CURSO ESPECIALIZADO ALMACENES E INVENTARIOS

EXPOSITOR:

LIC. FERNANDO TEJERINA REG. PROF. CEOLP T-046

1
QUE SE DESTINA

ALMACEN
ES

Lugar, rea y/o espacio fsico

Para RESGUARDO y CUSTODIA de mercancas, productos o tems

ALMACEN
ES

Eslabn Cadena de Suministros

NACE EN

Unidad de Servicio
CON

Custodia

ALMACENES
Materiales y productos

Objetivos definidos

Resguardo
Control

Abastecimiento

PLANIFICACIN

SERVICIO AL CLIENTE

APROVISIONAMIENTO

GESTIN DE PEDIDOS Y DISTRIBUCIN GESTIN DE ALMACENES

GESTIN DE EXISTENCIAS

BIENES DE USO
Tangibles Perecederos Depreciacin

BIENES DE CONSUMO
Tangibles Utilizables Sujetos a una fecha de vencimiento

BIENES DE COMERCIALIZACION
Tangibles Sujetos a una fecha de vencimiento No son perecederos Rotacin

ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS

ADMINISTRACION DE ALMACENES

ADMINISTRACION DE ALMACENES

Administracin de Almacenes
ES LA QUE COMPRENDE

Funcin Administrativa

Actividades y procedimientos Ingreso

RELATIVOS AL

Registro Almacenamiento Distribucin Medidas de salvaguarda Control

DE LOS

Bienes de la entidad

ADMINISTRACIN DE ALMACENES

TIENE POR OBJETIVO OPTIMIZAR LA DISPONIBILIDAD DE BIENES

CONTROL DE OPERACIONES

MINIMIZACIN DE LOS COSTOS DE ALMACENAMIENTO

Administracin de Almacenes
SE APLICA A LOS

ALMACENES

FARMEDICAL REGIONAL LA PAZ

FARMEDICAL REGIONAL COCHABAMBA

FARMEDICAL REGIONAL SANTA CRUZ

FARMEDICAL REGIONAL SUCRE

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

TIENE TUICIN DE..

REA ADMINISTRATIVA

BIENES Y ADQUISICIONES
TIENE TUICIN DE..

ALMACEN REGIONAL LA PAZ

UNIDAD OPERATIVA

TIENE UN RESPONSABLE DE SU ADMINISTRACIN

JEFE DE ALMACEN

GERENCIA REG. SANTA CRUZ

TIENE TUICIN DE..

REA ADMINISTRATIVA

ADM. REGIONAL STA CRUZ

TIENE TUICIN DE..

ALMACEN REGIONAL STA CRUZ TIENE UN RESPONSABLE DE SU ADMINISTRACIN

UNIDAD OPERATIVA

RESPONSABLE DE ALMACEN

UN ALMACEN
ORGANIZA EN FUNCIN

Cantidad necesaria de Almacenes

1 2

Producto Terminado

Cuarentena
Estuche Prod. Orig.

Caractersticas tcnicas y cualidades

DE LOS

4 Estuche Muestra Med

EN

5 Almacn 6 7 8 9 10

Prospectos Stickers Cunas y Soportes Obsequios Literaturas Sustancia Controlada

Bienes

CODIGO
LPT LPX LMM LLT

ALMACEN
Producto Terminado Producto en Cuarentena Muestras Medicas Literaturas

LOB
LES LME PPL

Obsequios de Promocin
Estuchera Producto para la Venta Estuchera Muestras Medicas Prospectos

LCS
LST LCC LCO LIC

Cunas y Soportes
Stickers Almacn de Licitaciones Almacn en Consignacin Almacn Sustancias Controladas

LDV

Almacn Devoluciones

SE CREA ALMACENES

Debido a Proceso desconcentracin

ALMACEN LA PAZ

ALMACEN COCHABAMBA

ALMACEN SANTA CRUZ

ALMACEN SUCRE

Separacin fsica

Alta rotacin bienes

Personal operativo calificado

INICIO
Recepcin de Bienes

NO

Verificacin cantidad y atributos tcnicos

ALMACEN LA PAZ

Conforme?
SI

ALMACEN COCHABAMBA

INGRESO ALMACENES

Identificacin y Codificacin

ALMACEN SANTA CRUZ

Clasificacin y Catalogacin Almacenamiento y Asignacin Espacios Salida de Almacenes

ALMACEN SUCRE

FIN

Recepcin

ES LA

PRIMERA FASE

DEL

INGRESO DE BIENES
BASADA EN AUTORIZAN

Tareas Cotejamiento de la documentacin con lo solicitado Verificacin cantidad Verificacin atributos tcnicos y fsicos Documentos Nota de Remisin Lista de Empaque Factura

Pueden ser recibidos cuando

Inspeccin prolongada Criterio Tcnico Condiciones contractuales E y P

Verificar cantidad, calidad y atributos tcnicos

ACUERDO

LA

Recepcin

ES

Realizada por

JEFE/RESPONSABLE DEL ALMACEN DELEGACION DE SUBRESPONSABLES

RESPONSABLE ALMACEN

Cuarentena, Literaturas, Obsequios, Cunas y Soportes, etc.

JEFE? ESTUDIO DE CASO 1

LIDER?

Una vez recibido los bienes

JEFE/RESPONSABLE DEL ALMACEN

Realiza registro del ingreso a Almacenes

ADJUNTANDO

DOCUMENTOS

INFORMAR

TODO INGRESO DEBE ESTAR DOCUMENTADO

Recepcin oficial: Nota Ingreso adjuntando: Orden Compra Nota Adjudicacin Nota de Remisin

REA CONTABLE
ESTUDIO DE CASO 2

La Identificacin consiste

Denominacin bsica asignada a cada Bien

Descripcin de acuerdo a sus caractersticas:

CARACTERSTICAS

SIMILARES

OTROS

Que permitan su discriminacin respecto a:

Fsicas Qumicas Dimensin Funcionamiento Otras

DISTINTAS MARCAS

La Codificacin de Bienes

CONSISTE

Asignar un smbolo

Cada rubro de bienes o materiales

PARA PERMITIR

Su clasificacin. Su ubicacin y verificacin. Su manipulacin.

FARMEDICAL S.R.L.

ORGANIZA LOS ITEMS

A travs de cdigos
QUE TIENEN LA FUNCIN

P0101011
P

De identificar a cada tem y agruparlos

Segn el siguiente criterio

ALMACEN PRODUCTO TERMINADO

01
01

LINEA PROMOCIONAL EJM. QUIMBIOTEC

PRODUCTO EJM. ALBUMINA HUMANA

01
1

FORMA FARMACEUTICA ALBUMINA HUMANA AL 20%

PRESENTACIN ALBUMINA HUMANA AL 20% FRASCO X 150 mL

Las notas de ingresos se utilizan para incorporar nuevos stocks a los diferentes almacenes; pueden ser compras locales, importaciones, o traspasos de otros almacenes, los tems deben estar previamente codificados. Nmero
Correlativo

Proceso de Acondicionamiento P0406011 100

LPT Producto Terminado

Fecha del Registro

GBF263
Caja Gobbifol 10mg/mL Cja x 1Amp x 20mL

Vencimiento 30/09/2012

Producto terminado ingresa para su respectiva venta

Nombre y Firma Responsable que entrega Nombre y Firma Responsable que recibe

Aprobado por:

Este documento se utiliza para registrar las devoluciones de productos vendidos, incrementa el stock del almacn correspondiente.
Nmero Correlativo

Fcia. 14 de Septiembre

LDV Almacn Devoluciones

P0406011
5 Caja

Fecha del Registro Gobbifol 10mg/mL Cja x 1Amp x 20mL GBF263 Vencimiento 24/09/2012

Devolucin de Producto terminado vendido en fecha con facturapor corto vencimiento Nombre y Firma Responsable que entrega

Nombre y Firma Responsable que recibe

Aprobado por:

Este documento se utiliza para registrar salidas que no son ventas, ejemplos: Entregas de mercadera a otro almacn, bajas de productos en mal estado, vencidos, etc. Consumos de productos. Nmero
Correlativo

LPT Almacn Origen

FARMEDICAL CBBA CPT Almacn Destino

P0406011
200 Caja

Fecha del Registro

Gobbifol 10mg/mL Cja x 1Amp x 20mL GBF263

Envo de Producto Terminado sg Presupuesto del mes Septiembre y Orden de Pedido Nro. Nombre y Firma Responsable que entrega

Vencimiento 24/09/2012

Aprobado por:

Nombre y Firma Responsable que recibe

Este documento se utiliza para transferir existencias entre almacenes. Descuenta la mercadera del almacn origen e incrementa el mismo valor en el almacn destino. Este documento solo se aplica a bancos de datos centralizados, donde en una misma base de datos se manejan simultneamente varios almacenes. Nmero
Correlativo LPX Almacn Origen

FARMEDICAL CBBA

LPT Almacn Destino

P0406011 200 Caja

Fecha del Registro

Gobbifol 10mg/mL Cja x 1Amp x 20mL GBF263

Producto acondicionado entregado para su respectiva venta

Vencimiento 24/09/2012

Nombre y Firma Responsable que entrega

Aprobado por:

Nombre y Firma Responsable que recibe

Identificacin

Para facilitar
Ubicacin

Los bienes se clasificarn en:

Grupos con Caractersticas Afines Volumen Peso Aspecto Composicin Qumica Frecuencia de Rotacin Grado de Peligrosidad

La clasificacin servir para organizar su almacenamiento

SEGN COMPARTAN

Caractersticas iguales, similares o complementarias

Codificados Consiste en la elaboracin Clasificados

LISTAS DE BIENES

Segn Orden Lgico

Las Organizaciones debern mantener Catlogos actualizados de Bienes

QUE FACILITEN LA

Consulta y control de los materiales y sus existencias

Conservacin Almacenamiento tiene por objetivo

FACILITAR

Manipulacin Salvaguarda Entrega

BIENES

TOMANDO EN CUENTA

Las siguientes OPERACIONES Clasificacin de bienes; Asignacin de espacios; Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares; Uso de medios de transporte: equipo motorizado, no motorizado; Conservacin; Seguridad.

Con el propsito de facilitar la RECEPCIN y la ENTREGA

SE ASIGNARN ESPACIOS

De acuerdo a los siguientes criterios Segn la clase del bien; Segn la velocidad de su rotacin; Segn su peso y volumen.

RECEPCIN Cualquiera sea el criterio adoptado.

La asignacin de espacios.

DEBE FACILITAR

BIENES

ENTREGA

Distribucin o entrega fsica de Bienes

QUE IMPLICA Atender las solicitudes de bienes; Comprobar que la calidad, cantidad y caractersticas de los bienes a entregar, correspondan a lo solicitado; Utilizar tcnicas estndar para empacar y rotular los bienes, en funcin de sus caractersticas y su destino; Registrar la salida de bienes de almacn.

Cantidad Condiciones del bien entregado QUE PERMITA ESTABLECER DOCUMENTO Identificacin Receptor Conformidad de entrega Conocimiento del destino

Salida de un bien debe estar respaldada

REGISTRO

TIENE POR OBJETO FACILITAR

Control de Existencias
PERMITE

Movimiento de Bienes

Tomar Decisiones
DISPOSICIN DE BIENES

ADQUISICIONES

BAJAS Y OTROS

Registros de Entrada

LOS ALMACENES

DEBEN CONTAR

Registros de Almacenamiento

..de todos y cada uno de los Bienes

UTILIZANDO

Registros deSalida

Documentos necesarios

Que generan INVENTARIOS

La G.E. tiene por objeto

PREVEER

Continuidad del Suministro de Bienes EVITANDO Interrupcin de Tareas

PARA LO CUAL

LA EMPRESA DEBERA: Adoptar polticas y tcnicas, para determinar la cantidad econmica de existencias y de reposicin; Utilizar la tcnica de inventarios ms apropiada al tipo de bien o grupo de ellos.

VER TEORIA DE MAX-MIN

La Entidad debe considerar

NORMAS
DESARROLLAR

REGLAMENTOS

Procedimientos y/o Instructivos de Higiene y Seguridad Industrial

PARA LA PREVENCIN

ASPECTOS MNIMOS A CONSIDERAR

Facilidad para el movimiento de los bienes en el almacn; Sealizacin para el trnsito y transporte; Condiciones ambientales de ventilacin, luz, humedad y temperatura; Asignacin de espacios protegidos para substancias peligrosas; Utilizacin de ropa y equipo de seguridad industrial; Adopcin de programas de adiestramiento en seguridad industrial; Determinacin de medidas de emergencia en casos de accidentes; Adopcin de medidas contra incendios, inundaciones, etc; Adopcin de medidas de primeros auxilios.

Probables accidentes originados por el grado de peligrosidad de los Bienes y condiciones de Almacenamiento

La salvaguarda comprende actividades

LAS MEDIDAS DE SALVAGUARDA TIENEN LOS PROPSITOS DE:

PROTECCIN Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios fsicos; Implantar medidas de seguridad fsica y fortalecer las medidas de control, para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorizacin correspondiente; Establecer criterios para la contratacin de seguros que fortalezcan las medidas de seguridad fsica e industrial; Definir criterios para establecer fianzas y plizas de fidelidad para el responsable de almacenes; Establecer y difundir procedimientos y/o instructivos especficos de seguridad industrial, en funcin de las normas establecidas.

CONSERVACIN
PARA EVITAR

Daos

Mermas

Prdidas

Deterioros

Y LOGRAR

Identificacin fcil y segura

Manipulacin gil de bienes

PARA CONTRIBUIR A ESTOS PROPSITOS

Solicitar la contratacin de seguros contra robos, incendios, prdidas, siniestros y otros;

SE DEBER

Realizar la inspeccin peridica a instalaciones; Realizar la toma de inventarios fsicos peridicos.

Los Responsables de Almacenes

ESTN PROHIBIDOS DE: Entregar bienes en calidad de prstamo;

Entregar bienes sin documento de autorizacin emitido por la instancia competente;

Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso;

Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado.

NO BASTA SABER, SINO TAMBIN APLICAR EL SABER; NO BASTA QUERER, ES PRECISO OBRAR. JOHANN WOLFGANG VON GOETHE