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ADMINISTRACION

jun 12, 2011 admin No Comments

PLANEACIN

PLANEACIN A. NATURALEZA, PROPSITO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN El planeamiento es la tarea de trazar las lneas generales de las cosas que deben ser hechas y los mtodos para realizarlas, con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa. La planificacin requiere definir los objetivos de la organizacin, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de planes para integrar y coordinar actividades. Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer), como de los medios (cmo debe hacerse). La planeacin tiene como propsito: a. definir una direccin, b. reducir el impacto del cambio, c. minimizar el desperdicio y lo superfluo, y d. establecer criterios para controlar. El planeamiento establece un esfuerzo coordinado, da direccin a los gerentes y a los subordinados por igual. Cuando los empleados saben a dnde se dirige la organizacin y de qu manera se espera que ellos contribuyan para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipo. La planificacin obliga a los gerentes a mirar el futuro, a anticipar el cambio, a considerar el impacto del mismo y desarrollar respuestas apropiadas; reduce la incertidumbre y

esclarece las consecuencias de las acciones que los gerentes podran tomar como respuesta al cambio. Esta funcin administrativa facilita la creacin de estndares para controlar. Si no estamos seguros de lo que tratamos de alcanzar, cmo sabremos si lo hemos logrado o no? En la planificacin se desarrollan objetivos, en la funcin de control comparamos el desempeo actual con los objetivos preestablecidos, identificamos cualquier desviacin importante y tomamos las acciones correctivas necesarias. Sin planificacin no existe ninguna forma de poder controlar.

B. TIPOS DE PLANES POR SU AMPLITUD, SON ESTRATGICOS Y OPERACIONALES POR EL PERIODO DE TIEMPO QUE ABARCA, A CORTO PLAZO Y A MEDIANO PLAZO POR SU ESPECIFICIDAD, DIRECCIONALES Y ESPECFICOS POR LA FRECUENCIA DE SU USO, DE USO NICO Y PERMANENTES A LARGO PLAZO Planes estratgicos: son los que abarcan toda la organizacin, que establecen objetivos generales de la empresa y buscan posicionarla en trmino de su entorno. Cubren periodos de tiempo largos, generalmente de cinco aos.

Planes operacionales: son los que desarrollan en detalle la manera en que sern logrados los objetivos generales. Cubren periodos de tiempo cortos (planes mensuales, semanales y diarios), suponen la existencia de objetivos y definen las formas de lograrlos. Planes de corto plazo: son los planes que cubren un periodo de hasta un ao. Planes de mediano plazo: son aqullos que se establecen por un periodo de uno hasta dos aos. Planes de largo plazo: se desarrollan para periodos superiores a los dos aos, pudiendo abarcar hasta una dcada. Planes especficos: tienen objetivos claramente definidos y no se prestan a interpretaciones. Planes direccionales: identifican guas generales, son planes flexibles que no obligan a tomar cursos de accin especficos. Planes de uso nico: planes para una sola ocasin, diseados especialmente para enfrentar una situacin nica dada como respuesta a decisiones no programadas por los gerentes. Planes permanentes: son planes continuos, que establecen guas para actividades que se repiten continuamente en la organizacin y que se crean como respuestas a las decisiones programadas que hacen los gerentes. C. LA ADMINISTRACIN ESTRATGICA Es un proceso que consta de ocho pasos, cubre la Planeacin Estratgica, su puesta en prctica y la evaluacin. La importancia de la implementacin de la estrategia y la evaluacin hace que stas se incorporen a los pasos de la planeacin propiamente dicha. I. PASOS DE LA PLANEACIN ESTRATGICA 1. Identificacin de la misin actual de la organizacin, sus objetivos y estrategias 2. Anlisis del entorno externo 3. Identificacin de oportunidades y amenazas

4. Anlisis de los recursos de la organizacin 5. Identificacin de fortalezas y debilidades 6. Formulacin de estrategias 7. Implementacin de estrategias 8. Evaluacin de resultados 1) Identificacin de la misin actual de la organizacin, sus objetivos y estrategias Cada organismo necesita una misin que defina su propsito y d respuesta a la pregunta: cul es la razn por la que estamos en este negocio? Definir la misin de la organizacin obliga a la gerencia a identificar el mbito de sus productos o servicios con todo cuidado. Por ejemplo, para una empresa dedicada al transporte, su misin podra ser: Prosperar al proporcionar un servicio excelente a nuestros clientes. Uno de los impresores ms grandes del mundo asegura que su misin es: Entregar informacin de los editores a los consumidores en formatos muy diferentes, esta forma de enfocar la misin es sumamente interesante porque brinda una gua a la gerencia y le permite moverse en la direccin que siguen la tecnologa y las exigencias de los clientes, al no limitarse estrictamente a imprimir. Cuando una compaa no logra definir su propsito y el mbito de dicho propsito, los resultados pueden ser desastrosos. Otro aspecto importante del Paso 1 es la identificacin de los objetivos y estrategias actuales de la empresa, para decidir si necesitan ser cambiados o no. LOS OBJETIVOS: Son metas o resultados deseados para individuos, grupos u organizaciones enteras. Son importantes porque dan direccin a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual pueden ser medidos los logros reales. Por eso es que son el fundamento de la planificacin. Los objetivos deben ser claros, concretos, factibles (que sean posibles de realizar), ubicados en el tiempo (que se pueda determinar cundo y en cunto tiempo me propongo realizarlos), medibles (que se pueda establecer hasta qu punto se han realizado). 2) Anlisis del entorno externo El anlisis de las instituciones o fuerzas externas que pueden afectar el desempeo de la empresa es fundamental en el proceso de planeacin estratgica porque define, en mayor grado, las opciones disponibles para la gerencia. Una estrategia de xito ser aquella que se ajuste bien al entorno. Los gerentes de cada organizacin necesitan sopesar su entorno; tienen que saber, por ejemplo, qu hace la competencia, qu cambios se operan en los gustos de los clientes, qu legislacin podra afectar a la organizacin, qu disponibilidad de mano de obra existe en las localidades en que opera, etc.

El paso 2 de la administracin estratgica estar completo cuando la gerencia tenga un control exacto de lo que ocurre en su entorno y adquiera conciencia de las tendencias importantes que pudieran afectar sus operaciones.

3) Identificacin de oportunidades y amenazas El conocimiento exacto de lo que ocurre en el entorno aportar los datos para determinar las oportunidades y amenazas que se presentan para la empresa, entendindose por oportunidades a todos los factores positivos del entorno que la organizacin puede explotar; y amenazas, a los factores negativos que la empresa debe enfrentar. Un mismo entorno podra representar, en una misma industria, oportunidades para una organizacin y amenazas para otra, debido a la diferente administracin de los recursos. 4) Anlisis de los recursos de la organizacin El paso 4 es el anlisis del interior de una empresa, debe conducir a una evaluacin clara de los recursos internos de la organizacin (capital, experiencia tcnica, fuerza de trabajo capacitada, experiencia gerencial). Tambin debe sealar las capacidades de la organizacin para desempear actividades funcionales distintas (mercadotecnia, produccin y operacin, investigacin y desarrollo, finanzas y contabilidad, sistemas de informacin y recursos humanos, etc.). Este paso obliga a la gerencia a reconocer que

cada organizacin est restringida, de alguna manera, por los recursos y habilidades de que dispone. 5) Identificacin de fortalezas y debilidades Las fortalezas son cualquier actividad que la organizacin haga bien o cualquier recurso del que dispone; mientras que debilidades son actividades que la organizacin no realiza bien o recursos que necesita pero no dispone. Si cualquiera de las actividades o recursos organizacionales positivos son nicos o excepcionales, reciben el nombre de Competencia Distintiva de la empresa. La gerencia puede utilizarlas para determinar las armas competitivas de la organizacin. La fusin de los pasos 3 y 5 da como resultado una evaluacin de los recursos internos de la organizacin y sus capacidades, oportunidades y amenazas en el entorno externo, denominado Anlisis FODA (Anlisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Esta herramienta administrativa tiene como finalidad identificar el Nicho Estratgico (necesidad insatisfecha que una organizacin puede explotar). A la luz del anlisis FODA, la gerencia tiene oportunidad de evaluar su misin actual y sus objetivos (Son realistas? Necesitan ser modificados? Estamos donde queremos estar en este momento?). Si hay necesidad de hacer cambios en la direccin general, es en este punto en que se los debe hacer. Si no hay necesidad de cambios, la gerencia estar lista para comenzar la formulacin actual de estrategias.

6) Formulacin de estrategias Se entiende por estrategia a la movilizacin de todos los recursos de la empresa en el mbito global, tratando de alcanzar objetivos a largo plazo. La gerencia necesita desarrollar y evaluar opciones estratgicas, seleccionar luego las que sean compatibles a cada nivel y que permitan que la organizacin capitalice mejor sus fortalezas y las oportunidades del entorno. El paso 6 se completa cuando la gerencia ha desarrollado una serie de estrategias que

darn a la organizacin una ventaja competitiva. Es decir, la gerencia tambin buscar posicionar a la organizacin de manera que pueda ganar una ventaja relativa sobre sus rivales. Esto exige una evaluacin cuidadosa de las fuerzas que dictan las reglas de la competencia dentro de la industria de la organizacin. Los gerentes de xito elegirn estrategias que den a su organizacin la ventaja competitiva ms favorable; luego tratarn de sostener esa ventaja a lo largo del tiempo. 7) Implementacin de estrategias Es la puesta en marcha de las estrategias formuladas. Una estrategia slo es tan buena como su puesta en prctica. Independientemente de con cunta efectividad se hayan planificado las estrategias de una compaa, no podr tener xito si las mismas no son puestas en prctica como es debido. 8) Evaluacin de resultados Es el paso final en el proceso de administracin estratgica y consiste en la evaluacin de los resultados, que responde a las preguntas: Qu tan efectivas han sido nuestras estrategias? Es necesario realizar ajustes? En qu consistirn?

CUESTIONARIO 1. Qu es Planeamiento? 2. Por qu es importante la planeacin? 3. Cuntas clases de planes hay? En qu consiste cada plan? 4. Los planes departamentales en qu tipo de planes se sitan? 5. Qu relacin existe entre planeacin y control? 6. Qu es el Proceso de la Administracin Estratgica? Cita los pasos. 7. Qu es Anlisis FODA? 8. En qu consiste cada paso de la Planeacin Estratgica? 9. Qu son los objetivos? Por qu son importantes? Qu caractersticas debe reunir? 10. Qu es Estrategia? 11. A qu se denomina Nicho Estratgico? 12. Qu son las Competencias Distintivas de una organizacin? 13. En qu momento el Gerente est en condiciones de dar a su organizacin una Ventaja Competitiva?