LA DOCUMENTACION MERCANTIL 1.

INTRODUCCION Es la disciplina que se trata del estudio de las caractersticas de los diversos documentos que intervienen en las operaciones mercantiles: Comercializacin, Fabricacin y/o Distribucin de los productos y/o servicios de las entidades comerciales, industriales, de crditos bancarios; as como de las prcticas ms habituales para su archivamiento y posterior manipulacin. La Documentacin Mercantil y su relacin con la Contabilidad Se relaciona con la Contabilidad, porque le proporciona los instrumentos sustentatorios para el registro contable, en tanto que la Contabilidad ordena, analiza y registra las operaciones contenidas en los documentos para resumirlos y formular los resultados del periodo a travs de los estados financieros Funciones: 1).Para el Comerciante: Representa un medio probatorio de las transacciones que se realizan en un ejercicio econmico 2).Para la Empresa: Puede probar la autenticidad de la operacin comercial y tambin registra el resultado de lo sustentado de la gestin. 3).Para el Estado: Verifica las diversas transacciones realizadas por la persona jurdica o natural y da f a la forma de librar y registrar la aplicacin de las disposiciones legales vigentes. 4).Para la Colectividad en general: Porque a pesar del tiempo se puede autenticar la propiedad. Importancia de la Documentacin Mercantil La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. 2. DOCUMENTOS MERCANTILES La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se d en el campo mercantil se hace constar en algn documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestin puede llevar la firma de algn funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisin y recepcin de documentos de diversa ndole. Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se realiza, y su objeto es el de certificar, garantizar y dar fe del entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso, describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ultimo extremo con la correspondencia. Estos documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habr en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto nmero de compradores estar adquiriendo mercancas del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transaccin mercantil facilitan la conclusin de est, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorizacin para hacer la anotacin de los libros de contabilidad. En conclusin, podemos decir que documentacin mercantil es toda constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: a) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. b) Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Clasificacin de los Documentos Mercantiles Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, entre los que comnmente se utilizan los enmarcaremos en la siguiente clasificacin: 1. Documentos societarios: Escritura Pblica, Ficha Registral, Vigencia de Poderes, Las acciones, Las actas. 2. Comprobantes de Pago 3. Documentos Administrativos (El memorando, La solicitud, El informe, La declaracin jurada, El oficio, El certificado) 4. Documentos Laborales 5. Documentos Financieros y Bancarios 6. Correspondencia Comercial (Cartas, Solicitudes, Cotizaciones, Pro-formas) 7. Ttulos Valores 8. Contratos Mercantiles 3. EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida til, desde su creacin hasta su disposicin o destruccin. Consta de las siguientes fases: creacin o recibo distribucin, archivo, proteccin, localizacin, uso, transferencia y disposicin o destruccin. Creacin o recibo Una institucin tpica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona, o al llenar un formulario. Los documentos se reciben por correo, por servicio de mensajeros, o por correo electrnico. Distribucin La distribucin del documento consiste en hacerlos llegar a las personas que necesiten la informacin. La distribucin puede ser interna o externa. Puede distribuirse por medio de mensajeros, del servicio postal, por correo electrnico, o, por correo interno El medio que se utilice depender de la rapidez con que deba llegar el mensaje al destinatario. Conservacin o archivo Muchas empresas con sistemas computarizados acostumbran mantener copias en papel de los documentos que producen. Eso se hace como medio alterno para tener acceso a informacin activa cuando el sistema computarizado no est funcionando. Las copias de los documentos se pueden conservar en papel, en el disco duro de la computadora, o en CD-Rom. El disco duro est integrado en la computadora. Proteccin Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse adecuadamente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. Cada institucin debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida til. Algunos de los documentos se conservarn en gabinetes de archivos, o, en bvedas especiales. Los documentos se deben clasificar de acuerdo a un plan establecido. stos se archivan siguiendo reglas y procedimientos especficos para su codificacin y alfabetizacin. Luego, al buscar los documentos en los archivos, se siguen esas mismas reglas. Localizacin y uso Los documentos se conservan por una razn bsica: su uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referir. Transferencia Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos deben transferirse de los archivos activos o semiactivos a los archivos inactivos De este modo no se recarga los archivos activos. Esto permite un uso eficaz de espacio. La transferencia se debe hacer peridicamente, de acuerdo a un plan establecido. Disposicin La ltima fase de un documento es la disposicin o destruccin cuando y no tiene ningn valor para la empresa. La poltica para la conservacin y disposicin de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales de utilidad para la empresa, el valor histrico y los costos involucrados. Para lograr un sistema eficaz de administracin de documentos es necesario mantener el debido control en todas las fases de un documento y establecer normas y procedimientos precisos. Se debe tener en cuenta lo siguiente: *El sistema debe corresponder a las necesidades de la empresa. *Mantener un control apropiado sobre la creacin, prstamo, retencin y disposicin de documentos. *Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a informacin confidencial. Esto puede evitar la prdida de informacin clave en caso de demandas legales y requerimientos gubernamentales. *Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos CD-Rom y no sobrecargar estos recursos. *Mantener un sistema adecuado para la codificacin, ordenacin y clasificacin de los documentos en las carpetas y en medios o discos magnticos. *Ofrecer adiestramiento peridico al personal y tener normas claras y precisas para su seleccin y evaluacin. *Establecer normas fijas que se apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales.

4. SISTEMAS DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Un primer aspecto a resolverse es clasificar los documentos y luego segn esa clasificacin, ordenarlos. Pueden haber, tantos sistemas de clasificacin, no slo como diversidad de criterios hayan, sino, segn hemos anotado lneas arriba, como situaciones, caractersticas o factores particulares hayan en cada dependencia. A manera de ilustracin presentamos a continuacin cuatro sistemas convencionales de clasificacin. A. Clasificacin por ASUNTOS Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documentos homogneos segn su naturaleza, tipo o contenido. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores, al primero agrupamos en una clase denomina CLIENTES, y al segundo, en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL. B. Clasificacin CRONOLOGICA La clasificacin cronolgica de documentos consiste en establecer un conjunto de documentos homogneos segn el tiempo o fechas en que hayan sido generados (o recibidos) o cuando el contenido o naturaleza de los documentos estn vinculados con el tiempo o con las fechas. Este sistema es el ms adecuado para clasificar las Correspondencias ya que el mejor modo de clasificar las cartas, memorandos, etc.; es hacerlo teniendo en cuenta las fechas de emisin o recepcin de dichos documentos. Si existen, por ejemplo, una cantidad importante de Memorandos enviados en el ao 2007, podemos clasificar por meses: un primer grupo de Memos emitidos en el mes de enero podra ser clasificado como ENERO02, un segundo grupo emitidos en el mes de febrero ser clasificado como FEBRERO02, y as sucesivamente. En cada grupo clasificado se proceder a ordenarlos segn el sistema de ordenacin adoptado. C. Clasificacin GEOGRFICA La clasificacin geogrfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinados circunscripciones, zonas o localidades territoriales o geogrficas. Cuando el Departamento de Ventas, por ejemplo, tiene documentos relacionados a zonas geogrficas (Departamento, Regin, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente puntos de venta) se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos segn el sistema de ordenacin adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podran clasificarse en: Facturas Localidad-A, Facturas Localidad B, etc. D. Clasificacin MIXTA Segn la cantidad de documentos a archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas, as como por la necesidad de cumplir con el principio elemental de que todo sistema de clasificacin (y ordenamiento) debe permitir una inmediata ubicacin de un documento requerido, se hace necesario la combinacin de los anteriores sistemas de clasificacin. En algunos casos ser necesario, por ejemplo, agrupar documentos en clases tales como: Asunto/Cronolgico/, Asunto/Geogrfico, Cronolgico/Geogrfico, etc. E. Aplicacin de los Colores en la clasificacin de documentos No se debe dejar de mencionar la importancia de la aplicacin de los colores como elemento auxiliar de clasificacin de documentos. La aplicacin de diferentes colores en los ribetes superiores y/o colaterales de los Flderes a cada clase o grupo de documentos establecidos, permite visualizar tales grupos de documentos en los archivadores y detectar errores de ubicacin. Por ejemplo, si se aplica el color azul al grupo de documentos clasificados como CLIENTES, pero si en este grupo se detecta un Folder con otro color, por ejemplo rojo, asignado al grupo de PROVEEDORES, significa que el documento no est en su posicin correcta. 5. SISTEMAS DE ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS Un segundo aspecto a resolverse, despus de la clasificacin,, es el de la Ordenacin de Documentos. Una vez establecida las clases o grupos de documentos, el siguiente paso inmediato es ordenar los documentos en cada uno de ellos. Ordenar documentos, hemos dicho, es poner cada uno de los documentos en el lugar que le corresponde de suerte que permita su fcil ubicacin. Pueden haber, como en el caso de los sistemas de clasificacin, tantos sistemas de ordenamiento de documentos, no solo como diversidad de criterios hayan, sino, como situaciones, caractersticas o factores particulares hayan en cada dependencia; los cuales, como hemos explicado, repercuten en la determinacin de la adopcin de un particular sistema de ordenamiento documentario. Presentamos a continuacin dos sistemas convencionales de ordenamiento de documentos. A. Ordenamiento ALFABETICO Significa determinar el lugar que le corresponde a cada uno de ellos segn la letra con que empiezan su ttulo, nombre, asunto, materia o cualquier otro signo distintivo pero con caracteres alfabticos del documento. El mejor ejemplo de un ordenamiento alfabtico es el diccionario, donde las palabras aparecen en riguroso orden del alfabeto. En un archivo, y dentro de una clase preestablecida, los documentos deben aparecer, como en un diccionario.
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B. Ordenamiento NUMERICO Si ordenar documentos significa establecer el lugar respectivo para cada documento, que mejor forma de determinar su lugar asignndole un nmero de identificacin a cada documento. Ordenar documentos numricamente dentro de un grupo o clase preestablecido de ellos, consiste en asignar un nmero (correlativo o autogenerado) a cada documento, de modo que permita una fcil ubicacin de cualquiera de ellos con solo ubicar el lugar respectivo en el orden numrico. C. Ordenamiento MIXTO En otros casos, segn la cantidad y naturaleza de documentos a ordenarse, segn la naturaleza de las actividades que realiza la dependencia o segn los criterios; ser necesario la adopcin de un sistema de ordenamiento hbrido, principalmente entre el sistema alfabtico y el numrico o entre cualquiera de otros sistemas de ordenamiento personalizados que se hayan adoptado.