Los Documentos en El Comercio Internacional

UT.3.
Los documentos en el comercio internacional
1.- CLASES DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 2

1.1.Clases de documentos: documentos financieros y documentos comerciales ........................... 2 1.2.Clasificacin de los documentos comerciales ........................................................................... 2 Documentos administrativos ........................................................................................................ 2 Documentos de transporte ........................................................................................................... 3 Documentos de seguro ................................................................................................................ 6 Documentos de informacin ........................................................................................................ 7 La oferta comercial ................................................................................................................. 7 Factura comercial ................................................................................................................. 10 Factura proforma .................................................................................................................. 11 Lista de bultos o contenido (Packing list) ............................................................................. 12 Certificados .......................................................................................................................... 12
2. FUNCIONES A DESEMPEAR POR EL SERVICIO DE EXPORTACION DE UNA PYME ............................................................................................................................... 15

2.1.CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................... 16 2.2.DOCUMENTACION DEL PROCESO EXPORTADOR ............................................................ 17 2.3.LOS AUXILIARES DE LA EXPORTACION: EL EMBALADOR, LOS TRANSITARIOS, LOS TRANSPORTISTAS, LOS BANCOS GESTORES ........................................................................ 18 2.4.EL VIAJE COMERCIAL ........................................................................................................... 20
3. DESARROLLO DE UN CASO PRCTICO DE TRAMITACIN DE UNA EXPORTACIN ............................................................................................................... 20
1.- CLASES DE DOCUMENTOS

1.1.Clases de documentos: documentos financieros y documentos comerciales
Las Uniform Rules for Collections de la Cmara de Comercio Internacional establecen una definicinclasificacin de los documentos en el comercio internacional de la siguiente forma: La expresin Documentos financieros significa letras de cambio, pagars, cheques u otros instrumentos anlogos utilizados para obtener el pago. La expresin Documentos comerciales significa facturas, documentos de transporte, documentos de ttulo u otros documentos anlogos o cualquier otro documento que no sa un documento financiero.
1.2.Clasificacin de los documentos comerciales
DOCUMENTOS Financieros Administrativos Comerciales De transporte De seguro De informacin
Al mencionar documentos administrativos, se alude a todos aquellos documentos que, necesariamente, se tendrn que obtener o presentar en la Administracin para realizar la operacin de compraventa internacional.
Documentos administrativos
Al hablar de documentos administrativos es importante hacer una primera distincin sobre la operacin a la que nos estamos refiriendo, es decir, nos referimos a exportacin o importacin? o nos referimos a una compraventa intracomunitaria? Desde el 1 de enero de 1993, entrada en vigor del Mercado nico, el tratamiento administrativo es diferente. Intercambios comunitarios Suponen la realizacin de determinadas obligaciones documentales a efectos fiscales (IVA) y estadsticos. Cuando se realizan adquisiciones o entregas intracomunitarias hay que presentar en la Administracin de Hacienda, trimestralmente, l modelo 349. Declaracin recapitulativa, con el que se informa a la Administracin detalladamente de las operaciones intracomunitarias realizadas durante el trimestre.

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Las operaciones intracomunitarias obligan, siempre que se haya superado la cifra de 130.000 euros de ventas o compras, en el ao anterior o en el ao en curso, a realizar la presentacin INTRASTAT, para que la Administracin realice las estadsticas del comercio exterior de Espaa con el resto de pases comunitarios. Debe presentarse mensualmente a la autoridad aduanera. Intercambios no comunitarios Con la entrada en funcionamiento del mercado nico, el 1 de enero de 1993, se unifica la poltica comercial comunitaria frente a terceros pases. Importaciones En las circulares de la Secretara General de comercio Exterior, se recopilan los regmenes comerciales de importacin actualmente en vigor. En estas rdenes se puede apreciar el rgimen comercial del producto en cuestin y qu documento es necesario para su importacin, dependiendo de la zona o pas de origen. Los documentos ms usuales que se exigen, segn la citada Orden son: Autorizacin administrativa de importacin. AAI. Certificado de importacin. CI. Notificacin previa de importacin o documento de vigilancia comunitaria. NOPI. Licencia de importacin comunitaria. Exportaciones Los documentos ms usuales que se exigen son: Autorizacin administrativa de exportacin. AAE. Certificado de exportacin. CE. Notificacin previa de exportacin o documento de vigilancia comunitaria. NOPE. Licencia de exportacin comunitaria.
Pese a la aparente complejidad, en la prctica en lo que a exportacin se refiere, suele aplicarse el criterio general de libertad comercial, siendo los documentos citados de uso en pocos casos. A efectos aduaneros, tanto en las exportaciones como en las importaciones, hay que realizar el despacho de aduanas de la mercanca, utilizndose el documento nico administrativo, DUA. Existen otros documentos que se obtienen en diferentes Ministerios y que se necesitarn para determinadas operaciones de comercio exterior, pero se consideran documentos informativos no autorizaciones, y por tanto se incluyen en otro apartado.
Documentos de transporte
Transporte martimo Recibo de a bordo: recibo provisional que acredita que el cargador ha efectuado el embarque de las mercancas. Lista de embarque: lista completa del nmero de bultos y de su contenido. Simplifica la labor del personal de aduanas encargado de la inspeccin.

Proforma B/L Conocimiento de embarque (bill of lading B/L) Es el documento que recibe el cargador, emitido por el capitn del barco o naviera. Funciones: prueba del contrato de transporte representa el ttulo de la propiedad de la mercanca a su tenedor Es acuse de recibo de las mercancas e informa del estado en que stas se encontraban cuando se recibieron por el capitn del barco.
Segn el estado de la mercanca al ser emitidos: Limpio (clean): no hay anotaciones realizadas en l que indiquen que est la mercanca o embalaje en mal estado. Sucio (dirty): hay anotaciones del capitn espresando posible mal estado de la mercanca o embalaje. Supone rechazo por parte de los bancos al pagar los crditos documentarios. Hay que tener en cuenta que muchos de los problemas que se pueden tener en los crditos documentarios estn relacionados con los documentos de transporte, en muchas ocasiones, porque el crdito indica un tipo de documento que no es el apropiado para la forma de transporte que se va a utilizar. Pliza de fletamento (charter party) Cuando se transportan grandes cantidades y se utiliza un buque completo para efectuar un viaje o varios viajes o durante un perodo determinado de tiempo, estamos en el denominado transporte tramp. El charter party es solamente un contrato, sin valor de recibo ni ttulo de propiedad. En l se establecen todas las clusulas que prevn las condiciones en que se va a realizar el transporte, debindose emitir un conocimiento de embarque sujeto al contrato de fletamento (charter bill of lading).
Transporte por carretera Carta de porte CMR El documento ms importante en el transporte internacional por carretera es el establecido en el Convenio CMR, entrando en vigor en Espaa en mayo de 1974. Este convenio, en lo que nos afecta, recoge criterios sobre el contrato de transporte de, mercancas por carretera, y unifica la carta de porte internacional, denominada carta de porte CMR. El convenio marca la obligatoriedad de su aplicacin siempre que el lugar de origen y destino del transporte estn situados en pases diferentes y, al menos, uno de ambos sea signatario del convenio CMR. Afecta a nuestro pas en todos sus movimientos al exterior por carretera, al ser pas signatario. Hay que tener en cuenta que no es de aplicacin para transportes postales, mudanzas, transportes funerarios y transportes por cuenta propia. La carta de porte CMR, prueba la realizacin del contrato de transporte y es prueba de recibo de la mercanca por el transportista, pero no supone para su poseedor la propiedad de las mismas.

Cuaderno TIR Este convenio es un convenio aduanero y supone la no inspeccin de los camiones precintados y amparados bajo un cuaderno TIR, en las aduanas de trnsito, entre dos pases diferentes. La mercanca viajar en un camin precintado, deber ir amparada por un cuaderno TIR, que se visar en todas las aduanas de paso, e ir garantizada o avalada, ante las aduanas, mediante un sistema de fianzas por una entidad garante, que en el caso de Espaa es la Asociacin de Transportistas Internacionales por Carretera (ASTIC). Actualmente, con la supresin de los controles aduaneros entre pases miembros de la UE por la entrada en vigor del mercado interior, ha descendido mucho su utilizacin. Transporte por ferrocarril Carta de porte ferroviario (CIM) El transporte ferroviario internacional de mercancas est regulado, principalmente, por el Convenio Internacional sobre Transporte de Mercancas por Ferrocarril (CIM), realizado en Berna. En el convenio citado, se regula la carta de porte que debe emitirse para los transportes internacionales por ferrocarril, que valdr como justificacin del contrato realizado, y corresponder al expedidor presentarla debidamente cumplimentada. Se emite de forma nominativa, no se puede transmitir por endoso y una misma carta de porte ampara todo el trayecto, independientemente del nmero de ferrocarriles que intervengan en su ejecucin. Determinados tipos de transporte por ferrocarril tienen reglamentaciones especficas, que afectan a las cartas de porte. (Contenedores, mercancas peligrosas, vagones con propietario.) Declaracin TIF Podemos decir, por analoga con el ya mencionado Convenio TIR, que el Convenio TIF no es un convenio de transporte, sino un convenio aduanero. Tiene por objeto facilitar el trnsito de las mercancas transportadas por ferrocarril, en las aduanas de los diferentes pases. Al igual que el Convenio TIR, las mercancas viajarn con precinto aduanero, amparadas bajo una declaracin TIR, y con un sistema de garantas realizado generalmente por las administraciones ferroviarias de los diferentes pases. Como sucede con el cuaderno TIR, la entrada en vigor del mercado interior, ha supuesto que slo pueda ser utilizado para envos a pases terceros, con lo cual su uso ha quedado muy limitado.
Transporte areo Conocimiento areo (Airway Bill) Es el documento que justifica el contrato de transporte areo realizado entre cargador y transportista, no es endosable y no constituye ttulo de propiedad de la mercanca. El expedidor es quien se responsabiliza de su realizacin, lo que implica que en muchas ocasiones, por su complejidad, haya que acudir a un agente de carga area.

Hay que destacar que, adems de ser prueba del contrato, sirve como acuse de recibo de la mercanca por parte del transportista, carta de instrucciones al transportista (manipulacin, cuidados, entrega, etc.), declaracin para el despacho de aduanas, da fe del peso, dimensiones, bultos y embalajes, y sirve de certificado de seguro si el expedidor as lo requiere y consigna la cuanta del valor asegurado. El modelo que se utiliza, es el realizado por la International Air Transport Association-IATA. Transporte multimodal Documento de Transporte Multimodal FBL Cuando una mercanca viaja por diferentes medios de transporte hasta llegar a su destino, bajo responsabilidad de una sola persona o empresa, en general, se habla de transporte multimodal. En definitiva, con un solo contrato, firmado entre cargador y una empresa especializada (transitario), se utilizan varios transportistas, por diferentes medios de transporte, y sin ruptura de carga (utilizacin del contenedor). El documento que constituye el tipo de contrato mencionado, entre cargador y porteador es el denominado Documento de Transporte Multimodal, regulado por el Convenio de Ginebra de 1980, que an no ha entrado en vigor por falta de ratificaciones de los pases. El Documento de Transporte Multimodal FBL est realizado por la Federacin Internacional de Transitarios (FIATA). Este documento es prueba del contrato de transporte, ttulo de crdito y acuse de recibo de las mercancas por parte del transitario.
Documentos de seguro
En las operaciones de exportacin e importacin, el transporte de las mercancas puede ser largo, con lo cual, aumenta el riesgo de que stas puedan sufrir algn dao, prdida o deterioro. En ese caso, la responsabilidad del transportista no es absoluta, limitndose, al existir clusulas de exoneracin, a actuaciones negligentes. Ese es el motivo por el que la mercanca debe ser asegurada por el comprador o por el vendedor, dependiendo del INCOTERM pactado. Para ello, es aconsejable dirigirse a una compaa de seguros que opere en el ramo del transporte, y suscribir una pliza de seguro. La pliza de seguro, documento nominativo o a la orden y endosable, es en definitiva el contrato de seguro entre la compaa aseguradora y el asegurado, establecindose en ella las caractersticas del mismo, a travs de condiciones generales, particulares y especiales. Al igual que los documentos de transporte, los documentos de seguro son muy importantes en los medios de cobro-pago documentarios, exigindose en muchas ocasiones por parte del importador, que el seguro suscrito cubra determinados riesgos. Las plizas de seguro pueden ser de dos tipos: La pliza de seguro individual cubre los riesgos de una determinada mercanca en un determinado viaje, plazo y buque designado, y en ella aparece todo el clausurado pactado entre asegurador y asegurado. La pliza de seguro global cubre los riesgos de varias expediciones que se realicen durante un cierto perodo de tiempo, siguiendo unas rutas determinadas y con los lmites que se hayan fijado previamente.

En este caso, cuando se va a realizar una expedicin concreta, amparada por la pliza de seguro global, el asegurado recibir de la compaa de seguros como resguardo acreditativo, el documento denominado Certificado de Seguro. El inconveniente de este documento es que no se especifica en l las condiciones generales del seguro, que s figuran en la pliza correspondiente, lo que suele ser un inconveniente para su aceptacin por los bancos, cuando en un crdito documentario, se solicita expresamente una pliza de seguro.
Documentos de informacin
El importador de una determinada mercanca suele exigir que, adems de los documentos de transporte y seguro, el exportador presente una serie de documentos que informen sobre determinadas cuestiones relacionadas con las mercancas, como pueden ser su origen, calidad y cantidad, estado sanitario o fitosanitario, composicin, etc. Estos documentos son los denominados de informacin y, en muchas ocasiones, son exigidos porque as lo establece la normativa del pas del importador.
La oferta comercial
1. INFORMACION BASICA DE LA OFERTA COMERCIAL.
La tradicin, los usos y las costumbres desempean en el comercio internacional el papel que juegan las leyes dentro del territorio de jurisdiccin de un pas. Miles de transacciones se realizan diariamente entre pases sin que apenas existan leyes escritas que regulen las ventas internacionales. Tal falta de normativa escrita supone que, generalmente, los compradores y vendedores no se aventuren en las ventas internacionales a realizar operaciones muy complejas sin haber antes firmado un contrato perfectamente detallado. De lo que trata, fundamentalmente, la costumbre comercial internacional es de las ventas simples; es decir, de los pactos de entrega de una mercanca concreta contra el pago de un precio determinado. En este sentido, uno de los puntos ms importantes en el desarrollo de un negocio internacional es la presentacin de ofertas. Una oferta mal elaborada representa para el exportador un compromiso innecesario, que le obliga a cumplir trminos que no han quedado claros, en caso de que el cliente los acepte. La informacin bsica que debe figurar explcitamente en la oferta es: Nombre, domicilio social y N.I.F. (en el caso de las entregas y adquisiciones intracomunitarias) de comprador y vendedor. Nombre y descripcin del producto, envase y embalaje. Cantidad mnima del pedido. Condiciones de entrega. Precio por unidad y precio total. Validez de la oferta.

La oferta no es una informacin o una proposicin de venta orientativa; debe ser lo ms completa posible, firme, clara, en el lenguaje comercial del pas del comprador (en la medida de lo posible o, en caso contrario, es recomendable el ingls) y adaptada a cada situacin. No debe dar lugar a malas interpretaciones que perjudiquen los acuerdos comerciales. Es un gran error confeccionar una oferta estndar y responder con ella a todas las demandas que se reciban.
2.- ELABORACION DE LA OFERTA COMERCIAL.

La importancia que tiene la oferta internacional para el buen desarrollo de una operacin comercial aconseja que cada empresa elabore una gua donde se contemplen todos los puntos que deben figurar en ella. Esta podra ser una relacin de elementos a tener en cuenta: PRODUCTO: Definicin completa - Parida arancelaria - Composicin - Materiales utilizados Caractersticas del funcionamiento CANTIDADES: Unidad de consumo -Total de unidades -Precio -Volumen -Dimensiones GARANTAS: Servicios postventa - Garantas de calidad - Seguros de uso - Certificaciones PRECIO: Precio por unidad - Precio total - Incoterms - Divisa de pago CONDICIONES DE EXPEDICIN: Marca Embalaje Paletizacin - Medio de transporte MEDIOS DE PAGO: Forma de pago - Plazo de pago (a la vista, a plazo, etc.) ENTREGA: Fecha de entrega - Indicar lugar de entrega, segn Incoterm VALIDEZ: Fecha completa CONDICIONES PARTICULARES: Ley aplicable Tribunal competente - Clusula de arbitraje En ciertos pases, una oferta tiene validez de contrato. La eleccin correcta del Incoterm. Es importante, asimismo, una correcta definicin de la partida arancelaria en la oferta comercial, a fin de que el importador pueda saber los aranceles a los que estarn sometidos sus productos.
3. PRESENTACION DE LA OFERTA.
La oferta enviada a un comprador es un argumento de venta; por ello, su redaccin y presentacin sern tratadas cuidadosamente, con el fin de transmitir una imagen favorable. El concepto que el cliente se forme de la empresa y sus productos depender, en un primer contacto, de la oferta recibida, que deber ser clara y, muy recomendablemente, en el lenguaje comercial del pas del comprador. Dependiendo del origen de la demanda, la oferta comercial internacional estar compuesta por un mximo de tres apartados: informe de la empresa, informe tcnico del producto e informe comercial. El informe de la empresa debe contemplar la fecha de inicio de actividades, su historia, sus recursos tcnicos y humanos, los controles de calidad, referencias, etc. Es conveniente elaborar una ficha corporativa con la informacin bsica que la empresa tiene que transmitir a los nuevos clientes. El informe tcnico debe reflejar el proceso productivo y las caractersticas de los productos. No deben revelarse datos confidenciales, limitndose a ofrecer informacin tcnico-comercial. El informe comercial debe estar adaptado a las caractersticas particulares de la demanda del cliente internacional. Veamos cuando conviene presentar unos u otros documentos:

INFORME DE CORPORATIVA:
LA
EMPRESA
FICHA
Primer contacto con un comprador internacional Cliente nuevo
INFORME TECNICO:
Primer contacto con un comprador internacional Cliente nuevo Contrato de distribucin
INFORME COMERCIAL:
Cliente nuevo Contrato de distribucin Cliente espordico Cliente ocasional Cliente habitual
4.- NEGOCIACION.
Despus de haber recibido una demanda de un comprador internacional y de haber enviado la oferta correspondiente, puede pasar un tiempo de negociacin en el que el comprador suele solicitar descuento en los precios, aplazamiento del pago, cambios en el producto, etc. Estos cambios servirn para conformar la oferta definitiva en la que se contemplarn todos los acuerdos obtenidos en el periodo de negociacin.
5.- ORDEN DE PEDIDO.

La orden de pedido es el documento que cierra la negociacin comercial por parte del comprador internacional, por lo que es necesario analizarla cuidadosamente antes de aceptarla. Conviene repasar minuciosamente cada uno de los puntos del pedido, comprobando que las condiciones corresponden a las que se han ofertado. Cualquier diferencia con la oferta enviada deber ser sealada al comprador y pedir que enve su conformidad a las modificaciones realizadas a su pedido. El pedido deber ser fiel a la oferta enviada y no debe omitir ningn dato que pueda dar pie a posteriores malentendidos.
6.- EXPEDICION.
Las pymes espaolas pueden obtener una ventaja competitiva con respecto a las grandes empresas en su servicio y trato personalizado al cliente. En este sentido, se debe hacer un esfuerzo en la correcta expedicin de las mercancas. Entre otros aspectos, cabe prestar atencin a: Puntualidad en las entregas. Paletizar de forma distinta a la habitual, cuando lo requiera el comprador. Embalar como el cliente lo pida. Respetar el orden de carga de un contenedor, solicitado por un cliente.

La expedicin de las mercancas es la ltima fase de una operacin comercial internacional. Las etapas que componen la fase de expedicin son cinco: Preparacin del pedido. Identificacin de la mercanca. Carga. Documentacin. Confirmacin.
Factura comercial
La factura comercial es el documento contable por medio del cual el vendedor solicita el pago al comprador por el importe de las mercancas y/o de los servicios suministrados. Adems se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios. Los requisitos que deben contener las facturas estn recogidos en el artculo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-14696 por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin. En vigor a partir del 1 de Enero de 2013. Como mnimo, en una factura deben figurar los siguientes datos: Nmero y, en su caso, serie. Fecha de su expedicin. Nombre y apellidos, razn o denominacin social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Nmero de Identificacin Fiscal atribuido por la Administracin espaola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, (NIF-IVA), con el que ha realizado la operacin el obligado a expedir la factura. Ms informacin en http://alfanet.es/nif-iva.php. Nmero de Identificacin Fiscal del destinatario (NIF-IVA), cuando se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta conforme al artculo 25 de la Ley del Impuesto. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Descripcin de las operaciones, consignndose todos los datos necesarios para la determinacin de la base imponible del Impuesto. Se sugiere incluir descripcin de la mercanca (cantidad, denominacin y precio), condiciones de pago y trminos de entrega (INCOTERM). El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones; La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deber consignarse por separado. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicin de la factura.
Tambin es conveniente incluir informacin adicional a la indicada anteriormente, como por ejemplo: clasificacin arancelaria, pas de origen de las mercancas, especificacin del modo de transporte, clusula de dominio, etc. En algunas ocasiones, bien el propio cliente, bien la normativa del pas del importador, exigen que la factura comercial vaya legalizada por la Cmara de Comercio e Industria correspondiente a la zona del pas del exportador, y posteriormente visada por el consulado del importador establecido en el pas del exportador. La factura comercial es necesaria para realizar tanto el despacho de exportacin como el de importacin en la aduana y suele emitirse en varios ejemplares, tantos como sean necesarios para cada uno de los trmites requeridos (aduanas, bancos, etc).

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Es muy importante, si el cobro se va a realizar a travs de un crdito documentario, atenernos a lo que marcan las Uniforms customs and practice for documentary credits-UCP-600, en cuanto a su emisin, importe y coincidencia de la descripcin de la mercanca con la establecida en el crdito. Finalmente es importante tener en cuenta que en las operaciones de comercio internacional la factura comercial debe ser conforme tambin con lo estipulado en la normativa en el pas de destino (contenido, idioma, obligacin de legalizar, etc.). Para conocer los requisitos especficos en terceros pases (fuera de la Unin Europea) se recomienda revisar la seccin de Exporters Guide to Import Formalities de la base de datos de acceso a mercados de la Comisin Europea: http://madb.europa.eu/
e-factura
La factura electrnica es una factura que, ajustndose a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturacin, ha sido expedida y recibida en formato electrnico.En todo caso la expedicin de la factura electrnica estar condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.El Reglamento de facturacin establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrnica, siempre que se garantice al obligado a su expedicin la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedicin y durante todo el periodo de conservacin. Para cumplir con la norma y que una factura electrnica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrnico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrnica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes. Ms informacin en http://www.facturae.es/es-ES/Paginas/principal.aspx
Factura proforma
La factura comercial es un documento definitivo, pero puede existir uno anterior o preparatorio que sirva como informacin de las condiciones de la operacin a realizar. Este documento preparatorio es la denominada factura proforma, que se elabora de forma idntica a la factura definitiva, es decir, con los mismos datos, y se remite al importador para informarle sobre cules van a ser las condiciones de la compraventa: precios, cantidades, formas de pago, INCOTERM, etc. En ella debe aparecer de forma clara, normalmente en la parte superior, la anotacin Factura Proforma, no suele ir firmada, y no supone vinculacin jurdica entre las partes. Factura aduanera Determinados pases exigen en sus importaciones que se presente en la aduana un documento, emitido por el exportador segn un modelo determinado, que se denomina factura aduanera, y que normalmente recoge una declaracin de valor y origen de las mercancas que se van a importar. En algunas ocasiones, los modelos de estos documentos se obtienen en el Consulado del pas de importacin o en determinadas imprentas especializadas. Factura consular Al igual que la factura aduanera, algunos pases exigen que las importaciones que realizan sus empresas vayan documentadas con una factura consular, que deber emitir el exportador, que obtendra el modelo

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en el Consulado del pas importador ubicado en el pas exportador, donde deber presentarse para su visado. Actualmente, estos documentos se utilizan por muy pocos pases, habiendo sido sustituidos por el trmite de legalizar la factura comercial en el Consulado. Al igual que la factura aduanera, estos documentos suelen ser exigidos por las aduanas de importacin, que los utilizan con efectos estadsticos o para realizar el despacho de entrada de las mercancas, y suelen informar sobre los precios y el origen de los bienes.
Lista de bultos o contenido (Packing list)

Emitido por el exportador, para facilitar la labor al transportista y a las aduanas, en l se recogen detalladamente, los bultos -uno a uno- que componen la expedicin y su contenido.
Certificados
Certificados que acreditan el origen Es necesario acreditar en casi todas las operaciones de exportacin-importacin, el origen de la mercanca. En algunas ocasiones, por unas razones comerciales o por exigencias del pas de importacin, y en otras, por la necesidad de conseguir preferencias arancelarias, esto es, normalmente reduccin en las cargas tarifarias. De esta forma se puede hablar de origen preferencial y origen no preferencial, segn si su necesidad de acreditacin es para conseguir o no preferencias en el trato arancelario. El origen no preferencial normalmente se justifica con el denominado Certificado de origen, que suelen emitir a peticin escrita del interesado, en casi todos los pases, las Cmaras de Comercio e Industria. Para conseguir preferencias segn origen hay que utilizar determinados modelos de documentos, segn el tipo de preferencias de que se trate. As, en los intercambios con pases EFTA y otros pases (habra que ver acuerdos concretos), por ejemplo mediterrneos, el certificado utilizado es el Certificado de circulacin de mercancas EUR-1, que visarn las aduanas mediante solicitud escrita del exportador. Para envos de valor no superior a 2.820 euros, es utilizado el modelo EUR-2, que cumplimentar y firmar, bajo su responsabilidad, el exportador. Las importaciones realizadas en la Unin Europea, de productos originarios de pases enmarcados en el sistema de preferencias generalizadas (SPG), podrn obtener las preferencias previstas si se presenta en la aduana de importacin, para justificar el origen el Certificado de origen FORM-A, que emitirn las autoridades competentes del pas de exportacin a solicitud del exportador. Certificados de inspeccin En muchas operaciones, bien porque lo exige el importador, bien porque la exigencia parte de la normativa del pas de importacin, las mercancas deben someterse a una inspeccin previa al embarque. Esta inspeccin, normalmente, suele referirse a la calidad, cantidad, precios y verificacin arancelaria de las mercancas exportadas, y suele hacerse por muestreo. Normalmente, este control suele encargarse a empresas multinacionales especializadas, que por su prestigio, ofrecen garanta al importador o pas de importacin, como por ejemplo SGS de Control, Bureau Veritas, etctera, las cuales emiten el correspondiente Certificado de Inspeccin.

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Muchos son los pases que imponen esta exigencia para sus importaciones, firmando un contrato de gobierno con la empresa inspectora. Cabra destacar a Angola, Bolivia, Burundi, Camern, Congo, Costa de Marfil, Ecuador, Kenia, Per, Nigeria, Uganda, entre otros.
Certificados de anlisis En algunas operaciones el importador puede exigir un certificado de anlisis de la composicin del producto objeto de la exportacin. Tambin, la iniciativa puede partir del propio exportador, como forma de promocionar la bondad de su producto. Normalmente, este tipo de prcticas afectan a productos alimenticios, certificndose su acidez, grasas, colorantes, cenizas, aditivos, edulcorantes, gluten, presencia de mohos, humedad, etc Esta inspeccin la puede realizar el propio exportador, pero no suele ser lo habitual pues no reporta garantas para el importador, tambin la puede realizar un laboratorio o centro homologado, como puede ser el SOIVRE.
Certificado SOIVRE El Servicio Oficial de Inspeccin, Vigilancia y Regulacin de las Exportaciones, del Ministerio de Comercio y Turismo, tiene como misin inspeccionar y emitir unos certificados, tanto en exportacin como en importacin, que acrediten que los productos que la normativa marque (normalmente productos agrcolas), cumplen con la calidad y presentacin comercial adecuadas (envase, etiquetado, etc.). No hay que confundirlo con los Certificados de Inspeccin (composicin) que como servicio aparte el SOIVRE tambin realiza, y que hemos mencionado anteriormente. Certificados sanitarios y fitosanitarios Emitidos por las autoridades oficiales del pas de exportacin (Ministerios de Agricultura, Sanidad, etc.) certifican que los productos alimenticios analizados pueden ser aptos para el consumo humano o animal, y que no contienen determinadas plagas, insectos, etc. Normalmente, se expiden para carnes y animales vivos, los sanitarios, y para verduras, frutas y semillas los fitosanitarios, y suelen ser exigidos por las autoridades aduaneras de pas de importacin a la hora de realizar el despacho de aduanas. Certificado de lista negra o boicot Por razones polticas, algunos pases importadores exigen que el transportista de la mercanca emita un certificado en el que declare que el barco o avin no tocar puesto o suelo de un determinado pas. Otra exigencia es que no est incluido en la lista negra de boicot del importador a ese pas en cuestin. Normalmente, se exige al mismo tiempo que este certificado haya sido legalizado o visado por el Consulado del pas de importacin establecido en el pas exportador. Aunque estn absolutamente cuestionadas internacionalmente esas prcticas, la verdad es que determinados pases las siguen exigiendo, incluyndolas en el clausurado de los crditos documentarios. El ejemplo ms evidente corresponde al boicot de algunos pases rabes sobre Israel: en las exportaciones espaolas a pases rabes el certificado de lista negra es exigido por stos, por lo que los armadores o sus agentes deben declarar que el barco que transporta la mercanca no est registrado en Israel, no pertenece a nacionales o residentes en Israel, no tocar ni pasar por puerto israel alguno durante su ruta, no tiene tripulacin israel, etc.

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El texto de este certificado puede ser el siguiente: 1.- Name of vessel: 2.- Nationality of vessel: 3.- Owner of vessel: The undersigned does hereby declare on behalf of the owner, master or agent of the above named vessel that said vessel is not registered in Israel or owned by nationals residents of Israel and will not call at or pass through any israeli port enroute to Saudi Arabia. The undersigned further declare that said vessel is othrwise eligible to enter into the ports of the kingdom of Saudi Arabia in conformity with its law and regulations.
Dated at.............. on the...........day of.............2013
Signature of vessel's owner master or agent
Certificado Casher y certificado Halal Es posible que las expediciones de productos alimenticios a Israel haya que documentarlos, por exigencias del importador, con un certificado que indique que el producto que se exporta est de acuerdo con la Ley prescrita por la Biblia, en lo referente a alimentos permitidos. Para obtener este certificado, debe el exportador ponerse en contacto con la Federacin de Comunidades Israelitas, que enviar un rabino a la fbrica y, posteriormente, emitir el certificado. Este documento tiene validez por expedicin. Algunos pases rabes exigen que las exportaciones de carnes vayan acompaadas por un Certificado Halal, emitido por la autoridad religiosa musulmana en el pas de exportacin y que certifica que el animal ha sido sacrificado segn el Corn. Como nota general, parece que debe indicarse al interesado en una operacin concreta que obtenga las informaciones relativas a la misma, especialmente cuando se trate de mercados poco conocidos.

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2. FUNCIONES A DESEMPEAR POR EL SERVICIO DE EXPORTACION DE UNA PYME

Al comienzo de la actividad exportadora las PYME suelen confiar en un responsable nico. que coordina las gestiones internas de la Empresa con el apoyo de intermediarios calificados como son los transitarios, los agentes de aduana y el servicio de extranjero de los bancos, sin perjuicio d recibir asesoramiento de expertos exteriores. A medida que la actividad exportadora adquiere continuidad, se debe integrar la gestin de las exportaciones en cada uno de los departamentos de la Empresa, segn su especializacin domstica, bajo la coordinacin de un solo responsable. Esta solucin, que no entraa an modificaciones en la estructura organizativa de la Empresa, en cambio exige grandes dosis de cooperacin interdepartamental, que debe impulsarse continuadamente para ir amalgamando los puntos de vista de comercializacin domstica con la ptica internacional. Las funciones a realizar, como mnimo: para un incipiente departamento de exportacin comprenden: La elaboracin, envo y seguimiento de ofertas y recepcin de pedidos y la tramitacin de correspondencia comercial. La expedicin de la mercanca, que lleva consigo, en su caso, la eleccin y contratacin del transporte, el embalaje, la actuacin del transitorio, la formalizacin del seguro de transporte y el despacho de aduana, segn cual sea el Incoterm pactado. - La facturacin y cobro de las operaciones. A medida que la PYME va realizando operaciones de exportacin continuadamente, es preciso que otras funciones con responsabilidad en el departamento de exportacin sean asumidas: La coordinacin de la actividad internacional con el resto de las actividades de la Empresa. La seleccin, contratacin, formacin, direccin, impulsin y control de la red comercial exterior, compuesta, segn pases y productos, por agentes comerciales y/o importadores/distribuidores. El mantenimiento permanente al da de un servicio de informacin sobre mercados exteriores y de las condiciones de acceso del producto. La gestin financiera de las operaciones de exportacin. Y el contacto con los organismos oficiales espaoles y extranjeros que proceda, para el mejor desarrollo de la gestin y consecucin de los objetivos. Las funciones descritas obedecen al supuesto de comercializacin exterior de bienes de consumo, por lo que al considerar la venta de bienes de equipo se deber contar con un responsable de la preventa de Producto, a cargo de la interpretacin, definicin y propuesta del bien que satisface las necesidades del cliente, y un responsable de la Postventa del producto, a cargo de los montajes, pruebas y formacin del personal del cliente, adems de la expedicin de recambios.

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2.1.CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS
Al considerar las operaciones de la empresa que comienza a exportar es necesario prestar la mxima atencin a la tramitacin y cumplimentacin de los pedidos y contratos desde un doble punto de vista: el proceso logstico para la mercanca y la reunin de documentos necesarios para cumplir con las formalidades legales y los pactos concertados con el cliente exterior, todo ello respetando el cumplimiento del plazo de entrega acordado. Bsicamente la cumplimentacin de un pedido o contrato de exportacin puede dividirse en cuatro partesembalaje y marcaje; transporte y seguro de transporte; obtencin de la remesa de documentos que sirven para el despacho aduanero en origen y destino cobro y/o financiacin. Con independencia del sistema organizativo que la Empresa haya adoptado para su mejor funcionamiento, los problemas que surgen para llevar a cabo una correcta gestin de las operaciones son de distinta ndole en funcin del tamao de la empresa y su actividad. El registro y ejecucin de los pedidos entraa distinta dificultad si se trata de bienes de consumo o de equipo, aunque se pueden recomendar algunas reglas de organizacin comunes a ambas situaciones. La primera regla a observar es que el buen fin de una operacin slo es posible cuando se ha logrado en la empresa la coordinacin de todos los servicios que intervendrn directa o indirectamente en su ejecucin, designando un responsable nico que dirija este cometido. La segunda regla bsica consiste en realizar todos los trmites con el mximo rigor, con la cronologa y la documentacin precisa. Es posible que al recibir un pedido, si su redaccin es correcta y completa en sus especificaciones, sea suficiente para que los diferentes servicios de la empresa realicen su tarea sin problemas de interpretacin y se consiga el objetivo de expedicin en lugar, fecha y condiciones previstas. Pero en el caso de que se trate de exportar una operacin compleja es preferible que el responsable de la coordinacin difunda una nota explicativa a todos los servicios interesados: expedicin, facturacin, contabilidad, financiacin, asistencia tcnica, etc., remarcando su atencin hacia condiciones particulares que el contrato puede contener. Es mejor emitir una sola nota en la que por orden cronolgico aparezcan las actuaciones de cada servicio interesado y se contemple el desarrollo completo de la operacin, que no remitir una nota particular a cada servicio. De esta forma, los interesados tienen una visin completa y la conexin entre ellos se asegura ms, pudiendo esquematizar grficamente el escalonamiento y/o superposicin de varias intervenciones precisas. La admisin, rechazo o renegociacin de los pedidos que llegan de clientes o de la red comercial exterior, o han sido negociados por los promotores propios de la Empresa, debe efectuarse con arreglo a una metodologa que permita conseguir a la vez un tratamiento seguro de la transmisin de la informacin, una rpida toma de decisiones y una ejecucin operativa sin errores. La transmisin de pedidos es funcin del mtodo para recibirlos, la estandarizacin y codificacin de los productos, el soporte administrativo y la velocidad del medio empleado. Llegado un pedido es recomendable que supere tres controles: el de disponibilidad de stock para servir la mercanca, el de solvencia del cliente el de conformidad con las condiciones de venta de la empresa.

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Si todos son conformes puede validarse la operacin, confirmar al cliente el plazo de entrega, reservar existencias en firme y solicitar condiciones a transitario o transportista para preparar la expedicin. El empleo de un sistema informatizado de proceso de datos permite reducir los tiempos de tramitacin limitando retrasos, mejorar el nivel de servicio y disminuir los costes de mantenimiento de stocks. Por otra parte, esta herramienta de informacin supone poder seguir todo el flujo de datos para identificar rpidamente cualquier desviacin y poder corregir errores de inmediato. Por ltimo, se mejoran las relaciones con la clientela al propiciar una corriente mutua de comunicacin, previsora de cualquier fallo y propulsora de un mejor servicio.
2.2.DOCUMENTACION DEL PROCESO EXPORTADOR

La empresa debe confeccionar unos documentos y procurarse otros, emitidos por distintos organismos y que sirven unos para el despacho de exportacin y control de la Administracin pblica espaola, y otros que son necesarios fundamentalmente para la transmisin de la propiedad de la mercanca exportada, su cobro o financiacin, el despacho aduanero en destino y el cumplimiento, en ocasiones, de determinadas exigencias legales. En consecuencia, es necesario que los documentos cumplan a la vez con tres requisitos fundamentales: sometimiento a la legislacin espaola, adecuacin a las necesidades del cliente conformidad con la reglamentacin del pas de destino de la exportacin.
La buena preparacin de las expediciones de mercanca a mercados exteriores puede empezar por la confirmacin del pedido o entrada en vigor del contrato, escribiendo al cliente para: - Confirmarle el plazo de entrega o la fecha de puesta a su disposicin de la mercanca tras cerciorarse del compromiso adquirido por el departamento de produccin (fabricacin contra pedido) o la expedicin directa desde almacn (si se trata de productos en stock). Recordarle, si ha lugar, el pago del anticipo (si no se ha efectuado a la firma del contrato) o la apertura del crdito documentario (si as se ha pactado). Si se hubiere recibido el crdito y contuviera imperfecciones o carencias (falta de confirmacin, plazo de embarque distinto al pactado, etc.), es el momento de recabar las modificaciones que sean precisas. Concretar algn extremo que pudiera haber quedado impreciso. Mencin especial merece la referencia al servicio de facturacin. Sea cual sea su dependencia jerrquica, su correcto funcionamiento en forma expedita y con un mnimo de equivocaciones requiere cumplir con las siguientes premisas: Ceirse a las instrucciones recibidas para redactar la documentacin. No necesitar efectuar bsquedas de informacin o consultas sobre reglamentaciones, que deben estar previamente estandarizadas y reflejadas en fichas manuales o informatizadas y cuya simple lectura permita la inmediata ejecucin de las facturas y otros documentos conexos. Resolver, con el menor coste posible, el problema de emitir un elevado nmero de documentos originales.

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2.3.LOS AUXILIARES DE LA EXPORTACION: EL EMBALADOR, LOS TRANSITARIOS, LOS TRANSPORTISTAS, LOS BANCOS GESTORES
Es recomendable que la PYME, durante su perodo de rodaje exportador, recurra a los auxiliares especializados externos, a fin de poder llevar a buen trmino las operaciones de exportacin. Con el tiempo, y en la medida en que la PYME consiga formar a un experto propio, podr prescindir, en casos concretos, de la intervencin de algunos de estos intermediarios, situados entre su cliente y la empresa, con lo que rentabilizar mejor sus operaciones y agilizar trmites, a la par que crear un ncleo de gestin sobre el que asentar un departamento de marketing internacional. Entre los principales auxiliares de la exportacin imprescindibles al comienzo de la actuacin en mercados exteriores se encuentran: 1 - El embalador especialista que consigue la proteccin fsica del producto a exportar, en funcin de sus caractersticas, la naturaleza del medio de transporte, la ruptura de carga, la duracin del transporte, los pases de trnsito y la meteorologa a lo largo del trayecto, protegindolo frente al robo y al deterioro, y dotndolo de un embalaje de fcil manutencin. Ms de la mitad de los siniestros de transporte son debidos a inadecuado o mal embalaje, lo que produce aumento de las primas del seguro de transporte en futuras expediciones si contina la situacin, y comunica una mala imagen de la PYME exportadora a su clientela. 2.- El transitario, que se define como aquella persona fsica o jurdica que, sin ser transportista por s mismo, se ocupa de hacer llegar las mercancas a la localidad indicada por la PYME, generalmente el domicilio de su cliente, utilizando para ello los servicios de los transportistas por cualquier medio de transporte que sea preciso. Usualmente se hace cargo de las mercancas en un lugar convenido con la PYME (fbrica, almacn, etc.) para su salida hacia el extranjero, pudiendo, adems, encargarse de las tramitaciones administrativas que comporta la exportacin, como el despacho aduanero y la confeccin de la remesa documentaria. En algunos casos acta como expedidor de carga o transportista, y su responsabilidad debe ser determinada en funcin del alcance de los servicios que se le encomiendan, lo que permite, finalmente, configurar su actuacin como comisionista o como mandatario de la PYME. Con el tiempo y tras la formacin del experto de la PYME, debe sta estar en condiciones de contratar los servicios del transitario gestor y de tratar directamente con los transportistas y aseguradores gracias al poder de negociacin que le proporciona la contratacin de fletes. La seleccin de los transitarios depende de: Su gama de servicios ante expediciones terrestres, martimas, areas y combinadas. La rapidez de ejecucin de los servicios encomendados y de obtencin de los documentos representativos de la exportacin. La extensin de su red de oficinas en el extranjero y/o red de corresponsalas efectivas que permitan expediciones en cualquier posicin Incoterm. El coste de sus servicios. El transitario es a la mercanca lo que la agencia de viajes al viajero. La consulta a transitarios es recomendable para cada operacin, teniendo presentes no slo a aquellos cuya dimensin empresarial es mayor, pues entre los ms pequeos suele encontrarse rapidez de ejecucin y buena calidad de los servicios.

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3. El transportista, proveedor de un medio de transporte capaz de situar una mercanca en un punto de destino previsto, a travs de la carretera, el mar, el espacio areo, la va lacustre o frrea, y por medio de sus combinaciones, o sea, el transporte multimodal. Al representar el transporte un Porcentaje en ocasiones importante del precio del producto exportado, debe la PYME escoger cuidadosamente al transportista, y para ello es oportuno investigar: Su conocimiento de rutas y pases. Los medios de que dispone y capacidad de cada cual. La regularidad y frecuencia de sus viajes. La rapidez de sus servicios. La seguridad que ofrecen sus medios y de la manutencin de la carga. El precio firme del transporte.
El transporte terrestre internacional ha estado tradicionalmente controlado en Espaa por los transitarios y los agentes de aduanas, debido en parte a la nfima dimensin de las empresas transportistas nacionales, cuya flota no sobrepasaba en 1986 los cinco camiones en el 98% de compaas, segn datos oficiales. La penetracin de empresas extranjeras a partir de la adhesin de Espaa a la CEE ha contribuido a mejorar la oferta de servicio. No debe la PYME descartar el transporte areo si el producto es adecuado puesto que, en ocasiones, la rapidez de entrega al cliente puede compensar su mayor coste, teniendo en cuenta la rotacin y la financiacin de stocks. 4. El banco gestor de los documentos representativos de las operaciones de exportacin, cuya seleccin obedece, como en casos anteriores, a una serie de criterios que permitan a la PYME optimizar el servicio a su clientela, hacindole llegar los documentos en el menor tiempo posible y recibiendo los fondos de contrapartida con prontitud, de acuerdo con las condiciones pactadas. Su eleccin depende de: - La red de oficinas propias y corresponsalas efectivas en los mercados exteriores que eviten la tarda llegada de documentaciones a destino. La pertenencia a la red SWIFT. Los servicios de apoyo que presta, como facilitar informacin fiable sobre empresas extranjeras, estudios econmicos de pases y sus sectores de actividad, contactos para iniciacin de negocios y solucin de problemas surgidos con la clientela. Rapidez y pulcritud de ejecucin de las instrucciones recibidas. Coste de sus intervenciones. Si a las funciones del banco gestor aadimos las del banco financiador, ser apreciable aqul que opere en factoring y permita a la PYME concentrar en pocas instituciones su demanda de servicios bancarios internacionales. En conclusin, la PYME, con el tiempo, debe conocer todas las alternativas de servicios auxiliares de la exportacin disponibles, cuidando desde el inicio de sus relaciones con los ofertantes de plasmar por escrito, por ejemplo va fax, los compromisos de servicio y su coste, al objeto de responsabilizarles plenamente en su ejecucin.

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2.4.EL VIAJE COMERCIAL

El inicio de la actividad exportadora conlleva la necesidad de viajar al extranjero para estudiar los mercados, efectuar la prospeccin de las clientelas, ofertar el producto, cerrar operaciones y seguir promocionando ventas. El conocimiento previo de una serie de informaciones bsicas facilita el acercamiento a los mercados, rentabiliza el tiempo de permanencia en ellos y optimiza las gestiones futuras, a la hora de implantarse la PYME, a travs de agentes comerciales o distribuidores, o, llegado el caso, con una sucursal compartida o su propia filial.
3. DESARROLLO DE UN CASO PRCTICO DE TRAMITACIN DE UNA EXPORTACIN

Damos por hecho que nuestros comerciales ya han estado en el pas de destino visitando a nuestros clientes, y han llegado a formalizar un pedido con las siguientes condiciones: a) b) Condiciones. de venta CIF Dubai. Condiciones de pago: L/C Letter of credit o crdito documentario, en ingls
Asimismo, damos tambin por hecho que nuestro departamento de Exportacin colabora con la fijacin de las tarifas de precios, facilitando en su da a Gerencia los precios de los fletes y su repercusin en cada uno de los distintos modelos del artculo. Generalmente se parte de un precio FOB, NETO y segn a los pases en los que tengamos ya clientes o bien tengamos contactos comerciales, iremos calculando las distintas tarifas como pueden ser C & F (puerto de destino) o CIF (puerto de destino). Tambin y con independencia de los fletes y el seguro que tenemos que incrementar nuestros precios, tenemos que tener muy en cuenta el incremento que tenemos que hacer por concepto de comisiones. Por tanto, ya damos por conocido que para un determinado pas (ejemplo, Dubai), el departamento conozca cules son las compaas navieras que ofrecen este trfico, as como sus precios tanto para grupajes como para contenedores de 20 o de 40 pies. En otro orden de cosas, tenemos que tener muy presentes los documentos que en cada pas necesitan los clientes para realizar los despachos de Importacin. Por ello, con independencia de que en el momento de formular el pedido se indique al cliente que nos diga lo que en su pas le requieren, es muy conveniente consultar con la Cmara de Comercio, en donde nos informarn acerca de los documentos necesarios para realizar una exportacin a cualquier pas. Generalmente, y cuando intervienen los crditos documentarios es en sus propias instrucciones, donde se nos relacionan todos los documentos que quiere el cliente y que le tenemos que facilitar a cambio del pago. As pues, tendremos: 1.) Con todos los datos del pedido, confeccionaremos una factura PROFORMA. La factura proforma es un reflejo de lo que ser la factura definitiva (salvo contratiempos), y que sirve al cliente para al

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presentarla al banco en su pas, formalizar la apertura del crdito documentario, as como solicitar sus correspondientes autorizaciones de Importacin. 2.) Recibiremos, a travs del banco, el crdito documentario, que comprobaremos en todos sus trminos. Entre sus principales, destacaremos: 1.) 2.) 3.) 4.) Las unidades y precios. El Montante total. El plazo para embarque. El plazo para la entrega de documentos al Banco o vencimiento del Crdito.
5.) Los documentos que nos son exigidos por el cliente a presentar al Banco, una vez embarcada la mercanca, a cambio del pago. Todos y cada uno de estos puntos son muy importantes. Hay que prestar gran atencin al punto 3 (plazo o fecha de embarque) y al n. 5 (documentos), con el fin de asegurarnos de que en la fecha tope dispondremos de la mercanca y del barco para embarcar dentro de plazo. Asimismo, debemos estar seguros de que podemos conseguir todos los documentos que nos exigen. Caso de encontrarnos con que nos piden algn documento que no es posible conseguir, tendremos que solicitar al cliente que nos haga una modificacin en el documentario del crdito, anulando el documento correspondiente o rectificndolo. A efectos de los Crditos Documentarios, existen unas disposiciones <USOS Y REGLAS UNIFORMES RELATIVOS A LOS CREDITOS DOCUMENTARIOS) por medio de las cuales se regulan todos los problemas que sobre crditos documentarios podamos tener. 3.) Comprobamos todos los extremos del condicionado, y pudiendo cumplir escrupulosamente con los plazos sealados, pediremos a nuestro Departamento de fabricacin que prepare el pedido. 4.) El departamento de fabricacin nos informa que la mercanca est ya lista, y estamos a 15 das de la fecha de caducidad del crdito (por ejemplo). 5.) Por parte del departamento de facturacin, al tiempo que se iba embalando la mercanca, han ido confeccionando el correspondiente packing-list o lista de contenido, por medio del cual sabemos el contenido de cada caja. Este documento soporte ha sido entregado al Departamento de Exportacin para proceder a confeccionar la documentacin. 6.) Damos por hecho que de antemano ya sabemos cul es la partida arancelaria de las mantas y que es uno de los principales datos que es necesario que consten en la factura. 7.) El departamento de Exportacin comienza a preparar los documentos que son necesarios al Agente de Aduanas para el despacho de la mercanca, as como los documentos para el cliente. 8.) Por el responsable del departamento ya se ha contactado con el transitario o consignatario elegido para realizar, el transporte martimo, y conocemos el nombre del barco, as como la fecha en que estar el barco en el puerto cargando (por supuesto que el flete ya lo tenemos de antes, cuando iniciamos las consultas a efectos de cotizar los precios). 9.) Estos datos de consignatario, nombre del barco, fecha de salida y fecha de carga del contenedor en nuestro almacn sern dados al responsable de la confeccin de los documentos para utilizarlos en los mismos. La seccin de facturacin empieza con la confeccin de los documentos para el despacho de Aduanas y que son: a) b) Facturas comerciales. Packing-list o lista de contenido.

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Con estos documentos el Agente de Aduanas ya puede empezar a preparar sus documentos y confeccionar el DUA de exportacin para la Aduana. 11) La seccin de facturacin procede tambin a confeccionar los documentos del cliente, basados en lo solicitado en el crdito documentario. Todos estos documentos son remitidos al Agente de Aduanas, juntamente con una solicitud de todo lo que l tiene que hacer y de los documentos que nos tiene que facilitar una vez embarcada la mercanca. En nuestro caso-ejemplo, estos documentos pueden ser: a) b) c) d) Conocimiento de embarque. Certificado de que el barco no tiene ms de 15 aos de antigedad. Certificado de que el barco no es Israel o no tocar puertos de Israel. Certificado de que el barco no est en la lista negra rabe.
e) Devolucin de las facturas comerciales del cliente legalizadas por la Cmara de Comercio y la Embajada de Dubai en Espaa. f) Devolucin del certificado de origen legalizado por la Cmara de Comercio.
12) El mismo da que se ha cargado de nuestra factora el contenedor, hemos pasado el aviso al Agente de Aduanas, para su conocimiento y con el fin de que pueda presentar los documentos para la Aduana (hasta tanto en cuanto la mercanca no est dentro del recinto portuario, no se puede proceder a su despacho). Se contacta asimismo con la compaa de Seguros para cubrir la mercanca durante el trayecto. 13) La Aduana, previo registros, controles y Filtro de las documentaciones, procede a su despacho: a) b) Documentalmente. Previa revisin fsica de la mercanca.
El consignatario realiza los trmites oportunos y deposita el contenedor en la citada zona de revisin. El Agente de Aduanas ya ha comprobado inicialmente la situacin del contenedor dentro del recinto de revisin, y en presencia del Vista Actuario, proceden al reconocimiento fsico de la mercanca. Abren el contenedor, abren las cajas que a su juicio creen convenientes y comprueban cuantos datos consideren necesarios (composiciones, cantidades, pesos, etc.). 14) En nuestro caso ejemplo, ha sido despachado previa revisin fsica de la mercanca y se han cumplido todos estos trmites. Una vez comprobados, el Vista ha dado por bueno el despacho, entregando al Agente de Aduanas su autorizacin. 15) El Agente de Aduanas ha entregado copia de la autorizacin al consignatario, para que ste tenga constancia de que el contenedor se puede cargar. Hasta que el Agente de Aduanas no lo comunica la consignatario, ste no puede cargar el contenedor en el Barco. Junto con esta Autorizacin, el Agente de Aduanas ha entregado al consignatario (caso de no hacerlo con anterioridad), nota e instrucciones de cmo tiene que ir redactado el conocimiento de embarque, as como todos los documentos que su cliente ha pedido. 16) El Consignatario preparar todos los documentos solicitados, confeccionar el Conocimiento de Embarque (B/L) y, previo pago del montante de los fletes, se los entregar al Agente de Aduanas. En ocasiones puede existir que el consignatario se entienda directamente con el cliente, y la nota de los fletes y los gastos se pasen directamente sin pasar por el Agente de Aduana. En este caso los documetos continan entregndose al Agente de Aduanas. 17) El Agente de Aduanas recibe los documentos solicitados del Consignatario, recoge los documentos presentados a la Cmara de Comercio (las facturas y certificados mandados a legalizar) y procede a mandrselos a su cliente.

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18) La seccin de facturacin de la Empresa recibe todos los documentos y comprueba todos los datos (principalmente los datos del B/L). 19) La seccin de facturacin, de acuerdo con el condicionado del crdito, prepara todos y cada uno de los documentos solicitados por el cliente y procede a mandarlos al Banco avisador, para que ste a su vez los compruebe y repase, y los mande al cliente a travs del banco emisor. 20) El Banco emisor recibir los documentos y los trasladar al cliente, con el fin de que la llegada del barco, proceda a su despacho de Aduanas y, previa entrega de los originales B/L al consignatario en Dubai, hacerse cargo de la mercanca. 21) Si todos los documentos estn en orden, el Banco abonar en nuestra cuenta en la fecha que indique el crdito documentario la cantidad total a percibir por la operacin.

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Los documentos en el comercio internacional

1.- CLASES DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 2

2. FUNCIONES A DESEMPEAR POR EL SERVICIO DE EXPORTACION DE UNA PYME ............................................................................................................................... 15

3. DESARROLLO DE UN CASO PRCTICO DE TRAMITACIN DE UNA EXPORTACIN ............................................................................................................... 20

1.- CLASES DE DOCUMENTOS

1.2.Clasificacin de los documentos comerciales

DOCUMENTOS Financieros Administrativos Comerciales De transporte De seguro De informacin

2.- ELABORACION DE LA OFERTA COMERCIAL.

Primer contacto con un comprador internacional Cliente nuevo

Primer contacto con un comprador internacional Cliente nuevo Contrato de distribucin

5.- ORDEN DE PEDIDO.

Lista de bultos o contenido (Packing list)

Dated at.............. on the...........day of.............2013

Signature of vessel's owner master or agent

2. FUNCIONES A DESEMPEAR POR EL SERVICIO DE EXPORTACION DE UNA PYME

2.2.DOCUMENTACION DEL PROCESO EXPORTADOR

2.4.EL VIAJE COMERCIAL

3. DESARROLLO DE UN CASO PRCTICO DE TRAMITACIN DE UNA EXPORTACIN

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