ORGANOGRAMA: Formulao e Anlise Estrutural OBJETIVOS O organograma um grfico representativo da estrutura formal da organizao em dado momento.

. E os objetivos que procura alcanar so os de demonstrar, por meio do grfico: a diviso do trabalho, mediante o fracionamento da organizao, em unidades de direo, assessorias, conselhos, gerncias, superintendncias, departamentos, divises, seres, servios, setores etc.; a relao superior-subordinado, o que deixa implcito os procedimentos relativos delegao de autoridade e responsabilidade; o trabalho desenvolvido pelas fraes organizacionais. Dependendo da tcnica de elaborao aplicada, poder evidenciar, alm do tipo de trabalho desenvolvido, mais: (a) o detalhamento do tipo de trabalho; (b) os cargos existentes; (c) os nomes dos titulares das unidades; (d) a quantidade de pessoas por unidade; e (e) a relao funcional, alm da relao hierrquica; permitir a anlise organizacional, facilitada por uma boa elaborao, o que significa dizer: organograma com linhas bem definidas, esclarecimento das convenes utilizadas, abreviaes e siglas, mediante uso de legenda colocada na prpria folha do grfico (freqentemente no canto inferior direita). Para que os objetivos sejam alcanados, importante que o gerente responsvel por sua elaborao observe o fato de que o organograma deve possibilitar uma leitura fcil e, conseqentemente, boa interpretao dos componentes da organizao. vital que os gerentes preparem e elaborem seus organogramas, pensando sempre em termos de facilitao do entendimento, de sua utilizao. Concordamos com o fato de no ser to simples traar organogramas, haja vista a quantidade de tcnicas existentes para o desenho de grficos. Um passar de olhos em alguns compndios pode levar perplexidade. Apenas um exemplo: encontramos 25 tcnicas de elaborao em apenas cinco obras que versam sobre Organizao, Sistemas e Mtodos. A alguns rtulos dados a algumas tcnicas de elaborao: AFNOR, Clssico, em Bandeira, Vertical, Lmbda e Circular, Horizontal, Radial e Misto, em linha, em linha e Estadomaior e comit, hierrquico, funcional, hierrquico-consultivo e hierrquico-funcional, escalar, linear e militar. E, encerramos com nossos rtulos: estrutural (tradicional), funcional, por cargos, estrutural-funcional, circular ou radial e matricial (em matriz). No difcil agrup-los, pois muitos se assemelham ou so de elaborao idntica, mudando apenas o rtulo. Mesmo assim fica difcil ao gerente ou executivo, em geral, assimilar todas as tcnicas de elaborao. E mais: utiliz-las adequadamente. Os tipos clssico, vertical, misto, em linha, em linha e Estado-maior, comit, horizontal, hierrquico, hierrquico-consultivo, hierrquico-funcional, escalar, militar, linear, estrutural, tradicional so bem semelhantes. As diferenas so a colocao do Estado-maior num tipo, de comit (comisses, grupos de estudo) em outro tipo; e a forma de apresentao horizontal ou vertical. Enfim, da relao inicial de 25 tipos, houve reduo de 14 tipos a uma s forma de representar a organizao. Restam, ainda, 11 tipos. E isto muito para urna busca em somente cinco obras. De todos os tipos, o que representa a estrutura mais sofisticada o organograma matricial (em matriz). Nesse tipo de organograma, temos duas estruturas, que coexistem num s grfico, na mesma organizao. Uma estrutura seria a clssica ou tradicional - para ficar apenas com dois rtulos - e a outra a que criada aps a instalao de equipes orientadas para projetos especficos e de razovel grau de complexidade.

Nas recomendaes finais que vm aps as tcnicas de organogramao enfatizamos uma vez mais -, o organograma deve ser usado como instrumento poderoso de trabalho e, sobretudo, um facilitador para a melhor compreenso do todo organizacional e no como um produto acabado, ao qual nos resta apenas admirar a beleza de seu desenho e o perfeito balanceamento das unidades constitutivas. TCNICAS DE ELABORAO Estrutural (clssica, comit, em linha, em linha e Estado-Maior, hierrquico, hierrquico-consultivo, hierrquico-funcional, horizontal, linear, militar, misto, tradicional e vertical). Pelo ttulo e pelos vrios outros colocados dentro dos parnteses, fica evidente que essa tcnica utilizada para representar a maioria das organizaes conhecidas. piramidal (apenas no organograma horizontal temos uma exceo, pois a hierarquia apresentada da esquerda para a direita) Veja a Figura 11.1.

Figura 10.1 Organograma estrutural

Caractersticas: NOTA: De modo geral, as caractersticas a seguir esto presentes por toda a tcnica de elaborao. Caso contrrio, ser explicada a caracterstica correta. no alto da folha do organograma, deve constar obrigatoriamente o nome da organizao; o retngulo representa a frao organizacional. Eventualmente, o retngulo significar cargo. Isto poder ocorrer com cargos isolados e diferenciados, tais como: auditor, consultor, assessor etc.; a representao grfica dos retngulos pode ser nos dois sentidos: horizontal (deitado) e vertical (em p);

havendo siglas, elas devem ser explicitadas na legenda; a linha tracejada ou pontilhada pode ter qualquer significado. O importante explicitar a conveno utilizada no espao destinado legenda; a linha contnua a linha de autoridade (vertical) e de coordenao (horizontal); autoridade funcional a autoridade de funo, isto , poder que o titular de uma unidade tem sobre outra unidade, com relao a uma funo. No autoridade hierrquica. Por exemplo: a assessoria jurdica, em assuntos legais-trabalhistas, detm autoridade funcional sobre a superintendncia de recursos humanos, que continua mantendo sua subordinao ao presidente. A autoridade funcional sobrepe-se hierrquica, a no ser que haja manifestao contrria; unidade provisria a unidade com durao limitada no tempo. Algumas comisses, comits, grupos de estudos so bons exemplos; a linha vertical que parte do conselho de administrao a linha condutora do organograma. Todas as unidades dirigem-se a essa linha, o que demonstra o poder maior da organizao nas mos de seu executivo principal (presidente) e, no caso, de seu colegiado maior; a ligao vertical contnua significa autoridade hierrquica da unidade acima. No exemplo acima, a assessoria econmica no tem poder hierrquico sobre a assessoria de estudos organizacionais, pois no existe uma linha vertical contnua que liga aquela a esta. Ambas se subordinam ao presidente, porque seguem em horizontal (tpica de coordenao) at a linha condutora e desta ao presidente; o organograma deve ser feito por grupamento de unidades, partindo das unidades de direo, assessoramento at as de cunho operacional. Unidades de mesma nomenclatura (divises, departamentos, superintendncias etc) devem estar sempre na mesma linha horizontal. Caso estejam em linhas de coordenao (horizontal) distintas, algo est errado: ou o grfico, ou uma das duas ou mais tm o rtulo errado; deve ser obedecida a ordem alfabtica de entrada por grupamento semelhante de unidades. Veja, por exemplo, as assessorias e as divises.

Circular ou radial H dois slidos argumentos para a utilizao dessa tcnica, apresentada pela Figura 10.2. 1) a apresentao esttica tende a suplantar qualquer outra forma de elaborao grfica. O organograma circular ou radial oferece um visual suave, mormente se houver aplicao de cores, em tom pastel, por exemplo; e 2) reduz a possibilidade de conflitos entre superior e subordinados, pois as linhas de autoridade ficam difceis de ser identificadas. Sabemos que h organizaes em que a hierarquia, embora presente, nunca mencionada. E a existncia do organograma elaborado de forma clssica tem a pretenso de realar exatamente os vrios graus hierrquicos. Os exemplos mais conhecidos de organizao em que a autoridade precisa ser sublimada so: hospitais, atelis, agncias de publicidade (parte especializada) e universidades (rea acadmica).

Figura 10.2 Organograma circular ou radial.

Caractersticas: a autoridade hierrquica representada do centro para a periferia; a representao de estruturas de certa complexidade torna-se difcil, pois a existncia de muitas unidades que gravitam prximo autoridade superior dificulta a localizao no grfico dessas mesmas unidades; a existncia de muitos nveis hierrquicos tambm dificulta uma melhor elaborao. Veja o exemplo seguinte de organograma circular, na Figura 10.3, para ter a exata dimenso da dificuldade que acabamos de expor;

Figura 10.3 Organograma circular ou radial.

essa tcnica de elaborao de forma circular uma opo para a eventualidade de existir alguma dificuldade na representao das unidades. Veja, por exemplo, as subunidades

das unidades C-3 e C-4. Caso houvesse necessidade de escrever os ttulos de cada unidade, dificilmente se conseguiria represent-las, a no ser que o espao para o desenho fosse bastante generoso; o uso de letras e nmeros exige, naturalmente, a explicitao em legenda que, para o exemplo dado, dever ser em folha parte.

Funcional (a) O que passamos a mostrar graficamente tem como origem a superviso funcional criada por Frederick W. Taylor poca dos primeiros estudos que fez e que culminaram com a administrao cientfica, mais tarde embutida na Escola Clssica. Esse organograma no apenas uma simples representao grfica de uma estrutura que se articula tal qual as demais estruturas conhecidas. Demonstra uma forma diferenciada de as unidades transacionarem no cotidiano da organizao. Veja a Figura 10.4.

Figura 10.4 Organograma funcional (a).

Caractersticas: o funcionrio ou operrio no tem um chefe hierrquico. A subordinao a pessoas que ocupa a funo correspondente ao que est sendo executado naquele momento. Assim que o funcionrio ou operrio termina a operao e passa para outra, sua subordinao tambm muda, isto , nova funo, novo chefe, ou melhor, supervisor. Portanto, as ligaes em linha contnua mostram uma vinculao apenas temporria; a subordinao ao Presidente , nitidamente, hierrquica. Podemos, porm, imaginar uma diretoria com dirigentes responsveis pelas funes da organizao. Funcional (b) A representao grfica voltada apenas s funes da organizao. absolutamente diferente do organograma estrutural ou mesmo do funcional (a). Veja a Figura 10.5.

Figura 10.5 Organograma funcional (b).

aplicado em organizaes de pequeno porte, em que existem alguns poucos chefes para uma srie de atividades (funes). O melhor exemplo o do gerente administrativo da pequena empresa que tem sob sua responsabilidade direta o trabalho executado pelos funcionrios (no chefes) nas funes de almoxarifado, compras, contabilidade, pessoal etc. Caractersticas: apenas o retngulo da atividade maior difere das demais; fica a critrio do elaborador do organograma dispor ou no todas as funes (as consideradas mais e menos importantes). Estrutural-funcional Essa uma tcnica de elaborao altamente recomendada, pois alia a estrutura da organizao s funes bsicas ou principais de cada uma das unidades integrantes da organizao. Em alguns casos, substitui a elaborao do manual da organizao.

Figura 10.6 Organograma estrutural-funcional.

Caractersticas: s pode ser elaborado por partes, devido ao espao que ocupa cada uma das unidades;

retirando-se o prolongamento do retngulo (funes), o organograma transforma-se no tipo estrutural.

Matricial (em matriz) A estrutura matricial resulta da estrutura tradicional mais a formulao estrutural fundamentada no planejamento e execuo de projetos. Isso quer dizer que a organizao tem sua dinmica ditada pela estruturao tradicional e por projeto. Temos a, ento, a organizao em matriz. Essa , sem dvida, a mais recente tcnica de organogramao, pois que representa uma concepo estrutural recente. Veja a Figura 10.7.

Figura 10.7 Organograma matricial (em matriz).

Caractersticas: a autoridade maior da organizao deve ser vista em dois ngulos diferentes. Enquanto organizao convencional (tradicional), a autoridade mxima seu presidente e demais diretores, membros componentes do rgo executivo de maior status. Com a insero da estrutura em projetos, a autoridade maior seu presidente e mais o titular da rea de projetos. H quem afirme que, com a estrutura em projetos, a autoridade maior no o executivo principal da organizao, mas o titular de projetos. Isso pode acontecer em funo da alta qualificao e especializao exigida para o cargo; mesmo assim, as decises de cunho poltico, certamente, no ficaro em mos do titular de projetos, mas nas mos de quem conduz a organizao;

enquanto autoridade superior, possvel separar momentos decisrios importantes em termos das competncias envolvidas. No entanto, o mesmo no se pode dizer quando o processo decisrio desce aos nveis mdio-inferiores. A sensao de duas chefias permanente. Uma chefia exigir ateno para as tarefas "da organizao", enquanto a outra chefia, exercida, em geral, pelos coordenadores de projetos, pedir ateno para as questes do projeto que coordena; h dificuldade em conciliar as duas estruturas. So demandas diferentes, mas, em virtude de ambas as estruturas funcionarem com pessoal de alto nvel e de boa qualificao, possvel reduzir o conflito a questes menos relevantes. No nos referimos a lutas internas pelo poder, conflitos em nvel pessoal e outros conflitos em nvel interpessoal. Referimo-nos a conflitos jurisdicionais, de estabelecimento de prioridades, no mais; os grupos vivem em constante mutao. As trocas so motivadas por diferentes projetos. Os profissionais especializados movem-se com certa freqncia entre esse ou aquele grupo, e difcil sua representao no grfico; essa movimentao de personagens de um grupo para outro d uma dimenso de flexibilidade e adaptabilidade que outras estruturas no permitem em funo, quase sempre, do rgido padro hierrquico estabelecido. Inclusive, torna a organizao mais atenta s demandas e exigncias ambientais; a seta no grfico indica continuao do organograma. No para ser utilizada regularmente em outros tipos de organogramas.

RECOMENDAES FINAIS Tradicionalmente, as unidades, cargos e funes so representados no interior do retngulo ou, eventualmente, quadrados. Contudo, crescente o nmero de organogramas com formas diferenciadas. Veja abaixo: a) b)
O lado menor do retngulo apresentado em forma curva.

Simplesmente um crculo

c) d)

Departamento Financeiro Depto. de Marketing Diviso de Vendas

Apenas as linhas de autoridade (linha contnua, sentido vertical).

Diviso de Pesquisa

Crculos dentro de crculos. O crculo maior demonstra ascendncia hierrquica sobre os crculos menores.

A representao

considerada correta, pois as subunidades

devem estar com linhas verticais (de subordinao) idnticas a linha vertical no pode estar descentralizada em relao ao retngulo logo a seguir.

Devem ser evitadas abreviaes e siglas. O leitor descobrir o uso correto no momento da elaborao do organograma. O espao destinado legenda (sempre obrigatrio) no to grande como se cr. E nem aconselhvel o uso de folha separada para detalhamento das expresses utilizadas no grfico, pelo simples fato de se prejudicar o processo de leitura e interpretao. No caso do organograma circular ou radial, pode ser utilizada uma folha parte. Embora mencionado anteriormente, convm ressaltar que: o ttulo da organizao tem de ser mencionado no alto do organograma; devem-se mencionar tambm o nome de quem elaborou, a unidade a que pertence e a data da elaborao; e a legenda deve explicitar todas as convenes usadas. A linha de coordenao (horizontal) no deve ligar uma unidade outra pelo meio do A B C retngulo. Veja . E, sim, com a linha horizontal passando por cima e estabelecendo a ligao vertical, dando a idia de coordenao. A B C forma incorreta pode permitir concluses de subordinao da Assim, .A unidade C unidade B e desta unidade A. O uso de nomes no interior dos retngulos pode ajudar a identificar as pessoas da organizao, mas obrigar uma permanente ateno com relao a trocas de nomes em virtude de promoo, transferncia, demisso, rotatividade programada da gerncia etc. No processo de elaborao, provvel que o profissional defronte-se com uma organizao que no corresponda quela que ele conheceu ou que lhe disseram existir. Trata-se da organizao informal. Esta nada mais do que as relaes e canais de contato entre pessoas, mas que no esto previstos na formulao inicial. Por exemplo, o assessor no tem poder hierrquico, mas sua habilidade, saber e poder pessoal fazem com que todos ou muitos aceitem suas sugestes, mesmo seu superior. Dessa forma, temos uma linha hierrquica apontada pelo organograma sendo ligeiramente deturpada.

A organizao informal seria uma extenso lgica da organizao formal. Lgica, pois, possivelmente, a reformulao incluir, ou melhor, transformar parte da organizao informal em formal. O cuidado est em que, muitas vezes, a organizao informal termina por causar danos organizao, criando, at mesmo, conflitos e situaes extremamente desagradveis.

ORGANOGRAMA: Formulao e Anlise Estrutural