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Curso: MS - Excel
GUA DE LABORATORIO No.05 BASE DE DATOS EN EXCEL: 1. CONCEPTO: La Base de Datos es una coleccin de informacin organizada en forma de tabla o matriz, donde las columnas se llaman campos, las filas registros y los ttulos de columnas nombres de campos o estructura de la Tabla. Campos Nombre de Campos Estructura de la tabla
APELLIDOS Laguna Gutirrez Ros Manrique Mares Aguado Lagos Marzet Mamani Pintado
EDAD 18 21 17 24 21
Una base de datos en EXCEL se puede usar para: i) Ordenar datos alfabtica o numricamente en orden ascendente o descendente. ii) Mantenimiento o actualizacin de la base de datos. iii) Buscar o consultar datos especficos. iv) Realizar filtros segn criterios dados. v) Extraer registros en base a criterios definidos. vi) Tablas dinmicas 2. INGRESO DE DATOS INSERTANDO TABLA Y FORMULARIO Usar la pestaa Insertar, Tabla y defina el rea con 5 columnas. Activar la casilla La tabla tiene encabezados. Aceptar. Cambiar los ttulos de columna con:
CDIGO APELLIDOS NOMBRES REA CAT.
Desactivar el Autofiltro ACTIVAR LA OPCIN FORMULARIO En la barra de herramientas de acceso rpido, seleccionar: Ms comandos.. En comandos disponibles, seleccionar: Comandos que no estn en la cinta de opciones Ubicar Formulario y Agregar. Aceptar. Debe observar en la barra de accedo rpido la opcin formulario
Ubicarse en la tabla creada y hacer clic sobre Formulario. Ingresar los datos correspondientes a la lista de Empleados, dejando en blanco la columna Cdigo. Completar el cdigo con las siguientes funciones: =EMP & - & IZQUIERDA (APELLIDOS, 2) & IZQUIERDA (NOMBRES, 2) Con el formulario terminar de ingresar los registros restantes.
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LISTA DE EMPLEADOS
CDIGO EMP-LAMA EMP-MAJA EMP-LAJU APELLIDOS LAGOS MARES MARES ROS LAGUNA DAZ NOMBRES MARA JAVIER JUAN WALTER MARA ANA LUIS DIANA MARIO LOLA RAL ANITA REA GERENCIA JEFE REA GERENCIA PERSONAL ADMINISTRACIN JEFE REA ADMINISTRACIN PERSONAL OPERACIONES OPERACIONES OPERACIONES PERSONAL CAT. A B A C C B B C C D D D D
EMP-MAWA MARES ROS EMP-CHMA CHARCA MARIOS EMP-HUMA HUAMN GAMA EMP-MAAN EMP-VELU EMP-RODI EMP-TAMA EMP-MALO EMP-LARA EMP-MAAN MARES ROS VERDE TALA ROJO DAZ TALA BROZ MARES ROS LAGUNA DAZ MARES ROS
MAURICIO INFORMTICA
3. ORDENAMIENTO DE UNA BASE DE DATOS: a. La tabla ser ordenada, inicialmente por la herramienta Orden Ascendente. b. Llevar el cursor al primer dato de la columna Apellidos. c. Pulsar la herramienta Orden Ascendente. El orden se realiza considerando el campo Apellidos, como nico criterio. d. Repita el proceso para ordenar Descendentemente la Base de Datos tomando como nico criterio Nombres. Use la herramienta Orden Descendente. e. En la misma tabla ordenar usando el men de opciones: DATOS / ORDENAR, seleccionar los criterios: Primer Criterio: Apellidos (Ascendente) Analice el orden de los Apellidos y Nombres Segundo Criterio: Nombres (Ascendente)
f. Repita el proceso para ordenar la tabla con los siguientes criterios: Primer Criterio: rea (Descendente) Segundo Criterio: Categora (Ascendente) Tercer Criterio: Cdigo (Ascendente) 4. FILTROS AUTOMTICOS: En el cuadro anterior, ubicar el cursor en el interior del cuadro e ir al men Datos/ Filtros/ Autofiltro Aparecern los encabezados de la siguiente forma: Luego elegimos el filtro REA: INFORMTICA. Fjese que solamente me muestra los registros que sean del rea Informtica. Con el filtro hallado puede hacer otras tareas como imprimir o copiarla.
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Para volver a visualizar todos los registros, vuelva a hacer clic en la solapa de categora y seleccionar Todos 5. PERSONALIZAR FILTRO AUTOMTICO: En el mismo cuadro, hacer clic en la solapa de la columna REA. Seleccionar Filtros de texto, Filtro personalizado, aparecer la siguiente ventana: En lista seleccionar es igual a, en el lado derecho escribir o seleccionar Administracin. Marcar O. En la lista inferior seleccionar es igual a, en el lado derecho elegir Informtica. Aceptar. Debe observar los empleados de las reas Administracin o Informtica. 6. FILTRO AVANZADO: Desde el cuadro inicial Lista de Empleados, (Cuadro anterior), vamos a extraer registros a una Nueva Hoja, que cumplan el criterio de comparacin de REA: OPERACIONES. Paso 1: En la hoja nueva o destino, REA escribir o copiar el criterio de comparacin:
OPERACIONES
Paso 2: Desde la Nueva hoja o destino (donde escribi o copi el criterio), usar las opciones de men: Datos, Filtro, Filtro avanzado. En la ventana completar los datos: Accin: Seleccionar Copiar a otro lugar. Rango de la lista: seleccionar toda la tabla de la hoja 1 (Lista de Empleados), incluyendo ttulos de columna. Rango de criterios: Seleccionar las celdas de la nueva hoja o destino donde escribi el criterio de comparacin. Copiar a: En la hoja destino (Nueva hoja), hacer clic en la celda que desee iniciar la extraccin de registros. Aceptar REA
OPERACIONES CDIGO EMP-LARA EMP-MALO EMP-TAMA APELLIDOS LAGUNA DAZ MARES ROS TALA BROZ NOMBRES RAL LOLA MARIO REA OPERACIONES OPERACIONES OPERACIONES CAT. D D D
7. FILTRO AVANZADO CON MS DE UN CRITERIO: En una nueva hoja realizar el Filtro Avanzado, para extraer los Materiales con unidad de medida Millar y el PU est entre 600 y 1500. En una nueva escribir los criterios: En sta hoja (destino), usar el men: Datos, Filtro, Filtro avanzado En la ventana seleccionar: Accin: Copiar a otro lugar Rango de la lista: seleccionar toda la tabla de Materiales. Rango de criterios: Seleccionar las celdas donde escribi los criterios Copiar a: Hacer clic en la celda donde iniciar el copiado de registros. Aceptar Docente: Mgr. David Caipa Mamani
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P.U. P.U. <=1500 UNIDAD DE MEDIDA Millar Millar Millar
Criterio s de Filtro
>=600
Resultad o
TAREAS: a) Abrir la Prctica N 3, Cuarta Aplicacin (Hoja Planilla), ordene la tabla tomando como criterios: Primer criterio: Apellidos y Nombres (Ascendente) Segundo criterio: Neto a Pagar (Descendente) b) En la misma hoja (Cuarta Aplicacin), realizar el Autofiltro para visualizar solo los registros cuyos trabajadores pertenezcan al SNP, en la columna: AFP. Como se observa. El resultado copiar a una nueva hoja. c) En la Hoja Planilla, mostrar con Autofiltro, los empleados que tengan un Neto a Pagar entre 800 y 1,500. El resultado copiar a una nueva hoja. 8. SUBTOTALES AUTOMTICOS: La insercin de subtotales automticos, es una manera rpida de resumir datos en una lista o en una base de datos, usando una funcin resumen elegida por el usuario, como por ejemplo: Suma, Promedio, Contar, etc. Para poder trabajar bien con subtotales es necesario primeramente ordenar nuestra tabla. APLICACIN 1 En una nueva hoja, realizar el siguiente cuadro
N 2 EXCEL 2002 XP 3 PHOTOSHOP 6.0 4 ESCUELA VIRTUAL 1 GRADO PRI 5 ESCUELA VIRTUAL 3 GRADO PRI 6 ACCESS 2002 7 ESCUELA VIRTUAL 3 GRADO PRI 8 COREL DRAW 10 9 ESCUELA VIRTUAL 2 GRADO PRI 10 EXCEL 2002 XP 11 EXCEL 2002 XP 12 FRONTPAGE 2000 13 FRONTPAGE 2000 14 PHOTOSHOP 6.0 15 LA VIDA ES SUEO 16 ENSAMBLE Y REPARE SU COMPUTADORA 17 EXCEL 2002 XP 18 SQL SERVER 2000 19 ESCUELA VIRTUAL 3 GRADO PRI 20 MERMELADA 21 ESCUELA VIRTUAL 1 GRADO PRI 22 ACCESS 2002 23 ESCUELA VIRTUAL 3 GRADO PRI NOMBRE PRECIO 28.00 20.00 20.00 17.60 17.60 28.00 17.60 15.50 17.60 20.00 20.00 20.00 33.33 20.00 4.00 28.00 20.00 28.00 17.60 4.00 17.60 28.00 17.60 ENTRADA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 SALIDA TIPO SALIDA FECHA CLIENTE TOTAL 84.00 40.00 40.00 88.00 211.20 56.00 70.40 31.00 105.60 100.00 60.00 60.00 33.33 40.00 4.00 84.01 40.00 56.00 211.20 8.00 88.00 56.00 70.40 PG. 4 de 9 1 ENSAMBLE Y REPARE SU COMPUTADORA 3 VENTA 2 VENTA 2 VENTA 5 VENTA 12 VENTA 2 VENTA 4 VENTA 2 VENTA 6 VENTA 5 VENTA 3 VENTA 3 VENTA 1 MUESTRAS 2 VENTA 1 MUESTRAS 3 VENTA 2 VENTA 2 MUESTRAS 12 VENTA 2 DONACIN 5 VENTA 2 VENTA 4 VENTA 1-Jul-02 Luis Santa Cruz 1-Jul-02 Pedro Soto 1-Jul-02 Angie Alva 2-Jul-02 Maria Gallegos 2-Jul-02 Gonzalo Naval 4-Jul-02 Luis Bengoa 4-Jul-02 Luis Rivas 5-Jul-02 Luis Santa Cruz 5-Jul-02 Walter Aguirre 5-Jul-02 Diego Torres 8-Jul-02 Paulo Caceres 8-Jul-02 Diego Torres 2-Jul-02 Andrea Espinoza 1-Jul-02 Angie Alva 5-Jul-02 Antonio Villa 1-Jul-02 Luis Santa Cruz 1-Jul-02 Pedro Soto 3-Jul-02 Diego Vasquez 2-Jul-02 Gonzalo Naval 2-Jul-02 Gonzalo Naval 2-Jul-02 Maria Gallegos 4-Jul-02 Luis Bengoa 4-Jul-02 Luis Rivas
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5-Jul-02 Diego Torres 5-Jul-02 Luis Santa Cruz 1-Jul-02 Mara Gallegos 6-Jul-02 Miguel Ruiz 1-Jul-02 Paulo Caceres 5-Jul-02 Walter Aguirre 8-Jul-02 Diego Torres 8-Jul-02 Paulo Caceres 2-Jul-02 Walter Flores 99.99 31.00 46.67 33.33 46.67 105.60 59.99 59.99 20.00
Ordenar la tabla: Proceda a ordenar la tabla tomando como nico criterio la columna CLIENTE, en forma ascendente Hallar subtotales: Una vez ordenada la tabla por Clientes, hacer clic en cualquier celda de la tabla Vamos a determinar el subtotal del TOTAL por CLIENTE Ir a la ficha DATOSSUBTOTAL En la ventana, Colocar: Para cada cambio en : CLIENTE Usar funcin : Suma Agregar subtotales a : TOTAL Mantener activas las casillas : Reemplazar subtotales actuales Resumen debajo de los datos Luego pulsar sobre el botn ACEPTAR Observar los subtotales de cada cliente APLICACIN 2 Hallar Subtotal del TOTAL por NOMBRE APLICACIN 3 Hallar el promedio de PRECIOS de cada NOMBRE APLICACIN 4 Determinar la SUMA de la lista por TIPO SALIDA, resumir la visualizacin y completar con un grfico circular, como se muestra.
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9. TABLAS DINMICAS
Las tablas dinmicas, tambin llamadas pivot tables, son una herramienta para anlisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la informacin contenida en la BD. Esta clase de tablas permiten analizar slo una porcin de la BD, con una gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar nicamente la informacin relevante. Esto se logra simplemente arrastrando los campos requeridos a la zona deseada. APLICACIONES Con la siguiente base de datos aplicar el resumen y rotacin de la informacin
RELACIN DE VENTAS Y SERVICIOS ASIGNADO A CARGO EMPRESA: Ventas y Servicios: INICIO DE OPERACIONES: MARTES 13 DE MARZO DEL 2012 HOTEL AMRICA
CODIGO
CLIENTE
FECHA
TIPO DE HABITACION HAB. SIMPLE HAB. MATRIMONIAL HAB. SIMPLE HAB. CUADRUPLE HAB. MATRIMONIAL HAB. DOBLE HAB. SUITES HAB. JUNIOR HAB. CUADRUPLE HAB. SIMPLE HAB. JUNIOR HAB. DOBLE HAB. SUITES HAB. DOBLE HAB. TRIPLE HAB. MATRIMONIAL HAB. SIMPLE HAB. SUITS HAB. JUNIOR
TIPO DE DOCUMENTO FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA
NDE SERIE 0017437 0017438 0017439 0017440 0017441 0017442 0017443 0017444 0017445 0017446 0017447 0017448 0017449 0017450 0017451 0017452 0017453 0017454 0017455
N DE FACTURA 00001 00002 00003 00004 00005 00006 00007 00008 00009 00010 00011 00012 00013 00014 00015 00016 00017 00018 00019
ESTADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/.
MONTO
H001 H002 H003 H004 H005 H006 H007 H008 H009 H010 H011 H012 H013 H014 H015 H016 H017 H018 H019
PAREDES ESTRADA, JULIO PACHECO RICO, MANUEL CAAZA AMPUERO, HUGO CHAVEZ TURPO, HELBET FARFAN LIMASCCA, ALBERTH FLORES RIVERA, PAUL GONZALES ESCALANTE, JHON ROSSALES PANIZO, BETINA CONTRERAS MENDEZ, MARIO JAVIER SOLANO LOPEZ RITA MACHACA FLORES JAIME BON LAURA PERCY CHURA FARFAN CARLOS LAURA RICHAR LARSON KARINA FLORES ARMANDO GONZALES, DAYANA LORENA BENAVIDES CARPIO, MARIA CECILIA CALLA CORNEJO, LOURDEST
13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012
105.00 115.00 105.00 180.00 115.00 130.00 215.00 175.00 180.00 105.00 175.00 130.00 215.00 130.00 160.00 115.00 105.00 215.00 175.00
APLICACIN 1 - SUMARIZACIN: Visualizar el MONTO por TIPO DE HABITACIN, utilizado el filtro por FECHA 1. Usar la ficha Insertar, Tabla Dinmica, debe observar la siguiente ventana, que adems autodefine el rango de la matriz automticamente.
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4. En una nueva hoja tendremos: 5. Debemos seleccionar los campos de la lista a agregar al informe y ubicar en la ventana de la derecha
6. Tambin podemos visualizar la presentacin clsica de la pivot haciendo clic con el botn derecho sobre la tabla, luego opciones, pestaa Mostrar y habilitamos la opcin Diseo de tabla dinmica clsica 7. Al hacer clic en aceptar ahora el diseo de la tabla dinmica se mostrar como sigue
8. Para sta aplicacin Visualizar el MONTO por TIPO DE HABITACIN, utilizado el filtro por FECHA debe arrastrar los campos
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APLICACIN 2 - ROTACIN: 9. Dentro de las tablas dinmicas podemos mover cada uno de los campos segn nuestra conveniencia, a este efecto se le denomina Rotacin. En el ejemplo se ha movido el campo Fecha para poder filtrar y visualizar solo entre el 13/03/2012 y 15/03/2012, para cada tipo de habitacin.
APLICACIN 3: Tabla dinmica par filtrar las fechas para todos los campos y ubicarlas de manera tabular 1. Partiendo de la base de datos original, usar las opciones para visualizar la ventana para crear la ventana dinmica. 2. Aceptar 3. Arrastra los campos como se indica: El campo Fecha hacia Filtro de informe Los campos: Cdigo, Cliente, Tipo de habitacin, Tipo de documento, N de serie y N de Factura a rtulos de fila El campo Monto arrastrar hacia Valores. 4. En la ficha Herramientas de tabla dinmica, Diseo, seleccionar Diseo de Informe, Mostrar en formato tabular. 5. Eliminar los subtotales. Debe quedar como se muestra.
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6. Retirar los botones */-, haciendo clic en la herramienta Botones +/-. 7. En fecha seleccionar 13/03/2012 y observar el resumen de la fecha solicitada.
APLICACIN 4: Distribuir los filtros por fecha de la Tabla dinmica en diferentes hojas para impresin 1. En el resultado final obtenido de la Tabla Dinmica, seleccionar Opciones, Mostrar pginas de filtro de informes.. 2. Acepar en la ventana Mostrar todas las pginas de informe de: FECHA 3. Se generar en un reporte para cada fecha en hoja diferente 4. Configurar con una Macro para imprimir cada una de las hojas.
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