ADFOCUS EVENTS

GROEPSBELEVENIS
Het gebruik van sociale media tijdens evenementen is inmiddels gemeengoed. Maar alleen een Twitteraccount of #hashtag is niet meer voldoende.
Nederlanders zijn de grootste twitteraars van Europa. Volgens Ruud Janssen ligt dat in onze aard. Onze natuurlijke nieuwsgierigheid plus het ventileren van onze mening zit in onze cultuur verankerd. Sociale media vormen een uitlaatklep in real-time. Niet gek dus, dat Nederland aan kop gaat. Janssen werkt vanuit Zwitserland als oprichter van The New Objective Collective (TNOC), dat live, hybride en virtuele events organiseert en faciliteert. De term hybride events betekent niets meer of minder dan de versmelting van twee componenten. Bijvoorbeeld live-events met virtuele events en live-conversatie met digitale sociale media en vice versa. Volgens Janssen tilt de inzet van sociale media een event naar een hoger niveau. Je krijgt drie keer zoveel ogen en oren en daardoor kun je veel meer bereiken. Zo versterk je de boodschap die je wilt uitdragen en bevorder je de communicatie tussen de aanwezigen, maar ook met de mensen daarbuiten. Tijdens grote events kun je op afstand directe conversaties aangaan met gelijkgestemden. Op haar blog Live-Online-Events.nl volgt Schreuders wat er speelt in de wereld van events en sociale media en helpt ze bedrijven om de impact van hun event te vergroten. Verlies je geen deel van je bezoekers als alles ook online te volgen is? Schreuders vindt van niet. Bezoekers komen vooral naar congressen en bijeenkomsten om te netwerken. Hoewel het totale aantal evenementen daalt, blijven mensen komen. De kunst is dat je een live-ervaring z interessant maakt dat die bezoeker ook in de toekomst naar je event komt. Dat doe je volgens Schreuder door te denken vanuit je bezoeker. Overspoel ze niet met een overdaad aan sprekers, maar organiseer langere pauzes waarin ze kunnen netwerken. Daarin verschilt het belang tussen organisator en bezoeker.

DRIE NUTTIGE TOOLS

Maak je eigen event-app Twoppy is internationale online tool waarmee je een eenvoudige app creert voor je event. Gratis, maar dan heb je wel een minimale app die niet meer biedt dan alleen het programma en wat basisinformatie. Upgraden naar Advanced is aanbevolen. www.twoppy.com Zoek contact met je publiek Sendsteps verhoogt tijdens congressen en andere zakelijke bijeenkomsten de interactie met het publiek. Bezoekers kunnen reageren op sprekers of stemmen via sms, internet en Twitter tijdens presentaties.www.sendsteps.com Zoek gelijkgestemden Met de app Inscene kun je op een beurs of congres op zoek naar gelijkgestemden. Stel een vraag aan de aanwezigen of maak een afspraak met iemand die voor jou relevant is op dat moment. Inscenecompany.com

NETWERKEN
Op een evenement haal je meestal 20 procent van je totale doelgroep binnen, zegt Gerdie Schreuders, bedenker van de TweetRedacteur en als @hybridhost presentator van online events in binnen- en buitenland. Probeer ook met die andere 80 procent in gesprek te komen. Dit zijn de mensen die niet willen, kunnen of mogen komen. Wil je communiceren met mensen buiten dat event? Organiseer dan een duidelijke Twitterstream, met een hashtag en bijvoorbeeld een tweetredacteur die monitort wat er gevraagd wordt. En laat die buitenstaanders ook echt meedoen, bijvoorbeeld door sprekers daadwerkelijk op vragen te laten reageren die via Twitter binnenkomen.

VALKUILEN
Mensen die je congres volgen via een online stream moet je daarnaast ook meer bieden dan alleen dat. Online naar iemand op een podium kijken is heel saai. Een hybride event betekent dat je naast die stream een compleet onlineprogramma opbouwt. Dat kan bijvoorbeeld met een Google Hangout, waarin mensen elkaar via de webcam kunnen zien. Of organiseer een chat met een moderator, zodat je tijdens die stream met elkaar kunt praten. Of verzin een online talkshow-format, waarin een aparte host of

32

TEKST: JAAP BARTELDS FOTOGRAFIE: PAUL BERGEN/KIPPA

Watergevecht op Lowlands, georganiseerd via Twitter.

moderator speci eke vragen stelt aan de sprekers. Zon moderator legt continu de link met een live-event. Zo zorg je voor engagement en zullen ook de kijkers op afstand zich direct betrokken voelen. Hoewel veel events al volledig online zijn opgetuigd, is er nog genoeg ruimte voor verbetering. Omgaan met sociale media is net zoiets als schaatsen, etsen of een taal leren, zegt Ruud Janssen. Je moet het ondergaan. Pas wanneer je het uitvoerig hebt geprobeerd, zie je de voordelen ervan. Er zijn dan ook nogal wat valkuilen. Allereerst de hoeveelheid communicatie. Er zit nogal wat ruis op de lijn. Je moet dus zorg besteden aan de juiste issues en die n of twee personen die rottigheid uithalen eruit lteren. Het is volgens Janssen vooral van belang om de rode draad en de opbouw van je event in de gaten te houden. Kijk hoe mensen je event ervaren en wat ze erover loslaten. Als mensen in groepen samen zijn, denken ze anders dan wanneer ze als individu actief zijn. Een medium als Twitter kan daarom via zon individu op een groep van invloed zijn. Janssen ziet het gebruik van streams als Twitter als barometer van een event. Twitterstreams kunnen echter vervuild raken met berichten als Wat een vieze kof e, of Ik kan nergens parkeren. Hoe is dit te voorkomen? Door er handig op in te spelen,

zegt Janssen. Organisatoren en toeleveranciers worden er steeds vaker op ingericht om dergelijke problemen in real-time op te lossen. Het vraagt meer oplettendheid van de organisatoren. Zie het als een zesde zintuig dat je hiermee effectief kunt toepassen.

TICKETS
Het aantal mogelijkheden om ook de ticketing via sociale media mogelijk te maken, groeit met de maand. Kort geleden introduceerde Facebook de optie voor evenementen om hun eigen ticketing software te gebruiken. Organisaties als Ticketscript maken hier gebruik van. Ceo Frans Jonker: Deze update zorgt ervoor dat onze klanten hun kaartverkoop beter kunnen promoten en dat Facebook een nog belangrijker verkoopkanaal wordt. Facebook is voor sommige evenementen nu al verantwoordelijk voor 20 procent van de totale kaartverkoop. We verwachten dat dit percentage snel zal groeien met ontwikkelingen als deze. kenheid te vergroten met een virtuele goodiebag. Hierin zitten bijvoorbeeld kortingsbonnen, of het boek van een spreker in pdf. Je kunt hier eindeloos mee experimenteren. Bij een event over Amsterdam bijvoorbeeld kregen onlinedeelnemers een speciaal door een music designer samengestelde Spotify-playlist, genspireerd op de onderwerpen van het event. Zodat zij individueel toch naar dezelfde muziek konden luisteren. Bij een item over eventlocaties in Amsterdam luisterde men naar Jacques Brel die Amsterdam bezong. Wat technische mogelijkheden en toepassingen betreft, lopen grote interactieve eve-

GOODIEBAG
Volgens Gerdie Schreuders begint alles bij het bepalen en opzoeken van je doelgroep. In hoeverre is deze ingevoerd in het gebruik van Twitter, LinkedIn en andere onlineplatformen? Is er behoefte aan cocreatie? Wil een partij zijn connecties uitbreiden? Moet de content centraal staan? Deze vragen probeert Schreuders in haar werk te beantwoorden. Soms leeft er enige angst onder organisatoren. Ze weten door de vele tools niet wat goed de mogelijkheden zijn. Vaste richtlijnen zijn er niet voor het gebruik van sociale media bij events. Voor iedereen is het pionieren. Wat je ziet is dat het gebruik van een duidelijke programmaapp steeds vaker gemeengoed is op het gemiddelde congres. Dat kan een standaardapp zijn voor een vaste prijs, of een speciaal op maat gemaakte applicatie. Maar ook buiten het fysieke event om is het zaak de onlinebezoeker vast te houden. Dat kun je doen door op andere tijden contactmomenten te creren. Of door de onlinebetrok-

33

nementen als TEDx en SXSW voorop. Twitter en Foursquare zijn hier groot geworden, zegt Janssen. Bij dergelijke events is het al snel: Help, waar zijn mijn vrienden? . In de toekomst zal er daarom meer gebruik worden gemaakt van sub-events, verwacht hij. Tijdens grote events kun je op afstand directe conversaties aangaan met gelijkgestemden. Als je met vijftien man over n sub-onderwerp praat, ben je meer gefocust en kun je eerder de diepte in. Zelf ben ik nu bezig met een online community die met elkaar converseert via de hasthag #eventprofs. Nu, twee jaar later organiseren we overal ter wereld evenementen om kennis en inspiratie uit te wisselen.

CHOCOLA
Wat Janssen ook ziet is dat mensen steeds vaker real life belevenissen creren die zijn ontstaan uit online-ideen. Een picknick bijvoorbeeld, waar gelijkgestemden samenkomen om over n thema praten. Zelf heeft Janssen geprobeerd om letterlijk

een smaaksensatie toe te voegen aan een virtuele bijeenkomst. Dat werd een chocoladeproeverij. Een Belgische onderzoeksorganisatie wilde weten wat de best practices zijn voor hybride evenementen en hoe je die toepast. Met een online workshop gingen we aan de hand van chocolatiers terug naar de oorsprong van chocola, de cacaoboon. Studenten in Engeland, Nederland en Itali proefden mee, terwijl een patissier commentaar gaf. Ik zie dit straks steeds vaker gebeuren: uitleg combineren met ervaren. Denk aan virtuele wijnproeverijen. De complexiteit van dergelijke events is een stuk groter. Je wordt als het ware een regisseur. Via sociale media activeer je groepsbelevenissen op meerdere locaties. Het is events organiseren voor gevorderden. Keren we tot slot even terug naar Nederland. Een standaardcongres heeft naast een of meerdere zalen met sprekers vaak ook een beursvloer. Dreigen de exposanten niet een beetje ondergesneeuwd te raken te midden van al dit hybride geweld? Die ex-

Gerdie Schreuders organiseert hybride events, beurzen en congressen en helpt bedrijven met hun social media rondom events. Daarnaast is zij trainer en coacht eventmanagers. Ruud Janssen publiceerde onlangs ROI van je Evenement (bit. ly/iBookROITNOC ) als gratis iBook en werkt nu aan een iBook over Hybride Evenementen, dat later dit jaar zal verschijnen. Hij is tevens medeauteur van The Tweeting Meeting. (bit.ly/tnocbook).

posanten zou je ook meer exposure kunnen bieden, zegt Schreuders. Naast meters zou je ze zendtijd kunnen aanbieden of ruimte in die virtuele goodiebag. Maar het is een lastig issue, wie gaat wat betalen? Daar ligt nog een interessant vraagstuk.

34