodo para manejar las actividades futuras. Son series cronolgicas de acciones requeridas, guas para la accin, que detallan la forma exacta en que se deben realizar ciertas actividades. Productividad: razn produccin insumos en un periodo, tomando en cuenta debidamente la calidad. Programas: conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignacin de tareas, pasos a seguir recursos a emplear y otros elementos necesarios para ejecutar un determinado curso de accin, normalmente respaldado por capital y presupuestos de operacin. Responsabilidad: obligacin que los subordinados le deben a sus superiores con respecto al ejercicio de la autoridad que les fue de legada como una forma para lograr los resultados deseados. Retroalimentacin: entrada de informacin a un sistema que transmite mensajes de la operacin del sistema para sealar si este opera como se plane; informacin relacionada con cualquier tipo de operacin planeada, dirigida a la persona responsable de su evaluacin. Sistematizacin: Es un proceso permanente y acumulativo de construccin de conocimiento a partir de nuestra experiencia de accin/intervencin en una realidad especfica. Es un primer nivel de teorizacin sobre la prctica. Por un lado pretende mejorar la prctica y por el otro enriquecer las teoras existentes. Staff: relacin en un puesto organizacional donde la tarea del titular es dar consejos o asesora a alguna persona. Tctica: planes de accin mediante los cuales se ponen en prctica las estrategias. Unidad de mando: hacer que cada subordinado dependa directamente solo de un superior. El principio de la unidad de mando nicamente implica que cuando ms

depende una persona de un solo superior, menor ser el problema de confusin de las instrucciones y mayor la sensacin de responsabilidad personal por los resultados.

CONCLUSIONES Al conocer las definiciones de los trminos que se utilizan en el procesos de la automatizacin administrativa, se hace ms practico el realizar esta actividad y se torna ms fcil para el administrador, el tomar las decisiones necesarias para mejorar el manejo de la administracin de una organizacin.