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Teoria de Sistemas O surgimento da Teoria de Sistemas, em 1951, provocou vrias modificaes no estudo da administrao das empresas, principalmente pela

sua elevada abrangncia no tratamento dos assuntos administrativos. O incio da Teoria de Sistemas, como parte integrante da Escola Sistmica, est baseado em trs razes principais: a) Integrao de todas as abordagens da administrao at ento estudas Essa questo da plena integrao foi extrapolada, inclusive e principalmente, para o estudo das empresas, em que elas devem ser consideradas como a juno interativa entre vrias partes que devem ter, cada uma, a funo especfica e necessria para o funcionamento e o desenvolvimento das empresas. b) Visualizao das empresas no contexto ecolgico A ecologia estabelece que os elementos do universo no so independentes, mas dependentes. Essa situao refora a razo anteriormente apresentada, pois a ecologia pode serr aplicada a qualquer tipo de sistema, como o caso das empresas. Essa dinmica da ecologia aplicada nas empresas mostrou que, ao se fazer uma modificao em uma parte ou rea da empresa, ocorrero alteraes em outra partes, ou mesmo em toda a empresa; c) Necessidade de melhor tratamento do todo e das partes das questes administrativas das empresas Existem sistemas abertos, como as empresas, e sistemas fechados, como os fsicos ou mecnicos. Um sistema pode ser considerado fechado quando seu resultado final simplesmente estabelecido pela sua situao inicial. Ou seja, o resultado final s ser alterado se as situaes iniciais e o processamento do sistema forem alterados. Os sistemas abertos como as empresas so todos os sistemas considerados como vivos, os quais trocam energia, matria, recursos e informaes com o seu ambiente que est fora da empresa , possibilitando alterar, anular, aumentar ou diminuir os elementos que compem a empresa considerada. Os estudiosos de sistemas, em vez de explicar o todo em termos de suas partes raciocnio utilizado at ento , explicam as partes em termos do todo. O principal idealizador da Teoria de Sistemas foi Ludwig von Bertalanffy, mas outros estudiosos da administrao proporcionaram fortes contribuies, tais como Kenneth Ewart Boulding, C. West Churchman, Fremont Ellsworth Kast, Daniel Katz, Eric John Miller, Paul Roger Lawrence, Jay Lorsh e Russel Lincoln Ackoff

1 Contribuies da teoria A Teoria de Sistemas proporcionou duas contribuies principais para a prtica da administrao pelas empresas. Essas contribuies so: a) Maior facilidade no estabelecimento dos objetivos das empresas A prpria lgica da Teoria de Sistemas, que determina onde so identificados os componentes de um sistema ver Figura 1.4 , facilita o processo de estabelecimento dos objetivos das empresas. Este um aspecto importante e serve tambm para vrios outros assuntos administrativos, tais como processos, cenrios, estratgias, conforme evidenciado ao longo dos captulos do livro. b) Anlise estruturada das empresas, de cada uma de suas partes e do ambiente empresarial A Teoria de Sistemas propicia a anlise estruturada da empresa, de cada uma de suas partes, de seu relacionamento interativo com o ambiente empresarial onde esto outros fatores ou variveis no controlveis , bem como de sua interao com outras empresas. Portanto, a Teoria de Sistemas proporciona uma viso mais abrangente da empresa e de seus assuntos administrativos, facilitando para que o senso crtico e o nvel de conhecimento das pessoas sejam mais fortes e sustentados. II Instrumentos administrativos resultantes Podem ser considerados trs instrumentos administrativos principais como decorrentes ou aprimorados da Teoria de Sistema. So eles: a) Estruturao de sistemas A Teoria de Sistemas tem sofrido evolues ao longo do tempo e, de maneira geral, pode-se considerar que o moderno enfoque de sistemas procura desenvolver: Uma tcnica para lidar com a amplitude e a complexidade das empresas; Uma viso interativa do todo, a qual no permite a anlise em separado das partes, em virtude das intricadas relaes das partes entre si e como o todo, as quais no podem ser tratadas fora de contexto do todo; e O estudo das relaes entre os elementos componentes em preferncia ao estudo dos elementos em si, destacando-se o processo e as possibilidades de transio, especificados em funo de seus arranjos estruturais e da sua dinmica. Esta questo se aprimorou com a Teoria da Administrao por Processos (ver seo 1.4.12).

Nesse contexto, sistema pode ser definido como a seguir: Sistema um conjunto de partes interativas e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo.

Os sistemas apresentam alguns componentes, a saber: Os objetivos, que se referem tanto aos objetos dos usurios do sistema, quanto aos do prprio sistema considerado. O objetivo a prpria razo de existncia do sistema, ou seja, a finalidade para qual o sistema foi criado; As entradas do sistema, cuja funo caracteriza as foras que fornecem ao sistema os materiais, as energias e as informaes para a operao ou processo, o qual gera determinadas sadas do sistema que devem estar em sintonia com os objetivos anteriormente estabelecidos; O processo de transformao do sistema, que definido como a funo que possibilita a transformao de um insumo (entrada) em um produto, servio ou resultado (sada). Esse processador a maneira pela qual os elementos componentes do sistema interagem no sentido de produzir as sadas desejadas. As sadas do sistemas, que correspondem aos resultados do processo de transformao. As sadas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e relaes do sistema. As sadas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema; e tendo em vista o processo de controle e avaliao, devem ser quantificveis, de acordo com critrios e parmetros previamente fixados; Os controles e as avaliaes do sistema, principalmente para verificar se as sadas esto coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e a avaliao de maneira adequada, necessria uma medida, chamada padro ou indicador de desempenho ver seo 7.3.2 ; e A retroalimentao, ou realimentao, ou feedback do sistema, que pode ser considerada como a reintroduo de uma sada sob a forma de informao. A realimentao um processo de comunicao que reage a cada entrada de informao, incorporando o resultado da ao-resposta desencadeada por meio de nova informao, a qual afetar seu comportamento subsequente, e assim sucessivamente. Essa realimentao um instrumento de regulao retroativa ou de controle, em que as informaes realimentadas so resultados das divergncias verificadas entre as respostas de um sistema e os parmetros previamente estabelecidos. Portanto, a finalidade do controle reduzir as discrepncias ao mnimo, bem com propiciar uma situao em que esse sistema se torne auto-regulador.

Os componentes de um sistema podem ser verificados na figura 1.4:

Xed OBJETIVOS

ENTRADA

PROCESSO DE TRANSFORMAO

SADAS CONTROLE E AVALIAO

RETROALIMENTAO

FIGURA 1.4

Componentes do Sistema.

Existem os limites do sistema, dentro dos quais se analisa como o ambiente influi ou influenciado pelo sistema considerado. Ambiente do sistema o conjunto de elementos que no pertencem ao sistema, mas qualquer alterao no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alterao nos seus elementos pode mudar ou alterar os sistema.

A segunda situao (atuao dos elementos do ambiente provocando alteraes no sistema) mais fcil de ocorrer do que a primeira situao (atuao do sistema alterando os elementos do ambiente). O ambiente de um sistema, representado por uma empresa, pode ser visualizado na figura 1.5: Mercado de Mo-de-obra

Governo

Concorrncia

Fornecedores Sistema Financeiro

EMPRESA

Consumidores Comunidade

Sindicatos

Tecnologia Ambiente de sistema empresarial

FIGURA 1.5

A figura 1.5 apresenta o ambiente do sistema empresa. Portanto, o foco de estudo a empresa como um todo. Naturalmente, pode-se considerar o ambiente para qualquer amplitude de sistema, como sistema oramentrio, gesto de pessoas, finanas, tecnologia etc. Nesse caso, podem estar no ambiente do sistema considerado tanto variveis dentro da prpria empresa, como variveis que esto fora da referida empresa. O ambiente tambm chamado de meio ambiente, meio externo, meio ou entorno. O executivo deve considerar, no mnimo, trs nveis de hierarquia de sistemas, a saber: Sistema: o que se est estudando ou considerando; Subsistemas: so as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema; e Supersistema ou ecossistema: o todo, sendo que o sistema um subsistema dele.

ECOSSISTEMA SISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA

FIGURA 1.6

Nveis do Sistema.

Quando os profissionais das empresas sabem trabalhar com os sistemas administrativos, existe a possibilidade de se estabelecer a trajetria dos sistemas ao longo do tempo. Pode-se, ainda, por meio de adequada utilizao de instrumentos de planejamento, organizao, direo, gesto de pessoas e avaliao, os quais so funes da administrao ver seo 2.2.5 e Parte II , determinar a trajetria desejada. Ou seja, um exemplo efetivo de que os ensinamentos da Teoria de Sistemas se relaciona com os estudos de todas as outras teorias da administrao. um aspecto que muito auxilia na alavancagem desse processo o nvel de qualidade das informaes. A tendncia para sistemas mais complexos e diferenciados estabelece que os sistemas so particularmente dinmicos, variando, entretanto, a velocidade e as maneiras pelas quais

os mesmos vo tornando-se complexos e diferenciados ao longo do tempo. O avano tecnolgico, o crescimento dos mercados, o incremento da concorrncia, o aumento da complexidade e da efervescncia dos aspectos econmicos, polticos e sociais levam os sistemas mais simples a se transformarem em complexos, caracterizando-se em consequncia, por um volume maior de entropia positiva desgaste e desagregao, e exigindo tcnicas mais avanadas para evitar o seu envelhecimento e morte. E essa uma realidade que est acontecendo no mundo atual. Esse processo de mudana global se intensificar ao longo das prximas dcadas e as empresas sistemas que no estiverem atentas a isso estaro fadadas entropia positiva, ao envelhecimento e morte. b) Sistemas de informaes gerenciais Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG) o processo de transformao de dados em informaes que so utilizadas na estrutura decisria da empresa, proporcionando, ainda, a sustentao administrativa para otimizar os resultados esperados. Quando se considera o SIG, deve-se saber que o mesmo aborda apenas uma parte das informaes globais das empresas. Essa situao pode ser visualizada na Figura 1.7

AMBIENTE EMPRESARIAL
SISTEMAS DE INFORMAES EXTERNAS

SISTEMA GLOBAL DE INFORMAES

(PARTE)

(SIG)

EMPRESA
SISTEMAS DE INFORMAES INTERNAS

FIGURA 1.7

Sistemas de informaes e as empresas.

O SIG no deve ser encarado como modismo em administrao. Isso porque os modismos ideias prontas, acabadas e efmeras geralmente se enquadram nos chamados pacotes, os quais, se seguidos risca, levam as empresas ao caos administrativos. As empresas passam por vrios momentos de crise ao longo de sua existncia, sendo que as causas podem ser tanto externas ambientais ou no controlveis como internas ou controlveis.

Isso porque, nesse contexto, o SIG pode representar tanto o insumo quanto o resultado do tratamento de cada uma das atividades da empresa de forma interativa para com o seu prprio processo decisrio. O SIG deve ser muito bem desenvolvido e implementado e ter efetiva colaborao na adequao das empresas perante os pontos bsicos inerentes a um cenrio provvel para as economias nacional e internacional. O desenvolvimento do SIG envolve alto nvel de criatividade e realizao das pessoas participantes. Isso porque, a partir de um problema identificado, o executivo deve explicitar elevada criatividade para chegar at a deciso a ser operacionalizada. E a sua satisfao e realizao, como profissional, podem ocorrer no momento em que o processo decisrio apresentar os resultados esperados e que foram anteriormente estabelecidos nos diversos planejamentos elaborados pela empresa (ver seo 3.3). Alm disso, o processo envolve fatores comportamentais que o tornam ainda mais interessante. Alguns desses fatores so: cultura organizacional ver sep 5.3.1 , emoo, instinto, expectativas e necessidades. Isso porque, conforme explicado pelas quatro teorias da administrao da Escola Humanista ver sees 1.4.4 a 1.4.7 , qualquer programa de desenvolvimento deve comear pelas pessoas; caso contrrio, esse programa no ter qualquer nvel de sustentao. Isso porque a administrao est, cada vez mais, focada nas pessoas, as quais representam o ncleo da deciso. A prtica administrativa tem demonstrado que, geralmente, existe dificuldade de avaliar, de forma quantitativa, qual o efetivo benefcio de um sistemas de informaes gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisrio. Entretanto, este no deve ser um problema maior para o profissional da empresa que sabe trabalhar com os conceitos e a prtica proporcionada pelos ensinamentos da administrao. Com base no que foi apresentado at este momento, possvel pensar em um modelo geral do SIG nas empresas, que pode ser visualizado na Figura 1.8:

PLANEJAMENTO

CONHECIMENTO, CAPACITAO PROFISSIONAL E HABILIDADE DAS PESSOAS

SIG

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PROCESSOS E PROCEDIMENTO ADMONISTATIVO S

CONTROLE E AVALIAO

FIGURA 1.8

Modelo geral do SIG

O modelo geral evidencia perfeita interao do SIG com os objetivos, estratgias e polticas estabelecidos por meio de processos de planejamento estratgicos, tcitos e operacionais , com as unidades organizacionais estabelecidas pelo delineamento da estrutura organizacional e com processos e os procedimentos administrativos formalizados; com as pessoas, principalmente quanto ao conhecimento, a capacitao profissional, a habilidade e o comportamento, bem como o processo de controle e avaliao como um todo. Naturalmente, existe tambm a funo de direo coordenao e orientao dessas vrias funes apresentadas no modelo geral de SIG, sem a qual nada, ou praticamente nada, ir acontecer. Portanto, procurou-se, no modelo geral de SIG, respeitar as funes bsicas de um executivo, que so as inerentes a planejamento, organizao, gesto de pessoas, direo e controle (ver seo 2.2.5: funes da administrao e detalhes na Parte II). Pelo que foi apresentado, pode-se considerar, pela prtica administrativa, sustentada pela Teoria de Sistemas, que o SIG das empresas tem dez componentes, conforme apresentado na Figura 1.9:

DADOS

TRATAMENTO C O O R D E N A O RELATRIOS GERENCIAIS

INFORMAES

ALTERNATIVAS

DECISES

RECURSOS

RESULTADOS

CONTROLE E AVALIAO FIGURA 1.9 Componentes do SIG

A seguir, so apresentados os conceitos de cada um dos componentes do SIG, a saber: Dado o elemento identificado em sua forma bruta que, por si s, no conduz a uma compreenso de um fato ou situao.

Tratamento a transformao de um insumo (dado) em um resultado administrvel (informao).

Informao o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decises.

Alternativa a ao sucednea que pode levar, de forma diferente, ao mesmo resultado.

Deciso a escolha entre vrios caminhos alternativos que levam a determinado resultado.

Recurso a identificao das alocaes ao longo do processo decisrio (equipamentos, materiais, tecnologias, financeiros, humanos).

Controle e avaliao so as funes do processo administrativo que, mediante a comparao com padres previamente estabelecidos, procuram medir e avaliar o desempenho e o resultado das aes, com a finalidade de realimentar os tomadores de deciso, de forma que possam corrigir e reforar esse desempenho.

Coordenao a funo do processo administrativo que procura aproximar, ao mximo, os resultados apresentados com a situao anteriormente planejada.

Pela figura 1.9, verifica-se que os relatrios gerenciais, os quais so documentos que consolidam, de forma estruturada, as informaes para o tomador de decises, so consolidados a partir do componente informao, bem como recebem ou proporcionam influncia direta em todos os outros componentes subsequentes, representados pelas alternativas, pelas decises, pelos recursos, pelos resultados e pelo controle e avaliao do SIG. Relatrio gerencial o documento que consolida, de forma estruturada, as informaes para o tomador de decises.

c) Tecnologia da Informao Tecnologia da informao a interao estruturada entre sistemas de software e de hardware para o registro, transformao, transmisso e arquivamento de todos os tipos de informaes das empresas. Mais detalhes so apresentados na seo 12.3.4. III Principais crticas recebidas As principais crticas inerentes Teoria de Sistemas so: a) Dificuldade de aplicao prtica A Teoria de Sistemas, apesar de apresentar uma lgica interessante, abstrata quando se considera sua aplicao prtica nas empresas. Talvez o ideal seja considerar a Teoria de Sistemas como algo que contribui diretamente para a estruturao lgica do raciocnio administrativo, mas no como algo que deva ser aplicado nas diversas questes administrativas das empresas, sem um senso crtico mais forte. b) No faz distino entre os fatores de influencia do funcionamento das empresas. Por exemplo, considerando os fatores externos ou no controlveis pelas empresas, a Teoria de Sistemas no faz distino entre os fatores sociais, econmicos, polticos, tecnolgicos. c) Existncia de inverdades quanto a algumas premissas de funcionamento dos sistemas nas empresas.

Como corolrio da crtica anterior, pode-se considerar que nem sempre verdadeira a afirmao de que a alterao em um subsistema, ou parte do sistema empresa, provocar, de forma direta e inquestionvel, alteraes em toda a referida empresa. Portanto, esta relao de causa versus efeito no to ampla como apresentado pela Teoria de Sistemas. Na realidade, isto pode at ser considerado uma vantagem para a adequada administrao das empresas, pois este processo interativo leva a uma qualidade decisria melhor. d) Nem sempre as empresas esto procurando um estado de equilbrio. O princpio do estado de equilbrio, preconizado pela Teoria de Sistemas, nem sempre uma realidade nas empresas. Em algumas situaes, principalmente em casos de empresas com diferentes negcios, seus administradores podem estar procurando uma situao de desequilbrio de importncia entre seus diferentes negcios, suas diferentes tecnologias, seus diferentes mercados.

IV Algumas evolues da teoria Podem ser consideradas duas evolues bsicas: a) Maior aplicao dos ensinamentos da Teoria de Sistemas pelas outras escolas e teorias da administrao A Teoria de Sistemas pode ser considerada no apenas uma teoria em si pelos benefcios especficos proporcionados para a administrao das empresas , mas tambm uma teoria que contribuiu, direta ou indiretamente, de forma menos ou mais intensa, para o desenvolvimento e a aplicao prtica das outras teorias da administrao. Isso porque ela estruturou e consolidou o chamado pensamento sistmico, o qual interliga o todo e cada uma das partes de cada um dos assuntos administrativos nas empresas. b) Progressiva melhor identificao de quem quem no processo decisrio nas empresas Essa situao ocorre porque, conforme j explicado, a qualidade do processo decisrio depende de trs fatores: Da qualidade das informaes disponveis; Da qualidade do processo onde estas informaes esto alocadas; e Da qualidade do decisor, ou seja, de quem toma a deciso.

E a Teoria dos Sistemas estruturou toda esta lgica do processo decisrio nas empresas; e os bons e os maus decisores comearam a ser identificados sem maiores dificuldades