Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

INTRODUCCION

En ingls es llamado A.B.C Costing System. Este mtodo de Costos Basados en "Actividades y Niveles de Responsabilidad", es tan slo enfocar o ampliar el Sistema de Administracin por reas y Niveles de Responsabilidad (conocido como "Administracin por Objetivos", desde 1954), al rea de Costos de Produccin y cambiar o dar otro enfoque y estructura al reparto de Gastos Indirectos de Fabricacin, exclusivamente. En los ltimos aos y con bastante aceptacin, se ha tenido en cuenta este nuevo mtodo para la definicin de los costos de los productos y servicios, el cual se basa en la cuantificacin de las actividades productivas, operativas y administrativas necesarias en la elaboracin y venta de los mismos, representando por ello una alternativa aplicable a operaciones no solamente productivas sino de ndole administrativa o de apoyo. Aunque para muchos el ABC es considerado como un sistema, se trata de un mtodo de costeo de la produccin basando en las actividades realizadas en su elaboracin. El mtodo es diseado para las empresas de manufactura, sin embargo gracias a los buenos resultados en el manejo del mismo su aplicacin se extiende a las empresas de servicios. Puede coincidir con los sistemas tradicionales. La informacin que proporciona se usa para corregir deficiencias, al comparar los recursos consumidos con los productos finales, ms que para emplazar acciones o decisiones que conduzcan a un mejoramiento de ganancias y actuacin operacional. El ABC es una filosofa actual pero se utilizaba desde hace varios aos en numerosas empresas sin asignarle un nombre las actividades desarrolladas en la produccin como se hace ahora, simplemente se llevaban a cabo.

Administracin de Costos de Produccin 1 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTEMPORANEOS

HISTORIA DEL COSTEO DE ABC El costeo por actividades aparece a mediados de la dcada de los 80, sus promotores: Cooper Robin y Kaplan Robert, determinando que el costo de los productos debe comprender el costo de las actividades necesarias para fabricarlo y venderlo y el costo de las materias primas. El Mtodo de "Costos Basados en Actividades" (A.B.C.) mide el costo y desempeo de las actividades, fundamentado en el uso de recursos ,as como organizando las relaciones de los responsables de los Centros de Costos, de las diferentes actividades. El Costeo Basado en Actividades, ABC Costing, es un procedimiento que propende por la correcta relacin de los Costos Indirectos de Produccin y de los Gastos Administrativos con un producto, servicio o actividad especficos, mediante una adecuada identificacin de aquellas actividades o procesos de apoyo, la utilizacin de bases de asignacin -driver- y su medicin razonable en cada uno de los objetos o unidades de costeo. El modelo ABC permite mayor exactitud en la asignacin de los costos de las empresas y permite la visin de ellas por actividad, entendiendo por actividad segn definicin dada en el texto de la maestra en Administracin de Empresas del MG Jaime Humberto solano "es lo que hace una empresa, la forma en que los tiempos se consume y las salidas de los procesos, es decir transformar recursos (materiales, mano de obra, tecnologa) en salidas". Otras ideas extradas de otros autores la sealan a la actividad como: La Actuacin o conjunto de actuaciones que se realizan en la empresa para la obtencin de un bien o servicio. Son el ncleo de acumulacin de los costos.

Administracin de Costos de Produccin 2 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. CAPTULO 1 1. Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneo

Los sistemas de manufactura hacia la fabricacin de productos de calidad, a mantener inventarios al mnimo nivel, a usar lneas de produccin flexibles, a automatizar los procesos, a organizarse por lnea de productos y a utilizar estratgicamente la informacin. En respuesta a los cambios del mercado, las compaas han invertido en tecnologa y revisado las formas de administrar sus negocios. As como en el rea de manufactura han aparecido tecnologas y herramientas que han propiciado el desarrollo de sistemas de manufactura flexible, as tambin en el rea administrativa se han diseado diferentes tecnologas y herramientas que propician la optimizacin de la empresa. Existen varios mecanismos a travs de los cuales se analizan los costos y se establecen los planes de accin para la mejora. Entre las principales ventajas que ofrece un sistema de administracin de costos se pueden mencionar las siguientes: Pone en evidencia los costos que no agregan valor. Identifica los procesos caros o poco eficientes. Permite auditar inversiones de capital. Mejora la actuacin en la toma de decisiones. Permite utilizar un sistema de costos a un nivel estratgico.

Los sntomas ms comunes de un sistema de costos ineficiente son los siguientes: En relacin con el rendimiento En relacin con la competencia. En relacin con las decisiones sobre precios de productos. En relacin con los inventarios. En relacin con los costos. En relacin con los usuarios. En relacin con los cambios. Administracin de Costos de Produccin 3 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. Muchas empresas implantan programas con la finalidad de contrarrestar los problemas de liquidez y rentabilidad debido a la competencia, entre estos puede hacer mencin de: Controles presupuestales muy estrictos. Restricciones en el uso de recursos de la organizacin. Disminucin de posiciones Sta. Disminucin de personal en forma generalizada.

La administracin con base en actividades tiene dos objetivos principales: Incrementar el valor agregado al cliente. Incrementar las utilidades de la empresa a travs del valor agregado que se le proporciona al cliente.

2.

Tendencia de la administracin de costos

Tendencias actuales del Costo como Herramienta de Gestin En las ltimas dcadas se han producido una serie de cambios en el Mundo, polticos, sociales, culturales y econmicos, que han influido en las condiciones en que las organizaciones desarrollan sus actividades. Pueden mencionarse como los cambios ms significativos los siguientes: Globalizacin e Internacionalizacin de los Mercados Incertidumbre, Inestabilidad Incremento de la competencia Demanda exigente y selectiva La calidad como estrategia diferenciadora Diversidad de ofertas y nuevos productos Aceleracin de las innovaciones tecnolgicas Explosin de los servicios Cambios socio-culturales

Administracin de Costos de Produccin 4 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. Estos cambios provocan la necesidad de que las organizaciones se adapten a las exigencias del nuevo entorno en que tienen que funcionar y transformen sus estructuras y formas de actuacin, con el objetivo adems de poderse enfrentar a la competencia. Los cambios a nivel empresarial estn vinculados a la Estrategia, la Cultura y la Gestin, por lo que la empresa para tener un nivel competitivo adecuado debe:

Flexibilizar los diseos y procesos Rechazar la rigidez Adaptar sus productos a las demanda de los clientes Mejorar la distribucin de los bienes y servicios Agilizar los mecanismos de comunicacin del producto Lograr la eficiencia en la productividad Disminuir los Costos y enfrentar los cambios en su estructura Producir con Calidad elevada Brindar precios competitivos

Estos aspectos determinan la necesidad de que las organizaciones realicen su proceso de gestin con vistas a alcanzar sus objetivos estratgicos y por lo tanto es vital el control de esa gestin, as como de conocer los resultados de cada una de las reas de la empresa, de sus actividades con vistas a desarrollar un adecuado proceso de toma de decisiones. . En este nuevo entorno la gerencia debe conocer cada resultado, cada dificultad, necesita de informacin cuantitativa y cualitativa para poder dirigir y llevar a su organizacin a mantenerse en el mercado de la competencia. La Contabilidad de Gestin, o sea, la Contabilidad dedicada a la informacin con fines internos, ha sido uno de los instrumentos ms utilizados como sistema informativo para la direccin, ya que permite conocer el resultado de la empresa y de cada una de sus reas, contribuyendo decisivamente al proceso de toma de decisiones, atendiendo a sus tres propsitos bsicos:

Valuacin de inventarios Planeacin y Control Toma de Decisiones

Administracin de Costos de Produccin 5 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

De ah que diferentes autores coincidan en sealar limitaciones en estos sistemas, que pueden resumirse en las siguientes:

Orientacin operativa a corto plazo Excesivo nivel de agregacin de los datos Basados en una estructura de la empresa muy jerarquizada El nfasis fundamental al control de los costos Dirigidos a facilitar decisiones poco complejas

En los ltimos 10 aos la literatura sobre este tema aborda las llamadas nuevas tendencias. Estudios en Espaa muestran que el 40, 5% de los artculos en revistas especializadas y el 35, 8% de las ponencias presentadas a eventos cientficos, abordan esta problemtica. Oscar Osorio, profesor argentino, en su conferencia inaugural del Congreso de Contabilidad auspiciado por la ANEC en 1999, plante que en la empresa contempornea, el objetivo principal de la Contabilidad de Gestin consiste en permitir la adopcin de decisiones racionales que hagan posible la competitividad, para lo que deber tenerse en cuenta:

El contexto externo mediante el planteamiento estratgico La mejora continua de los procesos productivos internos, cualitativa y cuantitativamente considerados El control y la gestin estratgica de los costos en todas las funciones y segmentos de la organizacin.

Por tanto debe interiorizarse que actualmente, los FACTORES CRTICOS DE XITO, no estn relacionados nicamente con la minimizacin de los costos, sino tambin con la satisfaccin del cliente, la calidad de los productos, la flexibilidad de los procesos, el mercado, entre otros aspectos; lo que implica que en los nuevos sistemas de Contabilidad de Gestin se renan factores cualitativos y cuantitativos. . Como una respuesta a la situacin creada por las exigencias del nuevo entorno a las empresas, han surgido las Nuevas Tecnologas de Gestin, procedimientos desarrollados para optimizar el uso de los recursos del ente para alcanzar un objetivo y que tienen incidencia en los procedimientos y en la informacin que emana de los Sistemas de Contabilidad de Gestin. Pueden mencionarse como ejemplos de estas nuevas tecnologas las Administracin de Costos de Produccin 6 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. siguientes:

La Contabilidad de Direccin Estratgica Nuevos Sistemas de Medida y Control (Just in Time) Control Total de la Calidad Target Cost Gestin Basada en Actividades (ABC y ABM)

La Contabilidad de Direccin estratgica tiene sus inicios en los aos 80 y promueve el control empresarial ligado al proceso estratgico, garantizando que todos los factores estn en funcin de los objetivos globales de la organizacin y de los cambios en el entorno. En este marco, la Contabilidad de Gestin como parte del sistema de control debe responder a la estrategia de la empresa, tenindose en cuenta que el anlisis estratgico de los costos, debe estar basado en una poltica a largo plazo que fije claramente lo que debe hacerse para mejorar. . Dentro de los Sistemas de Medida y Control el Just in Time, basa sus principiosen lograr la reduccin de los costos y el incremento de la productividad a partir de criterio de eliminar todas aquellas actividades que no aaden valor al producto. . Uno de los pilares bsicos de la administracin, es el Control de la Calidad Total, que tambin tiene influencia en los costos, dada la necesidad de controlar los recursos utilizados para obtener y mantener la calidad, o los invertidos por no tenerla o perderla. El Target Cost (Costo Objetivo) surge como una necesidad por la situacin existente en la actualidad en cuanto a los precios, los cuales son impuestos por el mercado, siendo necesario ya en el diseo del producto estimar el costo del mismo a partir del comportamiento de su precio en el mercado y las utilidades que se desean alcanzar. Entre todas estas tcnicas, el Costeo Basado en las Actividades (ABC), ha sido una de las mas extendidas. Se basa en la afirmacin de que son las actividades las que consumen los recursos para poder elaborar el producto y se utiliza fundamentalmente para lograr una asignacin ms adecuada de los costos indirectos. . Basado en la experiencia del ABC surge el ABM (Gestin basada en las actividades), que ha permitido mejorar los resultados del control de la gestin empresarial. Administracin de Costos de Produccin 7 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

De esta manera en todos los casos cuando se hace referencia a Nuevas Tecnologas de Gestin, est presente el papel que en ellas juega la necesidad de un eficiente control y de poder contarse con la informacin adecuada para tomar decisiones precisas, certeras, lo que indiscutiblemente forma parte de los objetivos de la Contabilidad de Gestin, que ha tenido que dar respuesta a las nuevas condiciones en que se desarrolla actualmente la empresa. . www.monografias.com Administracion Finanzasproton.ucting.udg.mx/~mariocc/info1.html 3. y

El reto de los sistemas de informacin: cuestiones principales de administracin.

Los principales retos de los sistemas de informacin son: El reto estratgico de los negocios Todo debe de estar en continua mejora las empresas que no redisean sus productos o que no redisean a la organizacin en si misma, cometen el peor de los errores y esto los lleva a cavar su propia tumba, la institucin deja de ser productiva y pierde mercado. El reto de la globalizacin Debido a la globalizacin de la economa se requiere de comercio internacional, de romper barreras de lenguaje para llegar a un mayor numero de consumidores potenciales, la empresa que no cuente con un sistema de informacin preciso para que pueda ver las tendencias de los mercados internacionales y aprovechar las oportunidades de negocios, esta muerta. El reto de la arquitectura de la informacin La organizacin como tal debe de tener una filosofa comn y no debe de estar separada en islas incomunicadas, es decir debe de haber un objetivo comn una mentalidad que todos y cada uno de los empleados de la misma se identifique. El reto de la inversin en los sistemas de informacin La pregunta principal que nos planteamos es ser redituable la inversin que hagamos en la mejora de nuestro equipo de cmputo, de telecomunicaciones? nos generar una mayor ganancia?

Administracin de Costos de Produccin 8 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

El reto de la responsabilidad y el control. En los sistemas de informacin estn involucrados personas, estas personas podran hacer un mal uso de los sistemas de informacin, por lo tanto debemos de planear una estrategia para hacer confiables a estas personas, ya sea haciendo ms robustos nuestros sistemas de seguridad, estar monitoreando a los empleados o tenerles una confianza enorme y pensar que nunca seran capaces de hacer un dao a su propia institucin, cmo actuar? Depende de usted mismo. Criterios Adicionales Enfoques contemporneos sobre los sistemas de informacin. El estudio de los sistemas de informacin es un campo multidisciplinario, pero podemos dividirlo en dos enfoques: 1. El enfoque tcnico se refiere a todas las materias que involucran de alguna manera a los modelos matemticos en los cuales est basado el sistema de informacin. 2. El enfoque conductual se refiere a todos los trastornos, oposiciones, conductas que la gente va a tomar hacia los sistemas de informacin o cambios en los mismos. Dentro de estos enfoque se propone uno ms el enfoque sociotcnico, que se refiere a una manera de equilibrio entre todas las partes involucradas en el sistema de informacin, dndole importancia a la institucin pero tambin al individuo, lo cambios que esperamos nos den problemas debemos combatirlos con una planeacin de cursos, es decir capacitar a nuestro personal de tal manera que no resienta tan bruscamente el cambio, debido a que una de las mayores oposiciones al cambio, es la ignorancia a cerca de cmo manejar el nuevo sistema de informacin. Administracin Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. En todo momento deben ejercer un liderazgo responsable. Los administradores deben hacer ms que administrar lo que ya tienen. Una parte sustancial es el trabajo creativo impulsado por nuevos conocimientos e informacin.

Administracin de Costos de Produccin 9 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. Es importante advertir que los roles y las decisiones varan a los diferentes niveles de la organizacin. Los administradores de nivel superior o directivos son responsables de las decisiones estratgicas a largo plazo sobre qu productos y servicios producir. Loa administradores de nivel medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos. Los administradores operativos o supervisores son seguimiento de las actividades diarias de la institucin. responsables del

Cada nivel de administracin tiene diferentes necesidades de informacin y diferentes requerimientos en el sistema. Diferentes niveles de los Sistemas Como existen intereses, especialidades y niveles diferentes en una institucin, existen tambin distintos tipos de sistemas 1.-) Los sistemas del nivel operativo. Apoyan a los gerentes operativos al hacer el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institucin como ventas, recepcin de materiales, depsitos en efectivo, etc. El fin principal de este sistema es responder a las cuestiones de rutina y seguir el flujo de transacciones a lo largo de la institucin. La informacin que brinde debe ser fcilmente accesible, actual y correcta. 2.-) Los sistemas de nivel de conocimientos. Apoyan a los trabajadores del conocimiento y los de la informacin en una institucin. La finalidad de estos sistemas es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos para el negocio y para que la institucin controle el flujo de la documentacin. Estos sistemas en especial bajo la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento en la actualidad en los negocios. 3.-) Los sistemas de nivel gerencial. Se disean para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de los administradores de nivel medio.

Administracin de Costos de Produccin 10 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del da con los del mes o el ao anterior. Proporcionan reportes peridicos en vez de informacin instantnea sobre las operaciones. Tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requerimientos de informacin no son siempre claros. Responden a los Que pasa s? Las respuestas a estas preguntas con frecuencia requieren de nueva informacin de fuentes externas, as como internas, que no pueden obtenerse de los sistemas de nivel operativo. 4.-) Los sistemas de nivel estratgico. Ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratgicas y las tendencias a largo plazo dentro y en el entorno de la institucin Su inters principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con las que se cuentan.

Administracin de Costos de Produccin 11 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

CAPTULO 2 PROCESO DE ASIGNACIN EN EL MODELO ABC. Hasta este momento se han examinado los fundamentos del sistema ABC de Contabilidad de Costos. Ahora corresponde pasar a un aspecto ms concreto, como es el proceso de asignacin de los costos. Es frecuente hablar de dos fases por la mayora de los autores que abordan esta temtica. En la primera fase, se asignan los costos a las actividades pertenecientes a los diferentes centros; de esta forma las actividades se convierten en el ncleo del modelo. En la segunda fase, se asignan a los productos los costos de las actividades y, adems, se asignan a esos mismos productos los costos directos correspondientes, o sea, los costos directos y costos indirectos respecto al producto. Anlisis del proceso de asignacin de costos en el Modelo ABC Fase I: Determinacin del costo de las actividades de cada centro.

1 Etapa: Localizacin de los costos indirectos en los centros. Se procede a localizar los cargos indirectos respecto al producto en cada uno de los centros en los que se encuentre dividida la empresa, de manera similar a como lo hacen los modelos tradicionales. Esta localizacin se limita a situar los cargos en el centro donde se realiza la actividad a la que despus se traspasar. En algunas exposiciones del Modelo de Costos ABC, no siempre se incluye esta etapa. Sin embargo, se observa una tendencia creciente a hacer una referencia expresa a los centros de costos para situar en ellos las actividades. Una adecuada divisin de la empresa o instalacin en centros de actividad, que estn orientados principalmente hacia las propias actividades, potencia la aplicacin del Modelo ABC y la ejecucin de su proceso contable. No lo desvirta, puesto que no sustituye la aparicin de las actividades. 2 Etapa: Identificacin de actividades por centros. En el mbito de cada centro generalmente tiene lugar la ejecucin de actividades diferentes. Precisamente aqu se identifican y clasifican cada una de las actividades que se realizan en cada centro, constituyendo una de las etapas ms delicadas e Administracin de Costos de Produccin 12 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. importantes. Para ello, uno de los procedimientos que se utilizan es el cuestionario o entrevista entre personas integradas a los centros. Es muy importante el descubrimiento de todas las actividades que se realizan en la instalacin. Adems se debe sealar que las actividades deben recibir slo costos directos con relacin a ellas, es decir, no se ha de llevar a cabo ninguna asignacin para trasladar costos indirectos a las actividades. La seleccin de las actividades ha de eliminar la existencia de costos indirectos con respecto a ellas. 3 Etapa: Eleccin de cost- drivers o generadores de costos de las actividades. Supone un momento crucial en estos procesos de asignacin. Dentro de cada actividad se deber elegir aquel cost-driver, portador o inductor de costos, que mejor respete la relacin causa efecto entre: asimismo se deber tender, entre los que cumplan la anterior condicin, hacia el ms fcil de medir e identificar. 4 Etapa: Reclasificacin de actividades. Como se abord anteriormente dentro de los distintos centros de costos, pueden existir idnticas o similares actividades, en este sentido son actividades comunes. Se trata de agregar esas actividades para simplificar los procesos de asignacin y adems para determinar los costos originados por cada una de las diferentes actividades. A tal fin, se agrupan las actividades de similares caractersticas, formndose as los costos totales por actividad. 5 Etapa: Reparto de los costos entre las actividades. Identificadas y definidas cada una de las actividades de los centros, el proceso se completa en esta quinta etapa, con la distribucin o reparto de los costos localizados en los centros, entre las distintas actividades que lo han generado. Este reparto no es, en general, complejo, dado que en la mayor parte de las ocasiones es posible identificar de manera directa y simple los costos ocasionados por las distintas actividades dentro de cada centro, por lo que su determinacin no debe resultar problemtica; no obstante en presencia de repartos difciles de efectuar, se necesitar disponer de la suficiente informacin para que el reparto realizado no se lleve a cabo de manera subjetiva. 6. Etapa: Clculo del costo de los generadores de costos. Conocidos los costos de las actividades, y determinados los generadores de costos para cada una de ellas, el costo unitario se determina, dividiendo los costos totales de cada actividad entre el nmero de generadores de costos. El costo unitario del generador de costos representa la medida del consumo de Administracin de Costos de Produccin 13 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. recursos que cada inductor ha necesitado para llevar a cabo su misin, o en otros trminos, el costo que cada inductor genera dentro de una actividad concreta.

Fase II: Determinacin del costo de los productos.

7 Etapa: Asignacin de los costos de las actividades a los productos. Tiene una profunda significacin en el Modelo ABC, pues los productos consumen actividades y las actividades recursos, siendo los generadores o inductores, los que relacionan de manera directa a unos y otros, por lo que, llegado este momento en el proceso de asignacin, son conocidos ya los costos generados por cada portador de costos; asimismo y de acuerdo con la correspondencia directa entre estos y los productos, se puede saber de manera inmediata el consumo que cada producto ha hecho de cada actividad. El consumo realizado de cada actividad vendr expresado por el nmero de prestaciones con las que la actividad ha contribuido a la formacin del producto. 8 Etapa: Asignacin de los costos directos a los productos. Los costos directos respecto del producto no han intervenido en las etapas anteriores del proceso contable del Modelo ABC. El proceso de asignacin terminar trasladando los costos directos respecto al producto. Conviene hacer un apartado respecto a la mano de obra directa. El Modelo ABC, propugna la asignacin de la mano de obra directa a las actividades y su reparto desde stas a los productos, de acuerdo con un portador de costo representativo, como es el caso del nmero de horas consumidas en cada actividad por los diferentes productos. La mano de obra directa, suele representar una parte del costo de muchas actividades, por lo que de no tenerse en cuenta, se estara deformando el costo total de las actividades. A los efectos del valor prctico del modelo, consideran que debera cuantificarse el tiempo que dedica cada empleado en el desarrollo de sus actividades, evitando as, considerar en algunos casos la mano de obra indirecta respecto a las actividades y permitiendo a su vez un mayor control sobre la plantilla de cargos y sobre el aprovechamiento del fondo de tiempo. Por tanto, los costos directos a repartir, slo harn referencia a los materiales consumidos, que se trasladarn al costo de los productos a nivel unitario de acuerdo con las cantidades fsicas que hayan necesitado. La autora trabaj esta metodologa a travs del enfoque de procesos, puesto que las empresas son tan eficientes como lo son sus procesos y teniendo en cuenta la complejidad y dinamismo que ha adquirido el entorno de las Administracin de Costos de Produccin 14 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. organizaciones, as como la necesidad de enfrentar los nuevos retos del mercado se necesita contar con un sistema de control que posibilite la toma de decisiones basado no slo en el anlisis econmico financiero sino que logre una valoracin integral de la gestin y sirva de herramienta en la ubicacin de desviaciones en los diferentes procesos que la conforman. Cada vez ms el xito de toda organizacin depende de que sus procesos empresariales estn alineados con su estrategia, misin y objetivos, por esto el principal punto de anlisis lo constituye precisamente la gestin en la empresa basada en los procesos que la integran. La gestin por proceso, es la forma de gestionar toda la organizacin basndose en los procesos, que estos constituyen una secuencia de las actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente. Algunos conceptos claves dentro de la gestin por proceso.

Administracin de Costos de Produccin 15 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

Procesos: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y mtodos, o sea, son aquellas actividades destinadas a la consecucin de un objetivo global, a una salida global, tanto material como inmaterial. Por tanto, los procesos son combinaciones de distintos modos de proceder, que permiten obtener un resultado preciso. Los procesos son una organizacin racional de personas, materiales, energa, equipos y procedimientos en actividades concebidas para producir un resultado final especfico. Si bien es posible que en la empresa pueda haber cien o doscientas actividades, en ella no hay ms de veinte o treinta procesos significativos. Los procesos tienen tres caractersticas importantes: generalmente son transversales en la organizacin jerrquica y en las grandes divisiones funcionales de la empresa (estudios, produccin, marketing, ventas, finanzas, personal, planificacin, compras, etctera), cada proceso tiene una salida global nica, tiene un cliente que puede ser interno o externo. Proceso relevante: es una consecuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que satisfaga los objetivos, las estrategias de una organizacin y los requerimientos del cliente. Una de las caractersticas principales que normalmente interviene en los procesos relevantes es que estos son nter funcionales, siendo capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organizacin. Proceso clave o bsico: Son aquellos procesos extrados de los procesos relevantes que inciden de manera significativa en los objetivos estratgicos y son crticos para los xitos del negocio. Son los diferentes servicios bsicos que ofrece un hotel para sus clientes. Subprocesos: Son partes bien definidas como un proceso identificacin puede resultar til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Con la terminacin de ste epgrafe se puede conocer a ciencia cierta qu es lo que propone el Modelo ABC a diferencia de los tradicionales, lo cual se sintetiza en la Tabla # 2 siguiente: Una vez analizado el Sistema ABC, se procedern a comentar en el epgrafe 1.3.3, aspectos relacionados con el Sistema de Presupuestacin Basado en Actividades el cual forma parte del enfoque integral a disear. El Presupuesto Basado en Actividades. El proceso de control ha sido tradicionalmente acometido por parte de las empresas, en el contexto de la Contabilidad de Gestin, mediante la formulacin de los correspondientes presupuestos, como una etapa previa de la planificacin para posteriormente abordar la etapa de evaluacin, esto es, el Administracin de Costos de Produccin 16 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. control presupuestario. El mismo, tiene as por objeto evaluar la actuacin y el rendimiento o resultado alcanzado por la empresa, para lo cual se efectan las oportunas comparaciones entre las previsiones y las realizaciones, de lo que surgen las oportunas desviaciones. Ponindose de manifiesto la doble finalidad del presupuesto, por un lado, controlar y por otro, evaluar, enjuiciando la eficacia y la eficiencia de su gestin. Caractersticas del Presupuesto Basado en las Actividades. La implementacin de un sistema de control basado en actividades exige que previamente la empresa haya elaborado sus estimaciones basndose en este tipo de informacin. La prolongacin de los principios del sistema ABC al rea presupuestaria es lo que se denomina en lenguaje anglosajn el ABB, mediante el cual se establecen las estimaciones de costos vinculadas a las actividades que deben ser acometidas para producir y vender los productos y servicios, por tanto, el ABB, se constituye as como una lgica progresin metodolgica a partir del ABC y del ABM. Este presupuesto, es un plan integrado y coordinado que se expresa en trminos financieros, respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un perodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la gerencia. Un presupuesto puede ser ms efectivo si se elabora con los principios inherentes a la filosofa de las actividades, fundamentalmente debido a que los gestores normalmente seguirn unos recursos de accin ms crticos si valoran la eficacia, eficiencia y necesidad de las actividades, la cadena de valor, los procesos, los objetivos de mejora, etc. El anlisis de las estrategias, en primer lugar, constituye un elemento importante del proceso ABB, dado que permite establecer la relacin o los vnculos ms adecuados dentro del proceso de planificacin estratgica, e igualmente ayuda a formalizar el marco terico dentro del cual se va a desarrolla el sistema ABC. Por tanto, se utilizar el costo de las mismas actividades del ABC, as como los datos sobre sus rendimientos (ABM) para poder desarrollar eficazmente la propia estrategia de la empresa. Se trata adems, de medir el impacto que la estrategia tiene sobre las actividades y de permitir un adecuado seguimiento para poder as, determinar si los resultados previstos por la estrategia estn siendo alcanzados. Este anlisis de los costos conlleva descomponer los objetivos de la empresa en planes de actuacin especficos basados en las actividades desde el diseo hasta la distribucin de los productos / servicios, y determinar dnde puede ser aumentado el valor aadido para el cliente y dnde puede aplicarse una reduccin de los costos. Administracin de Costos de Produccin 17 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

El ABB, por tanto, supone en esta primera instancia una divisin de los problemas esenciales o de las variables criticas del xito a las que tiene que hacer frente la empresa, tales como: la insatisfaccin del cliente, la baja productividad, el incremento de la competencia, y otros factores a tomar en consideracin en la estrategia adoptada por la organizacin. Los factores crticos del xito necesitan ser desarrollados para cada estrategia, si no han sido previamente definidos del plan estratgico. Especficamente el ABB, tendr que centrarse en planificar e integrar adecuadamente estos factores crticos dentro del sistema de presupuestacin. Por otra parte, un adecuado anlisis de la cadena de valor puede servir en el ABB como una poderosa herramienta para establecer los presupuestos de una forma eficaz, y podr indicar claramente qu procesos y qu actividades estn implicadas en la estrategia propuesta y cules no. De esta forma, la direccin de la empresa, puede analizar la oportunidad de eliminar actividades no estratgicas y procesos en tanto en cuanto sea posible. La entidad puede reestructurarse o simplificarse de forma significativa en virtud del anlisis de esta cadena de valor y poder establecer una comparacin til de informaciones particulares respecto a los competidores. Otra tarea importante que se desarrolla en el mbito del ABB, es la previsin de la actividad empresarial basndose en las estimaciones de mercado, que supone determinar la cantidad de productos que probablemente sern demandados por los clientes, tomando en consideracin la direccin estratgica y el anlisis de la cadena de valor. Un adecuado anlisis y representacin del conjunto de actividades que ejecuta la empresa, permitir reconcebir los costos y poder implantar una presupuestacin dinmica (proactiva) relativamente poco vinculada con las oscilaciones del mercado. Al presupuestar las actividades, las oscilaciones se ven prcticamente reducidas a cero, dada la estabilidad que las caracteriza, aspecto ste que con mucha dificultad puede encontrarse en la cifra de negocios. Un sistema presupuestario basado en actividades pondr claramente de manifiesto, los correspondientes costos, cules son los inductores, y cmo pueden comportarse los mismos ante diferentes circunstancias. Costos Directos e Indirectos Otra forma de clasificar los costos es de acuerdo al grado de identificacin con el objeto de costos. El objeto de costos u objeto de costeo es aquello cuyo costo se desea medir. El objeto de costos puede ser un producto, un servicio, una orden, una actividad, un departamento, una sucursal, etc. Los costos refabricacin pueden ser directos o indirectos, segn sea que puedan Administracin de Costos de Produccin 18 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. identificarse o no con el objeto con el objeto particular de costos seleccionado.

COSTOS DIRECTOS (CD) Son aquellos que pueden identificarse directamente con un objeto de costos, sin necesidad de ningn tipo de reparto. Los costos directos se derivan de la existencia de aquello cuyo costo se trata de determinar, sea un producto, un servicio, una actividad, como por ejemplo, los materiales directos y la mano de obra directa destinados a la fabricacin de un producto, o los gastos de publicidad efectuados directamente para promocionar los productos en un territorio particular de ventas.

COSTOS INDIRECTOS (CI) Son aquellos costos cuya identificacin con un objeto de costos especfico es muy difcil, o no vale la pena realizarla. Para imputar los costos indirectos a los distintos departamentos, productos o actividades, es necesario, normalmente, recurrir a algn tipo de mecanismo de asignacin, distribucin o reparto. Los costos comunes a varios productos, o costos conjuntos, reciben tambin el tratamiento de costos indirectos. La composicin de los costos de fabricacin ha cambiado en los ltimos aos. Por ejemplo, la proporcin de la mano de obra directa, hace aos atrs, poda alcanzar hasta el 50% del costo unitario de produccin. Actualmente, el costo de la mano de obra puede llegar a ser tan bajo como un 15% del costo de produccin unitario, mientras que la proporcin de los costos indirectos de fabricacin ha ido en constante aumento. Es por ello que los sistemas de costos ms modernos prestan mayor atencin a los costos indirectos que a ningn otro costo.

Administracin de Costos de Produccin 19 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

FUNDAMENTOS TERICOS DE LOS MODELOS DE CONTABILIDAD DE COSTOS (continuacin)

GRAFICO I - 7 ANLISIS DE TRES DESVIACIONES

6.- CONTROL Y DISTRIBUCION DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION 6.1.- EN FUNCION DE LAS HORAS HOMBRE Este mtodo es apropiado cuando existe una relacin directa entre los costos indirectos de fabricacin y las horas de mano de obra directa, y cuando hay Administracin de Costos de Produccin 20 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. una significativa disparidad en las tasas salariales por hora. La frmula es la siguiente:

Costos indirectos de fabricacin estimados = Tasa de aplicacin de Horas - mano de obra directa estimadas costos ind. de fabr. por hora de M.O.D.

6.2.- EN FUNCION DE LAS HORAS MAQUINA Este mtodo utiliza el tiempo requerido por las mquinas cuando realizan operaciones similares como base para calcular la tasa de aplicacin de los costos indirectos de fabricacin. Este mtodo es apropiado cuando existe una relacin directa entre los costos indirectos de fabricacin y las horas-mquina. Por lo general, esto ocurre en compaas o departamentos que estn considerablemente automatizados de tal manera que la mayor parte de los costos indirectos de fabricacin incluye la depreciacin sobre el equipo de fbrica y otros costos relacionados con el equipo. La frmula es la siguiente: Costos indirectos de fabricacin estimados = Tasa de C.I.F/hora mquina Horas mquina estimadas

6.3.- EN FUNCION DE ACTIVIDADES En un sistema de costos de este tipo, se asigna primero el costo a las actividades y luego a los productos. En el sistema de costos tradicional (ver grfico I-8), los costos se asignan a los departamentos y despus a los productos. Asimismo, los costos basados para esta asignacin utilizan costdrivers o generadores de costos, mientras que las unidades basadas en el volumen las utiliza el sistema convencional. Como resultado, el mtodo basado en actividades tiene mayor precisin. . Las etapas a cubrir para la imputacin de costos por un sistema ABC seran: a) Primera etapa: En esta primera etapa, los costos se clasifican en pools homogneos de costos. Un pool homogneo de costos es un conjunto de actividades homogneas para los cuales sus variaciones pueden explicarse mediante un nico cost-driver.

Administracin de Costos de Produccin 21 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. b) Segunda etapa: En esta etapa, el costo unitario del cost - driver se multiplica por el nmero de veces que se da la actividad en cada producto, de esta manera los costos y gastos fijos son imputados a los productos. Es as como el costo de cada producto o lnea de productos est en funcin de la complejidad que cada uno demanda producir. Esta medida es, simplemente, la cantidad de cost-driver utilizada por cada producto. As, los costos generales asignados desde cada pool de costo a cada producto, se calcula como sigue: Costos generales aplicados = Costo Unitario del cost-driver X Unidades utilizadas del cost-driver.

El total de costos y gastos fijos imputados de esta forma, se divide luego por el nmero de unidades producidas. El resultado es el costo fijo asignado mediante generadores de costos. Aadiendo este costo al unitario por materiales y por mano de obra directa; obtenindose el costo unitario por producto. El ABC se sustenta en un procedimiento de dos etapas. Primera, cargar los costos y gastos fijos a pools de costos (actividades afines). Segunda, utilizar los cost-drivers para imputar los costos de los pools a las lneas de productos. (ver grfico I - 9) . En el captulo VII se describir con mayor detalle este proceso que como primer paso traslada los costos y gastos fijos a los procesos existentes en la organizacin, luego estos a las actividades agrupadas (pool de costes), para finalmente mediante los cost-drivers o generadores de costos a los productos. Estos factores representan el mecanismo bsico de un sistema ABC.

Administracin de Costos de Produccin 22 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

GRAFICO I - 8 METODOOLOGA CONVENCIONAL DE DETERMINACIN DE COSTOS

Administracin de Costos de Produccin 23 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

GRAFICO I - 9 METODOLOGA CONTEMPORNEA DE COSTEO

Administracin de Costos de Produccin 24 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

Asignar Costos de las Actividades a los Servicios No existe un costo verdadero para un producto o servicio a menos que una empresa manufacture nicamente un producto o proporcione tan solo un servicio. En ese caso, dicho producto o servicio recibe todos los costos. Los mtodos que asignan los costos desde los departamentos y actividades de produccin hasta los productos se conocen como mtodos de asignacin de costos o de distribuciones de costos. Debido al impacto que tienen los cambios de volumen sobre los costos fijos y variables, el nivel de capacidad elegido afecta a los costos indirectos de fbrica, distinguindose entre la capacidad ociosa y la capacidad excesiva. La capacidad ociosa es la falta temporal de uso de las instalaciones que resulta de una disminucin de la demanda por los productos o servicios de la empresa. La capacidad excesiva se refiere a las instalaciones que simplemente no son necesarias. La capacidad seleccionada depende de si la administracin usa un punto de vista a corto plazo o a largo plazo y de que tantas previsiones desee hacer por posibles interrupciones en el volumen. Capacidad terica. La capacidad terica (tambin denominada capacidad mxima o ideal) supone que todo el personal y los equipos operan a la mxima eficiencia usando 100% de la capacidad de la planta. La capacidad terica es irreal; deja de incluir las interrupciones normales que resulten de las descomposturas o del mantenimiento de las mquinas. Sin embargo los administradores usan la capacidad terica como un instrumento auxiliar para medir la eficiencia de las operaciones, proporcionando con ello cifras ideales para hacer las comparaciones. Capacidad prctica. La capacidad prctica no considera el tiempo ocioso que resulta de una demanda inadecuada de ventas. Este volumen de produccin ocurre cuando la demanda por los productos de la compaa ocasiona que la planta opere continuamente. La capacidad prctica representa la produccin mxima a la cual pueden operar eficientemente los departamentos o las divisiones; de tal modo, los costos de la capacidad no usada no se asignan a los productos. Capacidad normal. La capacidad normal incluye la consideracin del tiempo Administracin de Costos de Produccin 25 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. ocioso proveniente tanto de rdenes de venta limitadas como de ineficiencias del personal y de los equipos. Representa una demanda promedio de ventas esperada en un periodo lo suficientemente largo y con inclusin de las fluctuaciones estacionales y cclicas.

Capacidad real esperada. La capacidad real instalada es el volumen de produccin que se necesita para satisfacer la demanda de ventas del ao siguiente. Este concepto a corto plazo no trata de suavizar los cambios cclicos en la demanda de ventas. Despus de decidir si se deber usar la capacidad terica, la prctica, la normal o la real esperada, se acumularn los costos de los departamentos de produccin y de servicios. Los departamentos de produccin u operativos, como las reas de fabricacin, ensambles y acabados, procesan directamente los materiales para convertirlos en productos terminados o para producir ingresos por los servicios. Los departamentos de servicios proporcionan apoyo a otros departamentos de manufactura y no desarrollan ningn trabajo de produccin. Las empresas asignan los costos de los departamentos de servicios a los departamentos de produccin a efecto de que los bienes y servicios producidos reflejen la totalidad del costo de produccin. Adems, la asignacin de los costos de los departamentos de servicios hace que los administradores departamentales que hacen uso de los mismos estn enterados del costo de los servicios que estn requiriendo. Base de asignacin de los costos. La base para la asignacin de los costos indirectos debe mantener una relacin con el tipo de servicios que proporciona un departamento. Aun cuando los servicios de servicios, como los servicios de porteras y del almacn de materiales, dan ms bien apoyo a los productos en lugar de manufacturarlos directamente, los departamentos de produccin reciben sus costos antes de la distribucin a las unidades de bienes o servicios. Existen varios mtodos que se pueden usar para asignar estos costos: Mtodos directo. Asignamos los costos de los departamentos de servicios slo a los departamentos de produccin. Mtodo secuencial, escalonado (en forma descendente). Asignamos los costos de los departamentos de servicios a algunos otros departamentos de servicios y los departamentos de produccin que han recibido sus servicios. lgebra lineal (tambin denominado mtodo recproco o mtodo de matrices). Administracin de Costos de Produccin 26 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. El mtodo de lgebra lineal usa ecuaciones simultneas para reconocer que los departamentos de servicios prestan servicios recprocos.

CAPITULO 3

CONCEPTOS Y FUNDAMENTOS BSICOS DEL SISTEMA DE COSTOS ABC.

ABC asigna costos a las actividades basndose en cmo stas usan los recursos y asigna costos a los objetos de costos de acuerdo a cmo stos hacen uso de las actividades. El proceso de asignacin de costos a actividades y objetos de costos se apoya en criterios llamados drivers (generador o inductor de costos), que explican la relacin de causa y efecto entre estos elementos. Por lo tanto, los conceptos claves de ABC son: Recursos: Elementos econmicos usados o aplicados en la realizacin de actividades. Se reflejan en la contabilidad de las empresas a travs de conceptos de gastos y costos como sueldos, beneficios, depreciacin, electricidad, publicidad, comisiones, materiales, etc. Actividades: Conjunto de tareas relacionadas que tengan un sentido econmico relevante para el negocio. Por ejemplo, preparar plan anual, facturar, vender, atender clientes. Saber distinguir hasta qu nivel llegar en el detalle de las actividades es un elemento crtico en un proyecto ABC y la experiencia es el principal fundamento de este proceso. Objetos de Costos: Es la razn para realizar una actividad. Incluye productos/servicios, clientes, proyectos, contratos, reas geogrficas, etc. Drivers: Es un factor o criterio para asignar costos. Elegir un driver correcto requiere comprender las relaciones entre recursos, actividades y objetos de costos. Drivers de Recursos son los criterios o bases usadas para transferir costos de los recursos a las actividades. Drivers de Actividad o Costo son los criterios utilizados para transferir costos desde una actividad a uno o varios objetos de costos. Este driver se selecciona considerando cmo se relaciona la actividad con el objeto de costo y cmo la relacin se puede cuantificar.

FUNDAMENTOS DEL MTODO ABC

El mtodo ABC (Activity Based Costing) analiza las actividades de los departamentos indirectos (de soporte) dentro de la organizacin para calcular el costo de los productos terminados. Y analiza las actividades porque reconoce dos verdades simples pero evidentes: Administracin de Costos de Produccin 27 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. 1. No son los productos sino las actividades las que causan los costos. 2. Son los productos los que consumen las actividades El mtodo ABC consiste en asignar los gastos indirectos de fabricacin a los productos siguiendo los pasos descritos a continuacin: 1. Identificando y analizando por separado las distintas actividades de apoyo que proveen los departamentos indirectos 2. Asignando a cada actividad los costos que les corresponden creando as agrupaciones de costo homogneas en el sentido de que el comportamiento de todos los costos de cada agrupacin es explicado por la misma actividad. Ya que todas las actividades han sido identificadas y sus respectivos costos agrupados, entonces se deben encontrar las "medidas de actividad" que mejor expliquen el origen y variacin de los gastos indirectos de fabricacin. MEDIDAS DE ACTIVIDAD Son medidas competitivas que sirven como conexin entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricacin respectivos y que pueden relacionar tambin con el producto terminado. Cada "medida de actividad" debe estar definida en unidades de actividad perfectamente identificables. Las medidas de actividad son conocidas como "COST DRIVERS", trmino cuya traduccin en castellano aproximada sera la de "origen del costo" porque son precisamente los "cost drivers" los que causan que los gastos indirectos de fabricacin varen; es decir, mientras ms unidades de actividad del "cost driver" especfico identificado para una actividad dada se consuman, entonces mayores sern los costos indirectos asociados con esa actividad. Como ejemplo de cost drivers se pueden mencionar" Nmero de proveedores a. Nmero de rdenes de b. Nmero de entregas de material efectuadas. produccin hechas

De esta manera, se les asigna un costo mayor a aquellos productos que hayan demandado ms recursos organizacionales, y dejarn de existir distorsiones en el costo de los productos causados por los efectos de promediacin de un sistema tradicional de asignacin de costos que falla en estudiar las verdaderas causas del comportamiento de los gastos indirectos de fabricacin y que, por ello, los prorratea utilizando bases de asignacin arbitrarias como las horas de mano de obra directa.

Administracin de Costos de Produccin 28 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. El sistema tradicional no identific, ni estudi, ni analiz las causas de fondo del origen y variaciones de los gastos indirectos de fabricacin.

El mtodo ABC sostiene que cada rengln de los gastos indirectos de fabricacin est ligado a un tipo de actividad especfica y es explicado por lo tanto por una "Medida de Actividad" diferente. Dicho de otro modo, lo que explica el comportamiento de los costos de los departamentos indirectos (considerados la mayora de ellos como fijos segn el pensamiento contable tradicional), son las distintas transacciones o actividades que consumen de ellos los productos terminados en su elaboracin. OBJETIVO DEL METODO ABC Es hacer consiente a la Alta Gerencia y en general a toda la organizacin del papel tan importante que juegan los departamentos indirectos dentro del proceso productivo y de cmo los gastos indirectos de fabricacin incurridos en dichos departamentos contribuyen al xito de toda empresa. FUENTES DE INFORMACIN DEL SISTEMA ABC -Hay tres fuentes primarias de informacin necesarias para el desarrollo de un sistema ABC las personas, el balance y el sistema computacional de la organizacin. -Las personas quines desempean el trabajo son la principal fuente de informacin. Proveen datos acerca de las actividades de la organizacin, el consumo de los recursos y las mediciones de desempeo utilizadas. -El balance provee la informacin acerca de los elementos del costo de la organizacin y las salidas realizadas. Los sistemas de la organizacin debern contener la informacin acerca de los objetos de costos y los inductores del costo. Por ejemplo, el nmero de facturas canceladas (un potencial inductor del costo) debera obtenerse a travs del pago de cuentas del sistema.

Ventajas del ABC

1. Una de las ventajas ms importantes derivadas de un sistema de gestin por actividades es que no afecta directamente la estructura Administracin de Costos de Produccin 29 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. organizativa de tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y stas se ordenan horizontalmente a travs de la organizacin. Es precisamente sta la ventaja de que los cambios en la organizacin no quedan reflejados en el sistema.

2. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organizacin y por otra parte es una herramienta de gestin que permite hacer proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminucin en los niveles de actividad. 3. La perspectiva del ABC nos proporciona informacin sobre las causas que generan la actividad y el anlisis de cmo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus races. 4. Nos permite tener una visin real (de forma horizontal) de lo que sucede en la empresa. Sin una visin horizontal (sin conocer la participacin de otros departamentos en el proceso que se ejecuta) perdemos realmente la visin de la necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos justificar el precio que facturamos. 5. Este nuevo sistema de gestin nos permitir conocer medidas de tipo no financiero muy tiles para la toma de decisiones. 6. Una vez implementado este sistema el ABC nos proporcionar una cantidad de informacin que reducir los costos de estudios especiales que algunos departamentos hacen soportar o complementar al sistema de costos tradicional. As pues el efecto es doble, por una parte incrementa el nivel de informacin y por otra parte reduce los costos del propio departamento de costos 7. Lo difcil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es por que se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo de tal manera que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que est basado en las actividades

Desventajas del ABC

1. Hay una aceptacin clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseo e implementacin. 2. Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantacin del ABC es la determinacin del permetro de actuacin y nivel de detalle en la definicin de la actividad. 3. Un tercer aspecto es que si se nos puede hacer dificultosa la definicin de las actividades, en dnde realmente vamos a tener un mayor nmero de problemas es en la definicin de los "inductores" o factores que desencadenan la actividad. Para determinar los inductores deberemos utilizar el mtodo de causa - efecto con el objeto de analizar las causas inmediatas hasta obtener la verdadera causa que desencadenan el Administracin de Costos de Produccin 30 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. cmulo de actividades. 4. Por ltimo es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va acompaado en las primeras fases de un proceso de adaptacin y para evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso y no suponga un proceso traumtico, se debe educar a los usuarios que mantienen la informacin y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE EL COSTO TRADICIONAL Y EL COSTO ABC? Los costos juegan un papel muy importante en empresas tanto de produccin como de servicios, debido a que permiten obtener informacin para la toma de decisiones y contribuyen al logro de los objetivos establecidos por las organizaciones en su mbito de rentabilidad y crecimiento. Debido a la automatizacin y la tecnologa as como a la fuerte competencia de los mercados, surge la necesidad de cambiar los sistemas existentes de costos, desarrollndose nuevos enfoques que permiten a las empresas no solo la reduccin de los costos sino tambin el lograr ventajas competitivas, uno stos es el COSTO basado en actividades (ABC). Este artculo tiene por objetivo mostrar las diferencias que existen entre el COSTO tradicional y el COSTO basado en actividades, teniendo como resultado llegar a ser una empresa competitiva, y que mediante al mtodo establecido puedan ofrecer siempre al cliente un mejor servicio o producto, gracias a los beneficios obtenidos.

SISTEMA DE COSTO TRADICIONALES. COSTO Absorbente. Es el mtodo en el cual el costo de transformacin est integrado por material directo, salarios directos y gastos indirectos fijos y variables de produccin; es decir, son costos que tratan de absorber dentro de un costo unitario de los productos la mayor cantidad de gastos que sea posible Es el ms usado para fines externos e incluso para la toma de decisiones en la mayora de las empresas. Este COSTO carga todos los costos a la produccin excepto aquellos aplicables a ventas, costos generales y administrativos. Adems del costo de los artculos manufacturados incluye factores de depreciacin, arrendamientos, seguros, impuestos a la propiedad y otros gastos indirectos de produccin fijos adems de los materiales directos, salarios directos y gastos indirectos de fabricacin variables. COSTO Variable. El COSTO variable es un mtodo de anlisis o estudios de Administracin de Costos de Produccin 31 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. los gastos dividindolos en fijos y variables, el cual solo los gastos que tienden a variar con el volumen de produccin se cargan a los costos unitarios.

Segn los pioneros Harris y Harrison afirman que los costos fijos de produccin, se relacionan con la capacidad instalada, y sta, a su vez est en funcin dentro de un periodo determinado, pero nunca con el volumen de produccin. El hecho de contar con una capacidad instalada genera costos fijos que independientemente del volumen que produzca permanecen constantes en un periodo determinado; por lo tanto los costos fijos de produccin no estn condicionados por el volumen de sta, ya que no son modificables por el nivel al cual se opera; es por esto que para costear bajo este mtodo se incluyen solamente los costos variables; los costos fijos de produccin deben llevarse al periodo del ao que trate. El aplicar los costos variables afecta a la valuacin de los artculos terminados, en proceso y al costo de produccin, Estado de Resultados y Balance general, as como tambin es aplicable a los costos administrativos y de distribucin pero no son incorporados para llevar a cabo una valuacin, siendo as utilizadas en la formacin de polticas administrativas como son: la fijacin de precios, al calificar la eficiencia y rendimiento de las personas encargadas. La utilizacin de los costos variables modifica especialmente los sistemas de contabilidad, ya que se utilizan los mismos registros cuidando nicamente no incluir los gastos fijos. COSTO BASADO EN ACTIVIDADES Los objetivos del COSTO basado en actividades son: conocer el costo de los productos o servicios en base a las actividades realizadas, rastrear los costos indirectos, repartir estos costos indirectos a los productos que los originan, vigilar los costos de los productos en lugar de asignarlos de manera arbitraria, la identificacin de reas de mejora y de reduccin de costos al conocer la interpretacin de los productos con las actividades, proveer certeza acerca de la informacin de costos a los administradores para la toma de decisiones. la fijacin del precio competitivo del producto, identificacin de prioridades y la mezcla de productos. En principio el ABC, es un mtodo de costos basado en actividades de produccin, en el caso de compaas manufactureras o de servicios segn corresponda. Administracin de Costos de Produccin 32 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. Es un proceso gerencial para administrar las actividades y procesos del negocio para la toma de decisiones estratgicas y operacionales.

El sistema ABC analiza las actividades de los departamentos indirectos (de soporte) dentro de una organizacin para calcular el costo de los productos terminados y analiza las actividades porque reconoce dos vertientes: La primera, no son los productos sino las actividades las que causan los costos, y en segundo, son los productos los que consumen las actividades. As es como se ligan los costos con los productos, es decir por medio de las actividades, las cuales se originan de los primeros y consumidas por los segundos. El mtodo ABC, utiliza, cost drivers o inductores, son medidas del nmero de actividades envueltos en una actividad principal en particular, los productos bajo volumen normalmente causan actividades por unidad de produccin que los productos de alto volumen y los procesos de manufactura complejos tienen ms actividades que los procesos ms simples. Por lo tanto si los costos son causados por el nmero de actividades, las asignaciones basadas en volumen, asignaran demasiados costos a productos de poca complejidad. El objetivo del ABC, es la asignacin de costos en forma ms racional para mejorar la integridad del COSTO de los productos o servicios, combinando la teora del costo absorbente con la del costo variable. Para implementar el COSTO basado en actividades se tiene que realizar los siguientes pasos: 1. Definir y clasificar los recursos incurridos en el periodo para posteriormente asignarlos a las actividades 2. Definir la vinculacin entre recursos y actividades 3. Definir actividades de apoyo, como causa de para generar productos o servicios 4. Desarrollar los costos de las actividades 5. Asignacin a los productos y/o servicios Este proceso lo puede realizar con nuestro modelo de costos ABC Al definir las actividades y establecer vnculos, ayuda a los gerentes a evaluar los costos de las estrategias y reducir los mismos. Un sistema ABC destaca la distribucin directa y el rastreo de las bases, Administracin de Costos de Produccin 33 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos. aprovechando la relacin causa y efecto. La capacidad de un sistema ABC de proporcionar elementos estratgicos de juicio para el mejoramiento de procesos, es de suma importancia y este debe considerarse, desde el punto de vista contable Las diferencias encontradas entre el COSTO tradicional y el COSTO basado en actividades son:

COSTO TRADICIONAL

COSTO ABC

Utiliza medidas relacionadas con el Utiliza la jerarqua de las volumen, tal como la mano de obra, como actividades como base para nico elemento para asignar los costos a realizar la asignacin y adems los productos utiliza generadores de costos que estn o no relacionados con el volumen Este se basa en las unidades producidas Utiliza diferentes bases en funcin para calcular las tasas designacin de los de las actividades relacionadas con gastos indirectos dichos costos indirectos Solo utilizan los costos del producto. Se concentra en los recursos de las actividades que originan esos recursos

La asignacin de gastos indirectos se lleva Primero se lleva a cabo la a cabo en dos etapas: primero son asignacin a las actividades y asignados a una unidad organizacional ya despus a los productos sea la planta o algn departamento y segundo a los productos Utiliza bases generales como unidades Usa tanto el criterio de producidas o bien horas maquina sin tener asignacin con base en en cuenta la relacin causa y efecto unidades como el de los generadores de costos a travs de causa y efecto para llevar a cabo su asignacin.

Administracin de Costos de Produccin 34 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

COSTOS ABC VS. COSTOS TRADICIONALES

Administracin de Costos de Produccin 35 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

BIBLIOGRAFA

Alexander George, Gienger Gory, Harwood Marcus, Santori Peter; (1992). "La nueva revolucin en la administracin de costos". Revista Financial Executive, Financial Executive Institute, USA-Canad. Amat Joan, Amat, Oriol; (1994). "La Contabilidad de Gestin Actual: Nuevos Desarrollos". Ediciones Grficas. Ortega, Madrid. Amat Salas, Joan Ma.; (1993). "El Control de Gestin: Una perspectiva de direccin". 2da Edicin, Ediciones Gestin 2000 S.A. Barcelona. Amat Salas, Joan; (1992). "La Contabilidad de Gestin en la Empresa Espaola". EADA. Barcelona. Arnold, John y Turley, Stuart; (1996). "Accounting for Management Decicions". Tercera Edicin. Prentice Hall. Great Britain. Broto Rubio, ed. Jess Joaqun. (1995). "Contabilidad y Finanzas para la Toma de Decisiones ". Inpresora Aragonesa. Camaleo Simon, Cristina (1997). "El modelo ABC a examen: ventajas y limitaciones de uso". Partida doble No.78, Mayo. Camaleo Simon, Mara C.; (1997). "Aplicacin de nuevos instrumentos a la gestin empresarial". Revista Administracin y Direccin de Empresas, No. 160, pg. 45-56. Madrid, Septiembre. Carmona Moreno, Salvador; (1993). "Cambio tecnolgico y contabilidad de gestin", Instituto de Contabilidad Auditora de Costes, Madrid. Mallo Rodrguez, Carlos; (1995). "Evaluacin crtica de los Modelos Activity Based Costing, ABC y Activity Based Management, ABM". Revista Tcnica Econmica. Administracin y Direccin de Empresa No. 150, pg. 6-12, Edita Colegio Oficial de Titulados Mercantiles y Empresariales. Madrid. Lpez Rodrguez, Miriam; (2000). El Control y la Contabilidad de Gestin: una propuesta para empresas hoteleras. Tsis Doctoral, Ciudad de la Habana. Administracin de Costos de Produccin 36 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

CONCLUSION

Los costos basados en actividades es una herramienta muy til que nos sirve para identificar y asignar costos a cada una de las tareas que se realizan en un proyecto, este acercamiento a los costos nos permitir tener un mayor control sobre los gastos que se realizan para el logro de un proyecto de tal manera que podamos identificar ms fcilmente aquellas actividades que llevan una carga importante del costo total del proyecto y verificar la validez de esta informacin. El objetivo del ABC es proporcionar informacin para la toma de decisiones; para analizar el costeo de productos, servicios y procesos as como medir costos de los recursos utilizados para poder aumentar los ingresos, productividad y eficacia en el empleo de dichos recursos. El ABC integra toda la informacin necesaria para llevar adelante la empresa, destruye las barreras que separan la informacin financiera del resto de los datos. Proporciona ventajas competitivas y mejora el rendimiento de la empresa que emplea ste mtodo. Por lo tanto, el mtodo ABC ayuda a las organizaciones obtener mejor informacin sobre sus procesos y actividades mejorando sus operaciones.

Administracin de Costos de Produccin 37 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos

Sistemas de Informacin Administrativo Contemporneos.

Administracin de Costos de Produccin 38 Lic. Csar Augusto Ramrez Castellanos