Conceptul de sistem informational Un sistem informational este un ansamblu integrat de metode, proceduri si mijloace folosite pentru culegerea, transmiterea

si prelucrarea datelor, analizarea, pastrarea, difuzarea si valorificarea informatiilor si a cunostintelor. Dac prelucrarea datelor i stocarea informaiilor se face cu ajutorul calculatoarelor, sistemele se numesc informatice dup terminologia francez, sau sisteme computerizate, dup terminologia englez. Sub aspect conceptual, atributul informaional se refer la tot ceea ce nseamn informaie, mai ales n ceea ce privete valorificarea i transportul ei la utilizatori. n accepiunea majoritii specialitilor sistemul informaional este definit, ntr-o concepie sistemic, drept un ansamblu interconectat de date, informaii, fluxuri informaionale, proceduri informaionale i mijloace de prelucare, transmitere i stocare a datelor care acioneaz n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei firme. Componentele sistemului informaional: datele care reprezint ansamblul deinformaii prelucrate despre un fenomen sau proces; informaiile reprezint acele date care aduc un spor de cunoatere receptorului fluxurile informaionale reprezint totalitatea informaiilor care parcurg circuitele informaionale existente

Sisteme informaionale Steven Alter i mai muli specialiti, consider c exist mai multe tipuri distincte de sisteme informaionale. Se consider c acestea sunt aplicate oricrei funcii a organizaiei. n esen, tipurile de sisteme sunt urmtoarele: a. sistem de automatizare a activitii. Ofer modaliti eficace de prelucrare a datelor personale i organizaionale, de efectuare de calcule i crare de documente. Pentru logistic, un exemplu relevant ar fi foile de calcul utilizate pentru determinarea amplasrii optime a spaiilor de depozitare. b. sisteme de comunicare. Faciliteaz interaciunea i schimbul de informaii dintre persoane, departamente i organizaii. c. sisteme de prelucrare a tranzaciilor. Realizeaz culegerea, prelucrarea i stocarea informaiilor referitoare la tranzacii, asigurnd i controlul asupra acestora. Tehnologia devenit factor comun al organizaiilor competitive de pe piee dezvoltate este schimbul electronic de date (EDI). Un alt sistem foarte ntlnit n organizai, este sistemul ce identific automat prin diverese tehnologii, folosind recunoaterea optic a caracterelor, identificarea bazat pe radio frecven (RFID) i codul de bare.

d. sistem informaional de management. Transform informaiile rezultate din sistemul de prelucrare a tranzaciilor, n informaii pentru monitorizarea performanelor i managementul organizaiilor. Exemple concrete ar fi sistemul informaional logistic i sistemul informaional de marketing. e. sistem de sprijinire a deciziei. Ajut la adoptarea unor decizii, prin furnizarea de informaii, modele i instrumente de analiz. Sisteme de acest tip sunt simulrile, aplicaiile de tip data mining i soluiile informatice de management al unor arii logistice distincte. f. sistem organizaional. Const n metode de prelucrare a informaiilor i baze de date ce integreaz mai multe funcii ale organizaiei. Cel mai frecvent exemplu este sistemul de planificare a resurselor interprinderii (ERP).

Corelaia dintre sistemul informational logistic i etapele procesului de management logistic Sistemul informaional logistic face parte din sistemul informaional al unei organizaii, care, la rndul su, n cadrul lanului de aprovizionare-livrare, este n legtur reciproc cu sistemele specifice organizaiilor partenere. Un sistem informaional logistic eficient asigur comunicare pe dou niveluri, respectiv intraorganizaional i inter-organizaional. Din perspectiv intra-organizaional, este necesar realizarea schimburilor de informaii ntre logstic i celelalte arii funcionale: marketing, producie, financiar etc. Din perspectiv inter-organizaional, sistemul informaional asigur armonizarea organizaiei cu ceilali parteneri ai lanului de aprovizionare-livare, mai precis cu furnizorii de bunuri sau servicii i cu clienii. Lanul de aprovizionare-livrare sporete importana sistemului informaional n privina coordonrii strategiilor si opreiunilor organizaiilor.

Macro-procesele i procesele specifice din lanul de aprovizionare-livare Cele trei macro-procese i principalele procese constituente: a. managementul relaiilor cu furnizorii. Reprezint ansamblul raporturilor dinte organizaie i partenerii din amonte. Procesele pe care le implic managementul relaiilor cu furnizorii i activitile specifice sunt urmatoarele: 1. colaborarea n domeniul proiectrii produselor identificarea unor noi idei privind componentele produselor, n vederea unor efecte pozitive n privina costurilor de producie, a timpului de livare 2. selecia furinizorilor evaluarea prealabil i selecia furnizorilor, evaluarea performanelor furnizorilor pe parcursul derularii relaiilor contractuale

3. negocierea stabilirea preurilor i altor aspecte financiare, a livrilor de produse ce urmeaz a fi efectuate de furnizor (produse, cantiti, locuri de livrare, transport, etc.) 4. cumprarea achiziia efectiv a produselor de la furnizori, pe baza comenzilor formulate de organizaie 5. colaborarea n domeniul aprovizionrii n privina realizrii de previziuni, a planificrii produciei i stocurilor b. managemenul lanului intern de aprovizionare-livare. Acest macro-proces include operaiunile derulate n interiorul organizatiei. Procese si activitati specifice managementului lantului intern de aprovizionare-livare sunt urmatoarele: 1. planificarea strategica amplasarea unitatilor de productie, a depozitelor si centrelor de distributie 2. planificarea cererii previzionarea cererii clientilor, planificarea promoiilor 3. planificarea aprovizionarii planificarea cumparaturilor, productiei si stocurilor, pe baza estimarilor referitoare la cerere 4. onorarea comenzilor corelarea comenzilor cu sursele de aprovizionare si modalitatile de transport 5. serviciile pentru clienti asigurarea stocurilor de piese de schimb pentru clienti si programarea vizitelor de service la clienti c. managementul relatiilor cu clientii. Este un macro-proces esential pentru indeplinirea obiectivelor organizatiei si a asteptarilor clientilor. In randul proceselor si activiatilor specifice managementului relatiilor cu clientii se inscriu urmatoarele: 1. marketingul 2. vanzarile 3. managementul comenzilor 4. contactul cu clientii

9.4 Evolutia lantului de aprovizionare-livare si sistemele informationale Specialistii considera cinci stadii evolutive distincte: integrarea in cadrul organizatiei; excelenta corportativa; colaborarea cu partenerii; colaboarea in cadrul lantului valorii si conectivitatea completa in cadrul retelei. Primul stadiu evolutiv reprezinta integrarea in cadrul organizatiei. Coordonatele sale sunt urmatoarele:

 orientarea organizatiei. Accentul este pus pe ariile functionale, pe procesele logistice, in vederea imbunatatirii lor. Se urmareste cresterea performantelor prin intermediul integrarii activitatilor la nivelul ariei functionale. gradul de conectivitate in retea. Este aproape inexistent. In proiectarea strategiilor logistice, organizatia nu este preocupata de intercorelarea cu ceilalti membri ai lantului de aprovizionare-livare. Este dominanta abordarea tranzactionala. strategiile losgistice. Cateva exemple pentru strategii aplicate in acest stadiu sunt reducerea numarului furnizorilor de produse si servicii logistice, rationalizarea ofertei de produse, reducerea relativa a costurilor de aprovizionare prin cresterea cantitatilor de produse cumparate limitele specifice. Procesulde integrare nu vizeaza intreaga organizatie. Cele mai multe eforturi de imbunatatie se concentreaza numai asupra ariilor functionale care sunt considerate distinct. impactul asupra sistemelor informationale. Abordarea functionala face ca organizatia sa nu dispuna de un sistem informational care sa perminta accesul comun la o baza de date logistice, atat al specialistilor si managerilor logistici, cat si al altor membri ai organizatiei, din alte departamente. Pentru imbunatatirea performantelor foarte multe organizatii utilizeaza modele cum este SCOR. Acest model si-a propus sa coreleze descrierea si definitiile activitatilor si proceselor din lantul de aprovizionare-livare, cu masurarea performantelor , cu cele mai bune practici si cu cerinte referitoare la software. Al doilea stadiu evolutiv consta in realizarea excelentei corporative. Coordonatele sale sunt urmatoarele: orientarea organizaiei. Acest stadiu este focalizat pe integrarea intra- organazaionala. Imbunatatirea performanelor ca urmare a unei astfel de abordri se concretizeaza n creterea ponderii livrarilor efectuate la timp si sporirea ponderii comenzilor clientilor, care sunt onorate integral. gradul de conectivitate n retea. Este sczut. n acest stadiu, preocuparea principal este de a mbunti performantele la nivelul ansamblului organizatiei. Se pune accentul pe utilizarea activelor i pe ecacitateaa sistemului de livrare. Organizaia se concentreaz asupra competenelor sale de baz i, n consecin, incepe s externalizeze o serie de activitati din domeniul lanului de aprovizionare-livrare. strategiile logistice. Se urmareste atingerea unui nivel superior al relatiilor dintre furniziori si cumparator, prin segmentarea bazei de frunizori. Printre strategiile aplicate in acest stadiu, se inscriu urmatoarele: dezvoltarea de relatii directe cu furnizorii strategici; cumpararea in sistem electronic de la frunizori mai putin importanti pentru organizatie; apelarea la furnizori specializati de servicii logistice limitele specifice. Integrarea se refera doar la mediul intern al organizatiei. Se manifesta reticenta fata de integrarea externa cu alte organizatii din lantul de aprovizionare-livrare impactul asupra sistemelor informationale. Comparativ cu primul stadiu, se imbunatateste fluxul de informatii la nivelul organizatiei, fapt cu efecte favorabile asupra indeplinirii cerintelor

clientilor. Aceasta ameliorare este posibila ca urmare a operatiunilor efectuate de personalul din depozite, de incarcatori, expeditori, etc. Dobandesc importanta managementul cererii si acuratetea planificarii. In acest stadiu incep sa fie utilizate metode de planificare corecte ale cererii, asupra planificarii productiei. Focalizarea asupra realizarii excelentei corporative prin integrare interna face ca organizatia sa nu doreasca sa participe la schimburi de informatii cu altii membrii ai lantului de aprovizionare-livrare, sa nu permita acestora sa acceseze informatiile pe care le detine. Al treilea stadiu evolutiv promoveaza organizatia spre colaborarea cu partenerii. Coordonate sale sunt urmatoarele: orientarea organizatiei. Se deosebeste radical de orientarea din stadiile anterioare. Este primul pas spre integrarea externa. Caracteristica dominanta a stadiului al treilea este orientarea spre colaborarea inter-organizationala. Obiectivele principale se refera la urmatoarele aspecte: cresterea economiilor obtinute ca urmare a colaborarii reciproc avantajoase a partenerilor; reducerea ciclului comenzilor; scurtarea intervalului de timp necesar de la coceperea noilor produse la comercializarea lor pe piata; imbunatatirea gradului de utilizare a activelor gradul de conectivitate in retea. Creste semnificativ in raport cu stadiul al doilea. Organizatia incepe sa aleaga aliati in randul celorlalti membri ai lantului de aprovizionare-livrare si sa dezvolte o retea externa de parteneri strategiile logistice. Sunt proiectate strategii adaptate noii orientari. Exemple de astfel de strategii sunt: implicarea furniziorilor strategici in planificarea vanzarilor si operatiunilor, pentru asigurarea concordantei dintre cerere si oferta; stabilirea de relatii golbale cu furnizorii specializati de servicii logistice. limitele specifice. Acest stadiu se rezuma la cererea unor relatii foarte stranse cu un numar restrans de aliati atent selectati, din lantul de aprovizionare-livrare. De fapt, numarul mic de parteneri este si o conditie a succesului in stadiul de deschidere a organizatiei spre furnizori de bunuri si servicii. impactul asupra sistemelor informationale. Pe fondul externalizarii de activitati logistice, organizatia apeleaza la pachete software specializate sisteme de management al depozitului, sisteme de management al transportului pentru a imbunatati comunicarea si vizibilitatea intre partenerii lantului de aprovizionare-livrare. Sistemele de comunicare reflecta nevoia de interconectare cu partenerii din lantul de aprovizionare-livare. Se utilizeaza tehnologia internetului si extranetul.

Al patrulea stadiu evolutiv este axat pe colaborarea in lantul valorii. Coordonatele sale sunt urmatoarele: orientarea organizatiei. In esenta, orientarea spre exteriorul organizatiei. Obiectivul major este de dezvoltare a relatiilor si colaborarii dintre furnizori si clienti. Organizatia devine parte a uneia sau mai multor retele. Obiectivele sunt marcate de importanta acordata satisfacerii cerintelor clientilor si se refera la aspecte cum sunt: intervalul de onorare a comenzilor; gradul de onorare al comenzilor; retururile de marfuri de la clienti

gradul de conectivitate in retea. Este superior stadiilor anterioare, dar nu atinge inca nivelul de conectivitate deplina. Aliatii din lantul valorii stabilesc si indeplinesc obiectivele strategice comune. strategiile logistice. In acest stadiu, organizatia conlucreaza cu un grup relativ mic de parteneri din amonte si aval. Comparativ cu stadiile precedente, strategiile nu mai sunt focalizate pe obiectivele individuale ale organitatie. In acest stadiu se urmareste ca reteaua din care face parte organizatia sa obtina o pozitie cat mai dominanta pe piata. limitele specifice. Succesul strategiilor din acest stadiu depinde in masura mare de gradul de deschidere al organizatiei fata de stabilirea de parteneriate cu furnizorii si clientii, de capacitatea de a permite accesul partenerilor la informatiile sale. impactul asupra sistemelor informationale. Informatiile sunt accesate in comun de aliati, prin intermediul tehnologiilor electronice. Comertul electronic si comunicarea electronica sunt specifice acestui stadiu. Aplicatiile care apar in acest stadiu sunt CDM (proiectarea si productia in colaborare) si CPFR (planificarea, previziunea si reaprovizionarea in colaborare). In acest stadiu, organizatiile apeleaza la aplicatii software specializate de tip SRM (management al relatiilor cu furnizorii) si CRM (management al relatiilor cu clientii).

Al cincelea stadiu evolutiv este axat pe conectivitatea completa in retea. Coordonatele sale sunt urmatoarele: orientarea organizatiei. Acest stadiu superior al evolutiei este caracterizat de integrarea externa deplina, prin crearea unui sistem de afaceri total. gradul de conectivitate in retea. Conectivitatea este maxima, deoarece organizatia comunica deplin cu ceilalti membri ai lantului de aprovizionare-livrare. Comunicatia se realizeaza de la o extremitate la alta a lantului de aprovizionare-livrare. Pentru multe organizatii acest stadiu este dificil de atins. strategiile logistice. Obiectivele comune si armonizarea strategiilor caracterizeaza acest stadiu. Relatiile de colaborare urmaresc obtinerea unei pozitii dominante pentru intreaga retea. limitele specifice. Factorii care conditioneaza reusita sunt: atitudinea parteneriala fata de ceilalti membri ai lantului de aprovizionare livrare; capacitatea de a colabora cu difeirte niveluri ale retelei, nu numai cu furnizorii si clientii situati pe nivelurile apropiate; dotarea organizatiei cu solutiile informatice software si hardware necesare comunicarii in lantul de aprovizionare-livare. impactul asupra sistemelor informationale. Conectivitatea este asigurata in mod prioritar prin tehnologiile informationale moderne, care permit accesul in timp real la datele/informatiile necesare diferitilor membri ai retelei.

Evolutia unei organizatii de la primul la cel de-al cincilea stadiu nu se rezuma la investitii in noi tehnologii informationale si sofisticate solutii software. Sunt necesare schimbari de profunzime in cultura organizatiei. Un sondaj realizat in anul 2005, la nivelul organizatiilor din 18 sectoare de activitate, in cadrul unei cercetari longitudinale initiate in anul 2003, a relevat tendinte in privinta evolutiei de la un stadiu la altu, in cadrul lantului de aprovizionare-livrare. In contextul acestei cercetari, a fost studiata totodata situatia

sistemelor informationale la nivelul organizatiilor. Sondajul a fost realizat in randul cititlorilor publicatiei Supply Chain Management Review si al clientilor Computer Science Corp. Fata de anul 2003, rezultatele au aratat un progres in anul 2005, in directia orientarii organizatiei spre conectivitatea completa. Sondajul a identificat masura in care tehnologia informatiei este utilizata pentru ca organizatia sa progreseze in lantul de aprovizionare-livrare. Sistemul cel mai utilizat este ERP, peste 60% dintre respondenti afirmand ca organizatia lor il ultilizeaza. Urmatoarele tehnologii in ierarhie sunt: sistemele de planificare, analiza si optimizare a stocurilor 52% dintre organizatii; aplicatiile/serviciile bazate pe WEB 48%; sistemele de management al depozitului 46%; sisteme de planificare, previziune si programare avansata 43%; sisteme de achizitie electronica si schimburi B2B 43%; sisteme de management al transportului 34%; sisteme de management al relatiilor cu clientii 30%; JIT/Kanban 28%; CPFR 20%; sisteme de management al evenimentelor in lantul de aprovizionare-livrare- 17%; RFID 16%; managementul relatiilor cu furnizorii 14%; aplicatii de proiectare, engineering si productie in colaborare 13%. Una dintre tehnologiile care au cunoscut o evolutie ascendenta vizibila este RFID (identificarea bazata pe radiofrecventa). In 2005, peste o treime dintre respondeti au afirmat ca organizatiile lor au planificat sa investeasca in RFID, in urmatorii trei ani. Rezultatele sondajului indica un progres treptat al organizatiilor in lantul de aprovizionare-livrare, reflectat de cresterea gradului de conectivitate in retea. Avansarea organizatiei de la un stadiu la altul va face necesara efectuarea de investitii in sisteme informationale integrate extern, la care sa aiba acces partenerii din retea. Solutiile software pentru lantul de aprovizionare-livrare vor cunoaste astfel o dinamica ascendenta.