TEMA 7: EL CONTROL

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Concepto. Tipos de control. Diseo de un sistema de control. Tcnicas. El proceso de control. Instrumentos de medicin.

CONCEPTO
El Control es EVALUACIN DE LA ACCIN, para detectar posibles desvos respecto de lo planeado, desvos que sern corregidos mediante la utilizacin de un sistema determinado cuando excedan los lmites admitidos. Tambin puede definirse como la REGULACIN DE ACTIVIDADES de acuerdo con los requisitos de los PLANES.

EL CONTROL PARA:
Organizaciones:
Administracin:

Fsico, Material, Simblico.

1) Normas. 2) Comparacin de los

resultados. 3) Acciones correctivas.

Ciberntica:

envo de mensajes que cambian la conducta de quienes los reciben.

de sistemas: es una funcin del sistema,

Teora

que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro de los lmites permitidos, de acuerdo a un plan.

ELEMENTOS DEL CONTROL

1) Una caracterstica o atributo o condicin a controlar. (Relevante o Significativa).

2) Un mecanismo o sistema sensor, que pueda medir, a intervalos determinados, el atributo controlado.
3) Una red de comunicacin que vincule al instrumento de control con el grupo de control. 4) Una Unidad de Control, que compare lo planeado con lo ejecutado, y detecte magnitud y sentido de los desvos e informe a la Direccin.

REQUISITOS DEL CONTROL

Reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y cada tipo de empresa. Reflejar rpidamente los desvos detectados e informar a los responsables de tomar decisiones correctivas. Ser flexible: adaptable en caso de cambios en los planes. Reflejar el modelo de organizacin: respetar la estructura. Ser econmico: debe justificar lo que cuesta implantarlo.

Ser comprensible: sin complicaciones para los dirigentes.

Asegurar una accin correctiva: indicar el camino para la toma de decisiones adecuadas.

TIPOS DE CONTROL
1 -El Simple o interno: Se realiza sobre las
operaciones rutinarias en el Ncleo operativo. El Sistema de Control Interno requiere la aplicacin de tres tipos de normas: 1. El Control por Oposicin de Intereses distribuye la responsabilidad de un proceso total en tramos, por los intervinientes. 2. El Control por Procesos en puntos especficos de la tarea total por el superior. 3. Las Normas de Procedimientos detalladas para ejecutar determinadas tareas.

TIPOS DE CONTROL
2 - El Operativo o por Realimentacin
Es el realizado por la Gerencia Intermedia o por las jefaturas departamentales.
Se establecen pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de ellas se toma una accin correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los lmites de tolerancia fijados.

TIPOS DE CONTROL
3- El Superior o Gerencial Manual de Control
Superior: Contenido: Cinco tems o posiciones 1. Comercial: niveles de Ventas, Clientes, Costos de comercializacin. 2. Operativa: Actividad Industrial, Comercial o de Servicios. Costos de operacin. 3. Econmica: Ganancias y Prdidas, ndices de rotacin, evolucin de actividad. 4. Financiera: Disponibilidades monetarias, Origen y Aplicacin de Fondos. Liquidez. Deudas. 5. Patrimonial: Activos y Pasivos de la Empresa. Solvencia. Balances de perodos intermedios.

Tcnicas o Canales de Control

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Contacto Personal: Inspeccin ocular. Rutinaria o visita sorpresiva. Unidades Especializadas: Las Auditoras. Tradicional o externa u operativa o interna. Va Jerrquica: cada supervisor recibe del subalterno, la informacin para control. Va Funcional: unidades departamentales auxiliares utilizando canales funcionales. Va Informal: canales no estructurados, secundarios. Informacin a confirmar.

CMO SE CONTROLA
El Nivel Inferior : Contacto personal y ayudado en canales informales, segn la personalidad del supervisor. El control ah es del tipo revisin-rechazo. La presencia fsica del supervisor es permanente en el lugar de trabajo. El Nivel Medio o jefatura departamental: ajusta su comportamiento a los parmetros fijados por la Direccin Superior, a travs de informacin por la va jerrquica. Con margen de discrecionalidad para ajustar la actividad al estndar fijado. El jefe departamental recorre peridica y brevemente. En ambos casos, nivel inferior y medio, la frecuencia del control es DIARIA. La Direccin Superior utiliza: 1) Los informes peridicos, globales, agrupados por categoras o posiciones. 2) Las reuniones con sus jefes departamentales, generalmente semanales. 3) El contacto personal por visitas o por asuntos importantes. 4) Informes de auditora operativa sobre el cumplimiento de las normas de control patrimonial y de eficiencia.

QU SE CONTROLA
1. Los

e Inmateriales, que posee la Empresa. 2. Las Personas: integrantes de la Organizacin, ligadas a la misma por diversos nexos jurdicos. 3. Las Actividades: principales y secundarias, desarrolladas por la Organizacin para el logro de sus objetivos.

Bienes: Son todos los Recursos Materiales

Control sobre Bienes :

Todos los susceptibles de tener valor econmico. Se necesitan: Normas de Control Interno obligatorias para los que tengan bienes a su cargo que aseguren los recaudos mnimos de custodia y seguridad. Un Sistema Informativo con datos sobre los tipos, cantidad, rendimiento previsto y real de cada una de las categoras de bienes existentes

CONTROL SOBRE PERSONAS

Normas

sobre la Cantidad y Calidad del personal necesario y sobre la forma en que ser incorporado. Su elaboracin es facultad del rea de Organizacin y su cumplimiento controlado por la Auditora. Reglamento interno para regular la relacin entre la Organizacin y su personal. Control por toda la lnea jerrquica, con apoyo del Dpto. de Personal. Sistema de evaluacin individual del desempeo basado en informacin de los supervisores sobre: asistencia, dedicacin,

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN, en lo referente a: Cantidad de personas necesarias por puesto y categora Capacitacin requerida Cualidades y calificaciones personales Necesidades temporarias de personal Previsin de ampliaciones y reemplazos. SELECCIN Y CAPACITACIN DEL PERSONAL: Mtodos y etapas de seleccin Cursos de entrenamiento y capacitacin Promocin y transferencias CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FORMALES: Horario Presencia Cuidado de instrumentos RENDIMIENTO Y EFICIENCIA Productividad individual y colectiva Iniciativas e ideas puestas al servicio de la organizacin DISCIPLINA DENTRO DE LA ORGANIZACIN Sanciones correctivas Separacin de personal

CONTROL SOBRE ACTIVIDADES

Las principales Actividades sujetas a control seran las siguientes: Operaciones de Comercializacin: Ventas, facturacin, reclamos y service, devoluciones, solicitudes de crdito de clientes. Operaciones de Compra: requerimientos, seleccin de proveedores, recepcin y almacenamiento. Operaciones de consumo de materiales y mano de obra: Transporte y puesta en la lnea de produccin, identificacin de tiempos de trabajo, liquidacin de sueldos. Operaciones de Ingresos y Egresos de Dinero: cobranzas, rendiciones de cuentas, Cuentas a pagar, Planificacin de pagos. Operaciones de Procesamiento de la Informacin: sistemas de registracin y contabilizacin de todas las operaciones relevantes para controlar. Para controlar sern necesarios disear e instrumentar: 1. Normas de control interno para cada una de las operaciones en forma individual, a fin de evitar perjuicios patrimoniales y propender al uso ms eficiente de los recursos. 2. Un sistema informativo que rena datos sobre el resultado del conjunto de operaciones, su ajuste o desajuste respecto a los planes.

INSTRUMENTOS DE CONTROL
1. CONTROL DE PROGRESO O TEMPORALES: La Agenda: es el ms simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de toma de datos. Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir informacin. Las Planillas de asuntos en trmite: sirven para reunir informacin sobre un proceso complejo, a efectos de poder seguir su progreso o trmite. Los Grficos de control de progreso: (Grficas de Gantt), En un eje de coordenadas se sealan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a controlar.

2 - Los instrumentos informativos de control propiamente dichos

Los reportes diarios o informes de actividad diaria: Son datos referidos a una actividad determinada para controlarla durante un corto perodo de tiempo. (Saldos de Caja, de Recaudacin, Pagos, etc.)
Las planillas o formularios informativos: con datos homogneos sobre UN aspecto sujeto a control, que pueden ser de perodos sucesivos o de una sola vez. P. Ej.: planillas de control presupuestario. Los grficos: para una rpida visualizacin de las series bajo control. Dentro del nombre se incluyen a: Los grficos cartesianos, los grficos de barras, los grficos circulares. Los informes de auditora operativa: para mantener bajo control las operaciones de varios sectores de la organizacin Se utilizan planillas o grficos, pero se hace hincapi en la rutina de recepcin de informes estructurados segn un patrn o modelo a travs de los cuales se conocen los hechos anormales, los procesos o cosas revisadas, su intensidad y recomendaciones de cambio.