Manual de Usuario STDW-DISA

Manual de Usuario Operador
Sistema de Trmite Documentario Web para las Dependencias de la Administracin Central del Ministerio de Salud
STDW OITE DISA V LC / MINSA Diciembre 2012
Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web INDICE

I) INTRODUCCIN REQUISITOS TECNICOS CONFIGURACIN DE INTERNET EXPLORER II) ACCESO DE USUARIO AL SISTEMA CAMBIO DE CLAVE III) PAGINA PRINCIPAL DETALLES DE LA PAGINA PRINCIPAL IV) SECCION DE EXPEDIENTES 4.1) NUEVO EXPEDIENTE. 4.2) NUEVO DOCUMENTO 4.3) MODIFICAR DOCUMENTO 4.4) ELIMINAR DOCUMENTOS 4.5) VER DOCUMENTOS 4.6) COPIAR DOCUMENTOS 4.7) COPIAR DOCUMENTO INICIAL 4.8) SUSPENDER DOCUMENTOS 4.9) ACTIVAR DOCUMENTO 4.10) SEPARAR EXPEDIENTE 4.11) HOJA DE ENVIO 4.12) HOJA DE CARGO 4.13) HOJA DE CARGO DE LA BANDEJA 4.14) HOJA DE CARGO EXPEDIENTE ACTUAL V) SECCION DE MOVIMIENTOS 5.1) NUEVO MOVIMIENTO 5.2) MODIFICAR MOVIMIENTO 5.3) ELIMINAR MOVIMIENTO 5.4) VER MOVIMIENTO VI) ALERTAS 6.1) ALERTA EN DOCUMENTOS 6.2) ALERTA EN MOVIMIENTOS VII) SECCION DE BUSQUEDA Nmero de Expediente: Nmero de Documento Asunto: Estado: Remitente: Destinatario Operador: Fecha de registro: Movimiento actual: Observacin movimientos: VIII) TIPOS DE USUARIO IX) Descripcin de los Botones de ayuda 9.2 ) Informacin Histrica. 9.3) Seleccin Avanzada 9.4) Mantenimiento de Tablas Maestras 9.4) Exportar Listado 9.5) Cerrar - Restaurar 9.6) Auditoria 9.7) Estadsticas 9.8) Informes Hoja de Envo Trmite General Hoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario Hoja de Seguimiento del Expediente Hoja de Seguimiento de los Expedientes en la Bandeja Ticket Top de Movimientos Vencidos Top de Cantidad de Movimientos Hoja de Cargo - Bandeja Hoja de Envi en Blanco X) TIPS 3 3 3 4 4 5 5 6 6 9 12 14 16 18 20 22 24 26 27 28 29 31 32 33 35 36 38 40 40 41 42 42 43 45 46 47 48 49 50 51 51 53 55 57 57 64 65 66 67 68 69 71 72 74 74 75 76 77 78 79 80
OITE- DISA V LC / MINSA
Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web
I) INTRODUCCIN
Este manual le informar de las principales caractersticas del modulo de Sistema de Trmite Documentario Web para las Dependencias de la Administracin Central del Ministerio de Salud para que pueda utilizarlo adecuadamente. Este modulo ha sido desarrollado para consultar en tiempo real los expedientes y los movimientos que se generan para adecuada tramitacin, cuenta con facilidades de bsqueda y otras utilidades que se detallan a continuacin.
REQUISITOS TECNICOS
Le recomendamos que su computador cuente como mnimo con las siguientes caractersticas: Procesador Pentium III 1 Ghz o superior 128MB de RAM o Superior Monitor Color SVGA con resolucin de 800 x 600 Mouse Windows 9x/NT/2000 Server o superior Tarjeta de Red de 10 Mb o superior Internet Explorer 5.5 o superior.
CONFIGURACIN DE INTERNET EXPLORER

Antes de hacer uso del sistema, para asegurarse que la informacin que visualice sea la correcta es indispensable que realice lo siguiente: Configurar el Internet Explorer para los clientes de la siguiente manera: En Opciones de Internet, Herramientas, General, Configuracin, Comprobar si hay nuevas versiones de la paginas guardadas, elegir Cada vez que se visite la pgina.
Presione Aceptar u OK segn sea el caso. OITE- DISA V LC / MINSA 3
II) ACCESO DE USUARIO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema STDW, el usuario deber ingresar el nombre de usuario asignado y password. El formato de acceso es como se ve a continuacin.
CAMBIO DE CLAVE
En la ventana de acceso al sistema STDW, se le permite al usuario poder cambiar la clave de acceso por motivos de seguridad. Este cambio solo podr realizarse con el conocimiento de la clave anterior. Es decir para cambiar por una clave nueva tendremos que ingresar nuestro Usuario y clave vigente, pero en vez de presionar el botn Aceptar, presionaremos el botn Cambiar clave. El sistema STDW mostrar una nueva ventana para poder realizar el cambio de clave, como muestra la figura.
Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Si ingresamos de manera incorrecta la nueva clave mostrar el siguiente mensaje
III) PAGINA PRINCIPAL

DESCRIPCIN Esta pagina mostrar los expedientes, documentos, y movimientos del Sistema de Tramite Documentario Web. DETALLES DE LA PAGINA PRINCIPAL Al ingresar a la pagina principal del Sistema de Tramite Documentario, nos mostrar la pgina web del sistema, que la dividiremos en tres partes para una mejor comprensin. La Seccin de Expedientes, Seccin de Movimientos y la seccin de Bsqueda. Estas tres secciones las detallaremos a continuacin.
IV) SECCION DE EXPEDIENTES

Esta seccin se caracteriza por mostrar todo lo relacionado a los expedientes y Documentos permitiendo la ejecucin de acciones tales como: Nuevo Expediente, Modificar Documento, Eliminar Documento, Ver Documento, Suspender Documento, Activar Documento, Copiar Documento, Nuevo Documento, y Ver Digitalizacin, etc. Esta seccin se encuentra en la parte superior de la pagina Principal.
4.1) NUEVO EXPEDIENTE. Descripcin Permite crear un nuevo expediente en el sistema. Un expediente podr tener varios documentos y todos se mostrarn en la seccin de Expedientes que detallaremos ms adelante en este manual. Al ingresar un nuevo expediente se muestra en la barra de titulo l numero de expediente de acuerdo a la regla sealada en el grfico:
Los dos primeros dgitos del Nmero de expediente representan el ao, los siguientes seis es un numero secuencial que se genera automticamente, y los ltimos tres dgitos van a identificar los documentos que pertenecen al expediente.
Flujo de Eventos: 1. El operador deber presionar el botn Nuevo expediente de la pantalla principal, como muestra la figura anterior. 2. Para que el expediente pueda crearse debe registrarse la informacin del documento que le da origen, por lo tanto el Sistema mostrar una nueva ventana con l titulo Nuevo Expediente. 3. Primero se llena la informacin referente al Documento, y luego la informacin referente al primer Movimiento. 4. Despus de ingresar todos los datos, el operador presiona el botn Aceptar. 5. El sistema mostrar el nuevo expediente en la pantalla principal con los datos ms relevantes, tales como, numero de expediente, tipo, nmero de documento, fecha, asunto, adjuntos, digitalizacin, confidencial, estado del expediente, das transcurridos y alerta. Tambin se mostrara los datos ms importantes de su movimiento en la seccin Movimientos. 6. El expediente se encuentra preparado para aadirle nuevos documentos.
Observaciones Al momento de llenar los datos del nuevo documento, existen campos obligatorios que se encuentran indicados por el asterisco rojo, el nuevo documento no podr ser registrado si es que estos campos no son llenados. Las cajas de texto acompaado del icono binocular, sugieren una facilidad de bsqueda. Dentro de la opcin que nos brinda el icono binocular si colocamos en las cajas de texto una cadena esta acta como filtro, por ejemplo si colocamos la cadena LI y presionamos el botn buscar el sistema nos mostrar todas aquellas palabras que en su contenido se encuentre la cadena LI, como lo muestra la figura adjunta.
Otras Opciones El operador puede abortar el proceso presionando el botn cancelar disponible en la nueva pantalla. Adicionalmente el operador puede limpiar la pantalla para ingresar nuevos datos presionando el botn limpiar. Para ingresar los datos correspondientes a las opciones Referencias y Documentos Adjuntos el operador deber presionar el botn Nuevo, de este modo se activar un a ventana emergente en la cual se podr ingresar los datos. As mismo se permite modificar, ver y eliminar el estado de estas opciones, para lo cual se seguir el mismo proceso.
4.2) NUEVO DOCUMENTO Descripcin Permite adicionar un nuevo documento a un expediente existente. Los nuevos documentos tendrn los mismos ocho primeros dgitos de su expediente pero se diferenciarn por los tres ltimos dgitos que irn en forma ascendente conforme se aadan nuevos documentos.
Los ltimos 3 dgitos diferencian los documentos dentro de un expediente.
Flujo de Eventos 1. El operador deber de seleccionar un expediente o documento, de no ser as el sistema adicionar el nuevo documento al ultimo expediente ingresado. 2. El operador deber presionar el botn Nuevo Documento de la seccin de Expedientes, como muestra la figura anterior. 3. En el sistema aparecer la ventana Nuevo Documento. 4. Despus de ingresar todos los datos del nuevo documento y de su movimiento, el operador presiona el botn Aceptar. 5. El sistema mostrara el nuevo documento en la pantalla principal con sus datos ms relevantes, tales como numero de expediente, tipo, nmero de documento, fecha, asunto, adjuntos, digitalizacin, confidencial, estado del expediente, das transcurridos y alerta. Tambin se mostrara los datos ms importantes de su movimiento en la seccin Movimientos.
El sistema nos brinda la posibilidad de establecer una ruta digital que nos va servir para adjuntar un archivo deseado al nuevo documento, para realizar este proceso presionamos el botn Ruta Digital, enseguida el sistema nos mostrar la siguiente ventana.
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Presionamos el botn examinar el cual nos va permitir ubicar la ruta local del archivo a adjuntar y se seleccionar dando clic en el botn Abrir.
Luego presionamos el botn descargar y el sistema guardar el archivo en el servidor. Si la Ruta Digital de nuestro archivo ha adjuntar ha sido bien ingresada, el sistema mostrar en la parte de digitalizacin Todos aquellos documentos que no poseen Ruta Digital tendrn la palabra No. El flag de documento incompleto se aplica a los documentos que no cumplan totalmente los requisitos para ser tramitados.
Otros Pasos El operador presionando el botn Limpiar iniciar nuevamente los campos del formulario Nuevo documento. El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar disponible en las pantallas presentadas.
Nota: Se pueden adicionar varios documentos en un mismo expediente.
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4.3) MODIFICAR DOCUMENTO Descripcin Permite modificar un documento existente en el sistema.
Seleccionar el Documento a modificar
Flujo de Eventos 1. El operador deber seleccionar el documento a modificar. 2. El operador deber presionar el botn Modificar Documento de la pantalla principal, como muestra la figura anterior. 3. En el sistema aparecer la ventana Modificar Documento 4. Despus de modificar los datos del nuevo documento, el operador presiona el botn Aceptar. 5. El sistema mostrar el documento con las modificaciones realizadas en la pantalla principal con los datos ms relevantes.
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Otras Opciones El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar, disponible en las pantallas presentadas. Estarn activadas las opciones Referencia y Documentos Adjuntos del formulario las cuales podrn ser ingresadas y o modificadas.
Nota: Solo podr modificar un documento el usuario quien lo registra, de no ser as el sistema mostrar el siguiente mensaje.
Solo se podr modificar un documento que se encuentre en tramite, no se podr modificar un documento que se encuentre en estado finalizado / atendido.
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4.4) ELIMINAR DOCUMENTOS Descripcin Permite eliminar un documento existente en el sistema.
Flujo de Eventos 1. El operador deber de seleccionar el documento a eliminar. 2. El operador deber presionar el botn Eliminar Documento de la pantalla principal, como muestra la figura anterior. 3. En el sistema aparecer la ventana Eliminar Documento
Seleccionar el Botn Aceptar eliminar
4. El operador presiona el botn Aceptar. 5. El sistema mostrar un mensaje para confirmar la eliminacin del documento Aceptar o Cancelar.
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6. El operador presiona el botn Aceptar. 7. El documento ha sido eliminado de la pantalla principal. Otras Opciones El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar disponible en las pantallas presentadas.
Nota: Solo podr eliminar un documento el usuario quien lo registra
No se podr eliminar documentos con mas de un Movimiento, para eliminar el documento primero se deber eliminar los movimientos que sean necesarios.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web 4.5) VER DOCUMENTOS Descripcin Permite visualizar los distintos campos de un documento.
Flujo de Eventos 1. El operador deber seleccionar el documento a visualizar. 2. El operador deber presionar el botn Ver Documento de la pantalla principal, como muestra la figura anterior. 3. El sistema mostrar el documento en con sus distintos campos y datos en una nueva pantalla
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Nota: El usuario no podr modificar ningn dato dentro de esta pantalla.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web 4.6) COPIAR DOCUMENTOS Descripcin Permite hacer una copia del documento seleccionado, en caso se requiera efectuar tramites paralelos de consulta o gestin en oficinas distintas a la original.
Flujo de Eventos 1. El operador deber seleccionar el documento al cual se le va a realizar la copia. 2. El operador deber presionar el botn Copia Documento de la seccin de Expedientes, como muestra la figura anterior. 3. En el sistema aparecer la ventana Copia Documento. 4. Despus de ingresar los datos, el operador presiona el botn Aceptar.
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5.
El sistema mostrar el nuevo documento(copia) en la pantalla principal con sus datos ms relevantes
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web 4.7) COPIAR DOCUMENTO INICIAL Descripcin Permite hacer una copia del documento inicial seleccionado, en caso se requiera efectuar tramites paralelos de consulta o gestin en oficinas distintas a la original.
Flujo de Eventos 1. El operador deber seleccionar el documento al cual se le va a realizar la copia del documento inicial. 2. El operador deber presionar el botn Copia Documento Inicial de la seccin de Expedientes, como muestra la figura anterior. 3. En el sistema aparecer la ventana Copia Documento Inicial. 4. Despus de ingresar los datos, el operador presiona el botn Aceptar.
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5.
El sistema mostrar el nuevo documento(copia) en la pantalla principal con sus datos ms relevantes
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4.8) SUSPENDER DOCUMENTOS Descripcin Permite modificar el estado de un documento en trmite a Suspendido.
Flujo de Eventos 1. El operador deber seleccionar el documento a suspender. 2. El operador deber presionar el botn Suspender Documento de la pantalla principal, como muestra la figura anterior. 3. El sistema pedir la confirmacin del proceso dando clic en el botn aceptar 4. El sistema mostrar el estado Suspendido en el documento seleccionado.
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Nota: Solo se podr suspender un documento que se encuentre en trmite, no se podr suspender un documento que se encuentre en estado finalizado. Los documentos en este estado no generan ningn tipo de alerta por cuanto no son considerados para el clculo de das de tramitacin.
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4.9) ACTIVAR DOCUMENTO Descripcin Permite activar un documento que se encuentra en estado suspendido.
Flujo de Eventos 1. El operador deber seleccionar el documento que se encuentre suspendido para activarlo. 2. El operador deber presionar el botn Activar Documento, como muestra la figura anterior. 3. El operador deber presionar el botn Aceptar a la confirmacin del proceso de Activacin mostrada por el sistema. 4. El sistema mostrar el documento en estado Pendiente.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web 4.10) SEPARAR EXPEDIENTE Descripcin Permite al operado separar nmeros de expediente, para ser completas posteriormente, con el fin de seguir con los otros trabajos o simplemente postergar la carga de la informacin del expediente por recarga de laboral.
Flujo de Eventos 1. El operador deber presionar en el botn Separar Expediente. 2. El operador ingresar el numero de expedientes que sern separados y dar clic en el botn Aceptar. 3. El sistema mostrara los nuevos expedientes con los datos de Temporal en la cantidad de expedientes que el operador haya ingresado.
Observacin Estos expedientes tendrn que ser modificados con el fin de completar la informacin de dichos expedientes.
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4.11) HOJA DE ENVIO Descripcin:

Permite visualizar e imprimir la Hoja de Envi de tramite general del documento activo que se adjuntara al documento fsico.
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Flujo de Eventos: 1. El operador selecciona el registro 2. El operador da clic en el botn Hoja de Envi as como muestra la imagen siguiente, 3. El sistema mostrara una vista de la hoja de Envi.
4.12) HOJA DE CARGO Descripcin: Documento que registra las firmas de recepcin de los movimientos de cada Expediente.
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Flujo de Eventos: 1. El operador selecciona el registro 2. El operador da clic en el botn Hoja de Cargo as como muestra la imagen anterior. 3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo. 4.13) HOJA DE CARGO DE LA BANDEJA Descripcin: Son las hojas de cargos mostrados en la pantalla principal. En el sistema de tramite documentario sirve para visualizarlos ya sea en orden vertical u horizontal, segn muestra las imgenes siguientes.
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Flujo de Eventos: 1. El operador selecciona el registro 2. El operador da clic en el botn Hoja de Cargo de la bandeja as como muestra la imagen anterior. 3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web 4.14) HOJA DE CARGO EXPEDIENTE ACTUAL Descripcin: Visualiza los expedientes de las hojas de cargo pendientes.
Flujo de Eventos: 1. El operador selecciona el registro 2. El operador da clic en el botn Hoja de Cargo de Cargo Expediente Actual as como muestra la imagen anterior. 3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo.
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V) SECCION DE MOVIMIENTOS
Esta seccin nos muestra los movimientos que tiene un documento. Se activa al momento de seleccionar un documento mostrando todos sus movimientos respectivos. En esta seccin podremos generar nuevos movimientos, as como modificarlos y eliminarlos.
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5.1) NUEVO MOVIMIENTO Permite adicionar un nuevo movimiento a un documento en el sistema. Un movimiento tiene un nmero de orden secuencial en forma ascendente para identificarlo.
Flujo de Eventos 1. El operador deber presionar el botn Nuevo Movimiento, como muestra la figura anterior. 2. En el sistema aparecer la ventana Nuevo Movimiento 3. Despus de ingresar todos los datos del nuevo movimiento, el operador presiona el botn Aceptar. 4. El sistema mostrar el nuevo movimiento en la seccin de movimientos, con sus datos ms puntuales, tales como orden, remitente, destinatario, indicacin, adjuntos, folio, observacin, prioridad, das asignados, fecha de recepcin, das de vencimiento, fecha de registro, operador, y alerta.
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Flujos Alternativos 1. El operador presionando el botn Limpiar puede inicializar nuevamente los campos del formulario Nuevo Movimiento. 2. El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar disponible en las pantallas presentadas. 3. El operador puede aplicar los cambios o los datos ingresados dando un clic en el botn Aplicar y podr continuar en la pantalla donde puede agregar o modificar datos del movimiento.
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5.2) MODIFICAR MOVIMIENTO Descripcin Permite modificar un Movimiento existente en el sistema.
Flujo de Eventos 1. El operador deber de seleccionar el movimiento a modificar. 2. El operador deber presionar el botn Modificar Movimiento, como muestra la figura anterior. 3. En el sistema aparecer la ventana Modificar Movimiento 4. Despus de modificar los datos del movimiento, el operador presiona el botn Aceptar. 5. El sistema mostrara el nuevo movimiento con las modificaciones realizadas en la pantalla principal con los datos ms relevantes. Flujo Alternativo El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar disponible en las pantallas presentadas. Nota: Solo podr modificar un movimiento el usuario quien lo registra, de no ser as el sistema mostrara un mensaje igual al siguiente
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5.3) ELIMINAR MOVIMIENTO Descripcin Permite eliminar un movimiento existente en el sistema.
Flujo de Eventos 1. El operador deber de seleccionar el movimiento a eliminar. 2. El operador deber presionar el botn Eliminar Movimiento, como muestra la figura anterior. 3. En el sistema aparecer la ventana Eliminar Movimiento 4. El operador presionar el botn Aceptar, y el sistema mostrara un mensaje para confirmar la eliminacin del documento OK o Cancel. 5. El operador presiona el botn OK. 6. El movimiento ha sido eliminado de la pantalla principal.
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Flujos Alternativos El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar disponible en las pantallas presentadas. Nota: Solo podr eliminar un movimiento el usuario quien lo registra.
No se podr eliminar movimientos cuando el documento se encuentra en estado de suspendido.
Si queda un movimiento en el documento, no se podr eliminar este movimiento.
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5.4) VER MOVIMIENTO Permite visualizar los datos de un movimiento.
Flujo de Eventos 1. El operador deber seleccionar el documento a visualizar. 2. El operador deber presionar el botn Ver Movimiento de la pantalla principal, como se muestra en la figura. 3. El sistema mostrar el documento con sus distintos campos y datos.
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VI) ALERTAS
Este indicador se utiliza en los documentos y en los movimientos. 6.1) ALERTA EN DOCUMENTOS Esta opcin es un indicador del avance del tiempo limite para dar una respuesta a un documento. Solo se utiliza con algunas instituciones.
Los tipos de alerta de documentos son los siguientes: Alerta Roja: Nos indica que el tiempo limite se ha excedido Alerta Amarilla: Nos indica que el avance del tiempo limite esta entre mas del 50% y menos del 100% Alerta Verde: Nos indica que el avance del tiempo limite esta entre mas del 0% y menos del 50%
Estos valores pueden ser modificados en la tabla maestra Alerta:
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6.2) ALERTA EN MOVIMIENTOS Esta opcin es un indicador del avance del tiempo limite para dar una respuesta a un documento en cada movimiento. Este tiempo limite esta sujeto a una prioridad como se puede observar en la tabla maestra Prioridad:
De acuerdo a como avance el tiempo limite, el color de las alertas sigue la misma regla que en Documentos.
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VII) SECCION DE BUSQUEDA

En esta seccin indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema para facilitar la bsqueda de documentos en el sistema. Nmero de Expediente: Este criterio nos permite encontrar los diversos documentos por el nmero de expediente que tienen asignado.
Flujo de Eventos 1. El operador ingresar el nmero de expediente, el cual desea buscar. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn expediente con el nmero ingresado, mostrar en la seccin de Documentos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda del expediente con nmero 05-452238. El sistema mostr en la seccin de Documentos los resultados. Nota: Si se quisiera buscar documentos tan solo basndonos en el ao, deberamos llenar solamente el primer campo de N Exp. Por ejemplo para buscar documentos del 2004 se llenara el campo como se muestra en el grfico: OITE- DISA V LC / MINSA 42
Nmero de Documento: Este criterio nos permite encontrar los diversos documentos por el nmero de documento que tienen asignado.
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Flujo de Eventos 1. El operador ingresar el nmero de documento, el cual desea buscar. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn documento con el nmero ingresado, mostrar en la seccin de Documentos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda del documento con nmero 105. El sistema mostr en la seccin de Documentos los resultados de aquellos que posean la cadena 105.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Asunto: Este criterio nos permite encontrar palabras claves dentro del campo asunto en los diversos documentos.
. Flujo de Eventos 1. El operador ingresar la palabra o palabras claves que desea encontrar en el campo asunto, cabe indicar que esta seccin permite al operador realizar la bsqueda mediante conectores lgicos (Or/And) representados por los signos / y * respectivamente. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn documento con las palabras claves ingresadas, mostrar en la seccin de Documentos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuyo asunto contenga las palabras presupuesto y carta. El sistema mostr en la seccin de Documentos los resultados
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Estado: Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos por el estado en el que se encuentran.
Flujo de Eventos 1. El operador seleccionar el estado de los documentos que desea buscar, haciendo clic en el combo que se muestra en la figura anterior y eligiendo el estado deseado. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn expediente, mostrar en la seccin de Documentos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuyo estado es Pendiente de Atencin. El sistema mostr en la seccin de Documentos los resultados
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Remitente: Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos en los cuales los movimientos fueron realizados por determinado Remitente.
Flujo de Eventos 1. El operador ingresar el nombre del Remitente el cual desea buscar. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos y Movimientos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn documento emitido por el Remitente ingresado, mostrar en la seccin de Documentos y Movimientos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuyos movimientos tienen como remitente a Glvez Polo Susana Lourdes. El sistema mostr en la seccin de Documentos y Movimientos los resultados
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Destinatario: Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos en los cuales los movimientos fueron emitidos a determinado destinatario.
Flujo de Eventos 1. El operador ingresar el nombre del Destinatario el cual desea buscar. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos y Movimientos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn documento emitido por el Remitente ingresado, mostrar en la seccin de Documentos y Movimientos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuyos movimientos tienen como destinatario a Disa Huancavelica. El sistema mostr en la seccin de Documentos y Movimientos los resultados
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Operador: Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos cuyos movimientos fueron ingresados por determinado operador.
Flujo de Eventos 1. El operador ingresar el nombre del Operador el cual desea buscar. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos y Movimientos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn documento relacionado al operador ingresado, mostrar en la seccin de Documentos y Movimien tos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuyos movimientos tienen como operador a mcajaleona. El sistema mostr en la seccin de Documentos y Movimientos los resultados
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Fecha de registro: Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos por la fecha de registro de sus expedientes.
Flujo de Eventos 1. El operador ingresar el rango de fechas de registro de los movimientos que pertenezcan al documento que desea buscar. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos y Movimientos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn documento que posea al menos un movimiento cuya fecha de registro este en el rango ingresado, mostrar en la seccin de Documentos y Movimientos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuya fecha de registro de sus movimientos sean desde el 24/11/04 al 25/11/04. El sistema mostr en la seccin de Documentos y Movimientos los resultados
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Movimiento actual: Esta seccin nos permite mostrar solamente los movimientos actuales de cada documento Por ejemplo mostramos los movimientos del documento cuyo numero de expediente es 05-452234-001
Ahora marcamos la casilla Actual, presionamos Seleccionar, y seleccionamos el mismo documento anterior. Podemos ver en la seccin de movimientos que solo se muestra el movimiento actual:
Observacin movimientos: Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos que tengan al menos un movimiento cuya observacin sea la ingresada en el campo Observaciones de movimiento.
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Flujo de Eventos 1. El operador ingresar los detalles de la Observacin de Movimiento del movimiento que desea buscar. 2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda. 3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a Documentos y Movimientos. 4. En caso el sistema no encuentre ningn documento que al menos tenga un movimiento cuya observacin coincida con lo ingresado por el operador, mostrar en la seccin de Documentos y Movimientos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda. Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos que tengan al menos un movimiento cuyo campo observacin coincida con la palabra urgente. El sistema mostr en la seccin de Documentos y Movimientos los resultados
Observaciones El operador podr realizar combinaciones de los parmetros de bsqueda especificados en esta seccin, hay que tener en cuenta que si el operador usa dos parmetros de bsqueda, el sistema realizar la bsqueda de acuerdo a estos parmetros usando el operador lgico y, es decir si uno de los dos parmetros no existe en la base de datos, el sistema no mostrar resultado alguno. 52
VIII) TIPOS DE USUARIO

En el sistema STDW existen cinco tipos de usuarios: Los administradores Los supervisores Los supervisores de entidad Los supervisores de unidad administrativa, y Los usuarios
Cada uno de estos usuarios tienen un rango de acceso a la informacin segn los perfiles definidos para cada uno y las funciones que estos cumplen. Botones de ayuda para el Administrador El Administrador tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada, Mantenimiento de Tablas Maestras, Exportar Listado, Cerrar-Restaurar, Auditoria, Estadsticas e Informes. Tiene acceso a toda la informacin del sistema.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Botones de ayuda para el Supervisor El Supervisor tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada, Exportar Listado, Estadsticas, e Informes. Tiene acceso a la informacin de todas las entidades. Botones de ayuda para el Supervisor de Entidad El Supervisor de Entidad tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada, Exportar Listado, Estadsticas e Informes. Tiene acceso a la informacin de todas las unidades administrativas de su entidad. Botones de ayuda para el Supervisor de Unidad Administrativa El Supervisor de Unidad Administrativa tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada, Exportar Listado, Estadsticas e Informes. Tiene acceso a la informacin de su unidad administrativa. Botones de ayuda para el Usuario El Usuario tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada, Exportar Listado, Estadsticas e Informes. Tiene acceso a la informacin en la que l participa.
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IX) Descripcin de los Botones de ayuda

9.1) Botn Cambiar usuario Descripcin Este botn nos permite reiniciar la pgina principal de Minsa para poder ingresar al sistema con otro usuario.
Flujo de Eventos 1. El operador presionar el botn como muestra la figura. 2. El sistema nos har volver a la pgina de inicio de Minsa. 3. El operador ingresar al sistema con el nombre de usuario y password.
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9.2 ) Informacin Histrica.
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9.3) Seleccin Avanzada Es una Opcin de Bsqueda Avanzada que nos permite encontrar de modo eficiente Documentos, Documentos Adjuntos de Documentos, Movimientos, y Documentos Adjuntos de Movimientos.
Flujo de Eventos 1. El operador deber presionar el botn de Seleccin Avanzada como muestra la figura. 2. Aparecer la ventana de Seleccin Avanzada, y el operador ingresar los parmetros de bsqueda deseado. 3. El sistema emitir los resultados de la bsqueda en la pantalla principal de Minsa.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Observacin El operador podr realizar la Seleccin Avanzada segn Documentos, Documentos Adjuntos de Documentos, Movimientos y Documentos Adjuntos de Movimientos. Para accesar a cada una de estas secciones tendr que hacer click en sus respectivas pestaas como muestra la figura:
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Pestaa Documentos Permite realizar la bsqueda segn los distintos expedientes que se encuentran en el sistema. Los parmetros de bsqueda se muestran en la siguiente figura el operador deber ingresar los datos relevantes del documento que desea encontrar.
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Pestaa Documentos Adjuntos de Documentos Permite realizar la bsqueda segn los documentos Adjuntos que tienen los diversos documentos en el sistema. Los parmetros de bsqueda se muestran en la siguiente figura:
El operador deber ingresar los datos relevantes de los Documentos Adjuntos para los documentos que desee encontrar.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Pestaa Movimientos Permite realizar la bsqueda segn los movimientos que tienen los diversos documentos en el sistema. Los parmetros de bsqueda se muestran en la figura, el operador deber ingresar los datos relevantes del movimiento que desea encontrar.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Pestaa Documentos Adjuntos de Movimientos Permite realizar la bsqueda segn los documentos Adjuntos que tienen los diversos movimientos en el sistema. Los parmetros de bsqueda se muestran en la siguiente figura:
el operador deber ingresar los datos relevantes de los Documentos Adjuntos para los movimientos que desee encontrar.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web 9.4) Mantenimiento de Tablas Maestras Permite al operador realizar cambios segn los parmetros que el sistema necesita. Por ejemplo puede reducir el tiempo de las alertas, ingresar nuevos feriados, etc.
Flujo de Eventos 1. El operador presionar el botn Mantenimiento de Tabla Maestras. 2. Aparecer la ventana Mantenimiento de Tabla Maestras, el operador deber elegir las opciones que desee modificar o aadir. 3. Elegida la opcin el operador presiona el botn Modificar. 4. El operador ingresar los nuevos parmetros de la opcin ha modificar en la parte derecha de la ventana. 5. El operador presiona el botn Aceptar para guardar los cambios. 6. La tabla maestra ha sido modificada.
Observaciones Existen las tablas maestras de Alerta, Cargo, Estado de Documento, Estado de Usuario, Feriado, Indicacin, Entidad, Prioridad, Procedencia de Entidad, Rol, Tema, Hoja de Ruta, Tipo de Destinatario, Tipo de Documento, Tipo de Documento de Identificacin, Tipo de Remitente, Organo Administrativo, Usuario, Particulares. 64
Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Para acceder a cada una de ellas el operador deber hacer clic en el combo Tabla Maestras y elegir una de ellas como muestra la figura.
9.4) Exportar Listado Permite extraer la lista contenida en la bandeja de resultados a nivel de documentos y movimientos en forma normalizada, utilizando como salida un archivo de Excel. La informacin dispuesta de esta manera permite que los datos de los expedientes puedan ser importados a cualquier aplicacin.
Flujo de Eventos 1. El operador deber presionar el botn Exportar Listado. 2. El sistema extraer los expedientes contenidos en la bandeja de resultados y los enviar a una hoja de Excel, informando de la siguiente forma:
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9.5) Cerrar Restaurar Permite la ejecucin de dos funciones: Cerrar y Restaurar.
Cerrar Permite tomar los expedientes que se encuentren en estado de Finalizado o Atendido, desde el ao que el operador seleccione as como la de expedientes de aos anteriores si estos existieran. Si el operador elige el ao 2004 el sistema tomara todos los expedientes cuyo estado sea Finalizado hacia atrs, los extraer de la base de datos de produccin y los almacenar en una base de datos histrica.
Flujo de Eventos 1. 2. 3. 4. 5. El operador presionar el botn de Cerrar-Restaurar. El sistema abrir la venta Cierre / Apertura de Expedientes. El operador seleccionar el ao de cierre. El operador presionar el botn Cerrar Ao como muestra la figura. El sistema guardar en una base de datos histrica los archivos seleccionados.
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9.6) Auditoria La auditoria registra todos los eventos o actividades resultantes de la interaccin del operador con el sistema STDW. Es decir registra todas las veces que el operador presiono el botn Nuevo, Modificar, Creacin, Eliminar, Ver.
Flujo de Eventos 1. El operador presionar el botn de Auditora como muestra la figura. 2. El sistema emitir un reporte con las interacciones realizadas entre el sistema STDW y el operador.
Observaciones El sistema por default emite el rango de fecha, que indica desde que fecha hasta que fecha el operador desea realizar la auditora, que es de una semana. El operador podr cambiar el rango de la fecha, el Tipo de Transaccin que desee registrar en la auditora, as como especificar el usuario, en caso se requiera auditar a un usuario en especial. Una vez ingresado los parmetros, el operador presionar el botn Buscar. 67
Para imprimir el reporte el operador presionar el botn de impresin.
9.7) Estadsticas Permite emitir un informe estadstico del nmero de expedientes emitidos a determinada Entidad en un rango de fecha ingresado por el operador, segn los diferentes estados en que se encuentre(En tramite, Pendiente, Finalizado)
Flujo de Eventos 1. El operador presionar el botn de Estadstica como muestra la figura. 2. El sistema abrir una nueva ventana donde el operador ingresar el rango de fecha, as como la entidad. 3. El operador presionar el botn Tablas Dinmicas como muestra la figura.
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4. El sistema procesar y emitir el informe estadstico.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web 9.8) Informes Permite realizar informes de los diversos expedientes que se encuentren en la base de datos de produccin. Existen 5 tipos de informes: Hoja de Envo de Tramite General, Hoja de Cargo del Sistema de Trmite Documentario, Hoja de Recorrido de Expediente, Hoja de Ruta de Expedientes Reporte de Bandeja, Ticket, Top de Movimientos Vencidos, y Top de Cantidad de Movimientos.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Hoja de Envo Trmite General Cada vez que el operador realiza una actividad en el Sistema STDW, esta deber estar acompaada de la Hoja de Envo Trmite General. Esta hoja detalla el Destinatario, Indicacin, Fecha, y Remitente.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Hoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario Emite el informe de Hoja de Cargo de todos los expedientes y movimientos segn los parmetros de bsqueda que ingrese el operador. Los parmetros de bsqueda son Rango de los Expedientes, Rango de Fecha de Registro, Operador, y Destinatario,
De acuerdo a los parmetros ingresados obtenemos la siguiente lista de resultados:
En esa ventana el operador podr seleccionar uno o ms registros para obtener la Hoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Hoja de Seguimiento del Expediente Emite un informe del documento seleccionado previamente y sus movimientos.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Hoja de Seguimiento de los Expedientes en la Bandeja Muestra la Hoja de recorrido de expedientes que se encuentren actualmente en bandeja.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Ticket Emite una constancia de la existencia de un documento en el sistema, detalla el Nmero de Expediente, Tipo de Documento, Nmero de Documento, Fecha de Documento, Asunto, Estado del Documento, Ultimo Remitente, y Ultimo Destinatario
Top de Movimientos Vencidos Emite un informe detallado de los Movimientos que ya han vencido. Previamente podemos hacer un filtrado llenando criterios en la siguiente ventana:
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Si se hace clic en Aceptar obtenemos el siguiente informe:
Top de Cantidad de Movimientos Como su nombre lo indica, muestra el top de cantidad de movimientos, habiendo previamente el operador ingresado algunos criterios desde la siguiente ventana:
Los resultados son los siguientes:
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Hoja de Cargo Bandeja
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Hoja de Envi en Blanco
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X) TIPS
TIPS ( SECCION DOCUMENTOS) En esta seccin indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema. En la seccin de documentos debajo de la barra de herramientas encontramos el ttulo de cada campo segn como se encuentra ordenado los documentos(Numero de Expediente, Tipo Documento, Nmero de Documento, Fecha Documento, Asunto, Documentos Adjuntos, Digitalizado, Confidencial, Estado, Das Transcurridos, y Alerta). Al acercarnos con el mouse por encima de cada uno de los ttulos obtendremos la extensin completa de cada ttulo como lo muestra la figura.
Esta barra de ttulos nos brinda la posibilidad de ordenar los documentos segn el nmero de expediente, Fecha del Documento, Estado, Das Transcurridos, y Alerta, ya sea en forma ascendente o descendente haciendo clic en cada uno de los ttulos obteniendo un tringulo hacia arriba o hacia abajo.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Ordenamiento segn Nro de Expediente Al hacer clic sobre el ttulo N Exped, obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o hacia abajo, para ilustrarnos mejor veremos el siguiente ejemplo.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Ordenamiento segn Fecha Documento Al hacer clic sobre el ttulo Fecha, obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o hacia abajo. Ejemplo:
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Ordenamiento segn Estado Al hacer clic sobre el ttulo Estado, obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o hacia abajo. Ejemplo:
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Ordenamiento segn Das Transcurridos Al hacer clic sobre el ttulo T (Das Transcurridos), obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o hacia abajo. Ejemplo:
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Ordenamiento segn Alerta Al hacer clic sobre el ttulo A (Alerta), obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o hacia abajo. En la figura encontramos indicado que la informacin se encuentra ordenada segn la alerta en manera descendente como lo muestra el tringulo hacia abajo, es decir los documentos se encontrarn ordenados segn el orden de urgencia que estos tienen en llegar a su destinatario desde los menos urgentes hacia los ms urgentes segn el plazo establecido. Ejemplo:
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web Otras observaciones En la pantalla de Minsa en la seccin Documentos encontrars informacin que por espacio en la pgina web, no puede ser detallada en su totalidad a la cual se le adjunta puntos suspensivos, indicando que la informacin no esta completa, para acceder a la informacin completa solo se tendr que acercar el mouse hacia la informacin incompleta que deseas revisar y obtendrs la informacin completa como lo muestra la figura.
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web TIPS ( SECCION MOVIMIENTOS) En esta seccin indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema. En la seccin de movimientos debajo de la barra de herramientas encontramos el ttulo de cada campo segn como se encuentran ordenado los Movimientos (Orden, Remitente, Destinatario, Indicacin, Documentos Adjuntos, Folio, Observacin Prioridad, Das Asignados, Fecha de Recepcin, Das de Vencimiento, Fecha de Registro, Operador, y Alerta). Al acercarnos con el Mouse por encima de cada uno de los ttulos obtendremos la extensin completa de cada ttulo como lo muestra la figura
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Manual de Usuario Operador del Sistema de Trmite Documentario Web OTRAS OBSERVACIONES En la pgina principal del Sistema Tramite Documentario Web en la seccin Movimientos encontrars informacin que por espacio en la pgina, no puede ser detallada en su totalidad la cual ser abreviada, para acceder a la informacin completa solo tendrs que acercar el Mouse hacia la informacin abreviada que deseas revisar y obtendrs la informacin completa como muestra la figura.
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STDW OITE DISA V LC / MINSA Diciembre 2012

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CONFIGURACIN DE INTERNET EXPLORER

Presione Aceptar u OK segn sea el caso. OITE- DISA V LC / MINSA 3

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II) ACCESO DE USUARIO AL SISTEMA

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III) PAGINA PRINCIPAL

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IV) SECCION DE EXPEDIENTES

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Los ltimos 3 dgitos diferencian los documentos dentro de un expediente.

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Nota: Se pueden adicionar varios documentos en un mismo expediente.

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4.3) MODIFICAR DOCUMENTO Descripcin Permite modificar un documento existente en el sistema.

Seleccionar el Documento a modificar

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4.4) ELIMINAR DOCUMENTOS Descripcin Permite eliminar un documento existente en el sistema.

Seleccionar el Botn Aceptar eliminar

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Nota: Solo podr eliminar un documento el usuario quien lo registra

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Nota: El usuario no podr modificar ningn dato dentro de esta pantalla.

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4.11) HOJA DE ENVIO Descripcin:

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