Вы находитесь на странице: 1из 23

Gua para el Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

Todo lo que necesita saber antes de FIrmar Office Leasing Guide P. 1

GUA PARA EL ARRENDAMIE NTO DE ESPACIOS PARA OFICINA Hemos preparado la presente gua, paso a paso, con el objetivo de compartir el conocimiento que tiene Colliers international en el proceso de arrendamiento. Usted podr encontrar informacin acerca de adecuaciones interiores, los riesgos ms comunes, tiempos de ejecucin y preguntas frecuentes. La informacin contenida en el presente manual le ayudar a tomar la mejor decisin con la menor cantidad de molestias posible.

P. 2 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

Contenido

> 4 PERMTANOS PRESENTARNOS


> 8

PASO 1
Determine sus necesidades

> 14

glosario

 Trminos y preguntas frequentes

> 5

PARA EMPEZAR

> 10 paso 2
Evale las alternativas del mercado

> 19

Alternativas de reubicacin

> 6

LOS 10 ERRORES MS COMUNES COMETIDOS POR LOS ARRENDATARIOS EL PROCESO PARA ARRENDAR UNA OFICINA

> 12 paso 3
 Permanecer en el mismo lugar o reubicarse

> 7


> 13 paso 4
Administracin del diseo y el proyecto

Colliers International

Office Leasing Guide P. 3

Permtanos presentarnos
UN TEXTO BREVE DE LO QUE ES COLLIERS INTERNATIONAL

QUIN ES COLLIERS INTERNATIONAL? Somos un equipo de profesionales en el arrendamiento de espacios para ocinas, lderes en el mercado inmobiliario, con conocimiento integral a nivel local, regional y global. Comprendemos profundamente las necesidades del negocio y del proceso de arrendamiento. Estamos comprometidos en crear una solucin de negocios que cubra las necesidades de su organizacin ahora y, por supuesto, en el futuro. Su espacio de ocinas es ms que simplemente una direccin, es donde se realizan los objetivos de su empresa. Los profesionales de Colliers cuentan con habilidades, conocimientos y herramientas para evaluar de forma inteligente sus requerimientos de espacio. Le aseguramos que su decisin de arrendamiento, ya sea para permanecer en el mismo sitio o para reubicarse, considerar informacin tanto de las necesidades de su empresa as como una evaluacin exhaustiva del mercado. La cultura de compartir conocimiento que prevalece en Colliers International le permite tener acceso a expertos en estrategias de ubicacin de lugares de trabajo, planeacin

de espacio, servicios corporativos, administracin de la propiedad, administracin de proyectos, avalos y nanzas.

POR QU CONTRATAR NUES TROS SERVICIOS? Trabajar con los profesionales de Colliers le ayudar a ahorrar tiempo y a evitar la confusin de tratar con muchos corredores de bienes inmuebles, arrendadores o consultores. Nuestra extensa base de datos contiene informacin de cada espacio disponible, agentes y arrendadores y proporciona datos exhaustivos acerca de cada oportunidad que pueda cumplir con sus requerimientos. El conocimiento de mercado que tenemos proporciona un anlisis con visin al futuro para ayudarle a aprovechar las tendencias de los mercados. Ofrecemos un solo punto de contacto en la coordinacin de su proyecto conectando a todos los especialistas que se requieran para la consecucin de los objetivos. Estamos comprometidos a acelerar su xito.

P. 4 Gua Office deLeasing Arrendamiento Guide de Oficinas

Colliers International

Para Empezar
Cmo tomar una decisin informada acerca de su espacio corporativo?
Cuando est analizando espacios nuevos para su ocina, es vital que considere las siguientes preguntas: CULES SON MIS OPCIONES? Permanecer en el mismo lugar. Si su espacio actual satisface las necesidades de su negocio, pero se est aproximando la fecha de terminacin de su contrato de arrendamiento, pudiera considerar renovar dicho contrato. Tendr que asegurarse de que el espacio est disponible y despus negociar un contrato de arrendamiento nuevo con el dueo del edicio a travs de su representante. Reubicarse. El vencimiento de su contrato de arrendamiento podra ofrecerle una oportunidad para transformar su negocio y generar nuevos benecios para su compaa mediante la reubicacin a un nuevo espacio. Aumento del valor de marca. La calidad de su construccin y las adecuaciones interiores en su espacio de ocina hablan muy bien de su organizacin. Un espacio de ocina renovado o un edicio nuevo pueden fortalecer la percepcin de sus empleados en cuanto a sus valores fundamentales, mejorar su imagen y elevar su marca en la mente de sus clientes y otros interesados. Retencin y satisfaccin del empleado. Al reubicar su negocio y a sus empleados en un mejor espacio de trabajo lograr que mejore el estado de nimo del personal y aumentar la productividad. Nuestras investigaciones de mercado mostraron que an los cambios ms pequeos en el ambiente del trabajo han creado ganancias POR QU DEBERA REUBICARME? Necesidades del negocio. Si su espacio actual es demasiado pequeo, demasiado grande, o inexible en relacin con la manera en la que trabaja su organizacin, una ocina nueva puede renovar su organizacin y servir para lograr una mayor productividad y ahorros en los costos de operacin. Adems, las condiciones del mercado pueden crear benecios en los costos que apoyen la decisin para reubicarse. CUNTO COSTAR? Costos de Operacin. La negociacin de la renta y los incentivos del inquilino dependen de la dinmica del mercado local. En ciertos mercados el ciclo de desarrollo ha creado una tasa de sustanciales en la productividad, dando como resultado un mejor desempeo nanciero en la organizacin. disponibilidad ms elevada, lo cual favorece a los inquilinos. En otros mercados, una baja disponibilidad da a los propietarios una ventaja en las negociaciones. Pngase en contacto con un profesional de Colliers International para conocer las tendencias del mercado en su localidad. Adecuaciones interiores y costos por remodelaciones. Su estrategia para rmar y cancelar un contrato de arrendamiento puede afectar de manera importante el costo real de su contrato. El diseo del lugar de trabajo y los costos de las adecuaciones interiores se deben ver como una oportunidad. Las adecuaciones interiores bien planeadas y ejecutadas se adaptarn al crecimiento y las necesidades cambiantes de su organizacin y minimizar los costos de reubicacin de los empleados y el equipo. Es vital lograr un equilibrio entre los costos de las adecuaciones del inquilino y el benecio que le producen a su organizacin. Adems, los costos de remodelacin afectarn su ujo de efectivo cuando salga de un contrato de arrendamiento. Ms adelante en esta gua se hablar detalladamente de estos costos. CUNDO DEBERA EMPEZAR? Planee, planee, planee. Ya sea que decida quedarse o irse, el conocimiento es la clave. Tome el tiempo suciente para revisar su situacin actual, revisar otras opciones, evaluar el contexto del mercado y negociar con su propietario actual para asegurarse que va a optimizar el resultado nal. Tiempos. El perodo que se requiere para conducir la negociacin del arrendamiento y el proceso de reubicacin ucta de tres a seis meses como mnimo. Dependiendo del tamao de su empresa y las condiciones actuales del mercado, se debera preparar para empezar este proceso de 18 a 24 meses antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento. Pudiera tomar dos aos o ms para completar el proceso del arrendamiento y la reubicacin; las organizaciones ms grandes deben planear con an ms tiempo de anticipacin.

Colliers International

Office Leasing Guide P. 5

Los 10
errores ms comunes cometidos por los arrendatarios

> 1 Iniciar la negociacin de una renovacin o de un nuevo contrato de arrendamiento demasiado tarde > 2  arecer de objetivos de negocios o de C bienes races claramente denidos  nfocarse exclusivamente en los costos E financieros

> 5 Hacer clculos inexactos de los requerimientos de espacio de la compaa > 6 No dejar suciente tiempo al trmino del periodo de arrendamiento para cumplir con las condiciones de entrega de los espacios > 7 Actuar de manera muy lenta una vez que se ha tomado una decisin y, en consecuencia, perder oportunidades > 8 Aceptar los trminos antes de obtener una > 9

perspectiva de planeacin del espacio No considerar espacio para una futura expansin

> 3

> 10 Carecer del conocimiento de oportunidades futuras; a menudo, las mejores ofertas se aseguran mucho antes de que el espacio est disponible

> 4 No designar un lder de proyecto como el nico punto de contacto interno

P. 6 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

El proceso para arrendar una oficina


cuatro pasos hacia la productividad del negocio

PASO DOS: Reubicarse


Conrmar requerimientos del espacio Informar cuales son los arrendadores preferidos Conrmar los lugares en desarrollo/opciones de edicios existentes y evaluar va inspecciones Iniciar el proceso oferta/contraoferta Analizar opciones, trabajar con arquitectos para evaluar la eciencia del espacio Choose

PASO UNO
Entender las necesidades de su negocio Fact Finding Determinar las necesidades de la propiedad

PASO TRES
Comprometerse con la ubicacin nueva o la existente

Identicar quin toma las decisiones y confirmar los tiempos cruciales Realizar una evaluacin de los requerimientos del espacio Crear un informe de propiedades Evaluar las alternativas del mercado: Reubicarse o permanecer en el mismo sitio

PASO DOS: Permanecer


Conrmar que la ubicacin actual ofrece la mejor oportunidad Informar acerca del arrendador actual Conrmar la evaluacin de los requerimientos del espacio Trabajar con diseadores para evaluar la eciencia del espacio Iniciar el proceso oferta/contraoferta

Completar la nueva (o modicada) documentacin del arrendamiento Completar el diseo de las adecuaciones interiores y la administracin del proyecto

Colliers International

Office Leasing Guide P. 7

Paso uno
del saber al hacer?

determine las necesidades de su propiedad

Cmo llevamos sus requerimientos

Su negocio est creciendo o encogindose? Cules son sus valores de marca? Cules son sus conguraciones de trab ajo preferidas? Qu tipo de empleados tendr en el futuro? Cules sern sus requerimientos de

INVOLUCRE A LAS PERSONAS CLAVE EN LA TOMA DE DECISIONES Arme un equipo con los conocimientos y habilidades para dirigir el proyecto. Considere involucrar a sus expertos en sistemas, recursos humanos y nanzas. Estos estarn familiarizados con las tendencias futuras especcas que pudieran influir en sus requerimientos y decisiones. Su participacin desde el principio ayudar a claricar y enfocar su informe y a conseguir un espacio alineado a las necesidades de sus clientes internos.

Pasar por alto la etapa de planeacin representa uno de los 10 errores ms grandes que a menudo cometen los arrendatarios de ocinas. Es crucial entender los requerimientos de su propiedad a travs del proceso de evaluacin y previsin.

DETERMINE LAS NECESIDADES FUTURAS Las decisiones de arrendamiento comercial deben tener en cuenta las metas de negocios de mediano a largo plazo para los contratos de arrendamiento que duren tres aos o ms. Guiados por los estrategas profesionales en la planeacin y diseo de espacios de trabajo, el proceso para preparar un informe de las propiedades para conseguir los objetivos de su negocio, considerarn preguntas que incluyen:

tecnologa en tres aos? Est considerando adquirir o fusionarse con otras empresas? Qu efecto tendr la mudanza en sus clientes y en su personal? Al trabajar a travs de esta fase de planeacin del concepto, conseguir el mximo benecio tanto nanciero como estratgico en una reubicacin o reconguracin de su espacio de ocina.

PREPARE UN INFORME DE NECESIDADES El proceso de informacin empieza con la documentacin de los requerimientos de su lugar de trabajo. Proyecciones de cre cimiento Presupuesto d el espacio Estndares del e spacio

P. 8 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

Visin y objetivos organizacionales Parmetros de costos Un informe de necesidades bien preparado sintetizar estos elementos y los trasladar a los requerimientos de su propiedad. El informe acelerar su proceso de toma de decisiones. Ahorrar tiempo considerable por medio de inspeccionar y revisar solamente laspropiedades adecuadas. Su informe tambin crea una estructura para evaluar y comparar sus opciones. Un elemento importante en el desarrollo de este informe es auditar sus instalaciones existentes y crear un entendimiento claro de lo que est funcionando y lo que no.

Tamao del espacio Nmero de empleados (mx/mn) Ubicacin Servicios del edificio Seguridad y acceso Requerimientos tcnicos Infraestructura de Comunicaciones Consideraciones ambientales Sealizacin / derechos de denominacin Necesidades de adecuaciones interiores Imagen / calidad / esttica Estacionamiento Horas laborables Preferencias de estructura del arrendamiento Sincronizacin (tiempo) Presupu esto Otras necesidades si ngulares Duracin / renovaciones

Considere clasicar cada factor en trminos de su importancia, ya que quizs se tenga que comprometer con algunos factores, dependiendo de las opciones disponibles. Tambin puede asignar un valor por puntos a cada factor, dando el mayor nmero de puntos posible a los factores con la mayor importancia. Su profesional de Colliers le puede guiar a travs de este proceso de evaluacin.

los incentivos del inquilino, estar en mejor posicin de evaluar diferentes propuestas.
Su profesional de arrendamiento de Colliers International le puede proporcionar una presentacin del mercado de ocinas que describe estos factores, tanto en su mercado local como en los submercados especcos que usted identique como los ms atractivos.

CONOZCA SU MERCADO LOCAL Y LOS COMPROMISOS DE SU ACTUAL ARRENDAMIENTO Durante esta fase, se debe familiarizar con

QU DEBE CONTENER SU INFORME? Su informe de necesidades debe considerar un amplio rango de criterios:

las condiciones del mercado de ocinas local y los compromisos del contrato de arrendamiento existente. Al conocer el porcentaje de disponibilidad del mercado, las proyecciones de la oferta, los precios de renta actuales y

Colliers International

Office Leasing Guide P. 9

Paso dos
Evale las alternativas del mercado. Inspeccione y evale sus opciones
LIBERE SU INFORME AL MERCADO Para evitar el trato con mltiples agentes, usted puede solicitar que su profesional de arrendamiento de Colliers International lo represente. Con un amplio conocimiento del mercado y una red bien establecida de agentes y propietarios, Colliers International actuar como un solo punto de contacto para identicartodas las oportunidades de espacio conveniente. Su agente de bienes racestambin le ayudar en las negociaciones con su propietario actual con respecto alas opciones de renovacin de arrendamiento. ANLISIS FINANCIERO Existen varias maneras para comparar los aspectos nancieros del arrendamiento, incluyendo: Renta bruta efectiva por m EVALE Y PREPARE UNA BREVE LISTA Cuando est analizando las distintas alternativas, considere los tiempos, los incentivos scales y nancieros al igual que otros factores que pudieran ser relevantes. Una opcin de renovacin de contrato de arrendamiento debe incluir los costos de expansin y de contraccin, as como el costo por recongurar o por renovar completamente su espacio de trabajo. Proponga una lista de tres o cuatro propiedades. Evale las opciones en base el Renta bruta por m Renta bruta y neta por m Costo total de ocupacin por empleado Se proporcionan ms detalles sobre estas variables en la seccin de Preguntas Frecuentes de la presente gua. Vea ms all del precio de renta por metro cuadrado que se le ofrezca Algunos espacios de ocina son altamente ecientes, lo que le permite que acomode a sus empleados en menos espacio. Por ejemplo, usted pudiera requerir 500 metros cuadrados para informe, asegurndose de que los benecios de cada propiedad coincidan con sus objetivos. Colliers International ha desarrollado un rango de modelos y matrices de decisin para ayudar en la toma de decisiones. Estas herramientas mejoran de manera sorprendente la ecacia en el proceso de evaluacin..

P. 10 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

It is now a fundamental requirement that the office architecture supports the intellectual work demanded of employees and facilitates your organizations continuous improvement strategies.
acomodar a su personal en un edicio. mientras que en otro se pudiera tener la capacidad para acomodarlos de manera cmoda en400 metros cuadrados. En este caso, no tiene sentido comparar las dos opciones basndose ensu precio por metro cuadrado. Es ms efectivo usar un modelo de anlisis de arrendamiento. Lascondiciones del contrato de arrendamiento tales como los requerimientos de remodelaciones pueden tener un impacto tambin sobre el atractivo de una opcin en particular. Para ms informacin sobre los costos de remodelaciones, por favor consulte la pgina 21. DISEO DEL LUGAR DE TRABAJO Y ADECUACIONES INTERIORES No todo tiene que ver con los costos. Cuando est evaluando distintas alternativas de espacio, no olvide considerar los costos COMPARE SUS OPCIONES MEDIANTE UN MODELO DE ANLISIS DE ARRENDAMIENTO Colliers International ha desarrollado un modelo de anlisis de arrendamiento diseadopara comparar las opciones de arrendamiento sobre una base nanciera, a travs de unanlisis comparativo de costo de ocupacin. El modelo permite la comparacin depropuestas de mltiples arrendadores, que demuestra el costo de intangibles y los benecios que ofrece cada propiedad. El diseador de su espacio de trabajo le puede ayudar a evaluar el impacto de cada opcin en la productividad, la comunicacin del personal, la identidad del corporativo, las tecnologas de informacin, el desempeo de las comunicaciones y la base de sus clientes. Si est debidamente comprometido con el paso uno, el diseador de su espacio de trabajo habr maximizado su capacidad para inuir de manera positiva con la imagen del lugar de trabajo. DETERMINE LAS EFICIENCIAS DEL ESPACIO DE TRABAJO Al llevar a cabo una evaluacin del diseo de las opciones, contempladas en su lista, el diseador de su lugar de trabajo determinar las eciencias del espacio de trabajo para cada propiedad. Este proceso tambin produce diseos de adecuaciones muestra del inquilino antes de que se ponga de acuerdo sobre los trminos. la oferta nanciera sobrela vida del contrato de arrendamiento.Este modelo nanciero toma en cuenta los incentivos del contrato de arrendamiento,tales como periodos de gracia (periodos libres de renta) o un subsidio para las adecuacionesinteriores, la renta total sobre la vigencia del contrato de arrendamiento incluyendolos incrementos, la duracin del contrato de arrendamiento y las opciones de renovacin. En el ambiente de negocios desaante de hoy en da, es vital que las organizaciones vayan ms all de la visin tradicional del espacio para acomodar ocinas y los patrones de medidas que se aplicaban de forma estndar. Ahora es un requerimiento fundamental que la arquitectura de la ocina apoye el trabajo intelectual que se pide a los empleados y que facilite las estrategias de mejora continua de la organizacin. Su lugar de trabajo tambin debe contribuir al desarrollo de redes de trabajo y sistemas de aprendizaje organizacional.Adems, los sistemas de ocina deben apoyar el cambio organizacional de manera eciente y con un nivel mnimo de redundancia. Este proceso determina los costos por adecuaciones interiores y le permitir comparar sus opciones basndose en criterios nancieros y no nancieros. El diseador de su lugar de trabajo le proporcionar los siguientes servicios durante esta fase de evaluacin: Preparar una evaluacin de las adecuaciones interiore s existentes Evaluar las instalaciones en buen estado para su reutilizacin en el nuevo espacio de oficina. Administrar el proceso de pre-diseo, incluyendo una revisin de la legislacin vigente del edicio para aprobar este proyecto. Preparar auditoras en sitio Elaborar un diagrama de distribucin Preparar diseos preliminares del concepto Llevar a cabo auditoras de los servicios del edicio Proporcionar una opinin de los costos probables de las adecuaciones interiores

Colliers International

Office Leasing Guide P. 11

COSTOS DE ADECUACIONES INTERIORES Conseguir que las adecuaciones interiores estn alineadas con el resultado ideal de su organizacin depender de los componentes que sean necesarios y de los que se descarten durante la fase de diseo. Es vital que se evalen todos los aspectos que se van a incluir en las adecuaciones interiores para determinar su contribucin a los objetivos generales. Igualmente importante es la identicacin y evaluacin de los componentes potenciales que se van a excluir. La identicacin de los componentes positivos y negativos a travs del proceso de auditora, proporciona la oportunidad de maximizar la efectividad del resultado nal y de minimizar el costo de las adecuaciones interiores.

P. 12 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

Paso 3
Permanecer en el mismo lugar o reubicarse

Cmo integrar o modicar la documentacin del


contrato de arrendamiento? CARTA DE INTENCIN Una vez que se han negociado los trminos de un contrato de arrendamiento, las dos partes rmarn una carta de intencin. Este documento no es por lo general jurdicamente vinculante pero es un gesto de buena fe en el que se establece que se han acordado los trminos. Una vez rmado este documento, se usar para noticar a los abogados para que procedan a preparar los documentos nales del contrato de arrendamiento. proceso de las adecuaciones interiores del lugar de trabajo. En esta etapa, usted ya debi haber completado: Anlisis de necesidades Plan del espacio Ajuste de prueba Esto le permitir contratar un diseador, el cual le proveer de informacin exacta con respecto a sus requerimientos. Entre ms rpido sea contratado, mejor ser el resultado. Entre ms rpido se contrate un diseador, mejor ser el resultado. Es vital que esta etapa se vea como una inversin en el futuro de la organizacin y DISEO DEL LUGAR DE TRABAJO Cuando un contrato de arrendamiento est completo, empieza de inmediato el no simplemente como una adecuacin interior. El desarrollo del espacio de trabajo se debe relacionar directamente con su estrategia organizacional..

Colliers International

Office Leasing Guide P. 13

Paso 4
Administracin del diseo y el proyecto
La etapa nal del proceso proporciona la oportunidad perfecta para volver a pensar en los imperativos de la ocina y promover la efectividad organizacional, la comunidad, la comunicacin y la productividad. Recuerde que el diseo de su espacio de trabajo debe coincidir con la visin de su organizacin. FASE DE DISEO DETALLADO Y DOCUMENTACIN Preparacin de la documentacin para una oferta de construccin Finalizar la seleccin del mobiliario Finalizar la seleccin de los acabados de las adecuaciones interiores DESARROLLO DEL DISEO / APROBACIN DE LA CONSTRUCCIN Contratacin e informacin completa de todos los dems especialistas y consultores Comienzo del diseo detallado Seleccin de acabados Lista breve de opciones de mo biliario Revisin de costos probables de las adecuac iones interiores Preparacin detallada del calendario de trab ajo de la construccin Documentation for building owner and authorities Entrega de la documentacin para el dueo del edicio y la s autoridades Coordinacin entre las partes interesadas ADMINISTRACIN DEL CONTRATO / ADECUACIONES INTERIORES Gestionar el proceso de entrega y administrar los cont ratos Designar a todos los contratistas y proveedores aprobados incluyendo al contratista principal para las adecuaciones FASE DE REVISIN DE LA OFERTA Determinar el comit de revisin de la oferta acordada Revisin y evaluacin de las respuestas a la oferta Administracin y anlisis de la oferta Obtener los permisos del edicio y de construccin TERMINACIN DEL PROYECTO / OCUPACIN Supervisar la terminacin prctica Emisin puntual del certicado de Cdigo de Cumplimiento  Inspeccin y nalizacin Administrar la identicacin y terminacin de todos los trabajos pendientes y defectuosos  Reporte de costos y cuentas finales Planos nales de obra, manuales de operacin, anzas y garantas Inspeccin nal y terminacin de los trabajos al nal del perodo de responsabilidad por defectos interiores del inquilino Coordinacin de todas las reuniones requeridas  Coordinacin de las inspecciones de control de calidad Administracin de costo y variacin Proyectar el programa de entrega de administracin

P. 14 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

Colliers International

Office Leasing Guide P. 15

P. 16 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

Traduccin
Glosario de trminos y preguntas frecuentes
SUBSIDIO Indica la cantidad que el propietario estpreparado a ofrecer como una contribucin alcosto del inquilino por concepto de las adecuaciones interiores y puede incluir tambin otrosincentivos tales como renta gratis, subsidio para mudanza, tomar un arrendamiento existente, o su equivalente. El subsidio se expresa generalmente como una cantidad en dlares por metro cuadrado de rea rentable. CONSENTIMIENTO DE CONSTRUCCIN Aprobacin de las autoridades competentes para realizar trabajo de construccin en el espacio, por lo general para las adecuaciones interiores. TOPE Y PISO Un trmino y mtodo que se usa en algunas clusulas de revisin del contrato. Es un mecanismo que pone un tope o cantidad mxima mediante la cual se puede incrementar la renta, o un piso, lo mximo que puede disminuir la renta, en la fecha de revisin. A medida que los mercados de arrendamiento de ocina se fortalecen, estos mtodos de revisin son ms difciles de negociar. REA COMN Se reere a las reas de servicio del ediciotales como vestbulos de elevadores, pasillos, baos, etc., pero se excluyen los cubos de elevadores y escaleras. RENTA BRUTA EFECTIVA La renta a pagar en un arrendamiento incluyendo todos los incentivos y los gastos del edicio. RENTA BRUTA NOMINAL La renta a pagar en un arrendamiento excluyendo todos los incentivos e incluye todos los gastos del edicio. INCENTIVO Un estmulo que ofrece el propietario para atraer nuevos inquilinos al edicio. ste se puede ofrecer de diferentes maneras, tales como un periodo libre de renta, provisin de un subsidio para adecuaciones interiores o ayuda para la mudanza. ARRENDATARIO La entidad legal, compaa o persona cuyo nombre aparece como el arrendatario en el contrato de arrendamiento, obligndolo a los trminos y condiciones que se establecen en el mismo. Tambin conocido como el inquilino. ARRENDADOR La parte cuyo nombre aparece como arrendador en el contrato de arrendamiento. El arrendador es el propietario o dueo de la propiedad. REA RENTABLE REA RENTABLE BRUTA (GLA, por sus siglas en ingls) Se calcula a partir de los acabados internos de las paredes permanentes del edicio (fachada), o desde la lnea del cristal cuando por lo menos el 50% de la fachada del edicio es de cristal. Debe incluir todas las reas delimitadas por las paredes exteriores, excluyendo escaleras, cubos de elevadores, verticales y balcones o terrazas. Slo en el caso que haya verticales para el uso exclusivo de un usuario que ocupa varios pisos, deben incluirse en el clculo. Incluye reas comunes y de servicios (baos, cuartos de aire acondicionado, pasillos, cuartos de ventiladores, cuartos de limpieza, cuartos de electricidad y telefona). REA TIL (NLA, por sus siglas en ingls) Tambin denominada rea rentable neta, se debe calcular igual que el rea rentable bruta, pero se excluyen reas comunes y de servicios y todos aquellos cuartos que no estn al servicio de los usuarios o para instalar mobiliario. REPOSICIN La obligacin del arrendatario de restablecer las ocinas antes del vencimiento del contrato de arrendamiento. RENTA NETA Y RENTA BRUTA Tambin llamada Triple Net o NNN, la renta neta es la tasa de alquiler que excluye los impuestos netos, seguro y mantenimiento. La renta bruta incluye estos gastos. La mayora de los arrendamientos se basan en las rentas netas ms la parte proporcional de cada inquilino de los gastos del edicio. DISPONIBILIDAD Indica la fecha en la que estar disponible el espacio para la construccin de las adecuaciones interiores del inquilino. Inmediata quiere decir que el espacio est actualmente vaco.

Colliers International

Office Leasing Guide P. 17

RATIOS DE OCUPACIN Una proporcin comn que se usa para medir la eciencia del inquilino dentro de las plantas tipo del edicio. Se calcula dividiendo el rea rentable total entre el nmero de personas que ocupan un piso. Las proporciones de ocupacin promedio varan entre 10 Y 15 metros cuadrados por persona. INCREMENTO DE LA RENTA El mtodo mediante el cual puede variar la renta durante el periodo del arrendamiento. Esta puede ser una revisin de precio del mercado, una cifra predeterminada (tal como el 3 por ciento) o una tasa ja a un ndice tal como el INPC. La estructura de la revisin se establece antes del inicio del contrato de arrendamiento. REA RENTABLE Se reere a la cantidad de espacio por el cual el inquilino estar pagando la renta. Incluye el rea til con una porcin prorrateada del rea comn (el factor de prorrata). DERECHO DE RENOVACIN El derecho del arrendador para renovar un contrato de arrendamiento por un perodo acordado antes de la fecha de vencimiento

del contrato de arrendamiento inicial. GASTOS SECUNDARIOS Todos los otros costos asociados con el seguro, operacin, mantenimiento y/o manutencin del edicio, incluyendo el aire acondicionado, mantenimiento de los ascensores, limpieza de las reas comunes, seguridad y suministro de energa elctrica. GASTOS FISCALES Los gastos legales incluyen costos tales como impuestos municipales, impuestos por agua y drenaje y cargos por uso. SUBARRENDAMIENTO El mecanismo bajo las provisiones del arrendamiento que le permite al arrendatario encontrar un inquilino de reemplazo adecuado. Esto est sujeto a la aprobacin del arrendador y a menos que se establezca de manera especca, no limita sus responsabilidades legales durante la duracin del arrendamiento. PLAZO / VIGENCIA Los perodos del arrendamiento se expresan usualmente en aos. Abierto indica un perodo que se va a negociar.

P. 18 Gua Office deLeasing Arrendamiento Guide de Oficinas

Colliers International

CMO PUEDE NEGOCIAR EL MEJOR TRATO? Por medio de la cuidadosa seleccin de las propiedades correctas en su lista, usted puede crear un ambiente competitivo para lograr el contrato de arrendamiento ms favorable. Su agente de Colliers International le puede ayudar a travs de todo este proceso. CUNTO ESPACIO NECESITAR? La cantidad de espacio que usted requiere depender de la naturaleza de su negocio y el uso eciente del espacio que seleccione. Como regla emprica, usted requerir aproximadamente entre 10 y 15 metros cuadrados por empleado. SE INCLUYEN REAS COMUNES EN EL REA ARRENDABLE NETA? Si, suponiendo que usted ocupe un piso completo. Las reas comunes dentro del piso, tales como baos y cocinas, se incorporan dentro del rea rentable neta medida. CULES SON MIS COSTOS INMOBILIARIOS TOTALES? Adems de su precio de renta neta, tambinpuede pagar por ciertos costos de operacin tales como seguro, mantenimiento del edicio
Colliers International

y el terreno, impuestos, mantenimiento y limpieza del rea comn, servicios pblicos y otros gastos en los que incurra el propietario. CULES SON LAS DIFERENCIAS ENTRE RENTA BRUTA, RENTA NETA, RENTA EFECTIVA Y RENTA NOMINAL? RENTA BRUTA es la renta que se calcula incluyendo todos los costos del edicio, mientras que RENTA NETA es la renta que se calcula excluyendo los costos del edicio.RENTA NOMINAL es el precio de renta calculado antes de tomar en cuenta los incentivos o los incrementos, mientras que RENTA EFECTIVA es el precio de renta promediado sobre la duracin del arrendamiento, incluyendo los perodos libres de renta o incentivos por adelantado. PODR SUBARRENDAR O ASIGNAR MI ARRENDAMIENTO? La mayora de los contratos de arrendamiento comerciales permiten que el arrendatario subarrende o que asigne sus espacios. Por lo general, el arrendador no puede negar de manera irrazonable su consentimiento para el subarrendamiento/asignacin. Un arrendador prudente considerar la fuerza del contrato que est ofreciendo el inquilino

entrante y estar renuente a aceptar un subarrendamiento / asignacin si ste pudiera comprometer potencialmente su posicin nanciera o su seguridad. DE QU COSTOS ADICIONALES SOY RESPONSABLE ADEMS DE LA RENTA NETA Y LOS GASTOS DE OPERACIN? Adems de una aportacin prorrateada de los gastos de operacin del edicio, generalmente ser responsable de los cargos de servicios pblicos y luz, el reemplazo de focos y la limpieza de su propio espacio. CULES SON LOS PATRONES DE REVISIN DE LA RENTA PARA EL PERODO, AS COMO EL PERODO DE RENOVACIN? La mayora de los arrendadores tienen un documento de arrendamiento estandarizado para sus edicios, incluyendo un horario de revisin de la renta agendado de antemano, tomando en cuenta los propios objetivos del arrendador y las condiciones actuales del mercado. Por lo general, los dos factores inuyentes ms signicativos sobre los patrones de revisin de la renta son la duracin del contrato de arrendamiento y la renta de inicio. Los mtodos de revisin de la renta incluyen

incrementos jos, incrementos o revisiones estructurados a los niveles del mercado (con o sin una clusula de escalada). Una clusula de escalada asegura que la renta que se revis no sea menor que, ya sea la renta del ao previo o la renta del inicio. El ndice de Precios del Consumidor (INPC) o un margen sobre el INPC, es otra estructura comn. Frecuentemente, las clusulas de revisin incluyen una combinacin de stas durante la duracin de un arrendamiento. Los arrendatarios pedirn un derecho de renovacin como parte de la negociacin de arrendamiento, lo que les permite extender su ocupacin ms all del perodo de arrendamiento inicial. Es normal establecer el patrn de revisin de la renta para este perodo en el documento de arrendamiento original. CUNDO SE HACE EL CONTRATO LEGALMENTE OBLIGATORIO? Durante una negociacin de arrendamiento tpica, las propuestas de arrendamiento se usan como un medio para determinar los trminos y las condiciones aceptables tanto para el arrendador como para el arrendatario. Esto llevar a un documento en la forma de Carta de Intencin o Memorando de Entendimiento que presenta la posicin

Office Leasing Guide P. 19

nal de ambas partes. En esta etapa, el contrato puede ser condicional. En algunos casos pudiera ser condicional sobre la aprobacin del arrendatario y/o la junta del arrendador, junto con otras condiciones de aprobacin. El arrendatario y/o el arrendador pudieran no estar legalmente obligados para comprometerse con el local, hasta que se satisfagan diferentes condiciones. El documento de Carta de Intencin proporciona una estructura mediante la cual el contrato se hace incondicional y las dos partes estn legalmente obligadas CUNTO COSTARN LAS ADECUACIONES INTERIORES? Esto depende de la calidad de las decuaciones interiores que usted requiera. Los factores en el costo incluyen las mejoras existentes del inquilino desde el inquilino anterior, la calidad de los terminados seleccionados, las necesidades de infraestructura tales como plomera y cableado elctrico y la complejidad de la construccin solicitada.

Una Reposicin es la obligacin (del arrendatario) de regresar el espacio a su estado original despus de la terminacin de su contrato de arrendamiento, por lo general con excepcin del uso y desgaste razonable de las cubiertas de los pisos. Si se est reubicando, el diseador de su espacio de trabajo podr llevar a cabo la reposicin en sus locales previos, as como disear y realizar las adecuaciones en su nuevo espacio.

QU ES UNA REPOSICIN Y CUNTO COSTAR?

P. 20 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

Alternativas de reubicacin
Su gua paso-a-paso
PRELIMINAR r De por terminado el arrendamiento por una ubicacin nueva. r N  otique al propietario actual la fecha de terminacin. r A  vise al personal la fecha y la ubicacin de la mudanza. r Contrate un diseador para el local nuevo. r Cree una lista maestra de reubicacin. PRE-MUDANZA GENERAL r R  eserve los elevadores y andenes de carga para el da de la mudanza r Oferte y adjudique el contrato de mudanza r O  ferte y adjudique el cableado telefnico y de computadora r  Haga inventario del mobiliario existente r C  odique el mobiliario y el equipo sobre un plan de piso codicado por color r Audite las llaves r O  rdene cualquier mueble y equipo de oficina nuevo r  Ordene papelera nueva r A  rchive formas de cambio de domicilio con la oficina de correos y correo de salida r V  erique su cobertura de seguro para la mudanza r O  btenga el Certicado de Ocupacin y cualesquier otros permisos o licencias que se requieran r N  otique a los proveedores (telfono, agua embotellada, servicio de caf) la nueva direccin r  Enve avisos de mudanza por correo r  Bancos e instituciones nancieras r  Fotocopiadores r  Clientes r  Organizaciones profesionales r Cuentas de crdito y tarjetas de crdito r Compaas de seguros r  Cuentas por cobrar y por pagar r  Suscripciones a peridicos y revistas r Decida sobre los procedimientos de seguridad para la mudanza r Haga arreglos para el listado en el directorio del vestbulo del edicio nuevo r Haga arreglos para una limpieza despus de la mudanza PRE-MOVE INTERNAL r O  rganice un comit de mudanza si es apropiado y delegue responsabilidades r P  rograme y prepare la agenda para su reunin de orientacin sobre la mudanza de los empleados r F  inalice el nuevo plan para los asientos e identique cada ubicacin r P  repare etiquetas para mudar el mobiliario y las cajas a la nueva ubicacin r A  signe supervisores de mudanza en cada departamento r D  esarrolle un horario maestro del proyecto de reubicacin r P  rograme e implemente un programa de limpieza (revisin de archivos, eliminacin de basura) r P  rograme al personal para desempacar, incluyendo los armarios del suministro de almacenamiento, almacenes, salas de archivo, y para que remuevan las etiquetas de todos los muebles y el equipo, para asegurarse de que su compaa pueda funcionar tan rpido como sea posible despus de la mudanza r H  aga arreglos para el almacenamiento fuera del sitio de archivos viejos r E  mpaque el contenido de todos los archiveros y escritorios, asegurndose de que todo est rotulado de manera apropiada r H  aga arreglos para que el personal visite el local nuevo una pocas semanas antes de la mudanza r P  rograme una capacitacin posterior a la mudanza de procedimientos de seguridad, incendios y salvavidas en las nuevas instalaciones r D  istribuya tarjetas de acceso y llaves para el local nuevo DIA DE LA MUDANZA r H  aga arreglos con el gerente del edicio para tener el aire acondicionado encendido durante la mudanza r R  etire el equipo de la computadora (servidor) y el sistema telefnico antes de que llegue el personal de la mudanza y comience la reinstalacin en el nuevo lugar r P  repare una lista de contactos de emergencia para los proveedores, tales como el mantenimiento de ascensores, administracin del edicio, servicios pblicos, telecomunicaciones y compaa de mudanzas POST-MUDANZA r  Instale y pruebe el sistema telefnico r D  istribuya una lista telefnica nueva y un mapa que muestre la ubicacin de los departamentos Office Leasing Guide P. 21

r Compaa telefnica y proveedor del servicio de Internet r  Prospectos y servicios especiales

r S  ostenga una reunin en el nuevo espacio tres semanas antes de la mudanza, Lleve a todas las partes involucradas (diseo / construccin / personal de la mudanza / compaa de cable / especialista en tecnologa de la informacin) para asegurarse de que se cubran todos los detalles y que todas las responsabilidades queden claras. r P  rograme una tentativa de relaciones pblicas, incluyendo los planes para nuevos comunicados y un cocktail por apertura de ocina r C  ambie las cerraduras / cdigos de acceso en el nuevo espacio tan cerca del da de la mudanza como sea posible para asegurar el acceso

Colliers International

r  Instale y pruebe todas las computadoras r R  ealice una visita a travs de las instalaciones y reporte cualquier dao a la compaa de mudanzas r T  ransera su seguro a la nueva ubicacin. Obtenga Certicados de Seguro de su compaa aseguradora conforme la terminacin de contratos de arrendamiento pasados r R  ena los pases de estacionamiento, tarjetas de seguridad y llaves para las instalaciones anteriores. r Confirme la devolucin de cualquier depsito que tenga el propietario por estos artculos. Audite las facturas nales contra los contratos r C  omplete y archive toda la informacin de la garanta para todo el mobiliario y equipo nuevos r A  ctualice el sistema de contabilidad de activos jos por cualquier mobiliario nuevo y equipo que se haya comprado r C  onrme las correcciones de cambio de direccin que se hayan hecho r P  rograme un comunicado de prensa y un anuncio para los clientes

P. 22 Gua de Arrendamiento de Oficinas

Colliers International

www.colliers.com

Accelerating success.
This document has been prepared by Colliers International for advertising and general information only. Colliers International makes no guarantees, representations or warranties of any kind, expressed or implied, regarding the information including, but not limited to, warranties of content, accuracy and reliability. Any interested party should undertake their own inquiries as to the accuracy of the information. Colliers International excludes unequivocally all inferred or implied terms, conditions and warranties arising out of this document and excludes all liability for loss and damages arising there from. This publication is the copyrighted property of Colliers International and/or its licensor(s). 2010. All rights reserved.

Colliers International

Office Leasing Guide P. 23

Вам также может понравиться