Microsoft Project 2010

Manual de usuario
Aprenda a gestionar recursos y planificar proyectos con esta potente herramienta. Autor: Ing. Flix Guevara Gamboa http://felixgg.freetzi.com felixgg@gmail.com Marzo de 2011

Microsoft Project 2010 Indice

Manual de Usuario

Manual de Project 2010 .................................................................................................................... 2 Configurar el Smbolo de Moneda ....................................................................................................... 2 I. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pasos para planificar y gestionar proyectos con Project 2010 ......................................................... 2 Establecer nombre al proyecto ................................................................................................ 2 Indicar la fecha de comienzo o la fecha de finalizacin................................................................ 3 Crear calendarios laborales .................................................................................................... 3 Crear la hoja de Recursos ...................................................................................................... 4 Ingresar la lista de Fases y sub tareas asignando dependencias y duraciones de tiempo................. 5 Asignar Recursos .................................................................................................................. 5 Imprimir Informes o mostrar Informes en pantalla ....................................................................... 6 Verificar camino crtico ........................................................................................................... 6 Hacer seguimiento al Proyecto ................................................................................................ 6

Solucin del Caso1: ...................................................................................................................... 7

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Manual de Project 2010

Project es un software de aplicacin cuyo propsito es ayudar en la planificacin y gestin de proyectos, reduciendo el margen de error al 5 % y por ende la incertidumbre. Project ha ido evolucionando a travs de las diferentes versiones y se puede adaptar a cualquier tipo de realidad . Con Project podrs obtener con mucha precisin la duracin y el costo de un Proyecto. Asimismo, podr hacer seguimiento exhaustivo de las diversas fases y sub tareas del proyecto. Project est diseado para trabajar con pequeos, medianos o proyectos de gran envergadura.

Configurar el Smbolo de Moneda

Antes de comenzar a trabajar con Project deber modificar el smbolo de Moneda de S/. a $ por un tema de incompatibilidad con nuestro de smbolo monetario, de no hacer este cambio no podr trabajar con recursos de tipo costo. Para cambiar el smbolo de moneda haga lo siguiente: Vaya a la ficha Archivo y elija Opciones. En seguida elija del panel izquierdo la categora Mostrar. Finalmente cmbie el smbolo S/. por $. Y click en el botn Aceptar.

I.

Pasos para planificar y gestionar proyectos con Project 2010 1.

Establecer nombre al proyecto

Ficha Archivo, Informacin Dar click en el botn Informacin del Proyecto y elegir Propiedades Avanzadas. Ingresar el ttulo del proyecto, Autor, Administrador, Organizacin, Comentarios, etc. Aceptar

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2.

Indicar la fecha de comienzo o la fecha de finalizacin

Pasar a la ficha " Proyecto", grupo "Propiedades", botn "Informacin del Proyecto" Ingresar la fecha de comienzo o la fecha de finalizacin. Aceptar.

3.

Crear calendarios laborales

Es conveniente recordar que el calendario estndar de Project est configurado de la siguiente forma: 1 da es equivalente a 8 horas 1 semana es equivalente a 5 das y es equivalente 40 horas 1 mes es equivalente a 4 semanas y es equivalente a 20 das y es equivalente a 160 horas Por eso de hace crucial crear calendarios laborales en caso de que un determinado conjunto de personas compartan un mismo horario de trabajo; es decir, si tenemos 10 personas y 6 de stas trabajan de lunes a viernes de 9:30 am a 1:30 pm y por las tardes de 4:30 a 8:30 p.m. Los otros 4 trabajan de lunes a sbado de 9:30 a.m. a 3:30 p.m. (corrido). En este caso se debern crear dos calendarios laborales. Los pasos para crear calendarios laborales son: Ficha Proyecto, grupo Propiedades, botn Cambiar tiempo de trabajo Click en el botn "Crear calendario", escribir el nombre del calendario, Aceptar. Click en la ficha "Semanas laborales" y click en "Detalles"

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Seleccionar todos los das de la semana y elegir la 3ra opcin: " Establecer das en estos perodos laborables especficos". Indicar el horario de trabajo (mximo 5 turnos) Aceptar Para establecer los das no laborables, vuelva a dar click en el botn " Detalles" y seleccione el da(s) de la semana que no trabajar y elija la 2da opcin: " Establecer das como perodo no laborable" Aceptar.

Nota: Los das festivos "no laborales", debern ser indicados desde la ficha "Excepciones"

4.

Crear la hoja de Recursos

Pasar a la ficha "Tarea", dar click en el combo box del grupo " Ver" y elegir "Hoja de Recursos" En la columna "Nombre del Recurso", deber ingresar la lista de recursos que participarn en el proyecto; en la columna "Tipo" deber indicar que tipo de Recurso asigna. La columna "Etiqueta de Material" permitir ingresar una abreviatura o magnitud que represente la unidad del recurso material. En la columna "Capacidad Mxima" deber indicar la cantidad de personas que van a cubrir una determinada vacante. Tome en cuenta que la proporcion es: 1 persona = 100%; 50% es sinnimo de 1/2 tiempo. En la columna "Tasa Estndar" deber ingresar el sueldo por hora "/h", por da "/d" o por mes "/ms" de cada recurso de trabajo; asimismo deber ingresar los costos unitarios de los recursos materiales. En la columna "Tasa horas extra", deber asignar el monto de hora extra a los recursos de trabajo que figuren en planilla. En la columna "Costo/Uso" debe asignar aquel gasto "extra" generado por el uso de recursos de trabajo o materiales. La columna "Acumular" permite indicar el tipo de acumulacin de los diversos recursos. Existen 3 tipos de acumulacin (Comienzo, Prorrateo y Fin) En la columna "Calendario Base", deber asignar el calendario respectivo a cada recurso de trabajo. (Calendarios creados en el paso 3)

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Recursos en Project o Trabajo .- A toda persona que labore en la empresa y que participe en el proyecto. (personal) o Material .- Persona ajena a la empresa (3ros, services, etc), materiales o cosas donde mnimamente se conoce el costo unitario. o Costo .- Persona ajena a la empresa (3ros, services, etc), materiales o cosas donde se conoce el costo total.

5. Ingresar la lista de Fases y sub tareas asignando dependencias y duraciones de tiempo

Pasar a la vista Diagrama de Gantt ( Ficha Tarea, botn "Diagrama de Gantt") En la primera celda de la columna "Nombre de Tarea", deber escribir el ttulo del proyecto. En la segunda celda, deber colocar "Inicio". A partir de la 3ra celda en adelante, las fases debern ser ingresadas en Mayscula y las subtareas en minsculas. Como ltima tarea asigne "Fin" A continuacin deber asignar una duracin de tiempo estimada para cada sub tarea. No olvide que el Inicio y Fin debe quedar con 0 das de duracin. Organizar las fases y subtareas. Seleccionar desde la 2da tarea hasta la ltima tarea , y dar click en el botn "Aumentar sangria" . Seguidamente seleccionar todas las subtareas (minsculas) y volver a dar click sobre el botn "Aumentar sangra" Asignar duraciones de tiempo a cada una de las subtareas, pero antes debe seleccionar toda la hoja y marcar la opcin "Autoprogramar" Para asignar dependencias, deber seleccionar las tareas de par en par y dar click en el botn " Vincular tareas" . Si desea modificar el tipo de dependencia, deber dar 2click en la cabeza de flecha (Diagrama de Gantt) y elija la dependencia correcta. Para mover el hito final, deber seleccionar la tarea " Fin" y darle click derecho, elegir " Informacin". Pasar a la ficha "Avanzado" y en "Tipo de Restriccin", elija "Lo ms tarde posible", Aceptar.

Tipos de Dependencia o Comienzo a comienzo.- Se da cuando dos o ms tareas comienzan paralelamente. o Fin a comienzo.- Se da cuando necesariamente se debe culminar la tarea actual para comenzar la siguiente tarea. Este botn siempre asignar dependencia fin a comienzo. o Fin a Fin.- Se da cuando dos o ms tareas terminan paralelamente. Nota: Para asignar dependencias debe tomar en cuenta dos variables: tipo de tarea y cantidad de recursos de trabajo.

6.

Asignar Recursos
La asignacin de recursos se debe llevar a cabo en cada una de las sub tareas. Seleccionar la 1ra sub tarea y pasar a la ficha "Recurso", click en el botn "Asignar Recursos". Elegir el recurso que asignar; si se trata de un recurso de trabajo, deber emplear la columna "Unidad" e indicar el % respectivo. Esta columna tambin sirve para asignar recursos materiales. En la columna "Costo" podr ingresar manualmente el monto que representa cada recurso de tipo costo. Repetir estos pasos por cada sub tarea.

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7.

Imprimir Informes o mostrar Informes en pantalla

Ficha Proyecto, Botn "Informes" Imprimir los informes que crea conveniente. Si desea mostrar informes en pantalla, pase a la ficha " Proyecto" y de click en " Informes Visuales"

8.

Verificar camino crtico

Pasar a la vista Diagrama de Gantt o Diagrama de Red, desde la ficha "Tarea", Grupo "Ver"

9.

Hacer seguimiento al Proyecto

Pasar a la vista Gantt de Seguimiento Dar click derecho sobre la sub tarea que desea supervisar y elegir " Informacin" Ingresar el porcentaje de avance y Aceptar. En caso de que la tarea no haya sido terminada al 100%, deber registrar las incidencias en la ficha "Notas"

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Solucin del Caso1:

o
activi dad A Actividad anterior -

Tenemos la siguiente tabla de precedencias:

D L 1 Costo de aceleracin

i,j

DESCRIPCION

DN

CDN

CDL

1,2

Construccin componentes

de

22

23

1,3

Modificacin de techos y pisos Construccin de chimeneas Instalacin de la estructura Construccin quemadores de

30

34

C D E

A B C

2,4 3,5 4,5

2 4 4

1 3 2

26 48 56

27 49 58

4,6

Instalacin del sistema de control Instalacin de acondicionado Inspeccin y pruebas aire

30

30.5

D,E

5,6

80

86

F,G

6,7

16

19

o o

Primero que nada cambiamos el smbolo de moneda de S/. a $. Luego, ingresamos a la Hoja de Recursos y registramos un recurso Llamado Costo, de tipo Costo.

o o o

Posteriormente nos vamos a la vista Diagrama de Gantt e ingresamos en la 1ra celda el nombre del Proyecto. En la 2da celda escribimos Inicio. A partir de la 3ra celda procedemos a ingresar en el orden la lista de tareas e ingresamos al

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o o o

costado la duracin respectiva. El Inicio y Fin siempre deben tener 0 (cero) das Organizamos en niveles seleccionando de Inicio a Fin y damos una sangra; luego seleccionamos la lista de tareas y damos una sangra ms. Para asignar dependencias debemos seleccionar las tareas de arriba hacia abajo (de par en par) y colocar el tipo de dependencia que corresponda.

Si desea modificar el tipo de dependencia, de 2click en la cabeza de flecha y modifique por el tipo de dependencia deseado, Aceptar.

Finalmente seleccione cada una de las tareas y vaya asignando el costo para cada tarea.

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