El Archivo. Instalacion y Conservacion

El archivo
Instalacin y conservacin
EL ARCHIVO
INSTALACION Y CONSERVACION
M." del Carmen Pescador del Hoyo
EDICIONES NORMA
1988
EDICIONES NORMA, S. A. La Chopera, 32. Las Rozas (Madrid) @ 1988 EDICIONES NORMA, S . A. Reservados los derechos de edicin, adaptacin o reproduccin para todos los pases. No est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. ISBN: 84-7487-042-9 Depsito legal: M. 40.724-1987 Imprime Grafur, S.A. c/. Igarsa, Naves E-F. Paracuellos del Jarama (Madrid).
INDICE
Pgs . PRIMERA PARTE . EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO
.......................................... .................................................. ........................................... ................................................. ................................................ ................................................ .................................................... Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo ....................... - Sistemas de archivacin ...................................... - Condicionantes ............................................. - Variedad que nos ofrece el mercado ............................. . Documentos convencionales ................................ . Fichasdocumento ........................................ - Documentos grficos ........ ............................ - Documentos audiovisuales ................................. Unidades de conservacin ........................................ - Paquetes .................................................. - Cajas ..................................................... - Carpetas .................................................. - Hamacas .................................................. - Bolsas y sobres ............................................. Muebles para el personal ......................................... Prevencin de accidentes ......................................... BIBLIOGRAFIA ..............................................
Consideraciones previas Planificacin Condiciones del local - Ubicacin .. - Iluminacion - Ventilacin - Ruido
.I.
9 9 10 1 0 11
11 12 15 17 17 29 35
44
50
50 50 52
54 54
56
58
60
SEGUNDA PARTE . EL ARCHIVO-DEPOSITO
................................. . ............................... ................................................... ................................................. .................................................... .............................. ............................................ ........................................... Planificacin y estructura ........................................ . Trazageneral .............................................. . Zonas .................................................... . Planta .................................................... . Alzado ................................................... . Orientacin ................................................ . Abierto o cerrado ........................................... . Nmero de niveles ........................................... . Delimitacin de espacios ...................................... . Altura de techos ............................................ Realizacin de los depsitos ....................................... . Accesibilidad ............................................... . Proporcin ................................................ . Capacidad ................................................. . Resistencia ................................................ . Materiales ................................................. Medidas complementarias ........................................ . Defensa del fuego ........................................... . Instalacin elctrica ....................................... . Sustancias peligrosas ...................................... . Escaleras de socorro ...................................... . Deteccin de incendios ..................................... . Extintores .............................................. . Climatizacin .............................................. . Agresiones especficas ........................................ ., . Por agentes bioticos ....................................... . Por agentes fsico-qumicos ................................. . Contrarobo ............................................... Los depsitos por dentro ......................................... . Antecedentes histricos ....................................... . La estantera actual .......................................... . Estantera convencional .................................... . Estanteradensa ......................................... . Archivadores ...............................................
El edificio en su evolucin histrica El edificio actual Condiciones previas . Exento . Ubicacin . Costo . Condiciones especficas del terreno . Medio ambiente . Enclave peligroso
63 79 79 80 82 84 93 94 99 99 100 101 106 113 113 118 119 120 123 123 124 125 127 128 135 135 135 137 137 138 140 143 146 146 148
151
153 153 156 156 164 172
. De . De . De . De . De . De . De . De . De
................................. Acondicionado de los documentos .................................. . Unidades de conservacin .....................................

. Paquetes . Legajos
pergaminos documentos con sello mapas, planos. dibujos. etc postales folletos fichas microfilmes y microfichas filmes diapositivas . De fotografas . Dediscos . De grabaciones magnticas
.......................................... ................................... ............................... ............................................. .............................................. ............................................... ............................... ............................................... .......................................... ........................................... ...............................................
175 176 178 180 180 181 182 183 187 188 189 190 195 195
............................................... 196 ................................................ 196 . Cajas .................................................. 198 . Carpetas ............................................... 205 . Tubos ................................................. 205 . Bolsas ................................................. 206 . Fundas ................................................ 208 . Encuadernacin .......................................... 208 . Sealizacin ............................................... 210 . De estanteras ........................................... 210 . De muebles ............................................. 211 . Deunidades ............................................. 211 Accesorios para servicio .......................................... 217 . Tableros .................................................. 217 . Mesas .................................................... 217 . Carritos ................................................... 218 . Elevadores y montacargas ..................................... 220 . Tubosneumticos ........................................... 220 Dependencias ................................................. 223 224 . Locales de trabajo ........................................... . Muelle de descarga ..................... .-................. 225 . Expurgo ................................................ 226 . Fumigacin ............................................. 227 . Despachos de trabajo ..................................... 227 . Biblioteca tcnica ......................................... 229
. Habilitacin
................................... ........................... . Viviendas .................................................
y contabilidad . Instalaciones sanitarias de la zona . Despacho de Direccin . Salade reuniones . Laboratorio de reprografa . Laboratorio de restauracin . Taller de encuadernacin . Habitacin de vigilantes y chferes
................................. ............................ .................................... ......................................... ................................. ................................
229 229 229 230 230 231 232 233
233
..................................... ...................................... . Locales abiertos al pblico .................................... . Vestbulo ............................................... - Informacin y Secretara General ............................ - Sala de lectura ........................................... - Sala de catlogos ......................................... - Sala de microfilm ......................................... - Sala de dactilografa ...................................... - Salas especiales .......................................... - Audicin ............................................ - Visualizacin ......................................... - Sala de exposiciones ...................................... - Sala de conferencias ....................................... - Aula .................................................. - Saloncito para conferenciante ............................... - Aparcamiento ........................................... - Locales de uso mixto ......................................... - Cafetera ................................................ - Telfono pblico ......................................... - Aseos ..................................................
. Vivienda de Direccin . Vivienda de Conserje
233 233 233 234 234 234 236 237 237 237 237 237 237 237 239 239 240 240 240 240 240 243 247
............................................... Indice alfabtico ...............................................

BIBLIOGRAFIA
Prlogo
Cuando todava tenemos muy fresca en la memoria la alegra y satisfaccin que experimentamos al conocer la aparicin del libro de Carmen Pescador ElArchivo. Instrumentos de Trabajo>>, la autora nos sorprende de nuevo con la peticin de que le hagamos un pequeo prlogo para el ltimo libro que ha preparado y que est ya prximo a aparecer. Con esta nueva contribucin, Carmen Pescador contina su infatigable tarea de archivera. Si bien, la jubilacin la separ del quehacer diario en la labor didctica que desarroll durante tantos aos -me atrevena a decir que son pocos los archiveros que no han pasado por sus clases en la Escuela de Documentalistas, luego Centro de Estudios Bibliogrficos y Documentarios, y que, por tanto, no han aprendido su profesin de ella- y de la labor prctica que desarroll en el Archivo Histrico Nacional, primero, y luego en el Archivo General de la Administracin, su inquietud e inters la mantienen en contacto directo y diario con la profesin a la que dedic su vida, con la ventaja de contar con la tranquilidad y el tiempo necesarios para el anlisis reposado y para plasmar en una obra didctica todos los conocimientos que fue acumulando a lo largo de su fecunda vida profesional. Si en su ltimo libro Carmen Pescador analiza y estudia uno de los aspectos fundamentales de la Archivstica, el de la descripcin de los documentos y los distintos instrumentos de trabajo necesarios para lograr informar adecuadamente sobre los fondos archivsticos, en este nuevo libro aborda un tema no menos importante y fundamental, el de la instalacin de los fondos documentales para su mejor conservacin y para conseguir una mayor funcionalidad y eficacia en las tareas de archivo. Si el tema de la descripcin es importante por la repercusin directa que tiene en la eficacia con que se cumplirn las funciones de informacin, los problemas de la instalacin de los documentos no lo es menos, ya que su conservacin depende totalmente de las condiciones de conservacin y de instalacin con que cuenten.
En este libro Carmen Pescador hace un estudio minucioso, pormenorizado, y de total actualidad, de las condiciones que deben renir los edificios destinados a Archivos, analizando y sopesando las condiciones ambientales del lugar en que ste se vaya a ubicar, la planificacin general del edificio, condiciones de los depsitos y medidas de seguridad, criterios para la instalacin de los distintos tipos de -documentos para su mejor conservacin y funcionalidad, sin olvidar ni dejar de lado las condiciones que deben renir los distintos ambientes de trabajo.
Es este un libro necesario que viene a llenar un vaco en un momento en que la preocupacin por los Archivos y por nuestro Patrimonio Documental est experimentando un gran desarrollo, y en que, por tanto, es ms necesario que nunca contar con un manual de referencia donde contrastar criterios y opiniones. No dudamos, pues, de la oportunidad y necesidad de esta obra cuya utilidad va a trascender, sin duda, de nuestras fronteras para alcanzar el mundo iberoamericano.
MARGARITA VAZQUEZ DE PARGA DIRECTORA DE ARCHIVOS ESTATALES
Primera parte
EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO
CONSIDERACIONES PREVIAS Todos producimos y recibimos papeles>>. Casi todos los archivos,pero cuando se trata de una entidad los problemas que plantea esta archivacin pueden hacer inoperante la organizacin ms perfecta. En los nuevos sistemas de montaje de oficinas tiene cada vez ms importancia la organizacin del archivo. En l est la memoria de toda la actividad desarrollada, gracias a la cual la entidad productora tendr siempre a mano los datos necesarios para resolver correctamente un asunto, o dar la respuesta adecuada a una pregunta que nos interesa. El archivo no debe ser la dependencia pasiva a donde se manda todo aquello que ya no necesitamos sino muy al contrario aquella que tiene a su cargo la custodia y salvaguarda de lo que estamos necesitando constantemente. No se trata, como piensan los aferrados a criterios ya obsoletos, de una dependencia ms, de escaso inters, sino la dependencia que constituye la mdula espina1 de toda la organizacin (1). En la actualidad el archivo de uso inmediato desborda la pasividad en que, hasta hace algunos aos, se ha mantenido constituyndose en un ' verdadero centro de documentacin de suma utilidad para la entidad que lo genera, al adquirir una doble finalidad: de una parte mantener debidamente informados a cuantos trabajan en la entidad o empresa y de otra hacerlo tambin para los que, ajenos a ella, necesitan algo que les atae (2). La historiografa moderna, reconociendo la influencia de los factores econmicos en el desarrollo de la civilizacin, ha introducido el estudio de la economa en las universidades, con lo que los archivos de empresa han
(1) Michael Cook, en <<The management of information from archives., Gower, 1986, pg. 79, afirma que es un proceso esencial en el control de la administraciny en su organizacin. (2) Sobre su organizacin y utilidad son ya clsicos los primeros que se ocuparon de ello. Tal, por ejemplo, B. C. Vickery, <<Techniques Modernes de Documentation, Pars, 1962; Robert L. Collison, .Modern Business Filing and Archives., London-New York, 1963, y H. Bernatene, .Cement concevoir, realiser et utiliser une documentation,3."edic., Pars, 1955.
El archivo. Instalacin y conservacin
adquirido una gran importancia, aun cuando su consulta pueda ser muy restringida (3). Ya desde hace bastantes aos se han ido recogiendo fondos de este tipo. En el Reino Unido fue fundado en 1934 el Business Archive Council, que ha compilado un registro de firmas o razones sociales, no completo pero muy apreciable. En Irlanda se han depositado en el Public Records Office bastantes de estos fondos, lo que tambin se ha hecho en el Public Records Office de Irlanda del Norte. En Estados Unidos los National Archives publican guas, algunas de las cuales tienen contenido econmico. En Australia se han realizado listas de los documentos de este carcter que son accesibles y tambin tienen hechos ndices en fichas. La Repblica Federal Alemana tiene cooperacin con Estados Unidos y el Reino Unido. En Blgica, en en Archivo General del Reino, tienen un ndice en fichas de compaas comerciales desde el siglo XIX hasta 1957, siendo muchos los estudios publicados sobre estos temas. En Holanda los Archivos de Historia Econmica estn sirviendo al pblico datos de 1972 a 1974, lo que se va ampliando. En Suiza los Swiss Economic Archives, publicaron ya en 1960 un sumario de firmas de archivos de empresas. En Francia los Archivos Nacionales han publicado volmenes de 1957 a 1977. En Italia tienen antecedentes de la poca de la industrializacin y en la actualidad son importantes los archivos de las firmas Fiat, Alfa Romeo, Pirelli, Banca de Italia, Banco de Npoles y Sicilia y otros. En los pases escandinavos se han publicado recientemente inventarios de este carcter. Dinamarca y Finlandia tienen ndices en fichas y Noruega ha publicado algunos catlogos. Suecia ha publicado un manual. Por nuestra parte, en Espaa, se han recogido en el Archivo General de la Administracin importantsimos fondos para el estudio de la economa, el comercio y la industria. Los primeros ingresados fueron del Banco de Crdito Local, habiendo entregado tambin el Banco de Espaa documentacin que, procedente de Comercio, haba recibido en 1979, consistente fundamentalmente en controles de importacin y exportacin. De la industria de carburantes, Cepsa, consistente en matrices de acciones, obligaciones, bancos, contabilidad, clientes, etc., y Empetrol, con documentacin de direccin tcnica, proyectos, tesorera, contabilidad, entre otros. De comercio, Mercasa, que se ocupa de mayoristas y mercados, fundamentalmente comunicaciones. Relativo a los transportes es importantsima la documentacin entregada por la Compaa Transmediterrnea, que fundada a principios de siglo realiz su ltimo ingreso, por ahora, en febrero de 1986. Finalmente, procedente de la prensa peridica se guardan fondos de los diarios .Pueblo,> y Madrid, y de los semanarios Marca y a7 fechas. Con todo, es de destacar que donde ms se ha desarrollado la actividad de publicar informacin sobre temas econmicos ha sido en la URSS (4).
(3) Business Archives. Studies on International Practices. K. G. Saur. Mnchen-New York-London-Pars, 1983, 167, pgs. 87-88.
Consideraciones previas
Desgraciadamente, hasta hace poco los archiveros profesionales cualificados han ignorado con frecuencia estos archivos, considerndolos ajenos a su competente cometido, lo que ha dado lugar a que casi todos los manuales referentes a ellos hayan sido producidos por personas no conocedoras de la profesin, con frecuencia algn administrativo o cargo tcnico de la empresa con conocimientos puramente experimentales, o tomados de otros igualmente ayunos de los conocimientos necesarios. Esto ha dado lugar a atrocidades tales como aconsejar la destruccin de los documentos cuando ya no son tiles para el manejo diario de la entidad que los produce, borrando as su propia historia (5). Afortunadamente esto no ocurri en pocas pasadas: no hubieran llegado a nosotros los fondos que constituyen los archivos histricos. Afortunadamente hoy se piensa de muy distinta manera, aunque en la mayora de los casos todava encontramos los archivos en manos de personas incompetentes. Fue preciso llegar a la celebracin de la VI11 Conferencia Internacional de la Table Ronde. de archivos, celebrada en Budapest en 1963, para que se reconociera la importancia de estos fondos no considerados como <<histricos>> (6). En 1962 y 1963 tambin en las reuniones regionales de los archivistas franceses se trat del tema de los documentos en poder de las administraciones y todava no recibidos en los grandes depsitos, a los que dieron la denominacin de <<pequeosarchivos, tratando sobre la conveniencia de si se deban clasificar o no en ellos los documentos, manteniendo cierta confusin entre stos y los denominados archivos intermedios (7). Lo mismo ocurri en el VI1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Mosc en 1972, en que se estudi el problema de las relaciones entre los archivos del Estado y los archivos administrativos, aunque la atencin se centr en la cuestin de competencias, servicios y
(4) En los pases socialistas no se separan estos fondos de los restantes del Estado. En muchos sitios se publican boletines y revistas y el Committee of Business Archive. tiene una publicacin anual, dentro del Comit Internacional de Archivos. Todas estas referencias figuran en la publicacin citada en la nota 3, pgs. 89-93. ( 5 ) Marlot, Daniel, .Practique du classement., nouvelle dition revue et augment. ParsLouvain, 1965, pg. 123, escribe: 43euls doivent 6tre conservs les documents prsentant un certain intret, les autres pieces seron detruits. De manera parecida se expresa Vicens Carri, J., Tratado de clasificacin y archivo, segunda edic. revisada, Barcelona-Madrid-Buenos AiresRio de Janeiro-Mxico-Montevideo, 1956, pg. 325, en que aconseja: .Cuando la documentacin ha perdido ya todo su valor actual y de posterioridad, se procede a su destruccin>>. Qu se entiende por .posterioridad. y quin determina este valor? No son casos aislados, esto es lo corriente en casi todos los trabajos dedicados a los archivos de empresa. (6) La Historia no tiene compartimentos estancos. La Historia es de ayer, de hoy y de maana. En la VI11 .Table Ronde., celebrada en Budapest en 1963, la aportacin de Espaa, presentada por Antonio Matilla Tascn, seal claramente tres etapas de archivo: inmediato, intermedio y definitivo, en un momento en que los archivistas de otros pases seguan ignorando todava la necesidad y la realidad de hacerse con los inmediatos, como punto de partida ineludible. (7) Publicado en La Gazette des archives.. Suplemento nm. 44, Pars, 1963, con el ttulo <<Le pre-archivage et lavenir des archives..
transferencias, no en problemas de organizacin e instalacin propiamente dichas, repitindose el caso en la reunin de Roma de 1984 (8). Ya antes, en el Congreso celebrado en Londres en 1980, se haba tratado de la necesidad de que los archiveros profesionales y cualificados prestasen atencin a esta masa de documentos de archivos de empresa, de gran valor para la historia de la economa, el comercio y la industria, que se estaban perdiendo por falta de los cuidados necesarios. Fruto de esta recomendacin fue la publicacin por los Archivos Nacionales de Pars de un manual dedicado a ellos y tres aos despus otro patrocinado por el Consejo Internacional de Archivos (9). Pero ya para entonces se haban organizado, a partir de 1963, numerosos cursillos encaminados a impartir conocimientos tcnicos a las personas que manejaban archivos de uso inmediato en empresas y entidades los que en la actualidad siguen realizndose (10). Algunos han pensado que la mecanizacin de las gestiones va a producir una decadencia del papeleo, que ha de repercutir en la simplificacin del archivo, pero no han comprendido que, si bien los documentos escritos sobre el papel van a dejar de ser agobiantes, los nuevos documentos, obtenidos por procedimientos mecnicos, necesitan tambin de los servicios del archivo cuando su contenido se considera perdurable. El concepto de documento ha variado, y cambiado totalmente, durante el siglo actual. En sentido estricto se consideraba bajo esta denominacin todo escrito que sirviera de soporte a un acto jurdico. En sentido ms amplio a todo aquel que sirve para apoyar en l el conocimiento o comprobacin de algo, sea su base el papel o cualquier otro material. Lo mismo tiene categora
(8) Evans, F. B., se ocup de ellos en su <<The history of archives administration: a select bibliography.. UNESCO, 1979. (9) <<Les archives des enterprises. Conseils practiques dorganisation,,. Pars, 1980. Archives Nationales. 55 pgs. De 1983 es la publicacin reseada en la nota 3, que contiene una bibliografa seleccionada desde 1956 a 1982, con una referencia a 1926 en la Business History Review., con un total de veintisete fichas bibliogrficas entre las que figura la <<Basic International Bibliography of Archives Administration., recopilada por M. Duchein y publicada en Archivum International Review on Archives, vol. XXV. K. G. Saur, New YorkLondon-Pars-Mnchen, 1978, 250 pgs. Dedicado tambin a los archivos de empresa puede consultarse el trabajo de Paola Carucci Gli archivi di impresa: alcuna considerazione introductiven. En <<Rassegna de Archivo di Stato-. XLIV/23. Roma, maggio-dicembre, 1984, pg. 429. En esta misma referencia, pg. 458, se menciona la segunda reunin que tuvo lugar en Gante el Comit Internacional de Archivos de Empresa, en cuyo punto 6.9 se trata de las medidas de instalacin. (10) Citaremos slo los primeros, de que tengo noticia en nuestro pas entre estas fechas. En 1963 para Hidroelctrica Espaola; 1966 en la Escuela Nacional de Administracin Pblica; 1974, instrucciones y planificacin para la Delegacin Nacional de Sindicatos; 1975 para el Instituto de Estudios de Administracin Local; en este mismo ao, curso de verano en la Universidad de Santander, para las Cajas de Ahorro; 1977, Universidad Internacional 4Prez Galds>,, de Las Palmas de Gran Canaria, y 1980 en el Instituto de Ciencias Sociales de la Universidad de Santiago de Compostela. Recientemente se organizaron nuevos cursos.
Planificacin
de documento una escritura de compra-venta, una carta, una convocatoria, un decreto, un grfico, un dibujo, una fotografa, una pelcula o una grabacin magntica, sea su contenido escritura1 o fnico. Por tanto el archivo debe estar planeado y organizado para recoger todo lo que, de este carcter, produce la entidad a que pertenece. Pero aqu, a pesar de su inters, no vamos a tratar de la organizacin de los fondos, ni tampoco de cmo realizar su servicio. Aqu vamos a ocuparnos concretamente de lo que concierne a su instalacin, con objeto no slo de facilitar su buen funcionamiento sino garantizar la ptima conservacin de la documentacin que tengamos, o vayamos a recibir. Para ello tenemos que establecer, por una parte, las mnimas condiciones que queremos conseguir en relacin con las posibilidades que nos ofrecen para realizarlas, o adaptarnos en lo posible, con objeto de obtener los mejores resultados. Por otra parte tenemos que conocer los sistemas y posibilidades de archivacin para que su instalacin material, en cuanto a amueblamiento, sea la ms acertada, sin olvidar las mnimas precauciones para la defensa de los documentos ante cualquier accidente.
PLANIFICACION Las condiciones que debemos considerar como bsicas para la instalacin de este tipo de archivo son las siguientes: a) Seguridad. b) Facilidad de recuperacin de datos. c) Ahorro de espacio. d) Economa de instalacin y servicio. Este ltimo punto es muy importante puesto que no debemos escatimar en una buena instalacin ya que es rentable, no en cuanto a lo que ingresa sino en cuanto a lo que ahorra. Un archivo bien montado facilita toda gestin y, como consecuencia, ahorra personal, cuyo costo supone a la empresa o entidad el 80 por 100 del gasto de sostenimiento. Pero antes de proceder a una instalacin adecuada tenemos que considerar si lo que han puesto bajo nuestra responsabilidad es un archivo para organizar a partir de cero o es un archivo ya existente e inmanejable. Este ltimo caso suele ser el ms corriente y puede presentar dos situaciones diferentes. Puede tratarse de un archivo centralizado, de un solo local, o pueden existir, relacionados con ste, pequeos depsitos de documentos ubicados en lugares dispersos, a mano de las dependencias u oficinas que los utilizan. En este ltimo caso hay que tratar sobre la posibilidad de centralizar todo en un solo local, teniendo en cuenta las ventajas y los inconvenientes que esto reporta (1 1).
La centralizacin tiene las siguientes ventajas:

l.Q Unidad de criterio y mayor control. 2.Q Ahorro de espacio. 3.Q Economa de montaje y mantenimiento. Pero hemos de contar con posibles inconvenientes: l.Q Una mala ubicacin del archivo central, que acarree prdida de tiempo en el servicio a prestar. 2.* La existencia de departamentos cuyo servicio constante centralizado dificultara su funcin, sobercargando a la vez, innecesariamente, el servicio general. 3.Q La existencia de documentacin de carcter muy reservado.
A la vista de estas consideraciones procederemos, bien a reunir todo en un solo local, bien a abstenernos de hacerlo con determinada documentacin, o bien, incluso, a promover la descentralizacin, si lo consideramos conveniente, para algunos fondos. El primero de estos inconvenientes es el ms corriente. Al considerarlo como una dependencia de escasa utilidad poda estar situado en cualquier sitio. Tendremos que tratar de compensarlo. Si es necesario un desplazamiento en vertical podemos establecer un sistema de pequeos montacargas o avemaras, que faciliten el acceso a los diversos pisos, tanto en cuanto a las peticiones de las dependencias cuanto para el servicio de los documentos solicitados. Si el desplazamiento es horizontal pueden ser tiles las correas continuas transmisoras o el sistema de cadenas con pinzas. Tambin existe un sistema de cajas metlicas cerradas, con los documentos dentro, que circulan desplazndose por carriles (12). Finalmente es bastante conocida la utilizacin de cajas cilndricas de materia plstica de poco peso, que contienen los documentos y van cerradas desplazndose por tubos neumticos que las transportan en cualquier direccin, sea vertical, horizontal o lateral (13). Los otros dos inconvenientes citados tendrn que contrarrestarse, no con montajes accesorios, sino aplicando el criterio descentralizador, o con muebles cerrados que garanticen la absoluta seguridad y reserva de los documentos que contengan. Hay todava una solucin para el caso de
(11) El tema ha sido estudiado con claridad por Luis Snchez Belda en su C u r s o de informacin para administrativos. Tcnicas de documentacin y archivo. para el Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP), pgs. 28 y 29, ejemplar mimeografiado, 1966, y apuntes mecanografiados, tema V. Est basado en las obras de Edward N. Johnson Trends in Country Records management y Artur M. Johnson ddentification of business Records for permanent preservation, ambos en The American Archivist., 24, 1961, pgs. 277 y 329, respectivamente. (12) Entre otras marcas podemos citar el Telefilt., el Teledoc>> y el Rolo-Plan.. (13) Son las ms usadas y muy abundantes. Citaremos <<StandardElctrica I.T.T., Kaliban>>, Automatic>,,entre otras.
Condiciones del local
documentos altamente confidenciales y reservados que es remitirlos al archivo en sobres cerrados, a los que se les adjudica un nmero o clave por el que se han de servir cuando sean pedidos, sin que el archivero, ni quien los aporta o recoge, tenga el menor conocimiento de su contenido.
CONDICIONES DEL LOCAL Partiendo del hecho de que los criterios de instalacin van a ser los mismos si se trata de un archivo centralizado o con dependencias accesorias vamos a tratar de las condiciones ptimas del mismo.
Ubicacin Es evidente que un archivo centralizado debe estar cerca de las dependencias que pueden hacer ms uso de l. Nunca desplazado en un tico, un stano o un extremo del edificio. En consecuencia, debe estar inmediato a los servicios de Contabilidad, Estadstica, Comerciales, y, en general, de todos aquellos que tengan que resolver consultas del pblico. Puede en cambio estar alejado de Publicidad, Personal, Produccin, etc. En cuanto al espacio que nos dan para instalarlo podemos encontrarnos con los siguientes casos:
a) Un local independiente y exclusivo. b) Un local con servidumbre de paso a otras dependencias. c) Solamente muebles colocados a lo largo de un pasillo. En el primero de los casos debemos huir de los bajos del edificio tanto por falta de luz como por posible humedad, lo que perjudica enormemente a la buena conservacin de los documentos. Cuidaremos muy especialmente de que no pasen por l conducciones de agua, ni fra ni caliente, por el peligro de rotura con la consiguiente inundacin, ni tendidos elctricos que no estn suficientemente protegidos, para evitar incendios. Tampoco son buenas las zonas superiores muy recalentadas, ya que la sequedad excesiva puede producir el resquebrajamiento de los documentos y propiciar su rotura (14). Esto encuanto a la documentacin clsica porque si se trata de documentos del grupo de los llamados audiovisuales el dao puede ser irreparable. Adems, en ambos casos, esta localizacin supone el alejamiento del centro neurlgico. En los otros dos casos tenemos escasas posibilidades de evitarlo, aunque s pueden paliarse los inconvenientes eligiendo muebles adecuados.
(14) Italo Baldini, en El archivo de la empresa moderna., 2.aedic. Barcelona, 1959, pg. 207, aade a estos inconvenientes la falta de aireacin de las plantas bajas.
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Iluminacin La luz natural es fundamental para el trabajo de archivo ya que requiere mucha atencin en el contenido de los documentos para poder proceder correctamente a su ordenacin y clasificacin, y, en consecuencia, a su archivacin. Normalmente la luz de huecos al exterior (ventanas o balcones) penetra, segn su orientacin y tamao, hasta la distancia de dos y medio a cuatro metros. Por tanto deberemos instalar las mesas de trabajo dentro de este radio de accin (15). Si no fuera suficiente es necesario pensar en una iluminacin artificial adecuada. La luz artijTciaZ requiere una serie de consideeraciones sobre la que sea ms conveniente. Puede ser de tres clases: a) Directa. Es la ms corriente y supone la instalacin de lmparas en las mesas de trabajo. Es ptima para no tener que moverse pero perjudicial si nos desplazamos con frecuencia a otros lugares de la habitacin por necesidades del servicio. El campo visual queda limitado y se producen cambios de adaptacin que fatigan los ojos. En evitacin de ello se hace necesario instalar puntos de luz en todos y cada uno de los muebles o archivadores que tengamos que consultar, y luces a determinada distancia en el resto del local. b) Semi-indirecta. Se obtiene por medio de pantallas reflexivas que envan la luz al techo, desde donde se proyecta difundida. Tienen que ser muy potentes y nunca suelen dar la luz suficiente para el trabajo. Puede combinarse con la anterior. c) Indirecta. Se consigue con potentes reflectores hacia el techo convenientemente coloreado. Cuando el trabajo es movido se consigue una buena iluminacin con lmparas de 10 a 15 watios a razn de una por metro cuadrado. Para lecturas prolongadas seran necesarias lmparas de 25 a 30 watios repartidas en la misma forma (16). Ventilacin Nunca nos conformaremos con un local cerrado, con mala renovacin del aire, tanto ms cuanto que la acumulacin de documentos propicia la acumulacin de polvo. La temperatura ambiente debe estar entre los 18 y 200, con una humedad de un 40 por 100 (17). Un local mal ventilado y mal acondicionado repercute en la disminucin del rendimiento del personal.
(15) Obra citada en la nota anterior, pg. 208, y recomendaciones del Instituto de Racionalizacin y Normalizacin del Trabajo. (16) Baldini, obra citada, pg. 208, estudia las ventajas y los inconvenientes. (17) Baldini, obra citada, lo rebaja a 16-18 grados, dejando fija la proporcin de humedad en un 40 por 100.
Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo
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Ruido
El exceso de ruido puede reducir el rendimiento del personal en un 10 a un 15 por 100 (18). Es por tanto conveniente instalar el archivo lejos de las dependencias que tienen muchas mquinas de escribir, o calculadoras o cualquier otra instalacin mecnica que produzca ruidos (19). Si su situacin no puede modificarse se atenan los efectos revistiendo suelos, paredes y techos de fibra de corcho, vidrio u otro material absorbente. Cuando el problema afecta a la totalidad del edificio puede disminuirse aumentando el grosor y densidad de los tabiques, suelos y techos (20). Existe la tendencia, por razones econmicas y ms aprovechamiento del terreno construido, a realizar una construccin ligera, de lo que resulta una mayor permeabilidad a los ruidos. Por ello es muy necesario tener muy en cuenta el problema del aislamiento acstico. El grado de aislamiento depende tambin del nivel sonoro de la zona en la que est emplazado el edificio. En ambientes ruidosos, de locales abiertos a calles de mucho trfico o aglomeracin de gente, es menos necesario el aislamiento entre los locales ya que el ruido de fondo amortigua en parte la diferencia entre las dependencias ruidosas y las tranquilas. En cambio s es muy necesario el aislamiento en el caso de estar situadas en zona de parques o patios grandes, que son ms silenciosos. El nivel mximo sonoro que se considera aceptable para un despacho de trabajo oscila entre los 40 y 45 decibelios (21).
MOBILIARIO PARA LA DOCUMENTACION: COMO ELEGIRLO En un archivo de uso inmediato es difcil establecer separacin entre la zona de trabajo del personal y la zona de archivacin de los documentos. Esto, que parece un inconveniente, es en parte beneficioso en este tipo de archivos ya que facilita la fluidez del servicio al no tener que realizar grandes desplazamientos. En la eleccin de mobiliario debemos atenernos a un principio fundamental: el mueble ha de estar en funcin de los documentos y no al revs (22). Todo mueble de archivo debe garantizar siempre la buena
(18) Baldini, obra citada, pg. 209. (19) Una mquina de escribir genera 70 decibelios. (20) Aunque naturalmente es muy variable, el trmino medio de ruidos que puede producir una calle es de 90 decibelios, aunque el claxon de un automvil produce 100 decibelios. (21) En el nmero 1 del .Boletn de Informacin Tcnica. que public CITEMA (Centro Informativo de Tcnicas y Material Administrativo) en 1963, pg. 17, figura un trabajo sobre este problema realizado por TAFISA.
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conservacin de lo que guarda. Debido a ello su eleccin est condicionada en primer lugar por el tipo y forma de los documentos que contiene y en segundo por el servicio que vamos a tener que prestar con ellos. As debemos de tener en cuenta que en todo depsito de documentos hay una parte de ellos que constituyen la documentacin ms activa, ms manejada por los que utilizan los servicios del archivo, y otra de menos uso, que calificaremos de semiactiva. Viene a estar formado el primer grupo por los documentos que estn todava en tramitacin, cuando sta es larga, y el segundo por los ya tramitados y cerrada su formacin. Para que siempre sea as tendremos que realizar revisiones peridicas en evitacin de que el primer grupo pierda su fluidez por sobrecarga de documentos que deberan estar ya en segundo plano (23). Tambin es importante que los muebles guarden cierta uniformidad. Un archivo de muebles dispares dar siempre la sensacin de desordenado mientras que una cuidada presencia dar una buena impresin, aun cuando su clasificacin y ordenacin no sea todo lo deseable que debiera de ser. Todo esto, claro est, en relacin con el volumen de documentacin que esperamos ir recibiendo. La capacidad de un mueble de archivo se mide por metros lineales de archivacin con objeto de elegir aquellos que, dentro de las condiciones primeramente enunciadas, admitan ms cantidad de documentos en menos espacio, sin que esto dificulte el servicio a prestar. En documentos de uso frecuente se puede admitir una cierta prdida de espacio, que sera negativa para documentos de poco uso. De acertar en la eleccin va a depender no slo la conservacin correcta sino la eficacia del servicio que tenemos que prestar. Sistemas de archivacin Para poder tener en cuenta estas necesidades tenemos primero que conocer el sistema de archivacin. que corresponde a cada archivador o mueble de los muchos que nos ofrece el mercado para no caer en la trampa de los ms vistosos o de lnea original. Veamos todas las posibilidades (24), que son las siguientes:
(22) Los formatos caprichosos e irregulares que tienen a veces los documentos dificultan en muchos casos su correcta archivacin. Casal Marcn, Jos Mara, estudia el problema desde el punto de vista de la conveniencia de normalizar su uso, en -Manual de impresos administrativos>>, Madrid, 1971. Secretara General Tcnica de la Presidencia del Gobierno. Servicio Central de Publicaciones. (23) Tambin, aunque nos parezca muy peligroso y de posibles graves consecuencias si no lo verifica persona muy cualificada, tendremos que encararnos con el problema de la eliminacin, que muchos prefieren sea realizada por las personas que regentan el archivodepsito. (24) Pueden consultarse: el trabajo citado de Luis Snchez Belda, pg. 15, los libros de R. Gaudrillault y L. Chardonnet .Organisation, outillage et tecniques des bureaux., Pars, 1952, y el de Beauce Mthodes de classement dans les entreprisew. Homes et tecniques, nm. 217, 1962, pg. 1354.
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a) Archivacin horizontal Es el ms simple y primitivo de todos. Consiste en apoyar los documentos sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros. Es el tpico de almacn de material de oficina o almacn de libros. Los muebles que se utilizan para ello pueden ser armarios o estanteras. Los armarios pueden llevar baldas movibles, casilleros o bandejas. En principio tenan el inconveniente de necesitar cierto espacio para poder abrir las puertas pero ahora se ha solucionado dotndolos de puertas plegables con bisagras, o de persiana que se recoge en los laterales. Las ventajas que tiene este sistema es que es barato, debido a su simplicidad, y que el documento apoyado sobre su superficie mayor es, en principio, como menos sufre. Pero tiene muchos inconvenientes. Es el principal que ocupa ms espacio del que aprovecha porque las carpetas clsicas de gomas no pueden apilarse indefinidamente ya que basculan y se caeran. Adems para manejarlas es preciso dejar uno o dos centmetros de espacio entre una pila y el techo de la balda para poder introducir los dedos al extraerlas. Como el nmero de carpetas, para que no sea engorroso su manejo, se calcula en tres o cuatro por pila, aunque las baldas las coloquemos lo suficientemente juntas hay que contar con estos dos centmetros de prdida a todo lo alto del armario y a todo lo ancho del mismo. Es otro inconveniente, que nos entorpece su uso, que para sacar una hay que sujetar las dems, y lo mismo si son documentos sueltos o cosidos. Que cuando son finos de lomo (carpetas o documentos cosidos) no se ve bien su sealizacin y para volver a su sitio el que hemos sacado es necesario quitar primero todos los de encima o correr el riesgo de que se doblen y estropeen. Tampoco es aconsejable para muchas de las grabaciones audiovisuales que sufriran el roce en la superficie grabada. En cambio es el sistema ideal para documentos grficos (mapas, planos, croquis, etc.) cuyo tamao no les permite ser guardados en los contenedores de los documentos convencionales escritos. b) Archivacin vertical
Es aquella en que los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos, como es usual en los libros de una biblioteca. Puede servir para toda clase de documentos, pero se adaptan mejor a unos que a otros: para documentos encuadernados es excelente pero para documentos sueltos se hace preciso utilizar una unidad de conservacin especial, como veremos ms adelante.
El tipo de muebles es semejante a los del sistema anterior. Los documentos encuadernados pueden ser actas de reuniones, expedientes, proyectos, u otros semejantes, y su colocacin no ofrece ninguna dificultad
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salvo la necesidad de sujetadores laterales para que no se caigan cuando la balda no est llena del todo. Los documentos sueltos deben ir dentro de carpetas u otro tipo de contenedores, apoyadas sobre su lado ms corto. Este sistema tiene la ventaja de su economa, que aprovecha ms el espacio disponible porque no desperdicia centmetros como el anterior, ya que se pueden archivar las carpetas de forma continua hasta un nmero bastante mayor. Que su sealizacin es ms fcil de identificar, que pueden sacarse y meterse en su sitio sin necesidad de mover las dems y que pueden estar trabajando en el mismo armario dos o ms personas a la vez, sin entorpecer la busca.
Los inconvenientes surgen cuando se trata de documentos sueltos. Aunque vayan metidos en carpetas, al colocarlas verticalmente los documentos pequeos .se caen., pudiendo perder su correcto emplazamiento. En evitacin de ello se idearon las carpetas con anillas, o biblioratos, que en el comercio se llaman archivadores., pero con frecuencia los documentos se rompen por las perforaciones, al sacarlos o al meterlos, aunque stas estn reforzadas. Su manejo no es cmodo y los papeles se rozan mucho al pasarlos con los dedos en busca del que queremos consultar. Por este motivo algunas carpetas llevan muelles de presin en vez de anillas, pero el soltarlos equivale a un riesgo de desorden total de su contenido. Otro factor bastante importante a la hora de adquirirlas es que son bastante caras y si sus tapas son de cartn pesan mucho. Tambin que, al no estar llenas del todo por necesidades de clasificacin y ordenacin, ocupan mucho espacio en comparacin de los pocos documentos que guardan, ya que el lomo tiene siempre una dimensin fija, sea cual fuere el nmero de papeles que contienen. Lo corriente es que cuando van estando llenas haya que sacar el contenido y meterlo en cajas para dejar libre el bibliorato que ha de recibir los documentos recientes.
Pensando en ahorrar este espacio que malgastan se ide un mueble consistente en discos giratorios que sirven de baldas para apoyar en ellos las carpetas de anillas o biblioratos (25). A la vista de todo lo expuesto slo nos parece recomendable el sistema de archivacin vertical para discos, de grabacin sonora o escritural, y para documentos encuadernados o libros. Tambin para documentos grficos, como veremos ms adelante. c) Archivacin lateral
Es aquella en que el documento se apoya sobre uno de los lados ms largos. El procedimiento clsico era apoyar la carpeta sobre una balda
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(25) Vase en <<Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado.
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cuando la carpeta era de sealizacin y visibilidad lateral, o sobre el fondo de un cajn de mueble archivador cuando era de sealizacin y visibilidad superior. En esta posicin los documentos pequeos no se desplazan sino que permanecen en su sitio evitando que se desordene el contenido. La gran ventaja que tiene este sistema es que es de muy fcil manejo. Permite intercalar fcilmente los documentos que vayan llegando, pueden archivarse unidades voluminosas junto a otras pequeas y cuando la documentacin llega a ser demasiado abultada para una sola carpeta pueden unirse otras sucesivas, conforme se van necesitando, en forma de fuelle sostenido por automticos que se prenden uno a otro o simples pinzas. Permite mucha archivacin en poco espacio y facilita la localizacin de las series de documentos utilizando carpetas de diferentes colores para cada grupo. El principal inconveniente era el roce constante de los lomos de carpetillas y carpetas, teniendo adems necesidad de compresores para que se mangengan en buena posicin cuando el cajn no est lleno. Para suprimir este roce se idearon las carpetas suspendidas o hamacas, en cartulina fuerte, que en un archivo bien organizado desplazan totalmente las carpetas de gomas, pesadas y de difcil archivacin sin desperdiciar espacio. Van provistas de un gancho central o dos laterales que resbalan por barras metlicas. Si se trata de estanteras o armarios el desplazamiento se efecta en sentido lateral, pendiente de una o dos barras. Cuando son muebles de cajones las barras van desde el frente del cajn hacia el fondo y su desplazamiento se efecta en esta direccin. Queda por resolver el problema de las fichas-documento, tan utilizadas por las entidades para anotacin de datos de obligada archivacin. Todos sabemos cmo se archiva una ficha: en posicin vertical o lateral, segn figure su contenido para ser ledo de uno u otro modo. En cuanto al mueble archivador es claro que tiene que ser de cajones, ms o menos grandes segn sea el formato de las fichas. Veremos sus variantes al tratar de los muebles que pueden encontrarse en el mercado. Una vez que conocemos los diferentes sistemas de archivacin, ventajas e inconvenientes, estamos en condiciones de poder elegir bien, pensando siempre que de ello va a depender no slo la buena conservacin de los documeritos sino la eficacia en el servicio y economa en la instalacin. Condicionantes Sobre esto tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos: l.Q Costo de la instalacin. Es un factor importante dado que en toda entidad o empresa la economa es un factor primordial. Pero esto no quiere decir que busquemos lo ms barato de una manera absoluta sino lo ms econmico dentro de las exigencias mnimas que tenemos que cubrir.
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2.Q Que la capacidad de archivacin de lo que vamos a instalar est relacionada con que el amueblamiento elegido permita una amplitud holgada en previsin de los nuevos ingresos previsibles. La cantidad de documentos suele medirse por metros lineales, ya que las unidades documentales carecen en absoluto de uniformidad en cuanto al espacio que pueden ocupar. Tendremos que elegir aquella instalacin que nos permita almacenar ms metros lineales en el menor espacio, teniendo en cuenta la superficie, generalmente escasa, del local. Para ello no slo consideraremos su tamao en estado de reposo, sino lo que necesitan y ocupan cuando se ponen en uso. Las dimensiones de un mueble archivador cerrado no son las mismas que cuando estamos trabajando con su contenido.
3.* Condiciones del local que nos obligan a una adaptacin de los muebles al mismo. Para ello tendremos en cuenta:
a) Resistencia de los pisos. Las estanteras o muebles metlicos cargados de papel pesan mucho, por lo que nos abstendremos de situarlos separados de las paredes, colocando slo por medio aquellos que por ser pequeos no ofrezcan ningn peligro. Tengamos en cuenta que un local de archivo suele ser una habitacin cualquiera, no preparada para cargas superiores a las normales. b) Consecuentemente contaremos con puertas o huecos al exterior que no nos van a permitir colocar muebles o estantes ms arriba de su lmite inferior. No tenerlo en cuenta acarrea muchos inconvenientes. S en cambio podremos instalar estanteras relativamente altas en muros o paredes ciegas, que debemos medir cuidadosamente para no errar el clculo. c) Direccin de la luz. Todo lo que coloquemos separado de los muros o paredes deber ser situado en la misma direccin de la entrada de la luz natural porque de hacerlo en forma perpendicular nos encontraremos con un lateral perfectamente iluminado pero el anverso oscuro y necesitado de luz artificial, sin contar con que si son varios, en batera, unos se tapan a otros recibiendo la luz slo el primero frente a la entrada de sta. d) Que no resulte penoso el desplazamiento del personal o los usuarios dentro del local por tener que efectuar, para una sola busca, idas y venidas entre los muebles o estantes, con prdida de tiempo y riesgo de golpearse con las esquinas. e) Reparto adecuado de la superficie entre las necesidades de archivacin y el personal que vamos a necesitar para el servicio. Una vez tenidos en cuenta estos condicionantes de instalacin debemos pasar a examinar las cualidades de servicio del mueble en s, que podemos resumir en los siguientes puntos:
- Rapidez o lentitud en la localizacin de un documento determinado, sea para extraerlo o para la simple consulta momentnea. Optima sealizacin.
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- Posibilidad de desplazar un solo documento sin necesidad de sacar los dems del mismo anaquel o cajn del mueble archivador. - Facilidad o dificultad de intercalar nuevos documentos en una serie ya establecida. - Posibilidad de guardar expedientes voluminosos al lado de otros que no lo son. - Posibilidad de modificar, por intercalacin o por extensin, el cuadro de clasificacin que hemos establecido. - Facilidad o dificultad de anotar las ausencias de algn documento en el conjunto de su serie. - Tipo de sealizacin que admiten: horizontal o vertical (26). A la vista de las anteriores consideraciones podemos enfocar el problema de la eleccin de mobiliario con un buen criterio e incluso formular una serie de preguntas en forma de test para irlas puntuando. Aunque cada caso requerir condiciones diferentes podemos llegar a la conclusin general de que los mejores muebles archivadores son los que responden a un sistema de carpetas suspendidas de visibilidad lateral, aunque para documentos en tramitacin sea ms prctico el mismo tipo de carpetas pero de visibilidad superior, sobre todo en los cajones anexos a las mesas de trabajo. Los muebles de colocacin vertical, o de pie, son los ms prcticos para documentos encuadernados o libros. Finalmente los de archivacin horizontal no sirven para la documentacin corriente, por lo que han cado en desuso, pero en cambio son excelentes para mapas, planos, dibujos o documentos y registro de gran formato. Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado
Los encontraremos de madera y de metal, pero, por principio, debemos rechazar aqullos.
El escaso valor esttico de los primeros muebles metlicos hizo que muchas veces fueran rechazados, pero los fabricantes han ido mejorando su presentacin llegando a crear modelos verdaderamente atractivos. Sin embargo debemos estar alerta para no cargar con una buena presencia a cambio de un mal funcionamiento. Para eso hemos expuesto ya los diferentes sistemas de archivacin posibles, sus ventajas y sus inconvenientes, as como para qu tipo de documentos sirven y para cules no. Las estanterias pueden ser abiertas o estar constituidas por armarios con
(26) Luis Snchez Belda recoge estos puntos en el tema 4 de los apuntes hechos para el Instituto Nacional de la Administracin Pblica.
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baldas enteras o divididas en departamentos. Las abiertas son ms econmicas pero no ofrecen la debida proteccin a las indiscrecciones, el polvo o los insectos. Pero adems la realidad nos indica, despus del estudio hecho sobre sistemas de archivacin, que las baldas clsicas, sea en estanteras, sea en armarios, slo nos son tiles para libros-documento o documentos encuadernados, que suelen constituir una muy pequea parte de los fondos de un archivo de uso inmediato. S en cambio hemos visto lo tiles que son para la documentacin restante las carpetas. Sin embargo, buscando mejorar el sistema de carpetas apoyadas, tanto en cuanto a facilidad de uso como en cuanto al ahorro de espacio, ha surgido un nuevo tipo de mueble con baldas, pero no de trazo lineal sino circular, en forma tubular, dentro del cual suplen a las baldas unos discos con rodamiento a bolas, montados sobre un eje central. Estos discos giratorios pueden girar a derecha o izquierda, segn las necesidades, y estn pensados precisamente para carpetas apoyadas (figura 1). Su autntica utilidad se logra con los biblioratos o carpetas de anillas, con el lomo a la vista en la parte exterior del disco y las tapas hacia adentro, ms o menos juntas entre s, ocupando el espacio de menor circunferencia. Tambin pueden archivarse carpetas corrientes, pero al tener el mismo grosor en sus dos extremos requieren un eje central ms grueso. El primer modelo que conozco tena cinco compartimentos por disco para facilitar la sujecin de las carpetas, y puerta corrediza con cerradura. El ahorro de espacio logrado vena a ser un 50 por 100 sobre los muebles de
Figura 1.-Archivador presin.
para biblioratos, o carpetas de anillas o a
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balda lineal (27). El aliciente del ahorro de espacio conseguido hizo que otros fabricantes pasaran a repetir el sistema sin puerta a mayor escala hasta alcanzar a ms de 3.800 expedientes situados en un rincn de la sala de trabajo, los que dispuestos en balda lineal hubieran ocupado 15 metros de pared (28). Esta proporcin fue luego superada hasta llegar a poder archivar un mnimo de 35.000 carpetas con 3.000.000 de hojas de contenido, lo que supone ya la incorporacin de este sistema a lo que consideramos como archivo-depsito (29).
No obstante sus muchos inconvenientes la costumbre de utilizar carpetas apoyadas se ha conservado mediante el uso de una especie de <<cassette.de plstico duro irrompible, de poco ms de nueve centmetros de apertura, que pueden correr a derecha o izquierda por un pequeo carril que lleva la balda. En estos contenedores se van colocando las carpetillas en archivacin lateral con los documentos dentro, de modo que aunque sean pocos no se caen para los lados (figura 2). En la parte baja llevan una aleta que facilita la extraccin a la vez que sirve para la sealizacin (30). Encontramos que tienen uno de los principales inconvenientes de las carpetas de anillas para archivacin
Figura 2.-Contenedores
rgidos, desplazables, para carpetillas.
(27) Marca 4ontablex.. (28) Roto Archivadores Ruiz, S . A.. (29) Vicens Carri, obra citada, figura 220 B.Opina que el sistema puede servir para archivo definitivo pero no participamos de esa opinin por la escasa proteccin que ofrece para los documentos. (30) De este tipo es el llamado &lass-O-Rama-]..
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Figura 3.-Archivador
de carpetas basculante. Al abrir salen hacia
afuera. vertical, que es que ocupan siempre un espacio fijo con independencia de la cantidad de documentos que contienen, ya que, por necesidades de la clasificacin, no pueden llevar una secuencia fija correlativa. No ocurre lo mismo si se utilizan, en vez de cassettes, placas abatibles corredizas, que permiten reducir o ampliar los espacios segn sea la necesidad de las carpetillas que forman un grupo (31). Otro tipo de muebles para carpetas apoyadas es el llamado archivador basculante. Asemeja un mueble de estanteras cerradas formando cajones pero en vez de baldas lleva cubetas que, al tirar de la tapa, basculan hacia afuera para que quede la sealizacin de las carpetas completamente a la vista (figura 3). Otra variante es la que apoya las carpetas en posicin intermedia entre vertical y lateral (figura 4) para poder ver fcilmente su sealizacin de visibilidad superior (32). De no ser as, lo primero que tenemos que buscar es la sustitucin de las baldas por barras para carpetas suspendidas, que tambin toman el nombre de hamacas (figura 5). Subsiste generalmente la balda inferior de cada lnea pero a veces est tambin suprimida por motivo de ahorro y no quedan ms que barras. Si por economa elegimos el sistema de estanterias abiertas,
(31) Modelo lateral apoyado .Lume. (32) Modelo de la misma marca.
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Figura 4.-Archivacin
diagonal. Facilita la lectura de la sealizacin
Figura 5.-Carpetas
con gancho para suspensin.
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encontraremos algunos modelos bastante aceptables (33) y, llegando a sus ltimas consecuencias, podemos adquirir simplemente chasis metlicos apilables que, tras resultar baratos, no ocupan ms espacio que el estrictamente necesario para sus papeles, ya que si vienen ms, se pueden seguir adquiriendo chasis indefinidamente, colocndolos en lnea al suelo o apilados, cerca de la pared, unos sobre otros. La sealizacin de estas carpetas es de visibilidad lateral, bien por visores que llevan las carpetas en su lado exterior o por lengetas sujetas a modo de pinzas para indicar las series. Por lo general dentro de cada hamaca hay varias carpetillas que agrupan los documentos con arreglo a su contenido especfico. Si preferimos archivadores de tipo armario tendremos muy en cuenta su sistema de cierre. Unas puertas que se abren en toda la extensin de las hojas ocupan mucho espacio cuando el armario est en uso e impediran colocar cerca de ellas una mesa de trabajo, lo que no ocurrir si son plegables o corredizas en forma de persiana, que se ocultan hacia los laterales (34). Tampoco admitiremos muebles demasiado altos, que deben alcanzar un mximo de dos metros, medida igualmente aconsejable para las estanteras. Como en el caso anterior, son de visibilidad lateral, pero la lnea inferior, a unos centmetros del suelo, puede extraerse como un cajn, para facilitar la lectura de la sealizacin, que es aqu de visibilidad superior (6). Pueden tener como accesorio una pequea plancha inclusa en la balda que se extrae para poder utilizarla como mesa auxiliar en que posar la carpeta para examinar su contenido.
Figura 6.-Balda
inferior extrable, para visibilidad superior.
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Figura 7.-Al un poco.
bajar la tapa queda de soporte y las carpetas sobresalen
Figura 8.-Chasisque se sacan sobre la tapa abatida y pueden llevarse a la mesa de trabajo.
(33) Lo fabrican varias casas, como -Ronco. (34) Hay bastantes casas que lo fabrican. <<Ronco los tiene de puertas que se ocultan en los
laterales. Plegables los hace la marca <<Oblique..
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Figura 9.-Archivadores todo trance.
de cajn para papeles, que debemos evitar a
Hay otros archivadores de mueble cerrado, a modo de consolas, con tapas abatibles por pisos en vez de puertas (figura 7), que ofrecen la facilidad de sacar la balda hacia afuera al abrir la tapa correspondiente (35). Otros contienen chasis individuales para cada fila de carpetas, que van de adelante hacia atrs en vez de longitudinalmente. Su finalidad es poder sacar los chasis para apoyarlos sobre la tapa, que qued como mesa (figura 8), o incluso llevarlos a la mesa misma de trabajo (36). Otras veces lo que sale al tirar de una tapa es simplemente el chasis longitudinal de que estn colgando las carpetas en lnea horizontal. Estos chasis es claro que no son desplazables por que su peso sera excesivo. Otras veces se trata de un autntico cajn, con las carpetas frontales hacia la tapa (37). Pero lo que nunca debemos hacer es adquirir esos horribles archivadores formados por filas de cajones superpuestos, atrados por lo fcil que resulta la sealizacin de visibilidad superior de sus carpetas, bien directamente o en sus visores (figura 9). Tienen graves inconvenientes. En primer lugar su altura mxima es de 1,40 lo que nos obliga a desaprovechar el lienzo de pared de que disponemos en altura. No pueden ser ms altos porque no podramos examinar el contenido de los cajones de la fila de arriba. Dada su forma saliente tenemos que arrimarlos a la pared estrictamente para evitar el riesgo de que falle el piso cuando estn cargados. Todo lo que desaprovechan de
(35) -Arianex>>,de <<Lume.. (36) <<Velox. (37) <<Ronco>> la utiliza para la fila inferior de archivacin, con objeto de facilitar la lectura de la sealizacin, que es de visibilidad superior.
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Figura 10.-Carpetas de mesa de trabajo.
suspendidas de visibilidad superior para cajn
pared lo ocupan de ms en cuanto al reparto del suelo no slo por su forma alargada sino porque en uso tiene an mayor saliente. Los que han adoptado estos muebles se quejan con frecuencia de que no les caben los otros enseres de trabajo: mesas, sillas o mquinas auxiliares. Adems, si el desplazamiento y consulta de los cajones de arriba resulta incmodo para personas de mediana estatura, la consulta de los de la fila inferior es por dems penosa debido a su peso y necesidad de encorvarse, aun cuando a veces tengan pequeas patas que los levantan unos centmetros del suelo. El nico remedio es que estos cajones estn dotados de chasis desplazables en pequeos grupos para ser extrados y consultados sobre una mesa. Con todo supone una molestia accesoria y prdida de tiempo, tan necesario para poder prestar un servicio eficaz. Finalmente la consulta de los documentos de uno de los cajones, sea cual fuere su'altura, bloquea el uso de los dems de su fila, arriba y abajo, lo que entorpece el trabajo de ms de una persona a la vez (38). Por eso slo resultan recomendables cuando constituyen parte integrante de una mesa de trabajo en el que se necesitan constantemente los papeles archivados (figura 10). Para facilitar su consulta las barras que sustentan las carpetas suspendidas pueden ir colocadas paralelamente a la plancha frontal del cajn, con lo que no slo evitan tener que sacarlo todo para examinar su interior sino que un simple giro de cabeza y unos dedos giles permiten localizar con rapidez el documento buscado.
(38) Desafortunadamente son muy fciles de encontrar.
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Figura 11.-Caja archivadora para pequeas cantidades. Pueden agruparse y superponerse segn vaya aumentando la documentacin.
Tambin se utilizan en algunas empresas unos muebles o chasis grandes para carpetas, estadillos o fichas-documento que superan por su tamao la posibilidad de un cajn de mesa. Llevan rodamiento a bolas para poder ponerlas al lado de las mesas de trabajo de las personas que tienen que manejar constantemente los datos que contienen. Para una archivacin momentnea y fluida existen una especie de claszjkadores aadibles, que llevan en la parte baja una cartela para su sealizacin (figura 11). Pueden estar sobre un mueble accesorio o llevarse a la mesa de trabajo cuando sea necesario (39). Tambin hay pequeos muebles archivadores con patas y ruedas realizados con chapas de material ignfugo e incombustible que resisten durante varias horas el calor de un fuego. Estn pensados para guardar en ellos aquellos documentos cuya destruccin causara un grave perjuicio a la entidad (40). Tratando de obviar la escasez de espacio se ha ideado un tipo de muebles que funcionan por sistema de noria, en los que los cajones van rotando, ascendiendo y decendiendo, presentando en la parte delantera la fila de carpetas que queremos consultar, quedando ocultas las dems (figura 12). Esto supone un enorme ahorro en cuanto a la ocupacin del suelo, ya que
(39) De este tipo hay varios modelos. (40) Alcom, S . A., .Fichet>>,<<Guillamet, <<Industrias Gama., entre otros.
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Figura 12.-Archivacin densa de noria. para carpetas. Doble capacidad de archivacin.
nada se saca hacia adelante, y cabe doble cantidad de documentacin en la misma distancia de la pared para afuera. Lo que s hay que tener en cuenta es que el peso se duplica por lo que nunca pondremos esta clase de muebles separados de ella y preferentemente hacia las esquinas (41). Otro sistema de densificacin consiste en disponer estantes cerrados por el fondo y los laterales que, alineados perpendicularmente a la pared, van en doble fila, unos delante de otros. Puede correrse, a derecha o izquierda, una sola balda, para ver por el hueco que hemos respetado lo que hay detrs (figura 13), o tambin correrse todo un cuerpo de baldas, en cuyo caso resbalan sobre carriles, dado el peso que suponen. Otros se desplazan en sentido horizontal sobre carriles colocados en el suelo o, ms raramente, colgados del techo. Al ser corredizos permiten juntar varios sin necesidad de dejar entre ellos ms espacio que el equivalente a un pasillo, que <<abriremos cada vez por donde sea necesario, con ayuda de resortes variados, para examinar el contenido (figura 14). El ahorro de espacio es enorme pero, como toda densifcacin, hay que contar con la resistencia del suelo o enganchar los carriles de sustentacin a los pies derechos del edificio para que el peso descargue en ellos y no en el techo o suelo propiamente dichos. La presentacin en el mercado admite toda suerte de contenedores, o unidades
(41) Los fabrican varias casas, pero son ms propios de archivo-depsito. En el de uso inmediato supone una acumulacin de documentos que puede ser excesiva.
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SIMPLE
unitario
unitario sinfn
DUPLEX
Figura 13.-Archivacin densa en que la balda superpuesta se corre a derecha o izquierda para poder ver el contenido de la central fija.
Figura 14.-Densificacin mxima, sobre carriles. Un solo pasillo para varias estanteras doble faz.
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de conservacin, tanto carpetas apoyadas, como suspendidas, como pequeos o grandes ficheros, o cajas, o bandejas para documentos grficos que requieran archivacin horizontal y no superen el tamao del fondo de la estantera (42). En principio un archivo de uso inmediato no debe contener ms documentos que los de verdadero uso inmediato, trasladando lo que no es de busca urgente, y se ha ido acumulando, a otra habitacin, o depsito, por lo que los sistemas de densificacin, sobre ser costosos y de instalacin problemtica, no son muy necesarios en este tipo de archivos. Una estadstica realizada hace algunos aos en empresas americanas vino a demostrar que del total de documentos que se guardaban en sus archivos slo el 30 por 100 era verdaderamente de uso inmediato con lo que su utilizacin se encontraba recargada y entorpecida. Pero los documentos de uso inmediato son muchas vecesflchas, en las que se inscriben datos. Las hay de muchos tamaos, por lo que requieren cajones a su medida. Estos pueden ser unitarios, apilables, o formar grupo de cuatro o seis. Tambin a veces necesitan soporte especial cuando van suspendidas por sistema semejante al utilizado para los papeles. Otras van encajadas en las barras por muescas, pudiendo extraerse con una sencilla maniobra. Algunas, con una barra central abajo, estn articuladas en la base por una tira de tela con objeto de que puedan abatirse ligeramente hacia atrs para leer mejor su contenido, o para adelante, para dejar ver mejor el contenido de la que hay detrs. Otras se sujetan en forma de libro por perforaciones laterales o dispositivo de muelles a presin. Las que no son nada prcticas son las sujetas fijas porque las fichas de archivo son fichas-documento en que se van anotando datos, lo que sera penossimo de hacer, si no imposible, si no se pudieran sacar con facilidad. La sealizacin por grupos se hace con fichas separadoras que llevan una pestaa, ms o menos alargada, en la que se inscribe la indicacin oportuna, pero tambin puede hacerse por sealizadores de pinza que se sujetan a una ficha corriente. Dados los muchos inconvenientes del uso de sistemas convencionales se han ideado otros que, a la vez de ganar espacio, facilitan su consulta. Este es el caso de losficheros rotativos. El modelo ms antiguo consisti en una rueda de cajones fijos que iban rotando cabeza arriba, cabeza abajo (figura 15). Para evitar que las fichas se salieran de los cajones al perder su horizontalidad se daban dos soluciones: una que el mueble llevase por abajo una correa continua que <<recoga>> y tapaba los cajones mientras duraba su posicin conflictiva, siguiendo su movimiento ininterrumpidamente para que no se produjera roce, y la otra que las fichas fueran ensartadas en barras por medio de perforaciones en su base, o tambin con fichas de muescas para sujetarse a tiras metlicas, con
(42) Decimos lo mismo que de los anteriores.
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Figura 15.-Sistema insertadora.
antiguo de noria para fichas, con correa
Figura 16.-ficheros de noriade sobremesa.
lo que el peligro de caerse quedaba anulado (43). Sin embargo el primer modelo fue pronto desechado y el segundo qued slo para ficheros de direcciones, o anotacionespoco frecuentes (figura 16), de sobremesa (44). De
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Figura 17.-De
noria por baldas enteras, antigua.
igua finalidad es el pequeo fichero de fichas ensartadas, sobre un soporte con dos chapas a sus extremos, de las que la de delante es ligeramente abatible para dar holgura y poder examinar ms fcilmente el contenido (45). En la actualidad el sistema rotativo utiliza baldas que, sin perder la horizontalidad, giran de delante hacia atrs y arriba, luego hacia abajo y finalmente hacia delante y arriba otra vez. En ellas van posados los cajones de las fichas, que pueden sacarse si as se desea para ms comodidad en el trabajo. Casi todos ofrecen delante espacio y plataforma para poder examinar el contenido estando sentada la persona que lo consulta, lo que es muy til en los casos en que las consultas al archivador son continuas (figuras 17-18). Pueden ser relativamente estrechos, de tres o cuatro cajones, pero a veces se extienden horizontalmente en varias filas de cajones. Pueden actuarse a mano o mecnicamente pulsando un botn. El mueble ofrece a la vista sucesivamente una o dos lneas de cajones quedando los dems tapados por lo que pudiramos denominar la carcasa (46).Todos ellos admiten las clasificaciones usuales y sistemas de sealizacin. Otro sistema, de mucho menos uso, es el de discos que giran a derecha o izquierda, semejantes a los que vimos para carpetas de anillas, pero que en
(43) Pueden contener de 3.000 a 12.000 fichas. (44) Pueden servir para controles de firmas, datos de personal, direcciones, etc. (45) Tiene un modelo Perita Seleccin, S. A.>>. (46) Los fabrican varias marcas.
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Figura 18.-De
noria,para fichas, por baldas enteras, actual.
este caso lo que llevan encima son cajones de fichas. Tambin el fichero de cajones superpuestos que se abren en abanico a partir de un soporte en el extremo izquierdo y pueden ser sacados de su casilla para examinarlos ms cmodamente (47). Sin embargo es un hecho que las fichas convencionales son <<ciegas>> ya que la que est delaiite tapa la informacin de la que est detrs precisando indicadores que sealen los diferentes grupos de su contenido. Estos indicadores pueden ser de cartulina del mismo tamao con una pestaa sobresaliente en la que inscriben los datos necesarios, o bien una igual, pero sin pestaa, a la que se sujeta, a modo de pinza, el indicador. Buscando mejorar estas condiciones han surgido las fichas de seleccin visual.. Son estas las que dejan conocer la naturaleza del contenido en su totalidad o por uno de sus bordes que queda a la vista, bien por la parte superior, por la inferior o por el lateral derecho, en cuyo espacio se inscribe la palabra clave indicadora (19). Es claro que necesitan muebles o soportes especiales para que sea as, variando los modelos conforme sea la zona visible. Los que dejan la ficha entera a la vista consisten en un soporte o cubeta que lleva cartulinas enganchadas sucesivamente de arriba a abajo a las que se acopla la ficha por sus ngulos, con una pequea tira de celofn en la parte baja, en la que lleva la sealizacin. Tiene el inconveniente de que para consultar el reverso hay que sacar la ficha. Las de visibilidad, superior o
(47) Fichero giratorio 4 3 e m .
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Figura 20.-Fichas
superpuestas de visibilidad lateral.
que queda sin tapar por la ficha que lleva delante (51). Todos estos muebles, por lo general pequeos, permiten ser cerrados con cerradura o candado, por lo que son muy tiles para datos reservados. Tambin se utilizan en archivos de uso inmediato las llamadas fichas de caractersticas, que si bien pueden ser de seleccin visual (52), tambin otras lo son por medio de perforaciones. Estas ltimas tienen la ventaja de que no es necesario que guarden ningn orden ya que, estn donde estn, lo que servir para extraerlas selectivamente ser la perforacin o perforaciones correspondientes al dato que se busca. Esta operacin puede hacerse por sistema manual, semiautomtico o automtico, despus de lo cual pasan las fichas a un archivador corriente donde permanecern hasta que se necesite hacer una nueva busca (53). Es el mismo principio de la ficha perforada de seleccin electrnica y su archivacin es semejante, aun cuando tambin se han hecho cajones especiales (54). Como prctica ms de oficina que de archivo, pero inherente al archivo,
(51) Continolo, Giuseppe, en El archivo en la organizacin moderna.. Traduccin de M.a Fernanda Iglesia Lesteiro. Bilbao, 1965, cita un modelo de .Kardex*>.Tambin los fabrican <<Alcom, S. A.P y Contablex. D.I.H.A.S.A.. fabricaba el Tobro, pero dej de hacerlo. (52) Snchez Belda, temas mencionados, fol. 6, explica el funcionamiento de la seleccin visual Uniterm. (53) Se guardan en cualquier cajn. Lo nico especial es el dispositivo para colocarlas cuando se procede a hacer la seleccin. (54) .Plastipol, S. A. los hizo de plstico con capacidad para 2.000 fichas.
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podemos citar el fichero normalizado denominado recordatorio, o de almanaque,que consiste en un pequeo cajn de sobremesa con capacidad para las fichas de todo un mes y las de treinta y un das. En el frente estar siempre la correspondiente al mes y da de la fecha para poder meter cualquier anotacin que haya que recordar. Segn vayan pasando los das se van poniendo detrs y lo mismo los meses, con lo que se puede estar al tanto de cobros, pagos, reuniones, viajes o cualquier otra incidencia de la que haya que avisar al departamento correspondiente, sin posibilidad de olvido que, en ocasiones, producen verdaderos perjuicios a la empresa. Cuando se trata de pagos conviene anotar el aviso con dos das de antelacin para que d tiempo a preparar el importe. A veces se trata de pagos trimestrales, semestrales o una vez al ao, en cuyo caso meteremos el aviso donde corresponda, es decir detrs de la ficha del mes que corresponda. Al ir pasando los das y los meses lo encontraremos justo al llegar la fecha puesto que cada da que transcurre y cada mes se van pasando para atrs del fichero en el orden debido. Pero adems de estos muebles clsicos para documentos escritos tenemos que contar con la necesidad de instalar aquellos que se llamaban documentos especiales y que cada da son ms corrientes. Me refiero a los documentos grficos que sobrepasan el tamao de folio y a los que producen las nuevas tcnicas de grabacin en ficha y cintas por sistema magntico, sin olvidar los fotogrficos y fonogrficos. Para los documentos grflcos es para los que encontramos ms muebles en el mercado, ya que, si bien en archivos usuales suelen ser una excepcin, hay que pensar en otros en que constituyen la casi totalidad del mismo, como es el caso de los de empresas u organizaciones en que desempean el principal papel arquitectos, ingenieros, proyectistas, dibujantes, fotgrafos, etc. Los muebles que nos ofrecen pueden ser de tres clases. Los formados por grandes bandejas de cajn donde irn sin doblar, extendidos en todo su tamao, descansando en posicin horizontal, evitando los dobleces por los que terminan partindose con el uso (figura 21). Son los ms convenientes si su tamao es apropiado pues los fabrican por lo menos en dos medidas. Tienen todos los inconvenientes de los muebles de cajn pero a veces puede compensar por ser el mejor modo de apoyar esta clase de documentos (55). Es conveniente, cuando es elevado el nmero de ellos, que haya un archivador para cada tema con objeto de ir llenando las sucesivas bandejas o cajones con las piezas afines que vayan ingresando. Si por el contrario son pocos y de produccin eventual no hay inconveniente en tener un solo archivador, repartiendo los temas por los diferentes cajones o bandejas. Un fichero auxiliar salvar todas las dificultades ordenando en fichas lo que no est enteramente ordenado en el mueble. La sealizacin va en la parte frontal
(55) Los fabrican muchas casas.
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El archivo. instalacin y conservacin
Figura 21 .-Archivador de planos, mapas o documentos grficos en posicin horizonta I.
de cada cajn o bandeja y las unidades archivadas llevan su nmero de orden. Tambin pueden guardarse ms econmicamente en carpetas de cartn adecuadas a su tamao, con tres solapas para que queden totalmente protegidos, colocndolas luego sobre baldas de estantera con el fondo suficiente, o si son abiertas pasando de un lado al otro. Un segundo tipo corresponde al sistema de suspensin vertical o lateral. Pueden estar colocados dentro de grandes carpetas abiertas por un lado corto y otro largo, que se abrocha. para evitar el desplazamiento del contenido (figura 22). Van colgadas de barras horizontales fijas (56), o tambin pueden abrirse en abanico para su ms fcil examen y extraccin (figura 23). Este sistema se utiliza para pequeas cantidades dentro de armarios, compartidos muchas veces con otros documentos en hamacas o ficheros, pero tambin puede aplicarse a mapas o documentos grficos de tamao tan grande que no admiten ms archivacin que colgarlos, como hacen con las alfombras en algunos almacenes. El abanico plegado debe ir protegido al menos por una cortinilla si no hay posibilidad de que quede encerrado en una especie de armario adecuado a su tamao. Este sistema de archivacin vertical presenta tambin muebles en los que los documentos van directamente suspendidos de peines metlicos, mediante
(56) Los fabrican muchas casas.
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Figura 22.-Bolsas posicin vertical.
abrochables, para documentos grficos en
Figura 23.-Bolsas para documentos grficos en armarios metlicos, en posicin vertical.
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Figura 24.-Archivador pinzas.
de planos, sistema vertical, con peines y
pinzas de plstico o metlicas que se introducen en sus ranuras. Estos peines, de extensin paralela al frente del mueble, se desplazan hacia atrs o hacia adelante, para su ms fcil manejo. Los de pinzas tienen clave especial por peines, nmero de ranuras y colores y llevan el ndice en el interior de la tapa, que se levanta para ponerlo en uso (figuras 24-25). Los documentos se archivan segn van viniendo, delante el ltimo archivado, ya que su sealizacin no depende del sitio en que est archivado en relacin con los dems sino de la inscripcin del peine y nmero de ranura que le hemos adjudicado a cada una de las dos pinzas que lo sostienen. Los peines, que resbalan por unas guas telescpicas a los lados, van sealizados por letras y las ranuras numeradas sucesivamente de izquierda a derecha. En ellas se meten las pinzas, o caballetes, que sostienen el mapa, o documento similar, cuyas pinzas de plstico de varios colores son susceptibles de torsin para dejar caer el documento a una tolva que hay en la parte baja del mueble. Una vez examinado vuelve a colocarse en el peine y nmeros que le corresponden delante de los que puedan tener la misma numeracin, ya que el diferente color de la pinza es lo que va a determinar su diferencia y exacta sealizacin. Su capacidad puede llegar a contener 1.500 unidades, entre grandes y pequeas, siendo escaso el espacio que ocupa. Pueden cerrarse con llave (57).
(57) Planiblex, de Contablex, lleva ocho peines, con ranuras numeradas del 1 al 84. .Hades. lleva guas metlicas.
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MOD. A-O
MOD. A-1
de planos colgados por medio de pinchos.
Tienen el inconveniente de que es preciso adherirles dos pequeas etiquetas para su sealizacin, as como para sujetar las pinzas en ellas. Ms preocupante es que para sacar cualquiera de los documentos tengan que caer a la tolva, lo que puede producir deterioro si su estado de conservacin no es muy bueno. Tambin responden a este sistema de suspensin otros archivadores con barras de pincho colocadas perpendicularmente a la plancha frontal, unas que parten del fondo y otras de la chapa delantera, y se entrecruzan. En estas barras de pincho entran las perforaciones de una tira pegada al documento por el lado de que queramos colgarlo, ya que puede interesar hacerlo de un lado largo o de un lado corto, siempre que no d con el fondo de abajo (figuras 26-27). En ste, como en el mueble anterior, puede ponerse ms de un documento en la misma lnea, siempre que quepan a lo largo de ella. Tienen el mismo inconveniente de riesgo de rotura al manipularlos que se anot para las carpetas de anillas de papeles. Los sistemas de pinchos y perforaciones admiten tambin gran cantidad de unidades, pudiendo llegar a 5.000. Para usarlo se levanta la tapa, que es de apertura automtica, y lleva en el dorso el ndice del lugar exacto donde se encuentra el documento que queremos consultar. Estos llevan la sealizacin, con nmeros y colores, en la tira adherida que tienen que llevar para las perforaciones. Una vez localizado, con un movimiento de desbloqueo se agranda la separacin de frente a fondo permitiendo que los pinchos se separen y quede entre ellos un
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Figura 27.-Extraccin pinchos.
de uno de los planos, despus de separar los
Figura 26.-Sistema de archivacin por pinchos, separables por donde interesa para sacar el documento.
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Figura PS.-Sisterna
Zippel, colgados.
hueco libre por donde sacar el documento, que ser vuelto a colocar en su sitio antes de volver a juntar los pinchos (58). Existe otro sistema consistente en una especie de regletas con pinzas que sujetan el documento por la parte de arriba. Llevan en su parte central una muesca que encaja en un carril en forma de T invertida que las mantiene colgadas (figura 28). Un sencillo movimiento basculante basta para descolgarlas cuando se quieren examinar. Tiene la ventaja de que no necesitan mueble especial, por lo que su costo es barato, pero tambin tiene el inconveniente de que no cuentan con una proteccin adecuada (59). En otros la banda adhesiva lleva dos muescas en forma de gancho para colgarse de la barra (60). Finalmente hay casos en que mapas, planos, esquemas, etc. tienen un formato que impide cualquiera de estas soluciones pero tambin el mercado nos facilitar su archivacin. Hay muebles consistentes en una serie de celdillas formando una unidad, en cuyas celdillas se pueden introducir los documentos enrollados. La tapa de cada celdilla, de materia plstica, encaja por fuera el rollo y lo mantiene impidiendo que se suelte. Al tirar de esta tapa, en la que va la sealizacin, sale el rollo, que puede extenderse y examinarse
(58) Entre otros los hacen Perita-Pronto-, <<M. D. Sato. y Lume, S. A.B. (59) Sistemas Zippel>>. (60) Clas-Plan., de <<Ibrica de Archivos, S . A.. .
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Figura 29.-Documentos
grficos enrollados metidos en celdillas.
de hojas movibles para documentos grficos.
(figura 29). Cada mueble puede tener de 2.000 a 3.100 unidades pero tambin los hay porttiles con capacidad para 96 planos u 80 dibujos (61).
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Tubo soporte 2 tenscr 3 Pomo de f,jdCion. 4g Pinza de cierre 41 sqect/on 59 Hued,
5A
con freno
Figura 31 .-Colocacin de rollos sobre ganchos laterales, con posibilidad de extender desde arriba el documento que se quiera consultar.
Tambin hay soportes metlicos murales cuyos paneles se abren como las hojas de un libro (figura 30), para un corto nmero de planos o mapas de consulta constante (62). Ms econmico es colocar los rollos, dentro de tubos de cartn, apoyados por sus extremos en ganchos de pared, a modo de colgadores. Tambin existe un sistema en que los planos se enrollan en tubos que se depositan por sus extremos en las muescas de unos pies derechos laterales con capacidad para 54 unidades (figura 31). Sacando el que se quiere consultar se encaja su tubo en el nivel ms alto y se desenrolla, dejndolo colgar para poder ser examinado (63). Por ltimo mencionaremos el menos bueno de todos los sistemas, pero que puede servir para mantener a mano planos, mapas o esquemas con los que se est trabajando continuamente y no se pueden archivar todava. Me refiero a unos contenedores tubulares parecidos a papeleras, en los que se depositan los documentos enrollados, que pueden tenerse al lado de la mesa de trabajo. Tambin algunos muebles de madera con una rejilla en cuyos huecos se meten los rollos de modo semejante a como se meten los paraguas
(62) .Porta-Plan.. (63) .Roliplan.. Puede llevar pantalla para proyecciones y pizarra incorporada.
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en un paragero. La proteccin que reciben los documentos es mnima pues se rozan fcilmente al circular las personas por su alrededor. Queremos dejar constancia de que no es aconsejable guardarlos en forma de rollo porque cogen vicio y resulta luego incmodo manejarlos, pudiendo incluso producirse roturas al tratar de desplegarlos, pero a veces no hay ms remedio que aceptar esta solucin. Nos quedan por examinar los archivadores idneos para el tipo de documentos que conocemos como audiovisuales, de los que podemos tener algunos, como excepcin, pero que tambin pueden constituir precisamente el fondo de nuestro archivo. Las microformas, seanfihes o rnicrofichas, tienen la gran ventaja de que ahorran en el archivo de uso inmediato el 90 por 100 del espacio que necesitaramos para los mismos documentos en papel y su conservacin es buena en condiciones generales si estn realizados sobre material de alogenuros de plata. No ocurre lo mismo si hemos usado los de sales diazoicas o filme vesicular. No debemos olvidar que es muy importante el proceso de revelado, sobre todo en cuanto al lavado de la pelcula. El principal inconveniente es que es un procedimiento costoso, a veces superior al costo de su conservacin en papel, por lo que hay que hacer un previo estudio a fondo sobre su posible rentabilidad. Su gran ventaja es utilizarlo para planos, mapas, esquemas, o cualquier otro documento grfico, en ancho de 35 milmetros, para utilizar sus fotogramas en la confeccin de fichas de ventana (64). Se utiliza tambin como sustitucin de documentos convencionales que se consultan con frecuencia. Tambin a veces como archivo de seguridad.
El microfilme en el archivo inmediato o de empresa tiene un inconveniente que est por resolver y es su validez jurdica, puesta en duda por quienes piensan que pueden contener una falsificacin. Sin embargo hoy se puede reconocer si existe alguna manipulacin utilizando a la vez luz blanca y luz negra, segn pruebas que se han venido haciendo (65).
En cuanto a los microfilmes comenzaron guardndose en tiras. En principio comenzaron metindose en sobre con departamentos escalonados, pero pronto se idearon unos carriles, en los que se colocaba la tira, que luego se metan dentro de un mueble especial (figura 32). Conservarlos en rollos no ofrece nada especial. En cuanto a los archivadores de microfilmes son corrientes en el mercado puesto que no ofrecen nada especial. La nica peculiaridad es el contenedor, o caja en que se guardan, que puede ser de metal o de materia plstica, que es lo ms corriente. Los rollos pequeos se guardaban en envases cilndricos
(64) Se llaman as a las fichas de cartulina que llevan un hueco para insertar un fotograma. Su utilizacin preserva el manejo de los originales. (65) Los realiz AFNOR, ya en 1980.
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Figura SP.-Carriles para tiras de microfilmes.
Figura BS.-Celdillas para pequeos rollos de microfilmes, colocables en archivadores de cajn metlicos
adecuados a su tamao, metidos en celdillas de archivadores de cajones, pero hoy estn casi desechados por el inconveniente de que cogen tal forma que es muy penosa su consulta. Es preferible que estn unidos a otros formando rollos mayores para que no cojan demasiada forma. Van enrollados alrededor de un ncleo central de plstico, metidos en una caja redonda transparente y a su vez en otra de cartn cuadrada (66). De esta manera pueden archivarse bien en muebles de cajn, en armarios de baldas estrechas, o simplemente en anaqueles tambin estrechos. Respecto a las microfichas tienen bastante utilidad para tener a mano, sobre la mesa de trabajo, sin las complicaciones de las grabaciones magnticas, datos tales como expedientes personales, control de almacn,
(66) As lo tienen en el departamento de microfilm, dentro del Servicio de Libros y Documentos del Instituto de Conservacin y Restauracin de Bienes Culturales.
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Figura 34.-Chasis
para rollos de grabacin magntica.
costos, etc., todo en un pequeo fichero con visualizador incorporado o anejo. En general todos los que tienen forma de rollo ms bien grande, sea cinematogrfico o cinta grabada, dieron al principio mucha preocupacin porque sus envases redondos metlicos eran muy difciles de mantener verticales sobre superficies planas. Losfilmes se depositaron entre dos barras a diferente nivel en depsitos especiales (67). Tambin se hicieron, y se siguen haciendo, chasis de alambre grueso para ir metiendo los rollos en sus espacios (figuras 34-35). Se llegaron a hacer baldas con una cierta inclinacin hacia adentro para que no se rodaran para afuera (figura 36), ayudando a ello unos discos macizos colocados a los lados a modo de compresores (68). Tambin nos parece aplicable a ellos el sistema de aros suspendidos, que describiremos a su tiempo para bandas magnticas, que es para lo que fueron pensados. En el caso de los filmes pueden instalarse en muebles normales, siendo aconsejable que se pongan por separado los largos de los cortometrajes, en razn a un elemental principio de clasificacin, as como para el mejor aprovechamiento de los espacios. Dentro de cada uno de estos dos grandes grupos pueden hacerse los subgrupos que se estimen convenientes. En cuanto a las fotogruflus y clichs no tienen ms problema que mantenerlas dentro de sobres para que no se rocen al meterlas y sacarlas en archivadores de cajn. Slo tendremos la precaucin de que los que contengan clichs sean transparentes para poder identificarlos mejor sin que,
(67) Sobre todo si se conservan todava pelculas de material inflamable que, por alguna razn, no han podido ser vertidas a material nuevo. De todos modos es conveniente que los muros sean gruesos y revestidos de material ignfugo y las puertas de acero acorazado cortafuegos, para que no pase al resto del edificio. (68) Las hizo la casa Strafor, de Forjas de Estrasburgo.
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Figura 35.-Arma,rios
para guardar rollos de grabacin magntica.
Figura 36.-Archivador de baldas en cubeta fabricado por Strafor para contenedores redondos.
al ser manejados repetidamente por los dedos, sufran deterioro. Si los clichs son de cristal conviene que estn archivados siempre verticalmente con la parte de apoyo del archivador cubierta de material ligeramente amortiguador
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para suavizar posibles golpes al posarlos y sin agrupar muchos en cada espacio para evitar que se rocen unos con otros al manejarlos. Los positivos en papel pueden tambin ir archivados en cualquier mueble de carpetas suspendidas, cuyas ventajas ya conocemos, o en bolsas especiales. Esto en cuanto a lo que va entrando, pues si las encontramos ya metidas en archivadores de fuelle o en lbumes, es conveniente analizar estos contenedores que a veces no renen las condiciones de salubridad mnimas por llevar hojas que contienen elementos dainos para la buena conservacin de las fotografas. Para discos de grabacin sonora existen casilleros, a dos tamaos, que los mantendrn en posicin vertical para que la superficie de la grabacin no sufra roce alguno, aunque su uso sea frecuente. Alguien ha objetado que corren riesgo de alabearse pero eso slo es imputable a la deficiente calidad del material del disco. Los casilleros pueden tener una capacidad mnima para ocho y una mxima para diez, aunque algunos la amplan entre doce y veinticuatro, pero esta acumulacin nos parece poco recomendable. Van adosados a la pared como una estantera de compartimentos y, por contra de lo que se aconseja para todo mueble de archivo, son admisibles los de madera, para no muy grandes cantidades y discos de mucho uso, por ser de roce ms suave. Es conveniente, sobre todo en los de metal, que estn forrados por dentro de una materia de tacto blando, para amortiguar posibles golpes. Nunca irn cerrados. Algunos de estos muebles, tipo estantera pero no compartimentadas, llevan en sus baldas unas muescas arriba y abajo para que entren en ellas los discos y no se caigan. Es siempre conveniente que los discos vayan siempre metidos en una segunda funda que proteja de roce y desgaste a las de origen, ya que stas son al disco lo que la portada a un libro. No olvidemos el cuidado de limpiarlos con un cepillo finsimo cada vez que se sacan para usarlos y volver a hacerlo de nuevo antes de guardarlos. Algunas casas comerciales ofrecen la utilizacin de bolsas suspendidas del mismo tipo de las usadas para documentos grficos, pero del tamao adecuado, con lo que se anula totalmente el roce de los bordes. Como se dijo de los filmes, por razones de aprovechamiento al mximo del espacio, deben guardarse en casilleros distintos los de larga duracin de los cortos y, como en ellos, conviene archivarlos en diferentes muebles segn los grupos en que los hayamos clasificado. Las grabaciones magnticas, sean en cinta o en disco, se encuentran cada vez en mayor nmero en los archivos de uso inmediato, vertiendo la informacin directamente en ellas. Sin embargo son ms tiles para datos de trmite, perecederos y renovables, que para datos estables, a conservar por largo tiempo o indefinidamente. En este caso, para simplificar su conservacin se suele pasar a microfilm por rayo lser. Pero los datos en bandas o discos no pueden ser identificados ni utilizados sin el intermedio de un ordenador del mismo tipo que el producto, lo que nos dar listados. Su uso no exime de la necesidad de conservar los ficheros de base de entrada de datos, que pueden ser necesarios para ser utilizados en una nueva interpretacin.
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Figura 37.-Aros para archivar colgados de barras rollos de grabacin magntica. Aplicables a filmes.
La documentacin que vamos a encontrar en empresas de este tipo de grabaciones puede ser: de gestin (contabilidad, pagos, personal), de servicio (clientes, cuentas estadsticas, clculos de construccin, etc.) o puramente fuentes de informacin, lo que se conoce como bancos de datos (69). La explotacin y conservacin de ficheros informticos suele ser costosa. En su forma original es frecuente guardar estas grabaciones dentro de sus contenedores especiales de origen, teniendo el cuidado de ponerlos en armarios de cierre hermtico para que no sufran las alteraciones del magnetismo de la atmsfera, que no slo puede daarlas sino incluso borrarlas. El metal de sus cajas debe estar desmagnetizado (70). Un sistema muy ingenioso fue el de fabricar unos aros, de tamao adecuado, de plstico de alta resistencia a todo tipo de deformaciones, en los que se incluye la caja redonda (figuras 37-38). Su acoplamiento y cierre especial impide la entrada de polvo y est dotado de un gancho que sirve para colgarlo de una barra. Est pensado para guardar cintas de grabacin magntica, dentro de armarios metlicos, con total garanta de que la cinta no sufre roce, puesto que va colgada. Ahorra un 70 por 100de espacio y es de muy fcil sealizacin
(69) Les archives des enterprises.Conseils practiques dorganisation.Archives Nationales. Pars, 1980, pgs. 34-36. (70) Son las ms difciles de conservar. En el IV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Estocolmo en 1960, se recomend ya que fueran bobinadas en un ncleo de metal sin muescas y muy especialmente que se guardasen en cajas tambin de metal. Hay varias casas especializadas en archivadores para este tipo de documentos.
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y manejo (71), aconsejable es que se guarden en archivadores diferentes las que se van a conservar indefinidamente de aquellas destinadas a borrarse cuando haya pasado algn tiempo imposibilitando as errores funestos. Cuando las cintas sean tan grandes que no quepan en la medida mayor de los aros que se fabrican podemos archivarlas en posicin horizontal dentro del mueble (figura 39), en diferentes departamentos del mismo, o verticalmente dentro de los chasis de alambre metlico como los utilizados para filmes (72).
Hemos dicho al principio que los tipos de documentos que se guardan en cajas redondas dieron muchos problemas a los que las tenan que archivar, pero la solucin es de lo ms sencillo y, a la vez, econmico: no hay ms que meter las cajas de origen en otras de cartn, ms o menos fino, cuadradas, que se mantienen apoyadas perfectamente en cualquier sitio (73).
UNIDADES DE CONSERVACION Se llama as al envase, o sistema empleado, para proteger los documentos previamente a su colocacin en los archivadores. Los hemos ido viendo al tratar de los muebles pero vamos aqu a repasarlos para considerar, en conjunto, su mayor o menor idoneidad. Se ha dicho muchas veces que los paquetes (que en archivo depsito equivalen a legajos) constituyen el peor sistema que podemos elegir, a pesar de ser uno de los ms corrientes en viejos archivos. Consisten en una carpetilla de papel fuerte en la que se meten los documentos, unos sobre otros, atado todo con una cuerda, cinta de algodn o cinta de goma. Aunque en teora protegen el contenido del roce de los bordes de los documentos es constante cada vez que se sacan y se reintegran a su mueble archivador. Los papeles son difciles de alinear y siempre sobresalen por algn lado con el consiguiente deterioro. Tampoco protegen del polvo, que entra por todo alrededor, y las cuerdas o cintas terminan por hacer hendiduras en las carpetas, llegando incluso a daar a los propios documentos. Por otra parte desatar un paquete voluminoso requiere mucho cuidado para que su contenido no se desordene. En cuanto a las cajas su utilizacin en archivo de uso inmediato es muy discutible porque la maniobra de abrirlas y cerrarlas supone un retraso en la prestacin del servicio, y porque, al no estar casi nunca llenas a tope,
(71) <<Arodac.,de DAC. En Ginebra se instalaron 20.000 cintas magnticas en batera hasta el techo de la C.E.R.N. (Organisation Europenne pour la Recherche Nucleaire). (72) Marcos>> entre otras casas. (73) No conozco todava ningn caso concreto en que se haya procedido as, salvo el de los microfilmes mencionados en la nota 66. Es uno de esos casos en que la solucin es tan sencilla que nadie cae en la cuenta.
Unidades de conservacin
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Figura 38.-Archivador los rollos.
de barras para colgar los aros que contienen
Figura 39.-Archivacin
magntica.
horizontal de cintas grandes de grabacin
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debido a las necesidades de clasificacin y ordenacin de los documentos que van ingresando, ocupan mucho ms sitio del que corresponde al volumen de documentacin que contienen, lo mismo que hemos visto ocurre con las carpetas de anillas. Tengamos en cuenta, una vez ms, que el archivo de uso inmediato es un archivo en constante formacin y, por tanto, la necesidad de unidades de conservacin definitiva es muy escasa. Abundan en el mercado pero tambin pueden hacerse en el taller de encuadernacin de la propia empresa consiguiendo un apreciable ahorro. Las que imitan libros y cierran encajando totalmente la tapa tienen, por aadidura, tres graves inconvenientes: que pesan mucho en la estantera, que resulta su precio elevado, y -el peor de todos- que no permite la correcta aireacin del contenido para que la documentacin se conserve sana (74). Lo que nunca haremos es aceptar una aeja costumbre de utilizar cajas metlicas, ni tampoco la ms actual de adquirir cajas de plstico, ms bonitas, ms resistentes al roce, lavables, pero funestas para la conservacin del papel al no permitir la transpiracin necesaria. Tambin hay cajas de cartn, plegables o no, para archivacin horizontal, bien en unidades de tamao medio, o grandes de doble o ms altura de las corrientes. Se abren por la parte frontal bajando esta tapa como una trampilla. Unas y otras pueden descansar en estanteras apiladas (figura 40) sobre s (75). En las de tamao folio hay unas que encajan una sobre otra formando <<mueble, con slo unas chapas laterales (76). Unas y otras tienen todos los inconvenientes que hemos anotado de este sistema de archivacin en que los papeles van apoyados sobre su superficie mayor: manejo incmodo para meter y sacar los documentos, riesgo de deteriorarlos y ocupar mucho espacio para el volumen de documentacin que contienen. Caso diferente es el de la conservacin en cajas de los documentos audiovisuales en cuyos envases se utiliza generalmente el metal o el plstico, aunque de naturaleza especial. Estas cajas y .cassettes pueden colocarse en armarios adecuados a su tamao, tal cual, pero si las metemos en una nueva caja de cartn blando o cartulina fuerte ser ms fcil su sealizacin y su aspecto ms aseado. Siguiendo nuestro repaso hemos visto tambin las carpetas de anillas llamadas biblioratos, as como las que llevan dispositivos de presin, cuyos inconvenientes ya han sido descritos. De las carpetas de cartn tambin hemos mencionado las ms popularizadas, que cierran por cordones de gomas en las esquinas, de las que
(74) En esto discrepamos del conocidsimo archivista francs Michel Duchein, que aboga por un cierre hermtico para protejer los documentos al mximo. Protegerlos s, pero no ahogarlos. (75) Son frecuentes en los Records Center, archivos intermedios de EE. UU., y algunos departamentalesfranceses, pero nos parecen nefastas para el uso i n archivo de uso inmediato por reunir todos los inconvenientes de la archivacin horizontal. (76) Cien,>, de <<Comercial Pealara, S. A..
Unidades de conservacin
53
Figura 40.-Cajas
apilables para archivar papeles.
hemos sealado sus inconvenientes. Las grandes, para documentos grficos, pueden ser sencillas, con sus tres aletas y cierre con cinta, pero tambin se han hecho de fuelle, con tela a los lados o al fondo para aumentar su capacidad. No obstante, eso no es recomendable porque la acumulacin de documentos dificulta su manejo, adems de incrementar el riesgo de roce, e incluso rotura, al meterlos y sacarlos. Tenemos pues que reconocer que para documentos convencionales las unidades de conservacin que, hasta ahora, presentan ms ventajas y facilidades de uso son las pequeas carpetas de cartulina, o material semejante, conocidas como hamacas por su cualidad de ser suspendidas en vez de apoyadas como lo fueron en un principio. Aqullas se depositaban en cajones y necesitaban un dispositivo corredizo en la parte de atrs para mantenerlas derechas. Su sealizacin se haca por medio de pestaas que llevaban en la parte de delante y sobresalan, en las que se anotaba lo que correspondiese, salvo cuando llevaban ya impresas las letras del alfabeto. Para marcar la separacin de los diferentes grupos de clasificacin haba unas cartulinas del mismo tamao, tambin con pestaas y a veces con indicaciones impresas para ser rellenadas conforme a las necesidades. Pero la carpeta suspendida vino a cambiar todo. Ya no necesitaban compresor para mantenerlas sin doblarse, ni pestaas saledizas. La sealizacin pasa a ocupar el borde superior de la carpeta por medio de un visor de plstico transparente en que se introduce, una vez mecanografiada en unas tiras, que se venden ligeramente unidas para poder entrar bien en la mquina de escribir, y fcilmente separables una vez hecha la inscripcin. Ya no necesitan cartulinas separadoras y pueden llevar el color distintivo de su grupo de
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clasificacin en el mismo visor. Ya se enumeraron muchas de sus ventajas al tratar de los sistemas de archivacin, pero acaso la mayor sea la posibilidad de ir aadiendo o intercalando en ellas, sin trastorno de ninguna clase, los documentos segn llegan, lo que es fundamental para un archivo no esttico, que est en constante formacin. Un paso ms y tenemos las carpetas suspendidas devisibilidad lateral, que ya hemos visto al estudiar los muebles, con las mismas ventajas de las anteriores pero con la aadida del ahorro de espacio que no ofrecan las archivadas en mueble de cajn, las que han ganado la casi totalidad del mercado. Algunas, para facilitar su lectura, llevan el visor lateral articulado (figura 41) en tres partes: la central, que es fija; la de arriba, que puede inclinarse hacia abajo cuando la carpeta est colocada en la fila superior, facilitando as su lectura, y la de abajo, que, por el mismo motivo, se puede inclinar hacia arriba cuando la carpeta est en la fila ms baja (77). Tambin pueden sealizarse con unas pequeas cartelas con pinzas que se prenden en el lateral de la hamaca, sobresaliendo de la lnea de las carpetas y posibilitando la inscripcin correspondiente en sentido horizontal (figura 42), que siempre es de ms fcil lectura, siendo portadoras a la vez del color distintivo del grupo que sealizan (78). Las hamacas suelen ser de un solo color (generalmente arena) pero tambin admiten la utilizacin de distintos colores para facilitar la pronta localizacin de los diferentes grupos de clasificacin. Otras veces la variedad de colores se utiliza para distinguir subdivisiones de un tema por medio de subcarpetas dentro de ia hamaca. En este caso la hamaca puede llevar en su visor lateral, sucesivamente de arriba a abajo, la indicacin del contenido de cada subcarpeta con el color indicativo (79). La utilizacin de colores para reforzar la distincin a simple vista de los diferentes grupos de clasificacin es prctica corriente en todo tipo de visores. Recordemos aqu que las carpetas suspendidas o hamacas, con las variantes de formato necesarias, se utilizan tambin para documentos grficos, incluidos historiales mdicos y radiografas (figura 43), as como tambin discos de grabacin textual o musical. Mencionaremos tambin las bolsas y sobres de pequeo o gran tamao, opacos o transparentes, para fotografas o clichs, o cualquier otro documento que lo requiera por su naturaleza. Ultimamente existe el caso de documentos que quedan protegidos por el mismo mueble archivador, sin necesidad de unidades de conservacin. Tales los cajones o bandejas de muebles archivadores, cuyo conjunto de documentos generalmente grficos puede ir cubierto por una hoja de papel fuerte. Cada cajn o bandeja suele llevar en su parte delantera una aleta abatible que al posarse sobre ellos impide que, si se abarquillan un poco, puedan romperse al sacar el cajn por haberse enganchado en la parte superior. En el mismo caso estn los documentos especiales grficos archivados en muebles de pinzas o barras para perforaciones.
(77) Modern Arch, S. A.. (78) Scort-175>>, .Orgacontrob, de Controdex. (79) Vase la nota anterior.
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Sealizacin No ofrece ninguna dificultad, sea por estampacin o etiquetado. Tanto para muebles como para unidades de conservacin o para unidades documentales, se encuentran modelos variados en cualquier papelera, bien impresos con abecedario o numeracin, bien para inscribir la contrasea sobre ellos. Slo tenemos que procurar que las unidades documentales, sobre todo sin son grficas, no queden estropeadas o afeadas por estampaciones o etiquetas que pudieron colocarse ms discretamente.
MUEBLES PARA PERSONAL Su eleccin es la ms sencilla. Casi slo tendremos en cuenta el nmero y tamao de las mesas y muebles accesorios que van a ser necesarios. Lo que s seremos muy cuidadosos en su emplazamiento de modo que no entorpezca la circulacin lgica del que va a solicitar un dato y el que va a servirlo. Al contrario debemos tratar de canalizar con ellos este discurrir cotidiano. El aprovechamiento del espacio es fundamental, evitando a toda costa la penosa situacin de una mesa pegada frente a otra. En la actualidad hay muchas casas de muebles de oficina que ofrecen soluciones de relativo aislamiento de cada persona dentro de un mnimo espacio (80). Las mesas de trabajo que lo necesiten tendrn en una de los laterales, generalmente el izquierdo, adems del cajn superior otro debajo de ste dispuesto como archivador de carpetas suspendidas, de modo que se pueda tener en l lo que se est tramitando o se necesita de consulta diaria. Las carpetas, de visibilidad superior, pueden ir paralelas al frente del cajn pero son ms cmodas las que van perpendiculares. Se manejan mejor y pueden consultarse sacando solamente el cajn en los centmetros que ocupa el lado ms largo de las carpetas. Tambin son recomendables los muebles auxiliares al lado de las mesas, a ser posible de altura no superior a ellas, colocados en forma de L o de U para manejarlos sin tener que moverse, o simplemente tirando un poco de la silla de ruedas giratorias que debe haber en todos los despachos en que se necesite cierta movilidad (81). Muchas veces el trabajo requiere extender papeles a nuestro alrededor sin que se caigan al suelo por exceder la capacidad de la mesa. Tambin son necesarios estos muebles para posar la mquina de escribir, el telfono, el almanaque o fichero recordatorio, una calculadora, un ordenador personal, un dictfono o cualquier otro utensilio que estimemos conveniente. Cuanto ms a mano quede todo lo necesario, ms fcil ser el trabajo y, por consecuencia, ms fluido y eficaz. La nica recomendacin de tipo general que nos permitimos sealar es que las mesas de trabajo que no lo necesitan deben de tener los menos cajones
Muebles para el personal
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Figura 43.-Archivadores de bolsas suspendidas para radiografas o historiales mdicos, pueden llevar pantalla incorporada para visualizar la placa elegida.
posibles para evitar la acumulacin de papeles que debieran despacharse en el da. Son preferibles las de un solo cajn en el que poder guardar los materiales de trabajo ms menudos: lpices, bolgrafos, gomas, etc. Tambin son necesarios uno o dos armarios, para guardar el material de oficina que no cabe en un cajn y para colgar la ropa que se trae de la calle. Cuando la magnitud e importancia del archivo permite la existencia de un despacho de jefe los dos servicios pueden ir en un solo armario compartido por mitad, para su uso personal en su despacho.
No debe de faltar, prxima a la mesa principal de trabajo, una pequea mquina destructora de papeles para aquellos borradores o copias cuyo examen indiscreto pudiera causar alguna contrariedad. Reducen los documentos a estrechas tiras imposibles de volver a ensamblar y el mueble en s ofrece un aspecto tan discreto que slo quien lo conoce puede reconocer cul es su cometido (82). Tampoco est de ms un pequeo sof o al menos un silln para las visitas.
Por supuesto que toda suerte de muebles deben ser metlicos, desechando
(80) Entre otras casas los fabrican Ronco y (<MagaSystems. (81) Contino1o;obra citada, pg. 192. (82) <Mustang., Taifunm, dntimus, <<Compact.,entre otras.
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El archivo. Instalacin y Conservacin
la madera. En principio eran sumamente antiestticos desvalorizando el trabajo de quienes tenan que trabajar en ellos, pero hace ya mucho que las casas que los fabrican se preocupan de darles un aspecto tan agradable, que algunas veces pensamos que no defraudaran a la vista en nuestro domicilio particular. Tampoco debemos llegar a la conclusin de que todo est inventado. Los sistemas mejoran unas veces y empeoran otras y este mismo ritmo sigue la fabricacin de muebles tiles para montar un archivo. Procuremos estar siempre al tanto de las novedades que puedan surgir, tanto en cuanto a los documentos que producen las nuevas tecnologas como en cuanto al modo de conservarlos para preservar y servir la informacin que contienen.
PREVENCION DE ACCIDENTES Pudiramos ya dar por concluidas las advertencias y consejos para instalar un archivo de uso inmediato en condiciones ptimas, hemos examinado las condiciones y tamao del local, los muebles archivadores y los contenedores de documentos, as como los muebles para el personal ... Pero todava nos queda por tener en cuenta algo que pudiera dar al traste con todos nuestros cuidados: el fuego y las inundaciones, los grandes destructores de los archivos, aparte de la funesta intervencin irresponsable de los hombres, han sido stos y por este orden. Para la prevencin del fuego debemos exigir una instalacin elctrica perfecta, totalmente segura en cuanto a evitacin de posibles cortocircuitos, que lleve los cables por dentro de tuberas de varias capas y con interruptores cada determinado nmero de metros. Y algo que a muchos les va a parecer penoso, pero que hay que acatar: no fumar en las habitaciones o depsitos en los que haya documentacin, sobre todo si es inflamable. Si por desgracia el fuego llega a producirse debemos contar con una buena instalacin de deteccin de incendios que nos permita localizar rpidamente dnde se ha producido. Los detectores utilizados hace aos eran los mismos que para el resto del edificio, que disparaban la alarma al registrar una subida anormal de la temperatura. Pero el papel, y sobre todo si est apretado, arde con poca llama y forma mucha brasa, con lo que si llega al extremo de caldear el ambiente es posible que est ya todo perdido. En cambio produce mucho humo por lo que debemos buscar que la alarma funcione por ionizacin del aire, con elementos bien distribuidos que nos indicarn enseguida donde se ha producido el fuego. Pero si lo que queremos proteger es un depsito de documentos de diferente naturaleza tales como filmes, discos, grabaciones magnticas, o cualquier otra materia inflamable y combustible, la alarma por exceso de calor ser ms til. La destruccin de los documentos por fuego es una gran plaga que han ido sufriendo los archivos a lo largo de los aos, con resultados funestos, no slo en los casos en que se trataba de documentos de valor histrico sino
Prevencin de accidentes
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cuando se han producido en archivos de uso inmediato. Las estadsticas europeas nos dicen que despus de haber sufrido un incendio el 71 por 100 de las empresas desaparecen. Unas, el 43 por 100, de modo inmediato y un 28 durante los tres aos siguientes (83). Y si desaparece nuestra empresa tambin desaparece nuestro puesto de trabajo. El segundo gran peligro para la documentacin es la entrada de agua. No pensamos en eventuales inundaciones producidas por catstrofes naturales sino en el hecho de que puedan pasar por el depsito no slo conducciones elctricas peligrosas sino tuberas de conduccin de agua para el suministro del edificio, que pueden reventar y producir lo irreparable. No olvidemos el dicho de que cuando queremos referirnos a algo que no vale decimos que es papel mojado. Sin llegar a tanto debemos prevenir el grado de humedad de la atmsfera del archivo, que no debe superar el 40 por 100. Si el local que nos han dado es fro y hmedo debemos instalar, convenientemente repartidos, higrmetros que nos indiquen un posible exceso para proceder a remediarlo colocando en los rincones receptculos con substancias absorbentes de humedad o aparatos desecadores. El tercer peligro, el hombre, es el ms fcil, y a la vez el ms difcil, de controlar. Una persona descuidada o irresponsable puede malograr el trabajo de todos sus compaeros. Hay que ser conscientes de la importancia de la labor que realiza cada uno, desde el puesto ms importante al que parece ms modesto. Todo es una cadena de engranaje en que no debe fallar ningn eslabn. Consideremos que si el corazn de una empresa es su archivo, debemos cuidar de que su funcionamiento sea perfecto.
(83) Noticia recogida en el .Noticiario Microfotogrfico del Centro Nacional de Desarrollo Microfotogrfico (CENADEM). Ao I, mayo-junio 1982, nm. 3, pg. 6 . Acompaa la fotografia de un edificio incendiado en la que se ven salir los papeles por las ventanas en llamas por efecto de las explosiones.
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Segunda parte
EL ARCHIVO-DEPOSITO
El edificio en su evolucin histrica

La preocupacin por instalar adecuadamente los archivos depsito data de mediados del siglo XVIII. Las primeras construcciones exprofeso para tal fin de que tenemos noticia son el Archivo de Dinamarca, en Copenhague, para el que se hizo edificio nuevo en 1720; el de la Corte de Turn (Italia), creado por Carlos I11 entre 1731 y 1734, hecho por el arquitecto Juvarra; el Archivo de Hannover (Alemania), erigido por esta poca conjuntamente para archivo y biblioteca, y el Archivo General de Betanzos (Espaa), creado en 1761 para los documentos de la Audiencia de Galicia, el que una vez construido no se consider adecuado por la mucha humedad que le daba su proximidad al mar (1). Sin embargo es un hecho conocido que tanto en estos aos como en los primeros del siglo XIX la mayor parte de los archivos estaban instalados en viejos edificios que haban servido anteriormente para otros fines. Y era verdadera suerte que fueran edificios nobles. Ya que era frecuente que archivos de gran inters, pero no de importancia nacional, estuvieran alojados en buhardillas sin proteccin de cristales, stanos hmedos, graneros u otros locales impropios e insuficientes (2). Por su parte los grandes archivos importantes tuvieron ms suerte y fueron instalados en antiguos palacios, castillos o edificios religiosos abandonados.
(1) Los documentos tuvieron que ser guardados en la Sala de Discordias de la Audiencia de La Corua y dieron lugar al actual Archivo del Reino de Galicia. (2) El caso primero lo encontr yo misma al ir a recoger los fondos notariales de la ciudad de Zamora. En aquella buhardilla de ventana sin cristales entraban y salan y se refugiaban palomas que, naturalmente, tenan todo sembrado de palomina y plumas. En cuanto a graneros y otros locales inadecuados tenemos una buena relacin en el trabajo de los archivistas franceses Michel Duchein y Pierre Durye <<Les batiments dArchives en France. (Archivum, vol. VI, 1956, y vol. VII, 1957, Direction Gnrale de les Archives de France. Pars, 1958, pg. 8).
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Segn los informes recogidos en el Congreso de Archivos de Florencia en 1956 (3), en Inglaterra databan casi todos sus edificios de la Edad Media; en Portugal todos eran antiguos; en Polonia, los de Cracovia, Torm y Lublino se instalaron en construcciones del siglo XIV, alcanzando a una treintena los instalados en viejos edificios. Blgica, Suiza y Turqua mantienen edificios de hace varios siglos. Los alojados en viejos palacios son muy numerosos. En Francia, desde 1808 los Archivos Nacionales se instalaron en el palacio Soubise y ya en el siglo XIX se extendieron al palacio Rohan, construido en el siglo anterior. En Italia, el Archivo del Estado de Florencia se organiz en el palacio de Cosme I, conocido como palacio de los Uffizi ( 4 ) ,y el del Estado de Siena en el palacio Piccolomini, que data de la segunda mitad del siglo XV (5), habindose instalado tambin el de Gnova en uno de los ms venerables palacios de la ciudad. En Alemania, el de Dresden (figura 44). En Yugoslavia los Archivos Histricos de Dubrovnik se encuentran en el palacio SponzaDubrovnik, y en Rusia el palacio que el zar Juan I1 tena en Mosc, construido en 1699, fue archivo en 1864. En Portugal los Archivos Histricos de Ultramar fueron instalados en el palacio de Ega. En cuanto a Espaa, citaremos como ms importante el de la Corona de Aragn, que del Palacio Real, de la Edad Media, pas en tiempos de Carlos I11 al Palacio de la Generalidad. Tambin el Archivo Central de la Administracin ocup desde 1861 hasta su destruccin por el fuego en 1939 la mayor parte del palacio de los arzobispos de Toledo en Alcal de Henares (6). El Archivo Provincial de Oviedo estuvo en el palacio del Conde de Toreno, pasando en 1972 a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII, y el Archivo Provincial de Cceres est instalado en el palacio del marquesado de la Isla, del siglo XVI. Citaremos tambin el Archivo Histrico de la Marina, que ocupa el antiguo palacio del ilustre marino don Alvaro de Bazn, en El Viso del Marqus. De los instalados en fortalezas tenemos noticia del de Dinamarca, en Copenhague, que estando en principio en la catedral de Roskilde, fue luego llevado a los castillos de Vordingborg y Kalunborg hasta que les hicieron edificio propio (7). El de Gante (Blgica), en un castillo del siglo XIII, con las dependencias en locales adyacentes. En Alemania, el Archivo del Estado
(3) Ingvar Anderson, representantede Suecia en el I11 Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Florencia, present el informe que fue publicado con el ttulo -Nueve instalazioni de Archivi. (Rassegna..., XVI, 1956, pgs. 261-274). (4) Armando Sapori. .Necesita di una nuova sede per l'Archivio di Stato de Firenze. (Rassegna..., XV, 1956, pgs. 291-293). Cuando se hizo estaba a 10 kilmetros de la capital y sin comunicacin pblica, pero hoy est ya rodeado de edificios importantes, Ministerios y Museos. (5) Ubaldo Morandi. I1 Palazzo Piccolomini sede dell'Archivio di Stato di Sena>> (Rassegna..., XXVIII, 1968, nm. 1, pgs. 163-178). (6) Creado de nuevo en 8 de mayo de 1969 con el nombre de Archivo General de la Administracin, en la misma ciudad. (7) En 1720.
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Figura 44.-Archivo de Dresden (Alemania).Se ha aprovechado para ampliar los depsitos el espacio libre del jardn.
de Marburgo (figura 45), estuvo en un palacio-castillo que dominaba la ciudad (8), y en Inglaterra podemos citar el Archivo de la Torre de Londres. cn kgipto estn instalados los archivos en El Cairo en una fortaleza del siglo XIX. Finalmente, el de Cuba, en La Habana, que en 1857 se puso en el antiguo monasterio de San Francisco, despus de la intervencin americana se traslad al castillo de la Fuerza en 1899 y luego al antiguo Cuartel de Caballera en 1906 (9). En cuanto a Espaa es conocido en el mundo el Archivo General de Simancas (figura 46), creado por Carlos I en el castillo de dicho lugar y organizado por Felipe 11, pudiendo citar tambin el Archivo General Militar de Segovia instituido como tal en el alczar de la ciudad en 1898. Alojados en edificios religiosos abandonados se instalaron muchos en Francia. Mencionaremos el de Vienne (Poitiers), en una capilla neo-gtica de 1852 (figura 47); el de Drone (Valence), en la antigua Capilla de los Cordeleros; el de Loiret (Orleans), en la capilla y claustro de los Mnimos (figura 4 8 ) , y el de Seine-et-Oise (Versalles), en una capilla no consagrada a la que se aadi la caballeriza del rey. El de Bocas del Rdano (Marsella), en la capilla de un antiguo convento de jesuitas. Tambin en colegios de
(8) Iohannes Papritz. Das Gebaude des Staatsarchivs Marburg. (Archivium, VII, 1957, pgs. 35-40). (9) Hill Roscoe. <<The National Archives of Latin America. Traduccin al espaol. La Habana, 1945.
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Figura 45.-Archivo instalado en el edificio del viejo castillo de Marburgo (Alemania).
jesuitas los de Allier (Yzeure)y Prigueux-Dordogne (Prigueux). En Blgica, el de Mons est construido sobre los restos de un convento y su capilla y hay otro archivo dentro de la abada de San Huberto. En Luxemburgo, el convento de Guirsch, prximo a Arln, aloja documentos antiguos, mientras los modernos estn en un edificio privado del mismo Arln. Ya hemos mencionado el de Cuba, que estuvo en el convento de San Francisco, y el de Dinamarca, que estuvo en la catedral de Roskilde. En Inglaterra pudimos visitar el County Record Office, de Hampshire (Winchester), instalado en lo que fue la iglesia gtica de Santo Toms, cuyos pisos, a ciertos niveles, dejaban ver a ras del suelo las cabezas de capiteles tallados de sus columnas, pudiendo apreciar al fondo de las estanteras, hacia la parte de la fachada, sectores de las bonitas vidrieras de colores emplomadas, cuya altura total quedaba repartida a veces entre dos pisos. La sala de investigadores estaba en la ltima planta, en la cpula, para tener la mejor luz natural.
El edi9cio en su evolucin histrica
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Figura 46.-Archivo General de Simancas (Espaa), instalado en un castillo del siglo XV. Se ha acondicionado por dentro. Las estanteras ms antiguas datan de Felipe II.
Figura 47.-Adaptacin
para depsito de archivo de una iglesia gtica.
En Italia, del Archivo de Npoles, que fue puesto en el monasterio de Santos Severino y Sossio, y el de Palermo, que se instal en un edificio del seiscientos que fue la Casa de los Padres Teatinos, luego Hospital Militar
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Ingls, pasando a ser archivo en 1824 despus de haber servido a otras dependencias de la Administracin. En Espaa, el Archivo Histrico Nacional, en Madrid, se organiza en 1866 en el edificio del Nuevo Rezado de los Jesuitas, donde estaba -y est todava- la Real Academia de la Historia, trasladndose en 1896 al Palacio de Bibliotecas y Museos Nacionales, donde ha permanecido hasta la mitad del siglo actual (10). El Archivo Regional de Valencia estuvo primero en el Palacio Real hasta que por demolicin del edificio en los comienzos del siglo XIX, con los avatares de la invasin francesa, pas a la Casa Profesa de los Jesuitas (1 1). Recordemos el Archivo de la Real Audiencia de Galicia que se encontraba alojado antes de 1640 en el antiguo convento de Santo Domingo. Tambin el Archivo Histrico Provincial de Oviedo ha pasado, ya en 1972, a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII. El aprovechamiento de viejos edificios de diverso carcter ha sido norma general. Sirvan de ejemplo, en Espaa, el Archivo Histrico Provincial de Cceres, instalado en un palacio del siglo XVI (figura 49) y el Archivo General de Indias, en la antigua Casa de Contratacin, de Sevilla (figura 50). En Blgica, el de Lieja, en el Palacio de Justicia, y el archivo de documentacin contempornea situado a 50 kilmetros de Bruselas, en un viejo cuartel desalojado. En Escocia, en la casa del Registro General de Edimburgo, el de Mantua en un viejo casern. En Dinamarca se instalaron los Archivos Nacionales en 1910 en el edificio de una biblioteca del siglo XVII. El del Alto Rhin (Colmar) en una caballeriza militar, el de Guadeloupe (Basse-Terre) en un antiguo cuartel, el de Loire-et-Cher (Blois), en el Registro Central de los Notarios y capilla del antiguo hospital psiquitrico. Tambin en un viejo hospital construido durante la ltima guerra mundial con cuarenta pabellones, el de Ashridge (Inglaterra). En Hayes (Inglaterra) se puso un depsito provisional del Public Record Office en dos grandes fbricas de caones procedentes tambin de la ltima guerra. En Lausana (Suiza) se instalaron modernos archivos en viejos almacenes enteramente reconstruidos. En Suecia los Archivos Nacionales en 1964 estaban instalados en una docena de edificios viejos. En Espaa el de Mallorca estaba a fines del siglo XIX en los locales donde celebraba sus sesiones antiguamente el Grande y General Consejo y en 1897 se traslad a unas angostas dependencias de la Casa Consistorial (12). En cuanto a los archivos provinciales espaoles se instalaron en su totalidad en viejos edificios cuando se crearon en 1931 (13). En Italia el Archivo Central del Estado Italiano fue instalado, despus de bastantes reformas, en el edificio del Palacio de Exposiciones de la Exposicin Universal de Roma (EUR) (14).
(10) Hoy edificio construido exprofeso en Serrano, 115, dentro del recinto de pabellones del Consejo Superior de Investigaciones Cientficas. (1 1) Hoy tambin en edificio nuevo. (12) Desde 1956 est instalado en la Casa de la Cultura. (13) Casi todos tienen ya tambin alojamiento en Casas de la Cultura. (14) Lodolini, Armando. <<Linstallazione dellArchivio Centrale delle Stato Italiano. (Rassegna..., XVI, 1956, pgs. 275-281).
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En Amrica, el de Buenos Aires pas por el Tribunal de Cuentas en 1821, el Palacio de Congresos en 1906 y en el Banco Hipotecario Nacional en 1942. El de Bolivia estuvo en el Palacio de Justicia en 1884, y el de Colombia en el Ministerio del Interior, luego en el Palacio de Justicia y por fin se uni a la Biblioteca del Congreso, El de Costa Rica estuvo en la antigua Universidad edificada en 1850. El de Guatemala, creado en 1937, en el edificio de la Audiencia, y el de Mjico en el Palacio del Gobierno. El de Nicaragua careci de alojamiento adecuado, y el de Paraguay se instal tambin en una casa vieja. El de Per corri la misma suerte hasta que despus del incendio de 1943 se instal en el Palacio de Justicia, y el de Venezuela estuvo mucho tiempo en la sede que fue de la Compaa Guipuzcoana (15). Tambin el de Senegal est en un inmueble del Gobierno desde 1960. A veces estn junto con bibliotecas, como el de Hannover, ya citado entre los construidos en el siglo XVIII, y el de Honduras, que despus de creado como Archivo Nacional fue luego incorporado a la Biblioteca, corriendo la misma suerte que el mencionado de Colombia. En Espaa tuvimos durante muchos aos el Archivo Histrico Nacional alojado en el mismo edificio de la Biblioteca Nacional, aunque independientes, y hoy est ubicado en edificio inmediato al pabelln central del Consejo Superior de Investigaciones Cientficas, en el que tambin ha estado muchos aos la Biblioteca General del organismo (16). Tambin son muchos los instalados en nuestro pas en las Casas de Cultura, donde se encuentran las Bibliotecas Provinciales (17). Este hermanamiento de instalacin es tambin muy corriente en las grandes fundaciones culturales de Estados Unidos, Australia, Islandia y otros lugares (18). Otras veces estn unidos a museos, como el de Estambul, que est en el Totkapy Saray como una seccin de este museo. El de Ecuador fue creado e instalado a la vez que el Museo de Arte y Arqueologa en un mismo edificio. El de Uruguay estuvo en principio en el Museo Nacional y luego en el Museo Histrico Nacional. A ttulo de curiosidad citaremos el archivo del Estado de Texas (figuras 51-52), que estuvo instalado en un barracn de madera hasta comienzos de la segunda mitad del siglo actual (19).
(15) Hill Roscoe. Obra citada en la nota 9. Tambin Elio Lodolini, Gli edifici degli Archivi nell'Amrica Latina. (Rassegna ..., XVI, 1956, pgs. 288-290), nos dice que Panam fue el pas de esa zona que construy primero un edificio especial para archivo alejado del centro urbano, con estantera metlica, inaugurado el 15 de agosto de 1924, aunque posteriormente le han quitado parte de su local instalaciones administrativas. Segn manifiesta en Amrica Latina los edificios de archivo se vienen construyendo lejos del centro no slo por temor a caso de guerra sino tambin a revueltas internas de guerra civil urbana. (16) Se hizo all precisamente por este motivo, a pesar de estar rodeado de Institutos de carcter cientfico, no humanstico, ya que estos ltimos se encuentran al otro extremo de la ciudad. (17) Su precaria situacin actual obligar a ampliar sus depsitos o sacarlos a edificio aparte. (18) Stelio Passi, en L'opinione de un bibliotecario (Rassegna ..., XVI, 1956, pg. 294) estudia este fenmeno. (19) En 1956 estaba en el barracn todava, construyndose el nuevo edificio en 1960.
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Figura 50.-Archivo General de !ndias, en Sevilla (Espaa), cuyo edificio es el de la antigua Casa Lonja del comercio con Amrica.
Figura 51.-Barracn
de madera del archivo de Texas en 1956.
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No obstante, ya desde el siglo XIX se empieza a considerar la necesidad de construir archivos de nueva planta. Pero estas construcciones siguen conservando muchos de los defectos de los edificios anteriores, siendo la principal innovacin la de sustituir los pisos, de poca resistencia, por grandes naves, semejantes a las de los grandes centros industriales, y la necesaria implantacin en ellas de estanteras metlicas a modo de inmensas jaulas de hierro cuyo montaje al descubierto, tanto para las estanteras como para los pasos de suelo a nivel de los diferentes pisos entre ellas, se consideran hoy totalmente recusables por peligrosas. Los papeles quedan indefensos en caso de fuego y el enorme armazn se viene abajo por recalentamiento.
Sin embargo, en muchos sitios siguen apegados a las viejas estructuras conservando las estanteras de madera por su calidad noble (20). Cuya tradicin ha durado en muchos sitios hasta nuestros das (21). Antes de la segunda guerra mundial eran pocos los archivos que posean estanteras metlicas y el rpido auge que tuvieron despus fue causa de que se lanzaran a hacerlas en muchas fbricas sin la necesaria madurez y con total desconocimiento de los problemas de archivos. Tenan a su favor no ser atacables por las termitas, ocupar menor espacio y ser ms resistentes (22). Si pasamos a considerar alguno de los ms antiguos edificios construidos en el siglo pasado podemos citar el Hofkamerarchiv de Viena, que se construye en 1846, y el Public Record Office de Londres, de 1851 (23). En Francia entre 1870 y 1900 se construyeron diecinueve archivos y otros tantos entre 1901 y 1919. En la Instruccin de 8 de agosto de 1839 ya se dice que el local debe estar al abrigo de la humedad y del fuego y en el Reglamento General de 6 de marzo de 1843 que est aislado, seco, limpio, con pararrayos y separado enteramente del despacho del archivero en razn de la estufa (24). El edificio del Ministerio de Justicia de la URSS, construido en 1886, tiene techos de doce metros de altura con estanteras metlicas hasta arriba, si bien est hecho en material incombustible y dividido en catorce compartimentos aislados unos de otros por gruesos muros, Tiene pasillos de acceso de 1,20 y galeras de circulacin que dividen cada compartimento en cinco pisos. El
(20) Giovanni Cechini, en <<Leattrezature metalichi negli archivi. (Rassegna ..., 1960, pg. 142), dice que en casi todos los archivos duraron hasta la segunda guerra mundial, en que fueron destruidos, ya que muchos archivistas defendan la nobleza de la madera. (21) Todava en 1968 las estanteras del Archivo del Estado de Sena seguan siendo de madera en su mayor parte y tenan 58.000 pergaminos guardados en armarios de la misma materia, segn Ubaldo Morandi, obra citada en la nota 5 . En algunos archivos espaoles, como el de Simancas y el General de Indias, tambin se conservan estanteras de madera noble con alguna documentacin, adosadas a las paredes de salas principales, pero los depsitos generales tienen estructuras modernas. (22) Giovanni Cechini, obra citada en la nota 20, estudia este problema. (23) A mediados del siglo actual estaba ya totalmente anticuado despus de haber sido en su tiempo la cumbre de la tcnica. Techos altos, estantes pesados y ventanas mal concebidas, lo que le hicieron inadecuado. Mas con todo tuvo el mrito de resistir las bombas de 1940. (24) Duchein, Michel. <<Les batiments #Archives dpartamentales en France. (Archivum, VI, 1956, pgs. 108-176).
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Figura 52.-Edificio
del mism'o archivo de Texas en 1960.
del Ministerio de Marina de Leningrado, construido en 1887, tiene tres pisos

y es muy semejante (25).
En Espaa el de la Cmara de Comptos de Navarra se acab de construir en 1898, siendo ampliado en el siglo siguiente. En Iberoamrica el primer edificio construido exprofeso para archivo fue el de Panam, inaugurado en 1924,situado un poco alejado del centro urbano y con estanteras metlicas. Le siguieron Venezuela y Uruguay, en 1926, y Cuba, en 1944, cuyo edificio fue construido con el dinero obtenido de un impuesto en estampilla de 10 centavos en todas las certificaciones oficiales o pblicas de la n f i n (26). En estos aos se extiende por Europa la construccin de archivos de nueva planta, aunque muchas veces unidos a biblioteca. El primer archivo, que sepamos, que separa netamente lo que son dependencias de lo que son depsitos es el de Dalhen, cerca de Berln, que comenzado antes de la primera guerra mundial se termin en 1923 (27). En la URSS a partir de 1936 comienzan a construirse nuevos edificios (28) pero es a partir de 1940, en que
(25) I. Voronin. .La construction des batiments d'archives en URSS (Archivum, VII, 1957, pg. 3). (26) Emeterio Santovenia. El Archivo Nacional de Cuba. (Archivum, VII, 1957, pgs. 59-60). (27) Ingwar Anderson, informe citado en la nota 3. (28) I. Voronin, obra citada en la nota 25.
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El archivo. Instalacin y COnSerVaCln
se realiza el archivo de Berna, cuando se acrecienta el inters y la preocupacin por las instalaciones especficas para estos fines. Llevados por esta preocupacin se crea por entonces en Espaa la Junta Central de Archivos, Bibliotecas y Museos encargada de hacer los informes sobre las nuevas construcciones gracias a cuyo asesoramiento comenzaron a mejorar los edificios en cuanto al empleo de material incombustible, puertas de seguridad, rampas de rpida evacuacin de documentos y otras medidas semejantes (29). Despus de la segunda guerra mundial, en que tantos archivos se pierden, se siente ms apremiante la necesidad de construir buenos depsitos que aseguren la conservacin de los documentos ante cualquier circunstancia. En 1950, en el Comit Iberoamericano de Archivos del Instituto Panamericano, se lleg al acuerdo de formar en La Habana una oficina central que reuniese todas las experiencias de la construccin para asesorar a los colegas y que stos lo hicieran al arquitecto (30). En las reuniones del I Congreso IberoAmericano-Filipino, celebrado en Madrid en 1952, los archivistas sealan claramente la necesidad de la funcionalidad de los edificios de archivo (3 1), recibiendo los arquitectos el asesoramiento de los usuarios. Francia comienza una larga serie de construcciones de archivos departamentales a partir del del Alto Garona, edificado en Toulouse entre 1954 y 1955, que ofrece la entonces novedad de estar levantado sobre pilastras para evitar la humedad por capilaridad (32). En Italia constituye un gran adelanto en la construccin de archivos el de Udine, acabado en 1955, tambin sobre pilastras pero esta vez en evitacin de las termitas y con el espacio de las pilastras semicerrado (33). En Alemania se construye el Landersarchiv de Coblenza, tambin de traza funcional. En Noruega se levanta el edificio de los Archivos Nacionales en el centro de las nuevas construcciones de la Administracin central, y en Suecia el Royal Military Record Office se construye pensando ya en instalar en l una archivacin densa (34). En Varsovia (Polonia) se construye en la Ciudad Universitaria un archivo de dos bloques unidos por un corredor, modalidad que veremos luego
(29) Informe de M. Bordonau en el I1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia (Archivum, VI, 1956, pg. 19). (30) Congreso Ibero-Americano-Filipino de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual. Madrid, octubre-noviembre 1952. Actas, t. I, pg. 48. (31) Propuesta l.', ponencia 8 de la Delegacin de ANABA en Barcelona del Congreso citado en la nota anterior. Acta 11. (32) Michel Duchein, obra citada en la nota 24. (33) Salvatore Carbone. .La moderna edilizia degli archivi. (Rassegna..., 1955, 111, pgs. 251-279). (34) Ingwar Anderson, informe citado en la nota 3.
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repetida 'en otros archivos de diferentes sitios. La URSS inicia tambin una serie de edificios de hormign y ladrillo construyendo treinta y ocho Archivos de Estado entre 1957 y 1964 (35). En Estados Unidos y los pases nrdicos se inicia la novedad de los depsitos subterrneos, unas veces de nueva construccin (36), otras aprovechando excavados anteriores como el provincial de Mikkely, en Finlandia, unido el nuevo edificio por un corredor a un antiguo refugio antiareo excavado en la roca. En Dinamarca se hicieron los de Viborg y Copenhague. En Japn, en 1959 se propuso la fundacin de los Archivos Nacionales y en 1960 se dio orden de remitir los documentos que se conservaban en las administraciones para reunirlos en el edificio de la oficina del Primer Ministro mientras duraba la obra. El edificio se comenz en octubre de 1968 y se termin en marzo de 1971. Tiene cuatro plantas sobre el suelo y otras cuatro bajo tierra. En Espaa, en 1886, el 12 de octubre, se concluyen las obras del edificio propio para Archivo Histrico de Protocolos de Madrid, por iniciativa del ministro Francisco Silvela, siendo la obra del arquitecto Joaqun de la Concha Alcalde. Con arreglo al criterio de entonces se emplearon materiales incombustibles: vigas, puertas y ventanas de hierro. Igualmente estanteras metlicas. Hoy se considera que el hierro se funde a grandes temperaturas y se utilizan materiales ms estables y resistentes al fuego. Ya en el siglo actual se construyeron edificios nuevos, aunque tampoco se ajustan a las condiciones que hoy exigiramos. En 1952 se construy el del Archivo Histrico Nacional y en 1965 el del Archivo Regional de Valencia, el primero de los cuales es el que ms errores acumula. Fue preciso llegar a 1973 para ver terminado el del Archivo General de la Administracin, que rene todas, o casi todas, las condiciones exigibles. Los Archivos Histricos Provinciales se instalaron en Casas de Cultura de nueva construccin pero en la mayora de ellos no se tuvieron en cuenta sus necesidades especficas (37). Otras veces se ha tratado de acondicionar viejos edificios construyendo de nueva planta un depsito aadido o reconstruyendo por dentro el viejo edificio. Ejemplos de lo primero tenemos en Italia el del Estado de Siena, en que se construy otro cuerpo de edificio unido al viejo palacio Piccolomini (38), y en Francia el departamental de La Manche. En Espaa se hizo lo mismo con los de las Chancilleras de Valladolid y Granada y se ampli el de la Cmara de Comptos. Ejemplos de los segundo podemos citar gran cantidad de ellos en Francia, entre los que destacaremos los Archivos
(35) Table Ronde. Londres, 1965, respuesta de la URSS, pgs. 147-148. (36) Se cita siempre como ejemplo tpico el del Archivo Municipal de Estocolmo. (37) Corts Alonso, Vicenta. Los edificios y la documentacin. Los Archivos Histricos Provinciales. (Bol. ANABAD, 1982,l-2, enero-junio,pg. 93). Recoge datos de los construidos entre 1931, fecha de su creacin, y 1976. (38) Ubaldo Morandi, obra citada en la nota 5.
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Nacionales, los departamentales de Loiret, Finisterre y Bocas del Rdano (39). En Italia, el Archivo Central del Estado de Roma instalado en el EURE en 1952 (40). En Suiza, el de Basilea, al que se le hicieron tres plantas subterrneas (41). En Espaa, los de Corona de Aragn, Simancas, Indias y el provincial de Orense, que en 1951 se instal con las dependencias en la Torre dos Brancos y los depsitos en parte del Palacio Episcopal. Es de notar que a la primera concepcin de estos archivos como meramente utilitarios se va a aadir ms adelante la idea de lo bello cuidando su ornamentacin. Los Archivos Nacionales de Washington son a este respecto un buen ejemplo por su fachada monumental neoclsica, tan del gusto de los edificios pblicos de Estados Unidos. El Archivo del Estado de Georgia, de este mismo pas, fue realizado con miras a que resultase un bello edificio (42). En Alemania podemos citar el Archivo de Coblenza que, destruido por las bombas en 1944, la parte destinada a personal y pblico ha sido decorada por buenos artistas (43), con cuyo criterio ha sido tambin ornamentado el de Renania-Palatinado. En Francia, el del Alto Garona ha utilizado una gran variedad de colores. El vestbulo es mitad azul y mitad naranja, la sala de lectura de color amarillo azufre, en la de conferencias las paredes luminosas estn pintadas de amarillo y naranja y las ciegas en azul y gris azulado. Finalmente, el suelo es de cermica blanca y azul. Y a este tenor de variedad de colores las dems dependencias. Realzan el decorado esculturas abstractas en bronce en los paramentos externos. En el Archivo de Cantal hay relieves al exterior y en el de las Ardenas en la sala de lectura (44). Tambin el de Iskre, en Grenoble, tiene como decoracin de la fachada un bajorrelieve del escultor Noel Papet, que representa al Delfn Humberto 11, personalidad histrica relevante de esta provincia (45). Quiz el ms avanzado en este sentido sea el del Estado de Varsovia
(39) El de Loiret, destruido en 1940, est instalado en la capilla y claustro de un tambin destruido convento de Mnimos (Archivum, VI, 1956, pg. 167). (40) Armando Lodolini. -La creazione di un grande archivio. (Rassegna..., XV, 1955, pgs. 229-250). (41) Roth, P..Un proyect de construction souterraine pour les Archives de Bile.. Melanges offerts par sus confreres trangeres i Charles Braibant. Bruxelles, 1959. Comit des Melanges Braibant, XX, 151 pgs. (42) Wright, N. O. What the Construction Company needs to know about archives (The American Archiviste, 27, 1964, psgs. 495-497), llega a decir que un edificio de archivo ser un notable personaje en cuanto diga: <<Mira mi magnificencia, mira mi contenido; yo guardo los ms valiosos documentos de mi gran Estado., y aade: Nosotros sabemos que el edificio del Archivo del Estado de Georgia tiene este carcter. (43) Aloys Schmidt. -Der Neubau Staats archives Koblenz. (Archivum, VII, 1957, pgs. 41-43). (44) Duchein, Michel. <<Les batiments darchives departamentales en France. (Archivum, VI, 1956, pg. 108). (45) Duchein, Michel. <<Le nouveau batiment des archives dpartamentales de 1Iskre a Grenoble. (Rassegna ..., XIX, nm. 1, 1959, pg. 94).
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(PolOnia), de planta totalmente original. El arquitecto ha jugado con las formas y colores para conseguir un efecto esttico muy nuevo, perfectamente conjugado con su funcionalidad. La parte administrativa, redonda, destaca con fuerza sobre el fondo multicolor de los depsitos de conjunto cuadrangular formados por tres cubos superpuestos (46). En Espaa el Archivo Histrico Nacional, de portada renacentista al gusto italiano, est por dentro ambientado imitando en parte el siglo XVI. A veces se trata solamente de evitar la monotona y aspectos de pesadez que ofrecen los muros de los modernos depsitos totalmente cerrados. As vemos que en Francia el Archivo departamental de Isere presenta estras verticales y horizontales que resultan agradables a la vista, y el de Aix-enProvence est ornamentado con una especie de casetones alternados que mejoran su aspecto. En Espaa el de Alcal de Henares, construido para Archivo General de la Administracin, va decorado en la zona de depsitos con unas lneas blancas horizontales que destacan sobre el rojo del ladrillo, anulando la impresin de mole de ocho plantas que tiene en realidad. Tambin se ha pensado que en su aspecto exterior debe responder al tipo de construccin del pas (47). Ya en 1963, en la reunin de la VI11 Table Ronde., que tuvo lugar en Budapest (48), surgi la clara distincin, que hasta entonces no haba aflorado, de considerar los archivos segn la clase de documentos que tenan o iban a recibir, y segn la funcin que tuvieran que desempear. Con arreglo a lo primero podan ser archivos de documentos clsicos o de documentos audiovisuales, denominacin que empezaba a surgir, y con arreglo a lo segundo se plante la divisin en inmediatos, intermedios e histricos, lo que obligaba a aplicarles tratamiento diferente (49). Los archivistas de Estados Unidos se mostraron partidarios de no separar unos de otros sino tenerlos contiguos, bajo el mismo mando, pero consideraron dos tipos diferentes: los costosos, como la torre de Pensylvania, y los econmicos utilitarios, como el de New Hansphire y el del Estado de Washington. La Unin Sovitica se inclin por la permanencia de los archivos universales, sin distincin de fondos. La Repblica Democrtica Alemana fue de opinin de que los archivos intermedios estuvieran adosados a la administracin productora y los edificios antiguos, tales como castillos, se conservasen para los grandes depsitos del Estado, dejando la aplicacin de las nuevas normas para la construccin de archivos nuevos ms pequeos. Tambin se plante la duda de si se deba abandonar la idea de instalar
(46) L. Kolaz et W. Parczewski. <<La nouveau batiment Central des Archives dEtat a Varsovie. (Archivum, VII, 1957, pgs. 45-56). (47) T.R. Schellenberg. <<Modern archival building. (Archivum, VI, 1956, pgs. 88-92). (48) Las actas de esta reunin se publicaronjuntas con las de la reunin celebrada en Londres en 1965 por la Direccin de Archivos de Francia. Pars, 1965. (49) Dubosq, actas citadas, pg. 125, expone la idea de los archivos intermedios como novedad.
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archivos en los edificios viejos, ya que, en principio, si se queran adaptar resultaban caros. Los franceses matizaron diciendo que en los viejos haba que hacer alguna distincin: los que por encontrarse vacos se poda disponer plenamente de su espacio interior aprovechable, despus de una mnima adecuacin, o aquellos otros que por tener pisos y muros que abatir no resultaban ventajosos. Otro colega mostr sus preferencias por los nuevos y un tercero pens que, al conocerse ya bastante bien las tcnicas de conservacin y restauracin, los antiguos edificios le parecan menos malos, puesto que se podan corregir las deficiencias. En cuanto al costo que acarreaba todo esto, la Repblica Federal Alemana aport los datos obtenidos en la reconstruccin del Hauptstaatsarchiv, de Munich, que, derruido por las bombas, lo ms costoso haba sido atender a las nuevas necesidades, respetando la parte artstica del edificio (50). Suecia se inclin por la conservacin de los edificios antiguos. Blgica propuso la solucin intermedia de construir anexos nuevos para edificios viejos. Italia mostr su preferencia por los nuevos pero tambin apunt la frmula de que los documentos viejos permanecieran en los viejos edificios, construyendo slo nuevos para los nuevos. Por su parte Yugoslavia aport la novedad de que en una fbrica de Eslovenia se estaban empezando a producir edificios de archivo prefabricados. Finalmente los Estados Unidos dijeron que ellos no tenan ningn problema al respecto puesto que sus archivos eran todos de nueva construccin y no haban padecido las destrucciones de la guerra. Se haba dado el primer paso para plantear los problemas de la construccin a nivel internacional, de modo que en la siguiente reunin, celebrada en Londres en 1965, se continu y complet el tema, reconociendo que no se poda generalizar por existir tantas diferencias entre unos archivos y otros (51). Surge como consecuencia la necesidad de conocer cuntos y cules eran, por lo menos, los grandes y medianos depsitos de archivo del mundo, noticias que fueron recogidas en la revista Archivumde este mismo ao, y que culminaron con la publicacin del Anuario Internacional de Archivos, puesto al da hasta 1975 (52). El tema de cmo se debe construir un archivo se dio ya por estudiado y concluido con aquellas reuniones, no obstante lo cual siguieron publicndose valiosos trabajos sobre puntos concretos que haban quedado sin plantear o no bien aclarados. En lneas generales fue muy provechoso pero van surgiendo nuevos problemas que hay que resolver conforme vamos teniendo ms conocimientos tcnicos y ms conocimientos prcticos. Es por esto que hay que conocer qu es lo mejor, por ahora, para construir un edificio dedicado a archivo, lo que a su vez nos servir para poder adaptar lo mejor posible un edificio viejo.
El edificio actual. Condiciones previas

Dejando a un lado los problemas de carencia de espacio que obligan a tener la documentacin repartida en varios depsitos adaptados a su fin, tal cual ocurri en varios archivos de Austria y en el de Coblenza (Alemania), e incluso pagai alquiler por ellos como en Francia los de Aix-en-Provence y el de Fontainebleau, o en Inglaterra el de Ashridge, vamos a tratar de exponer aqu las condiciones que debe tener cualquier depsito de archivo, intermedio o definitivo, de nueva planta. Cuando nos dan la posibilidad de elegir dnde desearamos instalar, sea en local viejo susceptible de acondicionarse, sea para construirlo de nuevo, se nos presentan una serie de problemas que tenemos que conocer para poderlos resolver con criterio ponderado. Veamos cules pueden ser.
CONDICION DE EXENTO Un archivo depsito debe ser siempre un local exento, totalmente independiente de cualquier otro. No se aceptarn servidumbres de paso ni interferencias de ninguna clase. Su responsabilidad es mucha y necesita estar instalado en condiciones de asumirla.
(50) Actas citadas, pg. 153.
(51) La Direccin General de Archivos de Rumania hizo presente que, a partir de este ao de 1965, se obligaba a las administraciones y empresas a construir alojamientos adecuados para los archivos, contando, como novedad, con una sala de estudio para los investigadores en aquellos que fueran ms importantes (pg. 161 de las citadas actas). (52) El primero en el vol. XV, publicado ya en 1969, y el segundo en los vols. XXII y XXIII.
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Son pocos los organismos, aun los de cierta importancia, que estn en condiciones de ofrecernos un local adecuado dentro de su propio edificio, por lo que es preferible que se construya como planta independiente. Si esto no fuera posible hay que tratar de adaptar lo que nos den a lo que debiera ser por medio de las obras necesarias que modifiquen sus condiciones. Esta necesidad de independencia se hace palmaria cuando se trata de instalar un archivo definitivo, o de fondos histricos, que no va a tener con la Administracin ninguna relacin viva.
UBICACION ADECUADA Conseguida en principio la independencia del edificio de todo archivo depsito, sea histrico o intermedio, la siguiente cuestin que se plantea es dnde debe construirse, para lo cual nos encontramos con tres tipos de condicionantes: culturales o cientficos, econmicos y, finalmente, cualidades especficas del terreno.
Los criterios sobre el punto de vista cuZturaZ han ido evolucionando, como consecuencia de la evolucin de los conceptos de la archivstica. Cuando el archivo era uno solo, de organizacin nica no diferenciada, sin distincin de la edad de los documentos, pareca aconsejable que se instalara siempre al lado de la propia Administracin (1). As vemos cmo a principios de este siglo el Archivo del Estado de Francia estaba en el Hotel Soubise, en Pars; en Inglaterra tenan el Public Record Office y el de la Torre de Londres. Lo mismo los Archivos Generales del Reino de Bruselas, el Hauptstaatsarchiv de Dresden y el Staatssarchiv de Viena. Por contra en Espaa mientras el Archivo Histrico Nacional se encontraba en una de las zonas mejores de la ciudad, el archivo depsito de la Administracin, o Archivo General Central, se haba instalado en Alcal de Henares a 29 kilmetros de la capital, a la vez de que el archivo de la Administracin del Reino creado por Felipe I1 en Simancas (Valladolid) continuaba en el mismo sitio, hechos censurados por algn archivista de la poca (2). Sin embargo no ramos los nicos. El Reichsarchiv de Alemania se haba instalado en Postdam y el archivo secreto del Estado prusiano se haba llevado a Dahlem, cerca de Berln. Algunos trataron de resolver el problema de un modo eclctico
(1) Este tema fue objeto de estudio en la XVIII -Table Ronde celebradaen Nairobi en 1978. En la ponencia presentada por Christian Gut y Bernard Matieu se declararon partidarios de cerca Estados Unidos, Blgica, Polonia y Rumania y lejos Alemania Federal, URSS y Repblica Socialista Checa. Canad puso por condicin que, si lejos, el acceso fuera fcil. (2) Eugenio Casanova se lamentaba ya de ello en su .Archivistica., Siena, 1928, 2."edic., pg. 33, y ms recientemente Duchein incide en el mismo criterio en <<Les batiments et equipements d'archives., UNESCO, Pars, 1966, pg. 16. Tambin es compartida esta opinin por Georg Winter, Director entonces del Archivo de Coblenza, haciendo la salvedad de que no estn expuestos a peligros de guerra.
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proponiendo llevarse los depsitos a la periferia pero dejando sus dependencias de trabajo al lado de la Administracin, lo que nos llena de perplejidad al pensar cmo podran realizar su trabajo estando ellos por un lado y los documentos por otro (3). Hoy, separados los fondos de archivo inmediato de los de archivo depsito algunas entidades han llegado a la solucin de pasar a microfilm los documentos y expedientes que puedan tener todava vigencia legal para guardarlos en sus rollos en un sector especial del archivo vivo, mandando los originales a depsitos en la periferia, y an algunos han procedido as con la totalidad de los documentos que producen a partir de concluida su tramitacin. Pero esto plantea el problema de la caresta ya que se va a microfilmar todo, tanto sea su conservacin provisional como definitiva. Las opciones de quienes adoptan el archivo en microfilm se reparten en tres tendencias: filmar slo lo til destruyendo lo intil, filmar todo y destruir el original, o filmar todo o parte pero conservar en otro sitio el original. La realidad es que no debe resolverse en trminos absolutos sino relativos. El edificio conjunto para documentos de poco uso, pero todava con inters para la Administracin, y documentos histricos slo es admisible hoy para pequeas cantidades, debiendo instalarse desde el primer momento en diferentes sectores del edificio y en cuanto adquieran cierto volumen en pabellones independientes. La respuesta es ms sencilla si nos atenemos a su finalidad. Si el archivo es un depsito que recibe peridica y reglamentariamente documentos de poca o ninguna necesidad para la gestin de la Administracin que los ha producido no importa que se encuentren algo alejados de ella siempre que est en sitio con buenos medios de comunicacin. Esto favorecer una instalacin econmica puesto que el terreno va a ser ms barato en la periferia. que en el centro del ncleo urbano. Slo se justificara un local cntrico si se trata de aprovechar un edificio ya existente que rena buenas condiciones (4). El criterio descentralizador para este tipo de archivos ha sido ya seguido por la Administracin francesa que tiene establecida una (Kitt International des Archives. a pocos kilmetros de Pars, en Fontainebleau, al lado de la carretera nacional del Sena, en lo que ha coincidido tambin la Administracin belga que ha hecho su depsito a 50 kilmetros de Bruselas. Tambin han seguido este criterio en Londres que tiene un depsito en Hayes, y en Berln que lo tiene en Dahlem. La misma razn ha llevado a la Administracin espaola a crear el nuevo Archivo General de la Administracin en Alcal de Henares, a 29 kilmetros de Madrid. Si por el contrario se trata de un archivo que guarda y recibe documentos totalmente histricos su situacin debe ser, en principio, cercana a aquellos
(3) Casanova, obra citada, pgs. 33, 34 y 40. (4) Recordemos que ya se hizo notar que era ms barato adecuar un edificio viejo que construir uno nuevo, pero a veces esto redunda en una ms baja calidad de instalacin por tener que adaptarse a lo existente.
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centros culturales que ms puedan beneficiarse de su consulta o formar un conjunto de elevado nivel intelectual. Tal criterio se sigui al instalar el Archivo de Stuttgart, en Alemania Federal, el Archivo Nacional de Viena y el del Estado de Roma cuando se puso en el Palazzo della Sapienza (5). El Archivo del Reino, de Bruselas (Blgica), se hizo nuevo en la zona llamada Monte de las Artes donde estn reunidas instituciones culturales, al lado de otro edificio nuevo que es la Biblioteca de Alberto I. El Archivo Histrico Nacional de Madrid, que estuvo primeramente en el Palacio de la Biblioteca y Museos Nacionales, hoy est enclavado en el recinto del Consejo Superior de Investigaciones Cientficas, al lado de donde estaba su Biblioteca General. Lo que s debemos tener siempre muy en cuenta es que nunca debemos sacrificar una instalacin adecuada a una situacin fsica que favorezca la investigacin, aunque pesen tambin estos intereses, siempre que ese lugar alejado tenga buenas comunicaciones para el acceso de usuarios e investigadores (6).
COSTO Estas premisas respecto a su ubicacin van a ser fuertemente condicionadas por la caresta del suelo. Cuando se considera la conveniencia de construir edificios nuevos o adaptar viejos pesa bastante el factor econmico. En el Congreso de Bruselas de 1965 se mostraron diferentes opiniones basadas principalmente en el importe del solar. La representacin de Blgica mostr su preferencia por ahorrar este costo aprovechando viejas iglesias que por su construccin slida eran fciles de adaptar. En Alemania se manifest la tendencia a alojar los archivos en castillos, tambin por razones parecidas. La delegacin de Estados Unidos se inclin por adoptar edificios viejos o construcciones baratas slo para los archivos intermedios, en que el papel est de trnsito, pudiendo citar de la ltima modalidad los de New-Hampshire y el del Estado de Washington. En general todos concuerdan en considerar que los edificios nuevos con todas las condiciones exigibles deben ser principalmente para los archivos histricos o definitivos. En Espaa la construccin exprofeso ha sido escasa por su elevado costo pero se han acondicionado muchos de los depsitos de nuevas instalaciones. En realidad el factor econmico es uno de los principales condicionantes de la ubicacin de los archivos, dando lugar a dos fenmenos diferentes. El
(5) Este ltimo luego en el edificio de la EUR. (6) El Archivo General de la Administracn, en Alcal de Henares, cuenta con un autobs de transporte oficial y autobuses pblicos cada cuarto de hora.
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primero es la mucha frecuencia con que se aprovechan edificios viejos para nuevas instalaciones tratando de acondicionarlos en su estructura, o mejorar los ya instalados. El segundo es que muchos de los archivos de nueva planta se han construido en la periferia de las ciudades e incluso a varios kilmetros de ellas. En algunos de los instalados en edificios religiosos en Francia se han hecho grandes obras. As en el citado de Loiret (Orleans) los depsitos estn estructurados en seis pisos levantados dentro de la nave de la iglesia y dos de las alas del claustro, previamente cerradas. Para local de trabajo se ha utilizado la sacrista y se han aadido algunas dependencias. En el de las Bocas del Rdano (Marsella), que ya se cit tambin, ocupa la capilla de un colegio de jesuitas que no tena culto desde 1906, la capilla se vaci completamente por dentro levantando una estructura auto-soportada con cinco pisos de hormign sobre la planta baja. Se puso un muro a la parte del coro por ser poco utilizable para archivo y se dej para asuntos de la parroquia. Luego se extendi tambin el depsito por lo que fue sala de actos, con cinco pisos de hormign y metal. En el Archivo comunal de Delft (Holanda) se ha aprovechado una vieja casa del siglo XVI construyendo al lado el depsito. En Espaa se mejoraron los depsitos de los tres archivos generales que estn en viejos edificios. El Archivo de la Corona de Aragn fue dotado de un sistema de archivacin densa con deteccin de entrada por clula fotoelctrica, en el de Indias se realizaron bastantes obras y en el de Simancas se puso una parte de los depsitos por sistema de celdillas. A los de las Chancilleras de Valladolid y Granada se les dot de depsitos de nueva construccin contiguos a los viejos edificios en que se instalaron las dependencias. Cuando no se han conseguido o no se han deseado viejos edificios es frecuente que la caresta del suelo haya producido su alejamiento del centro urbano. En este caso se encuentran muchos de los archivos departamentales de Francia entre los que podemos citar el de Cantal (Aurillac), el del Norte de Lille, el de Isere en Grenoble o el de Toulouse. En Alemania el archivo del Estado de Marburgo y en Italia el de Udine. A la vez alejado y levantado sobre edificacin de hace pocos aos es el Archivo Central del Estado de Italia para el que se aprovech la parte construida en las afueras de Roma para una exposicin que no se lleg a realizar (EUR). En Espaa se construy el Archivo General de la Administracin en Alcal de Henares a 29 kilmetros de la capital y slo se ubicaron en sitios cntricos el Archivo Histrico Nacional y los provinciales instalados en las Casas de Cultura. El problema queda en pie. Muchas veces tenemos que elegir entre un terreno cntrico caro y un terreno de la periferia ms econmico. Siempre que se asegure la fcil comunicacin y acceso de los usuarios preferiremos un solar algo desplazado pero ms grande que permita un buen aislamiento de seguridad y futuras ampliaciones a otro ms cntrico pero ms pequeo, donde la escasez de espacio, tras de producir inconvenientes de todo gnero, de las que no es la menor la proximidad de viviendas en cantidad masiva, nos llevara posiblemente a resolver el problema para tan corto nmero de aos
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que no compense el gasto de su instalacin. Los inconvenientes de estar situados en medio de una aglomeracin urbana son dificiles de paliar (7), mientras que los desplazamientos admiten la comunicacin por diversos sistemas rpidos, como el telfono, el teletipo o cualquier otro de los existentes (8). Conviene tambin tener en cuenta que la construccin en serie abarata el costo en el 20 25 por 100.
CONDICION ESPECIFICA DEL TERRENO En cuanto a las cualidades especficas del terreno hemos de tener en cuenta no solamente su configuracin sino muy principalmente la naturaleza del suelo y condiciones fisicas que le rodean. En circunstancias normales la construccin debe ir siempre encaminada a neutralizar las posibles incidencias adversas del sitio elegido. No podemos construir lo mismo en un ancho terreno llano y soleado que en zona montaosa y fra. Segn el clima resultante de los diferentes condicionantes atmosfricosdaremos a los depsitos -zona problemtica de todo archivola orientacin que mejor coadyuve a una estabilidad del grado de humedad y calor adecuados a la conservacin de los fondos, as como a la cantidad de luz que pueden recibir. Cierto que una climatizacin artificial resuelve de plano el primero de los problemas pero son muchas las veces en que no puede efectuarse una instalacin costosa y, aun pudiendo, siempre ser menos el gasto de mantenimiento si las condiciones de que hemos dotado al edificio ayudan a conseguirlo. Como principio general los depsitos no los pondremos a medioda en zonas clidas, ni a norte en zonas fras, ni tampoco adonde azotan vientos hmedos y salinos, o resecos y clidos. En todo caso siempre pueden aplicarse medidas correctoras pero es preferible no tener que hacerlo (9). Por otra parte un terreno puede tener peculiaridades que le hagan peligroso o insalubre, lo que debemos conocer realizando, si es preciso, los sondeos necesarios. Veamos cules son. a) Flojo o deslizable
(7) Se seala como tpico el embotellamiento en casos de emergencia (fuego u otros), cuyos accesos deben adems ser siempre aptos para paso de vehculos de transporte. (8) Se estn realizando estudios constantes sobre el problema de transmisin de datos y documentos a distancia. El telelifht enva documentos dentro de cajas a gran velocidad por monocarril. En Mosc sirven documentos a varios kilmetros de distancia por conducciones de arrastre neumtico. Citaremos como de grandes posibilidades la transmisin de imgenes por telfono. (9) Vase .Medidas complementarias..
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A veces el sitio de que disponemos no rene las condiciones de seguridad necesarias por no poder asentar los cimientos con la estabilidad precisa conforme al peso que han de soportar. Se trata generalmente de tierras de sedimentacin, arenosas o de relleno. Hay un tipo de cimentacin adecuado a base de una plancha de hormign con celdillas cuadradas por la paite que apoya en el suelo, cuyas celdillas sujetan la tierra impidiendo el deslizamiento. En ocasiones el peligro proviene de actuar sobre terreno flojo alguna presin lateral o superior que puede provocar un corrimiento. En todo caso hay que profundizar lo suficiente hasta encontrar roca o capa firme (10). Con ello se evita tambin el peligro de una presin o una ondulacin lateral o de debajo en caso de movimiento ssmico, aunque los efectos de este fenmeno geolgico se ven a veces atenuados por el mismo enorme peso de la documentacin y su compacidad (1 1). b) Hmedo Uno de los peores enemigos de que debe defenderse un archivo es la humedad (12). Con carcter general ha sido estudiado este problema por los arquitectos (13), siendo sus conclusiones de inters primordial para nosotros, ya que no slo atae a las buenas condiciones generales del edificio de archivo, sino por las consecuencias funestas para la conservacin de los documentos. Acta de manera indirecta facilitando los destructores biticos. Slo en casos extremos su accin es directa. Estos agentes biticos necesitan unas condiciones adecuadas para desarrollarse de las que sta es la principal: los nicos que no necesitan de ella son las termitas. Entre el 70 y 98 por 100 de humedad se producen hongos y bacterias. Los primeros provocan un cambio de coloracin en el papel que distinguimos como manchas, mientras que las segundas no. El dao que se produce siempre en la fibra de la celulosa es una hidrlisis que les hace perder fiexibilidad terminando por carbonizar el papel, del mismo modo que la accin lenta del calor, lo que se llama destilacin seca. El mayor dao lo producen las bacterias aunque a veces actan sobre el terreno preparado por los hongos. Los daos se manifiestan por coloraciones vivas, preferentemente rojas, amarillas y azuladas, que sobre la fibra misma dan un tono crema, gris o pardo. En atencin a estos peligros, directos e indirectos, nunca se instalar un archivo depsito en sitio arcilloso o pantanoso, prximo al mar o lago, o cercano aro, acequia o cualquier otra masa o conduccin de agua que pueda
(10) El Archivo comunal de Delft (Holanda) fue preciso cimentarlo sobre pilastras hundidas muy adentro. (1 1) Casano, obra citada, refiere el caso del archivo de Calabria. (12) Dice Kraemer Koeller en su Tratado de la previsin del papel y la conservacin de Archivos y Bibliotecas., 2.' edic., vol. 1, pg. 817, que si aparece humedad en un archivo de nueva construccin el nico remedio, si le hay, es encarcelar al arquitecto. (13) Ya en 1966 el Instituto Nacional de la Vivienda, en Madrid, realiz un Seminario sobre el acuciante tema <<La humedad en la construccin.
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producir inundacin en condiciones meteorolgicas adversas, por rotura fortuita o situacin de emergencia. Es preciso recordar que en ciudades situadas en llanuras o valles profundos, sobre todo en las martimas, aunque el suelo aparece seco, sin embargo el agua se encuentra a poca profundidad. Habr que eludir los lugares que se encuentren al abrigo de una colina o monte, lo mismo que a orillas de un ro, sobre todo si corre a mayor nivel que la ciudad. Tampoco aceptaremos terrenos propicios a encharcarse con agua de lluvia, riego de zona de jardines o huertos prximos, o recibir torrenteras de terrenos ms elevados. En cualquiera de estos casos la humedad puede atacar al edificio y daar los documentos por absorcin o capilaridad, por filtracin, o por condensacin. La humedad por absorcin o capilaridad es debida a la tensin superficial. Disgrega los morteros de los revocos e incluso de las fbricas de los muros de carga amenazando su estabilidad. Se manifiesta a nivel del suelo en una altura de 0,40 metros por encima del suelo y 0,60 metros por debajo, aunque a veces alcanza la altura de un metro o ms. En un muro orientado a norte subir ms que en un muro orientado a sur no slo porque al disminuir la temperatura aumenta la tensin superficial, y por tanto la capilaridad, sino por tener menos evaporacin. A veces un muro puede contener hasta un 30 por 100 de agua. Esta humedad puede presentar tres modalidades: dispersa en la superficie, de origen fcilmente reconocible, difusa homogneamente bajo la superficie, de ms dificil localizacin de procedencia, y profunda inagotable. En el primero de los casos habr que desecar el terreno por drenaje y proceder a desviar el agua que lo encharcaba. En el segundo y tercero se hace preciso un sistema de drenaje permanente que garantice un mnimo de desecacin (14) o profundizar hasta llegar a capa firme realizando despus una construccin con todas las prevenciones necesarias. Construir en terreno acuoso es caro y complejo. Como medida general hay que utilizar para los cimientos materiales densos, no porosos. Hay que evitar por todos los medios el contacto del agua del subsuelo con los muros de los stanos, lo que se consigue construyendo una zanja que haga de cmara de aire vertical por el exterior del muro perimetral. Los muros de los stanos deben llevar mezclado al hormign sustancias hidrfugas que hacen que la absorcin sea un 60 a 70 por 100 ms lenta. Tambin se consiguen buenos resultados con dos capas, una de grava y otra de hormign, de 5 a 7 centmetros de grueso. Hay que profundizar mucho los cimientos hasta encontrar asiento ms firme y evitar la proximidad de rboles cerca de los muros, as como es buena medida rodear el edificio de una acera suficiente para que no se estanque el agua de lluvia en la zona prxima a los muros. Hay que evitar igualmente que el agua suba por los muros por esta misma capilaridad, lo que se consigue coronando la cimentacin con lminas asflticas, plancha de plomo o capa de material hidrfugo. Tambin construyendo una cmara de aire horizontal por debajo del pavimento. Estas
El edificio actual. Condiciones Previas
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cmars cerradas tienen a la vez una accin anticondensante al reducir la inercia trmica del suelo. Los tabiques, o contramuros, no deben tener contacto alguno con las paredes expuestas a la humedad. Las capas impermeabilizadoras (mezclar anthidro al hormign) son de uso correcto como barrera horizontal y sobre la superficie externa de los muros bajo tierra. Pero sera contraproducente utilizarlas en el interior de muros de plantas porque al impedir la salida del agua por evaporacin provocara la ascensin de las humedades. Todas estas medidas arriesgan siempre un posible mnimo fallo adems de encarecer la construccin. Por este motivo cuando al peligro de humedad por absorcin se une el peligro de inundacin se aconseja construir la parte de los depsitos del archivo sobre pilastras de cemento armado enterradas lo ms profundo posible en el suelo, dejando un espacio libre o cmara de aire abierta equivalente a una planta sobre cuyo espacio se construye lo que ha de ser la planta primera. Este espacio libre puede ser aprovechado para accesos,jardinera o aparcamiento, esto ltimo con las debidas precauciones. A este tipo de construccin corresponden el archivo del Alto Garona, en Toulouse (Francia), y el Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares (Espaa). El peor situado es el de Toulouse que sobre estar lejos del ncleo urbano se encuentra en zona prxima al Canal de Midi (filtraciones, humedad ambiental y objetivo militar), agravando la situacin el encontrarse en sus proximidades una fbrica (aire polucionado y objetivo militar). El de Alcal de Henares est en terreno muy hmedo, relativamente prximo al ro, pero no como para tener filtraciones, y sin amenaza tampoco de inundacin por su escaso caudal. Esta clase de terrenos ofrece el inconveniente ae presentar grandes dificultades para construir cmaras subterrneas de seguridad. Sin embargo podemos citar el caso de la Cmara del Tesoro del Banco de Espaa hecha a 35 metros de profundidad bajo la calle de Alcal y con 20 metros de caudal de agua por encima, cuya amplitud es de 2.500 metros cuadrados de superficie. Este tipo de construccin de edificio de archivo es igualmente til para terrenos infestados por termitas o roedores. En cuanto a la humedad por filtracin existen otros recursos, ya que se produce a travs de los muros, cubiertas y ventanas, por lo que tiene ms fcil remedio. La lluvia, nieve o vapor de agua producen grandes manchas en los paramentos exteriores. El moho suele aparecer en verano por efecto del calor (15). Las precauciones a adoptar, en cuanto a la Construccin,son las comunes a cualquier otro tipo de edificio. Bstenos saber que el material poroso reduce
(14) Es mas fcil drenar un terreno arenoso con vas de agua relativamente prximas que un terreno pantanoso. (15) Kraemer, obra citada, t. I, pg. 824, dice que los edificios de piedra arenisca conviene tratarlos con sustancias repelentes al agua.
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la inercia trmica de los muros perimetrales permitiendo la evaporacin (16), que los muros de ladrillo cermico, o a cara vista, son vez y media ms vulnerables a la humedad que si estn enfoscados. Hay que evitar el recubrimiento de estos muros con materiales impermeables tales como plaquetas vidriadas o azulejos, que pueden producir la acumulacin de agua que resbala sobre las partes bajas del edificio. La inclinacin de las cubiertas y correcto estado de los desages tienen mucha importancia. Las ventanas o huecos al exterior deben evitarse en muros que reciban vientos hmedos y estar convenientemente retranqueadas y no enrasadas al paramento exterior de la fachada, as como protegidas por remates y antepechos. No es correcto aplicar a la parte exterior de los muros capas impermeabilizadoras porque quedara cortada la transpiracin, sobre todo si los muros estn orientados en la direccin del viento dominante. En cambio s pueden utilizarse aislantes en la capa del revoco interior. De este modo durante el da se producira la evaporacin al exterior del agua que haya absorbido la pared, siendq imposible el movimiento inverso durante la noche ya que est cortada la comunicacin capilar al interior. Tampoco entrar la humedad durante el invierno cuando por hacer ms calor dentro se origina una corriente inversa de humedad. Si a la pared se le ha hecho una cmara de aire debe ser ventilada por registros en su parte superior e inferior (17). Ser preciso aislar especialmente las paredes expuestas al noroeste o a la direccin del mal tiempo, debiendo ser totalmente cerradas o a lo ms llevar aberturas en proporcin de 0,l por metro cuadrado, o por 100metros cbicos de ambiente. Tambin deben evitarse patios interiores y orientar la ventilacin lo ms posible en sentido vertical. Como productos aislantes estn las pinturas asflticas, que contienen cierto porcentaje de caucho clorado. Generalmente llevan dos manos, que se cubren con el revoco antes de haberse secado enteramente. El problema se agudiza si se construyen depsitos subterrneos en terrenos hmedos, o susceptibles de recibir eventualmente una gran humedad por arrastre de aguas. La solucin puede ser abrir una zanja a todo lo largo del muro de la parte amenazada para rellenarlo de guijo y cubrirla con losas, teniendo el cuidado adicional de dotar al tejado de grandes voladizos para que no caiga el agua de lluvia sobre la zanja (18). La humedad por condensacin es la ms peligrosa para los fondos documentales, tanto porque puede pasar a veces cierto tiempo desapercibida como por la gravedad de los daos que produce. Se manifiesta slo cuando por saturacin total del ambiente se produce sobre las paredes el llamado punto de roco. No penetra en los muros pero al fijarse en la superficie favorece la formacin de moho. Los efectos sobre la documentacin son
(16) Las estructuras adicionales aumentan la resistencia trmica de los muros perimtricos. (17) La cmara de aire entre dos paredes de ladrillo debe ser de 14 centmetros de espacio libre, con un grueso de 13 centmetros en los muros. (18) Kraemer, obra citada, pg. 826.
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semejantes. Su origen arranca de la existencia de cualquier otro tipo de humedad pero sobre todo se produce en zonas mal ventiladas. Por esta razn hay que evitar el uso de materiales compactos refractarios al agua en los paramentos exteriores ya que suprimen la porosidad de los muros y al quedar cortada la renovacin del aire provocan la condensacin. Deben evitarse igualmente los pilares de hormign armado embebidos en los muros exteriores sin recubrir por el interior por producir puentes trmicos que favorecen la condensacin. Hay pinturas anti-moho derivadas del petrleo que protegen los muros aunque, como es lgico, no la documentacin. Estas pinturas contienen un porcentaje de caucho clorado y normalmente se aplican en dos manos poniendo encima el revoco antes de que est seca la pintura asfltica. El suelo se asla con una capa debajo del parquet o de las baldosas, pero el mejor resultado se obtiene poniendo dos capas de pintura asfltica y una intermedia de fibra de vidrio. Con la misma finalidad se utilizan pinturas porosas que por su capacidad de absorcin del agua sirven de reguladoras de la humedad ambiental (19). Lo que no dejaremos emplear nunca son pinturas que lleven cola animal o vegetal, a menos que estn tratadas con estabilizadores que impidan la formacin de hongos. Las mejores por ahora parecen ser las compuestas de amianto ya que las otras al aplicarlas producen gases inflamables. Otro de los sistemas de combatir la humedad ambiental es desecar la atmsfera. El ms sencillo mtodo de conseguirlo es asegurar una buena aireacin en los depsitos a base de practicar pequeos orificios en muros opuestos, o de suelo a techo, jugando con la diferencia de temperatura del aire que establece una corriente entre ellos. En suelos y techos produce una corriente vertical desde las zonas fras de los stanos a la ms clida de la cubierta del edificio. En los muros se produce una corriente horizontal entre las zonas norte y sur cuyo grado de caldeamiento es muy diferente. No obstante es preciso que este sistema est muy bien montado para obtener resultados apreciables sin necesidad de ayuda mecnica (absorcin e impulsin por ventiladores). En Espaa podemos citar los casos de los depsitos del Archivo Histrico Nacional, la nueva instalacin del del Archivo de Simancas y el de la Chancillera de Granada en los que no se ha conseguido la finalidad prevista (20). Tambin pueden utilizarse ventiladores corrientes sobre todo en zonas donde a la humedad se une el calor, o con lmparas desecadoras en pases que a la vez son fros y hmedos, o tambin insuflando aire caliente en los depsitos por cualquier otro sistema que tenga la instalacin de calentamiento fuera de los depsitos.
(19) Son tambin antitrmicas. (20) En el Archivo Histrico Nacional se ha buscado la corrientevertical por medio de unas conducciones a modo de chimenea en la pared de los depsitos, con ranuras tipo persiana para entrada y salida del aire. En el Archivo de Simancas son simples perforacionesenfiladas en techos y suelos, con una proteccin en la terraza.
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Existen aparatos deshumidificadores, fundados en el principio de la refrigeracin, que absorben el agua ambiental y la condensan en un recipiente que llevan para ello, resultando curioso comprobar la cantidad de agua que haba en la atmsfera cuando vemos la cantidad de agua que en poco tiempo se ha depositado en el recipiente. Otros se sirven de la propiedad de absorcin de la humedad de ciertos productos qumicos tales como la gelatina de silice o el fluoruro de litio. La cal, o clururo de calcio, da tambin buenos resultados. La utilizacin de cido sulfrico concentrado es peligrosa. Los aparatos empleados son regulables y su funcionamiento automtico. En los depsitos del archivo de Ashridge (Inglaterra) utilizan mquinas desecadoras transportables. En el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) se utilizaron por una emergencia de humedad producida en el semistano. El ms barato sistema, pero tambin el menos eficaz, consiste en distribuir por los sitios menos ventilados del depsito recipientes conteniendo alguno de los productos que absorben el agua en suspensin tal como ya mencionamos, renovando su contenido peridicamente. Pero esto slo vale para depsitos muy pequeos y con poca humedad. Se necesitan de 30 a 40 kilogramos de cal viva al da por metro para neutralizar un 90 por 100 de humedad. A veces cuando se trata de viejos edificios se hace preciso aplicar el procedimiento de electro-osmosis, lo que resulta bastante caro. Lo que nunca haremos es abrir peridicamente puertas y ventanas para que se renueve el aire hmedo de los depsitos. Esto provoca una mayor condensacin del agua que tiene el aire en suspensin con efectos contrarios a la que se pretende. Por ignorar este fenmeno fsico se perdieron entre 1944 y 1945 muchos documentos encerrados durante la guerra en bunkers en Alemania. Las ventanas darn a pasillo, nunca directamente a los depsitos. El grado de humedad deseable es estimado en general como un 50 a 60 por 100. Por bajo de un 30 por 100 los pergaminos y papeles se vuelven quebradizos por efecto de la deshidratacin y con un 75 por 100 se desarrolla el moho. No obstante estas cifras se ven modificadas por la temperatura P posiblemente ambiente. En un depsito cuya temperatura oscile de 16 a 1 no sea su efecto muy nocivo pero si pasa de 20 25O, coincidiendo con una humedad de ms de 70 por 100 se desarrollan las esporas de los hongos y las bacterias (21). Tengamos en cuenta que los daos producidos por la humedad en los documentos son de gran importancia habindose perdido muchos fondos por este motivo. Cuando se ha llegado a producir el moho (hongos) es preciso realizar en los sitios afectados pulverizaciones fungicidas, sin perjuicio de proceder a sanear los documentos afectados en el laboratorio correspondiente. La humedad descompone los pergaminos (materia animal) y ablanda los papeles (materia vegetal) diluyendo adems las tintas. El dao en las fibras de la celulosa por hongos es siempre una hidrlisis que les hace
(21) Las bacterias no producen coloracin, los hongos s.
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perder flexibilidad. El mayor dao lo provocan las bacterias aunque a veces precisen para su desenvolvimiento la preparacin del papel por la accin de los hongos. Cuando se utilizan aparatos desecadores deben regularse debidamente para que no sobrepasen las cifras mxima y mnima deseables. Para la observacin vigilante habr distribuidos por el depsito higrmetros que nos tengan al corriente en todo momento y en cualquier poca del grado de humedad existente. Los llamados .de pelo (22) son de gran sensibilidad pero no sirven para ambientes por bajo del 30 por 100 o por encima del 80 por 100 de humedad. c) Seco Un terreno reseco y polvoriento tampoco es bueno para un archivo, aunque sus daos sean de menor grado. Puede favorecer la erosin del edificio. Adems las tierras polvorientas en verano se convierten en puro barro con las lluvias del invierno. El polvo es nido de insectos y deteriora y envejece el papel: los documentos con excesiva sequedad se vuelven frgiles y quebradizos. En un ambiente reseco ser preciso proceder a la humidificacin adecuada que lo contrarreste. El polvo producido por sequedad se combate desterrando toda suerte de alfombras o esteras, as como pavimentos de corcho. Si fuera de cemento debe estar tratado especialmente para que no suelte polvillo (cemento flojo) o de lo contrario recubrirlo con alguno de los revestimientos de polivinilo que hay en el mercado, bien en lminas que se adhieren con una capa de pasta especial, bien en pasta que se extiende con una esptula, bien con barniz que se aplica a pincel. Este ltimo procedimiento es el ms barato pero tambin el que se desgasta antes. Tambin puede revestirse de losetas de caucho o linleum pero es ms caro y puede posarse el polvo en las junturas. Las paredes tendrn los ngulos redondeados para que el polvo no se fije en ellos ni se hagan nidos de insectos y estarn cubiertas de pinturas oleaginosas o plsticas, que no retienen el polvo, y adems las ltimas citadas pueden limpiarse con bayeta humedecida.
No se utilizarn para limpieza escobas, zorros ni plumeros, que revuelven el polvo pero no lo eliminan. Se realizarn limpiezas peridicas con aspiradores especiales para no arrastrar los papeles. Para la limpieza directa de papeles puede utilizarse una mquina vibradora-aspiradora que acta despus de colocar los papeles entre dos parrillas de tela metlica. La entrada de polvo se evitar si tenemos una presin alta que impide que entre del exterior al abrir las puertas de acceso y tambin implantando filtros de lana de vidrio en las entradas de aire, lo que puede aplicarse a las tomas para aire acondicionado (23).
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(22) Funcionan por dilatacin o contraccin de un cabello a efectos de la humedad. (23) La URSS, Dinamarca y Rumania lo propusieron ya en el I11 Congreso Internacional de Florencia de 1956.
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En suma, un archivo situado en terreno polvoriento dar mucho trabajo. El polvo se puede combatir pero es muy difcil de eliminar. d) Infestado Sea cual fuere el tipo de bichos que invaden un terreno (insectos, roedores, termitas, etc.) (24) es de todo punto necesario practicar una desinfestacin antes de comenzar a construir. Puede utilizarse un preparado de DDT en solucin al 5 por 100 en petrleo, que se aplica en aspersiones regulares o mejor inyectndolo a profundidad. Una vez saneado para que esta salubridad se mantenga ser necesario hacer una zanja vertical aislante de hormign a bastante profundidad todo alrededor, mezclando el hormign con una determinada cantidad de sustancias insecticidas, ya que las termitas a veces se deslizan entre las grietas del propio hormign. Por este motivo en ocasiones se prefiere una barrera de metal. Tambin puede construirse haciendo un vaco sanitario bajo el suelo de la planta baja y alrededor del edificio, o para mayor seguridad elevndolo sobre pilastras (53), del mismo modo que se indic contra la humedad por capilaridad, pero incorporando DDT al hormign de las pilastras y los muros. Con todo es conveniente practicar inspecciones peridicas para comprobar que la defensa es efectiva y en caso necesario repetir las aspersiones o inyecciones desinfestantes. Las termitas tienen una organizacin estatal superior a la de las abejas y se conocen ms de 1.800 especies. Aunque hayamos evitado la penetracin por el suelo hay que vigilar su posible penetracin por los conductos u orificios de aireacin ya que las hay voladoras. Por este motivo si se han cerrado las pilastras formando una cmara aislante ser preciso poner una finsima tela metlica en los orificios de ventilacin. Un magnfico ejemplo de cmo se ha realizado la instalacin de un archivo en este tipo de terreno lo tenemos en el de Udine, en Italia, conocido mundialmente por ser el primero, que sepamos, que ha abordado el tremendo problema (25). Todas estas precauciones de construccin quedaran anuladas si no passemos por la cmara de desinfeccin y desinsectacin todos los documentos que entren en el archivo, los que muchas veces traen ya las larvas. Tambin deben inyectarse de productos antitermitas las maderas del interior que pudieran ser atacadas utilizando para ello productos activos pero nunca cloruro de arsnico que perjudica a las personas. Se recomiendan pulverizaciones no peligrosas en los depsitos y carritos portadocumentos, aunque estas pulverizaciones, por dbiles, no lleguen a eliminar las larvas. Si la invasin adquiere caracteres graves es preciso avisar a un especialista.
(24) Kraemer, en su obra citada, estudia todos los agentes biticos, fsicos y qumicos, incluyendo entre los vertebradoslos murcilagos, los monos y elhombre, al que considera como uno de los ms perjudiciales. (25) Carbone, Salvatore. La moderna edilizia degli archivi (Rassegna..., 15, 1955, pg. 251).
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Figura 53.-Planos infestado.
del archivo de Udine (Italia) sobre terreno
Los insectos biblifagos se alimentan, segn su especie, de la celulosa del papel, de las colas del papel o de la encuadernacin, del cuero o de la tela de stas. Unos se desarrollan en sitio hmedo y otros en sitio seco.
En cuanto a.los roedores es preciso vigilar las bocas de aireacin y los conductos de toda clase: calefaccin, agua, aire. Si la invasin fuera grave conviene, como con las trmitas e insectos, avisar a especialistas (26).
MEDIO AMBIENTE
Es tambin contraindicado para construir un archivo cualquier terreno enclavado en una zona de atmsfera polucionada por residuos fermentables o gases cidos procedentes de combustin de carbonos y aceites (27), as como por cualquier clase de humo, cuya atmsfera se da generalmente en la proximidad de fbricas o factoras. La polucin atmosfrica es mayor en
(26) Los clsicos cepos, que mencionan algunos autores, no nos parecen adecuados dado que supondran una diaria vigilancia de los mismos para que su presa no se descomponga por olvido en cualquier rincn poco transitado. Hoy existen productos qumicos que ingeridos por los roedores producen su muerte por provocar ingestin de exceso de lquidos, y otros, ms eficaces y limpios, por el efecto contrario de desecacin del animal. (27) Gas sulfuroso, dixido de carbono, humo, polvo, etc. Este peligro fue ya denunciado en la Table Ronde- de Nairobi en 1978.
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invierno, con tiempo brumoso, que en verano. La niebla cargada de polvillo de origen industrial mancha todo y no hay modo de quitar este polvillo de los papeles. Estos gases, humos o polvo, en contacto con el metal, forman cido sulfrico, sustancia altamente corrosiva. Dado que la mayor parte del papel actual, de mala calidad, contiene un porcentaje de impurezas metlicas puede comprenderse el peligro que le amenaza, aun cuando no es muy corriente que el aire alcance el grado de concentracin necesaria para ser perjudicial. Cuando esto ocurre el papel se vuelve amarillento y frgil y se desmorona convirtindose en polvo. Por otra parte algunas veces para proteger los documentos del roce se utilizan carpetillas de papel y cajas de cartn cuyo grado de acidez no est controlado y esto viene a agravar el problema. Para detectar el peligro hay varios procedimientos consistentes en aplicar determinadas sustancias reactivas como si fueran tintas, las que producen una coloracin determinada segn el grado de acidez del papel sobre el que se hace la prueba. El procedimiento ingls es a base de cromo-creosol comercializado con el nombre de B-CG. Ink. Con un 5,2 de PH el papel se pone azul, con un 4,5 verde y con un 3,6 naranja. El procedimiento francs da colores diferentes. La proporcin ptima, en la escala establecida de 1 a 10, es 5,5 por encima de la cual acusa falta de acidez y exceso de alcalinidad. Por debajo de 4,5 tiene exceso de acidez y peligro de corrosin, que llega a ser grave en las proximidades de 3. Remediar estos daos entra ya de lleno en el campo de las tcnicas de restauracin de documentos (28). La prevencin de estos daos consiste en instalar filtros de entrada de aire que lo purifiquen.
ENCLAVE PELIGROSO Si como acabamos de exponer, la proximidad de industrias y factoras es perjudicial para los archivos, este peligro se aumenta si adems manipulan o almacenan materias inflamables o de fcil combustin. En consecuencia se rehuir la proximidad de almacenes o manufacturas de maderas, materias plsticas O papel, as como de combustibles tales como petrleo, gasolina u otras sustancias semejantes. En todo caso el edificio del archivo estar siempre aislado de los edificios contiguos por una zona de seguridad que impida que el siniestro ocasionado en uno de ellos pueda pasar al del archivo. Tenemos que prevenir tambin los peligros, en potencia pero totalmente existentes, que pueda entraar la vecindad de objetivos militares en caso de guerra o revueltas internas (29). Anotemos en su larga lista los mercados, centrales elctricas, estaciones de ferrocarril o autobuses, puertos martimos y fluviales, aeropuertos, puentes o nudos importantes de comunicacin, crceles, cuarteles o cualquier instalacin militar. En estas zonas en caso de guerra no solamente estn expuestos a la destruccin directa sino a los perjuicios ocasionados por rotura de conducciones de agua o fluido elctrico
El edificio actual. Condiciones previa7
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y proyeccin de escombros sobre el edificio. Porque si bien nos consta que una capa de cemento y acero ha sido suficiente proteccin para bombas de no demasiada potencia, no lo ha sido igual para las de mayor poder destructivo, que han podido perforar hasta cinco y seis planos de un edificio. An ms difcil es defender los documentos de la accin devastadora de las bombas atmicas. La explosin de una de stas origina un 50 por 100 de energa expansiva y el otro 50 por 100 de radiacin trmica y nuclear. La proteccin que se haga para contrarrestar la onda expansiva sirve tambin para la radiacin nuclear. Contra la radiacin trmica suele ser suficiente que el material sea incombustible pero si se produce tempestad de fuego se hace necesaria una proteccin especial por el alto grado de calor que origina. En cuanto a poder evitar las consecuencias de la onda expansiva y viento fortsimo que origina sera necesario construir bloques con las mismas precauciones tomadas contra los terremotos, ya que las devastaciones que produce son similares (30). El archivo peor emplazado de que tenemos noticia respecto a estas consideraciones es el de Toulouse (Francia) que tras estar en zona de terreno hmedo y lejos del ncleo urbano se construy cerca de la va del tren (objetivo militar) y cerca tambin de una fbrica (objetivo militar y aire polucionado). El de Alcal de Henares (Espaa) tena tambin el inconveniente de la proximidad de crceles y cuarteles pero ya han sido stos desplazados a la periferia desde hace algunos aos.
La defensa de los documentos en caso de guerra constituye una preocupacin tanto para los pases que la han sufrido como para los que han sido meros espectadores de la catstrofe. De all ha venido la prevencin de alejar los archivos todo lo posible de objetivos militares. A su vez se ha estudiado el modo de prevenir en lo posible los daos derivados de esta contingencia. En el I Congreso Ibero-Americano-Filipino de 1952 se propuso la
(28) El exceso de acidez se neutraliza con un bao de carbonato de calcio o magnesio, prestndole una defensa definitiva por sistema de laminacin. (29) En la .Table Ronde. celebrada en Nairobi (Kenia) en 1978 se mostraron preocupados fundamentalmente por aquel peligro los italianos por los destrozos sufridos durante la Segunda Guerra Mundial, partiendo de los archivistas de Alemania Federal la atencin al peligro del terrorismo. Kraemer, obra citada, vol. I, pg. 567, asegura que una <<alfombra de bombas. produce el efecto de un sesmo. Onofrio Pasanisi expone el problema en Gli archivi e la guerra., recomendando trasladar lo ms valioso a sitio seguro (Rassegna ...,Anno VIII, X, Roma, genaioaprile 1948, nm. 1, pg. 72). Tambin Giuseppe Turrinin estudia su efecto en 4 1 bombardamento delle Biblioteche Capitolare de Verona e sue consecuenza nelle suppellettile de Libraria (Bol. Instituto de Patologa del Libro, VIII, fasc. I-IV, pgs. 75-90). (30) Mara del Carmen Guzmn, Subdirectora de nuestro Archivo Histrico Nacional, public en el Boletn de la Direccin General de Archivos>>, ao XIX, nm. 116, nov.-dic. 1970, pg. 26, un informe sobre este tema expuesto por John Garrick y R. A. Willamson en la ponencia Protection of vital records agains nuclear weapons effects, que haba sido presentada en una conferencia nacional de la American Records Management Association basada en experiencias realizadas en el Instituto de Tecnologa de Massachussets y pruebas realizadas en el polgono de experimentacin de Nevada.
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sealizacin de los archivos con un signo visible, como se hace con los establecimientos hospitalarios, y se habl de los pactos Roderich y otros convenios internacionales de igual naturaleza. Sin embargo la falta de fe en que fuesen respetados llev a buscar otras soluciones, que podemos agrupar en tres modalidades. Es una de ellas, quizs la ms segura, construir los depsitos bajo tierra a salvo de bombardeos, incluso atmicos. Es otra dispersar los fondos alejndolos de las ciudades. La tercera propone construir sobre tierra pero con unas condiciones que merezcan cierta seguridad. En Francia, Blgica y Polonia propusieron aprovechar tneles, pasadizos subterrneos, stanos cubiertos de bveda o galeras de minas abandonadas. Sin embargo la bveda de piedra no resiste el impacto directo de una bomba. En los pases nrdicos han realizado depsitos excavados en la roca, ya que la guerra pasada les ha demostrado que los construidos en superficie son siempre vulnerables (3 I). El edificio de los Archivos Nacionales de Helsinki estaba hecho sobre roca y durante la guerra excavaron dentro de los cimientos de 10 a 12 metros, en dos plantas, que comunican con el edificio por un ascensor. Ante tales perspectivas son muchos los que aconsejan que se hagan depsitos de seguridad bajo tierra. Si se trata de edificios sus stanos deben ser abovedados. El Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia) est excavado en la roca y lleva cemento en los techos. El de Mikkely (Finlandia) ha aprovechado un refugio construido durante la guerra pasada haciendo afuera otro depsito para lo ms moderno (figura 54). En el Archivo del Estado de Coblenza tienen una cmara subterrnea de seis metros de profundidad, con estanteras deslizantes para archivacin densa que permiten meter en caso de peligro lo ms valioso, y otro ms pequeo para la documentacin ms moderna. Algunos se inclinan por tenerlos previstos slo para caso de emergencia. En Estados Unidos han excavado en la roca galeras inmensas para guardar microfilmes a la vez que han puesto en prctica la dispersin de la documentacin por centros rurales. Participa de este ltimo criterio el doctor Winckler del Archivo de Baviera (Alemania) que propone alejarlos de los ncleos urbanos de cierta categora a un mnimo de distancia de 30 kilmetros. Muchos se acogen a esta solucin antes que hacerlos subterrneos por ser aqullos costosos de construir y mantener: hay que asegurar el grado preciso de humedad y garantizar una buena aireacin, lo que supone la dotacin, no slo de aire acondicionado sino de un grupo electrgeno para el caso, corriente en situaciones blicas, de cortes de luz. Finalmente esta el grupo de los que se inclinan por hacer los edificios sobre tierra pero con unas condiciones especiales. Tal por ejemplo que sean de una sola planta de altura sobre el nivel del suelo para evitar el derrumbamiento por la fuerza expansiva. Tambin que se construyan naves
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Figura 54.-Entrada por tunel cubierto al depsito dentro de la roca, antiguo refugio, del archivo de Mikkely (Finlandia).
separadas evitando la acumulacin. Tenemos la experiencia de los Archivos Nacionales de Hungra con doce depsitos de los que uno slo fue destruido por una bomba incendiaria durante la pasada guerra quedando a salvo los dems por estar separados entre s. Otros propugnan que los depsitos sean totalmente cerrados al exterior suprimiendo incluso los pequeos puntos de luz o aireacin. Resta por mencionar el experimento hecho por Estados Unidos en el polgono de pruebas de Nevada a cargo de miembros del Instituto de Tecnologa de Massachussets (32) consistente en construir de un solo piso sobre el nivel del suelo un pequeo depsito de seccin circular con cubiertas abovedadas y muros de tubo de hormign o de acero ondulado. Cubierta toda la estructura de una capa de tierra formando un pequeo montculo los resultados han sido satisfactorios al comprobar que ha quedado protegido tanto de la radiacin trmica como de la nuclear, sin que la onda expansiva haya podido hacer otra cosa que resbalar sobre su curva. No obstante resulta algo caro dado que los muros deben ser bastante gruesos, siendo tambin costosas las instalaciones que precisa -mecnicas, elctricas, sanita(31) Sam Hedar anota en .On building archives., que ya entonces tenan muchos depsitos subterrneos suecos y americanos (Archivum, VI, 1956, pg. 83). (32) Vase trabajo citado en la nota 30.
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rias, etc.-, as como el tener que recubrirlo de una capa de tierra. Por ello slo puede ser recomendable para una pequea cantidad de documentos de alto valor, aconsejando para ciudades en posible peligro que tengan una parte del depsito de construccin abovedada por debajo del nivel del terreno, o en archivos pequeos, a ras del suelo, pero siempre con su estructura de seccin circular, nunca rectangular, para eludir, en parte, el efecto de la onda expansiva, y realizado con tubos de hormign de acero ondulado, con la misma finalidad.
Planificacin y estructura
Una vez determinado el lugar la cuestin que se plantea a continuacin es la traza general del edificio, capacidad de los depsitos segn la documentacin que ha de recibir, resistencia de los mismos segn el tipo de archivacin (tradicional o densa) y materiales necesarios para que la construccin responda a las condiciones requeridas.
TRAZA GENERAL Para que un arquitecto sepa acertar en el proyecto de un archivo es de todo punto necesario que se le suministre una informacin previa, que se le mentalice sobre qu es y qu finalidad tiene un archivo y necesidades que implica. Es mejor que esperar a que trate de orientarse por su cuenta y haya luego que reformar todo. Nuestra compleja y variable sociedad da origen a grandes exigencias sobre la versatilidad del arquitecto que lo mismo tiene que construir un hospital que un edificio de oficinas, que una iglesia, que una urbanizacin de viviendas, que una fbrica. No se le puede exigir que sea experto en todo sino slo que con su tcnica sepa resolver nuestros problemas. La fuente de informacin suele ser la consulta de publicaciones tcnicas donde se describen casos semejantes, as como la inspeccin personal de otros edificios ya construidos pero generalmente se olvida la ms importante que es la consulta directa con los principales usuarios, con los archiveros que son los que saben por experiencia qu les falta y qu les sobra en sus viejas instalaciones. Desde el Director del centro hasta el portero podrn contarle al arquitecto muchas cosas sobre lo que debe hacer o no debe hacer (1).
(1) Schoenberner, Robert A. What the architect needs to know about archives>> (The American Archiviste, nm. 27, 1964, pgs. 491-493.
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Todas estas necesidades deben ser luego comunicadas por escrito al arquitecto para que quede constancia y no pueda confundir nada de lo odo de viva voz. Tiene que tener un conocimiento exacto de las reas y zonas fundamentales de que va a constar el edificio y proporcin entre ellas, siendo fundamental la capacidad de archivacin prevista y posibilidad de expansin de la misma. Debemos suministrarle un esquema que comprenda la funcin a realizar, rea del edificio en que va a realizarse cada funcin, equipo que va a desarrollarla, necesidad de ritmo lento o acelerado de cada una de estas tareas, tipo de servicio a realizar hacia la Administracin o el investigador, incluidos los servicios especiales que debe prestar a ambos. Todo el trabajo que desarrolla el personal debe ser indicado en un diagrama para ser tenido en cuenta desde el momento en que entra la documentacin por el muelle de descarga hasta que se archiva definitivamente en los depsitos y se presta servicio con ella. La ubicacin de los diferentes sectores de este circuito debe estar pensada de modo que facilite al mximo su cumplimiento. Un segundo punto que debe conocer el arquitecto es el tipo de estanteras, muebles o mquinas que van a ir en el edificio, tanto por la dimensin de los espacios, como por su forma, como por la resistencia de los suelos, como por cualquier exigencia particular que exista. El tercer punto es el ms conflictivo, aunque a veces se d la inmensa suerte de que no constituye problema, y es el presupuesto con que se cuenta. Esto puede modificar mucho todos los planes. Es muy conveniente que cuando estn hechos los primeros planos se pasen a revisin por los archivistas para asegurarse de que no ha habido ninguna mala interpretacin.
ZONAS DEL ARCHIVO Todo edificio de archivo debe constar de dos zonas independientes claramente delimitadas: dependencias y depsitos (2). Algunos prefieren describirlas como tres: dependencias, laboratorios y servicios, y depsitos. Otros como cuatro: dependencias de trabajo, zona del pblico, laboratorios y servicios, y depsitos. Otros aaden comunicaciones: pasillos y escaleras (3). De uno u otro modo la realidad es que los depsitos deben constituir un bloque especial independiente, separado del resto por una zona neutra en que se sitan las escaleras y elevadores.
(2) Este criterio fue adoptado desde tiempo inmemorial. Ya en 1919 Charles Johnson, en <<The case of documents and management of archives., publicado en Londres, sostiene esta separacin al extremo de aconsejarun pasaje cubierto para relacionarambos cuerpos de edificio, lo que vemos realizado, muchos aos despus, en el archivo de Mikkely en Finlandia, aunque esta vez se trata de unir dos depsitos de diferente naturaleza. (3) Kolaz, L., y Parczewisth, W. <<Le nouveau batiment central des Archives de 1Etat de Varsovieo (Archivum, VI, 1956, pg. 53). Enumera detalladamente todos los espacios, tanto de trabajos tcnicos como administrativos.
PlaniJicacidn y estructura
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Esta separacin est indicada no slo por las diferentes condiciones tcnicas que requieren ambos cuerpos sino tambin por la necesidad de protejer a la documentacin de los hbitos humanos, costumbre de fumar, posible incumplimiento de control de uso por pura pereza, sustraccin, as como a su vez proteger a las personas de los peligros de la acumulacin de papel, facilidad de combustin, derrumbamiento por sobrecarga, etc. Las necesidades humanas son en muchos casos contrapuestas a las de los papeles, como por ejemplo la conveniencia de trabajar con luz natural, que perjudica a los documentos, aunque tambin tengan otras muchas comunes, que antes no se tenan en cuenta, tales como la limpieza, la ventilacin y la temperatura y grado de humedad adecuados. Sin embargo el modo de satisfacer estas necesidades para unos y otras tambin vara. En los viejos edificios se entremezclaban ambas zonas pero desde comienzos del siglo actual se iniciaron las construcciones en esta forma, pudiendo citar entre los primeros el edificio del Archivo del Estado de Viena y el de Dresden, en los que se establece la intercomunicacin entre ambos cuerpos de edificio por un nico puente cubierto lo suficientemente largo para evitar el peligro de que pueda pasar a las dependencias un incendio producido en los depsitos o viceversa. Algunos encuentran que esta separacin es tambin buena para evitar los robos pero en la realidad esta precaucin es prcticamente superflua, ya que stos no suelen perpetrarse cuando estn los documentos en los depsitos, en los que no podran siquiera orientarse sin ayuda del personal, sino ms bien en la sala de lectura, cuya rigurosa vigilancia es muchas veces verdaderamente difcil.
PLANTA Al trazar la planta de un edificio debemos de contar con una zona de seguridad todo alrededor del mismo. Un archivo, viejo o nuevo, debe estar separado de los edificios circundantes por una zona que puede utilizarse para los accesos o como zona ajardinada si el espacio es suficiente. Nunca estar su fachada enrasada con los dems edificios sino retranqueada lo suficiente para poder manejarse alrededor sin necesidad de utilizar la va pblica. En todo caso debe haber siempre una acera que le preserve de la humedad del riego de la zona ajardinada (4) y si i s preciso un foso a nivel de los cimientos que le preserve tambin de cualquier clase de filtracin y amortige los ruidos y vibraciones de los transportes mecnicos de la zona circundante evitando la disgregacin de los cimientos por esta causa. Esta zona de seguridad puede oscilar de 10 a 20 metros de anchura. En general se prescribe que sean 10
(4) Duchein, en su aportacin al Congreso de Florencia de 1956, pg. 117, aade a la conveniencia razones de esttica.
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15 pero algunos archivistas sealan los 20 metros como mnimo (5). Con esta zona de seguridad se busca tanto proteger el archivo de los peligros a que le expone la proximidad de viviendas y molestias del trfico rodado, como tambin la proteccin de las viviendas del peligro que supone la proximidad de una enorme acumulacin de materia tan combustible como es el papel. Es tambin vlida en cuanto a proteccin de cualquier manipulacin nociva desde el exterior.
De esta manera se procedi a comienzos del presente siglo en la construccin del archivo del Public Record Office de Londres y en el del Estado de Prusia en Dahlem (Alemania), siendo hoy una de las precauciones normalmente respetadas. La necesidad de construir los depsitos con la capacidad y condiciones necesarias ha dado lugar a que las plantas de edificio de archivo se hayan hecho adoptando una serie de variantes, unas veces con la finalidad de aprovechar mejor el espacio y otras en cuanto a distribuir de determinada forma la documentacin. El tipo ms divulgado, por ser el que aprovecha el terreno al mximo es el de planta rectangular. En ella unas veces estn las dependencias unidas por un solo lado y otras por dos. A veces son dos rectngulos acoplados por una esquina o unidos solamente por un corredor pudiendo adoptar el conjunto formas totalmente irregulares. Esto suele darse cuando se aprovechan edificios ya construidos a los que se aade el depsito. Generalmente responde a las necesidades del terreno de que disponemos, ya que si bien la forma de un solo rectngulo parece la preferida hasta ahora, puede darse el caso de disponer de terrenos contiguos que aconsejen cualquiera de las variantes expuestas. Por otra parte la utilizacin de rectngulos relacionados entre s, sobre todo si se hacen de diferentes alturas, rompen la monotona de una masa compacta dndole un aspecto mucho ms agradable. Entre los muchos ejemplos que existen de edificios de planta rectangular podemos citar algunas variantes. Unidos a las dependencias por un solo lado tenemos el departamental de Aurillac (Francia) y el de Udine (Italia). Adosados por una esquina dos rectngulos recordamos el de Toulouse (Francia). Unidos por un solo pasillo estrecho el de Lille (Francia) (figura 5 5 ) y algo ms el de Coblenza (Alemania). Tambin est unido por un solo nexo el Archivo Nacional de Varsovia (Polonia) pero con la particularidad de que si bien el bloque de depsitos es rectangular el de dependencias es circular, con un patio central, caso nico que conocemos de esta original disposicin (figura 56). Bloques rectangulares acoplados unos a otros forman el Archivo de los Alpes Altos de Francia (figura 57). Para Dsseldorf (Alemania) existe un proyecto en que los depsitos estn en el centro del rectngulo rodeados
(5) Voronin, I. <<La construction des batiments darchives en URSS (Archivum, VII, 1957, pgs. 8-9).
PlaniJicacin y estructura
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Figura 55.-Archivo departamental de Lille (Francia), en el que el depsito tuvo que instalarse separado y unido solamente al resto del edificio por un solo pasillo.
Figura 56.-Plano
del archivo de Varsovia, de traza totalmente nica.
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de las dependencias por todas partes menos por la posterior (6). Otras veces la planta adopta la forma de una T en que la barra transversal suele ser la dedicada a dependencias,pudiendo citar de esta traza los archivos departamentales de Chaumont y Mzikre (Francia). El Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) tiene los depsitos en forma de U cerrada por el cuerpo de edificio de las dependencias que sobresale por ambos extremos (figura 58). En el Archivo del Estado de Siena (Italia), instalado en el palacio Piccolomini, los depsitos tienen forma de C construidos alrededor de un pequeo patio. Tambin puede adoptarse la forma de H en la que los brazos laterales son los depsitos y la transversal las dependencias, siendo muy til esta disposicin para que una sola dotacin de archivistas atienda a dos procedencias administrativas diferentes ahorrando as el costo que podra suponer construir y mantener dos archivos distintos, uno para cada administracin (figura 59). Esta forma figura en la planificacin de archivos de la URSS hecha hace algunos aos (7). Podemos citar construidos de esa traza, ms o menos, los departamentales de Saint-Lo, inaugurado en 1966 (8), y el de Grenoble (Francia), en los que los depsitos ocupan
Figura 57.-Plano del archivo de los Altos Alpes (Francia) formado por dos rectngulos acoplados.
(6) Janssen, Wilhelm. <<Die Bestande des Hauptstaatsarchivs Dsseldorf. Kurzbersicht. Selbstverlag des Hauptstaatsarchivs Dsseldorf, 1974. (7) Presentada por Voronin en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956, al que aporta un plano-tipo (Archivum, VI, 1957, pg. 5). (8) .Archives de la Manche. Saint-Lo. Construction du nouveau dpot dpartamentale.. Pars, 1966. Edit. Forges de Strasbourg.
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solamente uno de los laterales. Este ltimo tambin podramos relacionarlo con una T de base amplia. Ms raramente encontraremos la planta triangular de la que conocemos solamente el caso del archivo de Lons-le-Saunier (Francia), construido para este fin en 1985. Para aprovechar la forma de un solar triangular y buscando no acumular grandes masas en un solo cuerpo de edificio se ha construido en forma de punta de flecha, o de A, el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaiia) (figura 60). Con un terreno rectangular tambin puede conseguirse esta separacin de masas adosando las naves de los depsitos en forma de batera o peine al cuerpo de edificio de las dependencias. El mismo resultado se obtiene disponindolos en forma radial, o de estrella (figura 61), de lo que tenemos ejemplos en los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca), construidos a la vez (9), cuyos depsitos estn hechos bajo tierra para asegurar ms su proteccin. Estos dos ltimos tipos de planta fueron aconsejados por los asistentes a la VI11 Conferencia Internacional de la Table Ronde des archives., celebrada en Budapest en 1963. Los archivos de Dsseldorf (Alemania) fueron proyectados con los depsitos en el centro, rodeados por las oficinas y dependencias, menos por una de las fachadas, para dar acceso fcil a la entrada y salida de documentos.
ALZADO Sobre el terreno de que disponemos se han de resolver todos los problemas por desarrollo vertical hacia arriba o en torre, horizontal extendidos sobre el nivel del suelo, o vertical en profundidad, excavando en la tierra o la roca. Ejemplo notable de lo primero tenemos en el archivo departamental de Rouen (Francia) con treinta niveles, tres de ellos bajo tierra (figura 62). Como en todos los de este tipo la zona neutra de separacin de ambos bloques es horizontal pero en ste adems ha sido preciso hacer tambin una zona neutra vertical, la de caja de escaleras y ascensores que separa la torre en dos bloques independientes, aunque su efecto sea de uno slo. Podemos citar igualmente el archivo del Estado de Georgia (EE. UU.), con una zona aterrazada neutra entre las dependencias y los depsitos que van encima. A veces se ha pensado en la conveniencia de invertir los trminos usuales poniendo los depsitos en las plantas bajas para aislar las zonas de trabajo de los ruidos de la calle pero esto es bastante arriesgado porque supone colocar un brasero en potencia debajo de ella. Como ejemplo de lo segundo podemos citar los Archivos Nacionales de Washington, el archivo departamental de Grenoble (Francia) o el Archivo Histrico Nacional de Madrid. Cuando constituyen dos bloques separados el nexo o trnsito de un
(9) Hvidtfeldt, Johan. New Archive-building in Denmark. Ponencia 2.a,IX Table Ronde. Londres, 1965.
Planijicacin y estructura
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Figura 6O.-Plano del Archivo General de la Administracin, de Alcal

de Henares (Espaa), construido en punta de flecha para aprovechar el terreno triangular.
Figura 61.-Planta radial o en estrella de los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca).
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Figura 62.-Alzado de desarrollo vertical, con trein n veles, es d e l k s bajo tierra, del archivo departamental de Rouen (Francia).
bloque a otro suele hacerse por un solo corredor en la zona baja o a nivel del primer piso, cuyo corredor comunica las dependencias con la zona neutra de ascensores y escaleras, la que a su vez accede a los depsitos. Cuando forma un cuerpo unido delimitado por muros y puertas cortafuegos el acceso puede ser a todos los niveles, siempre por intermedio de la zona neutra. Como ejemplos de desarrollo horizontal podemos citar el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), y el de Ottawa (Canad) (figuras 63-64). Como ejemplo de lo tercero tenemos el Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia), con ocho niveles bajo la roca (figura 65), el construido en Oslo (Noruega), o los de Viborg y Copenhague (Dinamarca), proyectados simultneamente con planta en forma de estrella y cinco y cuatro pisos subterrneos, respectivamente, protegidos por una capa de ferroconcreto. Tambin el de Hesse en Darmstadt (Alemania). En estos casos el aislamiento se logra por extensin horizontal igual que en 1cs de torre.
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Figura 65.-Archivo de Estocolmo (Suecia), construido con las dependencias al aire y los depsitos bajo tierra, aprovechahdo el desnivel del terreno.
bvedas protegidas por acero. Son muy conocidos los depsitos de los registros microfilmados por la Sociedad Genealgica, de los mormones, en Salt Lake City, Utah (figura 66), tambin en Estados Unidos, perforados en una montaa de granito a 210 metros de profundidad, comenzados en 1961. En los de superficie algunos aseguran que son ms cmodos los que se manejan por desplazamiento horizontal (carritos casi siempre, mecanizados o no) que por vertical (escaleras y montacargas). Se encuentran los primeros con frecuencia en Estados Unidos, donde abundan las zonas con poca densidad de poblacin perifrica de las grandes aglomeraciones urbanas. Los subterrneos los encontramos preferentemente en los pases nrdicos donde se dan las condiciones propicias para ello: escasez de terreno climticamente habitable, basamento de roca y experiencia de haber visto muy de cerca los estragos de las guerras pasadas.
No puede decirse de un modo absoluto que uno u otro tipo de edificio sea mejor o peor. Para poder tener desarrollo vertical se precisa una cimentacin adecuada dado el enorme peso que va a suponer el almacenamiento del papel en torre, pero, sobre todo, un elevado ndice de elasticidad que le permita mantener el equilibrio necesario en todo edificio alto. Por tanto no podr hacerse en terrenos flojos o inseguros por cualquiera de los motivos ya expuestos. Necesita una buena instalacin de ascensores-montacargas, sin los cuales no podra efectuarse correctamente el servicio, y las escaleras correspondientes
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Figura 66.-Bocas de entrada a los depsitos excavados en la roca para la Sociedad Genealgica de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Ultimos Das, S. A. (mormones), en Salt Lake City, Utah (EE. UU.).
dentro del edificio adems de las de socorro al exterior, as como toboganes para poder desalojar por ellos rpidamente la documentacin si se produjera un caso de emergencia. En caso de bombardeo estn ms expuestos a sufrir daos or la onda expansiva y cohmocin del terreno aunque sea menor la superficie que expone al impacto directo. El corte de energa elctrica deja bloqueados los pisos altos no pudiendo realizar prestacin de servicio con ellos por imposibilidad de remontar tanta escalera con la carga de papeles. Cuando su desarrollo es horizontal el problema de los ascensoresmontacargas es mnimo, quedando sustituido por el de los largos desplazamientos horizontales. Si se utilizan carritos son mejores los manuales pues en los mecanizados, por electricidad u otro medio, se dan accidentes con cierta frecuencia. Si se utiliza tubo neumtico para transmisin de
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documentos, televisin en circuito cerrado para transmisin de imgenes de documentos, o telfono para transmisin de datos, tambin sern afectados por un eventual corte de energa elctrica. En general diremos que los depsitos en torre se construyen en sitios donde el terreno es muy caro o no hay otra posibilidad de expansin. Los depsitos extendidos tienen ms partidarios entre los archiveros por presentar menos problemas el transporte y acarreo de documentos. En cambio ofrecen ms posibilidades al impacto directo. Llevando el principio del desarrollo horizontal a sus ltimas consecuencias puede aminorarse el peligro del impacto directo realizando una dispersin ordenada de los fondos documentales que quedaran repartidos en pequeos depsitos incombustibles de una amplia zona, en lugar de concentrados en un gran edificio de mxima capacidad. Contra las radiaciones trmicas suele bastar que el material sea incombustible pero si se produce tempestad de fuego habra que contar con una proteccin especial. Contra la onda expansiva y viento que origina una explosin habr que tomar las mismas precauciones que se anotaron para zonas propicias a terremotos. Finalmente los excavados bajo tierra tienen el mismo inconveniente de poder quedar bloqueado el servicio por un corte de energa elctrica, salvo si se cuenta con grupo electrgeno. Quedaran totalmente cortados los montacargas, la luz y la instalacin de renovacin de aire, imprescindible en este tipo de depsitos. En cambio son seguros para caso de bombas incluso atmicas. Estas, al estallar, producen, como se dijo, un 50 por 100 de energa explosiva y otro 50 por 100 de radiaciones trmica y nuclear. La construccin de los depsitos bajo el suelo les protege de estos efectos ya que no hay mejor aislante de las radiaciones que una buena capa de tierra. En el centro de ciudades que pueden ser objetivo militar hay que contar, adems, como tambin ya se dijo al mencionar los enclaves peligrosos, con el riesgo de rotura de conducciones de agua, gas, etc. Si el depsito est construido bajo iin edificio habr que protegerlo contra el posible derrumbamiento del mismo, lo que se consigue bastante bien si las cubiertas de la construccin subterrnea son abovedadas. Si est socavado en la roca no importa tanto cul sea su traza. Es frecuente que sean de desarrollo mixto, con varias plantas en superficie y de una a tres bajo tierra. Dentro de la traza general del edificio ya hemos visto cmo debe ser netamente distinto el cuerpo dedicado a depsitos del dedicado a dependencias. Ahora vamos a examinar todas las condiciones necesarias para que su realizacin sea acertada.
Planificacidn y estructura
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ORIENTACION Cuestin importante a considerar es la orientacin del bloque de depsitos con arreglo al terreno de que disponemos. En principio se evitarn siempre las condiciones climticas extremas por lo que el emplazamiento debe variar segn la climatologa del lugar (10). En general en una zona Sur, predominantemente clida, los depsitos estarn orientados al Norte, mientras que en una zona Norte y fra lo estarn hacia el Sur. Pero esto puede verse alterado por condiciones que modifiquen el clima tales como altitud del terreno, vientos dominantes hmedos y fros o demasiado clidos y resecos, proximidad de grandes masas de agua. Tan perjudiciales son los vientos hmedos cargados de salitre como los resecos cargados de polvo. En estos casos es aconsejable cerrar totalmente los muros por ese lado, utilizando en su construccin las tcnicas adecuadas. En ambientes hmedos conviene evitar la construccin de patios interiores. Claro que los rigores climatolgicos pueden atenuarse e incluso anularse con un buen sistema de climatizacin pero esto siempre es ms caro, por lo que hay que procurar que este recurso sea necesario en el menor grado posible.
ABIERTO O CERRADO La construccin del depsito ofrece varias opciones en cuanto a la finalidad fundamental de proteger la documentacin de sus enemigos tradicionales, el fuego, el agua, el polvo y los rigores climticos, con independencia de las condiciones del enclave del edificio. El cambio de criterio que se ha producido en este aspecto desde principios de siglo ha sido verdaderamente espectacular. Preocupados entonces por la lucha contra los agentes biticos destructores de la documentacin, que empezaban a conocerse cientficamente, pensaron que el aire del exterior y la luz del sol eran los mejores aliados para exterminarlos: la ventilacin en grado mximo impedira ?a humedad, tan necesaria para el desarrollo de aqullos, y los rayos solares contribuiran a sanear el ambiente. Tambin era buena esta abundante iluminacin en cuanto a que no convena hacer instalaciones elctricas en los depsitos por miedo a los cortocircuitos. Alguien objet que la luz era buena conductora del polvo, que sin duda entraba libremente del exterior, pero a ello se opusieron remedios tan pintorescos como sustituir las baldas normales por baldas de enrejado metlico para que el polvo no se retuviera haciendo los suelos tambin de
(10) Las condiciones de los pases tropicales son totalmente diferentes de las de los pases nrdicos y por ello los problemas que se dan en unos no se dan nunca en otros.
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retcula metlica, de suerte que pudiese caer el polvo desde los pisos ms altos hasta el mismo stano (sistema Lipman). Tambin echaron mano de persianas o cortinas que atenuasen el exceso, pero constituyen un peligro en caso de fuego. Las ventanas -se dijo- deben ser grandes ms altas y anchas que el espesor del muro, que con frecuencia era de un metro. La luz del sol debe ser muy bien acogida en los archivos en los que se ha de procurar que llegue hasta el ltimo escondrijo., afirmaban convencidos, llegando a proponer recursos tan curiosos como reflejar la luz de las ventanas sobre las zonas oscuras por medio de espejos de vidrio o tela plateada (1 1). Hoy se piensa de un modo diametralmente opuesto conociendo lo mucho que pueden daar a la documentacin los agentes atmosfricos incontrolados y sus alteraciones (12). La luz directa en los depsitos -ya se ha dicho- es nociva por los rayos ultravioleta, que decoloran las tintas y queman el cuero, y por los rayos infrarrojos, que producen un recalentamiento que reseca y resquebraja los filos del papel y la materia del pergamino, y favorece el desarrollo de insectos y parsitos. Clark hizo una experiencia que demostr que en una habitacin con ventanas al Norte hacen falta veinte horas de luz para causar los mismos efectos que a Medioda al aire libre en dos minutos. En cambio la luz artificial es inactnica y no perjudica en absoluto (13). Una solucin posible ha sido colocar las ventanas a ocho pies de altura sobre el pavimento de cada planta, lo suficientemente hacia adentro para que el sol no incida directamente sobre la documentacin (14). Tambin hacer las ventanas inclinadas hacia afuera por la parte de arriba para que la luz entre slo por all. Otro recurso ha sido realizar las fachadas con perfil de dientes de sierra conforme sea conveniente para evitar que los rayos solares incidan directamente en el interior de los depsitos (figura 67). En edificios ya construidos se intent resolver el problema poniendo rboles alineados a la fachada, de desarrollo con altura suficiente para tamizar la luz de una o dos plantas, pero la prctica ha demostrado que atraen mosquitos y otros insectos, voladores o no. En cuanto a los otros agentes una temperatura alta vuelve el papel frgil y ataca a la textura de los pergaminos que se degradan y quiebran fcilmente. Si a ello se une humedad los documentos se convierten en un excelente campo de cultivo de toda suerte de parsitos. La humedad, con calor o con fro,
(1 1) Casanova, obra citada, pgs. 43-44. (12) No obstante todava hemos podido ver que Duchein, en su obra citada de 1985 <<Les batiments darchives.... , pg. 45, tolera los huecos al exterior por ventanas con cristales, que se puedan abrir, cuya prctica no nos parece nada buena por los efectos de condensacin de humedad que se produce a la diferencia de temperatura. No obstante reconoce (pg. 117) que la ventilacin natural no suele resolver ningn problema y an facilita el de la contaminacin atmosfrica. (13) Hoy se conocen sistemas de instalacin de absoluta seguridad. (14) Campbell, E. G . Building and equipement of Federal Records Center in the United States (Archivum, VII, 1957, pg. 22). Este consejo de ventanas altas fue seguido en el archivo que se hizo para la compaa Iberia en el aeropuerto de Barajas. (Espaa).
Planijicacin y estructura
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I .
ECtlELE
ARCHIVES DBARTEMENTALES DE L'ISRRB (Grenoble) (Rez-de-chawsh)

1 . MBgaS1.e d'archirn.
8. Salle de tti et de darrcmmt. 8. Sille de dceptlon des dmrmmtr. 1 . Hall d'entre du public. 6. Salle de lecture du p u b k 6. BibliothCque. 7. W c de mnfmnca et d'expdtlmr.
8. B Y ~ de U I'erchiviste m chef. 9. Bureau de I'arehivirte adjoint. 10. Burnu du eaw-archiviste. 1 1 . Antichnmbrc. le. a, b. c. Atelier de minolmage. 1%Entm de Yappartemat de I'arehlvlite en chef.
Figura 67.-Muro (Isere, Francia).
en dientes de sierra, para evitar la entrada del sol
favorece el desarrollo de hongos sobre la celulosa. Finalmente los cambios bruscos de temperatura contraen y distienden sucesivamente las fibras de la celulosa y el pergamino causando rpidamente su ruina.
As es como se ha pasado al criterio opuesto prescribiendo los depsitos totalmente cerrados. Esto puede lograrse de dos formas: haciendo muros ciegos, que a veces llevan pequeos y distanciados puntos de luz, o utilizando en amplias reas de los muros exteriores paneles de vidrio filtrante, armado en losetas (figura 68), u hormign de vidrio o vidrio aglomerado (figura 69) (15).
Los depsitos totalmente cerrados, con slo luz artificial, sean en superficie o bajo tierra, tienen el inconveniente de necesitar forzosamente una instalacin de renovacin de aire, adems de la de iluminacin, lo que reporta un mayor gasto de instalacin y un mayor gasto de mantenimiento. Por otra parte parece que pueden producir claustrofobia al personal que los frecuenta. Por eso es ms corriente que tengan pequeos puntos de luz natural con gruesos cristales que aminoren la sensacin de encerramiento, o lleven realmente pequeas perforaciones o huecos al exterior convenientemente distanciados, lo que tambin se practica por razones de aireacin en los
(1 5) Para ms informacin vase epgrafe Materiales., en Realizacin de los depsitos..
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El archivo. Instulacin y conservacin
Figura 68.-Fachada cubierta enteramente de vidrio filtrante, con escaleras de socorro, del archivo departamental del Norte, en Lille (Francia).
muros traslcidos de vidrio. A veces se consigue la renovacin de aire por medio de tubos porosos colocados transversalmente u orificios que atraviesan techo-suelo en los ngulos de cada planta, por la diferencia de temperatura de suelo a cubierta (16). Cerrados, con muros ciegos, podemos citar entre otros el del archivo del edificio Albertine (Blgica), que constituye una torre de doce pisos; el de Bremen (Alemania Federal), de once pisos; el de los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia), y el del Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), con pequeos puntos de luz (figura 70). Los Archivos Nacionales de Pars cuentan tambin con un depsito cerrado de nueva construccin y lo mismo el Archivo de la Corona de Aragn, de Barcelona (Espaa). Con pequeos huecos al exterior hay bastantes pudiendo ser ranuras verticales o realmente pequeas ventanitas rectangulares o redondas que con frecuencia dan al exterior efecto de mayor tamao, lo que se logra enmarcndolos con recuadros cornisas o rebordes. Pueden adems ir protegidas por algn sistema de pantallas, viseras o parteluces colocados al exterior o al interior. Si los huecos son suficientes para poder pasar por ellos una persona se recomienda cerrarlos con rejas en prevencin de robo. Con frecuencia estos huecos al exterior van slo en uno o dos de los muros del
(16) Se hizo as en el depsito de celdillas del Archivo General de Simancas (Espaa), pero por obturarse con bastante facilidad no dio resultados buenos.
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Figura 69.-Fachada con respiraderos.
de vidrio aglomerado, u ((hormign de vidrio,
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Figura 70.-Muros ciegos, con puntos de luz y rayas horizontales para amortiguar la sensacin de cerramiento. Depsitos del Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), de ocho plantas de alzado.
depsito conforme a lo que requiere la orientacin del mismo. Para los archivas departamentales franceses se han hecho algunos siguiendo estas normas. Con aberturas estrechas verticales en toda su altura podemos citar el de Rouen. En el de Grenoble estos huecos estrechos verticales se hicieron oblicuamente al plano de la fachada de modo que siendo su orientacin Norte la entrada de luz es totalmente indirecta. El de Tours slo tiene huecos en dos de sus muros. En el de Aurillac estas perforaciones al exterior son de 0,45/0,45 centmetros y slo en la fachada Este, y en el de Colmar, de 0,40/0,40. En el de Beauvais se hicieron pequeas ventanas en la planta baja pero en los dems pisos se sigui la norma de las perforaciones menores. Todos ellos en Francia. Con ventanas de 0,40/0,70 centmetros situadas en
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la cabecera de los pasillos, para dar luz a stos, se hicieron los depsitos sobre superficie del archivo de Mikkely (Finlandia). La otra solucin que se ha dado a la construccin de depsitos cerrados sin que sus muros sean ciegos es la de utilizar en una extensa superficie de sus paramentos vidrio armado u hormign traslcido, cuyas cualidades ya se anotarn al tratar de los materiales de construccin. Con losetas de vidrio o vidrio armado se construyeron varios en la URSS entre 1954 y 1956, con un doble vidrio normal por el interior, siguiendo en esto la costumbre de los pases fros. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas dobles de vidrio de cinco centmetros de gruesas. Tambin hay varios de este tipo en los archivos departamentales de Francia. El de Gukret lleva paredes de hormign traslcido o vidrio Primlit. El de Laon tiene amplios paneles de losetas de vidrio doble con una capa de aire entre ellas. El mejor iluminado, quizs demasiado, es el de Toulouse con paramentos enteros traslcidos. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha usado un tipo de losetas que neutralizan hasta un 50 por 100 de la luz solar. Normalmente cuentan con las consabidas perforaciones al exterior o huecos practicables para la renovacin de aire. Tambin se ha buscado la proteccin de la luz utilizando los vidrios especiales ya mencionados, aunque de consistencia normal, sobre todo para tapar huecos en edificios ya dotados de ventanas o ventanales. El empleo de vidrios Termolux, o de vidrios coloreados inactnicos, de que haremos referencia al tratar de los materiales de construccin, estn ya rebasados por los inconvenientes anotados de su fragilidad y no suficiente resultado. Con vidrio Termolux se taparon las ventanas existentes en el Archivo Departamental de Annecy y los ventanales de la capilla neogtica de 1852 en que est instalado el depsito del de Poitiers, ambos en Francia. Lo mismo se hizo hace aos en el Archivo Histrico Nacional de Madrid, dotado profusamente de ventanales al exterior y al patio central, que cuenta hoy con parteluces. No obstante tambin se ha empleado a veces en grandes paneles como en la fachada Norte del archivo departamental de Mzikre (Francia) o se ha utilizado el vidrio armado cubriendo pequeos huecos para obviar su fragilidad, como en el de Grenoble (Francia). Con vidrios coloreados se proyectaron los Archivos Departamentales de Albi y Lille (Francia). Tambin se utilizaron vidrios filtrantes en los depsitos del Archivo del Estado de Marburgo (Alemania) y en el de Udine (Italia). Pero, desgraciadamente, no preservan de rotura por fuego.
NUMERO DE PLANTAS O NIVELES En la VI11 Table Ronde, celebrada en Budapest en 1963, se trat de generalizar, aconsejando para los archivos intermedios pocos pisos, en atencin a facilitar un servicio fluido, y reservando para los depsitos definitivos los de muchas plantas o niveles (17). Sin embargo esto no
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responde a una necesidad real ya que en ello inciden muchos factores. El nmero de plantas que debe tener el bloque de depsitos es factor resultante del tamao del solar y clculo de capacidad. Si el terreno de que disponemos es amplio y permite construir por extensin horizontal, el nmero de plantas no ser elevado. Si por el contrario es ms bien escaso, ser preciso construir en torre. Contemos tambin con la posibilidad de hacer dos o tres pisos bajo el nivel del suelo, cuando no sea excavada la totalidad del depsito. Hoy es muy corriente, si el terreno lo permite, hacer una planta cuando menos bajo tierra como depsito de seguridad o emergencia para lo ms valioso. En el archivo comunal de Delf (Holanda) no ha sido posible hacer ms que un stano, sobre el que va la planta baja y dos pisos. En cambio el de Stuttgart (Alemania) tiene tres niveles bajo tierra con el mismo alzado. El Archivo Nacional de Japn tiene cuatro plantas sobre tierra y otras cuatro debajo. Las plantas en superficie vienen oscilando entre cuatro y ocho. Son menos corrientes once y doce pisos, de lo que tenemos ejemplo en el de Bremen (Alemania) y en el Albertine (Blgica), siendo caso hasta ahora excepcionalel departamental de Rouen (Francia), con treinta niveles en total, de los cuales uno bajo tierra est ocupado por la cmara de seguridad, comenzando el depsito propiamente dicho por la planta segunda sobre el nivel del suelo. La altura del bloque de los depsitos unas veces coincide con la del resto del edificio y otras no, como ya se dijo al tratar de la traza general del edificio. En el archivo del Estado de Coblenza (Alemania) los depsitos tienen seis niveles mientras que las dependencias slo tres y en el del Estado de Varsovia (Polonia), con el mismo nmero de plantas en las dependencias, los depsitos alcanzan a siete. En cambio, en el Archivo General Central de Alcal de Henares (Espaa) slo el pabelln de gobierno es ms bajo pero los despachos de trabajo tienen las mismas ocho plantas que los respectivos depsitos.
DELIMITACION DE ESPACIOS El largo de las salas es tambin un punto a considerar. Un depsito de archivo no debe estar nunca formado por salas inmensas de techos altos como se construa a fines del siglo pasado y comienzos de ste. Si nos dan ya construidas naves con estas condiciones ser preciso fraccionarlas en largura y altura (18). En general se prescriben salas relativamente cortas y techos bajos, estando totalmente desaconsejados los entrepisos que dejan huecos centrales que favoreceran corrientes de aire que avivan la combustin. La finalidad que se persigue con ello es conservar la documentacin en compartimentos estancos, de no excesiva capacidad, que puedan ser
(17) Criterio sostenido por Estados Unidos (Actas publicadas, pg. 97). (18) En los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) se hicieron al principio naves corridas pero luego se dividieron en salas de 40 metros de largo. Igual se ha venido haciendo en otros archivos reformados de todo el mundo.
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fcilmente bloqueados y aislados del resto de los depsitos en caso de producirse en ellos siniestro por fuego, inundacin o invasin de agentes patgenos. Los criterios oscilan entre el tipo mnimo de celdillas (figuras 7172), sistema considerado como el de mayor seguridad contra el fuego ya que su capacidad no suele sobrepasar de dos estanteras adosadas a derecha e izquierda de las paredes laterales, con puerta de entrada cortafuegos, y los mdulos con capacidad para una serie de estanteras cuya superficie suele ser de 200 a 250 metros cuadrados hasta unos 700 metros cuadrados, por encima de cuya cifra no parece aconsejable hacerlos (19). El tipo de celdillas tiene el inconveniente de desperdiciar mucho espacio para poca documentacin, adems de ser imprescindible una buena aireacin. Se hicieron varios en los pases nrdicos como el de Helsinki (Finlandia). En Espaa se hizo as el depsito nuevo del archivo de la Real Chancillera de Granada y un depsito de nueva reestructuracin del Archivo de Simancas, pero la insuficiente renovacin de aire los ha hecho poco efectivos. Es adems el sistema que da menos capacidad de archivacin por metro cuadrado ya que se pierde mucho espacio. Con mdulos de tipo pequeo hay varios departamentales de Francia, como el de Aurillac y el de Tours, que tienen, respectivamente, 272 y 324 metros cuadrados por mdulo. Salas promediadas podemos citar las del Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), cuyos mdulos segundo y tercero tienen 616 metros cuadrados de superficie aprovechable cada uno, siendo el primero casi 200 metros cuadrados ms pequeo. Quiz un poco ms de lo conveniente alcancen los depsitos del departamental de Lille (Francia), con 756 metros cuadrados. La altura de techos est condicionada por las mismas razones por las que se recomiendan salas o mdulos no muy grandes en cuanto a su largura, pero en este caso vierte a dos finalidades: que en caso de Pncendio se consuma rpidamente el oxgeno disponible, necesario para la combustin, a la vez de alcanzar fcilmente con los extintores a las baldas ms altas, y que en circunstancias normales no sea necesario para el servicio el uso de ninguna clase de escaleras ni taburetes, ya que los documentos colocados en la balda ms alta deben poder ser alcanzados con slo extender el brazo. La altura media recomendable oscila de 2,20 a 2,30 (20). Sin embargo hemos recogido los datos extremos de 1,98 en el archivo departamental de Jura (Francia) y 2,70 en el archivo comunal de Delf (Holanda) y en el de la Administracin de Alcal de Henares (Espaa). Sin embargo debemos anotar que los casos de techos fuera de lo normal, por defecto o por exceso, suelen darse en depsitos viejos que han sufrido obras de adaptacin, lo que ha obligado a actuar dentro de unas medidas determinadas, como es el caso del archivo citado de Jura (Francia), que instalado en un edificio de 1895 con tres plantas de cuatro metros de altura cada una no se pudo sacar ms altura al rehacer los niveles (21).
(19) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pg. 9, aconseja de 200 a 300 metros cuadrados. (20) Duchein, Michel, obra citada, pg. 44.
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Realizacin de los depsitos

Para que su construccin sea un xito tenemos que tener en cuenta los siguientes factores, cuya importancia es primordial.
ACCESIBILIDAD Partiendo de la idea de que los depsitos han de estar instalados en cuerpo diferente del resto del edificio, tenemos que considerar el problema del acceso a los mismos, no ya en funcin de la necesaria zona de seguridad sino en consideracin a la facilidad o dificultad que pueda suponer en cuanto a la prestacin de servicio. En algunos edificios este acceso est reducido a un solo pasillo o punto de contacto, segn estn en bloques separados o unidos por una pequea parte. En el de Mzikre comunica por la sala de expurgos y en el de Toulouse por un ngulo, ambos en Francia. Este nexo o paso suele ser a nivel de calle o en la primera planta, pudiendo citar respectivamente el de Coblenza (Alemania) y el de Lille (Francia). El acceso nico conduce siempre en primer trmino a la zona neutra de escaleras y montacargas a partir de la cual la entrada a cada depsito se hace a su mismo nivel, sin que deba existir nunca comunicacin de una planta con otra por dentro del bloque de depsitos en evitacin de que sirva de boca de tiro en caso de incendio. En otros casos en que el bloque de depsitos est pared por medio del resto del edificio la comunicacin se establece a cada nivel, siempre pasando por la zona neutra, como en el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa). Cuando los depsitos estn excavados bajo el suelo la entrada se hace a nivel de calle salvo en el caso de que se haya aprovechado un desnivel del terreno que permita hacerlo ms abajo, como en el del Archivo del Ayuntamiento de Estocolmo (Suecia) en que la entrada a los depsitos es por la planta sptima de las ocho excavadas. El problema a resolver es conjugar la accesibilidad fcil de los archivistas
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a sus fondos de trabajo respectivos y el servicio al pblico, evitando en ambos casos largos desplazamientos, a la vez de asegurar un aislamiento protector de dichos fondos (1).
PROPORCION La proporcin que debe guardarse en el reparto de terreno, entre los dos bloques -depsito y dependencias-, depende de varios factores de los que el principal es la necesidad de archivar una determinada cantidad de documentos y servicios que requiere. As un archivo intermedio, abocado principalmente al uso por la Administracin, tendr en proporcin ms capacidad de almacenamiento y menos dependencias, mientras que en un archivo definitivo, al servicio del pblico, habr que tener muy en cuenta estas instalaciones. En trminos relativos, cuando no hay apremio de espacio, se estima que la parte ocupada por las dependencias no debe sobrepasar del 50 a 60 por 100 del total del edificio en los archivos definitivos y un 80 o 90 en los intermedios (2). Otros consideran esta cifra excesiva y proponen de un 10 a un 40 por 100 (3). Otros ms precisos un 28 por 100,cantidad que parece ms equilibrada (4), siendo lo ms frecuente que sea un 25 a 30 por 100 (5), aunque se llega a reducir a un 7 por 100 solamente (6). En los proyectos de construccin de archivos realizados en Francia se dan cuatro tipos de archivos departamentales segn la importancia de la poblacin a que tienen que servir. Tipo A, para poblaciones de 100.000 habitantes, con depsitos que ocupan algo menos de la cuarta parte del total. Tipo B, para 500.000 habitantes, con depsitos de casi tres cuartas partes. Tipo C, para 1.000.000 de habitantes, con depsitos que ocupan ms de las tres cuartas partes. Tipo D, para grandes ncleos urbanos, con depsitos que alcanzan alrededor de las cuatro quintas partes (7). Hoy debemos de tener en cuenta con respecto a la distribucin de espacios en los archivos que las instalaciones de laboratorios, servicios y salas que se necesitan para la buena conservacin de los documentos y eficiente servicio
(1) En nuestro Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares, se ha resuelto satisfactoriamente instalando los despachos en el punto de confluencia de las naves de los depsitos, cada uno en su misma planta, con sus correspondientes puertas cortafuegos. (2) Este fue el criterio expuesto por los archivistas de Estados Unidos en la VI11 Table Ronde celebrada en Budapest en 1963 (Actas, pg. 99). (3) Criterio de Victor Gondons Jr. en Archival buildings. Programin and planing (The American Archiviste, XXVII, 1964, pg. 479). (4) En trminos relativos, dada la disparidad de criterios. . (5) Informe de la URSS, en la Table Ronde. de Londres, 1965. (6) Los Records Center de Estados Unidos. (7) Son cifras solamente indicativas ya que estos clculos no son extensibles a los archivos de otros pases con una produccin de documentos totalmente diferente.
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al pblico han aumentado notablemente la proporcin de la zona de dependencias con arreglo a lo que ocupaban antes.
CAPACIDAD La capacidad de los depsitos depende del tipo de archivo que se vaya a construir, segn sea definitivo o intermedio, es decir, segn sea el volumen documental existente y el de documentos a recoger, calculado por lo ingresado en un promedio de los tres a cinco ltimos aos. En los archivos definitivos slo se contabilizarn los ingresos. En los archivos intermedios habr que descontar las salidas, es decir que lo que realmente nos servir para el clculo es lo que pudiramos llamar el caudal constante -con variaciones a un poco ms o un poco menos- de documentos que habitualmente ha de contener. El clculo ms difcil es el de los archivos intermedios, ya que las modificaciones circunstanciales de la Administracin pueden incidir sobre las previsiones hechas (8). A este respecto es muy conveniente la planificacin de archivos-tipo que sirva de base a la construccin ordenada de los centros necesarios, como se ha hecho en Francia, en la URSS y en otros pases. La capacidad de archivacin de un depsito se mide por metros lineales. Las unidades de conservacin, cajas, legajos, carpetas o libros no pueden dar nunca una idea exacta por no estar normalizados sus tamaos y capacidad y mucho menos las unidades documentales (expedientes o documentos). En la URSS se hizo hace algunos aos una planificacin pero sus clculos estn realizados sobre lo que llama artculos'(unartculo = 200 hojas). Da tres tipos, de ms a menos capacidad, para 1.200.000,para 240.000y para 18.000. Segn el clculo hecho en la planificacin de archivos en Francia, descontado el espacio ocupado por los pasillos de acceso y circulacin y partiendo de la base de una estantera de cinco baldas de alturas superpuestas, veremos que 1.000 metros lineales de archivacin caben en 170 metros cuadrados de espacio. Conforme a esto, para un depsito de 10.000 metros lineales ser preciso prever 1.700 metros cuadrados de depsito. Los mismos 10.000 metros lineales llenarn 3.650 metros cbicos de almacn. Sin embargo parece que estos clculos estn hechos sobre colocacin de cajas en posicin vertical, ya que, colocadas lateralmente, pueden ponerse seis baldas en vez de cinco y el espacio que se pierde en profundidad tiene muy escaso valor. Entre los archivos construidos de que hemos podido recoger noticia acaso
(8) Si se trata de una entidad determinada siempre cabe la posibilidad de descargarse de los fondos ms antiguos entregndolos en depsito al Archivo Histrico del Estado de carcter nacional, regional o de circunscripcinmenor que quede ms cerca.
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uno de los ms pequeos sea el del Estado de Ascoli (Italia), con cerca de 13.500 metros lineales de archivacin, y de los ms grandes el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), con 275.000 metros lineales, y el de la Citt International des Archives., en Versalles (Francia). con 800.000 (9). Sobre las previsiones de capacidad existen dos tendencias: a) La de construir la totalidad de una prevencin determinada. b) La de construir parte de lo calculado pero con posibilidades de ampliacin. La primera es la ms antigua. Oscila la estimacin entre los veinte y los cien aos (10). Sin embargo hoy no suele hacerse por ms de veinte o veinticinco aos ya que tampoco conviene adelantarse, en previsin de nuevas tcnicas que puedan mejorar la instalacin. En el archivo de Udine (Italia) se calcul en 1955 hasta el ao 2000, o sea cuarenta y cinco aos. El clculo anterior, que es criterio ms reciente, nos parece ms aconsejable: el desembolso de momento es menor y se evita tener durante aos una buena parte del edificio sin uso pero con gasto de conservacin y mantenimiento. Siguiendo este ltimo criterio el edificio se planea con la posibilidad de agrandar sus depsitos horizontalmente, por extensin, o aadiendo anexos (1 1); en altura, por superposicin de pisos sobre lo ya construido, o en profundidad, cuando est asentado en terreno que permita excavar bajo el edificio o en el terreno circundante. Esta es la solucin ms difcil. Pudo ser realizada en los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) que al estar cimentados sobre roca permiti perforar durante la guerra ltima hasta 10 12 metros de profundidad, a pesar de tratarse de un edificio construido en 1890. En los Archivos Nacionales de Bruselas y en el de Londres, por no tener ninguna de estas posibilidades tuvieron que construir nuevos depsitos a 50 y 40 kilmetros de distancia, respectivamente. Los Archivos Nacionales de Pars se vieron obligados a construir la Ciudad de los Archivos en Versalles. Los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y el de Maryland Hall of Records, edificados o instalados con anterioridad al reconocimiento de esta prevencin, no admiten ampliacin tampoco en sus edificios. Con arreglo al criterio de no construir la totalidad se hicieron los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca), cuyos depsitos en forma de estrella
(9) A ttulo indicativo podemos citar, de menos a ms, los siguientes: Archivo Nacional de La Habana (Cuba), 16.000; Alto Garona (Francia), 25.000; Chancilleras de Granada y Valladolid (Espaa), 40.000;Archivo General del Reino de Blgica, 75.000; Archivo Central del Estado de Mosc (URSS), 93.000; Archivo de Beveren-Was, cercano a Bruselas (Blgica), 150.000 a 200.000. (10) Duchein estima que veinte es poco y cien mucho, mientras Salvatore Carbone propone cuarenta o cincuenta aos. (1 1) Plan de la URSS de 1956 ya citado.
Realizacidn de los depdsitos
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bajo tierra se excavaron slo en parte dejando para ms adelante la conclusin de la obra. El agrandar por extensin es cuestin de contar con un solar que permita hacerlo, aunque sea a veces a costa de la zona ajardinada de seguridad. En el de Udine (Italia) se puede aadir un bloque adyacente. En el General de la Administracin de Alcal de Henares (Espaa) hay terreno para construir duplicando la capacidad de los depsitos actuales. Aadir pisos es cuestin del arquitecto cuando determina la cimentacin. En el de Udine (Italia) y Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) se ha previsto poder levantar un piso ms. En el de Coblenza (Alemania) tienen la posibilidad de instalar 891 metros lineales de archivacin ms en el desvn. El profundizar es tambin cuestin del arquitecto, que debe estudiar su posibilidad. En Basilea (Suiza) hubo necesidad de reforzar los muros laterales hasta la segunda planta para poder tener tres pisos bajo el nivel de la calle. En Espaa se pens dotar al Archivo Histrico Nacional de un depsito subterrneo excavado en el terreno circundante pero despus de tener hecha la maqueta no se llev a efecto. En el del Estado de Roma (Italia) en el edificio de lo que fue la EUR, cuentan con una vasta extensin subterrnea producida al cubrir a ms altura un terreno bajo con el fin de ajardinar a nivel de los edificios. Todava queda un ltimo recurso para agrandar la capacidad de un depsito cuando no existe posibilidad de ninguna de las soluciones expuestas que es construirlo con la solidez necesaria para soportar una archivacin densa. Esta tambin tiene que estar en las prevenciones del arquitecto ya que la resistencia de peso pasar de 1.200 1.300 kilos por metro cuadrado a 1.500. Si se trata de edificio ya construido ser necesario el informe del arquitecto sobre si se puede hacer o no (12). De cualquier modo los pisos no deben ser de menos de 22 centmetros de espesor. RESISTENCIA La resistencia de un depsito de archivo se calcula por metros lineales de archivacin y su equivalencia en toneladas por cada metro cuadrado de superficie. Segn sea la estantera que se ponga, ms ligera, ms slida o de sistema denso, el clculo de peso por metro cuadrado puede variar de 1.200 a 2.000 kilos, incluidos papel y estantera. Como regla general una balda de un metro lineal debe poder soportar sin flexionarse 100 kilogramos, y un metro cbico del depsito puede dar cabida a 8 16 metros lineales de estantera (13). La resistencia suficiente para soportar el peso de estanteras y papeles no debe depender del grueso de los muros ni tampoco de las planchas que forman el suelo sino del armazn de acero del edificio, y del hormign que lo recubre. Las estanteras irn enganchadas, por as decirlo, a estas pilastras
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o bien constituirn en s una trama a partir de cimientos hasta la cubierta, lo que se conoce como estantera autosoportada, con su solado en cada piso. Si nos han dado para instalar el depsito de archivo un edificio ya construido ser preciso vaciarlo,respetando los muros si lo merecen y toda la fachada que sea noble, para proceder a reconstruir por dentro con un doble muro en las condiciones adecuadas. As se hizo, entre otros, en los departamentales de Mons y Orleans (Francia). Si los muros fueran excepcionalmente gruesos y resistentes como ocurre a veces con viejos edificios construidos con sillares de piedra, podran tenderse sobre ellos las vigas metlicas de las que las estanteras iran colgadas para no descargar el peso sobre el suelo de los pisos. En todo caso debe conocer previamente el arquitecto qu tipo de estanteras se van a colocar, si clsicas, densas o de ambos sistemas.
MATERIALES IDONEOS Hace aos cuando se iba a construir un archivo slo se pensaba en su solidez. Pero ms se contaba con la resistencia absoluta que con la relativa. Tngase en cuenta que los minerales resisten ms o menos la presin segn su compacidad y el ambiente en que se encuentren. Hoy es norma aceptada que deben estar tambin pensados para defender la documentacin de cuatro agentes destructores que la amenazan: el fuego, el agua, los rayos solares y las especies del reino animal y vegetal que atacan el papel (microorganismos fitfagos, insectos, roedores, hongos). Adems tenemos que defenderlo de otros peligros de la civilizacin(gases contaminantes, vibraciones producidas por el trfico rodado, ruido, bombardeo). Con frecuencia el tipo de material que sirve para una cosa tambin sirve para alguna de las otras. Para la defensa del fuego son de capital importancia los materiales empleados en su estructura. Para el cuerpo del edificio el material ms idneo es el hormign armado que, adems de su solidez, ni entra en combustin ni se disgrega. Algunos consideran que debe ser enteramente de este material (Espaa, Estados Unidos), otros que es suficiente con slo un revestimiento (Yugoslavia, Baviera). Sin embargo debemos recordar que si la capa de cemento es ligera puede ser perforada por una bomba en varios de sus planos (14). El hormign armado tiene el defecto de que es mal aislante trmico y no proteje bien de la humedad y adems es feo a la vista por lo que al exterior suelen ir recubiertos los. edificios por una capa de piedra, como
(12) En el Archivo Histrico Nacional de Madrid fue necesario reforzar la cimentacih para poder poner archivacin densa en un semistano. (13) Duchein, Michel. <<Les batiments darchives.... , edic. 1985, pg. 47. Advierte que un metro cbico representara ms o menos metraje lineal segn las caractersticas de los documentos. Basa sus clculos en pisos de techos de 2,lO a 2,20 metros de altura. Aporta un gran nmero de cifras posibles en cuanto a peso y capacidad. (14) Se pudo comprobar en la guerra pasada.
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los Archivos Nacionales de Pars, o de ladrillo, como el Archivo General de la Administracin de Alcal de Henares (Espaa), o el municipal de Delf (Holanda), o el de Stuttgart (Alemania). A veces se recubre tambin de gres laminado como el Archivo del Estado de la Repblica Federal Alemana. El hormign se utiliza tambin para proteccin contra bombas de los depsitos subterrneos en su parte a nivel del suelo, como se hizo en los de Viborg y Copenhague (Dinamarca). El hierro es material que se debe desterrar de la estructura de los archivos. No debe utilizarse en el armazn metlico, como antes era corriente (Archivo de Marburgo, Alemania), ya que las vigas de hierro se recalientan y acaban fundindose y doblndose produciendo el derrumbamiento de todos los planos. Hoy se ha sustituido por acero. Tampoco deben hacerse en los depsitos escaleras ni entarimados de hierro, como era usual en las construcciones del siglo pasado, y comienzos de ste, porque al ser buenos conductores del calor ayudan a un rpido recalentamiento y propagacin del fuego. Tambin se recomiendan pavimentos continuos incombustibles (15). Son resistentes al fuego las losetas de vidrio armado u hormign de vidrio que ni arden ni estallan fcilmente, por lo que son particularmente tiles para cerrar huecos de los depsitos al exterior. La fibra de vidrio no se quema ni es buena conductora del calor a la vez de no ser atacable por los parsitos por ser inalterable su constitucin fsica. Se utiliza en revestimiento de techos, paredes y calderas o conducciones que puedan recalentarse. Todas las conducciones de combustin (calefacciones u otras) deben ir protegidas por muros refractarios, no susceptibles de recalentamiento.
Por supuesto que la madera debe ser totalmente desterrada tanto en la construccin de edificios como en los elementos de su instalacin. Aparte del peligro de las termitas su fcil combustin la convierte en uno de los ms peligrosos materiales y por tanto es totalmente recusable su utilizacin particularmente en los depsitos del archivo (16). Deben ser incombustibles no slo las estanteras sino todos los muebles accesorios y carritos que van a utilizarse en los depsitos. Por todo esto es difcil conseguir la adecuacin de edificios viejos a estas exigencias aunque puede hacerse algo. Cuando menos pueden construirse cmaras especiales para meter lo ms valioso a prueba de fuego y bombas. En el Archivo de la Corona de Aragn, en Barcelona (Espaa), se ha hecho dentro del edificio una carcasa de hormign armado, ciega, con slo puntos de luz por placas de vidrio, conteniendo siete plantas. Entre los pioneros de la construccin de archivos con material incombustible parece que se encuentra el del Ministerio de Justicia de la URSS, edificado en 1886. Otro recurso a emplear en los viejos edificios es
(15) Repolls. <<Previsin y lucha contra el fuego en archivos, bibliotecas y museos. (Bol. de la Direccin General de Archivos, ao XIX, nms. 114-115, pg. 13). (16) Recientemente se estn realizando pruebas en el Instituto de la Madera (Ministerio.de Industria y Energa) en que se promociona el uso de sta como material resistente al fuego por contener un cierto grado de agua y no alabearse por el calor. No obstante no debemos admitirlo en cuanto al uso en archivos, aunque s sea preferible a las materias plsticas.
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recubrir las paredes, suelos y techos de materia ignfuga aunque en entarimados no suele valer mucho. Igualmente se debe proceder a tratar con algn producto ignfugo las estanteras de madera noble que se conserven en la zona noble como elementos decorativos o cualquier otro mueble o decoracin de madera. Un buen producto de estos evita durante media hora cualquier ignicin de la madera tratada o cuando menos que se formen llamas y queden brasas. Para vigas se utiliza una solucin de 250 gramos por metro cuadrado, mnimo, y se aplica por pulverizaciones en dos o tres capas. Para puertas y ventanas existe barniz que se da como cualquier otro. Los edificios antiguos, por ser la madera seca ms combustible, precisan un porcentaje mayor de materias ignfugas que los modernos. En la URSS estn prohibidos los barnices de aceite. En cuanto a evitar la humedad ya hemos visto que es fundamental el sistema de construccin. No obstante contamos adems con recursos adicionales, como la naturaleza ms o menos porosa de los materiales utilizados. Debemos saber que los ladrillos que se utilizan para cubrir los paramentos de hormign recogen mucha agua, cuyo efecto nocivo se aumenta si forman algn relieve. En cambio las lminas de gres, utilizadas para el mismo fin de mejorar el aspecto exterior de los muros, son resistentes a la humedad y al calor. El aislamiento por cmara de aire se consigue utilizando hormign celular cuyas pequeas celdillas actan como aislante, utilizando hormign traslcido formado por gruesas losetas de cristal cncavas que soldadas una contra otra por la parte de la concavidad proporcionan el mismo resultado, a la vez que constituyen un buen aislante acstico y filtro de luz solar. Otro de los recursos es mezclar a los materiales sustancias hidrfugas (17), de las que parece proporciona buenos resultados la wermiculina>> utilizada en el archivo de Iskre (Francia), la que puede tambin formar una capa intermedia entre dos tabiques. El amianto es til en la fabricacin de mortero con cal, yeso, cemento y agua. Debemos saber que la argamasa de cal con lodo es bastante absorbente, que lo es menos si se mezcla con arena y que disminuye su cualidad hasta diez veces menos si se mezcla con cemento. Un buen material hidrfugo puede reducir la humedad de un semistano de 60 a 70 veces. En cuanto a las pastas cubrientes pueden ser hechas a base de asfalto o polivinilo. A este respecto anotaremos que las cubiertas deben estar muy bien impermeabilizadas. No obstante en climas lluviosos las tejas dan excelente resultado y en algunos pases que adems son fros van muy bien las losetas de pizarra, que pueden cubrir adems de los tejados la parte exterior de los muros expuestos a vientos hmedos. Los Archivos Nacionales de Pars llevan este tipo de cubierta en uno de los depsitos nuevos. No son en cambio recomendables para cubrir los edificios los terrazos o los vitrocementos, pero lo que nunca haremos es utilizar a este fin planchas de hierro o cinc, como se hizo en algunos sitios
(17) Tal por ejemplo el hormign con revestimientohidrfugo, de que trata Carmen Crespo en su obra citada, pg. 9.
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en pocas pasadas, aunque s pueden utilizarse hojas de aluminio (18). El problema de los rayos nocivos que la luz solar nos plantea nos presenta el dilema de neutralizarlos o tener que recurrir a una instalacin elctrica. Es sabido que los cristales normales slo absorben un 30 por 100 de estos rayos nocivos, que atacan tanto al papel como al pergamino y tambin al cuero y al cartn, borrando adems las tintas. Barrov hizo una prueba sobre documentos convencionales de donde se pudo comprobar que un da de alta temperatura equivala a diez aos de envejecimiento. Sin embargo puede haber variantes en cuanto a las colas y las tintas utilizadas en el papel. Se hicieron estudios sobre este problema en los Archivos del Reino de Suecia, Archivos Nacionales de Washington e Instituto de Patologa del Libro, en Roma, que dieron por resultado descubrir que los rayos nocivos eran los violeta y ultravioleta (19). Es por esto que hoy se recomienda que los documentos que se consideren de importancia perdurable se redacten en papel de buena calidad (20). Adems sabemos que la luz solar es buena conductora del polvo. En cuanto a la instalacin elctrica, cuando los sistemas conocidos no eran muy seguros, se recomendaba no ponerla en los depsitos valindose de ventanas suficientes para una iluminacin natural durante la mayor parte de las horas del da (21). Para corregir estos efectos, sin quitar mucho la luminosidad, se recurri en principio al sistema de poner una capa de fibra de vidrio entre dos cristales normales, sistema conocido con el nombre de Termolux,con el que se consigue difuminar la luz en un 95 por 100,adems de servir de aislante trmico. A veces se ha utilizado para neutralizar la existencia de grandes ventanales. Es incombustible, no es atacable por parsitos, ni se altera en su constitucin. Otro de los sistemas ensayados despus fue mezclar determinadas sustancias a la pasta de vidrio, tales como cerio, xido de cerio, vanodio, xido de hierro o sulfuro de cadmium, con lo que los cristales toman coloraciones diferentes: azul, lila, verde. Estos s son verdaderamente filtrantes o inactnicos, absorbiendo, en ms o menos grado, los rayos nocivos (22). El mismo resultado conseguiremos aplicando sobre los cristales
(18) Duchein, Michel. Les batiments #Archives Departamentals en France. (Archivum, 1956, pg. 121). (19) Duchein, obra citada, pg. 62. (20) Esta precaucin est ya en prctica en Estados Unidos, dado que el papel que suele utilizarse ahora es de calidad muy inferior al que se usaba hace algunos aos. De hecho resisten mejor los papeles de los siglos XVI a XIX, no as las tintas, que a veces eran corrosivas calando totalmente el papel. (21) Buen ejemplo de este criterio es la estructura de nuestro Archivo Histrico Nacional, a la que se han aplicado diversos remedios. (22) En el archivo de Schoppach (Blgica) se pusieron en la fachada Sur vidrios cuya materia estaba mezclada con sulfuro de cadmium, que da un color naranja, mientras que en la fachada Norte se utiliz un tipo de cristal difusor termoaislante con fibra de vidrio intermedio (Actas de la journ statutaria du 29 mars 1973. La construction et lamenagement des biblioteques et depots &archives. Actes publi sur la direction de G. Braive et D. Hanappe, Bruxelles, 1973, Pg. 9).
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de ventanas y claraboyas hojas de plstico de metacrilato. En Estados Unidos se ha empleado el filtro amarillo de Kodak. Si no se dispone de dinero suficiente para su costo puede adoptarse un medio ms econmico consistente en adherir a los cristales normales planchas de celulosa o, mejor an, darles un barniz de cloruro de polivinilo, que es incoloro y fcil de aplicar. Estas soluciones slo son recomendables como ltimo recurso. Sin embargo ninguna de estas modalidades ha tenido mucha aceptacin porque persiste el riesgo de su fcil rotura, sobre todo en caso de fuego, por lo que se ha pasado a utilizar el vidrio armado u hormign de vidrio. Las gruesas losetas unidas con hierro y cemento, o con una retcula interna metlica, no son absorbentes pero disgregan los rayos solares al atravesar por ellas la luz impidiendo su directa incidencia en el interior del edificio, con la ventaja, sobre los sistemas anteriores, de que no estallan por el fuego. En el plan que se hizo hace aos para archivos de la URSS se prescribi el doble cristal, propio de los pases fros, pero poniendo losetas de vidrio al exterior y vidrio corriente por dentro. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas de vidrio de cinco centmetros de grueso (23). Para evitar la refraccin daina se recomienda a los pases clidos que las paredes de los depsitos no sean blancas, sino pintadas en color crudo o verde (24). En cuanto a la proteccin acstica la tendencia actual de aprovechamiento del volumen construido ha desterrado los gruesos muros de antao y, como consecuencia, su permeabilidad a los ruidos ha aumentado, agravando esta situacin el incremento de los ruidos que la mecanizacin lleva consigo. El grado de aislamiento acstico depende del nivel sonoro de la zona en que se encuentre el local. La defensa se consigue en parte por el cerramiento de los muros, cuando viene del exterior, pero tambin por lminas absorbentes colocadas en suelos, techos y paredes. Estas materias aislantes pueden ser: porosas, que dificultan la propagacin de la onda sonora en la misma masa del material que por no ser elstica no permite vibraciones, o de membrana, que debilitan la onda al perder sta su energa al hacer vibrar la membrana. Puede ser tablero duro perforado. En cuanto al corcho aglomerado es de bastante uso pero tiene un coeficiente bajo de aislamiento. Tambin se emplea la fibra de vidrio y otras sustancias minerales. Hoy el comercio ofrece placas de aislamiento ya preparadas que dan muy buen resultado (25). Problemas de menor importancia nos plantean las vibraciones producidas por el trfico rodado de la calle, sobre todo en plantas de stano y semistano, lo que puede amortiguarse revistindolos de materiales adecuados. En los Archivos del Estado de Georgia (Estados Unidos) se han dotado de proteccin los que hay debajo de tierra y los del nivel del suelo. En Stuttgart (Alemania) se han climatizado y defendido del ruido los tres
(23) En la URSS se pusieron algunos entre los aos 1954 y 1956, pudiendo observar que, a pesar de quebrar los rayos solares, algunos papeles amarillearon un poco. (24) Kraemer, obra citada, pg. 829. (25) El recurso ms antiguo era recubrir los pasillos de los depsitos de linleum para amortiguar los ruidos de paso.
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niveles por debajo del suelo y se han insonorizado hasta dos niveles sobre la superficie. La insonorizacin se logra utilizando los mismos materiales que se indicaron para los archivos de uso inmediato. En cuanto al polvo, que genera con frecuencia la aparicin de agentes biticos, no es mucho lo que se puede hacer, aunque s sabemos que el hormign, material usado en su mayora en estas construcciones, puede mezclarse con sustancias antipolvo (26). En primer lugar debemos rechazar el cemento visto porque desprende muchas partculas de polvo siendo campo abonado para anidar los insectos, a no ser que usemos el llamado cemento flojo. Para pavimentos de cemento se viene recomendando cubrirlo de linleum y as est en muchos archivos, pero se desgasta bastante con el roce de las ruedas de los carritos porta-documentos. Hay otros materiales continuos para cubrir suelos a base de caucho o plsticos, de ms resistencia pero ms caros. Tambin pueden utilizarse pastas cubrientes o simple barniz de polivinilo aplicado con un pincel pero cada uno de estos sistemas que son ms econmicos son a la vez en la misma proporcin menos efectivos y duraderos. Deben evitarse los suelos de losetas porque las junturas siempre se marcan y en ellas se deposita el polvo. Por supuesto las moquetas o cualquier otro tipo de cobertura semejante estarn totalmente proscritas, as como los pavimentos de corcho. En cuanto a los planos de hormign existe la posibilidad de mezclar a la masa sustancias bactericidas y fungicidas. En cuanto a la pintura de las paredes debe ser de tipo oleaginoso, que no retiene el polvo, o de plstico, que son lavables. Por compensacin puede que sean ms propicias al fuego. Si se utiliza algo de madera o ya la tiene el edificio, por ser aprovechado de viejo, deben tratarse las vigas y dems elementos con alguna solucin antitermita, adems de la ya mencionada ignfuga. La madera es el peor material que puede emplearse en el edificio de un archivo.
(26) Crespo, Carmen, trabajo citado, pg. 9.
Medidas complementarias de seguridad

Aunque parezca raro, en tiempos antiguos se buscaron en la magia remedios para preservar el papel. Signos cabalsticos serviran para proteger los libros pero no se han encontrado testimonios de que se aplicaran tambin a los documentos. Lo corriente para stos fue utilizar envases impregnados en sustancias varias (1). Luego se pas a utilizar tratamientos qumicos y gases que, a largo plazo, estropeaban el papel. La tcnica de la conservacin del papel se ha ido perfeccionando desde 1934, como consecuencia de conocer mejor la naturaleza de la materia base, as como por la aplicacin de medidas precautorias.
DEFENSA DEL FUEGO Uno de los montajes que hay que cuidar ms es la instalacin elctrica, que debe tenerse en cuenta cuando se est construyendo el edificio. Su imprevisin ha sido una de las principales causas de incendio en depsitos documentales. En aos no muy lejanos empez a utilizarse la proteccin del cable con tubo de plomo, o sistema Bassermann. En 1956 en el plan de archivos de la URSS se contaba con la conduccin elctrica por dentro de tubos de acero (2). Otro de los recursos que se han utilizado es recubrir el cable con plstico que, al producirse el fuego, queda fundido, vitrificado, con el cable, lo que le impide seguir ardiendo. En la actualidad podemos asegurar que la instalacin elctrica se ha
(1) Kraemer, obra citada, vol. I, pgs. 573-580, dice que los rabes los envolvan en las mantas de sus caballos. Pensamos que sera por el olor. (2) Voronin, I. <<La construction des batiments darchivesen URSS (Archivum, VII, 1957, pg. 8).
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logrado con toda seguridad. Los cables, adems de ir recubiertos por una triple proteccin de tubos, corren por dentro de cavidades de conduccin previstas al construir los muros, las que pueden servir a la vez para los cables de la telefona, o cualquiera otros, dentro del edificio. Cuando se trata de un viejo edificio, ya construido, en el que las rozas para empotrar la instalacin daen su esttica, puede utilizarse un tipo de cable incombustible e incomburente que se emplea para las industrias en que se manejan materias fcilmente inflamables o combustibles. Citemos como ejemplo de instalacin de este tipo la realizada en las salas nobles del Archivo General de Indias, en Sevilla (Espaa). Es algo caro pero, por ahora, la nica solucin viable. Con todo es conveniente que la corriente pueda cortarse separadamente por mdulos de depsitos y por pisos con total independencia. Tambin es medida oportuna que, incrustados en la pared o bien aislados, haya cada cinco metros tomas de corriente para uso de humidificador, aspirador o cualquier otro aparato necesario, as como que, cada cierto espacio, se instalen interruptores automticos que salten al producirse un cortocircuito (3). En cuanto a la intensidad lumnica debe procurarse que sea solamente la necesaria para verificar cmodamente el servicio en cada sector, instalando pantallas filtrodifusoras donde sea conveniente (4), ya que la luz artifical intensa puede ser tambin daina. Existe la duda de si emiten ms rayos ultravioleta las lmparas incandescentes o los tubos de nen. A ttulo indicativo diremos que en los depsitos pueden ser suficientes 60 vatios cada dos metros, entre las estanteras, mientras que en los pasillos de circulacin se recomiendan 75 vatios por cada cuatro metros. Las luces de plafn son las ms adecuadas. A veces van colocadas en la plancha lateral de cada estantera, encima mismo de los indicadores de nmero de estanteras y unidades que comprende. Otro de los elementos que hay que cuidar para evitar incendios es el de las posibles calderas de calefaccin, bien sean para la totalidad del edificio o para insuflar aire caliente en los depsitos con el fin de evaporar la humedad ambiental. Su instalacin estar siempre totalmente aislada y protegida de modo que ni por fuga, ni por recalentamiento, puede producir ningn dao en los depsitos. Lo mismo debe decirse de cualquier mquina o motor con que se trabaje en el archivo, tales como los de los elevadores o montacargas, o cualquier otro cuyo funcionamiento requiera alta potencia elctrica, o gasolina, gas, fuel o cualquiera de sus compuestos susceptibles de arder o explotar.
(3) Snchez Belda, Luis, lo recomienda en varios de sus trabajos. Se trat de ellos en la segunda jornada estatutaria de 29 de marzo de 1973. <<La construction et Iamenagement des bibliotheques et depost darchives.. Actes publis sous la direction de G . Braive et D. Hanappe, 1973. Association des Archivistes et Bibliothecaries de Blgique. (4) Crespo, Carmen, obra citada, pg. 9.
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Tampoco debemos olvidar los locales de trabajo que utilizan sustancias peligrosas, o de fcil combustin, usuales en los laboratorios de restauracin o en las cmaras de desinfeccin y desinsectacin, aparte de las medidas lgicas precautorias de guardar las distancias debidas con respecto a los depsitos. Finalmente no olvidaremos tomar las medidas necesarias para evitar las consecuencias funestas producidas por los rayos. Si se trata de edificios nuevos debern estar hechos de hormign armado, que no es combustible, pero si son edificios viejos o adaptados ser preciso impregnar las vigas de la cubierta con sustancias ignfugas, as como evitar las vigas de hierro, que se retuercen por el calor, produciendo derrumbamientos (5). En todo caso, tanto a la entrada de las plantas como en los accesos a los depsitos y de un mdulo a otro debe haber puertas cortafuegos, accionadas a mano automticamente desde fuera, tanto si los depsitos se han construido sobre el nivel del suelo como si lo estn bajo tierra. Estas puertas empezaron a hacerse de hierro. Con dos capas de hierro y una intermedia de amianto se hicieron las del depsito del archivo de Udine (Italia) acabado en 1955. Con puertas de hierro se equiparon los depsitos de los archivos de Viborg y el de Copenhague, para Zelanda (Dinamarca), en 1966. Sin embargo, sabiendo que el hierro visto es relativamente fusible a las altas temperaturas, parece ms recomendable usar el acero con un aislante trmico refractario entre dos planchas, para evitar que se deformen. En Turin el metal se dilat por efecto del calor y no pudieron abrirse las puertas para combatir el fuego dentro del depsito, por lo que hay que cuidar mucho la eleccin del metal y modo de hacerlas. En cuanto al sistema de funcionamiento las opiniones estn divididas entre los que las prefieren de cierre manual y los que estiman ms conveniente el cierre automtico que permite actuar con ms rapidez. Sin embargo esto implica el riesgo de que alguien quede atrapado, en evitacin de lo cual deben siempre poder abrirse desde dentro. En el archivo departamental francs de Lille se instalaron unas deslizables sobre un carril inclinado, sujetas por un hilo fino de cobre que se funde al calor, soltando la puerta que se desliza sola, cuyo sistema se ha utilizado en otros archivos franceses. Sin embargo nos parece peligroso que no se pueda abrir desde dentro fcilmente. En evitacin de que alguien quede atrapado por el sistema de cierres, sea uno u otro su funcionamiento, o sencillamente por encontrarse en el depsito alejado de la puerta de acceso normal, es muy conveniente que haya una salida de emergencia al menos por cada planta, con puertas que si bien queden totalmente cerradas al exterior, se puedan abrir desde dentro y den a una escalera de socorro, que debe construirse por la parte exterior del cuerpo del edificio (6), bien vaya a dar a un patio, a una zona ajardinada que debe
(5) Kraemer, obra citada, pg. 814.
(6) Prescripcin que recoge Carmen Crespo en su ponencia citada del VI11 Congreso Internacional de Archivos de 1958, pg. 9.
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rodear el edificio, o incluso, en ltimo trmino, al propio vestbulo. En los Archivos Centrales del Estado, en Mosc, dan a un patio (7). En el Estado de Coblenza, al vestbulo; en los franceses de Aurillac y Lille van completamente al exterior, contando este ltimo con tres escaleras, una por cada mdulo de los depsitos. Tambin en razn de poder evacuar rpidamente los depsitos en caso de alarma se ha pensado en construir en el exterior unas rampas o toboganes por donde puedan deslizarse los legajos (figura 73) o cajas hasta un posible transporte mucho ms rpidamente que si se efecta el desalojo y carga a base de elevadores, cuyo funcionamiento puede estar bloqueado a causa de la propia emergencia. Tanto stos como las escaleras de uso normal deben estar aislados por muros cortafuegos de los depsitos constituyendo una zona neutra. Es buena medida poder cortar automticamente los conductos de aire, calefaccin u otros que puedan servir para avivar el fuego. Los puntos de alto riesgo, tales como depsitos de combustible o laboratorios, deben estar protegidos muy especialmente. En el mencionado Archivo General de la Administracin, en Alcal, los depsitos de fuel-oil estn bajo tierra, en la zona ajardinada. Parte fundamental de estas medidas complementarias es el tendido de un sistema de deteccin de incendios, que debe prevenirse a la vez de las conducciones generales de electricidad de edificio, razn por la cual lo incluimos entre los problemas de construccin, aunque si no se ha previsto puede tambin instalarse con posterioridad. Los sistemas de deteccin, como ya hemos visto para archivos de uso inmediato, son varios, por lo que debemos elegir el que sea ms apto para nuestro fin. Para acertar en la instalacin de sistemas y aparatos de alarma lo primero que debemos de tener en cuenta es el tipo de material que almacenamos. Sabemos que el papel arde fcilmente pero esta facilidad se ve bastante dificultada si est metido, relativamente apretado, en cajas o legajos. Una hoja de papel contra otra no cuenta con el oxgeno necesario para arder y todos recordamos que al intentar quemar papeles alguna vez hemos tenido que urgar repetidamente entre ellos para separarlos porque la llama se agotaba, produciendo en cambio mucho humo. Debemos conocer tambin los determinantes y cualidades de los diferentes sistemas que, por el momento, existen, que son los siguientes: a) Los que funcionan por efecto de las llamas, denominados de infrarrojos. Son propios para incendios al exterior, donde no se pueden controlar el ambiente o la temperatura. b) Los que detectan la presencia de gases o humos producidos por una combustin lenta. Estn basados en la ionizacin del aire por las molculas constitutivas del gas de combustin, que actan sobre pequeas celdillas
(7) Voronin, obra citada, pg. 7 (Archivum, 1957).
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Figura 73.-Plano
en que se pueden apreciar las escaleras de socorro
y los toboganes para evacuar documentos, ambos al exterior.
ionizadas con sales de radio o selenio. Las tomas de muestras de aire debern estar convenientemente distribuidas, teniendo en cuenta la posible existencia de entrantes que produzcan estancamientos. No debe escatimarse su nmero por motivos de ahorro, lo que a veces hacen las propias casas instaladoras para no perder la venta, porque reduce su eficacia en una proporcin apreciable. Detectada la combustin suena una sirena a la vez que se enciende en el cuadro indicador el piloto correspondiente a la zona o lugar donde se ha producido. Son muchos los archivos que han elegido este sistema por ser el ms apropiado, adems de obligar al cumplimiento de la prohibicin de fumar en los depsitos ya que el simple humo del cigarrillo es detectado rpidamente. Tienen instalaciones de este tipo, entre otros, en los Archivos del Estado de Brescia (Italia), el de Bramberg en Baviera y el del Estado de Coblenza (Alemania), en el depsito nuevo totalmente cerrado de los Archivos Nacionales de Pars (Francia), en los Archivos Centrales del Estado de Varsovia (Polonia) y en los Corona de Aragn, Histrico Nacional y General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa). c) Los trmicos, que reaccionan a la temperatura, de los que hay cinco variedades: termostticos, que acusan la temperatura ambiente; termovelo-
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cmetros, que responden a una elevacin brusca; termodiferenciales, que indican la diferente temperatura de tomas de aire ubicadas en diferentes sitios del depsito; aerotrmicos, que acusan la elevacin de la presin del aire o gas patrn, y finalmente, termoelctricos, que se basan en la conductibilidad de los metales en funcin de elevaciones bruscas de temperatura (8). Por la razn antedicha de la forma de arder el papel apretado no son vlidos para los depsitos. Adems, si no se han ajustado bien a su tiempo, en pocas de calor pueden dar una falsa alarma por simple recalentamiento del ambiente. d) Los de ultrasonido, que se fundamentan en el leve ruido caracterstico que produce un comienzo de combustin. Pero es preciso que exista llama para que se produzca la crepidacin. Tienen que estar montados en condiciones muy especiales y su utilizacin es muy limitada pues existe el riesgo de que puedan desencadenar falsas alarmas por detectar otras vibraciones diferentes. Por estas dos cualidades que hemos anotado no nos parecen convenientes en un depsito de archivo. e) Todava podemos sealar la existencia de otros que detectan productos de combustin, que son invisibles para el ojo humano, que se desprenden de todo fuego o materia combustible recalentada, y que no dependen ni del humo, ni del calor, ni de las llamas. Es por eso que avisan el fuego mucho antes que los otros sistemas de alarma (9). No quedara completa la exposicin si no hiciramos referencia a los extintores, aunque stos no puedan ser considerados ya como integrantes de la construccin sino elementos de instalacin. Entre otras razones, porque el agua no es lo ms apropiado para combatir un conato de incendio en un depsito de papeles valiosos. Segn los tcnicos los tres primeros minutos son fundamentales para atajar un fuego, siendo mucho ms difcil conseguirlo transcurrido este plazo de tiempo. Es pues preciso que conozcamos el uso de instalaciones y mane.jo de aparatos extintores y que stos sean apropiados, en vez de llamar a los bomberos y esperar a que vengan, a no ser que el fuego haya sido descubierto tan tarde que no podamos atajarlo por nuestros propios medios. Esto no obsta para que tengamos previstas bocas de tomas de agua al exterior, ya que el fuego puede producirse en las dependencias o en el exterior, o dispositivos con manguera en la caja de escaleras de cada piso, en cuya zona neutra puede utilizarse el agua abundantemente (10). La
(8) Repolls Sanz, Mariano. <<Previsin y lucha contra el fuego en Archivos, Bibliotecas y Museos. (Bol. Direccin General de Archivos, Ao XIX, nms. 114-1 15, julio-octubre 1970, pgs. 13 y siguientes. (9) En la VI11 <<Table Ronde de 1963 se dio a conocer ya la marca d'yr-A-Larme.. (10) En el plan de construccin de archivos de la URSS, expuesto por Voronin, se recomiendan estas tomas inmediatas a las escaleras. En nuestro Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares, estn situadas en los vestbulos de cada planta inmediata, por tanto, a la escalera principal, depsitos y despachos de trabajo.
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distancia considerada ptima entre las bocas de tomas de agua del exterior oscila entre los 100 y 150 metros. Los archivistas de la URSS recomiendan la apertura de pozos artesianos que complementen el caudal urbano en caso de necesidad. La frmula antigua, que todava conservan en muchos sitios, consiste en tener una dotacin de bomberos para uso particular del archivo o tener una alarma conectada con el servicio de bomberos ms prximo que automticamente da el aviso. No somos partidarios de tal sistema porque normalmente lo que no ha destruido el fuego lo destruye el agua de las mangueras. No obstante la intervencin de los bomberos en caso de necesidad debe tenerse en cuenta (1 1). En el plan de archivos de la URSS de 1957 haban previsto un sistema consistente en un tendido de tuberas conductoras de agua colocadas a lo largo de los depsitos. Espaciadamente tenan unos orificios obturados por pequeos tapones, que se fundan al elevarse la temperatura produciendo automticamente un rociado de agua. Este sistema, denominado Dentchermo-Splis-Kernaia>>, tambin puede ser utilizado para expeler gas anti-fuego, que puede ser Halon. Por estas fechas se adopt un sistema anlogo en los Federal Records Center de Estados Unidos por puntos de salida en el techo. Requiere revisin cada seis meses si se quiere tener seguridad de su buen funcionamiento, pero encontramos que tiene dos graves inconvenientes: que la salida automtica de chorros de agua mojar lo que se est quemando y lo que no se est quemando, o en el peor de los casos slo esto, y que si se utiliza para expeler gases es preciso cerrar rpidamente las puertas del depsito para que no salgan fuera, con lo que se impide utilizar cualquier otro medio manual de atajar el fuego. De los Archivos Provinciales de Blgica sabemos que en 1977 tenan extintores automticos en Gante (12). Por las razones apuntadas nos parece mucho ms til contar con una buena dotacin de extintores manuales, cuyo sistema de operar debemos conocer para elegir los que sean ms aptos a nuestro fin. Consideraremos primero los hdricos, que pueden ser de chorro o por pulverizacin. La primera forma tenemos que descartarla por las razones ya dichas, no as los de pulverizacin, que son muy eficaces para apagar totalmente las brasas de los papeles, cuyas llamas hemos apagado por otro sistema.
Los de espuma qumica estn basados en la mezcla de dos disoluciones contenidas en diferentes compartimentos, las que se juntan al invertir el
(1 1) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pg. 6, expone el estado de este problema en 1976 y defiende el uso del agua como opcin irremediable en la mayor parte de los casos. No hay que olvidarse, en fin de cuentas, de que despus de usar otros sistemas de extincin es preciso acabar con las brasas por medio de extintores hdricos. (12) Petit, Roger. Les Archives de la Administration Provinciales de Belgique..Bruxelles, 1977.
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aparato. Su contenido suele ser cido sulfrico y solucin acuosa de bicarbonato, o solucin de sales carbnicas. No perjudican demasiado a los papeles pero tienen tres inconvenientes: que se vacan de una sola vez, sin posibilidad de detener el proceso, por lo que si el aturdimiento hace que no se dirijan correctamente, se pierde su contenido sin haber remediado nada; que hay que recambiar la carga con cierta frecuencia porque con el tiempo pierden sus cualidades; que no pueden utilizarse cuando el fuego es de tipo elctrico porque son electroconductores.
Los de espumafsica estn cargados de gases inertes (COZo nitrgeno). Actan por proyeccin, valen para papeles pero tampoco pueden usarse en fuegos elctricos. Con este tipo de gas se hizo el experimento de expulsin automtica en la URSS.
Los de nieve carbnica (bixido de carbono) actan bajo presin en forma gaseosa. La nieve carbnica se volatiliza sin dejar residuo y rebaja la temperatura, pero no son tiles para fuegos que arden con brasa tales como los producidos por maderas, tejidos o papel. En cambio s son muy tiles para fuegos elctricos. En el proyecto de archivos-tipo de la URSS de 1956 se pens utilizarlos pero hoy ya estn desechados en casi todos los depsitos. Los de polvo seco tienen un amplio espectro de uso: materias grasas, metales, plsticos y papeles. Para papeles los hay especiales, que consiguen la casi total extincin de la brasa, aunque lo corriente es que sta haya que rematarla con agua pulverizada. En cuanto a los de hidrocarburos halgenos no valen para locales cerrados por ser muy txicos. Van bien en cambio para vehculos. De esta exposicin podemos deducir que los que necesitamos para un depsito de archivo son los de polvo seco especiales, o polvo polivalente, teniendo a mano alguno de agua pulverizada para terminar de apagar las brasas.
En cuanto a su proporcin, el plan de archivos de la URSS de 1956 aconseja un extintor por cada 50 metros cuadrados. Conocidas las cualidades de cada tipo de extintor podemos resumir la conveniencia de su aplicacin en la siguiente forma: - Polvo seco especial y agua pulverizada, para los depsitos documentales.
- Polvo seco, y agua pulverizada, para despachos de trabajo y salas del

pblico. - Polvo seco, para calderas. - Nieve carbnica, para laboratorio fotogrfico, mquinas electrnicas, cuadros elctricos, talleres de restauracin y encuadernacin, acondicionado de aire y maquinaria de los elevadores o montacargas (13).
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Con independencia de esto es conveniente que todo el personal sepa el manejo de los extintores, as como que el edificio est sealizado con indicadores de salidas de emergencia. Respecto a los documentos pudiera ser til que los ms valiosos estn situados cerca de las salidas para ser puestos a salvo prioritariamente, as como sealizados con etiquetas fluorescentes. Sin embargo esto ltimo tiene el inconveniente de que puede servir de pista a posibles ladrones (14).
CLIMATIZACION Ya se expusieron las precauciones que hay que tomar en cuanto a la realizacin del depsito relativas a la orientacin del mismo y materiales utilizados en su construccin. Pero sobre ello tenemos que pensar en medidas complementarias. La climatizacin de los depsitos es absolutamente necesaria, siendo uno de los mayores peligros el cambio alternativo de fro y calor, que contrae y dilata los documentos produciendo su rotura, sobre todo si el cambio es brusco (15). Si son locales de sistema abierto, con ventanas, porque estn expuestos a las rigurosas variaciones del medio ambiente exterior, y si son cerrados porque, aunque se reduce a la mitad la alternancia de temperaturas, porque es preferible evitar que se concentre humedad o se produzca recalentamiento. Algunos, como Campbell, sostienen que slo es necesario tomar estas precauciones para los archivos definitivos, pudiendo ahorrarlo en los intermedios (16), pero esto no es admisible en sentido absoluto ya que, en condiciones adversas, pueden echarse a perder los documentos rpidamente puesto que influye mucho la climatologa dominante en el lugar en que estn emplazados. Por otra parte el rgimen de duracin de permanencia de los documentos en archivos intermedios vara mucho de unos lugares a otros. No debemos olvidar que la materia base de los documentos convencionales es de origen orgnico y necesita unas condiciones de conservacin que pocas veces se han tenido en cuenta. Los estudios realizados sobre estas condiciones ofrecen opiniones diferentes. Entre los tericos Croset estima que la temperatura de un depsito
(13) Repolls, trabajo citado, pg. 16. (14) Duchein, obra citada, pg. 109. (15) Segn estudios hechos por M. M. Plenderleith y Philoppot. 4Xmatologie et conservation dans les Muses.. Centre International detudes pour la conservation et restauration dels biens cultureles. Travaux et publications, 111, Roma, 1960, pgs. 217-224. (16) .Buildings and equipement for Federal Records Centers in the United States (Archivum, VII, 1957, pg. 21).
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debe estar situada entre los 100 y los 1 2 (17), mientras que para Minogue puede situarse entre los 18" y los 24". El porcentaje de humedad es factor decisivo, oscilando las estimaciones entre el 30 y el 65 por 100, a partir de cuya ltima cifra se considera que existe peligro, que llega a ser grave si alcanza al 75 por 100, en que, con toda seguridad, se producirn hongos. Sin embargo, segn Kraemer, estas cifras tampoco son absolutas sino relativas, ya que actan conjuntamente y no por separado, sino que juegan entre s reforzando o atenuando la peligrosidad, que se considerar extrema cuando coincidan el exceso de humedad y el exceso de temperatura. La proporcin adecuada para los tcnicos de la URSS ofrece algunas variantes. Mientras en el informe de la Table Ronden celebrada en Londres en 1956 se daban las cifras de 1 7 de temperatura por un 60 por 100 de humedad, Voronin, en su trabajo sobre la construccin de archivos, publicado el mismo ao, rebaja las cantidades a 14"-16Opor un 50-56 por 100 de humedad. Por su parte Belov, en su intervencin en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia, si bien mantiene la estimacin de 1 4 de temperatura, aumenta la tolerancia de humedad hasta un 65 por 100. Baath, de Estocolmo (Suecia), opina que la proporcin absoluta por metro cuadrado debe ser de 100 centgrados por un 60 por 100 de humedad. Llevada la teora a la prctica podemos citar el caso de Coblenza (Alemania) en donde a pesar de las bajas temperaturas, de hasta 150bajo cero, y exceso de humedad, entre los 60 a 72 por 100, se ha conseguido mantener los depsitos entre los 1 2 y 580 de humedad. En los Archivos Nacionales de Francia, segn el informe de Pierre Durye (18), la proporcin es de 14" por 65 por 100. En los del Estado de Varsovia (Polonia) oscila entre los 160-180 por un 50-60 por 100. En el del Reino de Bruselas (Blgica) mantienen los depsitos entre los 18"y 60 por 100. Para evitar la formacin de hongos es prctica corriente usar productos que contienen sal de soda de pentaclorofenol, fciles de encontrar en el mercado. En Inglaterra se usaba en forma de solucin alcalina impregnando hojas de papel de seda que se intercalaban entre los documentos espaciadamente, pero se vio luego que su alcalinidad poda perjudicar a los propios documentos que se trataba de proteger. Por ello es preferible usar pulverizaciones utilizando mscaras protectoras. Tambin hay una cera especial fungicida para los pergaminos y el cuero de las encuadernaciones, as como para stas puede aplicarse una cola especial para su cosido (19). Si se trata de corregir un exceso de humedad calentando el aire de los
(17) Esta opinin coincide con los que estiman que, en general, en climas medios, la temperatura puede ser la misma que para las personas. (18) .Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 195%~ (Archivum, 1959, pgs. 29-34). (19) Duchein, M. <<Notestecniques. Quelques produits fongicides utilisables par les archivistesv (Gazette des Archives. Nouvelle serie, nm. 47, 4.Qtrimstre, 1964, pgs. 161-162).
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depsitos, o para atenuar su baja temperatura, es de todo punto necesario que la central calefactora se encuentre siempre fuera de la caja de los mismos, convenientemente aislada, sin estar pared medianera con dichos depsitos. Los archivos de La Manche, en Saint-Lo (Francia), terminados de construir en 1966, fueron dotados de calefaccin central. Tienen tambin calefaccin clsica, por radiadores, los departamentales que hicieron en Mzikre, Tours y Toulouse. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha optado por un termosifn central, con tuberas por debajo de las estanteras, que garantizan una temperatura de 120centgrados dentro cuando al exterior hay 15Q bajo cero. En los de Laon y Gukret (Francia) las tuberas del agua caliente van empotradas en el suelo. Sin embargo no es conveniente que el calor se difunda por conducciones de agua o vapor porque cualquier rotura podra originar una pequea inundacin, con el perjuicio consiguiente. Parecen ms recomendables los sistemas de aire caliente, que se insufla en los depsitos por orificios, teniendo cuidado de que esta entrada de aire no incida directamente sobre los documentos. La toma de aire debe hacerse por filtros situados muy altos, con bocas de salida en la parte baja, pero no demasiado cerca del suelo. Cuando la calefaccin por aire insuflado se hace por conductores bajo el suelo este calentamiento no debe de pasar de 25", segn Duchein. En el repetidamente citado plan de construccin de archivos en la URSS, de 1956, se previno un sistema de entrada de aire que se calienta por vapor de agua hasta 250.Extrado por ventiladores activados elctricamente volva a entrar otra vez caliente, ya purificado. En los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) la calefaccin discurre por tubos verticales que van dentro de los muros exteriores, sin que tengan comunicacin los de un piso con otro para evitar que puedan servir de chimeneas de tiro y propagacin del fuego en caso de incendio. El problema de la refrigeracin suele resolverse ms sencillamente. En algunas de las fachadas del palacio de Soubise en los Archivos Nacionales de Francia, en Pars, se han colocado simples ventiladores. En el archivo de Alma Ata (URSS) se han servido de un ingenioso procedimiento que consiste en hacer circular por tuberas el agua de un pozo artesiano que no suele pasar de los 9 en la poca ms calurosa del ao. Un sistema completo de aire acondicionado es lo ms seguro, aunque resulta caro. Cuentan hoy con aire acondicionado por absoluta necesidad todos los depsitos instalados bajo tierra o excavados en la roca, pero tambin algunos otros de superficie entre los que podemos citar los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) y nuestro Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares. En evitacin de posibles daos producidos por desequilibrios entre humedad y sequedad, calor y fro, es conveniente que en todas las salas de los depsitos estn instalados termmetros e higrmetros que permitan detectar la peligrosidad del ambiente para proceder de inmediato a corregir
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estas condiciones. Desde luego sabemos que los depsitos subterrneos son los que mejor mantienen las condiciones microclimticas (20). En cuanto a los documentos llamados audiovisuales es opinin general que requieren condiciones especiales para su buena conservacin, aun cuando no se han puesto de acuerdo sobre cules debe ser. Los criterios ms avanzados reducen la temperatura entre los 10 y 14 grados, con un ndice de humedad relativa del 40 por 100. Esto, cuando se sigue este criterio, hace preciso la existencia de una cmara de aclimatacin en la que el material deber permanecer durante un tiempo prudencial antes de sacarlo a la sala del pblico para su examen y estudio, con objeto de evitar el choque de la diferencia de temperatura, cuya operacin habr de verificarse a la inversa antes de reintegrarlo a los depsitos (21).
AGRESIONES ESPECIFICAS Son variadsimas las especies biticas que hay que combatir por lo que es fundamental el estudio de la naturaleza del material que se quiera preservar ya que' atacan a los diversos componentes del papel de los documentos convencionales (22), como tambin se conocen ya agentes destructores de los, relativamente nuevos, documentos audiovisuales. Para evitar la presencia de bacterias, hongos e insectos es fundamental que se guarden las reglas generales que se dieron para la construccin del edificio y las complementarias que acabamos de mencionar, ya que estos agentes destructores se desarrollan como consecuencia de los factores climticos adversos, los que ejercen as un doble perjuicio: directamente, como ya hemos visto, e indirectamente favoreciendo el desarrollo de estas especies. El dao en la fibra de la celulosa por hongos y bacterias es siempre una hidrlisis que les hace perder flexibilidad terminando por carbonizar el papel, de la misma manera que la accin lenta del calor, que se llama destilacin seca. El mayor dao lo producen las bacterias aunque a veces actan sobre la labor del hongo. Los daos de unos y otras se manifiestan por coloraciones vivas, preferentemente rojas, amarillas y azules, pero sobre la fibra misma dan un tono crema, gris o pardo. En la primera mitad del siglo se aconsejaba como antisptico para combatirlos el uso de esencias de trementina, lavanda y bergamot0 (23). Hoy los mtodos han avanzado por lo que tambin aqu hay que tomar una
(20) Carmen Crespo, trabajo citado, pg. 45. (21) Carmen Crespo, trabajo citado, pg. 8. (22) Kraemer, obra citada, pgs. 9 y sigs. Estudia la naturaleza de todos ellos y sus consecuencias desde el punto de vista de la biologa.
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medida precautoria que entre de lleno en el tema de la Construccin, que es disponer el sitio donde ha de ir la cmara de fumigacin. No importa que de momento no se vaya a instalar por razn de su elevado costo: si tenemos previsto el sitio ser ms fcil que algn da lo consigamos. De lo contrario habr que tirar tabiques y sacar sitio de donde se pueda, como ocurri en el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa), donde hubo que instalarla a costa de parte de un depsito de la planta baja. Si todo lo que entra en los depsitos pasa por la cmara y peridicamente se realizan fumigaciones masivas en los mismos depsitos podremos estar seguros de la salubridad de los documentos que conservamos. En el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa), est previsto que la fumigacin peridica de los depsitos pueda hacerse por medio de los propios conductos de aire acondicionado. A veces, para evitar un posible peligro de explosin se ha preferido sacar los documentos del edificio para fumigarlos en otra parte, principalmente por seguridad de las personas, dada la toxicidad de muchos de los productos empleados. Hoy las cmaras de fumigacin funcionan con toda clase de controles y siempre pueden instalarse, como medida precautoria, ms psicolgica que real, en lugar alto y apartado del edificio, o bien en casetas inmediatas que tengan una salida de gases a mucha altura, que fue el montaje pensado para el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares. No obstante nunca lleg a ponerse en funcionamiento por haber sido prohibido el uso del gas que requera. A falta de cmara de fumigacin podemos instalar un autoclave al que llevar cualquier documento que encontremos afectado. En l puede usarse el xido de etileno, que parece es uno de los productos ms eficaces. La limpieza es tambin un factor importante, sobre todo para impedir la implantacin de insectos y arcnidos. Para esto es necesario que las superficies internas de los muros y paredes no tengan entrantes y salientes y que los ngulos de unin de dos muros o paredes no formen ngulo recto sino que sean redondeados. Las termitas a veces se deslizan entre las grietas del hormign. Tambin son muy frecuentes los lepismas o insectos que van abriendo largas galeras a travs de todo el grueso de las hojas, y que conocemos con la denominacin impropia de polillas. Para desinfeccin en general son muy tiles los aparatos microsol, cuya conduccin elctrica a lo largo de muros y techos debe ir convenientemente protegida. Es frecuente el uso de xido de etileno y gas carbnico. Sin embargo conviene tener en cuenta las ltimas opiniones de los cientficos, ya que muchas veces aparecen inconvenientes no previstos y se experimenta con otras sustancias gaseosas. Contra las termitas subterrneas en edificios de nueva construccin es
(23) Casanova, obra citada, pg. 72. Tambin Simeone Duca y Basilio Pandzic en su Archivsticaeclesistica>>, Citt del Vaticano, 1967, pg. 108, cuentan cmo antiguamente era costumbre colocar entre los libros y documentos hojas y flores de artemisa y otras semejantes y difundir aromas varios para mantener alejados a los insectos destructores.
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necesario mezclar con el cemento un germicida y en edificios ya construidos pulverizar este mismo producto por paredes, techos y suelos. Contra los insectos voladores se pueden usar trampas de luz, consistentes en una instalacin en el techo de una bombilla de 10 vatios, si es incandescente, o de 0,5 si es luz de yodo, donde sern atradas y atrapadas, cayendo sobre una placa colocada debajo. En algunos pases tienen el inconveniente de los murcilagos, que hay que auyentar con aparatos de ultrasonido, ya que ellos estn dotados de radar. Nos queda por examinar el problema de los roedores, que han constituido una de las plagas ms caractersticas de los depsitos de papeles (24). Se consideraban inevitables hasta el punto de que cuando alguien era muy aficionado a investigar en los archivos se le denominaba, por broma, ratn de archivo. Hoy sabemos que en un depsito bien cuidado no debe de haberlos y en las nuevas construcciones se toma la precaucin de no dejar pequeos huecos al exterior tales como respiraderos, bocas de desage o alcantarillas que no estn protegidas por rejas metlicas lo suficientemente tupidas como para impedir su entrada al edificio por estos conductos. Sobre esta medida de construccin conviene mantener un servicio de desratizacin, por lo menos para las zonas ajardinadas y las dos primeras plantas, a cargo de expertos, ya que algunos raticidas pueden perjudicar a los documentos y a las personas. En algunos sitios fueron tambin nocivos los llamados por Kraemer gatos raticidaw. Manchaban con sus excrementos los depsitos y muchas veces quedaban atrapados al cerrar stos, muriendo sin remedio por su temor a salir cuando oan gente (25). Tambin pueden constituir un inconveniente los pjaros, para ausentar a los cuales se cuelgan del techo alambres de medio metro, a poca distancia. Un problema ajeno a los pases occidentales pero existente en algunos orientales, es el de los monos que por ser sagrados no se pueden cazar ni matar. Entre los sistemas experimentados parece que fue el ms efectivo afeitar al jefe del grupo que, avergonzado de su aspecto, hua, disgregndose el resto de sus seguidores (26). En cuanto a los agentes flsico-qumicos la peligrosidad de stos depende en gran parte de la materia base de los documentos cuya calidad actualmente es bastante deficiente, como ya se indic con anterioridad (27). Por el
(24) Kraemer, obra citada, vol. 1, pg. 10, los consigna como vertebrados a nivel del <<hombre>>, que dice es el peor. (25) Podemos citar la ancdota de que, hace ya muchos aos, en el Archivo Histrico de Protocolos de Madrid (Espaa), hubo un pintoresco archivero que enseaba a los nefitos la pala con que recoga los animales muertos, guiado por el mal olor. (26) Kraemer, obra citada, vol. 1, pg. 765. (27) Kraemer, obra citada, vol. 1, pg. 75, delata el empleo en el papel actual de sustancias tan nocivas como los blanqueadores, y otras tan extraas como talco, caoln, yeso y arcilla, entre otras.
Medidas complementarias de seguridud
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contrario los audiovisuales han ido mejorando y son ms perdurables que los primitivos.
Ya mencionamos al tratar de la peligrosidad del terreno la cercana de fuentes contaminantes tales como factoras que producen por combustin <<gases cidos. Aunque los gases industriales en el aire generalmente no alcanzan grandes concentraciones, resultan bastante perjudiciales cuando se unen a la niebla (28). Esta, cargada de polvillo de la combustin, mancha los papeles sin que haya modo de quitarlo. Las nieblas artificiales producidas durante la guerra en Alemania han acarreado a veces grandes daos.
Tambin son perjudiciales el polvo y el humo. El polvo es difcil de eliminar. En el interior de los depsitos suele desprenderse del propio hormign, por lo que es recomendable recubrir las superficies, sobre todo de los suelos, con hojas de polivinilo que pegadas forman una capa especial. Algunas veces llevan una capa de fibras de amianto. Ms barato es el revestimiento plstico extendido con paleta, pero tambin es menos resistente al desgaste (29). No utilizaremos ladrillos cermicos, linleum, caucho o moquetas por ser caros y proclives a la combustin. Toda atmsfera contiene elementos perjudiciales pero lo que ms dao causa es el anhdrido sulfuroso (SO*)que convierte en cido sulfrico las impurezas metlicas que contienen la mayor parte de los papeles modernos. La consecuencia es que el papel se vuelve amarillento, frgil, se desmorona y termina convertido en polvo. Por su parte el polvo cido de la atmsfera produce el mismo efecto (30). Para evitar estos riesgos es preciso medir la acidez del papel, para, en su caso, corregirla. El grado normal es de 5,5 PH, por lo que, por debajo de 4,5 se considera que hay exceso de acidez y por consiguiente riesgo de destruccin del papel, sobre todo si se llega a 3 PH. En consecuencia es fundamental que podamos determinar el grado de acidez para lo que hay varios procedimientos. En Francia utilizan el Indicador universal. que al ser aplicado a una muestra del papel se vuelve amarillo, luego naranja cuando detecta 5 PH y por fin rojo si detecta 4 PH. En Inglaterra, siguiendo la recomendacin del Technical Committe de la Society of British Archivists, usan el BCG INK (bromocreosol), que aplican directamente como si fuera una tinta. En general los varios procedimientos usados indican la reaccin por coloracin del papel.
(28) Hoy, con el conocido desarrollo industrial, se lamentan sus efectos nocivos en forma de -lluvia cida. sobre campos, cultivos y animales. (29) Sobre todo por el desgaste que producen las ruedas de los carritos. (30) El periodista Richard Severo escribi hace unos aos un artculo titulado <<La lucha para impedir que la acidez devore los libros., en el que deca que Franklin Delano Roosevelt se haba equivocado al afirmar que das personas mueren pero los libros son eternos. Daba la voz de alarma asegurando que, entonces, entre un tercio y la mitad de los libros de la Biblioteca Pblica de New York <<ahora mismo estn muriendo(Noticiario Microfotogrfico CENADEM. Ao 1, mayo-junio 1982, nm. 3, pg. 10). Es la terrible consecuencia de las ciudades supercontaminadas y el papel de mala calidad.
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Tambin tenemos que tener en cuenta que la polucin atmosfrica es mayor en invierno, como consecuencia de las nieblas y nubosidad, que en verano, en que las impurezas de la atmsfera se retienen menos. El remedio en todo caso es filtrar el aire, bien con instalaciones adecuadas, bien por medio del propio aire acondicionado. Si ninguna de estas cosas es posible tengamos la precaucin de guardar todo en cajas, ya que se ha comprobado que lo que no est en cajas se acidifica ms rpidamente. Esto, por su parte, implica otra medida precautoria que es la de averiguar tambin la posible acidez del cartn de las cajas, de lo que trataremos ms adelante. Lo que est demostrado es que la climatizacin sirve para ms que para regular la humedad y el calor en s mismos, con el solo inconveniente de que es cara de instalar y mantener, por lo que slo suele recurrirse a ella en casos de verdadera necesidad (3 1). Las precauciones accesorias que debe tomarse al realizar la construccin son cerrar los muros por la parte donde se encuentra la fuente contaminante y colocar purificadores de aire en todas las entradas de ventilacin que puede tener el depsito. En Blgica, en 1973, se recomend la colocacin en las bocas de aire de lminas de vidrio para evitar la acidez excesiva de la atmsfera. Si a pesar de estas precauciones, o por no haberlas tomado, el polvo entra, pueden neutralizarse en parte los efectos utilizando aparatos de limpieza elctricos de uso manual (32), provistos de una rejilla que impida que alguna partcula desprendida del papel pueda entrar en el aparato. Tambin puede hacerse con aparatos que en vez de aspirar el aire lo expelen, pero esto slo es aconsejable para la limpieza primera en el mismo muelle de descarga, ya que de hacerse en los depsitos el polvo se removera solamente, trasladndose de un lugar a otro (33). Citaremos como extrema medida la existencia de una especie de pequea zanja situada en el suelo delante de la puerta de los depsitos con objeto de que al abrir para entrar caiga a ella el polvo del pasillo en vez de entrar en la cmara (34). En Espaa contamos, afortunadamente, con un importante centro que acta con los documentos como si se tratase de un hospital, estudiando su deterioro, a veces verificando cultivo de los agentes biticos que lo daan, y aplicndole el remedio que corresponda (35).
(31) Por ser de ambiente ms bien hmedo fue instalada en nuestro Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares, teniendo la experiencia de que en Inglaterra se ha conseguido mantener los depsitos documentales con la sequedad necesaria. (32) Voronin, trabajo citado, pg. 8. (33) Sistema recomendado por Luis Snchez Belda en sus diversos trabajos. (34) Kraemer, obra citada, vol. 1, pg. 830. (35) Estaba situado en Madrid, en la calle de Serrano, 115. Se llama Centro Nacional de Conservacin y Microfilmacin de Documentos y fue organizado por Carmen Crespo Nogueira, siendo Director General don Luis Snchez Belda, y hoy est realizando la misma labor metiroria en edificio propio en terreno de la Ciudad Universitaria.
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CONTRAROBO Desgraciadamente uno de los mayores peligros que existen de sustraccin de documentos lo constituyen los propios usuarios. La vigilancia en este trance debe ser rigurosa. Los documentos deben revisarse antes de entregarlos y volverlos a revisar al recogerlos. De este vicio de hurtar documentos no est exenta ni la propia Administracin. Pero pensando en la posibilidad de un robo de documentos durante su estancia en los depsitos deben tomarse las precauciones adecuadas. Pudiramos decir que hay que cuidar particularmente todos los posibles accesos, tales como puertas y ventanas en general, sobre todo si hubiera de estas ltimas en el cuerpo del depsito, puerta o puertas de entrada de documentos al muelle de descarga y escaleras de socorro. Es buena medida que los lugares a los que tiene acceso el pblico, tales como sala de consulta, exposiciones, conferencias, aulas, estn alejadas de los depsitos. En las jornadas celebradas en el archivo de Schoppack (Blgica) en marzo de 1972 se acord recomendar que estuviesen alejados stos tanto de los lugares accesibles al pblico como del propio muelle de descarga, para evitar entradas subrepticias en ocasin de recibir remesas de documentos, as como prestar especial atencin a las escaleras de socorro donde las hubiere. Es frecuente que en los depsitos modernos slo se abran al exterior pequeos orificios pero si fueren ventanas que permitan el paso de un hombre deben llevar rejas; cuya precaucin debe tenerse tambin para cualquier otra ventana situada en zona baja en cualquier otra parte del edificio (36). Se recomiendan las rejas movibles para evitar la sensacin de enclaustramiento, o rejas por dentro que impidan el acceso a los pasillos de las estanteras, o cristales irrompibles (37). Tambin pueden instalarse puertas metlicas con cierre de seguridad a la entrada mismo de los depsitos. El recurso ms clsico hasta ahora ha sido disponer de una cmara de seguridad, o armario metlico, que est al alcance de cualquier fortuna, pero, claro est, que slo sirve para un contado nmero de documentos especialmente valiosos o reservados, pero no para cantidades elevadas. Tambin es medida bastante efectiva que exista una zona de seguridad alrededor del edificio que impida que pueda pasar alguien desde las terrazas de edificios cercanos y que permita verificar ronda de vigilancia en todo su permetro (38). Algunos recomiendan verjas electrificadas. Esto en cuanto a medidas de construccin. Sin embargo deben ser complementadas con alarmas elctricas convenientemente distribuidas, de
(36) Campbell, E. G . .Building and equipement of Federal Records Center in the United States. (Archivum, VII, 1957, pg. 22), nos dice que estos edificios tienen ventanas a ocho pies sobre el nivel de la calzada, con cierres metlicos a prueba de ladrones. (37) Duchein, obra citada, pg. 110. (38) Voronin, obra citada, pg. 8, recomienda 20 metros de zona circundante.
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funcionamiento automtico y de pulsacin manual. Hoy se utiliza mucho la deteccin por clulas fotoelctricas de cuyo sistema est dotado el depsito nuevo que se hizo en el Archivo de la Corona de Aragn, de Barcelona (Espaa). Tambin puede combinarse un sistema de alarma de pulsacin manual con el de ionizacin para incendios, tal como est montado en el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa). Esta alarma puede estar conectada directamente con la polica. Sin embargo el conocimiento nos dice que el robo en los depsitos es bastante problemtico por la dificultad de saber la ubicacin de los documentos que se buscan entre miles o millones de ellos. Slo es factible si se cuenta con la complicidad de alguna persona del mismo archivo capacitada para hacerlo. Por ello debemos volver sobre lo que se dijo en un principio sobre la peligrosidad de los usuarios, que piden los documentos para estudiarlos o examinarlos en la sala correspondiente. En este caso la vigilancia est generalmente encomendada a personas que, ms o menos disimuladamente, velan por el orden en dicha sala, tanto en cuanto al funcionamiento correcto de los servicios, cuanto en razn del comportamiento de quienes los utilizan. Pueden detectar y corregir pequeas transgresiones como escribir apoyando el papel sobre el documento mismo, hacer marcas en ellos, doblarlos o alterar su orden, pero tambin impedir que el usuario tenga sobre su mesa portafolios, carpetas, bolsas, peridicos o libros que no sean del archivo, en los que pueda introducir el, o los, documentos que se le dieron para su consulta. Hoy se estima que la vigilancia por televisin en circuito cerrado es ms segura, instalando varias cmaras en toda la sala para poder abarcar su totalidad. Las imgenes son transmitidas a varias pantallas en puesto de observacin. No falta sin embargo quien piense que su efecto es ms psicolgico que efectivo, puesto que el posible ladrn se sienta ms estrechamente vigilado. La realidad es que casi todos los grandes archivos con valiosos fondos estn dotados de este servicio, pero son muchos todava los de menos volumen, o menos importancia, que carecen de l por resultarles demasiado cara su instalacin, aparte de necesitar una persona dedicada solamente a su observacin.
Los depsitos por dentro. Instalacin

ANTECEDENTES HISTORICOS En un archivo clsico el problema primero de la instalacin es la estantera. Sin embargo el uso de la estantera es relativamente reciente. Ni en los tiempos antiguos, ni en la Edad Media, ni siquiera en la Edad Moderna se conoci para guardar documentos. La inexistencia de depsitos de archivo propiamente dichos, como la escasa cantidad de documentos acumulados y los rudimentarios criterios de archivacin, hicieron suficiente, orzas de barro, cofres, sacos o talegas (1) hasta llegar a la conocida arca de tres llaves, donde se guardaba a la vez lo ms valioso. Fueron luego alhacenas, armarios, o plteos, con baldas o casilleros. Los comienzos del siglo XIX marcaron el auge de la estantera con preferencia al clsico armario, ms costoso, menos prctico y con menos capacidad de archivacin. Estas viejas estanteras, semejantes a armarios que hubieran perdido su plancha de respaldo, duplicando la altura, se resistan a perder tambin las puertas, cuyos tableros son sustituidos por marcos con vidrio o telas metlicas para poder cerrarlas con llave, medida necesaria en poca en que casi no haba depsitos propiamente dichos, sino que los documentos rodeaban las salas del archivo, tanto la de lectura del pblico como a veces las de trabajo de los archiveros (2).
(1) De un documento de Fernando I11 copiado en el Tumbo de Valparaso de 1584, que se conserva en el Archivo Histrico Nacional, dice que el original est en el Saco ttulo Priuilegios Reales. (lib. 18.385,fol. 260). (2) Todava el ao 1949 estaba en parte en esta forma el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa), aun cuando contaba ya con algunas salas dedicadas solamente a depsito, siendo an muchos los pequeos archivos que continan guardando esta disposicin.
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Por la escasa resistencia del suelo a un peso excesivo como por la necesidad de sujetarlas era preciso ponerlas arrimadas a la pared, con el consiguiente desperdicio de espacio de todo el centro de la sala. Algunas veces, para densificar la instalacin, se ponan en cada espacio dos anaqueles juntos, el de atrs ms alto que el de delante para que pudieran verse las signaturas de los legajos colocados en la segunda fila (3). Otras se buscaba ganar espacio hacindolas muy altas, a veces hasta el techo, lo que requera mayor sujecin, pese a lo cual, una vez cargadas, se venan abajo con harta frecuencia (4). Sobre ello se corran algunos riesgos ms: el ataque de polilla o termitas, la tendencia de la madera a hincharse y abarquillarse en pases hmedos, el grueso de las tablas que haca perder mucho espacio, y el costo elevado, salvo en pases con mucho bosque. Pero sobre todo el peligro de fuego por su combustibilidad. Aunque la estantera de madera era casi el sistema nico durante el primer cuarto del siglo XX, en los ltimos aos del XIX se pas -como ya hemos visto al tratar del edificio- del archivo-saln al archivo-almacn, comenzando a experimentar con estanteras metlicas de hierro, formando grandes jaulas dentro de una sola nave, cuyo sistema cambi radicalmente a estanteras de acero y salas pequeas, hacia la mitad ya del siglo siguiente. Hoy una estantera de madera en un depsito de archivo es algo totalmente inadmisible, aunque hasta hace muy pocos aos algunos las han considerado tolerables en archivos intermedios. Cierto que la madera puede inyectarse de sustancias ignfugas, como tambin se hace de sustancias anti-termitas, pero el procedimiento es caro ( 5 ) y requiere la presencia de equipos especializados por lo que slo es rentable para estanteras o armarios de madera noble que se quieran conservar en salas nobles, lo que nada tiene que ver con un depsito general de documentos. Con anterioridad a la Segunda Guerra Mundial eran pocos los archivos que tenan estanteras metlicas. A partir de sta. el auge que tom llev a muchos fabricantes a lanzarse a su confeccin sin la madurez necesaria ni conocimiento de los problemas que comportan. Por otra parte eran todava muchos los archivistas que se aferraban a sus viejas estanteras de madera, por lo general ms decorativas, aunque con grave desperdicio de espacio al no poder aprovechar el centro de las salas (6).
(3) Casanova, Eugenio. Archivstica., 2.' edicin. Siena, 1928, pg. 52. (4) En dos ocasiones he podido comprobar el hecho: en 1937 en el Archivo de la Delegacin de Hacienda de Salamanca, en que tuve que poner en orden para un nuevo estanteado un montn de libros de contabilidad que, al romperse la estantera, haban quedado amontonados en el suelo, y en 1949, en que al incorporarme al Archivo Histrico Nacional me toc poner igualmente en orden cerca de 2.000 legajos de la Seccin de Juros, que haban sufrido el mismo percance. (5) Duchein, Michel. Obra citada, pg. 47. Las estanteras de acero llevan un tratamiento antioxidable. (6) Nuestro Archivo General de Indias, en Sevilla, tiene unas valiosas estanteras que se han respetado, pero los depsitos nuevos se han hecho ya conforme a las exigencias actuales.
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Al empleo del hierro en las estanteras -generalmente fundido y demasiado pesado- en sustitucin de la madera, sigui el acero pero tambin otros materiales variados con los que se trataba de conseguir un ahorro sustancial, sin que falte el caso hbrido de estantera metlica con baldas de madera pulimentada (7). Despus de 1918 se hacen pruebas de estanteras fijas en fibro-cemento, pero resulta pesado e inadecuado. En la VI11 Table Ronde. celebrada en Budapest en 1963 Matilla Tascn expuso los diferentes experimentos realizados en Espaa con materiales de fbrica (8). Unas en cemento armado en placas formando anaqueles fijos a la pared, en hormign pretensado, para que las baldas no resulten 9 ) , en ladrillo con revoco impermeabilizado (lo), en ladrillo gruesas ( formando vasares de rasilla (1 1), y an con materias tan poco adecuadas como la pizarra (12) o la cermica (1 3). Todas ellas, tras de resultar caras por la mano de obra, tienen el grave inconveniente de la mala aireacin de los documentos, son de sistema forzosamente fijo y por tanto con gran desperdicio de espacio a la hora de archivar tamaos variados, hacindolas poco manejables, adems de ser casi todas fciles al polvo. El intento de sustituir las baldas por rejilla metlica, o tubos ligeramente separados entre s buscando menos superficie en que posarse el polvo y una mejor aireacin, no han conseguido otra cosa que encarecer su costo sin ventaja apreciable (14). Finalmente hemos visto, hacia 1956 (15), intentar el uso de materias plsticas ligeras e inertes, termoendurecidas, tipo polister, pero son poco resistentes y de muy fcil combustibilidad. Hoy se han desechado todos estos materiales para quedarse con el acero no solamente por su mayor resistencia y versatilidad, sino tambin por ser incombustible, no absorber humedad, no recoger polvo y ser refractario a todo tipo de insectos. Su preparacin adems es especial recubierto de pintura al horno a 1200,o barniz antixido y nunca con pinturas oleosas. Se ha intentado averiguar el costo medio de una estantera metlica por metros lineales pero como su construccin y calidades son muy variadas no
(7) En algunos archivos de la URSS, en que las han impregnado de sustancias ignfugas, segn manifest Voronin en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia en 1956. (8) Matilla Tascn, Antonio. Informe sobre el tema, publicado en el Bol. de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 72-73, pgs. 2-11. (9) As se hizo en la Casa de Cultura de Avila. (10) Casa de la Cultura de Cuenca. (1 1) Chancillera de Granada y Archivo de Simancas. (12) Public Record Office de Londres (Inglaterra). (13) Propueesta al Congreso Iberoamericano de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual, celebrado en Barcelona en 1952, presentada por la Delegacin de ANABA de Barcelona (Espaa). Ponencia 8, t. 11, pgs. 33-34. (14) Quizs era lo mismo lo que se persegua en el Archivo Nacional de La Habana (Cuba) cuando en estanteras de madera se pusieron, en vez de baldas, tres listones de la misma materia, ya en el ao 1944. (15) I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en este ao. Propuesta de Font-Raulx, del Archivo de Vaucluse, Avignon (Francia) (Archivum, vol. VI, Pars, 1950, pg. 22).
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se ha conseguido obtener cifras absolutas (16).
LA ESTANTERIA ACTUAL La instalacin de un depsito de archivo viene ya, como hemos visto al tratar del edificio, implcita en su misma estructura, ya que las estanteras metlicas, que constituyen hoy el elemento bsico, han condicionado la propia construccin. Con arreglo a ello distinguimos dos sistemas de montaje: a) formando cuerpo con el edificio, o b) colocadas despus, sujetas a los muros o pilastras (17). Al primero le llamamos autosoportado (figura 74). Tienen este tipo de instalacin un gran nmero de archivos entre los que podemos citar los de Lille y Grenoble (Francia), el Haupstarchiv de Hesse (Alemania) y el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) (18). Es rpido, econmico, y pueden montarse y desmontarse sus estanteras sin desequilibrar nada. Algunos alegan que en caso de fuego podra fundirse el armazn y venir todo abajo pero hoy se construyen no de hierro, sino de acero especial resistente al fuego durante unas dos horas. No se ha dado todava ningn caso aunque se apunte la posibilidad si sufriera ataque por bombas de fsforo o se produjera un incendio interno voluntario. La reestructuracin de un viejo edificio sigue los mismos pasos de instalacin, previo el vaciado de todo lo contenido dentro de los muros que no sea aconsejable conservar (figura 75). Cuando el edificio que nos dan es una fbrica desguazada el almacn es la parte que elegiramos para colocar las estanteras dejando las dems dependencias para las otras instalaciones. Si lo que nos dan es una iglesia, o convento, la estantera autosoportada ira en las naves de la iglesia, mientras celdas, salones y refectorio serviran para despachos y servicios (figura 48). La estantera metlica que hoy conocemos puede ser de dos clases: convencional o densa. En cualquiera de los casos las condiciones que debemos exigir son: que sea fuerte, inalterable, de cmodo manejo y de aprovechamiento mximo en cuanto a capacidad. Por su alto costo, como por la posibilidad de que surjan mejoras de tipo tcnico, debe calcularse su totalidad pero no instalar ms que las que de momento sean necesarias, adquiriendo el resto segn se vaya necesitando.
(16) Trataremos de su variedad ms adelante. (17) En la VI11 <<Table Ronde. de 1963 preferan las independientes de la construccin de los muros, pero autosoportadas, entre otros, los archivistas de Espaa, Francia, Alemania y Pases Bajos. (18) En 1976 respondan a este criterio once pases, segn Carmen Crespo, Mejorastcnicas en la conservacin y reprografa de documentos de archivo.. Apunta la ventaja de la economa en la construccin, as como que se impide que el local sea apetecido para otros fines, con el expolio consiguiente (VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Washington, Pg. 9).
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Figura 74.-Estanteria
autosoportada.
Figura 75.-Vaciado reestructuracin.
de un edificio viejo para dar solidez a la
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El archivo, Instalacin y conservacin
La estantera convencionalpuede ser sencilla o de doble faz. Todava a mediados del siglo actual se aconsejaba a veces que se pusiera sencilla adosada a las paredes y slo cuando era preciso aprovechar espacio se pusiesen en espiga, doble faz, perpendicular a los muros (19). Sin embargo la generalizacin de la estantera metlica y solidez del edificio vino a dar preferencia al uso de la doble faz ya que su resistencia permita colocarla por el centro de las salas, con aprovechamiento mximo del espacio de los depsitos y, de paso, alejaba el peligro de deterioro por hongos o parsitos que podan atacar a los documentos colocados contra la pared con riesgo de humedad por insuficiente aireacin. Hoy slo se utilizan las estanteras sencillas para aprovechar pequeos espacios en depsitos super-llenos, o para estanteado provisional en salas de trabajo. Otra de las condiciones que debemos tener en cuenta es que pueda circularse todo alrededor de ellas, por tres razones: alejar la posibilidad de formacin de nidos de insectos al facilitar su aireacin y limpieza, poder acceder con los extintores a cualquier punto en caso de necesidad, y facilitar el servicio ahorrando largos rodeos para buscar documentos situados en los extremos de las estanteras. La disposicin en que deben colocarse al proceder a su montaje vara con arreglo a las condiciones y forma del depsito. Cuando el local es suficientemente ancho para un pasillo central, con filas de estanteras perpendiculares al pasillo (figura 76), a derecha e izquierda, y paso de emergencia todo alrededor, sta es la colocacin ms adecuada. Si por el contrario el espacio disponible es largo y estrecho irn situadas las estanteras en su parte central, con dos pasillos de acceso laterales (figura 77). Si fuera tan estrecho que no permite dos pasillos se pondr slo uno en uno de los lados (figura 78). Si la planta fuera circular las estanteras adoptaran una disposicin radial. En cualquiera de los casos las estanteras estarn siempre orientadas perpendicularmente a los puntos de luz (natural o artificial) de modo que sta corra a lo largo de ellas, sin taparse unas a otras, y para que esta luz, sobre todo si es de sol, no incida nunca de plano directamente sobre la documentacin (20). En cuanto al largo de cada estantera, o espiga, se aconseja que no pase de los 10 metros mximo (21). Los pasillos que separan las estanteras son de tres clases: de acceso o circulacin, que es el principal, pasillos perifricos accesorios, que corren a lo largo de los muros (en donde hay pasillo central), y pasillo de servicio entre las espigas de estantera. El pasillo de acceso, o principal, sea central o lateral,
(19) Comunicacin de Federico Udina Martorell en el Congreso Iberoamericano de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual celebrado en Barcelona en 1952. (20) Voronin, obra citada, pg. 7. (21) A veces tienen algo ms, como en el Archivo de Varsovia (Polonia), que tienen 12 metros.
Los depsitos por dentro. instalacin
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Figura 76.-Estanteras con pasillo central.
Figura 77.-Estanteras con pasillos de acceso laterales. lgicamente es el ms ancho. Aunque en aos pasados se hacan muy anchos, como en el depsito del archivo de Dahlen (Alemania) que es de 1,30 metros, se ha tendido a ganar terreno considerando la posibilidad de que sea de un metro solamente, como mnimo posible para paso de un carrito transportador de documentos. Las cifras generales oscilan entre 1,lO y 1,30 metros. Los pasillos accesorios pueden ser de 0,70 a 0,90 metros, coincidiendo en las mismas medidas con los de paso entre las espigas por considerarse que es la anchura adecuada para el paso de una persona sin ayuda de carrito.
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En cuanto a la altura y espacios de la estantera, buscando que est totalmente separada de techo, muros y suelo, se recomienda que la balda inferior est situada a una distancia del suelo de no menos de cinco centmetros ni ms de 15. Esta ltima altura es en razn de facilitar la limpieza del suelo por debajo de la estantera por cuyo motivo a veces prefieren que lleve un zcalo cerrado. La misma distancia debe haber entre la plancha ms alta y el techo del depsito. La altura total est, lgicamente, en proporcin con la altura de techos, aun cuando en edificios viejos de techos altos haya que prescindir de esta proporcin (22). Descontando los espacios antes indicados y el grueso de las baldas podemos calcular el alto total de la estantera. La altura que se da como clsica es de 2,lO a 2,20 metros. Esta ltima es la que tiene el archivo de Dalhen. Sin embargo no faltan casos como el del archivo de Coblenza (Alemania) en que alcanza a 2,40 metros, llegando en los proyectos de la URSS a 2,50 metros. El nmero de baldas que cabe en cada una vara segn el sistema de archivacin seguido. Si la archivacin es vertical, estilo libro, caben menos que si es lateral, apoyada sobre uno de los lados largos, con cuyo sistema se gana la apreciable cantidad de dos baldas ms a lo alto de toda la estantera. Si, por excepcin, se utiliza el sistema de archivacin horizontal, con los documentos colocados a plano sobre la estantera, entonces pueden (y deben) caber muchas baldas ms (23). La distancia media entre una balda y otra est condicionada por el sistema de archivacin adoptado. En general oscila entre 0,30 y 0,40 metros segn utilicemos archivacin lateral o vertical. El fondo es generalmente de 0,30 metros pero puede alcanzar a 0,45 para peridicos encuadernados, como en el archivo de Delf (Holanda), o tambin para colecciones legislativas antiguas de gran formato, como en el archivo de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa). A veces para documentos de gran formato se utiliza el ancho total de la estantera, anverso y reverso, pero esto lleva aparejado el desaprovechamiento de mucho espacio (24) por lo que es preferible contar con estanteras especiales, de gran fondo, donde se archiva todo lo que, por su peso o tamao, se sale de las medidas usuales. En todo caso entre la unidad de conservacin y la balda superior a ella debe quedar un espacio de cinco centmetros para facilitar el manejo. El largo de balda no est normalizado dado que tiene que adaptarse a las medidas del depsito, aunque s suele guardar la proporcin de mltiplos de 10 centmetros, oscilando entre 0,70 y 1,40 metros. Tambin en esto los soviticos dan medidas extremas mayores, entre 1,20 y 1,40 metros (25).
(22) El Archivo Nacional de La Habana (Cuba) daba en 1944 la altura de 4,85 metros y todava en la Table Ronde. celebrada en Budapest (Hungra) en 1963 se admita que podan llegar a todo lo alto del techo, fuere cual fuere la altura de ste. (23) Ya sabemos que la archivacin horizontal no permite acumular muchos documentos sobre una sola balda, por lo incmodo que resulta su manejo. (24) Esto suele ocurrir con registros antiguos de formato alargado, o con documentos no encuadernados que requieren su colocacin en posicin horizontal. (25) Informe de Voronin en el 111 Congreso Internacional de Florencia de 1956.
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Figura 78.-Estanteras con un solo pasillo. En la parte inferior el mismo depsito antes de la reforma.
Con independencia de su largura lo que s debemos tener siempre en cuenta es que el sistema de baldas fijas tiene muchos inconvenientes siendo preferibles las movibles, siempre que lo sean por medio de ganchos laterales o piezas que entran en ranuras de los montantes, sin ningn relieve exterior. Nunca por medio de tornillos, para evitar que las unidades de conservacin o los libros se enganchen y rocen o sufran roturas (26). En general, en cuanto a las cualidades fsicas de las estanteras, se aconseja: que no sean demasiado largas, que sus medidas sean las adecuadas a los documentos que van a contener; que no tengan fondo cerrado, para garantizar la circulacin del aire; que tengan paneles metlicos en los laterales de los pasillos para evitar que las unidades de conservacin basculen y caigan al suelo; que no tengan ngulos vivos y cortantes, ni tornillos o cualquier elemento que pueda daar las unidades de conservacin al extraerlas o guardarlas. Respecto al clculo de resistencia que tiene que tener una instalacin de este tipo vara segn el nmero de baldas, grueso de las mismas y chapas laterales, as como robustez de los montantes. Contabilizado por metros
(26) En Estados Unidos, Inglaterra y Francia las admiten perforadas, por economa, para archivos intermedios en que los documentos se encuentren .de paso..
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cuadrados puede ser de 150 a 200 kilogramos por cada uno (27) y tomando por medida los metros lineales en estantera de 4,50 metros de altura puede ser su peso de 1.350 kilogramos (28). Otro clculo para estanteras de slo dos metros, es de 1.200 a 1.300 kilogramos en estantera clsica. Con el tiempo se ha ido volviendo a las medidas moderadas, perdiendo la doble altura, desterrando el uso de galeras de acceso, escaleras de mano o taburetes y las estanteras no son ms altas de lo suficiente para poder coger o colocar en la ltima balda cualquier caja o carpeta con slo extender el brazo. Como consecuencia los techos son tambin bajos con la consiguiente economa de espacio, que a su vez coadyuva a la defensa contra el fuego por circunscribir el posible incendio a una muy pequea reserva de oxgeno, adems de hacer accesible la balda ms alta al alcance de un extintor. La estantera doble faz, que estimamos es la ms conveniente, puede adoptar cuatro diferentes modalidades: a) Cerrada con planchas metlicas al fondo y costados, con baldas casi siempre fijas. b) Cerrada slo a los costados de los pasillos, con baldas fijas o movibles y ensambladas en montantes continuos o ranurados (vase figura 76). c) Abiertas en su totalidad, con baldas tipo bandeja con aletas sujetas a los montantes del centro (figura 79). d) Slo las baldas, lisas, sujetas a los montantes del centro (figura 80). e) Sin baldas (figura 8 1 ) . La eleccin de uno u otro tipo depende en primer lugar del sistema de construccin y de la solidez y resistencia que precisan los sucesivos pisos del depsito, que debe calcularse un poco por encima, es decir entre los 1.500 y los 2.000 kilogramos por metro cuadrado, y en segundo lugar del tipo de unidades de conservacin que tengamos o vayamos a utilizar.
Es evidente que el sistema a) o cerrado no es sano para la documentacin, adems de sobrecargar el peso y encarecer el costo, por lo que debemos desecharlo. El sistema b) de montantes continuos es ptimo si sus elementos son lo suficientemente slidos (figura 82), pudiendo en todo caso reforzar su estabilidad con tirantes a los muros laterales o al techo. Slo tiene el inconveniente de que si tenemos la documentacin en legajos l o s papeles estn ms expuestos al polvo, aunque con la compensacin de una aireacin mejor que en el sistema cerrado. En cambio los montantes ranurados pueden jugar un buen papel para depsitos aadidos sobre la primera construccin, bien poniendo en uso la parte superior abuhardillada, prevencin del archivo de Coblenza (Alemania) y del Archivo Histrico Nacional de Madrid
(27) Cecchini, Giovanni. <<Leattrezzature metalichi negli Archivb (Rassegna..., 1960, pg. 145). (28) Carbone, Salvatore. .La moderna edilizia degli Archivi (Rassegna..., 1955, pg. '261).
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Figura 79.-Baldas
de bandeja con aletas.
Figura 80.-Estanteras
con slo baldas, al aire.
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(Espaa), bien por haber levantado una o dos plantas ms, cuya posibilidad figura en muchos de los proyectos realizados. Tambin es comprensible que los documentos guardados en cajas precisan menos proteccin por parte de las estanteras, pudiendo utilizar tanto el sistema b) como el c) o de bandejas, aun cuando ste tiene el inconveniente de que la solapa lateral de la bandeja puede no sujetar lo suficiente la caja colocada al extremo, si el sistema de archivacin es vertical o lateral, lo que hace incmodo el manejo (29). Finalmente, la simple balda del sistema d) slo se concibe para cajas grandes, a modo de cajones de cartn, que contienen documentos archivados generalmente en posicin horizontal, que por su propia forma no corren riesgo de desplazarse para ningn sitio. La e) es totalmente desaconsejable. La estantera densan ha surgido como consecuencia de las circunstancias. El aumento de la produccin de documentos, como la creciente caresta del suelo, han llevado a concebir unas estanteras dispuestas de tal forma que permitan una mayor cantidad de archivacin en el mnimo espacio y esto se ha logrado tanto para archivos vivos, administrativos o de empresa, como para archivos depsito, a costa de suprimir pasillos de acceso. Su mxima expresin es lo que conocemos con la denominacin general de compactus. Los primeros ensayos surgieron despus de la Segunda Guerra Mundial, hacia 1950, llevndose a cabo algunos intentos en Suiza, donde se halla muy extendido en la actualidad entre empresas privadas. Tres aos despus Lisa Kaiser lleva a la 1.a Table Ronde., celebrada en Pars, su trabajo sobre este tipo de estanteras (30). En principio fue muy bien acogida la idea, sobre todo en los pases nrdicos, en los que la carencia de espacio constituye un verdadero problema, siendo muchos los que se mostraron partidarios de esta innovacin en la Table Ronde celebrada en Budapest en 1963. Se pens que no slo ahorraba espacio sino que proporcionaba una mayor seguridad contra indiscreccin o robo al poder cerrarlo con llave como cmara fuerte, impidiendo a la vez la entrada de polvo, luz y fro excesivo. Luego fueron disminuyendo sus partidarios al considerar que, si bien tena aquellas ventajas, los documentos estaban sometidos a una menor aireacin, que la verificacin de una busca bloqueaba todo el grupo durante el tiempo que se invirtiera en ella, que poda quedar paralizado por avera mecnica o corte de fluido elctrico, que era dificultoso, aunque posible, colocar documentos de formato especial, que requieren una instalacin interior adecuada (3 1), que era preciso contar con la resistencia del edificio al aumentar el peso por metro cuadrado, ya que se eleva, con estantera de dos metros de alto, a 2.000 2.500 kilogramos mnimo, adems de lo cual era caro.
(29) Duchein, Michel. .Le nouveau batiment des Archives departamentalesdu nord a Lille. (Rassegna..., XXIII, 1963, pg. 267). Tiene tambin parte por este sistema en los Archivos Nacionales de Pars (Francia) y en los Archivos Nacionales de Tokio (Japn). (30) Eine neue Aufbewan rung fr Archivalienn (Archivum, VI-1-1953, col. 79-84). (31) En el nuevo depsito del Archivo de la Corona de Aragn en Barcelona (Espaa) lo tiene adaptado para varios usos. Hoy los hay para discos, radiografas, planos, pelculas, fichas, etc.
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Figura 81 .-Estantera
sin baldas.
Figura 82.-Estructura
perforada, de poca resistencia.
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Generalmente se utiliza para ampliar la capacidad de depsitos que cuentan ya con estantera convencional, por lo que suele recomendarse su instalacin en planta baja y desde luego contar con el arquitecto del edificio para que disponga las obras de consolidacinnecesarias, si stas son precisas, ya que, a veces, an colocados en semistanos, directamente sobre los cimientos, puede daar la estabilidad del edificio. Tal fue el criterio seguido en las instalaciones del Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia) y en el Archivo Histrico Nacional de Madrid, en el ltimo de los cuales hubo que reforzar los cimientos por estar asentados sobre terreno flojo. Por este motivo tienen ms facilidad de instalacin en edificios construidos sobre roca, en que no cede la base. Tambin tienen esta doble instalacin los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca) Sin embargo hay casos en que las condiciones de solidez de la construccin permiten situarlo a cualquier altura, lo que pudo hacerse en el archivo de lo que fue la Obra Sindical del .Hogar, hoy desaparecido, en Madrid (Espaa). Enganchados al armazn de la estructura, sobre la que descansaba todo el peso, pudiendo instalar un compactus de veinte unidades en la planta diecisiete del edificio. En la VI11 Table Ronde de Budapest, en 1963, se trat del tema, pudiendo comprobarse que las condiciones son diferentes segn la climatologa. As en Suecia no se encontraban inconvenientes-como resultado de su compacidad mientras que en Italia el clima, en general, exige mejor aireacin y su climatizacin resulta costosa. Algunos (Baviera) estimaron la proteccin que ofrece contra robo e incendio. Tambin se tuvo en cuenta que para poder instalar densos es preciso que la construccin sea resistente y, por tanto, ms costosa (Espaa y Hungra), mientras que otros la consideraron ms barata en atencin al ahorro de suelo. En pases donde las condiciones pueden ser diversas se utilizan estanteras sencillas o densa indistintamente (Francia, URSS) (32). En consecuencia la posicin actual es que, en archivos donde el problema de espacio sea agobiante, pueden instalarse como un mal menor antes que como una ventaja, aspirando a que, mientras sea posible, los depsitos de archivo sigan teniendo estantera convencional. Ya con anterioridad se propuso para guardar solamente lo ms precioso (33). Dado que esta densificacin por supresin de pasillos supone que mucha, o parte, de la documentacin de una estantera est oculta por la inmediata a ella tenemos que contar con un sistema de desplazamiento que permita ver lo que hay detrs o dentro. Los sistemas densos aplicables a archivo depsito son de dos clases: deslizables o giratorios. Los de estantera deslizable lo hacen generalmente sobre uno o varios carriles incrustados o sobrepuestos al suelo, pero pueden ir tambin colgados de carriles metlicos, provistos de poleas, sujetas a los
(32) Actas citadas, pgs. 100 a 102 y 127. (33) Actas citadas, pg. 148.
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pilotes del edificio que descargan directamente el peso sobre los cimientos, con independencia de la resistencia de suelos y paredes. De cualquiera de las maneras las estanteras no pueden ser demasiado largas, siendo medida aceptable siete metros mximo. En cuanto al sentido en que se verifica el desplazamiento puede ser frontaZ o lateral (34). El sistema frontaZ es el que permite una mayor densificacin,pudiendo tener un solo pasillo para hasta veinte o veinticinco cuerpos de estantera doble faz cuando discurre sobre carriles en el suelo (figuras 83-84). El deslizamiento de las estanteras para abrir pasillo en el sitio en que se necesita puede ser actuado por un sistema automtico, ayudado de corriente elctrica, por sistema neumtico o de aire
Figura 83.-Densificacin mxima, con un solo pasillo para muchos cuerpos de estantera doble faz.
comprimido, o enteramente manual si la carga no es excesiva. La puesta en movimiento puede hacerse por palanca puesta a la altura de la mano o abajo para seraccionadas por el pie, pulsando un botn o por un volante o aspas. El mecanismo puede estar basado en un cable metlico que se pone en rotacin continua, al que se agarran unas pinzas que llevan las estanteras. Si se acta de modo que las pinzas se agarran a la parte del cable que va hacia
(34) Michel Duchein utiliza las denominacionesde 4ongitudinal y lateral.Pierre Durye, en Les nouveaux rayonages mobiles du type dense ou compact aux Archives Nationales de France. (Rassegna..., 1958, nm. 2, mayo-agosto, pg. 223), las describe en sus diferentes variedades.
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Figura 84.-Densificacin
mxima.
la izquierda el arrastre se produce hacia ese lado; mientras que si las pinzas se sujetan al sector de cable que marcha hacia la derecha, su desplazamiento es a la derecha. Los sistemas elctricos llevan un dispositivo que bloquea el deslizamiento en el momento en que la estantera hace contacto con cualquier persona, evitando as que pueda quedar atrapada dentro fortuitamente. El deslizamiento por volante o aspa giratoria suele ser un sistema combinado de guas y cadenas de engranaje a las que se van enganchando los piones de la estantera al ser impulsada su traslacin. En algunos de stos la estantera terminal puede llevar puertas en su lateral para poder consultar parte de su contenido sin necesidad de correr toda. Si el deslizamiento se verifica por poleas que corren por carriles en el techo no pueden sobrepasar la distancia que exista entre dos de los pies derecho del edificio, a los que se van a sujetar (35). Las estanteras en este caso pueden formar grupos de tres, una doble central fija y dos dobles (o sencillas) adosadas a ambos lados (figura 85), o tambin una doble fija y cuatro o cinco movibles, o sea un pasillo por cada seis elementos. El sistema de una doble fija y dos adosadas movibles lo tienen montado algunos archivos franceses departamentales y tambin en alguno de los depsitos de los Archivos
(35) Snchez Belda, Luis. <<Novedades para el equipo de los archivos. (Bol. Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1962, nm. 63, pgs. 20-23). Dice que es el sistema <<Snead>>, o estanteras independientes sobre pies derechos metlicos desde la base, aplicado al <<Compactus>>.
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Figura
85.-Estantera laterales.
fija central con dos adosadas movibles
Nacionales de Pars (Francia) (36). Igualmente se encuentra en alguno de los archivos de Estados Unidos (37). El sistema de carriles sobre el suelo puede verse, entre otros, en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de Pars (Francia), Real Archivo Militar y Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de Estocolmo (Suecia) y en el depsito en semistano del Archivo Histrico Nacional, de Madrid (Espaa). Lo tienen tambin varios archivos de Dinamarca, Alemania y Malasia. Otro sistema para pisos, de menos resistencia, consiste en colocar una estantera doble faz fija y adosarle a ambos lados otras sencillas. Estas laterales son las nicas que se desplazan, a derecha o izquierda, bien una sola balda o todo un cuerpo de baldas (figuras 86-87), para poder ver lo que tiene la central. Naturalmente que es preciso dejar un hueco sin cubrir que permita la maniobra. El nmero de pasillos es mayor, uno entre cada grupo de tres, por lo que la densificacin es menor. La densificacin por desplazamiento lateral es siempre menor que la de desplazamiento frontal. Consiste en que la estantera, doble faz o sencilla, est colocada perpendicularmente al pasillo de acceso por lo que para poder examinar,su contenido es preciso extraerla hacia dicho pasillo (figura 88), con lo que queda bloqueado (38). En algunos archivos de Francia tienen densificacin de este tipo (39), como tambin en Estados Unidos (40) y
(36) Marcas usadas en Francia son:, <<Compact>>, <<Baudet-Donon-Rousel, <<Famac y <<Prodex., entre otras. (37) Entre otras marcas, Compactus. y Stornor. (38) Entre otros, el sistema Dexion. que es ingls. (39) Sistemas Prodex y Lapouyade>>. (40) Dollin Mobile Storage System.
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Figura 86.-Estantera balda.
densa de desplazamiento lateral de una sola
Figura 87.-Estantera cuerpo de baldas.
densa de desplazamiento lateral de todo un
Alemania (41). En cuanto al sistema llamado giratorio es el menos generalizado. Los primeros estantes de esta clase en Europa los hace Straford para el depsito Louis Philippe de los Archivos Nacionales de Francia, en Pars, entre 1956
(41) El ms usado es el Compactus. En la Repblica Democrtica Alemana hay instalaciones que funcionan por carril en el techo.
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Figura 88.-Estantera densa con desplazamiento de todo u n cuerpo hacia el pasillo.
y 1957, para techos de 2,lO metros de altura. Constan de una estantera doble fija y otras dobles (que tambin pueden ser sencillas) que giran sobre un eje sujeto de techo a suelo, a modo de puerta, quedando atravesados parcialmente en el pasillo de la espiga correspondiente (figuras 89-90-9 1). Pueden verse de este sistema en los archivos departamentales de CharenteMaritime y Loire (Francia), como tambin en algunos de Estados Unidos. Es el de ms fcil manejo pero necesita pasillos sensiblemente ms anchos para permitir el giro y dificulta el servicio al atravesarse en el pasillo, aunque sea no el de acceso sino uno lateral. Tambin se han hecho montantes de este tipo para archivos de filmes, o cintas grabadas. Por ltimo citaremos el llamado Archivo 2.000, que funciona electrnicamente, que est formado por una especie de inmenso cajn, con un espacio abierto en su parte frontal para poder sacar y meter por all los documentos. Lo citamos a ttulo de posibilidad ya que nos parece de uso complicado y, sobre todo, con escasa aireacin (figuras 92-93).
Considerados en conjunto todos estos sistemas podemos apreciar como regla general que a ms densificacin corresponde ms dificultoso manejo. Por eso elegiremos el que sea ms conveniente no slo en cuanto a lo que tenemos que almacenar sino tambin en cuanto al servicio que haya que prestar con los documentos. Los clculos aproximados de densificacin previenen que con el sistema frontal sobre carriles en el suelo puede ahorrarse
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Figura 89.-Estantera densa de un cuerpo fijo y dos laterales que giran por secciones de baldas.
un 90 por 100 de espacio (42). Con el de carriles por poleas desde el techo puede disminuir a un 70 por 100. Los de deslizamiento lateral, al pasillo o al hueco de la balda, vienen a ganar un 50 por 100,y, por ltimo, los giratorios slo ahorran un 30 a 40 por 100 de espacio (43).
LOS ARCHIVADORES
En todo depsito de archivo hacen falta, en mayor o menor nmero, muebles especiales para guardar documentos que, por su formato o su naturaleza, no quedaran bien acondicionados en las estanteras descritas. Tales por ejemplo los libros-documento o los documentos sueltos que superan ostensiblemente el tamao de folio sin atenerse a ninguna normalizacin, o bien los que por su propia consustancialidad acostumbramos a llamar documentos especiales, aunque a veces puedan constituir en s la totalidad del depsito de un archivo. Estos muebles especiales, cuando son excepcin, pueden colocarse en cualquier rincn del depsito general.
(42) No un 100 por 100, como pretenden algunos, ya que siempre es necesario por lo menos un pasillo y, con ms frecuencia, dos. (43) Duchein, Michel. <<Les batiments darchives .... , edic. 1985, pg. 51, da las siguientes cifras de ahorro de espacio, con arreglo al sistema de densificacin: En el clsico de un solo pasillo para un elevado nmero de unidades, el 100 por 100; en el de una unidad fija y dos adosadas movibles, el 50 por 100, y en el de anaqueles giratorios, un 30 por 100. No obstante, la primera cifra nos parece un tanto optimista, ya que otras estimaciones la fijan solamente en un 90 por 100. El total de ganancia de espacio en los Archivos Nacionales de Francia se ha calculado en un 75 por 100, segn Durye, Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 1962>> (Archivum, VII, 1957, pg. 31).
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Figura 90.-Apertura
de las adosadas como puertas.
Figura 91 .-Apertura de las adosadas girando sobre un eje que las deja atravesadas en el pasillo.
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Figura 92.-Archivo consulta.
denso con funcionamiento electrnico para
Pueden considerarse como documentos especiales, a efectos de archivacin: los pergaminos, generalmente medievales; los documentos con sello pendiente de cera, plomo o lacre; los documentos grficos tales como planos, mapas, dibujos, esquemas, rboles genealgicos u otros semejantes; las fotografas, los clichs de vidrio o celulosa, filmes, microfilmes y filminas, diapositivas y postales; los discos; las bandas magnticas. La archivacin de documentos de formato superior al normal puede tener una fcil solucin colocndolos en las estanteras corrientes ocupando las dos baldas, anverso y reverso del mismo nivel, puesto que deben ser difanas. Si se trata de documentos sueltos, sean o no grficos, deben ir protegidos por una carpeta de cartn adecuada a su tamao (44). El nico inconveniente es que se pierde mucho espacio. Pero tambin se fabrican estanteras especiales de gran fondo y buena resistencia en las que pueden archivarse todos los documentos de estas caractersticas, sea cual sea su procedencia de serie o seccin a que pertenecen. En cada lugar de origen figurar una nota diciendo el lugar de la estantera especial en que estn archivados y a su vez cada documento tendr anotada su procedencia.
(44) En esta forma se guardan muchos documentos de la Seccin de Diversos del Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa). Los tamaos son: la mayor 0,88/0,70 metros y la menor la mitad.
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Figura 93.-Espacio central por donde se puede consultar el contenido del archivo denso de funcionamiento electrnico.
El principio que nos lleva a la necesidad de utilizar sistemas de archivacin especial para los documentos especiales es el de que nunca debe forzarse un documento para archivarlo sino adaptar el archivador a las necesidades de aqul, de modo que el documento no se vea oprimido, doblado o quede en condiciones de manejo que implique un riesgo para su integridad fsica. Con frecuencia un solo tipo de mueble puede servir para distintos tipos de documentos especiales. a) Archivadores de pergaminos Aunque pueden guardarse en carpetas en la forma que se ha indicado es mejor tenerlos en archivadores especiales. Son de formato irregular generalmente slo los medievales ya que tratan de aprovechar al mximo los trozos de pergamino ( 4 9 , pero siguen usndose por mucho tiempo para los documentos a los que se quiere dar cierta solemnidad (46). A partir de la
(45) Los medievales no slo son de cualquier tamao, sino que ste es a veces de contorno totalmente irregular, con sus cuatro lados desiguales, o con salientes y entrantes originados por los bordes de la piel, aprovechada al mximo. A veces cosidos varios trozos para un solo documento; otras, documentos distintos cosidos juntos formando una larga tira que se arrolla en un ncleo de madera, como el cartulario de Obarra, del siglo XI del Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa). (46) Todava perdura su prestigio siendo frecuente ofrecer en homenajes un <<pergamino., aunque suele ser de imitacin.
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poca de los Reyes Catlicos lo corriente es que dejen el formato de mltiples dobleces o rollo y los tamaos arbitrarios para adquirir el de cuadernillo de proporciones anlogas a los documentos en papel. La manera de guardarlos en los viejos archivos era conservarlos tal como venan, enrollados o doblados, metidos en cajas de madera o en armarios, incluso en legajos en las propias estanteras. En el Archivo de Siena (Italia) tenan un armario de madera con departamentos en los que guardaban 58.000 pergaminos. Luego se pas a su cosido o encuadernado, cuando su tamao lo permita, con lo que podan archivarse como libros, pero esto constituy un grave error porque dificultaba su lectura y obligaba a manejar todos para consultar slo uno, con el consiguiente constante deterioro. Igualmente dificulta su lectura conservarlos enrollados o doblados, an peor esto ltimo porque por los dobleces se ha perdido la tinta en muchas ocasiones. Por todas estas razones es recomendable el uso para ellos de armarios especiales para archivacin horizontal, una vez que se ha procedido a su planchado o extendido. Las baldas de estos armarios deben de tener entre s solamente el espacio suficiente para colocar en cada una un grupo de 18 a 25 unidades documentales grandes como mximo o el doble si son pequeas. Las primeras iran colocadas en una carpeta grande que ocupe toda la balda y las segundas en dos carpetas de la mitad de tamao de la balda, colocadas una al lado de la otra. Los armarios utilizados para los pergaminos de la seccin de Clero regular y secular del Archivo Histrico Nacional de Madrid, con carpetas como las descritas, tienen 1,30 de alto por 0,55 de fondo y 0,95 de ancho, y en cada uno de ellos, con 20 unidades por carpeta trmino medio, pueden acomodarse entre 360 pergaminos grandes y 720 pequeos, colocados sobre 18 baldas. Unas ranuras oblicuas, a modo de persianas, en las puertas del armario, permiten la aireacin necesaria. Tambin pueden ir en archivadores de cajones como los indicados para planos o documentos grficos. El nico inconveniente que tiene el sistema de archivacin horizontal, tanto en estos armarios como en cualquier mueble de este sistema, para documentos con sello o para documentos grficos, es que se desperdicia mucho espacio. Al multiplicarse el nmero de baldas se multiplican los centmetros de espacio no til, as como los del espacio que hay que dejar de margen entre carpeta y balda para poder manejarlos holgadamente. b) Archivadores para documentos con seIIo Los documentos con sello pendiente comenzaron guardndose en los mismos legajos que los dems documentos, lo que acarreaba el destrozo de los de cera y el desgajamiento del documento de los de plomo. Pronto se trat de protegerlos pues aunque algunos de cera aparecan metidos en pequeas bolsas de trapo o de pergamino, esto no era suficiente.
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Aunque los de plomo no necesitan ms precaucin que protegerlos de la humedad, los de cera son muy delicados, sobre todo si est reseca por haberlos guardado entre algodn, que absorbe la poca grasa que les queda por lo que se ha desaconsejado. Ello les hace ms quebradizos, que es su mayor peligro, aunque tambin son sensibles a la humedad y al calor. Los procedimientos de proteccin han sido varios: saquitos de papel de seda Japn con perforaciones para aireacin, bolsitas de polietileno o acolchados, que en nada les favorece. En algunos archivos holandeses se inici con carcter experimental la utilizacin para documentos con sello pendiente de fundas de plstico suspendidas, sujetando el sello para que no cuelgue con tiras de plstico, pero no nos parece nada aconsejable por la falta de transpiracin al estar encerrados en plstico (47). Como estos sistemas dejaban sin resolver el problema de la posibilidad de desprenderse del documento por cualquier eventualidad, se pens en montarlos sobre un cartn que llevaba en su parte inferior una cajita de cartulina o cartn fino, donde se meta el sello, si era de cera, o cuando era de plomo un hueco recortado para mantenerlo en l sujeto por delante con unas tiras de acetato de celulosa que le impedan desplazarse pero permitan sacar el sello para examinar su reverso, en caso de que la perforacin no fuera total. En todo caso el documento no debe quedar nunca fijo al cartn con imposibilidad de extraerlo. Para su total proteccin deben llevar una cubierta de papel fuerte, sujeta al cartn por su lateral izquierdo. De todos modos su archivacin conjunta con los documentos convencionales se vea dificultada, cuando no totalmente imposible, lo que aconsej guardarlos aparte. Duchein recomienda protegerlos con cartn ondulado si se van a colocar en cajas individuales, pero esto, como si se ponen dentro de sobre, slo puede hacerse cuando el tamao del documento lo permite. La solucin de meterlos en cajas es siempre problemtica. Otra solucin fue colocar los sobres en posicin vertical en archivadores de cajn, pero los sellos se amontonaban en el fondo, en evitacin de lo cual se aconsej coser los sobres a diversas alturas a partir de la base, lo que encima de suponer una manipulacin fastidiosa nos parece de resultado dudoso. Tambin hubo un momento en que pareci que los armarios de carpetas suspendidas con las hamacas del tamao propio para radiografas poda ser un buen sistema pero pronto se vio que en muchos casos no caban tampoco y era preciso doblar el documento, aunque se hiciera sin presionar el doblez. La solucin nos parece mucho ms sencilla: suprimir la archivacin vertical. Si metidos en sobres del tamao que sea los colocamos en muebles metlicos de gavetas o cajones de escasa altura, para archivacin horizontal
(47) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pg. 8, recoge esta noticia que fue presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos.
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de documentos grficos, con deslizamiento por rodamiento a bolas, habremos solucionado todos los inconvenientes de una sola vez. Este tipo de archivacin conviene tambin para los documentos con sello pendiente de lacre, los que, por su mayor fragilidad, vienen de origen metidos en una cajita de madera. Tambin puede servir para los documentos cuyo formato excede a las medidas del folio que llevan sello de placa, por cuyo motivo, ni con sobre ni sin l, pueden dejarse en las cajas de los dems documentos, salvo si se conservan doblados, cosa totalmente desaconsejable. Los de documentos de tamao folio o menor pueden guardarse en cajas de cartn ondulado para protegerlos de roturas. c) Archivadores de mapas, planos, dibujos, etc. Tambin estos documentos pueden guardarse en carpetas en las estanteras, pero igualmente decimos que es mejor tenerlos en muebles especiales, como los ya descritos en la primera parte (figura 21). Uno de los primeros intentos que conocemos de archivacin de planos en armarios metlicos es el realizado a base de anaqueles, deslizables para facilitar su manejo, colocando en cada anaquel dos unidades de conservacin, que en este caso eran unidades de madera contrachapada. Fue adoptado en 1952 por el Servicio Geogrfico del Ejrcito (Espaa). De aquello se ha pasado a utilizar archivadores metlicos semejantes a los que acabamos de describir para documentos con sello, ya que, lo mismo que se dijo de los pergaminos, a ser posible, nunca deben guardarse doblados o enrollados. En stos con ms razn debemos evitar los dobles ya que por ellos se rompen indefectiblemente haciendo precisa su restauracin. Las gavetas o cajones, adems de su comodidad de manejo, estn pensadas para prescindir de las carpetas de cartn, necesarias cuando se utilizan armarios. Una carpetilla de papel fuerte suele ser suficiente para proteger el documento y aun si su consistencia es grande puede prescindirse de ella. Depende de que est entelado o de que su materia base sea cartulina delgada. Ofrecen la mayor comodidad para el documento, sobre todo para planos gruesos y dibujos antiguos, aunque es cierto que este tipo de archivacin horizontal dificulta su manejo por tener que sacar los de encima cada vez que se necesita sacar o meter alguno de abajo. Este inconveniente queda obviado si podemos tenerlos pasados a ficha de ventana o microfilm con objeto de que el investigador se sirva de estas copias en sustitucin del manejo del original, que queda reservado para casos excepcionales. Como en toda archivacin horizontal se desperdiciamucho espaciopero creemos que compensa. En este tipo de archivadores se estima que proporcionan la suficiente aireacin las mltiples ranuras de los cajones y sus carriles. Para evitar que al sacar el cajn pueda engancharse por arriba y daarse alguno de los documentos que se hayan ahuecado, llevan en la parte interior delantera de cada gaveta una
Los depsitos por dentro. Instalacidn
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Figura 94.-Archivacin vertical de planos sujetos a presin por muelles. Poco recomendable.
solapa metlica articulada que, apoyada sobre los documentos asegura que stos permanecen a la altura debida. Se fabrican en varios tamaos. Hay otro tipo de muebles para guardar esta clase de documentos que responden al sistema de archivacin vertical. Quiz el ms antiguo sea el que est basado en mantener la verticalidad de los documentos por presin de unos muelles (figura 94), dentro de un mueble de formato adecuado, cuya tapa superior se levanta para sacarlos. En principio pareci una solucin pero hoy es un sistema totalmente rebasado por incmodo de manejar y dudamos un tanto de que la presin no llegue a daar los documentos (48). Algo ms racional nos parece el que consiste en un armazn metlico, dentro de un mueble, provisto de una barra de la que cuelgan unas grandes bolsas de papel fuerte, abierta por uno o dos de sus lados, que llevan en su parte superior un gancho que resbala y se apoya en la barra, semejante a los descritos para archivo de uso inmediato. Son bolsas que cierran con unos broches automticos por su lateral ms largo vertical, y que su formato es lo suficientemente grande y proporcionado para meter en ellas cierto nmero de planos, mapas, dibujos, etc. (49). Su manejo es semejante al que se
(48) En la reunin anual de la Sociedad Raleing, celebrada en 1964, C. B. Ubrich asegur Metal Inc., en Jamestown (New York), se guardaban as todos sus documentos que en el <<Art grficos. (49) Podemos citar el sistema Pohlsroder>>.
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describi para el mismo tipo de archivacin en archivo de uso inmediato. Slo vara el hecho de que aqu no se trata de un armario, sino de una serie de barras y bolsas para instalar en un gran depsito. La bolsa debe ser lo bastante fuerte para que an conteniendo pocos documentos no pierdan stos su verticalidad doblndose hacia abajo. Para consultar cualquiera de los documentos es preciso descolgar la bolsa, extenderla sobre una superficie plana y slo entonces proceder a desabrocharla para extraer su contenido. Su manejo, por tanto, es ms complicado que el archivador de cajones y el roce que puedan sufrir los documentos al sacarlos o meterlos acaso sea mayor que en el caso anterior. Slo puede ofrecer la ventaja de ser ms econmico y poder archivar ms unidades en menos espacio. Los otros sistemas conocidos de archivacin vertical ya descritos para uso inmediato suponen una previa manipulacin del documento, lo que puede significar un riesgo para los ms valiosos y antiguos. Nos referimos principalmente a los que funcionan por sistema de pinzas o perforaciones. Por el riesgo que puede producir su manipulacin nos inclinamos por desaconsejar su uso para archivo depsito. Tambin evitaremos en la medida de lo posible guardarlos en forma de rollo. No obstante, cuando el depsito de archivo lo es enteramente de documentos grficos y el espacio escaso, puede aplicarse cualquier modalidad de archivacin densa de desplazamiento frontal, ya que es el nico viable por el formato totalmente variable de los documentos. Pero, insistimos, la archivacin horizontal en muebles de gaveta o bandejas, o el sistema ms barato de meterlos en carpetas de cartn de tamao adecuado para colocarlos en estanteras en la misma posicin, nos parece lo ms acertado para la buena conservacin de esta clase de documentos. d) Archivadores de postales, estampas y carteles En muchos archivos todava no se les ha dado categora de testimonio histrico, no obstante lo cual tienen el mismo valor que cualquier otro documento grfico. Los de tamao normal, si son postales, pueden guardarse en archivadores de cajn semejantes a los de fichas, sean sueltas o formando fuelle. Las muy pequeas ser conveniente meterlas previamente en sobres, mientras que las muy grandes necesitarn archivadores adecuados a su tamao o de los especiales de gavetas como los de mapas, planos y dibujos. Las estampas, dada su variacin de tamaos y calidad del material, generalmente ms dbil, irn mejor metidas en sobres antes de archivarlas. e) Archivadores de folletos con informacin grfica Como los anteriores, han sido muy poco considerados hasta ahora como testimonio. Incluimos en este concepto trpticos e incluso hojas sueltas de
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propaganda. Posiblemente ser lo ms cmodo meterlos en cajas, dentro de carpetillas separadoras.

f ) Archivadores de fichas
Las fichas catalogrficas de archivo, como las fichas-documento, no estn normalizadas. Estas ltimas son escasas en fondos anteriores a la mitad del siglo actual pero ya van pasando a los archivos y aumentar su nmero en adelante puesto que las Administraciones resean en fichas muchos datos que antes slo constaban en documentos convencionales o en libros-documento. Las ms antiguas muchas veces todava no han pasado a los archivos depsito. La diferente finalidad de unas u otras puede influir en la eleccin del mueble y su sistema de funcionamiento, dado que la ficha catalogrfica supone un uso ms continuo y ms rpido que la ficha-documento. La ficha catalogrfica es de escaso uso en archivo inmediato porque en l la archivacin se hace, no con una secuencia fija para todos los documentos, sino clasificndolos con arreglo a los grupos establecidos, lo que facilita su localizacin sin necesidad de ms referencia, pero en el archivo depsito las series, o grupos, quedan cortados por la necesidad de irlos estanteando segn van entrando a lo largo de perodos de tiempo que pueden variar desde un ao a bastante mas. La acumulacin de ingentes cantidades hace de todo punto necesaria la ficha catalogrfica. Sus archivadores son bien conocidos. Algunos de ellos, a partir de poco ms del suelo, son bastante incmodos de manejar en sus filas ms bajas. Tienen los inconvenientes propios de este tipo de archivacin, es decir, que la utilizacin de uno de los cajones bloquea el uso de los restantes de la misma fila y que cuando estn sacados para efectuar una consulta ocupan mucho espacio de desplazamiento. Sin embargo las fichas catalogrficas no podemos archivarlas por otro sistema aunque si pueden hacerse dos modificaciones: que los cajones empiecen a una altura adecuada, colocados sobre patas, pedestal o incluso mesa, y que las fichas estn colocadas lateralmente en compartimentos del cajn, en vez de estar en forma frontal a todo lo largo del mismo. Esto ltimo permite que los cajones sean de menos profundidad pero supone tambin la prdida de tantas veces los centmetros necesarios de holgura para mover las fichas cuantos sean los compartimentos en que se ha dividido el largo del cajn. Pensando en ello se ide el sistema de muebles con cajones rotativos de seleccin manual y luego automtica, que ya hemos descrito al tratar del archivo de uso inmediato. Los que nos interesan son, naturalmente, aquellos en que las baldas rotan sin perder la horizontalidad llevando sobre ellas los pequeos cajones desplazables. Estos ficheros rotativos pueden rotar en crculo o en elipse (de abajo arriba) segn sean de capacidad mediana (unas 30.000 fichas) o verdaderas torres de archivo para millones de fichas. Todos ellos cuentan con una especie de consola de apoyo para que la persona que consulta pueda, de pie o sentada, tomar sus notas all mismo. Si el fichero
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tiene cierta extensin en sentido horizontal la silla de la persona que lo sirve debe ser desplazable por rodamiento a bolas para facilitar la localizacin a cualquier distancia. Los tamaos son muy variables: los hay desde tres metros lineales de capacidad de archivacin hasta 1.900 metros lineales, lo que permite la archivacin de 2.000 a 12.000 fichas (50). Tambin hemos visto un sistema de plataformas de discos que giran sobre un eje, en cuyas plataformas van colocados los pequeos cajones de fichas del borde hacia adentro. Estas plataformas pueden desplazarse hacia adelante para facilitar la consulta y, en su caso, extraccin de alguno de los pequeos cajones-fichero. Su aprovechamiento es mucho menor y su concepcin ya un tanto anticuada (5 1). En cuanto a las fichas-documento su instalacin depende de la frecuencia de su uso, que si bien puede ser muy activo en archivos de tipo administrativo, en primera fase de uso, ya no lo es tanto en un archivo depsito. Esto hace que si bien son recomendables los archivadores rotativos para la ficha catalogrfioano sean necesarios y aun acaso resulten superfluospara la fichadocumento. Como en el caso anterior tambin puede aplicarse a los archivadores de estas fichas la archivacin densa, aunque por ser poca todava su cantidad suelen compartir el espacio con otras unidades de conservacin. En estanteras densas de desplazamiento frontal pueden coexistir documentos convencionales con bandejas para documentos grficos y cajones para fichasdocumento. g) Archivadores de microfilm Cuando comenz, tmidamente, a utilizarse el microfilm en los servicios de archivo depsito los aparatos lectores eran lentos, por lo que los rollos grandes ofrecan inconvenientes para localizar un fotograma. Por otra parte no se haba llegado a pensar siquiera en la realizacin de un programa de amplias dimensiones y lo corriente era que slo se filmasen documentos espordicamente, a peticjn de algn investigador o por necesidades del propio archivo. En cualquiera de los casos los rollos se cortaban en bandas, que no solan pasar de seis fotogramas, y se guardaban en unos sobres especiales alargados provistos de dobleces o tiras superpuestas escalonadas en cuyos huecos se metan las bandas hasta completar el documento copiado. Otras veces eran sobres transparentes o sobres abiertos por arriba pegados a una cartulina, numerados al margen. Para guardarlos solan utilizar unas
(50) Son bastante conocidos. Los modelos antiguos son el .Rolling Contablex., cuya casa Power.. Archivadores ha fabricado tambin el &electron y el <<Kele.,as como el <<Diebold de este tipo los viene fabricando la casa .Halcom, S . A.. (51) Estn en uso en el Archivo Nacional de Brasil, en Rio de Janeiro.
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cajas con ranuras laterales en las que se introduca cada sobre o cada cartulina, que quedaban en posicin vertical (52). Posteriormente se pas a conservar los rollos sin cortar, cuando empez a usarse como archivo de complemento o de seguridad, conteniendo la totalidad de un documento, o una pequea serie de documentos. Metidos en pequeas cajas redondas de baquelita o cualquier otra materia plstica, podan ser stas colocadas dentro de cajas semejantes a las anteriormente descritas, pero provistas de celdillas en vez de ranuras. Tambin se aplicaba el sistema de celdillas al interior de cajones de archivadores de fichas, que quedaban as transformados en archivadores de microflim. El sistema lleg a resultar caro de mantener por necesitar muchas cajitas y muchos archivadores, con notable desperdicio de espacio por su desplazamiento frontal y visibilidad superior, cuya suma de inconvenientes ya conocemos. Por otra parte los pequeos rollos ocasionaban, como ya se ha dicho, que los filmes cogieran demasiada forma, al ser sus vueltas muy pequeas, y aunque se aconsej que cada vez que se usasen se enrollaran en sentido contrario al que tenan antes, la realidad es que su escaso uso daba poco lugar a poner en prctica tal medida. En evitacin de este inconveniente se prob a enrollar cinco o seis tiras diferentes, una sobre otra, en un ncleo de plstico, de un mismo rollo, pero el uso vino a demostrar lo desacertado de esta medida ya que la utilizacin de uno slo supona el manejo de todos, que al ser desenrollados se retorcan en forma de tirabuzn o bucle ocasionando gran dificultad y un enorme roce para volverlos a su forma primera a la hora de guardarlos. Se sujetaban en su parte exterior por una tira de papel, en que se anotaba la sealizacin,sujeta a su vez por una goma. Sin embargo la goma se seca y descompone con el tiempo, lo que la hace desaconsejable. El total iba dentro de una caja redonda de plstico transparente y sta a su vez metida en una caja cuadrada de cartn ligero, impresa y armable, en la que se anotaba el contenido y nmero de orden, colocndola despus verticalmente en el cajn de un archivador de fichas, a dos cajas por ancho del-cajn. Lleg el momento en que los aparatos lectores se fueron perfeccionando en tal manera que la localizacin de un fotograma dentro de un rollo de 30 metros no ofrece mayor dificultad, estimando conveniente soldar las diversas tiras en una sola para su ms fcil manejo. El sistema de cajas fue el mismo pero ahora pueden archivarse en posicin vertical en cualquier estantera de pocos centmetros de fondo con una perfecta visibilidad de la sealizacin de su contenido. Naturalmente que en las nuevas microfilmaciones se conservan los rollos sin fraccionar, bien sean stas por encargo, para canje, microfilm de complemento para archivo de seguridad o para edicin de textos. Slo se fraccionan los fotogramas del documento, o conjunto de documentos, que adquiere el investigador para su uso privado. El enorme incremento de la prctica de microfilmacin de fondos de
(52) El -Microstrip, de la casa Kodak, para tiras de 33 centmetros de largo y 16 milmetros de ancho, estaba pensado para archivos de secretara, no para archivos depsito.
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archivo depsito ha llevado a buscar la solucin de una archivacin densa a la vez que adecuada por su seguridad. As fue como muebles que la industria pens en principio para almacn de productos farmacuticos u objetos de pequeo tamao, fueron convertidos en muebles para archivar microfilmes y microfichas. El fabricante crey oportuno que las pequeas baldas conservasen una ligera inclinacin hacia adentro para evitar la cada de los objetos al realizar el impulso de abrir pero aplicado a cajas de microfilme no parece necesaria esta precaucin ya que se mantienen en su sitio sin desplazarse. Se trata de estantes de doble faz, de varios centmetros de fondo cada lateral, colocados en batera uno al lado del otro de forma que para usarlos es preciso tirar hacia afuera de un asa que lo desplaza en deslizamiento lateral hacia el pasillo de acceso (figura 95). Su colocacin es comodsima y su seguridad de conservacin perfecta, pudiendo cerrarse con llave (53). Buscando el mximo aprovechamiento del espacio de cada fotograma se pas del rollo con perforaciones laterales al rollo sin perforaciones, que realiza el arrastre por presin, pero an ms se empez a experimentar con el film de 16 milmetros que da una buena nitidez para un doble folio en un solo fotograma. La archivacin de estos nuevos rollos, hoy utilizados cada vez ms por el ahorro que suponen, requiri enrollarlos en ncleos de plstico provistos de chapas laterales redondas para impedir que se desarmasen. Seguan sin ofrecer problemas a la hora de archivar siempre que se metiesen dentro de cajas cuadradas, pero tambin dieron lugar a las <cassettesque constituyen en s el envase ms apropiado. Pasando automticamente de una a otra al usarse quedan perfectamente protegidas de roce y polvo y por tanto en mejores condiciones de conservacin. La archivacin de estas cassettes lgicamente no ofrece ningn problema: pueden guardarse en el mismo tipo de muebles que los rollos. Finalmente, el uso de microfichas tiene poca aplicacin para archivos de fondos histricos antiguos aunque, como ya se dijo, ofrece grandes posibilidades para documentos de factura ms reciente, tales como expedientes administrativos y otros semejantes, as como para archivo de seguridad. Pueden guardarse en muebles metlicos de cajones como los ya descritos o bien en el mismo mueble de archivacin densa que se ha indicado para los rollos de microfilm. Las microfichas son tambin de gran utilidad para la formacin del archivo de seguridad. de los fondos ms valiosos. En cuanto a las condiciones ambientales del depsito pueden ser las mismas, por trmino medio, de las de depsito para papel. Sometidos a procesos artificiales de envejecimiento se ha comprobado que resisten ms que el papel.
(53) Por este sistema estn guardados los rollos del Archivo de Seguridad. de los archivos espaoles, en uno de los depsitos, independientes, del Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares (Madrid).
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Figura 95.-Archivacin densa de microformasen estantes extrables.
h) Archivadores de jilmes Aqu es donde comienzan a surgir los problemas que ha planteado a los archiveros profesionales la entrada en sus depsitos de las nuevas formas de expresin a las que con anterioridad se daba poco valor histrico, siendo as que historia es todo, del mismo modo que un simple trozo partido de cermica es tambin arqueologa. Los filmes, como las fotografas, fueron el inicio de los documentos que han dado en llamar audiovisuales, slo que su mayor antigedad les ha ido allanando el camino para poder reposar dignamente bien en depsitos especiales dedicados slo a ellos, o constituyendo secciones especiales en los tradicionales archivos de los documentos escritos. Repetida, pero tmidamente, fueron los archivistas ocupndose de estos documentos al no poder soslayar su presencia, hasta llegar al ao 1972 en que el VI1 Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Mosc, se dedic enteramente a ellos, y problemas que plantean desde el punto de vista de su archivado, conservacin y servicio que deben prestar. El informe presentado por W. Kohte, Director de los archivos fotogrficos, fonogrficos y cinematogrficos de los Archivos Federales de la Repblica Federal Alemana, fue un aldabonazo a las costumbres dormidas de los continuistas, que empezaron a enterarse de que desde 1926 en la Repblica Sovitica rusa se haba mandado ingresar en los archivos estatales todos los negativos y positivos fotogrficos y cinematogrficos, por su gran inters para la historia de la Revolucin de Octubre. De entonces hasta ahora en la Europa Occidental se han ido creando secciones, depsitos especiales
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u organizaciones, pero suelen todava ser las casas productoras las que los retienen en sus propios archivos, dueos y seores de guardar o destruir tan valiosos documentos. En Espaa tenemos un sistema mixto: parte es retenido por la entidad productora y parte pasa a la Filmoteca Nacional. As las cosas la archivacin de filmes ha sido muy pocas veces planteada en los archivos tradicionales por ser escasos todava los documentos de este tipo que van a parar a los mismos, pero s se ha ofrecido como problema a resolver en toda su dimensin en depsitos de entidades, centros u organizaciones que trabajan en la produccin de filmes de corta y larga duracin. Los alegatos sobre si son materia de biblioteca o de archivo son totalmente absurdos en cuanto a que se intenta definirlos por la materia-base sobre que estn impresos los testimonios, y no por su contenido, juicio que no se le ocurrira a nadie alegar respecto a cualquier otro tipo de documentos. Si su contenido es puramente literario o de ficcin ser materia afn a una biblioteca, pero si constituye un informe, una noticia, un testimonio, es indudablemente material de archivo. Por esta razn se tratan aqu sus problemas de archivacin, los que, por otra parte, son iguales para ambos casos ya que es su naturaleza y forma los que van a dar la pauta para su resolucin. En el caso de los filmes se presenta el mismo problema que vimos en los microfilmes al traer su envase de origen redondo, agravado por el mayor tamao de los mismos, con contenido de 60 a 120 metros. La solucin primera fue colocarlos sobre dos barras paralelas lo suficientemente separadas para que la caja entre en ellas, sin llegar a dejarla deslizarse hacia abajo. As los hemos visto en filmotecas y emisoras de televisin, con barras ms separadas para filmes largos y ms juntas para filmes cortos. Tambin se dio la misma idea de fabricar unas estanteras con baldas especiales, pero en este caso no eran slo con las baldas inclinadas hacia adentro sino en forma de cubeta, rebajada en su nivel en la parte central (54). Con todo necesitaba una especie de pesas redondas que colocadas en los laterales de la fila, cuando la balda no est llena del todo, actan a modo de los sujetalibros. Pero esto, como todo lo especial, resulta caro por lo que posiblemente el recurso de meterlas en cajas cuadradas de cartn y archivarlas en estantes normales o estantes de armarios es mucho ms econmico. Recientemente la casa Kodak ha recomendado una serie de medidas de tipo tcnico (55). Hay un sistema que ya conocemos, que sera bastante aceptable. Fue pensado para cintas de grabacin magntica pero puede aplicarse a filmes. Viene a ser un trasunto de la idea de archivacin suspendida utilizada para planos o para documentacin de uso corriente. Se trata de un aro -los hay de dos tamaos por lo menos- de materia plstica, que se abre y se cierra como una abrazadora sujetando la caja en todo su permetro. Ya se describi
(54) Los hizo la casa Straford, de Forjas de Estrasburgo. Vase fig. 36. (55) .Kodak Storage Envelope for Proceessedph.
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en cuanto a su uso en archivos inmediatos, pero para grandes cantidades de archivo depsito puede resultar su precio prohibitivo. En el mismo cierre lleva un espacio apto para anotar su sealizacin (56). Este sistema tiene la ventaja de que pueden archivarse indistintamente largos y cortometrajes por la naturaleza de su contenido y no por su formato, aunque siempre se ganar espacio si lo hacemos por tamaos uniformes, lo que permite que las barras estn a la justa distancia necesaria unas de otras, sin dejar huecos desaprovechados. De todas maneras recordemos lo que se dijo: cualquier envase redondo, metido en una caja de cartulina fuerte cuadrada, puede archivarse donde se quiera. Una advertencia es de todo punto necesaria. Si se tienen rollos antiguos de material inflamable es preciso contar con un depsito especial de muros refractarios y puertas de acceso cortafuegos de doble resistencia para impedir que, de entrar espontneamente o por alguna causa, en combustin, pueda correrse el fuego al resto del edificio. Lo recomendable es ir pasando estos viejos filmes a material nuevo, en la medida de lo posible, ya que esto cuesta bastante caro. Finalmente una duda razonable: si los documentos audiovisuales deben archivarse de modo que la grabacin sufra el menor roce posible. Pensemos si ser bueno tenerlo as, apoyndose una vuelta sobre la otra, o sera conveniente un sistema de archivacin horizontal en que el posible roce vaya todo sobre los bordes. Habra que comprobar si el riesgo es autntico y si compensa la prdida de espacio que comporta este tipo de archivacin. i) Archivadores de diapositivas Todava no llega este tipo de documentos a constituir un verdadero problema, pero conviene buscar soluciones antes de que se produzca. En muchos sitios las guardan dentro de las mismas cajas comerciales de plstico en que se venden los marcos y stas a su vez en cajones de archivadores de fichas. Otras veces vienen montadas en hojas de cartulina o plstico, con carriles en los que se introducen las diapositivas. Si el soporte colectivo es lo suficientemente rgido pueden colocarse muebles metlicos de cajones, en archivacin vertical, o, por medio de una perforacin lateral, formar cuadernos de anillas que se archivan como libros despus de metidos en una funda de cartn de tipo petaca para mantener sus hojas juntas. El sistema depende de la casa productora pero puede tambin hacerse segn las necesidades del archivo (57). Sobre ello, si su envase es de cartn deber ste ser neutro y si es metlico inoxidable (58).
(56) <<Data-Ring. y .Aro-Dac.. (57) Podemos citar el 4af-T-Stor tm. (58) Duchein, obra citada, pg. 57, aconseja transferirlas a <<Cibachrone-.
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j) Archivadores de fotografias Como anteriores a los filmes encontraron antes su concepto de material archivable, datando la noticia ms antigua recogida del ao 1908 en que se form una seccin fotogrfica en los Archivos Pblicos de Canad. En cuanto al primer depsito propiamente dicho tenemos que resaltar la creacin en Argentina en 1939 del Archivo Grfico de la Nacin, destinado a recoger, con orden obligatorio, todas las fotografas de carcter oficial. Este tipo de documentos puede archivarse de dos formas: como los documentos clsicos en cajas, previamente metidos dentro de sobres de papel, cuando el tamao lo permite y son de poco uso, o por sistema vertical en que los sobres se colocan en cajones de tamao adecuado en muebles metilicos. Sin embargo, dados los inconvenientes que ya hemos anotado para los muebles de cajones, es preferible utilizar hamacas suspendidas de visibilidad lateral, como las utilizadas en los archivos de uso inmediato, o por el sistema de bolsas colgadas que ya se describieron para documentos grficos. Tambin qued ya indicada la conveniencia de que los sobres de los clichs sean transparentes, de papel cristal o polister no electrosttico, para que no atraigan el polvo al manejarlos, quedando protegidos del deterioro al manipularlos con los dedos (59). Vanse otras normas en la Parte I. De cualquier modo no precisan un mueble especial ni los clichs ni las copias positivas, salvo el caso de los clichs de cristal que, si estn apoyados, deben descansar sobre una capa de material amortiguador para protegerlos del roce. Si estn colocados por sistema vertical en compartimentos separadores rgidos no deben concentrar demasiados en un solo espacio ni meterlos apretados, sino dejar una cierta holgura entre ellos para su ms fcil manejo. En caso de fotografas de gran formato pueden archivarse en el mismo tipo de mueble utilizado para documentos grficos, ya descritos.
Si los fondos que recibimos nos han llegado en archivadores de fuelle o en lbumes, sistemas propios de archivos de uso inmediato, pueden pasar as al archivo depsito, en cuyo caso, si queremos respetar esta modalidad por alguna razn, ser preciso examinar el material de que estn formadas estas unidades para ver si renen unas condiciones mnimas de salubridad, ya que con frecuencia la composicin de sus hojas puede afectar a la estabilidad de la fotografa (60).
En cuanto a condiciones de seguridad, los negativos de acetato o polister
(59) Duchein, obra citada, pg. 57. (60) Los principales requisitos fsicos y qumicos han sido descritos en <<Photography (Proceesing) Processed Films, Plates, and Paper-Filing. Enclosures and Containers for Storage.. ANSI. Standard PH 53. 1984.
LOSdepdsitos por dentro. Instalacin
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deben ser guardados en archivadores resistentes al fuego. Tanto stos como los positivos no deben nunca guardarse en cajas de madera. La novedad de este tipo de documentos es que, por datar su existencia de muchos aos antes que los otros fotogrficos, son ms dificiles de conservar en buen estado, dado que las emulsiones empleadas en ellos son proclives a sufrir alteraciones e incluso llegar a la total destruccin de la imagen. El agua puede causar graves daos, por lo que el grado de humedad del depsito es muy importante, aunque en s no es muy daina, sino en relacin con la temperatura. Para filmes, placas y papeles se considera conveniente de un 30 a un 50 por 100 de humedad, con una temperatura que puede oscilar entre los 10 y 21 grados centgrados. Si existe instalacin de aire acondicionado para controlar la temperatura es preferible no pasar de los 10 grados (61). Tambin hay que proteger estos documentos de insectos y roedores para los que la gelatina y la celulosa que contiene el papel es muy atractiva, as como prevenir la posible formacin de hongos. Para la renovacin del aire por sistema natural deben abrirse solamente las ventanas protegidas por rejillas finsimas que impidan la entrada de insectos, contra los cuales el sistema de combatirlos es la fumigacin. Hay otros mtodos ms eficaces, pero no convenientes para los documentos. Tambin ayuda a la buena conservacin la prctica de remover los fondos peridicamente con la frecuencia que sea posible (62).
k) Archivadores de discos fnicos

Los registros primitivos no han ido a parar, en su mayor parte, a los depsitos de biblioteca o archivo convencionales por no considerarlos material archivable en su justo valor de testimonio. Hasta hace una veintena de aos no se ha despertado su inters por conservarlos y conocerlos, siendo de destacar en este aspecto la existencia de la Socit Francaise de Palophonien, que ya exista en 1961. En cuanto a los discos fnicos de nuestra poca, su conservacin en centros del Estado ha estado casi siempre a cargo de las bibliotecas, gracias al depsito legal, recibiendo la denominacin de Fonotecas. Sin embargo en los archivos estatales se encuentran algunas veces pequeas cantidades provenientes de organizaciones prescritas que han entregado la totalidad de sus fondos, documentales o no. La grabacin sonora en discos como complemento de imgenes ha sido hoy desplazada por la banda magntica,
(61) La Federacin Internacional de Archivos de Films. estima como temperatura ptima los cinco grados centgrados para fotografas en color. (62) Kodak. -Conservation of Photographs.. 1985. Aestman Kodak Company-Library of Congress Catalog., nm. 84, 80244, pgs. 79-93.
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pero el disco, musical o no, con personalidad propia sigue su produccin imparable. De uno u otro modo, conservados por la casa productora, las organizaciones o entidades que los utilizan, o en depsitos estatales, vamos a tratar aqu de cmo archivar los discos. Estos s requieren mueble especial. Tradicionalmente se han guardado en casilleros, con capacidad que no debe sobrepasar de ocho a diez discos, que como ya se dijo los mantienen en posicin vertical. La archivacin de ms discos en un solo hueco de casillero ahorra espacio pero perjudica la buena conservacin por el roce constante de todos los discos cada vez que se maneja uno solo. Suelen ser de dos tamaos, adecuados a los discos de 45 o de 33 revoluciones. Es aconsejable que el plano sobre el que se apoyan no sea duro sino que est amortiguado el roce por una capa de fieltro o plstico mullido (63). Tampoco deben estar apretados ni tener demasiada holgura por lo que hay que cuidar que las dimensiones de cada casillero no sobrepasen las necesarias. En ellos la resolucin del contenido redondo en un envase cuadrado viene ya dada. Una solucin muy econmica es meter los discos con su funda de origen en fundas de cartn semejantes a las usadas para mantener juntas las hojas de carpetas de anillas de diapositivas, lo que permite colocarlos despus en cualquier estantera, sin compartimentos. Los discos antiguos, de baquelita y por tanto rompibles, anteriores a 1950, deben ser protegidos muy especialmente (64). El principio de que debe evitarse el roce de la grabacin est perfectamente conseguido con cualquiera de estas dos modalidades ya que lo que se roza con el uso son los bordes, lo que no ocurrira si los colocamos en posicin horizontal. Sin embargo, ya se dijo, hay quien objeta que por efecto de la verticalidad se alabean los discos y pierden fidelidad de sonido pero esto es antes bien un problema de la mala calidad de la materia-base. En una coleccin particular pueden guardarse los discos en la posicin que se quiera y parezca ms conveniente pero en un archivo de discos en uso la posicin horizontal daara gravemente la grabacin por roce constante al sacarlos y meterlos. 1) Armarios para grabaciones magnticas Los denominamos armarios desde el primer momento porque dado lo
(63) La casa Straford hizo un tipo de casillero especial. (64) Duchein, obra citada, pg. 58, aconseja, tanto para stos como para los microsurcos, meterlos en bolsas de papel cristal y luego en otra de cartulina, pero si son discos adquiridos, producidos por casas discogrfcas,nos encontraramos con tres bolsas: la de origen, la de papel cristal y la de cartulina, lo que nos parece excesivo.
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Figura 96.-Archivacin tamao.
de discos de grabacin magntica de gran
delicado de este tipo de grabaciones es conveniente que se guarden a salvo de cualquier posible variacin magntica de la atmsfera con cierre hermtico. Si se archivan en estanteras deben ser stas de metal desmagnetizado (65). Su disposicin especial reside en que las bandas estn en los armarios dentro de unos separadores de filamento metlico que las mantienen en posicin vertical, una al lado de la otra sin que pierdan su estabilidad las que quedan al sacar una para su uso, como ya se dijo en la primera parte. No obstante, cuando son muy grandes pueden colocarse en posicin horizontal, a una sola fila de cajas por balda. Cuando las grabaciones son en disco puede procederse del mismo modo o guardarlas en archivadores especiales que ocupan muy poco espacio (figura 96). Ya hemos descrito, al tratar de los archivadores de uso inmediato, los aros de plstico provistos de un gancho para colgar los rollos de una barra, por lo que no hacemos sino recordar las ventajas de este tipo de archivacin. Pero para llegar a esto ha sido preciso el transcurso de muchos aos. El problema de las grabaciones magnticas, tan utilizadas ahora en la gestin de las empresas, fue ya considerado como documento de archivo en la IX .Table Ronde celebrada en Londres en 1965, siendo bastantes los que
(65) C. Crespo, obra citada, pg. 8, hace referencia tambin a las de madera, pero ya sabemos los muchos inconvenientes que tienen.
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expusieron sus dudas sobre la posibilidad de que llegaran a ser verdaderos documentos desplazando a los tradicionales escritos. En la comunicacin presentada por la URSS se les consider slo como documentos de base, con un valor de informacin limitado, estimando su explotacin costosa (66). Por su parte los Archivos Reales de Suecia coincidieron en considerarles como meros elementos de informacin (67) y los Public Records Office, de Estados Unidos, llegaron a decir que, como se supone que siempre hay que pasar su contenido a documentos convencionales, no vean problema en su conservacin, puesto que no la consideraban necesaria (68). La Sociedad de Archivistas Americanos fue ms reflexiva diciendo que si bien en principio se consideraban como documentos efimeros, los organismos productores tenan la tendencia a su conservacin, lo que modificaba el problema (69). La representacin de Hungra propuso que no se admitiesen en los archivos oficiales si no estaban perfectamente clasificados y con los dispositivos necesarios para su explotacin (70). Rumania fue del parecer general de que slo servan como instrumentos de informacin (71), pero Yugoslavia fue ms cauta aconsejando que, antes de tomar una determinacin, se considerase si su contenido tena algn valor histrico o cientfico (72). Pero ya entonces haca bastantes aos que se estaba utilizando este sistema como base para la historia (73), alcanzando un gran desenvolvimiento en los aos sesenta y continuando en los setenta. No haba ms remedio que admitir sus productos plenamente, a pesar de todos los inconvenientes de su conservacin. Las grabaciones magnticas, utilizadas hace pocos aos para guardar testimonios fonticos de personas relevantes (74), han adquirido hoy una gran importancia en cuanto a su existencia en los archivos como documento histrico, debido a las nuevas formas de reconstruir el pasado por medio de testimonios orales. Es cierto que la base puede ser de otra naturaleza, como escritos estenogrficos o mecanogrficos sobre papel, pero la grabacin magntica es la forma ms utilizada y fidedigna (75). Tenemos pues que atender ron el mayor inters a la conservacin de este
(66) Actas publicadas en unin de las de la anterior reunin, pg. 165. (67) Actas citadas, pg. 169. (68) Actas citadas, pgs. 173-179. (69) Actas citadas, pg. 184. (70) Actas citadas, pg. 185. (71) Actas citadas, pg. 186. (72) Actas citadas, pg. 189. (73) Los antecedentes ms antiguos los encontramos en Estados Unidos, donde los peridicos comenzaron ya en el siglo XIX a recoger testimonios orales que luego incluan en sus pginas. No obstante, hasta 1938 puede decirse que no tuvo un planteamiento propiamente dicho con la publicacin por Allan Nevis de su <<The Gateway to History.. Boston Appleton Centur y. (74) En Espaa se llam <<Archivo de la Palabra.. (75) Se conservan viejos fonorregistros, discos, microsurcos o los ms recientes Videos.
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nuevo tipo de documentos, cuya recogida y formacin ha llegado a ser considerada por algunos como labor del propio archivista. Asentado el principio de salvaguardarlas de las alteraciones magnticas, tenemos que tener en cuenta otras circunstancias, como los efectos del polvo y el calor.
Es la primera que, aunque la banda bien guardada es bastante estable, cada vez que se usa se va borrando un poco, aparte del riesgo que corre de romperse. Es por esto que deben sacarse por lo menos dos copias para ser consultadas, guardando la banda original en diferente sitio. Por lo general se archivan en las mismas cajas de origen, pero algunos desconfan de su composicin recomendando que se pasen a cajas neutras. Las bobinas no deben de tener holgura que las permita removerse y deben ser rebobinadas cada siete a diez aos. En cuanto a las condiciones ambientales de los depsitos parece que deben ser un 45 por 100 de humedad, por 18 grados centgrados (76).
(76) Archives, histoire orale et tradiction orale: une tude RAMP. Programme Gnrale dinformationet UNISIT Organisationdu Nations Unies pour leducation, Iscience et la culture. Pars, 1986.
Acondicionado de los documentos

UNIDADES DE CONSERVACION
Los documentos de un archivo depsito no se colocan nunca directamente sobre la estantera o en los archivadores sin haberlos metido previamente en lo que llamamos unidades de conservacin, cuya finalidad es protegerlos del roce, el polvo, la luz o cualquier otro agente que atente a su buena Conservacin. Toda unidad de conservacin debe ser pensada en funcin de los documentos que va a guardar y no al revs. El documento debe archivarse de modo que est cmodo. Nunca se forzar su formato ni se guardar en posicin en que pueda recibir deterioro mientras est archivado o cuando se desplaza de su sitio para consulta. Por eso es preciso considerar en cada caso de qu forma lo vamos a guardar y de qu proteccin debemos dotarlo antes de colocarlo en la estantera o en el mueble correspondiente (1). Los documentos escritos en papel tamao folio o medio folio son, hasta ahora, los ms corrientes, encontrndose los otros formatos, tipo comercial o DIN A-4, en menor cantidad, sin que esto altere las proporciones de las unidades de conservacin. Los problemas se plantean para los otros documentos especiales, que requieren como hemos visto archivadores tambin especiales, y constituyen todava una minora en nuestros depsitos clsicos. No obstante tenemos que contar con archivos en que la casi totalidad de sus fondos est constituida por este tipo de documentos.
(1) Morris Riger. Packing, Labeling and Shelving at the National Archives., pgs. 417-426. Aconseja que se considere primero si son documentos de conservacin definitiva o slo temporal, adecuando a ello su grado de proteccin.
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La conservacin de documentos de archivo formando unidades ha venido cambiando a travs de los tiempos, segn ha ido evolucionando el concepto de lo que debe ser un archivo y el servicio que debe prestar. Veamos cules son: Paquetes Constituyen la forma ms antigua de guardar los documentos en los grandes archivos, entendiendo por antigua a partir de la formacin de estos grandes depsitos desde fines del siglo XVIII, pero sobre todo en el siglo XIX. Cuando se estimaba que los papeles se guardaban con el solo fin de poderlos exhibir si acaso alguna problemtica vez eran necesarios, el modo de agruparlos, la unidad de conservacin, consista simplemente en una ligera cubierta de papel y una cuerda fina o cinta que los mantena sujetos en paquetes provisto de una etiqueta pequea indicativa de su contenido, etiqueta que, por no tener donde sujetarse de modo visible, sola quedar colgando de la parte que quedaba al exterior de la estantera. Dentro de cada paquete poda haber grupos menores de documentos con sus correspondientes cubiertas de papel con indicacin del contenido. El documento as tratado no tena apenas proteccin del roce contra la estantera o con los paquetes contiguos, ni tampoco del polvo que poda posarse impunemente sobre ellos y meterse por las rendijas de sus maltrechas hojas. Por si fuera poco, la cuerda o cinta, si floja corra el riesgo de que se desbaratase el paquete y si apretada lo deformaba, dificultando su estabilidad y perjudicando a los mismos papeles. Mientras no se hiciera uso del contenido de los paquetes no se producan mayores daos, pero una moderada frecuencia de consulta de los mismos dara por resultado que el roce con la estantera al sacarlos y meterlos agravara las roturas y desperfectos de los bordes de los documentos, y que la cuerda fina o cinta, a fuerza de atar y desatar, siempre presionando por los mismos sitios, acabase por producir graves erosiones. Hoy estn totalmente desechados (2). La versin actual de paquetes de documentos enteramente envueltos con papel de embalaje y etiqueta pegada constituyen la negacin absoluta de cul es la finalidad y funcin de un archivo. Supone considerar sus documentos tan intiles a cualquier fin que no hay ningn inconveniente en condenarlos a clausura perpetua cuando menos.
Legajos
Para evitar los inconvenientes apuntados, y cuando se piensa que los
(2) Morris Riger, obra citada, pgs. 417-426. Pone de manifiesto el hecho de que las cintas de goma que utilizan algunos para sujetar los paquetes, con el tiempo se aflojan, se secan y terminan por pegarse al papel rompindole.
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documentos del archivo pueden ser objeto de cierto uso, se empiezan a colocar los documentos entre dos fuertes cartones. Con ello se consigue una mayor estabilidad del paquete, una cierta proteccin contra la erosin que puedan producir las cuerdas y tambin contra el roce de la estantera, aunque el polvo puede seguir penetrando entre los bordes de sus hojas. Para evitarlo idearon ponerles solapas de tela pero tras de no proteger enteramente resultan caros por el costo de la mano de obra. As pues el legajo clsico est constituido por esos dos gruesos cartones, entre los que se colocan los documentos, provistos de una cuerda, cinta o, a veces, elstico de goma, que mantiene los documentos aprisionados entre ambos cartones, con un tercer cartn estrecho o cartela, que va a sustituir a la etiqueta del paquete, quedando en la parte exterior sujeta por la propia cuerda o cinta, que pasa por dos perforaciones. Si la archivacin se efecta de plano, cosa totalmente desaconsejada, queda la cartela sobre el cartn de la parte de afuera. Si la archivacin se efecta de costado, sea en posicin vertical (como los libros) o lateral (sobre uno de sus lados largos) la cartela queda en el espacio que media entre los dos cartones. La tendencia imperante por mucho tiempo, y todava subsistente en muchos archivos, de mantener formando una unidad de archivacin todo lo concerniente a un solo tema, sin tener en cuenta su mayor o menor volumen, daba lugar a monstruos inmanejables por su excesivo tamao (3) o legajos tan pequeos que se perdan materialmente entre otras unidades mayores de la estantera. Por otra parte la existencia de documentos en medio folio al lado de los de folio vena a complicar la difcil ordenacin de estas unidades sobre las baldas, montando a veces, uno sobre otro, dos legajos pequeos o poniendo uno delante de otro por no desaprovechar mucho espacio en la estantera. A veces el buen juicio se impona y documentos de diferente contenido se metan en un solo legajo en cuyo caso cada grupo estaba atado por cintas estrechas que mantenan unidos los papeles dentro de una carpetilla de papel en que se enunciaba su contenido (4). Lo que ya resultaba ms difcil era mantener en un legajo de tamao folio documentos de tamao medio folio, que corran el riesgo de salirse por los extremos, no bien sujetos por las cuerdas. Para colmo de desdichas era frecuente que tales legajos estuvieran archivados en posicin vertical (S), lo que facilitaba la .cada de los
(3) A este respecto es excepcionalun pleito de la Casa de Osuna, que se guarda en el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) cuyo lomo, formado por una larga serie de pliegos cosidos, alcanza los 75 centmetros, lo que unido a estar protegido por una tapa de cuero fuerte con lengetas y hebillas le da el aspecto de una vieja maleta del siglo pasado. Por lo dems creo que todos hemos conocido los inmensos legajos de 30 40 centmetros de fondo, para el manejo de los cuales se hace de todo punto preciso la ayuda de alguna persona con fuerzas suficientes. (4) Esto ha dado lugar a una nomenclatura absurda, y ya rebasada, de <<atados y ataditos, o mazos y mazitow, si conservamos esta traduccin del italiano. (5) Esta aspiracin de verticalidad es una de las consecuencias de la nefasta influencia ejercida sobre los archivos por mentalidades y tcnicas bibliotecarias.
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documentos pequeos, acarreando adems la prdida de espacio que ya sealamos al tratar de la capacidad de archivacin de las estanteras segn su nmero de baldas. Con la adopcin del legajo pareca que haba quedado resuelto el problema de las unidades de conservacin pero el tiempo vino a demostrar que no. El sistema tiene para nosotros muchos inconvenientes. No protege los documentos del polvo, que entra por todo alrededor, ni del roce al sacar o meter en la estantera. La cuerda termina abarquillando los cartones, aunque sean muy fuertes, y rompindolos por el punto de roce produciendo unas hendiduras por las cuales la propia cuerda hiere libremente y destroza los documentos que contiene. La sustitucin de la cuerda por cinta puede mejorar algo este punto pero no evita los otros inconvenientes. En evitacin de ello se pensaron y fabricaron unas unidades hbridas, entre carpeta y legajo, de costoso precio, en que los cartones, forrados, estaban provistos de unas solapas de tela para tapar enteramente los laterales, pudiendo luego atarse con cintas. Es una solucin prohibitiva para grandes cantidades tanto por el coste de los materiales como de la mano de obra que precisa.
Cajas
Pueden archivarse en cualquiera de las tres formas que conocemos: vertical, lateral u horizontal (figura 97). Son, por ahora, las unidades de conservacin ms adecuadas para los documentos clsicos de un archivo depsito. El nico problema de las cajas consiste en acertar con el material de que est hecha y el tipo de apertura y cierre. Conviene que estn lo bastante llenas para que al colocarlas en la estantera no se doblen los documentos hacia abajo. Las cajas para documentos se fabricaban a principio de siglo en madera, slo para los ms valiosos (6). Despus, cuando se comenz a desechar la madera para las estanteras sustituyndolas por metlicas, se pas a fabricar tambin en metal, de hierro (7) o aluminio (8), las cajas para los documentos cuya preservacin se quera garantizar a ultranza. Todava son muchos los archivos que tienen un cierto nmero de estas antiestticas, pesadas, carsimas y poco adecuadas cajas, ya que su eficacia contra el fuego es muy relativo desde el momento en que son susceptibles de adquirir un alto grado
(6) En el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) se guardaban en ellas los pergaminos en el primer cuarto de siglo. (7) En el Archivo de la Audiencia y Tribunal Supremo de Madrid, como en parte de los fondos del antiguo archivo de la extinguida Administracin de Marruecos y Colonias (Espaa), todava se conservaban algunas. (8) Ya en el I Congreso Iberoamericano de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual, celebrado en Barcelona (Espaa) en 1952, propuso su utilizacin la delegacin de dicha ciudad.
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Figura 97.-Los
tres sistemas de archivacin aplicados a cajas.
de temperatura por recalentamiento, y en cuanto a la humedad, an teniendo orificios de aireacin, no son lo ms apropiado para que los documentos tengan un ambiente sano ya que carecen de la suficiente transpiracin. Se pas despus al cartn, cuya materia, por ser mucho ms econmica, permiti utilizar este tipo de unidad de conservacin para la totalidad de los documentos, con la ventaja sobre el legajo de protegerlos enteramente del roce, del polvo y de la luz (9), sin llegar a impedir una normal aireacin (10). Buscando una mayor duracin se hicieron cajas con cantoneras de cartn o de cartn metalizado (1 1) y hace pocos aos hemos visto surgir tambin cajas de cartn plastificado o enteramente de materia plstica (polietileno) (12), de
(9) Duchein, obra citada, pg. 76, dice que les protege tambin de la luz de la luna y de los hongos. Pensamos que la incidencia que puedan tener los rayos ultravioleta de la luz lunar es prcticamente inapreciable. En cuanto a los hongos hemos podido comprobar su existencia en documentos guardados en cajas, aunque posiblemente se den en menos proporcin. (10) Duchein, obra citada, pg. 76,recomienda que sean suficientemente hermticas para que no entre el polvo, pero es de todo punto necesario que permitan la aireacin del contenido. Debemos rechazar, por esta afirmacin, las cajas que, imitando libros, tienen una tapa que encaja perfectamente. Sin embargo no son usuales en depsitos de archivo por su excesivo peso y su excesivo costo, pero debemos prevenir sobre su posible uso para pequeas y valiosas cantidades de documentos. (1 1) La propuesta citada en la nota 8 se refiere concretamente a cartn prensado muy fuerte recubierto de aluminio. (12) Las primeras fueron dadas a conocer por el Font-Raulx del archivo de Vaucluse, de Avignon (Francia), en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956.
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Figura 98.-Cajas
de cartn con cantonera metlica de refuerzo.
bonito aspecto y fcil limpieza. Sin embargo tienen el mismo inconveniente que las de metal de no permitir una buena aireacin, ante lo que las dems cualidades, resistencia, limpieza y aspecto ms o menos bonito, quedan anuladas, agravado en el caso del polietileno por su fcil combustin. Quedmosnos pues con las de cartn pero teniendo muy en cuenta dos cualidades: el grado de acidez del mismo, la calidad del cartn y el tipo de caja. El grado de acidez se mide de O a 14. Por bajo de 5 se considera que tiene exceso de acidez y por encima de 9 exceso de alcalinidad. Existen varios procedimientos para determinarlo. En todo caso debemos considerar que los papeles actuales son en general muy deficientes de calidad y lo que con papel bueno podra tener poca importancia puede ser grave para la documentacin corriente que hoy produce la Administracin. El grado de acidez del cartn es muy importante. Debe analizarse una muestra antes de encargar las cajas. No obstante se ha comprobado que lo que no se mete en cajas se acidifica ms rpidamente, siendo mayor el riesgo de destruccin por atmsfera contaminada. Salvado este problema se nos plantea la eleccin del tipo de cartn a utilizar. En principio parecen recomendables las cajas de cartn ondulado pero si contienen documentos de muchos usos se rozan con bastante facilidad. El cartn demasiado flojo suele tener inconvenientes para mantener la caja sin que se deforme por el peso de los documentos, mientras que si es demasiado grueso, adems de pesar mucho y ocupar ms espacio, es caro. En algunos archivos (13) utilizan cajas de cartn con las aristas reforzadas por una tira perforada de metal (figura 98). Parece que un cartn fuerte y tupido, pero no grueso, es la materia ms idnea. En Estados Unidos
(13) Son muy corrientes en los Estados Unidos.
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ensayaron hacer cartn incombustible, antiparsitos, no cido y fungicida, pero result demasiado caro (14). El otro importante problema que tenemos que solucionar es el del formato y caractersticas de la caja en cuanto a su sistema de apertura y cierre. Por principio tenemos que desechar cualquier tipo de caja que se abra por cualquiera de sus laterales estrechos, obligando a meter y sacar los documentos a fuerza de roce, aun cuando se meta la mano para evitar que se doblen las esquinas de los papeles antes de llegar al fondo. Es el ms penoso sistema de archivacin y el que ms deteriora los documentos, dentro del uso de cajas. Hay otro tipo de cajas que se abren por uno de sus lados de mayor superficie pero tienen un inconveniente. Si son de grueso y forrado cartn, cuya tapa encaja perfectamente, pesan mucho, son caras y ahogan la transpiracin de los documentos. Si son de cartn sencillo, menos fuerte, la tapa tiende a abombarse por efecto del peso del contenido, en cuanto se coloca en la estantera, por lo que precisa ser atada por una cinta de algodn (15). Esto ya supone un entorpecimiento en el manejo y la necesidad de que la lazada del atado quede siempre a la parte que da al fondo de la estantera, ya que en los lados entorpecera la colocacin en los estantes, y delante, tras de ser poco esttico, podra tapar en parte la sealizacin de la cartela (16). Tambin se hicieron cajas de cartn ms grueso cuya tapa se sujeta anundando una o dos cintas pero es igual de incmodo y ms caro. Para obviar estos inconvenientes est pensada la caja que se abre en parte por uno de sus lados estrechos y en parte por uno de los anchos, eliminando los inconvenientes de cualquiera de los dos sistemas usados por separado y facilitando el manejo de los documentos. Dadas sus innegables ventajas est bastante generalizado. Sin embargo se puede mejorar con la modalidad, surgida despus, en que la caja, cortada a plantilla sobre una chapa de cartn de regular resistencia (figura 99), se monta encajando unas superficies con otras a base de lengetas y ranuras, con lo que no solamente se reduce al mnimo la mano de obra sino que permite ser armada y desarmada cada vez que es necesario consultar un documento quedando garantizada totalmente la integridad de los mismos al no sufrir roce de ninguna clase (17). No necesita cintas. Tiene adems la ventaja de que su almacenamiento en espera de uso ocupa muy poco espacio ya que las planchas se pueden apilar en cualquier sitio. En cuanto a este ltimo punto existe un tipo de cajas que se compran ya armadas pero plegadas de modo que se ahorra espacio mientras no se necesitan pero, aparte de que abultan ms, el mayor inconveniente de
(14) Michel Fleury, en Les cartons dArchives. Nouveau procd de fabrication. (Archives, Biblioteques, Collection, Documentation. Pars, 1953, vol. 2, pgs. 334-336), se ocupa de estos nuevos conceptos. Duchein, obra citada, pg. 76, destaca su caresta. (15) Suele llamarse <<balduque.. (16) Es el sistema que se ha venido usando en el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa), pero parece que van a renovarlo. (17) Es el sistema de cajas utilizado en el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa).
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Figura 99.-Plantilla
de una caja plegable.
las que conocemos es que se abren solamente por uno de sus lados estrechos. En cuanto a las medidas de las cajas y su proporcin son muy variables. Algunas, de aspecto cuadrado, adoptan formas semejantes a las cajas de embalaje (figura loo), formato usado con frecuencia en depsitos de documentacin de escaso o nulo uso (18). Se abren por su parte frontal abatible para poder consultar su contenido sin sacar la caja de la estantera y casi siempre contienen los documentos en posicin horizontal, con todos los inconvenientes que esto supone. A veces llevan cierres o tiradores metlicos, de cinta o lengetas de tela, o simplemente una perforacin para poder abrir la tapa metiendo un dedo. Cualquiera de estas modalidades lleva rpidamente al deterioro si se usa con cierta frecuencia. Son ms recomendables las cajas de fcil manejo, que no cuesta trabajo sacarlas de la estantera, teniendo siempre en cuenta que en sus medidas de largo por corto sobren siempre un par de centmetros del tamao del folio, para que los documentos queden holgados, adaptndose en su anchura a las medidas de largo de la balda de la estantera. Si stas son mltiplos de 10 (0,70,0,80,0,90 1 ,O0 metros) el frente de la caja debe ser de algo menos de
(18) Son corrientes en los depsitos de Estados Unidos en los que guardan documentos que han pasado a microfilm para uso de consulta o en espera del plazo de tiempo sealado para destruccin. Tambin guardan la documentacin en cajas de gran formato en algunos archivos de la Administracin espaola.
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10 centmetros o de 20 pero no de tamaos intermedios (19). Para documentacin en uso recomendamos que las cajas sean no ms de 10 centmetros para que puedan ser manejables, pudiendo utilizarlas lo mismo para archivo inmediato que para archivo depsito, evitando la prdida de tiempo que supone el trasvase de la unidad de conservacin de origen a la unidad de conservacin del depsito, as como la duplicidad de fabricacin de cajas. Si las baldas son de largura no inferior a 0,90 1,00 metros puede ser la caja de 11 centmetros de frente en vez de 10, pues el espacio que se pierde es insignificante, no as si se hacen de 12, en cuyo caso quedan varios centmetros sin poder aprovechar. Si le damos 13 centmetros slo quedarn bien en baldas de 0,80 metros. Por eso, como muchas veces hay que utilizar distintos largos de balda para aprovechar determinados espacios es preferible adoptar la medida nica de 10 centmetros que indicamos al principio.
A veces, cuando se trata de pasar a cajas fondos que estaban en legajos y han sido muy consultados por los historiadores y citados en publicaciones, conviene respetar, en la medida de lo posible, la distribucin que tenan para facilitar su identificacin. Por motivo de esta finalidad se opt en nuestro Archivo Histrico Nacional por confeccionar cajas de tres gruesos de lomo, usando unas u otras segn conviniera al mejor aprovechamiento del espacio y conservacin de las unidades documentales contenidas (20). El problema de archivar documentos de tamao medio folio, o aproximado, no ofrece ningn inconveniente para el uso de las mismas cajas: si se trata de documentos doblados se desdoblan y si de documentos expedidos en ese formato se colocan en dos montones paralelos completando lo mismo el tamao de la caja folio. A veces tenemos el problema de archivar documentos de proporciones imprevisibles, que se salen de toda normalizacin, tales como estadillos, nminas, etc. en cuyo caso no hay ms remedio que hacerles cajas o carpetas especiales y archivarlos horizontalmente, de preferencia en un determinado sitio del depsito, a ser posible en estantera especial (21). Tambin tenemos que considerar como unidades de conservacin las cajas pequeas, tipo petaca, abiertas por un lado, o las redondas para documentos especiales en rollo, como son las de plstico anticido que guardan microfilmes o microfichas, las <<cassettes. de filmes y videos, o las de cintas de grabacin magntica, como tambin las cajas metlicas en que
(19) Para fondos histricos qbe han sido muy utilizados por los investigadores pueden hacerse cajas de diferente ancho de lomo con el fin de adaptar en lo posible las nuevas unidades de conservacin a las antiguas de legajos, evitando en lo posible dividirlaso agruparlas.De todos modos el agrupar o separar unidades documentales no ofrece ningn inconveniente por cuanto por las correlaciones hechas se localiza todo con la misma facilidad. (20) Si por su volumen no caben en la ms gruesa se combina sta con una mediana, o pequea, pudiendo hacer todo tipo de combinaciones. (21) Ya se trat en su sitio de los muebles especiales para los otros tipos de documentos especiales con unidades de conservacin diferentes, como iremos viendo.
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Figura 100.-Cajas
cuadradas, grandes, que desaconsejamos.
suelen guardarse los filmes (22). El problema de archivacin de las cajas redondas que dio lugar a que algunos fabricantes construyesen estanteras de baldas especiales inclinadas hacia adentro, con piezas sueltas de tope redondas para evitar su cada lateral, se resuelve rpido, sencillamente y mucho ms barato, ya lo dijimos, metiendo las cajas redondas en otras cuadradas de cartn que pueden ser plegables, en las que adems la sealizacin es ms fcil y clara, permitiendo su archivacin en baldas normales (23). Las unidades de conservacin llevan un orden de colocacin en las estanteras o muebles siempre de abajo a arriba y de izquierda a derecha y salvo peticin expresa de un documento suelto, deben sacarse, sin extraer su contenido, a la sala de investigadores para su consulta (24).
(22) Estudiadas por Carmen Crespo en <<Mejoras tcnicas en la conservacin y reprografa de documentos de archivo.. Ponencia presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrada en Washington en 1976, pg. 10. (23) Algunos muebles especiales para archivar microfichas tienen sus pequeas baldas ligeramente inclinadas hacia adentro para que sus cajas se mantengan sin caerse hacia adelante, ni de lado al abrir las puertas. El Archivo de Seguridad de los ms ricos fondos del Estado espaoles estn instalados as en un depsito especial del Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares. Los envases tipo tubo pueden guardarse en celdillas depjones o bandejas. (24) Snchez Belda, Luis. .Arquitectura y funcionalidad de un edificio de archivos (Bol. Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1956,pg. 5). Duchein, obra citada, pg. 76, estima muy conveniente las de .tapa abatible. que permiten sacar los documentos sin sacar la caja. Sin embargo por estar pensadas para meter junta mucha documentacin, no nos parecen recomendables, as como por el hecho de que meter y sacar los documentos por el solo espacio que deja la tapa, por grande que sea, siempre produce roce.
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Carpetas La carpeta clsica antigua tamao folio no es admisible para depsito de archivo. Me refiero a las formadas por dos cartones atados por cintas, que tienen todos los inconvenientes de los legajos. Las ms modernas, con solapas y cordn de goma en las esquinas, son caras y molestsimas de manejar, mantenindose mal sobre las baldas. En cambio s son muy tiles las carpetas especiales de gran formato para documentos de tamao superior al folio (25). Las ms antiguas se hacan con fuelle de tela en los costados para poder admitir un buen nmero de documentos pero, sobre resultar caras por la mano de obra, no eran nada prcticas ya que pesaban mucho en cuanto se cargaban cuanto permita su capacidad. Actualmente se hacen articuladas con tiras de tela tanto por sus dos planos principales como por sus solapas frontal y laterales que impiden que se salgan los documentos, quedando cerradas por una o dos cintas, segn tamao, que se anudan en lazo. Como los documentos especiales pueden tener los ms diversos tamaos conviene que las carpetas se adapten a las medidas de las estanteras o armarios en que vayan a colocarse, pudiendo ser de dos capacidades diferentes: unas grandes, que ocupen la totalidad de ancho de las dos baldas si se trata de estantera normal, o de la balda del mueble si se trata de un armario especial, y otra de la mitad de tamao para colocar a dos por balda, paralelas (26). Estas carpetas estn pensadas para un mximo de 18 a 23 documentos, aunque tengan capacidad para ms, pues lo que se busca es que sean manejables, que no pesen demasiado y que la consulta de su contenido suponga mover el menor nmero posible de unidades documentales. En ningn caso se colocarn ms de dos carpetas, una sobre otra, pues apilarlar hara su uso muy incmodo, como siempre ocurre condoda archivacin horizontal. El tamao de la carpeta debe elegirse con arreglo al documento de mayor tamao, ya que en cada unidad temtica metida ea una carpeta los habr de tamaos diversos (27).
Tubos
Tambin tenemos que considerar como unidades de conservacin los tubos de cartn, nunca de metal, que se utilizan para proteger los documentos enrollados. Ya hemos dicho que para el documento convencional no es la mejor forma de guardarlos, pero tenemos que tener en
(25) Escritos en pergamino o papel o documentos graficos. (26) Las que se utilizan en el Archivo Histrico Nacional de Madrid (Espaa) son de 0,88/0,70metros las grandes y 0,44/0,35metros las pequeas. (27) Se sujetan con lazadas de cinta.
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cuenta los documentos de gran formato que no tienen otra eleccin qug esto o doblarlos. En los archivos de documentos convencionales son raros pero existen. Coser las pginas de un documento, o una serie de documentos, por uno de sus lados para formar luego un rollo era la forma primitiva, anterior a la encuadernacin, de mantener unidos varios documentos que formaban una unidad documental o un libro propiamente dicho (28). mies bien, curiosamente, ha tenido que procederse del mismo modo para mantener manejable un grupo de documentos del Archivo Histrico Nacional de Madrid, tan desbaratados en su conservacin que era dificil consultarlos (29). Sin embargo al tratar de los tubos como unidades de conservacin, nos queremos referir a los muchos documentos grficos, planos, mapas, dibujos, etc. que pueden formar una seccin o serie del archivo, pero que tambin pueden constituir el ncleo fundamental del archivo mismo, como son los archivos geogrficos, de ingeniera o de arquitectura. Trataremos siempre de mantenerlos extendidos pero en muchos casos ser imposible. Sobres y bolsas Un tipo de unidad de conservacin de menor uso pero muy til es el sobre, bien sea de cierre normal o por medio de un cordoncito que se arrolla alrededor de un botn de cartulina. Puede ser de papel normal o fuerte, sin visibilidad, llevar una ventanilla. de papel transparente o ser enteramente transparente. La utilizacin de uno u otro tipo depender de la clase de documentos a contener. Por este mismo motivo puede ser abierto por uno solo de sus lados -de preferencia de los largos-, abierto por dos lados -largo y corto- o totalmente desplegable, formado por solapas que se abaten unas sobre otras garantizando que el documento queda bien guardado y sin peligro de deslizamiento al exterior. E1,sobre abierto por uno o dos de sus lados no es apto para documentos antiguos con sello pendiente de cera o plomo. Si hay que meterlo y sacarlo por una sola abertura se corre el riesgo de maltratar el sello, incluso desgarrarlo del documento si los hilos de seda que lo sujetan estn muy gastados. Si se abre por dos lados existe la posibilidad de que se salga el sello por cualquiera de ellos, a no ser que estn provistos de unas solapas muy grandes. Nos parece ms apropiado el totalmente desplegable que garantiza la ausencia de roce al manejarlo a la vez que su perfecta conservacin al ser abatidas las solapas que lo forman. Algunos archivistas consideran que los
(28) En nuestm Archivo Histrico Nacional se conserva un rollo hebreo del Libro de Esther (sig. 1.355) y el cartulario del monasterio de Obarra, del siglo XI (sig. 1.048 B). (29) Se trata del Inventario de bienes muebles y semovientes del marqus de Cenete, del ao 1526. Pertenece a los fondos de Osuna y consta de 19 metros con 40 centmetros de largo, que se han enrollado y guardado dentro de un tubo de cartn.
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sobres no son en s unidades de conservacin sino que deben ir a su vez dentro de cajas de cartn pero esto ofrece algunos inconvenientes. Si se colocan en posicin vertical o lateral los sellos se irn todos a la parte inferior de la caja, dificultando su archivacin, como ya se dijo al tratar de los muebles para archivar este tipo de documentos, y si se colocan horizontalmente ser preciso amortiguar el posible roce con una capa de cartn ondulado o cualquier materia blanda entre cada sobre. Nos parece ms aconsejable prescindir de la caja y colocar los sobres directamente extendidos en la superficie de la gaveta de un mueble de gavetas de los ya descritos (30). En cambio s son aptos para documentos con sello de placa los sobres abiertos por dos de sus lados, sin solapa de ninguna clase. Su doble abertura facilita meterlos y sacarlos sin roce alguno y por no tener nada de peso este tipo de sello el documento no se desplaza sino que permanece en donde se ha colocado (31). Segn su formato irn en las mismas cajas de los dems papeles o en muebles de gavetas. En cuanto al sobre clsico, abierto por uno slo de sus lados, es la unidad de conservacin tpica de fotografas y clichs. Cuando el sobre se archiva en cajones de muebles metlicos conserva su cualidad de unidad de conservacin, pero si se colocan dentro de cajas de cartn pasa a la categora de lo que podemos llamar unidades de conservacin secundarias. Los sobres ciegos se utilizan para copias positivas, colocando dentro de cada sobre una fotografa o el conjunto de fotografas que forman una unidad documental por referirse a un mismo asunto u objeto (32). En caso de piezas nicas, motivo de algn concurso, pueden llevar una ventana. transparente para la ms fcil identificacin y localizacin del contenido (33). Los sobres enteramente transparentes, no electrostticos, se usan para guardar los clichs, sean de cristal o de cualquier otra materia, con objeto de poder observar sus detalles sin necesidad de sacarlos. No nos parece buen sistema
(30) Criterio antiguo es el de colocarlos en cajas de madera hermticamente cerradas para evitar humedad y otros agentes qumicos que puedan producir oxidacin en los sellos de plomo. Por principio estn totalmente desaconsejadas las cajas de madera y en cuanto a su cierre hermtico sabemos que la falta de aireacin en vez de evitar la humedad la produce. (3 1) Algunos aconsejan montarlos sobre marcos de cartulina fuerte, pero en ningn caso no deben pegarse sino mantenerlos con unas tiras de polietileno o materia semejante. La solucin de meter los documentos en marcos de cartulina doble que se cierren por arriba con una cuerdecilla y un botn de la misma cartulina est pensada para poderlos meter en cajas. Sin embargo es costoso y dificulta su manejo y consulta, aparte de que tambin dentro de sobres pueden meterse en cajas cuando su formato lo permita. (32) Tal es el caso de los reportajes, que estn integrados por una serie determinada de fotografas, o las fotografas de un slo objeto desde puntos de vista distintos, o las de un cuadro o documento grfico semejante del que se suele tirar, adems de la fotografa del total, una serie de fotografas parciales de detalles, o las diversas miniaturas de un solo documento. (33) Nunca se caiga en el error, que pude contemplar en cierto archivo de la Administracin, en el que las fotografas de sucesivos concursos se conservaban en sobres con una ventana totalmente abierta, que coga la totalidad de la fotografa. As el sobre slo protega el marco de cartulina de cada una, dejando al aire y al roce precisamente lo nico que interesaba proteger.
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colocar varios clichs pequeos en las casillas de un solo sobre alargado especial porque con ello no se evita el tacto de los mismos cada vez que se quiere comprobar su calidad o su contenido exacto. Para clichs antiguos de cristal conviene, ya se dijo, acolchar las paredes de su archivador para amortiguar posibles golpes y evitar que se deterioren por roce. Fundas Podemos considerar en esta clase de unidades la especie de caja de cartn carente de uno de los lados largos estrechos, que sirve para proteger libros con encuadernacin valiosa o deteriorada, o para meter discos conservando su funda de origen. Tambin, claro est, nos referimos a las fundas en que se meten esos discos cuando no van en otro contenedor, cuyas fundas sirven para unificar su aspecto y hacer bien visible la sealizacin, que de lo contrario queda un poco perdida entre los dibujos o fotografas que pueda llevar la funda de edicin. Encuadernaciones Cada libro-documento constituye de por s una unidad de conservacin pero tambin puede utilizarse el recurso de encuadernar cuando la naturaleza de la unidad documental lo requiera. A principios de siglo fue muy utilizado, con bastante desacierto porque si bien garantizaba la conservacin del orden de los documentos sometidos a este trato llevaba aparejado el manejo de todos ellos, al pasarlos como hojas de libro, para consultar uno solo. Sin embargo hay unidades documentales a las que viene muy bien este sistema, como por ejemplo los expedientes conservados en forma de cuadernillo, cuyo contenido interesa en su totalidad y que al ser encuadernados no se hace otra cosa que reforzar su naturaleza de origen (34). La archivacin de libros es, lgicamente, de forma vertical pero si por su formato resultase incmodo o incluso impidiese hacerlo as, no hay inconveniente en colocarlos horizontalmente en las baldas corrientes o mejor en estanteras especiales, anotando cuidadosamente las referencias cruzadas cuando se rompa una serie. El absurdo criterio de mantener unido en una sola unidad de conservacin el contenido total de una sola unidad documental, que vimos al tratar de los legajos, ha sido llevado a veces a la encuadernacin de documentos. Tal es el caso de un pleito de la Casa de Osuna de nuestro
(34) Nunca debemos encuadernar documentos sin tener la seguridad de que forman verdaderamente una unidad documental. La encuadernacinde pergaminos se practic bastante a principios de siglo pero hoy est totalmente desaconsejada por lo que dificulta su lectura como por el roce enorme que sufren al ser manejados. Igual ocurre cuando se encuaderna correspondencia, sea diplomtica o particular, porque aunque la entidad o persona emisora sea una los temas son totalmente diferentes en cada carta.
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Archivo Histrico Nacional, ya mencionado, en que los cientos de folios que lo integran estn cosidos formando un lomo. Bueno es advertir que tal desatino no es obra reciente, sino que vino as de su archivo de origen.
Unidades de conservacin complementarias
Tanto cuando se utilizan legajos, como para cajas, carpetas o cualquier otro tipo de unidad de conservacin de las descritas, podemos encontrar dentro de ellas otro elemento de Conservacin que tiene por principal finalidad separar e individualizar cada documento o grupo de documentos que constituyen una unidad documental. Es lo que llamamos carpetillas, o <<camisas.(35). Suelen ser de papel fuerte blanco, gris o <<cubiertas tostado, manteniendo los documentos dentro de s sin necesidad de ninguna ayuda o, cuando son muchos, atados con una estrecha cinta que se anuda simplemente abarcando su lado ms estrecho (36). Para sacar o meter los documentos no es preciso soltarla sino ahuecar el paquete para que la cinta quede floja y poder extraer de la carpetilla su contenido. A veces, cuando el grupo de documentos es de cierto grosor se colocan una frente a otra ensambladas para mejor retener el contenido. A este respecto Duchein aconseja que sean abiertas solamente por dos de sus lados, con lo que al hacer el ensamblaje de dos acodadas quede el cierre completo (37). Cuidaremos que el PH de este papel sea el adecuado, desaconsejando totalmente las que estn hechas de tela impermeabilizada o materia plstica por impedir la libre transpiracin de los documentos. La carpetilla se usa tanto para documentos clsicos como para documentos grficos de pequeo y gran formato cuando estn archivados en posicin horizontal en muebles especiales, no as cuando estn suspendidos o enrollados. Tambin podemos considerar como unidades de conservacin complementaria las cartulinas o paspartout en que se montan a veces los documentos grficos, o documentos en papel de tamao diferente del folio, para proteger sus bordes, as como los cartones que antes se usaban con el mismo fin. Unos y otros deben llevar una cubierta de papel que proteja la superficie del documento. No obstante si su conservacin es deficiente y su valor grande no hay mejor medio de salvaguardarlos que pasarlos a xerocopia o microfilm y reservar la consulta de los originales a casos muy justificados.
(35) Tambin las denominan algunos camisas pero no nos parece muy acertado. (36) No utilizaremos gomas porque se secan y parten y muchas veces se descomponen y se pegan al papel. (37) Obra citada, pg. 77.
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SEALIZACION Tanto las estanteras y muebles archivadores como las unidades de conservacin descritas, principales y secundarias, como los documentos mismos, deben llevar la sealizacin correspondiente. La posibilidad de una clara sealizacin depende del estado de la clasificacin y ordenacin de sus fondos, que pueden ser ms o menos detalladas segn el inters que ofrecen los grupos documentales que lo constituyen y segn el tiempo que hayamos podido dedicar a cada grupo. Es frecuente que al lado de grandes ncleos de documentacin a los que slo se ha aplicado una clasificacin en primero y segundo grado se encuentren otros en los que se ha descendido a individualizar las unidades documentales referencindolas detalladamente. La sealizacin debe responder en todo caso al grado de profundidad de clasificacin y ordenacin de los documentos en el depsito.
De estanteras
Las estanteras deben ir numeradas correlativamente. Si el depsito no es muy grande pueden llevar una numeracin corrida nica pero si es de varios pisos deben ir numeradas dentro de cada planta, con lo que se evitan cifras demasiado altas, que ofrecen dificultad de ser retenidas en la memoria. Es ms fcil conocer la planta y nmero de estantera dentro de la misma. El hecho de que en una sola planta haya ms de una seccin o grupo no debe alterar la numeracin corrida de las estanteras, cuya circunstancia se reflejar solamente en la sealizacin del contenido de las mismas. La sealizacin de las estanteras debe ir siempre en el lateral que corresponde al pasillo de acceso. Puede ser una pequea cartela metida en un soporte sujeto a uno de sus lados o ir en un doble soporte unido a modo de tejadillo, pero de proyeccin horizontal colocado en el centro de la plancha metlica. De cualquiera de las formas la sealizacin ser anverso-reverso de modo que pueda verse cualquiera que sea la direccin en la que se circule por el pasillo. Colocarla a plano, sin resalte, sobre el lateral de la estantera dificulta la rpida identificacin de su contenido con una simple ojeada, por lo que slo puede utilizarse sin este inconveniente en estanteras .densas en que la indicacin queda muy cercana una de otra. Puede ser impresa o con nmeros adhesivos. Inmediatamente debajo debe llevar otro dispositivo porta-etiquetas, en las que se anotarn los nmeros correspondientes a las unidades de conservacin contenidas en cada uno de los laterales de la estantera. Este va siempre a plano sobre el lateral, y est constituido por un carril en forma de U o por una wentanilla)>,abierta por arriba o por un lateral, para poder
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meter la etiquetas. Si hay secciones dentro de la misma planta la numeracin de la etiqueta ir encabezada por las siglas correspondientes a la misma. Pueden imprimirse con tampn o numerador de tinta grasa. La sealizacin de las baldas no es necesaria dado que la numeracin de las unidades de conservacin debe ser correlativa a lo largo de toda la seccin, de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba. No obstante, cuando se da el caso de tener que colocar unidades procedentes de varios fondos en una misma estantera, es aconsejable sealizar las baldas con la denominacin correspondiente a cada grupo para facilitar su localizacin. Esta necesidad se observa muy especialmente en estanteras ocupadas por carpetas que contienen documentos especiales grficos (mapas, planos, dibujos, etc.), o documentos convencionales pero de tamao superior al normal, o bien pergaminos desdoblados y planchados que, por su forma irregular, es como mejor pueden guardarse. En estos casos no se puede utilizar una sealizacin frontal visible cmodamente, lo que queda suplido con la sealizacin de la balda.
De muebles especiales
Cuando son armarios llevan siempre la sealizacin en las puertas. Si son archivadores de bandejas o gavetas suelen llevar una indicacin general en la plancha superior y luego indicaciones particulares en cada plancha o gaveta. Si son muebles de tapa llevarn igualmente la indicacin de unidades contenidas al lado de la numeracin de orden del mueble. En el caso mencionado de muebles especiales de contenido diferente la relacin de contenido suele ir por dentro de las puertas o tapas, lo que no es factible en los de gavetas. En todo caso buscareremos siempre lo ms prctico.
De unidades de conservacin
Son los indicadores de mayor importancia que encontramos en los archivos, ya que de ellos depende que se pueda localizar rpidamente un documento o que su busca resulte penosa. Claro est que debemos procurar que sean lo ms visibles posible complementando la sealizacin de las estanteras o muebles en que estn depositadas. Los indicadores de cajas, legajos o libros se ponen lgicamente en su parte frontal, es decir, hacia el pasillo correspondiente de servicio. Es frecuente que vayan encabezados por las siglas del archivo y debajo el nombre o siglas de la seccin a que pertenecen. Buscando una ms fcil identificacin se ha adoptado algunas veces por cambiar el color de las cartelas indicadoras pero, si bien en principio resultan muy indicativas a simple vista, con el tiempo se van decolorando a efecto de la luz, sobre todo en depsitos en los que sta proviene del exterior y no est
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muy bien tamizada. Mucho ms prctico es utilizar una cinta adhesiva, de fcil colocacin, que no cambia de color (38). Las cartelas, pegadas a la caja misma, si se trata de cajas, o a un cartn, si se trata de legajos, pueden ser impresas de origen o bien hacerlo en el propio archivo usando imprentilla. Es ms cmodo que vengan con las iniciales puestas pero no conviene que tengan ms datos porque al encargarlas tendramos que calcular qu cantidad necesitamos para una seccin y qu para otra, pudiendo ocurrir que nos sobren o nos falten, sin posibilidad de correccin. Los datos variables pueden imprimirse con imprentilla y tinta grasa (39). Con ello se evitan clculos demasiado precisos que encarecen el costo de imprenta tanto por sus particularidades como por el riesgo de equivocar la cantidad necesaria. Distinto caso es el de las cajas medianas o pequeas en que se guardan las cajas de plstico anticido que contienen filmes, microfilmes, vdeos o cualquier grabacin en cinta magntica. Deben de encargarse armables, para que ocupen poco sitio en el almacn (como se dijo para las cajas de documentos convencionales), y aqu s que es conveniente que lleven la mxima indicacin posible de su contenido, salvando claro est la numeracin de orden o cualquier otro dato variable, dado que el manejo de cartelas adheridas, por su exiguo tamao, sera penoso. Pueden llevar indicaciones para rellenar tales como procedencia, contenido y nmero de fotogramas, o cualquier otro que se considere conveniente (40). Al igual que se dijo para diferenciacin de las cajas de documentos convencionales pueden usarse bandas de color diferente para positivos o negativos, o si se quiere por secciones, en cuyo caso los negativos pueden llevar una N y los positivos una P. Tambin pueden llevar un crculo en lugar de una banda, siempre en material adhesivo, ya que por el tamao de las cajas es ms cmodo pegarle
(38) En nuestro Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares, se adjudicaron colores diferentes para cada seccin, cuyas unidades de conservacin llevan la tira adhesiva correspondiente, que las distingue claramente no slo archivadas sino cuando se sacan al pblico. Esto ayuda a no confundirlas entre s si coincide la numeracin correlativa de dos de las cajas, carpetas, libros, etc. a la hora de volverlas a su seccin y sitio correspondiente en el depsito. Del mismo modo seran de una gran ayuda en caso de reordenacin despus de un desalojo por emergencia o traslado de fondos a otro archivo. Cuando las series o secciones son tantas que se agotan los colores netos se utilizan los ms plidos o los de tono ms fuerte, dentro de cada color, y an queda un recurso, que hubo que habilitar en este Archivo, consistente en utilizar dos bandas superpuestas de diferente color, lo que resulta ms cmodo de hacer que poner un redondel aadido, que es lo que se pens en el primer momento, que supone un cuidado supletorio ya que la banda a dos colores podemos encargarla ya de origen. (39) La otra tinta se borra con el tiempo mientras que la grasa es indeleble. (40) Las cajas de cartulina que utilizan en el Centro Nacional de Conservacin y Microfilmacin Documental y Bibliogrfica (CECOMI) llevan, adems de la sealizacin pertinente para su identificacin, un prrafo en el que se especifica que el microfilm que contiene cumple las especificaciones para pelculas destinadas a archivos permanentes, recomendando conservarlo a una temperatura de 20 grados centgrados, con variacin de dos ms o menos, y una humedad de 40 por 100, con variacin de cinco grados ms o menos.
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ste que una tira, que puede torcerse con facilidad. En todo caso, sea para cajas grandes o pequeas, legajos o libros, cabe cualquier innovacin que podamos estimar conveniente, no sin antes pensar bien si va a servirnos para clarificar o, por el contrario, va a resultar una complicacin, tanto de tipo econmico como en cuanto al trabajo que tenemos que desarrollar. Lo que s es recomendable es que la numeracin, imprescindible en todo indicador, sea lo ms corrida posible porque nos ha de ayudar enormemente en caso de un traslado de los fondos a otro depsito o en caso de una emergencia que haya producido desorden en los mismos. La antigua costumbre de parcelar la numeracin en pequeos grupos ha constituido una autntica pesadilla para cualquier archivero abocado a realizar un traslado o reorganizar un desastre. Por mucho cuidado que se lleve en un traslado siempre se desordenan las unidades de conservacin por necesidad de ocupar al mximo la capacidad del transporte, produciendo los mismos quebraderos de cabeza al ser descargados en el nuevo local, en cuya faena terminan por desordenarse del todo (41). Y si esto ocurre cuando se lleva el mximo cuidado no digamos cuando la causa del desorden ha sido una emergencia. En los libros-documento o documentos encuadernados, la sealizacin se reduce a una etiqueta pequea numerada sujeta al lomo por una cinta adhesiva transparente, de buena calidad, sobre la que puede ir la tira de color correspondiente a su serie o seccin, si es que hemos adoptado este sistema para las otras unidades de conservacin. Cuando la encuadernacin es valiosa o por cualquier otra causa no es lcito pegarle una etiqueta, puede sta ir colgando hacia afuera de la parte superior del lomo, sujeta por un. cordoncillo al interior de la tapa o cubierta, o, si esto tampoco fuera conveniente, sujeta con una pequea pinza. Claro que estos son casos excepcionales pero hay que prever todo lo que podamos encontrarnos. Con frecuencia estas encuadernaciones valiosas requieren la proteccin especial de meterlas en una caja de cartn o cartulina, en cuyo caso ya no hay problema: se sealizan igual que cualquier otra caja. En cuanto a las carpetas, por su propia naturaleza, como por su tipo de archivacin, necesitan una sealizacin en su lomo visible, si es posible, y en todo caso en el ngulo inferior izquierdo o derecho de la tapa, segn sea la posicin en que las coloquemos en la estantera o en la balda del mueble especial. Esta sealizacin suele ser muy sobria y est complementada, casi siempre, por una relacin de contenido en una etiqueta que se pega por dentro de la tapa en el ngulo superior izquierdo para facilitar la localizacin de los documentos que contiene, los que, a su vez, deben ir numerados a lpiz.
(41) Para obviar en lo posible este inconveniente puede hacerse la descarga agrupando en el suelo del muelle las cajas o legajos por centenas, segn vayan saliendo del transporte, procediendo posteriormente a su ordenacin por decenas dentro de cada grupo y finalmente por numeracin correlativa de cada decena.
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Cuando la unidad de conservacin es un tubo de cartn puede anotarse el contenido y nmero de orden en el extremo cercano a la tapa, o en la tapa misma, o, si se prefiere, en los dos sitios a la vez. Pensemos siempre cmo se va a ver ms fcilmente segn sea su archivacin en celdillas de posicin vertical o de posicin horizontal, o apoyados en ganchos de pared que los mantienen tambin horizontalmente. Las bolsas o sobres que se utilizan para documentos con sello o, en su caso, para documentos grficos, o grabaciones en disco, sonoras o no, admiten la sealizacin ms adecuada en el ngulo superior izquierdo ya que el manejo de los mismos se hace con la mano derecha pero la comprobacin visual de su numeracin y contenido se dirige siempre hacia la izquierda. Las unidades secundarias de conservacin que conocemos como carpetillas o cubiertas, precisan tratamiento anlogo (42). De unidades documentales Esta necesidad de identificacin alcanza a los documentos mismos, es decir a las unidades documentales, que deben ir sealizadas a ser posible a lpiz para no daar su materia base. Lo correcto es que lleven un pequeo sello en tinta o en seco a troquel de identificacin del archivo y debajo el nmero de orden, siempre ambas cosas en una esquina o extremo en que no se produzca perjuicio alguno. Cuando hay dibujos o cualquier otro elemento grfico es conveniente sealizarlos por el reverso, siempre que ste permita hacerlo con las condiciones antedichas. A veces, por evitar la tentacin de hurto, se ha hecho en sitio inmediato a la propia grafa pero se corre el riesgo de que sea mayor el dao que se causa que el beneficio que se obtiene. Si la unidad documental tiene varios folios suele hacerse el sellado y anotacin en el ltimo, pero si se trata de un libro-documento, con un nmero apreciable de folios puede, y debe, repetirse el sellado, pero no la numeracin y contrasea (signatura), en varios de ellos, espaciados convenientemente. Si no estn foliados pueden foliarse a lpiz, discretamente. En todo caso tendremos sumo cuidado en no daar firmas, adornos, grficos o cualquier otro dibujo, que se encuentre inscrito dentro del mismo texto. Cuando se trata de filmes o microfilmes la sealizacin de ia unidad documental puede ir en el primer fotograma aunque por ser imprescindible para su identificacin sacar el rollo para verlo bien en mano o en pantalla, es ms corriente que la indicacin del contenido vaya en una tira de papel que rodea el rollo y se mantiene en su sitio por medio de una anilla de goma. Tambin puede ir en la caja de plstico anticido que constituye su envase primero, que luego ha de ir dentro de una caja de cartn.
(42) Los discos de grabacin sonora quedan mejor presentados dentro de una segunda funda, que es la que lleva la sealizacin exterior y se repetir en la unidad documental misma,
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En cuanto a las grabaciones magnticas, si son en disco se seguir con ellas la norma indicada para los discos y si son en rollo su envase original servir para poner en l, adherida, la sealizacin conveniente. Tambin los discos de grabacin sonora llevarn en s mismos, en la parte central, sin tapar ningn dato que figure en ella, la misma sealizacin identificativa que figure en la funda que se recomienda poner para proteccin de la original, que viene a ser como la portada de un libro.
Accesorios para el servicio

Todo buen servicio de los depsitos necesita unidades accesorias. Tales consideramos los tabIeros enganchados a los laterales de las estanteras para poder depositar en ellos la unidad de conservacin que tenemos que examinar para extraer el documento que ha solicitado el consultante o investigador. Por razn de no entorpecer el trnsito por los pasillos de acceso suelen ser abatibles. A veces estn sujetas a la pared del depsito cuando los pasillos de acceso son laterales, en cuyo caso, si hubiere ventanas, deben ir debajo de ellas para aprovechar al mximo la luz natural. Los archivistas de la URSS aconsejan que haya uno de estos soportes cada tres metros, a 0,90 del suelo, pero puede hacerse bien el servicio si estn a ms distancia. Depende de la necesidad mayor o menor de realizarlo con ms o menos rapidez. Cuando se trata de depsitos en que hay archivadores de planos, mapas, dibujos, etc., es decir, con muebles de gavetas, o armarios bajos, pueden depositarse los documentos en la propia cubierta del mueble. En la sala de planos y mapas del Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) tienen mesas especiales abatibles sujetas a la pared. Tambin puede lograrse una mesa grande poniendo juntas por su lado largo dos mesas de las llamadas mesas de enlegajar, que son largas y estrechas y que pueden colocarse, segn convenga, en forma de T o de L, o de cualquier otra que facilite el trabajo que eventualmente se quiera efectuar sobre ellas (1). Su finalidad primera es que sirvan para el llenado de cajas, pegar etiquetas, etc. Si se trata de mesas de proporcin corriente pueden colocarse en alguna de las esquinas, donde no estorben el paso. Tambin se ha pensado en la posibilidad de que en el extremo de cada depsito haya una pequea celdilla, o pequeo despacho, de unos 8,OO metros cuadrados, en que se pueda trabajar, en caso de necesidad, con mesa, silla, luz y calefaccin. Es apropiada para aquellos casos en que la parte de edificio dedicada a dependencias de trabajo es de poca
(1) Se utilizan en el Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares.
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altura, mientras que la de depsitos le sobrepasa en mucho haciendo penosa la comunicacin entre el archivista y los fondos a su cargo, necesitando un largo desplazamiento para una consulta corta o laboriosa. Sin embargo, si los despachos de trabajo se han construido sistemticamente contiguos cada uno a su depsito correspondiente, esta celdilla sobra, cual es el caso del Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Espaa). Otro elemento accesorio es el carrito para transportar las unidades de Conservacin de un lugar a otro en desplazamientos horizontales. Los hay de muy varias formas (figura 101), desde la simple carretilla de dos ruedas y un pie atrs, o de dos puntos de apoyo atrs, semejantes a las de transporte de equipajes, las de tres o cuatro ruedas, de uno a varios pisos, o las de plataforma con rodamiento a bolas (2). Pueden llevar planchas intermedias fijas o movibles encajadas en carrilles laterales para poder sacarlas en caso de necesidad de mayor holgura (figura 102). La altura total puede ser de un metro o ms. Su capacidad tambin es variable, no siendo conveniente que pase de poder cargar hasta 300 kilogramos. Sobrepasado dicho peso ya no son manejables. En el depsito del Archivo del Ministerio de Justicia, edificado en Leningrad0 en 1886, los hacan resbalar sobre carriles, pero los suprimieron por seguridad del personal (3). En Inglaterra para depsitos grandes se utilizaban tambin impulsados por electricidad. No falt el ensayo de moverlos por gasolina pero pronto se vio que la polucin perjudicaba a la documentacin. As las cosas parece que los ms prcticos son los movidos a mano.
Es condicin indispensable que las llantas de las ruedas sean de caucho o materia anloga que amortige el ruido del transporte, que estn bien sujetas para que no se salgan al girar y no tan blandas que se gasten rpidamente (4). Los de cuatro ruedas pueden llevar dos fijas y dos de rodamiento a bolas, stas dos centmetros ms cortas que las otras para facilitar la entrada y salida en el montacargas.
En todo caso, sea cualquiera el modelo elegido, deben reunir las siguientes condiciones: que sean estables, tanto cargados como vacos, que sean fuertes pero ligeros de peso, que puedan entrar y salir fcilmente en los montacargas y que quepan en la anchura dada a los pasillos de acceso entre las estanteras (5). Como medida precautoria conviene que tengan parachoques de caucho, o cualquier otro amortiguador, en las esquinas y que sus baldas
(2) En Estados Unidos les llaman <<dollies>>. Son plataformas dobles con rodamiento a bolas. (3) Los tenan en 1886 en el Archivo del Ministerio de Justicia. (4) En nuestro Archivo General de la Administracin se pusieron con ruedas de caucho pero, debido al uso intenso a causa de la entrada masiva de documentos en los primeros aos, acabaron gastndose, sobre todo por el inevitable roce de entrada a los montacargas, cuya nivelacin se altera con frecuencia. Al sustituir las llantas de goma por otras de material plstico ms duro se ha observado que producen un ruido molestsimo al amplificarse en los grandes espacios. (5) Las medidas ptimas, segn Duchein, obra citada, pg. 131, son: ancho, 0,50 metros; largo, 0,85 metros; alto, 1,OO metros.
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Figura 1O 1 .-Modelos
diversos de carritos.
Figura 102.-Carrito especial para archivos, cuyas baldas pueden extraerse para poder utilizarlo con documentos de gran formato.
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o paneles sean movibles. Algunos pueden utilizarse como mesitas para consultas breves en el mismo depsito (6).
Por todas estas razones no es raro que tengan que hacerse de encargo, ya que los que existen normalmente para bibliotecas no nos sirven. Suelen tener un reborde superior para sujetar los libros que a nosotros nos estorbara, aunque tambin necesitemos algunos topes, y son frecuentemente demasiado estrechos para documentos de gran formato. El tener que encargarlos encarece el precio, por lo que debemos calcular bien el mnimo necesario, sin que tampoco tengamos escasez, que nos obligara al cabo de cierto tiempo a comprar ms (7). Algunos archivistas piensan que debe haber uno por cada planta del depsito pero es el propio archivista el que debe calcularlo segn sus necesidades, bien de entrada o salida de documentos en cantidades apreciables, bien para el servicio usual al consultante o al investigador. Para mucho movimiento de transporte horizontal desde el muelle de descarga a los depsitos puede establecerse tambin un sistema de banda de caucho rodante, o de tablillas transportadoras de madera movibles. No falta quien piensa que tambin puede servir para servicio al pblico una cadena continua provista de cestillo en los que se depositan, al pasar, las unidades de conservacin o documentos. Para desplazamiento vertical tenemos los elevadores o montacargas que pueden ser de gran capacidad o de capacidad mnima, segn el servicio que tengan que prestar. Para la sala de consulta puede ser una especie de noria <<ave mara,,, o .monte dossier., que va dejando y recogiendo su carga en cada piso. Pero esto requiere la presencia de un empleado fijo por cada planta, lo que, muchas veces, no entra en nuestras posibilidades econmicas; Cuando se trata de ascensores o montacargas propiamente dichos su potencia de carga debe alcanzar a los 500 kilogramos. No faltan sistemas que nos resuelvan a la vez los dos desplazamientos, vertical y horizontal, pero slo para pequeas cantidades. Citaremos el TeleLift, que verifica el transporte por medio de unos carriles por los que circulan unas cajas (figura 103), cerradas para impedir que al perder la horizontalidad, incluso desplazarse totalmente boca abajo, se salgan los documentos. A veces son slo las carpetas. Otro de concepcin parecida es el Rolo-Plan, tambin cerrado y rodante (8). Pero estos son sistemas caros y los archivos no suelen estar nunca sobrados de consignacin. Otro sistema de parecidas virtudes e inconvenientes es el transporte pneumtico, que consiste en una instalacin de tubos por dentro de los cuales
(6) S h e , Roger. .Un type de chariot #archives (Gazette des Archives, Nouvelle serie, nm. 49, 2.* trimestre de 1965, pg. 59). (7) Tambin, una vez de acuerdo en el tipo de carrito ms conveniente, se puede encargar un nmero resultante de la necesidad de varios archivos para que su fabricacin en serie abarate el costo. (8) Hay varias marcas que los fabrican.
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* e '
_-
Figura 103.-Transporte
vertical-horizontal en cajas cerradas.
van a circular, impulsados por aire a presin, unos contenedores cilndricos, tambin con su tapa, en los que se han depositado los documentos requeridos. Tiene el inconveniente de que los documentos tienen que ir enrollados, lo que en algunos casos no es posible ni conveniente hacer. Admite varias estaciones intermedias (figura 104). Tiene al menos dos ventajas sobre el anterior: su gran rapidez y su menor costo. Para lo que s puede ser muy til es para el transporte de las papeletas de peticin del pblico hasta los depsitos en que deben de buscarse los documentos, o despacho correspondiente que debe autorizar su consulta. Lo utilizan as en algunos archivos de Estados Unidos, Suecia y Dinamarca. En la URSS se estableci un sistema de envo pneumtico de documentos desde Mosc a largas distancias. Pero por lo general es de ms utilidad en archivos de uso inmediato, como ya se expuso al tratar de ellos. Cuando la consulta requiere solamente una simple lectura, no de reflexin y estudio, puede usarse la comunicacin por vdeo-telfono,o por televisin
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Figura 104.-Transporte neumtico vertical-horizontal, dentro de tubos, con tres (<estaciones>> intermedias.
en circuito cerrado, pero son sistemas ms aptos para el manejo interno del archivo que para el servicio al pblico. Se utilizan fundamentalmente para identificar firmas u otros detalles de los documentos (9). Solamente nos queda por advertir que la salida de documentos de un pabelln a otro, de un archivo a su administracin productora, o al servicio de la sala del pblico, debe ser siempre llevada a cabo por personas totalmente responsables y conocedoras del valor de la documentacin. Cuando se trata del traslado de fondos de un archivo a otro hay que aadir los trastornos casi irreparables que pueden producirse si no se lleva el orden debido a la hora de la carga y descarga.
(9) Es prctica corriente en oficinas bancarias.
Las dependencias
Recordemos que, con carcter general, al tratar de la realizacin de los depsitos se anotaron ya los diversos criterios sobre el porcentaje del edificio que es deseable ocupen las dependencias (1). Tambin clases de estas dependencias (2). Sobre el tema algunos autores se han extendido en detalles que, a la hora de la verdad slo nos pueden ser indicativos, ya que cada archivo necesita unas dependencias adecuadas al carcter, volumen de fondos y servicio que tiene que prestar con ellos. Veamos algunos ejemplos. En el plan de archivos de la URSS, repetidamente citado, expuesto por Voronin en su trabajo citado, enumera: sala de recepcin, cmara de desinfeccin y desinsectacin, despachos de trabajo de los archivistas, laboratorio de microfilm, sala de lectura, local para tratamiento cientficotcnico y taller de restauracin y encuadernacin (3). En la descripcin del nuevo edificio del Archivo del Estado de Varsovia, hecha por Kolarz'y Parczewiski, enumeran todos los espacios conforme los tienen ellos, con separacin de depsitos y parte administrativa, detallada pero algo confusa, repitiendo, a nuestro parecer, algunos conceptos. Como variacin sobre la relacin anterior aparece la sala de expurgos, wc. y duchas, zona de comunicaciones, o sea, pasillos y escaleras, una instalacin de climatizacin, frigorficos y talleres y un apartado que denomina superficie de la construccin, que suponemos es la diferencia entre superficie construida
(1) Como dato de inters general recordemos que los Records Center de Estados Unidos guardan la proporcin de un 93 por 100 de espacio de depsitos con respecto al total construido. E. G . Campbell. .Building and equipement of Federal Records Center in the United States. (Archivum, 1957, pg. 21). y en -Planificacin>>. (2) Vase lo expuesto en .Realizacin de los depsitos>> (3) Trabajo citado (Archivum, VII, 1957, pgs. 3-9).
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y superficie utilizable (4).
Finalmente, en cuanto a los archivos franceses, Duchein y Durye hacen unas recomendaciones de carcter ms general distinguiendo tres sectores: locales de conservacin, locales de trabajo y locales abiertos al pblico, pasando luego a referenciar las sucesivas dependencias, de las que detallen ubicacin y condiciones ( 5 ) . Vemos que en todos ellos se trata de un reparto general de espacios pero sin aclararnos mucho respecto a cmo y cuntas deben ser las dependencias, que es el tema que ahora estamos estudiando. Volviendo sobre lo dicho al comienzo veremos que el problema surge cuando se trata de un gran archivo al que tenemos que dotar de servicios adecuados. Si es grande tendr separadas las dependencias de Direccin, Secretara y despachos de trabajo, ms todas las complementarias, que ya estudiaremos, pero si es pequeo -de una sola plaza, ms auxiliar- habr que acoplar casi todo en una sola sala, si no queremos que los desplazamientos del despacho a los lugares donde se encuentran las salas de trabajo nos lleven la mitad del tiempo. Lo que no obsta para que se pueda contar con una habitacin independiente destinada a recibir visitas o consultas personales. A su vez en las dependencias podemos distinguir dos grupos fundamentales: los dedicados al trabajo interno y los dedicados al pblico. A ellos podemos aadir otros de carcter mixto, tales como cafetera o secretara de informacin al pblico. Finalmente, como complemento, son posibles viviendas privadas, para la Direccin y el Conserje mayor y garaje (6).
LOCALES DE TRABAJO Vamos a considerarlos por el orden en que se producen los hechos, ya que todos son importantes si queremos que el archivo funcione. El circuito a seguir por los documentos suele ser: muelle de descarga, o recepcin, expurgo y clasificacin, que puede hacerse en el mismo muelle o en una sala contigua en la que tambin se determina lo que es imprescindible que pase por fumigacin, cmara de desinfeccin y desinsectacin, y paso a los depsitos para un estanteado provisional. De all, en pequeas cantidades, pasar a los despachos de trabajo para rectificar o confirmar su
(4) Trabajo citado (Archivum, VII, 1957, pg. 53). ( 5 ) <<Les batiments darchives en France. (Archivum, VI-VII, 1956-1957. Separata publicada
por la Direccin General de Archivos de Francia. Pars, 1958). (6) No es frecuente que se citen explcitamente en las descripciones de planificacin de archivos, ya que en muchos de ellos no se considera su existencia.
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clasificacin, darle una ordenacin y proceder a su estanteado definitivo. El muelle de descarga debe estar lgicamente a nivel de la calzada y, a ser posible, disponer de dos rampas adecuadas para que los camiones puedan acercarse hasta el mismo nivel del suelo del almacn de modo que los carritos del archivo puedan entrar y salir desde el muelle a la caja del camin. Naturalmente que como los hay de varias alturas cuando se cuente con dos rampas debern tener distinta inclinacin para que una sirva a los transportes grandes y la otra a los ms pequeos, tales como furgonetas. La boca o bocas de entrada deben estar protegidas de la lluvia por tejadillos o salientes en la parte superior, que no entorpezcan el acercamiento de los transportes. Pudiera pensarse en una puerta metlica basculante pero es el caso que por su mucha altura sera poco manejable ya que el tejadillo provisional que forme no debe de impedir que el camin pueda acercarse hasta el mismo borde del suelo del muelle, al chocar por arriba con el plano saliente. En pases muy lluviosos puede optarse por la solucin del archivo de Brescia (Italia) que tiene una columnata porticada, o acaso sea bastante dotar esta, o estas, entradas de una marquesina protectora. En cuanto a su ubicacin puede estar en la parte de atrs del edificio, en que se encuentran generalmente los depsitos, o en la zona neutra entre stos y las otras dependencias. La capacidad del almacn debe calcularse con arreglo al volumen previsto de entrada de documentos. Duchein da como cifras extremas de 40 a 80 metros cuadrados. El hecho de que sea ms bien holgadas facilita la descarga ordenada por centenas y la separacin de grupos diferentes que puedan entrar en el mismo da. Pero no debe contarse con que su permanencia sea larga sino que debe retirarse lo recibido lo ms pronto posible. Al hacer la descarga debe llevarse a cabo un somero control de lo que se recibe, con arreglo a una relacin de entrega que siempre debe acompaar. No es raro sin embargo el caso en que la mala conservacin y abandono total de lo que nos entregan haga imposible una relacin adecuada, siquiera sea somera, reducida en casos extremos a resear el nmero de camiones o transportes de que consta el envo, lo que nos fuerza a recibirlo, haciendo excepcin a lo que manda el reglamento, por rescatar de su destruccin total dicha documentacin (7). Debe de contar adems con los servicios sanitarios correspondientes y duchas y armarios roperos para los porteadores y personal que interviene en este trabajo, que se realiza con frecuencia sobre unidades polvorientas, que, en caso extremo, requieren para su manipulacin caretas antipolvo (8). Los elevadores, o montacargas, deben
(7) Este criterio se sigui en los primeros aos de funcionamiento de nuestro Archivo General de la Administracin, en Alcal de Henares, debido a la abrumadora cantidad de documentos que tuvo que recibir despus de treinta y tres aos que haca que se haba quemado enteramente el primitivo Archivo Central, situado en la misma ciudad. (8) Lo malo es que no protegen los ojos y en tiempo caluroso resultan incmodas y agobiantes, prefiriendo trabajar sin esta proteccin pero menos horas.
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estar inmediatos para facilitar el acarreo (9). Contiguo un pequeo almacn para el material. Ocurre a veces que el desorden de lo que nos mandan est ocasionado por una conservacin de procedencia deplorable, un accidente fortuito o una descuidada manipulacin en el transporte. Esto puede remediarse en parte en el propio almacn o muelle de descarga, segn se va realizando sta. Pero otras es necesario realizar un examen ms detallado que hace precisa la existencia de una saleta contigua, que servir, a su vez, para expurgos o descates (10). Sin embargo no est prevista en muchos archivos por no existir un acuerdo sobre cundo debe efectuarse dicho expurgo. Unas veces viene hecho y otras hay que efectuarlo. Ambos criterios tienen sus ventajas y sus inconvenientes pues, si es cierto que el expurgo previo abarata los costes del transporte, se corre el riesgo de que lo efecten personas poco cualificadas para conocer bien el valor potencial histrico de muchos documentos. En los trabajos de planificacin de archivos realizados en la URSS y en Francia se ha contado con ellos, pero slo ha sido aplicado, que sepamos, con carcter general en esta ltima, donde los archivos departamentales se han construido, en su mayora, de nueva planta, realizando obras de remodelacin en muchos de los que se encuentran en edificios viejos. Con todo algunas de estas cmaras han sido emplazadas, si bien prximas al almacn de descarga, en sitio poco conveniente, por lo que entorpecen el paso en el trabajo, visto lo cual se aconseja que se siten en un rincn, incluso cerca de los despachos de los archivistas para facilitar su trabajo. La consecuencia lgica de practicar el expurgo es la necesidad de dejar separado, lo que se va a destruir de lo que se va a guardar. Algunos previenen habitaciones pequeas para ambas cosas. En la reunin sobre construccin de archivos realizada por los archivistas belgas en Bruselas en 1973 se recomend que la cmara de eliminaciones tuviera una capacidad de 40 a 50 metros cuadrados. Sin embargo fcilmente puede dejarse lo destruible en un rincn del almacn, mientras lo conservable pasa a fumigacin. Depende de que el ritmo de entrada y expurgo supere la capacidad de absorcin de la mquina destructora, si la hay, y de la citada cmara de fumigacin. Lo que nunca se debe hacer es vender el papel a peso sin asegurarse de su destruccin. El complemento del expurgo es pues una mquina destructora de papel,
(9) En el Archivo General de la Administracin hay uno para cuerpo de depsitos, a derecha e izquierda, con salida a la puerta de entrada de cada depsito en cada planta. (10) Es este un problema sobre el que se ha discutido mucho, sin poder establecer una norma general, como es lgico que sea, ya que cada tipo de documentos tiene un inters diferente y requiere su tratamiento adecuado. Puede verse el trabajo de Mara del Carmen Pescador del Hoyo 4eleccin de la documentacin, comunicacin presentada al I11 Congreso Nacional de Archivos, celebrado en Pamplona en 1970. Algunas casas ofrecen mquinas destructoras que, segn destruyen, van empaquetando las tiras de papel que producen, como la <Mustangde D.T.O.S.A.
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que reduce los documentos a tiras finsimas que imposibilitan cualquier intento de reconstruccin. Unas llevan una bolsa de plstico que se retira y sustituye por otra cuando est llena, otras tienen una especie de cubeta receptora y otras van empaquetando estas tiras, conforme van saliendo, en fardos cuadrados. En cuanto a la cmara de fumigacin, si bien los grandes archivos estn dotados de ella, son muchos todava los que no cuentan con su costoso montaje, aunque figura, en teoria, en casi todos los estudios de planificacin de edificios. Su emplazamiento debe ser inmediato al almacn de descarga pero a la vez tener una cierta independencia respecto al resto del edificio debido al temor que produce en el personal el conocimiento del uso en ella de gases a veces altamente txicos. No obstante los controles que llevan hacen dificilsimo que pueda producirse un accidente en ellas, y por otra parte han sido prohibidos algunos gases de los que se utilizaban hace algunos aos. Las ordenanzas urbanas suelen exigir una salida de gases a gran altura para evitar posibles perjuicios a viviendas cercanas, pero tambin puede optarse por darles salida a una atarjea donde al contacto con el agua pierden toda su toxicidad. Cuando se carece de esta cmara puede haber tres soluciones. Es la primera utilizar los servicios de una cmara porttil que ser acarreada por un camin de un centro especializado. Es la segunda proceder a la fumigacin de todos los depsitos valindose para ello de los conductos de aire acondicionado con mando remoto. Es la tercera, la ms penosa, llevar los documentos al centro especializado donde se proceder a su desinfeccin y desinsectacin. El ideal sera pasar por la cmara no slo los documentos ya recogidos, sino todos los que entrasen aunque aparentemente fueran sanos, ya que a veces llevan los grmenes de destruccin que luego se desarrollarn en los depsitos (11). Donde no haya cmara puede remediar algo un autoclave pequeo. Una vez que la documentacin est lista para su transporte a los depsitos se plantea la cuestin de si debe procederse antes a la introduccin de los documentos en sus respectivas unidades de conservacin o realizar esta operacin en una habitacin especial, o en un rincn mismo del depsito a que vayan destinados. Morris Rieger, de los Archivos Nacionales de Washington, recomienda la existencia para esta labor de una sala de trabajo contigua al despacho de que dependa la documentacin de cada depsito. Lo cierto es que la mesa usual de despacho, propiamente dicha, no sirve para ello, haciendo necesaria otra de mayor superficie y sin ningn accesorio sobre ella. Pasemos ahora a los despachos de trabajo de cada seccin o fondo. Es claro que deben estar lo ms cerca posible de sus respectivos documentos,
(1 1) Carmen Crespo, en su ponencia citada, pg. 14, hace referencia a la utilizacin de rayos gamma, de gran poder bactericida, pero de efectos secundarios nocivos para el papel.
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pero ello depende del tipo de construccin que se haya adoptado. Existe un cierto nmero de archivos en que la parte del edificio destinada a dependencias no sobrepasa las dos o tres plantas mientras que los depsitos alcanzan mucha ms altura, semejando a veces silos o torres. En este caso no hay ms remedio que renunciar a esa contigidad, que tanto facilitara el trabajo. Pero hay otros en los que cada planta de depsito cuenta con su correspondiente despacho de trabajo, como ocurre con el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares (Madrid), en los que el desplazamiento entre el archivista y papeles es mnimo, lo que facilita el trabajo. Cuando pertenecen a la primera modalidad mencionada debe haber en esta zona, por lo menos, un ascensor para uso de personas, independiente del o los montacargas ubicados en la zona del muelle de descarga y otros servicios contiguos. Tambin en este caso los despachos quedan suficientemente independientes, pero si estuvieran concentrados en una o dos plantas ms bajas hay que prevenir que no sean de fcil acceso para el pblico, que debe siempre solicitar su visita y exponer el asunto que la motiva. Esto reporta dos ventajas: que no es interrumpida la labor del archivista indiscriminadamente, y que al recibir al consultante o investigador puede ser mejor atendido cuando se conoce previamente el motivo de su consulta. En cuanto a sus condiciones fsicas debe recordarse lo dicho para los despachos de os archivos de uso inmediato respecto a luz, ventilacin, ruido, etc., siendo su temperatura recomendable entre los 18 y 22 grados.
Los muebles dependen del nmero de personas que vayan a trabajar en cada uno, pero en principio debemos pensar que, adems de las mesas convencionales, no puede faltar una grande de trabajo, sin cajones, con buena superficie para poder extender sobre ella los papeles cuando se revisan para confirmar o rectificar su clasificacin y ordenacin, o cuando se procede a realizar una busca laboriosa. Si los despachos no son muy grandes ser muy conveniente contar con la sala pequea contigua que hemos mencionado para meter la documentacin recin llegada en sus unidades de conservacin. Con ello se evita que el polvo que puedan acarrear los documentos ensucie la mesa de despacho y objetos necesarios que debe haber en ella, cuya enumeracin es ociosa, por conocida. No obstante citaremos como muy conveniente un telfono, que permita la relacin con las dems dependencias, bien por interfono o por una centralita comn. Consideramos imprescindible una estantera para los libros de consulta que se necesitan en la realizacin del trabajo, y acaso no est de ms un armario en el que guardar documentos especiales o papeles de importancia que estemos estudiando, o simplemente los correspondientes al trabajo que desarrollamos. Cuando el despacho corresponda a una serie o seccin de documentos audiovisuales ser preciso contar con accesorios que sera ocioso enumerar, ya que la propia necesidad va a indicarlos en cada caso. Por descontado que es de absoluta necesidad una mquina de escribir normal, y muy til un magnetfono que nos ayude a la redaccin de inventarios y revisin peridica de los depsitos. Algunos se pronuncian por una segunda mquina de escribir de carro grande y un
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aparato de xerocopia pero no nos parecen convenientes. El primero porque puede haber una en la Secretara para estadillos y cuentas, ajenas al trabajo tcnico del archivero, y el segundo porque al no llevar control unificado pueden producirse derroches innecesarios y gastos evitables. Es servicio que puede hacerse perfectamente en el taller de reprografa. Solamente los consideraramos necesarios si se trata de un archivo tan pequeo que tiene que centralizar todo en una sola habitacin. La temperatura media aceptable est alrededor de los 22 grados. Estimamos imprescindible que el personal cuente con una pequea biblioteca tcnica para su perfeccionamiento y puesta al da, que puede ser independiente de la biblioteca auxiliar del investigador, o formar una serie especial dentro de ella. Tambin pudiera ser til tener cerca de los despachos un pequeo dispositivo para poder hacer una taza de caf o t, incluso una pequea cocina, pero esto solo en el caso de no tener instalado servicio de cafetera (12). Ser necesario para muchos archivos contar con un despacho de habilitacin o contabilidad, que, adems del amueblado general de cualquier despacho, tenga una caja fuerte con arreglo a la importancia de la dotacin econmica que percibe y servicios que presta al pblico (microfilmes, xerocopias, fotocopias, diapositivas, etc,).
No olvidemos la proximidad de las instalaciones sanitarios que eviten largos desplazamientos de los funcionarios. En ellos puede haber o no duchas para aseo despus de trabajos excepcionalmente polvorientos, pero, por ser poco usuales estos trabajos en los despachos, no nos parecen imprescindibles. Si todos los despachos deben estar ubicados en zona de recogimiento y tranquilidad, para que no se turbe su trabajo, no lo es menos el despacho de Direccin, mejor situado en la primera planta que en planta baja, con lo que queda alejado de la posible entrada incontrolada del pblico, pero accesible a cualquier visita anunciada. Antes era corriente y se aconsejaba que para acceder a l hubiera que pasar por la sala de lectura, para poder filtrar la entrada a los posibles consultantes, pero hoy no se le ocurre a nadie semejante emplazamiento. Lo correcto es que tenga un acceso por el despacho de Secretara de Direccin, que debe estar contiguo, y otra puerta independiente directamente al vestbulo del citado piso. Tampoco est de ms una antesala donde pueda esperar la visita en vez de hacerlo en la Secretara.
Su amueblado depende enteramente del gusto personal de quien va a utilizarlo, pero lo que no se debe olvidar es una pequea mquina destructora
(12) As lo propme Duchein en su obra citada, pg. 80, aadiendo una sala de descanso, cuya necesidad no comprendemos muy bien, y an ms una sala dejuegos que nos llena de perplejidad, aunque suponemos que si lo dice ser porque tiene constancia de ello en alguna parte, que no menciona.
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de papeles donde introducir los borradores o notas que puedan ser reservados. Quedan como un mueble ms, sin desentonar del resto, slo reconocibles por las personas que conocen su uso. Imprescindible,ya se dijo, el interfono y red telefnica con la totalidad de dependencias del edificio y lnea directa al exterior. Es muy conveniente que todo archivo que cuente con cierto nmero de personal tcnico tenga una sala de reuniones que facilite ese contacto indispensable si de verdad se quiere trabajar en equipo, como tambin para tomar o comunicar decisiones. Estar dotada de una larga mesa y asientos suficientes. Tambin vale para reuniones tcnicas con profesionales de otros centros. Su tamao, como su propia existencia, dependen de la actividad que desarrolle el archivo en relacin con otros archivos o centros en cuanto a estudios tcnicos o contactos profesionales, ya que para las reuniones de carcter interno puede servir el propio despacho de Direccin, si es lo suficientemente amplio. Tambin esta zona tendr sus servicios sanitarios correspondientes. Todo archivo de cierta importancia necesita complementarse con la instalacin de una serie de laboratorios o talleres que contribuyan tanto a su buena conservacin cuanto a su eficacia en el servicio al usuario, aunque es cierto que son muchos los que carecen de ello. Esto nos lleva de la mano al problema de la necesidad de contar con un laboratorio de reproduccin de documentos, tanto ms urgente cuanto que las tcnicas xerogrficas han popularizado y simplificado enormemente esta prestacin al pblico. Pero ello no nos debe hacer olvidar la utilidad de un buen equipo fotogrfico, tanto para fotografa normal como para microfotografia, tanto para obtencin directa del original como para reproduccin. El nmero y tipos de mquinas para cualquiera de estas prestaciones estar en razn de sus propias necesidades y sera ocioso tratar de recomendar aqu tal o cual equipo, que ser rebasado prontamente por otros ms perfeccionados. Conociendo las necesidades del archivo habr que buscar en el mercado lo que hay disponible y a la vez est al alcance de nuestras posibilidades, teniendo en cuenta que la utilizacin de material diazoico ha abaratado bastante el costo de este servicio en cuanto a fotografa se refiere, aun cuando su conservacin ofrece problemas. En la instalacin, sean cuales fueren el nmero de sus aparatos, debe existir una buena ventilacin, lo que no quiere decir que tenga grandes ventanales que es preciso oscurecer muchas veces para la manipulacin del material fotogrfico, aun cuando hay ya pelculas diazoicas que pueden manejarse con una luz no muy intensa. Es muy conveniente que cuente con pilas de agua corriente para el procesamiento del material y una instalacin elctrica industrial con llaves y cortes bien distribuidos y tomas de corriente no muy distantes para evitar la utilizacin de cables largos, que son los que pueden ofrecer algn peligro. El suelo de todo el laboratorio estar recubierto con un material aislante de la mxima garanta. El ideal es tener tres
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habitaciones o compartimentos independientes: sala de toma de fotografas, sala de revelado y sala de tiraje. Sin embargo si el revelado se efecta en una mquina procesadora puede estar sta en cualquier rincn de la primera, lo mismo que la duplicadora si se trabaja con diazo. En cuanto al espacio que puede ocupar todo el montaje vara lgicamente segn el nmero de mquinas y tcnicos que las manejan. Naturalmente que todo este montaje resulta caro de instalar y caro de mantener por lo que son muchos los archivos de pocas posibilidades que prefieren contratar el servicio con un fotgrafo o laboratorio fotogrfico independientes. En cuanto a los otros sistemas actuales de reproduccin de documentos ser preciso elegir con cuidado las mquinas, teniendo en cuenta el sistema por el que funcionan (xerogrfico, termogrfico, por rayos ultravioleta, etc.), ya que alguno de ellos puede perjudicar gravemente los documentos. Debemos desechar, con toda seguridad, las termogrficas, siendo, por ahora, las que parecen menos dainas las que funcionan por xerografa. De todos modos si se lleva a copiar repetidamente un mismo documento termina deteriorndose. Respecto al emplazamiento de las mquinas xerogrficas algunos recomiendan que estn cercanas al pblico para facilitar su utilizacin pero esto nos parece un grave error, ya que su produccin debe ser rigurosamente controlada por razones ticas, tcnicas y econmicas. No se deben entregar en xerocopia documentos que puedan reportar algn perjuicio para terceros, aunque s puedan ser examinados y estudiados en la sala del pblico. Es por tanto aconsejable que estjunto todo el servicio reprogrfico, sea fotogrfico, xerogrfico, incluso, si existe, por offset. Con ello se ahorrar espacio y personal, a la vez de unificar criterios de direccin y responsabilidad. Desde que se avanz en el conocimiento de las causas y agentes destructores del material de archivo y, en consecuencia, modo de prevenirlo y remediarlo, es aspiracin de todo archivo depsito, por modesto que sea, poseer un pequeo laboratorio de restauracin que repare, en lo posible, los daos producidos en sus fondos (13). En cuanto a su amplitud se ha estimado en algunas reuniones internacionales que debe suponer un 25 30 por 100 del total de las dependencias pero esto, como todo, es relativo y est condicionado al volumen e importancia de cada archivo. En algunos se encuentra instalado conjuntamente con el pequeo taller de reproduccin de documentos. Debe tener la mayor cantidad posible de luz natural, debido a lo delicado y minucioso de su trabajo, as como una buena ventilacin, ya que a veces utilizan sustancias que pueden ser algo txicas, produciendo irritaciones en las mucosas e incluso mareos. Si se tienen mquinas de funcionamiento elctrico que utilizan agua es preciso que el suelo que las rodea est bien aislado en evitacin de cualquier accidente. Hay que procurar
(13) El tema fue tratado extensamente en la XI Table Ronde- celebrada en Bruselas, por Christian V. Gut en su trabajo Restaurationdes documents d'archives., Actas publicadas en Bruselas, 1969.
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que el local sea amplio para evitar que al manipular los documentos sufran roces, y contar con grandes superficies de apoyo, sean mesas o cualquier otro mueble, adems de amplias pilas para los lavados que sean necesarios. En estos laboratorios no slo se recomponen documentos daados gravemente sino que tambin se efectan operaciones de mejora tales como limpieza, lavado, eliminacin de manchas y blanqueamiento. Cuando los documentos estn amenazados por su grado de acidez se procede a su neutralizacin y tambin es corriente que se lubriquen las pieles quebradizas de los pergaminos (14). La restauracin manual es muy penosa y requiere tcnicos con buenos conocimientos, en evitacin del riesgo de estropear an ms lo que se quiso arreglar, aunque se haya conseguido reforzar su solidez. En consecuencia es labor muy lenta que llevara aos y aos en muchos casos. Afortunadamente, en Espaa, el Servicio de Restauracin de Libros y Documentos ide y construy una mquina, que denominaron Vinyector, exportada ya a muchos pases, capaz de restaurar mecnica y rpidamente, folios perforados por la accin de parsitos, mal trato por parte del hombre o cualquier otra causa, cuya labor realiza en un tiempo mnimo y con una perfeccin mxima que ahorra meses y meses de trabajo si hubiera habido que hacerlo a mano. Los aparatos necesarios deben indicarlos los tcnicos restauradores. El ltimo recurso que tenemos, cuando no es posible contar con un laboratorio de restauracin propio, es llevar los documentos afectados a un centro especializado, lo que generalmente slo se hace con un corto nmero de piezas de gran valor. Es frecuente que dos o tres centros atiendan a todos los dems archivos que dependan de una administracin nica. No debe olvidarse anejo a este servicio, una seccin de restauracin de sellos. Nos falta todava por tratar del taller de encuadernacin, que en el orden de prioridades ocupa ms bien el segundo lugar. Es imprescindible para remediar el deterioro de los libros-documento, o libros de archivo, as como muy conveniente para los instrumentos de trabajo mecanografiados para uso interno o uso del pblico, casi siempre sin publicar. Lejos de nuestra idea que sirva para encuadernar documentos que nos entregan sueltos, cuya tcnica, si bien fue muy extendida en el siglo pasado, est totalmente desaconsejada por la dificultad de consultar sus unidades documentales y deterioro de stas por el uso. Tambin es muy til para la biblioteca auxiliar del archivo. Puede ser un verdadero taller con mquinas manuales y mecnicas o simplemente practicar la encuadernacin de encolado o cosido con plstico. Para instalar la primera modalidad se consideran necesarios de 80 a 100 metros cuadrados de amplitud, mientras que para la segunda bastarn de 20 a 40. Su ubicacin debe estar prxima a los otros laboratorios, integrados todos en una zona de trabajo especial. Debe estar dotado de pilas con agua
(14) Carmen Crespo, en la ponencia presentada, pg. 16, recoge interesantes datos.
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corriente y electricidad industrial y conviene que tenga, como se dijo de los laboratorios, una buena iluminacin natural. Los tiles de trabajo dependern de la importancia del taller, con asesoramiento del encuadernador. La deteccin de incendios en toda la zona de laboratorios debe ser de elevacin de temperatura porque as lo requiere el tipo de combustin que se puede producir. Los extintores, en general, de nieve carbnica. Y, una vez ms, no olvidemos los servicios sanitarios cercanos. No es muy corriente que se cuente con ello pero s es conveniente que los vigilantes, de da o de noche, tengan una habitacin donde realizar turnos de descanso, que puede servir tambin para los chferes si hubiese servicio de coches oficiales. Su ubicacin puede situarse en la zona de muelle de descarga y talleres o laboratorios por ser la ms proclive a la entrada de personas ajenas al centro. Puede existir garaje pero lo ms corriente es que se marque sealizacin de aparcamiento en la zona ajardinada que debe rodear el edificio.
VIVIENDAS ANEJAS Cuando el archivo cuenta con edificio propio y su importancia es notoria puede pensarse en la construccin de dos viviendas: una para la Direccin y otra para el Conserje mayor. La vivienda de Direccin debe quedar lo suficientemente independiente de todos los servicios, aunque ligada a ellos telefnicamente, y tener fcil comunicacin con el despacho oficial (15). En cuanto a la vivienda de Conserjera unas veces la encontramos cerca del vestbulo, en la parte de atrs del edificio, y otra en la ltima planta. En todo caso ambas deben tener accesos independientes, bien a la calle o a patio, o a la zona ajardinada que rodee el edificio. Ambas viviendas tendrn lnea telefnica directa al exterior, independiente. Del mismo modo, por razones obvias, es conveniente que el suministro de 'electricidad y agua tengan contadores propios, sin comunicacin entre s, ni con el resto del edificio. La misma independencia necesitan en cuanto a la calefaccin, salvo si existe instalacin general de aire acondicionado para la totalidad del edificio.
LOCALES ABIERTOS AL PUBLICO Deben estar en su mayora en planta baja, con fcil acceso y, sobre todo,
(15) Duchein y Durye, publicaciones varias, recogen y citan expresamente esta condicin, que se ha seguido en el Archivo General de la Administracin, de Alcal de Henares.
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capaces de evacuacin rpida en caso de emergencia. Comenzando por el vestbulo no debe descuidarse su presencia ya que va a ser lo primero que encuentra el visitante y su impresin va a ser muy importante a la hora de valorar el prestigio del centro. Puede amueblarse con uno o varios tresillos, con sus correspondientes mesitas, segn capacidad, y ornamentar sus paredes con cuadros o grabados o reproducciones facsmil de sellos o documentos, lo que parezca ms propio. Tampoco son desdeables los tapices murales. Lo que s es muy conveniente es que en uno de sus lienzos de pared figure un esquema representativo de todas las secciones y servicios para que pueda conocerse grficamente todo lo que alberga el edificio, evitando con ello muchas preguntas al conserje de servicio en la portera del propio vestbulo. No debe faltar lo ms prximo posible a la entrada un tabln de anuncios, que puede ser fijo mural o soportado por un atril. Tampoco est de ms una vitrina donde se muestren las ltimas publicaciones. En algunos archivos est situada en la misma sala de lectura y tambin en otros en la sala de visitas. Inmediato al vestbulo deben encontrarse las dependencias de Informacin y Secretara general, que puede ser una sola, con mostrador que limite el acceso del pblico. En ella se examinarn, o expedirn en su caso, los permisos de acceso del pblico a la sala de consultas, as como tambin se llevar el control de la solicitud y expedicin de copias, previa la autorizacin correspondiente de la persona a cuyo cargo se encuentre la seccin a que los documentos pertenezcan. Informar sobre el reglamento y condiciones de uso de los servicios del archivo. Si ste tiene publicaciones propias o subvencionadas es muy conveniente que se puedan adquirir all mismo, as como si ofrece al pblico postales, diapositivas o cualquier otro objeto que sirva a la difusin de su contenido (16). Esto nos lleva directamente a tratar de la sala de lectura o investigacin, a la que debe entrar el usuario sin ms bagaje que sus tiles de escribir y tomar notas, por lo que inmediatamente antes de su acceso debe existir un espacio que sirva de ropero para dejar abrigos, carpetas, etc., al modo clsico, o mejor instalar en batera una serie de taquillones o pequeos armarios metlicos en los que cada cual introduzca sus pertenencias llevndose la llave consigo para poder recogerlo al salir. Tal como lo hemos descrito, la sala de lectura estar en planta baja, pero tambin puede estar en la planta primera para darle ms sosiego si el archivo est situado en una zona ruidosa. En este caso su acceso se har por una escalera totalmente independiente de los despachos de trabajo, la que puede tambin servir para dirigirse al despacho de Direccin y Secretara correspondiente. Debe tener una buena iluminacin natural y, en su caso, una
(16) En el Archivo Histrico Nacional de Madrid la Asociacin de Amigos de este Centro ha puesto en venta series de improntas de sellos de cera y llaveros con reproduccin de los mismos. Hace aos tambin se vendan series de postales.
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igualmente buena iluminacin artificial, si la natural es insuficiente o se trabaja en horas en que es preciso servirse de ella. Aparte de la luz general de la sala, que debe ser difusa con potencia de 50 a 70 vatios, es conveniente un punto de luz individual para cada investigador o lector, sobre su propia mesa, con potencia de 100 a 200 vatios, segn se instale en el techo o directamente sobre la mesa. En este caso debe llevar una pantalla que impida que la luz incida directamente a los ojos del usuario, o de los que estn situados enfrente o cerca, siendo muy conveniente que tengan un conmutador para encender solamente cuando sea necesario. En esto llevan ventaja las salas instaladas en planta primera, porque reciben ms luz natural que las instaladas en planta baja. Pueden ser de bombilla normal o de tubo fiuorescente, pero es ms recomendable la primera. En cuanto a la ubicacin de la sala es conveniente que est cerca del sistema de comunicacin que va a llevar las papeletas de pedido a las secciones, as como el acarreo de documentos para su examen en la sala. En cuanto a su tamao variar con arreglo al volumen de fondos del archivo y servicio que ha de prestar con ellos (17). Pero lo que s debe de tenerse muy en cuenta es que cada investigador debe disponer de un espacio de mesa de unos cinco metros cuadrados, ya que los documentos a veces hay que extenderlos para compararlos, otras son de buen tamao, sobre todo si se consultan documentos grficos. Lo ms cmodo para que no se interfieran unos con otros es que las mesas sean individuales, aunque lo ms corriente es que encontremos mesas largas y amplias, delimitando los espacios con algn resalte, o, simplemente, mesas largas en las que pueda extenderse cada uno con arreglo a sus necesidades. Estas mesas no deben de tener cajones para evitar que metan sus papeles y los dejen luego olvidados. Deben tener prevenida para su posible uso una lmpara de rayos ultravioleta, o de Wood, para lectura de documentos que la necesiten. Algunos opinan que un archivo intermedio, concebido como almacn de uso slo para la Administracin, no necesita de sala para el pblico puesto que no lo va a tener, sino de una sala pequea para consulta por la Administracin. Este fue, en la reuniones internacionales, el criterio de Estados Unidos, pero no tiene validez para otros pases, entre los que se encuentra Espaa, cuyos Archivos Centrales de los Ministerios son visitados y estudiados sus fondos una vez que han obtenido el correspondiente permiso de las personas que pueden darlos. No obstante es evidente que las necesidades de sala de consulta de estos archivos se manifiestan en dimensiones reducidas. No ocurre lo mismo con los grandes archivos
(17) Los distintos pases han aconsejadoen las reuniones internacionalesel nmero de plazas que consideran convenientes, para uso del pblico, segn sus propias necesidades. Asi Austria propone entre 14 y 60, Francia entre 30 y 300, Hungra de 5 6 a 28, Israel 90, Yugoslavia 50, Repblica Federal Alemana 6 a 14 y 29, Malasia 17 y Estados Unidos de 100 a 170.
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intermedios, como el nuestro de Alcal de Henares, tan visitado y consultado como puede ser cualquier archivo histrico, lo que en parte es debido a que la fluidez de documentos hacia fondos definitivos no puede hacerse realidad por saturacin de aqullos. Sea cual fuere el caso, en centros en los que haya afluencia de pblico es de todo punto necesaria la existencia de una biblioteca auxiliar en la que puedan los investigadores manejar las publicaciones de consulta ms necesarias, as como las de informacin de los fondos del propio archivo, que pueden estar en un estante exclusivo. Su situacin, en un lateral, o alrededor de la sala. Pero se evitar que queden a su libre alcance, lo que constituye la biblioteca histrica propiamente dicha. Tambin es muy conveniente que exista una vitrina de publicaciones en venta, postales, reproducciones de sellos o cualquier otro tipo de objetos producidos por el archivo para su propaganda y divulgacin de lo mejor de sus fondos, aunque esta vitrina es posible que est mejor situada antes de la puerta de acceso a la sala y no dentro de ella. Todo, claro est, supeditado a la importancia del archivo y espacio con que se cuente para ello. Tambin en algunos archivos existen ficheros para uso del pblico pero nos parece mejor que esta informacin se d por medio de folios mecanografiados, que suponen un instrumento de busca ms elaborado y no susceptibles de ser alterados por uso indebido de los consultantes. Cuando los libros de consulta inmediata y los de informacin sobre los fondos del archivo no puedan acomodarse bien por su volumen en la misma sala de lectura, pueden estar en una pequea sala contigua, a la que, utilizando la denominacin genrica de bibliotecas, suele llamarse sala de catlogos. En algunos archivos se han dispuesto, dentro de la sala de lectura, una serie de cubculos laterales semi-aislados para trabajos en equipo sin molestar a los dems usuarios. Sin embargo no son muy recomendables si no se dispone de la vigilancia necesaria, ya que los mayores daos a los documentos se producen siempre en la sala del pblico mientras su consulta. En cualquier caso la sala de lectura debe tener vigilancia constante, por lo que, aparte de tener uno o dos funcionarios de servicio permanentemente para resolver cualquier consulta eventual, debe tener vigilancia ejercida por subalternos o, en su defecto, televisin en circuito cerrado cuyas pantallas receptoras estn no muy lejos y cuyos dispositivos de toma de imgenes sean movibles para darles mayor capacidad. En la reunin de archivistas habida en Bruselas en 1973 se aconsej una pared o gran ventanal acristalado que permita la vigilancia desde fuera de la sala, lo que tambin puede resolverse con una mampara que reserve una parte de la misma. Algunos aconsejan la existencia de una sala defumadores, pero, aparte de contar hoy esta costumbre con muchos detractores, la realidad es que pueden resolver su premura con slo salir al vestbulo de la sala, ya que mientras se manejan papeles est terminantemente prohibido fumar.
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SALAS ESPECIALES Tambin se previene, ms en teora que de hecho, la existencia de una sala de microfilm y otra para copias dactilogrjicas. El caso primero se encuentra resuelto desde el momento en que los actuales aparatos lectores de microfilm no necesitan el total oscurecimiento, por lo que pueden instalarse, y se instalan, en cualquier rincn o lateral de la sala de lectura. El segundo ha quedado tambin obsoleto al generalizarse el uso de las copias xerogrficas. No obstante, donde no tuvieran este servicio, necesitan un espacio aparte, para no molestar a los dems con el ruido de la mquina. La existencia de estas salas tiene el inconveniente de necesitar ms vigilancia para ellas. Tambin algunos han sealado la posibilidad de contar con salas especiales en archivos todava bajo la responsabilidad de la entidad productora, para consultas rpidas de la propia Administracin pero esto nos parece altamente comprometido, ya que, una vez ingresados en el archivo, el nico responsable de los documentos es el archivero. Es posible que haya tambin necesidad de una sala especial para manejo de documentos incmodos de manejar en la sala general, tales como registros catastrales de gran volumen, documentos grficos muy grandes, o cualquier otro tipo de documento que lo requiera. Esto depende de que sean muchos los de este tipo que se guarden en el archivo. En cuanto a la audicin y visualizacin de videos, cassettes>>, bandas magnticas o discos, as como proyecciones (filmes, diapositivas, etc.), es claro que necesitan una sala especial de consulta en cuantos archivos tengan este tipo de material (18). Todava podemos aadir una previsin ms, la sala de documentacin, al servicio de intereses de todo tipo de la regin en que est ubicado el archivo. Su funcionamiento podemos verlo en los archivos departamentales franceses. En la Administracin espaola, ni los regionales ni los provinciales lo tienen previsto, pero en los archivos de los Ministerios s existen, unas veces bajo una sola Direccin, otras por separado y otras formando un servicio conjunto de Archivo, Biblioteca y Documentacin. Para que el archivo tenga unas relaciones pblicas fructferas consideramos imprescindible una sala de exposiciones. Hace algunos aos se consideraba poco menos que imposible montar una exposicin con documentos, pero esto est ya superado. La breve explicacin del inters del
(18) Es recomendable la existencia de un aparato proyector, o prestar los filmes a alguna organizacin o filmoteca apropiada, bien de modo eventual, bien en calidad de depsito. Lo contrario equivale a secuestrarlo para el uso y conocimiento pblico.
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contenido del documento en una cartela hace que la gente se fije en l, an cuando no est capacitado a veces para leerlo. Pero adems estas exposiciones se ambientan con cuadros y objetos que tengan relacin con el contenido o con la poca, y se explican en paneles que orienten al visitante. Ya en la primera conferencia internacional de la Table Ronde., que tuvo lugar en Pars en 1954, se recomend la exposicin de documentos que, adems de importantes, fueran atractivos, para evitar la repulsa del visitante. En la misma reunin M. Thion advirti del riesgo de deterioro al manipularlos para ser expuestos a lo que Marlot contest proponiendo que se exhibieran facsimiles en vez de originales, pero, aunque algunas veces se ha hecho, desmerecen mucho en cuanto a inters. Estas exposiciones pueden ser permanentes o eventuales. Las primeras no son recomendables porque los documentos y objetos se estropean mucho con la luz, pero a veces es costumbre tan arraigada y tan cmoda para ensear al pblico que, a pesar de los factores negativos, persisten. En el informe redactado en la mencionada reunin se sealaba su existencia en Stuttgart, Copenhague, Namur, Gran Bretaa, Francia y Espaa. En este caso deben paliarse los daos con dos medidas adicionales: que la sala no reciba luz del exterior, o bien filtrada por persianas y cortinas, y que a su vez las vitrinas o marcos de exposicin estn provistos de unas cortinillas corredizas que tapen el contenido una vez que el visitante lo ha examinado. En cuanto a las segundas deben organizarse con regularidad peridica para mantener el inters del pblico. El pretexto puede ser una efemrides local, o de inters general para los posibles visitantes. De acuerdo en que esto lleva mucho tiempo, pero merece la pena. De acuerdo tambin en que lo ms penoso del trabajo tiene que realizarlo el archivero buscando y seleccionando los documentos, despus de haber planificado en sus lneas generales el cursus de la exposicin. Pero la materializacin de colocarlos en las vitrinas y paneles, as como repartir en los lugares ms idneos los cuadros, fotografas, u objetos con que se quiera enriquecer, puede quedar en manos de profesionales acostumbrados a este tipo de exposiciones. A veces no podremos contar con una sala especial pero, con buena voluntad, puede montarse en cualquier otra sala del pblico, incluso en el mismo vestbulo. Recordemos que en vez de vitrinas convencionales hoy se utilizan desmontables, cuyos paneles se adaptan a cualquier emplazamiento y muy variado contenido. En cuanto al tipo de vitrina para documentos recomendamos la plana, aun cuando pueden colocarse inclinados o enteramente verticales entre dos lminas transparentes, de cristal o materia plstica. Para salvaguarda de lo que haya valioso es conveniente que las vitrinas tengan llave. Para las murales o de mueble-escaparate, busquemos la que llevan unas cremalleras laterales que permiten colocar los entrepaos generalmente difanos, a la altura que se necesite, segn el tamao del documento u objeto que vamos a exponer. Pueden ser tambin tiles paneles
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movibles colocados sobre los muros en espiga, o en dientes de sierra, pdra esquemas, fotografas, etc. Aunque es de muy buen efecto no debemos forrar las vitrinas del terciopelo porque recoge mucho polvo, sirviendo muy bien en su lugar un fieltro o una materia plstica de superficie lisa. La sujecin de sellos y documentos grficos debe ser muy cuidada para que no se deterioren. Otro punto importante es la clase de iluminacin de las vitrinas, que pueden producir un recalentamiento de los documentos ms prximos.
No debemos olvidarnos de redactar, aunque slo sea mecanografiado, un catlogo de lo expuesto, que puede multiplicarse de modo barato por xerocopia, en el mismo archivo, para repartir a los visitantes, muchos de los cuales descubrirn. un documento cuya existencia no sospechaban. Adems constituye la patente del trabajo realizado por el personal del archivo. En este catlogo deben researse tambin los cuadros u objetos que animan la exposicin, siempre en relacin con el contenido de los documentos, as como libros tambin relacionados con el tema. No es difcil encontrar unos y otros dentro del mismo archivo, pero tambin pueden ser prestados (19). Otra de las dependencias que nos van a relacionar con el exterior es la sala de conferencias, de la que sacaremos las ventajas anotadas para la sala de exposiciones, aadiendo a ello el hecho de que podemos traer a ella personas de relieve que potencian la afluencia de pblico. Por razn de la posible acumulacin de gente debe tener una salida de emergencia amplia al exterior o a un patio. Su acceso debe ser tambin fcil. Debe tener buenas condiciones acsticas y disponer de pantalla instalable, proyector de diapositivas y puntero elctrico. Todava, en el captulo de relaciones con el pblico, nos queda disponer de una sala para servicios educativos o aula, tambin situada en lugar accesible y, a ser posible, como las anteriores, en planta baja, como es el caso de los Archivos Nacionales de Tokio. Puede tener pupitres individuales o sillones con dispositivo para poder escribir. Su utilidad principal es impartir cursillos de formacin elemental o superior de archiveros (20), o sobre temas afines para el pblico en general (21). No olvidemos un saloncito para conferenciantes o profesores, til tambin
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(19) Vctor Gondons Jr., en 4ollaboration between Archivist and Architects in planning archives building, propone la constitucin de un pequeo museo con los objetos valiosos y curiosos propiedad del archivo o depositados en l. (20) Cuentan con este aula en el Hauptstatsarchiv de Baviera. En Espaa se hizo en el Archivo General de la Administracin, pero ha sido modificada para alojar un servicio de Secretara, ya que los cursos pueden darse tambin en la sala de conferencias. En diversos archivos espaoles se organizaron cursos con buenos resultados, sin necesidad de tener para ellos un aula especial. (21) Duchein aconseja entregar facsimiles a los asistentes, sin perjuicio de que el original sea exhibido por el profesor o conferenciante debidamente protegido por un estuche. Puede ser una simple funda de plstico, si el tipo de documento la admite.
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para determinadas visitas (22). Es claro que esta zona debe tener los correspondientes aseos, situados preferentemente en el vestbulo, donde tambin deber haber una cabina telefnica para uso del pblico. Por supuesto es imprescindible un espacio de aparcamiento, fuera del cuerpo del edificio, en la zona circundante, ajardinada o no, para coches particulares de funcionarios, visitantes o investigadores (23). LOCALES DE USO MIXTO Como complemento de todas las actividades y servicios que hemos reseado es conveniente disponer de cafetera, situada lo ms prxima posible al vestbulo, ya que las dependencias al pblico estarn ubicadas lo ms cercanas a ste, no solamente por comodidad de los usuarios sino por evitar la posibilidad de que personas ajenas al centro puedan dispersarse por otras instalaciones. No es necesario que sea muy grande pero s preparada para eventuales comidas ligeras. Debe por tanto contar, adems de con el mostrador, con un pequeo espacio donde instalar mesitas. Claro que nos referimos a grandes archivos. En los pequeos bastar con el mostrador. Su utilidad servir tanto al personal del centro como a los usuarios. Tendr sus sanitarios correspondientes y telfono pblico. La totalidad de las dependencias que llevamos descritas deben tener sus correspondientes avisadores de incendios, cuyos detectores acusarn la elevacin de temperatura, ya que los muebles y enseres arden con llama y no con brasa y humo como en los depsitos. Los extintores pueden ser hdricos, de nieve carbnica o de polvo polivalente, segn sea necesario, como medida de urgencia, ya que las mangueras al uso para incendios suelen estropear por agua lo que ha respetado el fuego. Sin embargo el agua no se utilizar nunca en habitaciones donde haya importantes instalaciones elctricas. Digamos, para terminar, que el manejo de un archivo de cierta importancia no es nada fcil, por lo que, si el servicio y administracin del centro requieren la ayuda de un ordenador debemos utilizarlo razonablemente. En cuanto al manejo interior va a ser muy til que tenga terminales
(22) Tambin se hizo en el archivo citado de Baviera, as como en el General de la Administracin nuestro. (23) Si el archivo tiene alguna parte del edificio sobre pilastras, caso de los depsitos del archivo mencionado en la nota anterior, debemos de rehusar la tentacin de aprovecharlo para cmodo aparcadero que ofrece la ventaja de proteger los vehculos en das de lluvia. El resultado sera el rpido deterioro de las pilastras, por roces al entrar y salir, pero todava peor, el peligro constante de que una avera de alguno de los motores diera origen a un incendio de todas las toneladas de papel almacenadas encima. As pareci nuestro Archivo Central de la Administracin, sito tambin en Alcal de Henares, en el viejo palacio arzobispal, del que hoy es heredero, en cuanto a funcin, el actual archivo, pero slo en cuanto a funcin, ya que no se pudo salvar papel alguno, aunque se dice que algunos particulares rescataron algo.
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en la entrada de documentos, cuando manden remesas, as como en donde se haga la siguiente labor que constituye el examen de stos para considerar si todo va a pasar a los depsitos o hay algo eliminable. Tambin ser muy til para los funcionarios que llevan la gestin de personal y la contabilidad. En cuanto al servicio al pblico nos resolver muchos problemas y ahorrar tiempo en la recuperacin de los datos contenidos en los inventarios y solicitados por el pblico (24).
(24) Duchein, obra citada, pg. 132, estudia esta posibilidad.
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246
El archivo. Instala1zin y conservacin
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lndice alfabtico
A
Aix-en-Provence (Francia), 77, 79. 4dbertine (Blgica), 116, 119. Aibi (Francia), 118. Alma Ata (URSS), 145. Altos Alpes (Francia), 102, 104. Ailier (Francia), 66. Annecy (Francia), 118. Archivo Central de Mosc, en 1865 (URSS),
64, 84, 126, 138.
B
Banco de Espaa. Cmara del Tesoro, 87. Basilea (Suiza), 127. Blois (Francia), 68. Bolivia, 70. Brambeq, 96, 139. Brasil, 182. Bremen, 116, 119. Brescia (Italia), 139, 225. Beveren-Was (Blgica), 126. Bocas del Rdano (Francia), 65, 83. Buenos Aires (Argentina), 70.
Archivo General de la Administracin (Espaa), 64, 80, 81, 83, 95, 106, 107, 108,
116, 129, 201, 233, 117, 119, 120, 123, 124, 126, 127, 138, 139, 145, 147, 150, 152, 184, 210, 212, 217, 218, 225, 226, 228, 234, 239, 240.
C
Cceres (Espaa), 64, 68, 69. Cantal (Francia), 83. Centro Nacional de Conservacin y Microfilmacin de Documentos, 232. Citt International des Archives (Francia),
81, 120.
Archivo General del Reino, de Bruselas (Blgica), 80, 82, 126, 144. Archivo Grfico de la Nacin (Argentina),
188.
Archivo Histrico Nacional (Espaa), 68,70,

80, 82, 89, 90, 104, 105, 106, 127, 128, 131, 139, 147, 156, 162, 166, 174, 175, 176, 201, 203, 205, 208. Archivo de la Palabra (Espaa), 192.
Coblenza (Alemania), 96, 102, 118, 119, 123,

138, 144, 160, 162.
Archivos del Estado de Varsovia (Polonia),

102, 103, 116, 118, 119, 132, 139, 145, 223. Archivos del Estado de Viena (Austria), 80, 82, 105.
Colmar (Francia), 68, 117. Colombia, 70. Compaia Iberia (Madrid), 114. I Conferencia Internacional de Archivos,
283.
VI11 Conferencia Internacional de Archivos,

106, 118, 156, 164, 166.
Archivos Histricos de Ultramar (Portugal),

64.
IX Conferencia Internacional de Archivos,

191.
Archivos Nacionales (Dinamarca), 64, 66,

68, 106, 107, 108, 126, 129, 131.
XI Conferencia Internacional de Archivos,

82, 231.
Archivos Nacionales (Finlandia), 120, 126. Archivos Nacionales (USA), 82, 106, 131,
227.
Archivos prefabricados, 78. Archivos del Reino (Suecia), 68, 131. Arln (Luxemburgo), 66. Ashridge (Inglaterra), 68, 90. Asuntos Exteriores (Francia), 169. Asuntos Exteriores (Suiza), 169. Audiencia y Tribunal Supremo (Madrid),
198.
XVIII Conferencia Internacional de Archivos, 80. I Congreso Ibero-Americano-Filipino, 95,

198.-
I11 Congreso Internacional de Archivos, 91,

104, 155, 179, 199.
VI1 Congreso Internacional de Archivos,

185.
VI11 Congreso Internacional de Archivos,

204.
Corona de Aragn, Barcelona (Espaa), 64,

83, 116, 129, 139, 152.
Aurillac (Francia), 83, 102, 117, 120, 138. Australia, 70.
Costa Rica, 70.
248

Hayes (Inglaterra), 68. Hem, 108, 156. Histrico de la Manna (Espaa), 64. Honduras, 70.
County Record O f f i c e . Hampshire. Winchester, 66. Cracovia (Polonia), 64.
CH
Chancillera de Granada (Espaa), 83, 89, 120, 121, 126, 155. Chancillera de Valladolid (Espaa), 83, 126. Chaumon (Francia), 104.
I
Ilre(Francia), 83, 104, 106, 115, 117, 118, 139. Islandia, 70.
D
Dahiem, 102, 159, 160. Delft (Holanda), 83, 119, 120, 129. Direccin General de Archivos (Rumania), 79. Dresden (Alemania), 64, 80, 101. Drone (Francia), 65. Dubrovnik, 64. Dusseldorf, 102, 106.
J
Jura (Francia), 106, 120. Justicia (URSS), 129, 218.
L
La Habana (Cuba), 65, 66, 126, 155. La Manche (Francia), 104, 145. Laon (Francia), 118, 145. iausana (Suiza), 68. Lieja (Blgica), 68. Lille (Francia), 89, 102, 103, 116, 118, 120, 123, 137, 138. Loiret (Francia), 65, 83, 127. Loiret-et-Cher (Francia), 68. Lonsle-Saunier (Francia), 106, 120. Lubiino (Polonia), 64.
E
Ecuador, 70. Edimburgo (Escocia), 68. El Cairo (Egipto), 65. El Viso del Marqus (Espaa), 64. Estambul (Turqua), 64, 70.
F
Federal Records Center (USA), 141. Fiorencia (Italia), 64.
M
Mallorca (Espaa), 68. Mantua (Italia), 68. Marburgo (Alemania), 65, 83, 118, 129. Marsella (Francia), 65, 83. Maryland (USA), 126. Mjico, 70. Mzikre (Francia), 104, 118, 123, 145. Mikkely (Finlandia), 96. Mons (Blgica), 66. Montaas Rocosas (USA), 109. Municipal de Estocolmo (Suecia), 96, 108, 110, 123.
G
Gante (Blgica), 64, 141. General de Indias, Sevilla (Espaa), 68, 72, 83, 154. General Militar de Segovia (Espaa), 65. General de Simancas (Espaa), 65, 72, 80, 89, 116, 120, 121, 155. Gnova (Italia), 64. Georgia (USA), 106, 132. Grenoble (Francia), 83, 104, 106, 115, 117, 118, 130. Guadeloupe (Francia), 68. Guatemala, 70. Gukret (Francia), 118, 145. Guimper (Francia),
N
Nacional de Tokio (Japn), 119, 239. Nacional de Washington (USA), 82, 106, 131, 227. Npoles (Italia), 67. New Hampshire (USA), 82. New Jersey (USA), 109. Nicaragua, 70.
H
Hannover, 63, 70, 102, 106.
Indice alfabtico
249
O
Orleans (Francia), 65, 83, 127. Oslo (Noruega), 108. Ottawa (Canad), 108, 109. Oviedo (Espaa), 64, 67, 68.
Tours (Francia), 117, 120, 145. Turn (Italia), 63, 137.
U
Udine (Italia), 92, 102, 118, 126, 127. Uruguay, 70.
P
Palermo (Italia), 67. Panam, 70. Perigueux-Dordogne (Francia), 66. Per, 70. Poitiers (Francia), 118. Postdam (Alemania), 80. Pruebas en Nevada (USA), 95. Protocolos (Madrid), 148. Public Record Office (Inglaterra), 80, 102, 126, 155.
V
Valence (Francia), 65. Venezuela, 70. Versailes (Francia), 65, 117. Viboxg (Dinamarca), 106. Vienne (Francia), 65.
Y
Yzeure (Francia), 66.
R
Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia), 166, 169. Red Audiencia de Galicia. La Corua (Espaa), 63, 67, 68. Reino de Gaiicia. La Corua (Espaa), 63. Regional de Valencia (Espaa), 69. Roma (Italia), 68, 82, 83, 127. Rouen (Francia), 106, 108. Rumania. Direccin General de Archivos, 79.
Z
Zamora (Espaa), 63.
S
Saint-Lo (Francia), 104, 145. Salt Lake City (USA), 110, 111. Schoppack (Blgica), 151. Seinet-Oise (Francia), 65, 117. Senegal, 70. Servicio Geogrco del Ejrcito (Espaa), 187. Servicio de Restauracin de Libros y Documentos, 232. Siena (Italia), 64, 72, 104. Sttutgart (Alemania), 82, 119, 129, 132.
T
<<Table Ronde. Vase: Conferencia. Texas (USA), 70. Torn (Polonia), 69. Torre de Londres (Inglaterra), 65, 80. Toulouse (Francia), 83,87,95, 102, 118, 123, 126, 145.

El Archivo. Instalacion y Conservacion

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El archivo

M." del Carmen Pescador del Hoyo

SEGUNDA PARTE . EL ARCHIVO-DEPOSITO

153 153 156 156 164 172

................................. Acondicionado de los documentos .................................. . Unidades de conservacin .....................................

................................... ........................... . Viviendas .................................................

................................. ............................ .................................... ......................................... ................................. ................................

229 229 229 230 230 231 232 233

............................................... Indice alfabtico ...............................................

EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO

El archivo. Instalacin y conservacin

El archivo. Instalacin y conservacin

El archivo. Instalacin y conservacin

La centralizacin tiene las siguientes ventajas:

Condiciones del local

El archivo. Instalacin y conservacin

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

El archivo. Instalacin y conservacin

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

El archivo. Instalacin y conservacin

(25) Vase en <<Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado.

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

El archivo. Instalacin y conservacin

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 1.-Archivador presin.

para biblioratos, o carpetas de anillas o a

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

rgidos, desplazables, para carpetillas.

El archivo. Instalacin y conservacin

de carpetas basculante. Al abrir salen hacia

(31) Modelo lateral apoyado .Lume. (32) Modelo de la misma marca.

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

diagonal. Facilita la lectura de la sealizacin

con gancho para suspensin.

El archivo. Instalacin y conservacin

inferior extrable, para visibilidad superior.

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

Figura 7.-Al un poco.

bajar la tapa queda de soporte y las carpetas sobresalen

El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 9.-Archivadores todo trance.

de cajn para papeles, que debemos evitar a

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

Figura 10.-Carpetas de mesa de trabajo.

suspendidas de visibilidad superior para cajn

El archivo. Instalacin y conservacin

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

Figura 12.-Archivacin densa de noria. para carpetas. Doble capacidad de archivacin.

El archivo. Instalacin y conservacin

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

(42) Decimos lo mismo que de los anteriores.

El archivo. Instalacin y conservacin

Figura 15.-Sistema insertadora.

antiguo de noria para fichas, con correa

Figura 16.-ficheros de noriade sobremesa.

Mobiliario para la documentacin: cmo elegirlo

noria por baldas enteras, antigua.

El archivo. Instalacin y conservacin

noria,para fichas, por baldas enteras, actual.

(47) Fichero giratorio 4 3 e m .

oleqap uepanb anb se1 ap uo!3ez!legas el JaA ielap eJed ~

SeisandJadns sepeblo:, seq:,! j--6 L

El archivo. Instalacin y conservacin