Materia: Contabilidad y finanzas Ttulo: Sistema de Informaes Gerenciais e a Contabilidade de Custos Autor: Ms Jos Ferreira da Silva

RESUMO

O presente trabalho demonstra a importncia do Sistema de Informaes Gerenciais SIG para tomadas de decises pelos diversos segmentos das organizaes. Atravs de definies objetivas, so apresentadas as condies necessrias para implantao de um SIG, assim como todas as etapas indispensveis ao seu desenvolvimento. No decurso do trabalho, so oferecidas alternativas entre criar um SIG ou aproveitar ao mximo a capacidade dos sistemas existentes. Alm disso, evidencia-se a integrao entre o SIG e a contabilidade. Ficou comprovado que o SIG constitui o primeiro passo para o controle da informao, tornando-se necessria a implementao de outros sistemas/recursos para embasar a tomada de decises eficientes e eficazes.

Jos Ferreira da Silva Ms em Contabilidade Professor da Universidade Catlica de Salvador - UCSAL Email: fereira1@bol.com.br Salvador - Brasil

1. Introduo Este trabalho foi elaborado para apresentar os modelos de Sistemas de Informaes Gerenciais SIG em suas diversas etapas, assim como a necessidade de integrao entre o SIG e a Contabilidade, pois, a despeito de existirem sistemas mais modernos, o SIG constitui o passo inicial para o processamento e formatao de informaes com o uso de tecnologias disponveis. No captulo 2, apresenta-se a importncia da tica para a tomada de deciso. J no captulo 3, so caracterizados os sistemas de informaes, assim como os seus componentes. O captulo 4 trata do modelo de Sistema de Informao Gerencial SIG, suas vantagens, limitaes e formas de implantao. No captulo 5, desenvolve-se a integrao entre a Contabilidade de Custos e o Sistema de Informaes Gerenciais (SIG). Finalmente, no captulo 6, tem-se uma reflexo sobre a necessidade da informao gerencial contbil. 2. A tica e a Tomada de Deciso A tomada de deciso exige o conhecimento de algumas ferramentas ou modelos, que podem ser simples ou complexos. Todavia, o mais importante que sejam funcionais, pois a qualidade dos dados determinante para consecuo dos objetivos a serem alcanados. Dentre um conjunto limitado de alternativas, as hipteses de preferncias completas e transitivas devero ser suficientes para permitir a mensurao numrica da preferncia por determinada proposta. Dessa forma, existem algumas condies indispensveis antes de ser feita a opo, como se pode observar abaixo: as preferncias so completas e transitivas; entre dados com resultados idnticos, escolhido aquele que tem maior probabilidade de ocorrer; situaes complexas de apostas podem ser decompostas em situaes mais simples; existncia de uma aposta segura que seria ideal. A correta tomada de deciso um problema que antecede a existncia da empresa e pode adentrar tambm o campo da tica. Os estudiosos da tica tm proposto diversas alternativas para orientar a tomada de deciso. Esses enfoques, dentre outros, esto sintetizados em duas categorias amplas: a deontolgica, que enfatiza o motivo para alcanar o objetivo e a teleolgica, que se concentra no prprio objetivo. s vezes, diz-se que os deontlogos destacam o que certo; enquanto os telelogos se preocupam com o que bom. Aqueles argumentam que motivos maus jamais podem ser justificados por bons objetivos; enquanto estes entendem que objetivos maus viciam objetivos bons. Considerando que a Contabilidade produz informaes visando a tomada de deciso, a tica desempenha um papel potencialmente importante na ampliao do conhecimento e um referencial til para tal empreitada.

3. Sistemas de Informaes Tratar de Sistemas de Informaes vai nos reportar a alguns conceitos bsicos e indispensveis para se entender o seu correto funcionamento. Existem inmeras definies de tais elementos, entretanto tudo tende a convergir para uma mesma direo, como pode ser verificado abaixo: dado: elemento em estado bruto, primrio e isolado, sem significao capaz de gerar uma ao. A ttulo de exemplo, podemos citar: ativo, passivo, capital, lucro, vendas, etc. Logo, h necessidade de algum tipo de processamento para se chegar a uma concluso ou observao sobre a empresa; informao: o dado trabalhado e processado dentro das especificidades exigidas pelos usurios, com significado prprio, relevante e utilizado para causar uma ao proveniente do processo de tomada de deciso. Prosseguindo o mesmo juzo do exemplo anterior, o ativo de uma empresa devidamente estruturada e organizada, agregado a outros dados como vendas, passivo e lucro, pode informar o giro do ativo, a participao de capital de terceiros e o retorno sobre o investimento; sistema: combinao de partes coordenadas para um mesmo resultado, ou de maneira a formar um conjunto organizado. importante frisar que a informao, quando no utilizada nem produz qualquer ao, conceitualmente acaba se transformando em um mero dado. Enfim, a informao ter validade medida que fizer parte do processo decisrio dentro de uma empresa. A organizao, como um sistema complexo, deve considerar tanto o ambiente interno como o externo desde seu processo de estruturao. Esse reconhecimento vai proporcionar sua sobrevivncia, assim como o seu bom funcionamento, tendo vista sua condio de identificar e antecipar-se s mudanas externas. Estas so provocadas por alteraes tecnolgicas, necessidades dos consumidores e caractersticas dos competidores, alm das alteraes advindas dos fornecedores e de decises polticas. Apenas o investimento em tecnologia no suficiente para garantir o bom funcionamento e conduo da organizao. Os administradores necessitam de uma viso sistmica a respeito das alteraes do mundo dos negcios e de adaptar-se s novas situaes sociais. Diante disso, devero levar em considerao os seguintes aspectos: valores e crenas empresariais sobre informao (cultura); modo como as pessoas usam realmente a informao e o que fazem com ela (comportamento e processos de trabalho); armadilhas que podem influir no intercmbio de informaes (poltica); sistemas de informaes que j esto instalados apropriadamente (tecnologia).

Diante dessa situao, os administradores devero estar preparados para entender como as pessoas criam, distribuem e usam a informao. Para tanto, necessria a seguinte compreenso: a informao no facilmente arquivada em computadores nem constituda apenas de dados; quanto mais complexo o modelo de informao, menor ser sua utilidade; a informao poder possuir muitos e diversos significados em uma organizao; a tecnologia apenas mais um dos elementos de informao e, freqentemente, no se apresenta como meio adequado para efetuar mudanas. De acordo com essa viso sistmica, as organizaes so constitudas de subsistemas interdependentes. O subsistema funcionrio constitui grupos de trabalho que seriam desdobrados em outros subsistemas, que, por sua vez, so subsistemas na estrutura econmica da sociedade. Um sistema de informao pode ser definido como um conjunto de procedimentos estruturados, planejados e organizados que, uma vez executados, produzem informaes para suporte ao processo de tomada de deciso. Em conformidade com a definio acima, a figura 1 representa, graficamente, o modelo de sistema de informao, no qual possvel identificar os dados como entradas, o processamento constitudo de tratamento de dados, atualizao do banco de dados e recuperao produzindo informaes para os diversos nveis gerenciais.
Figura 1 Sistema de Informaes

Fonte: adaptado de Shimidt (2002) Dados Sistema de Informao Informao

Banco de Dados Feedback

4. Sistema de Informao Gerencial SIG Os sistemas de informaes gerenciais esto relacionados s atividades de gesto, tendo como objetivo fornecer subsdios s diversas reas funcionais da organizao e oferecer assistncia s tomadas de decises para identificar e corrigir problemas de competncia gerencial. Alm disso, tambm auxiliam no processo de planejamento e controle empresarial, tratando os vrios bancos de dados dos sistemas transacionais.

Em algumas organizaes, esses sistemas de informaes podem estar voltados para apoio a decises no nvel ttico, e, dentre essas, podemos citar as relacionadas com projeo de custos globais em virtude da implantao de nova linha de produtos, programao linear para clculo do mix timo de produtos para fabricao, oramento de capital para novos investimentos, etc. Podemos relacionar algumas caractersticas comuns aos sistemas de informaes gerenciais, como as discriminadas abaixo: so semi-estruturadas em termos de tomada de deciso; so customizadas, isto , ajustadas s necessidades das reas funcionais como vendas, produo, finanas, etc. podendo ou no ser repetitivos; ainda so pouco flexveis na produo de informaes; utilizam projees, modelos e informaes subjetivas; permitem consultas diversas; tm pouca ou nenhuma entrada de dados; so integradas s funes do negcio; baseiam-se em dados internos e externos da organizao; geram informaes tanto analticas como sintticas, sendo que, em alguns casos, podem at apresentar projees. Os usurios desses sistemas so gerentes de nvel intermedirio das respectivas reas funcionais, os quais utilizam os relatrios gerados para controle, visando a eficincia operacional na rea de sua responsabilidade. 4.1 Fornecimento de Relatrios A produo de relatrios um dos pontos fortes de um SIG, evidenciando que quando as diretrizes para desenvolvimento desses informativos estveis so seguidas, maiores receitas e menores custos so obtidos. Em geral, os sistemas de informaes gerenciais possuem os formatos discriminados a seguir: geram relatrios fixos e padronizados. Como exemplo, os relatrios agendados para controle de estoque podem conter os mesmos tipos de informaes colocadas em locais idnticos nos relatrios. Dessa forma, diferentes gerentes podem usar o mesmo relatrio para propsitos diferentes; produzem relatrios impressos e em tela. Alguns relatrios do SIG so impressos em papel (hard-copy), enquanto a maioria das sadas, em tela (soft-copy) utiliza a exibio visual em monitores de computador, sendo que a sada em tela exibida em forma de relatrio. Em outras palavras, um gerente pode chamar um relatrio do SIG diretamente da tela do computador, mas o relatrio, ainda assim, aparecer em padro hard copy. A impresso em papel corresponde forma mais comum de relatrio; usam dados internos armazenados no computador. Os relatrios do SIG utilizam, basicamente, as fontes internas de dados contidas em bancos de dados computadorizados. Alguns SIGs usam fontes externas de dados de seus concorrentes do mercado sendo a internet uma fonte freqentemente usada para dados externos; 5

 permitem que seus usurios finais desenvolvam seus prprios relatrios personalizados. Enquanto os analistas e programadores podem estar envolvidos no desenvolvimento e na implementao de relatrios do SIG mais complexos, que exigem dados de muitas fontes, os usurios finais esto, cada vez mais, aprimorando seus prprios programas para consultar um banco de dados e produzir relatrios simples; requerem pedidos formais dos usurios. Quando a equipe de sistema desenvolve e implementa relatrios do SIG, um pedido formal ao departamento de informtica , geralmente, requerido, contudo os relatrios desenvolvidos por usurios finais exigem menos formalidades. 4.2 Sistema de Informao Gerencial para Obter Vantagem Competitiva Um SIG prov suporte aos gerentes para alcanar suas metas corporativas, abrangendo uma coleo organizada de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos que fornecem informaes rotineiras aos tomadores de deciso. O ponto central de um SIG , principalmente, a eficincia operacional. Marketing, produo, finanas e outras reas funcionais recebem suporte dos sistemas de informaes gerenciais e esto ligados atravs de um banco de dados comum. Os sistemas de informaes gerenciais basicamente fornecem relatrios padronizados com base nos dados e nas informaes do sistema de processamento de transaes. A figura 2 apresenta um modelo desse tipo de sistema.
Figura 2 Sistema de Informaes Gerenciais

Fonte: adaptado de Stair (1998)

SIG Marketing Banco de Dados comuns

SIG Produo

SIG Financeiro

Outros SIG

Sistema de Processamento de Transao

Esses sistemas relatam e resumem transaes bsicas, compara-as com um plano de ao, sendo vitais para fornecer aos gerentes informaes corretas no momento preciso. O SIG tambm ajuda a resolver o problema do dimensionamento reduzindo os custos de coordenao custo de gerenciar muitas pessoas em muitos locais diferentes. Como as empresas crescem e aumentam a escala de suas operaes, elas precisam ser capazes de comercializar seus produtos e servios a preos competitivos, porque compram e vendem em grandes quantidades. Por outro lado, os custos de coordenao muitas vezes aumentam com a empresa impedem que 6

ela obtenha os benefcios do maior crescimento. Dessa forma, o SIG auxilia a reduzir os custos do crescimento e torna possvel s empresas operarem, em grande escala, com aumentos mnimos nos custos de coordenao e gerenciamento. 4.2 Desenvolver ou otimizar o Sistema de Informao Gerencial Desenvolver um novo SIG ou modificar o j existente nem sempre resulta em vantagem competitiva. Na maioria dos casos, a simples obteno de um software ou equipamento que o concorrente pode adquirir no ir render uma vantagem de longo prazo. Configurar um SIG para uso mais efetivo, pode resultar numa margem competitiva. As empresas que sabem quais dados devem ser obtidos, como relacion-los corretamente, quando e de que forma apresent-los para os gerentes, alcanam a mais expressiva vantagem com o uso do SIG. Esta vantagem pode resultar num impacto significativo sobre custos, lucros, servios ao cliente e sobre novos produtos. Geralmente, um SIG obtm dados a partir de sistemas de processamento de transaes da empresa, sistemas que executam os procedimentos mais bsicos da empresa. Como o diagrama da figura 3 mostra, os dados brutos do nvel de transao so provenientes de trs reas funcionais - inventrio de pedidos, produo e contabilidade e so afunilados ao longo dos sistemas de processamento e transaes de cada departamento para serem recolhidos como dados nos arquivos do SIG. Os gerentes podem utilizar o software do SIG para acessar esse dados e obter as informaes que lhes forem teis. Em geral, o SIG utilizado na manipulao de problemas rotineiros, repetitivos e bem estruturados, ou seja, aqueles para os quais h um mtodo aceito para se chegar a uma soluo. Por exemplo, aqueles para responder a pergunta: quantas pessoas eu devo empregar? O SIG pode fazer uma boa estimativa baseada no nmero de vendas previstas e na longa experincia histrica que est arquivada no sistema.
Figura 3 Sistema de Informaes Gerenciais Fonte: Stair (1998) GERENTES SIG

Dados de vendas

Custo unitrio de produtos

Dados de alterao de produtos

Dados de despesas

Sistema de processamento de pedidos

Sistema de planejamento de recursos materiais

Sistema de Livro Razo

Inventrio de arquivo de pedidos

Arquivo mestre de produo

Arquivos contbeis

Essas aplicaes funcionam em uma rede cliente/servidor que utiliza o sistema operacional Windows NT Server, da Microsoft, instalado em um computador central situado na sede da corporao. 4.4 Aspectos Funcionais do Sistema de Informao Gerencial A maioria das organizaes est estruturada ao longo de linhas ou reas funcionais. Em geral, esta configurao mostrada no organograma da empresa, com os vicepresidentes alocados sob o presidente. Algumas das reas funcionais tradicionais so: contabilidade, financeira, marketing, pessoal, pesquisa e desenvolvimento, jurdica, gerenciamento de produo/operao e informtica. Portanto, cada rea funcional da organizao contm vrios nveis da administrao (estratgico, ttico e operacional). Alm da administrao situar-se verticalizada nas vrias reas funcionais, a administrao agrupada horizontalmente nos nveis estratgico, ttico e operacional. Embora cada rea funcional utilize seu prprio conjunto de subsistemas especficos, todos fazem, de algum modo, interface com outros sistemas. Cada rea necessita de informaes especficas e comuns a outras reas, alm de suporte para tomada de deciso. Usando uma abordagem funcional, a informao disponibilizada para os gerentes das reas funcionais, percorrendo, freqentemente, percorrendo todos os nveis gerenciais de cada rea. 5. A Contabilidade de Custos e o Sistema de Informaes Gerenciais (SIG) A maioria dos autores entendem que a Contabilidade de custos representa uma das reas mais importantes da contabilidade. Em vista disso, apresentamos o pensamento do grande estudioso Dr. Koliver11 iquando afirma: A Contabilidade de custos, possivelmente porque possibilita sua contribuio soluo de problemas concretos, reconhecvel com facilidade, inclusive por pessoas sem preparo tcnico-cientfico na rea. fato que a Contabilidade de Custos encontra-se intrinsecamente relacionada com a medio do ciclo operacional interno das organizaes, onde procura aferir as variaes patrimoniais do mesmo. Ora , como a Contabilidade a cincia que estuda o patrimnio individual das entidades, fica patente a influncia deste segmento na mensurao da riqueza da clula social. Apesar de alguns autores defenderem a autonomia da Contabilidade de Custos, somos totalmente contrrios a essa tentativa, uma vez que entendemos ser a unidade (Contabilidade de Custos) parte integrante do todo (Contabilidade), portanto aquela que se encontra subordinada aos princpios desta. 5.1 Sistemas de Contabilidade de Custos Tradicionais Verifica-se que a Contabilidade responsvel pelo suprimento de informaes aos tomadores de decises e que aliada ao desenvolvimento da informtica tornou possvel a criao de sistemas de apropriao de custos bastante geis.

Os sistemas de Contabilidade de Custo tradicionais geralmente classificam os custos baseando-se em suas respectivas funes, embora haja outras opes, o que resulta em custos de produo e custos de no-produo, conforme o ilustrado na figura 4 a seguir:
Figura 4 Classificao de custo por funes Fonte: adaptado de Anthony (2000) Todos os custos

Custos de produo

Custos de no produo

Custos diretos

Custos indiretos Vendas Distribuio Pesquisa e Desenvolvimento Divulgao Gerais e administrao

Materiais diretos Mo-de-obra direta

Apoio produo

Para Anthony2, as definies do modelo acima so importantes a fim de uma efetiva compreenso da figura ora explicitada: Custos de produo: todos aqueles relacionados com a transformao da matria-prima em produto acabado, como exemplo, os custos com materiais diretos, mo-de-obra direta, salrio dos supervisores, etc. Custos de no-produo: todos exceto os custos de produo. Entendemos que os custos da no produo representam to somente os custos indiretos, ou seja, os custos suportados pela empresa para exercer suas atividades, sem que existe relao direta com um produto ou servio especifico, relacionandose, entretanto, com vrios produtos ao mesmo tempo. Sua apropriao depende de critrios e procedimentos fixados de acordo com cada caso (clculos, rateios ou estimativas). Segundo o Dr. Koliver3, a adequao dos custos ao agente gerador a conseqncia do princpio da causao, isto , o nexo causal. Tambm apresenta as premissas para formao de um modelo de apropriao de custos que dever possuir as seguintes caractersticas: Num universo dado, quanto maior volume de custos apropriados diretamente aos portadores finais, tanto mais perfeito ser o sistema, pois tanto maior ser o respeito ao princpio da causao. Logo, a determinao e identificao dos custos diretos e indiretos so condies fundamentais para um sistema de informao gerencial que atenda satisfatoriamente s necessidades dos usurios.

5.2 Sistemas de Contabilidade de Custos Atuais A composio dos custos de produo tm mudado substancialmente nos ltimos anos. No incio da dcada de 90, quando muitos negcios comearam a aperfeioar seus sistemas formais de custos, a mo-de-obra direta representava uma grande proporo, s vezes 50% ou mais dos custos totais de produo. Os custos dos materiais diretos tambm eram significativos. Como resultado, os sistemas de contabilidade de custo eram desenhados para enfocar a avaliao e o controle da mo-de-obra direta e dos materiais, servindo propriamente a esse propsito. De acordo com Antony4, no ambiente industrial da atualidade, todavia, a mo-deobra direta apenas uma pequena parte dos custos de produo. Na indstria de eletrnicos, por exemplo, o custo de mo de obra de menos de 5% do custo total de produo. O custo direto de materiais, porm, permanece sendo importante porque representa 40% a 60% dos custos totais, em muitas fbricas. Essa mudana decorrncia da maior automao das empresas, requerendo mais atividades de engenharia de produo, de programao e de setups das mquinas. O segmento da Contabilidade Gerencial denominada de Contabilidade de Custos, especificamente, auxilia a gerncia nas funes associadas com as atividades organizacionais de aquisio, processamento, estocagem, distribuio e vendas. Dessa forma, a integrao do SIG com a Contabilidade, no sentido mais geral, o valor agregado por uma organizao a seus bens e servios. Os sistemas de Contabilidade esto reduzindo a distncia entre sistemas financeiros e gerenciais. A maioria dos programas de Contabilidade j tem condies de capturar dados financeiros e no financeiros e organiz-los de forma a produzir relatrios para os usurios internos e externos da informao. Uma das caractersticas desses programas a capacidade de fornecer informaes em tempo real, ou quase instantaneamente, e, mesmo que os investidores da organizao por ventura no estejam interessados numa atualizao minuto-aminuto das vendas de produtos, os sistemas de informaes existentes tornem vivel esse tipo de notcia. Logo, possvel uma empresa disponibilizar as informaes relevantes em sua pgina da web ou site da internet para qualquer interessado. Os componentes da contabilidade gerencial de um SIG tm como principal objetivo oferecer informaes relevantes para os gerentes da companhia, que so partes internas (usurios internos), segundo Moscove5. Entendemos que a contabilidade gerencial oferece uma contribuio importante para as funes de planejamento, controle e tomada de decises associadas ao sistema de Contabilidade de Custos de uma empresa. 6. Consideraes Finais Usualmente, a informao gerencial contbil tem-se apresentado como financeira. Todavia, este campo de atuao foi-se ampliando para incluir, tambm, informaes operacionais, tais como: custo de produo, fornecedores, unidades

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produzidas e medidas de lucratividade dos produtos, servios e clientes. Pode medir tambm o desempenho de unidades operacionais descentralizadas, como as divises e os departamentos. Esse tipo de conhecimento representa um dos meios primrios pelos quais os funcionrios, gerentes e executivos recebem feedback sobre suas atuaes, capacitando-os a aprenderem com o passado e, conseqentemente, aperfeioaremse para o futuro. Os sistemas de informaes gerenciais tm por finalidade auxiliar e dar suporte no processo de cumprimento das metas e objetivos traados pela organizao. Esses sistemas devero fornecer aos administradores ou executivos, informaes que permitam controlar, organizar e planejar, de forma eficiente e eficaz as diversas reas funcionais da organizao. Vale salientar que, atualmente, com o grande avano da tecnologia de informao, tm-se fornecido informaes gerenciais em tempo real, permitindo decises rpidas e adequadas. A integrao do SIG com a Contabilidade fundamental para a gerncia trabalhar com as ferramentas de planejamento e controle objetivando a tomada de deciso eficiente e eficaz, e contribuindo para assegurar o valor agregado aos bens e servios de uma organizao. Sendo o SIG, apenas o primeiro passo para um controle efetivo da informao, h necessidade de desenvolverem-se outros sistemas, a fim de que os gestores mantenham-se cada vez mais atualizados com as novidades desse mercado, tomando decises fundamentadas em recursos da moderna tecnologia. sabido que as empresas obtm sucesso e prosperam com base na elaborao de produtos e de servios que os clientes valorizam porque foram produzindo e distribudos por meio de processos operacionais eficientes, e cujos resultados foram efetivamente divulgados e vendidos aos consumidores pelas empresas. Portanto, a informao gerencial contbil no pode garantir o sucesso dessas atividades organizacionais crticas, porm seu mau funcionamento resultar em severas dificuldades para as organizaes. 7. Bibliografia ATKINSON, Anthony A. et al. Contabilidade Gerencial. So Paulo. Atlas. 2000. BOAVENTURA, Edivaldo. Como Ordenar as Idias. 8. ed. So Paulo: tica, 2002. JUNIOR, Jos Barbosa da Silva (Coord.). Custos Ferramenta de Gesto. So Paulo. Atlas. 2000. KOLIVER, Olvio. Os Custos Diretos e Indiretos como Chave de Qualificao dos Sistemas de Apropriao dos Custos. Revista do CRCRS. Porto Alegre. 1987. KOLIVER, Olvio. Sobre os Objetivos da Contabilidade de Custos. Revista do CRCRS. Porto Alegre. 1989. KOLIVER, Olvio. Contabilidade de Custos: Algo de Novo sob o Sol. Revista do CRCRS. Porto Alegre. 1994. 11

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Olvio Koliver (1989) Contabilidade Gerencial Olvio Koliver (1987) Contabilidade Gerencial Sistemas de Informaes Contbeis

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