Gastos de Viaje

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Establecer lineamientos para Gastos de Viaje por Trabajo

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Propsito Definiciones

Solicitud de Compra: Documento mediante el cual se solicita al rea responsable un bien o servicio de consumo inmediato. Gastos de Viaje. Son las erogaciones que se realizan para cubrir necesidades de alimentacin, alojamiento y desplazamiento durante un viaje de trabajo. Tarifa Corporativa. Precio por servicio de hoteles, aerolneas y consumos de alimentos determinado y autorizado por la empresa, como tarifa mxima a erogar en gastos de viaje. Servicios de Viaje de Emergencia. Es la solicitud de viaje que surge fuera de horarios de oficina y cuya fecha de realizacin es requerida dentro de un lapso no mayor a un da hbil. Formato de Justificacin de Viajes - Nacionales Documento requerido para justificacin de gastos, justificacin y comprobacin de gastos de viaje en territorio nacional - Internacionales Nacionales Documento requerido para justificacin de gastos, justificacin y comprobacin de gastos de viaje al extranjero. A toda la organizacin CEO & PRESIDENTE Direccin de Administracin y Finanzas

Aplica Autoriza

Polticas

1. nicamente deben autorizarse los gastos de viaje: a. Plenamente justificados y que sean estrictamente por motivos laborales b. Para los que se cuente con presupuesto disponible en el centro de costos correspondiente c. Observando los lmites establecidos en la Matriz de Gastos y Servicios de Viaje (adjunta al final) 2. La solicitud de viaje debe realizarse con una anticipacin mnima de cinco das hbiles 3. La solicitud de viaje debe realizarse en los formatos corporativos

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diseados para tal efecto. La contratacin de servicios de viaje deber realizarse por conducto de Factor Humano a travs de la Asistente de Presidencia. La contratacin de servicios que no sea tramitada por la Asistente de Presidencia y que se encuentre debidamente justificada de acuerdo a esta poltica debe estar autorizada por: - El responsable del centro de costos solicitante - El rea de administrativa correspondiente - La Direccin de Administracin y Finanzas a travs de Contralora En el entendido de que algunos de estas autorizaciones debern ser posteriores al evento justificando en este caso el motivo por el cual fue realizado El rea de Factor Humano a travs de la Asistente de Presidencia, es responsable de: - Efectuar negociaciones con Proveedores de servicio de viaje con el fin de determinar las Tarifas Corporativas para hospedaje, transportacin area y terrestre. - Recibir y atender las solicitudes para cotizaciones y servicios de viaje requerido por las reas. - Coadyuvar a la Gerencia de Factor Humano a validar las justificaciones y autorizaciones de cada solicitud por servicios de viaje - Notificar a travs de e-mail o por telfono al solicitante la informacin de pasajeros, rutas, costos, aerolneas, entre otros. - Para efectos de solicitud y reservacin, considerar en primera instancia ocupar las lneas areas, rutas, horarios, hospedaje y en caso de requerirse renta de vehculos, ms econmicos para el beneficio de la empresa, sin utilizar tarifas que permitan ascenso de clase. El responsable del Centro de Costos es responsable de: - Justificar el recorrido de operacin (cuando sea el caso) - Cumplir y hacer cumplir con los montos establecidos en esta poltica - Solicitar y validar la cotizacin del viaje de trabajo para el personal que lo requiera. Los Gastos de Viaje de los ejecutivos y empleados que viajen a una empresa filial, se debern absorber por la empresa que: - Origine o se beneficie de su realizacin - Reciba al ejecutivo o empleado como parte de una transferencia de personal

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9. El viaje al mismo destino para varios ejecutivos, a partir de gerentes, deben realizarse en medida de lo posible, en un vuelo o corrida distinta para cada uno. 10. El servicio de viaje de emergencia debe: - Contar con autorizacin a travs de e-mail de la Presidencia, en su ausencia por la Direccin o el Ejecutivo de mayor rango en dicha rea - Notificarse dentro de las 24 horas hbiles previas a la fecha de realizacin del viaje 11. El personal que viaje es responsable de contar con: a. Identificacin oficial vigente b. Pasaporte y visa, en caso de ser necesario c. Contar con Licencia de Conducir vigente, en caso de ser indispensable la renta de automvil 12. Presidencia, en conjunto con la Direccin de Administracin y Finanzas son los nicos facultados, por ausencia del Gerente, Coordinador de Operaciones y/o Director Comercial, de autorizar a un empleado como solicitante de los Gastos de Viaje. 13. Presidencia es la nica facultada para autorizar Viajes al Extranjero. 14. Los Gastos de Viaje no presupuestados que por su naturaleza representen un costo recuperable para el Empresa o justifique un beneficio econmico para la misma, deben ser autorizados por Presidencia y/o Direccin de Administracin y Finanzas. La solicitud de anticipo y comprobacin de Gastos de Viaje es autorizada por los siguientes conceptos, condiciones y Monto Diario:

Alimentacin Diaria

Territorio Nacional Resto del Cancn, Baja California Norte y Sur Pas
Hasta $450 (1)
(1) No

Extranjero Cualquier Destino

Hasta $ 60 USD

Hasta $400 (1)

incluye el Impuesto al Valor Agregado Las propinas en consumos son hasta por el 10% en Territorio Nacional y 15% en el Extranjero La cuenta de gastos deber indicar el monto de la propina y en el caso de que le pago haya sido realizado mediante tarjeta de crdito, deber acompaarse copia del voucher de consumo. Est permitido solicitar alimentos en lobby bar, servibar y room service, siempre que su importe no supere en conjunto el Monto Diario autorizado, as como dichos gastos vengan desglosados en la factura emitida por el hotel Queda estrictamente prohibido incluir cargos por bebidas alcohlicas,

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cigarros o artculos personales

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Transportacin Terrestre

CONCEPTO

NACIONAL

EXTRANJERO

Transportacin Terrestre Primera Clase o Clase turista (Autobs o Tren) Equivalente Vehculo Propio Caseta y Estacionamiento N/A En todos los casos se deben tomar los horarios y las rutas ms econmicas en el mercado

Transportacin La empresa cubrir el servicio de transporte local en los siguientes Local casos: a) Del Domicilio particular o empresa al aeropuerto b) Del Hotel al centro de trabajo y viceversa c) Traslados asociados al viaje de trabajo

Renta de Automvil Diario

TIPO DE AUTOMOVIL Compacto (1) Mediano Camioneta

(1)

CONDICIONES Hasta cuatro personas Grupo de Cinco Personas Grupo Mayor a Cinco Personas

Es permitida la renta de auto compacto siempre y cuando la renta diaria ms combustibles no rebase el costo por traslados en taxis. El empleado en su caso deber entregar comprobacin de gasolina, peajes y cualquier otro concepto relacionado con la renta de automvil excluyendo infracciones.

Transportacin En cualquier caso la transportacin area deber realizarse en Clase Area Turista Hospedaje Diario (Montos mximos autorizados)

Los Cabos / Riviera Maya y Cancn

Categora Autorizada Otros Destinos USA US$100 USD $150

Latinoamrica USD$ 100

USD$ 150

Nivel Organizacional

Tipo de Habitacin

Hasta Gerencia Direccin y Presidencia

Doble (compartida) Sencilla

No obstante lo establecido en las tarifas anterior, la Asistente de Presidencia considerar las tarifas incluidas en el anexo I de la presente poltica. Las tarifas anteriores no incluyen los impuestos aplicables en cada caso Solo se debe compartir habitacin entre personal del mismo gnero y de

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acuerdo a lo establecido en este apartado En el caso que el rea solicitante encuentre una tarifa dentro de la zona donde realizar las funciones laborales, ms barata que la que ofrezca el rea de Factor Humano, se puede utilizar dicha tarifa en previo comn acuerdo con esta rea. La eleccin de un hotel fuera de lo estipulado en la presente poltica, pero cercano al lugar donde se realizarn las funciones laborales, est sujeto a la evaluacin donde se incluye el gasto de transportacin y debe ser autorizado por Factor Humano

Llamadas Telefnicas

CONCEPTO
Llamadas de trabajo

CATEGORIA AUTORIZADA

Las necesarias con la frecuencia y duracin mnima Llamadas personales Una llamada por da y de hasta 5 minutos Los Gerentes Distritales no tendrn reembolso de llamadas personales bajo ninguna circunstancia. Solo se autoriza cuando el viaje tenga duracin mayor a 4 das La comprobacin de gastos de viaje deber efectuarse mximo en los siguientes cinco das hbiles posteriores a la fecha en que finaliz el viaje. En el caso de fondos de efectivo no reembolsados en este periodo sern descontados a travs de Factor Humano.

Lavandera Anticipos por Gastos de Viaje

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