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MANUAL DE

OFIMATICA
Manual de Ofimática

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Manual de Ofimática

Indice

Tema 1: Windows

• Conceptos fundamentales
• El teclado
• Discos, ficheros y carpetas
• El explorador de windows
• La papelera de reciclaje
• Mover y copiar información
• Guardar y recuperar información del disco
• Acceso directos
• Accesorios de windows

Tema 2: Word

• ¿ Que es Word ?
• Inicio de Word
• Menú archivo
• Seleccionar texto
• Dar forma al texto
• Tablas
• Buscar y reemplazar
• Imágenes
• Menú ver
• Encabezado y pie de pagina

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Manual de Ofimática

Tema 3: Excel

• Introducción
• Elementos de una hoja de calculo
• Barra de herramientas
• Trabajar con celdas, filas y columnas
• Menú archivo
• Formato de celdas
• Referencia a celdas
• Formulas y funciones

Tema 4: Access

• ¿ Que es Access ?
• ¿ Que es una base de datos ?
• ¿ Que es una tabla ?
• Ejemplo de base de datos
• Relaciones entre tablas
• Consultas a la base de datos
• Operadores de comparación
• Tipos de consultas
• Formularios
• Informes

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Manual de Ofimática

Tema 5: Power Point

• ¿ Que es Power Point ?


• Trabajar con Power Point
• Crear una presentación nueva
• Preparar presentaciones electrónicas
• Organizar presentaciones

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Manual de Ofimática

Windows
Conceptos fundamentales
Lo primero que debemos aprender es a localizar la torre del
ordenador. La mayoría de las torres se colocan en posición
vertical, aunque algunos modelos vienen en horizontal. A esta
torre la llamamos CPU (Unidad Central de Proceso).

Si quitáramos la tapa que la cubre con un destornillador


dentro descubriríamos una placa rectangular llamada Placa
Base. En esta placa van soldados o pinchados los componentes
básicos del ordenador, como el procesador, la memoria, la tarjeta
gráfica y la tarjeta de Sonido. Cuanto mayor velocidad tenga el
procesador y mayor número de placas de memoria tengamos
instaladas mejor será el rendimiento final de nuestro equipo.

Otros componentes que podemos encontrar dentro de la torre


son las Unidades de Disco, como la disquetera, el CD-ROM,
pero la más significativa es el Disco Duro, ya que en él se
almacenan los programas que necesitaremos para poder trabajar.

En general, al conjunto de todos estos componentes, tanto la


torre como los dispositivos que conectamos a la misma se les
conoce con el nombre de Hardware o parte física del Sistema
Informático.

Encender el Ordenador

Buscaremos el botón Power en el frontal de la torre y lo


presionaremos. Automáticamente se encenderá una luz verde
junto a dicho botón que indicará que el ordenador está
recibiendo energía y el Monitor comenzará a listar una serie de

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Manual de Ofimática

informaciones que indican el arranque del ordenador.


Transcurridos unos segundos veremos el logotipo de Windows,
el Sistema Operativo, desde el que podremos empezar a trabajar.

¿Qué es Windows?

Windows es lo que llamamos un Sistema Operativo. Es el


más popular que existe hoy por hoy, quizás por su facilidad de
uso para usuarios noveles, aunque debemos saber que nos es el
único del mercado. Existen otras modelos de Sistema Operativo
como Unix, Linux, etc.

Por lo tanto, la primera función de un Sistema Operativo es la


de ofrecer lo que llamamos una Interface para poder
comunicarnos con el ordenador. En el caso de Windows, esta
Interface gráfica consiste en una serie de ventanas en las que el
usuario irá eligiendo diversas opciones con el ratón, de ahí el
nombre de Windows (Ventanas en inglés).

Otra función importante del Sistema Operativo es la de


reconocer y controlar todos los dispositivos que conectamos a la
CPU. El monitor, la impresora, el ratón, un módem, etc es lo que
denominamos Dispositivos.

Por último el Sistema Operativo se encarga de controlar la


ejecución de todos los programas que nosotros necesitamos para
trabajar con el ordenador. Hay que tener en cuenta que para
cualquier cosa que queramos hacer deberemos usar un
programa, aunque sean cosas tan triviales como escribir una
anotación o realizar una operación de cálculo.

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Manual de Ofimática

¿Y qué es un Programa?

Técnicamente se conoce como un lenguaje de instrucciones


escritas en un lenguaje especial (un lenguaje de programación)
destinadas a resolver problemas específicos.

Mediante programas trabajamos con el ordenador y


realizamos tareas como escribir cartas, redactar informes o
simplemente jugar a disparar Aliens. Para cualquier tarea a
realizar con el ordenador precisaremos de un programa que
deberemos poner en marcha..

Los programas se venden en las tiendas especializadas y


vienen en un disco compacto que se introduce en el lector de
CD-ROM la primera vez que queremos usarlo. Los datos del
disco compacto se trasladan al disco duro en un proceso llamado
Instalación

Una vez instalado un programa, será accesible desde


Windows y podremos ponerlo en marcha siempre que deseemos
sin necesidad de repetir el proceso de Instalación. Para borrar un
programa del disco duro habrá que realizar otro proceso llamado
Desinstalación..

A los programas también se les conoce como Software o


parte lógica del Sistema Informática.

¿Cómo apago el ordenador?

Para apagar el ordenador no necesitamos pulsar el mismo


botón que usamos al encenderlo. Lo haremos desde el propio
sistema operativo con la opción del Menú Inicio Apagar el
Sistema.

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El Escritorio de Windows

Lo primero que veremos una vez ha arrancado el ordenador


es lo que conocemos con el nombre de Escritorio de Windows.
Este escritorio lo podríamos asemejar con nuestra mesa de
trabajo donde colocamos nuestros libros, cuadernos, lápices, etc,
al fin y al cabo nuestras herramientas de trabajo.

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Manual de Ofimática

Vista del Escritorio y sus partes

Cada acción en Windows suele comenzar en el Escritorio. El


escritorio resulta de utilidad para organizar los objetos
(programas, aplicaciones de cualquier tipo, archivos...) que
utilizamos con mayor frecuencia. Dentro del entorno de
Windows, estos objetos que aparecen representados
gráficamente diseminados por el fondo del escritorio, les
llamamos Iconos.

Otro elemento fundamental que encontraremos dentro del


Escritorio es la Barra de Tareas, que nos permitirá controlar los
programas que tenemos en ejecución, así como cambiar de uno a
otro con un golpe de ratón. Dentro de la barra de tareas, en el
extremo izquierdo encontraremos el botón Inicio, que nos
permitirá iniciar cualquier programa instalado en el ordenador,
así como acceder a sitios específicos de Windows.

Usar el Ratón

El ratón sirve para controlar el puntero, (la flechita) que


aparece en la pantalla. Para desplazar el puntero, basta deslizar
el ratón en la superficie de la mesa de trabajo en la dirección
deseada.

El desplazamiento del puntero del ratón por la pantalla no


afecta a la información que se ve en la misma; el puntero sirve
tan sólo para señalar una posición. Al pulsar el botón del ratón
tiene lugar una acción determinada en la posición que ocupe
actualmente el puntero. Las técnicas que podemos hacer con el
mismo son:

 Señalar: Desplazar el ratón hasta situar el puntero sobre


el elemento determinado se denomina señalar.

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Manual de Ofimática

 Pulsar/Hacer clic: Señalar un elemento de la pantalla y


pulsar el botón del ratón se denomina pulsar.
 Doble pulsación / Doble clic: Se trata de realizar dos
pulsaciones seguidas, lo más rápido posible, con el botón
izquierdo del ratón.
 Pinchar y Arrastrar: Se trata de mantener pulsado el
botón del ratón mientras se desplaza el puntero por la
pantalla. Puede usar esta técnica para seleccionar datos y
para trasladar y copiar texto u objetos.

El botón secundario del mouse obtiene los llamados Menús


contextuales o Menús Emergentes, útiles en aquellas ventanas
donde no disponemos de línea de menús, por ejemplo, el
escritorio. También se utiliza como atajo a ciertas órdenes
utilizadas frecuentemente desde los menús.

Iniciar un Programa

Ahora que ya tenemos en pantalla el Escritorio, vamos a


utilizar los programas que vienen incluidos con el sistema
operativo.

La opción más habitual de iniciar un programa es utilizando


el botón Inicio de la barra de tareas. Por tanto, colocaremos el
puntero sobre dicho botón y haremos un solo clic de ratón.

Observaremos que se despliega un menú con diversas


opciones.

Elegiremos la opción llamada Programas colocando el ratón


encima del texto y haciendo un clic. Automáticamente se abrirá
un nuevo panel a la derecha del primero y aquí ya podremos ver
los iconos de los programas. Sólo tendremos que escoger el
programa adecuado y hacer un clic sobre el mismo.

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Manual de Ofimática

Iniciar el programa bloc de notas

Algunos programas aparecen agrupados con un icono


característico llamado Grupo de Programas. Estos también
tienen una flecha a su derecha. Deberemos hacer clic sobre el
nombre del Grupo de Programas y aparecerá un nuevo panel en
el que veremos cada uno de los programas que conforman el
grupo.

Las Ventanas de Windows

Lo primero que observaremos es que el programa llamado


Bloc de Notas se abre en la típica ventana de Windows. Esto es
algo común a todos los programas. En la figura se muestra la
ventana y cómo nombramos a cada una de sus partes, ya que
será algo básico para seguir trabajando con Windows.

El primer elemento que observamos en una ventana es la


Barra de Título donde aparece el nombre del programa que
hemos iniciado. También veremos el icono característico que
representa al programa y podremos pulsar sobre él para acceder
al Cuadro de Control para realizar las mismas operaciones que
con los controles del extremo derecho de la barra de título.

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Manual de Ofimática

Estos controles que acabamos de mencionar nos ayudarán a


trabajar con la ventana realizando las operaciones de Maximizar,
Minimizar, Restaurar y Cerrar.

 Cerrar: Permite cerrar las ventanas, para dejar de


utilizar esa aplicación.
 Maximizar/Restaurar: Permite ampliar la ventana
activa de la aplicación a fin de llenar por completo el
escritorio. El Botón de maximizar, una vez realizada la
operación se convertirá en el botón de Restaurar, que
devuelve la ventana a su tamaño y posición inicial, antes
de ser maximizada.
 Minimizar: Permite reducir a icono la ventana activa.
La aplicación continúa ejecutándose, es decir, sigue
abierta, pero en la parte inferior del escritorio, en la barra
de tareas.

Debajo de la barra de título aparece la Línea de Menús, y


donde se ubican todas las órdenes posibles que se pueden dar a
un programa.

En algunos programas debajo de la Línea de menús


encontramos una o varias Barras de Herramientas, que
permiten, a través de botones realizar las operaciones más
habituales en cada programa.

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Típica ventana Windows

Las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical


aparecen en el lateral derecho y la parte inferior de cada ventana.
Nos ayudarán a desplazarnos por el texto cuando este sea tan
extenso que no entre en el área de la ventana.

En algunos programas aparece la Barra de Estado en la


parte más inferior de la ventana mostrando informaciones
específicas de algún objeto.

Trabajar con varias ventanas

Windows es un sistema operativo multitarea, lo que quiere


decir que podemos tener tantas ventanas abiertas como
queramos o por lo menos tantas como aguanten los recursos del
sistema. Cuando abrimos dos programas en Windows, cada uno
de ellos se abre en una ventana independiente. La ventana que
está al frente la llamamos Ventana Activa y su barra de título
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Manual de Ofimática

aparece en azul intenso, mientras que la ventana o ventanas


traseras están inactivas y su barra de título está en gris. Para
“activar” una ventana basta con hacer un clic de ratón en
cualquier parte de la ventana, lo que nos permite fácilmente
cambiar de aplicaciones.

Cuando los programas en los que trabajamos están


Maximizados, no podemos hacer clic en la ventana trasera para
cambiar a esa ventana, por lo que deberemos recurrir a los
botones de la barra de tareas. Estos botones nos permitirán
cambiar entre ventanas aunque éstas se hallen maximizadas.

En la barra de Tareas encontraremos tantos botones como


programas hayamos iniciado. Los botones se van estrechando
para dar cabida a los nuevos cuando el número de programas
abiertos es muy numeroso.

Botones de la Barra de Tareas

Mover y Redimensionar Ventanas

Una de las operaciones que podemos hacer con las ventanas


es moverlas a otra zona del escritorio. Para ello haremos clic
sobre la barra de título de la ventana y mientras mantenemos
presionado el botón moveremos el ratón. Normalmente aparece
el perfil de la ventana indicando dónde se va a situar. Al soltar el
ratón la ventana se desplazará a su nueva ubicación.

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Aspecto del puntero al redimensionar

También podemos cambiar el tamaño de una ventana. Para


ello colocaremos el ratón sobre cualquiera de los bordes de la
ventana hasta que el puntero del ratón cambie de aspecto a una
flecha negra con dos puntas. Empleamos la técnica de pinchar y
arrastrar y la ventana se estirará por el borde por donde la hemos
enganchado.

El Teclado
Ahora que sabemos iniciar el bloc de notas es hora de utilizar
el teclado. Observaremos que el teclado dispone de las mismas
teclas que una máquina de escribir qwerty, representando los
caracteres del alfabeto, así como los números de 1 al 0.

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Cursor

Aspecto del cursor

Probaremos a escribir cualquier texto sobre el bloc de notas


para familiarizarnos con la posición de las teclas. Algo
importante a tener en cuenta a la hora de escribir es la presencia
del cursor, un palito vertical que parpadea y que indica el punto
concreto donde se insertarán los caracteres que vayamos
tecleando.

¿Para Escribir Mayúsculas?

Si queremos escribir un texto amplio todo en mayúsculas lo


mejor será utilizar la tecla llamada Bloq Mayús ubicada al lado
de la letra A. Cuando presionamos esta tecla las mayúsculas se
bloquean y todo lo que escribamos aparecerá en pantalla con ese
formato.

Si solo deseamos poner una letra en Mayúsculas, por ejemplo


al escribir un nombre, utilizaremos la tecla Shift, presente a
ambos lados del teclado y representada por una flecha hueca
mirando hacia arriba. Habrá que mantener pulsada dicha tecla
mientras presionamos en la letra que queremos poner en
mayúscula.

Para aquellas teclas que representen tres caracteres, como la


del número 2, por ejemplo, deberemos mantener presionada la
tecla Alt Gr (sólo existe una con esa etiqueta) mientras pulsamos
en la tecla del 2. Así obtendremos el símbolo de la arroba @,
imprescindible para el correo electrónico.
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Manual de Ofimática

¿Cómo Borrar?

Para borrar caracteres podemos utilizar dos teclas diferentes,


la tecla Supr en el tramo medio del teclado y la tecla BakSpace,
junto al símbolo de interrogación y representada por una flecha
que mira hacia la izquierda.

La diferencia entre ellas está que Suprimir borra el carácter


que esté a la derecha del cursor y BackSpace borra el carácter
que está a la izquierda del cursor. Esto nos da una idea de la
importancia que tiene observar la posición del cursor antes de
ponernos a borrar.

¿Y Para Saltar de Línea?

Cada vez que queramos saltar para escribir en la línea


siguiente utilizaremos la tecla Enter, representada por una
flecha en ángulo recto, al igual que la propia forma de la tecla.

Mover el Cursor por el Texto

El método más habitual de desplazar el cursor por un texto es


utilizar el ratón. El puntero del ratón adopta la forma de una I
latina cuando nos encontramos dentro de un programa de texto.
Al mover el ratón su símbolo se moverá por la pantalla, igual
que cuando tiene el aspecto de flecha.

Colocaremos el puntero en el sitio preciso donde queremos


desplazar el cursor, bien para insertar nuevo texto o para realizar
modificaciones.

Otra manera de desplazar el cursor, sobre todo si queremos


moverlo a una distancia corta, es utilizar las teclas de
movimiento en el tramo medio del teclado y representadas por
cuatro flechas apuntando en las cuatro direcciones.

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Manual de Ofimática

Las flechas a derecha e izquierda moverán el cursor una


posición en la dirección elegida. Las flechas arriba y abajo
moverán el cursor una línea hacia arriba o abajo Si mantenemos
presionadas estas teclas continuadamente veremos como el
cursor se desplaza en tramos más amplios.

Otras teclas muy utilizadas en programas de texto son las


teclas Inicio y Fin. La tecla Inicio lleva el cursor al primer
carácter de la línea actual y la tecla fin lleva el cursor al último
carácter de la línea actual.

Discos, ficheros y carpetas.


Antes de ponernos a guardar la información en el Disco,
necesitamos tener claros algunos conceptos como fichero y
carpeta, ya que van a desarrollar un papel importante a la hora
de definir cómo se guarda la información dentro del Disco.

Hablando de Discos

Se llaman unidades de disco a aquellos componentes del


ordenador que se encargan de leer y escribir discos de distintos
formatos, sean éstos disquetes, discos duros, CD-ROM, DVD,
etc.

Windows designa cada unidad de disco con una letra seguida


de dos puntos de tal forma que las letras que asigna a cada uno
de los discos que podemos utilizar para almacenar la
información son las siguientes:

 A: se refiere a la disquetera que lee y


escribe sobre disquetes de 3 ½ .
 C: se refiere a la unidad de disco duro situada
dentro de la torre que no tiene salida por el frontal del
equipo.
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Manual de Ofimática

¿Qué es un Fichero?

Un archivo o fichero (son sinónimos) es cualquier


información que almacenamos en un disco,. Dependiendo del
tipo de información que vamos a grabar Windows asigna
distintos iconos a cada uno de ellos. Para producir un fichero
necesitaremos siempre utilizar un Programa o Aplicación donde
generaré información que guardaré en el disco en forma de
fichero. El usuario solamente tendrá que encargarse de
proporcionar un nombre al fichero para poder después
distinguirlo de los otros y decidir en qué carpeta se va a
almacenar.

En Windows podemos asignar a nuestros ficheros nombres de


hasta 255 caracteres, incluyendo números, guiones, y espacios
en blanco. Lo que no podremos usar serán algunos caracteres
especiales, como \ / : * ? " < > | aunque no es preciso
memorizarlos todos, ya que el propio Windows se encargará de
decirnos mediante una ventana qué el nombre de fichero que
hemos elegido no es correcto.

¿Qué es una carpeta?

Las carpetas simbolizan un espacio del disco que reservamos


creando la carpeta y dotándole de un nombre. La normativa para
nombrar carpetas es la misma que se sigue para nombrar
ficheros. Físicamente no existen dentro del disco, sino que es
algo lógico, que nos hemos inventado, para poder tener los datos
bien organizados dentro del disco y poder acceder a ellos
fácilmente. Dentro de una carpeta podemos tener varias
carpetas, como si fuera un clasificador.

Al igual que en los archivadores convencionales tenemos


divisiones y subdivisiones de las materias que queremos separar,
de la misma manera funcionan las carpetas. Windows siempre

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Manual de Ofimática

representa a las carpetas con el mismo icono, el de un


clasificador de color amarillo.

Por ejemplo, podemos tener una carpeta con nuestro nombre


dentro del disco duro del ordenador. Dentro de esa carpeta
podemos tener a su vez una subcarpeta llamada Textos para
introducir anotaciones y cartas y otra Subcarpeta llamada
Dibujos para introducir nuestros dibujos. Dentro de la carpeta
Textos podríamos tener a su vez dos subcarpetas, una para cartas
formales y otra carpeta para anotaciones rápidas. De esa manera
siempre conseguiremos tener todo en orden.

Estructura de Carpetas dentro del disco duro

Las Carpetas no ocupan espacio en el disco, únicamente lo


ocupan los ficheros que pueda haber dentro de ellas.

El Explorador de Windows
Para poder visualizar lo que tiene cada una de las unidades de
disco y poder crear carpetas, eliminarlas, mover ficheros de unas
carpetas a otras, usaremos uno de los programas más
importantes dentro de Windows llamando Explorador de
Windows,.

Existen varias formas de abrir el explorador de Windows.


Dos de las más comunes son:

• Hacer clic con el botón derecho sobre el icono de Mi PC y


seleccionar Explorar.

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Manual de Ofimática

• Seleccionar en el botón Inicio-Programas y en el nuevo


panel Explorador de Windows.

Barra de Dirección
Barra de Menús

Barra de Herramientas

Barras de
Carpetas

desplazamiento
vertical

B. de desplazamiento horizontal

Ventana del explorador de Windows

Vemos como la zona de trabajo se divide en dos zonas


claramente diferenciadas, el marco izquierdo que es el listado
de carpetas y cuya cúspide es el Escritorio y el marco derecho
al que podemos llamar listado de contenidos y que varía
dependiendo de cual es la carpeta que hemos abierto en ese
momento.

Colgando del escritorio encontramos el icono de Mi PC,


simbólicamente viene a representar el conjunto de las unidades
de disco de nuestro sistema.

Colgando de Mi PC, veremos todas las unidades de disco que


se encuentran presentes en nuestra máquina, cada una de ellas
designada con su letra correspondiente.

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Manual de Ofimática

Aspecto de Mi Pc Desplegado y Contraído

Observamos que aquellos elementos que contienen otros que


cuelgan de ellos, tienen un + o un – en su parte izquierda.
Cuando vemos el + quiere decir que todo lo que hay por debajo
de él en ese momento está contraído y que si hacemos un clic
con el ratón se desplegará y pasará a estar en estado -.

Explorar carpetas y ficheros

En la parte izquierda del Explorador solo veremos carpetas, y


subcarpetas. Si hago clic encima del icono de una de esas
carpetas, en la parte de la derecha del Explorador veo todo su
contenido, subcarpetas y ficheros. Con esta operación decimos
que abrimos una carpeta.

En la parte derecha del Explorador veremos carpetas,


subcarpetas y ficheros, en general cualquier contenido sobre el
que pinchemos en el lado izquierdo.

Crear una carpeta

Para crearse una carpeta hay que seguir una serie de pasos:

1) Tenemos que tener claro dónde queremos crearnos esa


carpeta. Hacemos un clic en la parte izquierda del
Explorador de Windows la unidad o carpeta que queremos
que contenga al nuevo elemento.

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Manual de Ofimática

2) El siguiente paso será ir al menú ARCHIVO y seleccionar


la opción NUEVO-CARPETA.
3) Introduciremos el nombre de la carpeta presionando al
final ENTER.

Cambiar el nombre de una carpeta o de un


fichero

Hacemos un clic en la carpeta o fichero a la que queremos


cambiarle el nombre y a continuación vamos al Menú
ARCHIVO y elegimos la orden Cambiar Nombre.

Al lado de la carpeta o fichero, aparecerá un cursor al final


del nombre actual del mismo, con lo que podremos actuar como
si estuviéramos en un programa de texto, borrando, insertando
caracteres, etc.

Eliminar una carpeta o fichero

Seleccionamos la carpeta o fichero. Veremos que se pone en


azul intenso. A continuación elegimos la orden del menú
ARCHIVO, Eliminar. También tenemos la opción de pulsar
sobre el icono eliminar de la barra de Herramientas.

Todos los elementos que se eliminan del Disco Duro, no se


pierden definitivamente, sino que son almacenados por el
sistema operativo en la llamada Papelera de Reciclaje.

Así, si alguna vez nos hemos obligados a recuperar un


documento que previamente habíamos eliminado, podremos
visitar la Papelera para poder recuperarlo.

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Manual de Ofimática

La Papelera de Reciclaje

Podemos acceder a ella desde el escritorio de Windows con


un doble clic o también buscándola en el árbol del Explorador,
colgando del Escritorio y casi al final del todo.

Una vez vemos en pantalla los elementos


que contiene la papelera, podremos
seleccionar cualquier carpeta o fichero allí
ubicada y elegir la orden del menú ARCHIVO Restaurar. De
esa forma el elemento volverá a su ubicación original con toda
su información, tal y como estaba antes de eliminarlo.

Tendremos en cuenta que si eliminamos una carpeta se


eliminará todo su contenido, incluidas las subcarpetas que
pudiera tener.

Una de las operaciones que conviene realizar es el vaciado de


la papelera, para dejar sitio libre a nuevos elementos que
queramos eliminar. Hay que tener en cuenta que una vez
vaciemos la papelera, todos los elementos que estuvieran
ubicados en ella, se perderán de forma definitiva.

Para vaciar la papelera, una vez la


estemos explorando elegiremos la
orden del menú ARCHIVO Vaciar
Papelera de Reciclaje, o en su defecto, el botón derecho del
ratón sobre el icono de la papelera.

Ver el espacio libre en Disco

Para ver el espacio que nos queda libre en disco Windows nos
ofrece una forma muy gráfica de hacerlo desde el Explorador de
Windows. Pinchamos en la unidad de disco en la que queremos

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Manual de Ofimática

consultar el espacio disponible y en el menú Archivo elegimos


Propiedades. Se abrirá una ventana que nos muestra el espacio
utilizado y el espacio libre en diferentes colores.

Mover y Copiar Información


A veces necesitaremos trasladar nuestra información de la
oficina a casa, o simplemente reubicar unos ficheros desde una
carpeta a otra. Todas estas operaciones las realizaremos también
desde el Explorador de Windows.

Para estas operaciones Windows posee parte de la memoria


asignada, a la que llama PORTAPELES, donde se almacena
temporalmente información para que la podamos mover o
copiar.

Para copiar un archivo o carpeta:


1) Lo selecciono.
2) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción COPIAR.
(Control+C). También nos servirá el icono copiar de
la barra de herramientas. .
3) Me posiciono en el sitio donde lo quiero copiar.
4) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción PEGAR.
(Control+V) .

Para mover, es decir, sacar algo de un sitio para ponerlo en


otro, sigo los mismo pasos que para copiar con la única
diferencia, que en el paso 2 en vez de elegir Copiar, elijo
CORTAR. (Control+X).

También se puede mover un fichero utilizando solamente el


ratón por la técnica de pinchar sobre el fichero o carpeta a mover
y arrastrarlo hasta su nueva posición. Aunque no exige ninguna
orden del menú, hay que ser muy preciso con el ratón ya que

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Manual de Ofimática

podemos trasladar la información a cualquier otra ubicación


cercana..

Tendremos en cuenta que si copiamos o movemos una


carpeta que contiene subcarpetas, toda la estructura completa
será movida o copiada.

Guardar y recuperar información del


disco
En el momento en que utilizamos cualquier programa
estamos generando una información que la mayoría de las veces
deseamos almacenar en una unidad de disco y posteriormente
recuperarla.

Guardar y Guardar como

La orden Guardar Como nos sirve para guardar la primera


vez una información en el disco en forma de fichero (grabar).
Habrá que indicarle a Windows en qué unidad de disco, después
en qué carpeta vamos a almacenar el fichero y el nombre que le
vamos a dar a éste.

En cambio, la orden Guardar se utiliza para volver a grabar


un fichero que ya habíamos almacenado una vez anterior. En
este caso no es necesario indicar ni el nombre del fichero ni
dónde lo vamos a almacenar, ya que Windows conoce estos
datos de la vez anterior.

En la caja llamada Guardar en pincharemos en la flecha y se


desplegará un panel con las distintas unidades de disco.
Pinchamos con el ratón en la unidad donde queramos almacenar
la información y en el recuadro inferior aparecerán todas las
carpetas correspondientes a esa unidad. Volvemos a pinchar esta
vez en la carpeta que nos interese y le damos al botón Abrir
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Manual de Ofimática

hasta que veamos el nombre de la carpeta en el recuadro


Guardar en.

Este proceso habrá que realizarlo hasta situarnos en la carpeta


o subcarpeta que deseemos. Una vez tengamos el nombre de la
carpeta deseada en el mencionado recuadro haremos un clic con
el ratón en el recuadro Nombre de archivo y escribiremos el
nombre que queremos dar a nuestro fichero. Por último con el
botón Guardar la información quedará grabada en el disco.

Ventana Guardar como

Abrir

Es el comando que utilizamos para recuperar un archivo que


está en el disco. Primero iniciaremos el programa con el que ese
fichero ha sido creado En el menú Archivo pincharemos sobre
abrir.

La ventana que surge es igual a la ventana de Guardar Como,


solo que ahora se llama Abrir. El proceso es idéntico, lo único
que ahora habrá que indicarle la unidad de disco y la carpeta
donde está almacenado el archivo que queremos recuperar. Una
vez veamos en el recuadro Buscar en la carpeta que queremos

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Manual de Ofimática

pinchamos con el ratón en el nombre del fichero y le damos al


botón Abrir.

Accesos Directos
Los iconos de acceso directo facilitan el acceso a aplicaciones
que utilizamos con más frecuencia. Se distinguen fácilmente
porque son iconos con una pequeña flechita en su esquina
inferior izquierda.

Algunos accesos directos son creados por los propios


programas de instalación y colocados en el escritorio. Otros son
obtenidos por los usuarios para poder tener nuestros programas
favoritos siempre accesibles desde la pantalla del escritorio. En
realidad, todos los programas que aparecen listados en el menú
Inicio, Programas, son en realidad accesos directos.

Existen múltiples formas de crear accesos directos en el


escritorio, vamos a ver algunas de ellas:

Nuevo Acceso Directo

Si hacemos clic con el botón derecho sobre el escritorio y


escogemos la opción Nuevo-Acceso directo se visualiza una
ventana que permite a través del botón Examinar buscar el
archivo ejecutable o el documento del cual se desea crear el
acceso directo.

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Manual de Ofimática

Pinchamos en Examinar...

Ventana Crear Acceso Directo

Seleccionando en la opción Tipo de archivo, se puede elegir


los archivos que queremos que nos muestre: Programas o Todos
los archivos (si el acceso directo que vamos a hacer es a un
documento).

La orden Nuevo acceso Directo también está disponible en el


programa Explorador de Windows, en el menú Archivo. Nos
aparecerán las mismas ventanas que en la opción anterior.

Enviar al Escritorio como Acceso Directo

La opción más rápida y sencilla de crear un acceso directo de


cualquier programa o documento es utilizando el botón derecho
del ratón sobre el programa o documento del que queremos
obtener un acceso directo en el Escritorio. En el Menú
contextual que aparece utilizaremos la orden Enviar a
Escritorio como Acceso directo. Esta orden está limitada

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Manual de Ofimática

únicamente a sacar Accesos directos al Escritorio, por lo que si


queremos obtenerlo en otro sitio habrá que utilizar otro método.

Accesorios de Windows
Windows incluye numerosos programas que podemos utilizar
para numerosos trabajos. No destacan por su potencia, pero son
una buena colección de Herramientas para hacer casi de todo y
resultan útiles si no disponemos de otros programas más
especializados. Para obtener estos accesorios presionaremos el
botón Inicio de la barra de tareas, elegiremos la opción
Programas, a continuación volveremos a elegir Accesorios.

Bloc De Notas

Como su nombre e icono indican, sustituye la típica libreta


para anotar recados, mensajes, etc. Y ahí terminan sus funciones.
Sirve para almacenar este tipo de mensajes de texto.

Escritorio a medida

Para personalizar nuestro escritorio debemos acceder a la


ventana Propiedades de Pantalla. Lo más rápido es hacer un clic
con el botón derecho del ratón sobre una zona libre del escritorio
y elegir Propiedades.

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Manual de Ofimática

Ficha para poner el Papel tapiz

 FONDO: En la pestaña de fondo puedes cambiar el fondo


del escritorio, bien sea con un diseño o con una imagen de
las listadas en la caja blanca. La forma en que se muestra
la imagen se pude cambiar mediante el cuadro Mostrar
para que la imagen se estire abarcando todo el área, se
repita en un mosaico si es una imagen pequeña o
simplemente se coloque en el centro del escritorio.

 Protector de pantalla:

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Manual de Ofimática

Un protector de pantalla son imágenes animadas que


saltan al cabo de un tiempo programado al detectarse que
no estamos utilizando el ordenador.

En el momento en el que alguien toca el ratón o el


teclado el programa deja de ejecutarse y la pantalla
muestra el escritorio tal y como lo dejamos. Podemos
establecer el tiempo que tardará el salvapantallas en
activarse (pinchado en la caja de los minutos) e incluso
podemos colocar una contraseña para que nadie “fisgue”
nuestro escritorio mientras no estamos utilizando el
ordenador.

 Apariencia: En esta pestaña lo que conseguimos es


cambiar todos los elementos de las ventanas de Windows;
colores, tipos de letra, tamaño de las barras, etc.
 Efectos: En esta ventana podemos establecer los efectos
visuales de los iconos y las ventanas.
 Web: Activando la casilla Ver Active Desktop como una
página Web tendremos la posibilidad de colocar una
página Web ocupando una zona del escritorio. Debido a
estas posibilidades Microsoft ha denomina al escritorio
Active Desktop o Escritorio Activo.

33
Manual de Ofimática

Word

¿Qué es Microsoft Word?


En Microsoft Word resulta muy sencillo crear
documentos y conseguir que éstos tengan el aspecto deseado.
Word es un procesador de textos que funciona bajo el entorno de
Windows. Se utiliza para la edición, formateado e impresión de
documentos.

Inicio de Microsoft Word


Existen varias maneras de iniciar Microsoft Word. La
más fácil, consiste en utilizar el menú Programas, al que se
accede pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. Inicio-
Programas-Microsoft Word.
Nos aparece una ventana, con una hoja en blanco donde
podremos empezar a escribir el texto deseado en el punto de
inserción, señalado por la barra intermitente.
A continuación mostramos un gráfico y pasamos a explicar las
partes más importantes en la ventana donde se ejecuta el
programa.

34
Manual de Ofimática

Vista inicial de Word

¿Cómo se llama cada cosa?

La primera barra (de color azul) que aparece en la


ventana se llama Barra de Título y muestra el nombre e icono
del programa que estamos usando, así como el nombre del
documento que estamos editando (Documento 1).

Si contemplamos la imagen, observamos que la ventana


podría desmontarse en pequeñas franjas horizontales que
comienzan con una línea vertical más marcada, a cada una de
estas franjas la llamamos barras.

La primera de estas es la Barra de Menús donde están


todas las órdenes que podemos dar a Word para que deje el
documento como nosotros queremos. Cada una de las palabras
que aparecen en esta barra como Archivo, Edición, Ver , etc, se
llaman Entradas de Menú.

Las Barras de Herramientas contienen botones que


efectúan acciones con solo pulsarlos. Son una forma rápida de
35
Manual de Ofimática

poner a nuestro alcance la mayoría de las opciones de Word


evitando tener que buscar estas opciones por los distintos
menús. Word incluye trece barras de herramientas.

Debajo de las barras encontramos la Regla, que nos


ayuda a medir las dimensiones de nuestro folio y a calcular sus
márgenes. La zona blanca donde aparece el folio se llama Área
de Trabajo y ahí es donde iremos escribiendo el texto de
nuestro documento.

Desplazarnos por el Documento

Cuando estamos escribiendo, corrigiendo o


simplemente poniendo bonito nuestro documento necesitaremos
desplazarnos por él. Una forma de hacerlo es mediante el ratón,
haciendo clic en la zona de texto donde queremos situar el
cursor (el palito vertical intermitente). Pero en ocasiones es más
rápido hacerlo mediante el teclado:

 Ir al principio del documento: Presionar la tecla


control y sin soltarla la tecla Inicio.
 Ir al final del documento: Presionar la tecla
control y sin soltarla la tecla Fin.
 Ir al principio de una línea: Presionar la tecla
Inicio.
 Ir al final de una línea: Presionar la tecla Fin.
 Ir un carácter a la derecha: Presionar flecha de
desplazamiento a la derecha.
 Ir un carácter a la izquierda: Presionar flecha de
desplazamiento a la izquierda.
 Ir una palabra a la derecha: Presionar control y
sin soltar la tecla de desplazamiento a la derecha.
 Ir una palabra a la izquierda: Presionar control y
sin soltar presionar la tecla de desplazamiento a la
izquierda.
36
Manual de Ofimática

 Ir un párrafo arriba: Presionar control y sin soltar


flecha de desplazamiento hacia arriba.
 Ir un párrafo abajo: Presionar control y sin soltar
flecha de desplazamiento hacia abajo.

MENÚ ARCHIVO

Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas


con la preparación del documento para imprimirlo, guardarlo y
recuperarlo del disco.

Abrir y Guardar

Una de las cosas más importantes es saber guardar la


información, ya sea en el disco duro o en un disquete.

Conviene guardar el documento con cierta frecuencia


mientras vamos escribiendo, ya que, de esa forma, se conserva
una copia reciente del mismo en caso de que se vaya la luz. Los
pasos a seguir son los siguientes:

1. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar.


2. Nos aparece una ventana donde tenemos que
indicarle dos cosas: dónde lo quiero guardar, y con
qué nombre.
3. Por último hacemos clic en el botón Guardar.

37
Manual de Ofimática

Ventana Guardar como

Para abrir un archivo de Word elijo Archivo-Abrir, la


ventana que aparece es idéntica la que vimos en grabar, pero en
este caso si observamos su barra de título, pondrá abrir. En este
caso debemos indicarle donde se encuentra el archivo a
recuperar, hacer clic en el archivo elegido y presionar el botón
Abrir.

Configurar Página

Sirve para preparar la página de cara a imprimirla. Se


compone de cuatro fichas:

Márgenes

Establecemos los márgenes de impresión o distancias


desde el folio hasta dónde se empezará a escribir el texto
establecidos en centímetros. Podemos dejar algún espacio extra
en el recuadro Encuadernación si pensamos encuadernar
nuestro trabajo final para introducir las anillas, grapas, etc. Los

38
Manual de Ofimática

márgenes se pueden aplicar a todo el documento, (lo más usual)


o establecer diferentes márgenes en diferentes “Secciones” de
Nuestro Documento. Para ello escogemos la opción adecuada en
el recuadro Aplicar a....

Si planeamos imprimir por las dos caras del documento


podemos marcar la casilla Márgenes simétricos, convirtiendo
nuestros márgenes izquierdo y derecho en Exterior e Interior
respectivamente. En todo momento veremos el aspecto de las
hojas con los nuevos márgenes en la ventana derecha.

Tamaño y Fuente del Papel

En la ficha Tamaño estableceremos el papel en el que


vamos a imprimir. La cantidad de papeles disponibles dependerá
de cada impresora. Otra opción que tenemos es la de imprimir
en sentido horizontal o vertical.

Diseño de Página

Podemos controlar la alineación Vertical del texto en


el recuadro Alineación Vertical, tal y como controlamos la
alineación horizontal desde los formatos de Párrafo.
Presionando el botón Números de línea podemos hacer que
Word numere las líneas al imprimir el documento.

Imprimir

Esta orden del Menú, a diferencia del icono de la barra


de Herramientas, nos abre una ventana donde podemos marcar
algunas opciones antes de lanzar el trabajo a la impresora. Entre
lo que podemos hacer al imprimir está el sacar varias copias de
nuestro documento estableciendo el número de copias
requeridas en el cuadro Copias.

39
Manual de Ofimática

En el bloque Intervalo de Impresión establecemos


cuantas páginas del documento queremos imprimir. Para que
estos valores se tengan en cuenta al imprimir deberemos escoger
en el cuadro Imprimir sólo la opción El Intervalo.

SELECCIONAR TEXTO
Es la operación básica que hay que hacer antes de
ponernos a aplicar un formato (darle una presencia agradable al
documento). El método más utilizado por la mayoría de usuarios
consiste en colocar el cursor al lado de la palabra o frase a
seleccionar, pinchar y arrastrar hasta que vemos el texto en
vídeo inverso, es decir, con el fondo negro y las letras blancas.

Sin embargo hay formas mucho más efectivas de seleccionar


texto también haciendo uso del ratón o combinándolo con el
teclado:

 Seleccionar una palabra: Hacer doble clic sobre


esa palabra.
 Seleccionar una línea Colocar el ratón al comienzo
de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la
postura de una flecha hacia la derecha, hacer un
clic.
 Seleccionar un párrafo: Colocar el ratón al
comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor
adopta la postura de una flecha hacia la derecha,
hacer doble clic.
 Seleccionar varios párrafos: Seleccionar la
primera línea del primer párrafo y sin levantar el
dedo del ratón moverlo hacia los siguientes
párrafos.
 Seleccionar un bloque de texto indeterminado:
Hacer doble clic en la primera palabra; presionar la

40
Manual de Ofimática

tecla Shift y mientras la mantenemos presionada


hacer doble clic en la última palabra del bloque de
texto.
 Seleccionar todo el texto: Colocar el ratón al
comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor
adopta la postura de una flecha hacia la derecha,
hacer triple clic
 Seleccionar un solo carácter: Presionar la tecla
shift y mientras la mantenemos presionada utilizar
la flecha de desplazamiento a la derecha.

Copiar y Mover Texto

Muchas veces necesitamos copiar texto, o de un


programa a otro o dentro del mismo programa del Word, o
moverlo de sitio.

En Word 97 una de las novedades es que podemos


desplazar texto de un sitio a otro usando el ratón. Para ello hay
que hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el texto que se desea mover.


2. Cuando se pasa el puntero del ratón (flechita) sobre
el texto seleccionado, este toma forma de flechita con
la punta hacia la izquierda. Si entonces hacemos clic
y se pulsa la tecla Control y arrastramos el texto
seleccionado hasta el lugar deseado el texto se
copiará; en cambio, si hacemos la misma operación
pero sin pulsar la tecla Control, el texto se mueve de
posición.

Además de esta forma de arrastre mediante el ratón,


podemos echar mano del portapapeles, que es un área de
almacenamiento propia del entorno de Windows. Los datos

41
Manual de Ofimática

almacenados aquí, se mantienen hasta que apaguemos el


ordenador o metamos otros datos nuevos.

En el caso de que queramos copiar texto:

1. Seleccionamos el texto deseado.


2. Vamos al menú Edición-Copiar (o Control+C).
3. Nos posicionamos donde queremos dejar el texto.
4. Vamos al menú Edición-Pegar (o Control+V).

Si lo que queremos es mover el texto de sitio, seguimos


los mismos 4 pasos anteriores, pero en vez de elegir Copiar
elegiremos Edición-Cortar (o Control+X).

DAR FORMA AL TEXTO


Dar formato a un texto es al fin y al cabo establecer una
serie de características, como pueden ser: tamaño, colores,
negrita, subrayados,... etc.

Debemos distinguir entre Formatos de Fuente, que se


aplican a un texto seleccionado, y Formatos de Párrafo que
afectan a todo un párrafo. En ambos casos utilizaremos el menú
Formato o la barra de Herramientas del mismo nombre.

Barra de Herramientas de Formato

Esta barra de herramientas permite aplicar distintas


opciones de formato tanto de fuente como de párrafo con solo
hacer clic en el botón correspondiente: Se usa muchísimo y aquí
están los botones más interesantes de la misma.

Mediante esta caja escogemos el tipo de letra


que mas nos gusta.

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Manual de Ofimática

Pinchando aquí escogemos el tamaño del texto.


Para resaltar el texto usamos la Negrita.
Cursiva para ladear el texto hacia la derecha.
Aquí está el botón de Subrayado
Aquí tenemos cuatro botones para hacer que un
párrafo quede alineado por la izquierda, centro, derecha, o por
ambos lados. A esta última opción le llamamos Justificado,
como este párrafo.
Estos dos botones sirven para crear listados de
elementos, tanto con números (el primer botón) como con
Viñetas o símbolos el segundo. Ahí va un ejemplo:
1. Esto es un elemento de lista numerada.
 Esto es un elemento de lista con viñeta.
Botones para Disminuir y aumentar
sangría. Cada vez que se presiona uno de ellos
moverá todo un párrafo hacia la derecha o la
izquierda del documento. Este párrafo tiene
aumentada su sangría.
Esto es un botón llamado Mixto, que nos permite
pinchar en la imagen del cuadro o en la flecha de al lado. Sirve
para poner un bonito borde al párrafo como éste. Si no te
interesa un borde que sea un cuadrado cerrado, experimenta
con el botón flecha.

Herramienta realce para realzar el texto como si


tuviéramos un rotulador fosforescente. Pinchando en la flecha
accedemos a los colores disponibles.

43
Manual de Ofimática

Una herramienta imprescindible para poner color


a nuestro texto. Pinchando en la flecha veréis todos los colores
disponibles.

Menú Formato Fuente

Los formatos que aquí aparecen deben aplicarse sobre


texto previamente seleccionado. Encontramos opciones
conocidas como Negrita, Cursiva, Subrayado, etc y también
otros formatos especiales que no se encuentran en la barra de
formato, pero si en el menú Formato-Fuente y son los llamados
Efectos: . Tachado, Doble Tachado, Superíndice, Subíndice, Sombra,
Sombra
Relieve Grabado
Contorno, Relieve, Grabado, VERSALES, MAYÚSCULAS,
distintos tipos de Subrayado, como por ejemplo: subrayado solo
palabras, subrayado doble, subrayado punto raya, etc.

En esta misma opción podemos pasar a la ficha


Espaciado de caracteres. El recuadro llamado Espaciado nos
permite aumentar o disminuir la separación entre las letras de
una palabra escogiendo expandido o comprimido. Para exagerar
más el efecto escribiremos en el recuadro la cantidad de puntos
que queramos se expanda o comprima un texto. También
podemos hacer que el texto seleccionado sea vea elevado o
disminuido respecto de la línea de base del texto cogiendo la
opción correspondiente en el recuadro Posición y estableciendo
la distancia en puntos. Los valores que tienen por defecto tanto
el espaciado como la posición es Normal.

44
Manual de Ofimática

Ventana Formato Fuente

Otra de las opciones dentro de la ventana Fuente es la


ficha Animación que nos permite dar efectos animados al texto
seleccionado. Estas animaciones sirven solo para verlas en
pantalla.

Cambiar Mayúsculas y Minúsculas

Nos permite transformar texto escrito en minúsculas a


mayúsculas y viceversa. Para llegar a esta opción usaremos el
menú Formato Cambiar mayúsculas y minúsculas. Aparte de
estas dos conversiones nos ofrece más opciones:

 Tipo Oración: Pone la primera letras en


mayúsculas y todo lo demás en minúsculas, como
en una oración.

45
Manual de Ofimática

 Tipo Título: Coloca La Primera Letra De Cada


Palabra En Mayúsculas.
 Tipo iNVERSO: cOLOCA LA PRIMERA EN
MINÚSCULAS Y TODAS LAS DEMÁS EN
MAYÚSCULAS.

Formato de párrafos

Un párrafo es una serie de caracteres acabados con un


salto de párrafo (cada vez que pulsamos ENTER). Podemos
visualizar los saltos de párrafo y otros caracteres no imprimibles
pulsando el botón:

Alinear Párrafos

La alineación del texto presenta cuatro aspectos que se


pueden combinar entre sí dando lugar a una gran cantidad de
variaciones. Izquierda, Centro, Derecha y Justificado.

Siempre tiene que estar seleccionada una de las


alineaciones. Al seleccionar una de ellas, se quita la otra.
Justificar
Generalmente usaremos los botones de la barra de Herramientas
de Formato para esta tarea pero siempre podemos acercarnos al
menú Formato Párrafo y pinchar en el cuadro Alineación.

Interlineado

Es la distancia que hay entre las líneas de un párrafo.


Normalmente Word está preparado para escribir con interlineado
Sencillo pero si lo queremos aumentar podemos hacerlo desde
este cuadro de Formato Párrafo.

46
Manual de Ofimática

Sangrías

Las sangrías consisten en jugar con los márgenes de un


párrafo haciendo que sea más estrecho que los demás y en la
distancia que nos apetezca. Se pueden aplicar al párrafo
utilizando unos deslizadores de la regla o entrando en el menú
Formato Párrafo y pinchando en los cuadros llamados Sangría
Izquierda, Derecha o Especial. Estas son las diferentes sangrías:
Sangría Izquierda, mueve todo el margen izquierdo
de un párrafo. Se desliza el cuadrado inferior de la regla. Este
cuadrado arrastrará también a los dos triángulos superiores.
Sangría de primera línea mueve solo la primera línea
de un párrafo para resaltarla. Se desliza el triángulo superior de
la regla hasta la posición que se quiera.
Sangría Francesa, mueve todo menos la primera línea
en un párrafo. Se desliza el triángulo invertido de la regla y
arrastra también al cuadrado.
Sangría Derecha, mueve el margen derecho del párrafo.
Se desliza el triángulo que hay en el lado derecho de la regla.

Numeración y Viñetas

Para hacer esquemas, o para remarcar los elementos de


una lista podemos utilizar viñetas, listas numeradas, o una
combinación de ambos (esquemas numerados). Para aplicar
estos formatos a un párrafo o a un grupo de ellos se suelen
utilizar los botones correspondientes de la barra de herramientas
de Formato, pero si lo que queremos es escoger la viñeta o estilo
de numeración que saldrá cada vez que apretemos esos botones
iremos al menú Formato, Numeración y Viñetas.

Hay tres pestañas para poder configurar cada elemento.

47
Manual de Ofimática

Dentro de cada pestaña aparecen ocho recuadros con


posibles modelos de numeración y viñetas. Cualquiera de ellos
se puede retocar pulsando en el botón Personalizar.
Además, en el caso de las viñetas podemos escoger
entre una amplia gama de símbolos pulsando el botón Viñeta de
la ventana Personalizar. Las fuentes que mayor número de
símbolos tienen son Symbol, Webdings y Windings.

Tabuladores

Otra característica de párrafo son los tabuladores. Word


tiene cuatro tipo de tabuladores que se pueden seleccionar desde
la regla haciendo clic en el botón izquierdo de la misma. Estos
cuatro tabuladores se diferencian por cómo se alinea el texto
respecto a ellos. Los cuatro tipos de tabuladores son:

El texto se alinea por la


izquierda en la posición del
Tabulación Izquierda
tabulador (es el tipo de
tabulador por defecto).
El texto se alinea por la
Tabulación Derecha derecha en la posición del
tabulador.
El texto se alinea centrado en la
Tabulación Centrada
posición del tabulador
El texto se alinea en la coma
decimal de las cifras en la
Tabulación Decimal posición del tabulador (para
columnas de números con
decimales).
Se traza una línea vertical en la
Tabulación Barra
posición del tabulador

48
Manual de Ofimática

En la parte izquierda de la regla aparecen estos


símbolos, se hace clic hasta visualizar la tabulación deseada,
después se hace clic encima de la regla en la posición que
queramos. En la regla aparecerá un símbolo como estos, según
el que hayamos elegido, indicándonos que hay un tabulador.

Si una vez colocado no nos gusta como queda,


podemos pinchar encima de él, y arrastrarlo a la nueva posición.
Si queremos eliminarlo solo tenemos que arrastrarlo fuera de la
regla, por ejemplo hacia el documento.

Si queremos establecer tabuladores desde el menú,


haremos clic en el menú Formato-Tabulaciones, desde aquí
tenemos además alguna opción más, como poner rellenos.

Elegimos la posición en la que queremos que haya un


tabulador, después la clase de alineación que va a tener, y por
último si tiene o no relleno; por cada tabulación le damos al
botón de Fijar, cuando acabemos con todos, hacemos clic en
Aceptar.

Una vez fijadas los saltos de tabulación con cualquiera


de estos métodos para aplicarlo en el momento de escribir el
texto separaremos las palabras que deben ir en las marcas de
tabulación con la tecla Tabulador del teclado representada por
dos flechas en direcciones opuestas.

Bordes y Sombras

Otro formato que se aplica a los párrafos son los


bordes, se trata de líneas de diversos grosores y colores que
rodean a los párrafos; así como establecer un color de fondo
(sombreado) en los párrafos con el objetivo de conseguir una
mejor presentación. Este formato no es exclusivo de los
párrafos, también se puede aplicar a un texto seleccionado,
49
Manual de Ofimática

aunque no deja manipular los bordes como cuando se aplica a un


párrafo.

Barra de Herramientas de Tablas y Bordes

Si optamos por aplicar bordes desde el menú Formato-


Bordes y Sombreado. Tendremos además la opción de colocar
bordes a toda las páginas. Word dispone de una interesante
galería de bordes artísticos (como si fueran marcos), que son un
listado de imágenes que pueden rodear a la página en sustitución
de las líneas.

Ejemplo de Bordes artísticos

TABLAS
Las tablas permiten disponer columnas de números y
textos sin necesidad de utilizar tabulaciones y ordenar los
distintos objetos (imágenes, texto...) en la página del documento
de Word.

Las tablas se componen de columnas (vertical) y de


filas (horizontal), la intersección de filas y de columnas se llama
celda. Cada recuadro de una tabla se le llama Celda.

Para insertar una tabla lo podemos hacer de dos formas


diferentes: en el menú Tabla-Insertar Tabla donde nos
pregunta cuántas filas y cuántas columnas va a tener nuestra

50
Manual de Ofimática

tabla, o en el menú Tabla-Dibujar Tabla donde nos permite


dibujar nuestra tabla a mano.

Para personalizar la tabla tenemos una barra de


herramientas, la de Tablas y Bordes:

Selección de Filas y Columnas en una Tabla

Es posible aplicar opciones de formato a filas o


columnas. Para ellos se debe seleccionarlas previamente.

Para seleccionar:

 Una columna: Hacer clic en el borde superior de la


misma cuando nos aparece una flechita negra.
 Varias columnas: De la misma forma que una sola
columna, pero manteniendo el dedo pulsado y
arrastrando por las columnas deseadas.
 Una fila: Si nos ponemos delante de la fila que
queremos seleccionar fuera de la tabla, con un solo
clic seleccionamos la fila.
 Varias filas: En el caso de varias filas lo hacemos
igual que para una sola, arrastrando por las filas
deseadas.
 Una celda: Hacemos clic en la zona de selección de
la celda (cerca del borde izquierdo de la misma).
 Texto dentro de una celda: Seleccionamos el texto
por los métodos habituales.

Edición de Una Tabla

Tenemos la oportunidad de, después de haber


terminado la estructura de nuestra tabla, insertar/eliminar filas o
columnas o celdas.

51
Manual de Ofimática

Para insertar filas o columnas en la cantidad y


posición que se desee insertar. Seleccionar la opción del menú
Tablas-Insertar filas/columnas.

Hay dos casos especiales:

 Si deseamos insertar una fila al final de la tabla,


colocándose en la última celda de la tabla, pulsar la
tecla Tabulador.
 Si deseamos insertar una columna después de la
última como indica la figura y después la opción de
menú Tabla-Insertar columnas.

Si queremos eliminar una celda, una fila o una


columna dentro de una tabla, lo primero que tenemos que hacer
es seleccionarla y dirigirnos al menú Tabla.

Dividir y Unir Celdas

Para combinar celdas, lo único que hay que hacer es


seleccionar las celdas a unir y pulsar el primer botón de
Combinar Celdas
Para dividir celdas colocamos el cursor en la celda que
queremos dividir y pulsamos el segundo botón de los mostrados
llamado Dividir Celdas.

Si optamos por el menú encontraremos las órdenes


Combinar y Dividir celdas en el menú Tabla.

BUSCAR Y REEMPLAZAR
Si tenemos la necesidad de buscar texto por el
documento o incluso de reemplazar alguna palabra por otra lo

52
Manual de Ofimática

podemos hacer a través del menú Edición-Buscar o Edición-


Buscar y Reemplazar.

En la caja que se abrirá podremos escribir la palabra a


buscar y comenzar la búsqueda con el botón Buscar siguiente. Si
encuentra la palabra está aparecerá seleccionada en pantalla. Si
hay más palabras iguales volviendo a presionar el mismo botón
se colocará en la siguiente.

Si además de buscar nos interesa reemplazar esa


palabra por otra, pasaremos a la ficha Reemplazar y en el cuadro
correspondiente escribiremos la palabra o expresión que
queremos utilizar.

IMÁGENES
Podemos escoger entre insertar imágenes prediseñadas,
que forman parte de la Galería de Microsoft Office y por lo tanto
vienen en el CD de Office o insertar imágenes que tengamos
nosotros grabadas en cualquier carpeta del disco duro.

Tanto si insertamos una como otra, la forma de trabajar


con ella es exactamente igual, a través de la barra de
Herramientas de Imagen o en el menú Formato Imagen.

53
Manual de Ofimática

Para trabajar con una imagen lo primero que tenemos


que hacer es seleccionarla haciendo un clic sobre ella, hasta que
veamos que aparecen unos puntitos en todo su perímetro
llamado Tiradores. Como su nombre indica, sirven para tirar de
ellos colocando el ratón encima de uno de ellos hasta que el
puntero tome el aspecto de una flecha de dos puntos y
arrastrando el ratón. Con este procedimiento podemos hacer la
imagen más pequeña o más grande. Conviene tirar de las
diagonales para no deformar la imagen.

Si lo que queremos es mover la imagen pasaremos el


ratón sobre ella y cuando veamos que el puntero toma el aspecto
de una cruz con cuatro flechas, pinchamos y arrastramos
desplazando la imagen a la nueva posición.

Barra de imagen

MENÚ VER
Todas las opciones del Menú Ver afectan a la forma en
que se ve el texto en pantalla o sirven para ocultar o mostrar
elementos como las Barras de Herramientas, Reglas, etc.
Disponemos de cuatro Vistas entre las que podemos ver el
documento bien eligiéndolas en este menú o pinchando en los
iconos correspondientes junto a la barra de desplazamiento
horizontal.

 Normal: En esta vista no veremos los elementos


gráficos, ni el texto formando columnas, pero
como ventaja Word consumirá menos recursos.
Es la mejor opción para trabajar con texto

54
Manual de Ofimática

normal. El cambio de página se representa por


una línea discontinua.
Esquema: Sirve para trabajar en documentos a los que
ya se ha dado forma o aplicado estilos, y nos ayuda a organizar y
estructurar nuestro trabajo dividiéndolo en niveles que podemos
mover, expandir, contraer, etc. También nos servirá a la hora de
desarrollar esquemas numerados.
 Diseño de Página: Nos permite ver la hoja tal y
como se imprimirá. El cambio de página se
representa por un cambio de folio
Diseño en Pantalla: Sirve para mostrar documentos
que van a ser leídos en pantalla y además activa el llamado
Mapa del Documento, que es un sistema que nos permite
“navegar” por los distintos apartados del texto.
 Documento Maestro: Es una Vista que nos
permite trabajar con aquellos documentos de
Word que por su extensión conviene dividirlos en
otros subdocumentos que se enlazan con el
llamado Documento Principal. Esta vista nos
permite trabajar con este tipo de documentos.

Otra opción interesante del Menú Ver es el Zoom que


me permite cambiar el tamaño del texto que veo en pantalla.
También podemos utilizar el recuadro de Zoom expresado en %
que aparece en la barra de herramientas estándar.

Encabezados Y Pies De Página


Hay unos elementos que pueden aparecer en los
documentos fuera del margen de la página. Estos elementos son:

 Encabezados: Un texto que se repite en la parte


superior de cada página de nuestro documento.

55
Manual de Ofimática

 Pies: Un texto que se repite en la parte inferior de


las páginas.

Los encabezados y los pies de página se utilizan para


lograr la continuidad y estructura de un documento, contienen
con frecuencia números de página, título de la obra, título del
capítulo, etc.

Utilizando adecuadamente los encabezados y pies de


página se facilita la lectura del documento ya que el lector
siempre puede obtener una referencia inmediata de lo que está
leyendo y en que parte está.

Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar


encabezados y pies de página permitiendo hacer gran variedad
de cosas con ellas. Por ejemplo, se pueden introducir textos y/o
gráficos y/o campos. También se pueden aplicar las opciones de
formato de texto y párrafos estudiadas en los apartados
anteriores. Y también es posible disponer de distintos
encabezados y pies para primeras páginas, páginas pares e
impares, o incluso por las distintas secciones de un documento.

Para crear encabezados y pies de página, tenemos que ir


al menú Ver-Encabezado y pie de página, para ello tenemos
que estar en Diseño de Página (Ver-Diseño de página), de todas
formas si no estamos en este diseño Word nos pasa
automáticamente a él. Cuando estamos en el diseño del
encabezado y del pie de página nos aparece una barra de
herramientas:

Empezando por el primer botón de la izquierda:

56
Manual de Ofimática

 Insertar Elementos de Autotexto.


 Insertar números de página.
 Total de páginas en el documento.
 Formato del número de página.
 Fecha.
 Hora.
 Configurar página.
 Ver u ocultar el texto del documento.
 Igual que el anterior.
 Cambiar entre encabezado y pie.
 Mostrar el anterior.
 Mostrar el siguiente.
 Cerrar.

Cuando estamos editando el Encabezado o el Pie de


página, existen dos tabuladores, uno en el centro de la hoja, y
otro en la derecha, están situados por si queremos escribir varias
cosas en tres posiciones diferentes, izquierda, centro y derecha.
Cualquier texto o expresión que no inserten directamente estos
botones habrá que escribirlos a mano.

Para cambiar entre el encabezado y el pie o entre encabezados y


pies de páginas pares e impares, utilizaremos los iconos
correspondientes de la barra de Herramientas de Encabezados y
Pies de Página.

57
Manual de Ofimática

Excel

INTRODUCCIÓN
La hoja de cálculo es un programa cuyo diseño está
dirigido hacia la manipulación de datos numéricos
principalmente, más allá de las simples operaciones básicas con
números (sumas, restas, multiplicaciones...). Las capacidades
matemáticas de las hojas de cálculo abarcan desde el cálculo
financiero hasta estadística, y son estas características las que
hacen de las hojas de cálculo una herramienta versátil.

Con Excel 97 se puede guardar, manipular, calcular y


analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa
permite además presentar rápidamente todos estos datos
mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre
la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos
gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de
puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta...) y estar
representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las
necesidades del usuario. Excel 97 permite establecer relaciones
entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar análisis
de sensibilidad de forma rápida, recalculando toda la hoja al
mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas
relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida
del usuario (MACROS), ya que cuenta con un lenguaje propio
de programación (Excel Visual Basic).

Excel 97 puede trabajar simultáneamente con un


número ilimitado de Hojas de Cálculo siempre que la memoria

58
Manual de Ofimática

del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan


formando un fichero denominado Libro de Trabajo. Cada hoja
puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un
total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican
mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las
filas son identificadas mediante números (1, 2, 3, ..., 65536). De
ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de
la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por
ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.)

Abrir Excel

Existen varias maneras de iniciar Excel. La más fácil,


consiste en utilizar el menú Programas, al que se accede
pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. Inicio-
Programas-Excel.

Observaremos que los controles de Maximizar,


minimizar y cerrar junto a la barra de título son los del propio
programa y los que están inmediatamente abajo son los
controles del Libro de Trabajo (Archivos que genera Excel)
que en ese momento está abierto.

Elementos de una Hoja de Cálculo


Es necesario conocer las convenciones siguientes para
poder ejecutar correctamente la hoja de cálculo. Si se tiene
conectado un ratón se dará por hecho que para marcar una
opción se pulsará el botón izquierdo del mismo sobre dicha
opción. Para acceder a una determinada opción desde el teclado
se pulsará la letra que aparece en subrayada en la opción
deseada.

59
Manual de Ofimática

La hoja de cálculo ofrece una pantalla en la que


aparecen los siguientes elementos, usuales también en otras
hojas de cálculo.

Barra Título
Menú

Cuadro Nombres
Barra Formato
Barra Formulas

Celda B.H.Estandar

Etiquetas
Línea Estado B.H

 Barra de Menús: Estas opciones se muestran en la


parte superior de la pantalla. Para activar el menú se
pincha con el ratón en la opción deseada o podemos
utilizar el teclado. Desde el teclado pulsaremos '/' o
la tecla 'Alt'. Para acceder a alguna de las opciones
sólo es necesario mover el cursor a la opción de
menú y pulsar ENTER (también se puede pulsar la
letra que aparece subrayada para esa opción).
 Barra de Herramientas:. Es una barra que
contiene algunas de las operaciones efectuadas más
habitualmente en una hoja de cálculo. Sólo se puede
acceder a ella con el ratón.

60
Manual de Ofimática

 Barra de Fórmulas: Esta línea está suele colocarse


bajo la barra de Herramientas de Formato. Aquí
podremos ver los valores que tecleamos en una
celda y podremos modificar fórmulas introducidas
anteriormente.
 Cuadro de nombres y de coordenadas: Para
facilitar el desplazamiento dentro de la hoja de
cálculo, se muestra un rango de filas y un rango de
columnas para que el usuario sepa en qué parte de la
hoja de cálculo se encuentra. Allí donde se
encuentre el cursor la celda quedará remarcada por
un borde grueso indicando que ésa es la celda
activa. Las filas están numeradas del 1 en adelante
y las columnas desde la A. Las columnas que se
encuentran más allá de la letra Z se definen por
combinación de dos letras. La letra de la izquierda
se empareja con cada letra del alfabeto y cuando las
posibilidades de combinación se agotan se
comienza con la siguiente letra del alfabeto (AA,
AB, ... AZ, BA, BB, ...). Para hacer referencia a una
celda siempre se hará en el formato
COLUMNAFILA (A7, BC81).
 Área de trabajo de la hoja de cálculo:. Es la zona
en la que el usuario introduce los datos. Se debe
situar el cursor en la celda adecuada antes de
introducir una información. Aunque por el tamaño
de la pantalla pueda parecer que la hoja de cálculo
está limitada ésta tiene una capacidad de 65536 filas
por 256 columnas, lo que ofrece varios millones de
posiciones para datos y el límite, por tanto, está en
la memoria disponible y no en la capacidad de
almacenamiento de la hoja.
 Línea de estado: Es la línea que se encuentra en la
parte inferior de la ventana y muestra diversa

61
Manual de Ofimática

información sobre la configuración del trabajo en la


hoja de cálculo. En esta parte se indica el modo de
trabajo del usuario en cada operación que lleva a
cabo así como el estado de ciertas teclas que
influyen en la forma de introducir datos (bloqueo de
mayúsculas, modo de selección...).
 Etiquetas de hoja: En Excel cada fichero que
generamos lo denominamos “Libro de Trabajo”.
Este libro puede contener varias hojas de cálculo
incluidas con información relacionada entre sí. Las
Etiquetas de la parte inferior de pantalla nos ayudan
a pasar de una a otra hoja dentro de un mismo Libro
de Trabajo.

Barras de Herramientas
Las barras de herramientas contienen botones que
efectúan acciones con solo pulsarlos. Son una forma rápida de
poner al alcance del usuario la mayoría de las opciones de Word
evitando tener que buscar estas opciones por los distintos
menús. Cuando se inicia Excel por primera vez aparecen por
defecto dos barras de herramientas, la de estándar y la de
formato, que son las dos filas de botones que se ven en la
imagen anterior. Podemos visualizar u ocultar las barras de
herramientas que deseemos a través del menú Ver-Barras de
Herramientas.

Lo que podemos hacer también con las barras de


herramientas es personalizarlas, poniendo o quitando los
botones que queramos. En el menú Ver-Barras de
Herramientas-Personalizar.

En la ventana personalizar encontramos tres fichas distintas:

62
Manual de Ofimática

 En la ficha Barras de Herramientas encontramos


un listado de todas las Barras de Herramientas con
las que podemos trabajar en Excel pudiendo
ocultarlas o mostrarlas marcando o desmarcando en
su casilla correspondiente. Si previamente habíamos
personalizado los botones de una barra de
Herramientas, el botón Restablecer las deja y tal
como estaban cuando instalamos el programa.
Incluso podemos crearnos nuestras propias barras
de herramientas a través del botón Nueva. A esta
barra le daremos un nombre e indicaremos si estará
disponible para todos los documentos añadiéndola a
la plantilla (Normal) o solamente para el documento
activo.
 En la ficha Comandos primero elegimos un menú
en la ventana izquierda. Al hacerlo en la parte
derecha se desplegarán todas las órdenes posibles
junto a sus botones referentes a ese menú. Elegimos
uno pinchando sobre él y lo arrastramos hasta la
barra de Herramientas donde queremos depositarlo.
Para abrir una ventana con información sobre esa
orden pulsamos en el botón Descripción.

Tanto en la ficha anterior como en esta, aparece el


botón Teclado que nos permite establecer combinaciones de
teclas que sirvan como atajo para una determinada orden. Esto
nos evita coger el ratón cada vez que queremos dar una
instrucción a Excel. Las combinaciones de teclas suelen ser del
tipo Control+Tecla que escojamos o una tecla de Función desde
F1 hasta F12 siempre y cuando la combinación que
propongamos no esté ya siendo usada por el programa.

63
Manual de Ofimática

 En la ficha de Opciones podemos marcar la opción


para que se vean los iconos grandes, para que se
muestre un texto de ayuda cada vez que nos
situamos sobre un elemento de la barra de
Herramientas, y para que se nos muestren las
combinaciones de teclas asociadas a ese elemento.

Borrar datos de una celda

Si un dato aparece en una celda y se desea borrar, se


debe colocar el cursor en dicha celda y pulsar <Supr>. Hay
usuarios que habitualmente se colocan en la celda e introducen
un espacio en blanco y luego pulsan <Enter>. Esta costumbre no
se recomienda, ya que consume memoria y espacio en disco. Lo
recomendable es situarse en la celda y pulsar <Supr>. De esta
manera, se elimina de la memoria y no queda nada almacenado.

64
Manual de Ofimática

También se puede borrar selectivamente en una celda.


Una celda está compuesta por el dato almacenado y por las
propiedades de la misma. En Edición, el usuario dispone de la
opción Borrar, la cual ofrece borrar:

 Todo: Borra contenidos y propiedades.


 Formatos: Solo borra propiedades.
 Comentarios: Sólo borra los comentarios añadidos
a esa celda.
Contenidos: Sólo borra los contenidos. Equivale a
utilizar la tecla Suprimir.

TRABAJAR CON CELDAS, FILAS Y


COLUMNAS
Insertar y Eliminar Celdas

Para insertar una celda nos colocamos en una celda


adyacente y utilizamos la orden del Menú Insertar Celdas. Para
colocar esta nueva celda las celdas contiguas tendrán que
reubicarse para dejar hueco a la nueva; por tanto, indicaremos si
se deben desplazar a la derecha o hacia abajo.

El proceso de eliminación es muy parecido, aunque la


orden a emplear está en el menú Edición Eliminar. Al eliminar
una celda queda un hueco que debe ser ocupado, por lo tanto, las
celdas contiguas deberán desplazarse hacia esa posición.
Indicaremos a Excel si se deben desplazar hacia arriba o hacia a
la izquierda.

65
Manual de Ofimática

Seleccionar Celdas

Cualquier operación u orden a realizar sobre una celda


exige que esa celda sea la celda activa, es decir, deberá estar
seleccionada. Para ello basta con desplazarse hasta la celda
elegida o pinchar sobre ella con el ratón. Cuando dicha
operación se ha de realizar sobre más de una celda el trabajo
puede ser improductivo (ya que habría que repetir dicha acción
para cada celda afectada). Un método de trabajo más potente es
crear un bloque de celdas y aplicar a todo el conjunto la acción
decidida, actuando el programa sobre todo el bloque de celdas
seleccionado.

Un bloque es un conjunto de celdas seleccionado sobre


el que se va a efectuar una acción, la cual afecta siempre a todas
las celdas incluidas en el bloque. Al bloque también se le llama
Rango de Celdas.

Para marcar un rango o bloque de celdas que están


adyacentes situaremos el cursor en la celda superior izquierda de
lo que será el bloque. Entonces pulsamos la tecla de mayúsculas
'Shift' y, mientras se mantiene pulsada, se emplean las teclas de
desplazamiento de cursor. A medida que el bloque se amplia las
celdas marcadas aparecen coloreadas en negro. Para realizar la
operación con el ratón se procede pinchando sobre una esquina
del bloque y se arrastra el puntero hasta la esquina opuesta. El
rango de celdas ya estará fijado por lo que se puede ir al menú y
de ahí a la opción que se desee ejecutar para ese bloque. Si la
celda inicial marcada lo ha sido por error, se debe volver a
marcar todo el bloque desde el principio.

Para marcar un rango de celdas que no están adyacentes


pulsaremos la tecla <Ctrl> mientras marcamos los distintos
bloques pinchando con el ratón. Al cambiar las propiedades de

66
Manual de Ofimática

uno de los bloques, también se cambian en el resto de rangos de


celda seleccionados.

Los rangos de celdas son utilizados para casi todo tipo


de acciones en la hoja de cálculo, de ahí su importancia. Su
principal ventaja es que evitan la reiteración de una acción por
parte del usuario.

Copiar y mover celdas.

Para copiar una celda o un bloque de ellas, seguiremos


los siguientes pasos:

1) Seleccionar lo que queremos copiar.


2) Menú Edición Copiar.
3) Colocarnos en la celda donde queremos depositar la
copia (si es un bloque nos colocaremos en la celda
superior izquierda del bloque o seleccionamos un
rango de celdas idéntico al de copia).
4) Menú Edición Pegar.

Para copiar el contenido de una celda a celdas


adyacentes, también podemos utilizar el ratón. Seleccionamos la
celda o el grupo de celdas y situamos el cursor en el controlador
de relleno (si es un bloque de celdas nos situaremos en el
controlador de relleno de la última celda seleccionada).
Pinchamos y arrastramos tantas filas o columnas como
queramos.

El proceso para mover celdas es idéntico al de copia


variando la orden que damos en el paso 2, que en vez de Copiar,
será Cortar. También podemos mover celdas si una vez
seleccionadas situamos el cursor (en forma de cruz gruesa) en
un borde de las celdas seleccionadas. El cursor se transforma en

67
Manual de Ofimática

una flecha ladeada a la derecha. Pinchamos y arrastramos la


celda o el bloque a su nueva ubicación.

Pegados especiales

Copiar una celda implica copiar no solo su contenido,


sino también todas sus propiedades, como formatos numéricos,
de texto, colores, comentarios añadidos, etc. Si además la celda
contiene una fórmula, lo que copiaremos no será el contenido o
resultado de esa celda, sino la propia fórmula. Habrá ocasiones
en que no nos interese realizar la copia de todos estos elementos,
sino solamente copiar alguno de ellos. Para realizar esto en vez
de utilizar la Orden Pegar, utilizamos la orden del menú Edición
Pegado Especial.

El bloque Pegar nos permite copiar solamente uno de


los elementos que aparecen listados. Para copiar más de uno de
esos elementos, deberemos realizar dos Pegados especiales
consecutivos. La opción de Formatos, una de las más usadas,
está accesible en la barra de herramientas mediante el icono que
representa una brocha.

El bloque llamado Operación lo utilizaremos cuando el


proceso de pegado se realice sobre celdas que contengan valores
numéricos. Así, en vez de copiar sin más los contenidos de una
celda, nos permite operar entre la celda origen y la celda de
destino. Por ejemplo, si copiamos una celda que contiene un 5
sobre una celda que contiene un valor numérico de 6 y
marcamos la Opción Multiplicar el resultado en la celda destino
será 30.

La casilla Transponer invierte la orientación de las


celdas copiadas, de forma que si estas se distribuían a los largo
de la fila, al pegarlas aparecerán en columna.

68
Manual de Ofimática

La casilla Saltar Blancos, especifica que cuando


copiemos un bloque de celdas, y una de ellas esté en blanco, al
realizar el pegado se omita el contenido de esa celda, ya que en
el bloque destino aparecería también en blanco y puede que nos
interese omitir el pegado para esa celda en concreto en vez de
dejarla en blanco.

El botón Pegar Vínculos establece un vínculo entre la


celda origen y la celda destino, de forma que una vez finalizado
el proceso de Copia, si se modifica la celda origen también se
modificará la celda destino. Es una opción muy utilizada en
Excel.

Trabajar con Filas y Columnas

Hay ciertas operaciones que podemos realizar con las


filas y columnas para ayudarnos en la edición de la hoja de
cálculo. Algunas de estas operaciones exigirán que previamente
realicemos una selección de fila o columna. Para seleccionar una
fila completa, colocaremos el ratón en el número identificativo y
haremos clic. La fila aparecerá coloreada en negro indicando
que está seleccionada. Para seleccionar una columna haremos
clic con el ratón en el nombre de la letra identificativa de la
columna y también aparecerá coloreada en negro. Entre las
operaciones que podemos realizar con ellas están:

Insertar filas o columnas

Para utilizar esta orden previamente hay que


seleccionar una fila o una columna. Utilizando la orden del
menú Insertar Filas o Insertar Columnas. Columnas Excel
inserta filas siempre por encima de la seleccionada y columnas a
la izquierda de la que hayamos marcado.

69
Manual de Ofimática

Eliminar filas o columnas

Seleccionamos la fila o columna a eliminar y en el


menú Edición Eliminar.

Modificar el alto de filas y el ancho de


columnas

Podemos hacerlo con el ratón situándolo en las líneas


verticales que separan los números de fila y letras de columna.
El cursor se transforma en una barra vertical con dos flechas
horizontales a ambos lados. Empleando la técnica de pinchar y
arrastrar haremos los huecos más grandes o más pequeños.

También podemos recurrir al menú Formato Fila Alto


y Formato Columna Ancho y escribir los valores en
centímetros en las casillas de alto y ancho.

Autoajuste

El Autoajuste es una orden del menú Formato que


obliga a una columna o a una fila a que adquieran el ancho o el
alto necesario para mostrar correctamente el valor existente en la
celda activa. De esta forma evitaremos que determinados datos
no se vean por falta de espacio, ni desaprovecharemos el espacio
de filas y columnas.

Mostrar y Ocultar

Cualquier fila o columna puede ocultarse utilizando


estas dos órdenes del menú Formato Fila y Formato Columna.
Para volver a mostrarla elegiremos la orden Mostrar. Si la fila o
columna no aparecen en pantalla, seleccionaremos toda la hoja
de cálculo haciendo clic en el recuadro que existe entre la
cabecera de la columna A y el número 1 de la primera fila.

70
Manual de Ofimática

Después de realizar la selección de toda la hoja, damos la orden


Mostrar y las columnas y filas ocultas aparecerán.

Recuadro

MENÚ ARCHIVO
Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas
con la preparación del documento para imprimirlo, guardarlo y
recuperarlo del disco.

Nuevo Libro de Trabajo

Si necesitamos sacar un nuevo libro para realizar la


gestión de otros documentos podemos presionar el icono de
Nuevo en la barra de Herramientas Estándar o elegir en el menú
Archivo Nuevo. Al utilizar el menú tenemos mas opciones
como la de sacar un libro de facturas completamente diseñado,
donde formatos, fórmulas y funciones ya están aplicados y sólo
queda sustituir el texto y las imágenes por el nuestro propio.
Estos libros se recogen en la ficha Soluciones de Hoja de
Cálculo. También podemos crearnos nuestras propias plantillas y
rellenar libros nuevos basados en esos modelos, como facturas y
albaranes personalizados.

Todos los “pliegos” nuevos que aparecen en pantalla o


documentos de Word están basados en un modelo original
llamado “Plantilla” almacenado en una carpeta del mismo
nombre dentro de Archivos de programa, Microsoft Office.
Estas plantillas son archivos con extensión..xlt, a diferencia de
los libros propiamente dichos que son archivos .xls. Cuando
71
Manual de Ofimática

presionamos el icono Nuevo de la barra de Herramientas


Estándar se aparece un nuevo documento basado en la plantilla
o modelo por defecto, llamada Libro.xlt.

Guardar y Guardar Como

Una de las cosas más importantes es saber guardar la


información, ya sea en el disco duro o en un disquete.

Conviene guardar el libro con cierta frecuencia durante


el desarrollo de la sesión de trabajo, ya que, de esa forma, se
conserva una copia reciente de los datos en caso de producirse
un corte de fluido eléctrico o cualquier otro incidente.

Guardar como se emplea cuando la hoja de cálculo


todavía no tiene nombre, situación que se da si el usuario ha
creado una hoja de cálculo nueva. El programa abre un cuadro
de diálogo en el que escribir el nombre del fichero de hoja de
cálculo. Opcionalmente, el usuario puede cambiar la ubicación
en la que guardar el fichero así como el disco. Si el usuario va a
utilizar sus datos en otro programa de hoja de cálculo puede
indicarlo en el apartado bajo la lista de ficheros del directorio
por defecto (operación también conocida como Exportar).
Guardar como también se debe emplear cuando haya sido
abierto para modificar parte de los datos y se desee conservar sin
cambios el fichero original, evitando sobreescribir la
información del disco.

Guardar se utiliza cuando el fichero ha sido abierto


previamente desde el disco. En este caso, el programa ya conoce
el nombre de fichero con el que guardar los datos por lo que no
es necesario nombrar el fichero. Automáticamente, al archivar el
programa pregunta si se desea reemplazar la información del
disco (que es anterior) con la información nueva (que es la
actual).
72
Manual de Ofimática

Hay otras formas de almacenar una hoja de cálculo. Si


el usuario ha finalizado su trabajo con la hoja puede utilizar
"Cerrar" de forma que el programa solicitará si se desean
guardar los cambios en el disco. Sea cual sea la decisión del
usuario de almacenar o no los datos, elimina de la pantalla toda
la información, cerrando la hoja. Si lo que se desea es grabar la
hoja mientras se trabaja como método de seguridad se debe
utilizar la opción "Guardar", de forma que el usuario almacena
los datos pero continúa con la hoja en pantalla

Los pasos a seguir son los siguientes:

4. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar


o Guardar como.
5. Nos aparece una ventana donde tenemos que
indicarle dos cosas: dónde lo quiero guardar, y con
qué nombre.
6. Por último hacemos clic en el botón Guardar.

Si queremos que el documento actual quede


almacenado como plantilla o modelo que sirva para la
elaboración de otros documentos en el recuadro de la ventana
Guardar llamado Guardar como tipo elegiremos Plantilla.
Automáticamente aparecerá la carpeta de Plantillas que es donde
se almacenan todos estos archivos.

El procedimiento a la hora de abrir una plantilla para


hacerle alguna modificación, por ejemplo, es bastante similar.
Elegimos Archivo Abrir y en la ventana Abrir elegiremos en el
recuadro tipo de archivo Plantillas.

73
Manual de Ofimática

Guardar Área de
Trabajo

En ocasiones tendremos varios libros abiertos dentro de


Excel, expuestos en mosaico, cascada, etc. para poder contrastar
datos entre ellos. Si vamos a cerrar el programa pero nos
gustaría continuar en otro momento trabajando con esos mismos
libros, podemos guardar “la escena” tal y como está, lo que evita
operaciones repetitivas de ir abriendo y guardando los distintos
libros. Para ello usaremos la orden Guardar área de trabajo.
Excel genera un archivo con extensión .xlw. Para abrir el área de
trabajo, cuando demos la orden de Abrir, elegiremos en el
recuadro tipo de archivo Área de Trabajo.

Abrir

Para abrir un archivo de Excel normal también elijo


Archivo-Abrir, pero esta vez en tipo de Archivo le dejo la
opción por defecto, que es Archivos de Microsoft Excel. La
Ventana de Apertura presenta algunas herramientas útiles como
diferentes vistas para ver los iconos de los Archivos, Vista
preliminar, etc. El icono de esta ventana llamado herramientas
permite:

 Imprimir un documento antes de abrirlo


 Abrirlo como sólo lectura (no se podrá modificar)
 Abrirlo como una copia (podemos modificar esta
copia, pero siempre conservaremos un original sin
modificar)
 Conocer las propiedades del documento
 Ordenar los documentos que se presentan en la
ventana izquierda

74
Manual de Ofimática

 Hacer que se produzca una búsqueda también en


subcarpetas sin llegar a entrar en la ventana de
búsqueda Avanzada.

Para obtener una Vista Preliminar del Archivo antes


de Abrirlo pulsaremos el botón de Vista Preliminar. Si aparece
un mensaje Vista no disponible tendremos que abrir el
Documento y en el menú Archivo Propiedades marcar la casilla
Guardar imagen preliminar. La próxima vez que pulsemos el
botón de Vista Preliminar teniendo seleccionado ese documento
nos aparecerá en la ventana derecha una imagen previa.

Buscar un Libro

Algunas veces no recordamos exactamente donde


habíamos guardado nuestro Archivo de Excel. La ventana Abrir
nos permite realizar una búsqueda del mismo para lo que
introduciremos el nombre del fichero en el recuadro
correspondiente si lo conocemos o en su defecto algunas
palabras del contenido o cualquiera de las propiedades que
hayamos establecido para ese fichero en el recuadro llamado
Texto o Propiedad. Para comenzar la búsqueda emplearemos el
botón Buscar ahora.
La búsqueda de esta forma solo se realiza en la carpeta donde
estemos situados. Si queremos buscar en toda la estructura del
disco deberemos presionar el botón de búsqueda avanzada que
nos remitirá a otra ventana donde ya aparecerán en el cuadro
superior los criterios de búsqueda especificados en la ventana
Abrir. Podemos hacer que el motor de búsqueda distinga entre
mayúsculas y minúsculas marcando la Casilla Coincidir
minúsculas y mayúsculas. En el recuadro Buscar en
indicaremos dónde se realizará la búsqueda y para que también
rastree las subcarpetas marcaremos la casilla Buscar en
subcarpetas. El botón Buscar ahora lanzará la búsqueda y los
botones Guardar Búsqueda y Abrir Búsqueda permiten
75
Manual de Ofimática

guardar los parámetros de la búsqueda y recuperarlos


respectivamente.

Si aparte del criterio de búsqueda especificado en la


ventana Abrir queremos especificar otras condiciones
utilizaremos el bloque Definir más criterios donde podremos
hacer que ambos se sumen marcando la opción Y o que tengan
en cuenta cualquiera de los dos marcando la opción O.

Propiedades

Muchas veces el éxito de la búsqueda estará


íntimamente relacionado con la cantidad de propiedades o
información adicional que se haya guardado junto al libro
propiamente dicho. Para establecer estas propiedades iremos al
menú Archivo Propiedades.

La ventana Propiedades se compone de varias fichas,


algunas solamente nos proporcionarán información del
documento como la Ficha Estadísticas, Contenido o General.

Otras fichas como Resumen o Personalizar nos


permiten cambiar algunos parámetros que se establecen por
defecto:

 Resumen: Podemos establecer el autor del libro, la


organización, marcar la casilla de guardar imagen
preliminar para poder visualizar el documento antes
de abrirlo. Podemos establecer palabras clave que
nos faciliten la búsqueda del documento y agregar
comentarios sobre la redacción del mismo.
 Personalizar: Del listado de elementos que
aparecen en el recuadro superior podemos
seleccionar cualquiera de ellos y rellenar una
información en el recuadro Valor. Para que quede
76
Manual de Ofimática

registrado pulsaremos el botón Agregar y


continuaremos Agregando todas las propiedades que
necesitemos.

Vista Preliminar

En esta vista podemos obtener una vista global de la


hoja activa para ver cómo quedaría ya impresa. Al entrar se abre
una Barra de Botones para esta vista.

Los dos primeros botones nos desplazarán por las


distintas páginas en las que se imprimirá la hoja activa.

El botón Zoom nos permite acercar o alejar la imagen


para obtener distintas vistas. Para hacer este zoom también
podemos pinchar directamente sobre el documento, ya que al
entrar en esta vista el cursor se transforma en una lupa que
acerca o aleja la imagen.

El botón Imprimir nos lleva a la ventana para


establecer las opciones de impresión, a la que también llegamos
desde Archivo Imprimir.

El botón Configurar nos lleva a la ventana para


establecer las opciones de configuración de la página antes de
imprimirla. Es equivalente a utilizar la orden Configurar página
de este menú.

El botón Márgenes coloca unas guías discontinuas en


la vista preliminar que nos ayudan a modificar los márgenes de
la hoja. Si queremos introducir su medida exacta en centímetros
será preferible el botón Configurar y a continuación rellenar los

77
Manual de Ofimática

valores necesarios en la ficha Márgenes. Al activar el botón


Márgenes también aparecen unas marcas gruesas en la zona
superior de la hoja que nos permiten modificar el ancho de las
columnas mediante la técnica de pinchar y arrastrar.

El botón llamado Saltos de Página nos lleva a la vista


del mismo nombre que nos permite establecer los diferentes
Saltos de Página de la hoja a nuestra conveniencia. Esta opción
resulta muy interesante cuando alguna columna o fila se nos
salta a la página siguiente debido a sus dimensiones. Las páginas
aparecen separadas por una línea azul intensa en la que podemos
pinchar y arrastrar hasta la posición que queramos determinando
así qué filas y columnas quedarán en una página y cuales en
otra. Excel cambia la escala a la que se imprimirá nuestra tabla
para que entre todo en el mismo folio o viceversa, para dividir
nuestro trabajo en varias páginas.

El botón Cerrar cierra la vista preliminar y vuelve a la


vista Normal o cualquiera que estuviéramos empleando antes de
entrar aquí.

Hoja

Lo primero que podemos hacer en esta ficha es


establecer el Área de Impresión, es decir, qué parte de todo el
documento se va a imprimir. Para ello podemos plegar la
ventana de Configuración de Página pinchando en el cuadrado
de colores correspondiente y seleccionar con el ratón las celdas
adecuadas. Idéntica operación es accesible desde el Menú
Archivo Establecer Área de impresión. Para borrar un área de
impresión previamente establecida utilizamos la orden del menú
Archivo Borrar Área de Impresión o suprimimos los valores
introducidos en el recuadro de la ficha Hoja.

78
Manual de Ofimática

El siguiente bloque nos permite repetir filas y columnas


en todas las páginas que imprimamos, marcándolas con el ratón
o introduciendo las referencias de las celdas directamente en los
recuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir
columnas a la izquierda. Para plegar la ficha Hoja también
podemos pinchar en los pequeños cuadrados que existen en cada
una de estas opciones.

El bloque Imprimir nos permite ocultar o mostrar determinadas


partes de la Hoja en la impresión final, como:

 Las Líneas de División que dividen nuestra Hoja en


celdas y que por defecto no se imprimen.
 Realizar la impresión en Blanco y Negro aunque
las celdas estén coloreadas.
 Realizar la impresión en Calidad de Borrador,
para no gastar tinta en las pruebas.
 Hacer que aparezcan los Títulos de Filas y
Columnas, es decir, números de fila y Letras de
columna.
 Establecer si se van a imprimir los Comentarios
agregados a la Hoja y en qué posición.

El último bloque establece el orden en que se van a


imprimir las hojas. Debido a las dimensiones de una Hoja con su
total de columnas y filas, Excel divide el pliego en parcelas de
impresión mediante saltos de página. La primera parcela, por
tanto, tendrá dos hojas adyacentes, una a la derecha y otra justo
debajo. Si en ambas parcelas hay datos escritos, tendremos que
establecer cuál de esas dos parcelas se imprimirá siguiendo a la
primera hoja y este orden que elijamos se respetará durante la
impresión de las siguientes páginas.

79
Manual de Ofimática

FORMATO DE CELDAS
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los
números y el texto contenidos en las celdas de datos, así como el
tamaño de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse
presentaciones de verdadera calidad. Utilizaremos el menú
Formato Celda formado por seis fichas que detallamos a
continuación.

El programa también puede realizar un formato


automático utilizando la orden del menú Formato Autoformato.
En la ventana Autoformato adquirir todos los formatos que
ofrece el modelo elegido pincharemos en el botón Opciones y
desmarcaremos las casillas correspondientes a los formatos que
no deseemos.

80
Manual de Ofimática

Ficha Número

Establece la presentación de los datos numéricos. Los


diferentes formatos aparecen formando categorías (formatos
integrados), entre las que encontramos formatos de fecha y
hora, ya que a nivel interno este tipo de datos también son
numéricos y Excel puede operar con ellos. Seleccionada una

categoría en el marco derecho aparecen diferentes formatos u


opciones para esa categoría que podemos elegir. Algunos de
estos formatos están accesibles desde la Barra de Herramientas
de Formato.:

 General: Es el formato que se le asigna a cualquier


celda por defecto, cuando aún no la hemos
formateado.
 Número: Utilizamos este formato para representar
cantidades numéricas con opción a colocar el punto
separador de miles y decimales.
 Contabilidad: Es un formato numérico que alinea
decimales y símbolos monetarios en una columna,
por lo tanto no se puede modificar la alineación de
celdas a las que se haya aplicado este formato.
 Porcentaje: Este formato coloca el símbolo % al
dato introducido en la celda y lo multiplica por 100.
 Moneda: Coloca el símbolo monetario que
escojamos al contenido de la celda, con posibilidad
de utilizar decimales.
 Fecha: Distintos formatos para datos de tipo Fecha.

81
Manual de Ofimática

 Hora: Distintas presentaciones para datos de tipo


Fecha de los que solo queremos mostrar la parte
horaria.
 Texto: El dato contenido en la celda será tratado
como texto, aun cuando sea un número.
 Fracción: Números en formato de fracción.
 Científica: Aplicaremos este formato en cantidades
que hagan un uso intensivo de decimales, por
ejemplo.
 Especial: Formatos para teléfonos, códigos
postales, etc.
Códigos básicos de formato de número
Para dar formato a las fracciones o los números con
decimales, incluiremos los siguientes dígitos marcadores en una
sección. Si el número tiene más dígitos a la derecha del
separador que marcadores en el formato, se redondeará para que
tenga tantos decimales como marcadores. Si el número tiene
más dígitos a la izquierda del separador que marcadores en el
formato, se presentarán los dígitos adicionales. Si el formato
contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del
separador, los números menores que la unidad comenzarán por
el separador.

 # presenta únicamente los dígitos significativos; no


presenta los ceros sin valor.
 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número
tiene menos dígitos que ceros en el formato.
 ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada
lado del separador, para alinear los decimales.
También puede utilizarse este símbolo para las
fracciones que tengan un número de dígitos
variable.

82
Manual de Ofimática

 Para ver un punto como separador de los millares o


para ajustar la escala de un número mediante un
múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de
número.

 Para definir el color de una sección del formato,


escriba en la sección el nombre del color entre
corchetes. El color debe ser el primer elemento de la
sección.

 Para definir los formatos de número que se


aplicarán únicamente si coinciden con las
condiciones que se hayan especificado, encierre la
condición entre corchetes; la coincidencia consta de
un operador de comparación y un valor. Por
ejemplo, el siguiente formato presenta códigos
postales de cinco dígitos con los ceros a la izquierda
y códigos postales de nueve dígitos más cuatro
números con un guión.

[<=99999]00000;00000-0000

Tipo Estándar

Utilizaremos este tipo cuando queremos introducir


dentro de una misma celda una cantidad numérica junto a una
expresión de texto para poder operar posteriormente con esa
celda. Por ejemplo, para introducir en una celda la expresión 50
TUERCAS, escogeremos el tipo estándar y en el cuadro llamado
tipo haremos clic con el ratón y escribiremos a mano
“TUERCAS” entre comillas. De forma que la expresión final
quede de la siguiente forma:

83
Manual de Ofimática

Ficha Alineación

En el bloque Alineación
del texto de esta ventana estableceremos tanto la alineación
horizontal como la vertical. La alineación horizontal nos ofrece
la posibilidad de alinear el contenido a la izquierda, derecha,
centro, justificar, izquierda con sangría alguna opción
inexistente en la barra de herramientas de formato, como la
opción Rellenar, que rellena la celda repitiendo los valores
introducidos, o Centrar en la selección, que centra cualquier dato
en un rango de celdas previamente seleccionadas, pero sin
combinarlas.

El bloque Control del texto nos permite:

 Ajustar texto: Introduce un Retorno de carro


cuando el texto es más ancho que la celda que lo
contiene.
 Reducir hasta ajustar: Obliga al texto a reducir su
tamaño para que se vea completo dentro del ancho
de la celda.
 Combinar celdas: Hace de un grupo de celdas
previamente seleccionadas, una sola en la que
podemos introducir expresiones de texto y
alinearlas. Esta orden tiene un botón en la barra de
herramientas llamado Combinar y Centrar que
realiza el combinado de celdas y además centra
directamente el texto.

El bloque Orientación nos permite girar el texto. Para


ello pinchamos en el control de color rojo y arrastramos hasta el
ángulo deseado. Si deseamos escribir texto en columna letra a
letra, pincharemos en la ventana que nos presenta el texto de
esta forma.

84
Manual de Ofimática

Ficha Fuente

Fuente establece el tipo de letra con el que se mostrarán


los datos de la celda. Adicionalmente se define el aspecto del
texto, el tamaño y el color de las letras, diferentes subrayados y
efectos como tachado, superíndice y subíndice.

En la barra de Herramientas de Formato encontramos


muchas de las órdenes que corresponden a esta Ficha.

Ficha Bordes

Bordes nos ayuda a dibujar con distintas líneas el


perímetro de las celdas o de un bloque de celdas, así como sus
divisiones interiores.

85
Manual de Ofimática

Lo primero que podemos hacer es seleccionar el tipo de


línea que vamos a utilizar y su color. Si queremos marcar todo el
perímetro, las líneas interiores o quitar los bordes que tenga la
selección, podremos utilizar el bloque de bordes preestablecidos.
Si nuestro diseño no entra en esta categoría iremos al bloque
Borde y pincharemos en los botones correspondientes o
directamente sobre la Vista previa para colocar y quitar Bordes.
Observaremos que disponemos también de unos bordes
diagonales en ambas direcciones.

Ficha Tramas

Tramas permite cambiar el color de fondo para la celda.


Esta propiedad es útil para resaltar valores totales o importantes

86
Manual de Ofimática

en una hoja de cálculo. Escogeremos algún color sólido o un


entramado en la Caja llamada Trama.

REFERENCIAS DE CELDAS
Referencias absolutas, relativas y mixtas

Excel usa siempre referencias relativas para las


direcciones de celdas introducidas en las fórmulas. Esto
significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde
tras copiar la fórmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia
éste es el comportamiento deseado.

El método más seguro para definir referencias a celdas


consiste en utilizar el ratón para apuntar a la celda cuya
referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la
referencia a una celda en una fórmula, basta hacer clic en dicha
celda.

Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema


anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los
siguientes pasos:

1) Seleccionar la celda donde se desea introducir la


fórmula.
2) Teclear un signo igual (=).
3) Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea
introducir y hacer clic. La dirección de la celda
apuntada aparece en la posición del punto de
inserción, en la barra de fórmulas.
4) Introducir un operador, por ejemplo el operador
suma (+).
5) Si se desea introducir más referencias celdas en la
fórmula, basta repetir los pasos 3 y cuantas veces

87
Manual de Ofimática

sea necesario. Para dar la fórmula por terminada se


pulsa Intro.

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a


celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva
posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es
posible utiliza referencias absolutas para filas y relativas para
columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en
absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra de
la columna o el número de fila, que se quieren mantener
invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de
columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los
dos índices.

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas


diferentes:

 Conforme se introduce la fórmula, se teclea el


carácter $ delante del índice de fila y/o de columna
que se quiere mantener constante.
Colocando el punto de inserción en la barra de
referencias de manera que esté dentro de la referencia a la celda,
pulsando la tecla F4 se pasa cíclicamente por referencias
relativas, absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en
algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dos
dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales
casos, se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia
que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por
ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna,
mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula.
Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la
fila 5 siempre permanece constante.

88
Manual de Ofimática

FÓRMULAS Y FUNCIONES
Las Fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja
de cálculo y por tanto de Excel. Mediante fórmulas, se llevan a
cabo todos los cálculos que se necesitan en una hoja de cálculo.
Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde
realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta
complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos.

Las Funciones permiten hacer más fácil el uso de


Excel e incrementar la velocidad de cálculo, en comparación con
la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la
fórmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la
función PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea.
Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir
las propias fórmulas.

Las Funciones son más rápidas, ocupan menos espacio


en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de errores
tipográficos. Las funciones actúan sobre los datos contenidos en
una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las
fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan
información, a la que se denominan Argumentos, y devuelven
un resultado. En la mayoría de los casos, el Resultado es un
valor numérico, pero también pueden devolver resultados con
texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre
la hoja de cálculo.

Introducción de fórmulas

La introducción de una fórmula en Excel se puede


hacer tanto en la barra de referencias como en la propia celda.
La fórmula debe empezar con un signo igual (=).Excel
convierte cualquier fórmula antecedida por el símbolo @ por el

89
Manual de Ofimática

símbolo =, dejando a la elección del usuario el utilizar


cualquiera de los dos símbolos para construir la función (son
equivalentes @suma y =suma). A continuación, la fórmula se irá
construyendo paso a paso utilizando valores, operadores,
referencia a celdas, funciones y nombres.

Para introducir una fórmula en una celda o en la barra


de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos:

1) Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha


de la barra de herramientas.
2) Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta
forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la
celda activa es una fórmula.
3) Teclear valores numéricos, referencias a celdas,
funciones o nombres, todos ellos separados por los
correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *,
/).
4) Terminar la introducción de la fórmula pulsando
Intro.

Crear un Gráfico

La manera más simple de introducir un gráfico es


mediante la utilización del Asistente para Gráficos. Antes de
presionar este botón, deben seleccionarse sobre la hoja los datos
que se desea representar. Aunque el Asistente para Gráficos
permite también seleccionar mediante referencias los datos a
representar gráficamente, el proceso resulta mucho más sencillo
si dicha selección se realiza antes de llamar al Asistente para
Gráficos. Para lanzar este asistente utilizaremos la orden Insertar
Gráfico o haremos clic en el botón de Asistente para Gráficos.

90
Manual de Ofimática

El Asistente consta de cuatro pasos o ventanas Las


opciones de acabar, continuar o volver hacia atrás aparecerán en
cada una de estos pasos.

1) Elegir el Tipo y subtipo de Gráfico que se va a


utilizar entre dos listas que clasifican los gráficos en
Estándar y Normalizados. Al hacer clic sobre cada
posibilidad aparece una breve explicación de la
información que cada gráfico proporciona. Además
da acceso a una vista preliminar de la aplicación del
gráfico elegido a los datos seleccionados,
presionando sobre el botón Presionar para ver
muestra.
2) Origen de Datos: Aquí podemos modificar los
datos a representar que habíamos seleccionado;
cambiar el nombre de las series, agregar nuevas
series, eliminarlas, etc. Si las series no están
situadas consecutivamente en la hoja de cálculo se
debe separar cada conjunto de datos por el símbolo
';'. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la
selección se lee por filas o por columnas.
3) Opciones del Gráfico: Permite configurar todos los
aspectos que conciernen a la presentación del
gráfico, aportando una vista preliminar del mismo.
Así, se determinan el título, las inscripciones de los
ejes, la apariencia de éstos, la leyenda, la aparición
o no de tabla de datos y los rótulos.
4) Ubicación: Decidiremos si “incrustamos” el gráfico
en una hoja de cálculo, o si lo creamos en una hoja
independiente.

Modificar un gráfico

Una vez creado el gráfico siempre podemos retornar a


cualquiera de los 4 pasos anteriores a través del menú Gráfico
91
Manual de Ofimática

que aparece en la Barra de Menús. Los gráficos de Excel están


compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas,
títulos, ejes, texto e incluso el propio área del gráfico. El usuario
puede configurar los gráficos, añadir objetos, o bien dar formato
a los ya existentes para modificar su apariencia.

Para dar este formato es necesario seleccionar el punto


del gráfico que deseamos editar. Por ejemplo, para seleccionar
uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay
que hacer clic dos veces en el punto propiamente dicho con un
cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. El primer
clic selecciona la serie completa y el segundo permite
seleccionar el punto deseado. El mismo procedimiento de doble
clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rótulos de
los datos.

Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es


hacer clic sobre el objeto que interesa en cada caso con el botón
derecho, apareciendo un menú contextual que permite cambiar
las características del mismo.

Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de


sus elementos seleccionados, algunos de los menús de Excel,
como Insertar y Formato, muestran posibilidades específicas
para dicho gráfico y para sus elementos. Por ejemplo, si se ha
construido un gráfico tridimensional, el comando
Formato/Vista 3D permite modificar la perspectiva y el punto
desde el que de observa el gráfico.

Una opción muy cómoda para trabajar con gráficos es


obtener la barra de Herramientas del mismo nombre.

92
Manual de Ofimática

El cuadro de lista que aparece como primer elemento


de la barra de herramientas nos permite seleccionar cualquiera
de las partes de un gráfico. Con el icono adyacente podremos
obtener las propiedades del elemento seleccionado.

El icono que representa un gráfico nos permite cambiar


el tipo escogido en el primer paso del asistente. Los dos
siguientes muestran u ocultan la leyenda y la tabla de datos
respectivamente. Los cuatro últimos botones nos permiten
disponer los datos del gráfico en filas o columnas (los dos
primeros) y la alineación del texto (los dos últimos).

Entre las partes de un gráfico que podemos editar


tenemos:

 Área del Gráfico, es el gráfico completo y todos


sus elementos.
 Área de Trazado: En un gráfico 2D, el área
delimitada por los ejes y que incluye todas las series
de datos. En un gráfico 3D, el área delimitada por
los ejes y que incluye series de datos, nombres de
categorías, marcas de graduación y títulos de ejes.

Gastos

250.000

200.000

150.000
Marcas de
100.000 Graduación
Líneas de 93
50.000
División
0
Serie de Datos
Manual de Ofimática

 Ejes: Líneas que rodean un lado del área de trazado,


proporcionando un marco de referencia para realizar
mediciones o comparaciones en un gráfico. En la
mayoría de los gráficos, los valores de datos se
trazan en el eje de valores (Y) que, normalmente, es
vertical y las categorías se representan en el eje de
categorías (X) que, normalmente, es horizontal.
 Título del Eje X, referencia sobre la información
que representa la escala del eje x.
 Marcas de Graduación y Rótulos de Marcas de
Graduación: Las marcas de graduación son
pequeñas líneas de medición que cortan un eje,
similares a las divisiones de una regla. Los rótulos
de las marcas de graduación identifican las
categorías, valores o series del gráfico. Los rótulos
de las marcas de graduación proceden de celdas de
la hoja de cálculo que se ha utilizado para crear el
gráfico.
 Título del Eje Y: referencia sobre la información
que representa la escala del eje Y.
 Título del Gráfico: es el título (opcional) que
informa del contenido del gráfico.
 Leyenda, Cuadro que identifica los diseños o
colores asignados a las series de datos o categorías
de un gráfico.
 .Entrada de Leyenda: Cada uno de los elementos
de una leyenda.
 Clave de Leyenda: Cuadros en leyendas que
muestran los diseños y colores asignados a las series
de datos (o categorías) de un gráfico. Las claves de
leyenda aparecen a la izquierda de cada entrada de
leyenda. Cuando se aplica formato a una clave de
leyenda también se aplica el formato al marcador de
datos asociado.

94
Manual de Ofimática

 Series de datos: Grupo de puntos de datos


relacionados, trazados en un gráfico, que se origina
a partir de las filas o columnas de una sola hoja de
cálculo. Cada serie de datos de un gráfico se
distingue por un color o diseño exclusivo. Puede
trazar una o varias series de datos en un gráfico. Los
gráficos circulares sólo pueden tener una serie de
datos.
 Marcador de Datos: Barra, área, punto, sector u
otro símbolo de un gráfico que representa un único
punto de datos o valor procedente de una celda de la
hoja de cálculo. Varios marcadores de datos
relacionados en un gráfico constituyen una serie de
datos.
 Rótulo de Datos: Rótulo que proporciona
información adicional acerca de un marcador de
datos, que representa un único punto de datos o un
valor procedente de una celda de la hoja de cálculo.
Los rótulos de datos pueden aplicarse a un único
marcador de datos, a toda una serie de datos o a
todos los marcadores de datos de un gráfico.
Dependiendo del tipo de gráfico, los rótulos de
datos pueden mostrar valores, nombres de series de
datos o categorías, porcentajes o una combinación
de todos ellos.
 Líneas de División en Gráficos: Líneas que
pueden agregarse a un gráfico para facilitar la visión
y la evaluación de los datos. Las líneas de división
abarcan desde las marcas de graduación en un eje
hasta el área de trazado.
 Plano Inferior y Planos Laterales 3D: Áreas que
rodean varios tipos de gráficos 3D y proporcionan
dimensión y límites al gráfico. Dentro del área de
trazado se muestran dos planos laterales y un plano
inferior.

95
Manual de Ofimática

Access

¿Qué es Access?
Access es un programa que nos va a permitir almacenar una
gran cantidad de información y poder acceder a ella de una
manera rápida y eficaz.

Access también es un sistema de gestión de bases de datos


SGBD ó DBMS (Data Base Management System). La estructura
básica de esta información son tablas.

También es el programa de bases de datos que ofrece más


sencillez bajo el entorno Windows. Bajo el concepto de base de

96
Manual de Ofimática

datos, Access agrupa todos los ficheros involucrados en la


gestión de una serie de datos relacionados.

Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices,


consultas, relaciones, informes, formularios, etc. Todos los
objetos de una base de datos se almacenan físicamente en un
sólo fichero que tiene la extensión .mdb.

¿Qué es una Base de Datos?


Podemos definir una base de datos como información
organizada de forma sistemática, de tal modo que podemos
acceder a ella rápidamente y realizar diferentes procesos como
consultas, obtención de informes, etc. La base de datos está
constituida por la estructura de información y la información en
ella contenida.

¿Qué es una tabla?


Una tabla es una colección de datos con la misma estructura.
Si dispusiéramos la información de un listín telefónico en forma
de tabla, una columna siempre tendría el mismo tipo de dato, por
ejemplo un número de teléfono, un nombre, una dirección, etc.
Cada tabla consta, pues, de un cierto número de campos, en cada
uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico,
alfanumérico, fecha, etc.

Campo y Registro

Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el


nombre de la columna es el nombre del campo.

Un registro es cada una de las filas de la tabla, y está


formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en
una misma operación.

97
Manual de Ofimática

Además de los campos que se definen en una base de datos el


programa genera un campo adicional al que el usuario no tiene
acceso que se llama número de registro. Este campo contiene
un número que relaciona al registro e indica en qué posición de
la base de datos se ha introducido. Esto es necesario para poder
mantener un orden de almacenamiento y presentación.

¿Qué es un índice?

Los registros de una base de datos no siempre se introducen


ordenadamente por lo que, para acceder de una manera rápida y
eficaz, es deseable que estén ordenados. Hay un tipo de ficheros
llamados índices que son pequeñas bases de datos que se
generan basándose en un determinado campo para obtener una
correcta ordenación de la base de datos respecto del campo
elegido.

Ejemplo de una base de datos


Imaginemos que poseemos un almacén de ropa y deseamos
almacenar en una base de datos toda la información referente a
nuestros artículos.

A nuestra base de datos la podríamos llamar Almacenes


Gómez y de momento, sólo va a estar compuesta por una tabla
donde introduciremos los datos de nuestro catálogo de moda.
Adicionalmente, podríamos tener tablas que contendrían la
información de nuestros proveedores, así como tablas que
reflejaran la facturación que realizamos en nuestras ventas
diarias.

A esta tabla la llamaremos Artículos y se compondrá de los


siguientes campos:

 Nº de Referencia (el código de cada artículo)

98
Manual de Ofimática

 Descripción
 Color
 Número de unidades
 Precio unitario de compra
 Precio unitario de venta

En esta tabla, cada registro tendrá toda la información


referente a un artículo concreto, por ejemplo, los vaqueros Levis
501 o las camisetas de algodón blancas Nike. Cada una de estas
gamas de productos serán únicas, lo que quiere decir que no
tendremos números de referencia repetidos, algo así como
nuestro carné de identidad.

Iniciar Access

Podemos iniciar Access desde un acceso directo en el


escritorio si lo tuviéramos o desde el botón Inicio, Programas,
Microsoft Access. El programa también se inicia si hacemos
doble clic sobre un fichero de base de datos (.mdb) desde el
Explorador de Windows.

Creación de una base de datos

El primer cuadro de diálogo que aparece al arrancar Access


tiene por título Microsoft Access. En este cuadro se tienen las

99
Manual de Ofimática

opciones de crear una nueva base de datos en blanco, crearla


mediante un asistente o abrir una base de datos que ya esté
grabada en alguna unidad de disco. A esta ventana se le suele
llamar Ventana de Introducción. En nuestro caso
seleccionaremos la opción Base de datos en blanco.

Para poder trabajar con una base de datos primero ésta debe
ser creada. Por lo tanto, antes de empezar a trabajar con los
diferentes objetos de la base de datos deberemos crearla
proporcionándola un nombre.

Escribimos el nombre de la Base de Datos

En nuestro ejemplo de base de datos, escribiremos Almacenes


Goméz en el cuadro Nombre de Archivo y para que se almacene
en una carpeta accesible, pulsaremos el botón Mis Documentos

Objetos de Access

En la parte izquierda de la ventana de la base de datos se


observan siete botones con los nombres de los tipos de objetos
que puede poseer una base de datos: tablas, consultas,
formularios, informes, macros y módulos. Esta ventana

100
Manual de Ofimática

también se denomina Ventana Principal de la Base de Datos y en


cualquier momento podemos retornar a ella, estemos donde
estemos pulsando el botón de la barra de herramientas .

Al pulsar el botón correspondiente al tipo de objeto, se


muestra en la ventana de la base de datos la lista de objetos
existentes de este tipo.

Objetos de Access

Cada objeto de la base de datos se puede abrir, cambiar su


diseño o crear un nuevo objeto del mismo tipo presionando en
los botones correspondientes: .

Creación de Tablas

La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos.


Es lo primero que se crea, antes que cualquiera de los otros
objetos.

101
Manual de Ofimática

Como resumen, una tabla es un conjunto de datos


estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros).
En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la
información de la base de datos.

Lo más correcto es elegir la Vista Diseño para crear la


estructura y dejar la Vista Hoja de Datos para introducir los
registros.

Vista Diseño. Tipos de Campos

En esta vista habrá cierta información a introducir. Los


siguientes conceptos son básicos para la creación de cualquier
tabla:

 Nombre del campo: es el nombre que se va a asignar a


cada campo del registro. Este es necesario para poder
identificar cada información tratada.
 Tipo de información: indica qué clase de datos se van a
almacenar en el campo. Estos tipos pueden ser los
siguientes:

 Texto: se pueden introducir en el campo todo tipo


de caracteres desde números a letras, pasando por
signos y símbolos. Acepta hasta 255 caracteres.
 Numérico: sólo se pueden introducir números, con
signo o sin él.
 Moneda: igual que numérico excepto que maneja
con mayor precisión cifras decimales.
 Fecha / Hora: sólo acepta fechas u horas como datos
y tiene un ancho de ocho caracteres.
 Sí / No: campos de una sola posición que aceptan
valores Sí o No.

102
Manual de Ofimática

 Memo: campos que aceptan largas entradas de texto


(comentarios, anotaciones...). Estos campos tienen
una longitud de 32.000 caracteres aunque pueden
estar limitados por la memoria del sistema.
 Autonumérico: campos numéricos que se
autoincrementan al añadir registros.
 Objeto OLE: estos campos establecen enlaces con
datos generados por otros programas.

 Descripción: esta información es opcional. Su finalidad es


informar del tipo de dato almacenado en el campo.

Ejemplo

Para crear nuestra tabla Artículos, presionaremos la opción


Crear tabla en vista diseño. En la cuadrícula introduciremos los
nombres de nuestros campos y al lado indicaremos de qué tipo
son, tal y como se muestra en la figura.

Campos de la tabla Artículos

Propiedades de Campos

Cada campo tiene, además, ciertas propiedades


independientes que personalizan la entrada de datos. Ciertas
propiedades son comunes a todos los tipos de campo mientras
que otras son específicas del tipo de campo. Todas ellas tienen
un valor por defecto, por lo que podemos no modificar todas las
propiedades sino sólo aquellas que nos interesen. Para alternar

103
Manual de Ofimática

entre la cuadrícula superior y la inferior podremos utilizar la


tecla F6. Estas propiedades son las siguientes:

Máscara de entrada: Se puede predeterminar el tipo de


valor que el campo puede contener, cambiando la plantilla de
entrada. Una máscara de entrada de datos es una lista de
caracteres que indican el tipo de caracteres que se pueden
introducir en cada posición del campo. Estos caracteres son los
siguientes:

Requerido: si la propiedad de este campo se cambia a SI,


tendremos la obligación de rellenar los datos del campo antes de
poder pasar a otro.

Título: por defecto, se etiqueta cada campo en los listados de


pantalla con el nombre del campo. Opcionalmente, en esta
opción se puede definir cuál será el texto que aparecerá en la
etiqueta.

Valor predeterminado: un campo puede ofrecer un valor por


defecto en vez de aparecer vacío. Ya que en algunos campos se
suele introducir un dato con mayor frecuencia, definiendo ese
dato como valor predeterminado se evita escribirlo. Por ejemplo,
una tabla de clientes donde casi todos fueran de la provincia de
Vizcaya.

Si no deseáramos el valor predeterminado sólo deberíamos


escribir el nuevo dato en el campo.

Regla de validación: permite definir condiciones previas a la


introducción de datos. Si un dato no cumple las condiciones, el
programa emite un mensaje de error. Mediante esta opción se
evita la introducción de datos inexactos o erróneos (por ejemplo,
una edad negativa).

104
Manual de Ofimática

Texto de validación: Mensaje alternativo al mostrado por


ACCESS cuando un dato no cumple la regla de validación.

Formato: ACCESS define varios formatos de presentación


predeterminados para cada tipo de campo de forma que los datos
aparezcan presentados de diferente forma a como han sido
introducidos, mejorando la presentación de los mismos. Para
cada campo se muestran los tipos de formato y un ejemplo de su
presentación.

Ejemplo

Para nuestra tabla Artículos, cambiaremos las propiedades del


campo color, acortando su longitud de 50 a 30.

Propiedades del campo Color

Estableceremos los campos de precio de compra y precio de


venta con formato de euros, para que los visualicemos en
pantalla con sus decimales y el símbolo del euro.

105
Manual de Ofimática

Creación de un campo clave

Un campo clave es un campo que no puede estar repetido y


que indicará que nuestro listado de elementos se ordenará
siempre por ese campo, lo que facilita en gran medida la
búsqueda de cualquier artículo conociendo su campo clave.

Si no hemos establecido ninguno, Access nos informará de


ello al cerrar la ventana de diseño de la tabla y nos recomendará
la creación de una campo clave.

Para crear un campo clave, seleccionaremos el campo que


queremos establecer como principal, y pulsaremos el icono que
representa una llave en la barra de herramientas, o
seleccionaremos en el menú Edición Clave principal. Esta
operación anula cualquier otro índice principal definido en la
estructura de la tabla.

Ejemplo de campo clave

En la tabla Artículos, en vista


Diseño, seleccionamos el campo
numref haciendo un clic en el
selector de registro. Pulsamos sobre
la llave de la barra de herramientas y automáticamente aparecerá
una llave al lado del nombre del campo.

Si observamos las propiedades de este campo veremos que la


propiedad Indexado ha cambiado al estado Sí y entre paréntesis
aparece la expresión sin duplicados, indicando que es un valor
que no se puede repetir.

106
Manual de Ofimática

Introducción de Datos con la Vista Hoja de


Datos

Para la introducción de datos elegiremos la Vista Hoja de


Datos. El La presentación de los datos se realiza en formato de
tabla, en el que los nombres de campo se muestran en la parte
superior y cada nuevo registro se sitúa en una fila horizontal.

Simplemente iremos tecleando la información en cada


campo. Cuando se finaliza de introducir la información para un
campo se pulsa la tecla <Enter> y Access pasa el cursor al
siguiente campo de la base. Se pueden deshacer los cambios en
un campo antes de modificar otro mediante la tecla Escape.

Para introducir información en un campo memo podemos


utilizar la combinación <Mays>+<F2> (combinación que
realiza un zoom sobre el contenido del campo) obteniendo una
pantalla de edición en la que se puede escribir.

Para finalizar la introducción sólo es necesario cerrar la


ventana del Diseño / Hoja de Datos y Access almacena los datos
en el disco.

Barra de Formato

Con la barra de Formato podremos dar color, rellenos,


sombras, etc a las celdas que conforman la Hoja de Datos. Al
aplicar un formato de los que aquí se mencionan,
automáticamente se aplican a toda la tabla. No se pueden dar
formato a columnas o filas de forma individual. Las mismas
opciones podemos encontrarlas en el menú Formato Fuente o
Formato Hoja de Datos.

También se puede cambiar el tipo de fuente con el que


representar los datos en Formato Fuente. Este cambio de letra

107
Manual de Ofimática

afecta tanto a las cabeceras de campo como a los datos de los


registros.

Negrita Selector de campo.


Cursiva Permite desplazar el
cursor al campo elegido
Subrayado
de la lista.
Alineación Izquierda Tipo de Fuente a elegir
Alineación Centrada entre las de la lista
Alineación Derecha

Color de Fondo

Color de Texto
Tamaño del Texto
Color de Cuadrícula

Estilo de los bordes

Efectos de celdas

Relaciones entre Tablas


En el diseño de una estructura de datos es fundamental
distribuir todos los datos en tablas que agrupen aquellas
informaciones más coherentes entre sí, procediendo
posteriormente a establecer relaciones entre las distintas tablas.

De esta forma, al rellenar un nuevo registro no es necesario


repetir las mismas informaciones (por ejemplo, introducir ocho
veces los datos de un cliente si éste realiza ocho pedidos). Por

108
Manual de Ofimática

ello es preciso crear campos de tipo clave cuya función


exclusiva es permitir la relación entre las distintas tablas.

Para establecer una relación se debe acudir a la opción


Relaciones en el Menú Herramientas o pulsar el botón
correspondiente de la barra de herramientas. Las tablas se
relacionan a través de campos comunes que existen en ambas.
Dependiendo de las características de estos campos podemos
encontrar tres tipos diferentes de relaciones, que Access detecta
automáticamente siguiendo los siguientes criterios:

 Relación uno a uno: Los campos usados para relacionar


las tablas son claves primarias en ambas tablas.
 Relación uno a varios: Esta relación trabaja con una
tabla principal donde el campo por el que relacionamos es
la clave principal y otra secundaria donde el campo
conector no se constituye en clave principal.
 Relación Varios a Varios: Este modelo de relación utiliza
campos que no constituyen clave principal en ninguna de
las tablas a relacionar.

Ventana para definir tipo de relación

Si aún no hemos seleccionado ninguna tabla la ventana


Mostrar Tablas nos permitirá ir agregando las tablas necesarias
109
Manual de Ofimática

para establecer las relaciones. A continuación podremos


establecer los parámetros de las relaciones desde la ventana
Modificar Relaciones. También podemos establecer las
relaciones pinchando en el campo de una tabla y arrastrándolo y
soltándolo sobre el campo deseado de la otra tabla, con lo que
ambas quedarán relacionadas por dicho campo.

Otras opciones disponibles de la ventana arriba mostrada


tienen que ver con la integridad referencial, o normas básicas
que deben tener las tablas relacionadas para garantizar la
fiabilidad de los datos.

La inserción, supresión o modificación de campos en un tabla


que puedan repercutir en su tabla relacionada puede ser
controlado por Access marcando la casilla Integridad
Referencial. Así, Access impedirá, que por error, dañemos los
datos de tablas relacionadas. El control de Access todavía irá
más lejos si marcamos las casillas Actualizar en cascada los
campos relacionados y Eliminar en cascada los campos
relacionados, que actualizará automáticamente cualquier cambio
producido en el campo de una tabla en sus correspondientes
tablas relacionadas.

110
Manual de Ofimática

Aspecto de cuatro tablas relacionadas

Para suprimir relaciones previamente establecidas,


utilizaremos la orden del menú Edición Suprimir. También
podemos hacer clic en las líneas conectoras que señalan la
relación y usar la tecla Suprimir del teclado. Si sólo deseamos
modificar cualquier atributo de la relación lo haremos desde el
menú Relaciones Modificar Relación o pulsando doble clic
sobre las líneas conectoras entre tablas.

Podemos relacionar varios grupos de tablas en la misma


ventana de Diseño. Si necesitamos sacar más tablas pulsaremos
el botón Mostrar tablas o utilizaremos el comando del
menú Relaciones Mostrar Tablas, y añadiremos las nuevas
tablas. Si nos estorban las relaciones establecidas anteriormente
podemos borrar el diseño actual de la pantalla con el botón
Borrar Diseño o el comando del mismo nombre del menú
Relaciones. Esto oculta los dibujos de las relaciones, pero no
suprime las mismas. Si sólo deseamos ocultar un tabla en el
diseño actual usaremos otro comando del menú Relaciones
llamado Ocultar tabla.

Para volver a mostrar de nuevo todas las relaciones podemos


utilizar el botón Mostrar todas o el comando análogo del
menú Relaciones. Para mostrar únicamente las tablas
relacionadas directamente con un tabla pulsaremos el botón
Mostrar Directas o el comando del menú Relaciones.

Las tablas tal y como aparecen en la ventana Relaciones


pueden moverse arrastrándolas por la barra de título. Los
símbolos que indican el tipo de relación que se establece entre
las tablas sólo aparecerán en pantalla cuando marcamos la

111
Manual de Ofimática

opción Integridad Referencial. Si no utilizamos esta opción, sólo


veremos líneas conectoras que relacionan las tablas, pero no los
símbolos del tipo de relación que existe entre ellas.

Consultas a la Base de Datos


Una consulta a una base de datos consiste en la extracción de
una colección de registros que cumplen unas condiciones
establecidas por nosotros. El resultado de esta consulta puede
ser, posteriormente utilizado como base para realizar nuevas
consultas o realizar listados de dichos registros.

La ventana de consulta se divide en dos áreas. En la superior


se muestran las tablas y consultas que intervienen en la consulta
que se está diseñando. En la parte inferior se muestran los
campos que intervienen en la consulta.

Al comienzo de cada consulta deberemos establecer cuáles


son las tablas que deben intervenir en la misma. Si
posteriormente necesitáramos de más tablas, dispondremos del
botón Mostrar Tablas . Cuando realizamos una consulta en
la vista Diseño dispondremos de la llamada Cuadrícula de
Diseño que consta de los siguientes elementos:

 Nombre de campo: Finalizada la consulta, solo veremos


en pantalla los campos cuyos nombres aparezcan en la fila
correspondiente de la cuadrícula de diseño. No es
necesario teclear los nombres, sino que con pincharlos y
arrastrarlos desde las tablas será suficiente. Para llevar
todos los campos de golpe a la cuadrícula podemos
utilizar el asterisco que aparece al principio de cada tabla
y que actúa como comodín. También podemos hacer
doble clic sobre el nombre de la tabla y se seleccionarán
todos los campos para arrastrarlos.

112
Manual de Ofimática

 Orden. Los registros localizados se mostrarán en el orden


en el que se encuentran almacenados en la tabla. Para que
se muestren ordenados por un campo determinado se debe
activar la ordenación en dicho campo. Esta puede ser
ascendente o descendente.

Si varios registros ordenados almacenan el mismo dato se


puede indicar en un segundo campo un orden para dicho grupo
de registros. Esta operación se puede aplicar en múltiples
campos teniendo en cuenta que la prioridad en la ordenación se
realizará tomando como primer campo ordenado al campo
seleccionado que se encuentre más a la izquierda, siguiendo esta
norma para todos los campos con definición de orden.

Para reubicar un campo en otra posición se selecciona


previamente haciendo clic en la zona superior del mismo y
luego se arrastra hasta su nueva posición, la cual se hace
evidente por una gruesa barra vertical situada entre dos de los
campos de la consulta.

Diseño de consulta

113
Manual de Ofimática

 Mostrar. La activación de esta casilla determina que el


campo se mostrará en la tabla final. Por defecto, todos los
campos incluidos están activados, pero por razones de
visualización se puede desactivar cada campo
independientemente.
 Criterios: En esta casilla se escriben las expresiones que
describen las condiciones que deben cumplir los registros
para ser válidos. Un criterio se compone del nombre del
campo, un operador y un valor constante de validación.

Operadores de comparación
(relacionales)
Los operadores de comparación o relacionales pueden
ser los siguientes:
= Igual
> Mayor que
>= Mayor o igual a
< Menor
<= Menor o igual a
<> Distinto de / No igual a
entre n Y n2 Entre los valores n y n2 (incluidos)

Todos aquellos registros que cumplen la condición específica


se suman a la lista de registros de la tabla final. Si la
información es alfanumérica aparecerá expresada entre comillas.
Si la constante es una fecha aparecerá encerrada entre '#'
(almohadilla).

Para ejecutar la consulta disponemos de la opción de menú


Ver Vista Hoja de datos, o del botón Hoja de datos , así
como el botón Ejecutar o la opción del menú Consulta
Ejecutar, apareciendo la tabla de respuesta con los registros

114
Manual de Ofimática

válidos. Dicha tabla se puede manejar como cualquier otra tabla


creada por nosotros. Si es necesario realizar cualquier
modificación sobre la consulta el usuario puede acceder de
nuevo a la vista Diseño a través del menú Ver Vista de Diseño o
con el botón correspondiente .

Operadores lógicos

Cuando se trata de especificar varios criterios para el mismo


campo se dispone de los siguientes operadores lógicos:

 Y: Fuerza a que se cumplan tanto la condición de su


izquierda como la de su derecha. Si uno de los criterios no
se cumple el registro no es válido.
 O: Permite que sólo uno de los criterios (el de su
izquierda o el de su derecha) sea válido para aceptar un
registro en la tabla de resultado. También se pueden situar
varios criterios en distintas líneas, ejerciendo el mismo
efecto que separando los criterios mediante este operador.

Tipos de Consultas

Todas las operaciones de consulta que se realizan por defecto


son consultas de selección , es decir, utilizando unos
filtros de condición se extraen una serie de registros de una tabla
o tablas, mostrando sólo los campos que el usuario indica. Pero
también se pueden realizar otras operaciones, las cuales
permiten el mantenimiento de las tablas con un mínimo
esfuerzo.

Estas operaciones se seleccionan en el menú Consulta o en


sus botones correspondientes de la barra de herramientas y para
llevarlas a cabo será necesario seleccionar la opción Ejecutar.

115
Manual de Ofimática

Consulta de Creación de tabla. La opción Creación de


tabla genera una tabla con los registros que cumplan los
criterios, creando los campos que se activan en la visualización
del resultado.

Consulta de Actualización. Esta opción permite cambiar


la información almacenada en los campos de los registros
indicando cuál es su nuevo valor. Para ello, el programa incluye
una nueva línea llamada "Actualizar a" en la que se debe escribir
la nueva información.

Consulta de Datos anexados. Permite añadir registros a


una tabla existente. En este caso, se añade la línea "Añadir a" en
la cual el usuario debe especificar para cada campo hacia qué
campo de la tabla de destino se deben copiar los registros. Si en
alguno de los campos no se rellena esta información, el
contenido del campo no se añadirá.

Consulta de Eliminación. En este caso, los registros que


cumplan los criterios de selección serán borrados de la tabla
indicada. Para cada campo se añade la línea "Eliminar", donde
para cada campo se escribe el término "Dónde" que significa
"Para cada registro que cumpla el criterio".

Consulta de Tabla de referencias cruzadas. La


ejecución de esta consulta produce una salida en forma de tabla
en la que se cruzan las informaciones seleccionadas de la tabla,
permitiendo obtener datos resumidos en cada cruce de datos. En
este caso se debe indicar, al menos, un campo que ejerza de
columna y otro que opere como fila. La coordenada de cruce
representará el resumen de un tercer campo seleccionado, al cuál
se le indicará el tipo de operación de resumen que debe mostrar
en la selección final. Debido a complejidad de esta consulta se

116
Manual de Ofimática

puede utilizar el Asistente para Consultas de Tabla de Referencia


Cruzada.

Formularios
Los Formularios sirven a distintos propósitos, desde la simple
introducción de datos en pantalla con un diseño atractivo, hasta
la constitución de una auténtico panel de control desde el que
lanzaremos otros formularios, informes o consultas. Los
Formularios también pueden ser pantallas interactivas en las que
el usuario introduzca las opciones de consulta y edición que
estime oportunas.

En la columna de objetos haremos clic en la opción


Formularios. Se nos permitirá recurrir a un Asistente que nos
ofrecerá los diseños predeterminados de Access o podremos
realizar nuestras propias presentaciones o retocar el trabajo del
Asistente accediendo a la Vista Diseño. La Vista Formulario
será la Vista en la que el Formulario funcionará una vez
terminado su diseño para cumplir son los objetivos para los que
fue diseñado.

Con Asistente

El Asistente nos irá pidiendo los siguientes datos:

1. Los campos que queremos incluir en el formulario y a qué


tablas pertenecen.
2. Elegir una distribución para los datos en pantalla entre los
modelos En Columnas, Tabular, Justificado y Hoja de
Datos.
3. Elegir un modelo de formulario entre los preestablecidos
de Access que afectará al formato del mismo.

117
Manual de Ofimática

Si antes de entrar al Asistente tenemos claro la distribución


que queremos para los datos y vamos a representar todos los
campos de una sola tabla, podemos utilizar los Autoformularios
en sus tres modalidades: Autoformulario en Columnas, en
Tabla y en Hoja de Datos. Es una forma casi instantánea de
hacer formularios.

Formularios en Vista Diseño

Si entramos en la ventana de diseño nos encontraremos con


una serie de elementos destinados por completo al diseño de los
formularios:

 Menús: en la parte superior de la pantalla aparecen las


diversas opciones que puede elegir el usuario.
 Regla: muestra una regla que ayuda al usuario a colocar
los elementos de diseño. Adicionalmente se puede mostrar
una cuadrícula que permite ajustar con exactitud los
elementos (mostrándolos alineados entre sí).
 Pantalla de diseño: la superficie sobre la que colocar los
distintos elementos de diseño. Puede redimensionarse su
aspecto básico arrastrando sobre los laterales de la
pantalla de diseño. Esta área a su vez se compone de
diferentes secciones, como el área de Detalle, que aparece
por defecto. Otras secciones que podemos incorporar
serán los Encabezados y Pies de Formulario, así como los
encabezados y Pies de Página.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea


por medio de objetos gráficos denominados Controles u
Objetos de Tipo Control. Los controles son los componentes
habituales de las ventanas y diálogos de Access y otras
aplicaciones Windows. El tipo de control más comúnmente
utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.
118
Manual de Ofimática

Podemos acceder a ellos activando la Barra de Herramientas


desde el menú Ver. Escogido un control se determina su
ubicación y tamaño dibujándolo en el área de diseño. Estos son
los más comunes:

Cuadros de edición o Cajas de Texto se utilizan


para introducir y editar campos.
Etiquetas: contienen los nombres de los campos
Marco de Imagen inserta imágenes en el
formulario.
El resto de controles nos servirán para poder representar
campos con características especiales. Los siguientes expuestos
son ideales para representar campos de tipo lógico Si / No:

Botón de Alternar Botón de Opción


Casilla de Verificación

Otros controles que podemos insertar son:

Cuadro de Lista para campos en los que tenemos una


lista de valores limitada. Permitirá escoger un valor entre el
listado completo al pulsar en la flecha ubicada en el extremo
derecho. Si tenemos el botón Asistente para controles
activado será mucho más sencillo crear este tipo de controles.

Grupo de Opciones. Su finalidad es la misma que el


Cuadro de Lista. Representa el mismo tipo de campos con la
salvedad de que sólo permite escoger un único valor, mientras
que los cuadros de lista permiten seleccionar valores múltiples.

Cuadro Combinado. Es muy similar al anterior con la


salvedad de que permite escribir en la caja un valor no

119
Manual de Ofimática

contemplado en el listado predeterminado de valores. También


hace uso del Asistente para controles si éste está activado.

Botón de Comando. Este botón no representa ningún


tipo de campo en concreto. Sirve para lanzar la ejecución de una
macro, un programa externo, etc. En su interior podemos
colocar texto o imagen. Hace uso del Asistente.

Marco de Objeto Independiente. Sirve para insertar


cualquier tipo de objeto, incrustado o vinculado, desde una
imagen hasta documentos generados por otros programas. Una
vez insertado un objeto, podemos hacer doble clic sobre él y el
objeto se abrirá en su aplicación correspondiente para su
edición.

Marco de Objeto Dependiente. Sirve para representar


cualquier campo de tipo OLE que tengamos en una de nuestras
tablas.

Control Ficha. Permite crear un control de tipos Fichas


de Windows. Se utiliza cuando queremos representar una gran
cantidad de datos en pantalla. Así, los podemos distribuir en
diferentes fichas. El usuario podrá pasar de una a otra pulsando
en las pestañas correspondientes. En las solapas podemos
escribir texto o insertar una pequeña imagen. Se pueden agregar
más fichas de las que salen por defecto, suprimirlas, etc.

Formulario / Subformulario. Permite insertar un


segundo formulario dentro de otro llamado Formulario
Principal. Es una buena opción para ver en pantalla todos los
datos de dos tablas relacionadas. Este segundo formulario puede
estar ya hecho y grabado como formulario independiente o se
puede generar sobre la marcha con ayuda del Asistente.

120
Manual de Ofimática

Las propiedades del mismo que podemos modificar desde el


Formulario Principal son menores que las que podemos
modificar cuando lo abrimos como Formulario Independiente.
Para hacer esto último haremos doble clic sobre el subformulario
pero sin haberlo seleccionado previamente o simplemente lo
abriremos como Formulario Independiente y modificaremos sus
propiedades, que se verán actualizadas en el Formulario Principal.

Salto de Página. Simplemente insertar un salto de


Página que afectará a la impresión del Formulario. Nos
permitirá obtener un Registro por página, por ejemplo.

Líneas Rectas. Este control simplemente nos ayuda a


dibujar líneas Rectas en el Formulario para decorarlo o separar
bloques de datos.

Rectángulo. Con la misma finalidad que el control


anterior, pero permite trazar rectángulos.

Para distribuir los campos por el área de diseño, por lo tanto,


utilizaremos cualquier de los controles anteriores o pulsaremos
el botón Lista de Campos (Menú Ver Lista de Campos).
En la Ventana que aparece podemos pinchar en cualquier campo
y arrastrarlo al área de trabajo.

Cuando se han ubicado elementos en el Diseño éstos pueden


desplazarse y redimensionarse.

121
Manual de Ofimática

Explicación de controles

Para dar forma a los controles podemos utilizar la barra de


Formato en la ventana de Diseño del formulario. Prácticamente
encontraremos las mismas opciones que en la barra de formato
explicada en la sección 3.3. Si queremos dar un formato global
que afecte a todos los controles de nuestro Diseño y al fondo del
formulario podemos usar la orden Autoformato del menú
Formato o pulsar el botón de la barra de Herramientas .

La eliminación de un control se realiza mediante su selección


y el uso de la tecla Suprimir. Al borrar un control se borra su
etiqueta asociada; por el contrario si suprimimos un etiqueta su
control asociado permanecerá en pantalla.

Informes
Los informes permiten mostrar la información de una manera
detallada y elegante y son habitualmente utilizados para generar
resúmenes y balances para los directivos, albaranes y facturas
para los clientes, el catálogo de la compañía y en general
cualquier información que vaya a ser impresa. Se puede decir

122
Manual de Ofimática

que un informe es la manera más eficiente de mostrar


información. El informe se basa habitualmente en una consulta o
tabla almacenada en la base de datos, aunque no es estrictamente
necesario.

Las Vistas que maneja un informe son Vista diseño,


Vista Preliminar y Vista Previa de Diseño. Por lo tanto, se
dispone de dos ventanas de vista previa:
 La ventana Vista Preliminar está disponible para
formularios, informes, hojas de datos y módulos.
 La ventana Vista Previa Del Diseño está disponible para
informes en la vista Diseño. La Vista previa del diseño
proporciona una visión rápida del diseño básico de un
informe pero puede no incluir todos los datos del mismo.

Tipos de Informes

 Informes de una Columna imprimen en una


columna de cuadros de texto los valores de cada
registro de una tabla o consulta. La característica
Autoinforme de Access crea un informe de
columna simple con una sola pulsación del botón
Autoinforme de la barra de herramientas.
 Informes Tabulares presentan una columna
para cada campo de la tabla o consulta e
imprimen los valores de los registros en las filas
situadas bajo el encabezado de las columnas.
 Informes de Varias Columnas se crean a partir
de informes de una columna incluyendo varias
columnas en una misma página.
 Informes de Grupos y Totales son muy
utilizados. Agrupan los registros y resumen la
información imprimiendo subtotales y totales.

123
Manual de Ofimática

 Etiquetas Postales son un tipo especial de


informe. Se utilizan para imprimir nombres y
direcciones (u otros datos) en grupo.

Para comenzar a generar un informe seleccionamos el


objeto Informes en la Ventana Principal de la Base de Datos y
pulsamos Nuevo. Entre las opciones encontraremos la
posibilidad de generar tipos de informes como los que acabamos
de enumerar. Se aconseja utilizar un Asistente y luego pasar a la
Vista Diseño para perfeccionar el trabajo. Una vez dentro del
asistente, seguiremos estos pasos:
1. Seleccionar las tablas y campos que van a formar parte
del informe. Si queremos poner todos lo campos de una
determinada tabla podemos pulsar directamente el botón
>>.
2. Seleccionar el Nivel de Agrupamiento, es decir, los
campos por los que se van a realizar las agrupaciones y
por tanto cómo se organiza el informe. Podemos tener
varios niveles de agrupamientos.
3. Elegir el criterio de ordenación de los registros. Se pueden
ordenarlos registros de los grupos en base a cualquier
campo hasta un máximo de cuatro.
4. Elegir la disposición de los datos en el informe entre
varias predeterminadas: En Pasos, Bloque, Esquema 1,
Esquema 2, Alinear a la Izquierda 1, Alinear a la
Izquierda 2.
5. Elegir la Orientación del Papel: Horizontal o Vertical.
Marcar la opción Ajustar los campos para que no queden
partidos al imprimir.
6. Elegir el estilo del informe.
7. Poner nombre al informe.

124
Manual de Ofimática

Power Point

¿Qué es Power Point?


Power Point es un programa de creación de aplicaciones
visuales en forma de demostraciones y presentaciones. La
filosofía del funcionamiento de PowerPoint es la misma
que unas diapositivas que vamos pasando manual o
automáticamente, donde se nos muestran textos, gráficos,
vídeos, sonido, etc.

Trabajar con Power Point


Se puede iniciar PowerPoint desde el menú de Inicio o desde un
acceso directo creado previamente en el escritorio.
La primera pantalla que nos aparece nos permite crear una nueva
presentación, o bien con un asistente para autocontenido, o una
plantilla, o una presentación en blanco ó abrir una presentación
ya existente.
Las partes de la ventana de PowerPoint, son las típicas de
cualquier aplicación de Windows 95/98, las barras de menús,
barras de botones, etc.

Cómo utilizar las diferentes vistas de Power


Point

PowerPoint dispone de cinco vistas, cada una de las cuales


proporciona una manera distinta de examinar el trabajo. Active
cada vista haciendo clic en el botón correspondiente, situado en
la parte inferior de la ventana principal, o desde el menú Ver de
la barra de menús.

125
Manual de Ofimática

 Vista Diapositiva: Use esta vista cuando incorpore texto


y elementos gráficos, cuando cree composiciones de
“visualización progresiva”, denominadas animaciones, y
cuando modifique el aspecto de una diapositiva.
 Vista Esquema: Use esta vista cuando trabaje con títulos
de diapositivas y con el texto principal. Es la más adecuada
para organizar y desarrollar el contenido de una
presentación.
 Vista Clasificador de diapositivas: Esta vista es la más
apropiada para ordenar diapositivas, agregar transiciones y
calcular el tiempo.
 Vista Página de notas: Con esta vista puede crear notas
para el moderador. Dibuje y escriba lo que desee en una
página de notas.
 Presentación con diapositivas: En esta vista, la
diapositiva abarca toda la pantalla y puede ver el efecto de
las transiciones, las animaciones y calcular el tiempo.

Crear una presentación nueva

La manera más rápida de crear una presentación nueva es


utilizando el botón de la barra de herramientas estándar
representado por un folio en blanco . y eligiendo de la
ventana Nueva Diapositiva mostrada anteriormente, el tipo de
diapositiva que vamos a usar para comenzar la presentación.
Posteriormente iremos añadiendo nuevas diapositivas utilizando
el Menú Insertar Nueva Diapositiva o el botón de la barra de
herramientas estándar .

Puede conseguir una valiosa ayuda para crear y organizar su


presentación con el Asistente para autocontenido de PowerPoint.
Para usar el asistente, haga clic en Nuevo (menú Archivo), haga
doble clic en Asistente para autocontenido en la ficha

126
Manual de Ofimática

Presentaciones y, a continuación, siga las instrucciones del


asistente. Una vez elegido el tipo de presentación que desea
crear, el asistente usa la información proporcionada para ayudar
a crear un esquema de presentación. Las presentaciones creadas
con el Asistente para contenido contienen sugerencias para
ubicar los distintos tipos de información y para organizar esta
información en un formato de presentación eficaz.

También puede crear una nueva presentación sin usar el


Asistente. Para abrir una presentación en blanco, haga clic en el
Menú Archivo Nuevo y, en la ficha General, haga doble clic en
Presentación en blanco. Para utilizar una plantilla prediseñada
(es decir, con un formato ya elaborado), haga clic en Nuevo y,
en la ficha Diseños de presentaciones, haga doble clic en el
diseño que desee.

Selección del tipo de presentación

Otra manera de trabajar es utilizar cualquiera de las


presentaciones ya estructuras y diseñadas por PowerPoint
atendiendo a las exposiciones más comunes que se pueden hacer

127
Manual de Ofimática

dentro de una empresa. Para acceder a esta opción simplemente


elegiremos la opción de Presentaciones.

Escribir el texto

 Cada línea de texto que escriba en un esquema se convertirá


automáticamente en el título de una diapositiva o en una
viñeta dentro de una diapositiva.
 Puede hacer clic a la izquierda de una viñeta y arrastrarla a
otra ubicación.
 Si hace clic en el icono de diapositiva situado junto a un
título, podrá arrastrar la diapositiva y todo el texto
subordinado.
 Para crear un nuevo elemento en la viñeta, haga clic al final
de una línea de un elemento existente en a viñeta y presione
ENTER.
 Para crear una diapositiva nueva, cree primero una viñeta y,
a continuación, haga clic en el botón Aumentar hasta que la
viñeta se convierta en un icono de diapositiva.

Elegir el aspecto

Una vez escrita la información, es el momento de decidir qué


aspecto va a tener. Use el comando Aplicar diseño (menú
Formato) para seleccionar uno de los diseños profesionales de
PowerPoint. También podemos utilizar la opción Fondo para
elegir un color sólido como fondo de la diapositiva o una
combinación de colores en degradados, texturas, tramas, o
incluso podemos utilizar un fichero de imagen del disco para
aplicarlo como fondo a toda la diapositiva o a una parte de ella.

128
Manual de Ofimática

Selección del aspecto

Agregar imágenes

El botón Insertar imagen prediseñada abre la Galería de


imágenes de Microsoft, una forma muy cómoda de ver y
seleccionar imágenes prediseñadas, sonidos, gráficos, y
películas. Use las herramientas de dibujo de la barra de
herramientas Dibujo para centrar la atención en la información
importante. Importe gráficos de otros programas con los
comandos Objeto e Imagen (menú Insertar). Agregue elementos
multimedia con el comando Películas y sonidos (menú Insertar).

Preparar presentaciones
electrónicas
Las presentaciones electrónicas ofrecen varias ventajas:

 Puede hacer cambios hasta el último minuto.


 Las transiciones de diapositivas y animaciones permiten
controlar mejor el ritmo.

129
Manual de Ofimática

 Las animaciones de texto y gráficos atraen la atención y


ayudan a transmitir el mensaje al público.
 Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vídeo
para obtener el máximo provecho.
 Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vídeo
para obtener el máximo provecho.

Animaciones y transiciones

Si desea evitar que el público siga leyendo mientras usted aclara


algún punto anterior de la diapositiva, cree animaciones. En las
animaciones, cada vez que haga clic con el ratón, aparecerá otro
elemento de texto o gráfico en la diapositiva. Esto se conoce
como presentación progresiva. Use los comandos Preestablecer
animación y Personalizar animación (menú Presentación) para
aplicar animaciones a los elementos seleccionados de una
diapositiva.

Cuando pase al siguiente elemento de una animación, puede


atenuar, ocultar o cambiar de color los elementos ya mostrados.
Puede incluir elementos de texto, como viñetas y títulos, para
animar un carácter, una palabra o un párrafo cada vez. Puede
crear también varias animaciones por diapositiva y decidir el
orden en el que van a activarse.

Podemos utilizar las opciones que nos presenta la barra de


herramientas de animaciones para poder probar distintos efectos.

130
Manual de Ofimática

Podemos aplicar la animación al título o al texto

Aquí tenemos 4 efectos distintos para aplicar sobre el


movimiento

Otros cuatro efectos, pero esta vez se aplican sobre los


caracteres individualmente.

Orden que tiene el objeto seleccionado en la secuencia de


animaciones.

Accedemos a la ventana Personalizar Animación


Usaremos la Vista Previa para ver como queda
Barra de herramientas de la animación

También puede agregar transiciones especiales entre diapositivas


haciendo clic en Transición de diapositiva (menú Presentación).
Al pasar a la diapositiva siguiente, se activarán los efectos de
transición que haya aplicado, incluidos los efectos de sonido.

Organizar las presentaciones


Si por lo que sea tenemos que hacer una presentación y dirigirla
a varios públicos deberemos simplificar y organizar el material
de manera que pueda servir para distintos fines.

131
Manual de Ofimática

Crear mini-presentaciones a partir de una


presentación maestra.

Una presentación personalizada es un grupo de diapositivas


seleccionadas a las que se les asigna un nombre para facilitar su
consulta. Estas diapositivas se definen haciendo clic en el menú
Presentación-Presentaciones personalizadas. Por ejemplo,
una presentación maestra puede crear presentaciones
personalizadas distintas para ventas, para el desarrollo de
productos y para la dirección ejecutiva. Para ejecutar una
presentación personalizada, seleccione su nombre en el cuadro
de diálogo Presentaciones personalizadas y, a continuación, haga
clic en Mostrar.

Crear una diapositiva en una presentación.

Al crear y organizar una presentación, tal vez descubra que


algunas diapositivas contienen demasiada información. Cada
viñeta de la diapositiva tiene a su vez más viñetas, lo que
complica en exceso la diapositiva. Para simplificar la
presentación, en caso de que no haya más espacio en una
diapositiva, haga clic en el menú Herramientas-Expandir
diapositiva para crear un nuevo conjunto de diapositivas a partir
de la actual. Cada viñeta de la diapositiva expandida se
convierte en una nueva diapositiva.

Personalizar las presentaciones

En el menú Presentación, haga clic en Personalizar


animación. Accedemos a una ventana que nos permite
establecer los intervalos entre animaciones, permitir que se
ejecute un vídeo o un archivo de sonido durante la presentación,
etc. Si optamos por introducir un icono del archivo multimedia
correspondiente, podremos animarlo como cualquier otro
elemento más de la diapositiva.

132