Cdigo:

SSM-HGJGP-ECE -PR -02

Procedimiento para la elaboracin de reportes del E.C.E. Pagina:

1 de 8

1.

Propsito. Proporcionar informacin veraz y oportuna generada a partir de la base de datos del sistema del Expediente Clnico Electrnico que apoye la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria. Alcance.

2.

Este procedimiento aplica al Responsable del E.C.E., al Implementador del E.C.E., al responsable del rea de Estadstica y a las subdirecciones mdica y administrativa; as como al Director de la unidad hospitalaria. 3. Responsabilidades.

Responsable del E.C.E.: Atiende las solicitudes de elaboracin de reportes e informes recurrentes y no recurrentes y da seguimiento a su adecuada elaboracin. Implementador: Debe asistir al responsable del E.C.E. en la emisin de datos de las tablas que componen el sistema del E.C.E. segn lo requieran las solicitudes recibidas de elaboracin de reportes e informes recurrentes y no recurrentes de tal forma que se puedan generar informes prcticos y fciles de interpretar. Responsable del rea de estadstica: Recibe y procesa a travs de su personal operativo los reportes recibidos por el responsable del E.C.E. en los diferentes sistemas de informacin institucionales. Direccin de la unidad hospitalaria, Subdirector mdico y administrativo: Autorizan la peticin de generacin de reportes e informes no recurrentes siempre y cuando stos apoyen la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria.

4. Polticas de operacin, normas y lineamientos. 1. Tratndose de la informacin y reportes recurrentes solicitados por el rea de estadstica de la unidad hospitalaria, el responsable del E.C.E. transferir stos acorde con el calendario estadstico y con las especificaciones solicitadas por la Jefatura de Departamento de Estadstica de la Direccin de Planeacin y Evaluacin de los SSM. 2. Tratndose de la informacin y reportes no recurrentes, los responsables de los distintos servicios y departamentos que componen a la unidad hospitalaria deben, a travs de la Direccion de la unidad hospitalaria, la Subdireccion Mdica o la Subdireccin Administrativa (segn corresponda), hacer llegar sus solicitudes de informacin para su debida autorizacin. 3. La entrega de la informacin y reportes, tanto recurrentes como no recurrentes, ser realizada en formato digitalizado y en archivos de excel. 4. La interpretacin, anlisis, conclusiones y uso que se derive de la informacin o reportes recurrentes y no recurrentes proporcionada por el responsable del E.C.E. es responsabilidad del rea o usuario solicitante de la misma. 5. El manejo de la informacin privada y de los datos personales de los pacientes contenida en el sistema del E.C.E. se debe alinear y ajustar a las disposiciones federales y estatales contenidas en las leyes y reglamentos existentes en materia de informacin pblica, estadstica y proteccin de datos personales. 6. La informacin y reportes solicitados de manera no recurrente deben poseer la mayor especificicacin en cuanto al tipo de variables, temporalidad, periodos y dems datos que faciliten la consulta del sistema del E.C.E. y la
Elabor: Nombre Cargo Firma Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 L.I. Carlos M Chvez G Responsable del E.C.E. CONTROL DE EMISIN Revis: Dr. Jorge Mario Lpez Arango Director de Planeacin y Evaluacin Dr. Adrin Ramrez Alvear Director del Hospital de Cuernavaca Autoriz:

Junta de Gobierno de los SSM

Cdigo:
SSM-HGJGP-ECE -PR -02

Procedimiento para la elaboracin de reportes del E.C.E. Pagina:

2 de 8

creacin de los reportes e informes en cuestin. 5. Mtodo de Trabajo. a) Descripcin No. Act. Actividad Responsable Documento de Trabajo (No. control)

Responsables Autorizacin Informes Estadsticos. Recibe memorndum solicitando autorizacin para la emisin de reportes o informes estadsticos parciales o con (Direccin general, Subdirector mdico, periodicidad. Subdirector Administrativo) (RAIE) Es recurrente el reporte ?

Memorndum

Si la respuesta es S, pasar a la actividad 7 Si la respuesta es No, pasar a la actividad 3.

RAIE

Revisa el reporte o informes estadsticos solicitados Es procedente la solicitud?

RAIE

Si la respuesta es S, pasar a la actividad 6 Si la respuesta es No, pasar a la actividad 5.

RAIE

5 6 7

Rechaza solicitud, argumentando el motivo. Con esta actividad termina el procedimiento. Autoriza la solicitud de reportes o informes estadsticos. Enva solicitud autorizada al responsable del ECE para la elaboracin de reportes o informes estadsticos. Recibe solicitud autorizada para la elaboracin de reportes o informes estadsticos. Analiza solicitud de reportes o informes estadsticos autorizada Entrega solicitud autorizada y revisada al implementador del ECE para elaboracin del query string (vista). Recibe solicitud autorizada y revisada para elaboracin de query string (vista).
CONTROL DE EMISIN Revis: Dr. Jorge Mario Lpez Arango Director de Planeacin y Evaluacin

RAIE RAIE RAIE Responsable del ECE (RECE) RECE RECE Implementador del ECE (IECE)

Memorndum

Memorndum

9 10

Memorndum

11

Memorndum

Elabor: Nombre Cargo Firma Fecha 30 de Junio del 2011 L.I. Carlos M Chvez G Responsable del E.C.E.

Autoriz:

Dr. Adrin Ramrez Alvear Director del Hospital de Cuernavaca

Junta de Gobierno de los SSM

30 de Junio del 2011

30 de Junio del 2011

Cdigo:
SSM-HGJGP-ECE -PR -02

Procedimiento para la elaboracin de reportes del E.C.E. Pagina:

3 de 8

No. Act. 12 13 14 15

Actividad Genera query string (vista) al Responsable del ECE. Enva query string (Vista) al Responsable del ECE. Recibe Vista (Query string) para elaborar reporte o informe estadstico electrnico. Analiza vista para ver si cumple con lo solicitado. Cumple con lo solicitado?

Responsable (IECE) IECE RECE RECE

Documento de Trabajo (No. control) Archivo Digital Archivo Digital Archivo Digital

16

Si la respuesta es S, pasar a la actividad 17 Si la respuesta es No, pasar a la actividad 10

RECE

Memorndum

17

Ejecuta vista y transfiere datos a Excel. Es recurrente?

RECE

Archivo Digital

18

Si la respuesta es S, pasar a la actividad 19 Si la respuesta es No, pasar a la actividad 26.

RECE

19 20 21 22

Enva al Usuario Solicitante archivo digital Recibe archivo digital Valida informacin Es vlida? Si la respuesta es S, pasar a la actividad 23 Si la respuesta es No, pasar a la actividad 24. Procesa informacin en sistema institucional. Con esta actividad termina el procedimiento. Enva solicitud para correccin de los datos recibidos al Responsable del ECE Recibe solicitud de correccin y procesar estas. Se conecta a la actividad 19. Enva Archivo digital al usuario solicitante. Recibe archivo digital con reporte o informacin estadstica Con esta actividad concluye el procedimiento.

RECE Usuario Solicitante (US) US US

Archivo digital Archivo digital Archivo digital

23 24

US US Memorndum Archivo digital Memorndum Archivo digital Memorndum Archivo digital Agenda electrnica

25

RECE

26 27

RECE RAIE

Elabor: Nombre Cargo Firma Fecha 30 de Junio del 2011 L.I. Carlos M Chvez G Responsable del E.C.E.

CONTROL DE EMISIN Revis: Dr. Jorge Mario Lpez Arango Director de Planeacin y Evaluacin Dr. Adrin Ramrez Alvear Director del Hospital de Cuernavaca

Autoriz:

Junta de Gobierno de los SSM

30 de Junio del 2011

30 de Junio del 2011

Cdigo:
SSM-HGJGP-ECE -PR -02

Procedimiento para la elaboracin de reportes del E.C.E. Pagina:

4 de 8

b) Diagrama de flujo. .
RESPONSABLES AUTORIZACIN INFORMES ESTADSTICOS. RESPONSABLE DEL E.C.E. IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. USUARIO SOLICITANTE

Inicio
Recibir memorndum solicitando autorizacin para la emisin de reportes o Informes estadsticos. 1
Memorndum

Recibir solicitud autorizada para la elaboracin de reportes o informes estadsticos.

8
Memorndum

Recibir solicitud autorizada y revisada para elaboracin de query string 11

Memorndum

Analizar solicitud de reportes o informes estadsticos autorizada

9
Memorndum

Si

Es recurrente el reporte? 2 No

Revisar el informes solicitados

reporte o estadsticos
3
Memorndum

Entregar solicitud autorizada y revisada para la elaboracin del query string.

10
Memorndum

Generar query string

12 Query

Si Es procedente la solicitud? 4 No

Rechazar solicitud, argumentando el motivo.

5
Memorndum

Recibir query string para elaborar reporte o informe estadstico electrnico 14

Query

Enviar query string al Responsable del ECE.

13 Query

Analizar vista para ver si cumple con lo solicitado .

15 No

Fin Autorizar la solicitud de reportes o informes estadsticos.

6

Cumple con lo solicitado? 16

Si 17

Enviar solicitud autorizada para la elaboracin de reportes o informes estadsticos.

7

Elabor: Nombre Cargo Firma Fecha 30 de Junio del 2011 L.I. Carlos M Chvez G Responsable del E.C.E.

CONTROL DE EMISIN Revis: Dr. Jorge Mario Lpez Arango Director de Planeacin y Evaluacin Dr. Adrin Ramrez Alvear Director del Hospital de Cuernavaca

Autoriz:

Junta de Gobierno de los SSM

30 de Junio del 2011

30 de Junio del 2011

Cdigo:
SSM-HGJGP-ECE -PR -02

Procedimiento para la elaboracin de reportes del E.C.E. Pagina:

5 de 8

.
RESPONSABLES AUTORIZACIN INFORMES ESTADSTICOS. RESPONSABLE DEL E.C.E. IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. USUARIO SOLICITANTE

17

Ejecutar vista y transferir datos a Excel.

17
Archivo Excel

Es recurrente? Si 18

No 26

Enviar archivo digital

19
Memorndum

Recibir memo con archivo digital de la base de datos solicitada para su revisin
20
Memorndum

Archivo Excel

Archivo Excel

Validar si los datos son correctos

21

No
24 Los Datos son correctos? 22

Si
Procesar informacin en sistema institucional.
23

Fin

Elabor: Nombre Cargo Firma Fecha 30 de Junio del 2011 L.I. Carlos M Chvez G Responsable del E.C.E.

CONTROL DE EMISIN Revis: Dr. Jorge Mario Lpez Arango Director de Planeacin y Evaluacin Dr. Adrin Ramrez Alvear Director del Hospital de Cuernavaca

Autoriz:

Junta de Gobierno de los SSM

30 de Junio del 2011

30 de Junio del 2011

Cdigo:
SSM-HGJGP-ECE -PR -02

Procedimiento para la elaboracin de reportes del E.C.E. Pagina:

6 de 8

.
RESPONSABLES AUTORIZACIN INFORMES ESTADSTICOS. RESPONSABLE DEL E.C.E. IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. USUARIO SOLICITANTE

22

Recibe, corrige y reenva solicitud con datos corregidos.

25
Memo Archivo digital

Enva solicitud para correccin de los datos recibidos.

24
Memorndum Archivo digital

19

18

Enva Memorndum con el Archivo digital conteniendo los reportes o informacin estadstica al usuario solicitante. 26
Memorndum Archivo digital

Recibe Memorndum con el Archivo digital conteniendo los reportes o informacin estadstica.
27
Memorndum Archivo digital

Fin

Elabor: Nombre Cargo Firma Fecha 30 de Junio del 2011 L.I. Carlos M Chvez G Responsable del E.C.E.

CONTROL DE EMISIN Revis: Dr. Jorge Mario Lpez Arango Director de Planeacin y Evaluacin Dr. Adrin Ramrez Alvear Director del Hospital de Cuernavaca

Autoriz:

Junta de Gobierno de los SSM

30 de Junio del 2011

30 de Junio del 2011

Cdigo:
SSM-HGJGP-ECE -PR -02

Procedimiento para la elaboracin de reportes del E.C.E. Pagina:

7 de 8

c) Documentos de referencia Documento Ley de informacin pblica, estadstica y proteccin de datos personales del estado de Morelos d) Registros. No. No aplica Nombre y Cdigo del Documento Responsable de su custodia Tiempo de Retencin Cdigo No aplica

6. Estndares ptimos de Desempeo 1. Atender el 100% de las solicitudes de informacin y reportes no recurrentes que apoyen la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria. 2. Proporcionar el 100% de la informacin y reportes recurrentes en tiempo y forma solicitada por el rea de estadstica de la unidad hospitalaria. 7. Objetivos de Calidad Facilitar el acceso a la informacin contenida en el sistema del E.C.E. de manera veraz y oportuna. 8. Glosario. Archivo Digital: Tambin denominado Fichero, es una unidad de datos o informacin almacenada en algn medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora, estos se diferencian de los emas por su nombre propio y extensin Expediente Clnico Electrnico (ECE): Conjunto de programas conformados en mdulos, los cuales integrados en s, permiten que el personal de una unidad hospitalaria complemente y de seguimiento al expediente clnico de los pacientes. Informes y reportes recurrentes: Son aquellos documentos que se generan con una periodicidad fija. Informes y reportes no recurrentes: Son aquellos documentos que se generan con una periodicidad variable o por nica vez. Query string: Cadena de consulta, este trmino generalmente se utiliza para hacer referencia a una interaccin con una base de datos. Responsables Autorizacin Informes Estadsticos: Integrado por el Director General, Subdirector Mdico y Subdirector Administrativo, para revisar y autorizar Reportes e Informes estadsticos de la Unidad Hospitalaria. Vistas de SQL: Grupo de campos compuesto por diferentes tablas de datos pertenecientes a un sistema.

Elabor: Nombre Cargo Firma Fecha 30 de Junio del 2011 L.I. Carlos M Chvez G Responsable del E.C.E.

CONTROL DE EMISIN Revis: Dr. Jorge Mario Lpez Arango Director de Planeacin y Evaluacin Dr. Adrin Ramrez Alvear Director del Hospital de Cuernavaca

Autoriz:

Junta de Gobierno de los SSM

30 de Junio del 2011

30 de Junio del 2011

Cdigo:
SSM-HGJGP-ECE -PR -02

Procedimiento para la elaboracin de reportes del E.C.E. Pagina:

8 de 8

9. Cambios en esta versin Nmero de revisin No aplica 10. Anexos. No aplica Fecha de actualizacin No aplica Descripcin del cambio No aplica

Elabor: Nombre Cargo Firma Fecha 30 de Junio del 2011 L.I. Carlos M Chvez G Responsable del E.C.E.

CONTROL DE EMISIN Revis: Dr. Jorge Mario Lpez Arango Director de Planeacin y Evaluacin Dr. Adrin Ramrez Alvear Director del Hospital de Cuernavaca

Autoriz:

Junta de Gobierno de los SSM

30 de Junio del 2011

30 de Junio del 2011