ETAPAS PARA IMPLANTAO DE UM SISTEMA INTEGRADO DE GESTO EMPRESARIAL (ERP)

Universidade Tecnolgica Federal do Paran UTFPR Ponta Grossa Brasil leandro.baran@pr.senai.br

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Leandro Roberto Baran1

Instituto Federal do Paran IFPR Telmaco Borba Brasil ademir.piechnicki@ifpr.edu.br

Ademir Stefano Piechnicki2

Pontifcia Universidade Catlica do Paran PUC-PR Curitiba Brasil flavio.piechnick@pr.senai.br Pontifcia Universidade Catlica do Paran PUC-PR Curitiba Brasil eduardo.mendes@pr.senai.

Flvio Piechnicki3

Eduardo Michailu Mendes4

Resumo O objetivo deste trabalho apresentar todas as etapas de implantao de um Sistema Integrado de Gesto Empresarial (ERP) dentro de uma organizao. O trabalho foi realizado por meio de pesquisas bibliogrficas na rea de Tecnologia da Informao, Sistemas de Informaes, Sistemas ERP. apresentada a evoluo dos ERP a partir dos Sistemas de Informao. Apresenta-se o potencial de integrao e otimizao dos processos pelo Sistema. descrito um modelo de implantao, identificando os fatores decisivos de cada etapa durante este processo, levantando os aspectos positivos e negativos durante esta implantao. Palavras-chave: Implantao. Sistemas ERP, Tecnologia de Informao, Integrao,

Abstract The aim of this paper is to present all stages of implementation of an Integrated Enterprise Management (ERP) within an organization. The work was conducted through literature searches in the area of Information Technology, Information Systems, ERP Systems. It shows the evolution of ERP from Information Systems. Presents the potential for integration and optimization of processes by the system. It described a deployment model, identifying the key factors of each stage during this process, raising the positives and negatives during this deployment. Keywords: ERP, Information Technology, Integration.

1. Introduo A descoberta de novas tecnologias, aliadas a um mercado altamente globalizado tm aumentando o nvel de competio entre as organizaes levando as mesmas a se reinventarem e descobrir um caminho para a diferenciao atravs de sistemas computacionais cada vez mais complexos e potentes para suportarem o crescente volume de atividades. At ento os sistemas eram desenvolvidos mediante a necessidade de cada departamento ou setor da organizao, o que acarretava um acmulo de informaes segmentadas e divididas entre diferentes sistemas, causando atraso quando era necessria a integrao dessas informaes, problemas de integridade, disponibilidade e confiabilidade das informaes, custos de manuteno, etc. Os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), ou Sistemas Integrados de Gesto Empresarial, surgiram a partir dessa necessidade. Em um nico sistema realizada a integrao das diversas atividades dos diferentes processos da empresa. Esses sistemas evoluram de forma gradual, concomitantemente evoluo da tecnologia de hardware e software. Dependendo do porte da empresa (pequeno, mdio e grande) os sistemas ERP sero implantados de formas diferentes, podendo inclusive levar a resultados distintos entre uma e outra, porm h um fato comum entre elas: as dificuldades encontradas durante o processo de implantao desses sistemas. Com base em pesquisas acadmicas e pesquisas em congressos e revistas especializadas, o foco deste trabalho descrever o processo de implantao de um sistema ERP em todas suas etapas, apresentando fatores relacionados ao sucesso de cada etapa, benefcios e possveis problemas gerados durante a implantao.

2. Fundamentao Terica 2.1 Tecnologia de Informao (TI) A tecnologia de processamento de informao, ou tecnologia de informao, tipo de tecnologia mais comum dentro de uma organizao e inclui qualquer dispositivo que colete, manipule, armazene ou distribua informao (SLACK et al, 2009).

Em suma, a TI utilizada para designar o conjunto dos recursos tecnolgicos e computacionais para o uso eficaz da informao. Os sistemas em que se fundamentam o TI so: hardware e dispositivos fsicos: perifricos, softwares e seus recursos fornecidos, sistemas de telecomunicaes e gesto dos dados e informaes. A necessidade de um sistema de TI est fundamentada na capacidade que o mesmo tem de organizar, melhorar a qualidade e a disponibilidade das informaes para toda cadeia de processos da empresa: usurios, clientes e fornecedores. As razes da disseminao do uso do TI ainda incluem (HENDERSON, et al, 2004): Relacionamento: ampliando e evoluindo as relaes de parcerias da

empresa, permitindo relaes interorganizacionais, com clientes e fornecedores atravs de ferramentas eletrnicas que possibilitam o aumento do canal de comunicao da organizao; Padronizao dos processos operacionais da empresa; Customizao e Inovao dos servios e produtos: permitindo a

criao de produtos customizados para atender a diferentes clientes, permitindo a participao dos mesmos nessa customizao; gesto; Reduo de custos; Melhorias desses processos atravs de ferramentas de controles e

As ferramentas de TI so os alicerces na criao de sistemas de informao integrados e coordenados. Ao nvel das TIs, estabelecido o nvel de contribuio para o processamento da informao e para a satisfao das necessidades informacionais e aplicacionais, bem como o desenvolvimento de sistemas e criao de vantagens competitivas para a empresa, tendo em conta as prioridades fixadas na estratgia global da mesma (BRAGA, 2000). As TIs so um recurso importante e geram resultados em todos os nveis de processo da empresa, seja no nvel estratgico, quando da capacidade de uma ao comunicao da organizao e o meio que a envolve e a nvel operacional e administrativo, percebido no aumento da eficincia em termos de processos e estratgias (MATTOS et al, 2003).

2.2 Sistemas ERP Os sistemas ERP so definidos como sistemas de informao integrados, na forma de software comercial e tem como objetivo auxiliar o planejamento e execuo das operaes de uma empresa. So divididos em mdulos que se comunicam entre si em tempo real, compartilhando uma mesma base de dados para arquivo das informaes (Fig. 1). Esses sistemas possuem ferramentas de planejamento para anlise das decises de cada mdulo. O objetivo dos ERP a integrao da gesto das diferentes funes e departamentos da empresa como um todo, de modo a aprimorar o desempenho de todos os processos inter-relacionados da empresa (SOUZA & ZWICKER, 2000).

Direo e acionistas Suporte administrativo e manufatura Aplicativos financeiros Aplicativos de demonstrativos estratgicos Vendas e servios aos consumidores Aplicativos de marketing e vendas

Aplicativos operaes

Base de dados integrada

Aplicativos de logstica e de entrega

Aplicativos de compras e suprimentos

Aplicativos de gesto de recursos humanos Funcionrios

Aplicativos de servios

Figura 1: Estrutura de um ERP Fonte: SLACK et al. 2009

2.2.1 Origens do Sistema ERP Planejamento de recursos da empresa (ERP) o ltimo estgio de desenvolvimento da filosofia do sistema MRP (Planejamento das necessidades de materiais). O MRP popularizou-se na durante a dcada de 70, atravs da capacidade de um computador realizar toda a lgica necessria de planejamento e controle dos materiais (SLACK et al. 2009) O MRPII (Planejamento de recursos de manufatura) derivado do MRP. Sua

Consumidores

Fornecedores

inovao foi possibilitada pelo inicio das redes locais (LANs) aliados a computadores com maior poder de processamento. Enquanto no MRP o foco era o planejamento, controle da produo e estoques em empresas de manufatura, no MRPII esse foco foi estendido a outros setores da empresa: marketing, finanas, engenharia. Tecnicamente, ele envolve o conceito de utilizao do MRP em um ciclo para gerao de nmeros financeiros. O sistema ERP evoluiu a partir do MRPII e MRP, permitindo que as decises e bases de dados de toda a empresa sejam integradas, possibilitando que uma tomada de deciso em um setor da empresa, seja refletida no planejamento e controle do restante da mesma. O prximo estgio da evoluo do ERP a interligao desses sistemas na rede (internet), permitindo a comunicao desses sistemas entre si. Essa fase denominada ERP integrado em rede (tambm conhecido como comrcio colaborativo ou e-commerce).

2.2.2 Caractersticas de um sistema ERP Esses sistemas possuem vrias caractersticas que os distinguem dos softwares desenvolvidos internamente nas empresas e de outros softwares de automao comercial, essas caractersticas esto ligadas aos benefcios de sua utilizao e aspectos da sua implantao, sendo elas: a) Pacotes comerciais de softwares: Sendo os ERP softwares comerciais,

eles no so desenvolvidos para clientes especficos, atendendo o maior nmero de usurios, explorando o ganho de escala com seu desenvolvimento, com isso o custo do software fica dividido entre os diversos usurios da ferramenta. b) Desenvolvidos de modelos padres de processos: disponibilizado um catlogo de processos aplicveis para os diferentes setores da empresa, criados com base em um trabalho de pesquisa e experincia junto aos usurios. c) So integrados, possuindo um banco de dados corporativo: Os sistemas ERP podem ser utilizados paralelamente por diferentes departamentos dentro de uma organizao, pois h um conjunto de mdulos atendendo cada setor, porm compartilhando a mesa base de dados e trocando informaes entre si.

d)

Grande abrangncia funcional: Diferentes dos pacotes tradicionais de

softwares onde foca-se em apenas uma funo empresarial, os ERP cobrem o maior nmero de atividades dentro da organizao. e) Requerem procedimentos de ajustes: Possibilidade de adaptao do software para atender os requisitos da empresa, eliminando as discrepncias entre o pacote ERP e usurio. Alm das caractersticas apresentadas, outros aspectos podem ser citados como: funcionalidade, mdulos, parametrizao, configurao, customizao, localizao e atualizao das verses.

2.2.3 Benefcios de um ERP Os softwares ERP possuem um significativo potencial de mudanas dentro das organizaes, pelo aprimoramento de desempenho dos diferentes setores dentro da mesma. A causa disso , em parte, pelo aumento da visualizao que a integrao dos processos e informaes proporciona. Outro fator importante a disciplina na gesto dos processos da empresa que o ERP impe, permitindo que as operaes sejam uniformes em todos os setores da organizao. Os benefcios oriundos da implantao de um ERP so (SLACK et al, 2009): softwares; O senso de controle que formaro a base da melhoria contnua; Capacidade de integrao de toda a cadeia de suprimento, integrando Arquitetura cliente/servidor, possibilitando o acesso ao sistema a todo Incluso de ferramentas de apoio deciso; Possiblidade de interface com programas padres j utilizados pela Operabilidade em plataformas comuns como Windows, Linux ou UNIX; Visibilidades em todas as partes do negcio devido comunicao dos

fornecedores dos fornecedores e os clientes dos clientes; usurio que esteja ligado aos computadores centrais;

empresa (planilhas eletrnicas, arquivos de texto, etc.);

2.3 Etapas no ciclo de implantao de um ERP 2.3.1 Deciso e Seleo

Esta etapa nica, onde atravs da deciso, a empresa decide pela utilizao do sistema ERP como soluo no mbito de gesto empresarial e tecnolgica, e atravs da seleo, avalia qual pacote ir adquirir com base em requisitos avaliados de cada fornecedor. O termo deciso tambm est relacionado entre fazer ou comprar um software de gerenciamento. A escolha pela compra de um pacote ERP pode ser apoiada no argumento de um menor tempo de desenvolvimento e em uma reduo do custo de implantao. Na deciso por um pacote ERP os aspectos a seguir devem ser levados em considerao (CRREA et al, 2009): Definio dos objetivos empresariais com a implantao do pacote; Avaliao dos custos e retorno pretendido; Compatibilidade entre a empresa e o sistema ( importante a

observao que no momento, estes sistemas tm sido implantados com sucessos em empresas industriais). Na seleo entre os softwares ERP faz-se necessrio um comparativo entre as alternativas disponveis no mercado. Uma das formas de se realizar esse comparativo estabelecer critrios com pesos especficos, possibilitando assim mensurar o desempenho de cada fabricante de software. A seleo apresenta trs classes de critrios: funcionais (compatibilidade entre o software e a organizao), tcnicos (alinhamento das caractersticas e ferramentas tcnicas do software com a poltica de TI da empresa) e mercadolgicos (aspectos comerciais referentes ao fornecedor e seu produto). Outros critrios podero ser observados em conjunto, tais como: arquitetura tcnica, custo, servio ps-venda (suporte e manuteno do software), desempenho, documentao, condio financeira e viso tecnolgica do fornecedor. (OLIVEIRA & RAMOS, 2002) Ao final da etapa de seleo, devem-se ser avaliados aspectos como: contratao ou no de uma consultoria externa, estabelecimento do projeto de implementao e a equipe responsvel por esse projeto. De maneira geral, os fatores que contribuem para uma implantao so: Comprometimento da gerncia e todos os usurios do sistema com o

processo desde sua inicializao; Alinhamento entre o software, politica e objetivos da empresa; Conhecimento claro de todos os benefcios e possveis dificuldades Seleo do sistema mais adequado com as necessidades da empresa; Escolha do lder do projeto de implantao; Formao de uma equipe de projetos com conhecimento do software e Presena de consultoria externa; Previso dos impactos com a implantao;

com a implantao do software;

processos da empresa;

2.3.2 Implantao A implantao pode ser associada ao processo completo do software ERP na organizao, porm ela um das etapas, geralmente a mais crtica, do ciclo de vida do software. Nessa fase o funcionamento de todos os mdulos do sistema ERP iniciado dentro da empresa. Os problemas relacionados a essa etapa do processo podem ter incio de duas formas (SOUZA et al. 2005): a) A empresa no realizar a configurao do ERP de maneira correta.

Por configurao do software entende-se a parametrizao e customizao do software a necessidade dos diferentes usurios da empresa, a migrao dos dados utilizados para o software, adaptao dos processos de negcios para o ERP, configurao de toda a estrutura de hardware necessrio (servidores, microcomputadores, sistemas operacionais, redes e bancos de dados) e treinamento especifico para todos os usurios que iro interagir com o sistema em seus mais diferentes nveis. b) O processo de implantao escapa ao controle da empresa. Faz-se necessrio o conhecimento dos processos de negcios e empresarias da empresa, devendo-se focalizar nos objetivos empresariais e de processo e no somente no software. Pode-se fazer necessria uma adequao dos processos do software escolhido aos processos j existentes na empresa, que pode ser realizado ajustando os processos da empresa ao software, os processos do software aos da empresa ou uma combinao das duas solues.

Os pontos crticos para uma implantao eficaz de um ERP so listados a seguir: Intensa participao da gerncia e alta direo, devido a grande Definio distinta das atribuies do gerente de negcios; Anlise dos processos da empresa e possibilidade de modificao; Processos de tomada de deciso a fim de eliminar diferenas entre

complexidade e nmeros de mudanas organizacionais;

processos do sistema e da empresa, e sua informao para todos os envolvidos nestes processos; Comprometimento com a mudana; Capacitao dos usurios; Observar a implantao como uma mudana estratgica e

organizacional da empresa, e no somente como a implantao de um sistema de informao;

2.3.3 Utilizao Nesta etapa o uso do software ERP j faz parte do cotidiano dos processos da empresa, sendo sistmica a utilizao do software. importante salientar que o processo do ERP no acaba aqui, pois ainda podem ser encontradas novas possibilidades para o uso de ferramentas e processos ainda no explorados no software. Isto s ser possvel atravs do uso contnuo da tecnologia, com utilizao de ideias e desafios que surgem durante esse processo de utilizao. Esta etapa serve como um feedback para alimentar o processo anterior, com essas novas necessidades e recursos, que podero ser resolvidos atravs da implementao de novos mdulos, parametrizao ou pela customizao. Os pontos para sucesso nessa etapa do processo so: Apoio da alta administrao; Gerenciamento e atualizao do sistema com novas verses; Manuteno do sistema; Manter o foco nos resultados; Conscincia que o sistema s ser eficiente aps auditoria de todos os

dados da empresa e usurios treinados na ferramenta; Mudana de processos; Esforo contnuo atravs da reciclagem no treinamento de usurios;

3. Concluso Utilizar a Tecnologia de Informao aliada a ferramentas de gesto tm se mostrado uma estratgia eficaz para as organizaes manterem-se competitivas e desenvolverem-se ainda mais nos seus negcios (ALBERTIN, 2006). Nesse mbito os sistemas ERP tm sido a soluo, mas antes de decidir pela implantao desse pacote as empresas precisam estar atentas que no estaro somente frente a uma mudana tecnolgica, e sim um complexo processo de mudana organizacional. A implantao do ERP ter mudanas mais efetivas nos processos internos da empresa do que em seu ambiente externo com clientes parceiros e fornecedores. O presente trabalho apresentou os principais fatores que podem influenciar durante a implantao de um ERP na organizao. Pode-se concluir com base no estudo: de suma importncia o envolvimento da alta administrao e da gerncia durante todo o processo de implantao do sistema, norteando e orientado todo o processo, alm disso, necessrio formar de uma equipe de projeto com representantes dos diferentes processos da organizao, preferencialmente com alto nvel de conhecimento nos processos em que esto envolvidos. Um dos fatores que podem prejudicar o processo a alta resistncia mudana por parte operacional, devido falta de comunicao e insegurana sobre a implantao. Desse modo faz-se necessrio treinamentos paralelamente a fase de implantao como uma estratgia de sucesso. O investimento em tecnologias e ferramentas que possibilitem a implantao outro ponto a ser observado: contratao de consultoria externa, com a finalidade de no estar dependendo unicamente do fornecedor do software, capacidade de fornecer a infraestrutura fsica necessria para sustentar o crescimento da empresa com a implantao do software. A necessidade de realizar um levantamento com todos os processos da

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empresa e informaes que sero integrados, para que estas possam ser corretamente inseridas e alinhadas junto aos processos do sistema. Anlise dos resultados obtidos com a implantao do sistema, observando os benficos e aspectos negativos e alimentando novamente o sistema de implantao afim da correo das possveis discrepncias do sistema.

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