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Las reuniones son un instrumento de trabajo importante en las empresas.

Permiten desarrollar las relaciones interpersonales y conseguir resultados en las tareas individuales. Por lo tanto en una organizacin, Las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer ms, plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar as mismo, si las labores en un grupo de la empresa se estn realizando correctamente o no.

LA REUNIN
Es una tcnica que permite que las personas, con objetivos comunes, intercambien informacin y lleguen a compromiso colectivos para conseguir las metas fijadas. Las reuniones pueden ser FORMALES e INFORMALES. Las primeras se utilizan para difundir informacin, recoger opiniones, analizar y resolver problemas, toma de decisiones o trabaja en equipo. Mientras que las segundas satisfacen necesidades humanas e contacto y afiliacin.

FASES DE LA REUNIN
Todo tipo de reuniones requieren dos fases importantes: la preparacin y el desarrollo. FASE 1 LA PREPARACION DE LA REUNION Suelen subestimarse, aunque para que resulte til tiene que estar bien preparado. Para lo cual tomaremos los siguientes aspectos son: 1.- Definicin de objetivos 2.- La eleccin de los participantes 3.- Planificar el desarrollo de la reunin. 4.- La organizacin del material de la reunin 5.- Finalmente se debe confirmar la participacin de los convocados. FASE 2 EL DESARROLLO DE LA REUNION Depende de los objetivos que persigan y en consecuencia del tipo de reunin. El principal recurso con que cuenta una reunin es el modelador quien deber: 1.- Presentacin de los participantes 2.- Darles confianza para crear un clima especial

3.- Presentar el tema de la reunin 4.- Fijar los objetivos de la misma.

TIPOS DE REUNINES
La clasificacin del tipo de reuniones se puede hacer en una funcin del sentido de la informtica que en ella se transmite. Podr ser reuniones de informacin ascendente o descendente. REUNIONES EN FORMA ASCENDENTE: es aquella que intenta recabar la opinin de los participantes. REUNIONES DE FORMA DESCENDENTE: se utiliza por parte de la direccin de la empresa para informar y en este caso, los participantes podrn pedir aclaraciones. LAS CARACTERISTICAS DE UNA REUNION DE INFORMACION DESCENDENTE Son las siguientes: El moderador de estas reuniones, suele ser el jefe de los participantes, en general se pretende transmitir informacin a los asistentes (ordenes, normativas, cambios en los procedimientos, etc.). La actitud de los participantes no debe ser activa, ni activa, sino se debe limitar a escuchar, e intervienen solo para pedir alguna aclaracin. Resulta importante la habilidad de director para responder, ms que para preguntar. Los participantes, entre 10-12 personas, deben tener interesar comunes y elevada cohesin. La reunin se desarrolla en dos etapas, la transmisin de la informtica y luego la confirmacin de la misma.

LAS REUNION DE INFORMACION DESCENDENTE


Se caracteriza por: El moderador recaba informacin de los asistentes opiniones, datos, impresiones, causas de un determinado funcionamiento, etc. La funcin del moderador es la de entrevistador, por ello debe tener habilidad para preguntar y debe ser aceptado por el grupo. Los asistentes deben responder con sinceridad a los temas planteados.

La preparacin es fundamental, ya que el guion debe estimular la participacin. El nmero de participacin debe ser pequeo y homogneo, se deben evitar que coexistan en el grupo jefes y subordinados, aun cuando de diferentes reas. El moderador debe fomentar un clima de mutua confianza, generar un ambiente de comunicacin favorable de mostrar inters en el tema y en la situacin profesional de los participantes.

EL DEBATE
El objetivo de una reunin tiene debate es analizar un tema de inters comn y llegar a conclusiones aceptadas por todos. En ella todos los participantes tienen voz y voto. La preparacin de un debate debe cuidarse en la eleccin del objetivo y de los participantes, la preparacin del tema y la disposicin del local (se prefiere una mesa circular u oval. El nmero adecuado de participantes ms adecuado es entre 5 y 10 miembros. Un nmero menor acelera los acuerdos y uno mayor los complica. Los participantes deben ser compatibles en cuanto a su competencia profesional y personalidad. EL DESARROLLO DE UN DEBATE Acogida:- Breve presentacin de los participantes (si no se conoce).El moderador justifica la presencia de cada uno y lo que se espera de ellos. Presentacin del tema:- Se seala con precisin un objetivo claro, observable y visible, y se fija el proceso que se seguir para tratar el problema. Desarrollo del orden del dia:- Se sigue el orden establecido, respe tanto los tiempos y garantizando la participacin de los asistentes. Cierre:- Se resumen los acuerdos alcanzados y se garantiza que los miembros han comprendido las acciones que tienen que desarrollar.

TIPOLOGA DE PARTICIPENTES EN UNA REUNIN


El asistente a una reunin puede presentar diferencias de actitudes y participacin. Estas tipologas en general se presentan con rasgos mixtos y son las siguientes: Tmido:- Se lo trata intentando imitarla a aportar ideas hacindole preguntas lgicas y sencillas.

Distrado.- Se les debe controlar con la mirada, se le realiza preguntas directas con la opinin de otros. Preguntn:- Se plantean preguntas o se solicita que l las responda. Mudo Voluntario:- Se le hace preguntas con cuestionarios complejas. Liante o Liero:- Se interrumpe educadamente su disertacin o se toma algunas de ella y se las plantea al grupo. Discutidor:- No hay que involucrarse en la discusin excusando la falta de tiempo. Obstinado:-Se deja para el final la decisin sobre sus juicios. Sabelotodo: Se debe reforzarla intervencin de otros que tenga la opinin contraria.

NORMAS PARA MODERAR UNA REUNIN


Un moderador debe respetarlas siguientes normas: Procurar que intervengan todos los participantes. No tomar partido. Centrar frecuentemente la reunin en el objetivo. Evitar que algunos acaparen la discusin. No ridiculizar. Controlar el tiempo. Utilizar de forma adecuada los distintos tipos de preguntas. Recordar los progresos parciales conseguidos. Tratar a cada participante segn su manera de ser. Procurar que nadie se considere el mejor. Estn reunidos porque en grupo se llega a mejores soluciones que de forma individual. El nivel de atencin no es constante. Se debe cambiar de ritmo cada 6 a 8 minutos.